ÅRSBERETNING 2017 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem Retten i Svendborg og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2017 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem Retten i Svendborg og Domstolsstyrelsen RETTEN I SVENDBORG 1

2 Indholdsfortegnelse Indledning kort præsentation af retten Aktivitet og produktivitet i Rettens målopfyldelse i Målopfyldelse på sagområderne Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager HR nøgletal Målopfyldelse på de øvrige områder i handlingsplanen Digitalisering Digitale straffesager Forkyndelse Sikkerhed Retten, en virksomhed med socialt ansvar også som arbejdsplads Kontorfunktionærernes fremtidige rolle/arbejdsvilkår Trivsels og ledelsesevaluering Åbenhed Udviklingsaktiviteter i RETTEN I SVENDBORG 2

3 Indledning kort præsentation af retten Retten i Svendborg betjener på adressen Christiansvej 41, 5700 Svendborg retskredsens ca indbyggere, der bor i de fem kommuner Ærø, Langeland, Svendborg, Faaborg-Midtfyn og Nyborg. Retskredsen dækker i alt kvadratkilometer. Ved retten er der ansat 6 dommere, hvoraf den ene tillige er retspræsident. Som en del af rettens ledelse er der endvidere ansat en administrationschef, og derudover har retten ansat 4 retsassessorer og 1 dommerfuldmægtig samt 23 kontorfunktionærer og 2 vagt- og servicemedarbejder. Retten har organiseret arbejdet i afdelinger ud fra de sagskategorier, som retten behandler. I specialafdelingen behandler personalet sager indenfor skifteret, dvs. dødsboer, konkursboer, gældssaneringer og tvangsopløsninger, og indenfor fogedret, dvs. fogedsager, tvangsauktioner og betalingspåkrav. I retsafdelingen behandles de civile sager og alle straffesagerne, og rettens administrationsafdeling tager sig af den daglige drift, økonomi samt tager sig af den daglige sikkerhed. Derudover har retten en opgave med at klare de mere end notarialforretninger, som blev foretaget i RETTEN I SVENDBORG 3

4 Aktivitet og produktivitet i 2017 Aktiviteten ved retten måler vi som antallet af sager, vi afsluttede i året. Sagerne vægtes, så der tages højde for deres forskellige kompleksitet. I 2017 afsluttede vi i alt sager. I forhold til året før er der sket en betydelig stigning i sagsantallet på knap 8,3%. På landsplan faldt sagsantallet derimod med 0,5 %. Sagsantallet ved retten er det højeste i den seneste 5-årige periode, se figur UDVIKLING I SAGSANTALLET Samlet antal sager ved Retten i Svendborg Fig. 1. Udvikling i antallet af afsluttede sager ved Retten i Svendborg Sagerne er fordelt på rettens forskellige fagområder, som det fremgår nedenfor af figur 2. Bortset fra et marginalt fald i de civile sager, er stigningen i sagsantallet fordelt på alle sagsområder. FORDELING AF SAGER PÅ FAGOMRÅDER Fig. 2. Antal vægtede afsluttede sager fordelt på rettens fagområder i RETTEN I SVENDBORG 4

5 Vi fik også flere notarsager i Fra at have ligget stabilt omkring sager om året, var der i 2017 i alt sager med testamenter eller notarens bevidnelser af underskrift på dokumenter i øvrigt. Stigningen skyldes bl.a., at vi fra midt på året fik et nyt produkt, som har været meget efterspurgt, nemlig muligheden for at oprette en fremtidsfuldmagt. En fremtidsfuldmagt er en fuldmagt, der kan sættes i kraft, hvis fuldmagtsgiveren ikke længere kan varetage sine personlige og/eller økonomiske forhold som følge af sygdom el.lign. Ved fuldmagten udpeger man selv en person til engang i fremtiden at tage over, hvis man på et tidspunkt mister evnen til selv at tage sig af sine personlige og økonomiske forhold. Vi forventer, det vil medføre en yderligere stigning i notarforretningerne, når vi tæller sager for hele Vi har samtidig indført et system, hvor brugerne selv kan booke tid hos notaren. Det har været mere effektivt for os og til glæde for brugerne. Rettens produktivitet er igen steget. Efter et forventeligt fald i 2016 på grund af arbejdet med ny retsbygning og flytning ligger vores produktivitet igen over landsgennemsnittet. Produktiviteten viser, hvor mange sager, der ekspederes pr. årsværk, beregnes som et indekstal. Se figur ,0 PRODUKTIVITET 105,0 100,0 95,0 90, Fig. 3. Rettens samlede produktivitet i årene 2014 til Tallene er indekstal, hvor den gennemsnitlige produktivitet ved domstolene i 2012 er brugt som indeksgrundlag dvs. svarer til indeks 100 i tabellen. Det er tilfredsstillende at se, at den andel af personaleforbruget, som går til ledelse og administration, i 2017 er faldet til 19,0% fra 21,9 % i 2016, hvor vi brugte en del ressourcer til flytning mv. RETTEN I SVENDBORG 5

