Gribskov Kommune Økonomiudvalget (Dagsorden) :00 Lokale 505, Rådhuset

Transkript

1 Gribskov Kommune Økonomiudvalget (Dagsorden) :00 Lokale 505, Rådhuset

2 Mødeindhold Punkt Side Punkt 8: Godkendelse af dagsorden 1 Punkt 9: Valg af næstformand 2 Punkt 10: Budget ny styrelsesvedtægt 3 Punkt 11: Kommunal mellemfinansiering - Legeplads i Gilleleje 7 Punkt 12: Streaming af byrådsmøder 10 Punkt 14: Byrådsmedlemmernes adgang til dagsordner til udvalgsmøder 12 Punkt 15: Forretningsorden for Byrådet i Gribskov Kommune 13 Punkt 16: Mødeplan Punkt 17: Meddelelser 19 Punkt 18: Meddelelser til lukket dagsorden 20

3 Punkt 8: Godkendelse af dagsorden Godkendelse af dagsorden ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET 1. At godkende dagsorden Sagsfremstilling Forud for udvalgets møder udsendes en dagsorden med det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der skal optages på dagsorden. Lovgrundlag LBK nr. 2 af (Kommunestyrelsesloven) 8 BESLUTNING 1

4 Punkt 9: Valg af næstformand Valg af næstformand RESUME Sagen handler om valg af næstformand for Økonomiudvalget. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET 1. At vælge næstformand Sagsfremstilling Udvalgene vælger selv deres formand (Kommunestyrelsesloven 22). Dog er borgmesteren født formand for Økonomiudvalget (Kommunestyrelseslovens 18). Viceborgmesteren indtræder ikke i ethvert tilfælde af borgmesterens forfald i dennes sted som formand for økonomiudvalget. Indtræden finder først sted, når borgmesterens forfald har en sådan karakter, at viceborgmesteren indtræder i funktion som øverste daglig leder af administrationen. Økonomiudvalget kan vælge en næstformand for udvalget til at lede møderne i de tilfælde, hvor borgmesteren er fraværende, uden at viceborgmesteren er indtrådt i borgmesterens funktion. Lovgrundlag LBK nr. 2 af (Kommunestyrelsesloven) 18 og 22. ØKONOMI Vederlag til næstformand for Økonomiudvalget er på 4% af vederlaget til borgmesteren. BESLUTNING 2

5 Punkt 10: Budget ny styrelsesvedtægt Budget ny styrelsesvedtægt RESUME Administrationen forelægger i denne sag de bevillingsmæssige konsekvenser af den nye styrelsesvedtægt samt forslag til budgetomplaceringer af teknisk karakter med henblik på at understøtte gennemsigtig økonomstyring. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER, TIL ØKONOMIUDVALGET AT ANBEFALE BYRÅDET: 1. at beslutte bevillingsmæssige ændringer til budget jv. bilag 1 Sagsfremstilling Det nye Byråd, der er tiltrådt den 1. januar 2018, har besluttet en ændret udvalgsstruktur. Budgetterne skal derfor flyttes, så de afspejler den nye udvalgsstruktur jvf. styrelsesvetægten, der er besluttet den 19. januar Administrationen arbejder vedvarende med at skabe gennemsigtighed i økonomien. I den forbindelse foreslås budgetomplaceringer af teknisk karakter, der kan understøtte den løbende opfølgning på økonomien. I denne sag flyttes alle administrative lønsummer fra at ligge centralt på Økonomiudvalget til at ligge på de respektive fagudvalg. Herunder vises to tabeller med ændringerne i de tidligere og de nye udvalg. Når der efter nogle ændringer står "ingen budgetmæssige konsekvenser som følge af styrelsesvedtægten" eller "budgettet flyttes uændret", indebærer det, at det hidtidige budget fastholdes indenfor samme udvalg til samme formål. Ændringen skal med i den politiske behandling, fordi der i forbindelse med de nye udvalg er gennemført en ny nummerstruktur, og der skal ske en politisk godkendelse ved flytning af budgetter mellem rammer. Tabellen herunder viser, hvordan budgetterne placeres i den nye udvalgsstruktur: 3

6 Punkt 10: Budget ny styrelsesvedtægt Tabellen herunder viser hvordan budgtterne lå i den tidligere udvalgstruktur: 4

7 Punkt 10: Budget ny styrelsesvedtægt Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse, LBK nr. 318 af 28/03/2017 ØKONOMI Bevillingsstrukturen i Gribskov Kommune er følgende: Økonomiudvalg og Byråd godkender omplaceringer mellem fagudvalg og tillægsbevillinger Fagudvalg godkender omplaceringer mellem rammer indenfor eget udvalg Administrationen kan foretage ændringer mellem delrammer indenfor samme ramme under forudsætning af, at de politisk fastsatte rammebetingelser overholdes BESLUTNING 5

