Orientering om behandling af personoplysninger om ansøgere til stillinger i Musikkens Hus og Musikkens Spisehus

Transkript

1 Orientering om behandling af personoplysninger om ansøgere til stillinger i Musikkens Hus og Musikkens Spisehus 1. Indledning Fonden Musikkens Hus og Musikkens Spisehus ApS (herefter Musikkens Hus ) værner om dine personoplysninger, og vi er meget opmærksomme på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af de personoplysninger, vi modtager fra dig. I det følgende kan du læse vores politik for behandling af de personoplysninger, du afgiver, når du sender 1) en uopfordret ansøgning, 2) en opfordret ansøgning, eller 3) indgår i en rekrutteringsproces med henblik på at Musikkens Hus kan vurdere, om du er egnet til stillingen. I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Musikkens Hus som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til Musikkens Hus. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger: Fonden Musikkens Hus & Musikkens Spisehus ApS Musikkens Plads 1 DK 9000 Aalborg Tlf.: CVR: / job@musikkenshus.dk (uopfordrede ansøgninger) ansoegning@musikkensspisehus.dk (uopfordrede ansøgninger) ansoeg@musikkenshus.dk (opfordrede ansøgning) 2. Behandling af dine personoplysninger i rekrutteringsøjemed Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Musikkens Hus gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en ansøger ønsker slettet, og som Musikkens Hus ikke længere har noget grundlag for at behandle. Advokatfirma

2 Når du sender en ansøgning til Musikkens Hus og/eller indgår i en rekrutteringsforløb, forudsætter det, at du afgiver visse personoplysninger. Disse oplysninger indhentes for at kunne vurdere, om du er egnet til den pågældende stilling. Grundlaget for behandlingen er derfor at kunne gennemføre foranstaltninger, der træffes på din foranledning, forud for indgåelsen af en kontrakt. Vi opfordrer dig til, at du ikke sendes os flere personoplysninger, end hvad der er nødvendigt for, at vi kan vurdere, om du er egnet til at varetage det job, ansøgningen drejer sig om. Vi har eksempelvis ikke brug for at modtage dit cpr. nr. for at kunne foretage denne vurdering. Hvis du sender en ansøgning til et konkret jobopslag, behandler vi de personoplysninger, der modtages i ansøgningen og de tilknyttede bilag. Dette udgør typisk dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen samt dine personlige og faglige egenskaber. Når vi modtager en opfordrede ansøgning, sender vi dig en bekræftelsesmail, hvilket er din sikkerhed for, at vi har modtaget ansøgningen. Din ansøgning og de tilknyttede bilag vil blive behandlet og opbevaret under rekrutteringsforløbet, hvorefter de vil blive slettet, medmindre du samtykker i, at vi opbevarer dokumenterne/oplysningerne i længere tid. Et rekrutteringsforløb vil maksimalt vare 6 måneder. Hvis du modtager et afslag fra os, og vi efterfølgende ønsker at gemme din ansøgning og de tilknyttede bilag, indhenter vi et særskilt samtykke til at opbevare ansøgningen og bilag i yderligere 6 måneder. 2.1 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af uopfordrede jobansøgninger Hvis du sender en uopfordret ansøgning til os, behandler vi ligeledes de personoplysninger, som fremgår af ansøgningen og de tilknyttede bilag. Som ved de opfordrede ansøgninger vil dette typisk udgøre dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen samt dine personlige og faglige egenskaber. Vi sender dig altid en bekræftelsesmail, når vi har modtaget ansøgningen. Vi opbevarer altid uopfordrede ansøgningen med bilag i 6 måneder efter modtagelsen. Herefter vil dokumenterne/oplysningerne blive slettet, medmindre vi har indhentet et samtykke til en længere opbevaringsperiode fra dig. 2.

