ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 24. april 2015 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 23. april 2015 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Majbrit Jørming, Kjell Hansen, Palle Nielsen Åben del Sag 8580 Sag 8581 Sag 8582 Sag 8583 Sag 8584 Sag 8585 Sag 8586 Sag 8587 Sag 8588 Sag 8589 Sag 8590 Sag 8591 Sag 8592 Sag 8593 Sag 8594 Sag 8595 Sag 8596 Sag 8597 Lukket del Sag 8598 Godkendelse af referat Revisionsprotokol De før mødet udsendte skrivelser Udlejningsforhold Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Støtte til visse boligafdelinger Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Styringsdialog Valg til Kredsudvalg udpegning af medlemmer Udpegning af medlemmer til udvalg Direktionens lønforhold Orientering fra administrationen Kredsudvalget Fritidsudvalget BL-cirkulærer Eventuelt Næste møde Øvrige datoer Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8580 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 26. marts 2015 er udsendt den 27. marts Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2015 vedrørende regnskabet for 2013/14, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for marts 2015 er udsendt den 9. april

3 8584 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Problematiske vindspærreplader E-sag Der henvises til udsendte BL informerer nr. 19 af 30. marts 2015 vedrørende BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader. Ultimo 2014 rettede Byggeskadefonden fokus på konstruktioner med indbygget vindspærre af magnesiumklorid eller magnesiumoxidholdige plader (MgO-plader). Årsagen er, at der er mistanke om, at pladerne opsuger fugt fra luften omkring dem, hvilket i så fald kan være problematisk i det fugtige danske klima. Vindspærren ses i lette facadeløsning, hvor bagmuren kan være en let konstruktion eller af beton, mens facaden så er af træ, eternit eller stål. Vindspærren sidder uden på isoleringen og hindrer naturligt nok den kolde vind i at komme ind til isoleringen. Facaden af træ, eternit eller stål sidder udenpå i en ventileret konstruktion, så regn holdes på ydersiden af facaden, mens der kan komme luft ind i hulrummet mellem facaden og vindspærren og dermed holde vindspærren tør. At pladen er i stand til at opsuge fugt er kritisk, idet pladen med tiden vandmættes og begynder at svede. Det giver vand i konstruktionen bag facaden, og kloridindholdet gør, at stål korroderer (ruster). MgO-pladerne er produceret i Kina og er anvendt i projekter gennemført i 2010 og fremefter. Byggeskadefonden er ved at skabe fuld klarhed over problematikken, og man har bedt boligorganisationerne om at kortlægge anvendelsen af MgO-pladerne i selskabernes projekter. Dette pågår i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe. Det er p.t. uklart hvordan ansvaret skal placeres, hvis der er tale om et alvorligt svigt ved anvendelse af MgO-pladerne. Det må forventes, at et eventuelt skadesforhold vil være dækningsberrettiget i Byggeskadefonden. På mødet var der en uddybende orientering, herunder at der umiddelbart ikke er opsat nogle af disse i selskabet. En yderligere undersøgelse fortsættes dog. b. BEKEY-system til boligafdelinger med dørkaldeanlæg E-sag Gladsaxe Kommune har besluttet at nedlægge nøglerørene i husmurene med nøgler til adgang til opgange og boliger. Som erstatning vil kommunen fremover anvende et elektronisk låsesystem i de eksisterende dørkaldeanlæg. Gladsaxe Kommune har for en 4-årig periode lavet kontrakt med firmaet BEKEY A/S om et system for adgang til opgange med dørkaldeanlæg. Kontrakten anslås at være udarbejdet i Systemet gør, at man ved montering af en lille printplade i dørkaldean- 3