8 Bilag til Punkt 10: Budget ny styrelsesvedtægt Ændringer til vedtaget budget 6

9 Punkt 11: Kommunal mellemfinansiering - Legeplads i Gilleleje Kommunal mellemfinansiering - Legeplads i Gilleleje RESUME Sagen handler om mellemfinansiering (udlæg fra kommunens kassebeholdning indtil der udbetales endelig støtte fra Erhvervsstyrelsen) til konkret projekt under den integrerede LAG Halsnæs-Gribskov. Projektet handler om, at Gilleleje Travalje Forening opfører en legeplads på Gilleleje Havn. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET AT BESLUTTE: 1. at der ydes mellemfinansiering på kr. ved udlæg fra kassebeholdningen til projektet: Legeplads Gilleleje Havn Sagsfremstilling Byrådet har på møde den 22. maj 2017 besluttet, at Gribskov Kommune kan vælge at yde kommunal mellemfinansiering til projekter under det danske landdistriktsprogram (LAG og FLAG projekter). Byrådet har i den forbindelse bemyndiget Økonomiudvalget til at træffe beslutninger om mellemfinansiering med udgangspunkt i konkret ansøgning. Mellemfinansiering gives kun til projekter, der er fuldt finansieret, og godkendt af LAG Halsnæs-Gribskovs bestyrelse og Erhvervsstyrelsen med tilsagn om støtte. Baggrund for anmodning om mellemfinansiering Gilleleje Travalje Forening har efter indstilling fra LAG Halsnæs-Gribskov fået tilsagn om støtte fra Erhvervsstyrelsen til projektet Legeplads på Gilleleje Havn- se bilag. Tilsagnet er givet den 15. november Støttebeløbet lyder på kr. eller 48,97% af tilsagnsgrundlaget (anlægsbudget). Støttebeløbet kan dog først komme til udbetaling, når projektet er gennemført, og under hensyntagen til Erhvervsstyrelsens betingelser for udbetaling. Gilleleje Travalje Foerening har således i forbindelse med etableringen af legepladsen behov for likviditet, og har derfor ansøgt Gribskov Kommune om at yde mellemfinansiering af udgifter svarende til det af Erhvervsstyrelsen godkendte støttebeløb. Legepladsen skal opføres inden for projektperioden 1. november september Kort om lokale aktionsgrupper og og behovet for mellemfinansiering Den lokale aktionsgruppe LAG Halsnæs-Gribskov, der også integrerer en fiskeriaktionsgruppe (FLAG) er udsprunget fra Det Danske Landdistriktsprogram Landdistriktsprogrammet er en del af EU`s fælles landbrugspolitik. Det er et program, der løber over en periode på syv år. Det nuværende Landdistriktsprogram dækker perioden Programmet finansieres med 4,7 mia. kr. fra den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne (EU midler) og 2,0 mia. kr. fra den danske stat (nationale midler). Dette giver et samlet budget på 6,7 mia. kr. LAG Halsnæs-Gribskov blev som forening stiftet i efteråret 2014 med udpegede kommunale repræsentanter i bestyrelsen fra såvel Halsnæs som Gribskov Kommune. Gribskov Kommune blev først i 2014 udpeget som landdistriktskommune, og det er derfor første gang, at kommunen har mulighed for, at deltage i dannelsen af en lokal aktionsgruppe. Halsnæs Kommune var med i den tidligere programperiode I forbindelse med etableringen af de mange lokale aktionsgrupper rundt om i Danmark, og deres virke, er det blevet påpeget, at det for initiativtagerne (små virksomheder og frivillige), der ønsker at starte projekter, kan være svært at skaffe den fornødne likviditet, der skal til for at komme i gang, idet støttemidler fra Erhvervsministeriet først udbetales, når et projekts udgifter er afholdt. 7

10 Punkt 11: Kommunal mellemfinansiering - Legeplads i Gilleleje Administrationens anbefaling Administrationen anbefaler, at der kan ydes mellemfinansiering til konkrete udgifter til projekt "Legeplads Gilleleje Havn" med baggrund i projektets godkendelse af Erhvervsstyrelsen indenfor det angivne tilsagnsbeløb. Lovgrundlag Bekendtgørelse nr af om oprettelse og drift af lokale aktionsgrupper under hav- og fiskeriudviklingsprogrammet og under landdistriktsprogrammet for perioden Bekendtgørelse nr af om tilskud til projekter vedrørende job- og vækstskabende erhvervsudvikling samt forbedring af rammevilkårene i landdistrikterne. ØKONOMI Gribskov Kommune anmoder Erhvervsstyrelsen om transport af støttebeløb på kr. Mellemfinansiering ved udlæg fra Gribskov Kommune til Gilleleje Travalje Forening finansieres af kommunens kassebeholdning. Anmodning om udlæg kan forventes i løbet af 2018, og vil ikke umiddelbart have økonomiske konsekvenser for kommunen udover den manglende forentning af det mellemfinansierede beløb. I tilfælde at tab forelægges særskilt sag for byrådet, hvori der træffe beslutning om finansiering. BESLUTNING 8

11 Bilag til Punkt 11: Kommunal mellemfinansiering - Legeplads i Gilleleje ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn 9

12 Punkt 12: Streaming af byrådsmøder Streaming af byrådsmøder RESUME Økonomiudvalget behandler sagen for at indstille til BY, om videostreaming fra byrådsmøder skal indføres eller ej. Sagen behandles desuden på et lukket punkt, hvor der kan træffes beslutning om valg af leverandør. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET AT ANBEFALE BYRÅDET AT BESLUTTE: 1. om der skal indføres videostreaming fra byrådsmøder. Sagsfremstilling Byrådet behandlede et forslag om direkte tv fra byrådsmøderne. Et flertal besluttede dengang, at sagen skulle udskydes til byrådsperioden Der er blevet indhentet tilbud fra to nationale udbydere og desuden er de lokale medier Netavisen Gribskov, Frederiksborg Amts Avis samt Ugeposten inviteret til at byde på opgaven. De to sidstnævnte medier har ikke afleveret tilbud. Der er indhentet tilbud på opgaven i tråd med Gribskov Kommunes retningslinjer for indhentning af tilbud. Opgaven har ikke en størrelse, som kræver et udbud. Der er indkommet tilbud fra: Kommune-TV Qbrick Netavisen Gribskov To tilbud er fra større leverandører med mange kommuner som kunder, og et tilbud er lokalt. De indkomne tilbud er medtaget i et lukket dagsordenspunkt af hensyn til fortrolighed om udbydernes priser. Lovgrundlag LBK nr 769 af 09/06/2015 (Kommunestyrelsesloven) 10 stk. 1. Udbudsloven finder ikke anvendelse på udbud af opgaver af den størrelse, som behandles i dette dagsordenspunkt. ØKONOMI For nærmere detaljer om pris, se sagsfremstillingen på det lukkede punkt. Udgiften til etablering og drift finansieres i 2018 af reservepuljen under Økonomiudvalget. For 2019 og frem indarbejdes det i budgetaftalen for BESLUTNING 10

