Dialogbaseret Aftalestyring. Aftale 2007 Bibliotekerne

Transkript

1 Dialogbaseret Aftalestyring Aftale 2007 Bibliotekerne 2007

2 Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning Den politiske ramme Den faglige ramme Institutionsrammen Den administrative ramme Den økonomiske ramme...8 Bilag 1 Eget indsatsområde - Harmonisering Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. Aftaleparter for aftale 2007, fra til Godkendt Kommunaldirektør d Benny Balsgaard Benny Balsgaard Biblioteksleder Jytte Risager Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne 5600 Faaborg 1.2 Aftaleområdets kerneydelse Biblioteksbetjening af borgere i Faaborg-Midtfyn Kommune, jf. Lov om Biblioteker. Betjeningen sker på bibliotekerne i Broby, Faaborg, Kværndrup, Ringe og Årslev samt via bibliotekernes fælles hjemmeside Bibliotekerne yder et åbent tilbud med fri og lige adgang for alle. Bibliotekerne forventes i 2007 at få besøgende.

3 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske målsætninger for kultur og fritid Overordnede målsætninger for Kultur og fritidsområdet I 2010 siger Borgerne og lokale foreninger Kommunen er god til at hjælpe ideer på vej og de yder en god indsats for at understøtte et alsidigt kultur- og fritidsliv. Folkeoplysningsudvalget Vi har stor indflydelse på rammerne for fritidslivet i Faaborg-Midtfyn Kommune. Nye tilflyttere Kultur og fritidstilbuddene mange og så er kvaliteten helt i top. Faaborg-Midtfyns overordnede kultur- og fritidspolitiske målsætning er at skabe gode rammer for, at børn, unge og voksne kan udfolde sig aktivt igennem hele livet. Endvidere er det et overordnet mål at medvirke til at fremme kommunens udvikling, skabe tiltrækning og gøre kommunen attraktiv og synlig gennem kultur- og fritidstilbud. Nøgleordne for den fremtidige kultur og fritidspolitik er mangfoldighed og ildsjæle. Derfor vil kommunalbestyrelsen i 2007 iværksætte udarbejdelsen af en samlet kultur-og fritidspolitik for hele Faaborg-Midtfyn Kommune. Det betyder: at der afholdes ide- og dialogmøde med centrale aktører og ildsjæle inden for kultur- og fritidsområder. at der skabes rum og tid til at der udvikles nye ideer sammen med idegrupper bestående af initiativtagere og ildsjæle. at der afholdes udvalgsmøde på forskellige steder f.eks. museer, foreningslokale mv. at der etableres flere udviklingspuljer til fremme af aktiviteter, partnerskaber og nye ideer. 2.2 Politiske målsætninger for bibliotek Vi vil styrke biblioteket som et fysisk og virtuelt center for viden og kulturelle oplevelser i Faaborg-Midtfyn kommune Vi vil sikre, at biblioteket er et kulturbærende omdrejningspunkt for borgerne Vi vil gøre biblioteket til borgernes naturlige mødested. Vi vil sikre en fremtidsorienteret udvikling af bibliotekernes service for borgerne

