Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse

Transkript

1 UV-materiale Personregistrering baggrund og praksis (47653) Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse Undervisningsministeriet. 15. december Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Inger Merete Pedersen. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af materialet Personregistrering baggrund og praksis (47653), 15. december 2017 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Inger Merete Pedersen.

2 Undervisningsmateriale Inspiration til AMU-uddannelsens praktiske gennemførelse Omhandlende AMU-uddannelsen Personregistrering baggrund og praksis Materialet har til formål at give inspiration til, hvordan AMU-uddannelsens formål og mål kan nås, herunder en synliggørelse af centrale temaer og emne, som kan indgå i undervisningen. Desuden en beskrivelse af det udviklede undervisningsmateriale, og hvorledes dette kan anvendes og omsættes pædagogisk til brug i undervisningen. Materialet giver således konkrete forslag til undervisningens gennemførelse i form af en beskrivelse af uddannelsesstruktur, forløb, indhold og de rammer, undervisningen kan gennemføres på baggrund af. 1

3 Nr. og titel på AMU-uddannelsen Personregistrering baggrund og praksis 1. Uddannelsesmålets sammenhæng til FKB Uddannelsesmålet er udviklet inden for FKB 2676 Praktisk kirketjeneste med følgende indholdsmæssige begrundelse: 9 trossamfund er foruden folkekirken anerkendt til at udføre den grundlæggende civilregistrering i Danmark. Kordegne fører ministerialbogen under den kirkebogsførende sognepræsts ansvar. Jobområdet indebærer generelt en omfattende og til tider vanskelig borger-/brugerkontakt. Uddannelsen er tilkoblet i relation til TAK erne Varetagelse af kirkens samfundsmæssige funktioner og Professionel håndtering af mødet med kirkens brugere. 2. Uddannelsesmål Deltageren kan foretage almindelig personregistrering i personregistreringssystemet PERSON eller tilsvarende, gennemføre den nødvendige sagsbehandling og vejlede borgeren omkring navnelovgivning mv. Deltageren kan finde gældende bestemmelser og tekniske anvisninger og anvende disse til civile og kirkelige registreringer. Deltageren har forståelse for sognets myndighedsopgave og behovet for samspil med andre myndigheder. Deltageren har kendskab til persondata i ældre optegnelser (kirkebøger m.m.) og kan anvende disse oplysninger korrekt. 3. Målgruppe, jobfunktion og deltagerforudsætninger Kirkefunktionærer og administrative medarbejdere, som ønsker at arbejde med personregistrering i Danmark. 4. Uddannelsesstruktur Uddannelsen er en selvstændig uddannelse, som er obligatorisk for kirkefunktionærer med personregisterførerfunktion ansat i folkekirken. Uddannelsen hænger naturligt sammen med Personregistrering særlige opgaver (40440), som kan gennemføres efterfølgende. 5. Holdsammensætning Deltagerantal personer. 6. Øvrige anbefalinger PC-kendskab på brugerniveau er tilrådeligt. Uddannelsen kan med anbefaling laves som et splitkursus med moduler i e-læring. 7. Udviklerinstitution og personer AMU-FYN, Petersmindevej 50, 5000 Odense C tlf Inger Merete Pedersen, [email protected] 8. Øvrige ressourcepersoner Heidi Duelund Laulund, [email protected] , tryk 2 2

4 9. Lærerprofil Erfaren personregisterfører med omfattende pædagogisk kendskab. 10. Centrale temaer og emner i uddannelsen 1. Hvordan kommer jeg i gang med kirkenetspc en og personregistrering, og hvordan kender og overholder jeg sikkerhedscirkulæret? 2. Hvordan ved jeg, at jeg overholder gældende lovning, når jeg sagsbehandler og vejleder borgeren? 3. Hvordan kan jeg sikre mig korrekt sagsbehandling og samtidig efterkomme borgerens ønske inden for gældende lovgivning? 4. Hvilke andre myndigheder skal jeg samarbejde med om personregistrering? 5. Hvordan personregistrerer jeg i praksis? 11. Undervisningsmateriale Anbefalet undervisningsmateriale til deltageren o Supplerende oplysninger om Personregistrering og Gældende Hvem gør hvad hvornår? o Diverse hjemmesider (blandt andet ast.dk og personregistrering.dk) o E-læring i form af videoer o Mindst 5 opgaver, som bliver sendt og besvaret på Adgang i klasseundervisningen o P-Supportforum (KM-intranet) o PERSON-Demo (KM-intranet) 12. Ideer til pædagogisk tilrettelæggelse og gennemførelse af undervisningen Undertema Mål Aktivitet undervisningsmateriale og pædagogisk metode Tema 1: Hvordan kommer jeg i gang med kirkenetspc en og personregistrering, og hvordan kender og overholder jeg sikkerhedscirkulæret? Indledning Deltageren får kendskab til målbeskrivelse og baggrund for personregistrering. PP: 2 4 og 7 10 Klasseundervisning Brugernavn og koder. Roller, underskrifter og bemyndigelse Sikkerhedscirkulæret og sende sikkert samt OneDrive Deltageren bliver sikker i anvendelse af brugernavn og adgangskode til Kirkenettet og CPR/PERSON. Deltageren får forståelse for hierarkiet af roller og bemyndigelser Deltageren får forståelse for sikkerheden på Kirkenettet samt kendskab til sikkerhedscirkulæret og PP: og Dialog Klasseundervisning PP: og og 65 Dialog Klasseundervisning 3

5 Kirkenettet Retsinfo.dk P-Supportforum tavshedspligten. Deltageren kan sende sikker post ud af kirkenettet. Deltageren får viden om kirkenetspc en samt hjælpemidler på intranettet. Deltageren får forståelse for at anvende diverse hjælpemidler, som indeholder gældende lovgivning. PP: 53 Klasseundervisning Dialog Tema 2 Hvordan ved jeg, at jeg overholder gældende lovning, når jeg sagsbehandler og vejleder borgeren? Verificering Sagsbehandling i forhold til lovtekster og anmærkninger Deltageren får orientering om den lovpligtige betydning af korrekt verificering. Deltageren kan anvende den rette lovgivning til brug for korrekt sagsbehandling og udfyldelse af anmærkninger. Deltageren kan formulere et skriftligt og begrundet afslag. PP: Klasseundervisning Dialog Diverse opgaver Cases Forældremyndig Retsinformation Tema 3 Hvordan kan jeg sikre mig korrekt sagsbehandling og samtidig efterkomme borgerens ønske inden for gældende lovgivning? Ansøgninger fra borgeren Sagsbehandling i forhold til ansøgningen Borgerhøring (partshøring) herunder høring af børn under 12 år Deltageren kan vejlede borgeren i korrekt udfyldelse af ansøgning samt vurdere indholdet af at ansøgningen er inden for gældende lovgivning. Deltageren kan foretage rette vejledning af borgeren ved afslag og evt. vejledning om klagemuligheder for borgeren. Deltageren kan foretage grundig sagsbehandling med udgangspunkt i borgerens ønske i ansøgningen. Deltageren kan vurdere behovet for partshøring og foretage høringen efter gældende lovgivning. PP: 5 6 Opgave 1 Fødsel, faderskab og navn Opgave 2 Vielse og navneændring Case vielse og navneændring i udlandet Opgaver i DEMO PERSON Arkivalier Online (Statens Arkiver) Opgave 4 Dødsfald og begravelse Opgave 5 Fødsel, mor uden personnummer Dialog Retsinformation Opgave 3 Navneændring Dialog Retsinformation 4

6 Tema 4 Hvilke andre myndigheder skal jeg samarbejde med om personregistrering? Forståelse af samarbejdet mellem kommunen, Statsforvaltningen, Ankestyrelsen, Domstolen, Skifteretten, Verificeringsenheden og andre sogne Myndighedernes afhængighed af korrekt registrering Deltageren får viden om, hvilke myndigheder personregisterføreren skal samarbejde med. Deltageren får forståelse for vigtigheden af det gode samarbejde myndighederne imellem. Deltageren kan anvende sin viden og forståelse for afhængigheden af andre myndigheder i den korrekte sagsbehandling og registrering. Tema 5 Hvordan personregistrerer jeg i praksis? Hvem gør hvad hvornår? Personregistrering supplerende kursusemner PP: og 52 Case dåb barn født i udlandet Dialog Klasseundervisning Case: Lykke som mellemnavn Case: Begravelsessamtale navnespørgsmål Dialog Klasseundervisning Ansøgninger modtaget digitalt Kendskab til PERSON (eller til gældende program) med baggrund i aftaler om kirkelige handlinger Attester, bekræftelser og afgørelser Deltageren kan sagsbehandle og registrere sagerne i Indkomne sager i PERSON Deltageren kan selvstændigt foretage registreringen i PERSON. Deltageren opnår viden om sikker anvendelse af typer af attester. Hvornår og hvordan attester og bekræftelser/afgørelser udleveres til borgeren. Hvordan deltageren forholder sig til underskrifter på attester/afgørelser/bekræftelser. PP: og 42 Opgaver i DEMO PERSON Dialog Klasseundervisning PP: Opgaver i DEMO PERSON Dialog Klasseundervisning Case: Optagelse i folkekirken PP: Dialog Klasseundervisning Case Hvilken attest? 5

7 Indhold PowerPoints 1 79 Case Case A:Navneændring og vielse i udlandet Case B: Daab barn udland Case C: Lykke som mellemnavn Case D: Begravelsessamtale navnespørgsmål Case E: Optagelse i folkekirken Opgaver Opgave 1 Fødsels, faderskab og navngivning Opgave 2 Vielse og navneændring Opgave 3 Navneændring Opgave 4 Dødsfald og begravelse Opgave 5 Fødsel, mor uden personnummer Dokumenter: Personregistrering supplerende kursusemner Hvem gør hvad hvornår

