VEJLEDNING Computere og it-tilbehør. Delaftale 1. Leverandørvejledning - praktisk anvendelse af aftalen

Transkript

1 VEJLEDNING Cmputere g it-tilbehør Delaftale 1 Leverandørvejledning - praktisk anvendelse af aftalen

2 Indhldsfrtegnelse Indledning... 3 Krt m aftalen... 3 Hvem kan benytte aftalen... 3 Hvad indebærer kundens frpligtelse på rammeaftalen?... 5 Hvad indebærer leverandørens frpligtelse på aftalen?... 5 Hvrdan køber kunden ind på aftalen?... 6 Ordrebekræftelse... 7 Levering... 8 Leveringstidspunkt... 8 Leveringssted... 8 Følgeseddel... 8 Gebyr... 9 Returemballage... 9 Krav til faktura... 9 Rammeaftalens løbetid Pris Prisregulering Opdatering af srtiment Prduktafgang End f Life End f Sale Prdukttilgang

3 Indledning Frmålet med denne vejledning er at give medarbejderne hs leverandøren på den frpligtende aftale Cmputere g it-tilbehør, delaftale 1 en krt intrduktin til kntraktmaterialet. Vejledningen giver desuden et hurtigt verblik ver, hvilke kunder der er tilsluttet aftalen, samt hvilke frpligtelser der følger med at være leverandør på aftalen. Denne vejledning er en del af det implementeringskit, sm SKI har udarbejdet fr, at du g kunderne på aftalen kmmer gdt i gang med at bruge den. Det øvrige materiale til kunderne består af: side med samlede plysninger m aftalen Kundevejledning Krt m aftalen Cmputere g it-tilbehør, delaftale 1 er en frpligtende aftale. SKI udbyder de frpligtende aftaler på vegne af g i tæt samarbejde med kmmunerne, staten g reginerne. Frmålet med aftalerne er at effektivisere indkøbet ved at samle g krdinere kmmunernes, statens g reginernes anskaffelser. En prjektgruppe med faglige repræsentanter fra en række kmmuner, staten g enkelte reginer, har deltaget i udarbejdelsen af udbuddet fr at sikre, at srtimentet på aftalen bedst muligt imødekmmer indkøbsbehv på mrådet. Aftalen er gældende fra den 7. september 2018 g løber i 24 måneder med mulighed fr frlængelse i 2 x 12 måneder. Aftalen frlænges uden varsel, såfremt leverandøren Dustin A/S ikke mdtager en særskilt skriftlig meddelelse fra SKI m, at aftalen ikke frlænges. Hvem kan benytte aftalen Aftalen kan anvendes af nedenstående 83 kmmuner, 1 regin samt 12 øvrige ffentlige rganisatiner, der har tilsluttet sig aftalen i tilslutningsperiden. De tilsluttede kunder er: Albertslund Kmmune Allerød Kmmune Assens Kmmune Billund Kmmune Brnhlms Reginskmmune Brøndby Kmmune Brønderslev Kmmune Dragør Kmmune Esbjerg Kmmune Favrskv Kmmune Faxe Kmmune Fredensbrg Kmmune Fredericia Kmmune Frederiksberg Kmmune Frederikshavn Kmmune Frederikssund Kmmune Faabrg-Midtfyn Kmmune Gentfte Kmmune Gladsaxe Kmmune Glstrup Kmmune Greve Kmmune Gribskv Kmmune Haderslev Kmmune Halsnæs Kmmune Hedensted kmmune Helsingør Kmmune Herlev Kmmune Hillerød Kmmune Hjørring Kmmune Hlbæk Kmmune Hrsens Kmmune Hvidvre Kmmune Høje-Taastrup Kmmune Hørshlm Kmmune Ishøj Kmmune Jammerbugt Kmmune Kalundbrg Kmmune Kerteminde Kmmune Klding Kmmune Københavns Kmmune 3