4 Kommunalbestyrelsen ønsker, at kommunens biblioteker kendes på, at de er fremtids- og serviceorienterede, og derfor arbejdes der hele tiden målrettet med kvalitetssikring og fornyelse af bibliotekernes mange serviceydelser. Biblioteket har en aktiv rolle i at skabe gode rammer for livslang læring hos kommunens borgere. Derfor er det også vigtigt, at brugerne - og ikke mindst børn - oplever spændende og inspirerende biblioteker. Dette gælder også i forhold til skolebiblioteker/pædagogiske servicecentre. Der skal etableres et stærkt forpligtende samarbejde mellem kommunens folke og skolebiblioteker i forhold til f.eks. arrangementer og vidensdeling, jf. f.eks. bogindkøb. Samarbejdet skal ydermere bidrage til, at flest mulige børn gør aktivt brug af bibliotekernes mange muligheder. Fremtidsorienterede biblioteker med fokus på brugere og teknologi Den teknologiske udvikling og fremtid gør, at der stilles store krav til bibliotekets løbende udvikling og omstilling. Derfor vil Kommunalbestyrelsen arbejde for fremtidsorienterede biblioteker, som kendetegnes ved gode teknologiske faciliteter som f.eks. hjemmeside, selvbetjeningsløsninger mv. Bibliotekerne skal være klar til at tænke nyt og kreativt for herved at fremtidssikre bibliotekernes udvikling. Der kan f.eks. arbejdes med opsøgende serviceydelser overfor brugere, virksomheder og foreninger Biblioteket skal sætte brugerne i centrum ved hjælp af fleksible og kvalitetsbevidste medarbejdere samt brugervenlige åbningstider. Bibliotekerne skal indgå i aktiv dialog med bruger- og borgergrupper omkring kvalitetsudviklingen af fremtidige service- og kulturtilbud. Derfor skal der arbejdes på At det gøres aktivt brug af ad hoc brugergrupper/paneler til udvikling af servicetilbudene At der gennemføres brugerundersøgelser på bibliotekerne inden udgangen af Der ønskes et tæt parløb mellem kultur- og biblioteksservice Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne er en betydningsfuld kulturinstitution. Derfor spiller bibliotekerne en aktiv rolle i udviklingen af Faaborg-Midtfyn til et kultur- og fritidsmekka i Faaborg-Midtfyn ønsker at være en kommunal frontløber på sammenhængen mellem kultur og biblioteksservice. Det betyder, at der skal arbejdes aktivt på: at der skabes liv på bibliotekerne uden for traditionelle åbningstider at der tilbydes kultur-arrangementer, der supplerer andre lokale tilbud at arrangementer virker samlende for borgerne i kommunen at tiltrække borgergrupper som normalt ikke anvender bibliotekerne at kunst er meget velkommen på bibliotekerne og eventuelt udlån heraf. at biblioteket skal være aktiv medspiller i et eventuelt nyoprettet Kulturelt Samvirke Kommunalbestyrelsen ser gerne, at bibliotekerne udvikler sig som en attraktiv kulturvært. Dette skal ske via husning af forskellige arrangementer for kommunens kultur- og fritidsaktører. Bibliotekerne skal undersøge muligheden for at levere kulturelle tilbud/arrangementer ud af huset, dvs. f.eks. arrangementer i forsamlingshuse mv.

5 Bibliotekernes aktive rolle som kulturaktør gør, at deres resultater skal måles på mere end antallet af materialeudlån - også på f.eks.oplevelser /arrangementer. 3.0 Den faglige ramme 3.1 Faglige målsætninger / indsatsområder Fagchefen henviser til de politiske målsætninger for områder, jf. afsnit Institutionsrammen 4.1 Institutionens målsætninger / indsatsområder Visioner og Mål for Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne I forbindelse med fusionsprocessen har medarbejderne i det nye bibliotek formuleret nogle fælles visioner og mål for biblioteket. Nedenstående formuleringer giver vores aktuelle bud på, hvad vi ser som vores visioner og mål med Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne. Folkebibliotekernes formål og virksomhed 1. Folkebibliotekernes formål er at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet ved at stille bøger, tidsskrifter, lydbøger og andre egnede materialer til rådighed såsom musikbærende materialer og elektroniske informationsressourcer, herunder Internet og multimedier. 2. Folkebibliotekernes formål opfyldes gennem kvalitet, alsidighed og aktualitet ved udvælgelse af det materiale, der stilles til rådighed. Ved udvælgelsen må alene disse kriterier, ikke de i materialet indeholdte religiøse, moralske eller politiske synspunkter, være afgørende. Faaborg-Midtfyn bibliotek har følgende vision: Vi vil styrke biblioteket som et fysisk og virtuelt center for viden og kulturelle oplevelser i Faaborg-Midtfyn Kommune Vi vil sikre, at biblioteket er et kulturbærende omdrejningspunkt for borgerne Vi vil gøre biblioteket til borgernes lokale mødested Vi vil sikre en fremtidsorienteret udvikling af bibliotekernes service for borgerne Med dette som udgangspunkt har vi formuleret følgende mål for konkrete områder:

