Gældende Referat af møde i Campusrådet Campus Vejle

Transkript

1 Gældende Referat af møde i Campusrådet Campus Vejle Mødedato: Mødetidspunkt: 14:00 til 16:00 Mødested Mødelokalet ved grunduddannelsernes lederkontor Mødeleder Referent: Deltagere Birgitte Mikkelsen, Christian Jansson, Jytte Beck, Lone Petersen, Niels Rebsdorf, og Fraværende 1. Campussekretær ved Camps Vejle - Velkommen til Det er vedtaget at, der blandt andet fungerer som campussekretær på Blangstedgårdsvej, skal varetage campussekretærfunktionen ved Campus Vejle pr Under punktet blev der orienteret om de foreløbige overvejelser om hvordan det påtænkes at funktionen skal varetages (arbejdstid og opgaveløsning) samt opgaver tillagt funktionen m.m. Der tages udgangspunkt i funktionsbeskrivelse fra Campus Blangstedgårdsvej. kommer 2 dage om ugen, tirsdag og torsdag, og er pt. normeret til ca timer. Janne skal pt. primært varetage følgende opgaver: - Booking af lokaler for interne overtages fra Shila Sørensen - Leje/lån af lokaler for eksterne samarbejdspartnere og interne, dog ikke CFU s samarbejdspartnere - Årshjul for campus med tilbagevendende begivenheder - Matrikelbudget herunder Indfak - Deltage i Campusrådsmøder, udarbejdelse af dagsorden og referater og indkalde m.m. - Møde 1 gang månedligt med Søren - Kontaktperson til kantinen - Ansvarlig for Mit.ucl.dk, lokationen Vestre Engvej - Udarbejdelse af procedure for infoskærmene og lægge oplysninger på Udlevering af forsikringskort, taxaboner og togkort er fortsat grunduddannelserne. Bestilling af blomster og vin er fortsat hos Birgitte Dahl Sørensen og Susanne Bank Sørensen Udarbejdelse af funktionsbeskrivelse og udmelding til huset Møde om overtagelse af lokalebooking fra Shila Sørensen Møde opgaveorientering med Susanne Bank Sørensen Nedskrive procedure omkring brug af infoskærmene aftale snitflader med CFU ved Karina Lorentzen Lund Møde med Anne Schjødt Andersen (HR afdelingen) ift. overtagelse af Mit.ucl.dk, lokation Vestre Engvej. Side 1/7

2 2. Evaluering af julefrokosten Campusrådet stod for tilrettelæggelsen af årets julefrokost fredag den 12. december 2014 på Campus Vejle, hvor der var 58 tilmeldte. Tilbagemeldingerne af arrangement fra deltagerne har generelt været positive. Det var en god og hyggelig fest med god musik og ros til musik arrangementet med Bragr. Tidspunktet på dagen var også velvalgt, og at man sad sammen med de kollegaer man til daglig arbejder sammen med er også godt planlagt. Ros til kantinen for rigtig god mad og flot service. Der var enkelte tilbagemeldinger på, at det var et kedeligt sted at hold julefrokosten og at tiden er løbet fra den slags arrangementer. Udvalget har taget dette til efterretning. Der skal søges en løsning på, at lyset kan dæmpes i kantineområdet til den type af arrangementer. Ide til at hulen laves til bar næste år, samt at kollegerne tages med på råd angående drikkevarer så alle har mulighed for at købe hvad de måtte have lyst til. Succesen gentages i 2015 ud fra samme oplæg som i Hulen laves om evt. om til bar med eleverne med på råd vedr. drikkelse. Lys i kantineområdet dæmpes under julefrokosten. Valg af dato til julefrokost 2015 Campusrådet 3. Kantineforhold Der er rejst følgende spørgsmål der har relation til kantineforholdene/faciliteterne: Etablering af kantineudvalg i samarbejde med Sundhedshusets lejere. Tilbagemelding fra CHJA ift. drøftelsen med lejerforeningen desangående. Der skal nedsættes et kantineudvalg på tværs af lejrene i Sundhedshuset. UCL byder ind med en formand, en sekretær, 2 studeende samt 1 fra CFU. Lokaler til afholdelse af større receptioner og lignende arrangementer (SOPE). Kantinen har ønsket en tilbagemelding på, om kantinen evt. kan lukkes ifm afholdelse af receptioner og lignende arrangementer. Såfremt der er behov for afholdelse af arrangementet i kantinens åbningstid skal de øvrige brugere af kantinen også tilgodeses. Der er flere alternative løsningsmuligheder afhængig af arrangementets størrelse eksempelvis reservation af den ene ende af kantineområdet (ved mødelokalerne), anvendelse af det store mødelokale i stueetagen, anvendelse af atriet eller et stort undervisningslokale, og ved meget store arrangementer evt. DGI huset. Generel drøftelse af oplæg fra Søren om at reserverer bagerst i kantineområdet til højre fra indgangen til f.eks. afholdelse af receptioner med evt. mulighed for at stille afskærmning op, hvis brug for dette. Ved denne mulighed kan kantinen lukke kl men det er vigtigt at melde ud i huset til de daglige brugere af kantinen dvs. medarbejdere og studerende. Dertil vil infoskærmene også kunne bruges. Der er også mulighed for at benytte lokale til forskellige arrangementer med max. 40 deltagere. I den forbindelse vil det være en god ide at der laves en statik fra lokalebooking systemet Untis over forbruget af lokalet. Side 2/7

