Fællessekretariat Aftale 2008

Transkript

1 Fællessekretariat Aftale 2008

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING DEN POLITISKE RAMME DEN FAGLIGE RAMME INSTITUTIONSRAMMEN DEN ADMINISTRATIVE RAMME DEN ØKONOMISKE RAMME... 5 BILAG 1A POLITISK INDSATS KØB OG SALG AF JORD... 6 BILAG 1B POLITISK INDSATS SERVICERING AF DET POLITISKE SYSTEM... 7 BILAG 2A - FAGLIGE INDSATS - ESDH... 9 BILAG 2B - FAGLIGT INDSATS. ÅBEN OG PROAKTIV BILAG 2C - FAGLIGE INDSATS - KOMMUNIKATION BILAG 2D FAGLIG INDSATS - BRANDING BILAG 3A EGET INDSATS. IT- SIKKERHED BILAG 3B EGET INDSATS. - KUNDEFOKUS BILAG 4A - KONCERNINDSATS SUNDHED / SYGEFRAVÆR BILAG 4B KONCERNINDSATS KERNEYDELSENS VÆRDI FOR BORGEREN Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. 2

3 Aftaleparter for aftale 2008, fra til Godkendt Kommunaldirektør d Benny Balsgaard Benny Balsgaard Inge Dam Sekretariatscef Fællessekretariatet 1.2 Aftaleområdets kerneydelse overført fra 2007 Fællessekretariatet er tværgående stabsfunktion som bistår borgmester og direktører i den politiske og administrative ledelse, og som varetager sagsbehandling, koordinering og udvikling af opgaver inden for følgende opgaveområder: Politisk betjening samt betjening af borgmester og direktion, kommunikation, it- sikkerhed, juridisk rådgivning, forsikring og risikostyring, ESDH, administration af kommunens udlejning af ejendomme og arealer, køb og salg af fast ejendom, valg, sekretariat for huslejenævnet og beboerklagenævnet, arkivområdet og støttet byggeri. Endvidere varetages opgaver vedrørende drift af administrationsbygningerne, herunder servicefunktioner, kantine og rengøring. 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske visioner og målsætninger (max 1 side) 2.2 Politiske indsatsområder Udarbejdelse af plan for køb og salg af jord, bilag 1a Servicering af det politiske system, bilag 1b ESDH -se bilag 2a Proaktiv kommune. Se bilag 2b 3.0 Den faglige ramme 3.1 Faglige målsætninger (max 1 side) 3.2 Faglige indsatsområder Kommunikation se bilag 2c Iværksættelse og gennemførelse af kommunen koncernmål vedr. om at være Åben og Branding af Faaborg-Midtfyn Kommune se bilag 2d 3.3 Gældende politikker, regulativer, planer mv. på fagområdet 3

