Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -1 af 5

Transkript

1 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -1 af 5 Center for Økonomi Byggestyring Opgang Blok E Afsnit 1. sal Kongens Vænge 2 DK Hillerød Telefon Mail oekonomi@regionh.dk Web CVR/SE-nr: Dato: 21. september 2017 Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Indledning Region Hovedstaden indsendte endelig ansøgning om midler til kvalitetsfondsprojektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans den 28. marts På den baggrund modtog Region Hovedstaden fra Sundheds- og Ældreministeriet (daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse) endeligt tilsagn til kvalitetsfondsprojektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans den 18. september I forlængelse heraf anmoder Region Hovedstaden hermed om første udbetaling af kvalitetsfondsmidlerne til gennemførelse af projektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Det samlede budget i endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet udgør for Ny Retspsykiatri Sct. Hans 550 mio. kr. (09-pl). Regionsrådet har i oktober 2016 godkendt projektforslaget. Ved samme lejlighed blev der givet en bevilling på 505 mio. kr. til udførelsen af anlægsarbejder. Region Hovedstaden bekræfter, at projektet ved Sct. Hans fortsat lever op til de betingelser, som det endelige tilsagn byggede på. Projektet er fortsat realistisk og robust inden for den samlede totalramme på 550 mio. kr. (09-pl), med tillæg af ansøgt energilån på 13,5 mio. kr. (09-pl), i alt 563,5 mio. kr. Endvidere bekræftes, at projektet overholder de specifikke tilsagnsbetingelser vedrørende midler til it og medicotekniske anskaffelser. Materiale i udbetalingsanmodning Materialesamlingen til udbetalingsanmodningen af midler fra kvalitetsfonden er fastlagt i Regnskabsinstruksen og kan inddeles i nedenstående hovedkategorier: Revisionspåtegnet materiale: Revisionserklæring for afholdte udgifter til og med 30. juni 2017 Uafhængig Risikoscreening

2 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -2 af 5 Materiale omfattet af ledelseserklæring: Skema 1-6 (Kvartalsstatus økonomi og fremdrift, projektøkonomi og udgiftsprofil, projektets prioriterings- og besparelseskatalog, tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur, oversigt over ejendomme der afhændes, oversigt over deponerede midler mv.) F1 F4 (Udvikling areal og kvadratmeterpris, antal sengepladser mv., behandlingskapacitet, udnyttelsesgrader) Rapport om effektivitetsgevinster med tilhørende notat Tidsplan for byggeriet Hertil indeholder mødesagen omtalte ledelseserklæring samt nærværende notat om udbetalingsanmodningen udarbejdet af Center for Økonomi. Baggrundsmaterialer Desuden anmoder Sundheds- og Ældreministeriet om en række baggrundsmaterialer til brug for behandlingen af den fremsendte udbetalingsanmodning. Regionen fremsender sammen med ovenstående materialer følgende: Oversigt over politiske forelæggelser og meddelelser Styringsmanual for Ny Retspsykiatri Sct. Hans Notat med kort beskrivelse af identificerede risici samt fastlagte risikoforebyggende/begrænsende handlinger Region Hovedstadens kasse- og regnskabsregulativ Nævnte baggrundsmaterialer er ikke vedhæftet mødesagen om udbetalingsanmodning. Beskrivelse af projektets status Nyt Retspsykiatri Sct. Hans består af et nybygningsprojekt i tilknytning til det eksisterende byggeri, og projektet bliver drevet af en projektafdeling, der er placeret i psykiatriens administration. Koncerndirektionen varetager projektejerrollen på regionsrådets vegne, mens direktøren i Region Hovedstadens Psykiatri (RHP) er projektansvarlig for projektet. Projektet har en budgetramme på 638,5 mio. kr. (17-pl), hvoraf 18,7 mio. kr. er afsat til anskaffelse af it, udstyr og medicoteknik. Nybyggeriet består af ca m2 med 126 retspsykiatriske senge fordelt på fire sengeenheder med alle dertil hørende støttefunktioner, ankomstarealer, besøgsfaciliteter, inden- og udendørs aktivitetsområder, tekniske faciliteter samt faciliteter for både personale og administration. Nybyggeriet indrettes med enestuer og opføres på øst delen af matriklen på Psykiatrisk Center Sct. Hans i Roskilde. Projektorganisationen har godkendt hovedprojektet i forsommeren 2017, og har i juni 2017 igangsat udbudsprocessen. Der er august 2017 gennemført prækvalifikation og licitation gennemføres ultimo september Endelig kontraktindgåelse med entreprenører forventes at ske i januar I forhold til den oprindelige tidsplan, vil projektet have en samlet forsinkelse på ca. 3 Side 2

3 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -3 af 5 ½ år. Forsinkelsen skyldes først og fremmest langstrakte forhandlinger med Roskilde Kommune om lokalplansforhold samt afrunding af dispositionsforslag, granskning af hovedprojekt og indarbejdelse af krav, som kommunen har stillet til projektet. Reserver Der er i projektet afsat 79,4 mio. kr. (09-pl) i reserver. Heraf indgår en særlig 5-procentpulje bl.a. til at imødegå forskellen i udviklingen i hhv. byggeomkostningsindekset og det regionale anlægs P/L (indekseringsrisikoen). Ved ansøgning til ekspertpanelet udgjorde denne reserve 27,5 mio. kr. (09-pl). Der er endnu ikke frigivet midler fra denne reserve. Udgiftsprofil Regionen har vedlagt en detaljeret tidsprofil for afholdelsen af investeringsudgifterne. Denne er udarbejdet på baggrund af den nuværende tidsplan for projektet og de foreløbige vurderinger af fremdriften i projektet. Stamdata De vedlagte stamdata i form af skemaerne 1-6 og F1-F4 er udarbejdet løbende. Bygningsklasse 2020 I regionernes økonomiaftale med staten for 2013 er rammen for lånepulje til energiinvesteringer i forbindelse med kvalitetsfondsbyggerierne beskrevet. Byggerierne kan få lånedispensation, såfremt byggeriet kan klassificeres efter bygningsreglementets energiramme bygningsklasse Ansøgning skal senest fremsendes i forbindelse med ansøgning om udbetalingsanmodning. Byggeriet overholder kravene til bygningsklasse 2020, hvorfor Region Hovedstaden ansøger om energilånemidler for det samlede areal der på nuværende stade udgør kvm. svarende til et lån på 13,5 mio. kr. (09-pl). Da der er særlige udfordringer ved Ny Retspsykiatri Sct. Hans, står Region Hovedstaden med et udvidet lånebehov til dette projekt. Region Hovedstaden ønsker derfor at overflytte en del af de uudnyttede midler fra Det Nye Rigshospital til Ny Retspsykiatri Sct. Hans, således at lånerammen udvides til 16,0 mio. kr. (09-pl). Investeringsramme til apparatur, it mv. I tilsagnsbetingelserne er det et krav at mindst 16,5 mio. kr. (09-pl) af investeringsrammen (ekskl. parkering og veje) afsættes til apparatur, IT mv. Projektet har redegjort for kravet om, at 70 % af puljen anvendes til patientrettede investeringer. Effektiviseringskrav Der arbejdes løbende med identificering af effektiviseringsgevinster afledt af kvalitetsfondsinvesteringen. Ekspertpanelets effektiviseringskrav er på 19,2 mio. kr. årligt (11-pl) svarende til 5,5 procent af driftsbudgettet for 2011 for Sct. Hans hospital. Arbejdet med at realisere effektiviseringskravet sker i samarbejde mellem projektorganisationen, direktionen og psykiatriens økonomiafdeling. Den vedlagte effektiviseringsrapport med tilhørende notat angiver en overordnet fordeling af effektiviseringskravet. En nærmere konkretisering og realisering vil ske i takt med projekteringen og ibrugtagningen af projektet frem til Side 3

4 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -4 af 5 Beskrivelse af proceduren for håndtering af change requests I projektets styringsmanual af juli 2017, er beskrevet hvorledes projekttilpasninger skal håndteres. Uddrag fra styringsmanual: Projektets styregruppe udarbejder katalog med forslag til projektændringer, change request liste, som beskrevet i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, dateret 1. juni Disse forslag skal konkret kunne gennemføres, såfremt der enten opstår behov for at reducere projektets omfang/kvalitet på grund af budgetproblemer, eller der opstår budgetmæssig mulighed for at udvide/styrke projektet. Listen skal opdeles tidsmæssigt ud fra projektets faser, ligesom forslagene skal angive en beløbsmæssig størrelse. En indledende change request liste blev behandlet af regionsrådet i forbindelse med behandling af den endelige ansøgning til Ekspertpanelet. Seneste behandling er sket i maj 2017 i forbindelse med færdiggørelsen af hovedprojektet. Change request listen pr. maj 2017, der har ligget til grund for risikovurderingen, udgjorde ca. 47 mio. kr. Ledelseserklæring Der indgår endvidere i materialet til udbetalingsanmodningen en ledelseserklæring, der omfatter det projektspecifikke materiale, der ikke er revisorpåtegnet. Erklæringen er underskrevet af såvel regionsrådsformanden som koncerndirektøren i Region Hovedstaden. Den løbende controlling af projektet Enheden for Byggestyring i Region Hovedstadens Center for Økonomi foretager den uvildige økonomiske og byggefaglige controlling af regionens seks kvalitetsfondsbyggerier. Der afholdes månedlige møder mellem projektafdelingerne i kvalitetsfondsbyggerierne og Enheden for Byggestyring. Møderne afvikles med udgangspunkt i en af projektafdelingen udarbejdet månedsrapport. Månedsrapporten omhandler projektets økonomi, kvalitet og fremdrift samt andre relevante forhold vedrørende projekterne. Der afholdes kvartalsvise møder i hospitalsbyggestyregruppen der varetager den overordnede overvågning og er ansvarlig for strategiske beslutninger for projektet. Hospitalsbyggestyregruppen omfatter repræsentanter fra koncerndirektionen, hospitalsdirektionen, projektledelsen, Center for IMT, Center for Sundhed samt Center for Økonomi. Enheden for Byggestyring varetager sekretariatsbetjeningen for gruppen. Gruppen drøfter blandt andet aktuelle sager, status for delprojekterne herunder fremdrift og økonomi, og arbejdet med effektiviseringer. Fremadrettet vil Ny Retspsykiatri Sct. Hans indgå i den kvartalsvise afrapportering til Sundheds- og Ældreministeriet. Den eksterne revision vil i den forbindelse fremadrettet påtegne den økonomiske rapportering ud fra retningslinjerne i gældende regnskabsog revisionsinstrukser, mens der ligeledes vil blive udarbejdet uafhængig risikovurdering af BDO, der varetager denne opgave for Region Hovedstaden. Side 4

5 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 1 - Side -5 af 5 Allerede afholdte udgifter Der er i forbindelse med udbetalingsanmodning udarbejdet regnskab med tilhørende revisionserklæring for udgifter afholdt indenfor kvalitetsfondsprojektet fra projektstart og frem til og med 30. juni Regnskabet er udarbejdet i henhold til retningslinjerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets regnskabsbestemmelser, afsnit 6 i regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra kvalitetsfonden til sygehusbyggeri af 1. juni 2017 samt regionens kasse- og regnskabsregulativ. Side 5

6 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 2 - Side -1 af 2 DEN UAFHÆNGIGE REVISORS ERKLÆRING Til Regionsrådet i Region Hovedstaden Konklusion Vi har revideret det af Region Hovedstaden aflagte regnskab for Ny Retspsykiatri Sct. Hans for perioden juni Regnskabet udarbejdes i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv., samt i overensstemmelse med afsnit 6 i regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggerier af 1. juni Regnskabet udviser en samlet anskaffelsessum pr. 30. juni 2017 på 55,3 mio. kr. ekskl. moms. Det er vores opfattelse, at regnskabet for Ny Retspsykiatri Sct. Hans for perioden 2010 til 30. juni 2017 i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv., samt i overensstemmelse med afsnit 6 i regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggerier af 1. juni Fremhævelse af forhold i regnskabet anvendt regnskabspraksis samt begrænsning i distribution og anvendelse Vi henleder opmærksomheden på, at opgørelsen er udarbejdet i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv., samt i overensstemmelse med afsnit 6 i regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggerier af 1. juni Som følge heraf kan regnskabsopgørelsen være uegnet til andet formål. Vores erklæring er udelukkende udarbejdet til brug for Regionsrådet og Region Hovedstaden og bør ikke udleveres til eller anvendes af andre parter. Vores konklusion er ikke modificeret som følge af disse forhold. Ledelsens ansvar for opgørelsen Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af anlægsregnskabet, der i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser nødvendig for at udarbejde anlægsregnskabet uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Herudover er det ledelsens ansvar, at opgørelsen er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter.

7 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 2 - Side -2 af 2 Revisors ansvar for revisionen af opgørelsen Vores mål er at opnå høj grad af sikkerhed for, om opgørelsen som helhed er uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, og at afgive en revisionspåtegning med en konklusion. Høj grad af sikkerhed er et højt niveau af sikkerhed, men er ikke en garanti for, at en revision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision, Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget og regnskabsvæsen, revision mv. og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, altid vil afdække væsentlig fejlinformation, når sådan findes. Fejlinformationer kan opstå som følge af besvigelser eller fejl og kan betragtes som væsentlige, hvis det med rimelighed kan forventes, at de enkeltvis eller samlet har indflydelse på de økonomiske beslutninger, som regnskabsbrugerne træffer på grundlag af opgørelsen. Som led i en revision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, foretager vi faglige vurderinger og opretholder professionel skepsis under revisionen. Herudover: Identificerer og vurderer vi risikoen for væsentlig fejlinformation i opgørelsen, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udformer og udfører revisionshandlinger som reaktion på disse risici samt opnår revisionsbevis, der er tilstrækkeligt og egnet til at danne grundlag for vores konklusion. Risikoen for ikke at opdage væsentlig fejlinformation forårsaget af besvigelser er højere end ved væsentlig fejlinformation forårsaget af fejl, idet besvigelser kan omfatte sammensværgelser, dokumentfalsk, bevidste udeladelser, vildledning eller tilsidesættelse af intern kontrol. Opnår vi forståelse af den interne kontrol med relevans for revisionen for at kunne udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke for at kunne udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. Tager vi stilling til, om den praksis, som er anvendt af ledelsen, er passende, samt om de regnskabsmæssige skøn og tilknyttede oplysninger, som ledelsen har udarbejdet, er rimelige. Vi kommunikerer med ledelsen om blandt andet det planlagte omfang og den tidsmæssige placering af revisionen samt betydelige revisionsmæssige observationer, herunder eventuelle betydelige mangler i intern kontrol, som vi identificerer under revisionen. Roskilde, den 22. september 2017 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Lasse Jensen Statsautoriseret revisor

8 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 3 - Side -1 af 1 ID Opgavenavn Start Finish 1 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Overordnet Tidsplan Kvalitetsfondsprojektet NRSH Mon Thu Dato: Rev Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q 2 Lokalplan for nybyggeri Thu Fri Fase 3 - Dispositionsforslag Mon Thu Fase 4 - Projektforslag Thu Tue Fase 5 - Myndighedsprojekt og Hovedprojekt Wed Fri Myndighedsbehandling Wed Thu Hovedprojekt Wed Wed EU Entrepriseudbud Wed Fri Fase 6 - Udførelse Fri Thu Planlægning og koordinering af udførelse Fri Sun Opførelse af nybyggeri Sun Fri Idriftssætning og mangelafhjælpning Fri Thu Indflytning af patienter Thu Thu Afledte arbejder Wed Fri Nedrivning bygning Wed Fri Parkering og areal for Skurby Wed Wed Ledningsomlægning Tue Mon Byggemodning Wed Fri Region Hovedstadens Psykiatri 1

9 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 4 - Side -1 af 1 Skema 1, Økonomi - projektøkonomi og udgiftsprofil Regn skab Regn skab Regn skab Regn skab Regn skab Regn skab Regn skab Regn skab Arb. Budget Arb. Budget Arb. Budget Arb. Budget Arb. Budget Arb. Budget PL indeks* 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,74 113,31 115,91 115,91 115,91 115,91 115,91 I alt PL I alt 2009 priser Andel af samlet 30. juni 2017 Bemærkninger/status hvis relevant (projektforslag, kalkulationsfase,licitation, udførelse) Delprojektoversigt Administative bygherreomkostninger 0,0 0,4 2,2 5,2 7,2 4,8 9,6 16,3 15,6 17,9 16,3 16,4 2,3 0,0 114,2 101,3 Entrepriseomkostninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 5,5 137,8 173,5 171,9 12,1 0,0 500,9 432,2 Øvrige byggeomkostninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,2 0,0 0,0 0,3 8,0 3,9 6,5 15,4 0,1 0,0 34,5 30,0 I alt inkl. energilån 0,0 0,4 2,2 5,2 7,3 4,8 9,6 16,6 29,1 159,6 196,4 203,8 14,5 0,0 649,5 563,5 100% - Heraf energiinvesteringer (2020) 2,6 5,2 5,2 2,6 15,7 13,5 644 kr. / m m2. - Heraf donationer 0,0 0,0 I alt investeringsramme, jf. tilsagn 0,0 0,4 2,2 5,2 7,3 4,8 9,6 16,6 29,1 157,0 191,1 198,6 14,5 0,0 633,9 550,0 Change request 46,9 20,9 20,9 0,0 0,0 Udløber medio heraf 5% reservepulje 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 10,6 10,6 10,6 0,0 0,0 31,9 27,5 - heraf UFO-reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,0 9,5 21,5 20,6 0,4 0,0 58,0 50,1 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,9 3,9 12,4 0,1 0,0 20,3 17,5 - heraf bygherreomkostninger 0,0 0,4 2,2 5,2 7,2 4,8 9,6 16,3 13,0 13,7 14,4 14,5 2,1 0,0 103,5 92,1 Anm: UFO forbrug er knyttet til den respektivere PSP gruppering, men det samlede UFO forbrug fremgår også eksplicit. Administrative bygherreomkostninger dækker bl.a. bygherreomkostninger, totalrådgiver, bygherrerådgiver, juridisk bistand og forsikring.

10 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 5 - Side -1 af 1 Skema 2, Økonomi - fordelt på delprojekter og projektets fremdrift 30. juni 2017 Løbende priser Oprindeligt budget (stambudget) Samlet budget Korrigeret budget Forbrug til dato (løbende priser) Disponeret forbrug til dato (ikke fakturerede indgåede kontrakter) Forbrug og udgiftsbehov Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) Evt. difference budget og forventet forbrug (a-e) Projektets fremdrift (stade) Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Status hvis relevant : Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse løbende priser pct Mio.kr Delprojektoversigt Administative bygherreomkostninger 114,2 114,2 54,0 23,8 36,4 114,2 0,0 49,9% 47,3% Entrepriseomkostninger 500,9 500,9 0,0 0,0 500,9 500,9 0,0 0,0% 0,0% Øvrige byggeomkostninger 34,5 34,5 1,3 1,8 31,4 34,5 0,0 4,7% 3,8% I alt incl. energilån 649,5 649,5 55,3 25,6 568,7 649,5 0,0 9,0% 8,5% - Heraf energiinvesteringer (2020) 15,7 15,7 0,0 0,0 15,7 15,7 0,0 - Herefter donationer 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Heraf reserver 5 % reservepulje 31,9 31,9 0,0 0,0 31,9 31,9 0,0 UFO-reserver 58,2 58,2 0,0 0,0 58,2 58,2 0,0 I alt investeringsramme jf. tilsagn 633,9 633,9 55,3 25,6 553,0 633,9 0,0 Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget Anm. Afholdt UFO er knyttet til relevant PSP Administrative bygherreomkostninger dækker bl.a. bygherreomkostninger, totalrådgiver, bygherrerådgiver, juridisk bistand og forsikring.

11 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 7 - Side -1 af 3 Skema 4: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbetingelserne Dato: 26/ Projekt: Ny Retspsykiatri Sct. Hans I alt I alt Andel af total mio. kr. (årets priser) Mio. kr. (09- pl) pct. PL indeks ,82 105,39 106,55 108,15 110,2 111,74 113,31 115,91 115,91 115,91 Overfaldsal arm Løst inventar IT udstyr (CIMT) I alt %

12 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 7 - Side -2 af 3 Skema 5: Oversigt over ejendomme til afhændelse (ikke aktuelt) Dato: 26/ Projekt: Ny Retspsykiatri Sct. Hans Adresse Matrikelnummer Årstal for fraflytning Areal der frasælges Offentlig vurdering, mio. kr. (årets priser) Eventuelle bindinger Solgt (ja/nej)

13 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 7 - Side -3 af 3 Bilag B Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Fkt Renter af hensatte beløb * 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden* 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering* Samlet deponering ,51 kr ,55 kr ,22 Forventet deponeringsudvikling Kvartal 1 (3. kvartal 2017) Kvartal 2 (4. kvartal 2017) Kvartal 3 (1. kvartal 2018) Kvartal 4 (2. kvartal 2018) Forbrug projekterne kr kr kr kr Indbetaling til kvalitetsfonden kr kr kr kr Statens indbetalinger kr kr kr kr. - Lånoptagelse kr. - kr. - kr. - kr. - Akkumulleret deponeringssaldo** kr kr kr kr Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer***** 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer**** 1911 Det Nye Rigshospital kr kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr. - kr. - kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans 0 0 kr kr Nyt Hospital Nordsjælland 0 0 kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg 0 0 kr kr I alt kr kr kr kr kr Fkt Frigivelse vedr. 903 Tilskud vedr. kvalitetsfonds-investeringer*** kvalitetsfonds-investeringer 1911 Det Nye Rigshospital kr ,85 kr Nyt Hospital Herlev kr ,28 kr Nyt Hospital Hvidovre kr , Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr , Nyt Hospital Nordsjælland kr , Nyt Hospital Bispebjerg kr ,60 0 Total kr ,49 kr Gæld vedr. Fkt kvalitetsfondsinvesteringer (lånoptagelse) 1911 Det Nye Rigshospital kr Nyt Hospital Herlev kr Nyt Hospital Hvidovre Ny Retspsykiatri Sct. Hans Nyt Hospital Nordsjælland Nyt Hospital Bispebjerg 0 Total kr Forventet forbrug (Indeks 108,8) Kvartal 1 (3. kvartal 2017) Kvartal 2 (4. kvartal 2017) Kvartal 3 (1. kvartal 2018) Kvartal 4 (2. kvartal 2018) Det Nye Rigshospital kr kr kr kr Nyt Hospital Herlev kr kr kr kr Nyt Hospital Hvidovre kr kr kr kr Nyt Hospital Bispebjerg kr kr kr kr Nyt Hospital Nordsjælland kr kr kr kr Ny Retspsykiatri Sct. Hans kr kr kr kr Total (Akkumuleret) kr kr kr kr (hele kroner) * Ultimo 2. kvartal 2017 ** Eksklusiv indtægssalg vedr. Helsingør Hospital ***Statens andel 59,7826 % jf. afsnit 3 i Regnskabsinstruksen **** Indeholder også renter for KØK hovedkonto kvfm i Rigshospitalets beløb ***** Inkl. Energilån på 5,7 mio.kr i Rigshospitalets lån

14 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 8 - Side -1 af 4 Stamkort F1: Oversigt over kvalitetsfondsprojektets areal og kvadratmeterpriser Fase: Udbud Dato: Projekt: Ny Retspsykiatri Sct. Hans Areal (brutto) Kvadratmeterpris* Udgift Nybyggeri Ombygning Nybyggeri Ombygning Nybyggeri Ombygning Residual I alt (totalramme)** m Kr. (09-pl) Status ved endeligt tilsagn Tillægsbevilling sfa. energiinvesteringer Status ved godkendelse af dispositionsforslag Status ved godkendelse af projektforslag Status ved færdigt hovedprojekt*** *Kvadratmeterprisen er beregnet pba. det oprindelige tilsagn divideret med byggeriets antal kvaddratmeter tillagt 2020 tilskuddet på 506 kr. per kvadratmeter. ** Der gives 506 kr. per kvadratmeter til at opnå 2020 energikravene. Totalbevillingen vil derfor ændres marginalt ved justering af byggeriets størrelse. *** Tillægsbevilling til energiinvesteringer justeret op til 644 kr. per kvadratmeter

15 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 8 - Side -2 af 4 Stamkort F2: Oversigt over antal sengepladser, operationsstuer og ambulatorierum i kvalitetsfondsprojektet og samlet hospital Fase: Udbud Dato: Projekt: Ny Retspsykiatri Sct. Hans Oplyst ved ansøgning om endeligt tilsagn Forventet antal i samlet hospital ved ibrugtagning Heraf i kvalitetsfondsstøttet nybyggeri Heraf i kvalitetsfondsstøttet ombygning Forventet belægnings-procent i samlet hospital ved ibrugtagning Forventet antal i samlet hospital ved ibrugtagning Oplyst Ved godkendelse af projektforslag Heraf i kvalitetsfondsstøttet nybyggeri Heraf i kvalitetsfondsstøttet ombygning Forventet belægnings-procent i samlet hospital ved ibrugtagning Evt. rev. fase 2 Somatiske senge -heraf senge i FAM Intensivpladser Psykiatriske senge % % Evt. øvrige senge (angiv kategori) Senge i alt % % 0 Patienthotelsenge Operationsstuer Ambulatorierum

16 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 8 - Side -3 af 4 Stamkort F3: Forventet behandlingskapacitet i samlet hospital Fase: Udbud Dato: Projekt: Ny Retspsykiatri Sct. Hans Oplyst ved ansøgning om endeligt tilsagn Ved godkendelse af projektforslag Evt. Evt mellemliggende år 2020 mellemliggende år 2020 Forventet dag- og ambulant behandling (antal) Forventet antal sengedage (antal) Forventet antal indlæggelser (antal) Forventet liggetider (gns. antal dage med 1 decimal) 437,3 437,3 *Der er udelukkende taget udgangspunkt i aktivitetsdata på det retspsykiatriske område. Evt. rev. fase 2

17 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 8 - Side -4 af 4 Stamkort F4: Udnyttelsesgrader i samlet hospital Fase: Udbud Dato: Projekt: Ny Retspsykiatri Sct. Hans Udnyttelsesgrader, operationsrum (antal dage pr. år og timer pr. dag) Åbningstid i ambulatorier (antal dage pr. år og timer pr. dag) Udnyttelsesgrad for undersøgelsesrum mv. (pct.) Udnyttelsesgrader apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag) Konv. røntgen (antal dage pr. år og timer pr. dag) Angiografi (antal dage pr. år og timer pr. dag) CT scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag) Ultralyd scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag) MR scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag) PET scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag) Evt. andet større apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag) Eksisterende struktur Ved ibrugtagning

18 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 9 - Side -1 af 2 Økonomi- og planlægningsafdeling Til: Sundheds- og ældreministeriet Kristineberg København Ø Telefon Fax Mail psykiatri@regionh.dk Web Dato: 18. september 2017 Gevinstrealisering Ny Retspsykiatri Sct. Hans Det fremgår af Sundheds- og Ældreministeriets brev af 3. oktober 2016, at ministeriet har godkendt Region Hovedstadens Psykiatris effektiviseringsrapport af august Ministeriet godkendte rapporten med henstilling om, at der ved næste rapportering udarbejdes en implementeringsplan eller anden konkretisering af tiltag 111 om driftsbesparelser, herunder personaleeffektiviseringer og reduktion i langtidssygefravær. Region Hovedstadens Psykiatri kan oplyse, at Psykiatrisk Center Sct. Hans afholder kick-off seminar med ledergruppen d oktober 2017, hvorefter implementeringsplan for gevinstrealisering bliver udarbejdet frem imod ibrugtagning af NRSH pr Region Hovedstadens Psykiatri forventer at fremsende en opdateret effektiviseringsrapport til Sundheds- og ældreministeriet medio Region Hovedstadens Psykiatris centrale økonomiafdeling vil blive inddraget i processen for på den måde at sikre efterlevelse af den udmeldte og godkendte af ministeriet effektiviseringsgevinst. Af nedenstående tabel fremgår de overordnede milepæle for arbejde med effektiviseringer. Proces Identificering og arbejde med centrale nye og/eller tværgående arbejdsgange. Forslag til fremtidig organisation og ledelsesstruktur Identificering af uddannelsesbehov og kortlægning af plan for uddannelse/rekruttering af personale Beskrivelse af mødestruktur, vagtplanlægning, koordinering mv. fastlægges pr. Periode 1. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal -3. kvartal 2019

19 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 9 - Side -2 af 2 afsnit inklusiv plan for implementering Kortlægning og redesign af driftens arbejdsgange Rekruttering og fastlæggelse af planer for uddannelse Fastlæggelse af principper for brug af fælles arealer Udarbejdelse af plan for træning i nybyggeriet Træning af personale i nye bygninger og uddannelse af personale Design af daglige arbejdsgange. Plan for implementering 4. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 4. kvartal kvartal -4. kvartal 2020 Side 2

20 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -1 af 8 Region Hovedstadens Kvalitetsfonds Byggeprojekter Opfølgning på effektivisering Ny Retspsykiatri Sct. Hans aug-16

21 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -2 af 8 Oversigtstabel skema A Effektiviseringstiltag - opfølgning i relevante faseovergange. Ny Retspsykiatri Sct. Hans Mio. kr. PL 2009 indeks 120,5 Ansøgning om endeligt tilsagn Konk.progr./ projektkonk. Byggeprogram* Dispositionsforslag Projektforslag Udførelse Ibrugtagning 1 Driftsbesparelser Hovedområde: Organisatoriske effektiviseringer 1.1 Personaleeffektiviseringer og reduktion i langtidssygefravær 15,8 15,8 15,8 15,8 15,8 Hovedområde: Bygningsrelaterede effektiviseringer 1.2 Drift og vedligehold af bygninger 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 1.3 Reduceret energiforbrug til varme 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1.4 Reduceret energiforbrug til el 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 1.5 Reduktion i ejendomsskatter 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 2 Øvrige afledte besparelser Hovedområde: Strukturelle effektiviseringer 2.1 Samlede drift af centret 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Besparelser i alt 19,2 19,2 19,2 19,2 19,2 * Byggeprogram blev udarbejdet før konkurrenceprogrammet. Bemærkning: Baseline er tilsagnsåret september Jf. tilsagnsbrevet fra SUM er effektiviseringskravet 5,5 % af driftsbudgettet for 2011 for Sct. Hans hospital, svarende til 19 mio. kr. årligt (11-pl). Effektiviseringen skal realiseres i år 1 efter ibrugtagelse.

22 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -3 af 8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Effektivisering Skema B Status pr Tiltag nr. 111 Hovedemne Emne Titel 1. Driftsbesparelser 1.1 Personaleeffektiviseringer og reduktion i langtidssygefravær - Beskrivelse med begrundelse og potentiale Projektet samler PC Sct. Hans aktiviteter på det østlige område, hvilket gør det muligt at samle personalet i større effektive personaleenheder. Sengeafsnits- og enhedsstørrelser er valgt med fokus på balancen mellem mulighed for bedre udnyttelse af personaleressourcerne (hele døgnet) og hensynet til sikkerhed og overskuelighed. Derudover vil let adgang til fællesarealer og aktivitetsområderne være medvirkende til en bedre personalemæssig ressourceudnyttelse døgnet rundt og særligt i ydertimerne. Samtidig medvirker gode fysiske rammer med et godt og reguleret indeklima til en positiv effekt i forhold til trivsel og sygefravær blandt personalet. Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet 15,8 1 Indledende faser (/konkurrence/byggeprogram) 15,8 2 Dispositionsforslag 15,8 3 Projektforslag 15,8 3 Udførelse (ej spec) 4 Ibrugtagning (ej spec) Andre konsekvenser Berørte enheder Berørte personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Personaleenheder i nybyggeri Især plejepersonale (sygeplejersker og SOSU'er) I beregningen af effektiviseringspotentialet, er der taget udgangspunkt i, hvilke muligheder dette giver for at reducere fremmødet i vagt for plejepersonalet ved at flytte sengeafsnittene til nye og mere hensigtsmæssige fysiske rammer. Beregningen er foretaget vha. simulering i fremmødeplans-værktøjet. Fremmødeplaner opgør det gennemsnitlige behov for bemanding om henholdsvis dagen, aften og natten, samt de afledte omkostninger i form af tillæg for fremmøde på skæve tider. Dette giver en samlet bemanding i forhold til plejepersonalet på et sengeafsnit, og dermed lønomkostningerne til vagtlaget på sengeafsnittet. Derudover er der foretaget en vurdering af, hvad der kan effektiviseres på tværgående personale samt tværgående driftspersonale. Forventet realiseringstidspunkt Realiseringsplan Særlige risici for potentiale Et år efter ibrugtagning, dvs. ultimo Fremmødet vil blive justeret ved indflytning i nybyggeriet. Det kan dog forventes at der er en indfasning i de nye arbejdsrutiner, så fremmødet ikke vil være tilpasset fra indflytningsdagen. Lønudviklingen i forskellige personalegrupper har betydning for effektiviseringens størrelse, da effektiviseringen er beregnet på baggrund af bedre personaleudnyttelse i vagtlag. Nye krav om sikkerhed kan betyde, at der kommer krav om minimum bemanding på afsnit. Øvrige bemærkninger Der ændres ikke ved beregningen, medmindre konstruktionen af sengeafsnittene ændres eller hvis myndighedskrav eller nye standarder påvirker størrelsen af personalet på afsnittet.

23 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -4 af 8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Effektivisering Skema B Status pr Tiltag nr. 112 Hovedemne Emne Titel 1. Driftsbesparelser 1.2 Drift og vedligehold af bygninger - Beskrivelse med begrundelse og potentiale Når nybyggeriet står færdigt samles PC Sct. Hans aktiviteter på det østlige område. Dette giver besparelser ift. driften af udearealer og bygninger. Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet 0,1 1 Indledende faser (/konkurrence/byggeprogram) 0,1 2 Dispositionsforslag 0,1 3 Projektforslag 0,1 3 Udførelse (ej spec) 4 Ibrugtagning (ej spec) Andre konsekvenser Berørte enheder Berørte personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt Ingen Ingen Nybyggeriet vurderes at kunne vedligeholdes for færre udgifter pr. kvadratmeter end den nuværende vedligeholdelsesstand af bygningsmassen på PC Sct. Hans. Et år efter ibrugtagning, dvs. ultimo Realiseringsplan Særlige risici for potentiale Det forudsættes at øst matriklen sælges, ellers vil der fortsat være udgifter til vågeblus og minimal vedligehold. Øvrige bemærkninger Revideringer af effektiviseringspotentialet sker kun hvis forudsætningerne for beregningerne revideres.

24 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -5 af 8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Effektivisering Skema B Status pr Tiltag nr. 113 Hovedemne Emne Titel 1. Driftsbesparelser 1.3 Reduceret energiforbrug til varme - Beskrivelse med begrundelse og potentiale De bygningsrelaterede driftsudgifter i nybyggeriet vil være lavere pr. kvadratmeter end i de eksisterende bygninger, som følge af lavere energiforbrug. Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet 1,1 1 Indledende faser (/konkurrence/byggeprogram) 1,1 2 Dispositionsforslag 1,1 3 Projektforslag 1,1 3 Udførelse (ej spec) 4 Ibrugtagning (ej spec) Andre konsekvenser Berørte enheder Berørte personalegrupper Ingen Ingen Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt Realiseringsplan Et år efter ibrugtagning, dvs. ultimo Effektiviseringen er af generisk karakter, og vil derfor ske ved indflytning i de nye bygninger. Særlige risici for potentiale Øvrige bemærkninger Revideringer af effektiviseringspotentialet sker kun hvis forudsætningerne for beregningerne revideres.

25 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -6 af 8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Effektivisering Skema B Status pr Tiltag nr. 114 Hovedemne Emne Titel 1. Driftsbesparelser 1.4 Reduceret energiforbrug til el - Beskrivelse med begrundelse og potentiale De bygningsrelaterede driftsudgifter i nybyggeriet vil være lavere pr. kvadratmeter end i de eksisterende bygninger, som følge af lavere energiforbrug. Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet 0,2 1 Indledende faser (/konkurrence/byggeprogram) 0,2 2 Dispositionsforslag 0,2 3 Projektforslag 0,2 3 Udførelse (ej spec) 4 Ibrugtagning (ej spec) Andre konsekvenser Berørte enheder Berørte personalegrupper Ingen Ingen Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt Realiseringsplan Særlige risici for potentiale Et år efter ibrugtagning, dvs. ultimo Effektiviseringen er af generisk karakter, og vil derfor ske ved indflytning i de nye bygninger. Projektet indeholder en række nye tekniske installationer herunder perimeterovervågning og alarmsystemer, som medvirker til at skabe et højere sikkerhedsniveau, men også generer et større energiforbrug. Desuden vil der være en modsatrettet effekt af energimålene, da den forbedrede isolering mv. medvirke til et større behov for køling. Det er derfor usikkert hvor stor effektiviseringen vil være. Øvrige bemærkninger Revideringer af effektiviseringspotentialet sker kun hvis forudsætningerne for beregningerne revideres.

26 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -7 af 8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Effektivisering Skema B Status pr Tiltag nr. 115 Hovedemne Emne Titel 1. Driftsbesparelser 1.5 Reduktion i ejendomsskatter - Beskrivelse med begrundelse og potentiale Nybyggeriet giver mulighed for en samling af Sct. Hans' funktioner på øst-matriklen. Det frigøre samtidig nogle bygninger, kan frasælges eller udlejes. Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet 0,8 1 Indledende faser (/konkurrence/byggeprogram) 0,8 2 Dispositionsforslag 0,8 3 Projektforslag 0,8 3 Udførelse (ej spec) 4 Ibrugtagning (ej spec) Andre konsekvenser Berørte enheder Berørte personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt Realiseringsplan Særlige risici for potentiale Ingen Ingen Beregningen er foretaget på baggrund af at betalingen af ejendomsskat reduceres ved fraflytning fra vest-matriklen. Det forudsættes at frasalget af vest-matriklen realiseres, hvilket forventes at ske ultimo Der flyttes funktioner ind i nybyggeriet i 2020, og herefter muliggøres et frasalg af matriklen. Manglende interesse kan få betydning for realiseringsplanen til at skride. Øvrige bemærkninger Revideringer af effektiviseringspotentialet sker kun hvis forudsætningerne for beregningerne revideres.

27 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 10 - Side -8 af 8 Ny Retspsykiatri Sct. Hans Effektivisering Skema B Status pr Tiltag nr. 211 Hovedemne Emne Titel 2. Øvrige afledte besparelser 2.1 Samlede drift af centret - Beskrivelse med begrundelse og potentiale Nybyggeriet vil have en række afledte effekter på den samlede drift af centret, hvilket vil sikre effektiviseringer på forskellige områder. Effektiviseringerne vil primært kunne ses på: - Reduktion i langtidssygefravær ved forbedring af arbejdsmiljøet - Reduktion i centrets vedligeholdelsesudgifter ved samling af aktiviteter på østmatriklen - Reduktion af bygningsrelaterede udgifter da bygningsmassen erstattes af nyt energioptimeret byggeri - Stigning i udnyttelse af fællesarealer pga. let tilgængelighed - Fald i utilsigtede hændelser, vold og trusler ved at behandlingsmiljøet forbedres Besparelse (mio. kr.) pr. år opgjort ved overgang fra 0 Ansøgning om endeligt tilsagn fra Ekspertpanelet 1,2 1 Indledende faser (/konkurrence/byggeprogram) 1,2 2 Dispositionsforslag 1,2 3 Projektforslag 1,2 3 Udførelse (ej spec) 4 Ibrugtagning (ej spec) Andre konsekvenser Berørte enheder Berørte personalegrupper Beslutningsgrundlag (beregninger, skøn, analyse) Forventet realiseringstidspunkt Et år efter ibrugtagning, dvs. ultimo Realiseringsplan Særlige risici for potentiale Øvrige bemærkninger Revideringer af effektiviseringspotentialet sker kun hvis forudsætningerne for beregningerne revideres.

28 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -1 af 25 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING 27. SEPTEMBER 2017

29 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -2 af 25 INDHOLD 1. Indledning 2 2. Sammenfatning Det styringsmæssige setup og risikostyring Projektets risikolog Reserver og change request 4 3. Omfang og Metode Opgavens omfang Metoder til risicoscreening Afgrænsning 6 4. Hovedtemaerne Det styringsmæssige setup De generelle styringsprincipper Den projektspecifikke styringsmanual Projektets risikolog Reserver og change request Opsamling på anbefalinger Dokumentoversigt 23

30 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -3 af 25 SIDE 2 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING 1. INDLEDNING Efter aftale med Region Hovedstaden, Enheden for Byggestyring har vi, til brug for regionens indsendelse af udbetalingsanmodning for projektet til Sundheds- og Ældreministeriet, gennemført en risikoscreening af projektet. Vi har gennem risikoscreeningen fået indblik i det projektmateriale, som projektorganisationen har udarbejdet med udgangspunkt i gældende styringsprincipper udmeldt af Region Hovedstaden via byggestyringsregler, paradigme for styringsmanual, risikostyringsmanual m.v. Risikoscreeningen er udtryk for et øjebliksbillede af projektets risikoprofil, som vi vurderer den ultimo september Gennemførelsen af risikoscreeningen tager udgangspunkt i nedenstående hovedtemaer, som er nærmere belyst i afsnit 3. Hvert hovedtema er analyseret og vurderet i overensstemmelse med projektets visioner og strategier, sammenholdt med projektets endelige tilsagn fra Ministeriet for Sundhed og Ældre. Risikoscreeningen af projektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans omfatter følgende hovedtemaer: 1. Vurdering af procedurer og forretningsgange for kvalitetsfondsprojektets risikostyring på operationelt, taktisk og strategisk niveau, herunder vurdering af projektets styringsmæssige setup. 2. Vurdering af identificerede og supplerende risici, herunder vurdering af sandsynligheder og økonomiske konsekvenser. 3. Vurdering af kvalitetsfondsprojektets afsatte reserver og change request (ændringsønsker) set i forhold til de af projektet identificerede samt eventuelle supplerende risici identificeret i forbindelse med den uafhængige risikovurdering (reservernes robusthed). 4. Udarbejdelse af rapportering indeholdende en sammenfattende risikovurdering af projektet i forhold til tid, økonomi og kvalitet. Nedenfor følger en kort sammenfatning af risikoscreeningen ud fra de valgte hovedtemaer.

31 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -4 af 25 SIDE 3 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING 2. SAMMENFATNING Nærværende udkast til risikoscreeningen er udarbejdet med henblik på fremsendelse til Sundheds- og Ældreministeriet. Projektorganisationen har forud for fremsendelsen modtaget et udkast til afrapporteringen og nedenstående sammenfatning til kommentering, og projektets bemærkninger er indarbejdet afrapporteringen. Nedenfor følger en foreløbig sammenfatning af risikoscreeningen fordelt på hovedtemaer. 2.1 DET STYRINGSMÆSSIGE SETUP OG RISIKOSTYRING Efter gennemgang af det modtagne projektmateriale og interview med projektets nøglepersoner er det vores vurdering, at projektet overordnet set har etableret et robust styringsmæssigt setup. Der er formuleret procedurer og forretningsgange for kvalitetsfondsprojektets risikostyring, som er betryggende og sikrer, at projektet kan gennemføres i overensstemmelse med de formulerede målsætninger og betingelserne i det endelige tilsagn om tilskud fra kvalitetsfondsmidlerne. I forbindelse med gennemgangen af projektets generelle styringsmæssige setup og risikostyring er der dog specifikt givet anbefalinger til yderligere præciseringer af: Byggeledelsens ansvar i forhold til udarbejdelse af redegørelser for økonomi under udførelsesfasen og udarbejdelse af skabeloner til brug for afrapporteringen. Principper for udarbejdelse af dispositionsregnskaber, periodisering af forventet træk på ufo-budgetter m.v. indarbejdes. Konkrete krav til indholdet af risikostyringen på niveau 2 præciseres jf. tidligere anbefaling til Enheden for Byggestyring, og ansvar for opdatering af Exonaut Risk. Principper for styring af tvister. 2.2 PROJEKTETS RISIKOLOG Projektets risikolog udskrevet fra Exonaut Risk pr. 11. august 2017 omfatter 19 aktuelle og relevante risici, med samlede forventede omkostninger på ca. 35,9 mio. kr. De største enkeltstående risiko vedrører markedsrisiko i forhold til mangel på leverandører og entreprenører. De samlede likvide reserver udgør ifølge gældende økonomiskema pr. 1. juli 2017 i alt 79,9 mio. kr. (09-pl) svarende til 92,4 mio. kr. i løbende priser. Sammenfattende er det vores vurdering, at projektets risikolog tegner et aktuelt risikobillede, som umiddelbart er forventeligt i forhold til sammenlignelige projekter i forhold til både projektets stade og kompleksitet.

32 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -5 af 25 SIDE 4 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Vi har dog angivet en række forhold i både risikolog og supplerende risici, som bør indgå i kommende risikoworkshops med henblik på at sikre, at risikologgen afspejler projektets reelle risikobillede, så projektets ledelse og rådgivere kan handle rettidigt på mulige risici med henblik på at minimere de økonomiske eller tidsmæssige konsekvenser. 2.3 RESERVER OG CHANGE REQUEST Sammenfattende vurderes det, at der med generelle reserver på 27,5 mio. kr. (09-pl), samlet ufo-pulje på 52,4 mio. kr. (09-pl) og mulighed for projektreduktioner via change request kataloget indtil medio 2019 på 23,4 mio. kr. (09-pl) er sikret en tilstrækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet. Dog skal der i denne vurdering også tages højde for, at resultatet af licitationen vedrørende entreprisearbejderne på nuværende tidspunkt ikke foreligger, hvilket har stor betydning for vurderingen af det samlede reserveniveau. Afhængigt af det endelige licitationsresultat kan der således være behov for et efterfølgende træk på reserver og realisering af emner fra change request kataloget, som vil kunne påvirke den aktuelle vurdering af reservernes robusthed.

33 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -6 af 25 SIDE 5 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING 3. OMFANG OG METODE 3.1 OPGAVENS OMFANG Opgaven tager overordnet udgangspunkt i bestemmelserne i den seneste version af Regnskabsinstruksen til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, som trådte i kraft pr. 1. juni I forbindelse med regionens fremsendelse af udbetalingsanmodningen for det enkelte kvalitetsfondsstøttede byggeri, skal der vedlægges en opdateret og af byggeorganisationen uafhængigt kvalificeret risikoprofil. Endvidere skal der vedlægges en af byggeorganisationen uafhængig bekræftelse af, at der med et beslutnings- og prioriteringskatalog og generelle reserver er tilstrækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet. Med udgangspunkt i regnskabsinstruksens specifikke krav til rapporteringen for det kvalitetsfondsstøttede byggeri, har Region Hovedstaden udarbejdet en kravspecifikation, som konkret beskriver risikovurderingens enkelte delelementer. På baggrund af kravspecifikationen er der identificeret følgende delelementer, som skal gennemgås i den eksterne risikovurdering af projektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans: Vurdering af procedurer og forretningsgange for kvalitetsfondsprojektets risikostyring på operationelt, taktisk og strategisk niveau, herunder vurdering af projektets styringsmæssige setup. Vurdering af identificerede og supplerende risici, herunder vurdering af sandsynligheder og økonomiske konsekvenser Vurdering af kvalitetsfondsprojektets afsatte reserver og change request set i forhold til de af projektet identificerede samt eventuelle supplerende risici identificeret i forbindelse med den uafhængige risikovurdering (reservernes robusthed) Udarbejdelse af rapportering indeholdende en sammenfattende risikovurdering af projektet i forhold til tid, økonomi og kvalitet. 3.2 METODER TIL RISICOSCREENING Risikoscreeningen er gennemført med udgangspunkt i møder og interview med projektets nøglepersoner og gennemgang af projektdokumentation baseret på BDO s erfaringer med projekter med tilsvarende omfang og kompleksitet, herunder specifikt inden for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Endvidere har der i nødvendigt og relevant omfang været foretaget en besigtigelse af de fysiske forhold på byggepladsen. Det tilgængelige projektmateriale og Region Hovedstadens generelle retningslinjer for kvalitetsfondsprojekterne er gennemgået og vurderet med udgangspunkt i de jf. afsnit 2.1 identificerede hovedtemaer med henblik på, at kunne give vurdering inden for de enkelte delelementer, og foretage en sammenfattende risikovurdering af projektet i forhold til tid, økonomi og kvalitet.

34 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -7 af 25 SIDE 6 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Da projektet er i udbudsfasen for så vidt angår de væsentligste dele af kvalitetsfondsprojektet, er vurderingen alene et øjebliksbillede baseret på projektets nuværende stade og det foreløbige materiale, som forventeligt vil ændre karakter efterhånden som faserne gennemløbes. 3.3 AFGRÆNSNING Den eksterne risikoscreening er udarbejdet i overensstemmelse med aftale indgået mellem BDO Consulting og Region Hovedstaden og med de formål, der fremgår heraf. Den uafhængige risikovurdering forholder sig udelukkende til projektets status på rapporteringstidspunktet og forholder sig således også alene til det materiale, som er nævnt i dokumentoversigten i afsnit 6. De observationer og bemærkninger, der fremlægges i nærværende rapportering, kan være afklaret i perioden mellem rapporteringsdeadline og offentliggørelse. Rapportens indhold kan ikke udstrækkes til at gælde andre sammenhænge end det, der følger af formålet med rapporten, ligesom de i rapporten anførte vurderinger og anbefalinger skal læses i en helhed.

35 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -8 af 25 SIDE 7 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING 4. HOVEDTEMAERNE 4.1 DET STYRINGSMÆSSIGE SETUP I henhold til beskrivelsen af opgavens omfang jf. også afsnit 2.1 omfatter gennemgangen af det styringsmæssige setup en vurdering af procedurer og forretningsgange for kvalitetsfondsprojektets risikostyring på operationelt, taktisk og strategisk niveau, herunder en vurdering af projektets styringsmæssige setup Vurderingen af det styringsmæssige setup omfatter både generelle styringsprincipper, som fastlægges af Region Hovedstaden gældende for alle kvalitetsfondsprojekter, og det projektspecifikke styringsmæssige setup, som alene gælder det konkrete kvalitetsfondsprojekt. Endvidere er det enkelte kvalitetsfondsprojekt underlagt en række rammebetingelser og rapporteringskrav fastlagt af Sundheds- og Ældreministeriet via administrationsgrundlaget for kvalitetsfondsmidler til sygehusinvesteringer med tilhørende regnskabsinstruks. Nærværende vurdering tager udgangspunkt i den opdaterede regnskabsinstruks version 1. juni 2017, som er gældende på afrapporteringstidspunktet. Da kvalitetsfondsprojektets risikostyring indgår som en integreret del af projektets samlede styringsmæssige setup, er gennemgangen opbygget således, at der indledningsvist foretages en overordnet vurdering af projektets generelle styringsmæssige setup. Vurderingen foretages med udgangspunkt i de af Region Hovedstaden udmeldte generelle retningslinjer for byggestyring og gennemførelse af kvalitetsfondsprojekterne. Herefter foretages der en konkret vurdering af den projektspecifikke risikostyring på strategisk, taktisk og operationelt niveau. Den sidste del skal læses i sammenhæng med gennemgangen af projektets risikolog jf. afsnit 3.2, som forholder sig til projektets risikostyring på operationelt niveau i forhold til vurdering af identificerede og eventuelle supplerende risici, som efter vores vurdering bør medtages i vurderingen af projektets risikoprofil De generelle styringsprincipper Som nævnt indledningsvist er alle kvalitetsfondsprojekter i Region Hovedstaden underlagt regionens gældende byggestyringsregler godkendt af regionsrådet, som fastlægger de væsentligste principper for gennemførelse og styring af regionale anlægsprojekter. Da kvalitetsfondsprojekter samtidig er underlagt et statsligt tilsyn jf. administrationsgrundlaget for kvalitetsfondsmidler, er projekternes styringsgrundlag suppleret med et paradigme for styringsmanual. Paradigmet fastlægger yderligere retningslinjer for styring af regionens kvalitetsfondsprojekter på et ensartet grundlag, med udgangspunkt i de særlige betingelser, som gælder denne type projekter. Styringsgrundlaget suppleres af paradigmer for udarbejdelse af risikostyringsmanual og projekthåndbog. Et centralt element i de generelle styringsprincipper er beskrivelsen af projektets organisering, ansvarsfordeling og beslutningsniveauer (beslutningskompetencer). Organiseringen af Ny Retspsykiatri Sct. Hans er i overensstemmelse med de generelle styringsprincipper defineret med udgangspunkt i nedenstående administrative beslutningsniveauer.

36 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -9 af 25 SIDE 8 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Hospitalets byggestyregruppe Projektets styregruppe Projektledelsen Ud fra erfaringer fra øvrige igangværende kvalitetsfondsprojekter, som allerede er omfattet af kvartalsrapportering i henhold til Sundheds- og Ældreministeriet, vurderes de generelle styringsprincipper at kunne understøtte de enkelte projekter, herunder Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Vi har ikke indikationer på, at de generelle styringsprincipper hindrer en effektiv styring på projektniveau Den projektspecifikke styringsmanual Det styringsmæssige setup er konkret udmøntet via projektets styringsmanual gældende udgave juli Den projektspecifikke styringsmanual tager udgangspunkt i regionens Paradigme for Styringsmanual, som fastlægger de overordnede styringsmæssige rammer. De konkrete rammer udfyldes af projektet ud fra de projektspecifikke forhold. Styringsmanualen er kendt hos og tilgængelig for projektets ledelse og medarbejdere, eksterne rådgivere og øvrige interessenter. Styringsmanualen skal opdateres løbende, og alle ændringer godkendes af Hospitalsbyggestyregruppen. Ansvaret herfor ligger hos Region Hovedstadens Psykiatri ved Projekt- og Driftsafdelingen. Generelt er det vores vurdering, at det projektspecifikke styringsmæssige setup følger de centralt udmeldte styringsprincipper med de tilpasninger, som er nødvendige i forhold til gennemførelse af det samlede kvalitetsfondsprojekt. Det gælder også i forhold til opdelingen af byggeprojektet i afgrænsede delprojekter med et samtidigt behov for tværgående styring inden for de retningslinjer, som er angivet i regnskabsinstruksen til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri. Projektets styringsmæssige setup kan overordnet betragtes ud fra følgende hovedkategorier, som gennemgås mere detaljeret i efterfølgende afsnit: Projektledelse Projektstyring Risikostyring Rapportering Projektledelse Projektets overordnede organisation og ledelse på de administrative beslutningsniveauer med tilhørende ansvars- og beslutningskompetencer, følger de generelle styringsprincipper for kvalitetsfondsprojekterne i Region Hovedstaden. Konkret for Ny Retspsykiatri Sct. Hans er projektledelsen og dermed bygherrerollen organisatorisk forankret ved Region Hovedstadens Psykiatri ved Projekt- og Driftsafdelingen, som dermed har ansvaret for de opgaver, som fremgår af de generelle styringsprincipper og beskrivelsen af de administrative beslutningsniveauer i projektet. Den organisatoriske forankring sikrer, at projektet udvikles med udgangspunkt i både udførelsesmæssige og driftsmæssige erfaringer.

37 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -10 af 25 SIDE 9 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Ansvars- og beslutningskompetencerne vurderes at være tydeligt defineret, ligesom der vurderes at være sammenhæng til den underliggende opgavefordeling. Det gælder bl.a. i forhold til at sikre: At projektet realiseres i overensstemmelse med de fastsatte politiske og administrative rammer og målsætninger. At projektet er organiseret og bemandet forsvarligt og med de nødvendige kompetencer og ressourcer. At der sker løbende opfølgning på indhold, økonomi, tid, kvalitet og risiko. At der udarbejdes forslag eller indstillinger til hospitalsbyggestyregruppen om anvendelse af regionsreserver eller aktivering af emner fra projektets change request katalog. At regler for disponeringsbeføjelser udarbejdes og ajourføres. Den øverste projektledelse er organiseret som illustreret nedenfor, og referer jf. Region Hovedstadens generelle styringsprincipper i det daglige arbejde til projektstyregruppen. Projektledelse Bygherrerådgiver (Niras) Byggeledelse Totalrådgiverteam Projektledelsen har ansvaret for den daglige ledelse af byggesagen og består af: Drifts- og projektchef Byggechef Projektledere Det er projektchefen, der har det daglige ansvar driften af projektet, herunder styring og koordinering af alle projektets aktiviteter. Projektchefen understøttes i det daglige af byggechef og

38 SIDE 10 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -11 af 25 projektledere, og der vurderes på baggrund af møder med projektets ledelse at være et tæt dagligt samarbejde mellem parterne, som sikrer en tæt opfølgning på projektets daglige drift. Endvidere har projektets ledelse indgående erfaring med og kompetencer med gennemførelse af projekter indenfor psykiatrien, som giver en stor faglig indsigt i denne specifikke type af projekter, som på flere punkter adskiller sig fra de øvrige kvalitetsfondsprojekter. Projektledelsens overordnede ansvarsopgaver er nærmere defineret i projekthåndbog/-plan fase 6 udførelse, juli 2017, og omfatter (med ansvarlig angivet i parentes): Sikre at projektets økonomi og tidsplan overholdes (projektledere) Varetage risikostyring (projektledere) Sikre at kvalitet og funktionalitet ligger inden for de rammer, der er fastsat af politisk følgegruppe, hospitalsbyggestyregruppe og projektstyregruppe (projektledelsen) Indkalde til møder i projektstyregruppe og udsende dagsorden til disse (projektledere) Varetage og koordinere kontakt mellem brugernes kontaktgruppe, projektstyregruppe og bygherrerådgiver (projektledere) Godkende organisering og sammensætning af arbejdsgrupper (projektledelse) Afrapportering til SUM og EBS (projektledelse) Godkendelse af fakturaer (drifts- og projektchef/byggechef) og håndtering af fakturaer ift. kontrakter (projektledere) Styringsmanualen giver ikke konkrete anvisninger på, hvordan ansvars- og opgavefordelingen (arbejdsgange) er mellem projektchef, byggechef og projektlederen af det enkelte projektteam. Det anbefales derfor, at disse snitflader tydeliggøres, ligesom der bør være en beskrivelse af hvilke fora, der anvendes til sikring af den tværgående projektstyring og koordinering i forhold til snitfladerne mellem den overordnede projektorganisation og delprojekterne. Med henblik på at sikre overskuelighed er projektet opdelt i en række delprojekter, som sikrer overskuelighed inden for de enkelte delprojekt i forhold til økonomi, tid og risici, men samtidig indebærer en række snitflader og indbyrdes afhængigheder i forhold til at sikre den overordnede projektstyring, herunder vurdering af forhold i et delprojekt, som påvirker de øvrige delprojekter i forhold til økonomi, tid eller kvalitet. Der er til projektet tilknyttet et totalrådgiverteam, som varetager rolle som totalrådgiver for bygherre. Totalrådgiver har ansvar for projektering, udbud, projektopfølgning og fagtilsyn på projektet og varetager kontakt til myndigheder. Byggeledelsen er kontraktmæssigt adskilt fra totalrådgiver og er tilknyttet inden igangsætning af udførelsesfasen. Byggeledelsen varetager det overordnede ansvar i udførelsesperioden, herunder den daglige ledelse på byggepladsen inkl. håndtering af det løbende samarbejde og logistikken mellem fagentreprenørerne indbyrdes og i forhold til andre udførende på byggepladsen. Byggeledelsen afrapporterer løbende på fremdrift og kontrol til bygherre. Alle poster i den øverste projektledelse er på tidspunkt for udarbejdelse af risikoscreeningen besat. Fratrædelse i projektledelsen pr. 30. september 2017 er løst ved en intern omrokering inden for projektorganisationen for at sikre, at alle ansvarsområder og opgaver også fremadrettet er dækket. Opgaver og ansvarsfordeling i projektledelsen vurderes at være tydeligt beskrevet og defineret, således at roller, ansvar og kompetencer er entydige og operationelle.

39 SIDE 11 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -12 af 25 Projektstyring Til brug for etablering af et fælles styringsgrundlag mellem bygherres projektorganisation og byggeriets eksterne leverandører (tekniske rådgivere, entreprenører, leverandører m.fl.), har Region Hovedstadens Psykiatri udarbejdet en projekthåndbog/-plan. Projekthåndbogen beskriver de daglige styringsaktiviteter, og er således det praktiske styringsdokument, som definerer de enkelte aktørers roller og opgaver i forhold til daglige styring af projektet. I forbindelse med risikoscreeningen er der foretaget en overordnet gennemgang af projekthåndbogen for vurdering af sammenhængen til den projektspecifikke styringsmanual med henblik på identifikation af emner, som kan indgå i kommende evaluering og ajourføring af projekthåndbogen. Gennemgangen af projekthåndbog/-plan har givet anledning til følgende overordnede kommentarer og forslag til uddybning af beskrivelserne med henblik på tydeliggørelse af roller og ansvar: Afsnit Afsnit 3 Organisation Afsnit 4 Økonomi og tid Afsnit 4 Økonomi og tid Afsnit 5 Risikostyring Afsnit 5 Risikostyring Afsnit om ændringshåndtering Kommentar Det bør præciseres, at byggeledelsen også redegør for økonomi under udførelsesfasen jf. også beskrivelsen i afsnit 4 Styring af omkostninger. Det fremgår at byggeledelse efter entrepriseudbud foretager ajourføring af byggeudgifter med afrapportering via økonominotat. Det anbefales at der udarbejdes skabelon som også omfatter afrapportering på claims af hensyn til projektleders efterfølgende ajourføring af PMI (byggeregnskab). Principper for udarbejdelse af dispositionsregnskaber, periodisering af forventet træk på ufo-budgetter m.v. foreslås indarbejdet. Der bør fastsættes konkrete krav til indholdet af risikostyringen på niveau 2 jf. tidligere anbefaling til Enheden for Byggestyring. Der henvises i øvrigt til særskilt afsnit vedrørende risikostyringen. Byggeledelsen bør evt. deltage i risikoworkshops for at sikre input fra de ansvarlige for den daglige ledelse af byggepladsen og kontakt til entreprenørerne. Det bør præciseres, hvem der har ansvar for at nye konstaterede risici indsættes i Exoanut Risk og prissættes og at eksisterende risici justeres. Emnet er alene kortfattet beskrevet. Bør uddybes yderligere i forhold til godkendelsesprocedure og godkendelseskompetence, eventuelt via henvisning til afsnit 4, hvor procedure og delegation af kompetencer til byggeledelsen er beskrevet. Endvidere kan anvendelse af Dalux Fields til registrering af ændringer beskrives.

40 SIDE 12 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -13 af 25 Risikostyring Projektets risikostyring er et helt centralt omdrejningspunkt for sikring af projektets visioner og målsætninger, samt efterlevelse af projektets tilsagnsbetingelser i forhold til tid, økonomi og kvalitet. I projektets styringsmanual er der formuleret overordnede målsætninger for projektets risikostyring i overensstemmelse regionens risikostyringsmanual. At identificere og reducere risici forbundet med byggeprojektet At skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojektets målsætninger At sikre proaktivitet i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau Ovenstående emner vurderes at være nærmere uddybet og operationaliseret i styringsmanual og projekthåndbog så det sikres, at risikostyringsprocessen er klart defineret og kendt af alle projektets interessenter og sikrer ejerskab til og ansvar for risikostyringen. Risikostyring er på det operationelle niveau decentraliseret til projektleder, som i samarbejde med projektets bygherrerådgiver er ansvarlig for den løbende risikostyring. Udpegning af bygherrerådgiver som Risk Manager vurderes at bidrage til, at risikostyringen er uvildig og uafhængig af projektets øvrige interessenter, og giver bedre forudsætninger for at udfordre projektets risikostyring i overensstemmelse med de formulerede målsætninger. Opdeling i hovedniveauer: Risikostyringen er på det operationelle niveau opdelt i 2 hovedniveauer svarende til den opdeling, som anvendes i regionens risikostyringsmanual, hvor disse dog benævnes delniveauer. Niveau 1: Må ud fra projekthåndbogen fortolkes som kvalitetsfondsprojektets øverste organisatoriske niveau. Projektledelse og ekstern risikomanager forestår i samråd risikostyringen på dette niveau og faciliterer processen og opdaterer risikologgen i regionens risikostyringsværktøj Exonaut Risk. Niveau 2: Omfatter ud fra styringsmanual og projekthåndbog risikostyringen på operationelt niveau. Risikostyringen varetages af projektleder med bistand fra bygherrerådgiver og projektets rådgivere. Der udarbejdes løbende statusrapporter som behandles på møder i projektstyregruppen. Opdelingen af risikostyringen i hovedniveauer kan med fordel organiseres på en sådan måde, at den skaber direkte sammenhæng til projektets reservestrategi. Hovedniveau 1 bør omfatte de risici, som vurderes at påvirke projektets generelle reserver, tidsplan eller kvalitet i forhold til det endelige tilsagn. Hovedniveau 2 bør omfatte de risici, som kan håndteres inden for de delprojektspecifikke reserver, typisk ufo-reservepuljer og andre tilsvarende reserver. Når risici når et omfang, hvor det enkelte delprojekt ikke vurderes at kunne håndtere de identificerede risici, skal disse løftes til hovedniveau 1.

41 SIDE 13 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -14 af 25 Det fremstår ud fra beskrivelserne i styringsmanual og projekthåndbog ikke klart, hvordan risikostyringen på delprojektniveau (niveau 2) konkret integreres med niveau 1, og om der også på niveau 2 sker inddatering til Exonaut Risk. Det anbefales på denne baggrund at tydeliggøre projektlederens rolle og ansvar i risikostyringen i forhold til at skabe sammenhæng mellem niveau 1 og 2. Derudover vil det være vores anbefaling, at byggeledelsen konkret indtænkes i risikostyringsarbejdet, hvilket på nuværende tidspunkt ikke ses at være konkret beskrevet i styringsmanual eller projekthåndbog. Byggeledelsen er en væsentligt kilde til identifikation af risici i udførelsesfasen, som har betydning for vurderingen af projektets samlede risikobillede. Det vil samtidig være vores anbefaling, at der formuleres konkrete og operationelle krav (beskrivelse af workflow) til risikostyringen på niveau 2 jf. også tidligere generel anbefaling til Enheden for Byggestyring. Derved sikres den nødvendige ensartethed og konsistens i risikostyringen på det operationelle niveau på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Dette gælder også i forhold til beskrivelser af risiko og årsager, samt konsekvensvurderinger af de enkelte risici i forhold til økonomi, tid og kvalitet. IT-værktøjer: Region Hovedstaden har valgt at implementere Exonaut Risk som tværgående risikostyringsværktøj på alle regionens kvalitetsfondsprojekter, så det sikres at risikostyringen gennemføres på en fælles IT-platform med mulighed for sammenligning og analyse på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Risikostyringen vurderes overordnet tilstrækkeligt understøttet i forhold til IT-værktøjer. Anvendelsen af Exonaut Risk sikrer, at risikostyringen sker i en ensartet struktur uafhængigt af kvalitetsfondsprojekternes konkrete organisering og giver mulighed for kontinuerlig opfølgning på risici og gennemførelse af handlinger inklusiv dokumentation. Ekstern granskning: I forbindelse med vurderingen af projektets risikostyring har der konkret været fokus på projektets anvendelse af ekstern granskning, som redskab til sikring af projektet bygbarhed. Projektets ledelse har i forbindelse med de gennemførte interview redegjort for de konkrete tiltag, der hidtil har været iværksat i forhold til ekstern granskning af projektet i forhold til bygbarhed, løsninger, logistik, leverandørprojektering m.v. Principper for ekstern granskning i forhold til bygbarhed er i kort form indarbejdet i projekthåndbogen. Øvrige kommentarer til styringsmanualen Gennemgangen af den projektspecifikke styringsmanual har herudover givet anledning til nedenstående supplerende kommentarer og forslag til ændringer. Projektets reservestrategi: Sundheds- og Ældreministeriet har den 31. maj 2017 udsendt en opdateret regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, med ikrafttrædelse pr. 1. juni 2017.

