Indhold VESTERGÅRDSVEJ 15 // 8260 VIBY J TLF // FAX POST@ALBOA.DK // 2 Dirigenthæfte ALBOA

Transkript

1 DIRIGENTHÆFTE

2 Indhold Side: Om dirigenthæftet 3 Dirigentens rolle og kompetence / utilbørlig optræden 4 Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet - dagsord. pkt. 1 5 Valg af dirigent - dagsord. pkt Valg af referent - dagsord. pkt. 3 8 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning - dagsord. pkt. 4 8 Fremlæggelse af afdelingens regnskab - dagsord. pkt. 5 9 Fremlæggelse af afdelingens budget - dagsord. pkt Behandling af indkomne forslag - dagsord. pkt Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen - dagsord. pkt Valg af suppleanter - dagsord. pkt Evt valg af valg af repræsentantskabsmedlemmer - dagsord. pkt Eventuelt - dagsord. pkt Bilag til støtte for dirigenten 14 Dine notater 15 Dirigenthæftet er udarbejdet af ALBOA s kursusudvalg - foråret Kontakt: kursusudvalget@alboa.dk. Kilder (uden for Alboa): Dirigentmappe fra KAB, december 2002 Layout: ALBOAinfo - jar/ kontakt: jar@alboa.dk Illustrationer: Colourbox.dk og BeeLine almen boligorganisation aarhus VESTERGÅRDSVEJ 15 // 8260 VIBY J TLF // FAX POST@ALBOA.DK // 2 Dirigenthæfte ALBOA

3 Om dirigenthæftet Dirigenthæftet er til brug ved afdelingsmødet og tænkt som støtte til dig, som har indvilget i at være dirigent på et sådant møde. Selvom du er dreven i dirigentrollen, kan du have fordel af hæftet, som punkt for punkt følger dirigentens rolle på afdelingsmødet. Samtidig indeholder hæftet en oversigt over de materialer og bilag, der er eller kan blive brug for på det ordinære eller ekstraordinære afdelingsmøde. Hæftet er disponeret med udgangspunkt i ALBOA s standarddagsorden for afdelingsmødet, jf. vedtægternes 15, stk. 2, og de enkelte dagsordenspunkter er skrevet med orange. Under hvert dagsordenspunkt er der dels anført en praktisk vejledning om, hvad dirigenten konkret skal foretage sig her, dels lyseblå kasser med nyttig viden i relation til dagsordenspunktet, fx hvordan ændringsforslag behandles, og hvordan utilbørlig optræden takles. Indledningsvis er der et afsnit om dirigentens generelle rolle på afdelingsmødet, og på sidste side finder du en oversigt over bilag m.m., som er relevante for mødet. Du bør bruge den fornødne tid på at gennemlæse disse bilag inden mødet. God fornøjelse! Kursusudvalget ALBOA Dirigenthæfte ALBOA 3

