Styrelsesvedtægt - forudsætninger

Transkript

1 Notat Haderslev Kommune CS Byrådssekretariatet Gåskærgade Haderslev Tlf Fax april 2013 Sagsident: 13/9618 Sagsbehandler: Claus Dall Dir. tlf / Opdateret den 27. april 2013 af Karsten K. Sperling Styrelsesvedtægt - forudsætninger I denne sag skal der tages stilling til eventuel ændring af den gældende styrelsesvedtægt sådan at en ny styrelsesvedtægt kan træde i kraft 1. januar 2014 når et nyt byråd tiltræder. Sagen rejses på baggrund af anbefalinger fra en tværpolitisk arbejdsgruppe, som har været nedsat af byrådet, til at belyse politikernes arbejdsvilkår, og på baggrund af ændringer i styrelsesloven siden den nuværende styrelsesvedtægts ikrafttræden. Arbejdsgruppen har kun i begrænset omfang forholdt sig til de stående udvalg samt deres opgaveog rollefordeling, idet emnet ikke lå inden for kommissoriet. Arbejdsgruppen anbefaler dog, at byrådet i forbindelse med udarbejdelse af ny styrelsesvedtægt for den kommende periode nærmere overvejer Delegationsniveau, Antallet af udvalg, Antallet af udvalgsmedlemmer, og Vederlagsniveau og fordeling. Spørgsmålet om delegationsniveau behandles i anden sag, hvor det overfor Økonomiudvalget anbefales, at de stående udvalg og serviceområderne inden udgangen af 2013 afleverer en beskrivelse af eksisterende delegation, dvs. kompetencefordeling. Et nyt byråd vil i 2014 herefter kunne tage stilling til eventuelle ændringer i forhold til den nuværende delegation. Den eksisterende udvalgsstruktur, medlemsantal og opgaveportefølje ser sådan ud: Udvalg Økonomiudvalget 9 medlemmer Ansvarsområde Udvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige af kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges byrådet til beslutning. 1/9

2 Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af de anliggender, der er underlagt det i medfør af styrelseslovens 18, 21 og kapitel V som affattet ved lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009, herunder: Løn- og personaleforhold inden for ethvert af kommunens administrationsområder. Udvalget fastsætter regler for borgmesterens og administrationens behandling af personalesager. Kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Informationsteknologi, kommunikation og information. Markedsføring. By- og landdistriktspolitik samt landdistriktsudvikling. Alment boligbyggeri Erhvervspolitik Lufthavn Turisme, vandrerhjem og campingpladser og Borgerservice Folkeregister, sygesikring og personregister Bidrag og børneydelser Boligstøtte Pas og kørekort Boligreguleringsloven. Udvalget varetager kommunens økonomiske planlægning og udarbejder forslag til årsbudget. Udvalget samordner kommuneplanlægningen og andre strategiske planlægningsopgaver efter at have indhentet udtalelse herom fra relevante stående udvalg. Udvalget fastlægger de fælles planforudsætninger og bistår de stående udvalg med tilvejebringelse af det nødvendige grundlag for udvalgenes planlægningsopgaver. Udvalget fastsætter generelle forskrifter for planernes tilvejebringelse. Udvalget drager omsorg for udarbejdelse af økonomiske konsekvensvurderinger af de udarbejdede planforslag og foretager indstilling til byrådet om planforslagene. Udvalgets erklæring indhentes om enhver sag, der 2/9

3 vedrører kommunens planlægningsopgaver, inden sagen forelægges byrådet til beslutning. Udvalget fastsætter desuden regler om indberetninger fra administrationen, forsikring af kommunens værdier og samordning af indkøbsfunktioner. Udvalget fører tilsyn med: At forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med byrådets beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde At forvaltningen af kommunens kasser og kommunens regnskabsføring er forsvarlig At de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilligede beløb ikke overskrides uden byrådets samtykke At kommunens arkivalier opbevares på betryggende måde. Udvalget for Børn- og Familie 9 medlemmer opgaver vedrørende: Skole- og skolefritidsordninger (SFO) Dagpasning Familiesager Handicap, misbrug og psykiatri børn Specialinstitutioner og -tilbud børn Pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR) Ungdomsuddannelsesvejledning Ungdomsskoler Integration børn Sundhedspleje børn. Udvalget varetager opgaverne omkring den erhvervsfaglige grunduddannelse (EGU) samt EGU+. bygge- og anlægsarbejder inden for området. Udvalget for Ældre og Handicappede 3/9