3 Hvis det er relevant, vil vi indkalde dig til en samtale for at drøfte dig ansøgning nærmere med dig. Alternativt vil du ved modtagelsen af ansøgningen blive oplyst om, at der ikke er nogle ledige stillinger pt., som matcher dine ønsker, men at vi vil vende tilbage inden for en periode på 6 måneder, hvis det bliver aktuelt. 2.2 Meddelelse om afslag til ansøgere Afslag på ansøgninger vil ske pr. mail, og du vel heri blive oplyst om baggrunden for afslaget. Såfremt Musikkens Hus ønsker at opbevare ansøgningen, selvom der er meddelt afslag, vil du blive bedt om at samtykke heri. 2.3 Caseopgave Hvis du indkaldes til en samtale vil vi i særlige tilfælde bede dig forholde dig til en specifik caseopgave. Dette sker med henblik på at vurdere din faglige kunnen i forhold til stillingsindholdet. Casen har alene et fagligt indhold, og der er således ikke tale om en egentlig personlighedstest. Besvarelsen af casen er derfor et supplement til dit CV. Casen anvendes alene, når den rekrutteringsansvarlige hos Musikkens Hus vurderer, at det er relevant i forhold til stillingen. Resultatet af testen vil blive slettet, når rekrutteringsforløbet er ovre, medmindre du efterfølgende opnår ansættelse hos os eller giver samtykke til længere opbevaring. 2.4 Referencer Referencer vil blive indhentet i det omfang, de findes nødvendigt i rekrutteringsprocessen og kun, hvis du har været til en jobsamtale hos Musikkens Hus til en funktionærstilling eller en timelønnet stilling med særligt betroede arbejdsopgaver. Du vil altid blive bedt om at samtykke i, at vi indhenter referencer hos tidligere arbejdsgivere, herunder oplysninger om tidligere stillingsindhold, håndtering af arbejdsopgaverog ansvar samt samarbejdsevner. Referencerne vil blive slettet sammen med ansøgningen efter endt rekrutteringsproces, medmindre du bliver ansat eller giver samtykke til, at de gemmes i yderligere 6 måneder. 2.5 Straffeoplysninger Straffeattest vil kun blive indhentet for ansøgere, som Musikkens Hus har ansat eller forventer at ansætte og kun i de situationer hvor vi vurderer, at det er sagligt og proportionelt i forhold til stillingens indhold. Dette gælder særligt i forhold til ansøgeren til stillinger, som medfører ansvar for bygningens sikkerhed og eventpersonale, som håndterer de artister, der er tilknyttede Musikkens Hus. Straffeattester indhentes altid efter samtykke fra dig. Der indhentes alene straffeattester, hvis du er blevet tilbudt en stilling hos Musikkens Hus. Hvis din ansættelse bliver annulleret som følge af forhold på straffeattesten, vil straffeattesten blive slettet igen. 2.6 Helbredsoplysninger 3.

4 I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for dig at oplyse helbredsoplysninger, der karakteriseres som en følsom personoplysning. Dette gælder, hvis du har en sygdom, som påvirker din arbejdsevne/funktionsdygtighed i forhold til den pågældende stilling. Disse oplysninger vil alene blive registreret, hvis der gives samtykke hertil, eller hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens 2, og du således er forpligtet til at oplyse dem til Musikkens Hus. Hvis du ikke opnår en ansættelse ved Musikkens Hus, vil helbredsoplysningerne blive slettet igen sammen med ansøgningen og bilagene hertil. 2.7 Efterfølgende ansættelse Alle afgivne personoplysninger fra rekrutteringsprocessen vil blive opbevaret under ansættelsesforholdet, hvis du efterfølgende ansættes hos Musikkens Hus. 3. Videregivelse af dine personoplysninger Musikkens Hus videregiver ikke de personoplysninger, du afgiver i din ansøgning og tilhørende bilag samt i forbindelse med en rekrutteringsproces, til tredjemand, medmindre vi har en retlig forpligtelse hertil. 4. Brug af databehandlere Dine personoplysninger anvendes alene af Musikkens Hus og til ovennævnte formål. De databehandlere, Musikkens Hus benytter, håndterer alene personoplysninger efter instruks fra Musikkens Hus og således også kun til de specifikke formål, Musikkens Hus har fastlagt. Databehandlerne er desuden underlagt en række sikkerhedskrav, og de personoplysninger, vi giver vores databehandlere adgang til, behandles derfor altid fortroligt. 5. Sikkerhed omkring dine personoplysninger Musikkens Hus behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen. Der tages back-up dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls. Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, herunder blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data. 6. Dine rettigheder Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger Musikkens Hus behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længde de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål 4.

5 hertil eller ønsker yderligere oplysninger elle rindsigt i vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Musikkens Hus. Du har desuden ret til at få udleveret dine personoplysninger på et læsbart medie samt ret til at få rettet ukorrekte eller vildledende personoplysninger, som er registreret om dig hos os. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, herunder anmode os om at begrænse behandlingen af eller slette dine personoplysninger. Hvis du har givet os dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, f.eks. ved at samtykke i, at vi opbevarer dem i en længere periode end 6 måneder, skal du være opmærksom på, at du altid kan tilbagekalde dit samtykke overfor os. Dette gør du ved at rette henvendelse på nedenstående mailadresse. Når vi modtager en anmodning om indsigt, udlevering, begrænsning, sletningen eller tilretning af dine personoplysninger, vil vi tage stilling til, om og i hvilket omfang anmodningen kan imødekommes. Vi vil herefter meddele dig vores svar på anmodningen hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, skal du sende en anmodning herom til Musikkens Hus. Du kan rette henvendelse til Musikkens Hus ved at skrive til denne adresse: data@musikkenshus.dk. Ud over ovenstående har du også altid mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger. 5.