13 Punkt 12: Streaming af byrådsmøder 11

14 Punkt 14: Byrådsmedlemmernes adgang til dagsordner til udvalgsmøder Byrådsmedlemmernes adgang til dagsordner til udvalgsmøder RESUME Denne sag handler om, hvorvidt samtlige byrådsmedlemmer skal have adgang til at læse lukkede punkter i dagsordner og protokoller for alle udvalg. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET AT ANBEFALE BYRÅDET AT BESLUTTE 1. hvorvidt samtlige byrådsmedlemmer skal have elektronisk adgang til at læse lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg samt 17, stk. 4 udvalg Sagsfremstilling Denne sag kommer på dagsorden som følge af en drøftelse af byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår, som fandt sted på et byrådsseminar den 19. januar Flere byrådsmedlemmer udtrykte et ønske om, at samtlige byrådsmedlemmer skal have adgang til lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg. Hvad siger loven? Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets opfattelse (udtalelse af 1. februar 2012, sagsnummer ), er der ikke i kommunstyrelsesloven noget til hinder for, at kommunalbestyrelsen vedtager en ordning, hvorefter samtlige byrådsmedlemmer kan læse dagsordner og protokoller for et eller flere udvalg. Der kan blot ikke stilles krav herom fra det enkelte medlem, uden at der foreligger en vedtagelse herom i byrådet. Det anførte gælder med forbehold for, at andet i konkret tilfælde kan følge af lovgivningens regler om tavshedspligt. Elektronisk løsning Alle byrådsmedlemmer kan i dag via Prepare læse dagsordenspunkter, som behandles på åben dagsorden i Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg. Hvis Byrådet vedtager en ordning, hvorefter samtlige byrådsmedlemmer kan læse både åbne og lukkede punkter i dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg samt eventuelle 17, stk. 4 udvalg, vil det betyde, at alle byrådsmedlemmer vil via Prepare kunne læse alle dagsordner og protokoller for Økonomiudvalget, de øvrige stående udvalg og eventuelle 17, stk 4. udvalg Lovgrundlag LBK nr. 2 af (Kommunestyrelsesloven) 8, stk 6 og 8a samt 20, stk. 4, stk. 5 og stk. 6 ØKONOMI Så længe løsningen er en elektronisk løsning, er der ingen bevillingsmæssige konsekvenser for kommunen. BESLUTNING 12

15 Punkt 15: Forretningsorden for Byrådet i Gribskov Kommune Forretningsorden for Byrådet i Gribskov Kommune RESUME Byrådet vedtager selv sin forretningsorden. Byrådets gældende forretningsorden blev senest ændret ved behandling den 22. maj og 19. juni ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET AT ANBEFALE BYRÅDET 1. At sagen overgår til 2. behandling med henblik på vedtagelse af ændringer til forretningsorden som foreslået i udkast til forretningsorden Sagsfremstilling Byrådets forretningsorden Byrådets gældende forretningsorden blev endeligt vedtaget af Sammenlægningsudvalget den 27. november 2006 og trådte i kraft 1. januar Ændringer vedrørende spørgetid på byrådsmøderne er vedtaget på byrådsmøde 22. maj 2017 og 19. juni Den gældende forretningsorden er vedlagt denne dagsorden som bilag. Om beslutningskompetence i sagen Byrådet vedtager selv sin forretningsorden. Den normalforretningsorden, som Indenrigsministeriet har udsendt, er kun vejledende. Men for formen for byrådets forhandlinger og for tilvejebringelsen af dets beslutninger gælder i vidt omfang retsregler, der er bindende uden hensyn til, om byrådet har vedtaget dem i en forretningsorden, og uden hensyn til, om forretningsorden måtte indeholde modstridende bestemmelser. Det betyder, at Byrådets frihed er begrænset af kommunestyrelsesloven, forvaltningsloven samt retsgrundsætninger mv. De kommunale tilsynsmyndigheder fører tilsyn med, at der ikke i forretningsorden optages bestemmelser som strider mod lovgivningen. Ændring i og tillæg til forretningsorden skal behandles i to ordinære byrådsmøder. Om værdi af en forretningsorden Selv om den overvejende del af en forretningsorden består af regler, der under alle omstændigheder er bindende, kan eksistensen af en sådan forretningsorden have værdi. Den omstændighed, at reglerne bliver drøftet af Byrådet, og at de foreligger i skriftlig form, kan bidrage til, at visse konfliktsituationer kan undgås, og at opståede konfliktsituationer hurtigt kan løses. Byrådets forretningsorden versus normalforretningsorden Den gældende forretningsorden er i overensstemmelse med den vejledende normalforretningsorden på nær fire elementer: 1. Regler for spørgetid ( 1 stk. 7a h i den gældende forretningsorden) er ikke en del af normalforretningsorden. 2. Tidsfristen i 3 (anmodning om behandling af en sag) er 14 dage i den gældende forretningsorden og 8 dage i den vejledende normalforretningsorden. 3. 3, stk 3. gælder ikke længere som følge af ændring i lovgivning på området. 4. Der er en fejl i formuleringen i 11 stk. 4. Formuleringen Når sådan et forslag fremsættes efter at forhandlingerne om sagen ikke er begyndt, standses disse hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling bør lyde Når sådan et forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling. Administrationen anbefaler derfor 13