42 SIDE 14 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -15 af 25 Det fremgår af den opdaterede instruks, at kvalitetsfondsprojekterne i kvartalsrapporteringen skal redegøre for projektets reservestrategi. Beskrivelsen skal omfatte: Reservestruktur. Metode for allokering af likvide reserver i forhold til projektets stade. Retningslinjer for disponering og omprioritering af reserver i løbet af projektperioden. Retningslinjer for arbejdet med prioriterings- og besparelseskatalog herunder mål for løbende opdatering. Metode til vurdering af realiseret reservetræk, fx sammenligning af forventet og realiseret reservetræk. Metode til prognosticering af fremtidigt reservetræk, fx på baggrund af realiseret reservetræk samt risikovurdering af projektet. De gældende udgaver af styringsmanual og reservestrategi omfatter efter vores vurdering ikke i tilstrækkelig grad metoder til vurdering af realiserede og prognosticering af fremtidige reservetræk. Det vil derfor være vores anbefaling, at styringsmanualens afsnit 5.4 om reservepuljer og indekseringsrisiko samt projektets reservestrategi af. 9. juli 2017 søges opdateret i forhold til disse specifikke punkter. Styring af tvister: Projektets styringsmanual skal efter regnskabsinstruksen konkret beskrive, hvordan projektet håndterer tvister. Beskrivelsen skal omfatte procedurer for håndtering af uenighed mellem bygherre og anden part fra uenighed opstår, til tvist er afklaret, herunder metoder til kvantificering af det forventede udfald af tvister. Emnet er alene kortfattet beskrevet i projekthåndbogen, hvorfor projektet opfordres til at udbygge beskrivelsen i forhold til både proces og metoder til kvantificering, og at der indsættes kort afsnit herom i styringsmanualen. 4.2 PROJEKTETS RISIKOLOG I henhold til beskrivelsen af opgavens opfang jf. også afsnit 2.1 omfatter gennemgangen af projektets risikolog en vurdering af identificerede og supplerende risici, herunder en vurdering af sandsynligheder og økonomiske konsekvenser Gennemgangen tager udgangspunkt i risikolog dateret 11. august 2017 samt efterfølgende modtaget risk report dateret 15. august Vi har herudover haft adgang til referater af gennemførte risikoworkshops med tilhørende bilag, i form af risikologs og risk reports med risikoprofiler fordelt på økonomi, tid og kvalitet. Nærværende risikoscreening er foretaget med udgangspunkt i, at den aktuelle risikolog repræsenterer projektets vurdering af det samlede risikobillede på niveau 1, og dermed det risikobillede projektets reserver og change request skal vurderes i forhold til.

43 SIDE 15 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -16 af 25 I samme forbindelse er det forudsat, at det er projektorganisationens vurdering, at de risici og heraf afledte økonomiske konsekvenser, der er registreret på hovedniveau 2, fuldt ud kan dækkes af de enkelte delprojekters reserver (puljer til uforudseelige udgifter). I risikologgen, udskrevet fra Exonaut Risk pr. 11. august 2017, er der på nuværende tidspunkt registreret 19 aktuelle og relevante risici med samlede forventede omkostninger på ca. 35,9 mio. kr. Den største enkeltstående risiko vedrører markedsrisiko i forhold til mangel på leverandører og entreprenører. Risikoen og de nødvendige handlinger til afdækning af risikoen, er behandlet løbende på risikoworkshop og via afbødende handlinger, herunder valg af udbudsstrategi for projektet. De aktuelt relevante risici er nedenfor opsummeret i forhold til deres score på henholdsvis økonomi, tid og kvalitet, vurderet ud fra forholdet mellem sandsynligheden for, at risikoen indtræffer og den afledte økonomiske konsekvens. Risikoprofil ID Risiko Økonomi Tid Kvalitet 1 2 Indeksering - Bevillingsindeksering og byggeomkostningsindeks følges ikke Retspsykiatri - Specielle funktionskrav De sikkerhedsmæssige løsninger er specielle og der er derfor en risiko for at løsningerne estimeres økonomisk for lavt som følge af kompleksiteten af løsningen ikke gennemskues før lige før eller evt. efter udbud. Høj Høj Lav Høj Høj Lav 3 Skrånende grund og råhus. Høj Lav Middel Styrende budget. Overskridelse af det styrende budget ved licitationen inklusiv mængdeverificering vil betyde effektuering af Change Request som medfører reduktionen af funktioner og rum som har betydning for patienterne. Markedsrisiko - Mangel på leverandører og entreprenører. Projektændringer - Tidsplanen er ikke robust i forhold til større ændringer i projektforudsætninger. Planforhold og myndighedskrav - Lokalplan. Den stramme lokalplan medfører at nogle løsninger eller byggepladsdisponeringer bliver omkostningstunge. Brugere - Udvikling og uddannelse Manglende organisationsudvikling og uddannelse af såvel det kliniske personale som driftspersonalet i forhold til at udnytte og drifte nybyggeriet. Lav Høj Lav Høj Høj Høj Lav Lav Høj Lav Lav Høj Lav Høj Lav 11 Kompetencer og ressourcer i projektgruppen. Lav Høj Middel 13 Manglende bygherrebeslutninger og grænsefladen til CIMT kan være en krævende proces og derudover kan der fremkomme nye krav fra CIMT som eksempelvis DAS og PKA. Middel Middel Middel

44 SIDE 16 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -17 af Eksterne interessenter får ikke tilstrækkelig opmærksomhed. Lav Lav Lav 18 BK 2020 opfyldes ikke. Lav Lav Lav 21 Overskridelse af det styrende budget. Høj Lav Høj 22 Boldbane Der ikke opnås tilladelse til jordfyld fra byggefelt på boldbane vest for byggefeltet. Middel Lav Lav 23 Ledningstracé langs Boserupvej. Lav Lav Lav 24 Overskridelse af ufo-puljen efter byggeriet er igangsat på baggrund af det styrende budget. Lav Middel Middel 25 Overskridelse af tidsplan. Middel Lav Middel 26 Udbud og udbudsproces for personalarm. Middel Middel Middel 27 Ekstra interne lønomkostninger på projektet. Høj Middel Lav Risici med numrene 8,10, 12, 14, 15, 16, 19 og 20 er lukkede og fremgår derfor ikke at oversigten. De samlede likvide reserver udgør ifølge gældende økonomiskema pr. 1. juli 2017 i alt 79,9 mio. kr. (09-pl) svarende til 92,4 mio. kr. i løbende priser. Med udgangspunkt i dette reserveniveau, udgør de samlede estimerede økonomiske konsekvenser for de identificerede risici ca. 45 % af projektets generelle reserver og puljer til uforudseelige udgifter. Dette vurderes umiddelbart at være et forventeligt risikobillede i forhold til sammenlignelige projekter ud fra projektets aktuelle stade og kompleksitet. Vi har dog ved gennemgang af risikologgen identificeret nedenstående emner, som projektorganisationen efter vores vurdering bør drøfte og om nødvendigt revurdere. De anførte emner kan være drøftet i forbindelse med de løbende risikoworkshops, men det er forhold, som efter vores vurdering kan være relevante helt frem til projektet forventede afslutningstidspunkt, og derfor bør indgå i den løbende vurdering af projektets samlede risikoprofil. Gennemgangen af den samlede risikolog giver anledning til nedenstående kommentarer. I oversigten er projektets vurdering af de økonomiske konsekvenser for de enkelte risici medtaget. Projektets kommentarer til de enkelte ID er er givet på baggrund af udkast til risikoscreening pr. 22. september 2017 og er gengivet i skemaet i afsnit 5. ID Risiko Kommentar Expected cost (mio. kr.) 1 Indeksering - Bevillingsindeksering og byggeomkostningsindeks følges ikke 4 Styrende budget. Overskridelse af det styrende budget ved licitationen inklusiv mængdeverificering vil betyde effektuering af Risikoen er markeret som ikke relevant, men vil efter vores vurdering være relevant i hele projektet levetid, da endelig udvikling i relevante indeks først kendes ved efter udførelsesfasen er afsluttet. De forventede økonomiske konsekvenser er af projektet vurderes til 0. Dette må forudsætte at overskridel- 3,675 0

45 SIDE 17 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -18 af 25 Change Request som medfører reduktionen af funktioner og rum som har betydning for patienterne. 9 Brugere - Udvikling og uddannelse Manglende organisationsudvikling og uddannelse af såvel det kliniske personale som driftspersonalet i forhold til at udnytte og drifte nybyggeriet sen kan håndteres inden for rammerne af gældende change request katalog. Risikoen vurderes umiddelbart at vedrører forhold som håndteres af driftsorganisationen. Er dette et forhold som påvirker projektet eller har risikoen primært relevans for den efterfølgende driftsorganisation. Hvis risiko skal håndteres af projektet bør det tydeliggøres hvilke konkrete handlinger dette indebærer for projektet. 23 Ledningstracé langs Boserupvej. De økonomiske konsekvenser vurderes umiddelbart at være lavt sat, henset til den kompleksitet ændring af ledingstracéet vil medføre. 24 Overskridelse af ufo-puljen efter byggeriet er igangsat på baggrund af det styrende budget. Slutdato er angivet som Risikoen vurderes at være aktuel i forhold til opfølgning under hele udførelsesfasen jf. også projektets reservestrategi Ydermere kan der være følgende supplerende risici, som ud fra erfaringer fra andre sammenlignelige projekter, gennemgang af referater af risikoworkshops m.v. bør drøftes ved kommende fælles risikoworkshop på niveau 1: I referat af risikoworkshop nr. 4 er der beskrevet en ny risiko vedr. fagentreprise ufo pulje udførelse. I en fagentreprisemodel er der øget risiko for claims fra entreprenørernes, som en afledt effekt af øvrige entreprenørers adfærd overfor bygherre i forhold til fremsætning af claims, hvilket kan sætte ufo-puljen under pres. Risikoen fremgår umiddelbart ikke af risikolog pr. 11. august Risiko for at proces for håndtering af ændringsønsker ikke sker hurtigt nok, og dermed forsinker udførelsen. Omfatter både bygherre, totalrådgiver og byggeledelse. Risiko for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud i forbindelse med udbud af nybyggeriet. Indgivelse af klager indebærer erfaringsmæssigt risiko for forskydninger i forhold til kontraktindgåelse, og dermed risiko for forskydninger i den forventede byggestart. Risiko for at omprojektering ved eventuel overskridelse af udførelsesbudgettet ikke tager tilstrækkeligt hensyn til entreprisegrænser samt afledte konsekvenser, og derfor kan medføre et øget forbrug af uforudsigelige udgifter og forsinkelser i udførelsesperioden. Risiko for manglende afklaring af snitflader mellem bygherreydelser og entreprenørydelser i forhold til eksempelvis IT, inventar, apparatur og medicoteknisk udstyr kan have betydning for udførelsestidsplanen. Risiko for underbudgettering af IT, inventar og apparatur, herunder manglende genanskaffelser i årene op til ibrugtagning af nybyggeriet.

46 SIDE 18 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -19 af 25 Sammenfattende er det vores vurdering, at projektets risikolog tegner et aktuelt risikobillede, som umiddelbart er forventeligt i forhold til sammenlignelige projekter i forhold til både projektets stade og kompleksitet. Vi har dog angivet en række forhold i både risikolog og supplerende risici, som bør indgå i kommende risikoworkshops med henblik på at sikre, at risikologgen afspejler projektets reelle risikobillede. Dette skal bidrage til at sikre, at projektets ledelse og rådgivere kan handle rettidigt på mulige risici med henblik på at minimere de økonomiske eller tidsmæssige konsekvenser. 4.3 RESERVER OG CHANGE REQUEST Fastsættelsen af reserveniveau og change request er beskrevet i projektets reservestrategi af 9. juli 2017, som beskriver målsætninger for reservestrategien, reservestrukturen samt principper for den løbende disponering og omprioritering af reserverne undervejs i projektet. Til underbygning af kvalitetsfondsprojekternes arbejde med fastlæggelse af den konkrete reservestrategi har Enheden for Byggestyring i april 2016 udarbejdet notat til projektchefforum med overvejelser om forhold, som bør iagttages i forbindelse med fastsættelse af reserveniveauer. Reservestrategi: Den formulerede målsætning med projektets reservestrategi er, at sikre tilstrækkelige midler til, at beslutning om til- og fravalg kan træffes på de rigtige tidspunkter, uden at det medfører en øget risiko for budgetoverskridelser. Projektering og økonomisk planlægning er tilpasset den fastsatte targetpris for projektet med henblik på at sikre en robust reserveøkonomi, der kan imødegå uforudsete hændelser og de forventede træk som følge af ekstraarbejder i udførelsesfasen. Reservestruktur: Projektet arbejder i henhold til den overordnede reservestrategi med følgende reservepuljer: 1. Likvide reserver bestående af ufo-reserver, der dækker a. Entrepriseomkostninger inkl. byggeplads og vinterforanstaltninger. b. Øvrige omkostninger. c. Udgifter til projektafklaringer og mængdeverificeringer. 2. Et politisk godkendt change request skema 3. 5 % reservepulje, der kan udmøntes efter aftale på et HBSG-møde Gennemgangen af reservepuljer giver anledning til følgende konkrete kommentarer, som i øvrigt supplerer de generelle bemærkninger til reservestrategien jf. gennemgangen af den projektspecifikke styringsmanual i afsnit

47 SIDE 19 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -20 af 25 Ad 1) Likvide reserver til uforudsigelige udgifter (ufo) under projektering og udførelse De samlede likvide reserver til uforudsigelige udgifter, projektafklaringer og mængdeverificeringer er i økonomiskema pr. 1. juli 2017 opgjort til samlet 52,3 mio. kr. (09-pl). Der er supplerende udarbejdet et foreløbigt estimat på afløbet af reserven i forhold til projektets tidsplan. Beslutning om anvendelse af midler fra de likvide reserver træffes af projektstyregruppen. Niveauet for de samlede ufo-reserverne ligger umiddelbart i den lave ende i forhold til anbefalingerne i reservenotatet fra april 2016 sammenholdt med projektets aktuelle stade. Dette skal dog ses i sammenhæng med de øvrige reservepuljer, som indgår i projektets samlede reservestrategi. Der er i reservestrategien konkret redegjort for de overvejelser, som projektets ledelse har lagt til grund for at fastsætte reserveniveauet til henholdsvis entrepriseomkostninger, øvrige omkostninger, projektafklaring og mængdeverificeringer. Ligeledes er der redegjort for de forebyggende handlinger, som er iværksat for at sikre, at det valgte reserveniveau er tilstrækkeligt til at dække risici i tilbuds- og udførelsesfaserne. Ad 2) Change request katalog Change request kataloget består pr. 30. maj 2017 af i alt 16 emner fordelt på emner, økonomisk estimat og angivelse af seneste tidspunkt for beslutning om implementering i projektet. Projektet har oplyst, at der ikke er foretaget en nærmere prioritering af emnerne, da en prioritering vil være konkret afhængig af den udfordring, som skal afdækkes via projektreduktioner. Som minimum bør dog udarbejdes en supplerende beskrivelse af proces og kriterier for aktivering af change request emner. De konkrete emner og tilhørende beløb er oplyst af projektet, men indgår af hensyn til projektets strategiske handlemuligheder ikke med konkrete beløb i nærværende rapport. De samlede change request ser ud som følger (09-pl). (mio. kr.) 2017 Medio 2019 Samlet 41,4 23,4 Overordnet vurderes omfanget af change request at være realistisk, set i forhold til projektets øvrige likvide reserver og sammenholdt med det aktuelle risikobillede. Hvorvidt de samlede change request i 2019 er tilstrækkelige til at dække de identificerede risici, vil være meget afhængig af hvor store reservetræk, der realiseres i projektets øvrige reservepuljer frem til dette tidspunkt. Det vil derfor være vores anbefaling, at der søges identificeret yderligere konkrete emner til implementering primo Ad 3) Særlig 5 % regional reservepulje I henhold til styringsmanualen afsnit 4.5, projektets reservestrategi og notat fra Enheden for Byggestyringen beregnes 5 % reservepuljen af investeringsrammen for det samlede projekt (tilsagnsrammen). Den samlede tilsagnsramme udgør jf. det endelige tilsagn 550 mio. kr. (09-pl), hvorefter reservebeløbet kan opgøres til 27,5 mio. kr.

48 SIDE 20 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -21 af 25 I henhold til økonomiskema af 1. juli 2017 udgør 5 % reservepuljen 27,5 mio. kr. (09-pl) af den samlede investeringsramme inkl. energiinvesteringer. Den regionale reservepuljen er således opgjort i henhold til regionens retningslinjer. Den regionale reservepuljen anvendes ifølge reservestrategien til dækning af overordnede risici, markeds usikkerhed, entreringsrisiko, risiko i forbindelse med indeksering og lign. Den specifikke udmøntning og frigivelse af 5 % reservepuljen besluttes af Hospitalsbyggestyregruppen, og følger således regionens generelle retningslinjer. Sammenfatning Sammenfattende vurderes det, at der med generelle reserver på 27,5 mio. kr. (09-pl), samlet ufo-pulje på 52,4 mio. kr. (09-pl) og mulighed for projektreduktioner via change request kataloget indtil medio 2019 på 23,4 mio. kr. (09-pl) er sikret en tilstrækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet. Dog skal der i denne vurdering også tages højde for, at resultatet af licitationen vedrørende entreprisearbejderne på nuværende tidspunkt ikke foreligger. Afhængig af det endelige licitationsresultat kan der således være behov for et efterfølgende træk på reserver og realisering af emner fra change request kataloget, som vil kunne påvirke den aktuelle vurdering af reservernes robusthed.

49 SIDE 21 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -22 af OPSAMLING PÅ ANBEFALINGER I nedenstående tabel er anbefalingerne fra gennemgangen af hovedtemaerne angivet med henblik på efterfølgende opfølgning på projektorganisationens kommentarer og arbejde med tilpasning af relevante dokumenter. Der følges op på anbefalingerne i forbindelse med udarbejdelse af den uafhængige risikovurdering, som indgå i afrapporteringen fra Region Hovedstaden til Sundheds- og Ældreministeriet via de løbende kvartalsrapporter. Anbefaling/bemærkning Henvisning Kommentarer fra PA Status At der sker yderligere præcisering af byggeledelsens ansvar i forhold til udarbejdelse af redegørelser for økonomi under udførelsesfasen. At der udarbejdes skabelon til økonominotat, som også omfatter afrapportering på claims af hensyn til projektleders efterfølgende ajourføring af PMI (byggeregnskab). At principper for udarbejdelse af dispositionsregnskaber, periodisering af forventet træk på ufo-budgetter m.v. indarbejdes. Der bør fastsættes konkrete krav til indholdet af risikostyringen på niveau 2 jf. tidligere anbefaling til Enheden for Byggestyring. Byggeledelsen bør deltage i risikoworkshops for at sikre input fra de ansvarlige for den daglige ledelse af byggepladsen og kontakt til entreprenørerne. Det bør præciseres hvem der har ansvar for at nye konstaterede risici indsættes i Exoanut Risk og prisætes og at eksisterende risici justeres. Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Dette er taget til efterretning og processen med at definere byggeledelsens ansvar i forbindelse med at redegøre for økonomien under udførelsesfasen vil blive defineret som en del af vores igangværende planlægning sammen med byggeledelsen. Dette er taget til efterretning. Projektledelsen vil i samarbejde med Enhed for Byggestyring definere håndteringen af dette. Projektledelsen er i proces med dette i samarbejde med RHPs økonomiafdeling og Enhed for Byggestyring. Dette er taget til efterretning. Projektledelsen vil efterkomme de anbefalinger, der måtte komme fra Enhed for Byggestyrings risikoansvarlige. Dette er allerede besluttet, og byggeledelsen er indkaldt til kommende møder, og deltog på sidste risikoworkshop, der blev afholdt d. 25. august Dette vil blive håndteret i det igangværende samarbejde mellem projektledelse og bygherrerådgiver.

50 SIDE 22 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -23 af 25 Præcisering af den konkrete fordeling af roller og ansvar i risikostyringen mellem niveau 1 og 2. Emner i den nuværende risikolog og mulige supplerende risici, som bør drøftes i kommende risikoworkshop med henblik på at sikre, at risikologgen afspejler projektets reelle risikobillede. Der henvises til afsnit 4.2 for nærmere gennemgang af de enkelte emner. Udarbejdelse af principper for styring af tvister. Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Risikoscreening af 22. sept Dette er taget til efterretning. Med udgangspunkt i Region Hovedstadens risikostyringsmanual punkt 3.4 vil en præciseret beskrivelse indgå i projektets projektplan/håndbog. ID1: Enig i kommentar uklarhed i beskrivelsen af dette vil blive korrigeret. ID4: Er taget til efterretning. Vil blive vurderet og håndteret. ID9: Er medtaget, da projektledelsen anser det som en aktivitet, der skal foregå parallelt med byggeriet, og vil have en indflydelse på overgangen til drift, hvor projektledelse og brugere skal interagere. ID23: Enig risikoen er lavt sat, da udførelsen er en afledt opgave udført under anden bevilling og ikke relateret til projektet, men der kan evt. opstå afledte konsekvenser. ID24: Enig det er en fejl og vil blive rettet. Projektledelsen vil på baggrund af forventede udstukne linjer fra Enhed for Byggestyring udbygge beskrivelsen i forhold til både proces og metoder til kvantificering i projekthåndbogen.

51 SIDE 23 NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS EKSTERN RISIKOSCREENING Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -24 af DOKUMENTOVERSIGT Udarbejdelse af nærværende risikoscreening af kvalitetsfondsprojektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans er udført med udgangspunkt i nedenstående projektmateriale. Ansøgning og endeligt tilsagn om medfinansiering fra Kvalitetsfonden til Ny Retspsykiatri Sct. Hans med tilhørende bilag Styringsmanual Ny Retspsykiatri Sct. Hans, juli 2017 Projekthåndbog/-plan, Fase 6: Udførelse, juli 2017 Ny Retspsykiatri Sct. Hans, Reservestrategi, 9. juli 2017 Udbudsstrategi - Ny Retspsykiatri Sct. Hans, 14. juni 2017 Ny Retspsykiatri Sct. Hans overordnet tidsplan, 20. juni 2017 Ny Retspsykiatri Sct. Hans, dispositionsforslag januar 2016 Projektmateriale vedr. rokadeplan og sengestuer Referater af møder i Hospitalsbyggestyregruppen i perioden december 2015 til maj 2017 Referater af risikoworkshops med tilhørende bilag Risikolog udskrevet fra Exonaut Risk pr. 11. august 2017 Risk Report udskrevet fra Exonaut Risk pr. 15. august 2017 Ny Retspsykiatri Sct. Hans, risikoscreening feb med bilag NRSH Change Request maj 2017 Økonomiskema Ny Retspsykiatri Sct. Hans pr. 1. juli 2017 NRSH Notat Projektændringer, 23. september 2016

52 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 11 - Side -25 af 25 KONTAKT BDO CONSULTING e: bygranders@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr

53 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 12 - Side -1 af 4 Center for Økonomi Enhed for Byggestyring Kongens Vænge 2 DK Hillerød Opgang Blok E, 1. sal Direkte Mail oekonomi@regionh.dk CVR/SE-nr: Dato: 27. september 2017 Ansøgning til lånepulje om energiinvesteringer i kvalitetsfondsprojektet Ny Retspsykiatri Sct. Hans Det indgår i økonomiaftalen for 2013 mellem Regeringen og Danske Regioner, at der afsættes en lånepulje til energiinvesteringer i forbindelse med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Låneadgangen fra puljen kan meddeles, såfremt byggerierne energimæssigt opgraderes fra Lavenergiklasse 2015, og i forbindelse med den lokale myndighedsbehandling kan klassificeres efter bygningsreglementets energiramme Bygningsklasse Af økonomiaftalen fremgår det, at låneadgangen kan udgøre 2,3% af totalrammen for det enkelte kvalitetsfondsprojekt svarende til 644 kr. pr. m 2 (09 PL) samt at der inden for regionen endvidere er mulighed for at flytte uudnyttede lånemidler fra et projekt i regionen til et andet. Låneadgangen kan alene opnås for de dele af byggeriet, der kan klassificeres som Bygningsklasse Såfremt hele det kvalitetsfondsstøttede byggeri ikke kan opgraderes til Bygningsklasse 2020, opgøres låneadgangen pr. m 2 af den andel af byggeriet som kan klassificeres som bygningsklasse Region Hovedstaden har den 20. december 2013 anmodet Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om en forhåndsgodkendelse af låneadgangen for regionens kvalitetsfondsprojekter, herunder Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Økonomi- og Indenrigsministeriet har meddelt Region Hovedstaden accept af forhåndsgodkendelsen i brev af 16. juni Hele projektet for Ny Retspsykiatri Sct. Hans er opgraderet til Bygningsklasse 2020, idet opgraderingen igennem projekteringsforløbet har været et fokuspunkt i forhold til bearbejdningen af arkitektur, klimaskærm, tekniske løsninger samt indeklima og herunder dagslys. Følgende dokumenter fra ministerier, styrelse og Danske Regioner har ligget til grund for opgraderingen af projektet til Bygningsklasse 2020: Meddelelse fra Økonomi- og Indenrigsministeriet til samtlige regioner vedr. budgetlægning for 2013, dokument dateret 29. juni Opsamling på seminar 19. november 2012 afholdt af Energistyrelsen, Statens Byggeforskningsinstitut, Danske Regioner og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vedr. lånepulje omkring energiinvesteringer. 1

54 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 12 - Side -2 af 4 Projektets karakter og anvendelse som retspsykiatri har givet specielle problemstillinger som ellers ikke er set i forbindelse med opgradering af somatiske hospitaler til Bygningsklasse Således medfører helt særlige krav til sikring, sikkerhed og robusthed en stor kompleksitet i forhold til facade og vinduer samt installationerne. Som følge af sikringskravene er det således ikke muligt at åbne vinduerne i sengestuerne og samt fra øvrige rum, som er placeret langs bygningen udvendige facade, idet facaden mod omgivelserne i henhold til visionen for projektet udgør perimeteren. Samtidig er patientens egne muligheder for f.eks. i varme perioder at forbedre eget indeklima ved at skifte rum eller gå udenfor reduceret af patienternes generelt begrænsede muligheder for at bevæge sig frit inden for centret. Yderligere skal alle tilgængelige installationer udformes specielt for dels at sikre patienter og personale samt for at kunne modstå en øget fysisk belastning fra patienterne. Arealet af det samlede byggeri som opgraderes til Bygningsklasse 2020: Ny Retspsykiatri Sct. Hans udgør m2 og det samlede byggeri opgraderes til Bygningsklasse Med en låneadgang på 644 kr. pr. m 2 bliver låneadgangen dermed (indeks PL-09): Projekt Areal Låneadgang Ny Retspsykiatri Sct. Hans m kr. Ønsket låneadgang Ny Retspsykiatri Sct. Hans ønsker således som minimum at gøre indmelding på en låneramme på i alt kr., men som følge projektets særlige udfordringer ansøges om at låneadgangen øges til i alt kr., med baggrund i muligheden for at flytte uudnyttede lånemidler fra energipuljen for Region Hovedstaden til projektet på Sct. Hans. Som det fremgår af nedenstående oversigt har opgradering af retspsykiatribyggeriet til Bygningsklasse 2020 vist sig dyrere end en opgradering i somatiske hospitaler. Det skyldes i al væsentlighed de supplerende krav til sikring og robusthed i de anvendte løsninger i forhold til bygningsudformning samt installationsløsninger. Det har i forbindelse med byggeriet endvidere vist sig oplagt, at gennemføre nogle supplerende energitiltag relateret til procesenergi i forbindelse med projektets terapibassin. Den samlede ansøgte låneadgang er sammensat af (indeks PL-09): Side 2

55 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 12 - Side -3 af 4 Energitiltag med forventet energibesparelse Investering kr./m 2 Opgradering til bygningsklasse 2020 Supplerende isolering af klimaskærm Der etableres 100 mm ekstra isolering i klimaskærm samt forøget fokus på linietab omkring vinduer og døre samt fundament. Udover omkostning til detaljering af projektmateriale er der omkostninger isolering samt forøget bruttoetageareal. Forventet energibesparelse ca kwh/år Tæthed Realisering af tæthed svarende til 0,5 l/s m2 ved 50 pa svarende til skærpet krav i forbindelse med Bygningsklasse Realiseres yderligere detailprojektering af samlingsdetaljer samt tidlige Blowerdoor test af råhus efter lukning samt opfølgning herpå Forventet energibesparelse kwh/år Komponentkrav til ventilation aggregater samt kaneler Skærpede krav til SEL værdi samt varmegenvinding medfører større varmevekslere samt supplerende ventilationsanlæg for lave tryktab i aggregater. Derudover etableres kanalsystem for ventilation som udgangspunkt i større dimensioner end ellers. Forventet energibesparelse kwh/år Komponentkrav til ventilation afledte arealkrav Forøge teknikrumsarealer samt skakte. Forventet energibesparelse inkluderet i ovenstående Vinduer - forbedrede energimæssige egenskaber Overholdelse af krav til Eref (Energitilskud i fyrringssæsonen) for standardvinduet. I praksis består omkostningen i mindre udvalg og dermed reduceret konkurrence Solceller Solceller på tag af øverst beliggende sengeenhed. Det endelige areal i størrelsesorden 700 m 2 er afklareret i forhold til gældende energiramme. Energitilskud: kwh/år Supplerende tiltag Energieffektivisering af terapibassin Filter teknologi Supplerende filterteknologi for at reducere energiforbrug til pumper og filtrering samt minimere vandforbrug til returskylning af filtre (herunder genopvarmning af erstatningsvand) Reduceret energiforbrug kwh/år Optimeret placering af teknik Teknik placeres i kælder udfor/under vandoverfladen. Dermed reduceres energiforbrug til pumper væsentligt. Meromkostningen henføres til etablering af supplerende kælder. Reduceret energiforbrug: kwh/år Samlet ansøgning om låneramme Side 3

56 Punkt nr. 4 - Udbetalingsanmodning Ny Retspsykiatri Sct. Hans Bilag 12 - Side -4 af 4 Den samlede låneansøgning for etablering af energitiltag til opgradering til bygningsklasse 2020 med supplerende tiltag i forhold til at reducere procesenergien udgør således kr. i indeks PL-09. Udover ovenstående energitiltag vil der i forbindelse med indkøb af udstyr så som køkkenudstyr, udstyr i medicirum, udstyr i forbindelse med patientbehandling samt IT-udstyr også være fokus på at indkøbe udstyrskomponenter med mindst muligt energiforbrug. Reduktion i energiforbrug og driftsforbedringer Ovenstående estimerede reduktion i energiforbrug er et estimat for reduktionen i energiforbrug mellem Lavenergiklasse 2015 og Bygningsklasse 2020, og med en forventet energipris på henholdsvis 60 øre/kwh varme samt 1,6 kr./kwh el kan der i forhold til ovenstående energitiltag beregnes en forventet tilbagebetalingstid på ca. 47 år. De ovenfor beskrevne energitiltag vil bringe byggeriet i Bygningsklasse 2020 og derudover medføre energibesparelser i form af besparelser i forhold til både bygningsdrift samt i forhold til procesenergi samt udstyr. Samtidig vil særligt opgraderingen af ventilationen give anledning til en mere rationel og robust drift, som vil have stor værdi i et byggeri som netop en retspsykiatri, hvor der er store begrænsninger i forhold til at kunne ventilere naturligt ved at åbne vinduer. Med venlig hilsen Region Hovedstaden Enheden for Byggestyring Side 4

57 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -1 af 47

58 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -2 af 47

59 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -3 af 47 Resumé Introduktion Oplevet kvalitet Kørselsvaretagelse Organisering Projektets formål Læsevejledning Hovedkonklusioner Anbefalinger Anbefalinger Risikovurdering Patienternes oplevede kvalitet Generel tilfredshed med den siddende patientbefordring Patienternes oplevelse af kørslen Service og information ved bestilling Omkostningsanalyse Samlet aktivitet og omkostninger Forgæves kørsler Prisudvikling Udvikling i følges kørsler Ledsaget kørsel Vurdering af flextrafik Udvikling i Movias flextrafik Estimat af enhedspriser ved flextrafik Markedsvurdering Børne- og ungdomspsykiatriens oplevede kvalitet Patentgruppen og kørslens betydning for patientforløb Konkretisering af kørselstyper Chaufførernes adfærd Oplevelsen af samarbejdet ved de nuværende ordninger Erfaringer fra Region Sjælland Erfaringer med flextrafik Central organisering af visitation og bestilling Patientbefordring med hvilesæder Mødesteder på hospitalerne Metode Patienternes oplevede kvalitet Omkostningsanalyse... 45

60 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -4 af Vurdering af flextrafik Markedsvurdering Børne- og ungdomspsykiatriens oplevede kvalitet Erfaringer fra Region Sjælland... 46

61 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -5 af 47 Region Hovedstadens kontrakter med Falck vedrørende siddende patientbefordring udløber oktober 2018 og kan ikke forlænges. Falck varetager i dag opgaven i fire af Region Hovedstadens fem planlægningsområder svarende til ca. 80% af den siddende patientbefordring i regionen. Såfremt aftalen med Movia om flextrafik skal udvides, skal dette varsles et år i forvejen. Der skal derfor tages stilling til, om planlægningsområderne, som aftalen med Falck dækker, skal i nyt udbud, eller om den siddende patientbefordring skal overgå til flextrafik i flere planlægningsområder end område Syd som i dag. Flextrafikken varetages af en række vognmænd, der byder ind på opgaven via Movias årlige udbudsrunder. Udbudsforpligtelsen håndteres derved af Movia. Med Budget 2017 besluttede regionsrådet også, at der skal ses nærmere på forskelle mellem regioner og hospitaler på området, og om der er grundlag for at justere for eksempel organiseringen eller visitationen. Den politiske ambition er, at der kan effektiviseres for 10 mio. kr. fra Center for Økonomi har derfor gennemført nærværende analyse af den siddende patientbefordring med det formål, at etablere et videns- og beslutningsgrundlag, så der i forbindelse med forestående kontraktfornyelse af siddende patientbefordring vælges en samlet model for visitation, kørselsbestilling, kørselsplanlægning/-disponering og kørsel, som frigør økonomiske ressourcer og sikrer fortsat højt serviceniveau over for patienterne i Region Hovedstaden. Analysen viser, at Region Hovedstaden med de nuværende ordninger ved Falck og Movia leverer en god service til patienterne. Mellem 87% og 88% er tilfredse eller meget tilfredse med ordningerne. Samlet set kan det ikke konkluderes på baggrund af undersøgelsen, at der er forskel i den oplevede kvalitet ved de to ordninger. Børne- og ungdomspsykiatrien har særlige servicekrav til kørslen, for eksempel i form af solokørsler, af hensyn til patientgruppens sårbarhed. Derfor er børne- og ungdomspsykiatriens personales oplevelse belyst som en del af analysen. Personalet oplever variation i kvaliteten, som er relateret til udskiftning af de chauffører, som varetager kørslen af denne patientgruppe. Kørslen af børne- og ungdomspsykiatriske patienter udgør 0,9% af den samlede kørsel og 0,9% af de samlede udgifter til siddende patientbefordring. Der skal ses på servicekravene i forbindelse med kontraktfornyelse. Analysen af kørselsdata for aktivitet og økonomi viser, at regionen i alt brugte 146,5 mio. kr. på kørsler ved den siddende patientbefordring i Udgifterne svarer til en gennemsnitlig pris per kørsel på 216 kr. inklusive administrative omkostninger til Movia og Falck. Udgifterne var i 2016 på 117,9 mio. kr. til Falcks kørsel og 28,6 mio. kr. til

62 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -6 af 47 flextrafik. Herudover er der et internt ressourcetræk i forbindelse med visitation til og bestilling af kørsel, som varetages på forskellig vis i regionens planområder. Analysen viser, at der er en sammenhæng mellem denne organisering og andelen af forgæves kørsler. Således ses en forgæves andel i 2016 på 3,6% i planområde Syd og 3,0% på Bornholm, som er kendetegnede ved at have centrale kørselskontorer, mens andelen var på 6,1% i Region Hovedstaden i gennemsnit. I Region Sjælland, hvor visitation og bestilling ligeledes er centraliseret i ét fællesregionalt kørselskontor, ses en andel af forgæves kørsler på 2,7%. Centraliseringen af visitation og bestilling vurderes også at give det bedste grundlag for fremadrettede effektiviseringstiltag. I Region Sjælland har man de senere år arbejdet med flere interessante tiltag på befordringsområdet. For eksempel har man indført typen hvilende patientbefordring, som har konverteret en mængede liggende patientbefordring til mindre omkostningstung befordring. Sådanne tiltag understøttes af den centraliserede model i Region Sjælland. På baggrund af Movias årlige brugerundersøgelse kan det konkluderes, at tiltagene ikke har påvirket kvaliteten i den patientmæssige oplevelse. Centralisering af opgaverne omkring visitation og rejsebestilling i regionen forudsætter, at et fællesregionalt kørselskontor kan finansieres ved at flytte opgaver og ressourcer fra afdelingerne. I dag er opgaverne imidlertid fordelt på flere medarbejdere på hospitalsafdelinger, særligt i planlægningsområderne Nord, Midt og Byen. Flytning af arbejdsopgaver, som er fordelt på flere medarbejdere, der i praksis løser flere forskellige opgaver, kan være en svær proces afhængig af den lokale arbejdsfordeling. Derfor anbefales det, at de konkrete muligheder for at centralisere organiseringen for visitation og bestilling af siddende patientbefordring, i et fællesregionalt kørselskontor i Region Hovedstaden. En vurdering af markedet ved udbud giver et billede af et begrænset antal aktører på markedet for siddende patientbefordring, som kan levere en ydelse af samme kvalitet som ved nuværende ordning ved Falck. Movias flextrafik varetages derimod af en række lokale vognmænd, som byder ind på kørslen via årlige udbudsrunder. Der er siden 2012, hvor planområde Syd overgik til flextrafik, sket en stigning i den samlede mængde regionale og kommunale flextrafik, hvilket øger mulighederne for samkørsel. Det betyder rent praktisk, at driftsomkostningerne skal fordeles på flere passagerer. Københavns Kommune har fra 2017 indgået en aftale med Movia på socialområdet. Det øgede grundlag for samkørsel er sammen med Movias årlige udbudsrunder de primære årsager til, at der siden 2013 kan konstateres et prisfald i den gennemsnitlige pris per kørsel i planområde Syd. Prisen i planområde Syd er faldet fra 212 kr. per kørsel i 2013 til 193 kr. per kørsel i Der ses på tilsvarende vis et jævnt prisfald i Region Sjællands flextrafik, som udgør hovedparten af den siddende patientbefordring i regionen, og i Movias flextrafik samlet set. Ud fra et perspektiv om at nedbringe udgifterne til siddende patientbefordring og dermed realisere besparelser på 10 mio. kr. om året fra 2018 på den siddende patientbefordring, uden at dette sker på bekostning af patienternes oplevede kvalitet, anbefales det på baggrund af analysens resultater at udvide andelen af områder med flextrafik i Region Hovedstaden til at omfatte planområderne Nord, Midt, Byen og Syd. Planområde Bornholm

63 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -7 af 47 er ikke omfattet af muligheden for flextrafik og skal derfor fortsat i udbud minimum hvert 4. år. Samlet set svarer anbefalingen om at udbrede flextrafik og centralisering af visitation og bestilling, såfremt dette viser sig muligt, til i videst muligt omfang at udbrede den nuværende model i planlægningsområde Syd, som blev etableret i 2012 med henblik på at afprøve modellen i Region Hovedstaden. Ved realisering af anbefalingerne vil Region Hovedstaden forventeligt opnå effekter i form af færre forgæves kørsler og lavere gennemsnitlig pris per kørsel med forventning om yderligere prisfald de kommende år.

64 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -8 af 47 Af denne rapport fremgår den samlede afrapportering af projektet Siddende Patientbefordring Analyse og forberedelse af udbud, som er gennemført af administrationen i Region Hovedstaden i foråret Anledningen til projektet er, at Region Hovedstadens kontrakter med Falck vedrørende siddende patientbefordring udløber oktober 2018 og kan ikke forlænges. Falck varetager i dag opgaven i fire af Region Hovedstadens fem planlægningsområder svarende til ca. 80% af den siddende patientbefordring i regionen. Såfremt aftalen med Movia skal udvides, skal dette varsles et år i forvejen. Der skal derfor tages stilling til, om planlægningsområderne skal i nyt udbud eller om den siddende patientbefordring skal overgå til flextrafik i flere planlægningsområder end område Syd som i dag. Flextrafikken varetages af en række vognmænd, der byder ind på opgaven via Movias årlige udbudsrunder. Regionen brugte i alt 146,5 mio. kr. i 2016 på siddende patientbefordring. Heraf gik 117,9 mio. kr. til Falck for planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og på Bornholm og 28,6 mio. kr. til flextrafik for planlægningsområde Syd. De 146,5 mio. kr. blev anvendt til ca kørsler svarende til en udgift på 216 kr. per kørsel. I 2015 var der 3,0 mio. ambulante besøg i Region Hovedstaden. Det svarer til, at 23% af patienternes transport til og fra hospitalet til ambulante besøg sker som siddende patienttransport. Ud over de direkte udgifter til kørsel ved Falck og Movia trækker opgaven også interne ressourcer på hospitalerne i forbindelse med visitation og bestilling af kørsel. Med Budget 2017 besluttede Regionsrådet, at der skal ses nærmere på forskelle mellem regioner og hospitaler på området, og om der er grundlag for at justere for eksempel organiseringen eller visitationen 1. Det er politisk besluttet, at der skal effektiviseres for 10 mio. kr. fra Region Hovedstaden leverer med de nuværende ordninger en god service til borgerne. Det kan konstateres på baggrund af en brugerundersøgelse gennemført delvist i forbindelse med dette projekt og delvist af Movia. Undersøgelsen viser, at 87-88% af de adspurgte 1 I henhold til Bekendtgørelsen om befordring og befordringsgodtgørelse efter Sundhedsloven har en person ret til befordring eller befordringsgodtgørelse, hvis personen modtager pension, afstanden til hospitalet, hvor den nødvendige behandling efter visitation kan finde sted, overstiger 50 km, eller personens tilstand udelukker befordring med offentlige transportmidler, herunder bus, tog og færge.

65 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -9 af 47 patienter er tilfredse eller meget tilfredse med henholdsvis hospitalets tilbud om kørsel og flextrafik. Når der samlet set ses på andelen af tilfredse og meget tilfredse patienter, kan der ikke konstateres at være forskel på den oplevede kvalitet på tværs af ordningerne. Skelnes der mellem, hvorvidt patienterne er meget tilfredse og tilfredse, er resultaterne til Falcks fordel, mens det er til flextrafikkens fordel, hvis der fokuseres på andelen af utilfredse patienter. Brugerundersøgelsen baserer sig på oplevelsen af de nuværende ordninger. Hvilke leverandører, der vil varetage befordringen i udbudsområder fra oktober 2018, vides først efter udbudsproces i Børne- og ungdomspsykiatrien har særlige servicekrav til kørslen, for eksempel i form af solokørsler, af hensyn til patientgruppens sårbarhed. Derfor er børne- og ungdomspsykiatriens personales oplevelse belyst som en del af analysen. Personalet oplever variation i kvaliteten, som er relateret til udskiftning af de chauffører, som varetager kørslen af denne patientgruppe. Der skal ses på servicekravene i forbindelse med kontraktfornyelse. Med Falck er der indgået en delaftale per planlægningsområde Nord, Midt, Byen og Bornholm. Udbuddet i 2012 blev gennemført som fire deludbud, hvor Falck vandt på de pågældende udbudsparametre i alle fire deludbud. Kontrakterne blev i 2016 forlænget frem til oktober 2018, og kan ikke forlænges yderligere. Afregningen med Falck sker på baggrund af faste takster per planområde for henholdsvis basiskørsler, f.eks. almindelig siddende og med egen kørestol, og for tillæg f.eks. for følges, ledsaget og solokørsel. I 2016 lå den gennemsnitlige pris per kørsel mellem 297 kr. i planområde Nord og 195 kr. per kørsel i planområde Byen. Kontrakten med Movia vedrørende flextrafik for planlægningsområde Syd kan opsiges eller udvides til at omfatte et større geografisk område med et års varsel. Movia blev i forbindelse med etableringen af strukturreformen 1. januar 2007 oprettet med hjemmel i Lov om trafikselskaber med det formål at varetage offentlig servicetrafik. Movia dækker Sjælland, Lolland, Falster og Møn. Dvs. Region Hovedstaden, Region Sjælland og de heraf omfattede kommuner på nær Bornholms Regionskommune. Af Lov om trafikfikselskaber 5, stk. 5 fremgår, at Trafikselskabet kan samarbejde om opgaver, som trafikselskaberne varetager vedrørende trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning 2. Med en beslutning i Regionsrådet kan Movia således varetage regionens forpligtigelse vedrørende siddende patientbefordring. Movia varetager i dag hovedparten af den siddende patientbefordring i Region Sjælland og en større mængde kommunal flextrafik i begge regioner. Movias flextrafik disponeres på tværs af de regionale og kommunale flexordninger. Flextrafikken køres af en række private vognmænd, der byder på Movias flextrafik under årli- 2 Bekendtgørelse af lov om trafikselskaber

66 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -10 af 47 ge udbudsrunder. Dermed har Movia forskellige kontrakter med flere lokale vognmænd med varierende takster. Med Movias system til kørselsdisponering sikres, at en given kørsel gennemføres inden for aftalt servicetid af den billigst egnede og tilgængelige vogn, som er til rådighed ved bestilling af en kørsel. Movias udbuds- og afregningsmodel betyder, at omkostningerne per kørsel varierer. I 2016 kostede en kørsel i gennemsnit 193 kr., hvilket er et fald fra 212 kr. per kørsel i Flextrafikken er en samkørselsordning, og Movia samkører regional og kommunal flextrafik. Grundlaget for samkørsel påvirker rent praktisk chaufførernes mulighed for at køre med flere passagerer i vognene inden for de i kontrakterne aftalte servicetider. Desto flere passagerer i en vognrundes, desto flere passagerer er der at fordele driftsomkostningerne på. Organiseringen omkring visitation og bestilling varierer i Region Hovedstaden. I Planområde Syd oprettedes Kørselsservice Syd som centralt visitations- og bestillingskontor i 2012 ved overgangen til flextrafik. Her ringer patienterne hovedsageligt selv ind og bliver visiteret og bestiller kørsel. Kørselskontoret er fysisk placeret på Hvidovre Hospital og er bemandet af 5 medarbejdere alle hverdage. Udover fast vagtperiode er det personalet i Centralvisitationen, der visiterer kørsler. Personalet i Kørselsservice Syd består af kontorassistenter og lægesekretærer. Nogle hospitalsafdelinger bestiller selv kørsel til deres patienter, som skal til ambulant besøg, herunder Geriatrisk afdeling på Glostrup og Hvidovre Hospital, Dialysen på Hvidovre samt Børne- og ungdomspsykiatrien. På Bornholm visiteres patienterne til kørsel via de pågældende afdelinger, mens patienterne bestiller kørsel via rejsekontoret Patientrejser på Bornholms Hospital. Patientrejser er bemandet med 5 medarbejdere. Planlægning af patienttransport for de bornholmske patienter omfatter for en stor dels vedkommende koordination med fly, bus og færgetransport, når patienterne skal til behandling på andre hospitaler end Bornholms Hospital. I planområderne Nord, Midt og Byen er visitation og bestilling organiseret via kørselsansvarligt personale på hospitalerne og på afdelingerne. Med udgangspunkt i den forestående kontraktfornyelse samt Regionsrådets beslutning med Budget 2017 formuleres formålet med projektet således: At etablere et videns- og beslutningsgrundlag, så der i forbindelse med forestående kontraktfornyelse af siddende patientbefordring vælges en samlet model for visitation, kørselsbestilling, kørselsplanlægning/-disponering og kørsel, som frigør økonomiske ressourcer og sikrer fortsat højt serviceniveau over for patienterne i Region Hovedstaden.

67 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -11 af 47 Projektet er forankret med projektejerskab og styregruppeformandskab i Center for Økonomi og med en styregruppe, som repræsenterer Psykiatrien, Den Præhospitale Virksomhed, Herlev Gentofte Hospital og Amager Hvidovre Hospital. Præsentationen af analysens resultater indledes med analysens hovedkonklusioner efterfulgt af analysens anbefalinger til den kommende proces med kontraktfornyelse fra oktober Herefter følger analysens resultater, som er struktureret i seks dele: i. Patienternes oplevede kvalitet baseret på telefoninterviews, ii. Omkostningsanalyse baseret på kørselsdata vedrørende aktivitet og omkostninger , iii. Vurdering af flextrafik på baggrund af udvikling i omfang siden 2012 og estimat af enhedspriser, iv. Vurdering af markedet for siddende patientbefordring ved udbud, v. Børne- og ungdomspsykiatriens oplevede kvalitet baseret på medarbejderinterview, vi. Erfaringer fra Region Sjælland med flextrafik og centraliseret visitation og bestilling i Det Præhospitale Center. De anvendte metoder og datagrundlag beskrives i et afsluttende kapitel.

68 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -12 af 47 I Region Hovedstaden varetages den siddende patientbefordring af Falck i planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm og af Movia med flextrafik i planlægningsområde Syd. Organiseringen omkring visitation og bestilling af kørsel varierer. I planlægningsområde Syd er visitation og bestilling centraliseret i Kørselsservice Syd og på Bornholm sker bestilling og koordination med øvrig patienttransport via Patientrejser. I planlægningsområderne Nord, Midt og Byen koordineres visitation og bestilling via kørselsansvarlige medarbejdere på afdelings- eller hospitalsniveau. Samlet set kan det ikke konkluderes, at der er forskel i den oplevede kvalitet på tværs af planlægningsområderne i Region Hovedstaden. Andelen af patienter, der generelt er tilfredse og meget tilfredse med den siddende patientbefordring, er på 87%-88%. Med de nuværende ordninger leverer Region Hovedstaden en god service til patienterne. Det positive resultat er gennemgående i den telefoninterviewundersøgelse, der er gennemført som en del af analysen. Patienterne er blandt andet spurgt ind til service og tryghed ved kørslen samt service og informationsniveau ved bestilling. Der ses variationer i fordelingen af besvarelserne på forskellige parametre, men samlet set kan det på baggrund af undersøgelsen ikke konkluderes, at der er forskel i den oplevede kvalitet. Dermed må det forventes, at eventuelle ændringer i organiseringen omkring visitation og bestilling samt ændringer i varetagelse af kørslen ikke vil være på bekostning af den patientoplevede kvalitet. Dog må der i forbindelse med overgangsperioder forventes en tilpasning af drift, som vil påvirke kvaliteten. Børne- og ungdomspsykiatrien har særlige servicekrav til kørslen, for eksempel i form af solokørsler, af hensyn til patientgruppens sårbarhed. Derfor er børne- og ungdomspsykiatriens personales oplevelse belyst som en del af analysen. Personalet oplever jævnligt udfordringer med kørslen, som hovedsageligt lader til at være relateret til udskiftningen af chauffører, som dermed har manglende kendskab til patientgruppen og dennes behov. For patientgruppen gælder, at udfordringerne kan påvirke den enkelte patients behandlingsparathed og dermed effekten af og de samlede omkostninger ved et samlet behandlingsforløb. Kørslen af børne- og ungdomspsykiatriske patienter udgør 0,9% af den samlede kørsel og 0,9% af de samlede udgifter til siddende patientbefordring. Særlige kvalitetskrav til befordring af patientgruppen har derfor begrænset indflydelse på de samlede udgifter til siddende patientbefordring. Der er allerede ved de nuværende ordninger særlige service-

69 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -13 af 47 krav, som bør gennemgås under forestående kontraktfornyelse med henblik på at imødekomme de oplevede udfordringer. Region Hovedstaden brugte i alt 146,5 mio. kr. på kørsler ved den siddende patientbefordring i Beløbet dækker udgifter på 117,9 mio. kr. til Falcks kørsel og 28,6 mio. kr. til flextrafik. Dertil er der et internt ressourcetræk i forbindelse med visitation til og bestilling af kørsel. Med centralisering af visitation og bestilling i et fællesregionalt kørselskontor i Region Hovedstaden, kan andelen af forgæves kørsler formodes at falde fra 6,1% i 2016 til ca. 3% svarende til niveauet i planområderne Bornholm, Syd og i Region Sjælland. 6,1 % af de kørsler i 2016 var forgæves kørsler. En vis andel af forgæves kørsler kan ikke undgås, når kørslerne skal koordineres med aftaletider på hospitalerne. Andelen af forgæves kørsler er lavest på Bornholm med 3,0% og i planområde Syd med 3,6%. Fælles for de to planområder er, at de har etablerede kørselskontorer, hvor det hovedsageligt er patienterne selv, der bestiller sin kørsel. Der ses en tilsvarende lav andel af forgæves kørsler i Region Sjælland på 2,7%, hvor visitation og bestilling ligeledes sker centralt via et kørselskontor i Det Præhospitale Center. Region Hovedstaden kan med flextrafik opnå en mere fordelagtig pris per kørsel med mulighed for yderligere prisfald i de kommende år. Den gennemsnitlige pris per kørsel i 2016 lå på 216 kr., inklusive administrative omkostninger til Falck og Movia, men varierer mellem planområder grundet forskelle i blandt andet geografi og trafikal trængsel. Den gennemsnitlige pris per kørsel er højest i planområde Nord og Bornholm med 297 kr. per kørsel og lavest i planområde Syd med 193 kr. per kørsel. I perioden er den gennemsnitlige pris per kørsel faldet i planområderne Nord og Syd. I planområde Syd hænger den faldende pris per kørsel sammen med faldende udbudspriser ved Movias årlige udbud samt vækst i kommunal flextrafik, som optimerer betingel-

70 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -14 af 47 serne for samkørsel og effektiv kørselsplanlægning. I Region Sjælland varetager Movia hovedparten af den siddende patientbefordring med flexordningen, og her ses et tilsvarende prisfald i driftsomkostninger per rejseminut i perioden fra 7,55 kr. per minut til 6,38 kr. per minut. Prisfald i planområde Nord kan skyldes lokale initiativer og dermed ændring i kørselsmønster. Københavns Kommune har i 2017 indgået en aftale med Movia om flextrafik, og ifølge Movia er det forventeligt, at flere kommuner i Region Hovedstaden vil indgå aftaler, såfremt Region Hovedstaden udvider aftalen om flextrafik. Dermed kan grundlaget for effektiv kørselsplanlægning optimeres yderligere over de kommende år med et ikke estimerbart men forventeligt fald i den gennemsnitlige pris per kørsel til følge. Ved udbud af planområderne kan der derimod ikke forventes en markant lavere udbudspris, end der ses i dag. Årsagen er et begrænset antal aktører på markedet, og at virksomhederne skal have kompetence og kapacitet til at varetage både administration, kørselsplanlægning og disponering samt kørsel. Et fokus på at nedbringe andelen af følges kørsler kan bidrage til at opnå en bedre servicetid over for patienterne og en lavere pris per kørsel. Andelen af følges kørsler, også betegnet servicerejser, hvor chaufføren bruger tid på at følge patienten til dørs eller til afdelingen, lå på 66,2% i Tiden chaufføren bruger på at følge patienterne øger ventetiden og den samlede kørselstid for patienterne i en vognrunde samtidig med, at det tager tid fra kørselsdisponeringen. Det kan ikke konkluderes på baggrund af analysen, at variationer i andelen af følges mellem planområder skyldes forskelle i praksis omkring visitation. I Region Sjælland er andelen af følges under 40%, og man har her oplevet et fald som følge af indretning af mødesteder, der fungerer som faste afhentnings- og afsætningssteder på hospitalerne. Andelen af ledsagede kørsler, hvor patienten selv medbringer en hjælper under kørslen, var 14,4% i 2016 med variation mellem planområderne. Ligesom med følges kørsler kan det på baggrund af analysen ikke konkluderes, at dette skyldes forskelle i praksis omkring visitation frem for reelt behov blandt patienterne. Ved en flextrafik ordning kan der være en økonomisk gevinst i at tilbyde patienterne at medbringe en ledsager frem for følges kørsel, da dette vil frigive de tidsmæssige ressourcer til kørselsdisponeringen.

71 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -15 af 47 Ud fra perspektiv om at nedbringe udgifterne til siddende patientbefordring og dermed realisere besparelser på 10 mio. kr. om året fra 2018 på den siddende patientbefordring, anbefales det på baggrund af nærværende analyse at: 1) Udvide kontrakten med Movia fra oktober 2018 så denne omfatter planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og Syd. Bornholm er ikke omfattet af muligheden for Movias flextrafik og skal i udbud minimum hvert fjerde år. 2) Afdække de konkrete muligheder for at centralisere organiseringen omkring visitation og bestilling i et fællesregionalt kørselskontor i Region Hovedstaden. Anbefalingerne svarer til i videst muligt omfang at udbrede den nuværende model i planlægningsområde Syd, som blev etableret i 2012 for at afprøve denne i Region Hovedstaden. Ved realisering af anbefalingerne vil Region Hovedstaden forventeligt opnå effekter i form af: Reduceret andel forgæves kørsler, Gennemsnitlig lavere pris per kørsel med forventning om yderligere prisfald i de kommende år, Økonomiske og kvalitetsmæssige reducerede transaktionsomkostninger ved skift af leverandør, Bedst muligt grundlag for fremadrettede effektiviseringstiltag blandt andet med fokus på synergi mellem liggende og siddende patientbefordring. På baggrund af telefoninterviewundersøgelsen med patienterne og erfaringerne fra Region Sjælland forventes tiltagene at kunne bidrage til at nedbringe udgifterne til den siddende patientbefordring og fortsat levere patienterne i regionen en ydelse af høj kvalitet. Såfremt det er muligt at gennemføre en centralisering af de administrative opgaver forbundet med visitation og kørselsbestilling, er det oplagt at overveje at placere det fællesregionale kørselskontor på Hvidovre Hospital, hvor Kørselsservice Syd er placeret i dag, eller i Den Præhospitale Virksomhed, hvormed der potentielt kan opnås synergi med visitation til den liggende patientbefordring. Dette styrkes yderligere af anbefalingen om at flytte budgetterne med. I dag tilfalder udgifterne til den siddende patientbefordring hospitalernes budgetter, mens udgifterne til den liggende patientbefordring tilfalder Den

72 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -16 af 47 Præhospitale Virksomhed. Den økonomiske incitamentsstruktur ved den nuværende model skal undersøges nærmere, herunder den potentielle betydning for kvaliteten af kørslen for behandlingsområder, hvor kvaliteten af kørslen kan påvirke patienternes behandlingsparathed og -forløb, som i børne- og ungdomspsykiatrien. I Region Sjælland har man de senere år arbejdet med flere interessante tiltag på befordringsområdet, herunder indretning af mødesteder og indførelsen af hvilende patientbefordring. På baggrund af Movias årlige brugerundersøgelse kan det konkluderes, at tiltagene ikke har påvirket kvaliteten i den patientmæssige oplevelse. Med henblik på at realisere yderligere besparelser i de kommende år anbefales det fremadrettet at arbejde med: At vurdere mulighederne for og etablere centrale mødesteder på hospitalerne med henblik på at nedbringe andelen af følges, At vurdere mulighederne for intern transport på hospitalerne med henblik på at nedbringe andelen af følges, At vurdere mulighederne i at indføre hvilesæder som i Region Sjælland, som kan konvertere liggende patientbefordringer til mindre omkostningstunge siddende patientbefordringer. Overgang til en ny ordning i 2018 er forbundet med transaktionsomkostninger. For det første skal der uanset ovenstående anbefalinger forberedes en udbudsproces, da Bornholm ikke er omfattet af muligheden for Movias flextrafik. For det andet vil overgang til flextrafik eller potentielt ny udbyder for planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm være forbundet med ustabil drift i en overgangsperiode. I 2012 oplevede Region Hovedstaden ved overgang fra VBT til Falck og flextrafik, at en række vognmænd opsagde deres stilling i VBT før endeligt kontraktudløb med forringelse af serviceniveauet i en periode til følge. Der vil så vidt muligt blive taget højde for at imødekomme dette i en potentiel overgangperiode i samarbejde med nuværende og kommende leverandører. Ved at følge anbefalingen om at udvide aftalen med Movia, bidrager Region Hovedstaden til, at mindre vognmandsfirmaer får mulighed for at varetage kørslen. Samtidig bidrager regionen også til øget konkurrence på markedet. Derfor er det vigtigt at have fokus på chauførernes arbejdsvilkår ved kontraktfornyelse med Movia, således at regionen er med til at sikre, at vilkårene holdes på et rimeligt niveau, når priskonkurrencen øges.

73 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -17 af 47 Region Hovedstaden leverer med de nuværende ordninger ved Falck og med flextrafik en god service til patienterne. I alt er 87-88% af de adspurgte patienter tilfredse eller meget tilfredse med henholdsvis hospitalets tilbud om kørsel og flextrafik. Når der samlet set ses på andelen af tilfredse og meget tilfredse patienter, kan der ikke konstateres at være forskel på den oplevede kvalitet på tværs af ordningerne. Skelnes der mellem hvorvidt patienterne er meget tilfredse og tilfredse er resultaterne til Falcks fordel, mens det er til flextrafikkens fordel, hvis der fokuseres på andelen af utilfredse patienter. Dertil er variationen i resultaterne mellem planområderne lav, så der ikke bør konstateres at være forskel i eller blot en meget lille forskel i den oplevede kvalitet af ydelsen, når den almene usikkerhed ved denne type brugerundersøgelser tages i betragtning. Brugerundersøgelsen baserer sig på 200 telefoninterviews fra Movias brugerundersøgelse fra oktober 2016 samt 500 telefoninterviews gennemført i udbudsområderne i forbindelse med denne analyse. Der er i interviewene spurgt ind til forskellige forhold vedrørende den siddende patientbefordring, herunder: Den generelle tilfredshed med ordningen, Service og tryghed i forbindelse med kørslen, og Service og informationsniveau ved bestilling. Patienterne har fortrinsvis besvaret spørgsmålene ved at tilkendegive deres oplevelse på en svarskala med fem kategorier. På grund af lav svarandel er resultaterne for de to negative svarkategorier lagt sammen. Således skelnes der ikke mellem, om patienterne for eksempel er meget utilfredse eller utilfredse. Resultaterne for den generelle tilfredshed samt oplevelsen af kørslen ved henholdsvis Falck og Movia er fordelt på planområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm samt planområde Syd. Dertil er resultaterne fra Movias brugerundersøgelse for Region Sjælland medtaget til sammenligning. I præsentationen af resultaterne for oplevelsen af service og information ved bestilling er planområde Bornholm skilt ud som egen kategori, da bestilling af kørsler på Bornholm sker via Patientrejser. I de kategorier, hvor flere planområder er slået sammen, er resultaterne vægtet i forhold til planområdernes kørselsandel. Resultaterne for planområde Bornholm er også vægtet i forhold til fordelingen af kørsel til behandlinger på Bornholms Hospital og kørsel til behandlinger på et hospital uden for planområdet.

74 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -18 af 47 Grundet usikkerhed i populationers svarfordeling skal det ved aflæsning af diagrammerne tages i betragtning, at resultaterne for planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm har en usikkerhed på mellem +/-1,86 og +/-4,26 procentpoint afhængig af andelens størrelse, således at desto større andel, desto lavere usikkerhed. Tilsvarende er usikkerheden for planområde Syd og Region Sjælland mellem +/-3,02 og +/-6,93 procentpoint. I alle tilfælde er spørgsmålsformuleringerne ikke identiske, hvilket også bidrager med en ikke estimerbar usikkerhed i sammenligningen af resultaterne. I Movias brugerundersøgelse er patienterne blevet spurgt, om de generelt er tilfredse eller utilfredse med at benytte Movias Flexpatient ordning, mens patienterne i undersøgelsen gennemført til nærværende analyse er blevet spurgt, om de generelt er tilfredse eller utilfredse med at benytte hospitalets tilbud om kørsel til og fra hospital eller behandlingssted. Resultaterne fremgår af diagram 4.1 nedenfor. Diagram 4.1 Generel tilfredshed med kørselsordning Planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm 58% 28% 6% 7% Planområde Syd 45% 43% 6% 5% Region Sjælland 48% 40% 8% 4% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Meget tilfreds Tilfreds Hverken eller Utilfreds og meget utilfreds Andelen af patienter, som har tilkendegivet, at de generelt er tilfredse med kørselsordningerne ved henholdsvis Movia og Falck er høj, og samlet set er andelen af tilfredse og meget tilfredse patienter ens for de to ordninger og sammenlignet med Region Sjælland. Resultaterne ligger på 87% - 88%. I de planområder, hvor Falck kører, er der en større andel, der placerer sig i den mest positive svarkategori. Samtidig er der også en anelse større andel, der angiver, at de er utilfredse i de planområder, hvor Falck kører. Dertil er det interessant, at planområde Syd og Region Sjælland scorer meget ens i brugerundersøgelsen, da de to områder er geografisk meget forskellige. Dermed må det formodes, at Region Hovedstaden med flextrafik kan levere samme serviceniveau i planområderne Nord, Midt og Byen.