4 Køge Kmmune Langeland Kmmune Lejre Kmmune Llland Kmmune Lyngby-Taarbæk Kmmune Læsø Kmmune Mariagerfjrd Kmmune Middelfart Kmmune Nrddjurs Kmmune Nrdfyns Kmmune Nybrg Kmmune Næstved Kmmune Odder Kmmune Odense Kmmune Odsherred Kmmune Randers Kmmune Rebild Kmmune Ringkøbing-Skjern Kmmune Ringsted Kmmune Rskilde Kmmune Rudersdal Kmmune Rødvre Kmmune Samsø Kmmune Silkebrg Kmmune Skanderbrg Kmmune Skive Kmmune Slagelse Kmmune Slrød kmmune Srø Kmmune Struer Kmmune Syddjurs Kmmune Thisted Kmmune Tønder Kmmune Tårnby Kmmune Vallensbæk Kmmune Varde Kmmune Vejen Kmmune Vejle Kmmune Vesthimmerlands Kmmune Vibrg Kmmune Vrdingbrg Kmmune Aabenraa Kmmune Aalbrg Kmmune Regin Midtjylland Billund Vand A/S Center fr Hjælpemidler g Velfærdsteknlgi I/S IT-Frsyningen I/S KL Natursklerne i Rude Skv g Raadvad Nrdjyllands Beredskab I/S Nrdsjællands Brandvæsen SamAqua A/S Staten g kmmunernes indkøbsservice A/S Trafikselskabet Mvia UU-Sjælsø Vejle Spildevand A/S Aalbrg service A/S Kunderne er frpligtede til at bruge aftalen, når deres indkøbsbehv kan pfyldes af aftalens prdukter g ydelser. Du skal være pmærksm på, at der er ngle kunder, sm har en ret, men ikke en pligt til at bruge aftalen. Det betyder, at de ikke er frpligtede til at bruge aftalen g frit kan vælge at indgå g bruge andre aftaler, sm har sammenfaldende prdukter g ydelser. Kundernes frpligtelse g tiltrædelse fremgår af Kundelisten, bilag A. Aftalen kan anvendes af nedenstående 83 kmmuner, 1 regin samt 12 øvrige ffentlige rganisatiner, der har tilsluttet sig aftalen i tilslutningsperiden. Staten er frpligtet til at bruge aftalen g tiltræder den 1. januar De statslige selvejende institutiner kan bruge aftalen frivilligt. Når staten køber ind Statens It frestår løbende anskaffelse af cmputere til de institutiner, der får varetaget deres basale it-drift i Statens It, hvrfr disse institutiner ikke skal fretage selvstændige cmputeranskaffelser. Øvrige statslige institutiner, sm får verført deres basale it-drift til Statens It i de kmmende år (mfatter ikke SKAT, Rigsplitiet g Frsvaret), bedes knsultere Statens It frud fr større cmputeranskaffelser på den nye cmputeraftale, jf. gså Cirkulæreskrivelse m større fremtidige dispsitiner på it-driftsmrådet. 4