16 Punkt 15: Forretningsorden for Byrådet i Gribskov Kommune 1. At regler for spørgetid tages ud af forretningsorden og besluttes ved almindelig byrådsbeslutning. Ændringen vil betyde, at Byrådet vil kunne ændre reglerne ved en almindelig beslutning. 2. At Byrådet tager stilling til tidsfristen i 3, stk. 1. Skal sagen rejst efter en sådan anmodning behandles på førstkommende møde, som følger mindst 14 dage eller 8 dage efter at anmodningen er indgivet? 3. At 3 stk 3 ændres fra "Når en sag er optaget på dagsorden for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne eller er tilgængelige for medlemmerne i elektronisk form - være tilgængeligt for medlemmerne af Byrådet mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt" ændres i overensstemmelse med den gældende lovgivning til "En dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til byrådsmedlemmerne senest 4 hverdage inden byråsmøder". 4. At fejlen i formuleringen i 11 stk. 4 rettes, så ordet ikke fjernes relevant. Hvis Byrådet beslutter at ændre i forretningsorden, foreslår administrationen, at gennemskrivningen benyttes til at justere kommasætning, sprog mv. Hvis Byrådet ønsker at tilføje nye bestemmelser eller ændre nogle bestemmelser ud over det, administrationen foreslår ovenfor, skal administrationen undersøge lovligheden af de fremsatte forslag, inden sagen kan forelægges for 2. behandling for Byrådet. Udkast til en forretningsorden, hvor de ovenfor omtalte elementer er ændret, er vedlagt denne dagsorden som bilag. Lovgrundlag Kommunestyrelsesloven (LBK nr. 318 af ) 2 stk. 4. BESLUTNING 14

17 Bilag til Punkt 15: Forretningsorden for Byrådet i Gribskov Kommune Forretningsorden for Gribskov Kommunes Byråd (med ændringer vedtaget i 2017) Udkast til forretningsorden ændringer 15

18 Punkt 16: Mødeplan 2018 Mødeplan 2018 RESUME Sagen handler om tilrettelæggelse af udvalgsmøder i ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET 1. at godkende mødeplan for Økonomiudvalgets møder som foreslået i bilag 1 (Oplæg Mødekalender 2018) 2. at beslutte mødeforplejning for udvalgets møder 3. at anbefale Byrådet at godkende den samlede mødeplan under hensyntagen til fagudvalgs beslutninger. Sagsfremstilling Udvalgene udøver deres virksomhed i møder. Udvalgene beslutter for hvert år, når og hvor udvalgsmøder skal afholdes. Byrådet besluttede en foreløbig mødeplan for byråds- og udvalgsmøder i 2018 i september Den foreløbige mødeplan (korrigeret for ændringer i januar) er vedhæftet som bilag (Oplæg Mødekalender 2018). Mødeplan for udvalget Udvalget skal beslutte, når og hvor udvalgsmøder skal afholdes. Udvalget bedes træffe beslutningen med afsæt i den foreløbige mødeplan og under hensyntagen til afholdelse af møder i andre udvalg, herunder tidsfrister for udsendelse af dagsordner til møder i Økonomiudvalget og Byrådet. Et eksempel på, hvordan mødeplanen vil se ud, hvis udvalgene viderefører mødedage og mødetidspunkter fra januar er vedhæftet som bilag (Oplæg Mødekalender 2018 hvis løsningen for januar videreføres). Mødeforplejning Udvalget bedes tage stilling til mødeforplejning til udvalgsmøder. Forslag til forplejning i tabellen nedenunder: Møde afholdes indenfor tidsrammen Standardforslag morgenmad inklusive vand, kaffe, te frugt/grønt, vand, kaffe,te smørrebrød (2 stykker pr. person), vand, kaffe, te, chokolade, frugt kage, frugt, vand, kaffe, te smørrebrød ( 3 stykker pr. person), frugt, chokolade, vand, kaffe, te Samlet mødeplan Fagudvalgene træffer beslutninger om mødeplan for deres møder på udvalgsmøder i uge 4. Administrationen følger op på beslutningerne. Eventuelle opmærksomhedspunkter i forhold til den samlede mødeplan, forelægges for Økonomiudvalget på mødet. Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 318 af , stk. 1 og 20, stk. 1 BESLUTNING 16

19 Punkt 16: Mødeplan

20 Bilag til Punkt 16: Mødeplan 2018 Oplæg Mødekalender 2018 Oplæg Mødekalender 2018 hvis løsningen for januar videreføres 18

21 Punkt 17: Meddelelser Meddelelser Sagsfremstilling Hvis der er mødemeddelelser eller anden form for orientering bliver det behandlet under dette punkt. Fravær og stedfortræder: Bo Jul Nielsen (A) er fraværende (lovlig forfaldsgrund). Socialdemokratiets gruppe har bestemt, at Mikkel Andersen (A) indtræder i Økonomiudvalget og deltager i udvalgsmødet den 29. januar 2018 som stedfortræder for Bo Jul Nielsen. KSL 28, stk. 2. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET 1. At tage orienteringen til efterretning. BESLUTNING 19

22 Punkt 18: Meddelelser til lukket dagsorden Meddelelser til lukket dagsorden Sagsfremstilling Hvis der er meddelelser eller anden form for orientering, som indeholder fortrolige oplysninger, bliver de behandlet under dette punkt. ADMINISTRATIONEN INDSTILLER TIL ØKONOMIUDVALGET 1. At tage orienteringen til efterretning. BESLUTNING 20

23 Punkt 10, Bilag 1: Ændringer til vedtaget budget Ændringer til gældende budget Tal i kr. og i 2018-pl Ordinær drift Teknisk Udvalg Veje Grønne områder Vand Kollektiv trafik og kørsel Trafiksikkerhed Plan og Miljø Plan og Byg Beredskab Børneudvalget Unge Undersøgelse og socialfaglig indsats Læring og undervisning Sundhed og forebyggelse Stabs- og Støttefunktioner Social og Sundhed Myndighed Sundhed Social Virksomheder Erhverv og Beskæftigelse Overførsler Indsatser Myndighed Kultur og Idræt Kultur og Idræt udvalg Økonomiudvalget Pol.udv.og adm Puljer, ØU Løn Ejendomsudg. ØU Udvikling, By og Land Veje og trafik Kørsel Byg og Administration Beredskab Plan og GIS Miljø, Klima og Kyst Natur, Vand og Miljø Børn og Familier Unge Undersøgelse og socialfaglig indsats Læring og undervisning

