Versionsbrev. LUDUS Web version Den 10. december J.nr V

Transkript

1 Versionsbrev LUDUS Web version Den 10. december 2014 J.nr V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , sc-ludus@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Opdatering Nyinstallation Ændringer og rettelser Generelt... 7 Skriveform ved skriftlig eksamen... 7 Nyimplementeret Kalender... 7 Menupunktet Beskeder er fjernet... 7 Supplerende dokumenter til censor Lærere... 8 Individuel frist ved skriftlige opgaver Administration... 8 Kørslen Hent alle UNI-logins... 8 Eksamensplanlægning... 8 Omkostningstal for kursist med eksamen på flere afdelinger... 9 Flerfaglig eksamensplanlægning... 9 Skriveformer ved skriftlig eksamen... 9 Optagelse.dk... 9 Tidsregistrering System Nyt faneblad og funktion Øvrige rettelser Flere lokaler i lokaleskemaet Vejlederunderskrifter på blanketter for flerfaglige prøver Åbne tidsregistreringer Til SU-medarbejdere Enkeltfag GSK Genudvikling til danskuddannelsen Ansøgninger (DU) Forløbskontrol (DU) Indskriv kursist/du-ansøgning (DU) Indskriv kursist/du-henvisning (DU) Intro-dansk ansøgninger (DU) Kursist (DU) Kørsler Statistik (DU) Den 10. december 2014 Side 2 af 18

3 Webhold Kommuneadgang Den 10. december 2014 Side 3 af 18

4 1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside, jf. vejledningen i afsnit 2 på næste side. Adressen er: csc.com/ludus, hvor du under Mere information ved højre kant vælger LUDUS Web. Den 10. december 2014 Side 4 af 18

5 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, som ligger i vejledningsmappen på vores hjemmeside csc.com/ludus, og følg anvisningerne nedenfor. 2.1 Opdatering 1. Java skal på serveren være en opdateret version 7, ikke 8 (vælg 32-bit-version eller 64-bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Bemærk minimumskravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der mindst 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bitversionen er mindst 1 GB. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Ved afslutningen af opdateringen åbnes et konfigurationsvindue. a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Normalt godkendes bare. f. Her er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede SSL-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst kan du ændre adgangskoden til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 10. december 2014 Side 5 af 18

6 2.2 Nyinstallation 1. Java skal på serveren være en opdateret version 7, ikke 8 (vælg 32-bit-version eller 64-bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk minimumskravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bitversionen kræves der mindst 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bit-versionen er mindst 1 GB. 3. Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. 4. Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Godkend de foreslåede værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Kun i særlige tilfælde (store databaser) kan der være grund til at ændre. Kontakt eventuelt CSC i tvivlstilfælde. f. Her er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det SSLcertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt SSL-certifikat. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst kan du ændre adgangskoden til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 10. december 2014 Side 6 af 18

7 3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Skriveform ved skriftlig eksamen Der er implementeret et nyt faneblad Eksamenstilmeldinger i menupunktet Kursistinfo. Her vises den enkelte kursists tilmeldinger til eksamener. Hvis der er valgt (eller ønsket) skriveform, vises også dette. Kursisternes ønsker til skriveform kan indhentes via gøremål se punkt 3.3 nedenfor og onlinehjælpen til menupunktet Gøremål. Nyimplementeret Kalender Menupunktet Kalender er flyttet fra de gamle grønne omgivelser til det nye udseende. I den forbindelse er der foretaget enkelte ændringer: o Årsplanen er ændret til en semesterplan. o Fanebladene er ikke længere koblede. o På dagsvisningen er der tilføjet en kolonne, der viser beskrivelsen af den enkelte begivenhed. Beskrivelsen af begivenhedsrækken står stadig sammen med begivenhedsrækkens navn. Menupunktet Beskeder er fjernet Menupunktet Beskeder er fjernet. I stedet skal man benytte menupunktet Postkasse, som indeholder samme funktionalitet, men med flere muligheder. Supplerende dokumenter til censor Når censor tilgår LUDUS Web via censorindgangen, giver LUDUS Web adgang til alle relevante oplysninger. Eventuelle supplerende dokumenter tilføjet under Moduler >> Undervisningsbeskrivelse >> Tilføj supplement har dog manglet. Disse dokumenter kan fx være en- Den 10. december 2014 Side 7 af 18