5 Hvad indebærer kundens frpligtelse på rammeaftalen? De tilsluttede kmmuner, de tilsluttede reginer g staten er frpligtede til at købe ind på aftalen, når prdukter g ydelser i aftalens srtiment kan pfylde deres indkøbsbehv. dennes muligheder fr at gøre brug af rammeaftalen. Leverandøren må ikke markedsføre eller sælge prdukter uden fr rammeaftalens srtiment, hvis kundens indkøbsbehv kan blive dækket af aftalens srtiment. De tilsluttede kmmuner, de tilsluttede reginer g staten er kun frpligtede til at købe ind på den del af srtimentet på aftalen, de har tilsluttet sig. De er dg ikke frpligtede til at aftage fr en bestemt vlumen g et bestemt beløb. Staten er frpligtet af hele aftalens srtiment. Du kan se, hvilke dele af srtimentet, den enkelte kunde har tilsluttet sig i Kundelisten, bilag A. Hvad indebærer leverandørens frpligtelse på aftalen? Leverandøren er frpligtet til at levere de prdukter g ydelser, der er mfattet af rammeaftalens srtiment jf. rammeaftale pkt. 5.1 samt Særbilag 1 Trepartsaftale pkt Leverandøren skal verhlde de krav g vilkår, der er angivet i rammeaftalen g dennes bilag. Når leverandøren tager kntakt til eller bliver kntaktet af kunder g dennes eventuelle decentrale indkøbere, skal leverandøren vederlagsfrit g lyalt rådgive kunden m dennes muligheder fr at gøre brug af rammeaftalen. Leverandøren har ansvar fr at sikre, at leverandørens sælgere, kntraktansvarlige g øvrige medarbejdere har tilstrækkeligt kendskab til rammeaftalen, så de kan vejlede g rådgive kunderne m Leverandøren må ikke anspre kunderne til at fretage indkøb i strid med gældende udbudsregler eller til at anvende rammeaftalen i strid med dennes bestemmelser. Leverandøren skal sm minimum prethlde samme kvalitets- g serviceniveau, sm er angivet i kravspecifikatinerne g leverandørens tilbud. Hvis leverandøren har budt ind med et bedre g mere frdelagtigt kvalitets- eller serviceniveau end angivet i udbudsmaterialet, er leverandøren frpligtet til at prethlde dette bedre eller mere frdelagtige kvalitets- eller serviceniveau. Kunden skal have mulighed fr at fretage bestilling via eget e-handelssystem, via , leverandørens webshp eller telefn. Bestillingen kan gså ske via et bestillingsskema udarbejdet af kunden. Kunden skal have mulighed fr at fretage bestilling via eget e-handelssystem, leverandørens webshp, , telefn g via bestillingsskemaer, der er udarbejdet af kunden selv til brug fr centrale g decentrale institutiners bestilling. Leverandøren skal stille en kundesupprt til rådighed fr kunderne, så de tilsluttede kunder g dennes slutbrugere hurtigt kan kmme i kntakt med leverandøren g få hjælp til spørgsmål g udfrdringer, der relaterer sig rammeaftalen. 5

6 Kunden skal have adgang til supprten via telefn, g/eller på leverandørens hjemmeside. Supprten skal være åben fr henvendelser på arbejdsdage mellem kl. 8:00 16:00. Svartiden må ikke verstige 30 min. Henvendelser via g leverandørens hjemmeside skal besvares senest næstkmmende arbejdsdag mellem kl. 8:00 16:00. Hvis spørgsmålet ikke kan besvares med det samme, skal leverandøren angive, hvrnår g hvrdan spørgsmålet vil blive besvaret g prblemstillingen løst. Leverandøren skal stille en teknisk supprt til rådighed fr kunderne, så de har mulighed fr at fejlmelde prdukter g få status på allerede fejlmeldte prdukter. Kunden skal kunne kntakte den tekniske supprt via telefn, eller leverandørens hjemmeside/webprtal. Leverandøren kan bede kunden m at fretage en fejlsøgning, men kunden kan til enhver tid afvise dette g er på ingen måde frpligtet til at fretage en fejlsøgning, der kræver afmntering af faste dele af prduktet, medmindre leverandøren g kunden har aftalt dette frud fr fejlsøgningen. Hvis leverandøren ikke kan afhjælpe fejlen ver telefnen eller via , skal kunden have plyst et identifikatinsnummer. Hvis leverandøren anvender underleverandører, er det leverandørens ansvar, at leverancen leveres. Leverandøren hæfter ligeledes fr egne g underleverandørens prdukter g øvrige frhld. Hvrdan køber kunden ind på aftalen? Kunden kan bestille via eget e-handelssystem, via leverandørens webshp eller ver telefnen. Kunden kan gså have udarbejdet et bestillingsskema, sm de ønsker at benytte ved bestilling. Du kan læse mere m din frpligtelse til at understøtte e-handel i Implementering, særbilag 2 g Opdatering af e-katalg, bilag J. Ved bestilling skal kunden sm minimum plyse følgende: SKI rammeaftale Cmputere g ittilbehør, delaftale 1 De Prdukter g/eller Ydelser, der bestilles, herunder: Prdukternes/ydelsernes prdukt-/ydelsesnumre Antal/mængde/mfang af prdukter/ydelser Leveringssted(er), adresse(r) g evt. mdtager(e), jf. nedenfr Kundens navn (rganisatinen) g EAN.nr. g CVR.nr. eller P-nr. Bestillerens navn Kundens rekvisitinsnummer Kundens e-pstkasse ( adresse) Derudver kan bestillingen indehlde plysninger m: PSP-element til brug fr kundens kntering af betalingen af fakturaen. 6