4 4.0 Institutionsrammen 4.1 Institutionsrammen Det er Fællessekretariatets mål at være en effektiv servicefunktion i forhold til politikere, medarbejdere og borgere. At være en effektiv servicefunktion indebærer, at sekretariatet yder rådgivning, vejledning og sagsbehandling på et højt niveau. For at sekretariatet kan løse sine opgaver bedst muligt og leve op til målet om at være serviceorienteret, stilles der særlige krav til medarbejdernes kompetencer. Med følgende kompetencekrav opstilles der både nogle faglige og personlige normer for, hvad vi hver for sig og som sekretariat skal kunne: Helhedsorientering - Medvirke til at fremme helhedsforståelsen i kommunen mellem stabe, fagsekretariater og institutioner og mellem stabe, fagsekretariater og institutioner indbyrdes. - Medvirke til at fremme en holding til at oplysninger og opgaver kommer én ved i form af engagement og interesse for alle opgaver, der varetages af kommunen. - Medvirke til at udbrede kendskabet til generelle sagsgange både interne og eksterne. Videndeling og nytænkning - Være ajourført med den nyeste udvikling og viden inden for de enkelte opgaveområder, dele sin viden og forme og tilpasse opgaveløsningen i forhold til den nye viden. - Være i stand til at inddrage nye måder at løse opgaverne på, herunder at finde de bedst egnede metoder til opgaveløsningen. - Medvirke til at skabe et lærerende miljø og andre arbejdsmetoder, hvor man er bevidst om at slippe den kendte og sikre løsning og er med til at støtte og acceptere nye løsninger. - Medvirke til at skabe øget fokus på udvikling af den enkelte medarbejder, herunder på systematiseret vidensdeling. - Medvirke til at fremme lysten til at varetage nye opgaver. Formidling - Være i stand til at bearbejde materiale og formidle resultatet videre. - Medvirke til at formidle og informere målrettet og professionelt både mundtligt og skriftligt gennem de eksisterende medier, ved oplæg, pjecer, netværk og pressen. Politisk flair - Have forståelse for og indsigt i de spilleregler, der gælder i forhold til det politiske niveau og omverdenen. - Have evne til at kunne optræde med klare arbejdsgiverholdninger inden for de afstukne politiske rammer. 4.2 Institutionens egne indsatsområder Gennemførelse af en proces, hvor Fællessekretariatet arbejder med at skabe en fælles kultur. Processen skal ud over det rent trivselsrelaterede knyttes sammen med Fællessekretariatets indsatsområde Kundefokus jf. bilag 3 b. 4

5 It- sikkerhed, se bilag 3a Kundefokus, se bilag 3b 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Direktionen har besluttet at man i 2008 vil sætte fokus på følgende emner som centrale koncernmål for hele organisationen: Medarbejdersundhed nedbringe sygefravær Kerneydelsens værdi for borgeren Direktionen vurderer, at netop disse koncernmål samlet set bedst bidrager til at understøtte en fortsat stabilisering af driften. Det fremgår af de 2 indsatsskabeloner for koncernmålene, hvilke forventninger direktionen har til den enkelte aftaleholder med hensyn til at arbejde med koncernmålene,jf. bilag 4a. og 4b. Direktionen har i aftalerne med EPO-staben og HR-staben forpligtet disse to stabe på at varetage det koordinerende ansvar for at udmønte, understøtte og følge op på hvert af de to koncernmål i løbet af 2008 overfor organisationens øvrige aftaleholdere. 5.2 Spilleregler for aftalestyring Aftaleholderen er omfattet af de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring. Spillereglerne beskriver de generelle rammer og vilkår for økonomisk styring, personalemæssige krav, bygningsmæssige forhold, IKT-anskaffelser osv. Spillereglerne inkluderes ikke i aftalen, men findes på kommunens hjemmeside under Dialogbaseret Aftalestyring. 5.3 Gældende politikker, regulativer mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen Fællessekretariatets samlede driftsbudget i 2008 er budgetlagt med netto kr. Budgettet er opdelt i følgende områder: - Eget driftsbudget (løn, kontorhold, mv.) kr. - Forsikringer kr. - Færgedrift kr. - Fællesudgifter (adm. bygninger, politikere, fælles udgifter m.v.) kr. Der kan ikke flyttes budget (laves budgetomplaceringer) mellem de ovennævnte områder. Driftsbudgettet vil blive tilført midler til IP-telefoni i løbet af 4. kvartal For en yderligere beskrivelse af forudsætninger lagt til grund for budgettet henvises til budgetbemærkningerne til Budget For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring samt Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 5

