Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Skejbygård Kollegiet afdeling 15 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 50 den 22. marts 2019 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Thomas B. Shervin S. Julie F. S. Mads V. T. Fraværende: Peter P. Fra Kollegiekontoret deltog boliginspektør Gert A. Ejlertsen, administrationschef Diana Jørgensen og varmemester Ole Fenger Lassen. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 49 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning Kollegiets bestyrelse består af: Formand: Thomas B. Næstformand Shervin S. Kasserer Peter P. Sekretær Mads V. T. Menigt medlem Julie F. S. Suppleant Zacarias S. Suppleant Søren H. K. Suppleant Cecilie O. N. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 7

2 Ad 3. Godkendelse af budget 2019/20 Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån ydet til kollegiet i forbindelse med opførelsen og senere forbedringer. Offentlige og andre faste udgifter Vand- og kloakudgifter Der er budgetteret med et fald på 0,7 %. Renovation Består af et bidrag pr. bolig, en pris pr. tømning samt behandling af genanvendeligt affald. Der budgetteres med en stigning på 10,5 %, som skyldes en ny entreprenøraftale samt øgede tømnings- og genanvendelsespriser. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på nye forsikring hvert 5. år). Der er indhentet tilbud på forsikringsaftaler og kollegiet er fra 1. august 2018 og de kommende fem år forsikret hos Gjensidige. De nye priser indgik i budgetterne fra 2018/19. Der budgetteres med en stigning på 1,5 %. Varme Der budgetteres med et fald på 0,3 %. Elektricitet Her er budgetteret med et fald på -12,8 %, som skyldes, at forbruget er budgetteret efter det sidste år forbrug. Administration mv. Administrationshonoraret Der sker ingen regulering af prisen i 2019/20. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgningsskemaer og indstilling til boliger mv., gebyret er uændret. Dispositionsfond - Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Dispositionsfondens vigtigste indtægtskilder er afdelingsbidrag opkrævet fra lejerne over huslejen, likvide midler, der opstår i forbindelse med udamortiserede lån - oprindelige byggelån som er færdigbetalte. Der er pr. 1. august 2017 tilstrækkelige midler i dispositionsfonden, og derfor er den obligatoriske indbetaling ophørt. Det kan blive nødvendigt at genoptage indbetalingerne i fremtiden. Side 2 af 7

3 Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Budgettet indeholder en stigning på 2 % Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøring af fællesarealer og vinduer. Der budgetteres med en stigning på 27,9 %, som skyldes at rengøringen er overgået til et firma. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Udgift til administration af kreditkortvaskeri. En forventet stigning på godt kr. Beløbet kan ikke umiddelbart aflæses i budgettet, da der ved en fejl blev budgetteret med nettotallene i 2018/19 (der mangler kr. både her og i kontolinjen Betalingsvaskeri under indtægter). Diverse udgifter Denne post er til diverse små-udgifter. De største poster er kontingent til BL (Boligorganisationernes Landsorganisation) og vagtordning. Der er en stigning på 75,3%, fordi kollegiet har fået en vagtordning i ferieperioderne. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal per 1. jan 2020 skal der henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter i mindst 20 år. Fra 2022 skal henlægges til forbruget over mindst 25 år og fra 2024 i mindst 30 år. Henlæggelserne skal sikre en mere stabil husleje, da udgifterne til større arbejde herved bliver udjævnet. Henlæggelserne øges med 6,5% for at imødegå de kommende stramninger i reglerne. Hensættelsen til tab på debitorer Der skal som minimum henlægges et beløb der svarer til 326 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Der er behov for at henlægge kr. i det kommende år. Ekstraordinære udgifter Der er ikke budgetteret med ekstraordinære udgifter i 2019/20. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 0,6 % på huslejen. Andre indtægter Leje mobilantenne stiger med 1,9%. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler. Forrentningen forventes at indbringe kr. Side 3 af 7