4 Dirigentens rolle og kompetence Afdelingsmødet er et formelt beslutningsorgan i beboerdemokratiet, som kan og skal træffe beslutninger af betydning for beboerne - også for dem, der ikke er mødt frem. Forberedelserne op til mødet og dirigentens styring af selve mødet er derfor af betydning for kvaliteten af de beslutninger, der bliver truffet, og for beboernes tillid til beboerdemokratiet. Hold eventuelt formøde med formanden eller bestyrelsen, hvor mødet gennemgås. Fokuser på mødets formål og dagsorden samt en praktisk køreplan for mødet og aftal med afdelingsbestyrelsen, hvem der er ansvarlig for hvad og sæt navn på. Vær også opmærksom på, om der er forudsigelige problemer og konflikter, og om den forventede forretningsorden og dagsorden for afdelingsmødet giver anledning til særlig opmærksomhed. Du bør være så velforberedt, at du kan udstråle naturlig autoritet og overblik. Det er dig, der styrer debatten, og det må forsamlingen gøres opmærksom på, hvis det er nødvendigt. Du bør sørge for, at væsentlige synspunkter bliver præsenteret. Og når debatten tynder ud, skal du sammenfatte og sikre formulering af klare afstemningstemaer eller foreslå kompromisser, der kan forene de forskellige synspunkter. Du sørger for, at talerne får ordet i den rækkefølge, de beder om det, men du har ret til at gribe ind i talernes rækkefølge, så andre kan komme med korte bemærkninger til en bestemt detalje. Du må gerne give forsamlingen saglige oplysninger og råd, men afholde dig fra at give egne meninger til kende. Og husk, det er dig, der er mødets øverste myndighed, der sikrer god tone, ro og orden under hele mødet. Utilbørlig optræden Dirigenten påtaler forholdet. Fortsætter balladen, gives en advarsel. Finder dirigenten behov for det, kan bortvisning være nødvendig. I sidste instans suspenderes mødet. Ved nyt afdelingsmøde kan de forstyrrende nægtes adgang til mødet. 4 Dirigenthæfte ALBOA

5 Afdelingsmødets start Formanden for afdelingsbestyrelsen eller anden person byder velkommen og giver mødedeltagerne de nødvendige formelle og praktiske oplysninger. 1. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet Hvis der allerede findes en forretningsorden for mødet, skal formanden bemærke, at I følger denne og oplyse, hvornår den er vedtaget. Oftest vil ALBOA s standardforretningsorden være et bilag til afdelingsmødet, og det er således den, der skal godkendes. Ordet til forretningsordenen (er normalt kun aktuelt senere i mødeforløbet) Hvis en deltager under debatten beder om ordet til forretningsordenen skal vedkommende straks have ordet uden hensyn til indtegnede talere. Vedkommende må kun ytre sig om ting, som falder ind under mødets forretningsorden, dvs. spørgsmål om mødets ledelse og arbejdsform kritik af dirigent stille forslag om debatafslutning eller lignende straks stemme om det fremførte der kan ikke stilles ændringsforslag Dirigenthæfte ALBOA 5

6 2. Valg af dirigent Formanden foreslår normalt, hvem der skal være dirigent. Kommer der andre forslag til dirigent, foretager formanden afstemning. I første omgang ved håndsoprækning. Ved tvivl om resultatet: Skriftlig afstemning. Ved stemmelighed: Lodtrækning. Herefter overtager dirigenten ledelsen af mødet og takker for valget. Mødets varsel og beslutningsdygtighed Beboerne skal have indkaldelsen med dagsorden tilsendt senest 4 uger før afdelingsmødet, og de kan aflevere forslag op til 2 uger før mødet. Alt skriftligt materiale, beboerforslag og en eventuel skriftlig beretning fra afdelingsbestyrelsen skal være udsendt senest en uge før mødet sammen med den endelige dagsorden. Ekstraordinært afdelingsmøde indkaldes med mindst 2 ugers varsel med angivelse af dagsorden. Der er i princippet ingen nedre grænse for, hvor mange beboere, der skal være mødt frem, for at afdelingsmødet er beslutningsdygtigt, men du skal oplyse, hvor mange husstande, der er repræsenteret på mødet. Forslag, som afvises a. Forslag, som ikke er modtaget senest 14 dage før mødeafholdelse. b. Forslag, som ikke er underskrevet. c. Forslag, som ikke er dateret. d. Forslag, som ikke har karakter af egentlige forslag, men mere er spørgsmål, kommentarer m.m. Bør være afvist af afdelingsbestyrelsen efter samråd med administrationen inden mødet. 6 Dirigenthæfte ALBOA