6 Målsætninger i forhold til borgeren: Vi vil i alt, hvad vi laver, have borgeren i centrum. Vi vil sikre lige adgang for alle. Det betyder, at alle skal have lige adgang til informationer, og dermed have mulighed for at deltage i den demokratiske proces. Vi vil yde en en god service. Det betyder for os, at vi yder en professionel service præget af faglig viden og et indgående kendskab til bibliotekets samlede virksomhed og muligheder. Vi vil så vidt muligt opfylde brugernes behov for materialer. Det skal være muligt at kunne betjene sig selv. Der skal derfor arbejdes videre i retning af selvbetjening som tilbud. Målsætninger vedrørende formidling. Vi vil være offensive i forhold til formidling. Det betyder for det første, at vi vil formidle bibliotekets tilbud aktivt ved at tilbyde tidssvarende medietilbud - herunder bøger, musik, film, elektroniske baser med mere. Vi vil for det andet arbejde med formidling via forskellige typer af arrangementer. Biblioteket vil også i fremtiden tilbyde spændende og engagerende foredrag, udstillinger, teater, værksteder, undervisning, biblioteksorientering m.v. Biblioteket skal være et kulturelt omdrejningspunkt, hvor folk mødes, bliver udfordret og hvor sanser vækkes. Der skal sættes ting i gang og skabes refleksion. Vores håb er på denne måde at være med til at inspirere borgere og foreningsliv til selv at være kulturskabende. Vi vil for det tredje arbejde med formidling via bibliotekets virtuelle ansigt udadtil Det skal via hjemmesiden være muligt at foretage basesøgning, foretage bestillinger af materialer, finde generelle oplysninger, lave diverse forespørgsler m.v. Vi vil arbejde i retning af at bruge hjemmesiden til en direkte dialog med brugeren. Hjemmesiden for Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne skal være kendetegnet ved at være overskuelig, brugervenlig, let at læse, opdateret, handicapvenlig og ajour med aktuelle tilbud og arrangementer. Målsætninger vedrørende bibliotekets struktur. Vi vil udnytte den nye struktur bedst muligt. Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne vil i fremtiden have biblioteksbetjening 5 forskellige steder. Selvom der skal ske en harmonisering, skal de enkelte udlånssteder også i fremtiden have lov til at være forskellige på en række områder. Der skal være mulighed for forskellige typer af arrangementer og for specielle fokusområder i materialevalget alt sammen for at udnytte de samlede ressourcer i biblioteket bedst muligt til gavn for borgerne. Med udgangspunkt i den givne struktur lægger vi vægt på at skaffe materialer hurtigt frem, at være opsøgende i forhold til borgere, der har svært ved at komme fysisk på biblioteket ved at have en bogen kommer ordning. Vi vil endvidere tage hensyn til særlige grupper, herunder dagplejere, ældre og handicappede. Vi vil prioritere at have gode samarbejdsparter udenfor huset, således at vi kan indgå i netværk, partnerskaber og andre forpligtende fællesskaber med institutioner og andre organisationer både indenfor og udenfor kommunen.