8 keltkursisters afvigende undervisningsbeskrivelser, eller undervisningsbeskrivelser fra lavere niveauer, der skal indgå i eksaminationen på dette modul. Fejlen er rettet, så disse dokumenter igen kan stilles til rådighed for censor via denne kanal. 3.2 Lærere Individuel frist ved skriftlige opgaver I menupunktet Opgaver er der tilføjet mulighed for at tildele individuelle afleveringsfrister også via modulfanebladene. Fristen kan bl.a. tildeles ved at klikke på opgavens statusikon i kursistoversigten. 3.3 Administration Kørslen Hent alle UNI-logins Kørslen Hent alle UNI-Logins er ændret, så den også henter UNI-Logins for kursister med erstatningspersonnummer. Eksamensplanlægning Der er foretaget følgende justeringer i menupunktet Eksamensplanlægning: o Under funktionen Kædning er det blevet muligt manuelt at angive antal eksaminationer pr. dag på det enkelte eksamensmodul. Det gælder også for eksamensmoduler, som indgår i en kæde med flere eksamensmoduler. o Lærerfriholdelser bliver vist på Kontrol 12 - Friholdelse af eksaminatorer, selv om der i LUDUS ikke er angivet afdeling i rammen Ansættelse på fanebladet Detaljer i lærervinduet. o I funktionen Vis konflikter er sorteringen af konflikter ændret, således at konflikter på 1000 points vises som de første inden for hver gruppering af konflikter. o Funktionen Tildeling af lokaler er ændret, så den også er anvendelig for skoler med flere afdelinger. Den 10. december 2014 Side 8 af 18

9 Fremgangsmåden er beskrevet i vejledningen Tips & Tricks nr. 99: Tildeling af lokaler til flerfaglige prøver og eksamensmoduler, som kan findes på kundenettet. Der er direkte link til denne vejledning fra onlinehjælpen. Omkostningstal for kursist med eksamen på flere afdelinger Der er foretaget en rettelse på fanebladet Kursistplan i menupunktet Eksamensplansoversigter. Hvis der er sammenfald mellem en eksamen (eller ekstern forberedelse) på den viste afdeling og en eksamen (eller ekstern forberedelse) på en anden afdeling, farves feltet rødt, og der beregnes et omkostningstal på Flerfaglig eksamensplanlægning Første gang funktionen for planlægningen af tider for de flerfaglige prøver blev valgt i menupunktet Flerfaglig eks.planlægning, kunne der opstå en fejl. Fejlen er rettet. Skriveformer ved skriftlig eksamen Der er åbnet mulighed for at håndtere valg af skriveformer ved skriftlige eksamener: Skolens PC, Egen PC, Blyant og Medbringer egen IT-rygsæk. Skolen kan sende et ansøgningsskema i form af et gøremål til kursister med fremtidige eksamener. De returnerede ønsker kan eksporteres til regneark, og skolen kan tildele skriveform som led i behandlingen af gøremålet. Læs nærmere i onlinehjælpen til menupunktet Gøremål. Optagelse.dk Der er implementeret en ny kørsel Importér ansøgninger fra Optagelse.dk. i menupunktet Kørsler. Kørslen er kun relevant for fuldtidsuddannelserne. Den skal afvikles som en strakskørsel og vil være tilgængelig pr. 1. februar Efter at kørslen er afviklet, håndteres ansøgninger fortsat i LUDUS. Den 10. december 2014 Side 9 af 18

