INDBERET TILDEL ADMINISTRATIVT PERSONNUMMER

Transkript

1 INDBERET TILDEL ADMINISTRATIVT PERSONNUMMER Hændelsen Tildel Administrativt personnummer anvendes når: en person, der ikke skal eller kan folkeregistreres (bopælsregistreres) i CPR, skal have foretaget en kirkelig handling mhp. registrering i kirkebogen, skal inddrages under ATP/SKAT, skal registreres i Udenrigsministeriets protokol med diplomatstatus, får tildelt en særligt opholdstilladelse af STAR (Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering), eller tildeles et administrativt personnummer af en kommune eller af Udlændingestyrelsen ifølge den meddelte adgang dertil. Hændelsen kan pt. indberettes af: SKAT, ATP, Udlændingestyrelsen, Udenrigsministeriet, Sogne, STAR, kommuner og CPR-kontoret. Vær opmærksom på at personen bliver tildelt en fiktiv bopælskommune, samt det faktum, at Administrative personnumre også er "rigtige" personnumre. Forskellen på et Administrativt personnummer og et "almindeligt" personnummer er således kun, at denne hændelse er fastlåst til at give personen bopæl i en fiktiv kommune. SKAT og ATP har egne fiktive kommunekoder. Alle andre har den fiktive kommune 019- administrativ. Når en person har fået tildelt et administrativt personnummer af én myndighed, må andre myndigheder ikke tildele et andet personnummer til vedkommende person, men skal bruge det allerede tildelte personnummer i sin sagsbehandling. Det kan anbefales at oplyse til borgeren, at vedkommende skal huske at opgive personnummeret ved senere kontakt til andre myndigheder, herunder til den kommune, hvor vedkommende eventuelt senere skal have bopæl, da kommunen skal bruge dette personnummer, når de skal registrere indrejsen i CPR. NB. Hvis I kommer til at lave en fejl i fødselsdatoen eller kønnet, skal der rettes henvendelse til CPR-kontoret, der foretager en ændring af fødselsdatoen/kønnet, så personen får at nyt personnummer. Man må ALDRIG tildele et nyt personnummer til vedkommende, idet det er nødvendigt, at det forkerte personnummer bliver historisk i forhold til det nye personnummer. 1

2 Indgang 2

3 Startbillede 1 Felterne "Hændelsesdato" og "Fødselsdato", der er markeret med et tastatur, samt "Mand" eller "Kvinde" er krævede felter og skal udfyldes. Du skal starte med at angive hændelsesdatoen altså den dato, hvorfra personen skal have tildelt personnummeret. Du kan ikke tildele fremtidige personnumre, derfor skal hændelsesdatoen være mindre end eller lig med dags dato. Indtast personens fødselsdato og angiv kønnet. "Fornavn (søgning)" udfylder du med personens fornavn til brug for senere søgning for at konstatere, om personen allerede har et personnummer i CPR. Tryk på "OK" eller enter for at fortsætte indberetningen. 3

4 Startbillede 2 Du skal bekræfte personens fødselsdato og køn, som du angav i det første startbillede. Såfremt det, du indtaster, ikke er identisk med det første startbillede, giver systemet dig en fejlmeddelelse og går automatisk tilbage til forrige startbillede, hvor du kan se, hvad du har indtastet. Tryk på "OK" eller enter for at fortsætte indberetningen. 4

5 Systemet foretager automatisk en søgning for at se, om der allerede i systemet er registreret en person med samme fødselsdato, køn og fornavn. Findes der en eller flere personer, som matcher den fødselsdato, det køn og fornavn, du har angivet, bliver du præsenteret for en liste med disse personer. Via listen kan du foretage personopslag og kontrollere, om der er tale om den samme person. Har personen allerede et personnummer, skal det anvendes, og du skal afbryde denne hændelse, der tildeler personen yderligere et nyt personnummer. Såfremt der er dannet en liste med personer, der matcher de angivne data, men ingen af personerne er identisk med den person, du er ved at tildele personnummer, trykker du på knappen "Initier hændelse" for at fortsætte indberetningen. Findes der ingen personer i CPR, som matcher de angivne data, går systemet automatisk videre til næste trin i tildelingen af et nyt Administrativt personnummer. 5

6 Fanebladet "Personoplysninger" "Fødselsdato" er låst og forudfyldt med den dato, du angav i startbilledet. Er datoen ikke korrekt, skal du anvende knappen "Retur" og gå tilbage til startbilledet, hvor du kan rette og angive den korrekte fødselsdato. Kan fødselsdatoen ikke dokumenteres, sætter du hak i feltet "Usikker". "Tidspunkt" udfylder du med fødselstidspunktet, såfremt der foreligger valid dokumentation herfor. Foreligger der ingen dokumentation, undlader du at udfylde feltet. "Sekvens" anvendes til at angive, i hvilken rækkefølge personen er født, såfremt personen er tvilling, trilling etc. "Stilling" er et fritekstfelt, du frit kan udfylde, mens "Køn" er låst og forudfyldt med det køn, du angav i startbilledet. Er kønnet ikke korrekt, skal du anvende knappen "Retur" og gå tilbage til startbilledet, hvor du kan rette og angive det korrekte køn. "Myndighed" udfylder du med Kommunens myndighedskode. Tryk på fanebladet Navne for at komme videre med indtastningen. 6