6 Bilag 1a Politisk indsats Køb og salg af jord Politisk indsatsområde 2008 Plan og servicemål for køb og salg af jord Fagudvalg Økonomiudvalget Aftaleholderen Fællessekretariatet Politisk Politiske målsætninger Faaborg-Midtfyn Kommunes service i forhold til køb og salg af jord skal kendetegnes ved at være professionel og serviceorienteret. Der udformes en plan for det fremtidige arbejde med køb og salg A) Kommunen har en aktiv og professionel markedsføring i forhold til tilflyttere. B) Sagsbehandling af borgerhenvendelser i relation til ønske om køb/reservation af jord sker uden unødigt ophold. C) Hjemmesiden bruges aktivt og professionelt i arbejdet med salg af jord. D) Der foretages en tilfredshedsundersøgelse hos købere af jord med henblik på forbedring af servicen på området. 85 % af de adspurgte brugere oplever en meget tilfredsstillende eller tilfredsstillende service. 85% af de adspurgte brugere oplever at hjemmesidens information på området er meget tilfredsstillende eller tilfredsstillende. Administration At der i tæt samarbejde med de tekniske afdelinger, primært afdelingen for Plan og Udvikling, løbende arbejdes på at have overblik over Udviklingsmuligheder Udviklingsønsker og behov På baggrund af serviceorienteret hjemmeside straks at kunne give en status over hvad kommune har til salg. Hvert halve år gennemføres en aluering af servicen. Økonomi Indsatsområder løses inden for eksisterende driftramme. Resultatkrav Planen og servicemålene udarbejdes inden 1. juli 2008 og forelægges økonomiudvalget til godkendelse. 6

7 Bilag 1b Politisk indsats Servicering af det politiske system Fagudvalg Politisk indsatsområde 2008 Servicering af det politiske system Kommunalbestyrelsen Fagsekretariat Fællessekretariatet Hvem Kommunalbestyrelsen Aftaleholderen Fællessekretariatet Politisk Politiske målsætninger Faaborg-Midtfyn kommunalbestyrelse skal have den service, som gruppen samlet og politikeren enkeltvis har behov for i relation til Dagsordner Mødeafvikling Rettigheder og pligter i henhold til den kommunale styrelseslov, herunder eks. vederlag mm til målsætningen: A) Kommunalbestyrelsens ønsker til service søges afdækket gennem en skriftlig høring (spørgeskemaundersøgelse) B) Ikke alene Fællessekretariatet, men også IT og HR inddrages med henblik på optimering af serviceydelserne til politikerne. C) Der udarbejdes mappe til politikerne i Faaborg-Midtfyn Kommune om rettigheder og pligter D) Der udarbejdes manual til administrationen servicering af det politiske system (inkl. suppleanter) E) Der skal allerede nu i god tid inden valget i 2009 tilrettelægges introduktion til det kommunalpolitiske arbejde med de nye medlemmer af kommunalbestyrelsen som målgruppe. : A) Kommunalbestyrelsen er overvejende tilfredse med den serviceplatform, som administrationen giver dem, således at de kan koncentrere sig om det politiske arbejde. B) Administrationen skal have fokus på, at kommunalbestyrelsen er vores bestyrelse. Administration Spørgeskema udformes Kommunalbestyrelsen informeres efter et ordinært møde om indsatsområdet, herunder spørgeskemaundersøgelsen Resultatet af undersøgelsen drøftes af arbejdsgruppe med repræsentanter fra Fællessekretariat, 7

8 HR og IT Arbejdsgangene gennemgås og målrettes de udmeldte behov, og nøglepersoner ansvarliggøres. Håndbøgerne skrives og implementeres. Nøglepersonerne udpeges som politikernes kontakt til administrationen. Projekt servicering skal være gennemført inden udgangen af For så vidt angår introduktion af nye medlemmer, skal det overvejes om Faaborg-Midtfyn Kommune proaktivt via stormøde/borgermøde vil informere om kommunen og dens opgaver med vordende kommunalpolitikere/opstillede personer som målgruppe. Det skal undersøges om COK vil gennemføre Kattegat-Kommune -kurser for nye politikere hvis ikke skal der planlægges internt kursus for egne nye medlemmer af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen bedes efter et ordinært møde i første halvdel af 2009 besvare et evalueringsskema. Resultatkrav Se succeskriterier 8