6 Rettens målopfyldelse i 2017 Målopfyldelse på sagområderne Straffesager På straffesagsområdet har retten tidligere ligget over eller meget tæt på målene men i 2016 og 2017 er målene for alle alm. straffesager, nævninge- og domsmandssager samt for tilståelsessager ikke opfyldt. I tilståelsessagerne er målopfyldelsen steget med 8 procentpoint - svarende til ca. 16 % flere sager afsluttet indenfor 4 måneder. Den manglende målopfyldelse skyldes, at retten i 2017 har behandlet et for os usædvanligt stort antal nævningesager, der kræver deltagelse af 3 jurister, og større domsmandssager, der ligesom nævningesagerne forløber over en del dage. Det gør, at der er færre juristtimer til de øvrige sager. Samtidig har vi i perioder ikke været fuldt juristbemandet. Vi har gjort meget for at afslutte flere volds- og voldtægtssager inden 37 dage efter modtagelse ved retten. Det er lykkes i et omfang, så vi afslutter flere voldssager og voldtægtssager end landsgennemsnittet. Se figur 4 nedenfor. Målopfyldelse i straffesager Alle alm. straffesager Nævninge- og domsmandssager (hfh.) Tilståelsessager og sager uden domsmænd (hfh.) Voldssager Voldtægtssager <2 MDR. <4 MDR. <4 MDR. <37 DG. <37 DG. Mål (procent) Flest muligt Flest muligt Samlet byretterne bedste ret Retten i Svendborg Fig. 4. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse på straffesager, målt som hvor mange procent af de afsluttede sager, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. Civile sager Målopfyldelsen på forældreansvars- og ægtefællesager er blandt landets 5. bedste. Det er en sagstype, vi har prioriteret højt for at sikre en så hurtig gennemførelse som mulig af hensyn til de berørte børn og deres familier. Samtidig har vi prioriteret at gøre forholdene, for de børn, der skal til samtale med en børnesagkyndig, så gode som muligt. Derfor har vi indrettet et børnevenligt rum til disse samtaler, så børnene kan føle sig velkomne og har muligheder for adspredelse, ligesom der er et særligt venteområde til børn. RETTEN I SVENDBORG 6

7 De almindelige hovedforhandlede sager og boligsager har vi afsluttet væsentlig flere af indenfor målet, og vi har landets næst højeste målopfyldelse. Målopfyldelse i civile sager Alle alm. sager, boligsager, småsager og forbud/påbudssager Hfh. almindelige sager og boligsager Hfh. småsager Alle forældreansvars- og ægtefællesager <6 MDR. <15 MDR. <9 MDR. <6 MDR. Mål (procent) Samlet byretterne bedste ret Retten i Svendborg Fig. 5. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af civile sager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. På de øvrige sagstyper er rettens målopfyldelse, i lighed med landsgennemsnittet, under de fastsatte mål. Fogedsager På fogedsagsområdet er målopfyldelse faldet betydelig. Se figur 6 i øvrigt nedenfor. Faldet i målopfyldelsen skyldes, at fogedretten på grund af personaleudskiftning og den deraf følgende opgave med oplæring af nyansatte kontorfunktionærer har haft færre ressourcer, end opgaven har krævet. RETTEN I SVENDBORG 7