7 Fanebladet "Navne" I "Navne" skal du angive personens navne. Det er vigtigt, at du sørger for at være omhyggelig, når du udfylder felterne "Fornavn", "Efternavn" og/eller "Adresseringsnavn", med eventuelle tilhørende markeringer for "Stavefrihed", "Navnemarkeringer" og/eller "Indrapporteret". Indrapporterer du navne på personen, men ikke noget i feltet "Adresseringsnavn" dannes dette maskinelt. "Gældende fra" udfylder du med den dato, hvor personen har fået navnet. Kender du ikke navnedatoen, indsætter du datoen med personens fødselsdato og sætter hak i feltet Usikker. "Myndighed" udfylder du med den myndighed, som har konstateret navnet, og som vil fremgå af dokumentationen. Foreligger der ingen dokumentation, skal du udfylde feltet med "0000" (fire nuller), som er koden for "Ukendt myndighed". Du må ALDRIG udfylde feltet med Kommunens myndighedskode. Tryk på fanebladet Statsborgerret for at komme videre med indtastningen. 7

8 Fanebladet "Statsborgerret" Fanebladet "Statsborgerret" skal du udfylde med information om, hvilket land personen er statsborger i. "Gældende fra" er låst og forudfyldt med hændelsesdatoen, du angav i startbilledet. "Myndighed" udfylder du med Kommunens myndighedskode. Tryk på fanebladet Civilstand for at komme videre med indtastningen. 8

9 Fanebladet "Civilstand". Fanebladet "Civilstand" skal du udfylde med informationer om personens civilstand. Disse informationer er vigtige af hensyn til personens muligheder for at indgå ægteskab, opnå skilsmisse eller andet, såfremt personen skulle vælge at tage bopæl i Danmark på et tidspunkt. Det er derfor af stor betydning, at du kun foretager registrering af personens civilstand på baggrund af originale dokumenter. NB. Man skal angive, hvis personerne er gift. Den første person skal registreres som gift. Ægtefælle skal være lig med nuller ( ), vielsesdato sættes i gældende fra, og i feltet myndighed hvilket land (eller myndighed) der har viet dem. Når man indrapporterer ægtefællen, registreres denne som gift. Ægtefælle skal være lig med personnummeret for den første person, og vielsesdato og myndighed skal indeholde de samme oplysninger, som man indberettede på den første person. Den første person vil så få den anden persons personnummer ind som afledt hændelse, uden man skal foretage sig yderligere. Vælg en civilstandstype fra listen i drop-downboksen til at udfylde "Civilstand" med. Du kan vælge mellem følgende civilstandstyper; ""Ugift", "Gift", "Fraskilt", "Enke/enkemand", "Registreret partnerskab", "Ophæver partnerskab", "Længstlevende partner". Det vil sige, du kan ikke vælge civilstanden "Død". Registreres personen som Ugift, skal de øvrige felter ikke udfyldes. Er personen gift (herunder separeret!), fraskilt, registreret partner, ophørt partner, enke/enkemand eller længstlevende partner, skal du angive oplysninger om personens nuværende/tidligere ægtefælle/partner. Har personens partner et dansk personnummer, indtaster du dette i feltet "Personnummer". De resterende oplysninger udfyldes derefter automatisk af systemet. Har ægtefællen/partnerne ikke et dansk personnummer, udfylder du "Personnummer" med 10 nuller ( ). Kender du partnerens navn og fødselsdato (som bør fremgå af dokumentationen for 9

10 civilstanden), indtaster du disse oplysninger i "Navn" og "Fødselsdato". Føler du dig usikker på oplysninger om navnet eller fødselsdatoen, skal du indsætte navne- og usikkerhedsmarkering på de respektive felter. "Gældende fra" udfylder du med datoen, hvor civilstanden trådte i kraft. Datoen bør fremgå af dokumentationen. Føler du dig alligevel usikker på datoen, eller foreligger der ingen dokumentation, skal du indsætte datoen for tildeling af det Administrative personnummer og sætte hak i feltet "Usikker". "Myndighed" udfylder du med koden for den myndighed, som har konstateret civilstanden. CPR's myndighedsregister indeholder ikke udenlandske myndigheder bortset fra lande. Indsæt den relevante landekode (standard om tabulering/oversættelse i feltet). I "Myndighedstekst/stavefrihed" har du mulighed for at specificere myndigheden med fritekst. Kendes myndigheden ikke, eller er den udokumenteret, skal du indsætte 0000 for ukendt myndighed. Du må ALDRIG udfylde feltet med Kommunens myndighedskode. Tryk på fanebladet Folkekirke for at komme videre med indtastningen. 10