7 At leverancen eller dele heraf skal emballeres g pakkes sm en bulk-leverance, jf. bilag E, punkt 3.3, 2. tekstafsnit. Antallet af leverancer, såfremt kunden ønsker bestillingen leveret i flere leverancer, jf. bilag E, punkt 3.2, sidste tekstafsnit. De bestilte prdukter g/eller ydelser, herunder: Prdukternes/ydelsernes prdukt-/ydelsesnumre, sm er identisk med de(t) prdukt- /ydelsesnumre, der fremgår af e-katalget g eventuel webshp Mbiltelefnnummer, hvis kunden ønsker pkald eller sms m præcis leveringstid, jf. bilag E, punkt 3.2.2, sidste tekstafsnit. Antal/mængde/mfang af prdukter/ydelser Pris pr. prdukt/ydelse Hvis rdren skal leveres til en anden adresse, skal kunden angive denne samt navnet på den relevante mdtager. Leverandøren skal skrive adressen g kntaktpersn på rdrebekræftelse, følgesedlen g fakturaen. En bestilling kan indehlde én eller flere leverancer. Ordrebekræftelse Leverandøren skal sende en skriftlig rdrebekræftelse inden fr tre (3) arbejdsdage fra mdtagelse af rdre. Hvis kundens bestilling mangler plysninger, så leverandøren ikke kan pfylde kravene til rdrebekræftelsen, skal leverandøren kntakte kunden, så de kan pfylde kravene til både tid g indhld. Leverandøren skal i rdrebekræftelsen sm minimum angive: SKI rammeaftale Cmputere g ittilbehør, delaftale 1 Leveringsdat Ordrenummer, sm sætter kunden i stand til at sammenhlde rdrebekræftelsen med følgesedlen g fakturaen Samlet pris fr de bestilte prdukter/ydelser Leveringssted(er), adresse(r) g evt. rmdtager(e) Kundens navn (rganisatinen) g EAN.nr. g CVR.nr. Bestillerens navn Kundens rekvisitinsnummer, sm sætter Kunden i stand til at sammenhlde rdrebekræftelsen med Kundens bestilling Kundens e-pstkasse Samt, i det mfang kunden har angivet plysninger herm i bestillingen: PSP-element, til brug fr kundens kntering af betalingen af fakturaen. At leverancen, eller dele heraf, skal emballeres g pakkes sm en bulk-leverance, jf. bilag E, punkt 3.3, 2. tekstafsnit. Antallet af leverancer, såfremt kunden 7

8 ønsker bestillingen leveret i flere leverancer, jf. bilag E, punkt 3.2, sidste tekstafsnit. Mbiltelefnnummer, hvis kunden ønsker pkald eller sms m præcis leveringstid, jf. bilag E, punkt 3.2.2, sidste tekstafsnit. Hvis leverandøren på grund af frhld hs en underleverandør ikke kan angive en leveringsdat i rdrebekræftelsen inden fr fristen på tre arbejdsdage, skal leverandøren sende en supplerende rdrebekræftelse hurtigst muligt g senest inden fr 10 arbejdsdage fra mdtagelse af din rdre. Den supplerende rdrebekræftelse skal være en kpi af den prindelige rdrebekræftelse med angivelse af leveringsdat. Hvis der sker ændring i leveringsfristen skal leverandøren infrmere dig m dette med det samme g senest med et varsel på mindst tre (3) arbejdsdage inden: Den prindeligt angivne leveringsdat g tidspunkt i rdrebekræftelsen eller i den supplerende rdrebekræftelse. Den nye leveringsdat g -tidspunkt. Levering Ordren skal leveres inden fr 25 arbejdsdage fra kundens bestilling, medmindre andet er aftalt. Hvis kunden skal have image g/eller tyverisikring på de bestilte cmputere, kan leveringsfristen udskydes med p til 10 arbejdsdage, sm skal fremgå af rdrebekræftelsen. Leveringsfristen frudsætter, at prdukterne er bestilt inden kl på en arbejdsdag. Bestilles prdukterne på et senere tidspunkt, udskydes leveringen med yderligere en arbejdsdag. Hvis kunden ændrer i bestillingen, regnes leveringstiden fra ændringstidspunktet. Kunden har ret til at ændre i bestillingen eller fretage en afbestilling helt eller delvist inden kl. 16:00 den efterfølgende arbejdsdag efter mdtagelse af rdrebekræftelsen. Leverandøren har ikke krav på ændrings- eller afbestillingsgebyr eller anden kmpensatin i anledning af ændringen eller afbestillingen. Leveringstidspunkt Levering skal finde sted mellem kl g på en arbejdsdag, medmindre I har aftalt andet. Hvis du har plyst dit telefnnummer i bestillingen, er leverandøren frpligtet til at ringe eller sende en SMS til dig frud fr leveringstidspunktet med angivelse af et mere præcist leveringstidspunkt. Leveringssted Prdukterne skal leveres på den eller de adresse(r) i Danmark, sm kunden har plyst ved bestillingen. Hvis kunden har anvist en særlig lkatin på leveringsstedet, skal rdren leveres her, herunder i kælderrum, på etageniveau mv. Følgeseddel Leveringen skal uden på frsendelsen ledsages af en følgeseddel. Følgesedlen skal være placeret, så den kan tilgås uden at bryde frsendelsens emballage g skal sm minimum indehlde følgende: SKI rammeaftale Cmputere g ittilbehør, delaftale 1 Kundens navn (rganisatinen) g EAN.nr. g CVR.nr. Bestillerens navn 8