8 Målopfyldelse i fogedsager Alm. fogedsager og betalingspåkrav Særlige fogedsager Tvangsauktion solgt efter 1. auktion <3 MDR. <2 MDR. <5 MDR. Mål (procent) Samlet byretterne bedste ret Retten i Svendborg Fig.6. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af fogedsager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. Skiftesager I skiftesagerne opfyldes mål for tvangsopløsning, mens vores udlevering af dødsboer og gældssaneringssager har været under målet og landsgennemsnittet. Se i øvrigt figur 7 nedenfor. Målopfyldelse i skiftesager Udlevering af bo Tvangsopløsningssager (ekskl. likvidation) Gældssanering (kun indledte sager) <2 MDR. <3 MDR. <9 MDR. Mål (procent) Samlet byretterne bedste ret Retten i Svendborg Fig.7. Rettens og byretternes samlede målopfyldelse for typer af skiftesager, målt som hvor mange procent af sagerne, der er afsluttet indenfor fristerne i domstolenes fælles sagsbehandlingsmål. HR nøgletal Retten har i året beskæftiget gennemsnitligt 35 medarbejdere, og udskiftningen af personalet har været på 11,5 % mod 12,6 % i 2016 og 7 % i Sygefraværet er igen faldet efter en mindre stigning i 2015 og Rettens sygefravær på 6,7 sygedage pr. medarbejder er både under sygefraværet for retterne samlet og under gennemsnittet for staten som helhed se figur 8 nedenfor. RETTEN I SVENDBORG 8

9 Gennemsnitligt antal sygedage (egne) UDVIKLING I SYGEFRAVÆR Retten Hele Staten Retterne samlet Fig. 8. Gennemsnitlige sygefravær ved retten sammenholdt med staten og retterne samlet. Sygefraværet måles som egne sygedage dvs. uden barns sygdom. Målopfyldelse på de øvrige områder i handlingsplanen Digitalisering Nyt sagsbehandlingssystem - JFS civil Fra den 13. november 2017 er civile sager anlagt ved Retten i Svendborg behandlet digitalt. Uanset om man er almindelig borger, advokat, virksomhed eller myndighed, opretter man selv sagen på domstolenes sagsportal, Der er udarbejdet vejledninger og små instruktionsfilm, som kan guide brugerne. Når nogen oplever tekniske problemer, kan de kontakte en central support i Domstolsstyrelsen. Hvis der er spørgsmål til en konkret sag, kan man henvende sig til os. Det er den første fuldstændige digitalisering af sagsbehandlingen og et eksempel på, hvordan fremtidens sagsbehandling kan komme til at foregår. Det har været en stor forandring for alle vores brugere, som imidlertid har taget godt imod systemet. Vi har i samarbejde med Domstolsstyrelsen og Retten i Odense afholdt orienteringsmøde med de faste brugere. Systemet var afprøvet ved nogle andre retter, inden vi gik i gang, så overgangen var nøje planlagt og forløb efter planen, men det har været en udfordring for alle med mange nye arbejdsgange. Dommerne går nu til retsmøder uden de store sagsmapper men med en lille bærbar computer. Sager anlagt før 13. november 2017 er stadig på papir, men hylderne i reolerne bliver stille og roligt lettet RETTEN I SVENDBORG 9

10 for sager, og retssekretariatet arbejder mere og mere digitalt med sagsoversigter og andre nye smarte muligheder i det digitale sagsbehandlingssystem. Digitale straffesager Der blev lavet aftaler med anklagemyndigheden om for at sikre en udvikling i antallet af digitalt gennemførte straffesager. I 2017 blev der gennemført et vist antal straffesager papirløst, og det er aftalt at et stigende antal sager vil blive sendt digitalt fra anklagemyndigheden og derefter blive digitalt hovedforhandlet i Når en straffesag behandles digitalt, så giver det både tilhørerne og den tiltalte nye muligheder for at følge med i sagen på de skærme eller lærreder, der er i retssalene. Det er også derfor, at retten gerne ser flere straffesager behandles digitalt. Forkyndelse Forkyndelse i straffesager: Fra 1. marts 2017 overtog retten forkyndelsen i vores straffesager. Tidligere var det politiets opgave. Med opgaven fulgte en ekstrabevilling, som vi har brugt bl.a. til ansættelse af nogle jurastuderende i nogle timer om ugen. Sammen med det faste personale har de tilrettelagt og varetaget den nye opgave. Signe Banke, afdelingsleder i retssekretariatet: Vi har ikke nogen før- og efter målinger på det, men jeg oplever, at vi nu har færre omberammelser pga. manglende forkyndelse. Det sparer tid for os og vores samarbejdsparter og gør os mere effektive, at vi nu kan sende en indkaldelse til blandt andet vidners e-boks. Et vigtigt nyt redskab i sagsbehandlingen har været den forenklede digitale forkyndelse. Fra den tidligere tidskrævende forkyndelse via stævningsmænd over forsøg med telefoniske forkyndelser, hvor vi var afhængige af at træffe modtageren eller, at der blev ringet tilbage, er vi nu gået over til at sende indkaldelsen direkte fra sagsbehandlingssystemet til modtagerens e-boks. Når den bliver åbnet, får vi automatisk besked tilbage om det, og der er hermed sket lovlig forkyndelse. Vi har fået mange tilbagemeldinger om, at det var rart, at få besked på den måde i stedet for at skulle have besøg af en stævningsmand. Sikkerhed I efteråret gennemførte vi sammen med domstolsstyrelsen og deres sikkerhedskonsulent, en sikkerhedsgennemgang og sikkerhedsvurdering af vores retsbygning. Sikkerhed for personalet og vores brugere har været i centrum for indretning af vores nye retsbygning. Det var derfor forventeligt, at resultatet af undersøgelsen viste, at vores retsbygning har en høj grad af sikkerhed. Der sker dog løbende udvikling i kravene til sikkerhed, og vi vil følge op på enkelte anvisninger i rapporten i løbet af I øvrigt afholdt vi i januar 2017 en vellykket brand- og evakueringsøvelse. RETTEN I SVENDBORG 10