8 Personregistrering baggrund og praksis

9 Kursusmål Deltageren kan foretage almindelig personregistrering i personregistreringssystemet PERSON eller tilsvarende, gennemføre den nødvendige sagsbehandling og vejlede borgeren omkring navnelovgivning mv. Deltageren kan finde gældende bestemmelser og tekniske anvisninger og anvende disse til civile og kirkelige registreringer. Deltageren har forståelse for sognets myndighedsopgave og behovet for samspil med andre myndigheder. Deltageren har kendskab til persondata i ældre optegnelser (kirkebøger m.m.) og kan anvende disse oplysninger korrekt. 29. november

10 Uddannelse i Personregistrering Grundlæggende del Alle, der skal arbejde med personregistrering Udvidet del Personregistrering særlige opgaver 29. november

11 Kursusforløb Kursusindhold og forløb Fremgår af udleveret plan P Supportforum Vejledning til registrering Retsinformation Love og regler 29. november

12 Hvad er korrekt Personregistrering? Grundlag ansøgning/anmodning Sagsbehandling P Supportforum Lovgivning Opfølgning hos borger/anden myndighed Registrering Attest/bekræftelse (dokumentation og arkiv) 29. november

13 Embedsmand sagsbehandler 29. november

14 Ministerialbogsføring fra pen til pc 17. maj 1646: Chr. d. IV s forordning:.. at føre kirkebog over dem der fødes og dør Videreudvikles over tid, men grundlæggende det samme: Håndskrevne ministerialbøger i samtlige pastorater Føres i 2 eksemplarer Sikker opbevaring Ikke under samme tag 29. november

15 Ministerialbogsføring fra pen til pc 1998: Det besluttes politisk at ministerialbogsføringen skal være elektronisk : Den Ny Kirkebog (DNK) indføres over hele landet (Sønderjylland 1/5 07) 2007: Navnet ændres til PERSON/Personregistrering 2013/2014: Sagsbehandlingssystemet PersonSAG borgerens selvbetjening via borger.dk 2017: PERSON(sagsbehandling og registrering i ét system). 29. november

16 Ministerialbogsføring fra pen til pc Den danske grundregistrering + folkekirkens medlemsregistrering Altid registrering i bopælssogn Kirkelige handlinger dog i hændelsessogn 29. november

17 CPR CPR Det Centrale Personregister CPR oprettet i 1968 Register til håndtering af ny kildeskat Alle fik et personnummer Efterhånden suppleret med stadig flere offentlige oplysninger 29. november

18 Registrering Civil og kirkelig En registrering kan være Civil F.eks fødsel data er tilgængelig i CPR Civil og kirkelig Kirkelig F.eks. navngivning ved dåb navngivning data er tilgængelig i CPR dåbsoplysninger data er tilgængelig i PERSON F.eks. konfirmation data er tilgængelig i PERSON 29. november

19 PERSON/CPR Fælles register, hvor Borgerlige myndigheder kan se borgerlige oplysninger Kirkelige myndigheder kan se borgerlige og kirkelige oplysninger 29. november

20 Myndigheder Registrerende myndigheder kan være Personregisterfører F.eks. ved fødsel, faderskaber, navngivning Uden for Sønderjylland: Personregisterførere i sogn I Sønderjylland: Personregisterførere i kommune Folkeregister/Borgerservice F.eks. borgerlig vielse, adresser Statsforvaltning F.eks. adoption, faderskaber før fødsel og efter 14 dage 29. november

21 Statsforvaltningerne Er myndighed for: Faderskab og medmoderskab Adoptionsforhold (danske og udenlandske) Visse navneændringer Registrerer i CPR Meddelelse/besked til bopælssogn, som sender attest 29. november

22 Indlogning på Person 29. november

23 Vælg myndighed 29. november

24 Skifte myndighed 29. november

25 Forsiden af Person og de fire knapper 29. november

26 PERSON Personsiden Oplysninger om en persons fødsel, dåb, konfirmation, vielse osv. er samlet et sted Indberet Registrering af fødsel, navn, dåb, konfirmation, vielse osv. sker under menupunktet Indberet Søgninger Søgning ud fra fødselsdag eller navn Hændelseskatalog Lister til sognearbejde Fødselsdags, dåbs og begravelseslister mm. 29. november

27 Indkomne sager Anmeldelser om fødsel OA navngivning navneændring navneændring på bryllupsdagen begravelse 29. november

28 Digitale contra papiranmeldelser Alle anmeldelser, erklæringer og anmodninger er digitale, dog ikke når anmelder ikke har CPR nummer når den, der skal medunderskrive ikke har CPR nummer når anmelder er fritaget for digital post, f.eks. pga. handicap 29. november

29 Papiranmeldelser er desuden Barn mellem 12 og 14 år 29. november

30 Primær liste OA 29. november

31 29. november

32 Faneblade og referencenummer 29. november

33 Fanebladet Noter 29. november

34 29. november

35 Anmærkningstekst O/A 29. november

36 Afslutning på sagsbehandlingen 29. november

37 Sekundær liste OA 29. november

38 OA, hvor der mangler signering 29. november

39 29. november 2017 PERSON3.0 Efteråret

40 Stamdata generelt 29. november

41 Verificering Berigtigelse af oplysninger (data) Data i PERSON/CPR bliver retsgyldige Når borgeren er tilført dansk kirkebog (fødsel eller dåb) foretager Verificeringsenheden (KM) verificeringen. Når borgeren er tilført anerkendt trossamfund, født i Grønland eller på Færøerne, foretages verificeringen i bopælssognet. Herboende udlændinge verificeres ikke se verificeringsnøglen 29. november

42 Verificering hvad er det? Verificering betyder: at fastslå rigtigheden af Personer, der er født 1960 og frem bør være verificeret Inden sagsbehandling/registrering eller udskrift af attest skal en persons data i CPR og den elektroniske kirkebog kontrolleres, suppleres og godkendes Oplysninger, der registreres elektronisk i PERSON, får automatisk status verificeret 29. november

43 Verificering hvilke oplysninger? Verificering består af 4 oplysningsgrupper: Navne (inkl. vielsesnavne) Forældre Medlemskab Dåb 29. november

44 Verificering status Status fremgår af stamdata på Personsiden Forældreoplysninger er ikke verificeret Nogle navnerækker er ikke verificeret Ikke noget borgerens data er verificeret På fanebladet Verificering kan man ligeledes se status samt hvilke oplysninger der er verificeret. 29. november

45 Stamdata status ikke verificeret 29. november

46 Stamdata status under verificering 29. november

47 Stamdata 29. november

48 Hvem verificerer hvem? Kirkeministeriets Verificeringsenhed: borgere født i Danmark borgere tilført kirkebog ved dåb sønderjyders kirkelige data Bopælssognet: borgere født i Grønland og på Færøerne borgere tilført kirkebog i anerkendt trossamfund 29. november

49 Ikoner i PERSON Blyant Åbn og ret Digital anmeldelse Fortryd Skraldespand slette hændelse fra vent Signeret/ Mangler signering Luk og fjern fra liste Dan attest Verificer Tilføj anmærkning skriv anmærkning 29. november

50 Attester/udskrifter Personattest Fødsels dåbsattest (Sønderjysk Dåbsattest) Registerindsigt Velsignelsesattest Vielsesattest Udskrift på blankt papir Attester på godkendt attestpapir A4 Fødselsoplysninger og registerindsigt på alm. hvidt papir A4 29. november

51 Hvordan finder du en attest/udskrift? 29. november

52 Attestoversigten 29. november

53 Funktionaliteten ved attester/udskrifter 29. november

54 Dan attest/udskrift 29. november

55 Vælg underskrift 29. november

56 Hent til print 29. november 2017 PERSON3.0 Efteråret

57 Sende attest 29. november

58 Hvordan får borgeren en attest/udskrift? Borgeren kan til enhver tid bestille en attest på borger.dk jf. gældende attestregler Borgeren kan få udleveret en attest ved fremmøde på kirkekontoret Borgeren skal have en attest ved kirkelige handlinger (dåb, vielse og velsignelse) 29. november

59 Hjemmesider uden for Kirkenettet arkivet/arkivalieronline november

60 Hjemmesider inden for Kirkenettet intranet.kirkenettet.dk/ p supportforum/ 29. november

61 elearning.kirkeuddannelse.dk Folkekirkens virtuelle skole 29. november

62 Sikkerhed i PERSON/CPR Ingen person oplysninger på den lokale pc Logning af brug af systemerne Automatisk nedlukning Skærmlås Brugernavn og adgangskode Man må aldrig arbejde under en andens brugernavn 29. november

63 Tavshedspligt Der må kun fremsøges oplysninger til tjenstlig brug Man har tavshedspligt i f. t. oplysninger, man kommer i besiddelse af Iht. straffeloven 29. november

64 Adgang til systemerne Kirkenettet: Den sikkerhedsansvarlige opretter brugeren på digital brugeradministration Brugeradm. tildeler brugernavn= Initialer og adgangskode 29. november

65 Adgang til PERSON og CPR Den sikkerhedsansvarlige opretter adgang til PERSON og CPR på digital brugeradministration. Brugeradministrationen tildeler brugernavn= WNKxxxxx Sikkerhedsansvarlige tildeler rolle i PERSON 29. november

66 Adgang til PERSON rolle En rolle er en kombination af 3 faktorer Personen/profilen: Hvem skal registrere? Hændelsen: Hvad skal man kunne registrere? Myndigheden: Hvilket sogn skal registrere? 29. november

67 Hvem er sikkerhedsansvarlig? PROVSTEN, indenfor eget provsti til Kbf sognepræster og andre præster Vikar for provst KBF SOGNEPRÆST, inden for eget pastorat Kirkefunktionær 29. november

68 Roller Profilnr. Profilnavn 910 Kirkebogsførende sognepræst 911 Andre præster 914 Personregisterfører (kirkefunktionær) 917 Personregisterfører (kirkefunktionær) under oplæring 918 Provst 919 Vikar for provst 29. november

69 Sognets postkasse Sikkerhedsansvarlig tildeler rettigheder til sognets officielle postkasse (embedspostkasse) embedet skal tjekke sognets postkasse HVER dag 29. november

70 Sende sikkert indenfor Kirkenettet.km til.km fra Person til Skifteretten, Kommunen, Statsforvaltningen fra Outlook til Skifteretten, Kommunen og Statsforvaltningen Send attest 29. november

