1. Julefrokost for personale

Transkript

1 Notat Afdeling/enhed Oprettelsesdato IT, HR og Kommunikation Odense og Teknik og Bygninger, Odense 01-sep-2017 Udarbejdet af JUA JAAN Journalnummer Dokumentnavn Notat personalejulefrokost, Campus Odense Dokumentnummer Julefrokost for personale Julefrokost for personale afholdes den første fredag i december (i 2018 fredag 7. 12, i 2019 fredag 6.12, i 2020 fredag 4.12 osv.) Vær opmærksom på, at dato for afholdelse af julefrokost for personalet på Campus Odense skal koordineres med Erik Knudsens kalender ved rektorsekretær Birgitte Dahl Sørensen, bids@ucl.dk. Tidslinje/frister Info på mit.ucl.dk om dato og tilmelding via web-formular med automatisk bekræftelse på tilmeldingen, skal ca. medio oktober og fristen for tilmelding, skal være min. 3 uger før afholdelse, pga. bestilling af mad. (I 2017 lægges invitation om julefrokost på mit.ucl.dk den 10. oktober med tilmeldingsfrist den 10. november 2017) Dette sker via campuskoordinator Janne Andersen, jaan@ucl.dk I tidsrummet fra kl er der mulighed for at man afdelingsvis arrangerer noget. Der er julefrokost med spisning fra kl til kl Involver og informer Teknik og Bygninger på 4040@ucl.dk også medio oktober, hvis der er behov for praktisk hjælp med selve afviklingen, fx ledninger m.m. til musik eller bordopstilling (før og efter arrangementet). Så de har mulighed for at planlægge mv. Der laves aftale med kantinen også medio oktober (i 2017 var det 25.10) med henblik på aftale om menu, budget m.m. Primo november sendes mail ud til alle NBA ansatte (_Niels_Bohrs_Alle_Ansatte) om at tilmelde sig julefrokosten. Medio november sendes en bekræftelsesmail ud til alle tilmeldte med bekræftelse om tilmelding til julefrokosten. Ultimo november sendes en informationsmail til de tilmeldte med program, info om drikkevarer og mobile Pay nr. til kantinen, bordplan. Ultimo november sendes en mail til byg-servicedesk@ucl.dk med tegninger og planer for opstilling til julefrokosten samt aftale om tilbagestilling. Ultimo november sendes en mail til byg-servicedesk@ucl.dk med henblik på aftale om s

2 2. Ansvar for planlægning af julefrokost Ansvar for planlægning af julefrokost for personale på Campus Odense går på skift i chefområderne efter nedenstående plan: 2017: Blok A + B 2018: Blok C+E 2019: Blok D 2020: Blok G 2021: Blok H, J og K 3. Buffet Kantinen har de sidste to år stået for hele arrangementet herunder borddækning, buffet, bar og oprydning. Der rettes henvendelse til kantineleder Helle Barnhøj Hvidsten dk291@eurest.dk. Der spises i kantine CS.109 og dans, kaffe og musik er i DS.110 Fordelingen af at der spises i en afdeling og danses i en anden afdeling af kantinen, er godt for kantinens arbejdsopgaver samt for de deltagere der vil hjem inden musikken starter. Der er også strøm til musikken i DS.110. Menuen fra 2017: På tallerken serveres: Hvide sild med karrysalat, æg og rejer med mayonnaise og citron, Hjemme gravede laks med dild dressing. Hertil brød og smør. På Buffet: Tarteletter med høns i asparges. Mørbradbøf med champion a la creme Oksetykstegsfilet. Kalkunsteg. Hertil flødekartofler og 2. bl. Salater. Tærter til vegetar. Dessert: Ostebræt med druer. Ris a la mande med kirsebærsauce. Kaffe / the og småkager. 2

3 4. Musik Der har nogle år været jukebox men sidste år i 2017 var det livemusik og med stor succes. Bandet var MK entertainment ved Michael Vaad Kristensen (mvkr@ucl.dk). Pris kr ,- I 2018 var det Pouls Garage ved Poul Strøyer også med stor succes. (post@ucl.dk/poul_stroeyer@hotmail.com) Kr Afregning sker via blanket gennem Vivi Jull Jacobsen, vjpe@ucl.dk fra Studieadministrationen. Musikken er placeret i DS.110 og der skal tages hensyn til strøm samt rokering af border. 5. Budget UCL betaler 200,- pr. deltager, som afregnes af afdelingen. Drikkevarer betaler deltageren selv. Er der behov for yderligere, må deltagerne selv betale. Der er vedlagt budget for år Der skal kalkuleres med penge til: Kantinen se nedenstående Udgifter til mad kr. det er uden arbejdstimer for kantinen Mad og velkomstdrink Velkomst Marquis de la Tour 1. glas Pris på buffet med Kaffe/the og småkager Pris pr. pers. 200,- Personaletimer, leje af duge, opdækning og oprydning: 1 opvasker 3 timer à 300,- 3 kokke 8 timer á 300,- 2 pers. 7 timer I baren à 300,- 4 pers. 2 timer til opdækning à 300, I alt 49 timer a 300,- Kr , mandelgaver med i buffet prisen Baren har åben fra kl Musik se under punkt 4 fra tidligere år Evt. Pynt Evt. fællesaktivitet 3

4 6. Afregning Der sendes efterfølgende en opgørelse til hver enkelt afdeling med deltagernavne og beløb. Alle indtægter og udgifter skal bogføres på projektnummer Der vedhæftes et regneark til regnskabet. 7. Diverse Bordopstilling m.m. Der er brandregler der skal overholdes dvs. pladsfordelingsplaner til arrangementer findes på Tegninger fra 2017 er vedhæftet. Bordplan - hvem sidder hvor? Der er et ønske om at kunne sidde sammen med egen uddannelse/afdelingen, dette sker via tilmeldingsformular oversigt fra 2017 er vedhæftet. Vagt orienteres via byg-servicedesk@ucl.dk, så der ikke går vagt i det tidsrum. Fredagsbaren, der er aftale om at der er åbent indtil kl Forslag til næste gang - Købes drikkevarer inden man sætter sig til bords - Ekstra udsalgssted af drikkevarer fra kantinen i CS.109for at undgå kø - Starter kl , uddannelserne/afdelingen byder velkomme kl. ca og buffet åbner kl Det aftales med byg-servicedesk@ucl.dk om at det firma som udskifter gulvmåtter, ikke kommer den fredag under festen, ændres til torsdag - Der skal være lyd, højtaler og projektor i begge kantine dele og der bør være scene til optrædende så alle kan se 4

5 5