Gymnasiefællesskabet mellem

Transkript

1 GYMNASIEFÆLLESSKABET Skolegade Roskilde Telefon EAN nr Gymnasiefællesskabet mellem Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Espergærde Gymnasium Frederiksværk Gymnasium & HF Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyn Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katedralskole Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium & IT-Center Fyn Solrød Gymnasium Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium Årsrapport 2016

2 Gymnasiefællesskabet Indholdsfortegnelse Side Institutionsoplysninger 1 Ledelsespåtegning og bestyrelsens habilitetserklæring 2 Den uafhængige revisors erklæring 2 Ledelsesberetning for Gymnasiefællesskabet 6 Anvendt regnskabspraksis 16 Resultatopgørelse for Noter 18

3 Gymnasiefællesskabet 1 Institutionsoplysninger Institution Roskilde Gymnasium Gymnasiefællesskabet Skolegade Roskilde CVR-nr.: Hjemstedskommune: Roskilde Telefon: Telefax: Internet: Bestyrelse/Styregruppe Mette Trangbæk Hammer, Greve Gymnasium Henrik Nevers, Roskilde Gymnasium Bjarne Thams, Solrød Gymnasium Peter Schiødt, Køge Gymnasium Claus Niller Nielsen, Roskilde Katedralskole Johnny Vinkel, Himmelev Gymnasium Mogens Hansen, Rungsted Gymnasium Thomas Jørgensen, Borupgaard Gymnasium Mette Kynemund, Virum Gymnasium Kirsten Schiellerup, Allerød Gymnasium Allan Kjær Andersen, Ørestad Gymnasium Henrik Vestergaard Stokholm, Nyborg Gymnasium Susan Mose, Sct. Knuds Gymnasium Kurt Rene Eriksen, Nordfyn Gymnasium Eva Steensen, Gladsaxe Gymnasium Johnny Simonsen, Frederiksværk Gymnasium Henrik B. Bæch, Espergærde Gymnasium Gitte Transbøl, Rysensteen Gymnasium Revision Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr

4 Gymnasiefællesskabet 2 Ledelsespåtegning og bestyrelsens habilitetserklæring Vi har dags dato aflagt årsrapporten for regnskabsåret 1. januar december 2016 for Gymnasiefællesskabet mellem Roskilde Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Greve Gymnasium, Solrød Gymnasium, Køge Gymnasium, Rungsted Gymnasium, Borupgaard Gymnasium, Virum Gymnasium, Allerød Gymnasium, Ørestad Gymnasium, Nyborg Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Nordfyn Gymnasium, Sct. Knuds Gymnasium, Frederiksværk Gymnasium, Espergærde Gymnasium og Rysensteen Gymnasium. Årsregnskabet er aflagt i overensstemmelse med o Lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. o Bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om regnskab for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. (regnskabsbekendtgørelsen) o Bekendtgørelse nr af 22/12/2016 om administrative fællesskaber mellem uddannelsesinstitutioner på Undervisningsministeriets ressortområde Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsrapporten giver et retvisende billede af Gymnasiefællesskabets aktiver og passiver, finansielle stilling samt resultatet. Gymnasiefællesskabet overholder de retningslinjer og procedurer, der sikrer, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgående aftaler og sædvanlig praksis. Gymnasiefællesskabet overholder endvidere de etablerede retningslinjer og procedurer, der sikrer, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved institutionens forvaltning, og at oplysningerne i årsregnskabet er dokumenterede og i overensstemmelse med regnskabsbekendtgørelsen. Det er således vores opfattelse, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved fællesskabets forvaltning. Årsregnskabet er godkendt på styregruppemødet den 16. marts Styregruppen for Gymnasiefællesskabet Mette Trangbæk Hammer Henrik Nevers Johnny Vinkel Claus Niller Nielsen Bjarne Thams Peter Schiødt Mogens Hansen Thomas Jørgensen Allan Kjær Andersen Mette Kynemund Kirsten Schiellerup Henrik Vestergaard Stokholm Susan Mose Kurt Rene Eriksen Eva Steensen Johnny Simonsen Henrik B. Bæch Gitte Transbøl