75 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -19 af 47 Patienterne er blevet spurgt om deres oplevelse af at blive hentet til tiden, tryghed og chaufførernes service. I Movias brugerundersøgelse er patienterne blevet spurgt, i hvilken grad de synes, at Movia er gode til at hente og bringe dem til tiden, mens patienterne i undersøgelsen gennemført til nærværende analyse er blevet spurgt, i hvilken grad de synes, at Falck eller deres underleverandører er gode til at hente og bringe dem til tiden. Resultaterne fremgår af diagram 4.2 nedenfor. Diagram 4.2 Oplevelse af at blive hentet og bragt til tiden Planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm 49% 28% 14% 8% Planområde Syd 39% 40% 16% 4% Region Sjælland 38% 42% 17% 3% 0% 20% 40% 60% 80% 100% I meget høj grad I høj grad I nogen grad I mindre grad og slet ikke Andelen af patienter, som i høj eller meget høj grad oplever, at blive hentet og bragt til tiden, ligger mellem 77% i Falcks områder og 79% i planområde Syd. I de planområder, hvor Falck kører, er der en større andel, der placerer sig i den mest positive svarkategori, mens resultaterne ikke kan siges at adskille sig fra hinanden, når der kigges på de to mest positive svarkategorier. Medtages svarkategorien I nogen grad ligger resultaterne på 92% for planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm, 95% i planområde Syd og 97% i Region Sjælland. Der er en større andel, der ligger i den negative ende af svarskalaen i Falcks områder. Når usikkerheder på andelene tages i betragtning, kan der dog ikke konstateres at være forskel i oplevelsen af at blive hentet og bragt til tiden. I Movias brugerundersøgelse er patienterne blevet spurgt, i hvilken grad de synes, at Movia giver dem en tryg og sikker rejse, mens patienterne i undersøgelsen gennemført til nærværende analyse er blevet spurgt, i hvilken grad de synes, at deres rejse til og fra hospitalet er tryg og sikker. Resultaterne fremgår af diagram 4.3 nedenfor.

76 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -20 af 47 Diagram 4.3 Tryghed under kørslen Planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm 65% 29% 3% Planområde Syd 45% 45% 8% Region Sjælland 41% 47% 9% 0% 20% 40% 60% 80% 100% I meget høj grad I høj grad I nogen grad I mindre grad og slet ikke Andelen af patienter, som i høj eller meget høj grad oplever, at deres rejse er tryg og sikker, ligger samlet set mellem 94% i Falcks områder og 90% i planområde Syd. I de planområder, hvor Falck kører, er der en større andel, der placerer sig i den mest positive svarkategori, mens resultaterne ikke kan siges at adskille sig fra hinanden, når der kigges på de to mest positive svarkategorier samlet set. Medtages svarkategorien i nogen grad ligger resultaterne på 97% for planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm, 98% i planområde Syd og 97% i Region Sjælland. I Movias brugerundersøgelse er patienterne blevet spurgt, i hvilken grad de synes, at Movias chauffører er gode til at yde en service, der tilgodeser deres individuelle behov, mens patienterne i undersøgelsen gennemført til nærværende analyse på tilsvarende vis er blevet spurgt, hvilken grad de synes, at chaufførerne/redderne er gode til at yde en service, der tilgodeser deres individuelle behov. Betegnelsen reddere, som Falck bruger om deres chauffører, har en anden status end betegnelsen chauffør, hvilket kan påvirker patienternes oplevelse og besvarelse af spørgsmålet. Resultaterne fremgår af diagram 4.4 nedenfor.

77 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -21 af 47 Diagram 4.4 Chaufførernes service Planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm 61% 28% 8% 3% Planområde Syd 41% 41% 14% 3% Region Sjælland 41% 40% 13% 4% 0% 20% 40% 60% 80% 100% I meget høj grad I høj grad I nogen grad I mindre grad og slet ikke Andelen af patienter, som i høj eller meget høj grad oplever, at chaufførerne yder en god service, ligger højere i Falcks område med samlet set 89%, mens resultatet i planområde Syd ligger på 82%. Når der ikke skelnes mellem I meget høj grad og I høj grad, kan der ikke siges at være forskel på oplevelsen af chaufførernes service. Dog må der siges at være en klar tendens til, at oplevelsen af Falcks service er højere. Medtages svarkategorien i nogen grad ligger resultaterne på 97% for planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm, 96% i planområde Syd og 92% i Region Sjælland. Patienterne er blevet spurgt om deres oplevelse af service ved bestilling af kørslen, information om tid og information generelt. For planområde Nord, Midt og Byen sker bestilling af kørsel via den enkelte afdeling eller det enkelte hospital. På Bornholm bestiller patienterne kørsel via Patientrejser og i planområde Syd via Kørselsservice Syd. I Movias brugerundersøgelse er patienterne blevet spurgt, om de oplevede servicen ved Kørselsservice Syd som god eller dårlig ved bestilling af deres seneste kørsel, mens patienterne i undersøgelsen gennemført til nærværende analyse på tilsvarende vis er blevet spurgt ind til oplevelsen ved bestilling af deres seneste kørsel. Resultaterne fremgår af diagram 4.5 nedenfor.

78 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -22 af 47 Diagram 4.5 Service ved bestilling Planområde Nord, Midt og Byen 56% 39% 4% Planområde Syd 44% 55% 1% Planområde Bornholm 67% 28% 1% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Meget god God Hverken eller Dårlig og meget dårlig Andelen af patienter, som har tilkendegivet, at servicen ved bestilling af seneste rejse var god eller meget god, er høj. Der er en vis variation i fordelingen af svar mellem de to positive svarkategorier, men samlet set ligger resultaterne mellem 95% i Planområde Nord, Midt og Byen samt Bornholm og på 97% i planområde Syd, og der kan således ikke siges, at være forskel i oplevelsen af service ved bestilling. I Movias brugerundersøgelse er patienterne blevet spurgt, om de var tilfredse med den information de fik fra Kørselsservice Syd angående deres kørsel. Patienterne i undersøgelsen gennemført til nærværende analyse er på tilsvarende vis blevet spurgt, om de var tilfredse med informationen fra henholdsvis Patientrejser/Bornholms Hospital eller hospitalsafdelingen/hospitalet. Resultaterne fremgår af diagram 4.6. Diagram 4.6 Information ved bestilling Planområde Nord, Midt og Byen 56% 36% 6% 3% Planområde Syd 42% 57% 1% Planområde Bornholm 61% 32% 4% 3% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Meget tilfreds Tilfreds Hverken eller Utilfreds og meget utilfreds Andelen af patienter, som har tilkendegivet, at de er tilfredse eller meget tilfredse med informationen ved bestilling af seneste kørsel ligger mellem 93% i Planområde Nord, Midt

79 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -23 af 47 og Byen samt Bornholm og på 96% i planområde Syd. Dog er der en større andel i den mest positive svarkategori i Falcks områder. I begge undersøgelser er patienterne blevet spurgt, om de ved bestilling af kørsel blev informeret om, hvornår de skulle være klar. Resultaterne for Planområde Byen skiller sig ud fra de øvrige planområder. Derfor er resultaterne i diagram 4.7 fordelt på de fem planområder. Diagram 4.7 Fik information om afhentningstidspunkt ved bestilling 100% 80% 60% 40% 20% 0% 9% 3% 6% 91% 97% 94% Planområde Nord, Midt og Byen Planområde Syd Planområde Bornholm Ja Nej Andelen af patienter, som har tilkendegivet, at de ved bestilling af deres seneste kørsel blev informeret om, hvornår de skulle være klar, ligger mellem 88% i planområde Byen og 96% i planområderne Nord og Syd. Ved opdeling af resultaterne på planområder stiger usikkerheden i andelene. Således skal påtænkes en usikkerhed på ca. +/- 5 procentpoint i ovenstående diagram. Med usikkerheden taget i betragtning, kan der derfor ikke konkluderes, at der reelt er forskel mellem planområderne.

80 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -24 af 47 Af dette afsnit fremgår resultaterne af omkostningsanalysen baseret på analyse af kørselsdata fra Det omfatter en beskrivelse af den samlede aktivitet og omkostningerne samt variationer heri på tværs af planområder. Dertil beskrives udviklingen og forskelle i forgæves kørsler, gennemsnitlige omkostninger per kørsel samt følges og ledsagede kørsler. Der var i alt ca kørsler til siddende patientbefordring i 2016 i Region Hovedstaden og omkostningerne var på 146,5 mio. kr. Beløbet dækker de direkte udgifter til kørsel ved Falck og Movia inklusive fordelte administrative omkostninger. Beløbet dækker ikke det interne ressourcetræk ved visitation og bestilling. Af tabel 5.1 nedenfor fremgår det årlige antal kørsler og de årlige omkostninger fordelt på planområderne i perioden 2013 til Tabel 5.1: Antal kørsler og omkostninger Kørsler afrundet Omkostninger i mio. kr Planområde Kørsler Omk. Kørsler Omk. Kørsler Omk. Kørsler Omk. Nord , , , ,1 Midt , , , ,2 Byen , , , ,4 Syd , , , ,6 Bornholm , , , ,3 TOTAL , , , ,5 I perioden er der samlet set sket en stigning i antallet af kørsler i Region Hovedstaden fra ca kørsler i 2013 til ca kørsler i 2016, svarende til en stigning på 11%. Stigningen er særligt sket fra med størst stigning i planområde Byen. Omkostningerne er tilsvarende steget fra 136,0 mio. kr. i 2013 til 148,0 mio. kr. i 2015 for igen at være faldet til 146,5 mio. kr. i Faldet fra 2015 til 2016 er sket trods en stigning i antallet af kørsler. Hovedårsagen hertil er en faldende kørselspris i planområde Nord og Syd.

81 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -25 af 47 Af graf 5.1 nedenfor fremgår udviklingen i antallet af kørsler fra 2010 fordelt på planområder. Det er interessant at kigge på det samlede antal kørsler i et længere perspektiv med henblik på at undersøge, om ændringerne af leverandører og organisering i 2012 har haft en betydning for den samlede kørselsmængde. Dette kan ikke konstateres at være tilfældet, da stigningen i antallet af kørsler er jævn i planområdet fra Graf 5.1: Antal kørsler Antal kørsler Nord Midt Byen Syd Bornholm På grund af skift af leverandør i 2012 mangler validerede data for dette år. Graf 5.1 indeholder derfor ikke data for Den siddende patienttransport sker overvejende i forbindelse med ambulante behandlinger. Det er derfor interessant at undersøge, om der kan være en sammenhæng mellem udviklingen i antallet af ambulante besøg og udviklingen i antallet af kørsler. Graf 5.2: Antal ambulante besøg Antal ambulante besøg < Nord Midt Byen Syd Bornholm Data baseret på åben e-sundhed

82 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -26 af 47 Tabel 5.2: Forholdet mellem ambulante besøg og kørsler i 2013 og 2015 Planområde Nord 39% 36% Midt 33% 31% Byen 17% 16% Syd 11% 11% Bornholm 49% 43% TOTAL 23% 23% Det fremgår af graf 5.2 ovenfor, at der i perioden ligeledes er sket en stigning i antallet af ambulante behandlinger. Det fremtår af tabel 5.2, at forholdet mellem ambulante behandlinger og kørsler ikke har udviklet sig. Dermed forklarer stigningen i ambulante behandlinger udviklingen i antallet af kørsler. I 2016 var antallet af forgæves kørsler i Region Hovedstaden ca svarende til en andel på 6,1%. Der kan være flere årsager til, at kørsler er forgæves. For eksempel kan aftalen kørslen er bestilt til blive rykket eller aflyst, uden at patienten eller den pågældende afdeling får rykket aftalen for selve kørslen. En vis andel af forgæves kørsler kan formentlig ikke undgås, når kørslerne skal koordineres med aftaletider på hospitalerne. Diagram 5.1: Andel forgæves kørsler % 25% 20% 15% 10% 5% 0% Forgæves kørsler ,0% 7,5% 4,9% 6,1% 3,6% 3,0% Nord Midt Byen Syd Bornholm Total Af diagrammet ovenfor fremgår andelen af forgæves kørsler i 2016 fordelt på planområder. Særligt to forhold kan have væsentlig indflydelse på andelen af forgæves kørsler, som er lavest i planområde Syd og på Bornholm.

83 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -27 af 47 For det første har de to planområder til fælles, at patienterne bestiller deres kørsel via et kørselskontor. I planområde Syd ringer patienterne til Kørselsservice Syd, som er centralt for planområdet, og på Bornholm bestilles kørsler via Patientrejser. I de øvrige planområder er det den enkelte afdeling, der har ansvaret for bestilling af kørsel. Organiseringen kan variere hospitalerne imellem. Ovenstående graf giver derfor anledning til en hypotese om, at andelen af forgæves kørsler hænger sammen med organiseringen og praksis omkring visitation og bestilling, som taler for centralisering af denne opgave. For det andet er der forskel på systemunderstøttelsen til kørselsbestilling mellem planområderne. I planområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm bestilles kørslerne af Falck via systemet TAXI. I planområde Syd anvendes derimod Movias planlægningssystem Planet. I TAXI kan kørslerne bestilles op til et år inden aftalen, mens kørslen i Planet kan bestilles op til 14 dage inden. Det er en markant forskel i praksis. Det kan selvfølgelig være tidsbesparende og en fordel, når afdelingerne selv er ansvarlige for at bestille kørsel, at dette kan gøres samtidig med, der laves en aftale med patienten. Der kan imidlertid være en sammenhæng mellem andelen af forgæves kørsler og den pågældende systemunderstøttelse, hvilket dog ikke forklarer, at andelen er lavest på Bornholm, hvor TAXI anvendes. Som beskrevet indledningsvist sker afregningen med Falck på baggrund af et takstsystem med faste takster per planområde, mens flextrafik afregnes ud fra de faktiske driftsomkostninger per kørsel plus faste administrationstillæg. I 2016 blev der i alt anvendt 146,5 mio. kr. til de ca kørsler (jf. tabel 5.1), hvilket giver en gennemsnitlig pris per kørsel på 216 kr. Variationer mellem planområderne hænger blandt andet sammen med forskelle i geografi, og dermed forskellige takster i de planområder, hvor Falck varetager kørslen. Af tabel 5.3 og graf 5.3 nedenfor fremgår prisudviklingen per kørsel fordelt på planområder. De gennemsnitlige priser i planområde Syd er inklusive fordelte administrative omkostninger til Movia. Tabel 5.3: Gennemsnitlig pris per kørsel Gennemsnitlig pris per kørsel Nord Midt Byen Syd Bornholm Total Priser i hele kr.

84 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -28 af 47 Graf 5.3: Gennemsnitlig pris per kørsel Gennemsnitlig pris per kørsel Nord Midt Byen Syd Bornholm Det fremgår af tabellen og grafen ovenfor, at den gennemsnitlige pris per kørsel er højest i planområderne Nord og Bornholm. Den gennemsnitlige pris per kørsel er faldet mest i planområde Syd, hvor Movia varetager kørslen. Her er den gennemsnitlige pris per kørsel faldet fra 212 kr. i 2013 til 193 kr. per kørsel i Faldet i den gennemsnitlige pris per kørsel skyldes for det første, at Movia kører en årlig udbudsproces, som er med til at øge konkurrencen blandt vognmændene i det de byder ind på opgaven, og for det andet er der en vækst i flextrafik i perioden, hvormed mulighederne for at optimere samkørsel øges. Der ses også et fald i den gennemsnitlige pris per kørsel i planområde Nord fra 304 kr. i 2015 til 297 kr. i Som udgangspunkt er den gennemsnitlige pris i de planområder, hvor Falck varetager kørslen forholdsvis faste i perioden, da mindre udsving kun kan skyldes variationer i kørselsbehovene og dermed variationer i kørselstyper de pågældende år. Ændret kørselsbehov kan skyldes lokale initiativer. Det fremgår af tabellen og grafen ovenfor, at det planområde, hvor der er den laveste gennemsnitspris per kørsel er i Syd og at dette har udviklet sig fra i 2013 at være i planområde Byen. Selvom planområderne ikke er umiddelbart sammenlignelige pga. forskelle i geografi, trafikal trængsel og hospitalernes patientmix, giver det anledning til en hypotese om, at Movias gennemsnitlige pris per kørsel har udviklet sig til et niveau, der er mere fordelagtig for Region Hovedstaden, end der kan opnås ved EU-udbud. Følges kørsler kaldes også for servicerejser og betegner den type kørsler, hvor chaufføren bruger kørselstid på at følge patienten til og fra egen dør og til og fra hospitalsafdelingen. Hvorvidt en patient har behov for følges, vurderes ved visitation. I planområde Syd sker visitation til kørsel som udgangspunkt via Kørselsservice Syd, mens visitation i de øvrige planområder sker via de behandlende afdelinger på hospitalerne, hvor praksis kan variere.

85 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -29 af 47 I planområde Syd afregnes med tillæg i minutter til følges, mens Falck har en fast tillægstakst. Uanset afregningsform vil følges kørsler betyde længere kørselstid og en højere pris per kørt patient. I 2016 lå den gennemsnitlige pris per kørsel med følges mellem 318 kr. i planområde Nord og 206 kr. i Syd. Diagram 5.2: Andel følges kørsler 2016 Følges kørsler % 80% 60% 67,1% 69,6% 67,4% 60,0% 64,2% 40% 20% 0% Nord Midt Byen Syd Bornholm Af diagram 5.2 fremgår andelen af følges kørsler i Andelen af følges var lavest i planområde Syd og højest i planområde Midt. Andelene i diagrammet ovenfor giver anledning til en hypotese om, at den centrale visitation i planområde Syd bidrager til en lavere andel af følges. Ser man nærmere på udviklingen, er der dog sket en stigning i andelen af følges kørsler især i planområde Syd og på Bornholm, mens der i de øvrige planområder ses et fald i perioden. Samlet set er andelen af følges kørsler faldet fra 68,2% i 2013 til 66,2% i Udviklingen er illustreret i graf 5.4. Graf 5.4: Følges kørsler % 80% 70% 60% 50% 40% Følges kørsler Nord Midt Byen Syd Bornholm

86 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -30 af 47 Det kan på baggrund af analysen ikke konkluderes, om forskelle i andelene af følges kørsler mellem planområder skyldes forskelle i praksis omkring visitation, eller om det er udtryk for forskelle i patientsammensætning og reelle forskelle i patienternes behov. Ved ledsaget kørsel har patienten egen hjælper, for eksempel en pårørende, med under hele kørslen. Hvorvidt en patient har behov for at medtage en ledsager under kørslen vurderes ligesom med følges kørsler ved visitationen. Hvis efterspørgsel er udtryk for et ønske, men ikke vurderes som et behov for patienten, skal den pågældende ledsager som udgangspunkt selv sørge for transport til og fra hospitalet. Diagram 5.3: Kørsler med ledsager % 25% 20% 15% 10% 5% 0% Kørsler med ledsager ,2% 15,5% 15,3% 13,3% 10,1% Nord Midt Byen Syd Bornholm Af diagram 5.3 fremgår andelen af kørsler med ledsager i Denne andel var højest på Bornholm og lavest i Nord. Graf 5.5: Andel kørsler med ledsager % 15% 10% 5% 0% Kørsler med ledsager Nord Midt Byen Syd Bornholm

87 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -31 af 47 Det fremgår af graf 5.5 ovenfor, at der i perioden er sket en udvikling mod flere kørsler med ledsager i planområde Syd. I planområde Byen ses et fald i perioden. Afregning for ledsaget kørsel med Falck sker med et fast tillæg på 79 kr., mens en ledsaget kørsel ved Movia pålægges et tillæg per ledsager svarende til det faste administrationstillæg på 26 kr. Uanset afregningsform betyder ledsaget kørsel en højere pris for den pågældende kørsel, da en ledsager optager et sæde i vognen. På den anden side bidrager en ledsager til at nedbringe rejsetiden for den pågældende vogn samlet set, da patienter med ledsager som udgangspunkt ikke har behov for følges. Der er dog eksempler på kørsler med både følges og ledsager. I 2016 lå den gennemsnitlige pris per kørsel med ledsager mellem 358 kr. i planområde Nord som det højeste og 255 kr. i Byen som det laveste. Da en ledsager potentielt nedbringer den samlede kørselstid for en vognrunde, kan et fokus på at tilbyde patienterne at medbringe en ledsager ved en flexordning bidrage til at nedbringe følges ture og dermed pris per kørsel. Den samme økonomiske gevinstmulighed ses ikke ved afregning efter faste takster.

88 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -32 af 47 I 2012 blev det besluttet at lade planområde Syd overgå til flextrafik, mens de øvrige planområder gik i begrænset EU-udbud. Planområde Syd blev vurderet som det geografiske område, hvor der på daværende tidspunkt var størst mulighed for at opnå synergi med den øvrige flextrafik herunder den siddende patientbefordring i Region Sjælland. I perioden er der sket et jævnt prisfald i både planområde Syd og i Region Sjælland. Et yderligere fald i den gennemsnitlige pris per kørsel i de kommende år er derfor forventeligt. Udover vækst i flextrafik og dermed øgede muligheder for samkørsel, er konkurrence i de årlige udbudsrunder samt en indsats for at nedbringe forgæves kørsler også medvirkende årsager til prisfald. Region Hovedstaden har mulighed for at udvide aftalen om flextrafik, så denne også dækker planområderne Nord, Midt og Byen. Movias flextrafik omfatter regionale og kommunale flexordninger, og Movia koordinerer og optimerer sin kørselsplanlægning på tværs af ordningerne. Siden Region Hovedstadens tilslutning til ordningen i 2012 for planområde Syd, har flere kommuner i regionen indgået aftaler med Movia om flextrafik. Kortene nedenfor illustrerer tilslutningen til flextrafikken i henholdsvis 2012 og Flextrafik i 2012 og Kilde: Movia 2017

89 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -33 af 47 Det fremgår af kortene ovenfor, at flere kommuner har tilsluttet sig flextrafik siden 2012, herunder Københavns Kommune. Ifølge Movia er der fortsat efterspørgsel fra kommuner om Region Hovedstadens tilslutning til flextrafik. Det kan derfor formodes, at flere kommuner vil tilslutte sig såfremt Region Hovedstaden udvider sin aftale med Movia. Dermed vil grundlaget for kørselsplanlægningen blive bedre i de kommende år, hvilket vil bidrage til en reduktion i pris per kørsel. Grafen nedenfor illustrer prisudviklingen i flextrafikkens driftsomkostninger per rejseminut fra Graf 6.1: Prisudvikling i flextrafik kr. 9,00 kr. 8,00 kr. 7,00 kr. 6,00 kr. 5,00 Driftsomkostninger per direkte rejseminut ekskl. administrative omkostninger 8,31 8,22 8,22 8,04 6,97 7,65 7,37 6,63 7,23 6,89 6, ,83 6,47 Gnst. Flextrafik Planområde Syd, Region Hovedstaden Region Sjælland Der er foretaget en vurdering af de forventede priser per kørsel i planområder Nord, Midt og Byen med udgangspunkt i kørselsdata for de pågældende planområder fra 2016 og 2017 ved sammenligning med Region Sjælland og Planområde Syd. Resultaterne fremgår af tabel 6.1. Det antages, at planområde Midt og Byen er sammenlignelige med Planområde Syd i forhold til andelen af Børne- og Ungepsykiatriens patienter samt trafikalt i forhold til kørselsforhold og kørselstid inden for de samme kørselsdistancer. Ligeledes antages, at planområde Nord er sammenligneligt med Region Sjælland.

90 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -34 af 47 Tabel 6.1: Estimat af pris per kørsel (eksklusive forgæves kørsler) Planområde Metode og antagelser Estimeret pris per kørsel* Nord Enhedspris er estimeret som et gennemsnit af priser i Region Sjælland vægtet ift. afstandsintervaller i 10 km priser 2017 priser Nuværende gennemsnitlig pris per kørsel** Midt Enhedspris er estimeret som et gennemsnit af priser i planområde Syd vægtet ift. afstandsintervaller i 10 km Byen Enhedspris er estimeret som et gennemsnit af priser i planområde Syd vægtet ift. afstandsintervaller i 10 km Priser i hele kr. *Inklusive fordelte administrative omkostninger til Movia **Gennemsnitlig pris afviger fra resultaterne i omkostningsanalysen. Estimaterne er baseret på data fra kørselssystemet TAXI, svarende til 97% af kørslerne i Falcks faktureringsdata, som omkostningsanalysen er baseret på. Årsagen er, at faktureringsdata ikke indeholder oplysninger om afstande mellem kørselsdestinationer. I beregning af ovenstående estimater er en langdistancekørsler ud af regionen udeladt. Denne type kørsler er der forholdsvist få af, som primært varetages af Falck. Dertil er prisen for kørslerne langt højere. Ved beregning af estimerede kørselspriser påvirker denne type kørsler derfor resultatet uhensigtsmæssigt. Estimater er forbundet med en vis usikkerhed, særligt for planområde Byen, da andelen af Børn- og ungepsykiatriens patienter og trafikale forhold, som er de faktorer, der har væsentligst indflydelse på gennemsnitsprisen per kørsel, aldrig vil være identisk med sammenligningsgrundlaget. De trafikale forhold i Byen kan betyde, at det tager længere tid per kørt kilometer end i planområde Syd. Dertil betyder forholde omkring destinationer, at det tager længere tid at følge en patient. Det betyder, at ovenstående estimater for Byen kan være underestimeret. På den anden side kan densiteten af patienter i byen give større samkørselsmuligheder, hvilket kan betyde at ovenstående gennemsnitspris for Byen er overestimeret. Den gennemsnitlige pris per kørsel har i perioden dog været i samme størrelsesorden i planområde Syd og Byen, hvilket også afspejler sig i ovenstående resultat.

91 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -35 af 47 I ovenstående estimater er der ikke taget højde for muligheder for samkørsel på tværs af planområderne. Dette forhold bidrager generelt til en overestimering af ovenstående priser per kørsel.

92 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -36 af 47 Den siddende patentbefordring var i begrænset EU-udbud i 2012 for planområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm. Ved udbuddet var der en række krav, som virksomhederne skulle leve op til. Overordnet set gik opgaven på, at virksomheden skulle varetage kørselsplanlægning, -disponering og selve kørslen. Siden udbuddet i 2012 har udviklingen i antallet af aktører på markedet, der vurderes kvalificerede til at byde på opgaven i forbindelse med et udbud, været næsten uændret. Det er dermed forventeligt, at det er de samme virksomheder, der ville indsende et tilbud i forbindelse med et udbud i Tabel 7.1: Virksomheder der afgav tilbud ved udbuddet i Handicap- Befordring A/S Frederikssund Handibusser Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Nord Midt Byen X X X X VBT A/S X X X X Falck Danmark X X X X A/S Delaftale 4 Bornholm Ud over ovenstående virksomheder blev TaxiNord og DanTaxi Administration A/S prækvalificerede til at afgive et tilbud i 2012, men afgav ikke bud i den endelige udbudsrunde. Siden 2012 har TaxiNord ikke længere vognmænd på Bornholm, og DanTaxi Bornholm er således det eneste taxi-bestillingskontor på Bornholm. Dertil har Hovedstadens Beredskab tilkendegivet interesse for at varetage den siddende patientbefordring i hovedstadsområdet, hvor virksomheden muligvis vil byde på delaftale 3, som omfatter planlægningsområde Byen, i forbindelse med et udbud. Samlet set giver dette et billede af et begrænset antal aktører på markedet for den siddende patientbefordring og dermed en begrænset konkurrence. I 2016 gennemførte Deloittes en benchmark-analyse af patientbefordring i regionerne for Finansministeriet. På baggrund af denne analyse anbefaler Deloitte blandt andet at frem- 4 Kilde: Region Hovedstaden; Evalueringsrapport vedrørende begrænset EU-udbud nr. 2012/S ; juni 2012.

93 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -37 af 47 me konkurrencen blandt udbydere på markedet 5. Dette kan blandt andet ske ved at incource administrative og omkostningstunge dele af ydelsen, som afholder mindre virksomheder fra at byde ind på opgaven. En mulighed er at overveje perspektiverne i at overdrage ansvaret for kørselsplanlægning- og disponering til Den Præhospitale Virksomhed, som det i dag er tilfældet med den liggende patienttransport. Der er dog store forskelle i befordringstypers volumener. Den liggende patienttransport omfatter ca kørsler om året og den siddende patientbefordring ca kørsler. Dertil er der forskel i disponeringsopgaven, da den siddende befordring er en samkørselsordning. I Movias forretningsmodel drifter Movia planlægnings- og disponeringssystemerne på tværs af en række underleverandører, hvormed den enkelte vognmands udgifter begrænser sig til at omfatte selve kørslen og vedligehold af køretøjer. Modellen kan således siges at imødekomme anbefalingen om at øge konkurrencen på markedet. 5 Deloitte; Kortlægning af befordringsområder, Tilbagemelding til Region Hovedstaden; Januar 2017.

94 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -38 af 47 Denne delanalyse belyser børne- og ungdomspsykiatriens dagambulatoriers behov og udfordringer i forbindelse med kørsel. Delanalysen tydeliggør, at de nuværende krav og særaftaler for kørsel af denne patientgruppe skal gennemgås i forbindelse med forestående kontraktfornyelse. Kørslen af børne- og ungdomspsykiatriske patienter udgør 0,9% af den siddende patientbefordring og 0,9% af de samlede udgifter. Særlige kvalitetskrav for denne gruppe af patienter har således begrænset indflydelse på de samlede udgifter til siddende patientbefordring. Samtidig har kørslen og kvaliteten af denne indflydelse på patienternes behandlingsparathed og dermed de samlede omkostninger til et behandlingsforløb. Analysen er baseret på et fælles interview med udviklingschef på ambulatorierne i Glostrup, Henrik I. Andersen, og afdelingssygeplejerskerne Tanja Hedin, Rikke Tafdrup og Helle H. Rosebjerg samt telefoninterview med afdelingssygeplejerske Christine Mølskov Haarslev fra børne- og ungdomspsykiatrien i Hillerød. Ambulatorierne i Glostrup er omfattet af ordningen ved Movia, mens ambulatorierne i Hillerød er omfattet af ordningen ved Falck. Børne- og ungdomspsykiatrien har matrikler beliggende i Glostrup, Hillerød og på Bispebjerg. Dagambulatorierne retter sig mod patienter i forskellige aldersgrupper, hvor et behandlingsforløb typisk er på ca. 8 uger, med behandling dagligt i hverdagene. Ambulatoriet for spæd- og småbørn, kun beliggende i Glostrup, omfatter 0-3årige børn og deres mødre. Dertil er der ambulatorier for børn i alderen 3-7 år og for børn i alderen 6-13 år. For spæd- og småbørnsgruppen er det ofte moderen, der er patienten. I Glostrup benyttes kørsel til alle tre ovenstående grupper, mens det i Hillerød kun gælder gruppen af 6-13årige. Karakteristisk for patientgruppen er, at der er tale om psykisk sårbare patienter. Det betyder, at der er behov for forudsigelighed og kontinuitet i hverdagen, også når det gælder kørslen til og fra behandlingen i dagambulatorierne. For en patient ville det optimalt set være den samme chauffør, der varetog kørslen til og fra behandling i den periode, behandlingen tager, tidspunktet for afhentning og aflevering ville være nøjagtigt og kørselstiden så kort som muligt.

95 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -39 af 47 Ved den nuværende ordning bestilles typisk solokørsel til patienterne, hvorved der ikke er øvrige rejsende med i vognen samtidig med. Spæd- og småbørn samt 3-7årige ledsages almindeligvis af en forælder, mens den ældre gruppe børn og unge typisk rejser alene. Der er særlige krav til chaufføren ved afhentning og aflevering af patienterne. Børn og unge skal ved de nuværende aftaler afleveres til en voksen, uanset om patienten køres til behandling, hjem eller anden destination som for eksempel skole eller fritidsaktivitet. Ved den nuværende aftale med Movia er det kun nogle af vognmændene, der leverer kørsel for børne- og ungdomspsykiatrien. Personalet oplever jævnligt uheldige episoder med chauffører i Glostrup, som er omfattet af planområde Syd. Af eksempler nævner personalet, at chauffører har spurgt patienten om destinationen eller har haft øvrig samtale under kørslen. Der er også eksempler på, at patienter ikke er afleveret til en voksen, som er et servicekrav for denne patientgruppe. Som konsekvens oplever personalet for eksempel udadreagerende børn, og børn der ikke deltager aktivt i dagambulatoriets aktiviteter og dermed behandlingen. Mangelfuld kørsel af den ene eller anden årsag kan således resultere i manglende behandlingsparathed hos patienterne og dermed mindre effektive og længere behandlingsforløb. Der er således en behandlingsmæssig omkostning forbundet med sådanne hændelser. I Hillerød oplever personalet stabilitet i gruppen af chauffører, der varetager kørslen. Det betyder, at chaufførernes ansigter er velkendte for børnene, hvilket skaber tryghed. Personalet i dagambulatorierne i Glostrup har blandt andet oplevet, at chaufføren ikke er klar over, ved hvilken bygning patienten skal sættes af ved, at der ikke er barnesæde i vognen som bestilt, og at patienten ikke afleveres til en voksen som aftalt. Samtidigt beskriver personalet den nuværende kravspecifikation til kørslen som værende for løs til at kunne imødekomme kørselsbehovene for patientgruppen. De oplevede problematikker tyder på, at der er potentiale i at konkretisere kørselstyperne og destinationerne og i at gennemgå arbejdsgangen i bestillingen af kørsel for dermed at optimere kommunikationen mellem den bestillende afdeling, leverandør og chauffør. Destinationer kan konkretiseres via GPS koordinator i kørselssystemet. Kørselstyper kan muligvis konkretiseres yderligere ved at skelne mellem forskellige typer af følges. For eksempel kan man forestille sig en type følges, der indebærer, at patienten afleveres til en voksen, således at dette bliver en bestilt kørselstype frem for at være en serviceaftale for en specifik patientgruppe. Dog kan en sådan konkretisering risikere at nå en detaljeringsgrad, der øger kompleksiteten for personalet ved bestilling af kørsel. En øget detaljeringsgrad er også udtryk for øget kvalitet, hvilket kan få betydning for den gennemsnitlige pris per kørsel. Dog må det også forventes, at en yderligere konkretisering styrker forventningsafstemningen mellem personale og leverandør og dermed vil resultere i bedre kvalitet med mindre risiko for at påvirke behandlingsforløbene.

96 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -40 af 47 I Hillerød oplever personalet ikke de samme problemer og man har indtrykket af, at chaufførerne har et godt overblik over området. Der er dog også forskel på de geografiske forhold, ligesom kørselsvolumen er mindre i Hillerød. Personalet i Glostrup har oplevet uheldige situationer, der kan betragtes som manglende forståelse blandt chaufførerne for, hvilken gruppe af patienter de kører med. Af eksempler fremhæves, at patienter spørges ind til deres diagnose, at der kommenteres på behandlingen samt uheldige reaktioner på spædbarnsgråd og behov for bleskift under kørslen. Selvom der muligvis kun er få tilfælde af denne karakter, har de enkelte episoder stor konsekvens for den enkelte patients behandlingsforløb. For at forebygge sådanne episoder har børne- og ungepsykiatrien ved flere lejligheder afholdt introduktionsmøder for at informere chaufførerne om opgaven og den risiko for at påvirke behandlingsforløbene, der er forbundet med at køre med børn- og ungepsykiatriske patienter. Problemet og de ressourcer, personalet skal bruge på at forebygge uheldige hændelser, stiger desto større udskiftning, der er blandt chaufførerne. I planområde Syd er tiltaget med, at ikke alle vognmænd kører denne patientgruppe, en indsats for at imødekomme problematikken. Der er en oplevelse af, at der er færre hændelser i de områder, hvor Falck kører, hvilket kan være forbundet med en mindre udskiftning af chauffører ved denne ordning end ved Movias ordning. Nogle af de episoder, personalet fremhæver, kan også betragtes som udtryk for, at chauffører har behov for at skynde sig videre til den næste kørsel. Incitamentet hertil kan være forbundet med, at den enkelte chauffør afregnes efter fast takst per kørsel eller efter distance frem for tidsforbrug. I Hillerød bruges også ressourcer på at introducere de nye chauffører, men personalet har indtryk af en mere stabil gruppe af chauffører. Dertil oplever de at chaufførerne giver sig den tid, der skal til ved afhentning og aflevering af børnene. Det er med til at skabe tryghed blandt både børnene og deres forældre. Af fremadrettede tiltag kan der for eksempel ses på muligheden for at systematisere og styrke den indsats, der allerede er for at informere nye chauffører om patientgruppens særlige behov. Der kan også ses nærmere på klagegangen, registreringen heraf og den efterfølgende opfølgning med den pågældende chauffør efter en hændelse. Muligheden for at sikre fastholdelse af samme gruppe chauffører skal undersøges.

97 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -41 af 47 På det administrative niveau beskriver personalet samarbejdet med Movia som imødekommende og løsningsorienteret. For eksempel har man holdt månedsmøder for at finde løsninger på de oplevede problemer. For at imødekomme udfordringer med bestilling af kørsel er dette i en periode på 3 måneder sket via Movias administration. De nuværende problemer, personalet oplever med Movia, er således relateret til episoder med enkelte chauffører. I Hillerød har personalet en god oplevelse af samarbejdet både administrativt og med chaufførerne.

98 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -42 af 47 Den siddende patientbefordring i Region Sjælland omfatter kørsler med flextrafik, Taxa og patientbusser. Movia varetager siddende patientbefordring i hele regionen, hvor flextrafikken udgør ca. 93% af kørslerne, taxikørsel ca. 1% og befordring med patientbusser ca. 6% 6. I 2016 omfattede den siddende patienttransport i alt siddende kørsler, hvoraf blev kørt af flextrafik samt taxakørsel. Andelen af forgæves kørsler i Region Sjælland lå i 2016 på 2,7%, hvilket er lavere end i Region Hovedstaden, hvor andelen lå på 6,1% i Region Sjælland har også en del siddende patientbefordring ud af regionen, hvilket blandt andet omfatter kørsler til Rigshospitalet. Det er til denne befordring, at Region Sjælland har fire specialindrettede patientbusser. I 2016 udgjorde befordring med patientbusserne kørsler 6. I Region Sjælland gøres enhedsprisen på den siddende patientbefordring ved flextrafik op per rejseminut. Årsgennemsnittet på prisen per rejseminut er faldet fra 7,55 kr. i 2012 til 6,38 kr. i Det gennemsnitlige årlige prisfald i perioden 2014 til 2016 er på 3%, hvilket er samme størrelsesorden som i planområde Syd i Region Hovedstaden. Faldet er sket i en periode, hvor der samtidig er sket en stigning i den gennemsnitlige rejselængde i Region Sjælland fra 35,4 km. i 2012 til 37,6 km. i Præhospital direktør Benny S. Jørgensen og sektionsleder Søren B. Jensen oplever, at Movia er effektive til at disponere og planlægge kørslerne. Dertil vurderer de, at Movias model er skalerbar, og at flextrafikken er gearet til at køre i et større geografisk område i Region Hovedstaden end i dag. Endelig bemærkes det, at Movia har vist sig som en god samarbejdspartner, når det handler om løbende at finde nye løsninger, der gør det muligt løbende at optimere driften. Af tiltag fremhæves implementeringen af hvilende kørsel og mødesteder på hospitalerne, som er beskrevet nærmere nedenfor. Til forskel fra Region Hovedstaden er både den liggende og den siddende patientbefordring i Region Sjælland organiseret med samlet budget i Det Præhospitale Center. Organiseringen med et samlet budget gør det lettere løbende at optimere ydelsen ved for eksempel at se på mulige tiltag på tværs af liggende og siddende befordring. I Region Ho- 6 Region Sjælland, Præhospitalt Center; Statusrapport for Præhospitalt Center 2016; Februar 2016

99 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -43 af 47 vedstaden afholdes udgifterne til liggende patientbefordring af Den Præhospitale Virksomhed, mens udgifter til den siddende patientbefordring afholdes af den afdeling, som bestiller kørslen. I Region Sjælland er organisering omkring visitation og bestilling til siddende patientbefordring centraliseret via enheden Befordringsservice, som udgøres af 24 fastansatte befordringskonsulenter, 11 studentermedhjælpere og en sektionsleder. De fastansatte er hovedsageligt lægesekretærer og HK ere. De ansatte behandlede i 2016 knap telefoniske henvendelser fra personale og patienter vedrørende siddende patientbefordring 7. Visitation til kørsel sker således telefonisk efter et fast skema. Befordringsservice behandler også patienters ansøgninger om befordringsgodtgørelse, og der går ca. 7 fuldtidsstillinger til denne sagsbehandling 8. Det betyder, at der er ansat ca. 4 fastansatte og 3 studentermedhjælpere per årlige kørsler. Ifølge præhospital direktør Benny S. Jørgensen og sektionsleder Søren B. Jensen har den centraliserede visitation og kørselsbestilling vist sig omkostningseffektiv i Region Sjælland, og de oplever ikke problemer med, at kontakten til patienterne er telefonisk. Dertil har centraliseringen ikke nødvendigvis medført en strammere visitation. Udgangspunktet er, at patienter bestiller kørsel med og uden følges eller ledsager, fordi de har behov for og er berettiget hertil. I Region Sjælland omfatter den siddende patientbefordring typen hvilende kørsler, hvortil nogle flexvogne har specialindrettede hvilesæder. Dette tiltag har flyttet kørsler fra den liggende patientbefordring til den mindre omkostningstunge siddende patientbefordring. Når der vurderes tiltag, hvor patienter flyttes fra én befordringstype til en anden, er det vigtigt at være opmærksom på chaufførernes rolle, og i hvilket omfang chauffører kan have et ansvar for den givne patientgruppe under befordring, eller om der bør være sundhedsfagligt personale til stede. I Region Sjælland har man i de senere år indrettet mødesteder på hospitalerne, der fungerer som af- og påsætningssteder. Movias vogne er indstillet til at køre til de pågældende mødesteder, og som udgangspunkt sættes patienterne af her. Det viser sig, at det med indretningen af faste mødesteder er lettere for patienterne at finde vej til afdelingerne selv, hvilket har reduceret andelen af følges kørsler på hospitalerne til under 40% i I Region Hovedstaden var andelen af følges kørsler på 66% i Der kan dog være andre faktorer, såsom geografi og indretning af hospitaler, der har indflydelse på andelen af føl- 7 Kilde: Region Sjælland, Præhospitalt Center; Det præhospitale område 2016; Februar Kilde: Præhospital direktør i Region Sjælland Benny S. Jørgensen

100 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -44 af 47 ges. Med en lavere andel følges kørsler er der tilsvarende mere tid til kørselsrunderne. Det betyder bedre mulighed for kørselsplanlægning inden for det pågældende servicevindue og kortere kørselstid for den enkelte patient.

101 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -45 af 47 I dette afsnit beskrives grundlaget for analysen af den siddende patientbefordring og de anvendte metoder. Analysen omfatter en brugerundersøgelse i form af telefoninterviews blandt patienter. Der er i alt gennemført 700 telefoninterviews, hvoraf de 200 telefoninterviews er med patienter i planområde Syd. De 200 interviews er gennemført i oktober 2016 som en del af Movias årlige brugerundersøgelse af flextrafik. Dertil er der gennemført 500 telefoninterviews med patienter i planområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm. De 500 interviews er gennemført i juni 2017 efter samme metode og baseret på et tilpasset spørgeskema. De 500 telefoninterviews med patienter i planområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm er gennemført af analyseinstituttet MEGAFON, som har gennemført den tilsvarende undersøgelse for Movia. Dermed er der sikret stringens i indsamlingsmetoden, ligesom stikprøvestørrelser og vægtning i forhold til baggrundsvariable baserer sig på de samme principper. Denne stringens i metode er vigtigt i forhold til sammenligning af resultaterne på tværs af regionens planområder og dermed også en sammenligning af patienternes oplevelse af den siddende patientbefordring varetaget af henholdsvis Movias flextrafik og Falck. Omkostningsanalysen baserer sig på kørselsdata for aktivitet og økonomi for de fire hele år i perioden Analysen begrænser sig til at kigge på aktivitets- og økonomidata for denne periode, da 2012 var en overgangsperiode med forventelige tilpasninger i driften. Data for planområde Syd leveres af Movia, som trækkes fra kørselssystemet Planet, mens data for planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og Bornholm baserer sig på valideret regnskabsmateriale fra Falck. Da der er tale om data, som danner grundlag for fakturering for kørslen mellem hospitalerne og henholdsvis Movia og Falck, er data på væsentlige parametre såsom kørselstype og omkostninger af høj kvalitet og validitet.

102 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -46 af 47 Movias analyseafdeling har bidraget med kørselsdata til analysen, som muliggør estimering af enhedspriser for planområderne Nord, Midt og Byen samt vurdering af udvikling i flextrafikken. Dertil inkluderer analysen en sammenligning med Region Sjælland, hvor kørselsdata er leveret af Movia med tilladelse fra Region Sjælland. Ved estimering af enhedspriser på flextrafik anvendes data trukket fra kørselssystemet TAXI og leveret af Center for IT, Medico og Telefoni. Data er ikke lige så fyldestgørende som regnskabsmaterialet valideret af Falck, men dækker 97%. Bevæggrunden for at benytte dette materiale er, at regnskabsmaterialet ikke indeholder oplysninger om kørselsdistancer. Markedsvurderingen baserer sig på forrige udbuds evalueringsrapport samt administrationens indkøbsafdelings kendskab til markedet. Der er derfor gennemført særskilte interviews med personale fra børne- og ungdomspsykiatrien for at synliggøre patientgruppens særlige behov og udfordringer, så der kan tages højde for dette ved kontraktfornyelse. Erfaringerne fra Region Sjælland baserer sig, udover skriftligt materiale med årsopgørelser, på et besøg i Det Præhospitale Center og mødet med Benny S. Jørgensen, som er præhospital direktør i Region Sjælland, samt Søren B. Jensen, som er sektionsleder for Befordringsservice i centret.

103 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 1 - Side -47 af 47

104 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -1 af 11 Center for Økonomi Budget og Analyse Kongens Vænge 2 DK Hillerød BILAG 2 Opgang Blok C Afsnit 1. sal Til: Forretningsudvalget og regionsrådet Telefon Mail oekonomi@regionh.dk Web CVR/SE-nr: Dato: 1. september 2017 VURDERING AF ØKONOMISKE POTENTIALER VED EN ALTERNATIV MODEL FOR SIDDENDE PATIENTBEFORDRING I REGION HOVEDSTA- DEN FRA 2018 Region Hovedstadens kontrakter med Falck vedrørende siddende patientbefordring udløber oktober 2018 og kan ikke forlænges. Falck varetager i dag opgaven i fire af Region Hovedstadens fem planlægningsområder svarende til ca. 80% af den siddende patientbefordring i regionen. I område Syd varetages den siddende patientbefordring af Movias flextrafik, og såfremt aftalen med Movia skal udvides, skal dette ifølge kontrakten varsles et år i forvejen. Der skal derfor tages stilling til, hvilke planlægningsområder der skal i nyt udbud, eller om den siddende patientbefordring skal overgå til flextrafik i flere planlægningsområder i En brugerundersøgelse gennemført i forbindelse med administrationens analyse af siddende patientbefordring i Region Hovedstaden viser, at regionen med de nuværende ordninger ved Falck og Movia leverer en god service til patienterne. Mellem 87% og 88% er tilfredse eller meget tilfredse med ordningerne. Samlet set kan det ikke konkluderes, at der er forskel i den oplevede kvalitet ved de to ordninger. Som trafikselskab fungerer Movia således, at selskabet varetager kørselsplanlægningen, mens selve kørslen årligt udbydes til og varetages af en række private vognmænd. Dertil er Movia oprettet med hjemmel i Lov om trafikselskaber med det formål at varetage offentlig servicetrafik. Som følge heraf kan Movia med en beslutning i regionsrådet derfor varetage regionens udbudsforpligtelse vedrørende siddende patientbefordring, som det ved den nuværende ordning er tilfældet i planlægningsområde Syd. Regionsrådet har med Budget 2017 også besluttet, at der skal ses nærmere på forskelle mellem regioner og hospitaler på området, og om der er grundlag for at justere for eksempel organiseringen eller visitationen 1. Det er politisk besluttet, at der skal effektiviseres for 10 mio. kr. om året. 1 I henhold til Bekendtgørelsen om befordring og befordringsgodtgørelse efter Sundhedsloven har en person ret til befordring eller befordringsgodtgørelse, hvis personen modtager pension, afstanden til hospitalet, hvor den nødvendige

105 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -2 af 11 I dette notat præsenteres en alternativ model, som ved realisering i 2018 forventes at resultere i en gennemsnitligt lavere enhedspris per kørsel til samme serviceniveau for patienterne som i dag. Samlet set forventes en gevinst på mellem 1,9 mio. kr. og 3,2 mio. kr. i 2018 og mellem 8,9 mio. kr. og 14,1 mio. kr. i 2019 i forhold til at fortsætte med den nuværende model. Dertil forventes modellen at give de bedst mulige forudsætninger for at arbejde med yderligere optimeringstiltag fremadrettet. På baggrund undersøgelsen af patienternes tilfredshed med de nuværende ordninger ved Falck og Movia forventes alternativet at kunne implementeres, uden at dette er på bekostning af den oplevede kvalitet. Den alternative model Den alternative model afspejler administrationens anbefalinger om øget andel flextrafik og centralisering af visitation og bestilling med forventning om effekt i form af færre forgæves kørsler og lavere gennemsnitlig pris per kørsel. Modellen anbefales på baggrund af en analyse gennemført med henblik på at synliggøre, hvilken samlet model for visitation, kørselsbestilling, kørselsplanlægning/-disponering og kørsel, som fremadrettet både kan frigøre økonomiske ressourcer og fortsat sikre et højt serviceniveau over for patienterne. Jf. Siddende patientbefordring, Analyse og forberedelse af udbud, April-Juni Den alternative model svarer til en udbredelse af den nuværende model i planlægningsområde Syd med flextrafik og Kørselsservice Syd, som blev etableret i 2012 med henblik på at afprøve modellen i Region Hovedstaden. Ifølge analysen har modellen vist sig at levere befordring til patienterne af høj kvalitet til færre omkostninger. Modellen indebærer en udvidelse af den nuværende aftale med Movia, således at flextrafik fra oktober 2018 dækker planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og Syd. Kontrakten med Movia vil således dække det størst mulige geografiske område i Region Hovedstaden. Planområde Bornholm er ikke omfattet af muligheden for flextrafik og skal derfor fortsat i udbud minimum hvert 6. år. Dertil viser analysen, at der er en sammenhæng mellem organiseringen omkring visitation og bestilling samt andelen af forgæves kørsler, således at der ses en lavere andel af forgæves kørsler ved en central organisering af opgaverne. Beregningerne i dette notat baserer sig derfor på en centraliseret model med en lavere andel af forgæves kørsler til følge. I dag er opgaverne imidlertid fordelt på flere medarbejdere på hospitalsafdelinger, særligt i planlægningsområderne Nord, Midt og Byen. Flytning af arbejdsopgaver, som er fordelt på flere medarbejdere, der i praksis løser flere forskellige opgaver, kan være en svær proces afhængig af den lokale arbejdsfordeling. Derfor anbehandling efter visitation kan finde sted, overstiger 50 km, eller personens tilstand udelukker befordring med offentlige transportmidler, herunder bus, tog og færge. Side 2

106 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -3 af 11 befales, at de praktiske muligheder for centralisering af opgaverne i Region Hovedstaden afdækkes nærmere, inden der træffes beslutning herom. Lavere gennemsnitlig pris per kørsel Der er flere grunde til at anbefale en udvidelse af kontrakten med Movia. Prismæssigt kan der konstateres et jævnt fald i flextrafikken de seneste år, og et lignende prisfald kan derfor forventes i Region Hovedstaden i de kommende år. Region Hovedstaden afregner med Movia på baggrund af de faktiske driftsomkostninger samt faste administrative tillæg per kørsel. Dermed resulterer faldende priser i umiddelbar besparelse for regionen. Prisfaldet hænger både sammen med en øget konkurrence på markedet grundet Movias forretningsmodel med årlige udbudsrunder og øget grundlag for samkørsel af passagerer. Nedenstående graf viser prisudviklingen opgjort i gennemsnitlig pris per direkte rejseminut eksklusive administrative omkostninger i Region Sjælland, hvor flextrafikken 93% af den siddende patientbefordring, Planområde Syd og i flextrafikken samlet set kr. 8,50 kr. 8,00 kr. 7,50 kr. 7,00 kr. 6,50 kr. 6,00 kr. 5,50 kr. 5,00 8,31 8,22 8,22 8,04 Driftsomkostninger per direkte rejseminut ekskl. administrative omkostninger 6,97 7,65 7,37 6,63 7,23 6,89 6, ,83 6,47 Gnst. Flextrafik Planområde Syd, Region Hovedstaden Region Sjælland Administrationens analyse viser, at Movia kan gennemføre kørsler i planområde Nord, Midt og Byen til en gennemsnitligt lavere pris per kørsel inklusive fordelte administrative omkostninger end ved den nuværende aftale med Falck. Forskellen i prisen per kørsel for de tre planområder samlet set er mellem 7 kr. og 18 kr. 2 per kørsel med den største prisreduktion i planområde Nord og Midt. Det svarer til, at den gennemsnitlige pris per kørsel skal være mindst 7 kr. lavere ved udbud, end ved nuværende aftale, for at det kan svare sig fortsat at holde fast i udbudsmodellen. Den gennemsnitlige pris per kørsel ved udbud efter oktober 2018 kendes ikke, men det vurderes, at der er et begrænset antal udbydere på markeredet, som har en virksom- 2 Nedre grænse er baseret på 2016 priser og øvre grænse er baseret på 2017 priser for flextrafik. Side 3

107 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -4 af 11 hedsmæssig volumen til at varetage opgaven til samme kvalitet som ved nuværende leverandør. I en analyse gennemført af Deloitte for Finansministeriet i starten af 2017 anbefales at øge konkurrencen på markedet. Øget grundlag for samkørsel Et øget grundlag for samkørsel som følge af en øget kommunal tilslutning til Movias flextrafik de seneste år er også bidragende til flextrafikkens prisfald. Øget samkørsel betyder rent praktisk, at chaufførerne har mulighed for at køre med flere passagerer i vognene inden for de aftalte servicetider. Dermed er der flere passagerer, en vognrundes driftsomkostninger skal fordeles på. Movia har fra 2017 indgået aftale med Københavns Kommune om flextrafik på socialområdet, hvilket har øget kørslen i planlægningsområde Byen. Der forventes yderligere kommunal tilslutning til flextrafik de kommende år, såfremt Region Hovedstaden udvider aftalen med Movia. De forventelige fremadrettede samkørselsmuligheder vil bidrage til yderligere prisfald. Dertil har de øgede samkørselsmuligheder en miljømæssig gevinst. Reducerede transaktionsomkostninger Overgang til flextrafik medfører fremadrettet en reduktion i de økonomiske og kvalitetsmæssige transaktionsomkostninger, der er forbundet med jævnlige regionale udbud og potentielle skift af leverandører. Flextrafik håndterer de løbende udbud og aftaler med leverandører af selve kørslen, og der vil derfor fremadrettet skulle bruges færre ressourcer til at håndtere udbudsprocesser. Patienterne vil også i mindre omfang opleve de kvalitetsmæssige omkostninger, der er forbundet med potentielle skift af større leverandører, som det sås ved overgangen fra VBT i Ved anvendelse af flextrafik vil der fortsat være udskiftning i leverandører af kørslen, hvorimod overholdelse af servicetider over for patienterne og planlægning af kørsel håndteres af Movia. Med kontrakten med Movia vil kvalitets- og servicekrav kunne justeres ved kontraktfornyelse. Centralisering af visitation og bestilling i Region Hovedstaden Administrationens analyse viser en sammenhæng mellem organiseringen i enheder, hvor kørsel er kerneopgaven, og andelen af forgæves kørsler. Andelen af forgæves kørsler i 2016 var på 3,6% i planområde Syd, 3,0% på Bornholm og 2,7% i Region Sjælland, hvor visitation og bestilling primært varetages via kørselskontorer, mens andelen var på 6,1% i Region Hovedstaden samlet set. Den alternative model, som er vurderet i dette notat, indebærer derfor en centraliseret organisering, for eksempel via et fællesregionalt kørselskontor, med en lavere andel forgæves kørsler til følge. Sammenhængen kan skyldes, at der er en bedre forventningsafstemning med patienterne, når de så vidt muligt selv bestiller kørslen, ligesom der med kørsel som en kerneopgave sikres bedst mulig koordination mellem patienternes aftaler og kørsel. Dertil vurderes det på baggrund af analysen, at en centraliseret organisering giver bedst mu- Side 4

108 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -5 af 11 ligt grundlag for at arbejde med yderligere effektiviseringstiltag fremadrettet. Centralisering af opgaverne omkring visitation og rejsebestilling i regionen forudsætter, at et fællesregionalt kørselskontor kan finansieres ved at flytte opgaver og ressourcer fra afdelingerne. Flytning af arbejdsopgaver, som er fordelt på flere medarbejdere, der i praksis løser flere forskellige opgaver, kan være en svær proces afhængig af den lokale arbejdsfordeling. Det anbefales derfor, at de praktiske muligheder for centralisering af opgaverne i Region Hovedstaden afdækkes nærmere. Muligheder for yderligere tiltag på længere sigt Movia har vist sig samarbejdsdygtige i Region Sjælland, for så vidt angår yderligere tiltag for at optimere kørslen, for eksempel i forbindelse med indførslen af hvilende befordring, hvormed et omfang liggende kørsler er konverteret til mindre omkostningstunge befordringstyper. Lignende samarbejde kan forventes i Region Hovedstaden. Med overgang til flextrafik er der også optimalt grundlag for at overveje tværregionalt samarbejde på området. I Region Sjælland er der i de senere år indrettet mødesteder på hospitalerne, der fungerer som fælles afhentnings- og afsætningssteder. Tiltaget har vist sig at reducere andelen af ture, hvor chaufføren følger patienten til den pågældende afdeling, hvilket har betydning for den samlede kørselstid for en given vognrunde. Andelen af ture, hvor patienterne blev fulgt til afdelingerne lå i 2016 på 66% i Region Hovedstaden, mens den i Region Sjælland lå på under 40%. Mulighederne for lignende tiltag i Region Hovedstaden, uden det forringer patientoplevelsen, afhænger af de fysiske forhold på de enkelte hospitaler, hvorfor evt. gevinst ikke kan estimeres på nuværende tidspunkt. På baggrund af Movias årlige brugerundersøgelse kan det konkluderes, at tiltagene i Region Sjælland ikke har påvirket kvaliteten i den patientmæssige oplevelse. Mulighed for øget koordinering af patienternes aftaler på hospitalerne kan også være et muligt indsatsområde, der potentielt kan bidrage til at nedbringe det samlede antal kørsler. Forventede omkostninger ved den nuværende og alternative model Af tabellen nedenfor fremgår de forventede omkostninger og den forventede gevinst ved at implementere den alternative model baseret på 2016 priser. Antallet af kørsler er fremskrevet med en gennemsnitlig årlig stigning baseret på stigningen de seneste to år. Side 5

109 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -6 af 11 Tabel 1: Forventede omkostninger og gevinst baseret på 2016 priser NUVÆRENDE MODEL Flextrafik: Planområde Syd Udbud: Planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm Overvejende decentral organisering: I planområde Syd via Kørselsservice Syd, hvor patienterne ringer til og visiteres til og bestiller sin kørsel På Bornholm bestilles og koordineres med øvrig patienttransport via Patientrejser I planområderne Nord, Midt og Byen visiteres og bestilles via kørselsansvarligt personale på hospitals- eller afdelingsniveau ALTERNATIV MODEL Flextrafik: Planområde Nord, Midt, Byen og Syd Udbud: Planområde Bornholm Central organisering i et fællesregionalt kørselskontor i Region Hovedstaden. DIFFERENCE OMKOSTNINGER Total: 147,5 mio. kr. Forgæves kørsler: 7,9 mio. kr. Total: 145,7 mio. kr. Forgæves kørsler: 6,8 mio. kr. Total: 1,9 mio. kr. Total: 148,5 mio. kr. Forgæves kørsler: 7,9 mio. kr. Total: 139,6 mio. kr. Forgæves kørsler: 2,2 mio. kr. Total: 8,9 mio. kr. Forgæves kørsler: 1,0 mio. kr. Forgæves kørsler: 5,6 mio. kr. En reduktion i andelen af forgæves kørsler fra 6,1% til 3,6% er indregnet i hele Et fald i omkostningerne til forgæves kørsler i 2018 er alene udtryk for prisfald per forgæves kørsel i den alternative model. Gevinsten vil derfor være mindre på forgæves kørsler, hvis regionen opnår en reduktion af forgæves kørsler allerede i Når udgangspunktet i ovenstående tabel er 2016 priser, er det for at basere beregningerne på et årsgrundlag og for at give et robust resultat priser er imidlertid overestimeret, da der er konstateret et faktisk prisfald i flextrafik i Beregningerne er derfor gentaget i nedenstående tabel, men beregnet ud fra 2017 priser for flextrafik. Priserne er baseret på årets første fem måneder og forventes at være reelle, men kan påvirkes af sæsonudsving. Side 6

110 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -7 af 11 Tabel 2: Forventede omkostninger og gevinst baseret på 2017 priser for flextrafik NUVÆRENDE MODEL Flextrafik: Planområde Syd Udbud: Planområde Nord, Midt, Byen og Bornholm Overvejende decentral organisering: I planområde Syd via Kørselsservice Syd, hvor patienterne ringer til og visiteres til og bestiller sin kørsel På Bornholm bestilles og koordineres med øvrig patienttransport via Patientrejser I planområderne Nord, Midt og Byen visiteres og bestilles via kørselsansvarligt personale på hospitals- eller afdelingsniveau ALTERNATIV MODEL Flextrafik: Planområde Nord, Midt, Byen og Syd Udbud: Planområde Bornholm Central organisering i et fællesregionalt kørselskontor i Region Hovedstaden. DIFFERENCE OMKOSTNINGER Total: 145,9 mio. kr. Forgæves kørsler: 7,9 mio. kr. Total: 142,7 mio. kr. Forgæves kørsler: 6,8 mio. kr. Total: 3,2 mio. kr. Total: 146,8 mio. kr. Forgæves kørsler: 7,9 mio. kr. Total: 132,7 mio. kr. Forgæves kørsler: 2,2 mio. kr. Total: 14,1 mio. kr. Forgæves kørsler: 1,0 mio. kr. Forgæves kørsler: 5,6 mio. kr. Ovenstående beregninger viser samlet set en potentiel besparelse på mellem 1,9 mio. kr. og 3,2 mio. kr. i 2018 og mellem 8,9 mio. kr. og 14,1 mio. kr. i 2019, hvor besparelsen ventes at ligge tættest på det øvre estimat. En tilsvarende beregning af potentialet i at bibeholde den nuværende organisering og at udbrede flextrafik til hele regionen, undtagen Bornholm, vurderer det økonomiske potentiale til mellem 1,9 mio. kr. og 3,2 mio. kr. i 2018 og mellem 7,5 mio. kr. og 12,7 mio. kr. i Potentialet er det samme i 2018 for de to modeller, da effekten i form af færre forgæves kørsler først medregnes i De konkrete forudsætninger om implementering, effekter og estimater af kørsler og priser, som beregningerne baserer sig på beskrives nærmere i det følgende. Forudsat implementeringsplan for alternativ Beregningen af alternativets forventede omkostninger baserer sig på en implementeringsplan som skitseret i figur 1. Side 7

111 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -8 af 11 Figur 1: Implementeringsplan Senest 1. juli: Centralisering af visitation og bestilling 1. januar: Forventet effekt i form af færre forgæves kørsler 1. oktober: Ny kørselsordning med øget flextrafik Gennemsnitligt reduceret enhedspris per kørsel Centralisering af opgaver omkring visitation og bestilling samt overgang til flextrafik i planområderne Nord, Midt og Byen indebærer, at medarbejdere skal oplæres i et nyt system og en ny arbejdsgang, svarende til arbejdsgangen i Kørselsservice Syd og Patientrejser på Bornholm i den nuværende model. De forventede effekter heraf i form af færre forgæves kørsler medtages i beregningerne fra januar Pris per kørsel Nedenstående tabel giver et overblik over de prisestimater, beregningerne af omkostninger er baseret på. Blå celler indikerer prisestimater for flextrafik. Tabel 3: Overblik over priser per kørsel i beregningerne PLAN- OMRÅDE NUVÆRENDE MODEL BASERET PÅ 2016 PRISER Kørsler ekskl. forgæves Forgæves kørsler NUVÆRENDE MODEL MED FLEXTRAFIK BA- SERET PÅ 2017 PRI- SER Kørsler ekskl. forgæves Forgæves kørsler ALTERNATIV MODEL BASERET PÅ 2016 PRISER (FRA OKTOBER 2018) Kørsler ekskl. forgæves Forgæves kørsler ALTERNATIV MODEL MED FLEXTRAFIK BA- SERET PÅ 2017 PRI- SER (FRA OKTOBER 2018) Kørsler ekskl. forgæves Forgæves kørsler Nord Midt Byen Syd Bornholm Gennemsnitlige enhedspriser i hele kr. Ved estimering af alternativets gennemsnitlige pris per kørsel for flextrafik er planområde Midt og Byen sammenlignet med planområde Syd og planområde Nord er sammenlignet med Region Sjælland. Forskelle i gennemsnitlige priser for forgæves kørs- Side 8

112 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -9 af 11 ler i planområde Nord, Midt og Byen skyldes forskelle i afregning heraf ved henholdsvis Movia og Falck i den nuværende model. Andelen af børne- og ungdomspsykiatriens patienter samt trafikale kørselsforhold og kørselstid er de faktorer, der har størst indflydelse på den gennemsnitlige pris per kørsel. For børne- og ungdomspsykiatrien skyldes dette særlige servicekrav af hensyn til patienterne. Alternativets gennemsnitlige priser baserer sig fra oktober 2018 således på en antagelse af, at planområde Midt og Byen er sammenlignelige med planområde Syd på disse parametre. På tilsvarende vis antages, at planområde Nord er sammenligneligt med Region Sjælland. Trafikalt er estimaterne vægtet for kørselsdistancer. Antallet af kørsler Beregningerne vedrørende antallet af kørsler i Region Hovedstaden er baseret på nedenstående antagelser. Tabel 4: Overblik over kørsler og udvikling heri i beregningerne PLAN- OMRÅDE ANTAL KØRSLER 2016 VÆKST ANDEL KØRSLER/ÅR NUVÆRENDE MODEL Andel forgæves ALTERNATIV MODEL (FRA JANUAR 2019) Andel forgæves Nord ,2% 4,9% 3,6% Midt ,7% 7,0% 3,6% Byen ,1% 7,5% 3,6% Syd ,0% 3,6% 3,6% Bornholm ,7% 3,0% 3,6% Kørsler oprundet til hele tusinde Antallet af kørsler er fremskrevet med en gennemsnitlig årlig stigning i kørsler baseret på stigningen de seneste to år. Antallet af kørsler baserer sig dertil på en antagelse af, at der opnås en lavere andel af forgæves kørsler fra januar 2019 i den alternative model, som følge af centralisering af visitation og bestilling i Der er estimeret med en gennemsnitlig reduktion fra 6,1% ved nuværende model til 3,6% i alternativet svarende til niveauet i 2016 i planområde Syd. I Region Sjælland, hvor visitation og bestilling er centraliseret, er andelen af forgæves kørsler på 2,7%, og det er derfor sandsynligt, at samme niveau kan nås i Region Hovedstaden. Beregninger fordelt på planområder Af de følgende tabeller fremgår beregningerne af forventet antal kørsler og omkostninger i 2018 og 2019 fordelt på planområder baseret på hhv og 2017 priser for flextrafikken. Side 9