11 Retten, en virksomhed med socialt ansvar også som arbejdsplads. Retten skal være en arbejdsplads, som udviser socialt ansvar. Vi modtager mange henvendelser om at komme i praktik. Vi kan ikke imødekomme alle og har valgt at koncentrere os om at tilbyde praktikforløb i et samarbejde med de lokale jobcentre og firmaer, som arbejder med jobafklaring og træning. I 2017 havde vi særlig mange i jobpraktik. Der var i alt 9 personer, som var i et forløb hos os. Deres baggrund og behov var vidt forskellige, og derfor var deres opgaver og forløb hos os også meget forskellige. En enkelt stoppede før tiden, men flere fik forlænget perioden til alles tilfredshed. Medarbejdere fra alle rettens afdelinger har været med til at tage imod, hjælpe og oplære. Der er lagt mange kræfter i at skabe nogle gode forløb, men vi har også altid haft for øje, at praktikken skal vise, hvordan det er at fungere på en arbejdsplads, og at en vigtig del er at finde ud af, hvad praktikanten kan bidrage med. De mange gode forløb har således givet noget til begge parter. Tina var i praktik i vores administration i efteråret Hun var forbi, mens vi sad og skrev årsberetning for at fortælle om sit nye arbejde på et lokalt advokatkontor og sagde følgende: I er meget godt gearet til at få nogen ind, som enten har nogle fysiske eller psykiske skavanker med sig. I er gode til at tage hensyn til, at man lige har brug for at sætte sig ind ved siden af. Gode til at rumme alle og hele vejen rundt i huset åbne for nye mennesker - måske fordi I er glade for, at der kommer nogen med nyt input udefra. Jeg har jo haft mine op og nedture, og I har været gode til lige at tage jer tid til mig, når jeg har haft brug for det. Hvis jeg har spurgt om noget, så har jeg altid fået et hurtigt og klart svar selv om man træder ind i en noget fremmed verden, så føler man sig ikke dum, når man spørger. Også selv om man har spurgt om det samme 5 gange. Rummeligheden er med til, at man bliver løftet videre. Det har været med til at løfte mig videre, lært mig at stå ved mig selv og givet mig troen på, at jeg kunne klare et job, hvilket har resulteret i, at jeg ganske kort tid efter min praktik fik et arbejde. Vi bruger en del administrative timer på møder og kontakt til jobkonsulenterne. Derfor er det med en vis stolthed, vi modtager et feedback som det følgende fra et af konsulentfirmaerne: Når vi spørger jer om hjælp til at afklare vores borgere, gør vi det ud fra flere overvejelser. Vi tænker på miljø: I har kontormiljøer, der er til at overskue. I sidder sammen i grupper, så man ikke føler sig udenfor eller ladt alene. Nu ved vi af erfaring, at i også har et godt arbejdsmiljø, hvor der er plads til at lave spas og være sig selv, og at der altid er nogen, man kan spørge, hvis man er i tvivl. RETTEN I SVENDBORG 11

