VEJLEDNING Computere og it-tilbehør. Delaftale 1. Kundevejledning - praktisk anvendelse af aftalen

Transkript

1 VEJLEDNING Computere og it-tilbehør Delaftale 1 Kundevejledning - praktisk anvendelse af aftalen

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Sortiment... 3 Hvilken leverandør skal jeg købe ind hos... 3 Leverandørens kundesupport... 3 Du har krav på implementerings-, drifts- og statusmøder... 4 Hvordan køber jeg ind... 4 Oplysninger ved bestilling... 4 Ordrebekræftelse... 5 Ændring i bestilling... 5 Levering af de bestilte produkter... 5 Leveringstidspunkt... 6 Følgeseddel... 6 Hvor bliver produkterne leveret... 6 Din undersøgelsespligt... 6 Hvornår kan leverandøren opkræve et gebyr... 6 Returemballage... 6 Oftest stillede spørgsmål... 7 Hvordan ændrer jeg i min bestilling?... 7 Hvilke muligheder har jeg, hvis min leverance er forsinket?... 7 Hvornår er der tale om en mangel i forbindelse med leverancen?... 7 Hvorledes foretages dækningskøb?... 7 Prisregulering... 8 Aftalens løbetid

3 Introduktion I denne vejledning får du en kort introduktion til den forpligtende aftale Computere og it-tilbehør, delaftale 1. Du får bl.a. indblik i aftalens sortiment, hvordan du køber ind på aftalen samt svar på en række oftest stillede spørgsmål. Sortiment Aftalen omfatter følgende produkttyper: Bærbare computere Stationære computere Tilbehør o Batterier o Docking-stationer o Strømforsyninger o Mus og tastatur o Skærme o Tasker Stykbaserede ydelser o Pålægning af image o Tyverimærkning fysisk o Tyverisikring elektronisk o Emballagehåndtering o Slutbrugerlevering o Udskiftning/isætning af fastlager kundens computer o o Opsætning af BIOS/UEFI Forlænget produkt- og on-site-garanti Timebaserede ydelser o Tekniker o Udrulningsleder o Uddannelseskonsulent o Driftskonsulent Dustin A/S Åhave Parkvej Viby J service@dustin.dk Web: Tel.: (Hovednummer) Kontaktperson: [Hvis du får en fast kontaktperson hos Dustin A/S, kan du indsætte kontaktoplysningerne her] Leverandørens kundesupport Har du spørgsmål til leverandøren, kan du kontakte denne pr. telefon eller . Kundesupporten er åben for henvendelser på arbejdsdage mellem kl. 8: Kontaktoplysningerne fremgår af ski.dk. Du kan også finde kontaktinformationer på dustin.dk. Henvender du dig til kundesupporten pr. telefon, må der ikke forekomme unødig lang ventetid ved telefoniske henvendelser, og ventetiden må under ingen omstændigheder overstige 30 min. Hvis du gentagne gange oplever, at svartiden overskrider 30 min., kan du kontakte indkøbskontoret i din kommune eller anden offentlig organisation, så de kan løse udfordringen i samarbejde med SKI. Sender du en , eller henvender du dig via leverandørens hjemmeside, skal du senest have svar næstkommende arbejdsdag mellem kl Hvis spørgsmålet ikke kan besvares med det samme, skal du inden for samme tidsrum have at vide, hvornår og hvordan spørgsmålet vil blive besvaret og problemstillingen løst. Teknisk support Vær opmærksom på, om din kommune er undtaget forpligtelsen på tilbehør. Indkøbskontoret i din kommune kan hjælpe med information om jeres forpligtelse. Hvilken leverandør skal jeg købe ind hos Dustin A/S er eneleverandør på aftalen: I forbindelse med fejlmelding af produkter, eller hvis du har brug en status på allerede fejlmeldte produkter, kan du kontakte leverandørens tekniske support via telefon, eller leverandørens hjemmeside/webportal. Leverandøren kan under jeres samtale bede dig om at foretage en overordnet fejlsøgning. Du kan til enhver tid afvise dette og er på ingen måde forpligtet til at foretage en fejlsøgning, der kræver afmontering af faste dele af produktet, medmindre I har aftalt dette forud for fejlsøgningen. 3