113 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -10 af 11 Tabel 5:Omkosningsprognose for nuværende model i 2018 og 2019 baseret på 2016 priser Enhedstype Antal kørsler Gennemsnitlig enhedspris i hele kr. Samlede omkostninger i mio. kr Nord Kørsler ekskl. forgæves ,6 19,4 Forgæves kørsler ,0 0,9 Midt Kørsler ekskl. forgæves ,4 39,5 Forgæves kørsler ,8 2,9 Byen Kørsler ekskl. forgæves ,4 43,4 Forgæves kørsler ,4 3,4 Syd Kørsler ekskl. forgæves ,4 31,7 Forgæves kørsler ,5 0,5 Bornholm Kørsler ekskl. forgæves ,8 6,8 Forgæves kørsler ,2 0,2 Total Kørsler ekskl. forgæves ,7 140,7 Forgæves kørsler ,9 7,9 TOTAL 147,5 148,5 Tabel 6: Omkostningsprognose for alternativ model i 2018 og 2019 baseret på 2016 priser Enhedstype Antal kørsler Gennemsnitlig enhedspris i hele kr Før okt Efter okt Samlede omkostninger i mio. kr Nord Kørsler ekskl. forgæves ,8 16,0 Forgæves kørsler ,8 0,2 Midt Kørsler ekskl. forgæves ,2 38,5 Forgæves kørsler ,4 0,6 Byen Kørsler ekskl. forgæves ,6 44,5 Forgæves kørsler ,0 0,7 Syd Kørsler ekskl. forgæves ,4 31,6 Forgæves kørsler ,5 0,5 Bornholm Kørsler ekskl. forgæves ,8 6,8 Forgæves kørsler ,2 0,2 Total Kørsler ekskl. forgæves ,9 137,4 Forgæves kørsler ,8 2,2 TOTAL 145,7 139,6 Side 10

114 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 2 - Side -11 af 11 Tabel 7:Omkosningsprognose for nuværende model i 2018 og 2019 baseret på 2017 priser for flextrafik Enhedstype Antal kørsler Gennemsnitlig enhedspris i hele kr. Samlede omkostninger i mio. kr Nord Kørsler ekskl. forgæves ,6 19,4 Forgæves kørsler ,0 0,9 Midt Kørsler ekskl. forgæves ,4 39,5 Forgæves kørsler ,8 2,9 Byen Kørsler ekskl. forgæves ,4 43,4 Forgæves kørsler ,4 3,4 Syd Kørsler ekskl. forgæves ,8 29,9 Forgæves kørsler ,5 0,5 Bornholm Kørsler ekskl. forgæves ,8 6,8 Forgæves kørsler ,2 0,2 Total Kørsler ekskl. forgæves ,0 139,0 Forgæves kørsler ,9 7,9 TOTAL 145,9 146,8 Tabel 8: Omkostningsprognose for alternativ model i 2018 og 2019 baseret på 2017 priser for flextrafik Enhedstype Antal kørsler Gennemsnitlig enhedspris i hele kr Før okt Efter okt Samlede omkostninger i mio. kr Nord Kørsler ekskl. forgæves ,6 15,3 Forgæves kørsler ,8 0,2 Midt Kørsler ekskl. forgæves ,7 36,4 Forgæves kørsler ,4 0,5 Byen Kørsler ekskl. forgæves ,0 42,1 Forgæves kørsler ,0 0,7 Syd Kørsler ekskl. forgæves ,8 29,9 Forgæves kørsler ,5 0,5 Bornholm Kørsler ekskl. forgæves ,8 6,8 Forgæves kørsler ,2 0,2 Total Kørsler ekskl. forgæves ,9 130,5 Forgæves kørsler ,8 2,2 TOTAL 142,7 132,7 Side 11

115 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -1 af 13 Notat Til: Region H Kopi til: Direktionen Sagsnummer Sag Movit Sagsbehandler SBO Direkte - Fax - sbo@moviatrafik.dk CVR nr: EAN nr: september 2017 Svar på spørgsmål fra Region Hovedstaden vedr. siddende patientbefordring I forbindelse med forretningsudvalgets drøftelse den 12. september 2017 af den fremtidige varetagelse af den siddende patientbefordring i Region Hovedstaden, er der blevet stillet en række spørgsmål, som besvares i dette notat. Spørgsmålene er som følger: 1. Udbud: Kan Movia byde på lige fod med andre leverandører i et udbud? (en slags kontroludbud) 2. Arbejdsvilkår: Hvad gør Movia rent praktisk for at følge op på chaufførernes overenskomstbestemte arbejdsvilkår? 3. Miljø og klima: Hvad er vores mulighed som region for at stille krav til miljørigtig kørsel? 4. Service: Hvordan ser vognene og chaufførerne ud? Er de genkendelige for patienterne? Sprogkundskaber? For overskuelighedens skyld, er der lavet en kort sammenfatning af svarerne, som udbygges mere detaljeret på de efterfølgende sider. SAMMENFATNING Spørgsmål 1: Udbud: Kan Movia byde på lige fod med andre leverandører i et udbud? (en slags kontroludbud). Svar: Movia er ikke selv operatør, men indgår, efter at have sendt kørselsopgaven i udbud, kontrakter med private vognmænd om udførelse af offentlig servicetrafik på kommunernes Trafikselskabet Movia Flextrafik Administration, Enhed for Trafik og Planlægning 1/13

116 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -2 af 13 Sagsnummer Sag Movit og regionernes vegne. Movia har derfor ikke mulighed for at selv at byde på kørselsopgaven. 5 stk. 6 i Lov om Trafikselskaber lyder: Trafikselskabet kan efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. I dette tilfælde er den opgave Region Hovedstaden skal varetage, at sikre at patienter som ikke selv kan transportere sig til og fra behandling på hospitalet, tilbydes transport. Det er udbud, planlægning og afregning af den kørsel, der efter Lov om Trafikselskaber kan overdrages til Movia, som på den måde løfter Region Hovedstadens udbudspligt. Spørgsmål 2: Arbejdsvilkår: Hvad gør Movia rent praktisk for at følge op på chaufførernes overenskomstbestemte arbejdsvilkår? Svar: Adgangen til at drive erhverv på bus- og flextrafikmarkedet forudsætter, at vognmanden har opnået tilladelse fra en tilladelsesudstedende myndighed. Et af lovkravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Hvor Region Hovedstaden har været nødt til selv at stille krav om sociale klausuler og kædeansvar for at sikre ordentlige løn- og ansættelsesvilkår i forbindelse med de nuværende sygehusbyggerier, er der på transportområdet i henhold til lovgivningen således en tilladelsesordning, som stiller krav om overenskomstoverholdelse som forudsætning for at en virksomhed kan udføre erhvervsmæssig personbefordring. Movia har vedtaget en CSR politik som tager udgangspunkt i principperne i FNs Global Compact, der bygger på principper baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. Operatørerne forpligter sig i henhold til Movias kontrakter til i det daglige arbejde at efterleve, fremme og støtte hovedprincipperne i FNs Global Compact. Operatøren forpligter sig til, at der er opbygget et system, der fører tilsyn med arbejdsmiljøet og at de løbende arbejder for at forbedre arbejdsmiljøforholdene for deres medarbejdere. Movia har i foråret 2017 for at styrke den opfølgende indsats vedr. at kontraktkravene opfyldes oprettet et kontrolpanel med repræsentanter fra arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationerne. De deltagende organisationer i panelet er Atax, Det Faglige Hus, Dansk Industri, Kri- 2/13

117 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -3 af 13 Sagsnummer Sag Movit stelig Arbejdsgiverforening, Krifa, Dansk Erhverv og 3F. Panelet skal, med afsæt i dokumentation indhentet ved 10 årlige stikprøvekontroller, vurdere, om overenskomstvilkårene overholdes, i de vognmandsforretninger der udtages til kontrol. Kontrolpanelet er rådgivende for Movia, som ikke kan uddelegere ansvaret for administration og opfølgning på kontrakterne. Movia stiller herudover selv en lang række krav. Det drejer sig om uddannelseskrav, vognenes indretning, skiltning af vogne, chaufførernes uniformering, gyldigt erhvervskørekort, krav om børneattest mv., jf. bilag 1. Disse forhold kontrolleres med årlige stikprøvekontroller. Spørgsmål 3: Miljø og klima: Hvad er vores mulighed som region for at stille krav til miljørigtig kørsel? Svar: Der er rig mulighed for Regionen til at stille krav til miljørigtig kørsel, og Movia har allerede i dag en lang række miljøkrav der skal imødekommes, når Flextrafikkørslen sendes i udbud. For at sikre at bilerne lever op til de nyeste miljø- og sikkerhedsmæssige krav, stiller Movia udover de af myndighederne seneste fastsatte krav om energi- og miljøkrav til taxier mm. (som bl.a. omfatter brændstofforbrug og krav om partikelfilter) også krav om bilernes maksimale alder og krav om, at chaufførerne skal gennemføre efteruddannelse vedrørende miljøog energirigtig kørsel. Desuden har Movia sammen med Aalborg Universitet igangsat et større monitoreringsprojekt som skal indsamle en meget stor mængde data om flextrafikbilerne. Formålet er at undersøge chaufførernes, vejrets, myldretidstrafikkens og en lang række andre faktorers indflydelse på brændstoføkonomien. På baggrund af dette projekt forventer Movia, at kunne igangsætte tiltag, som har en klar miljøforbedrende effekt. Spørgsmål 4: Service: Hvordan ser vognene og chaufførerne ud? Er de genkendelige for patienterne? Sprogkundskaber? Svar: Movia har ganske detaljerede krav til bilernes mærkning og chaufførernes påklædning. For så vidt angår chaufførerne, er Movia opmærksom på, at en del af de chauffører og ope- 3/13

118 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -4 af 13 Sagsnummer Sag Movit ratører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst end oprindeligt dansk. Derfor forventer Movia, at alle operatører, som kører for Movia, har formuleret en integrationspolitik. Movia stiller i udbudsmaterialet desuden krav om, at chaufføren skal kunne tale og forstå dansk, have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Det er vigtigt at fremhæve, at Movias nuværende servicekoncept tilsiger, at det er chaufføren der skal opsøge patienten på startadressen, hospitalsafdelingen eller andet aftalt mødested. I den potentielt vanskelige situation hvor patient og chauffør skal finde hinanden er det således chaufførens ansvar at sikre, at patienten kommer med i vognen. Svarerne på ovenstående spørgsmål vil som nævnt blive uddybet væsentligt mere over de følgende sider. 4/13

119 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -5 af 13 Sagsnummer Sag Movit Ad. 1: Udbud: Kan Movia byde på lige fod med andre leverandører i et udbud? Movia er ejet af de 45 kommuner og to regioner på Sjælland, og varetager ifølge trafikselskabsloven busdriften, lokalbanedriften og kørslen med handicappede kunder indenfor dette geografiske område. I samarbejde med kommuner og regioner planlægger Movia den kollektive transport på tværs af bus, lokalbaner og Flextrafik. Movia kan varetage patientbefordringen for regionerne fordi 5 stk. 6 i Lov om Trafikselskaber lyder som følger: Trafikselskabet kan efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning.. I dette tilfælde er den opgave Region Hovedstaden skal varetage, at sikre at patienter som ikke selv kan transportere sig til og fra behandling på hospitalet tilbydes transport. Det er udbud, planlægning og afregning af den kørsel, der efter Lov om Trafikselskaber kan overdrages til Movia, som på den måde løfter Region Hovedstadens udbudspligt. Movia er altså ikke selv operatør, men indgår på kommunernes og regionernes vegne kontrakter med private vognmænd om udførelse af offentlig servicetrafik. Movia har derfor ikke mulighed for at selv at byde på kørselsopgaven. Kontrakterne, Movia indgår, varierer betydeligt i størrelse, dækningsområde og kontraktsum, og indgås med alt fra enkeltmandsvirksomheder til store virksomheder med flere end ansatte chauffører. På Flextrafikområdet som bl.a. varetager den siddende patientbefordring sker dette én gang om året. Denne hyppighed sikrer, at kørslen hele tiden udføres efter de aktuelle markedsvilkår og af de vognmænd som på netop det tidspunkt kan levere den bedste ydelse til den bedste pris. Ad. 2: Arbejdsvilkår: Hvad gør Movia rent praktisk for at følge op på chaufførernes overenskomstbestemte arbejdsvilkår? Som stor udbyder af offentlig servicetrafik er Movia naturligvis optaget af at sikre rimelige løn- og arbejdsvilkår for medarbejderne i de mange kontrakter, som Movia indgår. Adgangen til at drive erhverv på bus- og flextrafikmarkedet forudsætter, at vognmanden har opnået tilladelse fra en tilladelsesudstedende myndighed. En af forudsætningerne for at få det er, at de overenskomstmæssige forhold er på plads. Derfor stiller Movia heller ikke krav til løn- og arbejdsvilkår direkte i vores udbudsmaterialer, 5/13

120 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -6 af 13 Sagsnummer Sag Movit men der stilles krav om, at operatøren skal være i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring udstedt i henhold til busloven eller taxaloven, og at et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster, jf. buslovens 18, stk. 2 og taxalovens 5, stk. 5. Dette adskiller sig f.eks. fra byggesektoren, hvor man kan være entreprenør på større byggerier uden at have nogen form for certificering eller tilladelse fra en myndighed. Hvor Region Hovedstaden har været nødt til selv at stille krav om sociale klausuler og kædeansvar for at sikre ordentlige løn- og ansættelsesvilkår i forbindelse med de nuværende sygehusbyggerier, er der på transportområdet en lovbestemt tilladelsesordning, som stiller krav om overenskomstoverholdelse som forudsætning for, at man som virksomhed har lov til at udføre erhvervsmæssig personbefordring. Under den nuværende taxilov udstedes tilladelse til taxikørsel af kommunerne (eller taxinævn), mens tilladelse til offentlig servicetrafik og buskørsel udstedes af Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen. Med den forventede kommende taxilov hvor et udkast har været i høring henover sommeren 2017 og som forventes at træde i kraft den 1. januar 2018 overgår udstedelse af alle tilladelser fremover til Trafik,- Bygge- og Boligstyrelsen. Tilsynsforpligtelsen vedrørende disse forhold ligger fremover, som i dag, hos den tilladelsesudstedende myndighed, og Movia har ingen grund til at antage, at denne opgave ikke varetages som forudsat i lovgivningen. Styrelsen har da også overfor Movia tilkendegivet, at man undersøger alle de sager, der modtages. Movia har vedtaget en CSR politik som tager udgangspunkt i principperne i FNs Global Compact, der bygger på principper baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. Operatørerne forpligter sig til i det daglige arbejde at efterleve, fremme og støtte hovedprincipperne i FNs Global Compact. Operatøren forpligter sig desuden til, at der er opbygget et system, der fører tilsyn med arbejdsmiljøet og at de løbende arbejder for at forbedre arbejdsmiljøforholdene for deres medarbejdere. Siden NORTRA-dommen, hvor Højesteret slog fast at lovgivningens formulering om at man 6/13

121 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -7 af 13 Sagsnummer Sag Movit som vognmand skal følge de bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster" blot betyder, at man skal følge en overenskomst, men at der ikke kan stilles krav om hvilken overenskomst, der skal følges, har man dog kunnet spore en stigende bekymring for prisudviklingen i Flextrafik-ordningerne. Øget konkurrence og faldende priser har skabt mistanke om, at chaufførernes arbejds- og lønningsvilkår ligger under det overenskomstaftalte niveau. Højesteret konkluderede nemlig med NORTRA-dommen, at der ikke fra myndighedernes side kan fastsættes et bestemt niveau for løn- og ansættelsesvilkårene. Movia har derfor besluttet en skærpet opfølgning på flextrafik-kontrakterne i form af stikprøvekontroller af om vognmændene overholder de aftalte kollektive overenskomster. For at kvalificere dette arbejde mest muligt, har Movia i foråret 2017 oprettet et kontrolpanel, som med afsæt i dokumentation indhentet ved 10 årlige stikprøvekontroller, skal vurdere om overenskomstvilkårene overholdes i de vognmandsforretninger der udtages til kontrol. Kontrolpanelet er rådgivende for Movia som dermed fortsat selv har det fulde ansvar for kontraktadministrationen. Movias kontrolpanel består af både arbejdsgiver- og arbejdstager-organisationer i branchen, nærmere bestemt af repræsentanter fra Atax, Det Faglige Hus, Dansk Industri, Kristelig Arbejdsgiverforening, Krifa, Dansk Erhverv og 3F. Efter aftale med panelet fokuseres der på overordnede vilkår, som f.eks. om vognmanden har en overenskomst, om pågældende vognmand arbejder ud fra denne overenskomst, om chaufførerne aflønnes i overensstemmelse med overenskomsten osv. Kontrolpanelet har bedt Movia om at sørge for, at stikprøvekontrollerne helt præcist skal fokusere på at dokumentere følgende: Den benyttede overenskomst (navnet på den samt en kopi af den). Ansættelsesbeviser for alle chauffører, der har kørt de seneste 3 måneder. Lønsedler for alle chauffører der har kørt de seneste 3 måneder. Et udfyldt skema med oversigt over chauffører samt angivelse af hvilket vognløb den enkelte har kørt i de 3 måneder, der er lønsedler for. Dokumentation for afregning af ansvarlig leder for de seneste 3 måneder (hvis der er en). 7/13

122 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -8 af 13 Sagsnummer Sag Movit Udover ovennævnte modtager kontrolpanelet også et udtræk på den enkelte operatørs vognløb med følgende data: vognmand, vognløbsnummer, ugedag, dato, starttid, sluttid, kørte minutter samt pris (hvis der er provisionsaflønning). Udtrækket vil kunne anvendes til at sammenholde chaufførernes løn med det kørte antal timer samt vognløbets omsætning (provisionsgrundlaget). Der er med andre ord tale om en helhedsvurdering af forholdene. I vurderingen af hvilke konsekvenser det skal have for en vognmand såfremt kontrollen viser, at denne ikke lever op til de aftalte vilkår, er det Movia, der som ansvarlig kontraktholder skal afgøre, hvad der skal ske med kontrakterne. Kontrolpanelets rolle er som nævnt alene at rådgive Movia. Herudover stiller Movia også en række andre krav. Det drejer sig f.eks. om uddannelse, vognenes indretning, skiltning af vogne, chaufførernes uniformering, gyldigt erhvervskørekort, børneattest mv., jf. bilag 1. Disse forhold kontrolleres med stikprøvekontroller og konstateres det, at kravene ikke opfyldes, og at vognmanden ikke har til hensigt at bringe dem i orden, ophører samarbejdet. Der foretages stikprøvekontroller af vogne og chauffører årligt, ligeledes jf. svaret til spørgsmål 4. Der er af forskellige årsager ikke lovgivningsmæssigt køre- hviletidsregler og krav om tachograf / køreskiver for alle de vogne, som trafikselskaberne benytter til Flextrafik-kørsel. Det er derfor væsentligt mere vanskeligt at føre kontrol med vagters længde, pauser mm, end at føre kontrol med turistbusser og lastvogne. Arbejdstiden er på denne måde overenskomststof, og arbejdstiden kan ikke på samme måde som f.eks. ved lastvognskørsel umiddelbart kontrolleres af politiet eller andre. Det er naturligvis entydigt vognmændenes ansvar at sikre, at kørslen gennemføres sikkert og at alle arbejdsmiljøregler overholdes. For at understøtte, at vognmændene kan give chaufførerne de nødvendige pauser, eller at der kan foretages chaufførskift, har Movia indrettet ITplanlægningssystemet således, at vognmanden selv styrer, hvornår der lægges pauser, og om det f.eks. skal foregå på hjemadressen. Det er således på baggrund af vognmændenes input, at Movias planlægningssystem sørger for, at der ikke planlægges kørsel på de tidspunkter, hvor en vogn er meldt på pause eller at vognen køres til hjemadressen, når vognmanden bestemmer det. Trafikselskabet registrerer alene vognens åbningstid og ikke chaufførens arbejdstid. 8/13

123 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -9 af 13 Sagsnummer Sag Movit Ad. 3: Miljø og klima: Hvad er vores mulighed som region for at stille krav til miljørigtig kørsel? Movia er fokuseret på at udvise ansvarlighed i forhold til at beskytte naturen og miljøet, og derfor arbejder vi systematisk med at overvåge, styre og formindske vores væsentlige miljøpåvirkninger som udledningen af partikler m.v. fra kørslen med busser og Flextrafik. Movia stiller følgelig i dag en lang række miljøkrav, når Flextrafikkørslen sendes i udbud. Operatøren forpligtiger sig således til i hele kontraktperioden at medvirke til at værne om natur og miljø, og i forbindelse med udførelsen af opgaverne under kontrakten skal operatøren gennem sin adfærd løbende og vedvarende på god og forsvarlig måde søge at forebygge og bekæmpe forurening af miljøet, herunder vand, jord og undergrund samt bekæmpe og nedsætte vibrations- og støjulemper. Uanset om der køres i henhold til taxitilladelse, tilladelse til kørsel for offentlig servicetrafik eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne seneste fastsatte krav om energi- og miljøkrav til taxier mm. til enhver tid som minimum være opfyldt. Disse krav er i det seneste udbud fra efteråret 2017 som følger: Type 1 køretøjer (lav vogn sedan, hatchback, stationcar) skal overholde energiklasse A. Nye køretøjer skal desuden overholde Euro 6, mens brugte køretøjer skal overholde Euro 5a. Type 3 køretøjer (lav vogn med kørestol) skal overholde energiklasse B. Nye køretøjer skal desuden overholde Euro 6, mens brugte køretøjer skal overholde Euro 5a. Type 4 køretøjer (liftvogn) skal overholde energiklassen for Storvogn 2. Nye køretøjer skal desuden overholde Euro 6, mens brugte køretøjer skal overholde Euro 5a. Type 5 køretøjer (liftvogn med trappemaskine) skal overholde energiklassen for Storvogn 2. Nye køretøjer skal desuden overholde Euro 6, mens brugte køretøjer skal overholde Euro 5a. Type 3 køretøjerne er en ny vogntype, som Movia med udbuddet i 2017 introducerer i vognparken. Bilen som er en personbil er indrettet på en måde, så det er muligt at medtage kørestole uden at der skal sendes en liftvogn. Dette betyder en mindre miljøpåvirking bl.a. som følge af et lavere brændstofforbrug. Alle dieselvogne skal senest fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Operatøren 9/13

124 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -10 af 13 Sagsnummer Sag Movit skal ifm. afgivelse af tilbuddet oplyse køretøjets energiklasse, første registreringsdato og brændstofforbruget, som angivet på registreringsattesten. Movia har sammen med Region Hovedstadens elbilsekretariat Copenhagen Electric arbejdet med et projekt vedr. indsættelsen af eldrevne køretøjer i Flextrafik. Det har desværre ikke været muligt at realisere endnu, men Movia arbejder videre med projektet som en del af det fortløbende miljøarbejde med Flextrafik. Desuden har vi sammen med Aalborg Universitet igangsat et større monitoreringsprojekt som skal indsamle en meget stor mængde data om flextrafikbilernes kørselsmønster såsom brændstofforbrug, omdrejninger, motortemperatur, hastighed, accelerationer, opbremsninger m.v. med det formål at undersøge chaufførernes indflydelse på brændstoføkonomien, betydningen af undervisning i brændstofreducerende kørsel, kundevenlig kørsels betydning for brændstofforbruget og hastighed, vejrets indflydelse på brændstoføkonomi, myldretidstrafikkens indflydelse på brændstoføkonomien, vejnetværkets indflydelse på brændstoføkonomien (f.eks. kryds og rundkørsler, op/ned bakke og vejbump) og mange andre faktorer. Formålet med projektet er på dokumenteret grundlag løbende at kunne opdatere krav i kontrakterne med henblik på en klar miljøforbedrende effekt. Operatøren er forpligtet til i hele kontraktperioden at medvirke til at kortlægge miljøforholdene i virksomheden. Kortlægning af miljøforholdene indgår i Movias miljøregnskab. Operatøren er forpligtet til at kunne oplyse følgende: Hvor mange km. operatørens køretøjer hver især har kørt hver måned. Type og mængden af brændstoffet operatørens køretøjer hver især har anvendt hver måned. Hvad gennemsnitsforbruget har været de enkelte måneder og totalt set i kontraktperioden. En kopi af køretøjernes registreringsattest. For at sikre at bilerne lever op til de nyeste miljø- og sikkerhedsmæssige krav, stiller Movia udover ovenstående også krav om bilernes maksimale alder. Således må type 1 og 3 biler maks. være 6 år gamle (el- og brintbiler dog 8 år) hvorimod type 4 og 5 biler maks. må være 8 år gamle. Udover krav til bilernes alder og øvrige miljøpåvirkning, stiller Movia fra og med kontrakterne fra 1. oktober 2017 også krav om at chaufførerne skal gennemføre efteruddannelse vedrørende miljø- og energirigtig kørsel. 10/13

125 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -11 af 13 Sagsnummer Sag Movit Ad. 4: Service: Hvordan ser vognene og chaufførerne ud? Er de genkendelige for patienterne? Sprogkundskaber? Movia lægger vægt på, at operatøren kan garantere et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det betyder blandt andet, at operatøren skal sørge for at yde en god og effektiv kundebetjening og service, og at materiellet lever op til Movias standard for mærkning, vedligeholdelse og rengøring. Det er et krav fra Movias side, at operatørens logo/firmanavn skal være tydeligt placeret udvendigt på vognens førerdør (eller så tæt herpå som muligt) og være centreret. Navnet skal være i en kontrastfarve til vognen og skal kunne læses tydeligt på en afstand af 10 meter. Alle vogne skal som minimum være tydeligt mærket med et Flextrafikskilt i forrudens højre side eller sidestreamere som placeres på vognens bagerste sideruder i begge sider. Det er et krav fra Movias side, at eventuelle reklamer på vognen skal være lovlige, sømmelige, hæderlige og sandfærdige og være udformet med behørig social ansvarsfølelse. Reklamer skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder markedsføringsloven, og skal i øvrigt respektere alment accepterede reklameetiske normer og kodeks, herunder jf. ICC Kodeks for Reklamepraksis (1998). Eventuelle reklamer skal endvidere respektere Movias forretningsmæssige/politiske interesser og kundehensyn i øvrigt, efter Movias nærmere skøn. Movia råder over 117 garantivogne som ikke har reklamer på siden, men som ser ud som på billedet til højre. For så vidt angår chaufførerne, er Movia opmærksom på, at en del af de chauffører og operatører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst end oprindeligt dansk. Derfor forventer Movia, at alle operatører, som kører for Movia, har formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Movia stiller i udbudsmaterialet krav om, at chaufføren skal kunne tale og forstå dansk, have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt 11/13

126 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -12 af 13 Sagsnummer Sag Movit sprog. Alle chauffører, der udfører kørsel for Movia, skal være velsoignerede og præsentable. Operatørens firmanavn/logo samt Flextrafiks navn/logo skal tydeligt være påtrykt/broderet foran på uniformen. Chauffører skal være iklædt den af Movia godkendte uniform i tjenesten. Operatøren har pligt til at sikre sig, at chaufføren, senest 2 uger efter ansættelse, er iført beklædning, der overholder en lang række krav: Ensfarvet hvid eller blå skjorte, trøje eller polo. Mørke lange ensfarvede sorte/mørkeblå benklæder med 2 lyse refleksstriber. Mørke ensfarvede lukkede sko. Mørk (sort/mørkeblå) ensfarvet jakke. Anvendes kasket eller anden hovedbeklædning, skal den være ensfarvet og reklamefri. Kasketskygge skal være fremadvendt. Desuden skal chaufføren bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre Flextrafiks logo er påtrykt/broderet foran på uniformen. Taxioperatører og chauffører fra busselskaber kan bære egen godkendt uniform. Det er derfor Movias vurdering, at vogne og chauffører er synlige og genkendelige for alle. Det skal i den forbindelse fremhæves, at Movias nuværende servicekoncept tilsiger, at det er chaufføren der skal opsøge patienten på startadressen, hospitalsafdelingen eller andet aftalt mødested. I den potentielt vanskelige situation hvor patient og chauffør skal finde hinanden er det således chaufførens ansvar at sikre, at patienten kommer med i vognen. Såfremt chaufføren ikke kan finde patienten, bliver regionen med det samme orienteret herom af Movias trafikstyring, således at der omgående kan ageres på forholdet. Det er i forbindelse med servicekonceptet også værd at fremhæve, at rygning (herunder E- cigaretter og lignende) naturligvis er ikke tilladt i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia, og at der må ikke føres nogen form for private telefonsamtaler, når der er kunder i vognen. Udover de miljømæssige krav, mærkningskrav, krav til chauffører etc. stilles der også en lang række krav til bilens indretning som f.eks. at vogne, der skal kunne transportere børn, skal have mindst 4 selepuder, og at alle vogne skal være udstyret med førstehjælpskasse, 12/13

127 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 3 - Side -13 af 13 Sagsnummer Sag Movit ildslukker, engangshandsker, mundbind, afskaffelsespose, desinfektionsservietter eller desinfektionsspray på minimum 80% alkohol, superabsorberende pulver, vand og sæbe etc. For at sikre, at de nævnte krav bliver overholdt, foretager Movia som tidligere nævnt daglige stikprøvekontroller af de biler der udfører kørsler i regi af Flextrafik. Således kontrolleres ca biler årligt, ligesom Movia naturligvis reagerer aktivt på eventuelle henvendelser fra brugerne om afvigelser fra standarden. 13/13

128 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -1 af 12 Siddende patientbefordring Forretningsudvalgsmøde d. 10. oktober 2017 Beslutning om samlet model fra oktober 2018 Analysechef Thomas Bruun Kolbye 1

129 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -2 af 12 Den nuværende model 1. deludbud Movia flextrafik i Syd Nord, Midt, Byen og Bornholm udbudt i 4 deludbud Kontrakter for deludbud gældende frem til oktober deludbud 2. deludbud 3. deludbud Flextrafik Analysechef Thomas Bruun Kolbye 2

130 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -3 af 12 To forskellige grundmodeller UDBUD Regionen sender opgaven i udbud mindst hvert 6. år Få store vognmænd forventes at byde, muligvis et konsortium Faste vilkår i udbud Faste priser for kørsel Movia varetager udbudspligten og udbyder årligt kørslen Ca. 170 vognmænd kører flextrafik Aftale om vilkår FLEXTRAFIK Afregning baseret på faktiske udgifter til kørsel Analysechef Thomas Bruun Kolbye 3

131 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -4 af 12 Øget samkørsel Samkørselsgrundlaget Lavere omkostninger per passager Begge modeller er baseret på samkørsel af patienter Ensartede servicekrav ved de to modeller Solokørsel for udvalgte grupper Samkørselsgrundlaget er størst med flextrafik Analysechef Thomas Bruun Kolbye 4

132 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -5 af 12 Økonomisk vurdering NUVÆRENDE MODEL ANBEFALET MODEL 1. deludbud Flextrafik 2. deludbud Flextrafik 3. deludbud Flextrafik 4. deludbud Flextrafik Udbud Flextrafik Estimerede kørselsudgifter*: 146,8 mio. kr. Estimerede kørselsudgifter*: 134,1 mio. kr. *Baseret på faktiske kørsler i 2016 samt 2017 priser for flextrafik Analysechef Thomas Bruun Kolbye 5

133 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -6 af 12 Økonomisk vurdering Potentialeberegningen er baseret på lavere priser per kørsel med flextrafik Baseret på seneste priser på flextrafik Inklusive administrative omkostninger til Movia Sammenlignet med de nuværende aftalte priser med Falck Yderligere potentialer, som ikke indgår i vurderingen: Faldende priser på flextrafik Udvikling af kørselstilbuddet: Hvilende patientbefordring Mødesteder på hospitalerne Mulige effekter ved omorganisering Analysechef Thomas Bruun Kolbye 6

134 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -7 af 12 Overvejelser om: Service over for patienterne Energi- og miljøkrav Arbejdsvilkår for chaufførerne Analysechef Thomas Bruun Kolbye 7

135 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -8 af 12 Energi- og miljøkrav Lovmæssig regulering Bekendtgørelse om energiog miljøkrav til taxier m.v. Trafikstyrelsen vurderer årligt grundlag for justering af energi- og miljøkrav Movias skærpede miljøkrav Køretøjet må højest være 6 eller 8 år afhængig af type Chaufførerne skal gennemføre et kursus vedr. miljø- og energirigtig kørsel Mulighed for kvoteordning i aftale med Movia Analysechef Thomas Bruun Kolbye 8

136 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -9 af 12 Samme mulighed for at stille krav til chaufførernes arbejdsvilkår For at opretholde tilladelse til kørsel, skal vognmanden overholde en overenskomst NORTRA-dom i 2015 har rykket ved tolkningen af en overenskomst Movia og Region Hovedstaden har samme muligheder for at stille krav i udbudsprocessen Analysechef Thomas Bruun Kolbye 9

137 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -10 af 12 Mulighed for opfølgning på chaufførernes arbejdsvilkår Movia oprettede et kontrolpanel foråret 2017 og har dermed skærpet opfølgningen på chaufførernes arbejdsvilkår Kontrolpanel Atax Det Faglige Hus Dansk Industri Kristelig Arbejdsgiverforening Krifa Dansk Erhverv 3F Kontrol v. 10 årlige stikprøver Overenskomst Ansættelsesbeviser Lønsedler Chaufførernes vognløb Data til vurdering af arbejdstid Rådgivning Movia Vurderer konsekvens såfremt kontrol viser manglende efterlevelse af kontraktmæssigt aftalte vilkår Analysechef Thomas Bruun Kolbye 10

138 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -11 af 12 Anbefaling Movias Flextrafik Movias Flextrafik leverer sammenlignelig service Samme mulighed for at sikre miljørigtig kørsel og arbejdsvilkår ved regionalt udbud og flextrafik Fordele ved flextrafik: Mere samkørsel Lavere priser Enklere administration Yderligere potentialer, som ikke er indregnet i vurderingen af det økonomiske potentiale Analysechef Thomas Bruun Kolbye 11

139 Region Hovedstaden Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Center for Økonomi / Budget og analyse Bilag 4 - Side -12 af 12 Beslutning Skal planlægningsområdet i udbud?* Skal planlægningsområdet overgå til flextrafik fra oktober 2018????? Udbud eller deludbud *Planlægningsområde Bornholm skal i udbud Analysechef Thomas Bruun Kolbye 12

140 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 5 - Side -1 af 1 Sekretariatet Kongens Vænge Hillerød Opgang A Telefon Mail Til: Forretningsudvalgets møde den 24. oktober 2017 Dato: 19. oktober 2017 Ændringsforslag til pkt. 1 Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Stillet af Enhedslisten. Enhedslisten foreslår, at indstillingens 4 punkter erstattes af følgende indstillingspunkt: 1. Vedtagelsen af punktet flyttes til efter med henblik på, at konsekvenserne af den kommende nye taxalov kan indgå i beslutningsgrundlaget sammen med en vurdering af mulighederne for at ansætte chaufførerne i regionen, lease bilflåden og samarbejde med Movia om tilrettelæggelse af kørslen. Enhedslistens motivering for forslaget er følgende: Der kommer ny taxalovgivning , som kan have indflydelse på grundlaget for udbuddet. Loven vil muligvis indeholde indarbejdede resultater fra overenskomstforhandlingerne, som vil kunne understøtte en bedre sikring af chaufførernes vilkår. Det har ikke været undersøgt om regionen selv kunne stå for den siddende patientbefordring. Samtidigt anerkender vi, at Movia har udviklet et godt tilrettelæggelsesværktøj, og at det derfor vil være oplagt med et samarbejde. Hvis Regionen selv står for kørslen vil vi kunne sikre chaufførerne ordentlige arbejdsvilkår og tilrettelægge en passende uddannelsesindsats.

141 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 6 - Side -1 af 2 Center for Økonomi Budget og Analyse NOTAT Til: Forretningsudvalget Regionsgården Kongens Vænge 2 DK Hillerød Opgang Blok C, 1. sal Telefon Mail center-foroekonomi@regionh.dk Web EAN-nr.: CVR/SE-nr.: Dato: 17. oktober 2017 Administrationens bemærkninger til Enhedslistens ændringsforslag til punktet vedrørende siddende patientbefordring Enhedslisten har foreslået at flytte tidspunktet for, hvornår Regionsrådet træffer beslutning vedrørende siddende patientbefordring til efter d En tiltrædelse af indstillingen vil indebære, at det bliver vanskeligt at realisere beslutningen om, hvordan den siddende patientbefordring skal varetages efter kontraktudløb med Falck til oktober Årsagen til at beslutningen ikke kan udskydes er, at en udbudsproces tager cirka et år, såfremt det besluttes, at det er Region Hovedstaden, der udbyder den siddende patientbefordring. Såfremt det besluttes at udvide aftalen med Movia og overgå til flextrafik i et større område, end den nuværende aftale med Movia dækker, har Movia tilsvarende en proces med at tilrettelægge udbud og tilpasse organiseringen til kørselsopgaven fra oktober Ifølge kontrakten med Movia skal en ændring af aftalen varsles ét år forud, og tidsfristen overfor Movia er derfor i forvejen overskredet af Region Hovedstaden. En udskydelse af beslutningen vil betyde, at der er kortere tid til at sikre den nødvendige forberedelse og implementering med risiko for at kvaliteten i løsningen bliver utilstrækkelig og får gener for patienterne. Enhedslisten begrunder flytningen af punktet med, at der kommer en ny taxilovgivning d , som kan have indflydelse på grundlaget for udbuddet. En ændring i taxiloven får samme betydning for gennemførelsen af udbud, uanset om det er Region Hovedstaden eller Movia, der er udbyder.

142 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 6 - Side -2 af 2 Den kommende taxilovgivning vil erstatte de nuværende fire forskellige typer af tilladelser 1 til erhvervsmæssig persontransport til én tilladelse til erhvervsmæssig persontransport, en såkaldt universaltilladelse. For at køre siddende patientbefordring kræves, at vognmanden/operatøren har opnået tilladelse fra en tilladelsesudstedende myndighed. Overholdelse af lovkravene, herunder ny lovgivning, er en forudsætning for at levere siddende patientbefordring uanset om vognmandens kontrakt er med Region Hovedstaden eller Movias Flextrafik. Enhedslisten ønsker en vurdering af muligheden for at ansætte chaufførerne i regionen, lease bilflåden og samarbejde med Movia om tilrettelæggelse af kørslen. Muligheden har ikke været vurderet som en del af administrationens analyse af den siddende patientbefordring gennemført i foråret Det er administrationens vurdering, at det ikke er muligt at forberede en realisering af Enhedslistens forslag om at ansætte chaufførerne i regionen og lease bilflåden og efterfølgende implementere løsningen inden 1. oktober 2018, hvor kontrakten med Falck udløber. Dette skyldes blandt andet at arbejdsgange og systemunderstøttelse skal tilpasses i forhold til driften af kørselsopgaven, ligesom der skal etableres fysiske rammer for biler og personale etc. Region Hovedstaden vil derfor risikere efter kontraktudløb med Falck til oktober 2018 ikke at kunne leve op til sin forpligtigelse i forhold til de patienter, der ikke er i stand til at transportere sig selv til og fra behandling, jf. sundhedslovgivningens bestemmelser. Det er uklart, om Movia vil finde det attraktivt alene at samarbejde med Region Hovedstaden om den it-mæssige understøttelse af regionens egen kørselstilrettelæggelse. Såfremt det er muligt at samarbejde med Movia om tilrettelæggelsen af kørslen, vil Region Hovedstaden ikke kunne opnå fordelene ved flextrafikkens samkørsel af kommunal og regional flextrafik. Såfremt regionen selv ansætter chaufførerne og leaser bilflåden er grundlaget for samkørsel alene regionens egen kørsel. Administrationen skal afslutningsvis bemærke, at der er forudsat en besparelse i regionens budget på den siddende patientbefordring på årligt 10 mio. kr. En hjemtagning af patientbefordringen vil derfor skulle indrettes og tilpasses inden for denne økonomiske forudsætning. 1 De fire typer af tilladelser omfatter i dag tilladelse til områderne :taxi, limousine, offentlig servicetrafik og sygetransport. Administrationens bemærkninger til Enhedslistens ændringsforslag til punktet vedrørende siddende patientbefordring Side 2

143 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 7 - Side -1 af 4 Center for Økonomi Budget og Analyse NOTAT Til: Forretningsudvalgets medlemmer Regionsgården Kongens Vænge 2 DK Hillerød Opgang Blok C, 1. sal Telefon Mail center-foroekonomi@regionh.dk Web EAN-nr.: CVR/SE-nr.: Dato: 20. oktober 2017 Svar på spørgsmål fra Karin Friis Bach (B) og Lars Gårdhøj (A) vedrørende siddende patientbefordring Karin Friis Bach og Lars Gårdhøj har stillet 5 spørgsmål til sagen om den siddende patientbefordring. De har begge stillet spørgsmål om krav til chaufførernes uddannelse og de har herudover stillet henholdsvis 1 og 2 spørgsmål yderligere. Spørgsmålene kan besvares således: Spørgsmål fra Karin Friis Bach om kørselsbestilling: 1. Er det meningen, at patienterne selv skal bestille/afbestille kørslerne, hvis vi går over til at anvende et fælles kørselskontor? Hvordan kan det komme til at fungere med meget dårlige eller gamle patienter, eller fx demente? Får de hjælp til det? Svar på spm. 1: Såfremt Region Hovedstaden centraliserer visitation og bestilling til den siddende patienttransport i et fællesregionalt kørselskontor, er det meningen, at patienterne, i det omfang de selv har mulighed for det, selv skal ringe til kørselskontoret for at bestille og afbestille kørsel. Det er muligt at lave undtagelser hertil, således at kørsel for blandt andre demente og patienter i børne- og ungepsykiatrien, bestilles af hospitalsafdelingerne. Modellen svarer til den nuværende løsning i planlægningsområde syd, hvor patienterne selv ringer til kørselskontoret Kørselsservice Syd og bestiller deres kørsel. Men på blandt andre Geriatrisk afdeling på Glostrup og Hvidovre Hospital samt Børne- og ungdomspsykiatrien i Glostrup et det hospitalspersonalet, der bestiller kørslen. Spørgsmål fra Karin Friis Bach om kørselstider: 2. Er det korrekt, at der ikke stilles samme krav om kørselstider til Movia Flex, som vi gør til Falck i dag? Og hvordan vil det blive fremover? Svar på spm. 2: Den samlede tid en patient bruger på en kørsel til en behandling på et hospital er sammensat af ventetid i hjemmet, kørselstid i vognen og ventetid på hospitalsafdelingen.

144 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 7 - Side -2 af 4 Region Hovedstadens krav til servicetider i aftalerne med Falck og Movia er sammensat således, at patienternes forventede gennemsnitlige tidsforbrug på transport, inklusive ventetid, er i samme størrelsesorden, uanset om patienten kører med Falck eller Movias flextrafik. På grund af forskelle i it- systemunderstøttelse hos Falck og Movia er der imidlertid en forskel i, hvordan patienten får oplyst afhentningstidspunktet. I planlægningsområde Syd, hvor Movia varetager den siddende patientbefordring, får patienterne et afhentningsvindue på 20 minutter. I de øvrige planlægningsområder, hvor Falck kører, beregnes et tidligste opsamlingstidspunkt ud fra tidspunktet for patientens aftale på hospitalet. Region Hovedstadens krav til servicetider kan både revurderes i forbindelse med udbud og ved kontraktfornyelse med Movia. Om servicetiderne fra oktober 2018 vil svare til de nuværende, er derfor endnu ikke afklaret. Spørgsmål fra Lars Gaardhøj om ny taxalov: 3. Hvorledes indrettes kontraktindgåelse efter eventuelle nye retningslinjer vedr. fx arbejdsvilkår, der måtte komme med den nye taxi-lovgivning, der i krafttræder ? Svar på spm. 3: En operatør/vognmand skal til enhver tid, både før og efter kontraktindgåelse, efterleve kravene i lovgivningen, herunder også taxilovgivningen, uanset om vognmandens kontrakt er med Region Hovedstaden eller med Movias flextrafik. En ændring i taxiloven får samme betydning for gennemførelsen af udbud, uanset om det er Region Hovedstaden eller Movia, der er udbyder. Den kommende taxilovgivning vil erstatte de nuværende fire forskellige typer af tilladelser 1 til erhvervsmæssig persontransport til én tilladelse til erhvervsmæssig persontransport, en såkaldt universaltilladelse. Spørgsmål fra Karin Friis Bach og Lars Gårdhøj vedr. uddannelseskrav: Karin Friis Bach spørger: 4. På sidste FU talte vi om chaufførernes kompetencer. Men er det sådan, at Falck i dag bruger chauffører, som er bedre uddannet til sygetransport end Movia Flex chauffører? Altså går vi ned i niveau mht. hvad chaufførerne kan hjælpe med, hvis vi vælger Movia? Lars Gaardhøj spørger: 5. Jeg vil gerne have oplyst hvilke uddannelseskrav, der stilles til chaufførerne? Og jeg vil gerne vide om det er det samme krav, der stilles til Flex og udbud? 1 De fire typer af tilladelser omfatter i dag tilladelse til områderne :taxi, limousine, offentlig servicetrafik og sygetransport. Svar på spørgsmål fra Karin Friis Bach (B) og Lars Gårdhøj (A) vedrørende siddende patientbefordring Side 2

145 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 7 - Side -3 af 4 Svar på spm. 4 og 5: Offentlig servicetrafik er et lovreguleret område for både chauffører og vognmænd/operatører. De lovmæssige krav til uddannelse er de samme, uanset om det er Movias flextrafik, Falck eller anden udbudsvindende leverandør, der varetager den siddende patientbefordring. Ud over de lovmæssige krav stiller Region Hovedstaden ved udbud også supplerende krav til uddannelse af chaufførerne. Region Hovedstaden stillede følgende krav til uddannelse af chauffører ved seneste udbud i 2012: Leverandøren sikrer at den enkelte chauffør opfylder følgende krav: 1. Er godkendt som fører i henhold til lovgivningens krav, 2. Opfylder lovpligtige uddannelseskrav i øvrigt ( ) 9. Har gennemført udvidet kursus i førstehjælp, som skal opdateres hvert 3. år, 10. Deltager i 4 timers supplerende kursus i patientbefordring hos ordregiver senest efter tre måneders ansættelse ( ) (Kilde: Kravspecifikation for siddende patientbefordring i Region Hovedstaden) Ud over de lovgivningsmæssige krav og Region Hovedstadens kravspecifikation vedrørende uddannelse, står Falck også selv for supplerende uddannelse af sine chauffører. Regionsrådet beslutter d. 24. oktober 2017, i hvilket omfang regionen sender den siddende patientbefordring i udbud og i hvilket omfang den siddende patientbefordring skal varetages af Movias flextrafik fra oktober Hvilke krav regionen skal stille til uddannelse af chauffører i udbudsmaterialet er endnu ikke afklaret. Movia stiller også krav til uddannelse af chauffører, der kører flextrafik, som er ud over de lovmæssige krav. Movia stillede følgende krav til uddannelse af chauffører ved seneste udbud af flextrafik: Operatøren skal sørge for, at ingen chauffører sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, inden de har gennemgået og bestået chaufførernes grunduddannelse, som består af følgende moduler: Modul 1 Introduktion til offentlig servicetrafik Amu mål nr Modul 2 Befordring af sygdoms- og alderssvækkede passagerer Amu mål nr Modul 3 Befordring af fysisk handicappede passagerer Amu mål nr (Gælder kun for liftvogne) Modul 4 Ajourføring i offentlig servicetrafik Amu mål nr Modul 1, 2, 3 og 4 afholdes løbende som AMU-kursus på godkendte AMU-centre. Kurserne kan ses på følgende link; Svar på spørgsmål fra Karin Friis Bach (B) og Lars Gårdhøj (A) vedrørende siddende patientbefordring Side 3

146 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 7 - Side -4 af 4 Alle chauffører skal have gennemført og bestået modul 4 senest 5 år efter gennemførsel af modul 2. Kursusbevis/certifikat/kørekort skal kunne fremvises i forbindelse med kvalitetsopfølgning. Vagtpersonale og administrativt personale, som har med planlægning af den daglige drift og/eller direkte kontakt med chaufførerne i forbindelse med driften at gøre, skal have gennemført modul 1 og 2. (Kilde: Movias udbudsmateriale ved seneste udbud af Flextrafik) Svar på spørgsmål fra Karin Friis Bach (B) og Lars Gårdhøj (A) vedrørende siddende patientbefordring Side 4

147 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 8 - Side -1 af 2 Center for Økononomi Kongens Vænge Hillerød POLITIKERSPØRGSMÅL Opgang Blok A Telefon Mail Journal-nr.: Dato: 23. oktober 2017 Spørgsmål nr.: Dato: 20. oktober 2017 Stillet af: Randi Mondorf Besvarelse udsendt den: 23. oktober 2017 Spørgsmål: På foranledning af information i pressen om tomkørsler i Region Hovedstaden og et "tabt" forbrug på 8 mio. kr. Bedes følgende belyst: Såfremt andre har stillet tilsvarende spørgsmål, er det naturligvis i orden, at spørgsmålene besvares sammen. Administrationen bedes redegøre for: - Hvordan bestilles og koordineres transporterne? Hvem kan bestille og på hvilket grundlag.? - Hvilke kriterier for bestilling og koordinering er lagt ind i det oprindelige udbudsmateriale? - Indeholder det oprindelige udbudsmateriale nogen krav om at reducere tomme bestillinger? Eks. Vha. Sms moduler, krav om re-konfirmation e.l.? Bruges det i dag? - Hvilke faktorer er afgørende for, at der er så stor forskel til Region Sjælland? - Hvad bliver der gjort for at rette op på denne situation? Svar: På forretningsudvalgets møde den 24. oktober forelægges sag om den siddende patientbefordring. Sagen indeholder dels en analyse af området, jf. beslutning i budgetaftalen for 2017, dels en indstilling om fremtidig løsningsmodel med virkning fra 1. oktober 2018, hvor de nuværende kontrakter med Falck udløber. Som en del af analysen er der foretaget en opgørelse over antallet af forgæves kørsler i Opgørelsen viser, at der samlet set var forgæves kørsler i 2016 svarende til en udgift på ca. 8 mio. kr.

148 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 8 - Side -2 af 2 Tilrettelæggelsen af den siddende patientbefordring har siden 2012 været organiseret forskelligt i regionens planområder. Ca. 80 pct. af den siddende patientbefordring varetages af Falck, som dækker hospitalerne i planområderne Byen, Midt, Nord og Bornholm, mens Movias flextrafik har varetaget opgaven i planområde Syd. Analysen viser at der er forskelle på andelen af forgæves kørsler i planområderne. I gennemsnit er der 6,1 pct. forgæves kørsler i Region Hovedstaden, varierende fra 7,5 pct. i Byen til 3,6 pct. i Syd og 3,0 pct. på Bornholm. En vis andel af forgæves kørsler kan formentlig næppe undgås. Det ser dog ud som om, at der er en sammenhæng mellem organiseringen af kørselsbestillingen og andelen af forgæves kørsler. På Bornholm og i planområde Syd er der et centralt kørselskontor, hvor patienter selv ringer og bestiller deres kørsler, mens det i resten af regionen er personalet på de behandlende afdelinger, som bestiller kørslen. Uanset måden bestillingen varetages på, foretager regionens personale en visitation i forhold til om patienten er berettiget til befordring med den siddende patientbefordring ud fra lovgivningens bestemmelser. Kørslerne af patienterne varetages som nævnt af Falck hhv. Movia på baggrund af bestillinger fra regionen. Men det er henholdsvis Falck og Movia, som foretager den praktiske koordinering og planlægning af kørslerne. I begge aftaler indgår der regler og krav om honorering af kørsler, som af den ene eller den anden grund bliver forgæves. Bestilling af kørslerne er it-understøttet, men med forskellige løsninger. I de områder, hvor Falck forestår opgaven anvendes regionens bestillingssystem TAXI, mens der i planområde Syd anvendes Movias planlægningssystem Planet. I TAXI-systemet er det muligt at lægge kørselsbestillinger ind op til et år frem i tid, mens patienterne hos Movia kun kan bestille en kørsel 14 dage inden behandlingen. Der er et løbende samarbejde mellem leverandørerne og regionen om kørslen, herunder også forskellige tiltag, som har til formål at reducere de forgæves kørsler. Det er administrationens vurdering, at organiseringen af kørselsbestillingen er en væsentlig forklaring på andelen af forgæves kørsler. Dette understøttes dels af forskellene i andelen af forgæves i regionens fem planområder, dels af erfaringerne fra Region Sjælland. Det indstilles i sagen til forretningsudvalgets og regionsrådets møde den 24. oktober 2017, at der foretages en nærmere analyse af de praktiske muligheder for at centralisere visitation og bestilling af kørsler, ud fra en antagelse om at dette er et centralt element i nedbringelsen af forgæves kørsler. Ingen af kontrakterne indeholder bestemmelser om, at patienterne skal rekonfirmere kørselsaftalen.

149 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 9 - Side -1 af 1 Sekretariatet Kongens Vænge Hillerød Opgang A Telefon Mail Til: Forretningsudvalgets møde den 24. oktober 2017 Dato: 19. oktober 2017 Ændringsforslag til pkt. 1 Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Stillet af Socialistisk Folkeparti. Socialistisk Folkeparti foreslår, at indstillingen tilføjes følgende punkt 5: 5. Der indarbejdes i udbudsmaterialet følgende tekst: Der sikres løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art, i henhold til en kollektiv overenskomst, indgået af de inden for dette pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

150 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 10 - Side -1 af 2 Center for Økonomi Budget og Analyse & Sekretariatet Til: Forretningsudvalget Opgang Blok C Afsnit 1. sal Kongens Vænge 2 DK Hillerød Telefon Direkte Mail oekonomi@regionh.dk Web CVR/SE-nr: Dato: 23. oktober 2017 Den nye taxalovs regler om antal køretilladelser Der er i februar måned indgået et bredt forlig i Folketinget om modernisering af taxaloven mellem regeringspartierne Venstre, Liberal Alliance og Det Konservative Folkeparti og Socialdemokratiet, Dansk Folkeparti, Radikale Venstre og Socialistisk Folkeparti. Transport- bygnings- og boligministeren har den 4. oktober fremsat lovforslag til udmøntning af forligsaftalen. Lovforslaget førstebehandles den 24. oktober og forudsættes at træde i kraft den 1. januar Vurderingen i nærværende notat er baseret på en telefonisk drøftelse med Trafikstyrelsen af lovforslaget, som det foreligger til førstebehandling, og er derfor med forbehold for eventuelle ændringer, som måtte komme under udvalgsbehandlingen. Det fremgår af lovforslaget, som nævnt i besvarelsen af de stillede politikerspørgsmål til sagen, at de nuværende 4 tilladelsestyper - Tilladelser til taxakørsel - Tilladelser til limousinekørsel - Tilladelser til sygetransport - Tilladelser til offentlig servicetrafik fremover slås sammen til én tilladelse, kaldet tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring en EP-tilladelse. Den nye lov kommer også til at indeholde skærpede krav om uddannelse af mindst 10 dages varighed i stedet for de nuværende 6-dages kurser. Hidtil har antallet af taxa- og limousinetilladelser været begrænset, men denne begrænsning ophæves med lovforslaget. Der gælder imidlertid efter lovforslaget en 3- årig overgangsordning, således at antallet af nye tilladelser uanset kørselsformål begrænses til 500 om året på landsplan. I modsætning til de nuværende regler, hvor der ikke er loft over antallet af tilladelser til sygetransport og offentlig servicetrafik, kommer loftet også til at gælde for disse tilladelser. Det vil dog være muligt at søge flere tilladelser til de to typer af kørsel på det nuværende lovgrundlag indtil 1. januar,

151 Punkt nr. 8 - Siddende patientbefordring - Analyse og forberedelse af udbud Bilag 10 - Side -2 af 2 idet Trafikstyrelsen kan behandle sådanne ansøgninger indtil udgangen af februar Movia har derfor gjort administrationen opmærksom på, at hvis regionsrådet beslutter, at Movia skal overtage kørslen i andre planlægningsområder end planlægningsområde Syd vil Movia udbyde kørslen inden udgangen af oktober for at være sikker på at have tilstrækkelig kørselskapacitet, da det vil være den enkelte vognmand som leverandør til Flextrafik, der skal søge de nødvendige tilladelser, inden loftet kommer til at gælde. Hvis regionen ønsker at stille krav til service, miljø, uddannelse, udover hvad der fremgår af den gældende aftale med Movia og den kommende lov, kan de indarbejdes i det udbud, som Movia gennemfører i oktober 2018, som kommer til at gælde for kørsel fra oktober Hvis regionsrådet, udover på Bornholm, beslutter at udbyde kørslen i et eller flere af planlægningsområderne Nord, Midt, Byen og Syd gælder ligeledes, at de bydende leverandører vil skulle sikre sig at have tilstrækkeligt med tilladelser for at kunne byde. Vælger regionen at udbyde kørslen udover på Bornholm vil det derfor forudsætte, at udbudsmaterialet også for Bornholms vedkommende - er klar til udsendelse så betids, at de bydende leverandører kan nå at søge det antal tilladelser, som er nødvendigt for at byde på et eller flere planlægningsområder. Kan de fornødne tilladelser først søges efter den 1. januar 2018 risikerer loftet over tilladelser at virke som en reel konkurrencebegrænsning. Det tidspres, som det kommende loft lægger på processen, begrænser de muligheder, som regionsrådet normalt ville have for at beslutte detaljerede krav til i udbudsmaterialet om fx miljø og uddannelse af chaufførerne. Der kan dog stilles generelle krav om, at udbudsmaterialet skal indeholde samme krav med hensyn til uddannelse og miljø som i de nuværende kontrakter eller at alle bydende skal opfylde samme krav om AMU-kurser og øvrig uddannelse, som Movia kræver i kontrakterne med sine leverandører. Side 2

152 Sundhedsberedskabsplan, 2017 Region Hovedstaden Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -1 af 49 Region Hovedstaden Region Hovedstadens sundhedsberedskabsplan

153 Sundhedsberedskabsplan, 2017 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -2 af 49 Indholdsfortegnelse Del 1 Krisestyringsorganiseringen... 4 Indledning Overordnede opgaver Organisering og ledelse af sundhedsberedskabet Aktivering og drift af regionens sundhedsberedskab Informationshåndtering Koordination af handlinger og ressourcer Krisekommunikation...14 Del 2 Operativ indsats Præhospital plan Opgaver Ledelse Organisation Bemanding og materiel/udstyr Procedurer Konventionelle hændelser Opgaver Organisation Bemanding og materiel/udstyr Procedurer CBRNE-beredskab Opgaver Ledelse Organisation Bemanding og udstyr Procedurer Psykosocial indsats Opgaver Ledelse Organisation Bemanding og materiel/udstyr Procedurer Lægemiddelberedskab Opgaver Ledelse Organisation Bemanding/udstyr Procedurer Beredskab for forsyningssvigt Opgaver Ledelse Organisation Bemanding og udstyr Procedurer Genopretning Opgaver Ansvar for genopretning Ledelse og organisation Bemanding og udstyr...37 Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober

154 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -3 af Procedurer...37 Del 3 Appendiks Begrebsliste Uddannelsesaktiviteter Øvelsesaktiviteter Evaluering af hændelser og øvelser Risiko- og sårbarhedsvurdering...46 Risikoprofil af Region Hovedstaden Konsekvensanalyse Oversigt over action cards, bilag og delplaner...48 Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

155 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -4 af 49 Del 1 Krisestyringsorganiseringen Indledning Formål med sundhedsberedskabsplanen Formålet med Region Hovedstadens sundhedsberedskabsplan er at beskrive aktivering og drift af regionens krisestyringsorganisation lokalt og centralt samt kontakt til andre beredskabsmyndigheder. Planen anvendes ved hændelser, hvor der konkret vurderes at være behov for at aktivere krisestyringsorganisationen. Det gælder fra lokal krisestyringsorganisation og håndtering af en hændelse på et hospital/virksomhed til etablering af en central kriseledelse og -stab til koordinering og håndtering af hændelser på tværs af regionen. Sundhedsberedskabsplanen er baseret på regionens daglige organisation og suppleres med etablering af en krisestyringsorganisation centraliseret om koordination af den operative indsats på AMK-Vagtcentralen. Krisestyringsorganisationen kan tilpasses den konkrete hændelse (der henvises i øvrigt til begrebslisten). Nedenstående figur viser alene organisationen, og ikke kommunikation til de interne ekspertberedskaber i regionen: Regionens sundhedsberedskabsplan gør det muligt for regionen hurtigt og effektivt at koordinere og løse sine opgaver i relation til patientbehandling både præhospitalt og på det enkelte hospital. Planen indeholder samarbejdsaftaler internt i regionen mellem regionens hospitaler (somatisk og psykiatrisk) og den centrale administration og koncernledelse. Derudover samarbejdsaftaler med andre beredskabsmyndigheder samt almen praksis (bilag nr. 8). Endvidere fremgår den ansvars- og opgavefordeling med kommunerne i regionen, som regionen planlægger efter (bilag nr. 9). En regional konsekvensanalyse, en analyse af den regionale risikoprofil, Beredskabsstyrelsens rapport Nationalt Risikobillede fra 2017 samt PET s Center for Terroranalyses Vurdering af terrortruslen mod Danmark danner grundlag for planen. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

156 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -5 af 49 Regionen kan omstille og udvide sin behandlings- og plejekapacitet mv. udover det daglige beredskab ved større ulykker og ekstraordinære hændelser i samfundet eller på regionens hospitaler. Planen sikrer, at regionen er i stand til at håndtere mange syge og tilskadekomne eller potentielt syge og tilskadekomne, samt at regionen i videst mulig omfang kan opretholde normale funktioner under forskellige former for forsyningssvigt og under beredskabsmæssige forhold. Gyldighedsområde Sundhedsberedskabsplanen omfatter alle relevante beredskabsmæssige opgaver i regionen herunder i relation til Beredskabslovens 25, og udstikker de overordnede fælles rammer for regionens sundhedsberedskab og den overordnede operative indsats præhospitalt og på hospitalerne (somatisk og psykiatrisk) samt den administrative krisestyring. Region Hovedstaden er organiseret med et antal centre, hospitaler, regionens psykiatri samt tværgående virksomheder. Den Præhospitale Virksomhed er som tværgående virksomhed med regionens AMK-Vagtcentral central for koordineringen af regionens sundhedsberedskab. Regionens lægemiddelberedskab er forankret i regionens Apotek, it-beredskabet mv. er placeret i Center for IT, Medico og Telefoni, og al ejendomsdrift er samlet organisatorisk i Center for Ejendomme: Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

157 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -6 af 49 På hospitalerne foregår den akutte indsats på tre niveauer, alt efter hvilket behov den enkelte patient har: Traumecenter, akutmodtagelse og akutklinik. Regionens traumecenter er en specialiseret akutmodtagelse, der ligger på Rigshospitalet (Blegdamsvej) og modtager svært tilskadekomne patienter samt kritisk syge patienter, som kræver akut indsats og samarbejde mellem mange diagnostiske og kliniske specialer på højt specialiseret niveau. I Region Hovedstaden er der fem hospitaler med akutmodtagelser: Bispebjerg og Frederiksberg Hospital Bispebjerg matriklen Bornholms Hospital Herlev og Gentofte Hospital Herlev-matriklen Amager og Hvidovre Hospital Hvidovre-matriklen Nordsjællands Hospital Hillerød matriklen Bornholms Hospital har en akutmodtagelsesfunktion på grund af øens særlige geografiske forhold. Akutmodtagelsen på Bornholms Hospital kan behandle og stabilisere alvorligt syge eller tilskadekomne som følge af en beredskabshændelse, indtil relevant transport er iværksat. I Region Hovedstaden er der akutklinikker på hospitalsmatriklerne: Glostrup Amager Gentofte Frederiksberg Frederikssund Derudover er der etableret sundhedshus i Helsingør. Der skal som udgangspunkt ikke foregå akut behandling og udredning af kritisk syge og kirurgiske patienter på matrikler med akutklinikker. I tilfælde af hændelser med mange akut syge eller tilskadekomne vil disse patienter blive visiteret til akuthospitalernes akutmodtagelser. For at aflaste akutmodtagelserne mest muligt i en sådan situation, skal akutklinikkerne være klar til at modtage akutte medicinske patienter samt patienter indenfor specialkompetencerne. Desuden er der planlagt for, at hospitalsmatrikler med akutklinikker kan få overført et medicinske patienter fra akuthospitalerne i henhold til specialer og hospitalsstruktur. Herunder har alle hospitaler planer for modtagelse af selvhenvendere, som kan være kontaminerede (fx kemisk forurenede eller smitsomme), samt planer for iværksættelse af foreløbig isolation af patienter med behov for isolation med henblik på efterfølgende overflytning til relevant akuthospital. Alle hospitaler forventes som minimum at kunne rense selvhenvendere på alle deres matrikler. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