5 Gymnasiefællesskabet 3 Den uafhængige revisors revisionspåtegning Til bestyrelsen for Gymnasiefællesskabet mellem Roskilde Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Greve Gymnasium, Solrød Gymnasium, Køge Gymnasium, Rungsted Gymnasium, Borupgaard Gymnasium, Virum Gymnasium, Allerød Gymnasium, Ørestad Gymnasium, Nyborg Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Nordfyn Gymnasium, Sct. Knuds Gymnasium, Frederiksværk Gymnasium, Espergærde Gymnasium og Rysensteen Gymnasium. Revisionspåtegning på årsregnskabet Konklusion Vi har revideret årsregnskabet for Gymnasiefællesskabet for regnskabsåret 1. januar december 2016, der omfatter resultatopgørelse og noter, herunder anvendt regnskabspraksis. Årsregnskabet er udarbejdet efter lov om statens regnskabsvæsen mv. (statens regnskabsregler) og bekendtgørelse nr af 22/12/2016 om administrative fællesskaber mellem visse uddannelsesinstitutioner. Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med statens regnskabsregler og bekendtgørelse om administrative fællesskaber mellem visse uddannelsesinstitutioner. Grundlag for konklusion Vi har udført vores revision i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt god offentlig revisionsskik, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr af. 14. december 2015 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse, almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. Vores ansvar ifølge disse standarder og krav er nærmere beskrevet i revisionspåtegningens afsnit Revisors ansvar for revisionen af årsregnskabet. Vi er uafhængige af Gymnasiefællesskabet i overensstemmelse med internationale etiske regler for revisorer (IESBA s Etiske regler) og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, ligesom vi har opfyldt vores øvrige etiske forpligtelser i henhold til disse regler og krav. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med statens regnskabsregler. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved udarbejdelsen af årsregnskabet er ledelsen ansvarlig for at vurdere Gymnasiefællesskabets evne til at fortsætte driften; at oplyse om forhold vedrørende fortsat drift, hvor dette er relevant; samt at udarbejde årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincippet om fortsat drift, medmindre ledelsen enten har til hensigt at likvidere Gymnasiefællesskabet, indstille driften eller ikke har andet realistisk alternativ end at gøre dette. Revisors ansvar for revisionen af årsregnskabet Vores mål er at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet som helhed er uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, og at afgive en revisionspåtegning med en konklusion. Høj grad af sikkerhed er et højt niveau af sikkerhed, men er ikke en garanti for, at en revision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt god offentlig revisionsskik, jf. Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr af. 14. december 2015 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse, almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv., altid vil afdække væsentlig

6 Gymnasiefællesskabet 4 fejlinformation, når sådan findes. Fejlinformationer kan opstå som følge af besvigelser eller fejl og kan betragtes som væsentlige, hvis det med rimelighed kan forventes, at de enkeltvis eller samlet har indflydelse på de økonomiske beslutninger, som regnskabsbrugerne træffer på grundlag af årsregnskabet. Som led i en revision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt god offentlig revisionsskik, jf. Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr af. 14. december 2015 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse, almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv., foretager vi faglige vurderinger og opretholder professionel skepsis under revisionen. Herudover: Identificerer og vurderer vi risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udformer og udfører revisionshandlinger som reaktion på disse risici samt opnår revisionsbevis, der er tilstrækkeligt og egnet til at danne grundlag for vores konklusion. Risikoen for ikke at opdage væsentlig fejlinformation forårsaget af besvigelser er højere end ved væsentlig fejlinformation forårsaget af fejl, idet besvigelser kan omfatte sammensværgelser, dokumentfalsk, bevidste udeladelser, vildledning eller tilsidesættelse af intern kontrol. Opnår vi forståelse af den interne kontrol med relevans for revisionen for at kunne udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke for at kunne udtrykke en konklusion om effektiviteten af Gymnasiefællesskabets interne kontrol. Tager vi stilling til, om den regnskabspraksis, som er anvendt af ledelsen, er passende, samt om de regnskabsmæssige skøn og tilknyttede oplysninger, som ledelsen har udarbejdet, er rimelige. Konkluderer vi, om ledelsens udarbejdelse af årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincippet om fortsat drift er passende, samt om der på grundlag af det opnåede revisionsbevis er væsentlig usikkerhed forbundet med begivenheder eller forhold, der kan skabe betydelig tvivl om Gymnasiefællesskabets evne til at fortsætte driften. Hvis vi konkluderer, at der er en væsentlig usikkerhed, skal vi i vores revisionspåtegning gøre opmærksom på oplysninger herom i årsregnskabet eller, hvis sådanne oplysninger ikke er tilstrækkelige, modificere vores konklusion. Vores konklusioner er baseret på det revisionsbevis, der er opnået frem til datoen for vores revisionspåtegning. Fremtidige begivenheder eller forhold kan dog medføre, at Gymnasiefællesskabet ikke længere kan fortsætte driften. Vi kommunikerer med den øverste ledelse om blandt andet det planlagte omfang og den tidsmæssige placering af revisionen samt betydelige revisionsmæssige observationer, herunder eventuelle betydelige mangler i intern kontrol, som vi identificerer under revisionen. Udtalelse om ledelsesberetningen Ledelsen er ansvarlig for ledelsesberetningen. Vores konklusion om årsregnskabet omfatter ikke ledelsesberetningen, og vi udtrykker ingen form for konklusion med sikkerhed om ledelsesberetningen. I tilknytning til vores revision af årsregnskabet er det vores ansvar at læse ledelsesberetningen og i den forbindelse overveje, om ledelsesberetningen er væsentligt inkonsistente med årsregnskabet eller vores viden opnået ved revisionen eller på anden måde synes at indeholde væsentlig fejlinformation. Vores ansvar er derudover at overveje, om ledelsesberetningen indeholder krævede oplysninger i henhold til statens regnskabsregler. Baseret på det udførte arbejde er det vores opfattelse, at ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet og er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i statens regnskabsregler.