4 Hvis leverandøren vurderer, at du selv kan afhjælpe fejlen, skal leverandøren instruere dig i, hvordan du gør dette. Dette vil ikke påvirke leverandørens forpligtelser i forhold til produktgarantien. Hvis leverandøren ikke kan afhjælpe fejlen over telefonen skal du have oplyst et identifikationsnummer, som du skal bruge ved senere henvendelser. Henvender du dig til kundesupporten pr. telefon, må der ikke forekomme unødig lang ventetid ved telefoniske henvendelser, og ventetiden må under ingen omstændigheder overstige 30. min. Hvis du fejlmelder via eller leverandørens hjemmeside, skal du senest næste arbejdsdag modtage en bekræftelse på din henvendelse med et identifikationsnummer. Du har krav på implementerings-, drifts- og statusmøder Implementeringsmøde Leverandøren kontakter dig i forbindelse med opstart af aftalen, så I kan aftale et tidspunkt for et implementeringsmøde for dig og jeres bestillingsenheder. I den forbindelse skal leverandøren tage højde for jeres tilslutningsdato. I kan dog aftale med leverandøren, hvis I ønsker et implementeringsmøde efter aftalen træder i kraft hos jer. Under implementeringsmødet udveksles relevante oplysninger fx kontaktpersoner, introduktion til leverandørens webshop, jeres krav til sikkerhedsgodkendelse af relevante medarbejdere/fragtfolk samt frekvens for efterfølgende drifts- og statusmøder. Drifts- og statusmøder Både du og leverandøren er forpligtet til at deltage i drifts- og statusmøder. Tidspunkter og frekvens for status- og driftsmøder mellem jer og leverandøren aftales indbyrdes. Formålet med møderne er primært at sikre, at I i fællesskab forsøger at løse de eventuelle udfordringer, der opleves i samarbejdet. SKI er til enhver tid berettiget til at deltage i status-/driftsmøder mellem kunden og leverandøren, såfremt kunden eller leverandøren anmoder SKI herom. Hvordan køber jeg ind På aftalen er det muligt at købe ind via eget e- handelssystem, via , leverandørens webshop dustin.dk eller telefon. Du kan eventuelt også købe ind via et bestillingsskema, som du selv har udarbejdet. Bestillinger skal afgives inden for leverandørens normale åbningstider. Det er som minimum fra kl på hverdage. Vær opmærksom på, at din kommune kan have truffet en beslutning om, at du skal købe ind på en bestemt måde. Det kan du afklare med din kommunes indkøbskontor. Oplysninger ved bestilling Ved bestilling skal du mindst oplyse om følgende: SKI rammeaftale Computere og it-tilbehør, delaftale 1 De produkter og/eller ydelser, der bestilles, herunder: o Produkternes/ydelsernes produkt- /ydelsesnumre o Antal/mængde/omfang af produkter/ydelser Leveringssted(er), adresse(r) og evt. modtager(e), jf. nedenfor Kundens navn (organisationen) og EAN.nr. og CVR.nr. eller P-nr. Bestillerens navn Kundens rekvisitionsnummer Kundens e-postkasse ( adresse) Derudover kan bestillingen indeholde oplysninger om: PSP-element til brug for kundens kontering af betalingen af fakturaen. At leverancen eller dele heraf skal emballeres og pakkes som en bulk-leverance, jf. bilag E, punkt 3.3, 2. tekstafsnit. Antallet af leverancer, såfremt kunden ønsker bestillingen leveret i flere leverancer, jf. bilag E, punkt 3.2, sidste tekstafsnit. Mobiltelefonnummer, hvis kunden ønsker opkald eller sms om præcis leveringstid, jf. bilag E, punkt 3.2.2, sidste tekstafsnit. Hvis ordren skal leveres til en anden adresse, skal du angive denne samt navnet på den relevante 4