3 Drøftelse af evt. udfordringer ifm bespisning af kursister, censorer, gæster m.fl. og udnyttelse af pladsen i kantinen. Dette er tidligere besluttet, at campusrådet følger ordningen med henblik på at vurdere hvordan den fungerer. (jf. referat fra møde i Campusrådet den ). Mange borde er ofte reserveret til kursister i hele frokoståbningstiden. Kan vi organisere det anderledes, så disse borde kan bruges af andre end kursister. Det er ofte svært at finde en plads, hvis man er en gruppe, der gerne vil sidde sammen. Pt. opleves der at være problemer med at finde plads til at spise for de daglige brugere og gerne vil sidde i sammen med kollegaer, da der er reserveret en del border til kursister, censorer m.fl. Samtidig er det vigtigt, at der er plads til betalende kursister og at de ikke skal overtage border med glemt service og madrester. Som nævnte ovenfor undersøges det om lokale kan bringes i spil i forhold til betalende spisende kursister og censorer. Som det ses nu er der to problematikker, de daglige brugere af kantinen og at CFU køber en kantineydelse specielt til deres kursister. Den første problematik omkring daglige brugere bringes op i kantineudvalget og Christian og Birgitte kontakter Sonni omkring mere personale så der kan tilbydes bl.a. buffet til betalende gæster ved bl.a. at benytte lokale til bespisning. Træk i kantinen (LOPE). Det er ikke rart at sidde ved bordene nærmest indgang C, da det trækker og er koldt. Kan der gøres noget ved det? Christian oplyser, at der er skruet op for varmen og at det elektroniske snart er på plads, så vi selv kan se og styre temperaturen, så vi ser tiden an. Måske der skal sættes afskærmning op ved hjørnebordet ved indgangen Christian ser på det. Til kantineudvalget bl.a. det besluttet, at Christian Jansson udpeges som formand, deltager som campussekretær som sekretærstøtte for Christian, Karina Lorentzen Lund er repræsentant for CFU og derudover skal der udpeges 2 studerende fra hver af grunduddannelserne. Søren kontakter de 2 uddannelser. Campusrådet var enig i, at det anbefales at den bagerste del af kantineområdet kan bruges til arrangementer, og at kantinen kan lukke det pågældende område fra kl. 12 eller kl. 13, hvis behovet er der for det. Lokale kan ligeledes bookes til arrangementer. Christian og Birgitte aftaler møde med Sonni fra DGI huset med henblik på, at drøfte udfordringerne omkring CFU s bespisning af kursister. Kantineudvalg Christian og Janne i samarbejde omkring indkaldelse m.m. Christian Jansson/Janne Andersen Besked til kantinen om at de ved arrangementer kan benytte bagerste område af kantinen og lukke området fra kl evt. kl. 13 Besked til personalet/studerende via infoskærme Møde med Sonni DGI huset vedr. udfordringerne ved CFU Træk i kantinen evt. afskærmning ved bord i nederste hjørne Christian Jansson/Birgitte Mikkelsen Christian Jansson Side 3/7