4 lægget, kan skabe adgang til opgangen med en digital nøgle ved f.eks. en smartphone. Efterfølgende kan man med en elektronisk låseenhed på hoveddøren skabe adgang til boligen med en digital nøgle. Primo 2014 anmodede Gladsaxe Kommune Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe om at indgå samarbejdsaftaler med BEKEY, så kommunens medarbejdere (primært plejepersonale) kan få adgang til opgangene. Forespørgslen blev drøftet på organisationsbestyrelsesmødet den 27. marts 2014, og det blev udlagt til boligafdelingerne selv at tage stilling til, om man ville indgå samarbejdsaftale med BEKEY. Der er boligafdelinger med dørkaldeanlæg ved opgangen. Enkelte har valgt har valgt at indgå samarbejdsaftale med BEKEY. Enkelte boligafdelinger har afvist samarbejdet med praktiske begrundelser eller med årsag i manglende afklaring vedrørende ansvarsfordeling ved driftsforstyrrelser. Enkelte boligafdelinger har ikke svaret på vores henvendelse eller rykker om besvarelse../. Gladsaxe Kommune har ved brev dateret den 26. marts 2015 (vedlagt) igen anmodet Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe om at indgå samarbejde med BEKEY for boligafdelinger, hvor der er dørkaldeanlæg. Uformelt tilbyder kommunen at deltage i afdelingsbestyrelsesmøder for at drøfte godkendelse og installering af BEKEY-systemet. Mulighederne for at få BEKEY-systemet ind i de resterende boligafdelinger ved en beslutning i boligafdelingerne er derfor ikke udtømt. Organisationsbestyrelsen anmodes om at drøfte henvendelse fra Gladsaxe Kommune og træffe en beslutning, om vi på vegne af boligafdelingerne skal beslutte, at der skal opsættes BEKEY-system på dørkaldeanlæggene eller det fortsat skal være en beslutning, der træffes i boligafdelingen. Hvordan virker nøglesystemet fordele og ulemper BEKEY-systemet fungerer ved, at relevant plejepersonale får en digital nøgle, der så virker til dørkaldeanlægget i et bestemt tidsrum på døgnet. Èn digital nøgle virker kun til den smartphone, den er tildelt. Det er BEKEY der betaler, ejer, driver og vedligeholder systemet. BEKEY-systemet ændrer ikke på, at der er den almindelige adgang til opgangen ved nøgle eller dørkaldeanlæg. BEKEY har på forhånd solgt adgange til: - Gladsaxe Kommune - FK Distribution (leverer reklamer) Der kan være solgt adgange for flere interessenter, og forinden en aftale bør der ligge en komplet liste for adgange. BEKEY kan sælge adgange til andre firmaer og myndigheder, der kan være relevante for adgange. Her tænkes på post, reklamer, Aarstiderne.dk o.s.v., men fremadrettede adgange sker kun med boligselskabets forudgående godkendelse, og her vil vi eller BEKEY løbende høre boligafdelingerne. Ved driftsforstyrrelser i dørkaldeanlægget eller el-slutblikket ved hoveddøren kan ansvaret ligge hos vores drift eller hos BEKEY. Vores beboere vil ofte være de første til at opleve driftsforstyrrelser, og er der tvivl om ansvaret skal afklaring og udbedring udføres i samråd med BEKEY. 4

5 Aftalen er ikke gjort tidsbegrænset, men der er gensidigt en måneds opsigelse på kontrakten på BEKEY-systemet. Ved kontraktudløb mellem BEKEY og Gladsaxe Kommune, skal det naturligvis overvejes, hvad der skal ske i aftaleforholdet mellem boligselskabet og BEKEY. Det kan f.eks. være en tidsbegrænset kontrakt til udløb samtidig med kommunens kontrakt. De umiddelbare fordele er følgende: - Bedre service af vores berørte beboere - Mulighed for med tiden selv at indgå abonnement med BEKEY og lette adgangen til op-gangene for vores samarbejdsparter - Færre fysiske nøgler i omløb Ulemper: - Det er nyt og vi mangler driftserfaring. Systemet har dog kørt i ét af boligselskaberne i Høje Gladsaxe i 2 år uden problemer. - Ved driftsforstyrrelser kan ansvar ligge flere steder Herudover bemærkes: - Forventet at være omkostningsneutralt - Samarbejdet kan opsiges med 1 måneds varsel gældende ved udløb af måneden, hvis forudsætningerne ikke opnås - Det kan virke kontroversielt, at en leverandør uden udgifter skal bruge vores ejendom for at tjene penge på trediemand. På mødet var der en drøftelse herom, og der var enighed om, at udarbejde en beskrivelse af de problemstillinger, som selskabet ser i kontrakten, der efterfølgende skal fremsendes til Gladsaxe Kommune for at fremme sagen Støtte til visse boligafdelinger B-sag Kiplingsgården Fjernvarmekonvertering / Lån fra Dispositionsfonden Der arbejdes på at foretage fjernvarmekonvertering i Kiplingsgården. Status på afdelingen: I notat omkring prioritering af midler fra Dispositionsfonden fra oktober 2014, blev der informeret om følgende om afdelingen. Kiplingsgården er overtaget fra Gladsaxe Kommune. Den har generelt høj husleje, og det er ikke muligt at hæve henlæggelser yderligere for mere gennemgribende vedligehold 5