9 Kundens rekvisitinsnummer, sm sætter kunden i stand til at sammenhlde følgesedlen med kundens bestilling Leveringssted(er), adresse(r) g evt. mdtager(e) Ordrenummer, sm sætter kunden i stand til at sammenhlde følgesedlen med rdrebekræftelsen g fakturaen Leverancens indhld, herunder: Prdukternes/ydelsernes prdukt-/ydelsesnumre, sm er identisk med de(t) prdukt- /ydelsesnumre, der fremgår fr prdukterne/ydelserne af e-katalget g eventuel webshp Krav til faktura Fakturering skal ske i henhld til lv m ffentlige betalinger mv. Den elektrniske faktura skal sendes i henhld til bekendtgørelse nr. 364 af 26. marts 2010 m infrmatin i g transprt af OIOUBL-elektrnisk regning til brug fr elektrnisk afregning med ffentlige myndigheder. Fakturaen skal ligeledes fremsendes via en VANS-leverandør til Nemhandel eller via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Den elektrniske faktura skal sm minimum indehlde følgende plysninger: SKI rammeaftale Cmputere g ittilbehør, delaftale 1 g ydelser Mængde/mfang/antal prdukter Udstedelsesdat (fakturadat) Leveringskntraktens navn g nr. Prdukternes serienumre må ikke fremgå af følgesedlens frreste side. Gebyr Leverandøren kan ikke pkræve leveringsgebyr. Omkstninger til levering, emballering g pakning mv. er inkluderet i priserne. Returemballage Hvis kunden har bestilt ydelserne emballagehåndtering eller slutbrugerlevering, er leverandøren frpligtet til at tage emballagen retur i direkte frlængelse af leveringen. Hvis kunden har stillet krav m bulk-leverance, eller hvis rdren er leveret på EUR-paller, kan leverandøren bede kunden m, at leverandøren afhenter emballagen, efter kunden har udpakket rdren. Dette sker uden mkstning fr kunden, gså hvis der er eventuelle skader på emballagen. Kntkde PSP-element, hvis plyst af kunden i bestillingen, jf. bilag D Fakturanummer Ordrenummer, sm sætter kunden i stand til at sammenhlde fakturaen med rdrebekræftelsen Bestillende enhed: Navnet på den enhed hs kunden, sm har afgivet bestillingen Bestillerens navn Leveringssted(er), adresse(r) g evt. mdtager(e) Kundens rekvisitinsnummer, sm sætter kunden i stand til at sammenhlde 9