158 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -7 af 49 Alle ændringer i forhold til sædvanlige visitationsretningslinjer vil ved en beredskabshændelse blive meldt ud af AMK-Vagtcentralen, som koordinerer den regionale operative indsats. Region Hovedstadens Psykiatri er organiseret ved en række psykiatriske og børne- og ungdomspsykiatriske centre. Der er fem psykiatriske akutmodtagelser, og en psykiatrisk akutmodtagelse for børn og unge. Psykiatrisk Center København koordinerer den operative indsats efter aftale med psykiatridirektionen (se kapitel 4Psykosocial indsats). Regionens samlede sundhedsberedskabsplan suppleres af lokale beredskabsplaner med bilag og action cards på regionens hospitaler og tværgående virksomheder samt en præhospital beredskabsplan. Alle beredskabsplaner er opbygget efter fælles skabelon med kerneopgave 1-6 (Aktivering og drift, Informationshåndtering, Koordination, Krisekommunikation, Operative planer og Genopretning). Supplerende til beredskabsplanerne findes desuden en række vejledninger, politikker og aftaler mv. som baggrund for den operationelle plan for håndtering af beredskabshændelser. Derudover suppleres beredskabsplanen af indsatsplaner for beredskabshændelser på særlige lokaliteter som Metroen, Københavns Lufthavne og Øresundsforbindelsen samt beredskabsplan for Sundhedsberedskabs Øresund (samarbejde med Region Skåne). Planer for de særlige lokaliteter ligger på særskilte lukkede hjemmesider og kan tilgås af AMK-Vagtcentralen, som har det operative ansvar for det præhospitale beredskab i disse planer. Der findes action card for dette i den præhospitale beredskabsplan. Planens præmisser Krisestyringsorganisationen lokalt og/eller centralt er, når den er aktiveret, omdrejningspunktet for hospitalets/virksomhedens og/eller regionens krisestyring af en beredskabshændelse. Ledelse, stab og støttefunktioner organiseres og bemandes afhængigt af den konkrete hændelse, men principperne for informationshåndtering og koordination samt opgavefordeling er de samme uanset hændelsens karakter. Derudover er planen og regionens beredskabsmæssige opgaver baseret på de fem beredskabsprincipper: Sektoransvarsprincippet: Den myndighed, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven under en større ulykke eller katastrofe. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst mulig omfang også i krisestyringssystemet. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne justeres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Nærhedsprincippet: Beredskabsopgaverne bør løses så tæt på borgerne som muligt og dermed på det lavest egnede, relevante organisatoriske niveau. Samarbejdsprincippet: Myndighederne har et selvstændigt ansvar for at samarbejde og koordinere med andre myndigheder og organisationer, både vedrørende beredskabsplanlægning og krisestyring. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

159 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -8 af 49 Trin 1 Informationsberedskab anvendes bl.a., hvor der er behov for øget overvågning og orientering af hospitaler mv. Trin 2 Stabsberedskab anvendes, når der er behov for umiddelbar drøftelse eller koordination med henblik på løsning af den aktuelle situation og planlægning for håndtering på længere sigt. Trin 3 Operationsberedskab anvendes i situationer, hvor der er behov for, at regionen kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver indenfor meget kort tid og i en længere efterfølgende periode (Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan). Ajourføring og afprøvning Sundhedsberedskabsplanen ajourføres hver valgperiode af Den Præhospitale Virksomhed i samråd med regionens beredskabsudvalg. Den opdaterede plan godkendes i regionsrådet og udsendes i regionens dokumentstyringssystem via Det Regionale Kvalitetsråd. Såfremt en hændelse i den mellemliggende periode giver anledning til ændringer i planen, sikrer Den Præhospitale Virksomhed at dette foretages, og at alle involverede aktører gøres opmærksom på den nye udgave af planen. Planen afprøves ved øvelser og konkrete situationer med efterfølgende evaluering (se afsnit 3.4 Evaluering af øvelser og hændelser). 1.1 Overordnede opgaver De overordnede opgaver for regionens sundhedsvæsen ved en beredskabshændelse dækker: 1. Konventionelle hændelser, herunder særlige beredskabshændelser (fysisk tilskadekomst). Patienterne vurderes, prioriteres og behandles samt visiteres præhospitalt og transporteres til relevant akuthospital. Medicinske patienter og overbelægning er også indeholdt heri. 2. CBRNE-hændelser (hændelser med kemiske (C), biologiske (B), radiologiske (R), nukleare (N) eller eksplosive hændelser (E)). CBRNE-hændelser kan dels være situationer, hvor der er et konkret skadested og dels situationer, hvor der ikke er et kendt skadested (fx ved biologisk agens, hvor symptomer viser sig senere). Antibiotikaresistens og influenzaberedskabet er også indeholdt heri. Regionen vil kontakte ekspertberedskaberne ved CBRNE-hændelser for rådgivning (Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan). Hændelser med eksplosiver håndteres under konventionelle hændelser, da symptomer/konsekvenser kan sidestilles med traumer. Eksplosive hændelser kombineres med fx kemikalie vil høre under CBRNE-hændelser. 3. Hændelser med risiko for hospital i form af forsyningssvigt (IT, vand, strøm, varme), eller hændelser hvor udefrakommende forhold truer hospitalets funktioner (brand, oversvømmelse, indtrængning af personer, eller andre forhold der vanskeliggør hospitalets arbejde). 1.2 Organisering og ledelse af sundhedsberedskabet Operativ koordinering AMK-Vagtcentralen har det operationelle ansvar for koordineringen af regionens samlede indsats såvel i dagligdagen som ved en beredskabshændelse, herunder ansvaret Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

160 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -9 af 49 for fordeling af ambulanceindbragte patienter til hospitalerne samt koordination med andre beredskabsmyndigheder AMK-Vagtcentralen samt ambulancer og akutlægebiler er i kontakt med alle hospitaler via de døgnbemandede AKC er på alle hospitaler (Akut Koordinations Center) og Region Hovedstadens Psykiatri via Psykiatrisk Center Københavns døgnbemandede AKC. Kommunikationen foregår via SINE-kommunikation, mail og telefon AMK-Vagtcentralen har visitationsansvaret, disponerer ambulancer, akutlægebilerne og akutlægehelikopterne og har det fulde overblik over de præhospitale ressourcer. Koordineringen af indsatsen afvikles i et tæt samarbejde mellem AMKlægen og indsatsleder Sund (ISL-SUND, særligt uddannet præhospital akutlæge) AMK-Vagtcentralen koordinerer desuden overflytninger mellem regionens hospitaler og øvrige matrikler. Hospitaler og ekspertfunktioner kan sende en forbindelsesofficer til AMK- Vagtcentralen og den præhospitale kriseledelse (fx en infektionsmediciner) ved behov AMK-Vagtcentralen koordinerer ligeledes en beredskabshændelse med almen praksis, kommunerne og eksternt aktiverede beredskabsstabe. Regionens kriseledelse Den konkrete hændelse og situation vil afgøre sammensætningen af den regionale kriseledelse, men som udgangspunkt kan følgende forventes at blive indkaldt: Regionsdirektøren, relevante koncerndirektører samt centerdirektøren for Center for Kommunikation, centerdirektøren for Center for Sundhed, centerdirektøren for Center for Økonomi og direktionen i Den Præhospitale Virksomhed samt relevant administrativt personale til støtte for hver af de nævnte. En ledelsesrepræsentant fra Enhed for Kvalitet og Patientsikkerhed inddrages i kriseledelsen for at sikre specialiseret fokus på patientsikkerheden. Koncerndirektionen holder regionsrådsformanden orienteret om hændelsen og inddrager denne når relevant. Såfremt hændelsen, der har aktiveret regionens kriseledelse, foregår på et af regionens hospitaler/virksomheder vil sammensætningen ændres med vægt på inddragelse af det pågældende hospital/virksomheds direktion. Kriseledelsen kan i øvrigt supplere sig ad hoc. Regionens kriseledelse suppleres af en krisestab med deltagelse af medarbejdere som udgangspunkt fra de ovenfornævnte centre og virksomheder, samt Center for IT-, Medico- og Telefoni, Center for HR og Center for Sundhed. Krisestaben skal efter anmodning fra Sundhedsstyrelsen til enhver tid opretholde og opstille et fælles situationsbillede for hændelsen efter skabelon AMK-Vagtcentralen indhenter information hertil. Direktøren, der har aktiveret krisestaben, leder staben frem til første møde i kriseledelsen, hvor der tages beslutning om ledelse og opgavefordeling. Her aftales også, hvem der er talsperson i situationen. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

161 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -10 af 49 Ved længerevarende hændelser, som fx en alvorlig epidemi, kan koncerndirektionen udpege en særlig leder/styregruppe til at lede og koordinere regionens indsats. I en situation hvor beredskabet aktiveres i forbindelse med en biologisk hændelse, har regionen mulighed for at oprette en ad hoc Pandemi Task Force, der kan inddrages i vurdering og planlægning. Koncernledelsen leder Pandemi Task Forcen med sekretariatsbistand fra Den Præhospitale Virksomhed. Møder i regionens kriseledelse Møderne i regionens kriseledelse afholdes enten på Regionsgården eller i Den Præhospitale Virksomhed i et indrettet kriserum med adgang til opdateret situationsbillede for den operative indsats og kapacitetsoversigt for hospitalerne. Møderne gennemføres efter aftale i kriseledelsen, herunder vurdering om behov for fast dagsorden og referat. Til første møde benyttes skabelon til dagsorden (Bilag nr. 3: Dagsorden for møder i kriseledelsen). 1.3 Aktivering og drift af regionens sundhedsberedskab Enhver henvendelse til AMK-Vagtcentralen om ekstraordinære hændelser, der kan have indflydelse på regionens sundhedsberedskab, skal konfereres med vagthavende AMK-læge, som har bemyndigelse til at aktivere regionens sundhedsberedskab efter interne retningslinjer AMK-Vagtcentralen kan døgnet rundt modtage alarmering/varsling fra: En af Alarmcentralerne Læge fra akutlægebil eller akutlægehelikopter Et eller flere af regionens hospitaler eller tværgående virksomheder Center for Sundhed (CSU) Øvrige regioners AMK-Vagtcentraler eller tilsvarende RMKL i Region Skåne Politiet fra en af regionens fire politikredse Den Lokale Beredskabsstab (fælles beredskabsmyndighedsstab med politiet som koordinerende formand) Sundhedsstyrelsen Overlæger fra Styrelsen for Patientsikkerhed Den Nationale Operative Stab (NOST) via Sundhedsstyrelsen Den Internationale Operative Stab (IOS) Søværnets Operative Kommando (SOK) Alarmering fra specialobjekter, som Øresundsbroen, Lufthavnen, Metroforbindelsen. Alarmering og aktivering af regionens sundhedsberedskab følger aktivering- og kontaktplanen (Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan, AC nr. 1: AMK-formidling). Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

162 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -11 af 49 Aktivering af sundhedsberedskabet Hvis AMK-Vagtcentralen aktiverer regionens sundhedsberedskabsplan, skal relevant personale i Den Præhospitale Virksomhed indkaldes og relevante samarbejdspartnere inddrages. AMK har bemyndigelse til at træffe de indledende operative beslutninger, indtil kontakt til regionens ledelse er etableret (AC nr. 2: Aktivering af beredskabet fra AMK-Vagtcentralen). Sundhedsberedskabet kan også aktiveres fra det enkelte hospital/virksomhed ved aktivering af egen beredskabsplan med samtidig orientering af AMK- Vagtcentralen. Regionens Akuttelefon 1813 aktiveres af AMK-Vagtcentralen i hændelsen og vil fungere som kontaktnummer for regionens borgere i situationen. I information fra Akuttelefonen 1813 skal der oplyses om, 1) hvad er der sket, 2) hvad myndighederne gør, og 3) hvad det betyder for den enkelte borger. Disse oplysninger indtales på telefonsvareren til køfunktionen til Akuttelefonen I tilfælde af behov for ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunerne aktiverer AMK-Vagtcentralen den eller de relevante kommuner (AC nr. 7b: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje, AMK-Vagtcentralens opgaver) AMK-Vagtcentralen kontakter tillige CSU, som alarmerer PLO-Hovedstaden. Kommunernes og CSU s beredskabsnumre findes i Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan (Klassificeret TTJ). Ved mundtlig kommunikation om beredskabshændelser anvendes ISBAR-principperne: Identifikation - sig dit navn og din funktion Situation jeg ringer fordi du skal vide/gøre Baggrund hændelsen er. Analyse vurderingen af hændelsen og udvikling heraf er Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

163 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -12 af 49 Råd du skal gøre Forbindelsesofficerer Der kan blive brug for at sende en forbindelsesofficer fra regionens AMK-Vagtcentral til en anden myndigheds kriseledelse eller stab, oftest Den Lokale Beredskabsstab (LBS). Relevante ledere og medarbejdere i Den Præhospitale Virksomhed er sikkerhedsgodkendte efter indhentelse af udtalelse fra PET og kan således fungere som forbindelsesofficer i stabe, hvor dette er påkrævet. (AC nr. 4: Fremmøde og opgaver for forbindelsesofficer). De relevante forbindelsesofficerer er særligt uddannet hertil, og vil derfor bl.a. leve op til forventningerne til stabsmedlemmer i LBS. Såfremt den Internationale Operative Stab aktiveres, og regionen skal deltage med en forbindelsesofficer, vil en ledelsesrepræsentant fra Den Præhospitale Virksomhed udpege pågældende. Derudover kan Region Hovedstadens Psykiatri udpege og udsende en forbindelsesofficer. 1.4 Informationshåndtering Målet med informationshåndtering er at sikre, at regionens kriseledelse og hospitalernes og øvrige virksomheders kriseledelser til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet. Enhed for Medier og Omdømme alarmeres tidligt i fasen for at styre kommunikation, herunder udarbejde information internt til regionens medarbejdere og eksternt til borgerne, samt til håndtering af henvendelser fra pressen (AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen). Såfremt den Lokale Beredskabsstab er aktiveret, koordineres information til borgere og presse med denne. Situationsbillede Alle involverede parter vil have et stort behov for at få oplyst, hvad hændelsen drejer sig om, hvor stort omfanget er, hvordan den enkelte er berørt og varigheden af hændelsen: AMK-Vagtcentralen indhenter information afhængigt af hændelsens karakter og omfang fra de præhospitale enheder, fra hospitalernes og virksomhedernes kriseledelser/akc, fra presseberedskabet og fra regionens kriseledelse samt fra Den Lokale Beredskabsstab. Informationen indhentes efter fastlagt skabelon og et i situationen aftalt tidsinterval (Bilag nr. 6: Skabelon for AMK-formidling) AMK-Vagtcentralen informerer samarbejdspartnere, herunder kommuner og krisestabe via forbindelsesofficerer, samt ved behov Sundhedsstyrelsen og Overlæger fra Styrelsen for Patientsikkerhed efter konkret aftale og skabelon (AC nr. 1: AMK-formidling) AMK-Vagtcentralens kontaktindgang til regionens hospitaler, er hospitalernes døgnbemandede Akut Koordinations Center (AKC), enten pr. telefon, SINEkommunikation eller mail. Ved orientering om en akut hændelse skal der altid etableres telefonisk kontakt AMK-Vagtcentralen udsender løbende information om hændelse, opgaver og opfølgning til alle aktører (hospitaler, virksomheder og præhospitale enheder mv.) og til Enhed for Medier og Omdømme efter fast skabelon (Bilag nr. 6: Skabelon for AMK- Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

164 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -13 af 49 formidling). Presseberedskabet koordinerer i samarbejde med kriseledelsen og AMK-Vagtcentralen information til regionens hjemmeside og til pressen. Presseberedskabet igangsætter ekstra overvågning af nyhedsmedierne (AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen). Log og dokumentation Under en beredskabshændelse føres der AMK-minutrapport, og de operative meldinger på AMK-Vagtcentralen registreres tillige på voice-log og på disponeringsrapporter (AC nr. 3: Logføring i kriseledelsen). Der føres også minutrapport ved repræsentation i Den Lokale Beredskabsstab. Hospitaler og virksomheder fører log over egne hændelser og tiltag i AKC eller kriseledelse (Bilag nr. 2: AKC s overordnede opgaver). Kriseledelsens strategiske beslutninger og udsendt information til andre myndigheder og samarbejdsparter journaliseres. AMK meddeler alle involverede aktører i sundhedsberedskabet, når hændelsen/ beredskabssituationen er overstået/afviklet. 1.5 Koordination af handlinger og ressourcer Målet med koordinering er mest hensigtsmæssig anvendelse udnyttelse af ressourcer og kapaciteter, således at konsekvenserne af en beredskabshændelse kan begrænses, og situationen normaliseres hurtigst muligt. Samtidig skal koordination sikre, at der er overensstemmelse mellem handlinger og kapacitet i indsatsområdet og på hospitalerne, herunder specifikt koordination og samarbejde med eksterne samarbejdspartnere og koncerndirektionen AMK-Vagtcentralen AMK-Vagtcentralen koordinerer den operative sundhedsberedskabsindsats både internt i regionen og i forhold til eksterne samarbejdspartnere. Tilførsel af eksterne ressourcer rekvireres af AMK-Vagtcentralen via LBS, når denne er aktiveret (fx akutlægebiler og ambulancer fra øvrige regioner) AMK-Vagtcentralen indgår i regionens krisestab ved relevant ledelsesrepræsentant på direktions- eller enhedschefniveau. Eksterne samarbejdspartnere Regionen planlægger efter en ansvars- og opgavefordeling om sundhedsberedskabet med de i regionen beliggende 29 kommuner. Dette omfatter: Gensidig orientering ved en beredskabshændelse (via døgndækket telefon) Ekstraordinær udskrivning af patienter fra hospital (aftale om antal patienter, medbragt medicin og udstyr samt journalmateriale) Psykosocial støtte (regionen afsender kriseteam til et kommunalt evakueringsog pårørendecenter) Massevaccination (kommunerne stiller lokaler og udførende personale til rådighed, regionen har ansvar for vaccinelogistik, utensilier og tilstedeværende læge). Regionen har indgået aftale med PLO-Hovedstaden om almen praksis medvirken i sundhedsberedskabet ved ekstraordinær udskrivning fra hospital. Dette omfatter: Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

165 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -14 af AMK-Vagtcentralen orienterer Center for Sundhed om årsag og omfang, som orienterer almen praksis via PLO-Hovedstaden om, at beredskabet er aktiveret. Det er kommunernes opgave at kontakte den enkelte patients praktiserende læge ved behov for lægelig behandling af patienten i forbindelse med den ekstraordinære udskrivning AMK-Vagtcentralen indgår i ugentlige briefinger med Københavns Politi om den/de kommende uge/ugers planlagte arrangementer. Derudover har AMK- Vagtcentralen en aftale med de fire politikredse i regionen om, at de i forbindelse med større planlagte arrangementer medvirker til, at regionen får tilsendt risikovurdering og beredskabsplan fra arrangørerne, såfremt AMK-Vagtcentralen ikke er direkte involveret i planlægningen AMK-Vagtcentralen videreformidler relevant information til hospitalerne. CBRNE-hændelser koordineres med regionale og nationale ekspertberedskaber, herunder især Beredskabsstyrelsen. Der er aftale med Forsvarets Joint Rescue Coordination Centre (JRCC) om procedure vedrørende alarmering og kommunikation med forsvarets redningshelikoptere. Ved hændelser, der involverer flere regioner, aftales det initialt mellem regionernes AMK-Vagtcentraler, hvem der påtager sig den overordnede opgave med koordineringen, og det aftales, hvordan regionernes AMK-Vagtcentraler kontakter hinanden (SINE, telefonisk eller pr. mail). Koordineringen med andre regioners ressourcer sker via den pågældende regions AMK-Vagtcentral med mindre andet aftales, fx hvis Den Lokale Beredskabsstab (LBS) er aktiveret. Ved en beredskabshændelse på Øresundsbroen koordineres den sundhedsfaglige indsats med RMKL (Region Skånes AMK-funktion) efter særlig plan herfor. 1.6 Krisekommunikation Den Præhospitale Virksomhed er ansvarlig for at levere sundhedsfaglig information til Enhed for Medier og Omdømme. Såfremt hændelsen sker på en af regionens hospitaler, er det hospitalets AKC/kriseledelse, der koordinerer, hvem der leverer denne information til presseteamet (AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen) og koordinerer dette med AMK-Vagtcentralen. Så vidt det er muligt, skal krisekommunikation om en beredskabshændelse koordineres med øvrige beredskabsmyndigheder via LBS. Talspersonen for regionen er som udgangspunkt regionsrådsformanden eller relevant koncerndirektør. Såfremt hændelsen sker på en af regionens hospitaler, vil talspersonen være en ledelsesrepræsentant fra hospitalet. Såfremt hændelsen er national eller tværregional koordineres den generelle information (der ikke er særlig for Region Hovedstaden) enten via Den Lokale Beredskabsstab, der er udpeget af Rigspolitichefen til at lede indsatsen eller via den Nationale Operative Stab (NOST), hvor Sundhedsstyrelsen er repræsenteret som fast medlem. Enhed for Medier og Omdømme er ved en beredskabshændelse ansvarlig for at lægge borgerrettet information på regionens hjemmeside. Der kan eksempelvis anvendes pressemeddelelser, beredskabsmeddelelser og kommunikeres via sociale medier. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

166 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -15 af 49 Akuttelefonen 1813 vil under en beredskabshændelse fungere som call-center for borgerne. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

167 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -16 af 49 Del 2 Operativ indsats 1. Præhospital plan Den præhospitale indsats ved beredskabshændelser er beskrevet i den præhospitale beredskabsplan (Delplan nr. 1). Nedenstående er en overordnet beskrivelse af den præhospitale beredskabsplan Opgaver Den præhospitale beredskabsplan beskriver følgende opgaver for AMK- Vagtcentralen og den præhospitale kriseledelse: Modtage orientering, varsel eller alarmering om aktivering af beredskabet. Herefter aktivere beredskabet på rette niveau (Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan). Orientering af kriseledelsen. Differentieret mobilisering af personale. Evt. orientering, varsling eller alarmering af AMK-Vagtcentraler i andre regioner. Fastlægge visitationsprincipper i samarbejde med ISL-SUND, således at der sker en hensigtsmæssig fordeling af syge/tilskadekomne til regionens hospitaler og eventuelt hospitaler i andre regioner. Ved anmodning udsende forbindelsesofficer til Den Lokale Beredskabsstab (LBS). Kriseledelsen beslutter kompetenceniveauet. Indhente løbende oplysninger fra hospitaler om modtagekapacitet (fastholde fælles situationsbillede). Informere hospitaler og virksomheder løbende. Holde løbende kontakt med Enhed for Medier og Omdømme Ledelse Kriseledelsen aktiveres i Den Præhospitale Virksomhed, og det besluttes, hvorvidt regionens samlede kriseledelse aktiveres AMK-Vagtcentralen har det koordinerende operative ansvar for regionens beredskab. I indsatsområdet er det Indsatsleder Sund (ISL-SUND), der har det sundhedsfaglige ansvar for patienterne. Psykiatrien kan efter aftale med AMK- Vagtcentralen udsende en koordinerende psykiatrisk kontaktperson (KOP) til at bistå Indsatsleder Sund (ISL-SUND) med den krisestøttende del af opgaven Organisation Det daglige præhospitale beredskab består af: Region Hovedstaden råder over 51 ambulanceberedskaber, hvilket omfatter beredskaber der er til rådighed hele døgnet, og beredskabet der er til rådighed dag eller aften. Hertil kommer 24 reserveambulancer. Region Hovedstaden har Falck Danmark A/S og Hovedstadens Beredskab som ambulanceleverandører, og ambulanceberedskaberne er placeret på 25 baser i regionen. Region Hovedstaden har et politisk fastsat responsmål for de mest hastende kørsler, dvs. kategori A til livs- eller førlighedstruende tilstande, hvor ambulancen altid kører med udrykning. Målet er, at 90 % af alle A-kørsler skal være fremme indenfor 13 minutter. 6 akutlægebiler hvoraf de 3 er døgndækket. Der er 1 deldøgns akutlægebil på Bornholm. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

168 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -17 af 49 1 psykiatrisk akutlægebil som opererer i tidsrummet kl til på hverdage, og som er døgndækkende i weekender og på helligdage. Den Landsdækkende Helikopterordning, 3 helikoptere placeret ved Ringsted, Billund og Skive. I konkrete situationer kan AMK-Vagtcentralen kontakte JRCC med henblik på assistance fra forsvarets redningshelikoptere. Den præhospitale indsats på et skadested ledes og koordineres af en indsatsleder fra Den Præhospitale Virksomhed (Indsatsleder Sund, ISL-SUND). ISL-SUND varetager sundhedssektorens myndighedsansvar i indsatsområdet og indgår i den tværfaglige indsatsledelse sammen med indsatslederen fra politiet og indsatslederen fra redningsberedskabet. Regionen har altid mindst én indsatslederuddannet præhospital akutlæge på vagt. Yderligere 10 indsatslederuddannede akutlæger kan mobiliseres indenfor den første time af en hændelse. Øvrige præhospitale akutlæger indgår organisatorisk ved en større hændelse som behandlingspladsleder eller behandlende læge Bemanding og materiel/udstyr Alle beredskabsmyndigheder, herunder sundhedsberedskabet, anvender SINEkommunikation til intern kommunikation i egen sektor og på tværs med andre myndigheder. Udover SINE anvendes også mail og telefonkommunikation til intern kommunikation i regionen. Ved en beredskabshændelse anvendes det mandskab, standardudstyr og materiel, som forefindes i ambulancerne og akutlægebilerne til daglig. Ved CBRNE-beredskab orienterer AMK-læge i samråd med Infektionsmedicinsk Afdeling på Hvidovre Hospital om anvendelse af værnemidler/beskyttelsesniveau. AMK-læge kan ekstraordinært rekvirere lægemidler. Regionen råder over en behandlingsplads, hvortil tilskadekomne borgere kan evakueres og overvåges, prioriteres og behandles i ventetiden på ambulancetransport til hospitalerne. Behandlingspladser uden sundhedsfaglig bemanding eller udstyr kan rekvireres af Beredskabsstyrelsen og Hovedstadens Beredskab, men kan tidligst være driftsklar efter minutter grundet mobiliseringstid (frivillige) Procedurer Alle opkald til AMK-Vagtcentralen visiteres efter Dansk Indeks for Akuthjælp og disponeres herefter. Opkald til Akuttelefonen 1813 visiteres efter Akuttelefonen 1813s Visitationsguide, eller hvis det er akut efter Dansk Indeks for Akuthjælp. De sundhedsfaglige visitatorer har adgang til begge elektroniske disponeringsretningslinjer uafhængigt af, om borgeren ringer eller Regionens visitationsretningslinjer, som anvendes i dagligdagen, anvendes også ved en beredskabshændelse, suppleret med kapacitetsoversigt for hospitalerne til brug ved mange tilskadekomne. Der er en AMK-læge tilstede i AMK-Vagtcentralen døgnet rundt alle årets dage. AMK-lægen er specialuddannet præhospital akutlæge, med indgående indsigt i regionens intra- og præhospitale organisering. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

169 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -18 af 49 Såfremt der vurderes behov for yderligere bistand i form af ekstra ambulancer, sker det i den konkrete situation som udgangspunkt efter nedenstående rækkefølge: Ambulancetjenesten i Region Hovedstaden Region Sjælland koordineres med AMK-Vagtcentralen, Region Sjælland Region Skåne koordineres med RMKL, Region Skåne Region Syddanmark koordineres med AMK-Vagtcentralen, Region Syddanmark. Indtil Den Lokale Beredskabsstab (LBS) er aktiveret og bemandet med repræsentant fra Den Præhospitale Virksomhed, foretages rekvirering af støtte fra naboregioner direkte af AMK-Vagtcentralen. Når LBS er driftsklar, afgiver AMK rekvirering via repræsentanten i LBS, som forestår den praktiske koordinering med øvrige regioner. Ved en beredskabshændelse orienteres alle præhospitale enheder om hændelsen AMK-Vagtcentralen vurderer om eksterne samarbejdspartnere skal alarmeres, og iværksætter i så fald dette AMK-Vagtcentralen er ansvarlig for at sikre koordination med og information af hospitalerne om følgende forhold: De overordnede regionale strategier for hændelsen. Aktivering af beredskabsplanen. Anmodning om bistand fra eksterne samarbejdspartnere via LBS. Såfremt beredskabshændelsen også berører flere af regionens hospitaler og/eller kritiske samfundsfunktioner, vil bistanden blive koordineret via samarbejde mellem AMK-Vagtcentralen og LBS. Ved ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunerne foretager AMK-Vagtcentralen den initiale kontakt til kommunerne. Herefter koordineres det enkelte hospitals udskrivning til kommunerne af hospitalets kriseledelse. Eksempler på bilag og action cards: Der er i den præhospitale beredskabsplan planlagt for følgende specifikke indsatsplaner: Dårlig farbarhed for præhospitale enheder (sneberedskab) Svigt af SINE-dækning/kommunikationsmidler Mange samtidige opgaver på AMK-Vagtcentralen Nedbrud/trussel på AMK-Vagtcentralen Trusler mod indsatspersonel CBRNE-hændelser Indsatser ved større eller multiple hændelser. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

170 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -19 af Konventionelle hændelser 2.1. Opgaver Opgaverne for regionen vil være inden for følgende kategorier: 1. Modtagelse af mange visiterede patienter, fx akut syge, alvorlig tilskadekomst/patienter med stumpt traume, brandsår, patienter med behov for intensivbehandling, patienter med skader efter hændelser med skud eller eksplosiver mv. 2. Modtagelse af visiterede patienter som følge af drikkevandsforurening og madforgiftning. 3. Modtagelse af selvhenvendere. 4. Indkaldelse af ekstra personale. 5. Ekstraordinær udskrivning af patienter. 6. Foretage krisekommunikation om situationen. 7. Overflytning af indlagte patienter til øvrige hospitaler. Ansvarlig: nr. 1-7: Akuthospitaler, nr. 3-7 øvrige hospitaler Ledelse AMK-Vagtcentralen meddeler hospitalerne via AKC, hvor mange patienter, det forventes, at det enkelte hospital skal kunne modtage. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Patienterne meldes til og modtages i Akutmodtagelsen, hvor der kan etableres fremskudt triagering. Akutmodtagelsen koordinerer med AKC/kriseledelsen. Ansvarlig: Ledelsen i Akutmodtagelse Hospitalets kriseledelse beslutter i samarbejde med relevante ledelsesrepræsentanter fra relevante afdelinger, om hændelsen kræver, at planlagte ikke akutte operationer stoppes og aflyses AMK-Vagtcentralen orienteres om beslutningen, herunder den aktuelle kapacitetsvurdering. Eventuelt behov for ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunerne drøftes med AMK-Vagtcentralen, som initierer dette. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Hospitalets kriseledelse beslutter, i samarbejde med relevante ledelsesrepræsentanter fra Intensiv Afdelinger, om der er behov for at udvide den samlede intensive kapacitet på hospitalet og iværksætter evt. dette AMK-Vagtcentralen orienteres. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Hospitalets kriseledelse vurderer behov for krisekommunikation om situationen og koordinerer dette med Enhed for Medier og Omdømme og AMK-Vagtcentralen. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse 2.3. Organisation Hospitalets kriseledelse træffer beslutning om beredskabstrin og kapacitetsudvidelse til hændelsen. Beredskabstrinnet afgør, hvilke afdelinger der involveres. Der er fastlagt, hvilke afdelinger der som udgangspunkt involveres. Alle afdelinger på hospitalet kan kontaktes af kriseledelsen med henblik på bistand til kapacitetsudvidelse. Plan for kapacitetsudvidelse tages i anvendelse ved modtagelse af mange patienter. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

171 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -20 af Bemanding og materiel/udstyr Afdelingsledelser eller den ansvarshavende læge/sygeplejerske er ansvarlige for, at den besluttede kapacitetsudvidelse iværksættes, herunder indkaldelse af ekstra personale. Såfremt situationsrapportering iværksættes fra hospitalets kriseledelse, er afdelingsledelserne ansvarlige for, at skabelonen udfyldes og indsendes til hospitalets kriseledelse. Ansvarlig: Afdelingsledelserne Politiets kommandostation (KSN) i hændelseskredsen sikrer registrering af personer på skade-/gerningssted eller ved indbringelse til hospital, og KSN formidler disse oplysninger videre til Politiets Katastroferegistrering (KATREG). Akutmodtagelsen/akutklinikken stiller en kontaktperson til rådighed til dette arbejde med politiet. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse 2.5. Procedurer 1. AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen 2. AC nr. 7A: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje 3. Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan 4. Bilag nr. 7: Oversigt over hospitalernes kapacitet 5. Bilag nr. 8: Aftale med almen praksis om medvirken i sundhedsberedskabet. 6. Bilag nr. 9: Samarbejde mellem Region Hovedstaden og kommuner om sundhedsberedskabsplanlægning Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

172 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -21 af CBRNE-beredskab 3.1. Opgaver Overordnede opgaver i relation til håndtering af: Store brande, drikkevandsforurening, smitsomme sygdomme/epidemier. Præhospital CBRNE-indsats. Modtagelse af selvhenvendere og meldte, rensede CBRNE-patienter på udvalgte sygehuse. Massevaccination. Hændelser med eksplosiver håndteres under konventionelle hændelser, da symptomer/konsekvenser kan sidestilles med traumer. Eksplosive hændelser kombineret med fx kemikalie eller radioaktivt materiale vil høre under CBRNEhændelser. I beredskabet skelner man mellem nukleare hændelser (N), som involverer fissilt materiale, typisk fra kernekraft eller våben, mens alle øvrige hændelser med ioniserende stråling/radioaktive stoffer betegnes som radiologiske (R). På hospitaler har man radiologiske afdelinger, som kun beskæftiger sig med røntgenstråling, mens nuklearmedicinske afdelinger anvender radioaktive sporstoffer. Derfor hører R-hændelser som udgangspunkt under nuklearmedicin, og ikke under radiologi Ledelse Ved oplysning om en CBRNE-hændelse aktiverer AMK-Vagtcentralen regionens kriseledelse og relevante hospitalers kriseledelser AMK-Vagtcentralen orienterer derudover overlæger fra Styrelsen for Patientsikkerhed og politiets vagtcentrale eller KSN, hvis den er aktiveret. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Den præhospitale indsats i indsatsområdet ledes af Indsatsleder Sund (ISL-SUND). Ansvarlig: Vagthavende ISL-SUND Akutmodtagelser og akutklinikker modtager og renser CBRNE-patienter, der kommer til hospitalet som selvhenvendere. Alle hospitaler forventes som minimum at kunne rense selvhenvendere på alle deres matrikler. Ansvarlig: Ledelserne i akutmodtagelser og -klinikker 3.3. Organisation Alle akuthospitaler skal kunne modtage både selvhenvendere og meldte, rensede CBRNE-patienter. Ved modtagelse af meldte CBRNE-patienter Patienter med ekstern forurening af kemiske stoffer eller af radioaktivt materiale skal renses på skadestedet af redningsberedskabet før transport i ambulance til hospital. Patienterne meldes til og modtages i akutmodtagelsen med henblik på behandling af eventuelle følgevirkninger. Akutmodtagelsen koordinerer modtagelsen med AKC/kriseledelsen. Ledelsen af triage ligger i akutmodtagelsen bistået af relevant speciallæge fra relevant afdeling. Ansvarlig: Ledelserne i akutmodtagelserne Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

173 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -22 af 49 Ved modtagelse af såvel meldte CBRNE-patienter som selvhenvendere Ved kemisk forurenede patienter (C): Hospitalets kriseledelse eller leder af kemirensehold på hospitalerne vurderer og beslutter sammen med ledelsesrepræsentant på relevante hospitalsafdelinger, om hændelsen kræver konference med Giftlinjen på Bispebjerg Hospital eller Beredskabsstyrelsens Kemisk Beredskab AMK- Vagtcentralen orienteres mhp. koordinering via LBS. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Ved smitsomme patienter (B): Hospitalets kriseledelse, infektionsmedicinsk bagvagt eller medicinsk bagvagt på hospitalerne vurderer og beslutter sammen med ledelsesrepræsentant på relevante hospitalsafdelinger, om hændelsen kræver konference med Infektionsmedicinsk Afdeling på Hvidovre Hospital med henblik på kapacitetsudvidelse eller overflytning af patienter til Hvidovre Hospital AMK- Vagtcentralen orienteres. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Kriseledelsen kan anmode om at få etableret og inddraget regionens ad hoc Pandemi Task Force i koordinering af opgaverne i forbindelse med en B-hændelse. Såfremt mængden af patienter overstiger den udvidede kapacitet på regionens øvrige akuthospitaler, træffer regionens kriseledelse i samarbejde med AMK- Vagtcentralen og hospitalernes kriseledelser beslutning om, hvilket hospital der udpeges til kohorteisolationshospital. Regionens AMK-Vagtcentralen orienterer hospitalernes AKC er om beslutningen. Ansvarlig: Regionens kriseledelse i samarbejde med AMK-Vagtcentralen og hospitalernes kriseledelser Såfremt epidemikommissionen ved Københavns Politi træffer beslutning om etablering af karantæne, iværksættes regionens karantæneplan. Aktivering sker via AMK- Vagtcentralen. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Antallet af borgere, der skal massevaccineres, vil afhænge af den konkrete situation, men der kan opstilles følgende scenarier som udgangspunkt: Scenarie 1: Hele befolkningen eller befolkningen i et lokalområde i regionen skal/bør vaccineres. Vaccinationscentre oprettes svarende til ét pr indbyggere. Region og kommune(r) kommunikerer ud efter anvisning fra Sundhedsstyrelsen. Scenarie 2: Borgere, som tilhører risikogrupper skal/bør vaccineres, herunder også børn og ældre over 65. Egen læge, vaccinationsfirmaer eller få vaccinationscentre udpeges til vaccinelokalitet. Region og kommune(r) kommunikerer ud efter anvisning fra Sundhedsstyrelsen. Scenarie 3: Personer i bestemte jobs skal vaccineres. Her inddrages Arbejdstilsynet. Region og kommune kommunikerer ud efter anvisning fra Sundhedsstyrelsen, herunder hvorvidt arbejdsgiver skal medgive medarbejderne vaccinationsseddel. Egen læge, vaccinationsfirmaer eller et få antal vaccinationscentre udpeges til vaccinelokalitet. Ansvarlig: Kriseledelsen/1-1-2 AMK-Vagtcentralen Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

174 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -23 af 49 Ved radioaktivt forurenede patienter (R/N): Hospitalets kriseledelse eller relevant bagvagt på hospitalerne vurderer og beslutter sammen med ledelsesrepræsentant på relevante hospitalsafdelinger, om hændelsen kræver konference med Sundhedsstyrelsen, Strålebeskyttelse (SIS), Beredskabsstyrelsens Nukleart Beredskab eller Klinisk Fysiologisk og Nuklearmedicinsk Klinik på Rigshospitalet AMK-Vagtcentralen orienteres. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Såfremt hospitalernes kriseledelse vurderer og beslutter, at der er behov for at udvide den samlede intensive kapacitet på hospitalet, iværksættes dette og meddeles AMK-Vagtcentralen. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Regionale ekspertberedskaber, der kan rådgive relevante hospitalsafdelinger: B: Infektionsmedicinsk Afdeling, Hvidovre Hospital og Klinik for Infektionsmedicin, Rigshospitalet R/N: Klinisk Fysiologisk og Nuklearmedicinsk Klinik, Rigshospitalet. Såfremt hændelsen vedrører flere hospitaler, vil fælles information fra ekspertberedskaberne til hospitalerne koordineres via AMK-Vagtcentralen. Nationale beredskaber, der kan rådgive relevante hospitalsafdelinger: C. Kemisk Beredskab, Beredskabsstyrelsen C: Giftlinjen, Bispebjerg Hospital, Region Hovedstaden B: Center for Biosikring og Bioberedskab, Statens Serum Institut B: Afdeling for Infektionsepidemiologi og forebyggelse, Statens Serum Institut R: Sundhedsstyrelsen, Strålebeskyttelse (SIS) N: Nukleart Beredskab, Beredskabsstyrelsen E: Ammunitionsrydningstjenesten (EOD) ved Forsvaret Bemanding og udstyr Ved CBRNE-hændelser skal patienter være renset på skadestedet. Hvis de ikke er det, eller de kommer som selvhenvendere, skal patienter renses, inden de kommer ind på hospitalet. Rensning iværksættes efter konkret vurdering. Ved C-hændelser renses som udgangspunkt kun synligt forurenede patienter. Beredskabsstyrelsens Kemisk Beredskab kan bistå ved vurdering af forurenede patienter. Ved mistanke om forurenede selvhenvendere orienteres AMK-Vagtcentralen. Ansvarlig: Ledelserne i akutmodtagelser og -klinikker Hospitalernes afdelingsledelser er ansvarlige for, at kapaciteten udvides i henhold til AC. Hospitalernes afdelingsledelser beslutter, om og hvordan ekstra personale indkaldes. Ansvarlig: Hospitalernes afdelingsledelser Såfremt situationsrapportering til AMK-Vagtcentralen iværksættes, er hospitalernes afdelingsledelser ansvarlige for, at skabelon udfyldes og indsendes til hospitalets kriseledelse. Hospitalernes kriseledelse er ansvarlig for at samle information og sende til AMK-Vagtcentralen. Ansvarlig: Hospitalernes afdelingsledelser og kriseledelse Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

175 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -24 af 49 Personlige værnemidler skal benyttes af modtagende og behandlende personale afhængigt af den konkrete hændelse AMK-Vagtcentralen orienteres. Ansvarshavende sygeplejerske på relevant hospitalsafdeling rekvirerer værnemidlerne og instruerer personalet i korrekt brug. Værnemidler rekvireres enten på hospitalets basislager eller regionslagret. Ekspertberedskaberne kontaktes ved behov for rådgivning. Ansvarlig: Hospitalernes afdelingsledelser Bemanding af skyllefaciliteter samt mærkning og opbevaring af CBRNE-patienters tøj iværksættes af hospitalernes kriseledelse. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Akuthospitalerne skal have eller kunne rekvirere tilgængeligt måleudstyr samt ligposer til stråleofre. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Såfremt det kemiske stof er identificeret, kan Giftlinjen kontaktes for rådgivning om antidotbehandling. For rekvirering af antidoter udover hospitalets egen beholdning, kan hospitalet kontakte speciallageret på Rigshospitalet. Ansvarlig: Hospitalernes afdelingsledelser Øvrigt relevant bemanding og udstyr fx rensefaciliteter og mandskab hertil rekvireres via AMK-Vagtcentralen, som koordinerer med den Lokale Beredskabsstab. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Politiet har pligt til at foretage registrering af personer på skade-/gerningssted eller ved indbringelse til hospitalet. Akutmodtagelserne/akutklinikken stiller en kontaktperson til rådighed for politiet. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse 3.5. Procedurer 1. AC nr. 7A: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje 2. AC nr. 7B: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje, AMK- Vagtcentralens opgaver 3. AC nr. 8: Håndtering af selvhenvendere efter en CBRNE-hændelse 4. AC nr. 9: Det østdanske beredskab for alment farlige smitsomme sygdomme 5. AC nr. 10: Massevaccination af hele eller dele af regionens befolkning 6. AC nr. 11: Massevaccination af indlagte patienter 7. Bilag nr. 7: Oversigt over hospitalernes kapacitet 8. Bilag nr. 8: Aftale med almen praksis om medvirken i sundhedsberedskabet 9. Bilag nr. 9: Samarbejde mellem Region Hovedstaden og kommuner om sundhedsberedskabsplanlægning Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

176 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -25 af Bilag nr. 10: Regional vejledning: Udbrud af smitsomme sygdomme - erkendelse, organisering og håndtering 11. Delplan nr. 2: Karantæneplan Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

177 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -26 af Psykosocial indsats Den operative psykosociale indsats ved beredskabshændelser er beskrevet i beredskabsplan for Region Hovedstadens Psykiatri. Nedenstående er en samlet beskrivelse heraf Opgaver Planen for den psykosociale indsats beskriver følgende opgaver for Region Hovedstadens Psykiatri: Indkaldelse af personale til intern eller ekstern indsats i akutfasen, overgangsfasen og den opfølgende fase. Intern indsats ved akut patientindtag modtagende psykosocial indsats. Ekstern præhospital indsats, der finder sted enten ved indsatsområdet eller et Evakuerings- og Pårørende Center (EPC). Ekstern indsats der finder sted på et samarbejdende hospital i det psykiatriske centers optageområde. Opfølgende indsats med henblik på udredning om behandling Ledelse Den psykosociale indsats er centralt koordineret af dels AMK-Vagtcentralen og dels Psykiatrisk Center København (PCK), og det kan fleksibelt indsættes i hele regionen ved aktivering af de enkelte psykiatriske centre AMK-Vagtcentralen alarmerer Psykiatrisk Center København og aftaler, hvilke foranstaltninger der evt. sættes i værk AMK-Vagtcentralen har ansvaret for: At der sættes en indsats i gang, der svarer til den anmeldte situation. At sikre den krisestøttende indsats koordineres med andre beredskabsaktører, herunder kommunerne. Psykiatrisk Center København har ansvaret for: At AKC, Psykiatrien (RHP-AKC), som er placeret i Akutmodtagelsen på PC København, modtager varslinger og alarmeringer. At AKC alarmerer kriseledelsen som træffer de nødvendige beslutninger. At indsatsen gennemføres på en organiseret og styret måde. At den krisestøttende og kriseterapeutiske indsats afsluttes i samarbejde med AMK-Vagtcentralen Organisation Kriseledelsen skal ved en beredskabshændelse kunne udsende KOP (Koordinerende Psykiatrisk Kontaktperson) til et indsatsområde, og efter anmodning også en forbindelsesofficer til AMK-Vagtcentralen samt regionens samlede kriseledelse med henblik på koordination. Ansvarlig: Region Hovedstadens Psykiatris kriseledelse Udover KOP kan kriseledelsen udsende kriseteams til indsatsområdet eller til et Evakuerings- og Pårørende Center, der drives i samarbejde med kommunerne. Både KOP og kriseteams er under ledelse af Indsatsleder Sund (ISL-SUND) i indsatsområdet. Ansvarlig: Region Hovedstadens Psykiatris kriseledelse Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

178 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -27 af AMK-Vagtcentralen kan aktivere Folkekirkens beredskab sideløbende med den psykosociale indsats AMK-Vagtcentralen orienterer KOP om dette via ISL- SUND. Såfremt Den Lokale Beredskabsstab er aktiveret, koordineres aktivering af Folkekirkens beredskab i denne. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen 4.4. Bemanding og materiel/udstyr Vurdering af beredskabstrin og omfang afgør, hvilke centre der involveres. PC København er den primære enhed til til præhospital indsats. På Bornholm vil PC Bornholm aktiveres. Alle centre kan aktiveres af kriseledelsen efter behov. De psykiatriske centre kan modtage kriseramte personer og indsætter lokale kriseteams til håndtering af disse. Region Hovedstadens Psykiatri kan ved aktivering af alle centre umiddelbart modtage over 400 kriseramte. Et standard kriseteam bemandes af en psykolog og to øvrige sundhedsfaglige personaler. Psykologen er kriseteamleder. Antal kriseteam og sammensætningen af kriseteam afhænger af antal kriseramte, fordeling af voksne og børn, samt den givne situation. Kriseledelsen vurderer indsatsen og indkalder personale. Kriseteams medbringer logskemaer og informationsfoldere om krisereaktioner og kontaktinformation til regionens psykiatri. Kommunen bør i den akutte fase sørge for umiddelbar støtte til de involverede borgere. Den praktiske hjælp kan bestå af, at kommunen sikrer indkvartering og forplejning, jf. reglerne i beredskabsloven. Kommunen aktiveres af indsatsledelsen Procedurer Den psykosociale indsats aktiveres altid gennem AMK-Vagtcentralen. De enkelte psykiatriske centre har hver deres lokale indsatsplaner. Hvis et hospital anmoder om indsats ved et kriseteam på hospitalet, sker dette gennem AMK-Vagtcentralen som kontakter Psykiatrisk Center København, som koordinerer indsatsen, herunder fra hvilket psykiatrisk center kriseteamet skal aktiveres. Eksempler på bilag og action cards: Der er i beredskabsplanen for Region Hovedstadens Psykiatri planlagt for følgende specifikke indsatsplaner med tilhørende action cards: Aktivering af beredskab, hvorfra, hvem modtager, hvem handler. Ansvarsfordeling, herunder kontakten til AMK-Vagtcentralen og evt. andre centre. Vurdering af beredskabs ressourcer. Beskrivelse af handlinger ved varsel/alarmering og fx Funktionskort eller Action card. Oprettelse af eksternt team og anvendelse af beredskabsmateriel, samt transport. Oprettelse af interne team. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

179 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -28 af 49 Modtage og visitation placering i bygninger og afsnit. Debriefing og evaluering. Regionale action cards: 1. AC nr. 12: Udsendelse af KOP (koordinerende psykiatrisk kontaktperson) 2. AC nr. 13: Evakuerings- og Pårørende Center 3. AC nr. 14: Aktivering af Folkekirkens beredskab 4. Bilag nr. 9: Samarbejde mellem Region Hovedstaden og kommuner om sundhedsberedskabsplanlægning Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

180 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -29 af Lægemiddelberedskab 5.1. Opgaver Opgaverne er fordelt på Region Hovedstadens Apotek, som koordinerer lægemiddelberedskabet via hospitalernes Apoteksenheder og Regionslageret. Apotekets opgaver består i: Bestilling og/eller produktion af lægemidler. Udbringning af lægemidler til hospitalerne eller Region Hovedstadens Psykiatri. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek Hospitalernes opgaver består i: Tilstrækkelig lager af mest brugte lægemidler (to døgns forbrug) i henhold til listen over kritiske varer ved beredskabshændelser (bilag nr. 11). Fremskaffelse af antidoter. Fremskaffelse af blod fra Blodbanken på Rigshospitalet. Fremskaffelse af personlige værnemidler. Udlevering af medicin og udstyr til patienter ved ekstraordinær udskrivning. Sikring af krisekommunikation. Produktion af blod og blodprodukter i Blodbanken, Rigshospitalet. Ansvarlig: Hospitalernes kriseledelser Regionslagerets opgaver består i: Bestilling af utensilier og personlige værnemidler Udbringning af utensilier og personlige værnemidler. Ansvarlig: Regionslageret 5.2. Ledelse Ved en hændelse med ekstraordinært behov for bestilling eller levering af lægemidler kontaktes Region Hovedstadens Apotek. Region Hovedstadens Apotek leder indsatsen og koordinerer indsatsen med de relevante hospitaler. Hvis der opstår driftsstop på apotekets produktionsfaciliteter på eksempelvis Rigshospitalet, flyttes fremstillingen af lægemidler til tilsvarende faciliteter på en af apotekets øvrige enheder. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek Ved en hændelse, hvor der er brug for ekstraordinært meget blod og dermed blodproduktion, kontaktes regionens Blodbank på Rigshospitalet. Blodbanken i Region Hovedstaden varetager forsyning med blod og blodkomponenter samt monitorering af og rådgivning om håndtering af blødende patienter på alle Region Hovedstadens hospitaler. Ved melding om beredskabets aktivering iværksættes det relevante beredskab på blodbankens funktioner på de involverede hospitaler i Region Hovedstaden. Ansvarlig: Blodbankens ledelse Ved en hændelse med behov for antidot, har alle akutmodtagelser og akutklikker et ensartet basissortiment af antidoter til behandling af forgiftninger, som forekommer hyppigt eller kræver omgående behandling. Rigshospitalets TraumeCenter varetager speciallagerfunktionen for antidoter i Østdanmark. Antidoter udleveres af ansvarshavende sygeplejerske i TraumeCentret på Rigshospitalet. Rekvirerende hospital Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

181 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -30 af 49 bestiller transport af antidot fx med taxa. Ved akut livstruende behov kan hospitalet anmode AMK-Vagtcentralen om assistance med ambulance eller politiet. Rigshospitalets Traumecenter lagerholder suppleringslageret i Region Hovedstaden. Ansvarlig: Rigshospitals TraumeCenter Personlige værnemidler Kriseledelsen koordinerer indsatsen med ansvarlige på Regionslageret. Ansvarlig: Regionslagret 5.3. Organisation Lægemidler Hospitalets kriseledelse er ansvarlig for, at der tages kontakt til Region Hovedstadens Apotek, når det vurderes nødvendigt, at der skal anvendes ekstraordinære mængder lægemidler. Lægemidler rekvireres via hospitalets AKC med orientering af AMK- Vagtcentralen. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Antidot Alle hospitaler har et basislager med antidoter (jf. håndbogen Antidotberedskab i Danmark 13. udgave 2017). For rekvirering af antidoter udover hospitalets egen beholdning, kan hospitalet kontakte speciallageret på Rigshospitalet. Traumecentret indhenter alle nødvendige tilladelser fra Lægemiddelstyrelsen til at rekvirere og anvende ikke-registrerede lægemidler, herunder antidoter. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse I en situation, der kræver ekstraordinært store mængder antidot, kontaktes Region Hovedstadens Apotek, der vil være behjælpelig med fremskaffelse af relevante mængder. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek Hospitalets kriseledelse koordinerer med TraumeCenteret på Rigshospitalet og evt. Region Hovedstadens Apotek. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Såfremt det kemiske stof er identificeret, kan Giftlinjen kontaktes for rådgivning om antidotbehandling. Ansvarlig: Hospitalernes afdelingsledelser Værnemidler Brug af ekstraordinære værnemidler til alment farlige sygdomme aftales med Infektionsmedicinsk Afdeling, Hvidovre Hospital og koordineres af AMK- Vagtcentralen, som orienterer Regionslageret. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Ekstraordinær udskrivning til kommunal pleje Region Hovedstaden planlægger med, at kommunerne i regionen kan modtage 20 pct. af deres aktuelt indlagte borgere. Ansvarlig: Kommunernes ledelser Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

182 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -31 af 49 Hospitalet medgiver patienten medicin til tre døgn, journalmateriale med beskrivelse af plejebehov og kontaktinformation til udskrivende afdeling samt evt. midlertidige hjælpemidler. Journalmaterialet leveres via MedCom meddelelser, og ved forsyningsvigt af it eller strøm leveres via den gældende nødprocedure. Ansvarlig: Relevante afdelingsledelser AMK-Vagtcentralen orienterer Center for Sundhed om årsag og omfang, som orienterer almen praksis via PLO-Hovedstaden om, at beredskabet er aktiveret. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Massevaccination Massevaccination af indlagte patienter igangsættes efter aftale med AMK- Vagtcentralen, som koordinerer indsatsen med Sundhedsstyrelsen. Vaccine til massevaccination leveres fra Statens Serum Institut efter aftale med Region Hovedstadens Apotek og AMK-Vagtcentralen. Afdelingsledelserne er ansvarlige for gennemførelse af massevaccination efter instruks fra kriseledelsen. Region Hovedstadens Apotek udbringer vaccine til afdelingerne, efter aftale med afdelingsledelserne. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen og Afdelingsledelserne Hospitalets kriseledelse vurderer behov for krisekommunikation om situationen og koordinerer dette med AMK-Vagtcentralen og Enhed for Medier og Omdømme. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse På baggrund af udmelding fra Sundhedsstyrelsen, fastlægger regionens kriseledelse i samarbejde med AMK-Vagtcentralen, hvordan massevaccinationen skal ske (Kapitel 2. CBRNE-beredskab). Ansvarlig: Kriseledelsen/1-1-2 AMK-Vagtcentralen Vaccination af et større antal af regionens borgere koordineres af AMK- Vagtcentralen i samarbejde med kommunerne. I den konkrete situation nedsættes en planlægningsgruppe til varetagelse af logistik mellem region og kommune på baggrund af Sundhedsstyrelsens udmelding. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen 5.4. Bemanding/udstyr Afdelingsledelserne rekvirerer medicin mv. ekstraordinært ved kontakt til Region Hovedstadens Apotek. Ansvarlig: Afdelingsledelserne Region Hovedstadens Apotek udbringer de rekvirerede lægemidler. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek Region Hovedstadens Apotek arrangerer ekstraordinær udbringning af medicin til hospitalerne og kontakter hospitalernes AKC. Region Hovedstadens Apotek er ansvarlig for at registrere al ekstraordinær udbringning af varer. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek Regionslageret udsender værnemidler i henhold til de regionale anbefalinger. Såfremt en afdeling rekvirerer andet end det, der anbefales, giver Regionslageret afdelingen Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

183 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -32 af 49 besked om de regionale anbefalinger. Ansvarlig: Regionslageret Hospitalets Serviceafdeling udpeger et antal portører til levering og fordeling af medicin/utensilier/værnemidler på hospitalet. Ansvarlig: Hospitalets Serviceafdeling Ved behov for massevaccination, udsender kommunerne indkaldelse til vaccination til borgerne, tilrettelægger de fysiske lokaliteter i samarbejde med politiet og bistår med sundhedsfagligt personale til at foretage vaccinationen. Hospitalerne planlægger med at stille læger til rådighed i vaccinationscentre i eget optageområde. I den konkrete situation vil der blive nedsat en planlægningsgruppe til varetagelse af logistik mellem region og kommuner. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen 5.5. Procedurer 1. AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen 2. AC nr. 7A: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje 3. AC nr. 7B: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje AMK-Vagtcentralens opgaver 4. AC nr. 10: Massevaccination af hele eller dele af regionens befolkning 5. AC nr. 11: Massevaccination af indlagte patienter 6. AC nr. 15: Rekvirering af ekstraordinære lægemidler 7. AC nr. 16: Rekvirering af ekstra blodforsyning (blodberedskabet) 8. AC nr. 17: Portøropgave vedr. ekstraordinær udbringning af medicin, utensilier, udstyr mv. 9. Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan. 10. Bilag nr. 9: Samarbejde mellem Region Hovedstaden og kommuner om sundhedsberedskabsplanlægning 11. Bilag nr. 11: Kritiske varer ved beredskabshændelser Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

184 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -33 af Beredskab for forsyningssvigt 6.1. Opgaver Opgaverne ved forsyningssvigt, der påvirker hospitaler og tværgående virksomheders virke, er: Håndtering af forsyningssvigt indenfor it, strøm, vand, varme, ventilation, medicinske gasser og vakuum. Håndtering af oversvømmelse fra kloak eller nedbør evt. med hindring af adgang til hospital eller virksomhed. Evakuering af afdelinger/hospital. Pressehåndtering og krisekommunikation i samarbejde med Enhed for Medier og Omdømme og AMK-Vagtcentralen og Center for IT, Medico og Telefoni (CIMT). Forsyningssvigtplaner for kritiske funktioner som lægemiddelproduktion og blodproduktion Ledelse Hospitalets kriseledelse beslutter i samarbejde med ledelsesrepræsentanter, om hændelsen kræver, at planlagte ikke akutte operationer stoppes og aflyses AMK- Vagtcentralen orienteres om beslutningen, herunder den aktuelle kapacitetsvurdering. Eventuelt behov for ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunerne drøftes med AMK-Vagtcentralen, som initierer dette. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Hospitalets kriseledelse vurderer behovet for krisekommunikation og koordinerer dette med AMK-Vagtcentralen og Enhed for Medier og Omdømme. Ved it-nedbrud koordineres krisekommunikation yderligere med CIMTs Driftvagt. Ansvarlig: Hospitalets kriseledelse Distribution af lægemidler ved strømnedbrud sker efter nødprocedure for indkøb, varemodtagelse, pakning og distribution på Region Hovedstadens Apotek. Såfremt strømnedbruddet varer mere end tre timer, orienteres Landsapoteket i Nuuk. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek Blodberedskab Region Hovedstadens Blodbank på Rigshospitalet varetager produktion og levering af blod og blodkomponenter til alle regionens hospitaler. Ved akut livstruende behov kan Blodbanken anmode AMK-Vagtcentralen om assistance fra ambulance. Blodbanken har egen beredskabsplan. Ansvarlig: Region Hovedstadens Blodbank på Rigshospitalet It -, medico eller telefoni-nedbrud CIMT erkender nedbrud og vurderer, om kriseledelsen skal nedsættes i virksomhedens lokaler, hvorfra al kommunikation udgår. Ansvarlig: CIMT CIMT orienterer løbende alle hospitaler og virksomheder om it-nedbrud via fælles driftsinformation på intranet, sms-notifikation, pop-up-meddelelser eller ved information til AKC gennem AMK-Vagtcentralen. Ansvarlig: CIMT Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

185 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -34 af Organisation Hospitalernes kriseledelse orienterer AMK-Vagtcentralen om beslutninger og foranstaltninger for afdelingerne efter vurdering af omfanget af forsyningssvigtet, herunder om forventet reetablering. Ansvarlig: Hospitalernes kriseledelse Såfremt et hospital går i beredskab grundet et nedbrud i et it-system, går CIMT ligeledes i beredskab og aktiverer CIMTs kriseledelse. Ved en beredskabshændelse hvor flere systemer er berørt vil CIMT i samarbejde med hospitalernes kriseledelser prioritere udbedring af nedbrud i disse systemer. Ansvarlig: CIMT CIMT kontakter berørte hospitaler med henblik på udbedring af det aktuelle it-nedbrud. Ansvarlig: CIMT 6.4. Bemanding og udstyr Hvis hospitalerne har behov for rekvirering af ekstern forsyning (vandtank, generatorer mv.), koordineres dette via AMK-Vagtcentralen, og Den Lokale Beredskabsstab, hvis denne er aktiveret. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Regionens hjemmeside kan håndtere en meget stor mængde forespørgsler og samtidige brugere uden at gå ned (ca forespørgsler i løbet af fem minutter, svarende til ca. 18 sidevisninger pr. sekund, eller ca sidevisninger pr. minut påvist ved test ) Ansvarlig: Center for Kommunikation Alle hospitalers AKC er, herunder AKC på Psykiatrisk Center København, har SINEkommunikation, telefon eller mail og kan således altid komme i kontakt med AMK-Vagtcentralen ved nedbrud på de almindelige kommunikationskanaler. Ansvarlig: AMK-Vagtcentralen Ved strømnedbrud modtages bestillinger på medicin som telefonbestilling via nødtelefon. Ved nedbrud på telefonsystem, bruges kurrer fra Apoteket til AMK- Vagtcentralen, hvorfra der kommunikeres med hospitalerne om lægemidler på SINE. Apoteket pakker ikke kølevarer med mindre, der er tale om livsnødvendig medicin. Apoteket iværksætter procedurer for dobbeltkontrol ved fremtagning af euforiserende lægemidler. Ansvarlig: Region Hovedstadens Apotek 6.5. Procedurer 1. AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen 2. AC nr. 7A: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje 3. AC nr. 7B: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje AMK-Vagtcentralens opgaver 4. AC nr. 18: Alarmering af it-nedbrud til CIMT Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

186 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -35 af AC nr. 19: Rekvirering af meddelelser på REGI eller pop-up-meddelelser på PCskærme 6. Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan 7. Bilag nr. 7: Oversigt over hospitalernes kapacitet 8. Bilag nr. 8: Aftale med almen praksis om medvirken i sundhedsberedskabet. 9. Bilag nr. 9: Samarbejde mellem Region Hovedstaden og kommuner om sundhedsberedskabsplanlægning Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

187 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -36 af Genopretning 7.1 Opgaver Opgaver er blandt andre: Identificere problemer og behov. Klarlægge løsninger, herunder mål og midler. Fastlægge nødvendige aktiviteter. Implementering. Monitorering og evaluering. Formålet er at genetablere normal drift hurtigst muligt. Det handler om afledte konsekvenser af planens problemstillinger, fx sikre at infrastrukturen fungerer (fx IT, elforsyning, vand og varme), at der er tilstrækkeligt og holdbare løsninger ift. personale og udstyr, fx ved evakuering. De konkrete tiltag vil afhænge af situationen Ansvar for genopretning Ansvar for genopretning kan ligge hos både private og offentlige aktører, fx statslige myndigheder, regioner, kommuner, hospitaler, Region Hovedstadens Psykiatri og virksomheder såsom Den Præhospitale Virksomhed. Enhver sektor har ansvar for genopretning inden for eget område. Det skal efter en hændelse overvejes, om det er relevant at etablere et koordinerende forum for genopretning, der sikrer videndeling og samarbejde mellem alle relevante sektorer og aktører. Det kan f.eks. være hospitaler og virksomheder i Region Hovedstaden, Region Hovedstadens Psykiatri, kommunale forvaltninger, redningsberedskaber, politi, nødhjælpsorganisationer, forsikringsselskaber, banker mv. Et koordinerede forum til genopretning kan overordnet koordinere ved løsning af de forskellige opgaver ved genopretning: Vurdere skadeomfanget og konkrete behov for genopretning. Samle og formidle informationer fra berørte. Sikre overblik over tilgængelige ressourcer og ressourcebehovet. I fællesskab fastlægge målsætninger for genopretningen. Rådgive, vejlede og facilitere planlægning af genopretningen. Sikre løbende information af alle involverede. Medvirke til at minimere dobbeltarbejde og ineffektivitet i indsatsen. 7.2 Ledelse og organisation Hospitalsledelsen har ansvar for genopretning af drift inden for eget område med støtte fra øvrige funktioner på hospitaler, virksomheder og centre, herunder CIMT og CEJ. Ansvarlig: Relevant hospitalsledelse De relevante hospitalsledelser holder løbende AMK-lægen og koncernledelsen orienteret om status. Ansvarlig: Relevant hospitalsledelse Koncernledelsen koordinerer i nødvendigt omfang genopretningsarbejdet på tværs af hospitaler, virksomheder mv. og har ansvar for at prioritere indsatser, som har konsekvenser på tværs af regionen. Koncernledelsen træffer beslutning om eventuelt behov for ekstern bistand. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

188 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -37 af 49 Ansvarlig: Koncernledelsen Koncernledelsen beslutter, om det er relevant at anmode om etablering af et koordinerende forum for genopretning eller at deltage i et koordinerende forum for genopretning. Ansvarlig: Koncernledelsen 7.3 Bemanding og udstyr De enkelte hospitaler, virksomheder, centre mv. har driftsansvar for varetagelse af alle normale funktioner, herunder vagtbemanding. Ved behov for ekstraordinær bemanding i en periode afklares med hospitalsledelsen. 7.4 Procedurer Afhænger af den konkrete problemstilling, men skabelon for møde i kriseledelse kan med fordel anvendes. 1. Bilag nr. 3: Dagsorden for møder i kriseledelsen Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