4 4. Projekt campusprincipper i virkeligheden Der er gennemført en brugerinvolverende proces, som tog afsæt i brugernes oplevelser med Campus Vejles rum og rammer i de første måneder siden ibrugtagning, suppleret med SIGNAL s egne observationer. Brugerne er involveret ved følgende aktiviteter: 1) Factfinding besøg, uge 46: SIGNAL deltog i forskellige undervisningsforløb, samt ved guidede besigtigelser og rundbordsamtaler og havde en dialog om brugernes erfaringer. 2) Online survey i uge 48; alle husets brugere blev inviteret til deltagelse 3) Workshop med afsæt i NU-billede den 3. december 2014 Øvelser: Jeres praksis - jeres rum Fra indflytning til vores hus Slutleverancen er et idekatalog, som i et lettilgængeligt format i tekst og billeder præsenterer oplevet status og udfordringer inden for de valgte indsatsområder, og eksempler på, hvordan UCL med mindre indretningstiltag og ny brug af rum og rammer kan løse de udfordringer, som UCL har oplevet i de første måneder efter indflytning, skabe mere sambrug og samspil og anvende arealerne på Campus Vejle bedst muligt. Orientering fra Søren: Workshoppen som blev afholdt med 25 tilmeldte forløb godt med gode drøftelser og tilbagemeldinger. Oplevelsen var, at SIGNAL var lydhør overfor de tilbagemeldinger der kom. Det forventes at rapporten er klar sidst i januar måned og Erik Knudsen vil præsentere den til et møde med medarbejdere primo februar og rapporten udsendes til alle medarbejdere på Vestre Engvej. Campusrådet afventer rapporten og vil tage fat i de praktiske udfordringer der er beskrevet. Af praktiske udfordringer pt. skal der hurtigst muligt sættes afskærmning op på glas vægge ved grupperum på niveau 2. Christian anbefaler at der ikke sættes tæt folie op men at der sættes firkantet transparent op som gør at man kan se ud af rummet men ikke ind. Helle Ravn kontaktes med henblik på at for det igangsat. Birgitte oplever udfordringer med videokonferencen ved CFU. Helle Ravn kontaktes med henblik på en løsning. Campusrådet afventer rapport og vil efterfølgende tage fat i de praktiske udfordringer der fremgår. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Afskærmning af glasvægge af grupperum Christian Jansson Videokonferencelokale CFU Helle Ravn kontaktes men henblik på løsning Birgitte Mikkel 5. Status ift implementering af sundhedsfremmende tilbud til medarbejderne Status ift tidligere beslutninger (referat fra 24.10) om Der skal arbejdes for en firmaaftale med DGI huset Opsætning af træningselastik ved en kopimaskine Bestilling af gardiner og skilt til relaxrummet Samling af massagesengen Side 4/7

5 Firmaaftale med DGI huset er der pt. ikke mulighed for. Opsætning af træningselastik ved kopimaskine er ifølge Lars Ulrik planlagt til uge 2. Bestilling af gardiner og skilt til relaxrummet. Massagesengen er samlet. Kontakt til Helle Ravn vedr. bestilling af gardiner og skilt til relaxrummet 6. Udvidelse af Campusrådet med studenterrepræsentanter Under punktet ønskes der en principiel diskussion ift. hvordan studenter- brugerperspektivet bedst inddrages i de beslutninger der træffes ift. indretning bog anvendelse af Campus herunder hvordan samarbejdet med studenter repræsentanter bedst organiseres. Der var enighed om, at der skal være deltagelse af studerende og at de inddrages i de punkter der er relevante for dem. Dagsorden opdeles så de punkter der har studenterinddragelse dagsordensættes først. Sygeplejerskeuddannelsen og Socialrådgiveruddannelsen kontaktes med henblik på, at udpege studerende til campusrådet. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Kontakt til Sygeplejerskeuddannelsen og Socialrådgiveruddannelsen vedr. udpegning af studerende Opdeling af dagsorden Til næste møde Til hvert møde 7. Diverse Der er rejst følgende spørgsmål fra flere medarbejdere: 1. Frankering af pakker hvornår kommer der en løsning? 2. Status på mobiltelefoni. 3. Parkering en status 4. Hvad er status på grønne planter? 5. Hvad er idéen med, at man skal trykke 2 gange på kontakten, hvis lyset er slukket af timeren? Det forvirrer brugerne. 6. Badeforhold. Der er fundet en løsning ift. badeforhold til medarbejdere (DGI huset) men der udestår en løsning ift. studerende. 7. Opbevaring af vådt tøj 8. Løs ledning strømpe i undervisningslokalerne som en sikkerhedsrisiko Side 5/7