4 7 medlemmer opgaver vedrørende: Hjemmepleje og plejehjem Handicap Misbrug voksne Psykiatri voksne Specialinstitutioner voksne Hjælpemidler Aktivitetstilbud og tilbud om beskyttet beskæftigelse Integration Sprogundervisning, voksenspecialundervisning og den særligt tilrettelagte ungdomsuddannelse Hjemmesygepleje. bygge- og anlægsarbejder inden for området. Udvalget for Plan og Miljø 7 medlemmer opgaver på det tekniske, trafikmæssige, naturmæssige og miljømæssige område og på arealanvendelsesområdet, herunder kommunens opgaver vedrørende: Lokalplanlægning og anden fysisk planlægning By- og landzoner Byggesagsbehandling og Bygnings- og Boligregistret (BBR) Byfornyelse Sommerhuse og camping Råstoffer Miljøbeskyttelse og vurdering af virkninger på miljøet (VVM) Naturbeskyttelse og naturfredning Veje og kollektiv trafik samt hyrevognskørsel Varmeforsyning Husdyrbrug. Udvalget varetager ligeledes den umiddelbare forvaltning af: Anlæg, drift og vedligeholdelse af veje Kommunens rekreative arealer og grønne områder Pleje mv. af fredede områder i kommunen Drift og vedligeholdelse af vandløb Kommunens ejendomme og anlæg, som ikke ved denne vedtægt eller byrådets beslutning er henlagt under et andet udvalgs område Myndighedsspørgsmål på forsyningsområdet vand, spildevand, affald og genbrug. 4/9

5 Udvalget tager initiativer i relation til og sikrer samarbejdet og den overordnede koordinering med kommunens øvrige serviceområder omkring miljø- og energiforbedrende tiltag. Udvalget afgiver udtalelse til Økonomiudvalget i sager om kommuneplanlægning og andre strategiske planlægningsopgaver, forinden Økonomiudvalget forelægger sagerne til beslutning i byrådet. bygge- og anlægsarbejder inden for området Bygge- og anlægsarbejder i forbindelse med institutioner og andre anlæg under udvalgets område Opgaver vedrørende samarbejde med private og selvejende institutioner inden for udvalgets område. Udvalget for Kultur og Fritid 9 medlemmer opgaver vedrørende: Kultur og fritid Eliteidræt Bibliotek Musikskole Arkiv Kulturinstitutioner. Bygge- og anlægsarbejder i forbindelse med institutioner og andre anlæg under udvalgets område Opgaver vedrørende samarbejde med private og selvejende institutioner inden for udvalgets område. Udvalget for Sundhed og Forebyggelse 7 medlemmer opgaver vedrørende: Omsorgstandpleje, specialtandpleje og tandplejetilbud til børn Etablering af forebyggende og sundhedsfremmende tilbud til borgerne, herunder patientrettet forebyggelse Udformning af en sundhedspolitik i hver valgperiode og 5/9

6 sundhedsprofiler efter behov Sikring af udvikling af kvaliteten og effektiv ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet i samarbejde med kommunens øvrige serviceområder og Region Syddanmark Betaling og opfølgning, heraf til Region Syddanmark Sikring af samarbejde med alle aktører, der beskæftiger sig med sundhedsfremme og forebyggelse Etablering og drift af sundhedscentre i Haderslev Alle opgaver vedrørende genoptræning og vedligeholdelsestræning Støtte og facilitering af det frivillige sociale arbejde efter servicelovens 18 og 79. Udvalget har en særlig forpligtelse, der vedrører initiativer i relation til og sikring af samarbejdet og den overordnede koordinering med kommunens øvrige serviceområder i relation til forebyggelse og sundhedsfremme. bygge- og anlægsarbejder inden for området. Arbejdsmarkedsudvalget 7 medlemmer opgaver efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om aktiv socialpolitik, dog ikke kapitel 10 og 10 a, lov om dagpenge ved sygdom eller fødsel samt de beskæftigelsesrettede opgaver efter integrationsloven og ydelser knyttet hertil, dog ikke Udvalget varetager endvidere den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver i relation til lov om danskuddannelse til voksne udlændinge mfl. Ovennævnte opgaver omfatter således fortrinsvis: Beskæftigelsesområdet Forsørgelse og kontanthjælp Dagpenge Førtidspensionssager. Udvalget afgiver udtalelse til Økonomiudvalget i sager om strategiske planlægningsopgaver, forinden Økonomiudvalget forelægger sagerne til beslutning i byrådet. 6/9