71 Adresser du kan skrive sikkert til fra KM outlook 29. november

72 OneDrive for Business Personligt fildrev i skyen Alternativ til at gemme på skrivebord og personligt netværksdrev Adgang fra computer, tablet og mobil Automatisk versionering Integreret i Office Synkroniser og få adgang offline 1 TB plads 29. november

73 Sagsbehandling og indberetning Instruktion og oplæg Lære at bruge PERSON praktiske øvelser og arbejdsopgaver Yderligere gennemgang af regelsæt, sagsbehandling mv. Diverse tests Cases Afbrudt af Pauser frokost, kaffe/te m.v. 29. november

74 Hands on Tag det roligt trin for trin Man kan ikke foretage nogle forkerte registreringer prøv Spørg Tid til at prøve igen 29. november

75 Venteregister Midlertidig registrering af kommende (primært) kirkelige handlinger Kirkekontorets mapper, hvor man har anmeldelser af de kommende kirkelige handlinger liggende 29. november

76 Sager i Vent i PERSON 29. november

77 Ufærdige hændelser Hændelser, hvor der mangler oplysninger Krav: Hændelsesdato og person(er) første del af aftalen 29. november

78 Godkendte hændelser Hændelser med alle oplysninger Krav: Alle krævede oplysninger er indtastet en attest kan udskrives 29. november

79 Klar til aktivering Hændelser med alle oplysninger Krav: Alle krævede oplysninger skal være indtastet Hændelsesdatoen skal være passeret klar til at gemme i CPR/den elektroniske kirkebog 29. november

80 Venteregister Man kan altid gemme en sag i venteregister hente en sag frem se, rette eller tilføje oplysninger slette en sag 29. november

81 Hvilke funktioner finder du i Vent Vis/Ret Her kan du åbne og arbejde med sagen Skraldespand Sagen skal slettes Dan attest Udskriv en attest inden den kirkelige handling 29. november

82 Hvor kan du finde hjælp? Se i P Supportforum på DAP Se nyhedsbrev Du kan drøfte sagen med en kollega og har du ikke fundet en løsning: Spørgsmål vedr. forvaltning af navneloven rettes til statsforvaltningen Øvrige spørgsmål sendes til Supporten på itk p [email protected] eller ved hastesager kan der ringes på november

83 Sønderjylland og PERSON Bosiddende i Sønderjylland Fødsel og dødsfald Fødsel anmeldes til personregisterføreren i kommunen Personregisterføreren registrerer fødslen i PERSON Dødsfald anmeldes til begravelsesmyndighed (personregisterføreren i sognet) Personregisterføreren i kommunen registrerer dødsfaldet i PERSON Begravelsesmyndigheden sagsbehandler begravelsen i Person 29. november

84 Sønderjylland og PERSON Navngivning Bosiddende i Sønderjylland og fødselsregistreret i Sønderjylland Anmeldelse til personregisterføreren i kommunen fødselsregistreret uden for Sønderjylland Anmeldelse til personregisterføreren i sognet 29. november

85 Sønderjylland og PERSON Navngivning ved dåb Bosiddende i Sønderjylland og fødselsregistreret i Sønderjylland Kan ikke foretages fødselsregistreret uden for Sønderjylland Kan foretages 29. november

86 Sønderjylland og PERSON Navneændring Bosiddende i Sønderjylland og fødselsregistreret i Sønderjylland Anmeldelse til personregisterføreren i fødselsregistreringskommunen fødselsregistreret uden for Sønderjylland Anmeldelse til personregisterføreren i bopælssognet 29. november

87 Notat A_Navneændring og vielse i udlandet Case navneændring og vielse i udlandet Case 1 Ösman og Aylin bor i Danmark, og de tager til Tyrkiet i tre måneder hen over sommeren for at blive viet, og dér foretager de ligeledes en navneændring, sådan at de efter vielsen bærer fælles efternavn. Ösman er dansk, og Aylin er tyrkisk statsborger. Kan de få registreret vielsen og navneændringen i DK og i så fald af hvilken myndighed? Er der andre myndigheder, der skal involveres i sagsbehandlingen? Hvem kommer til at stå som myndighed for vielsen? Hvem kommer til at stå som myndighed for navneændringerne? Skal der foretages verificering, og hvem skal i så fald foretage denne? Case 2 Danilo og Julija er begge født i Ukraine. De har i nogle år boet i DK, men flytter tilbage til Ukraine. Efter de er flyttet tilbage til Ukraine, bliver de gift, og de foretager en navneændring i forbindelse med vielsen, sådan at de efter vielsen har fælles efternavn. Nogle år senere kommer de tilbage til DK, og Julija føder et barn her i landet. Ved indrejsen til DK får de hverken registreret vielsen eller navneændringen. I forbindelse med fødslen modtager Julija et Morbrev. Parret kontakter dig, da de ikke kan forstå, hvorfor hendes navn er anført forkert på Morbrevet, hun har modtaget i e-boks. Kan du hjælpe dem med registrering af navneændringen? Du ser, at moderen ikke er registreret som gift. Kan du hjælpe dem med registrering af vielsen? Er der andre myndigheder, der skal involveres i disse registreringer? Hvem kommer til at stå som myndighed for henholdsvis vielsen og navneændringen? Skal der foretages yderligere i forhold til fødsel og faderskab?

88 B: dåb barn født i udlandet Barn fra udlandet skal døbes Du bliver kontaktet af Diana Sørensen og Bo Østergaard, der begge er danske statsborgere og nu bor og arbejder ved EU i Bruxelles. Den 28. november sidste år fødte Diana deres fælles barn i Bruxelles. Drengen er navngivet Claude Villads Østergaard Sørensen. Forældrene ønsker Claude Villads døbt i kirken i dit sogn lørdag om 2 måneder. Ved samme lejlighed vil de gerne giftes. Diana oplyser, at hun er døbt og konfirmeret i kirken, og at hendes forældre bor i sognet. Du har bedt om deres telefonnummer og adresse, så du kan nå at tænke dig om, før du svarer dem. Du skal blandet andet overveje: Hvilke papirer har du brug for? Hvilke indberetninger skal du foretage? Skal andre myndigheder inddrages, hvilke myndigheder og hvem skal inddrage dem? Dåb barn født i udlandet case til grundkurus

89 Notat C: Lykke som mellemnavn CASE læsning af kirkebogen Du er personregisterfører i Bindslev Sogn og modtager en henvendelse fra personregisterføreren i Sæby Sogn, idet sognet dér har modtaget en ansøgning om navneændring for Andreas Bjarke Krogh, født 1980 i Sæby Sogn. Andreas Bjarke ønsker at antage sin mors mellemnavn Lykke. Moren er fødselsregistreret i Bindslev Sogn i 1956 og døbt i Bindslev Kirke. Andreas Bjarke har oplyst, at hans mor hedder Susanne (fornavn)lykke (mellemnavn) Krogh (giftenavn) (født Rugholt). Sæby Sogn vil gerne have et opslag i kirkebogen for at få data om Susanne Lykke Krogh bekræftet. Sådan ser kirkebogen ud for moren: Venstre side i kirkebogen for fødte kvinder Nr. Fødselsår- og dag Fødested og kommune Barnets fulde navn Forældrenes fulde navn september Engvej 2, Bindslev, Hirtshals Kommune Susanne Lykke 1) Rugholt Gårdejer Møller Søren Rugholt og hustru Magda Lykke f.f. 1914, 2. oktober m.f. 1924, 13. april Højre side i kirkebogen for fødte kvinder Dåbsår og dato Dåbssted Anmærkning oktober Pastor From i Kirken 1) I henhold til lov nr. 193 af 29/ stk. 3 ved egen anmeldelse af 4. september 1983 Susanne Lykke Kroghs oplysninger i PERSON/CPR er ikke verificerede. Kan Andreas Bjarkes ansøgning om navneændring lade sig gøre? Skal morens personside verificeres? Anvend Supportforum.

90 Notat D Case_begravelsessamtale_navnespørgsmål Case Begravelsessamtale - Navnespørgsmål Begravelsessamtale navnespørgsmål. Afdøde Birgit Marie Bjerg Christensen Datteren Susanne Søstrup Hansen; datteren fortæller at moren hedder Søstrup til efternavn. Hun sidder med vielsesattesten fra 1. maj 1944, hvor der står navnet Søstrup og ikke noget om giftenavn. Datteren kan endvidere meddelelse at moren heller ikke står med giftenavn på hendes eget dåbsattest. I PERSON ser Birgits rækker sådan ud data er ikke verificeret: Navnerækker Birgit Marie Bjerg Birgit Marie Bjerg Christensen Ukendt myndighed Søstrup Ukendt myndighed Civilstandsrækker Død Enke Gift Christensen, Mads Christensen, Mads Spørgsmålene er: Hvad betyder Ukendt myndighed? Hvad er det for en underlig dato ? Datteren oplyser vielsesdato 1. maj 1944 hvorfor står vielsesdato til ? Kan det passe at moren hedder Søstrup?

91 Notat Optagelse i folkekirken Günter Heise er født og døbt i Berlin. Han bor i dit sogn og vil gerne optages i folkekirken. Han er gift med danske Lene og har fået 2 børn døbt i din kirke. Han medbringer sin fødselsattest og dåbsattest fra Tyskland. Du skal overveje følgende: Skal der ske en verificering? Hvordan sagsbehandler og registrerer du medlemskabet? Skal du udstede en attest eller en anden form for dokumentation?