189 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -38 af 49 Del 3 Appendiks 3.1 Begrebsliste AC (Action Card) En kort og præcis handlingsorienteret anvisning på varetagelse af en bestemt funktion eller løsning af en bestemt opgave. En huskeliste til handlinger i akutte situationer. AKC (Akut Koordinations Center) En koordinerende og døgndækkede funktion på hospitalerne. AKC er kontaktpunkt for hospitalets afdelinger ved spørgsmål om hændelser, ressourcer og assistancer og varetager kontakt til kriseledelsen og AMK-Vagtcentralen. Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) Den døgndækkede funktion i regionen der varetager den operative ledelse og koordinering af den samlede sundhedsfaglige indsats ved større ulykker eller katastrofer. AMK er indgangen, herunder kommunikationsmæssigt, til hele regionens sundhedsvæsen. AMH Amager Hospital. Akutklinik. AMK-læge Speciallæge ansat ved AMK-Vagtcentralen, som i en beredskabssituation leder den operative indsats AMK-Vagtcentral Regionens kommandocentral, hvori AMK funktionen indgår, og som modtager alle sundhedsmæssige opkald fra alarmcentralen (1-1-2), varetager visitation og disponering af relevante præhospitale ressourcer og yder sundhedsfaglig vejledning og rådgivning AMK-Vagtcentralen har det operationelle ansvar for koordineringen af regionens samlede indsats såvel i dagligdagen som ved en beredskabshændelse, herunder ansvaret for fordeling af ambulanceindbragte patienter til hospitalerne samt koordination med andre beredskabsmyndigheder. Alarmering/aktivering Der foretages alarmering eller aktivering af beredskabet på trin 1, trin 2 eller trin 3. Der forventes handling. Akutlægebil Udrykningskøretøj bemandet med en speciallæge og en assistent (primært paramediciner), der begge har erfaring i præhospital indsats i forbindelse med ulykker. Enheden medbringer medicin, andet behandlingsudstyr og kommunikationsudstyr til den præhospitale indsats. Akuttelefonen 1813 Borgernes indgang til akutsystemet i tilfælde af akut sygdom og skader uden for praktiserende lægers åbningstid. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

190 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -39 af 49 BBH Bispebjerg Hospital. Akutmodtagelse. På Bispebjerg Hospital er Giftlinjen fysisk placeret. Behandlingsplads Et sted i nærheden af et skadested, hvortil de tilskadekomne, der anses for at have behov for indlæggelse på sygehus eller behandling på stedet ( liggende tilskadekomne), bringes. Behandlingspladsen udpeges af indsatsledelsen, mens den overordnede ledelse af arbejdet på pladsen varetages af Indsatsleder Sund (ISL-SUND). Tidligere benævnt venteplads. Beredskabstrin for aktivering af regionens beredskab Trin 1: Informationsberedskab; Trin 2: Stabsberedskab; Trin: 3: Operationsberedskab. BOH Bornholms Hospital. Akutmodtagelse. CBRNE-hændelser Et bredt dækkende begreb for alle tilsigtede eller utilsigtede hændelser forårsaget af kemiske stoffer (C), biologisk materiale (B), radiologisk materiale (R), nukleart materiale (N) eller eksplosiver (E). I beredskabet skelner man mellem nukleare hændelser (N), som involverer fissilt materiale, typisk fra kernekraft eller våben, mens alle øvrige hændelser med ioniserende stråling/radioaktive stoffer betegnes som radiologiske (R). På hospitaler har man radiologiske afdelinger, som kun beskæftiger sig med røntgenstråling, mens nuklearmedicinske afdelinger anvender radioaktive sporstoffer. Derfor hører R-hændelser som udgangspunkt under nuklearmedicin, og ikke under radiologi. CEJ Center for Ejendomme. CIMT Center for It, Medico og Telefoni. CSU Center for Sundhed er stabsfunktion for forvaltningsmæssige planlægnings- og udviklingsopgaver på sundheds- og socialområdet, det samlede praksisområde, herunder med enhederne Enhed for Hospitalsplanlægning, Enhed for Kvalitet og Patientsikkerhed og Enhed for Tværsektoriel Udvikling. Dekontaminering Uskadeliggørelse af en forurening ved en kemisk reaktion med et dekontamineringsmiddel. Dekontaminering anvendes over for materiel og beskyttet indsatspersonel, der har været i kontakt med forureningen. Se også rensning. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

191 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -40 af 49 Ekspertberedskaber Regionale og nationale ekspertberedskaber, der kan rådgive relevante hospitalsafdelinger om hhv. C, B, R, N eller E. Eksponering Udsættelse af personer for et farligt stof, forurening eller smitte. Enhed for Medier og Omdømme En del af Center for Kommunikation, og varetager pressevagt, som koordinerer presseudmeldinger for hele regionen i en beredskabshændelse. Epidemikommission Epidemikommissionen kan iværksætte foranstaltninger mod smitsomme og andre overførbare sygdommes udbredelse i henhold til bekendtgørelse af lov om foranstaltninger mod smitsomme og andre overførbare sygdomme. For hver region nedsættes en epidemikommission, der består af en politidirektør, en overlæge fra Styrelsen for Patientsikkerhed, en dyrlæge udpeget af Miljø- og Fødevarestyrelsen, en repræsentant for den lokale told- og skatteforvaltning, en repræsentant for det regionale sygehusberedskab, en repræsentant for Beredskabsstyrelsens regionale beredskabscenter samt tre af regionsrådet valgte medlemmer. Politidirektøren er formand for kommissionen. Evakuerings- og Pårørende Center (EPC) En bygning eller anden vejrbestandig lokalitet til placering af uskadte evakuenter, som efter registrering kan få umiddelbar kontakt med myndigheder, andre ressourcepersoner og pårørende. Endvidere kan pårørende til tilskadekomne og døde gennem EPC få umiddelbar kontakt med myndigheder og andre ressourcepersoner. I tilfælde af større, psykisk belastende ulykker kan evakuenter og pårørende i EPC få kontakt til personale, der kan yde psykosocial støtte eller behandling. De forskellige funktioner vil typisk blive placeret i indbyrdes adskilte lokaler. EPC er underlagt politiets koordinerende ledelse. Fremskudt triage Prioritering af patienter udenfor de almindelige fysiske rammer for akutmodtagelse/akutklinik. FRH Frederiksberg Hospital. Akutklinik. FSH Nordsjællands Hospital - Frederikssund. Akutklinik. GEH Gentofte Hospital. Akutklinik. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

192 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -41 af 49 Giftlinjen Giftlinjen på Bispebjerg Hospital i Region Hovedstaden er et national ekspertberedskab, der rådgiver om behandling af forgiftninger. Rådgivningen omfatter alle former for giftstoffer, herunder industri- og husholdningskemikalier, røg, lægemidler, misbrugsstoffer og planter. Derudover yder Giftlinjen bistand til risikovurdering og behandlingsanvisning af befolkningen og sundhedspersonale i forbindelse med behandling af forgiftninger. Giftlinjen har døgnvagt (C-hændelser). GLO Glostrup Hospital. Akutklinik. HEH Herlev Hospital. Akutmodtagelse. HIH Nordsjællands Hospital Hillerød. Akutmodtagelse. HVH Hvidovre Hospital. Akutmodtagelse. Infektionsmedicinsk Afdeling er ekspertberedskab på det infektionsmedicinske område (B-hændelser). Indsatsledelsen Indsatsledelsen er det samarbejdsforum, hvor relevante ledere indgår, og som under koordination af politiet har det overordnede ledelsesmæssige ansvar for gennemførelsen af en redningsindsats. Grundstammen i indsatsledelsen udgøres af indsatslederen fra politiet, indsatslederen fra redningsberedskabet og indsatslederen fra sundhedsberedskabet. Indsatsleder fra politi (ISL-POLITI) Den person fra politiet, der varetager den koordinerende ledelse af den samlede indsats i et indsatsområde og den polititaktiske ledelse inden for indsatsområdet. Indsatsleder Politi har også kommandoen over alle indsatte enheder fra politiet. Indsatsleder fra redningsberedskab (ISL-BRAND) Den person fra redningsberedskabet, der varetager den tekniske og taktiske ledelse af indsatsen på et skadested, og som har det overordnede ansvar for alle indsatte enheders sikkerhed inden for indre afspærring. Indsatsleder Brand udøver sin kommando gennem holdlederne, herunder tillige holdledere eller tilsvarende fra udefra kommende enheder. Indsatsleder fra sundhedsberedskab (ISL-SUND) Den speciallæge i indsatsområdet, der har det sundhedsfaglige ansvar og ledelsen af den præhospitale indsats i indsatsområdet. Indsatsområde Det samlede område, hvor redningsindsatsen foregår. Indsatsområdet, der er afgrænset af den ydre afspærring, er således indsatsledelsens arbejds- og ansvarsområde Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

193 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -42 af 49 IOS International Operativ Stab, koordineres af Udenrigsministeriet. Klassificeret materiale Materiale der er klassificeret i henhold til Statsministeriets sikkerhedscirkulære enten Til tjenestebrug (TTJ), Fortroligt (FTR), Hemmeligt (HEM) eller Yderst hemmeligt (YHM). Klassificeret materiale kan alene deles med personer sikkerhedsgodkendt til den pågældende grad. Den Præhospitale Virksomhed har liste over personer som er sikkerhedsgodkendte. Koordinerende ledelse Politidirektøren har ved større ulykker og katastrofer ansvaret for, at den samlede indsats koordineres således, at den foregår så effektivt som muligt. Den koordinerende ledelse indtræder efter politiets beslutning i tilfælde af hændelser, der kræver indsats af flere myndigheder. KOP Koordinerende Psykiatrisk Kontaktperson som har ansvaret for den psykosociale indsats i et indsatsområde eller i Evakuerings- og pårørendecenter. KOP er underlagt Indsatsleder Sund i indsatsområdet. KOP behøver ikke nødvendigvis være psykiater. Kriseledelsen En på forhånd udpeget gruppe af ledelsesrepræsentanter med økonomisk og sundhedsfaglig beslutningskompetence i en beredskabshændelse. Kriseledelsen kan suppleres ad hoc, så sammensætningen tilpasses situationen. KST (Kommandostade) Fælles facilitet i indsatsområdet, hvorfra den samlede, taktiske indsats ledes, og der opretholdes kontakt til overordnede og sideordnede beredskabsmyndigheder eller organisationer. Kommandostadet oprettes af indsatsledelsen og er indsatsledelsens samlingssted. LBS (Den Lokale Beredskabsstab) En tværfaglig beredskabsstab, der er oprettet i de enkelte politikredse, og som i forbindelse med en redningsindsats vil kunne fungere som et forum for samarbejde og for koordineret anvendelse af samfundets ressourcer. Den lokale beredskabsstab består af politiet (koordinerende leder for staben), Beredskabsstyrelsens regionale beredskabscenter, Landsdelsregionen, regionernes sundhedsberedskab og det kommunale beredskab (redningsberedskab og kommuner) som faste medlemmer. Andre relevante myndigheder og aktører kan indkaldes til staben efter behov. Den lokale beredskabsstab kan oprettes på både strategisk og operationelt niveau. N-hændelse (N = nuklear) I beredskabssprog hændelser der har udgangspunkt i fis-silt materiale, som findes i kernevåben eller fx som brændsel i kernekraft. Håndteres af Beredskabsstyrelsen. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

194 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -43 af 49 NOH Nordsjællands Hospital NOST National Operativ Stab, koordineres af Rigspolitiet. Orientering Beredskabet orienteres om, hvordan en given hændelse håndteres. Beredskabsplan aktiveres ikke. PC Amager Psykiatrisk Center Amager PC Bornholm Psykiatrisk Center Bornholm PC Frederiksberg Psykiatrisk Center Frederiksberg PC København Psykiatrisk Center København PET Politiets Efterretningstjeneste. PLO-Hovedstaden Praktiserende Lægers Organisation, Hovedstaden. R-hændelse (R = radiologisk) I beredskabssprog hændelser der vedrører ioniserende stråling, typisk fra radioaktivt materiale (dog ikke fissilt materiale, se N-hændelse). Håndteres af SIS. Regionens Pandemi Task Force Ad hoc udvalg som kan aktiveres og supplerer regionens kriseledelse i forbindelse med en epidemi. Rensning Skylning med vand af forurenede personer, indsatspersonel og materiel. Rensningen tilpasses det aktuelle stof og situationen, og der kan eventuelt anvendes supplerende midler til at fremme rensningen, eksempelvis sæbe. Se også dekontaminering. RH Rigshospitalet. TraumeCenter og højt specialiseret hospital. Klinisk Fysiologisk og Nuklearmedicinsk Klinik er ekspertberedskab ved R/N-hændelser. RHP Region Hovedstadens Psykiatri. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

195 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -44 af 49 RHP-AKC Akut Koordinations Center i Region Hovedstadens Psykiatri. RMKL Regional Medicinsk Katastrofledning (svarende til AMK i Region Skåne). SOK Søværnets Operative Kommando. SINE SINE (SIkkerhedsNEttet) er et fælles radiokommunikationssystem for alle beredskabsaktørerne, der samtidigt kan anvendes inden for de enkelte beredskaber og på tværs mellem beredskaberne. SIS Sundhedsstyrelsen, Strålebeskyttelse (tidl. Statens Institut for Strålebeskyttelse). Skadested Skadestedet er betegnelsen for det samlede område, som dels omfatter den lokalitet, hvor der er indtruffet en skade, dels redningsberedskabets arbejdsområde. Skadestedet er således Indsatsleder Brands ansvarsområde. Skadestedet afgrænses af den indre afspærring. Se også indsatsområde. Triage En løbende medicinsk prioritering af tilskadekomne efter en lønsomhedsvurdering. Varsling Information om en hændelse, der kan forventes at aktivere beredskabet. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

196 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -45 af Uddannelsesaktiviteter Nøglepersoner, der indgår i sundhedsberedskabet, uddannes løbende på relevante kurser. Følgende kurser udbydes: Beredskabsstyrelsens generelle beredskabskurser, herunder Samfundets beredskab, Krisestaben i samfundets beredskab, Krisekommunikation i samfundets beredskab og Øvelsesplanlægning i samfundets beredskab. Kurserne tilbydes nøglepersoner i det operative sundhedsberedskab samt til personale med planlægningsansvar. Beredskabsstyrelsens nationale, tværfaglige indsatslederkursus. Kurset tilbydes udvalgte akutlæger, der skal videreuddannes til indsatsledere. Derudover uddanner hospitalerne nyt personale i deres beredskabsplan i forbindelse med deres generelle introforløb. 3.3 Øvelsesaktiviteter I Region Hovedstaden koordineres øvelser i Sundhedsberedskabs- og Præhospitalt Udvalg ved sekretariatet i Den Præhospitale Virksomhed. Der føres en liste over øvelser i regionen, med angivelse af behov for ressourcer, og angivelse af deltagere ved tidligere øvelser, så det sikres, at det ikke er de samme, der øves hver gang. Øvelser med andre myndigheder koordineres med disse. Der foretages alarmeringsøvelse hver 14. dag mellem AMK-Vagtcentralen og RMKL i Region Skåne. Der foretages planspilsøvelser for den præhospitale indsats og fuldskalaøvelser for både præhospital og hospitals indsats: KST-øvelser. LBS-øvelsesforum. Hvert 4. år afholdes fuldskala øvelse for henholdsvis Københavns Lufthavn, Københavns Metro og Øresundsbron. Øvelse på Bornholms Lufthavn. CBRNE-øvelser koordineret via Sundhedsstyrelsen. Regionen deltager i øvrige nationale øvelser ved behov, og når det er muligt. 3.4 Evaluering af hændelser og øvelser Evaluering igangsættes og gennemføres kort tid efter en konkret beredskabshændelse eller øvelse har fundet sted. Evalueringskriterier Evalueringen bør tage udgangspunkt i én eller flere af de seks kerneopgaver i krisestyringen eller dele af dem: 1. Aktivering og drift, herunder bl.a. aktivering af beredskabsplan, nedsættelse af kriseledelse, alarmering af relevante parter, igangsættelse af indledende opgaver og indkaldelse af ekstra personale. 2. Håndtering af informationer om hændelsen (fælles informationsbillede), således at kriseledelsen er klædt bedst muligt på, bl.a. ved overvågning af informationskilder, log af informationer, orientering af hospitaler, minutrapporter mv. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

197 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -46 af Koordinering af handlinger og ressourcer, herunder koordinering med relevante samarbejdspartnere, koordination af beredskabsplaner og strategier samt anmodning om bistand fra eksterne samarbejdspartnere. 4. Krisekommunikation fra kriseledelsen til eksterne parter, herunder information til hospitaler og befolkning, fastlæggelse af sundhedsfaglig rådgivning på og Akuttelefon 1813 samt officielle udtalelser. 5. Operativ indsats, herunder overordnede aftaler inden for specifikke emner med tilhørende bilag og action cards. 6. Genopretning, herunder koordinering og samarbejde internt og eksternt. Struktur for evalueringsrapport Evalueringsrapporter struktureres efter skabelon i bilag 13, men også under hensynstagen til evalueringskriterierne. Foruden de generelle punkter som titel og resumé samt introduktion og metode, skal evalueringen indeholde følgende hovedpunkter: 1. Status forud for hændelsen beskrives, herunder: Baggrundsinformationer, som bidrager til forståelse af hændelsen. Planlægningsgrundlag. Identificerede risici og farer som hændelsen rummede. Sårbarhed i forhold til opgavevaretagelsen. Systemets robusthed og evne til at håndtere den givne hændelse. 2. En beskrivelse af hændelsen, udvikling over tid, varighed, omfang og konsekvenser gerne med eksempler. 3. En beskrivelse af, hvordan hændelsen blev håndteret, herunder formål for gennemførte interventioner, jf. de seks kerneopgaver. Der bør fokuseres på, hvad der gik godt, og hvad der kan gøres bedre. 4. Anbefalinger udarbejdet på baggrund af evalueringen, som bør implementeres i beredskabsplanen. Evalueringen skal altid danne grundlag for overvejelser om behov for opdatering af beredskabsplan. Udveksling af erfaringer om hændelser og øvelser I Udvalget for Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplanlægning (URSU) er alle regionens hospitaler repræsenteret samt Den Præhospitale Virksomhed. I dette udvalg er udveksling af erfaringer om hændelser og øvelser et fast punkt på dagsorden, hvorfor evalueringsrapporter drøftes i udvalget. Derudover evalueres den enkelte øvelse tværsektorielt i forbindelse med øvelsen. Kerneårsagsanalyser Ved alvorlige tværgående utilsigtede hændelser i regionen gennemfører Enhed for Patientsikkerhed, i samarbejde med involverede parter, dybdegående analyser (kerneårsagsanalyse) af hændelsen, bagvedliggende årsager samt mulige handlingsplaner mhp. at minimere risikoen for gentagelse. Kerneårsagsanalyser er et supplement til den øvrige evaluering af beredskabshændelsen. 3.5 Risiko- og sårbarhedsvurdering Risikoprofil af Region Hovedstaden Region Hovedstadens særkende er taget med ind i planlægningen af regionens beredskab. Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

198 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -47 af 49 Region Hovedstaden har godt 1,8 mio. indbyggere og dækker ca. 6 % af Danmarks samlede areal. Regionen er således den mindste arealmæssigt, og har dermed relativ korte afstande på den sjællandske del af regionen. Dertil kommer afstanden til Bornholm, som har et indbyggertal på ca personer, men op til turister om året. Der er 29 kommuner i regionen med meget forskelligt indbyggertal, og derfor også forskellige aftaler med regionen i forhold til den daglige drift. Region Hovedstaden deltager med repræsentanter i Beredskabs Samordningen i Københavns Kommune (BSKK), hvor det planlægningsmæssige beredskabssamarbejde koordineres, samt i Den Administrative Styregruppe (DAS), som er kommunens krisestyringsorganisation. Region Hovedstaden er desuden kendetegnet ved, at landets hovedstad København tiltrækker store arrangementer af både national og international karakter og såvel politiske som kulturelle og sportslige arrangementer. Sådanne arrangementer har betydning for regionens sundhedsberedskab både præhospitalt og på hospitalerne, da arrangementerne genererer mange ekstra mennesker i regionen. Region Hovedstaden deltager i planlægningen for beredskabet af disse arrangementer. Derudover deltager Region Hovedstadens AMK-Vagtcentral i Den Præhospitale Virksomhed i ugentlige møder med Københavns Politi om kommende arrangementer og andre forhold, der kræver særlig opmærksomhed. Derudover kendetegnes regionens infrastruktur af mange særlige objekter som Øresundsbron, Københavns Lufthavn, Metroen og flere af Danmarks mest travle togstationer. Regionen indgår i beredskabsplanlægningen for disse og regionen inddrages ligeledes i planlægning af større infrastrukturelle projekter som udvidelse af motorveje og bygning af Nordhavnstunnelen. I Region Hovedstaden ligger der desuden flere virksomheder, som oplagrer eller anvender farlige stoffer. Virksomhederne betegnes "risikovirksomheder" og er underlagt strenge krav til sikkerheden. Risikovirksomheder inddeles i to kategorier: kolonne 2 og kolonne 3 virksomheder. Det er stoffernes anvendelse eller den oplagrede mængde, der afgør, hvilken kolonne en risikovirksomhed tilhører. Kolonne 3- virksomhederne anvender eller oplagrer den største mængde farlige stoffer. Risikovirksomhederne skal træffe de nødvendige foranstaltninger med henblik på at forebygge større uheld og begrænse virkningerne for mennesker og miljø af sådanne uheld. Tilsynet med disse virksomheders forebyggende foranstaltninger ligger i et samarbejde mellem den pågældende kommune og politiet AMK-Vagtcentralen har en samlet oversigt over kolonne 2 og 3 virksomheder i regionen. Konsekvensanalyse Udvalget for Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplanlægning (URSU) har udarbejdet en konsekvensanalyse efter Beredskabsstyrelsens model, som er opbygget efter hvilke konsekvenser, der vil være for sundhedsvæsenet ved en given beredskabshændelse og som skaber pres på regionens vigtigste opgaver og funktioner (Bilag nr. 13: Konsekvensanalyse i Region Hovedstaden). Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

199 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -48 af 49 OKA har dannet baggrund for regionens sundhedsberedskabsplanlægning og er derigennem nået frem til at planlægge for følgende overordnede konsekvenser, der vil kunne ramme regionens opretholdelse af den daglige drift, uanset oprindelsen af hændelse der ligger til grund for, at sundhedsvæsenet sættes under pres: Mange aktører involveret i samme beredskabshændelse behov for opretholdelse af fælles situationsbillede Mange kontaminerede patienter indbragte og selvhenvendere Mange infektionsmedicinske patienter Modtagelse af mange patienter med brandsår Modtagelse af mange svært tilskadekomne Mange patienter med behov for kriseterapi Massevaccination regionen skal forestå vaccination af et større antal af eller alle regionens borgere Forsyningssvigt på hospital/afdeling/center (vand, varme, og it) Trussel mod hospital/virksomhed/afdeling og evakuering som følge heraf Ekstraordinær udskrivning til kommune Antibiotikaresistens I forlængelse af Beredskabsstyrelsens Nationale Risikobillede 2017 indgår antibiotikaresistens i regionens OKA. Antibiotikaresistens i human patogene bakterier har gennem de sidste årtier vist konstant stigende tendens inden for næsten alle bakterieog antibiotikatyper. Der er en klar sammenhæng mellem antibiotikaforbrug og resistensudvikling. Da der generelt også gennem de sidste årtier har været et konstant stigende antibiotikaforbrug, ligger en del af forklaringen her. Danmark og de nordiske lande har været i stand til at begrænse stigningen i antibiotikaforbruget og dermed bevare resistensniveauet på et acceptabelt niveau. Imidlertid er der en stigende import af multi-resistente bakterier både gennem fødevarer og hos patienter, der bliver overført fra sygehuse i udlandet, samt hos turister, der kommer hjem fra oversøiske lande. Særlige risikolande er Afrika, Mellemøsten og Asien. Forebyggende tiltag kan bl.a. være konstant overvågning af resistensforekomsten og antibiotikaforbruget, begrænsning af antibiotikaforbruget, undervisning af relevant personale og af almenbefolkningen, infektionshygiejne på alle niveauer, vaccination og udvikling af nye antibiotika (Bilag nr. 13: Konsekvensanalyse i Region Hovedstaden). Alle hospitaler og tværgående virksomheder i Region Hovedstaden har i egne beredskabsplaner planlagt for opretholdelse af egne kritiske funktioner, som er nødvendige for hospitalets/virksomhedens fortsatte funktionsdygtighed. Det daglige arbejde med planlægning af hospitaler og virksomheders drift kan betegnes som forebyggelse og beredskabsplanen som en forberedelse. Beredskabsplanen kan således ikke forebygge, at en beredskabshændelse vil opstå, men kan bidrage til at konsekvenserne for regionens kritiske opgaver og funktioner mindskes. 3.6 Oversigt over action cards, bilag og delplaner AC nr. 1: AMK-formidling AC nr. 2: Aktivering af beredskabet fra AMK-Vagtcentralen AC nr. 3: Logføring i kriseledelsen AC nr. 4: Fremmøde og opgaver for forbindelsesofficer Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

200 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 1 - Side -49 af 49 AC nr. 5: Indkaldelse og udsendelse af forbindelsesofficer AMK-lægens opgaver AC nr. 6: Krisekommunikation i forbindelse med beredskabsplanen AC nr. 7A: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje AC nr. 7B: Ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje, AMK-Vagtcentralens opgaver AC nr. 8: Håndtering af selvhenvendere efter en CBRNE-hændelse AC nr. 9: Det østdanske beredskab for alment farlige smitsomme sygdomme AC nr. 10: Massevaccination af hele eller dele af regionens befolkning AC nr. 11: Massevaccination af indlagte patienter AC nr. 12: Udsendelse af KOP (koordinerende psykiatrisk kontaktperson) AC nr. 13: Evakuerings- og Pårørende Center AC nr. 14: Aktivering af Folkekirkens beredskab AC nr. 15: Rekvirering af ekstraordinære lægemidler AC nr. 16: Rekvirering af ekstra blodforsyning (blodberedskabet) AC nr. 17: Portøropgave vedr. ekstraordinær udbringning af medicin, utensilier, udstyr mm. AC nr. 18: Alarmering af it-nedbrud på CIMT AC nr. 19: Rekvirering af meddelelser på REGI eller pop-up-meddelelser på PC-skærme Bilag nr. 1: Aktiverings- og kontaktplan Bilag nr. 2: AKC s overordnede opgaver Bilag nr. 3: Dagsorden for møder i kriseledelsen Bilag nr. 4: Skabelon for situationsrapportering til AMK-Vagtcentralen Bilag nr. 5: Situationsrapportering fra forbindelsesofficer (bilag til Action Card 17) Bilag nr. 6: Skabelon for AMK-formidling Bilag nr. 7: Oversigt over hospitalernes kapacitet Bilag nr. 8: Aftale med almen praksis om medvirken i sundhedsberedskabet Bilag nr. 9: Samarbejde mellem Region Hovedstaden og kommuner om sundhedsberedskabsplanlægning Bilag nr. 10: Regional vejledning: Udbrud af smitsomme sygdomme erkendelse, organisering og håndtering Bilag nr. 11: Kritiske varer ved beredskabshændelser Bilag nr. 12: Konsekvensanalyse i Region Hovedstaden Bilag nr. 13: Skabelon for evaluering Delplan nr. 1: Præhospital beredskabsplan Delplan nr. 2: Karantæneplan for Region Hovedstaden Delplan nr. 3: Beredskabsplan Herlev Gentofte Hospital Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Godkendt: 24. oktober 2017

201 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -1 af 7 Til Den Præhospitale Virksomhed Akutberedskabet Att.: Stine Bisgaard Sundhedsstyrelsens rådgivning til Region Hovedstadens sundhedsberedskabs- og præhospitale plan 17. juli 2017 Med mail af 17. maj 2017 har Region Hovedstaden fremsendt regionens sundhedsberedskabskompleks, herunder sundhedsberedskabsplan og præhospitale plan, til Sundhedsstyrelsen med henblik på at indhente rådgivning i overensstemmelse med 210 stk. 2 i Sundhedsloven og Bekendtgørelse for planlægning af sundhedsberedskab. Sagsnr /1 Reference NAGP T E eub@sst.dk Sundhedsstyrelsen har forud for denne rådgivning indhentet input fra Lægemiddelstyrelsen, Center for Biosikring og Bioberedskab under Statens Serum Institut samt Sundhedsstyrelsens enheder for Forebyggelse og Strålebeskyttelse. Region Hovedstadens sundhedsberedskabsplan Overordnet set fremstår Region Hovedstadens sundhedsberedskabsplan særdeles god, handlingsanvisende og som et eksempel til efterlevelse. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at sundhedsberedskabsplanen fremstår særdeles velstruktureret og gennemarbejdet, og at den i høj grad følger anbefalingerne i vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab fx for opbygning af krisestyringsorganisationen. Sundhedsstyrelsen konstaterer med tilfredshed, at planen er baseret på en regional konsekvensanalyse, den regionale risikoprofil og den nationale trusselsvurdering. Sidstnævnte betegnes også Vurdering af Terrortruslen mod Danmark (VTD). Derudover vil Sundhedsstyrelsen anbefale, at regionen inddrager Beredskabsstyrelsens Nationalt Risikobillede som grundlag for planen. Sundhedsstyrelsen synes, at det er meget fint og nytænkende, at antibiotikaresistens er indtænkt i konsekvensanalysen. Håndteringen heraf fremgår dog ikke i selve sundhedsberedskabsplanen. Sundhedsstyrelsen finder det særledes flot, at genopretning som ny kerneopgave i krisestyring er implementereret i alle regionens beredskabsplaner, herunder den regionale sundhedsberedskabsplan, som indeholder fine overvejelser vedrørende genopretning og reetablering af normal drift. Regionen har defineret, at sundhedsberedskabet kan aktiveres i tre trin. Sundhedsstyrelsen skal gøre opmærksom på, at trin 2 har ændret navn til Stabsberedskab jf. den nationale beredskabsplan. Se side 32 i vejledningen Planlæg-

202 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -2 af 7 ning af sundhedsberedskab. Dette bør rettes i diverse planer fx Aktiverings- og kontaktplanen samt diverse action cards mv. De tilhørende action cards til sundhedsberedskabsplanen er udformet mere som instrukser eller egentlige delplaner, som begreberne er defineret i vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab på side 38. Sundhedsstyrelsen vil anbefale, at action cards omdøbes instrukser eller delplaner for ikke at skabe forvirring blandt planens læsere. Regionen kan overveje at gruppere/nummerere action cards, tværgående bilag mv. på en mere systematisk måde for at øge overblikket over de mange tilhørende dokumenter. Regionen kunne lade sig inspirere af, hvordan det er gjort for bilagene til vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab, hvor der fx er bilag vedrørende krisestyringsorganisationen, bilag vedrørende håndtering af specifikke hændelser og indsatser mv. Regionen kan også gruppere dem jf. kerneopgaverne i krisestyring eller lignende. Krisestyringsorganisationen Krisestyringsorganisationen og kerneopgaverne Aktivering og drift, Informationshåndtering, Koordination af handlinger og ressourcer og Krisekommunikation er klart og handlingsanvisende beskrevet. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at regionen har indgået aftaler med de praktiserende læger (bilag 7) og kommunerne (bilag 12) vedrørende håndtering af beredskabshændelser. Regionen kan hensigtsmæssigt indsætte de tre beredskabstrin for aktivering af sundhedsberedskabsplanen i del 1 med en henvisning til bilag 1. Det kan øge helheden af planen, da der flere gange henvises til beredskabstrinnene i planen, selvom de ikke blevet præsenteret. Specifikke bemærkninger til sundhedsberedskabsplanen Forkortelser i figuren på side 4 kan med fordel forklares yderligere eller skrives ud i teksten, da figuren på nuværende tidspunkt fremstår noget indforstået. På side 5 skrives, at En regional operativ konsekvensanalyse danner grundlag for planen. Beredskabsstyrelsens analysemodel har ændret navn og hedder nu Konsekvensanalyse. På side 9 skrives, at medicinske patienter og overbelægning også kategoriseres under CBRNE-hændelser. Dette bliver ikke gjort traditionelt vis og virker ikke som en hensigtsmæssig placering. Hvis det skal placeres under den nuværende organisering af de overordnede opgaver, vil Sundhedsstyrelsen anbefale, at det placeres under Konventionelle hændelser, herunder særlige beredskabshændelser. I afsnittet 1.3 Aktivering og drift af regionens krisestyringsorganisation kan regionen hensigtsmæssigt indskrive overvejelser over, hvornår og hvordan sundhedsberedskabsplanen kan deaktiveres. Ligeledes kan der hensigtsmæssigt indskrives overvejelser om afløsning af forbindelsesofficerer fx i LBS. Side 2

203 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -3 af 7 På side 15 står, at Styrelsen for Patientsikkerhed er fast medlem af NOST. Det er dog Sundhedsstyrelsen, der er fast medlem af staben. Styrelsen for Patientsikkerhed er ad hoc medlem af de lokale beredskabsstabe og af NOST. Specifikke bemærkninger til kapitler med delplaner Kapitlerne med den operative indsats er gode og handlingsanvisende og følger anbefalingerne til opbygning af delplaner. Derudover dækker delplanerne og de tværgående bilag og action cards de områder, som Sundhedsstyrelsen anbefaler, at regioner planlægger for i sundhedsberedskabsplanen. Under kapitlet Præhospital plan i sundhedsberedskabsplanen kan der hensigtsmæssigt indskrives information om fremskaffelse af værnemidler og instruktion i brug under 1.4 Bemanding og materiel/udstyr (ligesom det fremgår for sygehuspersonale under kapitlet CBRNE-beredskab ). Statens Institut for Strålebeskyttelse har skiftet navn til Sundhedsstyrelsen, Strålebeskyttelse. Ligeledes har Center for Biosikring og -beredskab skiftet navn til Center for Biosikring og Bioberedskab. Endelig har Infektionsmedicinsk afdeling på Statens Serum Institut ændret navn til Afdeling for Infektionsepidemiologi og forebyggelse. Regionen bedes ensrette disse myndigheders navne i diverse planer og tilhørende dokumenter. Det tidligere overordnede begreb kriseterapeutisk beredskab betegnes nu psykosocial indsats jf. bekendtgørelsen nr. 971 Bekendtgørelse om planlægning af sundhedsberedskab og Sundhedsstyrelsens vejledning Planlægning af sundhedsberedskab. Sundhedsstyrelsen anbefaler derfor, at psykosocial indsats anvendes som begreb fx til navngivelse af kapitlet i sundhedsberedskabsplanen. Begrebet dækker over krisestøtte i akutfasen og kriseterapeutisk indsats i opfølgningsfasen. På side 25 og i begrebslisten står, at KOP er en forkortelse for Koordinerende Psykiater. I henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning Planlægning af Sundhedsberedskabet er det er i stedet en betegnelse for Koordinerende Psykiatrisk Kontaktperson. Under kapitlet Lægemiddelberedskab på side 28 vedrørende antidoter står en beskrivelse af basislagre og speciallagre. Regionen har dog ikke forholdt sig til suppleringslagre jf. vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab og Antidothåndbogen. I samme kapitel på side 30 står, at indsatsen vedrørende massevaccination koordineres med overlæger fra Styrelsen for Patientsikkerhed. Dette er ikke korrekt. Indsatsen skal i stedet koordineres med Sundhedsstyrelsen, da det er Sundhedsstyrelsen, der beslutter vaccinationsstrategien (hvem der skal vaccineres). Vi kan ikke se, at Styrelsen for Patientsikkerhed har en rolle under denne indsats. Specifikke bemærkninger til del 3 Appendiks Side 3

204 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -4 af 7 På side 43 skriver regionen, at man deltager i KRISØV. Det kan kun lade sig gøre, når KRISØV planlægges til geografisk at være i Region Hovedstaden. I 2017 er øvelsen placeret i Region Nordjylland. Derfor foreslås den sætning slettet og evt. erstattet af, at regionen deltager i øvrige nationale øvelser ved behov, og når det er muligt. Action cards, bilag mv. til sundhedsberedskabsplanen Langt de fleste action cards, bilag mv. tilhørende regionens sundhedsberedskabsplan fremstår gode og handlingsorienterede. I AC nr. 9 Evakuerings- og Pårørende Center står, at kriseramte registreres ikke i patientsystemet, men vil blive informeret om mulighederne for yderligere støtte efter, at EPC lukkes. Sundhedsstyrelsen kan godt forstå, at patientsystemet ikke benyttes til registrering. Styrelsen forudsætter dog, at der sker en registrering af personer ved aktivering af den psykosociale indsats som minimum af de personer, som er bragt til et Evakuerings- og Pårørende Center. I bilag 1: Aktiverings- og kontaktplan står, at NOST via Sundhedsstyrelsen kan pålægge regionen at aktivere sin beredskabsplan på et givent niveau. Dette er ikke korrekt. Regionen er en selvstændig myndighed og er derfor selv ansvarlig for at fastlægge eget berdskabs- og aktiveringstrin efter modtagelse af varsler fx om NOST aktiveringstrin. Sundhedsministeren kan dog i konkrete beredskabssituationer delegere til Sundhedsstyrelsen at pålægge regionsrådet at løse en sundhedsberedskabsopgave på en nærmere bestemt måde jf. sundhedslovens 211. Dette vil dog ikke omhandle aktivering af regionens sundhedsberedskabsplan på et konkret beredskabstrin. I vejledningen Udbrud af smitsomme sygdomme erkendelse, organisering og håndtering står under afsnittet Mikrobiologiske afdelinger i sidste dot Styrelsen for Patientsikkerhed, Embedslægeinstitution Øst og Tilsyn. Denne afdeling hedder retteligt: Styrelsen for Patientsikkerhed, Rådgivning og Tilsyn Øst. Delplaner Præhospital beredskabsplan Den præhospitale beredskabsplan er overordnet en god, velstruktureret og operationel plan. Principperne for den præhospitale beredskabsplan (side 5) er ikke helt enslydende med de principper, der står på side 8 i den regionale sundhedsberedskabsplan. Det er ikke meningsforstyrrende, men det vil være hensigtsmæssigt at ensrette formuleringen af principperne i planerne. Det er hensigtsmæssigt, at der er planlagt for de fysiske forhold (forsyningssvigt og trussel imod AMK-vagtcentralen samt back-up lokalitet), således at regionen kan sikre fortsat drift på det præhospitale område. På side 11 skrives, at regionen skal kunne udsende forbindelsesofficerer til NOST. Det vil som udgangspunkt ikke forekomme, at regionen bliver bedt om dette, da der er tale om en national stab, så dette punkt bør slettes fra planen. Side 4

205 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -5 af 7 Sundhedsstyrelsen vil meget gerne indskrives på listen over samarbejdspartnere på side 14. Derudover kan regionen overveje at supplere kapitlet med, at Sundhedsstyrelsen kan kontaktes for bistand og rådgivning ved beredskabshændelser og afklaring af udfordringer for sundhedsberedskabet og udfordringer med andre beredskabsmyndigheder, især hvis NOST er nedsat. Sundhedsstyrelsen skal endvidere påpege, at styrelsen i beredskabssituationer kan anmode om løbende rapportering fra regionen. I kapitel 6 CBRNE-beredskab står, at den regionale kriseledelse kan i samråd med AMK-læge træffe beslutning om iværksættelse af karantæne. Dette er ikke korrekt. Jf. vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab side 57, hvor der står, at Beslutning om karantæne træffes af Sundhedsstyrelsen eller af epidemikommissionen. Såfremt tvangsforanstaltninger er nødvendige, gennemføres de ved politiets foranstaltninger. Ansvar for beslutning om karantæne bør rettes i planen. Derudover står på side 22, at karantæne kan iværksættes på udvalgte hospitaler. Denne mulighed fremgår ikke af regionens karantæneplan og Sundhedsstyrelsen vurderer heller ikke, at karantæne på hospitaler er hensigtsmæssigt. I samme kapitel står også, at den regionale kriseledelse og/eller Sundhedsstyrelsen træffer beslutning om etablering af massevaccination. Jf. ovennævnte side i vejledningen vil Sundhedsstyrelsen (de central sundhedsmyndigheder) udmelde vaccinationsstrategi i den konkrete situation. Planlægning og udmøntning af denne strategi er placeret i regioner og kommuner. Den regionale kriseledelse kan således ikke træffe beslutning om massevaccination. Dette ansvarsforhold bedes præciseret i planen. Endelig i samme kapitel står, at AMK-læge orienterer i samråd med Infektionsmedicinsk Afdeling på Hvidovre Hospital eller Sundhedsstyrelsen om anvendelse af værnemidler/beskyttelsesniveau. Sundhedsstyrelsen kan udsende overordnede retningslinjer vedrørende værnemidler ved længerevarende hændelser og indsatser fx i forbindelse med ebola-udbruddet i Vestafrika Retningslinjer for håndtering af ebolavirus sygdom (EVD). Men i den konkrete situation skal AMK konferere med Infektionsmedicinsk Afdeling og ikke Sundhedsstyrelsen. Et forslag til en omformulering kan være: AMK-læge orienterer i samråd med Infektionsmedicinsk Afdeling på Hvidovre Hospital om anvendelse af værnemidler/beskyttelsesniveau i den konkrete situation. Ved længerevarende indsatser i forbindelse med udbrud såsom ebolaudbruddet i Vestafrika kan Sundhedsstyrelsen udsende overordnede retningslinjer for håndtering, herunder brug af værnemidler. Er det korrekt, når der står den samme brødtekst under henholdsvis Nedbrud på strøm. Varme/køl, herunder serverkøling og ventilation og Nedbrud på it, herunder netværk, medicoteknisk udstyr eller telefoni på side 27? Det er en fin uddannelsesplan til nøglepersoner, som indgår i den præhospitale plan. Side 5

206 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -6 af 7 Karantæneplan for Region Hovedstaden Overordnet set vurderes regionens karantæneplan som god og operationel, hvor alle relevante overvejelser og deltaljer er beskrevet, herunder fx trinvis aktering af plan, praktisk og sundhedsmæssig drift af karantænelokalitet samt evaluering af karantæneøvelser. Under indledningen anbefaler Sundhedsstyrelsen, at det overordnede ansvarsforhold for iværksættelse af karantæne indskrives. Her kan der henvises til vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab side 56 vedrørende Epidemikommissionen og side 57 vedrørende Karantæne. Overordnet kan beslutning om karantæne træffes af Sundhedsstyrelsen eller af epidemikommissionen. Det samme bør præciseres i bilag 1. Under afsnittet Behov for karantæne på side 4 står, at epidemikommissionen kontaktes ved behov for karantæne, samt at Indsatsledelse/AMK-vagtcentral er ansvarlig for punktet. Samtidig står på side 5 under Politiets opgaver, at politiet har ansvar for at alarmere epidemikommissionen. Begge dele bør erstattes med, at den vagthavende læge fra Styrelsen for Patientsikkerhed kontaktes ved behov for aktivering af epidemikommissionen. Lægen fra Styrelsen for Patientsikkerhed har særlige opgaver og beføjelser i relation til smitsomme sygdomme og i forhold til den lokale epidemikommission. Sundhedsstyrelsen vil gerne indskrives på listen over samarbejdspartnere under 5. Koordination og samarbejde på side 6-7. Under samme overordnede afsnit (5. Koordination og samarbejde) på side 7 står, at Center for Biosikring og Bioberedskab (CBB) er ekspertberedskab indenfor det infektionsmedicinske område. Dette er ikke korrekt. CBB er alene nationalt ekspertberedskab indenfor biologiske kampstoffer og bioterrorisme, hvilket bør præciseres i planen. I bilag 1 står, at præhospital lægelig chef skal kontaktes for oprettelse af monitoreringsgruppe. Dette nævnes ikke andre steder i planen, så det er ikke tydeligt, hvem der skal indgå i denne gruppe, og hvilke opgaver gruppen har i relation til karantæne. Beredskabsplan for Herlev og Gentofte Hospital Sundhedsstyrelsen sætter pris på at se, at sygehusenes beredskabsplaner også udarbejdes på baggrund af anbefalingerne i vejledningen Planlægning af sundhedsberedskab, herunder med en beskrivelse af krisestyringsorganisationen og konkrete delplaner for den operative indsats. Sundhedsstyrelsen er ikke gået dybt ned i den faglige del af indholdet af sygehusets beredskabsplan. Lægemiddelstyrelsen har dog følgende bemærkning: øverst på side 34 står: Da antidoterne fra speciallageret kræver udleveringstilladelse fra Sundhedsstyrelsen, Det skal rettes til Lægemiddelstyrelsen, da denne kompetence blev lagt i Lægemiddelstyrelsen efter, at styrelserne blev delt i slutningen af Side 6

207 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 2 - Side -7 af 7 Sammenfattende Region Hovedstadens plankompleks, herunder sundhedsberedskabsplan og præhospitale plan, er overordnet set særdeles god, handlingsanvisende, velstruktureret og gennemarbejdet. Derfor fremstår planer og tilhørende dokumenter som et godt redskab for krisestyringsorganisationen og medarbejdere ved en beredskabshændelse. Sundhedsstyrelsens bemærkninger ovenfor bør overvejes indskrevet i planerne, særligt bør regionen efterse kapitlet om CBRNE-beredskab i den præhospitale plan. Med venlig hilsen Nanna Grave Poulsen Specialkonsulent Evidens, uddannelse og beredskab Sundhedsstyrelsen Annlize Troest Overlæge, MDMa Evidens, uddannelse og beredskab Sundhedsstyrelsen Side 7

208 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 3 - Side -1 af 4 Akutberedskabet Administrationen Telegrafvej Ballerup Til: Opgang 2, 3. sal Telefon Mail Akutberedskabet@regionh.dk Web GLN.nr Hovedpointer fra høringsparterne til regionens sundhedsberedskabsplan EAN-nr: CVR/SE-nr: Dato: 30. august 2017 Høringspart Sundhedsstyrelsen Hovedpointer Der er tale om et omfattende høringssvar, hvorfor kun centrale, overordnede hovedpointer er beskrevet. Overordnet set fremstår sundhedsberedskabsplanen særdeles god, handlingsanvisende og som et eksempel til efterlevelse. Det anbefales at inddrage Beredskabsstyrelsens Nationalt Risikobillede som grundlag, og at omdøbe action cards til instrukser eller delplaner. Planen bør beskrive bl.a. de tre beredskabstrin og suppleringslagre ift. antidoter, og det forudsættes, at personer registreres, når psykosocial indsats aktiveres. Er indarbejdet, dog fastholdes begrebet action cards. Region Sjælland Allerød Kommune Frederiksberg Kommune Det foreslås at tilrette en række begreber og ansvarsopgaver, f.eks. hvem der kan træffe beslutning om iværksættelse af karantæne eller massevaccination, og at regionen ikke skal kunne udsende forbindelsesofficerer til NOST. Er indarbejdet. Der er tale om et flot og gennemarbejdet materiale. Ønsker præciseret i planen, at ift. tilførsel af præhospitale ressourcer fra øvrige regioner varetages den udførende rolle af AMK- Vagtcentralen, uanset om LBS er aktiveret. Er ikke indarbejdet, da det vurderes hensigtsmæssigt, at opgaven afhængigt af situationen kan delegeres fra AMK til LBS. Ingen kommentarer. Generelt fremtræder planen meget gennemarbejdet. Ønsker at det først er ved behov, at kommunens sygeplejersker og sundhedspersonale skal supplere vaccinationsstederne. Mener at evakuerings- og pårørendecenter ikke er en del af planen. Er ikke indarbejdet. Regionen planlægger fortsat efter, at kommunernes sygeplejersker og andet sundhedspersonale bemander vaccinationsstederne, og at regionen bemander med læge, som der blev lagt op til på temadag mellem regionen og kommunerne i Evakuerings- og pårørendecenter indgår

209 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 3 - Side -2 af 4 Halsnæs Kommune Hvidovre Kommune Kommunerne i klynge MIDT (Ballerup, Egedal, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Herlev, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Rødovre) Rigspolitiet (Rigspolitiet har indhentet udtalelser fra Bornholms Politi, Københavns Politi, Københavns Vestegns Politi og Nordsjællands Politi. ) Østsjællands Beredskab i Sundhedsstyrelsens vejledning ift. de regionale og kommunale opgaver ved den psykosociale indsats. Ingen kommentarer. Ansvars- og opgavefordelingen er ikke aftalt med Hvidovre Kommune. Kommunen kan vanskeligt leve op til arbejdsdelingen med hensyn til vaccinationscentre. Kommunen opfordrer til, at regionen indgår i drøftelser med kommunen med henblik på at aftale samarbejde og snitflader på beredskabsområdet, evt. i eksisterende samarbejdsfora i regionen. Er ikke foretaget ændringer, da der ikke omtales en samarbejdsaftale, men i stedet at regionen planlægger efter en opgave- og ansvarsfordeling med kommunerne. Regionen planlægger ikke for nuværende at indgå en aftale med kommunerne vedr. sundhedsberedskabet. Kommunerne kan overordnet støtte op om planen og action cards. De ønsker, at action card for massevaccination tilføjes kommunens opgaver, som fremgår af planen, og at der står det er efter aftale med regionen. Er indarbejdet, dog tilføjes det ikke, at det er efter aftale med regionen, jf. Hvidovre Kommunes høringssvar. Afsnittet om forbindelsesofficerer og de lokale beredskabsstabe (LBS) bør afspejle de forventninger til stabsmedlemmer, som stilles i de nye retningslinjer for LBS. Der anbefales rettelser til krisekommunikation ved nationale, tværregionale hændelser og terrorhændelse, og til politiets rolle ved registrering af personer. Ved oplysning om CBRNE-hændelse bør AMK-Vagtcentralen sikre underretning til politiets vagtcentral eller KSN. Er indarbejdet. Der bør sikres automatisk underretning til indsatsledelsen om selvhenvendere der ikke er synligt forurenede, og som sendes hjem. Politiets rolle ved en kriseterapeutisk eller krisestøttende indsats ved alvorlige hændelser med kun få tilskadekomne bør beskrives. Er ikke indarbejdet. Ingen sendes hjem, hvis de er forurenet eller mistænkt forurenet, og det er et sundhedsfagligt anliggende, som er aftalt med Sundhedsstyrelsen/Styrelsen for Patientsikkerhed. Alle patienter registreres på hospitalerne og AMK har adgang til disse oplysninger, ikke Indsatsleder SUND. Planens beskrivelse af aktivering af det kriseterapeutiske beredskab gælder uanset antallet. Østsjællands Beredskab ser sig i stand til at understøtte kommunerne Vallensbæk, Ishøj og Høje-Taastrup i det omfang, de Side 2

210 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 3 - Side -3 af 4 inddrages i opgaver som ekstraordinær udskrivning af patienter til kommunal pleje, massevaccination af regionens befolkning samt oprettelse af evakuerings- og pårørendecenter. Beredskabsstyrelsen Der er tale om et omfattende høringssvar, hvorfor kun centrale, overordnede hovedpointer er beskrevet. Det er et grundigt udarbejdet plansæt. Kommentarer vedrører primært aktivering og drift, samarbejde og koordination med andre aktører, krisekommunikation samt håndtering af CBRNE hændelser. Der bør beskrives mere om den tværgående krisestyringsorganisation, aktiveringstrin, logføring og borgerrettet information. Er indarbejdet, dog ikke den tværgående krisestyringsorganisation, da den vurderes at være tilstrækkeligt beskrevet, og heller ikke logføring, da det omhandler interne arbejdsgange, som vurderes at være tilstrækkeligt beskrevet. PLO-Hovedstaden Bispebjerg og Frederiksberg Hospital Flere beskrivelser og betegnelser fra Retningslinjer for Indsatsledelse bør anvendes, fx de fem beredskabsprincipper og definitionen af CBRNE-hændelser. En række begreber bør opdateres, og titlen Konventionelle hændelser bør genovervejes. Er indarbejdet med få undtagelser, fx fastholdes de fem principper og titlen Konventionelle hændelser, da de følger af Sundhedsstyrelsens vejledning. Der ønskes en ny og mere tidssvarende aftale med Region Hovedstaden vedrørende de praktiserende lægers medvirken i sundhedsberedskabet. De vil gerne have afklaret lægernes rolle fx i forbindelse med et eventuelt terrorangreb i Hovedstadsregionen. Er ikke indarbejdet. Der er behov for en nærmere afklaring med PLO-Hovedstaden. Finder at det som udgangspunkt er det en god og velskrevet plan. Det bør enkelte steder tilføjes, at opgaven kan ligge hos kriseledelsen, og ikke kun hos AKC. Foreslår at ved ekstraordinært behov for blod og blodsprodukter kontaktes AKM- Vagtcentralen og ikke Blodbanken. Det bør ikke fremgå, at de medicinske patienter som akutklinikker kan få overført, skal være et større antal. Er indarbejdet, dog fastholdes at Blodbanken kontaktes, da der ikke er behov for at involvere AMK-Vagtcentralen, som allerede vil være orienteret om hændelsen. Endvidere tilføjes Side 3

211 Punkt nr Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplan Bilag 3 - Side -4 af 4 Bornholms Hospital Nordsjællands Hospitals Beredskabskomité Den Sociale Virksomhed Region Hovedstadens Apotek Region Hovedstadens Psykiatri SFR Klinisk Fysiologi og Nuklearmedicin Komiteen for infektionshygiejne kriseledelsen ikke i action card 3B (nu 7B), da AMK- Vagtcentralens kontaktindgang kun er AKC. Ingen kommentarer. Der er tale om et omfattende høringssvar, hvorfor kun centrale, overordnede hovedpointer er beskrevet. Det bør bl.a. beskrives, hvem der orienterer AKC, når en hændelse er afsluttet. Der gives fx forslag til, at ved hændelser, der involverer flere regioner, koordineres det altid af nærmeste AMK til den primære hændelse. Deaktivering er indarbejdet. Dog fastholdes det, at ved hændelser, der involverer flere regioner, aftaler regionernes AMK-Vagtcentraler i den konkrete situation, hvem der varetager den koordinerende rolle. Det er også i tråd med Retningslinjer for Indsatsledelse. Der er en række specifikke kommentarer, fx bør hyppigheden af øvelser hhv. præ-hospitalt, intra-hospitalt og tværregionalt specificeres. Hyppigheden er ikke indarbejdet, da det præhospitalt og intrahospitalt er en lokal direktionsbeslutning, mens tværregionale øvelser drøftes i regi af Udvalget for Region Hovedstadens Sundhedsberedskabsplanlægning (URSU). Ingen kommentarer. I bilag 10 skal det ikke stå, at beholdningen svarende til (mindst) fem dages forbrug skal være på hospitalsapotekerne, men i stedet på Region Hovedstadens Apoteks lager. Er indarbejdet. Det bør tilrettes, så betegnelsen KOP dækker Koordinerende Psykiatrisk Kontaktperson, og at den primære enhed kun er PC København. Er indarbejdet. Rådets kommentarer er begrænset til det, der i planen benævnes CBRNE-hændelser. Rådet foreslår opklarende tekst og tilretning af begreber. Desuden foreslås præcisering af modtagefaciliteter o.lign. for selvhenvendere samt opdatering af hospitalernes særlige faciliteter til modtagelse og skylning ved CBRNE-hændelse. Er indarbejdet, på nær enkelte forhold fx fastholdes det at anvende Sundhedsstyrelsens definition af dekontaminering og rensning. Ingen kommentarer. Side 4

212 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 1 - Side -1 af 2 Center for Regional Udvikling Kongens Vænge Hillerød Til: Forretningsudvalget Telefon Direkte Web Journal nr.: Dato: 6. oktober 2017 Indstillingsnotat I forbindelse med projektet om udvikling af et intelligent digitalt diabetesbehandlingsstøtteværktøj har Region Hovedstaden for at afsøge markedet for private aktører annonceret efter mulige samarbejdspartnere i EU-tidende. Fristen for at indgive skriftlig interessetilkendegivelse udløb d. 5. oktober Administrationen har været i dialog med fem private aktører. IBM Danmark har som den eneste indsendt en interessebekendtgørelse inden for tidsfristen. Administrationen indstiller, at forretningsudvalget overfor regionsrådet indstiller: at IBM Danmark vælges som projektpartner på det vedlagte aftalegrundlag at koncerndirektionen får bemyndigelse til at godkende mindre væsentlige ændringer i aftalegrundlaget og godkende den endelige projektbeskrivelse Vurdering af ansøger I annonceringen var der opstillet en række udvælgelseskriterier angående teknisk og økonomisk kapacitet, forskningserfaring og erfaring fra tidligere lignende projekter med udvikling af kunstig intelligens-baserede teknologier til sundhedsvæsenet. Det er administrationens vurdering, at IBM Danmark opfylder de kriterier, der er fremsat i annonceringen, og at IBM Danmark derfor har den fornødne ekspertise til at være projektpartner og medudvikler på et intelligent digitalt diabetesbehandlingsstøtteværktøj. IBM Danmark har oplyst, at de har en teknologisk platform Watson for Diabetes som kan danne grundlag for forskningsindsatsen og udviklingen af et beslutningsstøtteværktøj, der kan indgå i det danske sundhedsvæsen. Økonomi og rettigheder Administrationen har forhandlet en OPI-aftale med IBM Danmark (se vedlagte bilag). Da IBM Danmark i udførelsen af projektet vil inddrage IBM Watson i USA, har IBM Danmark bedt om, at aftalen også foreligger på engelsk før den endelig godkendes. Administrationen beder derfor om bemyndigelse til at godkende mindre væsentlige ændringer i den foreliggende aftale i tilfælde af, at IBM Watson har ændringsforslag.

213 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 1 - Side -2 af 2 Såfremt der er tale om væsentlige ændringer, som fx ændret vilkår for rettighedsdeling, vil den reviderede aftale blive forelagt forretningsudvalget og regionsrådet til godkendelse på et senere tidspunkt. Region Hovedstaden bidrager med kr. som går til betaling af medarbejdertimer hos IBM Danmark. Derudover bidrager Region Hovedstaden med klinisk ekspertise inden for diabetesbehandling. IBM Danmark leverer timer for et samlet beløb på kr., hvoraf de kr. er medfinansiering i form af vederlagsfri timer. Region Hovedstaden er sikret rettigheder i form af vederlagsfri brugsret til den udviklede løsning i mindst et år, samt royalties af eventuelt videresalg af den udviklede løsning. Udkast til statsstøtteregnskab for fase 1 er under udarbejdelse. Statsstøtteregnskabet vil løbende blive justeret efter hver fase med henblik på at sikre, at IBM Danmark ikke opnår ulovlig statsstøtte. Efter projektets afslutning vil der blive udarbejdet et endeligt statsstøtteregnskab. Det bemærkes, at der, afhængigt af resultatet af foranalysen i fase 1, indgås en OPIaftale 2 for fase 2 og 3 med mere detaljerede vilkår for disse faser. De grundlæggende vilkår om rettigheder og rettighedsfordeling fastlægges dog for alle tre faser i bilag 3. Der vedlægges et fortroligt notat om sagen. Side 2

214 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig 9. OKTOBER intelligens OK- Bilag 3 - Side -1 af 7 TOBER MAL/MLS/viol Bilag 3 Overordnede juridiske vilkår der vil gælde for samarbejdet mellem parterne i fase 2 og 3 I forbindelse med indgåelse af Aftalen er det det mellem parterne aftalt, at følgende juridiske vilkår vil gælde for samarbejdet mellem parterne i fase 2 og 3. Den endelige aftale for denne del af samarbejdet (fase 2 og 3) vil blive endeligt fastlagt i OPI-aftale 2 efter afslutning af fase 1. Derudover vil de juridiske vilkår følge principperne fastlagt i Aftalen. I forbindelse med den endelige fastlæggelse af aftalen for fase 2 og 3 (OPI-aftale 2) kan der ske tilpasninger, præciseringer og suppleringer af de nedenfor anførte juridiske vilkår. Der vil ikke kunne foretages ændringer, som har betydning for risikoen i relation til udbudsretlige og/eller statsstøtteretlige forhold. Parterne præciserer om nødvendigt definitionerne baggrundsviden og forgrundsviden i forbindelse med indgåelsen af aftalen for fase 2 og 3 (OPI-aftale 2). 1. SAMARBEJDETS FORM Parterne er enige om, at forsknings- og udviklingssamarbejdet vil blive udført som et offentligt-privat innovationssamarbejde med henblik på at forbedre livet hos patienter med diabetes ved at udvikle og designe et beslutningsstøtteværktøj baseret på kognitive computerteknologier, der kan udnytte IBM s ekspertise inden for kognitive computerteknologier og SDCC s ekspertise inden for forskning, klinisk praksis og uddannelse, til at støtte sundhedspersonale, der beskæftiger sig med diabetesbehandling. 2. TIDSPLAN Det er aftalt mellem parterne, at samarbejdet gennemføres i følgende faser, jf. også bilag 1: København Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Aarhus Åboulevarden 49 DK-8000 Aarhus Telefon Fax Bilag 3 - juridiske vilkår

215 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 3 - Side -2 af 7 9. OKTOBER OK- TOBER OKTOBER 2017 Fase 1 Foranalyse og ansøgning, jf. Aftalens punkt 5.2. Fase 2 Udviklingsfase til og med, at en prototype (version 1) er klar til afprøvning, jf. Aftalens punkt 5.2. Fase 3 Afprøvning, jf. Aftalens punkt 5.2. Faserne kan inddeles i underfaser. Udviklingsforløbet er iterativt, hvorved underfaserne kan gentages det antal gange, som er relevant for udviklingen af løsningen frem til endelig prototype. Fase 2 forventes påbegyndt primo april 2018 eller når fondsstøtte er opnået. Rammerne for fase 2 er nærmere beskrevet i bilag 1. Fase 2 forventes at vare til ultimo SÆRLIGT OM FASE 3 I fase 3 stilles for- og baggrundsviden vederlagsfrit til rådighed for samtlige regioner i Danmark, herunder nuværende og kommende diabetesafdelinger/steno Centre, samt alle praktiserende læger i Danmark med henblik på, at den udviklede forgrundsviden kan benyttes og dermed afprøves og valideres. IBM har pligt til at drifte, vedligeholde og videreudvikle løsningen i fase 3 med henblik på, at de praktiserende læger, diabetesafdelinger og Steno Centre kan benytte og dermed afprøve og validere løsningen som beslutningsstøtteværktøj i patientbehandlingen. Fase 3 løber fra færdiggørelse af prototypen (version 1) i en periode på 1 år. Denne periode kan forlænges afhængig af, hvilken ekstern finansiering projektet opnår. 4. PRISSTRUKTUR Såfremt der opnås ekstern finansiering, herunder fra Novo Nordisk Fonden, er parterne enige om, at følge det af Novo Nordisk Fonden godkendte budget. Fondsstøtten udbetales til RE- GION HOVEDSTADEN, der også administrerer udbetalingerne. Hver part kan få dækket dokumenterede omkostninger, herunder timeforbrug samt omkostninger til testfaciliteter, jf. Aftalens punkt 7 og Bilag 2. Det forudsættes yderligere, at eventuel honorering af de praktiserende læger kan afholdes inden for budgettets rammer. 5. STATSSTØTTERETLIG VURDERING Parterne er forpligtede til fortsat løbende at vurdere, om IBM opnår økonomiske fordele, der overstiger værdien af de bidrag, som IBM tilfører samarbejdet, og som udgør statsstøtte i statsstøttereglernes forstand. I givet fald er IBM forpligtet til at indbetale et til fordelen modsvarende beløb med rente uden i øvrigt at kunne gøre krav gældende mod REGION HOVED- STADEN, jf. princippet i Aftalens punkt 3.4, der finder fortsat anvendelse. Side 2/7

216 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 3 - Side -3 af 7 9. OKTOBER OK- TOBER OKTOBER 2017 Efter afslutningen af hver fase udarbejdes et foreløbigt statsstøtteregnskab. Parterne er forpligtet til efter OPI-projektets afslutning (efter fase 3) at udarbejde et endeligt statsstøtteregnskab baseret på værdien af de frembragte rettigheder sammenholdt med værdien af IBM s bidrag, jf. Aftalens pkt RETTIGHEDER OG RETTIGHEDSFORDELING 6.1 Baggrundsviden Parterne bevarer sine immaterielle rettigheder til baggrundsviden. REGION HOVEDSTADEN har i hele fase 2 og 3 en vederlagsfri (betinget af, der sker betaling i overensstemmelse med Aftalen), ikke-eksklusiv, uoverdragelig ret til at benytte baggrundsviden i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre fase 2 og 3. Den beskrevne brugsret tilfalder også tredjemand, som bistår REGION HOVEDSTADEN i forbindelse med fase 2 og 3. Tredjemand skal i givet fald påtage sig en hemmeligholdelsesforpligtelse som angivet i Aftalen. De øvrige regioner i Danmark, herunder nuværende og kommende diabetesafdelinger/steno Centre, samt alle praktiserende læger i Danmark erhverver en brugsret til baggrundsviden i det omfang, det er forudsat eller nødvendigt i henhold til punkt 3 ovenfor. Denne brugsret er vederlagsfri og ikke-eksklusiv. Det påhviler IBM at sikre, at tredjemand, herunder IBM s egne medarbejdere, konsulenter samt underleverandører, stiller al baggrundsviden til rådighed, således at baggrundsviden kan benyttes vederlagsfrit i overensstemmelse med nærværende punkt og punkt Forgrundsviden I det omfang forgrundsviden genereret i fase 2 og 3 er beskyttet af immaterielle rettigheder, tilfalder disse rettigheder IBM. REGION HOVEDSTADEN, herunder tredjemand, der bistår REGION HOVEDSTADEN, erhverver en vederlagsfri og ikke-eksklusiv brugsret til forgrundsviden i takt med skabelsen heraf. Brugsretten er tidsmæssigt, geografisk og kvantitativt ubegrænset. Kvalitativt omfatter brugsretten enhver intern og ekstern brug i forbindelse med REGION HOVEDSTADENs virksomhed, herunder i forbindelse med REGION HOVEDSTADENs udbud af drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling af forgrundsviden. Brugsretten omfatter i den forbindelse også de rettigheder for tredjemand, der er nødvendige for, at REGION HOVED- STADEN kan modtage tilbud fra tredjemand. Tredjemand har i givet fald tavshedspligt i overensstemmelse med Aftalen. Side 3/7