12 Vi overvejer også opgaver: I har administrative opgaver i flere lag, hvor der er plads til, at praktikanten kan udvikle sig. Der er struktur og overblik, hvilket er smadder vigtigt, især i den første tid et nyt sted. Vi oplever, at den gode stemning, der er på jeres kontorer smitter og breder sig til praktikanterne. Det er klart, at der nogle gange vil være en enkelt, hvor det ikke spiller, men vi er simpelthen så glade for den måde, I tager i mod folk på hos jer! Det betyder alverden for mennesker, der er udfordret af livet på forskellig vis, om det så er sygdom eller ydre omstændigheder. At der er en buket blomster, når de starter, er faktisk noget af det, der er blevet talt mest om. Noget, som vi er særligt glade for, er, at I ser det enkelte menneske og ikke rabler en praktikant-smøre af. De opgaver, praktikanterne får, er tilpasset deres niveau. Det efterlader plads til udvikling og det er jo en del af formålet. Kontorfunktionærernes fremtidige rolle/arbejdsvilkår I marts 2017 afholdt retten en temadag for vores kontormedarbejdere. I kølvandet på en rapport om Kontorfunktionærernes fremtidige roller og opgaver ved Domstolene, satte ledergruppen sammen med kontorfunktionærerne fokus på mulige forventninger til fremtiden og ønsker dertil fra netop denne medarbejdergruppe, hvis arbejde i disse år forandres væsentligt, bl.a. som følge af digitaliseringen. Trivsels og ledelsesevaluering I efteråret gennemførte vi samtidig med de øvrige retter i landet en trivsels- og lederevaluering. Undersøgelsen var opbygget op på en anderledes måde end vores tidligere trivselsundersøgelser, og derfor er det ikke muligt at sammenligne resultatet med tidligere år. Hvor de tidligere undersøgelser angav nogle tal på skalaer for forskellige trivselsmål, er den aktuelle rapport meget mere konkret og angiver en række bud på, hvad der er vigtigt for vores medarbejderes trivsel. Vi har kunnet sammenligne med resultatet på landsplan og se, at vi - ligesom retterne samlet - har en meget stor del af de ansatte, der svarer, at de trives i deres daglige arbejde og har et godt samarbejde. Oplevelsen af manglende balance mellem mængden af arbejdsopgaver og tiden til at løse dem i, skiller sig ud som det, der har markant størst negativ indflydelse på trivslen. Se om opfølgning på undersøgelsen under udviklingsaktiviteter for Åbenhed Retten har i 2017 igen åbnet dørene for offentlige rundvisninger af retsbygningen. Rundviserne har været rettens egne medarbejdere, både kontoransatte og jurister. Der har været stor interesse fra retskredsens indbyggere for at se den nye retsbygning og få et indblik i rettens arbejde. Vi har via vores hjemmeside åbnet for tilmeldinger til offentlig rundvisning, men flere lokale klubber og foreninger har også henvendt sig med ønske om besøg på konkrete dage. RETTEN I SVENDBORG 12

13 Som i tidligere år har vores medarbejdere holdt foredrag i foreninger og på skoler og ungdomsuddannelser. Vi er desuden et meget populært sted for skolepraktikanter, ligesom vi har deltaget i arrangementet åben virksomhed. Desuden har vi et samarbejde med jurauddannelsen på SDU, hvor vi har deltaget på karrieredagen, ligesom vi har haft en jurastuderende i et kortvarigt praktikforløb hos en af dommerne. Udviklingsaktiviteter i 2018 Digitalisering vil også være i centrum for arbejdet med at udvikle retten i Forenklet digital forkyndelse er udbredt til fogedsagsområdet, og der arbejdes kontinuerligt med at udnytte digitaliseringen i arbejdet med straffesagerne. Vi skal arbejde på, at målopfyldelsen på især domsmandssager og fogedsager kommer tilbage på det gode niveau, retten tidligere har ligget på. Vi skal have fulgt op på rapporten om sikkerheden i retsbygningen og taget stilling til og gennemført forbedringsforslag. Arbejde med at understøtte trivsel ved retten fortsætter. Bl.a. har vi som årets indsatsområde for arbejdsmiljø valgt: Arbejdspres - mål, opgaver og prioritering, og vi planlægger en temadag med kontorpersonalet om effektive arbejdsmåder. Desuden har i relation til trivsel og motivation planlagt en sommerudflugt med inspirationstur til Amtsgericht Flensburg Retten i Svendborg Anni Højmark retspræsident FOR RET OG RETFÆRDIGHED RETTEN I SVENDBORG 13