5 modtager. Leverandøren vil skrive adressen og kontaktperson på ordrebekræftelse, følgesedlen og fakturaen. En bestilling kan indeholde én eller flere leverancer. Ordrebekræftelse Leverandøren skal sende en skriftlig ordrebekræftelse inden for tre (3) arbejdsdage fra modtagelse af ordre. Hvis din bestilling mangler oplysninger, så leverandøren ikke kan opfylde kravene til ordrebekræftelsen, skal leverandøren kontakte dig, så de kan opfylde kravene til både tid og indhold. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen som minimum angive: SKI rammeaftale Computere og it-tilbehør, delaftale 1 Leveringsdato Ordrenummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde ordrebekræftelsen med følgesedlen og fakturaen De bestilte produkter og/eller ydelser, herunder: o Produkternes/ydelsernes produkt- /ydelsesnumre, som er identisk med de(t) produkt-/ydelsesnumre, der fremgår af e-kataloget og eventuel webshop o Antal/mængde/omfang af produkter/ydelser o o Pris pr. produkt/ydelse Samlet pris for de bestilte produkter/ydelser Leveringssted(er), adresse(r) og evt. modtager(e) Kundens navn (organisationen) og EAN.nr. og CVR.nr. Bestillerens navn Kundens rekvisitionsnummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde ordrebekræftelsen med kundens bestilling Kundens e-postkasse Samt, i det omfang du/i har angivet oplysninger herom i bestillingen: PSP-element til brug for kundens kontering af betalingen af fakturaen. At leverancen eller dele heraf skal emballeres og pakkes som en bulk-leverance, jf. bilag E, punkt 3.3, 2. tekstafsnit. Antallet af leverancer, såfremt kunden ønsker bestillingen leveret i flere leverancer, jf. bilag E, punkt 3.2, sidste tekstafsnit. Mobiltelefonnummer, hvis kunden ønsker opkald eller sms om præcis leveringstid, jf. bilag E, punkt 3.2.2, sidste tekstafsnit. Hvis leverandøren på grund af forhold hos en underleverandør ikke kan angive en leveringsdato i ordrebekræftelsen inden for fristen på 3 arbejdsdage, skal leverandøren sende en supplerende ordrebekræftelse hurtigst muligt og senest inden for 10 arbejdsdage fra modtagelse af din ordre. Den supplerende ordrebekræftelse skal være en kopi af den oprindelige ordrebekræftelse med angivelse af leveringsdato. Hvis der sker ændring i leveringsfristen skal leverandøren informere dig om dette med det samme og senest med et varsel på mindst 3 arbejdsdage inden: Den oprindeligt angivne leveringsdato og tidspunkt i ordrebekræftelsen eller i den supplerende ordrebekræftelse. Den nye leveringsdato og -tidspunkt. Ændring i bestilling Du har ret til at ændre i din bestilling eller foretage afbestilling helt eller delvist inden kl. 16:00 den efterfølgende arbejdsdag efter modtagelse af ordrebekræftelse fra leverandøren. Leverandøren har ikke krav på ændrings- eller afbestillingsgebyr eller anden kompensation i anledning af ændringen eller afbestillingen. Levering af de bestilte produkter Leveringsfrist Leverandøren skal levere produkter inden for 25 arbejdsdage fra din bestilling, medmindre andet er aftalt. Hvis du skal have image og/eller tyverisikring på de bestilte computere, kan leveringsfristen udskydes med op til 10 arbejdsdage. Det skal fremgå af ordrebekræftelsen. 5