10 Tidsregistrering Der er implementeret en række udvidelser til tilkøbsfunktionen LUDUS Tidsregistrering. o Timenormer kan defineres med decimaltal. o Lærerperioder kan defineres med decimaltal. o Lærerne kan tildeles en mulighed for at knytte bemærkninger til den enkelte registrering o Opgørelse pr. lærer er udvidet med en eksport, der viser enkeltregistreringer o Udskrifter fra Opgørelse pr. lærer viser nu udskriftsdato samt lærerens navn og initialer, og eksporternes filnavn viser også, hvilken lærer der er tale om. 3.4 System Nyt faneblad og funktion I menupunktet Kursistinfo er der implementeret et faneblad Eksamenstilmelding, som kan tildeles brugergrupper for lærere og for administrative medarbejdere, og som kan tildeles kursisternes menu. I forbindelse med det nye faneblad er det muligt at tildele lærere og administrative medarbejdere rettighed til at redigere tildelte skriveformer. Denne rettighed tildeles med funktionen Rediger eksamensvilkår. 3.5 Øvrige rettelser Flere lokaler i lokaleskemaet. Det er nu muligt at vælge at få vist skema for lokaler helt uden skemabrikker i indeværende skoleår. Lokaler, der er markeret Udgået, vises dog ikke. Undervisningssteder, hvor der ikke findes lokaler med skemabrikker, vises heller ikke. Vejlederunderskrifter på blanketter for flerfaglige prøver På fanebladet Flerfaglige prøver i menupunktet Kursist kan der udskrives en blanket med blandt andet emne og valgte fag. Der er tilføjet underskriftslinjer for vejlederne. Den 10. december 2014 Side 10 af 18

11 Åbne tidsregistreringer Der kan nu også i LUDUS Web oprettes en tidsregistrering, hvor hverken sluttidspunkt eller varighed er udfyldt. Hidtil har en sådan åben tidsregistrering kun kunnet oprettes i mobilapplikationen. Hver lærer kan kun have én åben tidsregistrering ad gangen. Den 10. december 2014 Side 11 af 18

12 4. Til SU-medarbejdere Der er foretaget en del SU-relevante ændringer i forbindelse med enkeltfag og GSK. Enkeltfag Ændringer ved SU-kørslen: o Hvis der blev skiftet personnummer på en kursist, kunne der være forskel på det forslag til indberetning, SU-kørslen beregnede, og det forslag, den individuelle SU-kørsel beregnede. Denne fejl er nu rettet. o Hvis en kursist var tilmeldt undervisning, der udløste SU over en periode, og efterfølgende blev frameldt noget undervisning, så omfanget af kursistens undervisning midt i perioden faldt til under SU-timetalskravet, blev der ikke fremsøgt korrekt ret eller afbrud. Denne fejl er nu rettet. o Hvis en kursist havde fået tildelt individuelle SU-lektioner opdelt i flere perioder, tog SU-kørslen kun hensyn til den sidste periode. Denne fejl er nu rettet. o Hvis en kursist blev tilmeldt flere fag med forskellig startdato i samme måned, var startdatoen på SU-perioden ikke altid startdatoen for det første fag. Det er nu rettet så SU-periodens startdato altid er startdatoen på det første fag. o Hvis en kursist var SU-berettiget i juni måned på basis af undervisning (ikke blot eksamen) og fortsatte med SU-berettigende undervisning efter sommerferien, blev SU-perioden ikke forlænget hen over sommerferien. Det gør den nu. Problemet kunne især forekomme, når undervisningen blev påbegyndt i juni. Før denne rettelse skulle der være SU-berettiget undervisning i maj måned for at SU-perioden blev forlænget hen over sommerferien. o Hvis en kursist afsluttede undervisningen i april måned, havde eksamen i maj og juni, og efterfølgende blev tilmeldt SU-berettiget undervisning efter sommerferien, blev SU-perioden ikke forlænget hen over sommerferien. Kørslen er nu ændret, så SU-perioden forlænges, også når undervisningen slutter i april, hvis juli måned er SU-berettiget. o Der er implementeret en ny parkering Barn uden SU, denne parkering dannes af systemet, hvis en kursist har registreret et barn uden Ophørdato, og kursisten ikke har en SU17-periode, der overlapper med tilmeldingen. Parkeringen er indført for at kunne parkere kursister med barn, som tilmeldes mellem 17 og Den 10. december 2014 Side 12 af 18