7 Gymnasiefællesskabet 5 Vi har ikke fundet væsentlig fejlinformation i ledelsesberetningen. Erklæring i henhold til anden lovgivning og øvrig regulering Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis; og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de aktiviteter, der er omfattet af årsregnskabet. I tilknytning til vores revision af årsregnskabet er det i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik vores ansvar at udvælge relevante emner til såvel juridisk-kritisk revision som forvaltningsrevision. Ved juridisk-kritisk revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte emner, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Ved forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de aktiviteter, der er omfattet af årsregnskabet. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske bemærkninger, skal vi rapportere herom. Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbindelse. København, den 16. marts 2017 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr Søren Jensen statsautoriseret revisor Christian Dahlstrøm statsautoriseret revisor

8 Gymnasiefællesskabet 6 Ledelsesberetning for Gymnasiefællesskabet Hovedaktivitet Samarbejdet (Fællesskabet) er etableret med det formål at minimere gymnasieskolernes administrative omkostninger og opnå kritisk masse 1 i forhold til løsning af en række administrative og tekniske opgaver samt at sikre driftssikkerhed på skolerne. Fællesskabet skal bistå gymnasieskolerne med klog og sikker institutionsdrift inden for de aftalte administrative og tekniske opgaveområder, således at gymnasierne kan fokusere på kerneydelse - at uddanne gymnasieelever. Der er nu atten gymnasier, der arbejder sammen om Gymnasiefællesskabet 2. Fællesskabets styregruppe består af rektorerne fra samtlige af de deltagende gymnasier. Gymnasiefællesskabet har endvidere en struktur og en organisering med et formandskab og en række forretningsudvalg. Forretningsudvalgene har blandt andet til formål at fastlægge mål for det pågældende samarbejdsområde og igangsætte nye udviklingsopgaver mv. Gymnasiefællesskabet består i dag af en række drifts- og faglige samarbejdsområder. De samarbejdende skoler har indgået samarbejdsaftaler omkring løsning af administrative og tekniske støttefunktioner inden for områderne: Løn og Bogholderi samt HR-database, Gymbetaling, ESDH IT Bygningsdrift Indkøb Jura og sekretariatsbetjening Databeskyttelse Gymnasiefællesskabet stræber efter at levere en kvalificeret opgavevaretagelse, høj service og være på forkant med udviklingen inden for de forskellige opgaveområder. Det er endvidere vigtigt, at de deltagende skoler til alle tider oplever en venlig og ukompliceret kommunikation med fællesskabet. Gymnasiefællesskabet har gennemgået en stor udvikling siden etableringen 1. januar 2007, hvor samarbejdet bestod mellem seks partnerskoler, og hvor Fællesskabet varetog opgaver inden for IT og lønog personale samt jura. Udviklingen har fortsat igennem alle årene, og i 2016 har vi udvidet samarbejdet med yderligere to partnerskole. Derudover er flere fagområder vokset og nye opgaveområder er kommet til. I 2016 har styregruppen besluttet at udvide samarbejdet ved at implementere et databeskyttelsessamarbejde, som alle partnerskolerne deltager i. Derudover er lønsamarbejdet, bogholderisamarbejdet, indkøbssamarbejdet, bygningssamarbejdet samt samarbejderne om HRdatabase, Gymbetaling og ESDH i løbet af året blev udvidet med flere en eller flere skoler. 1 Ved kritisk masse forstås, at visse opgaver løses bedst, hvis de personer, der sidder med opgaven, ser opgaven med en vis hyppighed, og opgaven har en given volumen i den ansattes opgaveportefølje. 2 Følgende gymnasier er i dag med i vores fællesskab: Roskilde Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Greve Gymnasium, Køge Gymnasium, Solrød Gymnasium, Rungsted Gymnasium, Borupgaard Gymnasium, Allerød Gymnasium, Virum Gymnasium, Ørestad Gymnasium, Nyborg Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Sct. Knuds Gymnasium inklusiv IT-Centerfyn, Nordfyn Gymnasium, Frederiksværk Gymnasium, Espergærde Gymnasium og Rysensteen Gymnasium.