11 Fanebladet "Folkekirke" Du skal i fanebladet "Folkekirke" angive personens tilknytningsforhold til den danske folkekirke. Oplysningen anvendes udelukkende i forbindelse med opgørelse af personens skat. Personen kan have følgende tilknytningsforhold til folkekirken: "Medlem af folkekirken", "Medlem af valgmenighed og Folkekirken", "Medl. Af Folkekirken, men fritaget for kirkeskat" eller "Uden for Folkekirken". "Gældende fra" er låst og med hændelsesdatoen, du angav i startbilledet. Er du usikker på datoen, skal du sætte har i "Usikker". Bemærkning; En person kan f.eks. opnå tilknytningsforhold til den danske folkekirke førend de indrejser, hvis personen f.eks. har en fødselsattest fra Færøerne. "Myndighed" udfylder du med Kommunens myndighedskode. Tryk på fanebladet Fødselsregistreringssted for at komme videre med indtastningen. 11

12 Fanebladet "Fødselsregistrering" Du skal i fanebladet "Fødselsregistrering" indsætte information om, hvor personen er født; altså den myndighed som har konstateret/registreret personens fødsel. "Myndighed" udfylder du med den myndighed, som har konstateret fødslen. CPR's myndighedsregister indeholder ikke udenlandske myndigheder bortset fra lande. Indsæt det relevante land. I "Myndighedstekst/stavefrihed" har du mulighed for at specificere myndigheden med fritekst. Kender du ikke personens fødselsregistreringssted, eller forefindes der ikke valid dokumentation, udfylder du feltet med "0000", som er koden for "Ukendt myndighed". Du må ALDRIG udfylde feltet med Kommunens myndighedskode. Tryk på fanebladet Kontaktadresse for at komme videre med indtastningen. 12

13 Fanebladet "Kontaktadresse" Fanebladet "kontaktadresse" kan du bruge til at angive den adresse, hvor personen er bosiddende, således at myndighederne kan kommunikere med vedkommende. "Kontaktadresse" består af fem fritekstfelter, som du udfylder med personens adressedata. Der er ingen kontrol på felterne. "Gældende fra" er låst og forudfyldt med den dato, du i startbilledet angav som datoen hvorfra personen tildeles sit nye skattepersonnummer. "Slettedato" kan du udfylde, såfremt du allerede på nuværende tidspunkt ved, at personens tilknytningsforhold til de danske myndigheder ophører pr. en given dato, eller at personen flytter eller andre forhold, der ville gøre adressen uinteressant. "Myndighed" udfylder du med Kommunens myndighedskode. Det er valgfrit, om man ønsker at udfylde dette billede eller ej. I denne situation er feltet ikke udfyldt. 13

14 Valider Tildeling af Administrativt personnummer Når du har udfyldt alle oplysninger, der kræves for at tildele et nyt Administrativt personnummer til personen, er det en god ide at validere hændelsen, inden du gemmer den. Tryk på knappen "Valider alt". Mangler du at udfylde krævede felter, eller er oplysninger i modstrid med hinanden eller gældende regler, giver systemet dig automatisk en sigende fejlmeddelelse, som fortæller dig, hvad du har gjort forkert. Når du har angivet alle informationer korrekt, valideres tildelingen af personnummeret uden at give dig fejlmeddelelser. Nu er du klar til at ajourføre og tildele personen - det nye Administrative personnummer. For at gemme de indrapporterede oplysninger og ajourføre CPR trykkes enten på knappen Gem eller F2 -tasten. 14

15 Opdatering af CPR En advarselsboks fremkommer og spørger, om CPR skal opdateres. Tryk Ja eller brug Enter -tasten for at opdatere CPR. 15

16 Nu er det nye Administrative personnummer ajourført i CPR, personen er blevet tildelt et personnummer, og ovenstående kvitteringsbillede fremkommer som bekræftelse derpå. Kvitteringsbilledet giver dig mulighed for at foretage flere forskellige handlinger. Først og fremmest kan du vælge at udskrive kvitteringen på papir. Dette gør du naturligvis ved at vælge Udskriv. Fra kvitteringsbilledet kan du også vælge Retur og Luk, som er generelle funktioner i CPR. Endvidere kan du fra kvitteringsbilledet, enten ved at dobbeltklikke på eller markere og trykke Enter på rækken, automatisk åbne et personopslag og dermed se personens fulde dataindhold i CPR. 16

17 Ved tryk på knappen VIS kan man nu få vist personens data i CPR. 17