13 21 SU-lektioner efter fx sommerferien eller juleferie. o Hvis en kursist har under 3 måneders sammenhængende undervisning, placeres denne kursist nu på underfanebladet Opret under 3 mdr. Fx hvis undervisningen starter og slutter Ændring ved indskrivningskontrollen o Der er ændret i reglerne for markering af OBS! Læs de nye regler i hjælpen til indskrivningskontrollen. Hvis en SU-periode har en startdato efter den 20., udløses der ikke SU i måneden. Derfor er der ændret i visningen af dette på fanebladet SU >> Indskrivningskontrol. Eksempel: Hvis SU-periodens startdato er den , vises SU-Periode start som (altså april 2015), da der ikke gives SU i marts måned i dette tilfælde. Ændringer ved menupunktet SU o Fanebladet SU-registreringer: Der kunne opstå en intern fejl ved åbning af dette faneblad, hvis en kursist var tilmeldt venteliste, uden at der var angivet en kursisttype på ventelistetilmeldingen. Denne fejl er nu rettet. o Fanebladet SU-registreringer: Der kunne opstå en intern fejl, hvis en bruger valgte dette faneblad og der var oprettet Individuelle SU-lektioner, og tilmeldingen derefter var blevet annulleret i LUDUS. Denne fejl er nu rettet. o Nyt underfaneblad Opret i ophørsmåned under Indberetning: Her vises de kursister, systemet fremsøger med en indskrivning Opret, hvis der i samme måned er sendt et Ophør (Afslut eller Afbrud). Det er muligt for brugeren selv at bestemme startdatoen for indskrivningen Opret. Læs mere i onlinehjælpen. GSK o Med denne version er der implementeret en ny håndtering af SU til GSK. Bl.a. opgøres kravet om 16 timer pr. uge nu i klokketimer som krævet i den nye vejledning. Læs mere i onlinehjælpen under SU-menupunktet (benyt linket SU til GSK). I denne forbindelse er der er række følgeændringer i systemet. o Menupunktet Studevejledning: På fanebladet Stamdata>>Baggrund og mål er der et nyt forsørgelsesgrundlag SU til GSK. Den 10. december 2014 Side 13 af 18

14 o SU-dispensationsperiode: Når der gives SU-dispensation til GSK, kan der ikke angives timetal. Der beregnes i stedet en SU-periode på baggrund af dispensationens start- og slutdato. o Eksterne SU-lektioner: Når der oprettes eksterne SU-lektioner til GSK, skal der angives lektionsantal i lektioner á 60 minutter. Der skal desuden angives antal niveauer og evt. om et eller flere af disse niveauer er på 100 timer eller derover. o Individuelle SU-lektioner: Skal til GSK angives i lektioner á 60 minutter. Den 10. december 2014 Side 14 af 18

15 5. Genudvikling til danskuddannelsen Med denne version er henvisninger, ansøgninger og indskrivning til danskuddannelsen implementeret. Herunder understøttes skift fra arbejdsmarkedsrettet danskundervisning (intro-dansk) til danskuddannelsen. For skoler, der er udbydere af danskuddannelsen og endnu ikke anvender den nye del af LUDUS Web, henvises til Tips & Tricks nr. 83 Webhold for danskuddannelsen. Nye menupunkter skal konfigureres: o Ansøgninger (DU) o Forløbskontrol (DU) o Indskriv kursist/du-ansøgning (DU) o Indskriv kursist/du-henvisning (DU) Herefter skal brugeren selv placere menupunkterne i sine menuer via menupunktet Indstillinger. Ansøgninger (DU) Her kan ansøgninger om henvisning til danskuddannelse viderebehandles. Ansøgningerne kan være oprettet i menupunktet Indskriv kursist/du-ansøgning (DU) eller Kursist (DU) >> Henv./Ansøg. Der er desuden mulighed for at gemme og/eller udskrive henvisningsblanketter. Forløbskontrol (DU) Nyt menupunkt med forskellige muligheder for kontrol af kursisters uddannelsesforløb. Med denne version er der 2 faneblade (begge for intro-dansk): o Beregnet slutdato log: visning samt mulighed for eksport og/eller sletning af logninger fra kørslen Beregn forventet slut for åbne ID henvisninger o Henvisningskontrol: visning af kursister uden beregnet slutdato for åbne ID henvisninger. Den 10. december 2014 Side 15 af 18