9 Gymnasiefællesskabet 7 Der er stor vilje og evne i Fællesskabet til at inddrage nye opgaver og finde gode løsninger og muligheder, som matcher skolernes behov i tæt samarbejde med både styregruppen, forretningsudvalg og skolernes nøglemedarbejdere. Ved udgangen af 2016 deltager 14 skoler i samarbejdet omkring Indkøb og Bygningsdrift, 12 skoler samarbejder omkring ESDH, 14 skoler samarbejder omkring HRdatabase, 12 skoler samarbejder omkring Gymbetaling. 17 skoler samt ITcenterfyn samarbejder omkring Løn og personaleadministration, 7 skoler samarbejder omkring IT, 12 skoler samarbejder omkring bogholderi, og alle partnerskoler trækker på Jura og sekretariat og deltager i datasikkerhedssamarbejdet, som starter op pr. 1. januar Året har også været præget af censorudligningsordningen, som Gymnasiefællesskabet administrerer i samarbejde med Rektorforeningen på vegne af 176 institutioner. Ved udgangen af 2016 er der ansat i alt 26 medarbejdere i Gymnasiefællesskabet: Samlet årsværk udgør i ,2. Omsætningen i 2016 udgør t.kr. hvilket er 366 t.kr. mindre end året før. Dette til trods for at opgaveporteføljen er vokset, som led i at flere skoler er indtrådt i forskellige samarbejdsområder. Det er vores forventning, at driftssikkerheden og den positive udvikling vil fortsætte i Gymnasiefællesskabet, og at flere fagområder og samarbejdsområder vil vokse f.eks. inden for bogholderiområdet og samarbejderne omkring ESDH, HRdatabase og Gymbetaling. Det er også vores vurdering, at vi må være indstillet på, at partnerskoler kan få behov for at trække delopgaver hjem pr 1. januar 2019 med en begrundelse om, at skolen deltager og betaler for at deltage i to datasikkerhedssamarbejder i to forskellige administrative fællesskaber (både GF og ITCfyn), hvorfor nogle skoler skal vælge, hvilket datasikkerhedssamarbejde skolen vil fortsætte samarbejdet i. Der kan også opstå behov for, at skoler er nødt til at prioritere skolens midler anderledes og/eller har behov for at tilpasse egen driftsorganisation, hvilket kan udløse behov for at trække opgaver hjem. I begge scenarier er det Gymnasiefællesskabets ambition at udvise fleksibilitet og tilpasningsevne.

10 Gymnasiefællesskabet 8 Bygningssamarbejdet I 2016 deltager følgende 14 skoler i bygningssamarbejdet: Allerød Gymnasium, Borupgaard Gymnasium, Greve Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Køge Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Solrød Gymnasium, Roskilde Gymnasium, Rungsted Gymnasium, Virum Gymnasium, Ørestad Gymnasium, Nyborg Gymnasium og Sct. Knuds Gymnasium. Afdelingens arbejde varetages af 6 medarbejdere, heraf 3 arkitekter, 1 studentermedhjælper, 1 adm. medarbejder og ledes af Byggechefen. Nøgletal 2016 Samlet offentlig vurdering af de tilknyttede skoler udgør ca. 1 mia. kr. Bruttoarealet udgør omkring m 2. Værdien af igangværende og planlagte vedligeholdelsesarbejder, ombygninger og byggerier på de tilknyttede skoler udgør ultimo 2016 omkring 200 mio. kr. Udvikling og projekter i har været et travlt år med omfattende byggeaktivitet på mange skoler. Fx har afdelingen arbejdet med nyindretninger af administrationer, faglokaler og elevkantiner, mv. Der er gennemført større tilog ombygninger bl.a. på Allerød Gymnasium, Rungsted Gymnasium, Sct. Knuds Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium og Køge Gymnasium. I Nyborg pågår byggerier til Nyborg Campus, hvor en række uddannelser skal flytte sammen på gymnasiets matrikel i 2016 og På Greve Gymnasium pågår opførelse af en ny idrætshal. På Borupgaard Gymnasium er et tidligere sikringsrum blevet ombygget til en biograf, og skolen har igangsat indretning af skoven til udendørs undervisningsrum til bl.a. biologi, billedkunst og idræt. På Køge Gymnasium indrettes et tidligere sanglokale til et miniauditorium. Der er gennemført en række indretningsopgaver fx på Gladsaxe Gymnasium, Rungsted Gymnasium samt en elevlounge på Solrød Gymnasium. På Himmelev Gymnasium er en række toiletrum blevet moderniseret og på Roskilde Gymnasium er Musikhuset blevet totalrenoveret. Stamdatamapper og temamapper Bygningsafdelingen har i 2016 ajourført stamdatamapper for samtlige skoler, hvor en lang række bygningsrelaterede oplysninger samles ét sted. Afdelingen har tidligere udarbejdet en serie temamapper med eksempler på indretning af administration, studieområder, lærerfaciliteter og naturfagslokaler. I 2016 har vi samlet inspiration fra en række skoler til nye temamapper, bl.a. om indretning af udearealer og forskellige måder at indrette klasselokaler på. Energiplan 2020 I 2016 har styregruppen igangsat en opfølgning på den energiscreening, som blev gennemført på de tilknyttede skoler i 2010 og Formålet er at leve op til intentionerne i statens energisparekrav til de statslige institutioner, hvor der skal spares 14 % fra 2006 og frem til Der foretages en systematisk gennemgang af bygningerne med henblik på at undersøge, hvordan skolerne kan energioptimere. Forventet udvikling og projekter i 2017 Vi forventer, at vi blandt andet vil arbejde med - Gennemføre opførelsen af en ny idrætshal på Greve Gymnasium - Arbejde videre med Campus på Nyborg Gymnasium - Fortsætte indretning af skoven på Borupgaard til undervisning - Gennemføre udskiftninger af tagbelægninger på en række skoler, bl.a. Roskilde Katedralskole, Rungsted Gymnasium og Allerød Gymnasium - Renovere 75-fløjen på Køge Gymnasium - Indrette uderum på Greve, Roskilde og Gladsaxe Gymnasium - Understøtte skolerne i forhold til energioptimering