92 G: Hvilken attest? CASE hvilken attest kan du evt. udstede i følgende situationer: Du er personregisterfører i Vor Frelser Sogn. Du bliver telefonisk kontaktet af Nicolai Knudsen, som er fødselsregistreret i Hans Tausens Sogn i 1980 og døbt i Hjallese Kirke samme år. Han arbejder og bor i Dubai, og han skal have fornyet sin opholdstilladelse, derfor skal han bruge en attest. Kan du give ham en attest og på hvilken måde? Du er personregisterfører i Nyborg Sogn. Karen Henriksen, der bor i dit sogn, henvender sig til dig, fordi hun ønsker at melde sig ud af folkekirken. Hun medbringer en fødsels-dåbsattest. Kan du registrere udmeldelsen, og hvilken attest skal Karen have efterfølgende? Du er personregisterfører i Egtved Sogn. Solveig Holm, der bor i sognet med sin familie, henvender sig, fordi hun har brug for en attest på sit barn. Barnet er fødselsregistreret i Sønderborg i 2002 og døbt i Tønder Kirke samme år. Hvilken attest kan hun få? Skal hun evt. henvende sig et andet sted og hvor? Hvordan kan hun legitimere sig? Du er personregisterfører i Ringsted Sogn, hvor Grethe og Verner har bopæl. De er gift i Sankt Jørgensbjerg Kirke i 1960 og ønsker nu en vielsesattest. Hvordan kan du hjælpe dem? Boleslaw Mieszko, der oprindeligt kommer fra Polen, er lige blevet far og henvender sig til dig på kirkekontoret. Han har været på den polske ambassade for at få registreret sin nyfødte datter i det polske register. Ambassaden har bedt om dokumentation på fødestedet. Hvad kan du give ham? Du er personregisterfører i Præstevang Sogn. Ahmed Hussein henvender sig til dig på kontoret. Han er fødselsregistreret i Irak og har folkeregisteradresse i dit sogn. Borgerservice har sendt ham til dig, fordi han har brug for en fødsels-navneattest. Kan du give ham en sådan, eller kan du eventuelt give ham en anden attest? Du er personregisterfører i Vestervang Sogn. Kalle Lundgren henvender sig til dig på kontoret, fordi han i forbindelse med fornyelse af pas, skal bruge en fødsels-navne eller fødsels-dåbsattest. Du slår Kalle op i PERSON, og kan se, at han er fødselsregistreret i Sverige og han fortæller dig, at han ligeledes er døbt i Sverige og at han og hans danske forældre flyttede til Danmark, da Kalle var et år. Kalle er dansk statsborger. Kan du hjælpe ham?

93 Notat Opgave 1 fødsel, faderskab og navngivning Du er ansat som personregisterfører i Sørbymagle sogn, Hashøj kommune. Da du åbner for PERSON (Personregistreringsprogrammet) ligger der et advis med teksten Fødsel/slægt og fødselsregistreringssted skal verificeres. I det følgende skal du tage stilling til registrering af fødsel, faderskab (O/A) og navngivning, og i din besvarelse skal du være bevidst om begreberne baggrund, sagsbehandling, registrering og dokumentation. Din besvarelse skal indeholde svar på følgende spørgsmål, og du kan med fordel skrive i jeg-form. I Vent ligger der under Indkomne sager en digital fødselsanmeldelse fra jordemoderen. Moderen bor i dit sogn. Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger? Hvilke oplysninger, skal du være opmærksom på? Hvordan skal du registrere fødslen? Hvilke regler gælder for fødselsregistrering? Mor er ugift, og forældrene ønsker fælles forældremyndighed over deres barn. Hvilken erklæring skal du modtage i den anledning? Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger? Hvilke oplysninger og omstændigheder, skal du være opmærksom på? Hvordan skal du registrere faderskabet? Hvilke regler gælder for registrering af faderskab i forbindelse med barnets fødsel? Forældrene ringer til dig og fortæller, at de gerne vil navngive deres barn hurtigt, da de skal have udstedt et pas. Hvilken vejledning giver du forældrene? Du modtager en ansøgning om navngivning i Indkomne sager i Person. Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger? Hvilke oplysninger og omstændigheder, skal du være opmærksom på? Hvordan skal du registrere navngivningen? Hvilke regler gælder for navngivning?

94 Notat Her ser du brevet som automatisk er sendt til mors e-boks i forbindelse med jordemor har udtaget et personnummer til barnet. I det følgende finder du anmeldelse af fødsel, skærmbillede af mors personside, samt erklæringer og ansøgninger fra forældrene, som de har ansøgt på borger.dk og som du har modtaget i Indkomne sager i Person til din sagsbehandling: Side 2

95 Notat Sådan ser den digitale jordemoderanmeldelse ud, den finder du under Indkomne sager: Side 3

96 Notat Side 4

97 Notat Sagen har to faner fane 1: Side 5

98 Notat og fane 2: Side 6

99 Notat Indkomne sager Omsorg og Ansvarserklæring: Side 7

100 Notat Fane 1 i O/A i indkomne sager Side 8

101 Notat Fane 2 i O/A i indkomne sager Side 9

102 Notat Indkomne sager Navngivning Side 10

103 Notat Fane 1 i ansøgning om navngivning længere nede på skærmbilledet finder du fars nøgle for signering: Side 11

104 Notat Fane med selve navngivningen: Side 12

105 Notat Opgave 2 Vielse og navneændring på bryllupsdagen Du er ansat som personregisterfører i Sludstrup sogn, Slagelse Kommune og får besøg af et par, der gerne vil vies i sognets kirke. I forbindelse med vielsen ønsker parret fælles navn. I det følgende skal du tage stilling til registrering af vielse og navneændring på bryllupsdagen, og i din besvarelse skal du være bevidst om begreberne baggrund, sagsbehandling, registrering og dokumentation. Din besvarelse skal indeholde svar på følgende spørgsmål, og du kan med fordel skrive i jeg-form. Hvilke oplysninger og dokumenter skal du have fra parret med hensyn til vielsen? Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger? Hvordan skal du registrere vielsen? Hvilke regler gælder for vielser? Hvilken dokumentation skal udstedes? Hvordan vejleder du parret med hensyn til navneændringen? Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger, og hvilke oplysninger og omstændigheder, skal du være opmærksom på? Hvordan skal du registrere navneændringen? Hvilken dokumentation skal udstedes? Hvilke regler gælder for registrering af navneændring i forbindelse med vielse? I det følger finder du prøvelsesattest, noter fra præsten om vielsen og skærmbilleder af ansøgningen om navneændring fra PERSON. Side 1

106 Notat Prøvelsesattest Ægteskab Prøvelsesattestens dato Prøvelsesnummer Kvinden Efternavn Andersen Manden Efternavn Doberck For- og mellemnavn(e) Charlotte For- og mellemnavn(e) Jonas Civilstand Civilstand x Ugift Fraskilt Enke x Ugift Fraskilt Enkemand Personnummer Fødselsregistreringssted (fødesogn og kommune) Sludstrup sogn, Slagelse Kommune Adresse Kragevej 2, 4200 Slagelse Bopælskommune Slagelse Hvis ikke dansk, statsborger i Personnummer Hvis ikke dansk, statsborger i Fødselsregistreringssted (fødesogn og kommune) Sludstrup sogn, Slagelse Kommune Adresse Kragevej 2, 4200 Slagelse Bopælskommune Slagelse Adresse efter vielsen Kragevej 2, 4200 Slagelse Vielsesmyndigheden Anmærkninger Vielsesmyndighed Sludstrup Kirke den Adresse efter vielsen Kragevej 2, 4200 Slagelse Anmærkninger, herunder oplysninger om tilladelser fra Familiestyrelsen, om skiftefritagelse, om ægteskabsattest fra udlandet eller om anvendelse af fremmed ret OBS! Prøvelsesattesten er kun gyldig i 4 måneder efter udstedelsen. Prøvelsesattesten skal afleveres til vielsesmyndigheden. Det attesteres, at betingelserne for ægteskab mellem ovennævnte er opfyldt. Prøvelsesmyndigheden Stempel Underskrift Morsø Kommune Borgmesterkontoret, Rådhuset Rådhusstræde Slagelse 11/ , Pia Lykke Pia Lykke Overassistent Opgave 2, oktober 2017 side 2

107 Notat Du modtager nedenstående note fra præsten, efter at han har haft samtale med parret: Opgave 2, oktober 2017 side 3

108 Notat Din forside af indkomne sager i Person i sognet: Side 4 Opgave 2, oktober 2017 side 4

109 Notat Fanebladet Ansøgningsdata øverste del I skal se bort fra den røde farve i feltet, da den røde farve normalt betyder at der er problemer med NemID og dette er test-data Opgave 2, oktober 2017 side 5

110 Notat Fanebladet Ansøgningsdata nederste del I skal se bort fra den røde farve i feltet, da den røde farve normalt betyder at der er problemer med NemID og dette er test-data. Opgave 2, oktober 2017 side 6

111 Notat Faneblad med oplysninger om betaling Side 7 Opgave 2, oktober 2017 side 7

112 Notat Faneblad med oplysninger om vielse Opgave 2, oktober 2017 side 8

113 Notat Faneblad med oplysninger om navneændringen: Opgave 2, oktober 2017 side 9

114 Notat Personside for brudens morfar. Side 10 Opgave 2, oktober 2017 side 10

115 Notat Opgave 3 grundkursus - Navneændring Du er ansat som personregisterfører i Sludstrup sogn, Hashøj kommune. En mand ringer til dig og vil høre, hvordan han ansøger om en navneændring på sin søn, der er født i I det følgende skal du tage stilling til registrering af navneændring, og i din besvarelse skal du være bevidst om begreberne baggrund, sagsbehandling, registrering og dokumentation. Din besvarelse skal indeholde svar på følgende spørgsmål, og du kan med fordel skrive i jeg-form. Hvordan vil du vejlede ham? Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger og hvilke oplysninger, skal du være opmærksom på? Kræver din sagsbehandling høring af barnet? Hvad skal du være opmærksom på med hensyn til gebyr? Hvordan skal du registrere navneændringen? Hvilke regler gælder for navneændringer? Hvilken dokumentation skal udstedes? I det følgende finder du diverse skærmbilleder fra PERSON. Side 1

116 Notat Forsiden af Indkomne sager i PERSON - navneændringer: Side 2

117 Notat Fanebladet Ansøgningsdata øverste del NB De røde felter indikere, at der er problemer med NemID i denne opgave, skal du se bort fra det, idet der er tale om test-data. Side 3

118 Notat Fanebladet Ansøgningsdata øverste del NB De røde felter indikere, at der er problemer med NemID i denne opgave, skal du se bort fra det, idet der er tale om test-data. Fanebladet Betaling Side 4