9 Bilag 2a - Faglige indsats - ESDH Faglig indsatsområde 2008 ESDH (SBSYS og KMD-sag - edh) Aftaleholderen Fællessekretariat Faglige målsætninger Automatisering og effektivisering af sagsbehandlings- og dokumenteringsprocesser A) Tilbyde opfølgningskurser løbende for nye og gamle brugere B) Gennemførelse af en intern brugerundersøgelser mht.til brugen og anvendelsesgraden af systemerne. Både primo og ultimo C) Implementering af SBSYS på alle institutioner, herunder uddannelse. Når brugerundersøgelse opnår positivt resultat med flg. hovedspørgsmål: 85 % angiver at systemet dækker behovet for til elektronisk sagsbehandling 80 % angiver de er uddannet tilstrækkeligt 70 % angiver at systemerne umiddelbart er til at betjene 90 % af samtlige medarbejdere i administrationen anvender ESDH-systemerne. Arbejdsgange er blevet systematiseret og effektiviseret i forhold til ESDH i 2008 Sikkerhed og logning er implementeret i systemerne Systemerne er i stabil drift Der skal arbejdes på, at selvbetjeningsløsninger bliver integreret med ESDH- systemerne. A) Brugerkurser (begyndere og øvede) udbydes med jævne mellemrum. Fællessekretariatet vedligeholder undervisningsmateriale, forestår tilrettelæggelsen og gennemførelsen af kurserne. B) Brugerundersøgelse gennemføres for afdækning af anvendelses- og nyttegrad C) Implementering på institutionerne forudsætter følgende: a. konsekvent drift og brug i fagsekretariater og stabe b. organisationsmodning i form af information aftaler om standard for sager gennemgang af skanningsmateriel fastlæggelse af sikkerhedsniveau på sager og dokumenter gennemførelse af undervisning Brugerundersøgelsen skal afspejle, i hvilken udstrækning arbejdsgange er systematiseret og effektiviseret. Kontrol af, at stikprøve på sikkerhedslog er gennemført Måling af oppetid på henholdsvis KMD-sag og SBSYS Resultatkrav Se succeskriterier 9

10 Bilag 2b - Fagligt indsats. Åben og Proaktiv Faglig indsatsområde 2007 Åben og Proaktiv Kommune (koncernmål) Aftaleholderen Fællessekretariat Faglige målsætninger Faaborg-Midtfyn Kommune skal være kendt som en åben og proaktiv organisation De ansatte tilskyndes til og understøttes i aktiviteter som kan bidrag til en åben og proaktiv kommune, f.eks. at ansatte fungere som undervisere, holder oplæg, skriver artikler mv. Der arbejdes med dokumentationsmetoder for dette indsatsområde, jf. medieomtale mv. Der tilrettelægges interne rutiner, som sikrer at relevante chefer og politikere så tidligt som muligt orienteres om forventet eller verserende kritisk medieomtale. Der afholdes et årligt evalueringsmøde med pressen. Der udarbejdes en pressepoltik i 2. halvår af Der arbejdes målrettet på, at kommunikation indarbejdes som et naturligt element ved projekter og processer. De ansatte skal benytte deres faglige og personlige kompetencer til at synliggøre de initiativer og den opgaveløsning som Faaborg-Midtfyn står for Gode historier om hvordan Faaborg-Midtfyn løser sine opgaver ses jævnligt i de lokale medier og i de landsdækkende magasiner, fagblade o.l. At relevante chefer og politikere sammen dag på et oplyst grundlag kan kommentere på kritisk medieomtale Ingen krav fra direktionen Der udarbejdes en evaluering i forhold til delmålene med henblik på udarbejdelse af en ny handlingsplan for Økonomi Fællessekretariatet løser opgaven inden for gældende budgetramme Resultatkrav Der udarbejdes en handlingsplan i januar