11 Gymnasiefællesskabet 9 IT-samarbejdet I 2016 deltager følgende 7 skoler i IT-samarbejdet: Greve Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Køge Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Solrød Gymnasium, Roskilde Gymnasium og Allerød Gymnasium. Derudover er der indgået et mini-samarbejde med Ørestad Gymnasium, hvor Gymnasiefællesskabet hoster de administrative medarbejders mailkonto. IT-afdelingens arbejde varetages af 5 medarbejdere, heraf 4 IT-administratorer/supportere ledet af ITchefen. Nøgletal 2016 IT-afdelingen varetager i samarbejde med gymnasieskolers datavejledere IT-service og support til ca brugere. IT servicerer ca. 150 printere, 65 servere og ca. 500 acces points. IT har dagligt ca devices på det trådløse netværk. I år modtog IT ca mails, hvoraf 15% kom igennem til vores brugere og 85% bliver afvist grundet virus og spam osv. Projekter og opgaver i 2016 I 2016 har IT-afdelingen fået opgraderet alle vigtige servere til Windows Server 2012 R2 servere. Afdelingen arbejder løbende med at optimere de trådløse systemer. IT-afdelingen har i løbet af 2016, i samarbejde med andre afdelinger i Gymnasiefællesskabet implementeret ESDH-system, Gymbetaling og HR-databasen på flere nye skoler. Det er afdelingens indtryk, at skolerne gør mere og mere brug af systemerne og har en forståelse for, at anvendelse af ESDH er vigtigt i forhold til at kunne overholde persondatalovgivning type 2 Erklæring Gymnasiefællesskabet har i løbet af 2016 arbejdet på at få udarbejdet IT-revisionserklæring 3402 type 2. Målet med erklæringen har været at dokumentere, at Gymnasiefællesskabet lever op til myndighedskravene. Arbejdet har været omfattende og er sket i tæt samarbejde mellem IT-afdelingen, Lønafdelingen og Jura. Erklæringen indeholder blandt andet: Informationssikkerhedspolitik Risikoanalyse Beredskabsplan Procedure for brugeradministration IT-Sikkerhedspolitik Som led i arbejdet har vi samtidig gennemgået alle væsentlige procedurer og arbejdsgange. Forventet udvikling og projekter i 2017 Vi forventer, at vi blandt andet vil arbejde med - at forbedre sikkerheden på det administrative net, både på de enkelte maskiner og på adgangen til internettet. - Sørge for at der kan ske afsendelse af mail til E-boks fra vores ESDH type 2 IT-revisionserklæring samt en ny persondataerklæring - at understøtte og drifte skolernes ESDH, Gymbetaling og HR-database - udvidelse af minisamarbejde med Virum Gymnasium og Borupgaard Gymnasium hvor Gymnasiefællesskabet stiller terminalservere til rådighed for udvalgte administrative medarbejdere med henblik på at disse kan tilgå ESDH fra deres mac.