4 Betalingsvaskeri og fælles tlf. Kontoen er fastsat som sidste år, se forklaring under Diverse Udgifter, betalingsvaskeri. Afvikling af overskud Ved budgetlægning gælder det, at udgifter og indtægter skal være lige store. Men når regnskabsåret er slut viser det sig altid at resultatet er anderledes end man regnede med. Hvis der er et overskud, skal dette først anvendes til at dække en underfinansiering, dvs. en gældspost, hvis der er en sådan. Er der ikke underfinansiering indsættes overskuddet på en resultatkonto som et plus. Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. For kommende budget afvikles der et overskud på kr. It- og antennebudget Der er fra tidligere år overført en opsparet saldo på 622 kr. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand m 3 El kwh Varme 440 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) (se side 9) Der er planlagt arbejder for i alt kr. Terræn Renovering af brandtrappe (evt.). Delvis opretning af belægning Udskiftning af postkasser (evt.) Klimaskærm Ingen arbejder Bolig Maling af træværk i boliger Maling af vægge og lofter i bad/toilet Løbende udskiftning af gulvbelægning i lejligheder Fælles indvendig Maling af fodlister Reparation af udvendig kældertrappe Musikanlæg/højtaler Caféborde og stole Side 4 af 7

5 Evt. udskiftning af sofa Hæve/sænkebord til varmemesterkontor Tekniske installationer Løbende udskiftning af køleskabe og blandingsbatterier Udskiftning af støvsugere Evt. udskiftning af varmeveksler og cirkulationspumpe Udskiftning af 2 tørretumblere Ny energimærkning Evt. nyt hydroforanlæg Elevatordøre udskiftes Service og faldprøver af elevator, årligt Undersøgelse af søjler i elevatorhus Materiel Div. redskaber Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august i år til: 1 vær. lejlighed kr. en regulering på 14,00 kr. Kollegiekontoret lægger budgettet på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på kr. Pr er der brugt kr. Der har været indtægter ved syn på kr. og der er åbne rekvisitioner på kr. så saldoen viser en totaludgift på kr. PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt kr. Der er pr brugt kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Opretning af stier Flytning af lysstander til sti ADK på døre til cykelskure Side 5 af 7

6 Nye askebægere på udvendige etagegange Klimaskærm Nye vinduer til lejligheder Reparation og maling af sokkelpuds Udskiftning af fuger ved døre i gavle Nye tætningslister i døre i gavle Lysinddækninger ved persienner Bolig Maling af træværk i boliger Maling af vægge og lofter i bad/toilet Udskiftning af badeforhæng, løbende Løbende udskiftning af gulvbelægning i lejligheder Fælles indvendig Nye træbetonlofter i gange og ny belysning indbygget Polering af gulve i gange Maling af fodlister Maling af vægge og lofter i vaskeri Maling af vægge i tørrerum Udskiftning af caféborde og stole Tekniske installationer Løbende udskiftning af køleskabe og blandingsbatterier Udskiftning af støvsugere Evt. udskiftning af varmeveksler og cirkulationspumpe Ny gulvbelægning i fællesrum Elevatorservice og faldprøver 2 køleskabe og 1 fryser er udskiftet 10 termostater er udskiftet Materiel Div. redskaber Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Emner som tages op indsættes således: Borde til gange Bestyrelsen finder ud af hvor mange borde, der skal fornyes/udskiftes. Reklamer: Afmelding virker ok. Cykelrazzia: Boliginspektøren informerede om at cykel- og scooterrazzia skal udføres af varmemesteren, gerne i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. Dette er besluttet, da det er nødvendigt for at sikre at vi overholder varslingsregler og regler for opbevaring af indsamlede genstande. Side 6 af 7

7 Ad 5. Lokation for kommende møder Afdelingsbestyrelsen besluttede, at kommende afdelingsbestyrelsesmøder med administrationen afholdes på Kollegiekontoret. Ad 6. Evt. Bestyrelsen melder tilbage med en dato for afholdes af afdelingsmøde. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl Referent: Gert A. Ejlertsen / Diana Jørgensen Referat sendt den /dbs Side 7 af 7