Byfest i Fløng. Referat BYFESTMØDE # /4. 7. maj Dagsorden:

Transkript

1 Referat BYFESTMØDE # /4 DELTAGERE: MEDDELT AFBUD: Jan FHI Tommy Byfesten og Landsbylauget Søren - Landsbylauget Benny Fløng Forsamlingshus Finn Fløng Kondi Agnete Åben Atelierdøre/Festen-på-pladsen mv. Benny Fløng Forsamlingshus Andreas FHI Tove FHH Henrik - Spejdergruppe Loke Jørgen Tennis/Festen-på-pladsen Ingelise Seniormotion Lise - Seniormotion Brian Landsbykroen Pernille Byfesten Ruth Åben Atelierdøre/Festen-på-pladsen mv. Henrik Fløng Partytelt Per Seniormotion/Squaredance Lizzi Seniormotion Pia - Engvadgård Sine - Loppemarked Anja - Æsler Dorthe - FHH Mette - gymnastik 7. maj :00 20:30 Cafeen i Fløng Hallen Dagsorden: 1. Lave plan over festivalpladsen og aktiviteternes placeringer 2. Status på aktiviteter og deltagende foreninger 3. Status støtteansøgninger/økonomi 4. Status praktiske forhold (tilladelser, arealer og lokaler, scene, telte, borde/bænke, catering både eftermiddag/aften, underholdning på scenen) 5. Eventuelt 6. Næste møde Referat: Re 1: Se skitse nedenfor. Der kan ske ændringer, primært som følge af mulighederne for placering af scenen og hvordan de kan komme til at sætte den når den leveres. 1

2 Fløng Kondi laver Duatlon rundt om bl.a. skolen, og vil gerne have en bod på festpladsen som udstilling. Eller vil de bruges pladsen uden for klubhuset til selve løbet. Tennis bruger hockeybanen til deres soft-tennis turnering. RE 2: Fløng Kondi holder et 2 timers Duatlon fra kl det skal fremgå af programmet at man skal medbringe egen cykel og løbesko, hvis man vil være med. Spejderne vil ikke fylde så meget som tidligere. Der kommer et par æsler som aktivitet, de skal nok være lidt i udkanten. Håndbold s turnering der skal brug en stor bane - kan være lige på anden side af træerne (der er gennemgang), hvis der ikke er plads. Fløng Forsamlingshus skal have plads til at optænde grill i god tid inden spisetid dette skal tænkes ind i forbindelse med opstilling af køkkentelte. Se fuldstændig liste over deltagere nedenfor. RE 3: Endnu ikke modtaget svar på støtteansøgning til sceneudgifterne. Foldere og omdeling sponseres helt af FHI. Står lidt sløjt til med at få sponsorater ombord fra erhvervsdrivende indtil dato kun 2 stk. med kontante bidrag. RE 4: Forsamlingshuset overtager pladsen efter FHH s madbod fra ca Forhåndstilsagn fra omkring 100 fra foreningerne. Evt. forhåndssalg via foreningerne til Forsamlingshuset fællesspisning mod udlevering af madbilleter forsalgspris 100,- og pris på pladsen 125,-. Benny forsøger at få aftale med Rema om salg af madbilletter i forsalg eller udtænker anden løsning. Telte er på plads hos partytelt. Scene er bestilt hos kulturhusene. Aftalt pavilloner hos frivillighedsdagen: Åbne Atelier 3 stk, Byfesten 2 stk (trylleworkshop), kondi 1 stk, tennis 1 stk - hvis der er andre der ønsker at leje (kr. 125) så henvendelse direkte til Jørgen. Tilladelser er på plads via booking af skolen. 2

3 Aflåsning af resten af skolen skal vi lige sikre. Affaldscontainere er bestilt hos driftsbyen - betales af HTK. Foldere til omdeling i Fløng / Ny-Fløng / Marbjerg / Soderup - betales af FHI og sponsor. Stadig frist for sponsorer til at komme på folder er den 15/5. Artikel i avisen - Tommy laver oplæg. Plakat til FB og ophængning rundt i byen - fælles layout. Tommy. Tombola er ikke på programmet hos Seniormotion. Hvis nogen har lyst at overtage, så kan de byde ind. Alternativt hvis andre har lyst til at lave noget lodtrækning, så har vi nogle præmier, herunder to fine stykker unikke kunsthåndværk doneret fra Åbne Atelierdøre. Opgaver: Se liste. RE 5: Næste møde er aftalt til: Onsdag den 12/6 kl i cafeen. Link: Vores hjemmeside: Byfesten i Fløng 16. maj 2019 / REFERENT: Tommy Bilag herunder: Pladsoversigt foreløbig Oversigt over foreninger Praktiske opgaver før, under og efter byfesten 3

4 Pladsoversigt foreløbig (mål ca: 10x6 meter ex. Sideudvidelser) 4

5 Oversigt over foreninger 5

6 6

7 7