24 Punkt 10, Bilag 1: Ændringer til vedtaget budget 536 Sundhed og forebyggelse Stabs- og Støttefunktioner Ældre og Omsorg Plejecentre Pleje og omsorg vedr. borgere i eget Mellemkommunal refusion og statsre Frivillige, råd og statslige puljer Forebyggelse og Sundhed Forebyggelse og sundhed Børn og voksne med særlige behov Myndighed, råd og frivillige Virksomheder Erhverv og Beskæftigelse Overførsler Flygtninge Indsatser Myndighed Forsørgelse og bolig Kultur, Idræt og Oplevelsesøkonomi Kultur, Idræts og oplevelsesøkonomi Økonomiudvalget Pol.udv.og adm Politiske udvalg og Adm Puljer, ØU Løn Ejendomsudg. ØU Ordinær anlæg Teknisk Udvalg Cykelsti budgetkonto Mole i Tisvilde Projektering af ny vej - Græsted/Gille Trafiksikring og trafikafvikling Kildeve Børneudvalget Idræt ved Gilleleje læringsområde Undervisning og læring Gilleleje Kultur og Idræt Bibliotek i Blistrup Idræt i Vejby Kulturhus i Helsinge Tilskud til legeplads i Gilleleje -Traval Økonomiudvalget Investeringsplan, bygninger og klimat Investeringsplan, Vejnettet Nationalpark Nordkystens fremtid Oktober 43 - Gilleleje Museum ØU Vækst, kyst og turisme Udvikling, By og Land Cykelsti budgetkonto Mole i Tisvilde

25 Punkt 10, Bilag 1: Ændringer til vedtaget budget 519 Projektering af ny vej - Græsted/Gille Trafiksikring og trafikafvikling Kildeve Miljø, Klima og Kyst Nordkystens fremtid Børn og Familier Undervisning og læring Gilleleje Kultur, Idræt og Oplevelsesøkonomi Bibliotek i Blistrup Idræt i Vejby Idræt ved Gilleleje læringsområde Kulturhus i Helsinge Tilskud til legeplads i Gilleleje -Traval Nationalpark Økonomiudvalget Investeringsplan, bygninger og klimat Investeringsplan, Vejnettet ØU Vækst, kyst og turisme Byudvikling Økonomiudvalget Byudvikling-drift Byudvikling-køb og salg Byudvikling-renter og afdrag Økonomiudvalget Byudvikling-drift Byudvikling-køb og salg Byudvikling-renter og afdrag Forsyning, anlæg Teknisk Udvalg Forsyning, anlæg Forsyning, drift Teknisk Udvalg Forsyning, drift Ressourcer og affald, drift Miljø, Klima og Kyst Ressourcer - Affald, drift Ressourcer og affald, anlæg Miljø, Klima og Kyst Ressourcer - Affald, anlæg Hovedtotal

26 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Gilleleje Travalje Forening C/O Michael Simonsen Kastanie Alle Gilleleje Erhvervsstyrelsen J. nr. MLGP-R Sagsbehandler: Henrik Mortensen CVR-/CPR-nr.: november 2017 Du får tilsagn om støtte til projektet: Legeplads Gilleleje Havn Erhvervsstyrelsen har besluttet at give tilsagn om tilskud til projektet, der er beskrevet i ansøgning af 17. august 2017 og er indstillet af LAG Halsnæs-Gribskov. Tilsagnet er på ,00 kr., og projektperioden er 1. november september 2018 under ordningen Forbedring af rammevilkårene i landdistrikterne. Tilsagnsbeløbet svarer til 48,97 %, af tilsagnsgrundlaget. Tilskudsprocenten er styrende for udbetalingen af tilskuddet og kan aldrig overstige tilsagnsbeløbet. Retsgrundlaget for tilsagnet er bekendtgørelse nr. 305 af 29. marts 2016 med tilhørende forskrifter. Vigtigt - Afgørende betingelser for udbetaling af tilskuddet Tilsagnet er dette brev, der indeholder oplysning om tilskud og vilkår i bilag 1. Det godkendte budget fremgår af bilag 2. Du skal overholde de betingelser, som fremgår af bekendtgørelse nr. 305 af 29. marts 2016 med tilhørende forskrifter, Vejledning til projekter og dette tilsagn. Nogle af betingelserne skal være opfyldt fra starten af projektperioden, mens andre betingelser først skal være opfyldt på tidspunktet for ansøgning om udbetaling af tilskud. Hvis du ikke overholder betingelserne, kan dit tilskud bortfalde helt eller delvist. Du bør løbende holde dig opdateret via hjemmesiden Projektet skal gennemføres inden for projektperioden anført ovenfor. Du kan kun få tilskud til godkendte udgifter, som er faktureret i projektperioden og betalt inden rettidig indsendelse af anmodning om slutudbetaling. For at få udbetalt tilskuddet skal anmodning om udbetaling med dokumentation og en projektrapport sendes senest 2 måneder efter projektperiodens udløb til din lokale LAGbestyrelse via systemet Promis. I modsat fald bortfalder tilsagnet. Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

27 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 2 af 8 Klagevejledning Hvis du som tilsagnshaver ikke gør indsigelse, har du accepteret hele tilsagnet og alle vilkårene. Hvis du har indsigelser mod tilsagnet, skal du sende dem til Erhvervsstyrelsen på lagtilskud@erst.dk senest fire uger, fra du har modtaget dette tilsagnsbrev. Denne afgørelse er endelig og kan ikke påklages for anden administrativ myndighed. Dette fremgår af bekendtgørelse nr af 22. december 2015, 2, stk. 1. Der kan på ulovbestemt grundlag klages over fejl ved sagsbehandlingen til Erhvervsministeriets departement. Klagen sendes til Erhvervsstyrelsen på lagtilskud@erst.dk. Med venlig hilsen Erhvervsstyrelsen Kopi til LAG Halsnæs-Gribskov Bilag Bilag 1: Vilkår for at få tilsagn om tilskud og for udbetaling af tilskud Bilag 2: Godkendt budget over tilskudsberettigede omkostninger Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