11 Bilag 2c - Faglige indsats - Kommunikation Faglig indsatsområde 2007 Aftaleholderen Kommunikation Fællessekretariat Faglige målsætninger Faaborg-Midtfyn Kommune vægter kommunens interne og eksterne kommunikation som væsentlige elementer i skabelsen af en dynamisk kommune og organisation A) At intranettet udvikles og udbredes yderligere i organisationen. B) At hjemmeside og intranet evalueres i 2. halvdel af C) At det afklares i 1. halvdel af 2008, hvordan organisering af beslutningsprocesserne for hjemmeside og intranet skal foregå. D) At der udvikles på personalebladet i 2008 på baggrund af den brugerundersøgelse, der er foretaget i Når brugerundersøgelse opnår positivt resultat med flg. hovedspørgsmål: 85 % angiver at hjemmesiden dækker de behov som efterspørges (brugere) 80 % af samtlige admininstrative ansatte anvender intranettet 45 % af institutionspersonale o. lign. anvender intranettet 85 % angiver at intranettet dækker de behov som efterspørges Direktionen har ingen bemærkninger hertil. Det laves brugerundersøgelse i 2. halvdel af Økonomi Udgifter afholdes inden for Fællessekretariats budget Resultatkrav Der udarbejdes en kommikationsstrategi i 1. halvår af

12 Bilag 2d faglig indsats - Branding Fagligt indsatsområde 2008 Fagsekretariat Faglige målsætninger Branding af Faaborg-Midtfyn Kommune Fællessekretariatet Der skal udarbejdes en brandingindsats for at: understøtte Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsmål, der er defineret i vores udviklingsstrategi - herunderat markedsføre kommunen som en attraktiv bosætnings- og erhvervskommune. markedsføre Faaborg-Midtfyn Kommune som en attraktiv arbejdsplads for at sikre et godt grundlag for rekruttering. A) Der skal laves en brandingstrategi for Faaborg-Midtfyn Kommune B) Der skal laves en handlings- og tidsplan for brandingaktiviteter i 2008 samt efterfølgende for C) Ledere og medarbejdere skal være ambassadører for Faaborg-Midtfyn Kommune D) Relevante eksterne parter involveres i processen med målsætning om at skabe ekstern finansiering til opgaven eller dele af denne E) Der skal indhentes erfaringer fra branding af andre kommuner A) Ledere og medarbejdere i Faaborg-Midtfyn Kommune skal have kendskab til brandingstrategien B) Kommunens brug af kommunikationskanaler skal tilpasses brandingstrategien efter behov (annoncer, hjemmeside, reklameartikler, gaver m.v.) C) Positiv udvikling i befolkningstallet B) Ingen problemer med at rekruttere ledere og medarbejdere C) Imageundersøgelse i 2009 viser, at Faaborg-Midtfyn Kommune er kendt for Arbejdsgruppe med repræsentanter fra Fællessekretariatet, udviklingsafdelingen, HR m.fl. nedsættes (januar 2008) Projektbeskrivelse for udarbejdelse af brandingstrategi samt handlings- og tidsplan for 2008 laves (februar 2008) Brandingstrategi forelægges direktionen (maj 2008) Brandingstrategi forelægges kommunalbestyrelsen til godkendelse (juni 2008) Evaluering af handlings- og tidsplan for 2008 (juni 2008) Udarbejdelse af handlings- og tidsplan for 2009 (juni 2008) Udarbejdelse af budget for brandingindsats 2009 (juni 2009) Endelig udarbejdelse af handlings- og tidsplan efter resultat af budgetforlig (oktober 2008) Imageundersøgelse gennemføres i starten af 2009, som fremadrettet skal danne udgangspunkt for en måling af brandingindsats. Økonomi 2008: 0,5 mio. kr. fra udviklingsstrategien 2009: 2010: 2011: 12