119 Notat Fanebladet Noter Side 5

120 Notat Faneblad Navneændring Side 6

121 Notat Personside far Personside mor Side 7

122 Notat Opgave 4 Dødsfald og begravelse Du er ansat som personregisterfører i Sludstrup sogn, Slagelse kommune. Du bliver kontaktet af en bedemand, der på vegne af en enkemand, har fastlagt en begravelseshandling med sognets præst fra sognets kirke, kremering og urnenedsættelse på sognets kirkegård. Afdøde er hans ægtefælle. Bedemanden vil nu anmelde begravelsen. I det følgende skal du tage stilling til registrering af (dødsfald og) begravelse, og i din besvarelse skal du være bevidst om begreberne baggrund, sagsbehandling, registrering og dokumentation. Din besvarelse skal indeholde svar på følgende spørgsmål, og du kan med fordel skrive i jeg-form. Hvilke oplysninger og dokumenter skal du have fra enkemanden, og hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger? Hvordan skal du registrere (dødsfaldet) og begravelsen? Hvilke regler gælder for dødsfald og begravelse? Hvilken dokumentation skal udstedes? I det følgende finder du skærmbilleder fra PERSON og Indkomne sager

123 Notat Afdødes Personside: Side 2

124 Notat Enkemandens Personside: Side 3

125 Notat Indkomne sager Begravelse: Side 4

126 Notat Ansøgningsdata øverst Side 5

127 Notat Ansøgningsdata nederst Side 6

128 Notat Dødsattest: Side 7

129 Notat Begravelsen øverst Begravelse midterst Side 8

130 Notat Side 9

131 Notat Begravelsen nederst Side 10

132 Notat Opgave 5 barn født af mor uden personnummer og navngivning af barnet. Du er personregisterfører i Elsø sogn, Morsø kommune. Du bliver ringet op af en mand, der fortæller, at han i går er blevet far til en pige, som hans kone fødte på Aalborg sygehus. Han fortæller, at han og hans kone stammer fra Pakistan, at han har dansk opholdstilladelse og adresse i dit sogn, men det har hans kone endnu ikke. Nu vil han gerne vide, hvordan han skal forholde sig i forbindelse med registreringen af fødslen. I det følgende skal du tage stilling til registrering af et barn født af mor uden CPRnr. og uden dansk folkeregisteradresse, og i din besvarelse skal du være bevidst om begreberne baggrund, sagsbehandling, registrering og dokumentation. Du skal især være opmærksom på hvilke myndigheder, der skal foretage hvad i forbindelse med sagsbehandling og registrering. Din besvarelse skal indeholde svar på følgende spørgsmål, og du kan med fordel skrive i jeg-form. Hvem skal registrere fødslen? Hvordan skal fødslen registreres og på baggrund af hvilke oplysninger/hvilken dokumentation? Hvilke regler gælder for fødselsregistrering? 14 dage senere modtager du en navngivning på papir på barnet, da moren hverken har CPR-nummer, folkeregisteradresse eller NemID. Barnet er flyttet ind (indrejst af folkeregisteret hos Borgerservice) på farens adresse. Hvordan skal du sagsbehandle på baggrund af ovenstående oplysninger? Hvilke oplysninger og omstændigheder, skal du være opmærksom på? Hvordan skal du registrere navngivningen? Hvilken dokumentation skal du udstede? Hvilke regler gælder for navngivning? I det følgende finder du jordemors anmeldelse af fødsel, skærmbilleder fra PERSON (fars side) samt ansøgning om navngivning på papir.

133 Notat FØDSELSANMELDELSE Moderen Cpr-nr Efternavn Hassam For- og mellemnavn(e) Fazila Adresse Co. Adil Hassam, Harrehøjvej 22, 7900 Nykøbing M Bopælskommune Bopælssogn Morsø Civilstand gift Bor sammen med faderen Ja Elsø Telefon Stilling ---- Faderen Cpr-nr For- og mellemnavn(e) Adil Efternavn Hassam Stilling Tolk Barnet Cpr.nr. eller Fødselsdato 14. november 2017 Fødested Klokkeslet Hjemmets læge Aalborg Sygehus Køn pige Barnet er levende født ---- Barnet er enkelt født Er der rejst faderskabssag? --- Før fødslen --- Jordemoderens navn og arbejdssted Karen Grøn Jordemodercenter Aalborg Dato 14/ Underskrif t Karen Grøn Sendes til sognepræsten X640, pige

134 Notat Barnets fars side fra PERSON:

135 Notat Ansøgning om navngivning på papir:

136 Hvad Hvem Hvor Hvornår Fødsel Jordemor/ mors bopælssogn/ mors bopælskommunen PERSON Umiddelbart efter modtagelse af jordemors anmeldelse Faderskab og medmoderskab før barnets fødsel Forældrene/Statsforvaltningen Inden barnets fødsel Forældrene skal efterfølgende sørge for at bopælssognet får besked, sådan at faderskabet kan registreres Faderskab (barnet er Forældrene/fødselsregistreringssognet og Senest inden barnet er 14 dage mellem 0 og 14 dage) Faderskab (barnet er mere end ca. 14 dage) (Bopælssogn/Bopælskommunen) Statsforvaltningen Bopælssognet/bopælskommunen videresender sagen PERSON Sagen er videresendt til Statsforvaltningen Navngivning Forældrene/Bopælssogn/Bopælskommunen og PERSON Navngivning ved dåb Hændelsessogn PERSON Nøddåb Forældrene (samtale) Dåb/Fremstilling Hændelsessogn PERSON Forældrene (samtale), borgeren selv Konfirmation Hændelsessognet den unge og dennes PERSON forældre Navneændring Anmelder og Forældremyndighedsindehaverne for børn PERSON Bopælssognet/Fødekommunen Når barnet er mere end 14 dage Senest inden barnet er 6 måneder Navngivning senest inden 6 måneder, dåben har ingen tidsfrist Dåben kan gennemføres til en hver tid Afhængig af kommunale forhold Til enhver tid Vielse/Velsignelse Parret/Hændelsessognet PERSON Til enhver tid Medlemskab Henvendelse til præst eller sogn PERSON Bopælssognet Dødsfald Lægen SEI Inden 2 dage Bopælssognet/Bopælskommunen PERSON Bisættelse/begravelse Anmelder Bopælssognet Inden 8 dage Bedemandssystemet PERSON

137 Personregistrering supplerende kursusemner Indhold: 1. Retsregler regelhierarki Personregistreringens historie De håndskrevne ministerialbøger Sagsbehandling og borgerservice Sikkerhed mv Sønderjylland Færøerne og Grønland Valg- og døvemenigheder Domicilprincippet Anerkendte trossamfund Folkeregister Statsforvaltning og Familieretsafdelingen Udlændingeservice... 6 Bilag 1 DNK-projektet en historisk gennemgang Retsregler regelhierarki I Danmark har vi et 'hierarki' blandt forskellige retsregler. Denne rangfølge ser således ud (med den 'fineste' først): Grundlov Lov Lovbekendtgørelse Bekendtgørelse Cirkulære Vejledning En retsregel må ikke indeholder bestemmelser i strid med regler et trin højere. Grundloven Grundloven er den 'øverste' lov der indeholder regler vedr. vores statsforfatning. Grundloven kan kun ændres i overensstemmelse med en særlig (besværlig) fremgangsmåde der fremgår af grundlovens 88. Love Love kan indeholde regler, der er bindende for forvaltning/myndigheder og borgere. De vedtages af Folketinget efter 3 behandlinger og stadfæstes af Majestæten. Love kan kun ændres ved anden lov (en såkaldt ændringslov). En lov må ikke indeholde bestemmelser der er i strid med grundloven. Lovbekendtgørelse En lovbekendtgørelse (også kaldet en bekendtgørelse af lov) er en datasammenskrivning af en lov og dennes efterfølgende ændringslove. Fordelen ved en lovbekendtgørelse er, at man som bruger kun behøver at sidde med een regelsamling, i stedet for at sidde med hhv. lov og indtil flere efterfølgende ændringslove. Skulle det vise sig, at der er en skrivefejl i lovbekendtgørelsen, er det ordlyden i loven/ændringslovene der er gældende. Bekendtgørelser Bekendtgørelser er administrativt fastsatte retsregler, udstedt af en minister med hjemmel i en lov. Bekendtgørelser skal således ikke vedtages eller behandles af Folketinget. En bekendtgørelse kan indeholde regler, der er bindende for så vel forvaltning/myndigheder som for borgerne. En bekendtgørelse må ikke indeholde bestemmelser, der er i strid med grundlov eller lov. Cirkulærer Cirkulærer er administrativt fastsatte regler, der kan udstedes med hjemmel i en trin højere retsregel, eller på baggrund af et over-/underordnelsesforhold. Ofte udstedes cirkulærer af f.eks. et ministerium til en underordnet myndighed. Cirkulærer kan kun indeholde regler der er bindende for forvaltningen/myndigheder. Man kan således ikke fastsætte regler for borgernes opførsel i et cirkulære. Cirkulæret må ikke indeholde bestemmelser der er i strid med grundlov, lov eller bekendtgørelse. Vejledninger Vejledninger indeholder ikke bindende regler, men er udelukkende vejledende. Vejledninger kan udsendes til borgere (f.eks. en O-/A-erklæring etc.) og til myndigheder/forvaltningen (f.eks. Kirkeministeriets vejledning om samarbejde i folkekirken). Vejledningen fastsætter ikke i sig selv en retstilstand, men vejleder/beskriver en række forhold, der kan have betydning for vejledningens målgruppe, når målgruppen skal efterleve eksisterende regler i love/bekendtgørelser/cirkulærer. Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 1 af 9