7 bygge- og anlægsarbejder inden for området. I det nuværende byråd fordeler medlemmerne sig således i udvalgene: 2 medlemmer sidder i 3 udvalg 21 medlemmer sidder i 2 udvalg. 8 medlemmer sidder i 1 udvalg. Ses der bort fra Økonomiudvalget, der er lovpligtigt, så er udvalgsstrukturen kendetegnet ved 3 tunge stående udvalg med omfattende opgaveportefølje og til dels tilhørende omfattende budget. Det drejer sig om UBF, UÆH og UPM. Heraf har UBF 9 medlemmer, mens de øvrige to udvalg har 7 medlemmer. Økonomiudvalget og de tre tunge stående udvalg har ansvaret for mere en ¾ af budgettet (nt). De øvrige 3 stående udvalg har en mere begrænset opgaveportefølje og for to af udvalgene også betydeligt mindre budgetter; det gælder UKF og USF. Det gælder for AU og USF, at store dele af budgettet er lovbestemt i form af ydelser, rettigheder og pligter samt den såkaldt aktivitetsbestemte medfinansiering på sundhedsområdet. For USF gælder det, at hovedparten af den primære sundhedsindsats og forebyggelse varetages af de øvrige stående udvalg. For UKF gælder det, at en del af budgettet er udlagt til disponering i Folkeoplysningsudvalget (FOU). Der er iværksat en høringsproces mellem UKF, FOU og foreningerne på området vedr. opretholdelse af et FOU fra kommende valgperiode. Der vil være tilvejebragt et svar fra den høringsproces ultimo juni For AU gælder det, at opgaverne alene kan henlægges til Økonomiudvalget såfremt udvalget ikke opretholdes som selvstændigt udvalg. I en drøftelse af udvalgsstruktur og antal udvalg kan følgende forhold fx lægges til grund: Helhed og sammenhæng i opgaveporteføljen Udvalgenes mulighed for at selvstændigt at gøre brug af udvalgskompetencen Prioritering af særlige indsatsområder Sammenlægning / fusion af udvalg Andre muligheder for at fremme særlige indsatsområder (ad hoc-udvalg, 17, stk. 4- udvalg o.lign. se fx KLs oplæg om kommunestyret) 7/9