7 Du starter med at læse datoerne for indvarslingen af mødet op for herefter at konstatere, at indkaldelsen med dagsorden og tilhørende materialer er udsendt rettidigt og i overensstemmelse med ALBOA s vedtægter. På denne baggrund erklærer du afdelingsmødet lovligt indvarslet og beslutningsdygtigt. Og hvis nogen gør indsigelse, hvad så? Dateret for sent: Er datoen forkert, men dagsorden omdelt i henhold til vedtægterne, kan afdelingsmødet gennemføres. Datoen rigtig, men for sent omdelt: Er dagsorden for sent omdelt, kan mødet kræves suspenderet bare en forlanger det. Fejl i dagsordenen: Dirigenten skal orientere herom, når dagsordenen oplæses. Er der tale om væsentlige fejl, kan mødet ikke gennemføres. Eventuelt ønskes medtaget: Eventuelt er et fast punkt på dagsorden ved ordinære afdelingsmøder men ikke ved ekstraordinære møder. Husk at afklare regler for rygning og at kontrollere, at alle i forsamlingen kan se og høre, hvad der foregår på mødet. Du skal også oplyse, om der er gæster fra ALBOA til stede og præsentere dem for forsamlingen. Husk at forsamlingen skal godkende tilstedeværelsen af eventuelle fremmede gæster, fx. praktiske hjælpere. Godkendelse af dagsorden: Du forestår godkendelsen af dagsordenen efter at have konstateret, at den er i overensstemmelse med ALBOA s vedtægter. Dagsordenen læses herefter op for mødedeltagerne. Valg af stemmeudvalg: Du forestår valget af stemmeudvalg til hjælp ved optælling af stemmer. Udvalget skal bestå af mindst 3 personer. Dirigenthæfte ALBOA 7

8 3. Valg af referent Du forestår valget af referent og oplyser, hvis der anvendes smartphone eller andet lydoptagerudstyr. Afdelingsbestyrelsen vil normalt have et forslag til referent på forhånd. 4. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for perioden siden sidste afholdte afdelingsmøde Du giver ordet til formanden, som aflægger afdelingsbestyrelsens beretning. Efter fremlæggelsen giver du forsamlingen mulighed for at debattere beretningen. Bed om spørgsmål og kommentarer til beretningen, og lad formanden og bestyrelsen svare efterhånden. Efter debatten skal beretningen godkendes, og du instruerer forsamlingen om proceduren for afstemningen (hver husstand har 2 stemmer, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt). Afstemningen om beretninger forsøges i første omgang foretaget ved håndsopretning. Er der tvivl om afstemningen, foretages skriftlig afstemning. Hvem stemmer for? Hvem stemmer imod? Hvem stemmer hverken for eller imod? Beretningen godkendes ikke: a. At beretningen forkastes, betyder ikke nødvendigvis, at afdelingsbestyrelsen må nedlægge sit hverv. Det bør dog være en naturlig konsekvens. b. Forkastes beretningen, bør dirigenten suspendere mødet i ca. 15 minutter, for at lade afdelingsbestyrelsen overveje situationen. c. Hele bestyrelsen trækker sig: Mødet suspenderes, og der indkaldes hurtigst muligt til nyt afdelingsmøde med valg af helt ny bestyrelse på dagsordenen. d. Bestyrelsen kan meddele, at der ønskes indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor afdelingsbestyrelsen kan søge et tillidsvotum, og hvor dagsordenen også må forsynes med nyvalg, såfremt bestyrelsen ikke får et tillidsvotum. e. Stiller nogen af de tilstedeværende forslag om, at forsamlingen udtrykker sin mistillid til afdelingsbestyrelsen, må dette forslag sættes under afstemning. Vedtages forslaget, må afdelingsbestyrelsen nedlægge sit hverv, og der må indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde. 8 Dirigenthæfte ALBOA