6 Leveringsfristen forudsætter, at produkterne er bestilt inden kl på en arbejdsdag. Bestilles produkterne på et senere tidspunkt, udskydes leveringen med yderligere en arbejdsdag. Hvis du ændrer i en bestilling, regnes leveringstiden fra ændringstidspunktet. Leveringstidspunkt Levering skal finde sted mellem kl og på en arbejdsdag, medmindre I har aftalt andet. Hvis du har oplyst dit telefonnummer i bestillingen, er leverandøren forpligtet til at ringe eller sende en SMS til dig forud for leveringstidspunktet med angivelse af et mere præcist leveringstidspunkt. Hvor bliver produkterne leveret Produkterne skal leveres på den eller de adresse(r) i Danmark, som du oplyste ved din bestilling. Hvis du har anvist en særlig lokation på leveringsstedet, skal ordren leveres der, herunder i kælderrum, på etageniveau mv. Din undersøgelsespligt Du skal ved modtagelse af leverancen undersøge: Om de bestilte produkter er der og i de rette mængder. Dette tjekkes ud fra den medfølgende følgeseddel. Om emballagen åbenlyst er beskadiget Følgeseddel Leveringen skal uden på forsendelsen ledsages af en følgeseddel. Følgesedlen skal være placeret, så den kan tilgås uden at bryde forsendelsens emballage og skal som minimum indeholde følgende: SKI rammeaftale Computere og it-tilbehør, delaftale 1 Kundens navn (organisationen) og EAN.nr. og CVR.nr. Bestillerens navn Kundens rekvisitionsnummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde følgesedlen med kundens bestilling Leveringssted(er), adresse(r) og evt. modtager(e) Ordrenummer, som sætter kunden i stand til at sammenholde følgesedlen med ordrebekræftelsen og fakturaen Leverancens indhold, herunder: o Produkternes/ydelsernes produkt- /ydelsesnumre, som er identisk med de(t) produkt-/ydelsesnumre, der fremgår for produkterne/ydelserne af e-kataloget og eventuel webshop o Mængde/omfang/antal af produkter og ydelser Produkternes serienumre må ikke fremgå af følgesedlens forreste side. Du har ikke pligt til at åbne emballagen og foretage en fysisk optælling og kontrollere, om hver enkelt kasse inden i forpakningen er åbenlyst beskadiget. Hvis du i din gennemgang konstaterer, at alle produkter ikke er med, og/eller at den leverede mængde er mindre, end det du har bestilt, eller emballagen er beskadiget, skal du lave en påtegning på kvitteringen for modtagelsen til transportøren. Herefter er du forpligtet til at til at sende en skriftlig meddelelse til leverandøren. Hvornår kan leverandøren opkræve et gebyr Leverandøren kan ikke opkræve leveringsgebyr. Omkostninger til levering, emballering og pakning mv. er inkluderet i priserne. Returemballage Hvis du bestiller ydelserne emballagehåndtering eller slutbrugerlevering, er leverandøren forpligtet til at tage emballagen retur i direkte forlængelse af leveringen. Hvis du har stillet krav om bulk-leverance, eller hvis ordren er leveret på EUR-paller, kan leverandøren bede om at afhente emballagen, efter 6