7 Målsætninger vedrørende bibliotekets fysiske rammer. Vi lægger vægt på at have gode fysiske rammer for biblioteket. Det betyder for os, at vi løbende vil arbejde med bibliotekernes indretning herunder sikre en god tilgængelighed, så det er let at komme ind og rundt. Lokalerne skal endvidere være tidssvarende og fremtidssikrede. Det betyder bl.a., at der skal være god plads til forskellige medier, der skal være plads til udstillinger, og lokalerne skal have en høj grad af fleksibilitet. Vi lægger vægt på, at bibliotekets lokaler opleves som indbydende og vedligeholdte. Vi ønsker at skabe en god atmosfære og vil løbende arbejde for at sikre en høj grad af brugervenlighed herunder at det ved hjælp af tydelig skiltning er let at finde rundt. Vi ønsker, at biblioteket kan fungere som et være- og mødested. Borgerne skal opleve biblioteket som et inspirerende oplevelsesrum, hvor der er overraskelser og plads til forundring. Målsætninger vedrørende personalet. Helt grundlæggende ønsker vi som personale på Faaborg-Midtfyn bibliotek at være ambitiøse i alt, hvad vi gør. Personalet skal derfor være veluddannede og serviceminded. Det betyder bl.a., vi vil være engagerede i vores arbejde og møde lånerne professionelt. Der skal være et godt arbejdsmiljø på biblioteket. Der skal være arbejdsglæde og plads til begejstring hos personalet og gerne så meget, at det kan mærkes hos brugeren. Vi lægger vægt på at udnytte og udvikle personalets samlede kompetencer. Det betyder bl.a., at vi vil lære af hinanden, og at vi vil henvise til hinanden, hvis andre ved mere end én selv. Målsætninger vedrørende åbningstider. Bibliotekets åbningstider skal så vidt muligt være tilrettelagt efter brugerens behov. Konkret vil vi forsøge at afdække lånernes ønsker og tilstræbe at indrette åbningstiderne efter dem. 4.2 Bibliotekernes indsatsområder 2007 Se bilag,.

8 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Ledelsesgrundlag og værdier: Lederforum formulerer et fælles grundlag for god ledelse som i videst muligt omfang træder i stedet for en detaljeret regelstyring. Det er et koncernmål at alle aftaleholdere bidrager konstruktivt til denne proces - og at hver aftaleholder udmønter de fælles ledelsesgrundlag og værdier i eget fagsekretariat, stab eller institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Medarbejdertrivsel: Direktionen lægger stor vægt på at opbygge en organisation, hvor medarbejdernes trivsel er rigtig god. Derfor skal bl.a. gennemføres to trivselsundersøgelser i hele organisationen i løbet af Med dette initiativ ønsker direktionen at sætte yderligere fokus på medarbejdernes trivsel. Det er et koncernmål at hver enkelt aftaleholder følger op på resultaterne af disse undersøgelser og arbejder systematisk med medarbejdertrivsel i eget fagsekretariat, stab og institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. En åben og proaktiv kommune: Faaborg-Midtfyn Kommune skal være kendt som en åben og proaktiv organisation, hvor de ansatte i videst mulig omfang benytter deres faglige og personlige kompetencer til at synliggøre initiativer og opgaveløsning i den form Faaborg-Midtfyn har besluttet. Det er et mål at kommunens ansatte har en forståelse for og en oplevelse af, at reglerne om offentlig ansattes ytringsfrihed ikke blot er gældende, men også at ledelsen understøtter brugen heraf. Fællessekretariat er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Dialogbaseret Aftalestyring: Dialogbaseret aftalestyring skal skabe fokus på organisationens mål og resultater på alle niveau. Derfor er det afgørende for direktionen at hele organisationen i 2007 oplever, at den politiske dialog og målformulering udgør et godt grundlag for udarbejdelse af aftaler i tæt dialog og samspil med brugere og medarbejdere. Det forventes at alle aftaleholdere aktivt arbejder med formidling af formålet med aftalestyring samt inddrager medarbejdere, brugerbestyrelser o.lign. i arbejdet. Det er ligeledes direktionens mål, at alle aftaleholdere får de redskaber og kompetencer, som gør dem i stand til at udøve den nødvendige styring og ledelse i fht. aftalernes forskellige rammer. EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO) er tovholder på implementering, udviklingen og evaluering af Dialogbaseret Aftalestyring. En detaljeret beskrivelse af direktionens koncernmål fremgår at notat vedrørende direktionens Koncernmål for 2007 samt direktionens aftaler med HR, Fællessekretariatet samt EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO). 5.2 Spilleregler for aftalestyring Der henvises til Spilleregler for Decentral ledelse og Central Styring vedtaget i Kommunalbestyrelsen den Gældende politikker, regulativer mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual.