9 5. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab til orientering Giv ordet til afdelingsbestyrelsen (formanden eller anden rette vedkommende) for fremlæggelse af regnskabet. Bed om spørgsmål og kommentarer til regnskabet efter fremlæggelsen. Lad afdelingsbestyrelsen besvare spørgsmål efterhånden. Hvis regnskabet skal godkendes Såfremt der tidligere er truffet beslutning om, at regnskabet skal godkendes af afdelingsmødet sættes det under afstemning. Hvis regnskabet ikke godkendes Dirigenten noterer sig dette og orienterer organisationsbestyrelsen herom. Såfremt organisationsbestyrelsen fastholder regnskabet, indberettes tvistigheden til kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse. Dirigenten oplyser denne procedure over for afdelingsmødet. 6. Fremlæggelse af budget for kommende regnskabsår til godkendelse Du giver ordet til afdelingsbestyrelsen (formanden eller anden rette vedkommende) for fremlæggelse af budgettet. Bed om spørgsmål og kommentarer til budgettet efter fremlæggelsen. Lad afdelingsbestyrelsen besvare spørgsmål efterhånden. Hvis budgettet ikke godkendes Dirigenten noterer sig dette og orienterer organisationsbestyrelsen herom. Såfremt organisationsbestyrelsen fastholder budgettet, indberettes tvistigheden til kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse. Dirigenten oplyser denne procedure over for afdelingsmødet. Dirigenthæfte ALBOA 9

10 Huslejeforslag m.m. Husk under dette punkt at behandle forslag, som har økonomiske konsekvenser for huslejen. Er der tale om et arbejde eller aktivitet, som udløser en huslejeforhøjelse på mere end 15 %, kan 25 % af de fremmødte forlange urafstemning herom. 25 % af de fremmødte kan kræve urafstemning om hele budgettet. Herefter forestår du afstemningen om godkendelse af budgettet. Hvem stemmer for? Hvem stemmer imod? Hvem stemmer hverken for eller imod? 7. Behandling af eventuelle indkomne forslag Gør rede for, hvilke forslag der er indkommet (rettidigt). Lad for hvert forslag den pågældende forslagsstiller motivere forslaget, hvis pågældende ønsker dette. Sæt forslaget under debat, og giv forslagsstilleren mulighed for at trække forslaget tilbage, hvis det møder stor modstand. Sæt forslaget under afstemning: - Hvem stemmer for? - Hvem stemmer imod? - Hvem stemme hverken for eller imod? Stemmelighed og udeblevet forslagsstiller Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Det samme er tilfældet, hvis forslagsstilleren ikke er til stede, og andre ikke ønsker at overtage forslaget. 10 Dirigenthæfte ALBOA

11 Generelt om afstemninger og valg Det er dirigentens opgave at give mødet klar instruktion om fremgangsmåden ved afstemninger. Hver fremmødt husstand har 2 stemmer, og beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Medmindre der er tale om personvalg, er det nemmest, hvis du kan gennemføre afstemningerne ved håndsoprækning. Er forsamlingen meget stor og stemmeopløbet meget tæt, kan du vælge at skride til skriftlig afstemning. Stemmer, der er afgivet ved håndsoprækning, optælles af både dig og stemmeudvalget. Efter afstemningen bekendtgør du resultatet for forsamlingen. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt! Urafstemning Ved almindelig stemmeflertal kan afdelingsmødet beslutte, at endelig afgørelse af alle emner, der er til behandling på afdelingsmødet, i stedet for skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens lejere. Ændringsforslag fremsættes på mødet Ændringsforslag skal holdes indenfor rammerne af det oprindelige forslag. Dirigenten afgør dette. Finder dirigenten, at der er tale om et helt nyt forslag, er der ikke mulighed for at behandle det på mødet. Ændringsforslag skal fremlægges mundtligt for afdelingsmødet, og herefter skriftligt til dirigenten, som skal oplæse forslaget forinden afstemning finder sted. Der stemmes først om ændringsforslaget. Er der flere ændringsforslag, stemmes først om det mest vidtgående. Ændringsforslag, der er så vidtgående, at ikke-fremmødte beboere ikke ud fra den udsendte dagsorden kan genkende en eventuel vedtagelse, bør henlægges til et senere afdelingsmøde. Dirigenthæfte ALBOA 11