6 Der er udarbejdet tilstandsregistrering for Kiplingsgården, og anbefalingen er skift af tag, træbeklædning, skift af vinduer og døre, partiel omfugning af murværk. Det anbefales også, at der skiftes køkkener og bad. Denne opretning sammen med løbende vedligehold af hele boligafdelingen medfører over 10 år et behov på 17 mio. kr. Der henlægges p.t. årligt kr. svarende til 1,7 mio. kr. på 10 år. Det er i tilstandsregistreringen foreslået, at der foretages lejlighedssammenlægninger i den ene blok til 2-etagers boliger med indvendig trappe til 1. sal. Samlet pris for lejlighedssammenlægning og ovenstående opretning er er 26 mio. kr. for 28 boliger. Det anbefales at undersøge mulighederne for støtte i landsbyggefonden. Dette er dog uklart, idet Kiplingsgården oprindeligt er købt af Gladsaxe Kommune. Det anbefales, at udgangspunktet for afsætning er 1/5 svarende til 6 mio. kr. Fjernvarmekonverteringen: Kiplingsgården forsynes med varme fra 2 stk. ældre gasforsynede kedler, som er udtjent og står for udskiftning snarest muligt. Vi har længe afventet fjernvarmeudbygningen. I forbindelse med at fjernvarme kommer til området, har der været en dialog med Aigruppen og fået udfærdiget et overslag på etablering af fjernvarme i afdelingen. Samlet overslags pris er oplyst til at være kr hvortil at der skal tillægges omkostninger til administration og låneomkostninger kr samlet pris kr Efterfølgende er overslaget gennemgået og der er udtaget alle arbejder som ligger uden for varmecentralen samt CTS-styring for at konverteringen kun indeholder de mest nødvendige elementer for at konverterer til fjernvarme. Den samlede minimums pris for at konverterer til fjernvarme er således kr hvortil at der skal tillægges omkostninger til administration og låneomkostninger kr samlet pris kr Omkostninger ved optagelse af lån over 20 år på kr årlige omkostninger på 6,5% giver en årlig ydelse på kr Samlet lejeforhøjelse ved optagelse af lån vil svare til en leje forhøjelse på 9,5 % svarende til en månedlig huslejestigning i gennemsnit pr. lejemål på kr Lejeforhøjelser pr. måned / lejemål: M 2 Nuværende leje Husleje stigning Ny leje kr. 266 kr kr kr. 307 kr kr kr. 363 kr kr kr. 387 kr kr. I forbindelse med omlægning til fjernvarme er det beregnet at Kiplingsgården vil opnå en besparelse i varmeudgiften for afdeling på årligt kr. hvilke svarer til en gennemsnitlig besparelse i varmeudgiften pr. bolig pr. måned på kr En låneydelse på kr. svarere til et lån på ca kr. Støtte / stående lån fra dispositionsfonden Som nævnt tidligere er der i afdelingen en høj husleje (1.064 kr./m 2 ), og der er igangsat en undersøgelse om helhedsplan og af mulighederne for støtte i Landsbyggefonden Det foreslås derfor at afdelingen selvfinansiere varmebesparelsen med et lån på kr., og den resterene udgift på kr., gives som et stående lån (rente og 6

7 afdragsfrit) fra dispositionsfonden, indtil der er en afklaring omkring helhedsplan og støtte fra Landsbyggefonden. Når afklaringen foreligger, skal det besluttes om udgiften kan medtages i finansieringen af helhedsplanssagen, dækkes af dispositionsfonden, eller om afdelingen skal selvfinansiere. Godkendt Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til den samlede gennemgang og beslutninger på Organisationsbestyrelsens møde den 26. marts Der afholdes beboerorienteringsmøde mandag den 27. april Indkaldelse og Nyhedsbrev udsendtes med dagsordenen til orientering. På mødet var der en yderligere orientering herom Styringsdialog 2015 B-sag Som tidligere oplyst og jf. udsendte invitation (udsendt den 19. februar 2015) afholdes der Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune fredag den 12. juni 2015 kl Styringsdialog materialet skal være Gladsaxe Kommune i hænde senest den 6. maj Afdelingsbestyrelserne er igen i år blevet inddraget jf. vedlagt brev af 26. marts Der vil på mødet blive givet en status på tilbagemeldinger fra afdelingsbestyrelserne. På bestyrelsesmødet skal Organisationsbestyrelsen fremkomme med punkter til Styringsdialogmødet. Til brug for dette udsendtes med dagsordenen den foreløbige Styringsrapport, hvor de forskellige bemærkninger er angivet og hvor også Organisationsbestyrelsen punkter skal angives. Herudover udsendtes aftale og referat fra Styringsdialogmødet

8 Administrationen har følgende punkter ud over Styringsrapporten: BEKEY-system til boligafdelinger med dørkaldeanlæg Husorden fortolkning af god orden / observere og informere Høje Gladsaxe fælles Styringsdialogmøde Nybyggeri af almene boliger dialog herom Godkendt Valg til Kredsudvalg udpegning af medlemmer B-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år På Repræsentantskabsmødet vælges fra bestyrelsen udpeges På Repræsentantskabsmødet den 16. marts 2015 og på Organisationsbestyrelsens møde den 26. marts 2015 er Kredsudvalgets sammensætning: Valgt af Repræsentantskabet: Kim Hansen Kongshvileparken frem til 2017 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2017 Henry Simonsen Torveparken frem til 2017 Aase Schack Simonsen Torveparken frem til 2017 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2017 Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2016 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2016 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2016 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2016 Nora Olsen Stengårdsparken frem til 2016 Helle Gyldaa Højgårdsparken frem til 2016 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 frem til 2017 Inge Binder Kildeparken 2 frem til 2017 Steen Løfqvist Torveparken frem til 2017 Mogens Bentsen Torveparken frem til