138 2. Personregistreringens historie Allerede tidligt i kirkehistorien skete der en form for registrering, og i middelalderen udviklede klostre og sognepræster yderligere registreringer. Der findes dåbsprotokoller tilbage fra tallet. Den ældste bevarede kirkebog er fra Østrup i Chr. IV kom med den første regel I kongelig anordning af 20. maj 1645 skrev Chr. IV bl.a.: at holde rigtig kirkebog med dag og dato for, hvor mange der fødes i sognet og fadderne, samt hvor mange der årligt vies og dør. Statsmagten bestemmer hermed, at kirkebøgerne foruden kristelige handlinger som dåb, vielse og begravelser nu også skal indeholde civil registrering af fødsler og dødsfald. I kongelig befaling af 1. december 1812 beskrives, at kirkebøgerne skal føres i 2 eksemplarer på særlige skemaer. Den civilretslige status stadfæstes ved indførelse af betegnelsen ministerialbøger. I forordning af 4. marts 1857 bliver hidtil gældende dåbstvang ophævet, og der bliver mulighed for at navngive et barn inden for 1 år. Grundloven af 5. juni Den evangelisk-lutherske kirke er den danske folkekirke og understøttes som sådan af staten 6 Kongen skal høre til den evangelisklutherske kirke CPR indført pr. 1. april 1968 Ved indførelse af Det Centrale Personregister (CPR) i 1968 blev det pålagt, at alle fødsler og dødsfald, der finder sted i Danmark uden for de sønderjyske landsdele, skal anmeldes til folkekirkens ministerialbøger. Ministerialbogsførerne skal sende grundlæggende persondata til folkeregistrere, som registrerer i CPR. Bopælsregistrering I bekendtgørelse af 15. november 1977 bestemmes, at anmeldelse af fødsler skal ske til moderens bopælssogn. Begrebet fødselsregistreringssogn indføres. Anmeldelse af dødsfald skal ske i afdødes bopælssogn, og begrebet dødsregistreringssogn indføres. Anerkendte trossamfund Begrebet anerkendte trossamfund indføres i Se nærmere om de anerkendte trossamfund i efterfølgende afsnit 11. Elektronisk registrering Den Ny Kirkebog (DNK) I 1998 besluttes det, at kirkebogsføringen skal være elektronisk, og Den Ny Kirkebog (DNK) indføres i i hele landet (- Sønderjylland). I stedet for at opfinde et helt nyt system bliver CPR udbygget med tabeller til de kirkelige oplysninger. Til almindelig information blev der i 2001 udgivet en skrivelse med baggrund mv. for indførelse af Den Ny Kirkebog. Skrivelsen er medtaget som bilag 1. Sønderjylland I Sønderjylland foregår den civile registrering hos personregisterførere i kommunerne i et papirbaseret personregister. Fra maj 2007 overgår personregisterførerne i de sønderjyske kommuner også til elektronisk registrering i en særlig version af DNK. Personregistrering personregisterførere Kan en ny kirkebog bliver ikke ved med at være ny? Hvorfor skal en person, der ikke er medlem af folkekirken, skrives i en kirkebog? osv. Sådanne problematikker betød, at der i begyndelsen af 2007 blev gennemført en større navnekonvertering. Den Ny Kirkebog (DNK) blev nu betegnelsen på det projekt, der etablerede elektronisk registrering. En ministerialbogsfører blev personregisterfører. Man skrev ikke i en ministerialbog men i et personregister. Det blev klarlagt, at civile oplysninger (f.eks. navne) blev registreret i CPR (på CPR-tabeller), og kirkelige oplysninger (f.eks. dåbsoplysninger) blev registreret i den elektroniske kirkebog (på kirke-tabeller). Registreringsprogrammet kommer til at hedde PER- SON. PersonSAG et sagsbehandingssystem I juni 2013 blev der indført et sagsbehandlingssystem PersonSAG til behandling af digitalt anmeldte dødsfald og anmodninger om ligbrænding og begravelse. Ultimo januar 2014 blev der ligeledes indført et sagsbehandlingssystem PersonSAG til behandling af digitalt anmeldte Omsorgs- og Ansvarserklæringer, navngivning og navneændring. I november 2017 blev der lanceret en ny version af PERSON PERSON3.0. Den største ændring i forhold til den foregående version er at PersonSAG er indarbejdet i PERSON og nu hedder Indkomne sager. Derudover er programmet nu web-baseret. Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 2 af 9

139 3. De håndskrevne ministerialbøger Indtil indførelse af DNK er al registrering sket i de håndskrevne ministerialbøger. Bøgerne blev ført i 2 eksemplarer en hovedbog og en kontrabog. Kontrabogen var en sikkerhedskopi af hovedbogen. De håndskrevne ministerialbøger skal fortsat opbevares og anvendes i sognene. Opbevaring og brandbeskyttelse Ministerialbøgerne skal opbevares i muret brandsikkert boks eller i brandsikkert skab. Provsten skal give tilladelse til, at både hovedog kontraministerialbog opbevares i samme bygning. Opbevares både hoved- og kontraministerialbog i samme bygning, skal det ske i selvstændige brandsektioner. Ødelægges en ministerialbog skal det omgående indberettes til provsten. Sikring mod uvedkommende Kun personregisterføreren og dennes medhjælp må have adgang til ministerialbøgerne, og så længe ministerialbøgerne er hos personregisterførerne, er de ikke offentlig tilgængelige. Personregisterføreren og evt. medhjælp har tavshedspligt mht. indholdet og private må ikke få adgang til eller se i en ministerialbog. Private kan under særlige omstændigheder rekvirere udskrifter eller attester fra ministerialbøgerne. Bortkommer en ministerialbog skal det straks indberettes til provsten. Aflevering til landsarkiverne Kontraministerialbøgerne skal afleveres til Landsarkiverne 30 år efter, at de er udskrevet. Kontraministerialbøgerne skal inden aflevering omhyggeligt konfereres med hovedministerialbogen. Hovedministerialbøger skal afleveres til Landsarkiverne 100 år efter, at de er udskrevet. Ministerialbøgerne på landsarkivet Ministerialbøgerne på landsarkivet er almindeligt tilgængelige, når der er gået 50 år, efter at bogen er udskrevet. Døds- og begravelsesregistrene er dog tilgængelige allerede 10 år efter, at de er udskrevet. Tilgængelige ministerialbøger stilles til rådighed for publikum på landsarkivernes læsesale, oftest idet bøgerne er skannet og ligger digitalt på Statens Arkivers hjemmeside: Ministerialbøgernes anvendelse For oplysninger, der ikke er blevet verificeret og ajourført i det elektroniske register i f. m. overgangen til DNK, vil der stadig være behov for opslag i de håndførte ministerialbøger. For personer, der er registreret i de håndskrevne ministerialbøger, men ikke i CPR, f.eks. flygtninge og udvandrede før 1968, vil der fortsat skulle udskrives attester fra ministerialbøger, og evt. navnerettelser skal noteres. Skrive i ministerialbøgerne Du skal som udgangspunkt ikke længere skrive endsige rette i kirkebøgerne, men når du skriver i ministerialbøgerne skal du anvende fyldepen eller kuglepen, der er godkendt af Kirkeministeriet. Ændringer og rettelser skal ske ved overstregning og anmærkning, så den oprindelige tekst stadig kan læses. Der må ikke udviskes eller anvendes kemiske midler. 4. Sagsbehandling og borgerservice En personregisterfører er en vigtig del af den offentlige forvaltning og må derfor tilstræbe den bedst mulige service over for borgeren. Personregisterføreren varetager endvidere en mere personlig vejledning som f.eks. ved anmeldelse af dødsfald. Henvendelse til bopælssognet En borger kan i alle registreringsspørgsmål rette henvendelse til kirkekontoret i bopælssognet, for med indførelse af elektronisk registrering kan bopælssognet foretage de fleste registreringer og udskrift af attester mv. I tilfælde, hvor et andet sogn må medvirke ved eller overtage en sagsbehandling, må personregisterføreren i bopælssognet foretage det fornødne for borgeren. Sagsbehandling mv. Sagsbehandlingen og registrering bør gennemføres i følgende trin: Grundlag for sagsbehandling Sagsbehandlingen Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Registrering i PERSON Attest mv Opbevaring og arkivering Alle dokumenter, der er lagt til grund for en registrering, skal opbevares sikkert i 5 år, og kasserede arkivalier skal destrueres ved makulering, brænding el. lign., så uvedkommende ikke kan få adgang til dem. Ansøgning om navneændring skal opbevares i 30 år. Resolutioner fra Kirkeministeriet, o.lign. skal opbevares i 30 år. Omsorgs- og Ansvarserklæringer skal opbevares i 30 år. Digitale ansøgninger i PERSON Når borgeren har ansøgt digitalt om Omsorg- og Ansvarserklæring, navngivning eller navneændring på og sagen derfor har været sagsbehandlet i PERSON arkiverer PERSON anmeldelsen i de foreskrevne år. Side 3 af 9