12 Gymnasiefællesskabet 10 Løn & Bogholderisamarbejdet Ved udgangen af 2016 varetager Gymnasiefællesskabet Løn- og personaleopgaver for 17 skoler samt ITcenterfyn. Opgavevaretagelsen sker i tæt samarbejde med gymnasieskolernes administrationer. Løn & Bogholderiafdelingens arbejde varetages af 12 medarbejder, heraf 10 medarbejdere (hvoraf flere i 2016 var på barsel), 1 bogholderikoordinator og 1 Lønchef. Følgende skoler deltager i løn- og personalesamarbejdet: Rungsted Gymnasium, Borupgaard Gymnasium, Greve Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Køge Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Solrød Gymnasium, Ørestad Gymnasium, Roskilde Gymnasium, Nyborg Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Nordfyns Gymnasium, Sct. Knuds Gymnasium & ITcenterfyn, Virum Gymnasium, Frederiksværk Gymnasium, Espergærde Gymnasium og Rysensteen Gymnasium. Følgende skoler deltager i Bogholderisamarbejdet: Allerød Gymnasium, Rungsted Gymnasium, Borupgaard Gymnasium, Greve Gymnasium, Køge Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Solrød Gymnasium, Ørestad Gymnasium, Roskilde Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Virum Gymnasium og Frederiksværk Gymnasium. Nøgletal Afdelingen har i året udbetalt løn til antal personer Afdelingen har i året udbetalt løn til antal årsværk Lærergruppen udgjorde heraf antal personer Lærergruppen udgjorde heraf antal årsværk Lønomkostningen i året var i mio. kr Antal ny-ansættelser (i forbindelse med skoleårets start) Antal ansættelser (i forbindelse med skoleårets start) Antal fratrædelser i løbet af året Antal breve i alt i året Ej oplyst Antal lønsedler i året Antal refusionssager i året Antal fakturaer (år 2014 ca. tal) Antal brugere (år2014 ca. tal) Ud over at forestå lønadministration for de deltagende skoler bistår afdelingen skolerne med en række personaleadministrative opgaver, herunder: - Udarbejdelse af ansættelsesbreve - Beregning af løn- og jubilæumsanciennitet - Håndtering og indhentning af refusioner i forbindelse med barsel, sygdom mv. - Beregning af feriedifferencer og ferietræk - Bistand og/eller håndtering af lønafstemningsopgaver Arbejdsopgaver og projekter i har været et travlt år grundet de flere nye opgaver og barsler i afdelingen. Skolernes udviklingsprojekter HR-database, Gymbetaling og ESDH har også i 2016 fyldt en del. Lønafdelingens opgaveportefølje er vokset som led i, at Espergærde Gymnasium og Rysensteen Gymnasium er indtrådt i lønsamarbejdet. Bogholderiets opgaveportefølje er vokset som følge af, at Frederiksværk Gymnasium er indtrådt i samarbejdet, og skoler har taget imod tilbuddet om, at afdelingen bistår skolerne med håndtering af skolens

13 Gymnasiefællesskabet 11 manuelle fakturaer og udgiftsbilag. De manuelle fakturaer og udgiftsbilag indlæses og sagsbehandles i Indfak, og skolen slipper dermed for at have mapper med de fysiske bilag opbevaret. Forventet udvikling og opgaver i 2017 Vi forventer, at vi fortsat vil arbejde med udvikling og kvalitet i opgaveløsningen, herunder mindske manuelle arbejdsgange. Vi vil blandt andet arbejde med implementering af digitale blanketter, som kan understøtte en effektiv lønadministration. Derudover vil vi fortsætte arbejdet med at opsætte faste konteringer og autoudsendelser i INDFAK2, som skal understøtte en effektiv bogholderidrift.

14 Gymnasiefællesskabet 12 Jura Jura bistår alle 18 skoler og IT-Centerfyn samt afdelingerne i Gymnasiefællesskabet. Gymnasiefællesskabet yder juridisk rådgivning på alle felter, som partnerskolerne er i berøring med. De primære opgaver ligger inden for områderne personalejura, elevadministration og persondataret. Arbejdsopgaver og projekter i 2016 I 2016 har Jura fortsat arbejdet med understøtning af implementering af ESDH på skolerne i samarbejde med IT-afdelingen og Lønafdelingen. Grundet besparelsesbehov, som påvirker skolerne de kommende år, har Jura bistået flere skoler med at gennemføre personaletilpasninger. Jura har bistået flere skoler med en lang række elevsager i det forgangne år. Bl.a. har der været behov for håndtering af elevers adfærd på de sociale medier, overholdelse af studie- og ordensregler og alkoholpolitik og håndtering af snyd ved eksamen. Den 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft, hvilket har fået betydning for de skoler, der har skullet gennemføre udbud. Indkøb har forestået disse udbud, og Jura har bistået ved behov. Flere skoler har også ønsket assistance til at opsige forskellige kontrakter i forbindelse med ønske om rationaliseringer. Jura har bistået Bygningsafdelingen med flere forskellige entreprisekontrakter, bl.a. med at afklare og sikre ansvarsfordelingen i forbindelse med mangler ved byggeri og konkursramte entreprenører. Forventet udvikling og opgaver i 2017 Den kommende databeskyttelsesforordning fra EU vil afstedkomme nye krav og opgaver. I perioden frem til maj 2018 vil Jura have fokus på at forberede skolerne på iagttagelse af persondatareglerne og de kommende skærpede krav. Implementeringen af regler og arbejdsgange vil ske i samarbejde med skolerne. Skolerne har endvidere besluttet at stå sammen om en fælles Databeskyttelsesofficer (DPO), som forordningen kræver, at alle større myndigheder har med virkning fra maj Jura vil varetage denne rolle. Jura forventer et fortsat tæt samarbejde med Indkøbsafdelingen i 2017, hvor vi ser frem til at bistå juridisk ved behov, når Indkøb skal gennemføre nye udbud på skolerne. Jura vil afholde forskellige seminarer for skolerne med fokus på elevadministration og persondataret. Vi tilstræber at tilrettelægge kurserne efter så mange skolers behov som muligt og gøre seminarerne operative og praktisk anvendelige. I 2017 iværksætter vi et tættere juridisk netværkssamarbejde med Danske Gymnasier, Stenhus fællesskabet samt IT-Center Fyn i form af nye netværksgrupper.