8 Sammenhæng mellem politisk og administrativ organisation Mv. Kommunaldirektøren anbefaler, at Økonomiudvalget drøfter om der skal udarbejdes forslag til ændringer i styrelsesvedtægten når det drejer sig om antal stående udvalg og deres opgaveportefølje, antal udvalgsmedlemmer i de enkelte udvalg samt opretholdelse af Folkeoplysningsudvalget. Ændringer i styrelsesloven Siden vedtægtens ikrafttrædelse er styrelseslovgivningen ændret flere gange uden at byrådet har taget stilling til om det vil gøre brug af de nye muligheder, som kun kan praktiseres efter indarbejdelse i vedtægten: Borgmesteren kan ved et medlems forfald af de grunde, der er nævnt i styrelseslovens 15, stk. 2, 1. pkt., indkalde stedfortræderen, selv om hindringen forventes at vare kortere end 1 måned. Med hensyn til vederlag indeholder styrelsesloven nu en friere fordeling af den sum, der maksimalt kan anvendes til vederlag. Desuden er der indarbejdet følgende: Konsekvensændringer ved evt. nedlæggelse af folkeoplysningsudvalg. Vederlag til næstformænd for økonomiudvalg og stående udvalg. De gældende vederlag for byrådsarbejdet fremgår af efterfølgende tabel: Funktion Borgmester Viceborgmester Formand UPM, UÆH, UBF Formand UKF, AU, USF Byrådsvederlag Udvalgsvederlag pr. udvalg Formand Børn og Unge udvalget Medlem af Børn og Unge udvalget Vederlag ,54 kr ,16 kr ,87 kr ,26 kr ,94 kr ,49 kr ,26 kr ,69 kr. Ud over vederlaget for det direkte byrådsarbejde modtager enkelte byrådsmedlemmer vederlag for diverse udpegninger. Eksempelvis Provas, Dansk Affald. Den samlede oversigt er tilkyttet sagen som særskilt bilag. Den tværpolitiske arbejdsgruppe har overfor Byrådet anbefalet, at vederlagsniveau og fordeling vurderes. Den samlede økonomiske ramme på konto 6.41: Kommunalbestyrelsen er på 8,367 mio. kr. Beløbet dækker alle udgifter til vederlag til byrådspolitikere, repræsentation, studierejser, uddannelse, opkoblinger/pc/ipad/mobiltelefon etc. Der er fra 2012 overført 1,823 mio. kr, der dog skal ses i sammenhæng med, at der fra 2011 til 2012 blev overført ca ,-. 8/9

9 Hvor stort rådighedsbeløbet til en evt. forøgelse af vederlagene vil være er således meget afhængigt af, hvilket aktivitetsniveau, der er på området. Et forsigtigt skøn på et økonomisk råderum til en evt. forøgelse af vederlagene på op til en 1. mio. kr. er dog realistisk. Vederlagsbekendtgørelsen maksimerer imidlertid forbruget af udgifterne til honorering af udvalgene incl. formændene for Udvalget for Børn og Unge og Folkeoplysningsudvalget til 305% af borgmestervederlaget. Dertil kommer vederlag til viceborgmestre. Dette giver adgang til at forbedre vederlæggelsen med kr. Kommunaldirektøren anbefaler, at Økonomiudvalget drøfter, om der skal udarbejdes forslag til ændringer i vederlag. Kommunaldirektøren foreslår at Økonomiudvalget drøfter følgende: Et generelt løft af vederlag til alle medlemmer af stående udvalg Et løft i vederlag formanden for Børn og Unge udvalget Et evt. næstformandsvederlag Et løft til udvalgsformændene i de 3 tunge udvalg - UAH, UPM og UBF. Juridiske aspekter Den kommunale styrelseslov bestemmer i 2, stk. 2, at de nærmere regler om kommunens styrelse fastsættes i en styrelsesvedtægt, der vedtages af byrådet. Loven rummer nærmere beskrivelser af byrådets sammensætning og bestemmer i 17, at udvalgenes antal, sammensætning og myndighedsområde fastsættes i styrelsesvedtægten. Ændringer i vedtægten skal behandles 2 gange af det samme byråd med mindst 6 dages mellemrum. Ændringsforslag kan ikke behandles på et nyvalgt byråds konstituerende møde. En vedtægt gælder indtil andet besluttes. Loven fordrer ikke at der tilvejebringes en ny vedtægt i anledning af en ny fireårig funktionsperiode. Vederlagsforhold er særskilt reguleret ved bekendtgørelse nr af 19. december 2005 med flere senere ændringer. Procedure 22. april - Økonomiudvalget træffer beslutning om at foreslå ændringer til brug for udarbejdelse af konkret forslag 13.maj - Økonomiudvalget behandler formelt forslag til ændring af styrelsesvedtægt 28. maj - Byrådet 1. behandler forslag til ændring af styrelsesvedtægt 25. juni - Byrådet 2. behandler forslag til ændring af styrelsesvedtægt 1. januar Ændringerne træder i kraft. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, At Økonomiudvalget drøfter om der skal udarbejdes forslag til ændringer i styrelsesvedtægten når det drejer sig om antal stående udvalg og deres opgaveportefølje, antal udvalgsmedlemmer samt opretholdelse af Folkeoplysningsudvalget. At Økonomiudvalget drøfter om der skal udarbejdes forslag til ændringer i vederlag. 9/9