140 5. Sikkerhed mv. Sikkerheden er prioriteret højt i personregistreringen. Det gælder både de gamle håndførte ministerialbøger, papirarkivet og det elektroniske registreringssystem PERSON. Personregisterføreren er ansvarlige for den lokale sikkerhed!! Adgang til PERSON Personregisterføreren er ansvarlige for, at ingen uvedkommende kan få adgang til PERSON. Der må aldrig foretages registreringer eller opslag i PERSON/CPR under en anden persons brugernavn og adgangskode!! Adgangskoden er personlig og må aldrig videregives til andre!! PERSON/CPR-adgangen skal altid lukkes ned, hvis kontoret forlades!! Brud på sikkerhedsbestemmelser Brud på sikkerhedsbestemmelser er en tjenesteforseelse og kan medføre afsked og/eller retsforfølgelse efter straffelovens bestemmelser. Tavshedspligt En personregisterfører er omfattet af tavshedspligt, og ingen oplysninger videregives til tredjepart. Man må kun fremsøge oplysninger og foretage opslag i PER- SON/CPR, hvor det er en nødvendig del af en sagsbehandling. Brud på tavshedspligten er en tjenesteforseelse og kan medføre afsked og/eller retsforfølgelse efter straffelovens bestemmelser. Tilsyn med personregistreringen Provsten skal foretage eftersyn af sognets personregistrering mindst hvert andet år. Provsten afgiver hvert år indberetning til biskoppen om årets eftersyn. Se nærmere om Tilsyn på Supportforum. Sognet kan foretage eget tilsyn inden provstens tilsyn. Hermed sikrer sognet (Den kirkebogsførende sognepræst evt. kirkefunktionæren) at sognets arbejde med Personregistrering er sket efter lovgivningen og borgerens ønsker er efterkommet indenfor lovens rammer. 6. Sønderjylland Ved genforeningen i 1920 bibeholdt man i Sønderjylland den borgerlige grundregistrering. Registrering sker hos personregisterføreren, der er en del af det kommunale folkeregister i de sønderjyske kommuner. I maj 2007 overgår personregisterførere i de sønderjyske kommuner til elektronisk registrering i en særlig version af PERSON. Anmeldelse og registrering af fødsel Fødselsanmeldelse skal ske til personregisterføreren i bopælskommunen, og personregisterføreren registrerer i PERSON/CPR. Anmeldelse og registrering af dødsfald/begravelse Dødsfald anmeldes til begravelsesmyndigheden (personregisterføreren) i bopælssognet (præst /kirkekontor). Begravelsesmyndigheden videresender anmeldelsen til personregisterføreren i bopælskommunen, der foretager registrering af dødsfaldet i PERSON/CPR. Begravelsesmyndigheden registrer begravelsen i PERSON, uafhængig af hvor begravelsen foregår. Navngivning Navngivning af børn, der er fødselsregistreret i Sønderjylland, skal ske ved anmeldelse til personregisterføreren i fødselsregistreringskommunen. Navngivning ved dåb af børn, der er fødselsregistreret i Sønderjylland men flyttet ud af det sønderjyske område inden navngivning, kan ske i folkekirken uden for Sønderjylland. Dåbssognet tilbagemelder navnet til personregisterføreren i fødselsregistreringskommunen. Navnændring Navneændring for personer, der er fødselsregistreret i Sønderjylland, skal ske ved anmeldelse til personregisterføreren i fødselsregistreringskommunen. Vielse De sønderjyske folkekirker har samme vielsesmyndighed som folkekirken i det øvrige Danmark. 7. Færøerne og Grønland I 1989 blev det bestemt, at fødsler og dødsfald, der finder sted på Færøerne, skal anmeldes til ministerialbøgerne der. I 1993 indføres registreringsregler på Grønland svarende til de danske. Færing bopæl i Danmark Fødsel i Danmark eller på Færøerne registreres i bopælssognet. Dåb/navngivning kan ske i Danmark efter dansk navnelov. Dåb på Færøerne Færøsk navnelov, der ikke strider mod reglerne i dansk navnelov indberetning foretages af fødselsregistreringssognet Ved navneændring følges regelsættet som ved en udlænding. Der tilbagemeldes til færøsk fødselsregistreringssted. Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 4 af 9

141 Færing bopæl på Færøerne Fødsel i Danmark registreres i hændelsessognet blanket Fødselsoplysninger sendes til præsten i bopælssognet på Færøerne. Dåb/navngivning i Danmark efter dansk navnelov ved fødsel på Færøerne tilbagemeldes til Færøerne. Dåb på Færøerne der modtages tilbagemelding om dåb efter færøsk navnelov. Navneændring en tilbagemelding fra Færøerne registreres med Færøerne som myndighed (Folkeregistret). Dåb/navngivning i Danmark efter dansk navnelov. Dåb på Grønland barnets bopælssogn registrerer efter tilbagemelding. Ved navneændring følges regelsættet som ved en udlænding. Der tilbagemeldes til grønlandsk fødselsregistreringssted. Grønlænder bopæl på Grønland Fødsel i Danmark registreres i hændelsessognet blanket Fødselsoplysninger sendes til bopælskommunen i Grønland. Dåb/navngivning i Danmark efter dansk navnelov. Grønlænder bopæl i Danmark Fødsel i Danmark eller i Grønland registreres i bopælssognet. 8. Valg- og døvemenigheder Valgmenigheder Iflg. lov nr. 88 af 15. maj 1903 om valgmenigheder, som ændret ved kongelig anordning nr. 115 af 20.februar Valgmenighedsmedlemmer er medlemmer af Den danske Folkekirke. De betaler ikke kirkeskat med afholder til gengæld alle udgifter i f. m. deres menighed herunder aflønning af præst. Der er 30 valgmenigheder i Danmark (febr. 2005). Døvemenigheder Døvemenigheder er menigheder i folkekirken for døve. Døvemenighedsmedlemmer er medlemmer af Den danske Folkekirke. De betaler ikke kirkeskat med afholder til gengæld alle udgifter i f. m. deres menighed herunder aflønning af præst. Der er 5 døvemenigheder i Danmark (febr. 2005). Registreringer Valg- og døvemenighedspræster fører ministerialbog for kirkelige handlinger mv. i menigheden. Hvor der i den kirkelige handling indgår en borgerlig del, tilbagemeldes om dette til personregisterføreren i personens bopælssogn. Der tilbagemeldes på samme måde for navneændringer (for personer, der er navngivet ved dåb i menigheden). Tilbagemelding til valg- og døvemenighed Ved navneændring for en person, der er navngivet ved dåb i valg- eller døvemenighed, skal personregisterføreren snarest tilbagemelde til menigheden. Tilsyn valg- og døvemenigheder Provsten skal foretage eftersyn af valg- og døvemenigheders ministerialbøger mindst hvert femte år. Provsten autoriserer valg- og døvemenighedernes ministerialbøger. 9. Domicilprincippet Domicilprincippet betyder, at udlændinge, der har domicil (bor) i Danmark har samme retsstilling som danske statsborgere og er omfattet af danske regler om person-, familie- og arveret. Reglerne gælder for Reglerne gælder for personer uden dansk folkeregisteradresse som Flygtninge Udenlandske diplomater Nato-personel Turister Registrering af hændelser Fødsler og dødsfald registreres i hændelsessognet. Navngivning Udlændinges børn skal navngives i overensstemmelse med den danske navnelovens bestemmelser. Navneændring En udenlandsk navneændring på et tidspunkt, hvor personen var domicileret (havde bopæl) i Danmark, skal ske efter dansk navnelov. 10. Anerkendte trossamfund Kirkeministeriet har godkendt 8 anerkendte trossamfund: Reformerte menigheder Det romersk-katolske trossamfund Det mosaiske trossamfund Det metodistiske trossamfund Svenska Gustavsforsamling i København Den ortodokse russiske menighed i København St. Albans Englisch Church i København Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 5 af 9

142 Den norske menighed ved Kong Hakon Kirken I København. Baptisterne er anerkendt, men har ikke ret til at føre kirkebog. Kirkeministeriets skrivelse Kirkeministeriets skrivelse af 8. marts 1939: Bestemmelsen om førelse af kirkebøger bliver også gældende for førelse af ministerialbøger for de anerkendte trossamfund. Samfund med vielsesmyndighed Kirkeministeriet har i medfør af ægteskabslovens 16, stk. 1, nr. 3 givet vielsesbemyndigelse til præster i andre trossamfund. De evangelisk-lutherske frimenigheder er ligeledes at betragte som trossamfund uden for folkekirken. Navngivning Navngivelse kan ske til et anerkendt trossamfund. Trossamfundet indberetter til folkeregistret eller til bopælssognet. Indberettes til bopælssognet, skal man her registrere på vegne af trossamfundet trossamfundets myndighedskode anvendes. Trossamfundet skal i PER- SON/CPR stå som myndighed for navngivningen. Navngivning ved dåb Navngivning ved dåb i anerkendt trossamfund registreres i barnets bopælssogn efter tilbagemelding. Navnet registreres i Indberet/Navne under det anerkendte trossamfunds myndighedskode. Dåben registreres herefter under Indberet/Dåb. Navneændring En person, der er navngivet/navngivet ved dåb i et anerkendt trossamfund, kan anmelde navneændring dertil. Trossamfundet indberetter til folkeregistret eller til bopælssognet. Indberettes til bopælssognet, skal man her registrere på vegne af trossamfundet trossamfundets myndighedskode anvendes. Når en person, der er navngivet/navngivet ved dåb i et anerkendt trossamfund, anmelder navneændring til folkekirkens ministerialbøger, skal der snarest tilbagemeldes til det anerkendte trossamfund. Tilsyn Et anerkendt trossamfunds kirkebøger og deres førelse står under tilsyn af Landsarkiverne og under overtilsyn af Rigsarkivet. Landsarkiverne autoriserer et trossamfunds kirkebøger. 11. Folkeregister I hver kommune findes et folkeregister. Folkeregistrenes primære opgave er bopælsregistrering. Inden overgang til elektronisk registrering i sognene indtastede folkeregistrene personoplysninger i CPR efter oplysninger fra sognene. Der findes stadig særlige forhold, hvor folkeregistrene er inde i billedet i f. t. grundregistreringen og personregisterførerne. Navngivning Færøerne Hvor et barn, fødselsregistret i Danmark, navngives ved dåb på Færøerne, registres navngivningen ved tilbagemelding hos folkeregistreret, mens dåben registreres i bopælssognet under Dåb/fremstilling. Dødsfald i udlandet Hvor en person med dansk bopæl dør i udlandet, skal folkeregistret i bopælskommunen registrere dødsfaldet på landekoden. Skal afdøde begraves i Danmark, kan personregisterføreren herefter registrere begravelsen. 12. Statsforvaltning og Familieretsafdelingen Danmark er inddelt i 5 statsforvaltninger. Statsforvaltningerne er selvstændige regionale institutioner, som organisatorisk og budgetmæssigt hører under Social- og Indenrigsministeriet. Arbejdsopgaverne omfatter bl.a. familieretlige sager, sekretariatsmæssig bistand til de sociale nævn og de psykiatriske patientklagenævn. Opgaver for Familieretsafdelingen under Ankestyrelsen en del af Social- og Indenrigsministeriet: Statsforvaltningerne har følgende opgaver: Separation og skilsmisse Børne- og ægtefællebidrag Samvær Forældremyndighed Faderskab Adoption Navne 13. Udlændingeservice Udlændingeservice er registreringsmyndighed for flygtninge og indvandrere. Udlændingeservice udsteder arbejds- og opholdstilladelser. I forbindelse med registreringer anvender udlændige arbejds- og opholdstilladelseskortet som legitimation og dokumentation for navne mv. Eventuelle fejl på arbejds- og opholdskort kan alene rettes af Udlændingeservice. Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 6 af 9