13 Bilag 3a Eget indsats. IT- sikkerhed Aftaleholderen Eget indsatsområde 2008 Overordnet IT- sikkerhed Inge Dam Institutionens egne målsætninger Faaborg- Midtfyn Kommune skal leve op til kravene i persondataloven og i DS 484. Der skal samtidig arbejdes på at gøre IT- sikkerhed vedkommende for kommunens medarbejdere. Her indsættes delmål til målsætningen A. Udarbejdelse af overordnede retningslinier B. Organisering af informationssikkerhed C. Styring af informationsrelaterede aktiver D. Medarbejdersikkerhed E. Fysisk sikkerhed F. Styring af netværk og drift G. Adgangsstyring H. Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer I. Styring af sikkerhedshændelser J. Risikovurdering K. Beredskabsstyring L. Overensstemmelse mellem lovbestemte og kontraktretlige krav Succeskriteriet for delmålet. Dvs. hvad vil vi have der skal være sket, for at målet kan siges at være opnået. Hvad er tegn på et godt resultat. A) at der er udarbejdet og vedtaget en it sikkerhedspolitik, der er lever op til lovgivningen B) at fag- og stabsheferne har viden om og accept af deres opgaver som systemejere C) at medarbejdere, der anvender it i deres daglige arbejde, har den nødvendige forståelse for betydningen af at leve op til de vedtagne sikkerhedskrav Nedsættelse af arbejdsgruppe sammen med IT- staben med henblik på at udarbejde en prioriteret plan for en process med henblik på opfyldelse af delmålene. I 1. halvår af 2008 gennemføres en proces, hvor fag- og stabshefer involveres i IT- sikkerhedsprojektet Inden udgangen af 1. halvår 2008 skal der være udarbejdet en prioriteret plan for arbejdet med de underliggende delmål Inden udgangen af 2008 skal der være udarbejdet og en godkendt overordnet sikkerhedspolitik Økonomi Opgaven koster alene interne ressourcer Resultatkrav Se succeskriterier 13

14 Bilag 3b Eget indsats. - Kundefokus Aftaleholderen Eget indsatsområde 2008 Fokus på Fællessekretariatets kunder Inge Dam Institutionens egne målsætninger At skabe en arbejdskultur i Fællessekretariatet som har fokus på kundernes behov. Her indsættes delmål til målsætningen M. Definere hvem Fællessekretariatets kunder er indenfor de forskellige arbejdsområder N. Undersøge hvad kundernes behov er i forhold til vore serviceydelser O. Opstille mål for vores service P. Tilpasse processer og service til kundernes behov Q. Have fokus på information på intranet og internet Succeskriteriet for delmålet. Dvs. hvad vil vi have der skal være sket, for at målet kan siges at være opnået. Hvad er tegn på et godt resultat. A) I første kvartal 2008 afdækkes Hvem er kunderne for alle serviceydelser. Heraf udvælges ca. 5 områder, som der gås i dybden med B) Vælge metode og gennemføre undersøgelse af de udvalgte områder C) Opstilling af målbare mål for de udvalgte områder D) At foretage de nødvendige tilpasninger for at opnå opstillede mål E) At der findes informativ og let læselig information på intranet og internet målrettet mod kunderne Ved udgangen af året er kundefokus indarbejdet som en naturlig del af Fællessekretariatets måde at tænke og handle på. Indsatsområdet indgår som fast punkt på personalemøder og i teams For hvert indsatsområde skal der redegøres for, hvad der er ændret i opgaveløsningen - i forhold til at opgaven er tænkt ud fra en kundevinkel. Økonomi Opgaven koster alene interne ressourcer 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav Se succeskriterier 14