6 1. Frankering af pakker varetages af pedellerne 2. Bedre dækning af mobilnet er løst ved opsættelse af egen antenne 3. Parkering er status at UCL råder over 50 3 timers parkeringspladser ved DGI huset, som kræver parkeringskort. Derudover er der mulighed for at langtidsparkere på cirkuspladsen uden parkeringskort. CFU s kursister modtager en papirudgave af parkeringsforholdene. Ifølge Christian arbejder Parkering DK på en bedre digital løsning. I perioder med mange gæster til DGI huset skal der gives besked til UCL s medarbejdere via Outlook kalender udover at der er sendt mail og det lægger på mit.ucl.dk, hvis dette er muligt. 4. Alle har nu næste fået opsat grønne planter via Planteservice. Sygeplejerskeuddannelsen har ikke da de havde fået indtrykket af, at det skulle den enkelte afdeling/uddannelsen selv købe men de har samme mulighed som resten af huset at benytte sig af Planteservice. Helle Ravn kan kontaktes. 5. Det var en fejl at man skulle trykke 2 gange på kontakten. Dette er rettet. Birgitte efterspurgte hvornår punktbelysning til skrivebordene kan forventes. Christian følger op. 6. Badeforhold til studerende arbejder Søren og Christian endnu på en løsning 7. Opbevaring af vådt tøj afventes hvor stort behovet er så punktet hviler pt. 8. Løs ledning strømpe i undervisningslokalerne, som en sikkerhedsrisiko, er Jan Apollo kontakte for løsning Besked til medarbejdere vedr. parkeringsforhold via kalendere Grønne planter til grunduddannelserne via Helle Ravn og Planteservice Punktbelysning til CFU Badeforhold til studerende Jytte Beck Christian Jansson /Christian Jansson 8. Evt., herunder punkter til kommende møder Jytte gjorde opmærksom på, at det var hendes sidste møde og at Nabil Karas overtager hendes plads pr. 1. februar Tak til Jytte for indsatsen og held og lykke med otiummet. Birgitte gjorde opmærksom på problemet med at indgangsdøren ved 1. sal er låst. Søren oplyste, at studieadministrationen vil få nøgler så studieadministrationen kan aflåses. dermed kan den pågældende dør holdes åben til kl Det vil sige, at dørens åbningstid udvides. Birgitte forespurgte om hun ifølge sidste referat skal udarbejde en turnusplan for lille tekøkken på 1. sal ved EVU afdelingen. Søren undersøger om der er behov for at indføre en turnusordning ift. oprydning i køkkenet. Kantinen har henvendt sig for at hører hvornår der er sommerferie lukket i Grunduddannelser har ferie i ugerne 27,28,29,30 og 31. Janne kontakte Karina for at hører om CFU kan tilslutte sig disse uger. Idet der formodentlig er personale på arbejde i uge 27 vurderes det som hensigtsmæssigt at der kun er ferielukket i ugerne 27 til 31. ferielukning skal cleares med Vejle kommune. Janne indkalder til 2 møder i foråret og til 2 møder i efteråret, indsamler punkter til dagsorden og booking af mødelokaler. Alle møder afholdes i tidsrummet kl Side 6/7

7 Dør på 1. sal udvides åbningstiden Udvidelse af åbningstid på indgangsdør til 1. sal Christian Jansson Drøftelse af ferielukning med Vejle kommune Tilbagemelding til kantinen vedr. sommerferie lukket Christian Jans-son /Janne Andersen Side 7/7