Controllerenhedens bemærkninger vedr. Kvartalsrapport samt risikolog pr vedr. Projekt Universitetshospital

Transkript

1 Controllerenhedens bemærkninger vedr. Kvartalsrapport samt risikolog pr vedr. Projekt Universitetshospital Køge. Den interne controllerenhed for kvalitetsfondsprojekter i Region Sjælland har gennemgået kvartalsrapport samt risikolog vedr. kvartalsrapport for 2. kvartal Controllerenheden finder kvartalsrapporten fyldestgørende og grundig og det er controllerenhedens opfattelse, at projektet håndteres betryggende i forhold til de opståede forhold, med bevågenhed og handling på de aktuelle risikomomenter og i henhold til Region Sjællands retningslinjer for bygge- og økonomistyring samt Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri. Senest opdateret 1. juni Controllerenheden har haft nogle bemærkninger i forhold til mindre korrektioner og opdateringer af kvartalsrapportens indhold. Disse bemærkninger har været drøftet med projektorganisationen. Der er også enighed om, at der fremadrettet skal være fokus på sporbarheden mellem kvartalsrapporterne samt opmærksomhed omkring forhold mellem periodens afslutning og afrapporteringen Dato: 16. august 2018 Sagsnummer: Initialer: RBJ Controllerenheden for Kvalitetsfondsprojekter i Region Sjælland Alléen Sorø Tlf.: Afd.fax: Direkte tlf.: rbj@regionsjaelland.dk Det skal bemærkes, at denne kvartalsrapport er den første som skal fremsendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Controllerenheden har, uden at dette rokker ved enhedens opfattelse af at projektet håndteres betryggende, enkelte bemærkninger til rapporten samt den tilhørende risikolog. Disse bemærkninger fremgår af bilag A, ligeledes gengives projektets svar og evt. handlinger på baggrund af controllerenhedens bemærkninger. Sorø den 3. august 2018 Controllerenheden Jørgen Skov Jensen René Bang Jensen Side 1

2 BILAG A Controllerenhedens bemærkninger Kapitel 3, side 6, B7.0 Hvad betyder det at afklaring kan foretages? Kapitel 3, side 8, afsnit 5 Bør formulering i afsnit 5 ikke ændres, således at det ikke fremgår af teksten at projektet skal dække, men at projekter skal dække hvis det blive relevant. Kunne der tilføjes at de resterende 29,1 mio. kr. forudsættes dækket af de samlede reserver på 337 mio. kr.? Nedskrives UFO puljen i takt med at der sker træk på denne? Projektets svar Afklaringen vedrører vurderingen af, om det er mulig og hensigtsmæssigt at indgå en driftsaftale med KLAR Forsyning om spildevandsrensning. Ved at flytte fristen i spildevandstilladelsen bliver det muligt at kvalificere denne vurdering yderligere, simpelthen fordi der er længere tid. Det er korrekt, at der er tale om en vurderet sandsynlig økonomisk påvirkning. Bydeformen skal henviser til hvor økonomien skal findes, ikke til sandsynligheden for, at hændelserne sker. Ja, reservepuljerne nedskrives i takt med projektets fremdrift og hændelsesforløb. Hvis et risikoelement indtræffer og en udgift skal finansieres, vil der blive overført budget fra reservepuljerne. Når en etape går i udførelse bliver reservepuljerne udførelsesrisiko og uforudselige forhold (afhængig af Supplerende bemærkninger, det vil sige at afklaringen kan foretages men afventer Side 2

3 Kapitel 4, side 9, afsnit 1 Hvad er status for anvendelse af lån til energiinvesteringer? Kapitel 4, side 9, afsnit 2 Hvorfor er det at der her anvendes 14-pl? Kapitel 4, side 9, afsnit 6 Det anførte ultimo november 2018 bør vel være 2017? Kapitel 4, side 9, afsnit 9 søg og find bør forklares! Kapitel 4, side 10, afsnit 1 Er det korrekt at forbruget i 2. kvartal 2018 har været 24,5 mio. kr. i 14-pl? Kapitel 4, side 10, afsnit 2 Hvem har besluttet opdelingen af TE02? Kapitel 4, side 10 figur Bør prisindeks ikke angives med to decimaler som angivet i oversigten fra SUM senest fra den 2. juli 2018? entrepriseform) bliver overført til etapen. Byggeriet projektets til Bygningsklasse I ansøgningen til ØIM er angivet, at det i hovedtræk baseres på etablering af egen el-produktion via solceller, samt forøgelse af kravene til bygningernes tæthed og energiforbrug til ventilation samt nogle øvrige energibesparende aktiviteter. Status på låneansøgningens behandling hos ministerierne er ikke kendt af projektorganisationen. Den samlede økonomiske ramme nævnes i 2009-niveau og 2014-niveau, som grundlag for de videre opstillinger i skema 1 og skema 2. Det er korrekt. Teksten er justeret i kvartalsrapporten. Ja, i forhold til forbruget i sidste kvartalsrapport på 441,9 mio. kr. Det har styregruppen, og opdelingen indgår i tidsplanen, som blev godkendt af Regionsrådet den 4. juni I det fleste sammenhænge fremstilles pl-indeks med ét decimal, og det er kun i beregningssammenhæng at flere decimaler fremgår., projektets beslutning!, projektets valg, men det havde været naturligt at anvende to decimaler som Side 3

4 Skema 2, side 12 Summerne for 2016 og 2017 stemmer ikke med tal i regionens regnskab. For 2016 er tallet i regnskab 115,5 og for ,1 mio. kr. Bør prisindeks ikke angives med to decimaler som angivet i oversigten fra SUM senest fra den 2. juli 2018? Er den anvendte model for fremskrivning af IT-rammen svarende til de udmeldte indeks fra SUM, senest fra den 2. juli 2018? Kapitel 5, side 13, afsnit 3 Hvorfor er der flere afleveringer på A1? Kapitel 5, side 13, afsnit 5 Jeg vil foreslå at teksten vedr. projektforslaget ændres, således at det fremgår at TE med udgangen af 2018 skal aflevere et projektforslag! Kapitel 5, side 13, afsnit 6 og 7 Er projektforslag for B4-A og energicentralen politisk godkendt? Differencen skyldes, at der er foretaget en række omposteringer, hvor artskonteringen på dranstgrupperingsnr har været på hovedart 0. Det er rettet i kvartalsrapporten, således at hovedart 0 ikke indgår. I det fleste sammenhænge fremstilles pl-indeks med ét decimal, og det er kun i beregningssammenhæng at flere decimaler fremgår. Det er projektets opfattelse, at modellen er i overensstemmelse med kravene fra SUM. Der er flere afleveringer, fordi det er områder, der grænser op til de enkelte bygningsetaper. De enkelte afleveringer justeres således, at det passer med udførelsen af bygningsetaperne. I overensstemmelse med udbudsstrategien skal de overordnede udbuds- og tildelingskriterier lægges op til Regionsrådets godkendelse. TE03 energicentralen følger den angivet i materiale fra SUM Se tidligere Side 4

5 godkendte tidsplan, hvorfor udbudsmaterialet skal godkendes på Regionsrådet ultimo 2018 For B4 opstartes udbud efter godkendelse i Regionsrådet i 4. kvartal Side 5