28 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 3 af 8 BILAG 1 VILKÅR FOR AT FÅ TILSAGN OM TILSKUD OG FOR UDBETA- LING AF TILSKUD Dette bilag er inddelt i fem afsnit: 1. Betingelser for at få tilskud - særlige vilkår for dette projekt 2. Dine pligter når du har fået tilsagn om tilskud 3. Dine pligter hvis du ønsker at ændre projektet 4. Dine pligter når du ansøger om udbetaling 5. Dine pligter efter projektet er slut. 1. Betingelser for at få tilskud særlige vilkår for dette projekt 1.1. Mellemfinansiering ved tredjepart Du har oplyst, at du i forbindelse med projektet benytter dig af mellemfinansiering. Der stilles derfor særlige krav til dokumentationen for betaling af de pågældende fakturaer. Erhvervsstyrelsen har fastsat en procedure, som skal følges, når en tredjepart mellemfinansierer projektet. Alle fakturaer i projektet skal altid være udstedt til tilsagnshaver, uanset aftaler om mellemfinansiering. Du kan læse mere om proceduren i Vejledning til projekter Offentlig medfinansiering Du har oplyst, at du modtager tilskud fra andre offentlige myndigheder, eller at du har ansøgt om tilskud fra andre offentlige myndigheder. Du skal senest sammen med udbetalingsanmodningen kunne dokumentere medfinansiering i form af en kopi af tilsagnet fra den medfinansierende Fond/ Kommune/Region samt en kopi af bankkontoudtog Leje af lokaler og jord Du har oplyst, at du gennemfører projektet på jord via en brugsaftale med råderet. Du skal derfor sende en lejekontrakt senest på udbetalingstidspunktet, som er gældende for opretholdelsesperioden. OK er modtaget Offentlige tilladelser Hvis det er nødvendigt for projektet, at der foreligger en tilladelse eller godkendelse fra en anden offentlig myndighed bestående i en byggetilladelse, miljøgodkendelse, fødevaregodkendelse eller anden tilladelse/godkendelse, skal vi senest på udbetalingstidspunktet have en kopi Brug af dine oplysninger Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

29 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 4 af 8 De oplysninger, du har givet i ansøgningsmaterialet bruger Erhvervsstyrelsen til sagsbehandling, administration, udbetaling af tilskud og kontrol. Oplysningerne bliver behandlet efter reglerne i lov om behandling af personoplysninger. Vi eller andre kan også bruge oplysningerne til statistik, forskning, planlægning og evaluering. Endelig giver vi oplysningerne videre til SKAT, EU- Kommissionen og revisionsorganer Tilsagnet kan bortfalde helt eller delvist hvis: Betingelserne for tilskud ikke er opfyldte Du giver urigtige eller vildledende oplysninger Har fortiet oplysninger, som har betydning for om du kan få tilskud Væsentlige dele af projektet ikke bliver gennemført Ikke opfylder dine pligter i forhold til kontrol Du ikke overholder din underretningspligt efter bekendtgørelsens 24 Hvis der ikke skiltes korrekt, vil Erhvervsstyrelsen foretage en vurdering af, om der skal sanktioneres på baggrund heraf. Erhvervsstyrelsen kan give dig et påbud om at rette op på manglerne, hvis det er muligt. Hvis der er tale om ubetydelige fejl, sanktioneres med 0 %, mens alle andre fejl sanktioneres med 1 % af tilskudsbeløbet, dog max kr. Ved manglende overholdelse af tilbudslovens regler kan der sanktioneres med reduktion på 100 % af den pågældende udgift, hvis der kun er dokumentation for indhentelse af et tilbud. Ved tilsidesættelse af tilbudslovens 12, stk. 5 sanktioneres med op til 25 % af tilskudsbeløbet. Hvis du anmoder om udbetaling til udgifter, der ikke er tilskudsberettigede, og det anmodede beløb overstiger det beløb, du er berettiget til, med 10 pct. eller mere, vil dit tilskudsbeløb blive nedsat. Nedsættelsen udgør forskellen mellem det beløb, ansøgeren anmoder om, og det beløb, ansøgeren er berettiget til. Dette kaldes 10 pct. - reglen Tilsagnshavers pligter 2.1. Det er dig, der som tilsagnshaver, skal gennemføre projektet Alle fakturaer skal udstedes til dig som tilsagnshaver Projektet skal gennemføres inden for den projektperiode, som står i tilsagnet i overensstemmelse med den godkendte projektbeskrivelse og det godkendte budget Du kan kun få tilskud til godkendte udgifter, som er faktureret i projektperioden og betalt inden rettidig indsendelse af anmodning om slutudbetaling. 1 Artikel 63, stk. 1. litra b i Kommissionens forordning 809/2014 Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