9 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen Det samlede driftsbudget for BIBLIOTEKET er budgetlagt med netto kr. Budgetrammen vil i løbet af foråret 2007 blive reguleret inden for følgende områder: Udvendig bygningsvedligeholdelse Forsikringer IT Lederløn Tjenestemandspension til afgåede tjenestemænd. Det er op til den enkelte aftaleholder, at holde sig ajour med eventuelle yderligere korrektioner af budgetrammen. De øvrige forudsætninger lagt til grund for budgettet, fremgår af budgetbemærkningerne indeholdt i Budget For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring ( Spilleregler for Central Styring og Decentral ledelse ) samt Faaborg-Midtfyn Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ med tilhørende bilag.

10 Bilag 1 Eget indsatsområde - Harmonisering Emne Aftaleholderen Institutionens egne målsætninger Eget indsatsområde 2007 Fortsat harmonisering af 5 biblioteker til Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne A) De eksisterende harmoniseringsgrupper fortsætter deres arbejde med at realisere de indstillinger, som grupperne allerede har udarbejdet. Det drejer sig om følgende områder: Mødestruktur og informationspolitik, Elektronisk materialevalg, PR, Logistik, Klargøring, Licenser og abonnementer, IT, Betjening af børn/unge, Betjening af ældre, Reglement, Mål og visioner. Der etableres i løbet af 2007 nye grupper, som bl.a. skal beskæftige sig med arrangementer for voksne, hjemmeside m.m. B) Forberedelse og etablering af selvbetjening på Faaborg Bibliotek C) Skabelse af velfungerende ledergruppe med klart definerede kompetence-og ansvarsområder Delmål Her indsættes delmål til målsætningen A) F.eks. sørger PR-gruppen for at det valgte logo for Faaborg-Midtfyn Bibliotekerne bliver implementeret B) Maj 2007 søges via Kultur- og Fritidsudvalget om andel i den anlægspulje, der blev afsat i forbindelse med budgetvedtagelsen okt C) Formulering af hver enkelt leders kompetence- og ansvarsområde Succeskriterier Succeskriteriet for delmålet. Dvs. hvad vil vi have der skal være sket, for at målet kan siges at være opnået. Hvad er tegn på et godt resultat. A) Indstillingerne fra harmoniseringsgrupperne skal være realiseret, f.eks. skal logoet optræde overalt, hvor FMB reklamerer B) Der frigives penge fra Faaborg-Midtfyn Kommune C) Medarbejderne kender den enkelte leders kompetence- og ansvarsområde Overordnet handleplan Her skitseres de væsentlige handlinger/ initiativer der skal iværksættes for at realisere målene. A) Arbejds- og vagttiden for den enkelte medarbejder tilrettelægges, så det er muligt for gruppemedlemmerne at mødes B) Ansøgning skrives til FMK, og det afklares, om der bevilges penge C) Mødekalender udarbejdes, således at der afholdes møde hver 2. uge Mål- og resultatopfølgning Her redegøres for valget af metode til opfølgningen/evaluering på målet: spørgeskema, nøgletal mv. Hvornår skal opfølgningen finde sted og hvem er ansvarlig. A) og C) Årlig MedarbejderUdviklingsSamtale med alle ansatte, årlig ArbejdsPladsVurdering Økonomi Her gives overslag på prisen for gennemførelsen af indsatsområdet. Det sker ud fra forventet

11 forbrug af ledelses- og medarbejdertimer samt div. omkostninger. Det forventes at A) og C) kan gennemføres uden yderligere forbrug. B) Selvbetjeningsløsning på Faaborg Bibliotek er anslået til at koste kr kr. FMK ansøges om kr Det resterende beløb kr er allerede sparet op af Faaborg Bibliotek, beløbet er pt. indefrosset. Resultatkrav I forlængelse af de formulerede delmål og succeskriterier, formulerer institutionen relevante resultatkrav A) Indstillingerne fra harmoniseringsgrupperne er realiseret inden årets udgang, og der er etableret relevante teams B) Forudsat at økonomien bevilges starter arbejdet med chipning af alle materialer C) Ledelsesstrukturen skal fungere til alles tilfredshed