15 Bilag 4a - Koncernindsats sundhed / sygefravær Koncern indsatsområde 2008 Koordinerende enhed HR-Staben Hvem Koncern målsætning Medarbejdersundhed nedbringe sygefravær Alle aftaleholdere i Faaborg-Midtfyn Kommune Nedbringelse af sygefraværet i Faaborg-Midtfyn Kommune bl.a. ved - fokus på dialog og aktiviteter der kan nedbringe sygefraværet -sundhedstiltag for visse medarbejdergrupper Sundhedstiltag rettet mod aftaleholderne A) Sundhedskonsulenten igangsætter initiativer mhp.at fremme medarbejdernes trivsel og mindske fraværet. B) Sundhedskataloget udsendes til medarbejdernes egen benyttelse. C) Der igangsættes særlige sundhedspolitiske projekter bl.a. i Ældreplejen se Sundhedsoplægget. Der henvises til beskrivelse af sundhedsoplæg, godkendt i direktionen den 17. december 2007 Forventning om fokus og dialog om sygefravær D)Aftaleholderne medtager sygefravær som et punkt på dagsordenen på de 4 årlige møder i MED-udvalget E)Der iværksættes indsatser for at nedbringe sygefraværet i det enkelte aftaleområde. F) Der udarbejdes en foreløbig vejledning vedr. håndtering af sygefravær, med fokus på hvilken dialog, der bør iværksættes mellem leder og medarbejder i forbindelse med sygefravær. Denne foreløbige vejledning anvendes, indtil Hovedudvalget evt. formulerer et andet oplæg til en fastholdelsespolitik. G) aftaleholderen fastsætter det forventede mål for faldet i sygefraværet i 2008 ift. det samlede sygefravær for Aftaleholderens mål sendes til HR inden d. 1. april. at der på hvert aftaleområde opleves en konstruktiv dialog om sygefravær at hvert aftaleområde iværksætter tiltag, der kan understøtte trivslen og reducere sygefraværet at aftaleholderen bruger vejledningen for håndtering af sygefravær. at Faaborg-Midtfyn Kommune som organisation reducerer det samlede sygefravær med 5 % i 2008 i forhold til niveauet i (uden barsel) HR-staben udsender vejledning for håndtering af sygefravær inden d. 1. feb HR- staben afholder temamøde i lederforum om sygefravær i primo 2008 HR-staben udsender inden 1. februar 2008 udkast til dagsordenstekst til drøftelse af sygefravær i MED-regi HR-Staben rådgiver lederne løbende med tiltag i forhold til drøftelserne i MED-regi. HR-konsulenterne vil blive instrueret i fokusområderne, så deres rådgivning af lederne vil ske i overensstemmelse med koncernmålet. Referat fra dialogen i MED-udvalget vedr. sygefravær indsendes løbende til HR-staben Sygefraværet på alle aftaleområderne vil blive fulgt nøje for at vurdere effekten af indsatsen. Aftaleholderne modtager fraværsstatistik hvert kvartal. Økonomi Der afsættes 2.5 mio. kr. til sundhedstiltag. Resultatkrav : Aftaleholderne håndterer sygefravær i henhold til den udsendte vejledning, således at der er både dialog og opmærksomhed i forhold til sygemeldte medarbejdere samt en reduktion af sygefraværet, således at det generelle sygefravær i Faaborg-Midtfyn Kommune i 2008 reduceres med i alt 5%. 15

16 Bilag 4b Koncernindsats Kerneydelsens værdi for borgeren Koncern indsatsområde 2008 Koordinerende enhed EPO-staben Hvem Koncern målsætning Fokus på kerneydelsens værdi for borgeren Alle aftaleholdere i Faaborg Midtfyn Kommune Efter at fusionen er overstået, er det nu vigtigt at sætte hovedfokus på borgerne, og på hvordan de får størst mulig værdi ud af den kommunale serviceydelse, som er rettet mod netop dem. Direktionen vil med kerneydelsens værdi for borgeren formulere et koncernmål, som understøtter den enkelte aftaleenhed i at gøre mere af det man alligevel gør, eller gøre dette lidt bedre eller lidt anderledes, således at borgeren oplever, at aftaleenhedens kerneydelse får større værdi end før. Målet er at forpligte hver enkelt aftaleholder evt. i samarbejde med andre til at planlægge og gennemføre aktiviteter, som aftaleholderen har en begrundet formodning om, vil bidrage til, at den serviceydelse man leverer, har størst mulig værdi for netop de borgere som modtager denne ydelse. Stabsfunktioner og fagsekretariater skal i denne sammenhæng opfatte de øvrige aftaleholdere som deres borgere. I februar og marts indhenter aftaleholderen information og inspiration om mulige aktiviteter, der kan skabe større værdi af kerneydelsen for borgeren D. 15. april fremsender aftaleholderen en beskrivelse til EPO-staben af hvilke aktiviteter, som forventes gennemført i resten af året herunder hvilke aktiviteter, der søges medfinansiering til med hvilket beløb Fra maj til december gennemfører aftaleholderen mindst 2 aktiviteter, som fokuserer på at skabe større værdi af kerneydelsen for borgeren Primo januar 2009 foretager aftaleholderen en selvevaluering af de gennemførte aktiviteter Organisationens samlede arbejde med koncernmålet kerneydelsens værdi for borgeren vil forløbe i 4 faser: 1. fase (februar og marts) information og inspiration EPO-staben forestår informations- og inspirationsaktiviteter om fokus på kerneydelsens værdi for borgeren. 2. fase (april) beskrive og prioritere aktiviteter Pr. 1. april udsender EPO-staben en forespørgsel til alle aftaleholdere om hvilke aktiviteter netop de forventer at gennemføre i Frist for tilbagemelding d. 15/4. Ultimo april foretages en prioritering i fht. hvilke aktiviteter der kan understøttes af EPO med hhv. penge og/eller konsulent-timer. 16