30 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 5 af Du skal overholde betingelserne i bekendtgørelsen med tilhørende forskrifter, Vejledning til projekter samt betingelserne i dette tilsagn Alle projektrelaterede udgifter og indtægter skal enten bogføres med en særlig kode i tilsagnshavers regnskabssystem eller på særskilte konti i et separat regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner vedrørende projektet. Alle fakturaer skal kunne genfindes entydigt på denne konto. 3. Regler, hvis du ønsker at ændre projektet 3.1. Hvis du ønsker at ændre projektet eller projektperioden skal der indsendes en ansøgning til den lokale LAG-bestyrelse via LAG-koordinator. LAGbestyrelsen vurderer, om de kan godkende ændringen helt eller delvist. Herefter sender LAG-koordinator ansøgningen om ændringen videre til Erhvervsstyrelsen til endelig afgørelse. Ændringerne i projektet må ikke igangsættes, før de er endelig godkendt. Den fastsatte procentsats i tilsagnet er som udgangspunkt gældende ved reduktion af projektets tilskudsberettigede udgifter, og vil være gældende ved udbetaling, med mindre du har anmodet LAG-bestyrelsen om fastholdelse af det bevilgede beløb. Erhvervsstyrelsens afgørelse vedrørende størrelse af tilskud og evt. ny tilskudsprocent vil være grundlaget for slutudbetalingen Hvis projektperioden ønskes forlænget, skal du søge om godkendelse til at forlænge perioden som i 3.1. Dette skal ske senest en måned, inden projektperioden udløber. Anmodningen sendes til den lokale LAG-bestyrelse. Efter behandling sender LAG-koordinator anmodningen videre til Erhvervsstyrelsen med LAG-bestyrelsens indstilling til endelig godkendelse Hvis du ønsker at ændre i det samlede budget, fx som følge af tilføjelse af en ny omkostningsart eller ændring i fordelingen mellem to eller flere omkostningsarter, og ændringen udgør mere end 10 %, skal ansøgning sendes til din lokale LAG-bestyrelse via LAG-koordinator. Hvis budgetændringen bliver godkendt af LAG-bestyrelsen, sender LAG-koordinator ansøgningen om budgetændringen til Erhvervsstyrelsen. Ved ændringer under 10 % er det ikke nødvendigt at søge om godkendelse, med mindre tilsagnshaver ønsker at bevare det bevilgede beløb og derved forhøje % satsen på tilsagnet. Hvis du forhøjer timesatsen for projektansættelser, konsulenter etc., skal tilsagnshaver ansøge om en budgetændring, selvom forskellen er mindre end 10 %. Det samme gælder en forhøjelse af budgetposten frivilligt arbejde Hvis du som tilsagnshaver vil overdrage projektet til en anden, som skal indtræde i rettigheder og pligter i forhold til projektet, skal du forinden søge om overdragelse af projektet. Det er en betingelse, at den nye tilsagnshaver opfylder vilkårene for tilsagn og derfor selvstændigt vil kunne få tilsagn efter ord- Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

31 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 6 af 8 ningen. Skema til overdragelse findes på og skal sendes via LAGen. 4. Vilkår for udbetaling 4.1. Du skal, senest 2 måneder efter projektets afslutningsdato, sende ansøgningen om slutudbetaling og slutrapport for projektet til den lokale aktionsgruppe, der herefter vil sende den til Erhvervsstyrelsen til endelig godkendelse. Hvis ansøgningen ikke er modtaget hos den lokale aktionsgruppe inden for fristen, bortfalder tilsagnet Slutrapporten skal indeholde en redegørelse for de aktiviteter, der er gennemført i forbindelse med projektet, og for projektets beregnede effekt Udbetaling af tilskud sker på baggrund af din opgørelse over tilskudsberettigede projektudgifter, som du har afholdt og betalt inden for projektperioden, eller senest inden rettidig anmodning om slutudbetaling. En udgift er afholdt, når der bliver udstedt en faktura. Fakturaens dato skal derfor ligge inden for projektperioden Hvis der er indtægter, f.eks. entreindtægter ved en begivenhed i forbindelse med projektet, skal disse indtægter fratrækkes de tilskudsberettigede udgifter i ansøgningen om udbetaling. Hvis udgifterne ikke er fratrukket, vil vi gøre det, og der vil kunne blive tale om en sanktion efter ti procent reglen Ved ansøgning om udbetaling af tilskud skal du anvende Promis, som der er adgang til via hjemmesiden Betalingsbilag, f.eks. fakturaer, kasseboner og rejsebilletter skal scannes og sendes samtidig med ansøgningen om udbetaling. Der skal også indsendes dokumentation for betaling i form af et kontoudtog udstedt af bank / pengeinstitut eller oplysninger fra netbank. Det er vigtigt, at betalingsdokumentationen indeholder nogle specifikke oplysninger om, hvem der har modtaget betalingen, da den skal vise, at betaling er sket til rette modtager Hvis beløbene i budgettet er inkl. moms, og tilsagnshaver er momsregistreret, kan der kun gives tilskud til moms for aktiviteter eller udgifter, som er delvist fritaget for moms. For at få tilskud til moms, skal det dokumenteres, at tilsagnshaver betaler momsen, og at den ikke er fradragsberettiget. Derfor skal tilsagnshaver have et såkaldt Bindende svar fra SKAT, som skal være gyldigt i 5 år. Det bindende svar skal sendes sammen med ansøgning om udbetaling. Det er vigtigt, at ansøgningen til SKAT er konkret i forhold til en bestemt aktivitet eller udgiftstype. Hvis vi ikke får det bindende svar, trækker vi momsen ud af budgettet. Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

32 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 7 af 8 5. Tilsagnshavers pligter efter projektperiodens udløb 5.1. Du skal beholde de produktive investeringer, som der er givet tilskud til, i en periode på mindst fem år. Perioden regnes fra den dato, hvor sidste udbetaling er modtaget af tilsagnshaver Du skal opbevare kopi af ansøgningsmateriale og originale bilag såsom tilsagn, eventuelle ændringer, udbetalingsmateriale, udgiftsbilag vedrørende de tilskudsberettigede udgifter og alle tilbud, også tilbud der ikke blev benyttet. Materialet skal være tilgængeligt i mindst fem og et halvt år regnet fra datoen for den sidste udbetaling af tilskud Hvis projektet bliver kontrolleret, skal kontrollørerne sikres adgang til projektområdet, og tilsagnshaver skal i øvrigt bidrage positivt til, at kontrollen kan udføres Ved de minimis-støtte skal du i 10 skatteår opbevare alt materiale, som dokumenterer, at alle betingelser for tilskud er opfyldt. De 10 år regnes fra det tidspunkt, hvor du fik tilsagn om tilskuddet. Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

33 Punkt 11, Bilag 1: ØU Erhvervsstyrelsen tilsagn Legeplads Gilleleje Havn Side 8 af 8 BILAG 2 GODKENDT BUDGET Erhvervsstyrelsen, har godkendt følgende budget over de tilskudsberettigede udgifter til projektet: j.nr. MLGP-R , Legeplads Gilleleje Havn. Tilskuddet består af 100 % midler fra EU. Omkostningsart Tekst Ansøgt Tilsagnsgrundlag Tilskuds % Tilsagn Anlægsarbejde Legeplads på havneområdet , ,00 48, ,00 I alt inkl. moms , ,00 48,97% ,00 Du skal kunne dokumentere denne fordeling af omkostningsarter, når projektet er afsluttet. Ønsker du at disponere anderledes med hensyn til fordelingen af tilsagnsbeløbet på omkostningsarterne med mere end 10 %, skal den lokale aktionsgruppe og Erhvervsstyrelsen godkende dette, inden udgiften afholdes. Alle ændringer på omkostningsarter, der vedrører frivillige, projektansatte og konsulenter skal godkendes af den lokale aktionsgruppe og Erhvervsstyrelsen. Slotsgade 1, 2. sal 4800 Nykøbing F. T lagtilskud@erst.dk