12 8. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen Du oplyser, hvem i bestyrelsen der er på valg, og om de ønsker genvalg. Derefter efterlyser du flere forslag til kandidater. Kandidaternes navne skrives op i den rækkefølge, de melder sig, og du bør give dem mulighed for at præsentere sig for forsamlingen. Du skal give klar besked om, at en stemmeseddel er ugyldig, når: Der er påført flere navne, end der er poster til Der er påført navne på personer, der ikke er bragt i forslag Samme navn er påført flere gange Der må således gerne være færre navne, end der er ledige poster til. Afstemningsreglerne ved personvalg er normalt nedfældet i forretningsordenen, så tjek den inden valghandlingen sættes i gang. Formand Vær opmærksom på, at nogle afdelinger kan have besluttet, at valg af formand ikke foregår på afdelingsmødet, men på efterfølgende bestyrelsesmøde. Personvalg Hvis der er flere kandidater end ledige poster, skal der gennemføres skriftlig afstemning. Stemmelighed Ved stemmelighed afgør forretningsordenen udfaldet heraf. Husk også at afklare, om valg af suppleanter skal kædes sammen med valget af bestyrelsesmedlemmer, inden valghandlingen sættes i gang. Se mere herom på næste side under 9. Valg af suppleanter. Suspender eventuelt mødet under stemmeoptællingen og meddel resultatet, når mødet genoptages. Optælling af stemmer Stemmeudvalget indsamler stemmesedlerne, og dirigenten spørger, om alle har afleveret stemmesedler. Er dette tilfældet, optæller stemmeudvalget, hvor mange stemmer der er afgivet på hver enkelt kandidat og i alt. Kontrol Det er din opgave at kontrollere, at summen af deltal svarer til antal afgivne stemmer i alt, før du offentliggør resultatet. Valgets resultat: Når du oplyser, hvem der har opnået valg, oplyser du samtidig i hvilken rækkefølge, de er valgt. 12 Dirigenthæfte ALBOA

13 9. Valg af suppleanter Som hovedregel bør der foretages særskilt valg af suppleanter, men da flere valg ofte bliver for tidskrævende, kan du spørge forsamlingen om de kandidater, som ikke blev valgt til bestyrelsen, kan indtræde som suppleanter. - eventuelt i den rækkefølge, deres stemmetal angiver. Husk, at der skal tages stilling hertil, inden valg af bestyrelsesmedlemmer går i gang. 10. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer Skal repræsentantskabsmedlemmer vælges af afdelingsmødet - og ikke af afdelingsbestyrelsen forestår du også dette valg. Fremgangsmåden er den samme som beskrevet under Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Der skal dog ikke vælges suppleanter. 11. Eventuelt Du spørger forsamlingen, om nogen har noget til eventuelt. Husk, at under eventuelt kan alt debatteres, men intet vedtages. Mødet afsluttes: Når dagsordnen er udtømt, takker du forsamlingen for et forhåbentlig godt møde. Formanden kan komme med afsluttende bemærkninger, hvis han ønsker det....tak for i aften! Dirigenthæfte ALBOA 13

14 Bilag m.m. til støtte for dirigenten: a. Mødeindkaldelse med foreløbig dagsorden. b. Mødeindkaldelse med endelig dagsorden. c. Forretningsorden for afdelingsmødet, eventuelt forslag hertil. d. Alboa s vedtægter. e. Beboerliste. f. Stemmesedler. g. Eventuel skriftlig beretning. h. Seneste års regnskab. i. Budgetforslag for kommende regnskabsår. j. Forslag fra bestyrelse og beboere. 14 Dirigenthæfte ALBOA

15 Dine notater: Dirigenthæfte ALBOA 15

16