217 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 3 - Side -4 af 7 9. OKTOBER OK- TOBER OKTOBER 2017 Såfremt REGION HOVEDSTADENs virksomhed udvides væsentligt opgavemæssigt eller geografisk, gælder brugsretten i henhold til afsnittet ovenfor hverken i relation til de nye opgaver eller det nye geografiske område. REGION HOVEDSTADEN, herunder tredjemand, der bistår REGION HOVEDSTADEN, har desuden ret til at foretage ændringer af forgrundsviden, herunder i forbindelse med vedligeholdelse og videreudvikling. Forgrundsviden skal være udformet, dokumenteret og leveret på en sådan måde, at REGION HOVEDSTADEN kan udbyde drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling af forgrundsviden under iagttagelse af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Det indebærer, at forgrundsviden skal være leveret til REGION HOVEDSTADEN på en sådan måde, at en anden leverandør med rimelige kundskaber kan supportere, vedligeholde og videreudvikle forgrundsviden. Forgrundsviden skal, såfremt der er tale om programmel, desuden have åbne grænseflader, således at programmellet kan benyttes sammen med andre løsninger/systemer/programmer. De øvrige regioner i Danmark, herunder nuværende og kommende diabetesafdelinger/steno Centre, samt alle praktiserende læger i Danmark erhverver en brugsret til forgrundsviden i det omfang, det er forudsat eller nødvendigt i henhold til punkt 3 ovenfor. Denne brugsret er vederlagsfri og ikke-eksklusiv. Efter fase 3 kan REGION HOVEDSTADEN desuden frit stille forgrundsviden til rådighed for de praktiserende læger i REGION HOVEDSTADEN, således at lægerne frit kan benytte forgrundsviden som beslutningsstøtteværktøj i patientbehandlingen. 6.3 Licens til baggrundsviden efter fase 3 Efter fase 3 har REGION HOVEDSTADEN, herunder tredjemand, der bistår REGION HO- VEDSTADEN, og de praktiserende læger i REGION HOVEDSTADEN på rimelige og markedsmæssige vilkår ret til at benytte baggrundsviden i det omfang, det er nødvendigt for at kunne benytte forgrundsviden. Efter fase 3 har enhver, som ikke har bedre ret, på rimelige og markedsmæssige vilkår ret til at benytte forgrundsviden samt baggrundsviden i det omfang, det er nødvendigt for at kunne benytte forgrundsviden. Såfremt IBM ikke længere sælger licenser til baggrundsviden til nogen kunder på almindelige markedsmæssige vilkår, bortfalder også rettighederne til licens til baggrundsviden efter nærværende punkt. Disse rettighederne kan ikke i øvrigt bortfalde. Såfremt en bruger misligholder licensen, bortfalder dog denne brugers ret. Side 4/7

218 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 3 - Side -5 af 7 9. OKTOBER OK- TOBER OKTOBER IBM s standardvilkår for baggrundsviden Ud over punkt 6.1 og 6.3 ovenfor gælder IBM s standardvilkår, jf. bilag A, for enhver brug af baggrundsviden. I tilfælde af modstrid mellem parternes aftale for fase 2 og 3 (baseret på nærværende Bilag 3) og IBM s standardvilkår, gælder aftalen for fase 2 og 3 (OPI-aftale 2). Enhver brug af IBM s baggrundsviden forudsætter accept af IBM s standardvilkår med de ændringer, der måtte følge af aftalen for fase 2 og Claw back og royalty REGION HOVEDSTADEN har krav på x % [opgjort som en procentandel svarende til RE- GION HOVEDSTADENs andel i værdien af projektresultatet ifølge statsstøtteregnskabet] af IBM s nettoindtægter ved enhver form for udnyttelse (herunder salg) af resultatet af den genererede forgrundsviden, gennemført til købere/modtagere til anvendelse i udlandet. REGION HOVEDSTADEN har dog maksimalt krav på et beløb svarende til den værdi, som REGION HOVEDSTADEN samlet set har indskudt i OPI-projektet (fase 1-3) plus den værdi, som er erlagt for licensen til baggrundsviden i henhold til punkt 6.3, 1. afsnit, ovenfor. IBM skal en gang årligt, hver den 1. juni, udarbejde et selvstændigt regnskab udvisende alle indtægter og udgifter ved udnyttelse af forgrundsviden omfattet af denne bestemmelse. Regnskabet skal påtegnes af en revisor, der skal attestere, at alle relevante indtægter og udgifter indgår i regnskabet. REGION HOVEDSTADENs andel af nettoindtægterne forfalder til betaling en måned efter fristen for udarbejdelse af det pågældende regnskab. 7. PERSONDATA Parterne er enige om, at der forud for IBM s påbegyndelse af behandling af persondata indgås en databehandleraftale. Følgende vil være gældende og fremgå af Aftalen for fase 2: Såfremt IBM s udførelse af ydelser under Kontrakten indebærer behandling af personhenførbare oplysninger, er parterne til enhver tid forpligtede til at sikre, at den til enhver tid gældende dansk persondatalovgivning i Danmark overholdes, for nuværende særligt persondataloven (lov nr. 421 af 31. maj 2000 med senere ændringer), og sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 528/2000 med senere ændringer), og fra den 25. maj 2018 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse). I givet fald indgås der en databehandler, som specificerer de krav, der skal være opfyldte for at opfylde ovenstående lovgivning mv., og IBM må ikke påbegynde behandling af personoplysninger forinden databehandleraftale er indgået. REGION HOVEDSTADEN indestår i denne forbindelse for at have sikret hjemmel til enhver behandling af personoplysninger, som overlades til behandling af IBM i medfør af Aftalen. Side 5/7

219 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 3 - Side -6 af 7 9. OKTOBER OK- TOBER OKTOBER 2017 IBM s ydelser i relation til nærværende punkt vederlægges efter medgået tid og omkostninger, såfremt disse ydelser indebærer et større timeforbrug og/eller yderligere omkostninger for IBM end forudsat ved indgåelse af OPI-aftale 2. En sådan yderligere betaling til IBM sker via ekstern finansiering, og parterne må ikke iværksætte behandling af personoplysninger, hvis en sådan finansiering ikke er sikret. En part ( den skadesløsholdende part ) skal skadesløsholde den anden part, såfremt den anden part bliver mødt med krav fra et datasubjekt som følge af, at den skadesløs-holdende part har overtrådt den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning. 8. MYNDIGHEDSGODKENDELSE IBM er forpligtet til at følge instrukser fra REGION HOVEDSTADEN, som har til formål at sikre, at den til enhver tid gældende sundhedslovgivning overholdes i forbindelse med samarbejdet. Testen kan betinges af, at parterne har indhentet alle de for REGION HOVEDSTA- DENs test af løsningen nødvendige tilladelser, herunder eventuelt godkendelse af løsningen som medicinsk udstyr. Den part, der ikke er underlagt pligten til at indhente tilladelse, bistår i givet fald den anden part i rimeligt og nødvendigt omfang med indhentelsen af tilladelsen. IBM s ydelser i relation til nærværende punkt vederlægges efter medgået tid og omkostninger, såfremt disse ydelser indebærer et større timeforbrug og/eller yderligere omkostninger for IBM end forudsat ved indgåelse af OPI-aftale 2. En sådan yderligere betaling til IBM sker via ekstern finansiering, og parterne må ikke iværksætte aktiviteter, der kræver finansiering uden forudgående sikring af finansieringen. 9. OPSIGELSE M.V. Parterne kan opsige Aftalen/OPI-aftale 2 for fase 2 på samme vilkår som fremgår af Aftalens punkt 15 med mindre andet fremgår af bestemmelsen. REGION HOVEDSTADEN kan herudover til enhver tid opsige Aftalen/OPI-aftale 2 for fase 3 med et forudgående skriftligt varsel på 3 måneder til en kalendermåneds udløb. IBM kan ikke opsige Aftalen/OPI-aftale 2 for fase 3. IBM har dog adgang til at opsige Aftalen/OPI-aftale 2 for fase 3 i det omfang en opnået ekstern finansiering udebliver, og udeblivelsen ændrer IBM s forudsætninger for at gennemføre fase 3 væsentligt. Aftalens punkt 15.6 om opsigelse i tilfælde af en afgørelse fra Klagenævnet for Udbud eller domstolene om, at Aftalen erklæres uden virkning, vil fortsat være gældende for Aftalen for fase 2 og 3 (OPI-aftale 2). Side 6/7

220 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 3 - Side -7 af 7 9. OKTOBER OK- TOBER OKTOBER 2017 I tilfælde af opsigelse bevarer enhver af parterne de rettigheder, som de i henhold til punkt 6 ovenfor havde på opsigelsestidspunktet. 10. LOVVALG OG TVISTER Det er aftalt mellem parterne, at reguleringen i Aftalen vedrørende lovvalg og tvister videreføres, jf. Aftalens punkt 16. Bilagsfortegnelse: Bilag A: IBM s standardvilkår Side 7/7

221 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -1 af 22 OPI-AFTALE Åbent Offentligt Privat Innovationssamarbejde baseret på 22 i Udbudsloven [Dato] REGION HOVEDSTADEN IBM DANMARK APS i

222 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -2 af 22 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. PARTER 4 2. BAGGRUND OG FORMÅL 4 3. STATSSTØTTEREGNSKAB 6 4. DEFINITIONER 7 5. OPI-PROJEKTET 8 6. SAMARBEJDSFORM I FASE 1, 2 OG PROJEKTETS ØKONOMISKE RAMME IBM'S FORPLIGTELSER MEDARBEJDERE REGION HOVEDSTADENS BIDRAG RETTIGHEDER FOR FASE UDBUDSMÆSSIGE FORHOLD OFFENTLIGGØRELSE OG HEMMELIGHOLDELSE I FASE 1, 2 OG NYE PARTERS INDTRÆDEN MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER FOR FASE 1, 2 OG 3, HERUNDER ERSTATNING I FASE 1, 2 OG OVERDRAGELSE AF AFTALEN AFTALENS OPHØR FOR FASE 1, 2 OG TVISTER UNDERSKRIFTER 21 i

223 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -3 af 22 BILAGSOVERSIGT Bilag 1 Projektbeskrivelse inkl. baggrund, udviklingsmål og tids- og aktivitetsplan Bilag 2 Budget for fase 1 Bilag 3 Overordnede juridiske vilkår, der vil være gældende for fase 2 og 3 Bilag 4 Statsstøtteregnskab pr. xxx2017 ii

224 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -4 af PARTER REGION HOVEDSTADEN Kongens Vænge 2, 3400 Hillerød CVR-nr.: og IBM Danmark ApS: IBM Danmark ApS, Kongevej 495B, 2820 Holte CVR-nr.: XX XX XX XX] (i det følgende benævnt IBM ) har med virkning fra den 7/ indgået nærværende OPI-aftale. 2. BAGGRUND OG FORMÅL 2.1 REGION HOVEDSTADEN ønsker at gennemføre et struktureret og åbent offentligt-privat innovationssamarbejde med IBM vedrørende et forsknings- og udviklingsprojekt om udvikling af et intelligent digitalt beslutningsstøtteværktøj til diabetesbehandling. 2.2 Parterne ønsker at forske i, hvorvidt et digitalt beslutningsstøtteværktøj baseret på kognitive computerteknologier, der kan udnytte SDCC s ekspertise indenfor forskning, klinisk praktisk og uddannelse, kan støtte det sundhedspersonale, der beskæftiger sig med diabetesbehandling. REGION HOVEDSTADEN ønsker på denne baggrund, at der udvikles en it-løsning, der kan forbedre diabetesbehandlingen af patienter i det danske sundhedsvæsen. IBM ønsker samtidig med levering af de af denne aftale omfattede ydelser at udvikle egen viden på området. 2.3 Samarbejdet forløber i følgende 3 faser: Fase 1: Foranalyse og ansøgning om fondsstøtte Fase 2: Udvikling til og med prototype Fase 3: Afprøvning Faserne er nærmere beskrevet i punkt xx nedenfor. 2.4 OPI-projektets formål, baggrund og gennemførelse er nærmere beskrevet i projektbeskrivelsen i Bilag 1, der også indeholder en tids- og aktivitetsplan. Fase 2 4

225 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -5 af 22 og 3 vil blive nærmere defineret efter afslutningen af fase 1, idet de overordnede rammer og forpligtelser dog fremgår af Bilag 1, jf. også punkt 2.5 nedenfor. Det påhviler IBM som en del af deltagelsen i OPI-projektet at levere de ydelser, som fremgår af punkt Denne aftale regulerer parternes rettigheder og forpligtelser i OPI-projektet. Ved afslutningen af fase 1, dvs efter gennemførelse af foranalysen, og når fondsstøtte er opnået, har parterne til hensigt at indgå en ny OPI-Aftale 2 med detaljeret regulering af fase 2 og 3. OPI-Aftale 2 vil følge principperne for den juridiske regulering i denne Aftale og i øvrigt indeholde de nærmere juridiske vilkår, der fremgår af Bilag 3. Det samlede aftalegrundlag, herunder også OPI-Aftale 2, anses for omfattet af Udbudslovens 22, og følgende vilkår er gældende for OPI-projektet: A. Rettighederne til den fælles skabte viden tilfalder ikke alene REGION HOVEDSTADEN som opdragsgiver, jf. nærmere herom punkt 11 og 13 samt Bilag 3. B. IBM modtager ikke fuldt markedsvederlag for sine ydelser jf. punkt 7 og projektbudgettet i Bilag OPI-projektet gennemføres i fuld åbenhed om de fælles projektresultater, jf. punkt 4.5, 11.2, 12.2 og 13, ud fra en hensigt om: A. at sikre gennemsigtighed og respektere ligebehandlingsprincippet, jf. god offentlig forvaltningsskik; B. at eliminere at IBM gennem projektdeltagelsen opnår fordele, som ville kunne føre til inhabilitet i forbindelse med et eventuelt fremtidigt indkøb fra REGION HOVEDSTADENs side; C. at eliminere at der som et led i OPI-samarbejdet tilgår IBM ulovlige statsstøtteretlige fordele, herunder i form af eksklusiv værdifuld viden. 2.7 REGION HOVEDSTADEN gennemfører OPI-projektet med hjemmel i myndighedsfuldmagten og bekendtgørelse om regionrådenes levering af sygehusydelser m.v. til og samarbejde med offentlige myndigheder og private virksomheder BEK nr. 170 af 05/502/ Såfremt parterne opnår eksterne fondsmidler til gennemførelse af OPI-projektet, er parterne forpligtede til at overholde vilkårene for støtten, således som disse er præciseret i tilsagnet fra fonden. Disse vilkår, herunder eventuelle krav om offentliggørelse m.v. går forud for bestemmelserne i denne Aftale. 5

226 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -6 af STATSSTØTTEREGNSKAB 3.1 Parterne har i forbindelse med indgåelse af Aftalen udarbejdet det i Bilag 4 anførte foreløbige statsstøtteregnskab med bilag, som viser parternes bidrag til og forventede udbytte af OPI-projektet samt de forudsætninger, som er lagt til grund herfor. 3.2 De offentlige midler, som REGION HOVEDSTADEN tilfører OPI-projektet (direkte og indirekte udgifter), har sin årsag i REGION HOVEDSTADENs formål som anført i punkt xx ovenfor. Der ydes delvist vederlag til IBM fra REGION HOVED- STADEN som betaling for den ydelse, som IBM skal levere til timepriser, idet IBM garanterer, at timepriserne er under markedspris. Såfremt IBM i øvrigt gennem samarbejdet opnår en fordel, herunder som følge af rettighedsfordelingen, jf. punkt xx og Bilag 3, som overstiger værdien af den ydelse, som RE- GION HOVEDSTADEN indskyder, og som udgør statsstøtte i statsstøttereglernes forstand, skal IBM kompensere REGION HOVEDSTADEN for denne fordel. Kompensationen fastsættes på en sådan måde, at IBM samlet set vil få et udbytte af OPI-projektet, der modsvarer dennes bidrag og risiko ved OPI-projektet, jf. nedenfor. 3.3 Parterne har således på grundlag af statsstøtteregnskabet vurderet, at OPI-projektet ikke på tidspunktet for indgåelse af denne Aftale indebærer, at der tilgår IBM en fordel, der kan udgøre ulovlig statsstøtte. Såfremt dette mod forventning måtte vise sig at være tilfældet, er IBM forpligtet til at tilbagebetale beløbet med rente uden i øvrigt at kunne gøre krav gældende mod REGION HOVED- STADEN. 3.4 Parterne er forpligtede til løbende at vurdere, om IBM mod Aftalens forudsætninger - opnår statsstøtteretlige fordele af REGION HOVEDSTADENs deltagelse i og bidrag til OPI-projektet, der overstiger værdien af de bidrag, som IBM tilfører OPI-projektet. Efter afslutningen af hver fase, udarbejdes der et foreløbigt statsstøtteregnskab, og parterne har pligt til gensidigt at underrette hinanden, såfremt der potentielt eller aktuelt er risiko for en ændring i forholdet mellem de af parterne tilførte værdier, som har betydning for den statsstøtteretlige vurdering. 3.5 Parterne er forpligtede til efter OPI-projektets afslutning (efter fase 3) at udarbejde et endeligt statsstøtteregnskab baseret på værdien af de frembragte rettigheder sammenholdt med værdien af parternes bidrag. Hvis der som et led i OPI-projektet opnås resultater eller afdækkes viden af en værdi som ligger ud over, hvad parterne har lagt til grund i statsstøtteregnskabet, herunder har forudsat ved fordelingen af rettigheder og royalty, jf. Bilag 3, eller såfremt bud- 6

227 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -7 af 22 gettet i øvrigt ændres, og IBM derved kan anses for at opnå en økonomisk fordel, er IBM forpligtet til at sikre, at der kompenseres for den økonomiske fordel ved supplerende projektbidrag til REGION HOVEDSTADEN, jf. i øvrigt punkt xx om den økonomiske ramme. Såfremt parterne ikke kan opnå enighed om værdien, er begge parter berettigede til at foranledige en auktion iværksat gennem en annoncering. IBM har dog en forkøbsret. Alternativt kan parterne aftale iværksættelse af en anden form for ekstern værdiansættelse f.eks. ved en uafhængig tredjemand. 4. DEFINITIONER 4.1 Aftalen er nærværende OPI-aftale med tilhørende bilag. 4.2 Part er REGION HOVEDSTADEN (inkl. SDCC) eller IBM Danmark ApS (benævnt IBM ) Parterne er REGION HOVEDSTADEN (inkl. SDCC) og IBM Danmark ApS Privat part er IBM Danmark ApS 4.3 OPI-projektet er det mellem parterne aftalte OPI-projekt (fase 1-3), som nærmere beskrevet i Bilag 1 og under punkt 2 og OPI-projektets opstart er den dato, fra hvilken aftalen har virkning, jf. punkt Baggrundsviden er immaterielle rettigheder, know-how og ikke-offentliggjorte opfindelser, som en part enten: A. har rettighederne til ved OPI-projektets opstart, eller B. har generet alene og for egen regning, men parallelt med OPIprojektet. Er sådan egen genereret viden afledt af forgrundsviden jf. punkt 4.6, forudsætter det dog, dels at denne forgrundsviden er offentliggjort i overensstemmelse med punkt 13 og gennemsigtighedsog ligebehandlingsprincippet jf. punkt 2.5, 5.7 og 5.8, og dels at den under OPI-projektet egen genererede viden ikke tilgår andre parter under OPI-projektet. 4.6 Forgrundsviden er den fælles viden, herunder know-how og de projektresultater, der genereres af parterne i fællesskab som led i OPI-projektet, eller er afledt af forgrundsviden uden at være baggrundsviden, jf. punkt 4.5B, samt den viden der genereres af én eller flere parter for offentlige projektmidler. 7

228 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -8 af 22 Et koncept, en metode, en model eller en prototypes funktionaliteter, betjening og brugsmæssige udformning, der er resultat af de af parterne i fællesskab uddragede, formulerede og eventuelt gennem test - kvalificerede behov og krav under OPI-projektets forløb, vil være at betragte som forgrundsviden. Derimod vil eksempelvis en detailteknisk del af en prototypeløsning som f.eks. komponentsammensætning og IT programkode udviklet af én eller flere private parter uden den offentlige parts finansiering og delagtiggørelse heri, jf. punkt 4.5B være baggrundsviden. 4.7 Fortrolige Oplysninger er personnumre og andre personhenførbare oplysninger (herunder informationer om og billeder m.v. af borgere, der medvirker i forbindelse med OPI-projektet, jf. dog punkt xx nedenfor) samt interne oplysninger om REGION HOVEDSTADEN, som er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens regler. Fortrolige oplysninger omfatter endvidere alle oplysninger, som er markeret "fortroligt" eller som på grund af deres art og/eller indhold med rimelighed kan anses som værende fortrolige. Dette omfatter ikke oplysninger, som allerede var offentligt kendte på modtagelsestidspunktet, uden at dette kan henføres til modtagerens handlinger, eller som lovligt blev givet til modtageren af tredjepart. 4.8 Opfindelse er viden, der kan rettighedsbeskyttes i form af patent eller brugsmodel. 4.9 SDCC er Steno Diabetes Center Copenhagen, der er en del af REGION HOVED- STADEN Løsning har karakter af et nyt umiddelbart anvendeligt IT-program (svarende til begrebet edb-program anvendt i ophavsloven og patentloven), apparat eller redskab eller en ny umiddelbar anvendelig teknisk installation eller fremgangsmåde. 5. OPI-PROJEKTET 5.1 OPI-projektet gennemføres i perioden november 2017 til december 2019 med mulighed for forlængelse af fase 3, jf. punkt nedenfor. 5.2 OPI-projektet vil blive gennemført som anført og indenfor rammerne af i projektbeskrivelsen i Bilag 1. OPI-projektet er opdelt i følgende faser, jf. også punkt xx ovenfor: Fase 1: Foranalyse og ansøgning Fase 2: Udvikling til og med prototype 8

229 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -9 af 22 Fase 3: Afprøvning Faserne kan inddeles i underfaser. Udviklingsforløbet er iterativt, hvorved underfaserne kan gentages det antal gange, som er relevant for udviklingen af løsningen frem til endelig prototype. Formålet med og indholdet af faserne er nærmere beskrevet nedenfor. Fase 2 forventes påbegyndt primo april 2018, eller når fondsstøtte er opnået, og forventes at løbe indtil ultimo Fase 3 forventes påbegyndt ultimo 2018 (når prototype foreligger) og forventes at vare 1 år herefter, dvs indtil ultimo Om muligheden for at forlænge fase 3 henvises til punkt Fase 1 Foranalyse og ansøgning: I foranalysen opbygger parterne ny viden om, hvordan kognitiv computing kan understøtte formålet om at skabe et beslutningsstøtteværktøj til diabetesbehandling, der udnytter REGION HOVEDSTA- DENs ekspertise til at løfte diabetesbehandlingen i Danmark som en del af det danske sundhedsvæsen. I foranalysen skal det kortlægges, hvilke faktorer, risici, aktiviteter og ressourcer m.v. der skal til for at udvikle beslutningsstøtteværktøjet. Foranalysen omfatter endvidere en vurdering af, hvordan et kognitivt beslutningsstøtteværktøj bedst muligt kan testes og afprøves inden en udrulning af et sådant værktøj, og hvordan et sådant værktøj kan understøtte en evidensbaseret dokumentation af gevinsterne for såvel sundhedspersonale og patienter ved anvendelse af sådant værktøj hos det sundhedspersonale, der er involveret i diabetesbehandling. Formålet er endvidere at etablere en køreplan for at udvikle et kognitivt beslutningsstøtteværktøj inden for beslutningsstøtte for diabetesbehandling, og dermed i sidste ende støtte de grundlæggende mål for SDCC (internationalt førende klinik, forskning og uddannelse). Som en mindre del af foranalysen vil IBM bistå med udarbejdelse af en ansøgning om fondsmidler med afsæt i resultatet af den gennemførte analyse i Foranalysen. Om Foranalysen i øvrigt og de heri indeholder aktiviteter og forpligtelser for parterne henvises til Bilag Fase 2 Udviklingfase til og med prototype: I udviklingsfasen sker udviklingen af et nyskabende digitalt beslutningsstøtteværktøj til diabetesbehandling med dertil hørende forskningsaktiviteter. I denne fase indgår også forberedelse af publicering af forskningsartikler i internationale tidsskrifter, klinisk validering af den udviklede teknologi og udarbejdelse af 9

230 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -10 af 22 evidensbaserede guidelines til brug af medicin m.v. i forbindelse med behandling af diabetes. Som en del af udviklingsfasen er formålet, at der sker udvikling af en prototype (version 1) af det digitale beslutningsstøtteværktøj. Om udviklingsfasen i øvrigt og de heri indeholdte aktiviteter og forpligtelser for parterne henvises til Bilag Fase 3 Afprøvning: I afprøvningsfasen stilles den nyudviklede prototype på det digitale beslutningsstøtteværktøj til rådighed med henblik på at kunne anvendes og testes af samtlige regioner i Danmark, herunder nuværende og kommende diabetesafdelinger/steno Centre, samt alle praktiserende læger i Danmark for at den udviklede løsning kan afprøves og valideres. IBM har pligt til at drifte, vedligeholde og videreudvikle løsningen i fase 3 med henblik på denne brug. Fase 3 afsluttes med en opsamling og rapportering, herunder rapportering til eventuelle eksterne fonde, der har bidraget med finansiering af OPI-Projektet. Om afprøvningsfasen i øvrigt og de heri indeholder aktiviteter og forpligtelser for parterne henvises til Bilag Det tilsigtes og forventes, at der i takt med videnopbygningen og med afklaring og eventuel test af løsningsmuligheder undervejs i OPI-projektet sker en yderligere afgrænsning og konkretisering af udviklingsmål, herunder efter foranalysen i fase 1. Dette gælder navnlig den nærmere tilrettelæggelse af fase 2 og Henset til OPI-projektets karakter af at være et forsknings- og udviklingsprojekt vil omstændighederne, bidraget fra REGION HOVEDSTADEN og IBM således også løbende kunne ændre sig i takt med, at der oparbejdes ny viden og i takt med, at der opnås resultater af foranalyse m.v. OPI-projektet vil således kunne blive skaleret op og ned, ligesom projektets varighed, omfang, kompetencetilførsel m.v. vil kunne variere løbende ud fra saglige forhold relateret til udviklingen i samarbejdet. 5.5 I det omfang OPI-projektet er inddelt i underfaser, foretager parterne, umiddelbart forinden hver underfase påbegyndes (i alle tre faser), en evaluering og detaljeret planlægning af aktiviteter og opgaver i den forestående underfase. Parterne foretager fastlæggelsen på baggrund af erfaringer fra eventuelle tidligere underfaser og faser og inden for de overordnede rammer af tids- og aktivitetsplanen, jf. Bilag 1. Om ændringer i indholdet af underfaser, forskydninger af aktiviteter m.v. henvises til den i Bilag 1 beskrevne procedure. 10

231 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -11 af Som led i hver enkelt fase foretages en godkendelsesprocedure, hvor REGION HOVEDSTADEN godkender de af IBM leverede ydelser. Såfremt en leveret ydelse ikke kan godkendes, afgiver REGION HOVEDSTADEN begrundet meddelelse herom inden 10 dage, idet ydelserne anses som godkendt, såfremt RE- GION HOVEDSTADEN ikke har afvist at godkende ydelserne inden for den anførte frist. Igangsættelse af en ny fase kan herefter først påbegyndes, når RE- GION HOVEDSTADEN har godkendt den leverede ydelse endeligt. 5.7 Parterne er enige om at tilrettelægge OPI-projektet i alle faser 1, 2 og 3, så projektets forgrundsviden kan udledes, beskrives og offentliggøres i en form, der gør det muligt også for andre end parterne at anvende denne forgrundsviden, herunder med henblik på at REGION HOVEDSTADEN kan gøre forgrundsviden tilgængeligt for andre tilbudsgivere under efterfølgende udbud, jf. punkt xx nedenfor. 5.8 Parterne er forpligtede til at sikre, at OPI-projektet så vidt muligt baseres på almindeligt tilgængelige materialer og standarder. Dette gælder både i fase 1, 2 og Det vil ved afslutningen af OPI-projektet udledes og følge af beskrivelsen af de da opnåede resultater, hvorledes OPI-projektets udviklingsmål så vidt muligt er opfyldt i form af mere viden, herunder om nye løsningsmuligheder. 6. SAMARBEJDSFORM I FASE 1, 2 OG Parterne er i enhver henseende uafhængige parter. Ingen af parterne har fuldmagt eller på anden måde ret til at skabe forpligtelser for de øvrige parter, med mindre der foreligger en særskilt skriftlig aftale herom. Med aftalen etableres intet joint venture, interessentskab, konsortium eller anden sammenslutning mellem parterne, og parterne skal ikke hæfte for eller være ansvarlige for hinanden, bortset fra hvad der udtrykkeligt følger af aftalen. 6.2 Parterne er enige om, at overordnet governance af projektet er forankret i en overordnet Styregruppe, der er nedsat mellem Region H. og IBM. 6.3 Parterne nedsætter en dedikeret styregruppe til projektet, bestående af 1 repræsentant fra REGION HOVEDSTADEN og 1 repræsentant fra IBM. Ved projektstart bemandes styregruppen med Allan Flyvbjerg, SDCC fra REGION HOVED- STADEN og Henrik Wieland fra IBM. Styregruppen varetager den overordnede styring af OPI-projektet. Styregruppens formand er repræsentanten fra REGION HOVEDSTADEN. 11

232 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -12 af Styregruppens formand indkalder til møde, når dette er påkrævet, dog mindst hver måned, eller når en af parterne ønsker det. Møderne indkaldes med mindst 1 uges varsel. Dagsorden for mødet skal fremgå af mødeindkaldelsen. 6.5 Projektlederen udarbejder mødereferater og udsender disse senest 1 uge efter et mødes afholdelse. Såfremt der ikke gøres indsigelse mod indholdet af mødereferaterne inden 1 uge efter modtagelsen, anses indholdet herunder anførte vedtagne beslutninger for godkendt af parterne. 6.6 Styregruppen er beslutningsdygtig, når alle medlemmer er til stede eller repræsenteret ved fuldmagt. Styregruppens beslutninger kræver enstemmighed. 6.7 Projektledelsen forestås ved projektstart af: Ib Vestergaard Klewe (IBM) Parterne har herudover ved projektstart udpeget følgende projektrepræsentanter: Birgitte Brock (SDCC) Tina Vilsbøll (SDCC) Claus Hansen (REGION HOVEDSTADEN) Yderligere ressourcer fra IBM samt REGION HOVEDSTADEN og relevante tredieparter inddrages efter behov (beskrevet i Bilag 1) 6.8 Projektlederen skal udføre de beslutninger, som styregruppen træffer samt forestå fremdriften af OPI-projektet. Projektlederen rapporterer til styregruppen, jf. punkt 5.3. Projektlederen varetager bl.a. den løbende koordinering mellem parterne, udarbejder projektplaner samt foretager den nødvendige opgavefordeling. Projektlederen kan ikke selvstændigt forpligte parterne eller i øvrigt handle i parternes navn uden samtykke fra styregruppen, jf. punkt Forslag fra projektlederen om ændringer af OPI-projektet og budgettet skal forelægges styregruppen til godkendelse. 7. PROJEKTETS ØKONOMISKE RAMME 7.1 Parterne er enige om at følge det i Bilag 2 anførte budget, der indeholder den økonomiske ramme for fase 1 om foranalyse og ansøgning. IBM garanterer, at de anførte timepriser er under markedspris. Vederlaget for ydelserne i fase 1 12

233 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -13 af 22 udgør kr IBM s stiller i fase 1 i alt 579 medarbejdertimer vederlagsfrit til rådighed svarende til en værdi af kr , jf. Bilag For fase 2 og 3 gælder, at parterne aftaler et budget, der gælder for denne del af OPI-projektet. Budgettet følger principperne i Bilag 2 Hertil kommer eventuel ekstern finansiering fra fonde el, jf. nærmere herom i Bilag 3. De af fonden opstillede vilkår for den økonomiske ramme, budget, udbetaling m.v. skal følges af parterne. 7.3 Forløbet relateret til opnåelse af ekstern finansiering kan have betydning for OPI-projektets skalering, jf. også punkt xx ovenfor. 7.4 Medmindre andet er udtrykkeligt anført, er alle beløb i aftalen angivet eksklusive moms og andre afgifter. Hvis et beløb af den ene eller anden grund af en af parterne skal berigtiges til en anden part med moms, er parterne forpligtet til at forhøje det pågældende beløb med det tilsvarende momsbeløb Parterne registrerer løbende alle oplysninger af relevans for statsstøtteregnskabet, jf. punkt xx ovenfor. 8. IBM'S FORPLIGTELSER 8.1 IBM er forpligtet til at levere de ydelser, der fremgår af tids- og aktivitetsplanen, som er beskrevet i Bilag 1, idet ydelserne i fase 2 og 3 vil blive præciseret yderligere efter afslutningen af foranalysen i fase IBM indestår for at levere de i Bilag 1 anførte ydelser og bistand, og at det aftalte faseforløb følges. Dette gælder også for fase 2 og 3, når de af disse faser omfattede ydelser er blevet nærmere fastlagt. Det overordnede leveranceansvar i fase 1, 2 og 3, jf. Bilag 1 påhviler således IBM, idet REGION HOVEDSTADEN dog er forpligtet til at deltage aktivt i OPIprojektet, herunder yde den i punkt 10 beskrevne medvirken, herunder i form af bidrag. 8.3 IBM indestår endvidere for, at de i hele perioden frem til afslutning af OPI-projektet opretholder den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 8.4 Såfremt der under OPI-projektet opstår tvivl om en opgaves omfang, er en part IBM forpligtet til øjeblikkeligt at orientere den anden part herom og søge tvivlen afklaret. 13

234 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -14 af Som en del af aftalens opfyldelse stiller IBM den baggrundsviden, udstyr og faciliteter til rådighed for OPI-projektet, som er nødvendig for at gennemføre fase 1, 2 og 3, jf. Bilag 1 og Bilag IBM får ikke i fase 1 stillet personhenførbare data til rådighed af REGION HO- VEDSTADEN og vil heller ikke behandle sådanne data i forbindelse med arbejdets planlægning og udførelse. Om eventuel behandling af personhenførbare data i fase 2 og 3 og forpligtelserne i den forbindelse henvises til Bilag MEDARBEJDERE 9.1 Parterne bidrager med personalemæssige ressourcer som nærmere beskrevet i budgettet i Bilag Til at udføre projektet i fase 1 har parterne udpeget de i Bilag 2 anførte nøglemedarbejdere. Nøglemedarbejdere for fase 2 og 3 aftales nærmere. De ovenfor anførte nøglemedarbejdere kan alene udskiftes med samtykke fra den anden part, medmindre udskiftningen skyldes medarbejderens personlige forhold, herunder ophør af ansættelsesforhold eller lignende omstændigheder. I så fald skal den pågældende part stille en ny medarbejder til rådighed hurtigst muligt. Udskiftning må ikke påføre den anden part yderligere omkostninger, og den nye medarbejder skal have mindst tilsvarende kvalifikationer, forudsat sådanne medarbejder findes i den pågældende parts eksisterende organisation. Udskiftning af øvrige medarbejdere skal af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten i projektet i videst muligt omfang undgås. 9.3 Parterne kan tilknytte yderligere medarbejdere til OPI-projektet, men skal forinden orientere den anden part om navn, uddannelse og erfaring for de pågældende medarbejdere. 10. REGION HOVEDSTADENS BIDRAG 10.1 REGION HOVEDSTADEN betaler vederlag til IBM for ydelserne i fase 1 i overensstemmelse med det i budgettet i Bilag 2 anførte. IBM garanterer, at de anførte timepriser er under markedspris, og at ydelserne samlet set også leveres til en pris under markedspris. For fase 2 og 3 vil der blive aftalt et budget. IBM s timepriser, som betales af REGION HOVEDSTADEN, skal fortsat være under markedspris i fase 2 og Faktura skal for alle faser af OPI-projektet ledsages af et udførligt timeregnskab for den enkelte medarbejder hos IBM med detaljeret angivelse af, hvad tiden er blevet anvendt til. 14

235 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -15 af 22 Betaling i overensstemmelse med budgettet jf. Bilag 1 forudsætter, at IBM dokumenterer, at parterne har udført alt, hvad der på det pågældende tidspunkt skal være udført i henhold til tids- og aktivitetsplanen. Såfremt dette ikke er tilfældet, jf. punkt 5.6, og dette skyldes IBM s forhold, udskydes betalingen af IBM s vederlag indtil det tidspunkt, hvor parterne har dokumenteret, at de i henhold til tids- og aktivitetsplanen forudsatte opgaver er udført. Skyldes den manglende udførelse af de planlagte aktiviteter eller opgaver REGION HOVED- STADENs forhold, skal der ske betaling i overensstemmelse med betalingsplanen, idet parterne samtidig aftaler, hvordan og hvornår de manglende aktiviteter eller opgaver udføres inden for det aftalte budget. Betaling forfalder 30 dage efter, at REGION HOVEDSTADEN har modtaget fyldestgørende faktura. Der skal ske elektronisk fakturering REGION HOVEDSTADEN stiller endvidere sin baggrundsviden og kliniske eksperter til rådighed for OPI-projektet, jf. Bilag RETTIGHEDER FOR FASE For fase 1 gælder, at hver part bevarer sin ejendomsret til de immaterielle rettigheder, der er en del af den pågældendes baggrundsviden. Parterne har en vederlagsfri (betinget af, der sker betaling i overensstemmelse med punkt 10), ikke-eksklusiv, uoverdragelig ret til at benytte de øvrige parters baggrundsviden, i det omfang det er nødvendigt for at gennemføre OPI-projektet. REGION HOVEDSTADENs brugsret omfatter herudover en ret for REGION HOVEDSTADEN til at lade tredjemand udøve de nævnte rettigheder på vegne af REGION HOVEDSTADEN efter orientering af IBM. Tredjemand skal i givet fald påtage sig en hemmeligholdelsesforpligtelse som angivet i punkt 13. Det påhviler parterne at sikre, at tredjemand, herunder egne medarbejdere, konsulenter samt underleverandører, stiller alle relevante immaterielle rettigheder til baggrundsviden til rådighed for de andre parter, således at den nødvendige baggrundsviden vederlagsfrit stilles til rådighed for OPI-projektet Parterne er enige om, at projektet gennemføres i åbenhed, hvilket betyder, at genereret forgrundsviden løbende stilles til rådighed for offentligheden, jf. punkt 13. Parterne er som følge heraf indforstået med, at det derfor ikke kan være muligt at rettighedsbeskytte projektets forgrundsviden som opfindelse(r) I det omfang det undtagelsesvist ikke er muligt at beskrive genereret forgrundsviden, så den kan stilles til rådighed for offentligheden som anført, uden at inddrage dele af de private parters baggrundsviden, er parterne enige om at beskrive den dertil nødvendige baggrundsviden med henblik på offentliggørelse 15

236 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -16 af 22 heraf. Alle informationer og data, som REGION HOVEDSTADEN tilfører OPI-projektet, skal gøres tilgængelig for offentligheden I det omfang forgrundsviden er beskyttet af immaterielle rettigheder, tilfalder disse rettigheder IBM REGION HOVEDSTADEN erhverver en tidsubegrænset, royalty-fri og ikke-eksklusiv brugsret til forgrundsviden. Brugsretten omfatter enhver brug i forbindelse med REGION HOVEDSTADENs virksomhed, herunder offentliggørelse i forbindelse med dels udbud af ydelser i relation til REGION HOVEDSTADENs virksomhed, dels ansøgning om fondsstøtte til projekter baseret på forgrundsviden. Brugsretten omfatter i den forbindelse også de rettigheder, der er nødvendige for, at tredjemand dels kan udarbejde tilbud, dels kan behandle ansøgning om fondsstøtte. REGION HOVEDSTADEN har desuden ret til at foretage ændringer i forgrundsviden på enhver måde i forbindelse med REGION HOVEDSTADENs virksomhed. Brugsretten omfatter herudover en ret for REGION HOVEDSTADEN til at lade tredjemand udøve de nævnte rettigheder på vegne af REGION HO- VEDSTADEN. 12. UDBUDSMÆSSIGE FORHOLD 12.1 I det omfang forgrundsviden danner grundlag for efterfølgende udbud hos RE- GION HOVEDSTADEN, skal REGION HOVEDSTADEN ved tilrettelæggelse og gennemførelsen af sådanne udbud i videst muligt omfang søge at undgå, at IBM bliver inhabil i forhold til at afgive tilbud. REGION HOVEDSTADEN skal herunder iværksætte sådanne tiltag, at IBM s eventuelle konkurrencemæssige fordel som følge af deltagelse i OPI-projektet søges udlignet Parterne har på forhånd forpligtet sig til at gennemføre OPI-projektet i åbenhed og løbende offentliggøre genereret forgrundsviden, jf. punkt 11.2 og punkt Denne gennemsigtighed sikrer en ligebehandling fra de offentlige parters side, idet al viden skabt i projektet er tilgængelig for andre private virksomheder. Dermed tilgår ingen videns- eller tidsmæssige fordele eksklusivt til de private projektparter De private parter må ikke på nogen måde søge at påvirke udformningen af udbudsbetingelserne for et efterfølgende udbud eller på anden søge at præge et eventuelt udbuds tilrettelæggelse, herunder gennem bestemte (favoriserende) valg af metoder, materialer og standarder, jf. også punkt 5.7 og OFFENTLIGGØRELSE OG HEMMELIGHOLDELSE I FASE 1, 2 OG 3 16

237 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -17 af Parterne har pligt til at hemmeligholde fortrolige oplysninger og de andre parters baggrundsviden. Forpligtelsen gælder også efter OPI-projektets afbrydelse eller afslutning og efter en parts eventuelle udtrædelse af OPI-projektet, jf. dog punkt Parterne kan dog videregive disse oplysninger til deres eventuelle advokater og andre rådgivere i fornødent omfang mod at sikre, at advokaterne og de andre rådgivere påtager sig en tilsvarende hemmeligholdelsesforpligtelse Parternes hemmeligholdelsesforpligtelse i henhold til punkt 13.1, omfatter ikke viden, som - på tidspunktet for erhvervelsen var eller senere blev offentligt tilgængelig, uden at dette skyldes tilsidesættelse af hemmeligholdelsesforpligtelsen, - er modtaget uden hemmeligholdelsesrestriktioner fra en tredjemand, som har været berettiget til at viderebringe den pågældende viden, eller - skal gives til udenforstående på grundlag af en forpligtelse fastsat ved lov, herunder offentlighedsloven og forvaltningsloven, retsafgørelse eller anden bindende offentlig retsakt Parterne forpligter sig til løbende at dokumentere og overlevere genereret forgrundsviden for alle faser i OPI-projektet til den offentlige part i en form og i et format, der egner sig til offentlig formidling. REGION HOVEDSTADEN fører en logbog over genereret forgrundsviden under OPI-projektets forløb. I denne logbog indføres referater fra fælles drøftelser, møder og workshops med tilhørende præsentationer, relevante informationer, data, konklusioner, viden om løsninger m.v., udvekslet mellem REGION HOVEDSTADEN og IBM som led i OPI-projektet. REGION HOVEDSTADEN offentliggør og opdaterer løbende svarende til en frekvens på minimum hver 2. måned på REGION HOVEDSTADENs hjemmeside genereret forgrundsviden samt REGION HOVEDSTADENs baggrundsviden, som skønnes at have en interesse for offentligheden, herunder øvrige virksomheder, som arbejder inden for relaterede områder. Den i logbogen opsamlede information og dokumentation skal udover den løbende offentliggørelse også efterfølgende være tilgængelig i sammenhæng for andre tilbudsgivere i forbindelse med et eventuelt efterfølgende udbud, jf. punkt For punkt 13.3 og 0 gælder dog, at forgrundsviden kun skal dokumenteres, overleveres, offentliggøres osv. i det omfang, det vil være nødvendigt at kende til for tredjemand, såfremt tredjemand skal overtage drift, vedligeholdelse og videreudvikling af forgrundsviden. 17

238 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -18 af Såfremt der i forbindelse med de fælles drøftelser, møder og workshops deles informationer, som en eller flere parter anser for at være fortrolige oplysninger jf. punkt 4.7, skal disse oplysninger markeres fortroligt i logbogen Parterne er forpligtede til at sikre, at deres respektive medarbejdere gøres bekendt med og overholder bestemmelserne om offentliggørelse og hemmeligholdelse i punkt NYE PARTERS INDTRÆDEN 14.1 Ingen af parterne kan lade nye parter indtræde i OPI-projektet uden den anden parts forudgående skriftlige samtykke. 15. MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER FOR FASE 1, 2 OG 3, HERUNDER ERSTATNING I FASE 1, 2 OG Såfremt der foreligger en mangel eller forsinkelse med en ydelse til opfyldelse af OPI-projektet, kan hver af parterne påberåbe sig dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder om forholdsmæssigt afslag. En part skal dog altid give den anden part en rimelig frist til at afhjælpe en misligholdelse, inden den ikke-misligholdende part gør misligholdelsesbeføjelser gældende Det påhviler en part af egen drift at give begrundet meddelelse til den anden part, såfremt der indtræder risiko for forsinkelse eller for, at aftalen ikke i øvrigt bliver rigtigt opfyldt Det påhviler en part uden ugrundet ophold at afhjælpe forsinkelse eller mangler, herunder om nødvendigt ved indsættelse af yderligere medarbejdere Aftalen kan ophæves, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse, og der ikke inden rimelig tid er foretaget behørig afhjælpning efter punkt Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a. følgende forhold, uden at der er tale om en udtømmende liste: - Væsentlig, gentagen misligholdelse af en parts forpligtelser. - Væsentlig eller gentagne forsinkelser med hensyn til overholdelse af den aftalte tids- og aktivitetsplan i Bilag 1. - Overtrædelse af bestemmelsen om hemmeligholdelse, jf. punkt IBM's konkurs eller såfremt IBM tages under rekonstruktionsbehandling, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder for det. 18

239 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -19 af 22 - Overtrædelse af bestemmelsen om rettigheder, jf. punkt Parterne påtager sig produktansvar, der måtte være forbundet med deres ydelser til projektet Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter ikke tab ved følgeskader så som produktionsforstyrrelser og andet driftstab, mistet omsætning / avance eller anden indirekte skade. Alle skader og tab, der udspringer af en parts efterfølgende anvendelse af projektresultaterne anses for følgeskader, som ikke er omfattet af den anden parts erstatningsansvar En part er berettiget til at rejse regreskrav mod en anden part efter dansk rets almindelige regresregler, i det omfang parten måtte blive holdt ansvarlig for skader forårsaget af den anden parts medarbejdere, samarbejdspartnere eller produkter En parts erstatningspligt er i hele OPI-projektets varighed (dvs både fase 1, 2 og 3) bortset fra grov uagtsomhed eller forsætlige handlinger maksimeret til det beløb, der samlet set er betalt i OPI-projektet af Region Hovedstaden til IBM (dvs. eksklusiv betalinger, der er betalt via ekstern finansiering, og andre betalinger og omkostninger, som ikke er afholdt af Region Hovedstaden) Hver part er ansvarlig for egne medarbejdere. Det forhold, at en opgave udføres hos en anden part, ændrer ikke herpå. Parterne er forpligtet til at holde egne medarbejdere forsikret i nødvendigt omfang. 16. OVERDRAGELSE AF AFTALEN 16.1 REGION HOVEDSTADEN kan som led i organisationsændringer overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Aftalen til en anden offentlig institution eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. En sådan overdragelse giver ikke ret til yderligere udnyttelse af REGION HOVEDSTADENs rettigheder end forudsat i Aftalen IBM kan ikke uden REGION HOVEDSTADENs forudgående skriftlige samtykke og uden iagttagelse af de udbudsretlige principper overdrage sine forpligtelser ifølge Aftalen til tredjemand. REGION HOVEDSTADEN kan ikke nægte samtykke uden saglig grund. 17. AFTALENS OPHØR FOR FASE 1, 2 OG En part kan i fase 1 og 2 indstille sin deltagelse i OPI-projektet, såfremt det aftalte budget ikke kan overholdes uden væsentlige overskridelser, eller det er 19

240 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -20 af 22 åbenbart, at det fælles projektmål, jf. punkt 2.1, ikke kan opnås, herunder i tilfælde af, at de fornødne myndighedsgodkendelser ikke kan opnås. Parten giver straks en begrundet meddelelse herom til den anden part. For så vidt angår opsigelse i fase 3 henvises til Bilag REGION HOVEDSTADEN er berettiget til at opsige aftalen, såfremt REGION HO- VEDSTADENs hjemmel til at gennemføre OPI-projektet bortfalder. Opsigelsen får virkning fra REGION HOVEDSTADENs opsigelse til IBM I de i punkt 17.1 og 17.2 anførte situationer kan der ikke rejses økonomiske krav mod den part, der indstiller sin deltagelse i OPI-projektet henholdsvis opsiger aftalen Hvis aftalen ophæves, jf. punkt 15.4 på grund af en parts væsentlige misligholdelse, kan de tilbageværende parter forlange godtgørelse af omkostningerne ved afvikling af de forpligtelser, som de har påtaget sig som led i OPI-projektet, og som har været påregnelige for den misligholdende part, samt alle udestående betalinger for ikke misligholdte ydelser. Hvis aftalen ophæves på grund af IBM s væsentlige misligholdelse, jf. punkt 15.4, er REGION HOVEDSTADEN herunder berettiget til at forlange tilbagebetaling af de beløb, som REGION HO- VEDSTADEN har betalt til pågældende inden for den fase, som OPI-projektet var i på det tidspunkt, hvor den pågældende indstillede sit bidrag til OPI-projektet. Betalinger for ydelser vedrørende forudgående faser, som ikke er berørt af misligholdelsen, og som angår ydelser leveret i overensstemmelse med Aftalen, tilbagebetales ikke Hvis aftalen ophæves på grund af IBM s væsentlige misligholdelse, jf. punkt 15.4, kan REGION HOVEDSTADEN beslutte at indstille OPI-projektet eller at videreføre dette på grundlag af et nyt budget og/eller med nye projektdeltagere. REGION HOVEDSTADEN har i tilfælde af ophævelse på grund af IBM s væsentlige misligholdelse tilsvarende rettigheder, som beskrevet i punkt 11 samt i Bilag 3 punkt 6 alt efter i hvilken fase af OPI-projektet, ophævelsen sker REGION HOVEDSTADEN er berettiget til at opsige Aftalen for fase 1, 2 eller 3 helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud i forbindelse med en afgørelse om uden virkning. Aftalen ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt Såfremt der i det påbud, der udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er REGION HOVEDSTADEN berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen overfor IBM under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og IBM skal i så fald efterleve disse. 20

241 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -21 af IBM s eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af, at Aftalen erklæres uden virkning, påbud om ophør f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser og krav, som REGION HOVEDSTADEN har videreført i opsigelsen skal som udgangspunkt afgøres efter dansk rets almindelige regler. Dog har parterne aftalt, at indirekte tab ikke erstattes, ligesom erstatningen er maksimeret, jf. punkt Endvidere skal Aftalens øvrige bestemmelser om opsigelse i tages i betragtning ved opgørelsen af IBM s eventuelle tab Såfremt IBM på tidspunktet for aftaleindgåelsen havde eller burde have haft kendskab til de faktiske og/eller retlige omstændigheder, som bevirker, at Aftalen erklæres uden virkning, kan IBM ikke overfor REGION HOVEDSTADEN rejse krav om erstatning eller krav om anden form for godtgørelse som følge af, at Aftalen erklæres uden virkning eller for påbud om ophør, herunder f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som REGION HOVEDSTADEN har videreført i opsigelsen Ovenstående udgør en selvstændig aftale mellem parterne, som er gældende, uanset om Aftalen i øvrigt måtte blive erklæret uden virkning. 18. TVISTER 18.1 Aftalen er undergivet dansk ret Tvister mellem parterne, der udspringer af OPI-projektet, aftalen eller parternes samarbejde herom, skal søges bilagt af parterne i mindelighed. Kan der ikke opnås en mindelig løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole med værneting i REGION HOVEDSTADENs værneting. Parterne er dog berettigede til at begære en tvist, som ikke allerede er indbragt for domstolene, afgjort ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg Punkt 18.2 er ikke til hinder for, at en part kan anvende retsplejelovens regler om fogedforbud og/eller andre foreløbige retsmidler Denne Aftale foreligger både i en dansk og engelsk version. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de to versioner, har den danske version forrang. 19. UNDERSKRIFTER 19.1 Aftalen underskrives i [3] originaleksemplarer, ét til hver af parterne. 21

242 Punkt nr Udmøntning af midler til udviklingsprojekter med kunstig intelligens Bilag 4 - Side -22 af 22 [Sted], den [dato]: For REGION HOVEDSTADEN: [Sted], den [dato]: For IBM Danmark ApS: [Navn og Titel] [Navn og Titel] 22

243 Punkt nr Godkendelse af Global Excellence genudnævnelser 2017 Bilag 1 - Side -1 af 1 APPLICANTS FOR REAPPOINTMENT OF GLOBAL EXCELLENCE WINNERS No. Applicant Contact person Main field 1 Center for Cancer Immune Therapy (CCIT) Herlev Hospital (Winner 2013) Prof. Inge Marie Svane Cancer immunotherapy and immunology. 2 Centre for Pediatric Oncology and hematopoietic Stem cell Transplantation POST, Rigshospitalet (Winner 2013) Prof. Kjeld Schmiegelow Treatment of children and adolescents with cancer, immune deficiencies, and benign hematological disorders, and hematopoietic stem cell transplantation 3 Center for Diabetes Research, Gentofte Hospital (Winner 2014) Application not received) 4 Danish Research Centre for Magnetic Resonance (DRCMR), Hvidovre Hospital (Winner 2014) Prof. Tina Vilsbøll Prof Filip krag Knop Prof. Hartwig R. Siebner The endocrine gut, diabetes, and its complications, obesity and liver disease Biomedical imaging of the brain and its diseases using advanced magnetic resonance (MR) imaging 5 Copenhagen Center for Arthritis Research (COPECARE), Rigshospitalet Glostrup Hospital (Winner 2015) 6 Centre for Medical Parasitology, University of Copenhagen and Rigshospitalet (Winner 2015) Prof. Mikkel Østergaard Prof. Lars Hviid Research in inflammatory arthritis (rheumatology) Research, development, training and capacity building on malaria 1

244 Punkt nr Godkendelse af Global Excellence genudnævnelser 2017 Bilag 2 - Side -1 af 2 Global Excellence 2017 Genudnævnelse af vindere fra Bilag 2: Begrundelser for tilsagn Begrundelser for tilsagn på baggrund af bedømmelsesudvalgets vurdering: Bedømmelsesudvalget sammensat af 5 eksterne evaluatorer har vurderet, at alle seks indkomne ansøgninger fra Global Excellence vindere fra er værdige til at blive genudnævnt, da de alle repræsenterer et meget højt niveau inden for omfang og kvalitet af forskning og udvikling, uddannelse, undersøgelse og behandling, innovation og formidling. Samtlige miljøer scorer i gennemsnit minimum 4 på de fem forskellige vurderingsparametre og ligger totalt set meget højt i den samlede vurdering fra bedømmelsesudvalget. Miljøerne har som forudsat udviklet sig positivt siden tildeling af prisen i hhv. 2013, 2014 og 2015, og de gør alle aktivt brug af deres Global Excellence status, som bidrager til at udvikle deres internationale niveau og samarbejder. Genansøgning 1 Center for Cancer Immune Therapy (CCIT)(Vinder 2013) Hovedansvarlig Institution Professor Inge Marie Svane Herlev Hospital Anbefaling Qualified for reappointment Samlet vurdering 4,83 Bedømmelse Omfang og kvalitet i forskning og udvikling: 5,0 Omfang og kvalitet i uddannelse: 4,6 Omfang og kvalitet i undersøgelse og behandling: 4,75 Omfang og kvalitet i innovation: 5,0 Omfang og kvalitet i formidling: 4,8 Genansøgning 2 Hovedansvarlig Institution Centre for Pediatric Oncology and hematopoietic Stem cell Transplantation POST (Vinder 2013) Professor Prof. Kjeld Schmiegelow Rigshospitalet Anbefaling Qualified for reappointment Samlet vurdering 4,88 Bedømmelse Omfang og kvalitet i forskning og udvikling: 5,0 Omfang og kvalitet i uddannelse: 4,6 Omfang og kvalitet i undersøgelse og behandling: 5,0 Omfang og kvalitet i innovation: 4,8 Omfang og kvalitet i formidling: 5,0 Genansøgning 3 Center for Diabetes Research (Vinder 2014) Hovedansvarlig Professor Tina Vilsbøll og Prof Filip Krag Knop Institution Gentofte Hospital 1

245 Punkt nr Godkendelse af Global Excellence genudnævnelser 2017 Bilag 2 - Side -2 af 2 Anbefaling Qualified for reappointment Samlet vurdering 4,4 Bedømmelse Omfang og kvalitet i forskning og udvikling: 4,8 Omfang og kvalitet i uddannelse: 4,0 Omfang og kvalitet i undersøgelse og behandling: 4,4 Omfang og kvalitet i innovation: 4,2 Omfang og kvalitet i formidling: 4,6 Genansøgning 4 Danish Research Centre for Magnetic Resonance (DRCMR)(Vinder 2014) Hovedansvarlig Professor Prof. Hartwig R. Siebner Institution Hvidovre Hospital Anbefaling Qualified for reappointment Samlet vurdering 4,62 Bedømmelse Omfang og kvalitet i forskning og udvikling: 5,0 Omfang og kvalitet i uddannelse: 4,6 Omfang og kvalitet i undersøgelse og behandling: 4,5 Omfang og kvalitet i innovation: 4,6 Omfang og kvalitet i formidling: 4,4 Genansøgning 5 Copenhagen Center for Arthritis Research (COPECARE)(Vinder 2015) Hovedansvarlig Professor Prof. Mikkel Østergaard Institution Rigshospitalet Glostrup Hospital Anbefaling Qualified for reappointment Samlet vurdering 4,62 Bedømmelse Omfang og kvalitet i forskning og udvikling: 4,8 Omfang og kvalitet i uddannelse: 4,4 Omfang og kvalitet i undersøgelse og behandling: 4,8 Omfang og kvalitet i innovation: 4,5 Omfang og kvalitet i formidling: 4,6 Genansøgning 6 Center for Medical Parasitology (Vinder 2015) Hovedansvarlig Professor Lars Hviid Institution Rigshospitalet og Københavns Universitet Anbefaling Qualified for reappointment Samlet vurdering 4,64 Bedømmelse Omfang og kvalitet i forskning og udvikling: 4,8 Omfang og kvalitet i uddannelse: 4,6 Omfang og kvalitet i undersøgelse og behandling: 4,6 Omfang og kvalitet i innovation: 4,8 Omfang og kvalitet i formidling: 4,4 2

246 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 1 - Side -1 af 2 Potentielle/kommende indsatser 2017 Deltagende parter Resumé af indsats Indsats for flygtninge Endnu uafklaret Korte opkvalificeringsforløb inden for mangelområder på det faglærte arbejdsmarked Faglært til vækst udmøntning af rundbordsaftale Forprojekt for unge uden job/ uddannelse år Endnu uafklaret Forprojekt, hvor forskellige aktører starter dialog, koordinering og koncept mhp. udarbejdelse af socialfondsansøgning Messen i Frederiksborg Centeret, Hillerød sam arbejder med Copenhagen Skills uddannelses event om konceptudvikling Region Hovedstaden og samtlige erhvervsskoler i hovedstadsregionen undtaget Niels Brock Udvikling af ensartet forløb og koncept for formidling af mulighederne på erhvervsuddannelsesområdet Forældreaften ved Copenhagen Skills Bella Center Region Hovedstaden og samtlige erhvervsskoler i hovedstadsregionen undtaget Niels Brock Stigende fremmøde af forældre til arrangementet har fået udgifterne til at stige hvorfor der er behov for flere midler til afholdelsen

247 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 1 - Side -2 af 2 Faglært til vækst udmøntning af rundbordsaftale Indsatser igangsat 2016 Deltagende parter Resumé af indsats Indsatser igangsat 2017 Deltagende parter Resumé af indsats Hands & Brains NEXT, TEC, HRS, SOSU C, K-NORD, ESN, Diakonissestiftelsen og SOPU Udvikling af nye praksisorienterede uddannelsesforløb med erhvervsfagligt perspektiv for elever i 9. klasse Copenhagen Skills fortsættelse af indsats igangsat i 2015 Region Hovedstaden og samtlige erhvervsskoler i hovedstadsregionen undtaget Niels Brock Samlet introduktion om erhvervsuddannelserne til elever i ud skolingen klasse Tidlig vejledningsindsats og revitalisering af erhvervs praktikken i grundskolen UU Center Syd, UU Vallensbæk, UU Vestegnen, LO Hovedstaden. TEC, NEXT, SOSU C, Hotel- og Restaurantskolen m.fl.) Kommunerne på Vestegnen, Erhvervsnetværk på Vestegnen Flere unge i erhvervsuddannelser gennem øget samarbejde med virksomheder omkring erhvervspraktik, undervisning og vejledning Flere praktikpladser gennem strategiske partnerskaber TEC, NEXT, KNORD, Esnord Udvikling af professionel partner skabsmodel til at skabe flere praktik pladser på større virksomheder Byggeboksen Høje-Tåstrup kommune og Nærheden P/S, samt Københavns kommune og Nyt Hospital og Ny Psyki-atri Bispebjerg Undervisningstilbud til folkeskoleelever på mellemtrinet der sikrer at børnene får viden og erfaring med uddannelses- og karrieremuligheder der findes i byggeriet. Undervisningen foregår i lokaler ude på byggepladserne Restart - kompetenceforsyning til virksomheder i Hovedstaden NEXT, TEC, ESN, VEU-Center Hovedstaden og Bornholm, VEU-Center Nordsjælland, Fonden Væksthus Hovedstadsregionen Sikre virksomheder adgang til kompetent faglært arbejdskraft via opkvalificering med udgangspunkt i at samle virksomheder i klynger Udvikling af campus FUEL NEXT, SOSU-C, TEC, K-NORD og HRS. Høje Tåstrup, Taarnby og Lyngby kommuner Frederikssund kommune, Frederikssund Erhverv samt erhvervsskolerne KNORD, ESN, TEC og SOPU Campusudvikling i Tårnby, Høje-Taastrup og Lyngby Projektet har som formål at øge antallet af elever, der vælger EUD, øge antallet af praktik aftaler samt øge antallet af elever, der gennemfører EUD ReVUS fyrtårn vækstkritiske kompetencer, koordineret med rundbordet HRS, NRS, LO Hovedstaden, Dansk Byggeri, Frederiksborgcentret, Jobcentrenes Rekrutterings Service Sjælland, KKR Hovedstaden, Hovedstadens letbane og Metroselskabet I/S, Nyt Nordsjællands Hospital, VEUcenter Hovedstaden og Bornholm, VEU-center Nord sjælland, Danske erhvervs skoler og Gymnasier, 3F BJMF Formålet er at kunne levere den nødvendige arbejdskraft til bygge- og anlægsbranchen samt til chaufførbranchen i Greater Copenhagen. Dette skal ske gennem opkvalificering af arbejdskraft og stærk koordinering mellem relevante aktører på hele Sjælland

248 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -1 af 12 Indsatsbeskrivelse Indsatsen / projekt Titel Projektets budget Sammen om virksomhedsrettet integration Samlede budget (kr.): Midler fra Region Hovedstaden (kr.): Øvrig finansiering (fordelt på partnere): Projektperiode Start: December 2017 [måned og årstal] Slut: November 2020 [måned og årstal] Oplysninger om lead-partner (projektholder) Stamoplysninger Navn LO Hovedstaden Adresse Svend Aukens Plads 11, 2300 S Tlf CVR Tegningsberettiget Navn og titel Per G. Olsen, formand Adresse Svend Aukens Plads 11, 2300 S Tlf per@lohovedstaden.dk Kontaktperson Navn og titel Jesper Tranberg-Hansen, konsulent Adresse Tlf Svend Aukens Plads 11, 2300 S jesper@lohovedstaden.dk 1

249 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -2 af 12 Oplysninger om partnere i projektet Stamoplysninger på projektpartnere En partner er forpligtet økonomisk i projektet, og har indflydelse på projektets udformning og gennemførsel.. Partner 1 Navn Dansk Byggeri Adresse Nørre Voldgade 106, 1358 København K CVR Partner 2 Navn Dansk Håndværk Adresse Islandsbrygge 26, 2300 København S CVR Partner 3 Navn VEU Center Hovedstaden og Bornholm Adresse Stæhr Johansens vej 7, 2000 F CVR nr Øvrige deltagere i projektet Liste over øvrige deltagere i projektet (dvs. deltagere som ikke bidrager økonomisk til projektet) Oplysninger om projektet Danske Anlægsgartnere Danske Malermestre AMK Øst Københavns Kommune Hillerød Kommune Frederiksberg Kommune Lyngby-Tårbæk kommune Gentofte kommune Tårnby-Dragør kommune Next TEC ES Nord Sprogcenter Hellerup Nordsjællands Sprogcenter Voksenuddannelsescenter Frederiksberg Center for beskæftigelse og Integration Projektresumé Kort opsummering af projektets formål, målgruppe, aktiviteter og forventede resultater. Formålet er at etablere et forpligtende samarbejde om en virksomhedsrettet integrationsindsats mellem arbejdsmarkedets parter og jobcentre i de kommuner i Region H der har modtaget flygtninge. Indsatsen skal dels, understøtte det regionale vækstmål Faglært til vækst og målet om at flygtninge integreres på arbejdsmarkedet. Dels, understøtter indsatsen en regional udmøntning af Trepartsaftalen om arbejdsmarkedsrettet integration. Målgruppen er flygtninge og familiesammenførte til flygtninge, som målgruppe for både IGU og anden 2

250 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -3 af 12 opkvalificering, samt øvrige tosprogede borgere, der endnu ikke har fået tilknytning til arbejdsmarkedet, herunder familiesammenførte til familier med anden etnisk baggrund end dansk som målgruppe for generel opkvalificering. I årene 2015, 2016 og frem til 30/ er der kommet ca flygtninge til Region H. 1 Projektets formål Beskriv hvad projektet skal opnå og hvorfor det er vigtigt Projektet vil udvikle en ramme for samarbejdet mellem parterne, virksomhederne, jobcentre, sprogcentre og erhvervsskoler om den virksomhedsrettede integrationsindsats, der skal sikre flygtninge beskæftigelse på ordinære vilkår på det regionale arbejdsmarked. Frem mod 2025 vil der være et stigende behov for faglært arbejdskraft i regionen, som ikke kan dækkes af nyuddannede med det nuværende optag på erhvervsuddannelserne. Samtidig bliver arbejdsstyrken ældre og tilbagetrækningen fra arbejdsmarkedet tager fart i de kommende år. AE Rådets fremskrivninger peger på at der i 2025 vil mangle personer med en faglært uddannelse, med en kort videregående uddannelse og med en mellemlang videregående uddannelse. Samtidig vil der været et overskud på ufaglærte og med en gymnasial uddannelse som eneste uddannelse. En ny analyse fra Danske Regioner 2 viser at der i 2017 mangler op i mod en kvart million i den gruppe af yngre faglærte, som skal tage over efter ældre faglærte på vej mod pensionen. En beregning fra AE- Rådet viser, at manglen på faglært arbejdskraft i 2025 vil koste 57 milliarder kroner, hvis ikke vi får flere unge og ufaglærte til at uddanne sig til faglærte. Der tegner sig med andre ord et billede af et regionalt arbejdsmarked, med risiko for alvorlige strukturproblemer indenfor få år. Allerede nu meldes der om problemer med rekruttering af faglærte inden for en række brancher. Projektets vil derfor have fokus vil på flygtningegruppen som fremtidig arbejdskraftressource indenfor brancher, hvor der allerede er, eller vil opstå mangel. Projektet har et dobbelt sigte i forhold til at indfri det 1 Nøgletal for Integrationsindsats RAR Hovedstaden, juni Danske Regioner på baggrund af Danmarks statistik og AE Rådets beregninger. 3