34 Punkt 15, Bilag 1: Forretningsorden for Gribskov Kommunes Byråd (med ændringer vedtaget i 2017) Forretningsorden for Gribskov Kommunes Byråd trådt i kraft 1. januar 2007 med senere ændringer Indholdsfortegnelse Byrådets møder Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse Udvalg Medlemmernes deltagelse i forhandlinger af afstemning Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag Flertalsvalg Forholdstalsvalg Beslutningsprotokol m.v. Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse Ikrafttræden og ændringer i forretningsorden Byrådets møder 1. Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. 10 i lovbekendtgørelse nr. 968, af 2. december 2003 om kommunernes styrelse (i det følgende kaldet kommunestyrelsesloven). Stk. 2. Følgende sager skal - medmindre Byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse - behandles for lukkede døre: Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. Sager om køb og salg af fast ejendom. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Byrådet eller borgmesteren, jf. kommunestyrelseslovens 10. Stk. 4. Enhver har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter. Stk. 5. Udover de i stk. 1 omtalte offentlige møder, kan Byrådet afholde temamøder uden Side 1

35 Punkt 15, Bilag 1: Forretningsorden for Gribskov Kommunes Byråd (med ændringer vedtaget i 2017) adgang for offentligheden. Temamøder er alene af informerende karakter, og der kan ikke træffes beslutninger på sådanne møder. Stk. 6, a. Byrådet eller et af Byrådet nedsat stående udvalg kan afholde særlige offentlige informationsmøder, hvor der kan gives offentligheden lejlighed til at stille spørgsmål og til at have dialog med Byrådet/udvalget. b. Byrådet/udvalgene fastsætter indholdet af et møde og fastsætter endvidere form og rammer for afvikling af et offentlig informationsmøde. c. Informationsmøde ledes af borgmester eller af en udvalgsformand for et stående udvalg, eller af en af disse personer udpeget mødeleder. d. Informationsmøderne annonceres med emne/tema, tid og sted i den lokale presse, og de for emneområdet kendte interessentorganisationer informeres direkte. Stk. 7, a. Forud for behandlingen af første punkt på dagsordenen for hvert ordinært offentligt møde i Byrådet afsættes en spørgetid af maksimalt 60 minutters længde. b. Spørgetiden ledes af borgmesteren, hvem det også tilkommer at afgøre tvivl i forbindelse med spørgetiden. Er et medlem af Byrådet utilfreds med borgmesterens afgørelse af tvivl, kan dette medlem efter dagsordenens afslutning forlange, at omhandlede tvivlsspørgsmål optages til endelig afgørelse i førstkommende møde i Byrådet. Indtil Byrådets endelige afgørelse af tvivl foreligger, er borgmesterens tolkning gældende. c. Spørgsmål kan stilles af enhver borger, grundejer eller erhvervsdrivende i Gribskov Kommune. Spørgsmål kan stilles enten skriftligt eller mundtligt og kan stiles til Byrådet. Skriftlige spørgsmål skal være indsendt 8 dage før et byrådsmøde. Stilles spørgsmålet til Byrådet afgør borgmesteren, hvem der skal besvare spørgsmålet. Normalt besvares spørgsmålet dog af udvalgsformænd. d. Mundtlige spørgsmål skal være korte og skal kunne fremsættes på ét minut og besvares på to minutter. Herudover kan gives til kort replik og duplik samt korte supplerende udtalelser fra medlemmer af Byrådet. Hver spørger kan maximum stille 3 spørgsmål. e. Spørgsmål skal have relation til kommunens forhold og bør være af almen interesse for kommunens borgere. Spørgsmålet må ikke have relation til sager, der er optaget på dagsordenen for det pågældende byrådsmødet. Spørgsmål, der kan besvares af den kommunale administration, henvises hertil. f. Spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares, henvises til besvarelse i næste byrådsmøde. g. Spørgsmål, der rummer sigtelser eller angreb, afvises. h. Spørgetiden suspenderes i en periode af tre måneder før et byråds fratræden efter et valg og én måned efter et byråds tiltræden efter et valg 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde meddeler medlemmet dette til borgmesteren inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende. Side 2

36 Punkt 15, Bilag 1: Forretningsorden for Gribskov Kommunes Byråd (med ændringer vedtaget i 2017) Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse 3. Et medlem kan skriftligt anmode borgmesteren om behandling af en sag. Borgmesteren vurderer hvorvidt sagen bør behandles i et af de i styrelsesvedtægten nedsatte stående udvalg og/eller økonomiudvalg forinden sagen behandles i Byrådet. Er en sag rejst efter en sådan anmodning behandles sagen på førstkommende møde i det pågældende udvalg som følger mindst 14 dage efter at anmodningen er indgivet. Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af Byrådets medlemmer en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne eller er tilgængelige for medlemmerne i elektronisk form - være tilgængeligt for medlemmerne af Byrådet mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Stk. 4. Ekstraordinære møder afholdes når borgmesteren finder det fornødent eller mindst 1/3 del af medlemmerne forlanger det. Borgmesteren fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse, og møderne bekendtgøres så vidt muligt forud for møderne for kommunens borgere. Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse 4. Byrådet er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede. Stk. 2. Borgmesteren og i hans forfald næstformanden leder Byrådets møder. Han træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, om hvilke der skal stemmes. Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren. Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Byrådet efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde. Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted. Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af Byrådet. 5. Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Byrådet afgør dog, i hvilken Side 3