17 3. fase: (maj til december) gennemførelse af aktiviteter Hver aftaleholder eller gruppe af aftaleholdere - tilrettelægger selv hvornår og hvordan de indmeldte aktiviteter gennemføres - herunder også hvordan de tildelte ressourcer anvendes bedst muligt i fht. at gennemføre aktiviteten. 4. fase (januar og februar 2009) status, evaluering og fælles læring Med udgangspunkt i den foretagne selvevaluering af aktiviteter foretager EPO-staben en fælles evaluering og formidling af aktiviteterne herunder tilrettelægger en form for læringsseminar f.eks. i sammenhæng med et Lederforummøde For at understøtte aftaleholderne med at indfri succeskriterierne vil EPO-staben i løbet af året forestå en række aktiviteter så som: - tilrettelægge en ide/inspirationsfase med f.eks. artikler i INDBLIK, idebank, dialog i lederforum, ol. - udforme information om og skabelon for aftaleholdernes tilbagemelding om forventede aktiviteter og ansøgning om medfinansiering - bistå aftaleholdere med at gennemføre udvalgte aktiviteter - udforme ramme for afsluttende selvevaluering og sikre formidling til fælles læring EPO-staben har ud over den koordinerende projektledelse disponeret ca. 400 timer til direkte bistand til konkrete indsatser. En uddybende beskrivelse af EPO-stabens opgaver med at understøtte koncernmålet Kerneydelsens værdi for borgeren findes som en faglig indsats i EPOstabens aftale med Direktionen. 15. april: svarfrist for aktivitetsbeskrivelse Juni-september: svarfrist for midtvejsforespørgsel i fht. fremdrift på de indmeldte aktiviteter 15. januar 2009: svarfrist for status og selvevaluering af de aktiviteter, som blev indmeldt pr. 15/4-08. (EPO-staben tilrettelægger nærmere procedurer for mål- og resultatopfølgningen) Økonomi / personaleressourcer kr. er afsat i central pulje til aktiviteter hos den enkelte aftaleholder eller grupper af aftaleholdere Puljen administreres af EPO-staben og fordeles af en referencegruppe bestående af kontaktdirektøren for EPO-staben, 2 aftaleholdere samt EPO-stabens projektleder for dette koncernmål Ved ansøgning til puljen forventes aftaleholderen selv at bidrage med ml. 1/3 og 2/3 af det beløb der søges om og aftaleholderen disponerer den fornødne tid hos medarbejdere i aftaleenheden. Nærmere vilkår og kriterier for udmøntning og administration af puljen vil blive beskrevet i 1. fase. Resultatkrav Hver af de pr. 15/4-08 indmeldte aktiviteter er inden udgangen af 2008 blevet gennemført med et for aftaleholderen tilfredsstillende resultat. 17