15 Gymnasiefællesskabet 13 Indkøbssamarbejdet Ved udgangen af 2016 deltager følgende 14 skoler i Indkøbssamarbejdet: Allerød Gymnasium, Borupgaard, Rysensteen Gymnasium, Gladsaxe Gymnasium, Greve Gymnasium, Himmelev Gymnasium, Køge Gymnasium, Nyborg Gymnasium, Roskilde Gymnasium, Roskilde Katedralskole, Rungsted Gymnasium, Solrød Gymnasium, Virum Gymnasium, Ørestad Gymnasium. Afdelingens arbejde varetages af Indkøbschefen, og trækker desuden på ressourcer fra blandt andet Jura. Gymnasiefællesskabets Indkøbsafdeling bistår gymnasieskolerne med administrativ bistand, rådgivning og sagsbehandling, strategisk indkøb, aftale- og kontraktopfølgning, herunder opfølgning af om produkterne lever op til den aftalte pris, service og kvalitet samt faktura-stikprøvekontrol. Nøgletal 2016 I 2016 har Indkøbsafdelingen bistået de tilmeldte skoler med indkøb af varer og tjenesteydelser med 200 indkøbssager Vi har indgået 40 samhandels- og rabataftaler Afdelingen har udarbejdet kantineudbud og EU-rengøringsudbud Projekter og opgaver i 2016 Indkøbsafdelingen har i 2016 haft fokus på at indgå overordnede samhandels- og rabataftaler på aftaleområder under tærskelværdien, hvor der ikke findes relevante SKI-aftaler eller statsaftaler. Specifikt har fokus været på produkter til undervisningsbrug, herunder bøger, idrætsudstyr, fitnessudstyr, klatreudstyr, musikinstrumenter mv. Desuden er der indgået flere andre samhandels- og rabataftaler på specifikke områder, hvor indkøbet ikke overskrider tærskelværdien. Gymnasiefællesskabet har indgået i alt 40 samhandels- og rabataftaler, som skolerne kan benytte. Afdelingen arbejder løbende på at optimere aftalerne med eksisterende og nye leverandører. Målet er at sikre de lavest mulige priser og bedste vilkår for partnerskolerne. Udbud Gymnasiefællesskabet afvikler alle EU-udbud via EU-Supply portalen, så der sikres en korrekt procedure, gennemsigtighed og dokumentation af hele processen. Kontraktstyring I 2016 har Indkøbsafdelingen taget Docunote kontraktstyringssystem i brug, og skolernes kontrakter er lagt ind, så både skolernes ansvarlige og Indkøbsafdelingen kan tilgå disse. Forventet udvikling og projekter i 2017 Vi forventer, at vi blandt andet vil arbejde med - Kortlægning af diverse serviceudgifter/serviceaftaler - Implementering af SKI aftalen på møbler - Test og implementering statens indkøbsmodul i Indfak2 - Udbrede kendskab til aftalerne på indkøbsområdet på skolerne - Implementering af IT-indkøb med omvendt momspligt på vegne af skolerne - Tage nyt rapportsystem i LDV i brug til understøtning af indkøbsanalyser