9 Vakant - frem til 2016 Vakant - frem til 2016 Vakant - frem til 2016 Vakant - frem til 2016 Udpeget af bestyrelsen Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2017 Majbrit H. Jørming Stengårdsparken frem til 2017 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2017 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2017 Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2017 Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2016 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2016 Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2016 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2016 Suppleanter: Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2017 Vakant - frem til 2016 På mødet skal der ske en bekræftelse på udpegningen af ejendomsfunktionærerne Christian Jensen og Magnus Petersen. Det foreslås at Alice Christiansen Kongshvileparken udpeges af bestyrelsen til suppleant frem til På mødet blev ejendomsfunktionær Christian Jensen og Magnus Petersen udpeget. Endvidere blev Alice Christiansen Kongshvileparken udpeget som suppleant af bestyrelsen. Kredsudvalgets sammensætning er herefter: Valgt af Repræsentantskabet: Kim Hansen Kongshvileparken frem til 2017 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2017 Henry Simonsen Torveparken frem til 2017 Aase Schack Simonsen Torveparken frem til 2017 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2017 Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2016 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2016 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2016 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2016 Nora Olsen Stengårdsparken frem til 2016 Helle Gyldaa Højgårdsparken frem til

10 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 frem til 2017 Inge Binder Kildeparken 2 frem til 2017 Steen Løfqvist Torveparken frem til 2017 Mogens Bentsen Torveparken frem til 2017 Vakant - frem til 2016 Vakant - frem til 2016 Vakant - frem til 2016 Vakant - frem til 2016 Udpeget af bestyrelsen Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2017 Majbrit H. Jørming Stengårdsparken frem til 2017 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2017 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2017 Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2017 Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2016 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2016 Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2016 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2016 Suppleanter: Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2017 Alice Christiansen Kongshvileparken frem til Udpegning af medlemmer til udvalg B-sag Grundet Steen Pedersen udtræden skal der på mødet ske udpegning af medlemmer til følgende udvalg: Flytteudvalget IT-udvalget IT-sikkerhedsudvalg På mødet udpegedes: Flytteudvalget Erik Bengtsson IT-udvalget Finn Sørensen IT-sikkerhedsudvalg Finn Sørensen 10

11 8590 Direktionens lønforhold B-sag Organisationsbestyrelsen behandlede Lønudvalgets indstilling. Protokollat dateret 23. april 2015 vedrørende direktionens lønforhold godkendtes og blev underskrevet Orientering fra administrationen O-sag a. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 24. marts 2015 Til orientering udsendtes med dagsordenen referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 24. marts b. Medarbejderseminar den 21. april 2015 Til orientering udsendtes med dagsordenen program til medarbejderseminar som afholdtes tirsdag den 21. april På mødet var der en nærmere orientering om seminariets forløb. 11

12 8592 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 19. februar Referat herfra blev udleveret på bestyrelsens møde den 26. februar Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 20. april Referat herfra udleveredes den 23. april Næste møde i udvalget afholdes den 18. maj b. Ansøgning fra Tinghøjparkens Dart- Motions og Billardklub B-sag Tinghøjparkens Dart- Motions og Billardklub af ved ansøgning af 5. marts 2015 ansøgt om tilskud på kr. til afholdelse af Åbent Hus arrangement i forbindelse med klubbes 25-års jubilæum. Fritidsudvalget kan ikke støtte ansøgningen, da udvalget ikke støtter med beløb til receptioner. Fritidsudvalget indstilling om ikke at støtte receptioner blev godkendt. 12

13 8594 BL-cirkulærer E-sag Udsendt den 16. april 2015 * BL informerer nr. 19 af den 30. marts 2015 vedrørende BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader Ikke udsendt * BL informerer nr. 16 af den 16. marts 2015 vedrørende Støtte til solcelleanlæg * BL informerer nr. 17 af den 25. marts 2015 vedrørende BL udvider praktikpladsindsatsen * BL informerer nr. 18 af den 25. marts 2015 vedrørende Refusion af sygedagpenge 8595 Eventuelt O-sag På mødet var der en dialog om antenneanlæg Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 28. maj

14 8597 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 23. april 2015 udsendes den 16. april Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 23. april 2015 udsendes den 24. april 2015 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 7. maj Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 8. maj

15 Lukket del 8598 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 16