16 Indskriv kursist/du-ansøgning (DU) Der kan indskrives kursister og oprettes ansøgning om henvisning til danskuddannelse. Der er desuden mulighed for at tilmelde webhold samt udskrive henvisningsblanket på baggrund af de indtastede oplysninger. Ansøgninger viderebehandles herefter i menupunktet Ansøgninger (DU). Bemærk: en ansøgning vises ikke i LUDUS. Indskriv kursist/du-henvisning (DU) Der kan indskrives kursister og oprettes henvisning til danskuddannelse. Der er desuden mulighed for at tilmelde webhold samt udskrive henvisningsblanket på baggrund af de indtastede oplysninger. Henvisningen kan redigeres i menupunktet Kursist (DU) samt i LUDUS. Henvisninger til danskuddannelse kan stadig oprettes i LUDUS. Intro-dansk ansøgninger (DU) Der er implementeret ændringer så det er muligt at indmelde kursist til danskuddannelse efter afslutning af intro-dansk i samme arbejdsgang - herunder ansøgning om henvisning til danskuddannelse. Forny ansøgninger: o Ved valg af visning for Nuværende forløb 1-4 blev kursister med nuværende forløb 1, 2 eller 3 fremsøgt. Det vil sige dem, som skulle på forløb 2, 3 eller 4. Det er rettet, så der også vises kursister som er på nuværende forløb 4 (som skal på forløb 5). o Ved valg af Nuværende forløbsnummer 5+ blev kursister på nuværende forløb 4 også vist. Det er rettet, så kun kursister på nuværende forløb 5 fremsøges (som skal på forløb 6 eller over). o For kursister der skal fortsætte på danskuddannelse efter endt intro-dansk uddannelse kan dette nu håndteres i samme arbejdsgang: Henvisning og introdansk uddannelse lukkes og der udmeldes fra alle aktive hold med ophørsårsag 38 (ophør pga. overgang til ordinær danskuddannelse). Desuden kan der vælges om kursisten skal fortsætte på samme hold eller tilmeldes nye hold ved overgang til danskuddannelse. I forbindelse med ansøgning om henvisning skal der tages stilling til de sædvanlige oplysninger ved oprettelse af henvisning. Den 10. december 2014 Side 16 af 18

17 Kursist (DU) På fanebladet Henv./Ansøg. er følgende ændret: o I den øverste ramme Henvisninger kan man oprette samt redigere henvisninger både for kursister på intro-dansk uddannelse samt danskuddannelse. o I rammen Ansøgninger kan man oprette samt redigere ansøgninger (om henvisning) både for kursister på intro-dansk uddannelse samt danskuddannelse. Det er desuden muligt at have flere ansøgninger med samme startdato, hvor der dog højst er én aktiv. Øvrige skal have status Afsluttet. Det er stadig muligt at oprette samt redigere henvisninger for kursister på danskuddannelse i LUDUS. Tilmeldinger: Kursister kan nu tilmeldes webhold på baggrund af ansøgning om henvisning til danskuddannelse. Kørsler Opdater LUDUS-hold fra webhold samt anvendelse af tryllestav for webhold Følgende fejl er rettet: o Kørslen fejlede, hvis et webhold var oprettet med en kapacitet på kursister. o Tilbudte og fremmøde timer for en kursist på et webhold, blev ikke medtaget for de sidste dage inden udmeldingen/holdslut når følgende var gældende: Udmeldingsdatoen/holdslut var på en hverdag i den første uge i en måned. Den pågældende uge strakte sig over to kalender-måneder. Kursisten havde fået tilbudt undervisning efter månedsskift. Statistik (DU) Ved valg af sorteringen Danskuddannelse vises nu korrekte overskrifter Danskuddannelse 1, Danskuddannelse 2 og Danskuddannelse 3 i stedet for Modul 1, Modul 2 og Modul 3. Den 10. december 2014 Side 17 af 18

18 Webhold Menupunktet fejlede, hvis der var ændret på en Ophørsårsag i LUDUS ved hjælp af Udskift nøglefelt. Fejlen er rettet. Aktive kursister: Ny funktion Flyt kursist(er), hvor der kan flyttes en eller flere kursister til et andet hold. Kommuneadgang Ansøgninger om danskuddannelse vises på fanebladet Vores ansøgninger. Det vil i en senere version blive muligt for henviseren at behandle disse ansøgninger elektronisk. På fanebladet Mine ansøgninger er der nu et underfaneblad ID. Der vil i en senere version blive implementeret et underfaneblad DU. For vejledning til arbejdsgange i de enkelte menupunkter henvises til onlinehjælpen. Den 10. december 2014 Side 18 af 18