16 Gymnasiefællesskabet 14 Nøgletal og økonomiske og driftsmæssige forhold Regnskabsnøgletal efter regulering af de årlige aconto bidrag Det skal bemærkes, at der i beregning af nøgletallene ikke er taget højde for, at der er sket udvidelser af grundydelsesopgaveporteføljen inden for de enkelte samarbejdsområder. Grundydelse Opgjort pr. årselev pr. år Pr. skole År Løn/personale Jura/sekretariat IT Bogholderi Bygning Indkøb En skole med gns. 900 elever betalte i 2016 følgende for at få varetaget aftalte basis/grundydelser: Samarbejdsområder (grundydelser) Ca. priser pr. måned Ca. priser pr. år Løn/personale og jura/sekretariat (opgjort pr årselev) Bogholderi (opgjort pr årselev) IT backend og IT support (opgjort pr årselev) Bygning (pr skole) Indkøb (pr skole)) Såfremt en skole deltage i alle områder Til sammenligning kan det oplyses, at prisen for deltagelse i alle områder i 2015 udgjorde ca kr. pr måned. Det er vores vurdering, at Gymnasiefællesskabet alt i alt lever op til formålet om at levere en høj kvalitet i opgaveløsningen samt formålet om at sikre en omkostningseffektiv administrationsdrift. Det er endvidere vores vurdering, at Gymnasiefællesskabet sikrer en nødvendig udvikling af driften som følge af, at flere velkvalificerede medarbejdere arbejder sammen, og dermed kan supplere hinanden i forbindelse med udviklingsprojekter, udvidelse af opgaveportefølje samt i situationer med fravær. Styregruppen er tilfreds med den effektivitet, kvalitet, projektunderstøttelse samt de initiativer, som præger opgaveløsningen i Fællesskabet.

17 Gymnasiefællesskabet 15 Oversigt over partnere i fællesskabet:

18 Gymnasiefællesskabet 16 Begivenheder efter regnskabsårets afslutning Der er fra balancedagen og frem til i dag ikke indtrådt forhold, som forrykker vurderingen af årsrapporten. Anvendt regnskabspraksis Årsrapporten er aflagt i overensstemmelse med samarbejdsaftalen mellem de 18 selvejende uddannelsesinstitutioner. Årsrapporten er aflagt efter samme regnskabspraksis som sidste år. Generelt om indregning og måling Aktiver indregnes i balancen, når det som følge af en tidligere begivenhed er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil tilflyde Gymnasiefællesskabet, og aktivets værdi kan måles pålideligt. Forpligtelser indregnes i balancen, når Gymnasiefællesskabet som følge af en tidligere begivenhed har en retlig eller faktisk forpligtelse, og det er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil fragå Gymnasiefællesskabet, og forpligtelsens værdi kan måles pålideligt. Ved første indregning måles aktiver og forpligtelser til kostpris. Måling efter første indregning sker som beskrevet for hver enkelt regnskabspost nedenfor. Ved indregning og måling tages hensyn til forudsigelige risici og tab, der fremkommer, inden årsrapporten aflægges, og som be- eller afkræfter forhold, der eksisterede på balancedagen. I resultatopgørelsen indregnes indtægter i takt med at de indtjenes, og omkostninger indregnes med de beløb, der vedrører regnskabsåret. Resultatopgørelsen Indtægter Indtægter indregnes i resultatopgørelsen, i den periode indtægten vedrører. Omkostninger Omkostninger omfatter de omkostninger, der er medgået til at opnå regnskabsårets indtægter. Finansielle poster Finansielle poster omfatter renteindtægter og -omkostninger.

19 Gymnasiefællesskabet 17 Resultatopgørelse for Note kr. kr. Indtægter Partnerinstitutioner Censorbanken UVM løntilskud tidl.amtsansatte Omsætning i alt Løn og lønafhængige omkostninger Censorbanken Driftsomkostninger Afskrivning Omkostninger i alt Årets resultat 0 0

20 Gymnasiefællesskabet 18 Noter kr. kr. 1, Indtægter Partnerinstitutioner Driftsindtægter Særydelser UVM puljemidler 0 0 Indtægter Partnerinstitutioner i alt , Løn og lønafhængige omkostninger Løn Pension Refusioner Løn og lønafhængige omkostninger i alt Årsværk 24,2 23,8 3, Driftsomkostninger Rejser & repræsentation Husleje og vedligeholdelse IT Tjenesteydelser Småanskaffelser Øvrige omkostninger Driftsomkostninger i alt

21 Gymnasiefællesskabet 19 Noter kr. kr. Mellemværende med partnerinstitutioner Himmelev Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katadralskole Rungsted Gymnasium Køge Gymnasium Solrød Gymnasium Greve Gymnasium Borupgaard Gymnasium Virum Gymnasium Allerød Gymnasium Ørestad Gymnasium Nyborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Nordfyns Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium & IT-Centerfyn Frederiksværk Gymnasium og HF Rysensteen Gymnasium Espergærde Gymnasium og HF Mellemværende med partnerinstitutioner i alt