251 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -4 af 12 regionale vækstmål, Faglært til vækst, og målsætningerne for det Strategiske Rundbord: 1. At understøtte virksomhedernes behov for velkvalificeret arbejdskraft. 2. At bidrage til at flygtninge og familiesammenførte borgere kommer i ordinær beskæftigelse og integreres i det danske samfund. Formålet er at etablere et trepartssamarbejde mellem de kommuner i Region Hovedstaden der har modtaget flygtninge, samt relevante brancheorganisationer 3, virksomheder og LO Hovedstaden. De øvrige arbejdsgiverorganisationer vil blive tilbudt at indgå i samarbejdet og DI har givet udtryk for at de bakker op om projektet. De enkelte hovedstadskommuner har modtaget langt færre flygtninge end antaget da flygtningestrømmen var på sit højeste. Derfor er det nødvendigt at etablere et rekrutteringssamarbejde på tværs af flygtninge-kommunerne i Region H, der gør det muligt at samle flygtningene indenfor de udvalgte brancheområder, så der sikres et tilstrækkeligt deltagervolumen til holddannelser i forbindelse med den sproglige og faglige uddannelses- og opkvalificeringsindsats. Kommuner i regionen der ikke er projektpartnere vil ligeledes få mulighed for at deres integrationsborgere kan deltage i indsatsen. Samarbejdet omfatter en koordineret brancherettet indsats på IGU området og de øvrige områder der er omfattet af Trepartsaftalen om virksomhedsrettet integration. En brancherettet indsats IGU forløb og andre virksomhedsrettede aktiviteter etableres indenfor brancher hvor der allerede er, eller forventes mangel på arbejdskraft i de kommende år. For at målrette indsatsen peger parterne derfor på følgende områder/brancher med gode beskæftigelsesmuligheder: Bygge og anlægsområdet (flere faglige områder) Anlægsgartner Servicebranchen 3 Dansk Byggeri, Dansk Håndværk mfl. 4

252 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -5 af 12 Transport og logistik Dette sker for kunne tilrettelægge homogene, sammenhængende uddannelses- og praktikforløb, hvor der efterspørges jobprofiler med ensartede kvalifikationer, med mulighed for etablering af: Hele hold på større virksomheder, fx ISS modellen. Giver mulighed for at oprette hold, tilrettelagt med udgangspunkt i kursisternes behov og virksomhedens efterspørgsel på konkrete kompetencer og medarbejderprofiler. Brancheklynger, hvor flere fx bygge- og anlægs, service-, jern- og metal eller transport og logistikvirksomheder samarbejder om faglig og sproglig opkvalificering, med afsæt i ensartede kvalifikationskrav, på områder med arbejdskraftefterspørgsel. Branchespecifikke kandidatprofiler til IGU forløb og virksomhedsrettede forløb Et tæt samarbejde mellem brancheorganisationerne, virksomhederne og erhvervsskolerne skal sikre, at der udarbejdes profilbeskrivelser, der dels beskriver forventninger til IGU elevens uddannelses- og erhvervserfaringer fra hjemlandet. Dels, beskriver (uddannelsesplanen) praktik- og uddannelsesforløbets indhold og mål, samt beskæftigelsesmuligheder efter afsluttet IGU forløb. Profilerne vil ligge til grund for rekruttering af kandidater til de brancherettede IGU forløb. Hvor det er muligt vil der ligeledes kunne blive etableret virksomhedsrettede forløb for flygtninge med efterspurgte arbejdsmarkeds kompetencer. Målet er her at bringe flygtningene i ordinær beskæftigelse qua virksomhedspraktik og opkvalificering. Rekruttering af IGU elever og flygtninge til virksomhedsrettede forløb Jobcentrene og sprogcentre involveres tæt i rekrutteringen til IGU og virksomhedsrettede forløb. Jobcentrene har en indgående viden om flygtningen fra integrationsplanen og fra asylcentrets vurdering af kursistens kompetencer. Sprogcentrene gennemfører en meget grundig visitation/screening af den udenlandske borger før indplacering i Danskuddannelserne, der giver et indgående overblik vedr. IGU elevens/flygtningens uddannelse og erhvervserfaring fra hjemlandet, sproglige niveau 5

253 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -6 af 12 og ønsker om profession. Rekruttering til IGU og virksomhedsrettede forløb kan fx ske ved samtale i jobcentret, ved rekrutteringsarrangementer for interesserede kandidater på sprogcentrene, i virksomhederne, i organisationerne og i jobcentrene. Forankring af samarbejdet Samarbejdet forankres i et partssekretariat, der har til formål at koordinere de forskellige indsatser og aktiviteter på forskellige niveauer: Dialogen med brancher, virksomheder og faglige organisationer om indhold og rammer i IGU forløbene, herunder praktisk forberedelse på virksomheden til at modtage IGU eleven. I mellem jobcentrene og sprogcentrene i forbindelse med rekruttering af IGU elever Koordinering med virksomheder, erhvervsskoler, jobcentre og sprogcentre om indholdsmæssig og logistisk tilrettelæggelse af IGU forløbene, herunder praktisk hjælp til virksomhederne ift. elektronisk kommunikation med det offentlige, planlægning og udarbejdelse af uddannelsesplaner mv. Partssekretariatet placeres efter aftale mellem parterne i LO Hovedstadens projektafdeling. Partssekretariatet bemandes med en (deltids) projektleder og en koordinator på fuld tid. Projektets målgruppe Beskriv projektets målgruppe. Aktiviteter og milepæle Beskriv de centrale projektaktiviteter og milepæle (Vedhæft evt. en uddybende projektplan) Ledige flygtninge og familiesammenførte til flygtninge med relevant erhvervserfaring, der er kommet til regionen indenfor de sidste 5 år og som har påbegyndt deres Danskuddannelse. Sekundært borgere der kan sidestilles hermed, sprogligt og kompetencemæssigt, kan også indgå i projektet. Aktivitet: Dialog mellem parterne om udvælgelse af brancher (december 2017) Etablering af partssekretariat og ansættelse af koordinator (december 2017 til december 2019) Samarbejde med VEU-centre og sprogcentre om udvikling af brancherettede uddannelsesforløb (løbende gennem 6

254 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -7 af 12 Projektets organisering Beskriv de forskellige samarbejdsparters rolle i projektet projektperioden) Arbejdet med udvikling af rekrutteringsmodel og kandidatprofiler udvikles i samarbejde med brancheorganisationer, faglige organisationer og virksomheder igangsættes Koordinator indgår aftaler med virksomheder/brancher om oprettelse af IGU pladser og praktikforløb med henblik på ordinær ansættelse (løbende) Løbende dialog med virksomheder og tværgående koordinering indenfor de udvalgte brancher Løbende samarbejde med job- og sprogcentre om rekruttering til virksomhedsrettede forløb Milepæle: Projektets brancher udvælges januar 2018 Koordinator indleder dialog med virksomhederne (løbende) De første brancherettede uddannelsesforløb, hvor AMU og arbejdsmarkedsrettet danskundervisning kombineres er færdigt udviklede (februar-marts 2018 og løbende) Rekruttering til virksomheds- og IGU forløb påbegyndes (fra april 2017 og løbende) Der etableres IGU forløb og virksomhedsrettede praktikforløb (april/maj 2018 og løbende) Projektafslutning og evaluering november Styregruppe Projektet organiseres med en styregruppe, der løbende følger og monitorerer projektet, styregruppen vi bestå af repræsentanter fra: LO og arbejdsgiverorganisationerne Samarbejdskommunerne AMK Øst VEU-center Hovedstaden & Bornholm Region H Projektlederen refererer til styregruppen og fungerer som sekretær for denne og varetager den daglige ledelse af partssekretariatet. Koordinerings- og arbejdsgruppe Den løbende projektgennemførelse og opgavevaretagelse udføres af koordinerings- og arbejdsgruppen. Gruppen vil bestå af: Projektlederen 7

255 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -8 af 12 Koordinatoren Konsulenter fra brancheorganisationerne Job- og integrationskonsulenter fra jobcentrene Integrationskoordinatoren i AMK Øst AMU-konsulenter fra VEU-Centret/skolerne Vejledere fra sprogcentrene Konsulenter fra brancheorganisationerne Koordinerings- og arbejdsgruppen vil fungere dynamisk og ad hoc inddrage relevante ressourcepersoner fra jobcentre, AMU udbydere, sprogcentre og virksomhederne. Udvælgelseskriterier 1. Bidrag til realisering af den regionale vækst- og udviklingsstrategi Copenhagen hele Danmarks hovedstad Der lægges vægt på, at initiativets effektkæde tydeligt demonstrerer, at initiativet bidrager til at indfri ét eller flere af strategiens effektmål. Hvilket af strategiens indsatsområde (rammevilkår eller væksttema) falder initiativet indenfor? Projektet falder indenfor den regionale vækst- og udviklingsstrategis rammevilkår 2 Kompetent arbejdskraft og internationalisering. Hovedformålet er at understøtte virksomhedernes efterspørgsmål på kompetent arbejdskraft Hvilket af strategiens effektmål bidrager initiativet til at indfri? En målrettet virksomhedsrettet opkvalificerings- og uddannelsesindsats af flygtninge og familiesammenførte bidrager til at øge udbuddet af arbejdskraft i Region H og hermed til at indfri vækstmålet vedr. Erhvervslivets adgang til kompetent dansk og international arbejdskraft. Gennem forpligtende partssamarbejde etableres praktik og opkvalificeringsforløb på virksomheder indenfor brancher, hvor der forventes mangel, projektet bidrager således til at virksomhederne (i højere grad) kan få den arbejdskraft de har behov for i årene fremover. Positive økonomiske effekter for kommunerne M-ploy har for SIRI udarbejdet en række businesscases for hver enkelt kommune, som viser de økonomiske perspektiver ved at investere i forskellige dele af integrationsindsatsen. For en typisk kommuner viser den udarbejdede businesscase et årligt besparelsespotentiale på kr pr. person der fuldfører er IGU forløb. Businesscasene viser generelt et stort besparelsespotentiale ved at investere i virksomhedsrettet aktivering. 4 Hvordan bidrager initiativet til at indfri effektmålet? Effektmålet indfris ved målgruppen af flygtninge og familiesammenførte opkvalificeres til jobs på mangelområder og bliver en del af arbejdsstyrken i Region H. Målet er et øget arbejdsudbud indenfor brancher/sektorer med mangel på arbejdskraft, der kan modvirke mangel og strukturproblemer. 2. Vækst og/eller jobskabelse Hvor mange jobs forventes initiativet at skabe? Projektet skal bidrage til øge flygtninge og familiesammenførtes arbejdsmarkedstilknytning. 4 Økonomiske perspektiver ved investering i integrationsområdet, Mploy for SIRI, maj

256 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -9 af 12 Parternes tætte dialog med medlemsvirksomhederne/medlemsorganisationerne, vil åbne op for at virksomhederne bidrager med praktikpladser, IGU pladser og ordinære jobs til flygtningene. Projektets målsætning er at ca. 200 flygtninge og familiesammenførte sikres ordinær beskæftigelse eller kommer i gang med en erhvervsuddannelse, via Integrationsgrunduddannelsen og anden virksomhedsrettet opkvalificering. Hvilke andre vækstskabende effekter har projektet? Et resultat af projektet er at der udvikles samarbejdsstrukturer, ekspertise (viden) og metoder i forhold til den virksomhedsrettet integration af flygtninge, der i forlængelse af projektet vil bidrage til et tværregionalt samarbejde og en mere smidig opkvalificering og arbejdskraftallokering af flygtninge til det faglærte arbejdsmarked i Region H. 3. Samarbejdskreds med relevante kompetencer og ressourcer Der lægges vægt på, at initiativet gennemføres af en samarbejdskreds, der bidrager med nødvendige kompetencer og ressourcer, faglige såvel som projektledelsesmæssige, til en succesfuld gennemførelse af initiativet. Hvor det vurderes relevant, vil der tillige blive lagt vægt på graden af kontant medfinansiering og/eller bidrag i form af arbejdstimer. Hvilke kompetencer bidrager de enkelte partnere med? De medvirkende kommuner og sprogcentre har stor erfaring med virksomhedsrettet integration og viden om flygtningemålgruppens sproglige niveau, kompetencer og erfaringer fra hjemlandet mv. VEU-Centret og har viden om flygtningemålgruppen i forhold til planlægning og udvikling af arbejdsmarkeds- og virksomhedsrettet faglig og sproglig opkvalificering. VEU-Centrene bidrager til at sikre at relevante skoler inddrages i udviklingsaktiviteter af kurser/forløb og i selve gennemførelsen af uddannelse. AMK Øst bidrager dels, med viden om effekter og erfaringer fra regionale virksomhedsrettede integrationsaktiviteter, dels med branchespecifik viden og adgang til en række datakilder, der kan understøtte projektgennemførelsen. Parterne bidrager med specifik viden om brancher og virksomheder og kan understøtte samarbejdet om den virksomhedsrettede integration i virksomhederne. Beskriv relevante erfaringer i forhold til projektets gennemførelse. Parterne har blandt andet i det Regionale Arbejdsmarkedsråd for Hovedstaden understøttet en række mangel- og opkvalificeringsprojekter i samarbejde med kommunerne. LO og brancheorganisationerne samarbejder endvidere med Hovedstadens og Nordsjællands Rekrutteringsservice om opkvalificering og arbejdskraftallokering til bygge- og anlægsområdet mfl. gennem en række projekter. Hvilke projektledelsesmæssige erfaringer har projektholder fra lignende projekter? LO Hovedstaden har en stor og mangeårig erfaring med gennemførelse af både nationale og transnationale projekter indenfor beskæftigelses- og uddannelsesområdet og følger den regionale udvikling på arbejdsmarkedet, og på det uddannelses og vækstpolitiske område tæt, gennem repræsentation i bl.a. Vækstforum, RAR og VEU centerrådet. 4. Projektstørrelse og levedygtighed Der lægges vægt på, at der er tale om et større initiativ med markante resultater. Hvor det vurderes relevant, vil der tillige blive lagt vægt på, at initiativet er levedygtigt efter støttens ophør. Beskriv hvilke markante resultater initiativet forventes at resultere i. Projektet vil bl.a. bidrage til: 9

257 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -10 af 12 At virksomhederne får velkvalificerede medarbejdere At flygtninge og familiesammenførte får øget deres beskæftigelsesgrad At der etableres et permanent samarbejde mellem parterne, kommunerne og skolerne, der også har afledte effekter til andre samarbejdsområder, fx VEU og indsatsen for ledige. At der udvikles fælles metoder og værktøjer, der styrker samarbejde om virksomhedsrettet integration At projektets aktiviteter og resultater i forlængelse af projektet vil blive forankret i et ordinært samarbejde mellem aktørerne. 5. Regionale løsninger på regionale udfordringer Der lægges vægt på, at initiativet adresserer regionale udfordringer, og at løsningerne bygger videre på og skaber synergi med eventuelle eksisterende initiativer og med Greater Copenhagen. Hvilke regionale udfordringer adresserer initiativet? Projektet sætter fokus på flygtninge som arbejdskraftressource og bidrager til at imødegå manglen på faglært arbejdskraft i regionen. Hvilke eksisterende indsatser bygger initiativet videre på / skaber synergi til? Projektet skal ses i en sammenhæng med de øvrige initiativer der er for at skabe tilstrækkelig arbejdskraft i Region H, som fx Kompetent arbejdskraft til Greater Copenhagen, Faglært til Fremtiden, RESTART og Projekt Uddannelsesløft. Hvad er initiativets relevans i forhold til Greater Copenhagen? Projektet understøtter Greater Copenhagens målsætning om at styrke væksten ved at bidrage til et øget udbud af faglært arbejdskraft, der er målrettet nuværende og fremtidige mangelområder. EFFEKTKÆDE Udfordring: Frem mod 2025 vil der være et stigende behov for faglært arbejdskraft i regionen, som ikke kan dækkes af nyuddannede med det nuværende optag på erhvervsuddannelserne. Samtidig bliver arbejdsstyrken ældre og tilbagetrækningen fra arbejdsmarkedet tager fart i de kommende år. Et målrettet fokus på flygtninge som fremtidig arbejdskraftresurse skal bidrage til at løse to udfordringer: At indsatsen bidrager til at der sikres tilstrækkelig faglært arbejdskraft til virksomhederne i Region H i årene fremover At en virksomhedsrettet integrationsindsats sikrer at flygtninge bliver opkvalificerede fagligt og sprogligt, får fodfæste på arbejdsmarkedet og bliver selvforsørgende Hvordan skaber vi rammer for samarbejde mellem de regionale aktører på integrationsområdet, der sikrer målopfyldelse? Hvilke strukturer og indsatser skal etableres for at sikre dette. Region H har modtaget færre flygtninge end oprindelig antaget da flygtningestrømmen var på sit højeste, hvordan etableres et samarbejde mellem flygtningekommunerne i regionen, der sikrer rekruttering af et tilstrækkeligt antal flygtninge til IGU pladser og ordinære jobs? Hvordan få vi etableret en rekrutteringspraksis, der sikrer match mellem flygtningens forventninger og kompetencer og virksomhedens ønsker og behov? Hvordan få vi skabt et tæt samspil mellem sprogcentre, erhvervsskoler og virksomheder, der sikrer deltagerne en solid faglig og sproglig ballast til at 10

258 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -11 af 12 fungere på arbejdsmarkedet og i civilsamfundet? Hvordan skaber vi motivation hos målgruppen? Aktiviteter: Der etableres en samarbejdsstruktur mellem arbejdsmarkedets parter, flygtninge-kommunerne, VEU systemet og de og AMK Øst. Arbejdsmarkedets parter indgår forpligtende samarbejde med brancher og virksomheder om etablering af IGU pladser og ordinære jobs efter opkvalificering. Udvikling af kandidatprofiler til virksomheder brancher. Sprogcentre og VEU-skoler inddrages i dialog med virksomhederne og projektets koordinator om faglige og sproglige krav. Output: En samarbejdsstruktur, hvor arbejdsmarkedets parter, kommunerne og AMK Øst/RAR forpligter sig formelt til at samarbejde om den virksomhedsrettede integration af flygtninge i regionen, også i forlængelse af projektperioden. Der etableres IGU pladser og praktikforløb på virksomhederne. Sprogcentre og jobcentre får et redskab til rekruttering/visitation af flygtninge til aktiviteterne. Der udvikles målrettede brancherettede faglige og danskfaglige undervisningsforløb Effekter/resultater: Flere flygtninge og familiesammenførte får ordinær beskæftigelse eller påbegynder erhvervsuddannelse og bliver selvforsørgende flygtninge gennemfører et IGU forløb ca. 50 flygtninge eller integrationsborgere opnår ordinær beskæftigelse gennem virksomhedsrettet aktivering. Der sker en afstemning af flygtningen og virksomhedernes forventninger og ønsker. Flygtningene får gennem forløbet kompetencer til jobs indenfor områder med efterspørgsel på arbejdskraft. Kritiske antagelser: Et forpligtende samarbejde mellem arbejdsmarkedets parter og de kommuner der har modtaget flygtninge i Region H vil samlet skabe et tilstrækkeligt volumen af borgere (flygtninge), der gør det muligt at arbejde struktureret på branche og virksomhedsniveau, med at skabe hele homogene hold (opkvalificeringsforløb) på skolerne, der sikrer kursisterne et solidt fagligt og sprogligt udbytte. Kritiske antagelser: Når parterne engagerer sig på virksomheds- og medlemsniveau, sikres engagement, ejerskab og støtte til IGU elever og andre virksomhedsrettede integrationsaktiviteter på virksomhederne, hvilket er en afgørende forudsætning for succesfuld integration på arbejdsmarkedet. 11

259 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 2 - Side -12 af 12 Underskrift Dato: Underskrift fra lead-partner (projektholder): Per Olsen Formand 12

260 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 3 - Side -1 af 2 Budget for projekter Projekttitel: Sammen om virksomhedsrettet integration Projektholder/operatør: LO Hovedstaden Projektperiode: I alt Hovedaktiviteter* Start - og slutdato (forventet) Projektets budget Specificeret budget Lønomkostninger** Direkte eksterne omkostninger (indkøb af konsulentbistand, rejser, revision mv.) Samlede udgifter 1 Projektforberedelse Virksomhedsopsøgende indsat Udvikling og samarbejde melle Kommunikation (kampagneakt Administration og revision *Udgifter til den afsluttende revision af projektbudgettet kan medtages i budgettet (indsættes som hovedaktivitet). ** Ved beregning af lønomkostninger anvendes dels projektmedarbejderens faktiske timeløn samt det estimerede antal arbejdstimer til opgaven. Timelønnen beregnes som den dokumenterede samledes årsløn divideret med antallet af årlige arbejdstimer (1.628 timer anvendes), jf. Region Hovedstadens retningslinjer for administration Projektets finansiering Beløb (kr.) Ansøgt medfinansiering fra Region Hovedstaden LO Hovedstaden (løntimer og deltagere i projektets seminarer, kurser og andre aktiviteter) VEU Center Hovedstaden & Bornholm (løntimer) Dansk Håndværk (løntimer) Dansk Byggeri (løntimer) I alt (skal svare til projektets totale budget)

261 Punkt nr Udmøntning af Rundbordsaftalen om Faglært til vækst - mere arbejdskraft til virksomheder gennem flygtninge Bilag 3 - Side -2 af 2 Budget for projekter fordelt på år Samlet budget (kr.) År 1 (2017) År 2 (2018) År 3 (2019) År 4 (2020) Kontrolsum

262 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -1 af 20 4 september 2017 Projektbeskrivning till gemensamt Interregprojekt: Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen Greater Copenhagen är inte bara en av nordens mest dynamiska regioner utan också en betydande nordeuropeisk knutpunkt i huvudkorridoren ScanMed, som förbinder Skandinavien med övriga Europa. En växande befolkning och ökat resande ställer dock nya krav på transportsystemet, för såväl person- som godstransporter. Kollektivtrafiken i regionen upplevs inte som tillräckligt effektiv och tillförlitlig, vilket medför att många väljer bilen när de ska ta sig mellan storstadsområden och landsbygd och över sundet. Därtill kommer begränsade förbindelser mellan huvudstråken/ten-t korridorens mer sekundära och tertiära områdena, vilket även gör det problematiskt att resa till och från, genom och inom regionen. Anledningen till detta beror delvis bland annat att utveckling och planering av transportsystemet på danska respektive svenska sidan inte är fullt synkroniserade Syftet med projektet är därmed att leverera gemensamma beslutsunderlag och utveckla gemensamma kunskaps- och samarbetsarenor där gränsöverskridande arbete kan utvecklas och delas mellan länderna som bidrar till att ett mera sammanhängande och hållbart transportsystem utvecklas. Projektet ska ta avstamp i det fælles Trafikcharter for Greater Copenhagen och bidra till att dess vision, insatser och mål förverkligas. Målet med projektet är att bidra till att främja tillgängligheten med hållbara transportformer inom Greater Copenhagen och stärka regionen som knutpunkt inom det transeuropeiska transportnätverket TEN-T. För att uppnå målet ska de gemensamma insatserna i projektet fokusera tre tematiska områden; på hur järnvägstrafiken bör utvecklas, frågor som främjar ett mer sammanhängandekollektivtrafiksystem och framtida mobilitetsfrågor som bidrar till att knyta samman de tertiära områdena med huvudstråken. Syftet med tre tematiska områden i ett gemensamt huvudprojekt är att få en samlad överblick och se synergieffekterna under själva genomförandet. Alla tre områdena har det gemensamma målet, att utveckla transportsystemet i GC till mer sammanhängande, tillgängligt och hållbart, men med olika infallsvinklar. Resultaten kommer kunna bidra ömsesidigt genom att t ex analyser och handlingsplaner som tas fram inom ett område kommer att kunna överföras till de andra två. Genom att kunna använda sig av varandras resultat och erfarenheter ges en bättre helhetsbild av vad som behövs göra inom respektive område. 1

263 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -2 af 20 Work packages (WP) i Interregprojektet WP 1 - Strategiska scenarion for togtrafikken i Greater Copenhagen Transport med tog skaber muligheden for at transportere mange mennesker eller store mængder gods hurtigt,over større afstande og med høj regularitet. Togtransport har derfor stor betydning for den indre mobilitet i Greater Copenhagen men også for forbindelserne til naboregionerne og for regionens internationale tilgængelighed. Kapacitetsbristen på järnvägsnätet på båda sidor sundet är därför ett stort problem då det begränsar rörligheten inom, till och från Greater Copenhagen. Det kommer att behövas flera olika pusselbitar för att komma tillrätta med problemen och klara de politiska målsättningarna om en större andel resande med tåg. Strategiska upplägg för tågtrafiken måste därmed göras i samverkan. Syftet med arbetet är att identifiera strategiska möjligheter för tågtrafiken i Greater Copenhagen, utifrån innehållet i Trafikcharter. Målet är en gemensam bild av hur den framtida tågtrafiken för i Greater Copenhagen ska utvecklas. 1.1 Systemplan 2050 Konstruktion och beskrivning av alternativa scenarion, med fokus på person- och godstransporter i Greater Copenhagen. Alternativa scenarion ska synliggöra samspelet mellan infrastruktur och trafikering. 2-4 scenarios konstrueras för år 2030/2035. Grundscenariot baseras på att befintliga planer genomförs, bland annat Fehmarn Bält och åtgärder i anslutningarna till existerande Öresundsförbindelse. De alternativa scenarios omfattar bland annat ett med HH-förbindelsen, ett med Öresundsmetro och ett med både HH+Öresundsmetro. Det ska även konstrueras 2-4 scenarios för år 2050, t.ex. ett scenario där det svenska höghastighetssystemet förutsätts vara i drift och ett med Öresundstunnel. Det sistnämnda scenariot medför ett antagande om att det finns fyra spår Hässleholm Lund Malmö C - Köpenhamn H och västerut. Scenarios utvecklas mer detaljerat inom projektet. Faktorer som kan ligga till grund för scenarierna är bland annat antalet fasta förbindelser, regionernasoch nationella transportmål, marknadsandelsmålen som finns beskrivna i det Tågstrategiska underlaget,, teknikutveckling och förväntade framtida rese- och transportmönster, agglomerationseffekter, arbetskraftsförsörjning m.m. Svenska och danska statens basprognoser utgör underlag i arbetet som även ska utgå ifrån förbättrade förutsättningar (prioritering tåglägen och förändrade skatter) och därmed ökade godstransporter på järnväg i Greater Copenhagen. Arbetet ska också ta hänsyn till trafikutmaningarna med existerande förbindelser och eventuella trafikutmaningar som nya förbindelser kan komma medföra på den existerande infrastrukturen. Scenarierna som tas fram ska utgöra grund för arbetet i delaktiviteterna 1.2, 1.3, 1.4, 1,5. Etapp 2 En summering av scenarierna ska ske efter avslutande av övriga delaktiviteter i WP 1. Den ska ligga till grund för en gemensam systemplan för Greater Copenhagen. Systemplanen ska utgå ifrån outputen från övriga delaktiviteterna i WP1, alternativa scenarierna samt resultaten och lärdomarna i WP 3. 2

264 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -3 af 20 Leveranser Systemplan där kapaciteten delas upp i regionaltrafik och fjärrtrafik samt tåglägen (kanaler) och transportvägar för godstrafiken inom Greater Copenhagen. Den ska även innehålla förslag på åtgärder så att systemplanen kan realiseras. Systemplanen kan innehålla exempelvis; Gemensam inriktning för transportvägar, antal avgångar och tåglängder med minimum garanterad kapacitet i ett antal tidtabellskanaler per timme på sträckan Hamburg Öresundsbron Ängelholm / Hässleholm för godstrafiken. Gemensam inriktning om den interregionala och gränsöverskridande persontågtrafikens kapacitetsanspråk i Greater Copenhagen, som kan utgöra underlag för en bedömning av hur bästa möjliga systemeffekter uppnås med nya fasta förbindelser över Öresund. Gemensam inriktning mellan Tyskland, Danmark och Sverige för den internationella persontågtrafikens kapacitetsanspråk i samband med planeringen av kapacitetsanvändning efter att Fehmarn bält förbindelsen öppnar. Underlag för strategisk och politisk påverkan gentemot nationella och internationella institutioner. Projektperiod Januari april 2018: Uppbyggnad, organisering och utarbetande av handlingsplan. Maj 2018 dec 2019 (etapp ett): beskrivning, analys och framtagande av scenarion. Dec 2018 dec 2019 (kan sätta igång tidigare om förutsättningar ges): Utförande av delaktiviteterna 1.2, 1.3, 1.4, 1,5. jan 2020 dec 2020 (etapp två): Avslut, summering och framtagande av systemplan. 1.2 Köpenhamns flygplats (Copenhagen Airport) Kartlägga och identifiera kollektivtrafikbehovet till och från Köpenhamns flygplats, på kort och lång sikt. Arbetet ska bland annat utgå från de redan framtagna utvecklingsplanerna för Köpenhamns flygplats och de alternativa scenarier som tagits fram i delaktivitet 1.1. Leveranser Strategi innehållande konkreta åtgärder för hur kollektivtrafikförsörjningen till Köpenhamns flygplats ombesörjs och utvecklas utifrån prognostiserat resande på kort och lång sikt. Strategin utgör underlag till framtagande av systemplanen Projektperiod Dec 2018 dec 2019 (kan sätta igång tidigare om förutsättningar ges): Utförande och framtagande av en strategi. 3

265 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -4 af Fasta förbindelser Fördjupad analys av trafiken år 2030/2035 och 2050 över Öresund och nya fasta förbindelser utifrån de alternativa scenarierna som tagits fram i delaktivitet 1.1. Analyserna för år 2030 ska synliggöra samhällsnyttorna och kapacitetseffekter år Fokus kan bland annat vara på bristbeskrivningar och framtida konsekvenser för pendlingsmönster, kompetensförsörjning, tillgänglighet till utbildning, kultur och service, agglomerationseffekter och internationell tillgänglighet. Även finansieringsmetoder behandlas om komplettering till staternas pågående arbeten visar sig nödvändig. Innehållet justeras beroende på vad som kommer att ingå i den strategiska analys som svenska och danska staterna gemensamt planerar att genomföra. I studien ingår även att se på vilka behov som finns av landanläggningar, stationer och spår genom Helsingborg, Helsingör, Malmö och Köpenhamn vid anläggning av nya fasta förbindelser över Öresund mellan Helsingborg och Helsingör respektive Malmö och Köpenhamn. Leveranser Underlag som bland annat synliggör samhällseffekterna av att etablera respektive inte etablera nya fasta förbindelser. Används för politiskt och strategisk påverkan mot nationella och internationella institutioner, samt underlag till framtagande av systemplan Projektperioden Dec 2018 dec 2019 (kan sätta igång tidigare om förutsättningar ges): Analys och framtagande av underlag. 1.4 Godskapacitet på järnväg En fördjupad analys med beskrivning kring utvecklingen av godstransporter i Greater Copenhagen, med tidshorisont 2050 ska arbetas fram. Analysen ska synliggöra hanteringen av godsflödet på järnväg, sjöfart, väg och luftfart. Hänsyn ska tas till dels alternativa scenarier som tagits fram i delaktiviteten 1.1 och dels basscenarier som utgörs av godsprognoser från Trafikverket och Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen. Leveranser Kvalificerat underlag för bland annat godstransportens utvecklingspotential på järnväg samt åtgärdsförslag. Underlagen används till politiskt och strategisk påverkan mot nationella och internationella institutioner, samt till framtagande av systemplanen Projektperioden Dec 2018 dec 2019 (kan sätta igång tidigare om förutsättningar ges): Analys och framtagande av underlag. 1.5 Köpenhamns hovedbanegård, Malmö station/godsbangård och Helsingborgs station Tidplanen för implementeringen av signalsystemet ERTMS, med syfte att kunna köra fler tåg till Köpenhamn H, är osäker vilket betyder alternativa möjligheter till utbyggnad av kapaciteten ska studeras. Det är särskilt viktigt att studera in- och utfartsförhållandena på stationen men även hur uppehållstiderna vid plattform på Köpenhamn H kan minimeras för att skapa optimal kapacitet på stationen. Även kapaciteten på Malmö C och Helsingborg C ska studeras, likaså Malmö godsbangård 4

266 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -5 af 20 då det på samma sätt finns önskemål om att köra fler tåg till dessa stationer. Arbetet ska bland annat utgå ifrån de alternativa scenarion som tagits fram i delaktivitet 1.1. Men även etableringen av den nya järnvägen mellan Köpenhamn och Ringsted, som medför en ökning av antalet tåg som ankommer eller avgår från Köpenhamn H., samt utbyggnaden av järnvägsinfrastrukturen runt Malmö och Helsingborg som skapar ett ökat antal ankomster och avgångar på dessa stationer ska ingå. Leveranser En handlingsplan med förslag på hur kollektivtrafiken till Köpenhamns huvudbangård kan ordnas och utvecklas. Den ska även innehålla förslag för trafik till, från och genom Malmö C och Helsingborg C. Handlingsplanen utgör underlag till framtagande av systemplanen Projektperioden Dec 2018 dec 2019 (kan sätta igång tidigare om förutsättningar ges): Utförande och framtagande av handlingsplan. Arbetsgrupp till WP Arbetsgruppen består av delprojektledare och representanter från projektpartners. Gruppen kompletteras med representanter från Trafikverket och Trafikstyrelsen i Danmark. Till arbetsgruppens arbete anlitas konsulter för specifika uppdrag. Den kan också eventuellt kompletteras med ytterligare andra relevanta aktörer, förslagsvis representanter som ingick i arbetet med att konstruera tidtabell 2020 för Öresundsbron. Advisory board till WP Gruppen består av relevanta aktörer som inte ingår i arbetsgruppen, t.ex. kommuner i Greater Copenhagen, Trafikstyrelsen (om inte i arbetsgrupp), Banedanmark och DSB, SJ, Öresundståg, DSB, Movia, Metrosällskap, transportköpare, hamnar, och gods- och logistisk företag. 5

267 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -6 af 20 WP 2 - Ett sammenhängande kollektivtrafiksystem Greater Copenhagen har som mål at fremme en sammenhængende kollektiv trafik. Det er derfor et af indsatsområderne i det fælles Trafikcharter for Greater Copenhagen. Der fokuseres på de helt praktiske forhold som har betydning for, at den kollektive trafik opleves som sammenhængende af borgerne og besøgende i Greater Copenhagen. Et vigtigt element er sammenhængende billetsystemer og informationssystemer. Parterne i Greater Copenhagen har sammen med den svenske og danske stat ansvaret for den kollektive trafik og udgør ejerkredsen bag trafikselskaberne i Greater Copenhagen. Arbejdet i denne workpackage skal danne baggrund for, at ejerkredsen og trafikselskaberne træffer beslutninger om, hvordan sammenhængen i Greater Copenhagen styrkes gennem konkrete tiltag. En vigtig forudsætning for, at kunne gennemføre konkrete tiltag er, at beslutningerne træffes i fællesskab. Der lægges vægt på, at arbejdet i denne workpackage gennemføres hurtigt, resultatorienteret og synligt. Målet er, at der opnås enighed om konkrete anbefalinger til tiltag og med en plan for hvornår og hvordan tiltagene implementeres. 2.1 Forhold af betydning for at fremme en sammenhængende kollektiv trafik Arbetet fokuserar på att kartlägga, identifiera och analysera fysiska och administrativa hinder för gränsregionalt resande med kollektivtrafik i hela Greater Copenhagen. I arbejdet skal indgå praktiske hindringer som besværliggør en sammenhængende rejse. I arbejdet kan indgå organisatoriske og planlægningsmæssige aspekter, t.ex.undersøges de tre governance niveauer for at identificere mulige fælles strategier for de forskellige aktører, som vil kunne understøtte sammenhængen. Arbetet utgår utifrån följande målgruppers behov: Turism (fritidsresande och affärsresande) Arbetspendling Studerande Anordnade workshopar knyts till arbetet där aktörer samlas för att gemensamt diskutera och identifiera vilka befintliga hinder men även möjligheter som finns för de olika målgrupperna och hur man kan överbrygga dem. Aktörer som bjuds in är exempelvis Öresundståg, DSB, DOT, Movia, Metrosällskap, näringsliv och turism. Leveranser Kartläggning av hinder och en action plan med förslag på överbryggande åtgärder som kan främja det gränsöverskridande resandet med kollektivtrafik. Den ska även innehålla förslag som underlättar olika målgruppers resande med kollekvitrafik så att de kan nå målpunkter i hela Greater Copenhagen. Projektperiod Januar 2018 april Opbygning, organisering og udarbejdelse af handlingsplan April 2018 juli 2020 gennemførende og produktionen af action plan Juli 2020 december Projekt afslutning, opfølgning samt udbredelse af resultater og sikring af overlevering. Eventuelt igangsættelse af opfølgende aktiviteter efter projektperioden. 6

268 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -7 af Biljettsystem & trafikinformation Kopplat till og sideløbende med arbetet i aktivitet 2.1 ska särskilt fokus läggas på at billetsystemer og trafikinformation skal, på längre sikt, understøtte at det er nemt, at foretage en sammenhængende kollektiv rejse i hele Greater Copenhagen og på tværs af Øresund. Dette skal afspejle hele den kundevendte side. Detta görs för att belysa möjligheterna och i viss mån problemen och utvecklingsbehov i Greater Copenhagen. Det skal herunder være nemt, at bestille, betale og billettere for en rejse. Trafikinformationssystemerne och resestöd (t.ex. dynamiska skyltar för att förmedla information, information från icke-traditionella kollektivtrafikleverantörer) skal understøtte en sammenhængende rejse. Mulighederne for försäljning av biljetter, resekort, elektronisk billettering och kunskapsspridning av biljetthantering; skal ekplicit indgå i arbejdet. Der skal udarbejdes en anbefaling til et beslutningsgrundlag for, hvordan dette kan opnås. Der findes formentlig forskellige alternativer, som adskiller sig omkring ambitionsniveau, økonomi og tidshorisont. Dette kræver stærk involvering fra ejerkredsen og trafikselskaberne i udarbejdelsen af beslutningsgrundlaget, behandlingen af beslutningsoplæg og implementeringen af beslutningerne. Anordnade workshopar knyts till arbetet där aktörer samlas för att diskutera dessa typer av frågor och få en gemensam bild om vad de kan göra tillsammans. Aktörer som bjuds in är exempelvis Öresundståg, DSB, DOT, Movia, Metrosällskap, Rejsekortselskabet, näringsliv och turism. Leveranser Action plan med förslag på implementeringsåtgärder i biljettsystemen och andra trafiknära frågor i kollektivtrafiken. Projektperiod Januar 2018 april Opbygning, organisering og udarbejdelse af handlingsplan April 2018 juli 2020 gennemførende og produktionen af action plan Juli 2020 december Projekt afslutning, opfølgning samt udbredelse af resultater og sikring af overlevering. Eventuelt igangsættelse af opfølgende aktiviteter efter projektperioden. Arbetsgrupp till WP Delprojektledare/medarbetare ansvarar för utförande med stöd av en mindre arbetsgrupp bestående av representanter från projektpartners och konsult. Gruppen kompletteras eventuellt även av representanter av Öresundståg, DSB, Metroselskabet och Movia. Advisory board till WP Gruppen består av relevanta aktörer som kommuner i Greater Copenhagen,svenska och danska staten, näringsliv och transportföretag som inte ingår i arbetsgruppen etc. Advisory board och arbetsgruppen möts förslagsvis två gånger per halvår, totalt sex gånger under projektperioden. 7

269 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -8 af 20 WP 3 - Framtidens mobilitet En høj mobilitet er vigtig for at udvikle Greater Copenhagen som en konkurrencedygtig region. Det er samtidigt nødvendigt, at en høj mobilitet opnås på et bæredygtigt grundlag. Der sker en forsat stigning i bilejerskabet og vejtransporter vil også i den kendte fremtid være en vigtig transportmetode for personer og varer. Udover at have en negativ indvirkning på støj-, luft- og klimabelastning, skaber det øget trængsel framförallt i de urbana områden där befolkningen ökar. Med en snabbt ökande andel fordon med alternativa fossilfria drivmedel så minskar vi de negativa miljökonsekvenserna men trängseln kvarstår. Ændres dette billede ikke, kan det få negativ indvirkning på både den økonomiske vækst og livskvaliteten. Det som behövs är ett mer effektivt utnyttjande/användande av infrastrukturen. Det behövs även åtgärder som främjar hållbara alternativ i hela transportsystemet för att knyta samman de tertiära områdena med huvudstråken i Greater Copenhagen. Dessa utmaningar är gemensamma för regioner och kommuner på både den danska och den svenska sidan av Öresund. För att säkerställa genomförandet av insatser som främjar ett hållbart resande behöver kunskapsnivån inom detta område höjas och ett gemensamt synsätt mellan parterna behöver utvecklas. Arbejdet i denne workpackage skal ge mer kunskap om framtidens mobilitet, och leda till förslag på insatser för hur användandet av befintlig och ny infrastruktur kan effektiviseras och därmed bidra till att öka den hållbara mobiliteten i Greater Copenhagen. Syftet är också att vurdere behovet for en samarbetsgrupp i Greater Copenhagen. Især på dansk side, findes der allerede flere enheder som Movia, Gate 21 og Copenhagen Eectric, der arbejder med problemstillinger og håndtering af fremtidens mobilitet. Region Skåne har netop nu som ett led för att ytterligare stärka arbetet med hållbar mobilitet udarbejdet en mobilitetplan och en cykelstrategi för Skåne. Hvorledes styrkes samarbejde på tværs og hvorledes sikres den bedste effekt og ressource anvendelse når udfordringerne med fremtidens mobilitet skal håndteres. Målet er at få et samlet offentlig indsats og plan for, hvordan fremtidens mobilitet i Greater Copenhagen ska udvikles, så transportsystemet i regionen bliver mere effektivt og bæredygtigt, samt forsat skaber goda förusättningar för vækst, udvikling och ökad livskvalité. Fremtidens mobilitet bliver mere udflydende og brugernes transportvalg vil være med avanceret og i højere grad baseret på deleøkonomi, intelligente og automatiserede løsninger. Hvorledes sammenhængen styrkes og den samlet rejse i hele Greater Copenhagen og på tværs af Øresund stadig opleves lättillgänglig och fleksibelt er også væsentligt i WP 3. Det finns med andra ord stor potential att skapa synergier mellan WP 3 och de andra två WP. Därför ska man löpande titta på tänkbara synergier under genomförande mellan detta WP och de övriga två WP. Tänkbara synergier att reflektera över är exempelvis hur utvecklingen i de här områdena påverkar våra övergripande strategier för kollektivtrafiken och tågtrafiken inkl. godstransporters utveckling. Vilka synergieffekter genereras vid ökat nyttjande av befintlig infrastruktur för kollektivtrafiken? Erfaringerne og analyserne fra WP 1 og især WP 2 kan även overføres til analysearbejdet i WP 3. Erfaringerne ønsker ikke kun opnået gennem projektfasen og intern i Greter Copenhagen, der er også brug for omvärldsbevakning. Som aktuelle projekteter der vil drager erfaring fra kan nævnes GREAT, Scandia2Act, Megatendenser i Greater Copenhagen etc. Eksperter vil inddrages i det omfang der vurderes brugbar for projektet. 8

270 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -9 af Kunskapsutveckling och kompetensspridning inom hållbar mobilitet Fokus för arbetet handlar dels om att visa på goda kommunala exempel när det gäller nyttjande av befintlig infrastruktur och dels att ta hänsyn till utvecklingen av nya, hållbara transportlösningar. Detta görs genom att kartlägga behov, vägleda aktörer samt sprida information och kunskap. Arbetet innebär också att medverka till att utveckla befintliga och nya nätverk, föra samman relevanta aktörer, observera pågående aktiviteter som demo/pilotprojekt i Greater Copenhagen samt att vidareutveckla koncept som kan realiseras och skalas upp i praktiken. Det ska också göras omvärldsbevakning inkl. planlægges 1-2 studierejser, der er nået længere i udviklingen, men på samme tid er sammenlignelig med Greater Copenhagen. Studierejser skal være tidlig i projektfasen. Detta är för att införskaffa inspiration och ny kunskap om vad som kan göras inom området. Arbetet fokuserar på två områden som aktörer i Greater Copenhagen redan är verksamma inom; Bättre utnyttjande av befintlig och ny infrastruktur Tidigare analyser, studier och projekt visar att genom att ta hänsyn till mobilitet och tillgänglighet tidigt i planeringsprocessen och uppmuntra till hållbara resval kan stora samhällsvinster göras. Sådana analyser behövs göras specifikt för Greater Copenhagen, dels för att säkerställa att rätt insatser för regionen görs men också för att visa på behovet av att arbeta med hållbar mobilitet och människors användande av infrastrukturen. Arbetet i detta område kommer att utgöras av följande delar: - Nyttoanalys av hållbart resande för att kartlägga ekologiska, ekonomiska och sociala vinster av ett ökat hållbart resande i Greater Copenhagen. Genom att lyfta fram goda exempel och göra egna kvantitativa och kvalitativa analyser går det att visa på vilka konkreta samhällseffekter som ett ökat kollektivtrafikresande, cyklande och gång ger. Både hver for sig, men især også i sammenspil. På det sättet underbyggs incitamenten att fortsätta arbeta med att investera i mer renodlade mobilitetsåtgärder som handlar om att nyttja potentialen i såväl ny som befintlig infrastruktur. I förlängningen kommer nyttoanalyserna att fungera både som ett väl underbyggt planeringsunderlag för att nå målet om ett samlat perspektiv på arbetet med framtidens mobilitet, och i argumentationen för att lyfta statusen för så kallade mjuka mobilitetsåtgärder. - Studie av någon av de akademiska parter/parterna og private aktører- för att undersöka mekanismer, motiv och andra faktorer som driver beteendeförändringar inom olika fält, exempelvis inom marknadsföring och reklam för nya varor och tjänster. Syftet med studierna är att med ett tvärvetenskapligt angreppssätt undersöka hur bättre kunskap om beteendeförändringar kan användas för att få till stånd storskaliga förflyttningar inom hållbart resande genom förbättrade och förfinade kommunikations- och marknadsföringsinsatser. Fokus är att identifiera och analysera kritiska faktorer för hur åtgärder, incitament och budskap för mer hållbart och aktivt resande ska utformas för att utgöra effektiva miljöåtgärder. Därför beaktas de multipla motiv som ligger till grund för hur individer och grupper gör hållbara val. Genom detta får man fram ny kunskap som skapar bättre förutsättningar för ett mer resurseffektivt beteendepåverkansarbete i Greater Copenhagen. Projektet ger en bra möjlighet att samla in och analysera erfarenheter inom ämnet från både Sverige och Danmark som i förlängningen kommer båda länderna till del. 9

271 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -10 af 20 Fossilfria drivmidler og infrastruktur (el, vätgas och biogas) Tidligere analyser og projekter viser at omstillingen af transporten til alternative drivmidler ikke kun gavner nedbringelsen af CO2- udledning, men også har lokale gevinster i form af reduceret støjforurening, ændrede transportmønstre, og stress - og dermed mere effektivt og en sundhedsmæssig gevinst. Desuden ser man at nye persontransportformer deles og udnyttes mere effektiv end privatejede personbiler og ofte er det biler på eldrift, som udbydes især i byerne. I Greater Copenhagen er omstillingen til alternative drivmidler og udbygningen af infrastruktur derfor allerede i gang. Udbygningsgraden og metoderne er forskellige. regionerne imellem, men også meget lokalt i kommunerne. Opgaven er at samle viden på tværs og formidle information om og erfaringer med el, brint, biogas, biodiesel og andre alternative brændstoffer, så der kan skabes et endnu bedre grundlag for en grøn omstilling, - både for regioner kommuner, virksomheder og borgere, som ligger framför allt utanför TEN-T nätets huvudkorridorer. Arbejdet vil også til en vis grad inkludere godstransport. Arbejdet i dette område kommer til at bestå af følgende dele: - Analyse af snitflader og samarbejdspotentiale for det videre arbejde med alternative drivmidler med undersøgelse af, om muligheder for bedre koordinering og vidensdeling, og eventuelt fælles retningslinjer og indsatser. Ved at kortlægge hvor langt de enkelte regioner (og kommuner) er, samt deres forretnings- og arbejdsgange, kan der findes frem til, hvad der giver mening at løse i fællesskab. Erfaringerne indtil nu viser, at ved koordinering af offentlige indkøb, udbud og standarder på alternative drivmidler til fx taxi og egne biler, bliver priserne lavere og markedspåvirkingen bliver stærkere. Fælles indsats for alternativ drivmiddel infrastruktur, kan desuden blive en større fælles indsat for Greater Copenhagen. Erfaringerne fra andre lande viser at, en fælles indsat ofte er til gavn for brugerne, der oplever ens lademetoder (eks.; betaling, priser, stik og medlemskab), samt at infrastrukturen udnyttes bredere i en større region som fx i Greater Copenhagen. - Udarbejdelse af en handlingsplan det skal sikres, at ikke kun de deltagende regioner og kommuner bliver integreret i omstillingen, men at øvrige kommuner også kommer med. Road Mappen skal beskrive de initiativer og aktiviteter, frem mod en standardisering af alternative drivmidleri hele Greater Copenhagen, så muligheden for at vælge rejser med alternative brændstoffer i regionen øges også udenfor TEN-T nettets hovedkorridorer. Forud for Road Mappen laves et inspirationskatalog som peka ut förslag på relevanta insatser för hur framtidens mobilitet kan främja tillgängligheten med hållbara transporter till närmaste knutpunkt, skapa tillväxt och livskvalitet i Greater Copenhagen. Med afsæt i kataloget skal Road Mappen understøttes med et eller flere real life initiativer. Som eksempel kan nævnes udbredelse af elbybiler som supplement til kollektiv trafik til og fra Københavns lufthavn på tværs af Øresund, hvor brugerne har mulighed for at vælge en el-bybil i lufthavnen og stille den i Malmø og omvendt. Leveranser Et samlet inspirationskatalog med best practices, som viser eksempler på offentlige indsatser for omstilling til alternative drivmidler og aftaler om, hvad der skal løses i fællesskab og hvad der skal løses i de enkelte kommuner og regioner. Inspirationskataloget skal bruges til design af en handlingsplan for der dækker hele Greater Copenhagen med förslag till hur de kan genomföras, fördelas utifrån de lärdomar man fått från projektet. 10

272 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -11 af 20 Beslutningsgrundlag med rolle og ansvarsfordeling for de enkelte indstandser, herunder om et samarbejde på enten udvalgte områder eller hele fremtidens mobilitet. Vurdering skal tage afsæt i sammenhængende og brugervenlig transportsystem og infrastruktur set fra slutbrugerens side. Rapporter från omvärldsbevakning, nyttoanalysen och casestudien under området bättre utnyttjande av ny och befintlig infrastruktur, som kan benyttes i det yderlige arbejde med at fremme den grønne omstilling på transportområdet. Projektperioden Arbetet pågår under projekttidens alla tre år. Januar 31. maj 2018: Opbygning, organisering og udarbejdelse af handlingsplan April juli 2020: Udførsel og analyse August 31. december 2020: Afslutning og udarbejdelse af rapporter Arbetsgrupp till WP Arbetsgruppen består av delprojektlederen, der leder WP og sikrer samarbejdet med WP 1 og WP 2, samt forankring ud i de tre regioner og deltagende kommuner. Arbetsgruppen kompletteras med representanter från projektpartners och ev. andra relevanta aktörer som exempelvis Kommunalförbundet Skåne, kommuner och privata aktörer som inte ingår i projektet. Der vil blive tilknyttet relevante konsulenter i WP. Advisory board till WP Gruppen består av relevanta aktörer herunder kommuner i Greater Copenhagen, organisationer och privata aktörer som inte ingår i arbetsgruppen. 11

273 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -12 af 20 Projektbudget Fördelning mellan budgetpartners Partners Region Skåne. Inkl. Skånetrafiken Region Hovedstaden Budgetinsats Personresurser för hela (EUR) projekttiden EUR EUR - Motsvarar ca 20-30% per år av en heltidstjänst EUR EUR - Motsvarar ca 20-30% per år av en heltidstjänst. Kontantinsats för hela projekttiden EUR EUR Region Sjaelland EUR EUR - Motsvarar ca 20-30% per år av en heltidstjänst. Helsingborg EUR EUR - Motsvarar ca 5-10% per år av en heltidstjänst. Kristianstad EUR EUR - Motsvarar ca 30-40% per år av en heltidstjänst. Malmö EUR EUR - Motsvarar ca 5-10% per år av en heltidstjänst. Københavns Kommune Nationellt kunskapscentr um för kollektivtrafik: K2/Lunds universitet Aalborgs Universitet EUR EUR - Motsvarar ca 15-20% per år av en heltidstjänst EUR EUR - Motsvarar ca 25-30% per år av en heltidstjänst EUR EUR - Motsvarar ca 25-30% per år av en heltidstjänst EUR EUR EUR EUR EUR - - ÖKSprogrammet EUR EUR Total = X EUR EUR EUR Kommentar: Projektet har en budget på 2,913 miljoner euro varav 50% finanserias av deltagande projektpartners och 50% av Interreg ÖKS-programmet. Valutakursen är räknad på 9,5 SEK per euro. 12

274 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -13 af 20 Projektbudgeten gäller för Totalt tre år. Alla projektpartner bidrar med såväl kontantinsats som personella resurser. Kontantinsatsen ska finansiera projektledningen inkl. delprojektledare, eventuella konsultuppdrag, kommunikationsaktiviteter såsom att arrangera/delta på events, workshops etc., resor samt material/utrustning till delaktiveter. Personella resurser från projektpartner knyts till delaktiviteterna som ska genomföras i work packages (WP). Personella resurser knyts till projektet för att försäkra projektpartners deltar aktivt under hela projekttiden. Lead partner i projektet är Region Skåne och koordinerande partner är Region Hovedstaden. 13

275 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -14 af 20 Budgetfördelning mellan huvudaktiviteter Huvudaktivitet Budget (EUR) Kommentar Projektledningsfunktionen EUR - Ca 19% av projektbudgeten. Uppskattad kostnad beräknas täcka bland annat; Huvudprojektledare 3 år Projektkoordinator/kommunikatör 3 år Projektekonom 3 år Koordinerande projektekonom 3 år Evaluering/följeforskare Dansk revision Resor & logi Kommunikation EUR - Ca 12% av projektbudgeten. Uppskattad kostnad beräknas täcka bland annat; Uppstart- och slutskonferens för projektet. Anordnande av två större mid-term konferenser, varav förslagsvis en i Bryssel. Resor & logi kopplat till deltagande externa förekommande konferenser, seminarier workshop etc. Kommunikations- och informationsinsatser: - Tryckt material/eventmaterial - Konsulttjänster - Webb etc. Strategiska scenarion for togtrafikken i Greater Copenhagen Ett sammenhängande kollektivtrafiksystem EUR - Ca 26% av projektbudgeten. Uppskattad kostnad beräknas täcka bland annat; - Delprojektledare 3 år - Konsulttjänster - Workshops/möten - Resor & logi EUR - Ca 23% av projektbudgeten. Uppskattad kostnad beräknas täcka bland annat; - Delprojektledare 3 år - Konsulttjänster - Workshops/möten - Resor & logi Framtidens mobilitet EUR - Ca 19% av projektbudgeten. Uppskattad kostnad beräknas täcka bland annat; - Delprojektledare 3 år - Studieresor - Seminarier/Workshops/möten - Konsulttjänster - Resor & logi Total budget = x EUR 14

276 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -15 af 20 Kommentar: Även om de olika WP i budgeten är ungefär lika omfattande så är WP1 beaktad arbetsinsatserna det klart största WP i projektet. 15

277 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -16 af 20 PROJEKTORGANISATION Personella resurser kopplat till projektet Personal Tjänstgöringsgrad Kommentar Huvudprojektledare (lead partner) 100% - Huvudansvarig för den dagliga driften och genomförande av projektet. - Huvudansvarig för kommunikation med Interregsekretariatet såsom återrapporteringar, ekonomisk sammanställning etc. - Leder projektledningsgruppen. - Sammankallande till styrgruppsmöte för avstämning i projektets utveckling. Projektkoordinator/kommunikatör 100% - Ansvarig för koordinering av projektet - Huvudansvarig för den strategiska interna- och externa kommunikationen. - Ansvarig tillsammans med huvudprojektledaren i kontakten med Interregsekretariatet gällande återrapporteringar, ekonomisk sammanställning etc. Projektekonom (lead partner) 50% - Ansvarig för hantering/redovisning av projektbudgeten. - Leder ekonomigruppen. - Ansvarig för genomförande av ekonomiundervisning för projektpartners på den sidan av sundet där lead partners har sitt geografiska ansvarsområde. Co- projektledare (koordinerande partner) Co-projektledaren utgörs av delprojektledaren för WP3 Projektekonom (koordinerande partner) Delprojektledare, work package (WP I) - strategiska scenarier för tågtrafik Ingår i delprojektledarens (WP3) ansvar, se nedan! - Koordinerar och samlar in underlag till statusrapporterna på den sidan av sundet där koordinerande partners har sitt geografiska ansvarsområde. Underlaget sammanfogas i ett dokument och skickas till lead partner % - Koordinerar ekonomin på den sidan av sundet som koordinerande partner har sitt geografiska ansvarsområde. - Ansvarig att genomföra ekonomiundervisning för projektpartners på den sidan av sundet som koordinerande partner har sitt geografiska ansvarsområde 100% - Huvudansvarig, inom sitt WP, för samordning, genomförande och dokumentering av delaktiviteterna. Leder arbetsgruppen inom sitt WP. 16

278 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -17 af 20 Delprojektledare, work package (WP II) Sammanhängande kollektivtrafiksystem Delprojektledare, work package (WP III) Framtidens mobilitet - Huvudansvarig, inom sitt WP, för rapportering av budget, måluppfyllelse samt kommunikationsaktiviteter till huvudprojektledaren. - Ca 20% av tiden läggs på övergripande projektverksamhet där rollen bland annat är att informera och ge råd till huvudprojektledaren för det samlade arbetet, samordna sitt WP med annat arbete i projektet, att vara ambassadörer för projektet etc. - Deltagande i och avstämning med styrgrupp och advisory board om projektets utveckling. - Sammankallande, inom sitt WP, till avstämning med advisory board. 100% - Huvudansvarig, inom sitt WP, för samordning, genomförande och dokumentering av delaktiviteterna. Leder arbetsgruppen inom sitt WP. - Huvudansvarig, inom sitt WP, för rapportering av budget, måluppfyllelse och kommunikationsaktiviteter till huvudprojektledaren. - Ca 20% av tiden läggs på övergripande projektverksamhet där rollen är att bland annat informera och ge råd till huvudprojektledaren för det samlade arbetet, samordna sitt WP med annat arbete i projektet, att vara ambassadörer för projektet etc. - Deltagande i och avstämning med styrgrupp och advisory board om projektets utveckling. - Sammankallande, inom sitt WP, till avstämning med advisory board. 100% - Huvudansvarig, inom sitt WP, för samordning, genomförande och dokumentering av delaktiviteterna. Leder arbetsgruppen inom sitt WP. - Huvudansvarig, inom sitt WP, för rapportering av budget, måluppfyllelse och kommunikationsaktiviteter till huvudprojektledaren. - Utför även arbetsuppgifter under Coprojektledarens ansvar, se Coprojektledares ansvar! - Ca 20% av tiden läggs på övergripande projektverksamhet där rollen är att bland annat informera och ge råd till 17

279 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -18 af 20 huvudprojektledaren för det samlade arbetet, samordna sitt WP med annat arbete i projektet, att vara ambassadörer för projektet etc. - Deltagande i och avstämning med styrgrupp och advisory board om projektets utveckling. - Sammankallande, inom sitt WP, till avstämning med advisory board. Sakkunniga 10-40% Personella resurser från projektpartners. Tjänstgöringsgrad motsvarar resp. projektpartners insättning för personella resurser till projektet. Bidrar med sin kompetens och medverkar till att genomföra delaktiviteterna i WP. Deltar i gemensamma informationsoch kommunikationsaktiviteter. Konsulter x Utför specifika uppdrag i WP. Process- eller ) kommunikationsstöd i avgränsade uppdrag. Omfattningen av konsultuppdrag anpassas till delprojektets omfattning. Kommentar Tjänstgöringsgraden för personal utgår ifrån en projektbudget på ca 2,913 miljoner euro Arbetsgrupper och nätverk Styrgrupp Styrgruppen består av; En tjänsteman på hög nivå som utses av varje projektpartner. Funktion och ansvarsområde: Styrgruppen har en vägledande roll och beslutanderätt. Syftet är att vägleda projektet i önskad riktning och vid behov fatta strategiskt viktiga beslut för att säkra projektets genomförande och resultat. Lead partner är ordförande för styrgruppen. Sammanträda när projektledare sammankallar. Styrgruppen och projektledaren och delprojektledarna träffas ca 4 gånger per år. Beslutsför när minst hälften av medlemmarna är närvarande. Tillämpar majoritetsbeslut där varje representant har en röst, och lead partner har den utslagsgivande rösten. 18

280 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -19 af 20 Projektledning Personal Tjänstgöringsgrad Huvudprojektledare lead partner) Se tabell projektorg. Projektkoordinator/kommunikatör Se tabell projektorg. (lead partner) 3 delprojektledare Se tabell projektorg. Projektekonom (koordinerande Se tabell projektorg. partner) Projektekonom (lead partner) Se tabell projektorg. Funktion Driva, koordinera och bevaka projektets genomförande, uppfyllelsen av målen samt aktivitetsindikatorer. Projektledningen träffas regelbundet. Ansvara för projektadministrationen och lämna lägesrapporter till styrgruppen. Ansvara för återrapporteringar, ekonomisk sammanställning etc. till Interreg- sekretariat Projektledare och delprojektledare ansvarar för att även rapportera status av projektet till styrgruppen för GCSC, 1-2 gånger per år. Genomföra regelbundna avstämningar kring de tre WP:n och projektets övergripande verksamhet, ca 1-2 gånger i månaden. Ta tillvara och främja synergieffekter mellan de tre WP:n Sammanställa och säkerställa att resultat sprids brett inom projektet samt till relevanta externa aktörer och politiker. Ansvara för intern och externkommunikation inom projektet. Bevaka och föra dialog med associerade projekt och initiativ kring resultat och helhet. Ta tillvara på samordningsmöjligheter och synergier som kan tänkas förekomma. Arbetsgrupp (en för varje WP) Personal Delprojektledare Sakkunniga Konsulter Tjänstgöringsgrad Se tabell projektorg. Se tabell projektorg. Se tabell projektorg. Funktion och ansvarsområde: Delprojektledaren och sakkunniga ansvarar för genomförandet av delaktiviteterna inom respektive WP. Delprojektledaren har huvudansvaret för genomförandet av WP men kan utse någon/några i arbetsgruppen som ansvarig för olika delaktiviteter. Arbetsgruppen träffas regelbundet. Leverera regelbundna rapporter om budget, måluppfyllelse och samarbete med de övriga WP till projektledningen, delprojektledaren har huvudansvaret att detta genomförs. Säkerställa att samtliga delar inom WP:n styrs mot projektets gemensamma mål. Deltagarna i arbetsgruppen deltar i gemensamma informations- och kommunikationsaktiviteter, för alla WP:n, såsom konferenser, Deltagarna i arbetsgruppen bidrar till att förankra och sprida arbetet hos sina respektive organisationer som är medfinansiär i projektet. Deltagarna i arbetsgruppen ska bidra med sin kompetens och svara för kvalitetssäkring för arbetet med hela WP. 19

281 Punkt nr Interreg-projekt om "Et sammenhængende transportsystem i Greater Copenhagen" Bilag 1 - Side -20 af 20 Økonomi group Personal Tjänstgöringsgrad Projektekonom (Lead partner) Se tabell projektorg. Projektekonom (koordinerande Se tabell projektorg. partner) Funktion och ansvarsområde: Säkerställa att ekonomin och tidrapporterna redovisas och överensstämmer med projektbudgeten. Advisory Board Advisory Board består av projektpartners som inte har representanter i den workpackage/arbetsgruppen samt representanter från berörda kommuner, näringsliv, och organisationer, som inte är medfinansiärer i projektet (associerade parter ) men som har kopplingar till Greater Copenhagen. Arbetsgrupperna ansvar för att identifiera vilka aktörer de tycker är lämpliga att ingå i respektive Advisory Board. Funktion och ansvarsområde: Fungera som ett stöd för projektet och bidra med kompetens, idéer och synpunkter till projektet utifrån sina respektive expertisområden. Följa projektet och se till att projektplanen följs, samt granska resultaten av arbetet. Möjliga associerade parter handelskammaren, Trafikverket, Banedanmark, Trafikstyrelsen Öresundsinstitutet, DSB, Dansk Industri, CPH Airport, Metrosällskabet, DTU Movia), Öresundståg, hamnar, gods- och logistisk företag, transportköpare m.fl. 20

282 Punkt nr Trafikbestilling 2018 Bilag 1 - Side -1 af 2 55E Allerød St. Malmparken St. Linjens regionale formål er at forbinde Allerød og Farum med industriområdet i Lautrupparken i Ballerup selvom linjen er en E-linje, så er den ikke direkte et supplement til en eksisterende linje, men deler en andel af strækningen med linje 500S. Det primære sigte med linjen er forbedrede pendlingsmuligheder mellem de nævnte relationer, hvorfor linjen også har væsentlig mere drift i myldretiden end i dagtimerne. Korrespondancer med S-tog i Allerød og Malmparken er prioriteret. Linje 55E i fakta * Passager antal og økonomi 341 tusind passagerer årligt 9,2 mio. kr. i tilskudsbehov fra Region Hovedstaden Linjens selvfinansieringsgrad er på 28% (regionalt gennemsnit er 61,7%) Tilskud pr. passager er 27,1 kr. (regionalt gennemsnit er 6,2 kr.) Kontraktuelle forhold Kontraktstart 2011 Linjen køres af Keolis Danmark 55E har garageanlæg i Naverland Linje 55E køres med Diesel EURO IV + (1 EEV) busser Vigtigste stop undervejs Allerød St., Farum Bytorv, Værløse St., Malmarken St. Frekvens Linjen kører i myldretiden med et interval på 12 min. Linjen kører i dagtimerne med et interval på 20 min. Linjen kører ikke om aftenen. 55E kørte i timer. * Tallene er fra Movias Regnskab for Region H 2016 rapport.

283 Punkt nr Trafikbestilling 2018 Bilag 1 - Side -2 af 2 55E Allerød St. Malmparken St.