143 Indvandrer flygtning En indvandrer har: - dansk personnummer - arbejds- og opholdstilladelseskort - dansk bopæl En flygtning - opholder sig i en flygtningelejr - har ikke dansk personnummer - må ikke arbejde Fødsel Ved fødselsregistrering af børn af flygtninge uden dansk personnummer, sendes blanket Fødselsoplysninger til Udlændingeservice. Dåb af flygtninge Dåb af flygtninge, der ikke er fødselsregistreret og navngivet i Danmark, skal ske med de navne, der fremgår af opholdstilladelsen. Eventuel navneændring meddeles Udlændingeservice. Flygtning registrering generelt Alle registreringer, med borgerlig gyldighed, for en flygtning, skal meddeles udlændingeservice. Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 7 af 9

144 Bilag 1 DNK-projektet en historisk gennemgang Afsnittet omhandler en kort historisk beskrivelse af ministerialbogsregistrering og overgang til Den Ny Kirkebog - DNK. Ministerialbogsregistrering Ministerialbogen har levet i århundreder. Ved kongelig beslutning den 20. maj 1645 blev det pålagt præsterne at "holde rigtig kirkebog med dag og dato for, hvor mange der fødes i sognet... samt hvor mange der vies og dør". Siden er der ført ministerialbøger i Danmark, og også før 1645 blev der ført embedsbøger. De første dåbsprotokoller går tilbage til 1300-tallet. Ministerialbogens indhold har altid haft betydning og gjort indtryk, både som officiel protokol og som dokument for slægternes historie. Borgerens navn, forældre, fødselsdato, fødested, kirkelig vielse mm. er registreret i ministerialbogen, som er personregistreringens civilretlige grundlag i Danmark - bortset fra Sønderjylland. Attester efter ministerialbøgerne anses som retsgyldig dokumentation for fødsel, forældreforhold, navn, vielse og dødsfald. Tilpasning til samfundets behov Gennem tiderne er ministerialbøgerne blevet tilpasset samfundets behov. Det er således et led i en lang tradition, at ministerialbogsføringen er blevet elektronisk og dermed tilpasset samfundets behov og tidens teknologi. Den 15. august 1996 besluttede kirkeministeren efter drøftelse med Folketingets Kirkeudvalg at tilslutte sig en række anbefalinger, som en bredt sammensat arbejdsgruppe under Kirkeministeriet havde afgivet. En af anbefalingerne var, at folkekirken fremover burde benytte moderne database- og informationsteknologi til personregistreringen. Udredningsarbejdet fortsatte, og arbejdsgruppen gik i gang med at analysere og udarbejde et forslag til en IT-baseret løsning for ministerialbogsføringen. Arbejdsgruppen afgav sin rapport til ministeren, som orienterede Folketingets Kirkeudvalg om planerne i februar Hvorfor i det hele taget modernisere ministerialbogsregistreringen Tiden var moden til en modernisering. Informationsteknologien havde vist sin bæredygtighed i almindelighed og specielt som et velegnet værktøj til håndtering af store mængder oplysninger, som benyttes ofte (f.eks. CPR, Tingbøgerne, Værdipapircentralen, Dankortet). Personregistreringen burde administreres med ny teknologi og derved forene ministerialbøgernes retsgyldige og fyldestgørende oplysninger med den effektivisering og tilgængelighed, der er følgen af omlægning til informationsteknologi. Brug af edb skulle effektivisere en række arbejdsgange og dermed forhøje serviceniveauet for borgerne og frigøre tid hos ministerialbogsførerne til andre og eventuelt nye opgaver. Sognet ville efter omlægning fremstå som en moderne arbejdsplads med mulighed for at yde borgere og andre myndigheder en tidssvarende betjening. Indhold og arbejde i Den Ny Kirkebog Indførelsen af Den Ny Kirkebog har medført en forenkling af arbejdsgangene på kirkekontoret. F.eks. er de tidskrævende arbejdsgange med tilbagemelding af dåb og navngivning til fødesognet ophørt. Fra en pc på kirkekontoret udfører kordegnen eller præsten personregistreringen i Den Ny Kirkebog. Han eller hun skal kun indføre oplysningerne én gang i den fælles database og skal ikke vedligeholde flere registre. Ministerialbogsføreren arbejder direkte på den fælles database, og det betyder, at personregistreringen udføres der - og kun der - hvor afgørelserne træffes. Man skal ikke længere udfylde blanketter og indberette til folkeregistrene. En række potentielle fejlkilder til oplysninger i CPR er således også blevet fjernet. Hver borger har i DNK sin egen kirkebogsside, som følger personen - også når borgeren flytter, og der skal ikke anvendes mange ressourcer på at finde oplysninger frem om borgerne fra andre ministerialbøger. DNK medfører, at personoplysningerne er til rådighed for alle ministerialbogsførere, så snart DNK er opdateret. Ministerialbogsførerens pc er forbundet til en fælles database Den fælles database opbygges af de ministerialbogsdata, som allerede gennem mange år er overført til CPR fra ministerialbøgerne, og som ved verificeringen forud for DNK er blevet berigtiget og ajourført. Databasen vil herefter blive yderligere udbygget med data for de kommende registreringer. Ministerialbogsføreren har adgang til at forespørge på alle ministerialbøger. Kirkelige handlinger registreres i hændelsessognet bortset fra begravelser, der altid registreres af begravelsesmyndigheden for en person, der er bosat i Danmark. Sognets ministerialbog DNK-Person vil for den enkelte ministerialbogsfører omfatte de borgere, som bor i sognet. Når en borger flytter til et andet sogn, er det det nye sogn, der kan skrive videre på borgerens ministerialbogsside. En ministerialbogsside kan altså være udfyldt af mange forskellige ministerialbogsførere, men myndighed fremgår ved hver eneste registrering. Hvis der derfor er problemer med en registrering, f.eks. at der er sket en fejl, kan en ministerialbogsfører altid se, hvor og hvornår den pågældende registrering er foretaget. Sikkerhed Ministerialbogen indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, f.eks. om forældre, adoption, kønsskifte mv. Derfor er sikkerhedsniveauet i DNK meget højt, og derfor har ministerialbogsførerne tavshedspligt. Fortrolighed sikres ved adgangskontrol baseret på brugernavn og personligt kodeord og ved benyttelse af det lukkede Kirkenet. Ministerialbogsdata lagres kun i den fælles centrale database, der er omfattet af stor sikkerhed. Der er således ingen ministerialbogsdata på de lokale pc-er i f. m. ministerialbogsførelsen. Alle oplysninger, der indføres i Den Ny Kirkebog, bliver Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 8 af 9

145 forsynet med en markering af, hvem der har foretaget registreringen. Tid og sted bliver også registreret. For at kunne spore eventuelle forsøg på misbrug af rettighederne til at foretage opslag, bliver der foretaget logning af: alle forsøg på at komme ind på Kirkenettet, alle forsøg på at komme ind på DNKs fælles database samt alle forespørgsler og opdateringer af DNKs fælles database. For yderligere oplysning om reglerne for sikkerhed henvises til sikkerhedscirkulæret (Kirkeministeriets cirkulære af 10. februar 2000 om sikkerhedsforanstaltninger i Kirkenettet). Samspil mellem ministerialbøgerne og CPR Der vil også med DNK være et nært samspil mellem ministerialbogen og CPR-registret. Dette samspil vil blive udvidet betydeligt med DNK. Ministerialbogen og CPR-registret er således gensidigt afhængige af hinanden. De to registre løser som udgangspunkt to forskellige opgaver. Ministerialbogen indeholder de grundlæggende personoplysninger og fungerer desuden som folkekirkens medlemsregister med fortegnelse over kirkelige handlinger. I forbindelse med ministerialbogsføringen varetages den nødvendige sagsbehandling, og ministerialbøgerne indeholder den retsgyldige information. CPR-registret er et brugerregister, der indeholder en række andre oplysninger, og det er i praksis tilgængeligt for civil anvendelse på en række områder. Kirkenettet Kirkenettet varetager kommunikation mellem sognet og de fælles databaser samt den elektroniske kommunikation sognene imellem. Netværket vil som udgangspunkt bære al datatrafik, herunder elektronisk post, Internetadgang, edb-administration (herunder distribution af programmer) samt DNK datatrafik. DNKoplysninger sendes i krypteret (kodet) form via Kirkenettet. Regelværket Ved indførelse af DNK er der udstedt et nyt cirkulære: Cirkulære om folkekirkens ministerialbog (DNK). Denne håndbog er et bilag til cirkulæret. Ved indførelsen af DNK er der som udgangspunkt ikke tilsigtet ændringer af, hvilke oplysninger der skal registreres, eller hvor de skal registreres m.v. De hidtidige regler kan således rumme fortolkningsbidrag til de nye regler i DNK-cirkulæret/denne håndbog. Statens Arkiver For Statens Arkiver betyder Den Ny Kirkebog, at der fremover vil blive afleveret arkivalier i en anden form. Statens Arkiver har besluttet, at der hvert tiende år skal afleveres en komplet kopi af DNK-registret, første gang inden juni Vedrørende slægtsforskningens fremtidige adgang til elektronisk arkiveret ministerialbogsmateriale henvises til Statens Arkivers regler herom. Øvrige bevaringsværdige arkivalier ligger hos Landsarkiverne. De håndførte ministerialbøger De håndførte ministerialbøger indeholder stadig den gældende grundregistrering i de tilfælde, hvor oplysningerne ikke findes i DNK/CPR. Kirkebøgerne skal derfor forblive på kirkekontorerne og afleveres i henhold til gældende regler, dvs. 100 og 30 år efter, at hovedbogen henholdsvis kontrabogen er udskrevet. Ved en sagsbehandling, hvor der indgår oplysninger, der ikke er verificeret, foretages denne verificering først. Sagsbehandlingen kan derefter foretages i DNK. Tilsyn Tilsyn med kirkebogsføringen vil fortsat blive udført af provsterne. Personregistrering_supplerende_kursusemner.docOktober Side 9 af 9