7 du har udpakket ordren. Dette sker uden omkostning for dig, også hvis der er eventuelle skader på emballagen. Oftest stillede spørgsmål I det følgende finder du svar på en række forhold, du kan blive i tvivl om, når du bruger aftalen. Hvordan ændrer jeg i min bestilling? Du har ret til at ændre i din bestilling eller foretage afbestilling helt eller delvist inden kl. 16:00 den efterfølgende arbejdsdag efter modtagelse af ordrebekræftelse fra leverandøren. Leverandøren har ikke krav på ændrings- eller afbestillingsgebyr eller anden kompensation i anledning af ændringen eller afbestillingen. Hvilke muligheder har jeg, hvis min leverance er forsinket? Hvis leverandøren ikke leverer et eller flere bestilte produkter/ydelser inden for leveringstiden, er der tale om forsinkelse, med mindre forsinkelsen skyldes dine forhold, fx at der ikke er adgang til aflæsningsstedet. Der er tale om forsinkelse, uanset om det er hele købet, der er forsinket, eller blot en del heraf (delvis forsinkelse). Ved forsinkelse skal leverandøren straks orientere dig skriftligt. Hvis du oplever forsinkelse, kan du ophæve købet med omgående virkning, hvis du skriftligt meddeler leverandøren dette inden for fem (5) arbejdsdage, efter forsinkelsen er indtruffet. Hvis du ikke gør brug af retten til omgående ophævelse af købet, ifalder leverandøren bod. Hvis leverandøren har fået maksimal bod, eller leveringen bliver forsinket i mere end 10 dage, kan du ophæve købet og foretage dækningskøb. Engangsbod produkter/ydelser: Boden i forbindelse med forsinkelse er en engangsbod på 5 pct. af prisen for de forsinkede produkter/ydelser og produkter/ydelser, som skal bruges sammen med og er afhængige af de forsinkede produkter/ydelser fx skærm og stationær computer. Engangsbod tilbehør: Der er ikke engangsbod på forsinkelse af strømforsyninger, mus og tastaturer samt tasker, medmindre de er indbyrdes afhængige fx skærm og stationær computer. Dagbod: Udover engangsboden ifalder leverandøren en dagbod på 0,5 pct. pr. arbejdsdag for de forsinkede produkter/ydelser, tilbehør og produkter/ydelser, som skal bruges sammen med og er afhængige af de forsinkede produkter/ydelser fx skærm og stationær computer. Hvis dagboden udgør mindre end DKK 500,-, er dagboden DKK 500,- Den samlede dagbod er 10 pct., og hvis den udgør mindre end DKK ,-, er den samlede dagbod DKK ,- Hvornår er der tale om en mangel i forbindelse med leverancen? Der er tale om en mangel, hvis produkterne ikke lever op til, hvad man kan forvente ud fra angivelser i kravspecifikationen, leverandørens eventuelle produktdatablade mv., eller hvis leverancen, herunder også kvaliteten, ikke er i overensstemmelse med god skik i branchen. Hvis du konstaterer en mangel og ønsker at gøre brug af misligholdelsesbeføjelserne, skal du skriftligt meddele leverandøren om det inden for rimelig tid efter levering. Misligholdelsesbeføjelserne giver mulighed for: Fastholdelse og bod du kan ved forsinkelse fastholde købet og opkræve bod. Ophævelse af købet. Hvorledes foretages dækningskøb? Hvis du ophæver et køb helt eller delvist, som kort beskrevet ovenfor, er du berettiget til at foretage dækningskøb. Du kan også foretage 7

8 dækningskøb, hvis SKI har suspenderet leverandørens ret og pligt til at sælge produkterne på rammeaftalen. Du kan kræve, at leverandøren betaler for eventuelle meromkostninger. Leverandørens betaling for meromkostninger er betinget af, at du kan dokumentere, at de produkter/ydelser, du har købt som dækningskøb, svarer til de produkter/ydelser, som leverandøren skulle have leveret. Du har 40 arbejdsdage til at sende dit skriftlige påkrav til leverandøren om betaling af meromkostninger i forbindelse med dækningskøbet. Din ret til betaling af meromkostninger bortfalder, hvis du overskrider ovenstående tidsfrist. Hvis leverandøren ikke betaler for meromkostningerne, inden for den fastsatte tidsfrist (ikke mindre end 30 dage) i din påkravsskrivelse, har du ret til at modregne skyldige beløb til leverandøren. Prisregulering Priserne kan reguleres fire gange om året efter ændringerne i den gennemsnitlige kvartalsvise kurs på amerikanske dollars i henhold til statistikken DNVALM: Valutakurser efter valuta, kurstype og opgørelsesmetode (månedsobservationer), Amerikanske dollar (Jan. 1979). Prisreguleringer skal altid godkendes af SKI. Aftalens løbetid Rammeaftalen har en varighed på 24 måneder med mulighed for at forlænge varigheden to gange i 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen kan maksimalt have en varighed på 48 måneder. Rammeaftalen forlænges uden varsel, såfremt leverandøren ikke modtager særskilt skriftlig meddelelse fra SKI om, at SKI ikke vil forlænge rammeaftalen. 8

9 Mere information Du kan finde mere information om aftalen på ski.dk. Her finder du blandt andet øvrige dokumenter, der kan hjælpe dig med at bruge aftalen. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til aftalen. Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon