Referat af møde i Campusrådet Campus Vejle

Transkript

1 Referat af møde i Campusrådet Campus Vejle Mødedato: Torsdag den Mødetidspunkt: Kl. 14:00 til 16:00 Mødested Mødeleder Referent: Søren Pedersen Janne Andersen Deltagere Afbud Birgitte Mikkelsen, Christian Jansson, Nabil Karas, Lone Petersen, Niels Rebsdorf, Gitte Alberen, Søren Pedersen og Janne Andersen Helena Helleshøj Riggelsen 1. Velkommen til abil Karas, Gitte Alberen og Helena Helleshøj Riggelsen Nabil Karas har overtaget Jytte Becks plads i campusrådet, da Jytte er gået på pension den 31. januar Gitte Alberen er studerende fra Socialrådgiveruddannelsen og Helena Helleshøj Riggelsen er studerende fra Sygeplejerskeuddannelsen. Gitte og Helena deltager i hele mødet for at se hvad det vil sige, at sidde i et campusråd og herunder drøftes de studerendes fremtidig deltagelse. Velkommen til Nabil og Gitte. Dagorden vil fremover starte med de punkter som er relevant for de studerende, som efterfølgende når disse punkter er drøftet kan forlade mødet. Afbud fra Helena Helleshøj Riggelsen, som inviteres til at deltage i næste møde. Udarbejdelse af dagsorden Invitation til Helena Helleshøj Riggelsen til næste møde den 28. maj kl Søren/Janne Janne 2. Opfølgning fra sidste møde den Status på nedenstående punkter fra sidste møde Campussekretær Janne Andersen vil fremover være en dag om ugen i Vejle, da meget arbejde kan klares digitalt, men er der opgaver/møder der kræver flere dage om ugen er dette selvfølgelig muligt. Udarbejdelse af funktionsbeskrivelse til campussekretær og udmelding til huset ved Søren Pedersen. Procedure om brugen af infoskærme Denne er under udarbejdelse. Kantineudvalg Repræsentanterne er: Formand Christian Jansson Sekretær Janne Andersen Side 1/9

2 CFU Karina Lorentzen Lund Kantinen DGI-Huset kantineleder Sabine Søgaard 2 studerende fra grunduddannelser Søren Pedersen kontakter de 2 uddannelser Vejle Kommune, centerleder for Center for Dag Socialpsykiatri Karin Engdal Region Syddanmark kan pt. ikke stille med en repræsentant pga. interne processer de skal igennem. Ulla Wernberg-Møller har mulighed for efter sommerferien at vende tilbage med en repræsentant. Janne Andersen har godkendt dette. Første møde skal fastsættes. Kantinen Træk i kantinen ved hjørnebordet ved indgangen, opsætning afskærmning ved Christian Jansson Grupperum/CFU videokonference Opsætning af firkantet transparent ved grupperum til vejledning Løsning på videokonferencelokalet ved CFU Udarbejdelse af dagsorden Vil der i fremtidige møder være repræsentanter fra de studerende, er det aftalt på sidste møde, at punkter der kræver studenterinddragelse dagsordensættes først. Diverse Badeforhold til studerende Opbevaring af vådt tøj er behovet der? Udarbejdelse af dagorden se under punkt 1 Badeforhold til studerende og opbevaring af vådt tøj opfølgning, dagsorden sættes til næste møde Udarbejdelse af procedure for infoskærme Janne Indkaldelse til første møde i kantineudvalget 2 studerende fra grunduddannelserne til kantineudvalget Træk i kantinen Christian/Janne Søren Christian 3. Opfølgning fra dialogmøde inspirationskataloget Campusprincipper i virkeligheden Punkt ved Søren Pedersen jf. mail af 16. marts til alle medarbejdere: Først tak for en god dialog i forbindelse med præsentationen af inspirationskataloget Campusprincipper i virkeligheden. Præsentationen havde fokus på, hvordan rapporten kunne læses og anvendes, en opsummering af rapportens vigtigste konklusioner med status ift hvad der allerede er igangsat, samt forslag til den videre proces. Power point præsentationen er vedhæftet, og stikord fra drøftelsen fremgår nederst i denne mail. Næste skridt er, at der skal arbejdes videre med, i hvilket omfang og hvordan anbefalingerne i inspirationskataloget kan realiseres og under skyldig hensyntagen til campusprincipperne. Der var Side 2/9

3 på mødet tilslutning til, at der skal arbejdes i følgende parallelspor: 1. Opgaver der skal tages hånd om nu og her, og uden at de sendes i udvalg - eksempelvis adgangsforhold til UCL, intern wayfinding, bookning af faciliteter, anskaffelse af resterende inventar m.m. De ansvarlige er Bygningsafdelingen og Campuschef. 2. Anbefalinger og spørgsmål der knytter sig til afdelingerne på de enkelte etager - eksempelvis ejerskab til faciliteterne, arbejdspladsernes indretning, formål med og anvendelse af faciliteterne knyttet til afdelingen/området, færdig indretning m.m. Personalelederen i den enkelte afdeling er ansvarlig for at sætte processen i gang. Følgende er ansvarlige for, at initiere drøftelser på tværs af afdelingerne på en etage og ift de anbefalinger og spørgsmål der skal løses i fællesskab på etagen: i. 1. sal (IT og Bygningsafdelingen) Erik Thorsen. ii. 2. sal (CFU og Biblioteket) - Birgitte Mikkelsen. iii. 3. sal (KomU, Sygeplejerskeuddannelsen, Socialrådgiveruddannelsen og studiesekretariatet) -Hanne Vibeke Sørensen. iv. 4. sal (Ledelsessekretariatet, HR, Personale og økonomiafdelingen, Bygningsafdelingen) - Oles Stig. 3. Anbefalinger og spørgsmål der går på tværs af etager og afdelinger - eksempelvis tværgående anvendelse af undervisningsfaciliteterne, sikkerhedsforhold, interne adgangsveje på campus, studiefaciliteter og informationsvæg m.m. Campusrådet er ansvarlig. I regi af Campusrådet nedsættes der en arbejdsgruppe bestående af 4 studerende, Christian Jansson og Søren Pedersen. Gruppen skal specielt arbejde med de anbefalinger der knytter sig til udvikling af studiemiljøet, studiefaciliteterne m.m. 4. Anbefalinger og spørgsmål der knytter sig til udsmykning, installationskunst og afdelingernes synlige identitet. Kunstudvalget tager sig af denne opgave. 5. Anbefalinger/udfordringer der skal løses i samarbejde med husets øvrige lejer - eksempelvis anvendelse og udsmykning af fællesarealerne herunder fælles mødelokaler, wayfinding reception, disponeringen i kantinen m.m. Christian Jansson og Søren Pedersen er ansvarlig. Såfremt der er tiltag der har økonomiske konsekvenser, skal forslagene rejses overfor Bygningsafdelingen/Campuschefen. Processen i de enkelte spor skal være afsluttet indenfor 3 måneder. Stikord fra dialogmødet den 4.3 Organisatorisk Behov for synlige beslutningsprocesser og mandater til at træffe afgørelser Evalueres rumindretningen? Henstilling til at kere sig om hinanden på tværs i huset og være opmærksom på snitflader mellem afdelinger/uddannelser Teknisk Udfordringer med stik/ledninger på gulvet i undervisningslokalerne Kommer der beredskabsplaner og krise/brandøvelser (er iværksat) Varme og ventilationsproblemer (Over)booking af undervisningslokaler for at imødegå problemer med ovenstående Dekoration og indretning Folie på studievejledningslokalerne (er iværksat) Synlig markering af, at det er de studerendes hus opslag, artefakter mv. Adgangsforhold og skiltning Gennemgang i caralab - skiltning til CareLab (er iværksat) Gennemgang i biblioteket. Drøftelse/spørgsmål til den videre proces. Processerne er igangsat i forhold til de anbefalinger der var i inspirationskataloget som kan realiseres Side 3/9

4 og processerne kører i de forskelige områderne. Til næste møde den 28. maj skal de punkter, som skal have fælles løsninger (ikke lokaler) drøftes i campusrådet. Campusrådets medlemmer er enige i, at de dataer som er fremkommet i rapporten, er et godt grundlag for det videre arbejde men at der også skal være opmærksomhed på de ting som ikke fungerer. Det er også vigtigt at få kommunikeret ud i huset de ting som gøres og er igangsat for at synliggøre arbejdet. Forslag til at der udarbejdes et nyhedsbrev til medarbejdere og studerende men at der udarbejdes et relateret til medarbejdere og et relateret til de studerende. Det er vigtigt at kommunikationen har en journalistisk tilgang og at det sorteres i informationen og at der tænkes på det image, som man gerne vil vise. Enighed om, at nyhedsbrevene udkommer det næste år som prøve og at nyhedsbreve til medarbejdere sendes til medarbejders og nyhedsbreve til studerende lægges på Fronter. Udover dialogmødet har der været afholdt møde med de studerende på tværs af grunduddannelserne sammen med Søren og Christian for at drøfte studiemiljø. Det viste sig bl.a. under rundturen at der er muligheder på campus for flere grupperum. Nyhedsbrev til medarbejdere og studerende Flere grupperum til studerende Søren/Janne Søren/Christian 4. Udlån/leje af lokaler til eksterne, medarbejdere og studerende Punkt ved Janne Andersen Der skal udarbejdes priser, kontrakter og retningslinjer for udlån/leje af lokaler til eksterne, medarbejdere og studerende. Bemærkning: Samarbejde med DGI-huset omkring køb af forplejning ved udlån/leje af lokaler tages op på møde i kantineudvalget. Eksemplar på priser og kontrakter var fremsendt inden mødet og der er taget udgangspunkt i de modeller der bruges i Odense på Blangstedgårdsvej. Udkast til priser og kontrakter kunne godkendes med ændringer, så de tilpasses Vestre Engvej. Det skal fremgår af prisoversigten, at CFU har foreninger og forlag som f.eks. Naturhistoriskforening, Sproglæreforening og forlag til skoleregi (bl.a. Alinia), som kan låne lokaler nogle gang om året uden beregning. Færdiggørelse af prisoversigt og kontrakter Janne/Søren 5. Kantinen I henhold til udbudsmaterialet har kantinen oplyst, at de har lukket de 3 dage op til påske. Janne Andersen har lagt besked i alles kalender og lagt informationen på infoskærmene allerede nu, så de studerende også er orienteret. Det er aftalt med kantinen, at de hvert år har lukket i sommerferien i ugerne 28, 29 og 30. Side 4/9

5 Ugerne for 2015 er lagt i alles kalender. Hvordan orienteres de studerende bedst? Til orientering er der ifølge udbudsmaterialet aftalt følgende lukkedage: Tre dage før påske. Dagen efter Kristi Himmelfartsdag. Tre uger i sommerferien efter aftale med forpagter. Hverdage mellem jul og nytår. Grundlovsdag. Yderligere lukkedage bliver varslet med en måned. Ovenstående er til orientering til rådets medlemmer. Det er bedst at orienterer de studerende vedr. lukningsdage i kantinen via Fronter. Besked til studerende via Fronter Janne 6. Parkering medarbejdere og studerende Forslag til kriterier for parkeringstilladelse til studerende. Den studerende skal kunne dokumentere via lægeerklæring e.l., at pgl pga. en kronisk funktionsnedsættelse ikke er i stand til at gå 500 meter. Desuden skal den studerende forinden have fået afslag på almindeligt handicapskilt. Parkeringskort til medarbejdere er en udfordring. Til orientering har Janne Andersen 2 kort tilbage til udlevering og pt. kan der ikke skaffes flere. De 50 3 timers parkeringspladser er blevet markeret med nummerering, så det er nemmere for brugerne at identificere de pladser UCL har, som der må parkeres på. Parkering fra studerende ved Gitte Alberen Det skal dokumenteres ved lægeerklæring at den studerende eller den medarbejder det drejer sig om, at vedkommende ikke kan gå 500 m. pga. kronisk funktionsnedsættelse. Der vil så være mulighed for at der udstedes et parkeringskort til UCL s pladser. Der er 2 stk. parkeringskort tilbage til udlevering til medarbejdere og der kan ikke fås flere. Campusrådsmedlemmer må meget gerne også meddele dette i baglandet. Alle de parkeringskort som er i brug pt. udløber juli 2015, så derfor skal der findes en løsning på, hvad der kan lade sig gøre. Muligheden for at UCL kan komme på den digitale løsning som DGI Byen har, har tidligere været drøftet, men dette er ikke længere en mulighed. Christian Jansson afventer at komme i dialog med DGI Byen, så der kan findes en løsning. Til orientering kan det oplyses, at der er kommet numre på de rækker, som UCL har til 3 timers parkering/dagsbillet der er rækkerne P10, P11, P12 og P13. De som kan tilbydes 3 timers pladserne/dagsbillet er gæster til CFU, KomU og de timelærere, censorer m.m. der er til grunduddannelserne. Medarbejdere ved UCL kan ikke benytte disse pladser. Karina Lorentzen ved CFU har tilrettet parkeringstilladelsen og studiesekretærerne ved grunduddannelserne har mulighed for sparring til dette ved Karina. Side 5/9

6 Gitte Alberen gjorde opmærksom på, at der er stor utilfredshed blandt de studerende over de parkeringsforhold de tilbydes og mener ikke, at der gives ordentlig besked om dette ved studiestart. Cirkuspladsen mener de ikke er en mulighed, da det tager tid at gå det lange stykke. Gitte Alberen har derudover undersøgt lokalplanen og kan oplyse, at der om 5 år ikke vil være mulighed for at bruge Cirkuspladsen som parkeringsmulighed. Medlemmerne af campusrådet gjorde opmærksom på, at de vilkår som der er for de studerende er de samme der gælder for medarbejdere og en stor del af gæsterne til huset. Pt. er der ikke planer om at ændre nuværende parkeringstilbuddet men at der ses positivt på at man kan parkere på Cirkuspladsen gratis og så længe man vil. Der var enighed om, at det skal kommunikeres bedre ud til de kommende studerende der starter og brugere af huset og at det skal være fra en positiv vinkel bl.a. tilbuddet om gratis parkering og så længe man vil. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Styring af ovenstående procedure vedr. lægeerklæring sker ved campussekretær Fremtidig parkeringsprocedure VIGTIGT Bedre kommunikation til studerende og brugere af huset Janne Christian Janne/Søren og Uddannelseschefer 7. Indeklima Punkt ved Lone Pedersen Indeklimaet /luften opleves som meget tørt på Vestre Engvej. Under punktet ønskes bl.a. en drøftelse af, om det er muligt at der kan gøre noget ved indeklimaet? Generel drøftelse af indeklimaet hvor luften opleves som at være tør. Der er i øjeblikket ved at ske en justering og optimering af ventilationsanlæggende på Vestre Engvej. Oplevelser af luften m.m. vedr. indeklimaet skal sendes Michael Bonrud Helleskov, [email protected] 8. Ansvar og ansvarlighed vedr. kursuslokaler og videokonfrencerummet Punkt ved Niels Rebsdorf Drøftelse af ovenstående overskrift. Det opleves meget ofte, at lokaler efterlades med åbne vinduer og madaffald m.m. Videokonferencelokale låses bl.a. af hensyn til det udstyr som er i lokalet men det opleves at lokalet udlånes til gruppearbejde for studerende når undervisere låner nøgle ud, og oftest efterlades lokalet med udstyret i uorden. I andre lokaler med AV-udstyr efterlades de generelt uden at være logget af computer m.m. Det er ikke optimalt for de næste brugere af lokalerne og ikke særlig trykt at der står vinduer åbne Side 6/9

7 efter arbejdstid. Der bør være en procedure for sikring af at vinduerne lukkes, at oprydning sker og at lokaler med AV-udstyr efterlades klar til næste bruger. Forslag til at informere brugere og medarbejdere ved skiltning i lokalerne og at det meldes klare ud, hvilke lokaler man som studerende kan benytte som grupperum. Det er vigtigt, at alle medarbejdere, studerende og bruger af huset er med til at skabe et godt miljø i huset. Der udarbejdes skilte som opsættes i lokalerne vedr. husk lukning af vinduer, oprydning og at lokaler med AV-udstyr efterlades klar til næste bruger. Evt. kører en kampagne sammen med de andre samarbejdspartnere af huset. Der udarbejdes principper for hvor de studerende kan være til bl.a. gruppearbejde Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Udarbejdelse af skilte til lokaler Opsætning af skilt i lokaler Udarbejdelse af principper til studerende Helle Ravn Helle Ravn Søren Pedersen 9. Lokalebooking Punkt ved Niels Rebsdorf 1. Skemalægningsperioden Vi (studieadministrationen, red)har fået tildelt 3 små lokaler, hvor vores reelle behov er min. 2 store lokaler og 1 lille. Vi har også 1 telepresencelokale, som vi bruger hele tiden. 2. Efter skemalægningsperioden Lokalerne er nu fri til booking i forhold til grunduddannelsen/videreuddannelsen og Ledelsesakademiet. Men ikke i forhold til CFU. Vi ønsker samme procedure i forhold til lokaler hos CFU, så vi ikke skal spørge først, når der er ledige lokaler. Så alle lokaler i huset kan bookes af alle. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, da CFU har andre behov foreslår vi: At CFU frigør deres ledige store lokaler, som andre så kan booke i en længere periode og ikke kun fra dag til dag. At vi finder små grupperum/vejledningslokaler, som kan stå ledige og ikke kan bookes på forhånd evt. dem på 2. sal for alle afdelinger. Generel drøftelse af ovenstående henvendelse og der var enighed om, at der er behov for en ny gennemskrivning af principperne for brug af lokaler. Søren og Birgitte aftaler møde og vil der gennemskrive principperne på ny. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Gennemskrivning af principper for brug af lokaler Søren /Birgitte Side 7/9

8 10. Diverse Der er rejst følgende spørgsmål fra medarbejdere: 1. Afklaring af retningslinjer med campusrådet i forhold til social samvær. Må der inviteres på en fredags øl/vin samt inddragelse af letter mad i lokalerne? 2. Efter aftale med Christian Jansson er der ønske om oftere rengøring samt påfyldning af papir på toiletterne Der er rejst følgende spørgsmål fra studerende: 1. Lokaleoversigts- eller infotavler på etagerne (evt. interaktive). Der må gerne nydes drikkelse og mad til socialt samvær men man skal huske, at rydde op efter sig. Oftere rengøring og påfyldning af papir er bragt i orden. Der er planlagt en digital løsning til at udkomme efter påske Link til mapping så det gør det nemmere at finde vej i huset. Dette skulle være med til at gøre det nemmere for gæster og brugere af huset at finde vej. Der er lavet en aftale med Vejle Kommune at deres reception hver mandag får en oversigtsliste fra CFU, hvilke aktiviteter der er. Derudover skal der være en kontaktperson på hver sal, som receptionen kan kontakte. På 1. sal er det Karina Lorentzen, 2. sal afventer Søren møde med Ambrosia og Eva, og på 3.sal er det Birgitte Dahl Sørensen. Som en del af aftalen skal UCL stille vikar til rådighed i receptionen, når Vejle Kommunes receptionister skal afholde ferie, sygdom m.m. Digital løsning Link til mapping Vikarafløsning til Vejle Kommunes reception Christian/Janne Søren 11. Eventuelt herunder punkter til kommende møder Der skal være mulighed for, at gæster som låner lokaler kan låse lokalet af, når de skal til bl.a. frokost. Denne mulighed findes ikke pt. Drøftelse af løsningsmuligheder Søren/ Christian/Janne 12. Planlagte møder 2015 Torsdag den 28. maj, kl Torsdag den 3. september, kl Torsdag den 12. november, kl Side 8/9

9 Side 9/9