10 fakturaen med kundens bestilling EAN- g CVR-nr. eller P-nr. på den bestillende enhed Leverandørens navn, adresse g CVR- /SE-nr. Leverancens art g mængde: Prdukt-/ydelsesnavn Prduktnummer (Identisk med prduktnummer i e-katalg) Rammeaftalens løbetid Rammeaftalen har en varighed på 24 måneder med mulighed fr at frlænge varigheden t gange 12 måneder pr. frlængelse. Rammeaftalen kan maksimalt have en varighed på 48 måneder. Rammeaftalen frlænges uden varsel, såfremt leverandøren ikke mdtager særskilt skriftlig meddelelse fra SKI m, at SKI ikke vil frlænge Rammeaftalen. Pris Serienumre pr. prdukt (evt. angivet i bemærkningerne på fakturaen) UNSPSC kde(r) Alle priser er angivet i danske krner inklusive alle på tidspunktet fr indgåelse af rammeaftalen gældende afgifter g tld dg eksklusive mms. Prisregulering Samlede antal/mængde/mfang af prdukter/ydelser pr. prdukt/ydelse Bestillingsdat Leveringsdat Stykpris/enhedspris/timepris pr. prdukt/ydelse eksklusive mms Subttal pris eksklusive mms Subttal pris inklusive mms Frfaldsdat g seneste rettidige betalingsfrist Fakturaen må ikke indehlde afsender- eller udstederplysninger m andre øknmiske aktører end leverandøren, herunder underleverandører, der varetager faktureringen på leverandørens vegne. Priserne kan reguleres fire gange m året efter ændringerne i den gennemsnitlige kvartalsvise kurs på amerikanske dllars i henhld til statistikken DNVALM: Valutakurser efter valuta, kurstype g pgørelsesmetde (månedsbservatiner), Amerikanske dllar (Jan ). Prisreguleringer skal altid gdkendes af SKI. Yderligere infrmatin vedr. prisreguleringen se venligst Prisregulering, bilag H. Opdatering af srtiment Leverandørens frpligtelse til at pdatere rammeaftalens srtiment med et nyt prdukt via substitutin, uanset m det nye prdukt måtte medføre en merpfyldelse af kravene i rammeaftalen inklusive bilag, herunder bilag B g bilag C, g uanset m det nye prdukt måtte medføre frbedret/øget funktinalitet i frhld til det prdukt, pdateringen vedrører. Substitutinen skal ske jf. bilag I Opdatering af srtiment pkt

11 Prduktafgang Leverandøren kan lade prdukter udgå af rammeaftalens srtiment ved End f Life g End f Sale jf. bilag I Opdatering af srtiment pkt. 2.1 g pkt. 2.2 End f Life Leverandøren skal lade et prdukt udgå af rammeaftalens srtiment, såfremt prduktet ikke (længere) kan prduceres/imprteres/sælges i Danmark (end f life) grundet frhld, sm er uden fr leverandørens kntrl. Fr yderligere plysninger se venligst bilag I Opdatering af srtiment pkt. 2.1 End f Sale Leverandøren kan lade et prdukt udgå af rammeaftalens srtiment, såfremt leverandøren, g enhver øknmisk aktør frbundet med leverandøren, fx et mder-, datter-, søster- eller på anden måde kncernfrbundet selskab, phører med at sælge prduktet i Danmark (end f sale) grundet frhld, sm er inden fr leverandørens kntrl, jf. nedenfr. Dette frudsætter dg, at msætningen af de(t) pågældende prdukt(er) under rammeaftalen ikke udgør mere end 70 pct. af msætningen af de(t) pågældende prdukt(er) i Danmark. Fr yderligere plysninger se venligst bilag I Opdatering af srtiment pkt. 2.2 Prdukttilgang Prdukttilgang kan ske sm følge af ændringer i branchestandarder, standarder eller nrmer, teknlgisk udvikling, eller nye generatiner/mdeller/versiner/varianter af prdukterne, hvis leverandøren sælger/markedsfører en ny udgave (det nye prdukt) af et prdukt, der findes i rammeaftalens srtiment jf. bilag I Opdatering af srtiment pkt

12 Mere infrmatin Du kan finde mere infrmatin m aftalen på ski.dk. Her finder du blandt andet øvrige dkumenter, der kan hjælpe dig med at bruge aftalen. Du er altid velkmmen til at kntakte SKI s kundeservice på telefn , hvis du har spørgsmål til aftalen. Charltte Valdrf, Kntraktansvarlig T , E - cva@ski.dk Arne Sahlberg, Kundeknsulent T , E - asa@ski.dk Staten g Kmmunernes Indkøbsservice A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefn