ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 5. marts 2015 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 26. februar 2015 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Alice Christiansen Åben del Sag 8540 Godkendelse af referat Sag 8541 Revisionsprotokol Sag 8542 Regnskab for selskabet og dets afdelinger - revisionsberetning Sag 8543 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8544 Udlejningsforhold Sag 8545 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8546 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8547 Styringsdialog 2015 Sag 8548 Selskabets beretning Sag 8549 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 16. marts 2015 Sag 8550 Hjemfaldsaftale/frikøb Sag 8551 Orientering fra administrationen Sag 8552 Kredsudvalget Sag 8553 Fritidsudvalget Sag 8554 Bowlingturnering Sag 8555 BL-cirkulærer Sag 8556 Eventuelt Sag 8557 Næste møde Sag 8558 Øvrige datoer Lukket del Sag 8559 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8540 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 22. januar 2015 er udsendt den 29. januar Godkendt. b. Rettelsesside til referat for ordinært bestyrelsesmøde Rettelsesside 5 til referat fra bestyrelsesmøde den 22. januar 2015 er udsendt den 5. februar Godkendt Revisionsprotokol B-sag Revisionsprotokollatet af 20. februar 2014 vedrørende regnskabet for 2012/13, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar Revisionsprotokollat af 20. februar 2014 siderne knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar Videre foreligger revisionsprotokollat siderne knyttet til regnskabets afslutning for 2013/14. Der henvises til nærværende dagsordenspunkt Godkendt. 2

3 8542 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning B-sag Regnskabsmaterialet for selskabet og dets afdelinger for perioden 1. oktober 2013 til 30. september 2014 foreligger til underskrift af bestyrelsen på mødet. Kopi af endeligt regnskab for selskabet 2013/14, spørgeskema 2013/14 samt revisionsprotokol for 2013/14 siderne vedrørende årsregnskabet udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Statsautoriseret revisor Bjarne Ingstrup, Revisionsinstituttet A/S, deltager i mødet under punktets behandling, hvor revisionsprotokol bliver gennemgået. Afdelingsregnskaberne behandles i januar og februar 2015 på afdelingsmøderne subsidiært afdelingsbestyrelserne (afhængig af, hvilken ordning de enkelte afdelinger har vedtaget). Endelig behandling af selskabets regnskab sker af Repræsentantskabet på mødet den 16. marts I henhold til beslutning på Repræsentantskabsmødet i 1997 er endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber henlagt til bestyrelsen. Fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 46 Søborgparken har vi fået meddelelse om at de ikke godkender regnskab 2013/14 med baggrund i fordelingsnøglen omkring deres samdriftsafdelinger. Afdelingsbestyrelsen har lovet at fremsende dette skriftligt, men er endnu ikke modtaget. Administrationen har igennem længere tid været i dialog med afdelingsbestyrelsen herom, og administrationen mener, at fordelingsnøglen er den rigtig for alle parter. I henhold til gældende lovgivning (ALB 42) skal boligorganisationens bestyrelse indbringe eventuelle tvistligheder mellem bestyrelsen og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab for kommunalbestyrelsen, der træffer den endelige administrative afgørelse. Under henvisning hertil indstilles det, at bestyrelsen tager regnskabet for 2013/14 for Søborgparken til efterretning og indbringe spørgsmålet om regnskabets endelige godkendelse for Gladsaxe Byråd. Repræsentantskabet orienteres om anførte forbehold i forbindelse med mødet 16. marts 2015, hvor forbeholdet ligeledes tilføres mødets referat. Herudover indstilles det, at Organisationsbestyrelsen på mødet godkender og underskriver regnskab for 2013/2014 for følgende afdelinger, da disse ikke har en afdelingsbestyrelse: * 06 Hulegårdsparken * 34 Stationsparkens børneinstitution * 40 Buddinge Mølle 3

4 Indstillingen om at regnskabet for 2013/14 for Søborgparken tages til efterretning til videre fremsendelse til Gladsaxe Byråd fulgtes. Regnskab for 2013/14 samt revisionsprotokollater og spørgeskema for boligorganisationen/selskabet inkl. regnskab for ovenstående afdelinger blev godkendt og underskrevet De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 29. januar 2015 Beboerorientering Renoveringssagen / Udlejningsforhold Budget 2015/2016 afdelings-/budgetmøder Udsendt den 5. februar 2015 Rettelsesside 5 til referat fra bestyrelsesmøde den 22. januar Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt fra januar 2015 er udsendt den 5. februar

5 8545 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 1 Mølleparken 1 Godkendelse af flyttebadeværelser B-sag På afdelingsmødet den 27. januar 2015 vedtog beboerne udskiftning af gamle badeværelser i forbindelse med fraflytning/indflytning. Omkostningerne til badeværelset pålægges lejemålet ved indflytning og er derfor omkostningsneutralt i forhold til afdelingens nuværende beboere. Budget for nyt badeværelse: Håndværkerudgifter: Afdelingen yder tilskud på Lånebeløb inkl. adm. og div. omkostninger ( kr.) kr kr kr. Ved låneoptagelse af kr. over 20 år er det månedlige lejetillæg 640 kr., som tillægges det enkelte lejemål. Nuværende husleje udgør kr./mdr. ekskl. forbrug. Det indstilles at tilladelse til låneoptagelse godkendes. Godkendt. b. Afdeling 20 Mølleparken 2 Godkendelse af flyttekøkkener B-sag På afdelingsmødet den 3. februar 2015 vedtog beboerne udskiftning af gamle køkkener i forbindelse med fraflytning/indflytning. Omkostningerne til køkkenet pålægges lejemålet ved indflytning og er derfor omkostningsneutralt i forhold til afdelingens nuværende beboere. Budget for nyt køkken: Håndværkerudgifter: Udskiftning af køkken maks. Pris kr. Lånebeløb inkl. adm. og div. omkostninger ( kr.) kr. Ved låneoptagelse af kr. over 15 år er det månedlige lejetillæg 780 kr., som tillægges det enkelte lejemål. Nuværende husleje for en 3-værelses udgør kr./mdr. ekskl. forbrug. Det indstilles, at tilladelse til låneoptagelse godkendes. Godkendt. 5

6 8546 Støtte til visse boligafdelinger a. Skoleparken 1 renoveringssag E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 22. januar 2015 blev det oplyst, at der er modtaget tilbagemelding på vores ansøgning om støtte til renovering af Skoleparken 1. Der arbejdes på at analysere renoveringsomfanget og finansieringsskitsen. På mødet blev der endvidere udleveret et notat med de overordnede renoveringsrammer samt en foreløbig finansieringsskitse. Der er meget usikkerhed omkring finansieringen, som ikke er blevet afstemt med Landsbyggefonden. Der vil ske en opfølgning på de kommende møder. Der er efterfølgende blevet arbejdet videre med sagen. Den tekniske rådgiver Wissenberg har afholdt møde med afdelingsbestyrelsen for at planlægge det videre forløb herunder er det aftalt, at der afholdes beboerorienteringsmøde mandag den 27. april Der er ligeledes blevet arbejdet med rammerne for byggeforretningsførelsen, hvilket der gives en orientering om på et af de kommende møder. Endvidere er der arbejdet videre med finansieringen herunder støtte fra Landsbyggefonden og Dispositionsfonden. Som antydet på Organisationsbestyrelsens møde den 22. januar 2015 var der en vis usikkerhed omkring finansieringen, hvilket der også har vist sig at være. Der er arbejdet på at skabe klarhed over finansieringen, og på mødet blev der forelagt materiale herom. På mødet blev der udleveret et økonominotat, oversigt over samlede renoveringsudgifter og foreløbig huslejekonsekvens samt foreløbig oversigt over dispositionsfonden. På mødet var der en gennemgang af og dialog om materialet herunder især huslejekonsekvensen, afdelingens opsparing samt påvirkning af dispositionsfonden. Der arbejdes fortsat på sagens påvirkning på dispositionsfonden samt på at finde den mest fordelagtige løsning for dispositionsfonden. 6

7 8547 Styringsdialog 2015 E-sag Invitation fra Gladsaxe Kommune til dialogmøde 2015 er modtaget den 9. januar 2015, og udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Heraf fremgår det for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe: Aflevering af styringsrapport senest den 6. maj 2015 Afholdelse af møde den 12. juni 2015 Tidsplanen internt i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe vil derfor være følgende: Regnskabet afsluttet 30. september 2014 Indberetning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase, medio marts 2015 Information og gennemgang på repræsentantskabsmødet 16. marts 2015 Oplysningsskemaerne udsendes til afdelingsbestyrelserne, ultimo marts 2015 Til behandling på afdelingsbestyrelsesmøderne i april 2015 Tidsfrist for tilbagemelding fra afdelingsbestyrelserne, ultimo april 2015 Til gennemgang på Organisationsbestyrelsens møde den 23. april 2015 Aflevering af styringsrapport til kommunen senest den 6. maj 2015 Afholdelse af møde med kommunen den 12. juni 2015 Gladsaxe Kommune ønsker at afholde dialogmødet den 12. juni 2015, men Jesper Loose Smith er forhindret i at deltage denne dag, og en nærmere dialog med kommunen om ny dato er igangværende Selskabets beretning E-sag En samlet beretning vil foreligge til mødet. 7

8 8549 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 16. marts 2015 E-sag I henhold til tidligere aftale på bestyrelsens møde den 23. oktober 2014, sag nr. 8474, er det aftalt, at der afholdes ekstraordinært møde (formøde) samme dag kl i mødelokalet på administrationens kontor. Efter mødet deltages der i den fælles spisning fra kl til kl på Grønnemose Skole i aulaen inden Repræsentantskabsmødet starter kl Herudover er det blevet aftalt, at tidligere bestyrelsesmedlem Erik Andersen vil være dirigent. Der afholdes dirigentmøde den 9. marts Fra afdelingsbestyrelsen i Egeparken 1 er der modtaget forslag til Repræsentantskabsmødet Forslag om mulighed for at få en professionel mægling i beboersager. Organisationsbestyrelsen er positiv indstillet til henvendelsen, og har stor forståelse for problemet, som der også er i andre afdelinger. Administrationen har længe haft et ønske om at forbedre rammerne for behandling af klager herunder professionel mægling, men er ikke nået så langt som ønsket. Der ønskes at finde en professionel mægler, som man kan havde en dialog med, for at sikre forståelsen for den almene boligsektor herunder beboerdemokratiet. Når denne er fundet, skal der udarbejdes en rammeaftale, således at afdelingsbestyrelserne kan se hvad de forskellige ydelser vil koste. Herudover er der igangsat en ansættelsesprocedure omkring en ny sekretær/sagsbehandler i inspektørfunktionen, og i denne ansættelsesprocedurer, lægges der vægt på at personen har kendeskab til mægling. Med disse tiltag mener Organisationsbestyrelsen, at der arbejdes på sagen. Herudover mener Organisationsbestyrelsen, at det mere er et administrativt forslag, som er svært at stemme ja eller nej til. Organisationsbestyrelsen mener, at forslaget er dækket ind af ovennævnte, og at der derfor ikke er behov for at fremsætte dette. Efterskrift Efter henvendelse til afdelingsbestyrelsen i Egeparken 1, hvor ovennævnte blev forelagt, ønsker de fortsat at fastholde forslaget. 8

9 8550 Hjemfaldsaftale/frikøb B-sag Overblik over sagen Organisationsbestyrelsens møde den 27. november 2014: Boligselskabernes Landsforening (BL), har på vegne af 38 boligorganisationer i de Københavnske omegnskommuner, indgået aftaler med de berørte kommuner om frikøb af såkaldte hjemfaldsklausuler. På mødet var der en gennemgang af materialet fra BL og oversigt over økonomiske konsekvenserne for de berørte afdelinger. Herudover var der en dialog om de økonomiske løsningsmuligheder for de berørte afdelinger (beboerne) og dispositionsfonden. De berørte afdelinger er: 06 Hulegårdsparken 27 Vadgårdsparken 30 Høje Gladsaxe 31 Kiplingeparken 39 Moseparken 43 Punkthuset, Punkthuset, Der var enighed om at finde den meste fordelagtige løsning for den enkelte beboer, da de ved deres indflytning har været uvidende om dette og derfor uforskyldte. Ud fra dette skal der til bestyrelsesmødet den 18. december 2014 foreligge økonomiske beregninger for de enkelte afdelinger og dispositionsfonden, hvorefter den endelige beslutning tages. Til brug for denne beslutning udsendtes med dagsordenen følgende materiale: Økonomisk oversigt udleveret på sidste møde Økonomisk oversigt ny hvor alle betaler 4 kr. pr. m² / oplysning om låneydelse Beregning af inflationsstigning i husleje/ydelse / Støtte fra dispositionsfonden Huslejestigning med og uden støtte i år 1 og i år 30 Konsekvens for dispositionsfonden ved udlån til hjemfald/frikøb Organisationsbestyrelsens møde den 18. december 2014: På mødet blev materialet gennemgået. Der var spørgsmål og en dialog herom. Der er fortsat en dialog om hjemfald/frikøb i Høje Gladsaxe, da dette er på leje grund. I aftalen mellem BL og kommunerne, er det nævnt, at der skal være særskilte forhandlinger omkring Høje Gladsaxe, idet grundarealerne fortsat udlejes til boligorganisationerne. I den forbindelse har der været afholdt et positivt møde med Gladsaxe Kommune, men vi mangler at få teksten, som skal indskrives i lejekontrakten. I Høje Gladsaxe er der fortsat en dialog omkring hjemfald/frikøb set i forhold til, at det er på lejet grund, og at dette vil fortsætte. Til orientering udsendes med dagsordenen et eksempel på tekst i lejekontrakt på lejet grund, og et eksempel på tekst i skøde ved købt grund. På mødet blev der udleveret yderligere korrespondance mellem Gladsaxe Kommune og Boligselskabernes Landsforening. Der har været en henvendelse til Landsbyggefonden omkring anvendelse af midler fra dispositionsfonden set i forhold til udlån / tilskud til hjemfald/frikøb anvendelse af midler fra dispositionsfonden ved helhedsplanssager, samt forhåndsudmeldt støtte til andre afdelinger. Udmeldingen fra Landsbyggefonden er, at dette kan der godt tages højde for, men at det kræver særskilte forhandlinger. 9

10 På mødet var der en yderligere dialog om, hvilken løsning der skal arbejdes videre med, hvor den endelige løsning skal besluttes på Repræsentantskabsmødet 16. marts Der var fortsat enighed om, at finde den mest fordelagtige løsning for den enkelte beboer, da de ved deres indflytning har været uvidende om dette og derfor er uforskyldte. Derfor var der enighed om at arbejde videre med den mindst mulige huslejestigning for alle afdelinger, og at finansieringen sker via dispositionsfonden, således at den endelige beslutning om hvad der skal indstilles til Repræsentantskabsmødet 16. marts 2015, kan træffes på Organisationsbestyrelsesmødet den 22. januar Organisationsbestyrelsens møde den 22. januar 2015: Der er fortsat blevet arbejdet videre med den mindst mulige huslejestigning for alle afdelinger, og at finansieringen sker via dispositionsfonden. Efter en dialog med Landsbyggefonden er det måske mere hensigtsmæssigt, at lånene optages i de enkelte afdelinger, og at dispositionsfonden yder støtte til afdelingen. På mødet blev der udleveret beregninger der belyser dette. Huslejestigningen er uændret for den enkelte beboer, om hjemfaldet finansieres via realkreditlån eller dispositionsfonden. I forbindelse med tilskud til renovering af Skoleparken 1, vil finansieringen via dispositionsfonden betyde, at den disponible del af dispositionsfonden går i minus, og alle skal begynde at henlægge til dispositionsfonden. Med hensyn til Høje Gladsaxe, har der været en yderligere dialog mellem Gladsaxe Kommune og BL for at få en aftale om hjemfald/frikøb på lejet grund. Med dagsorden blev der vedlagt kopi af brev om oplæg til særaftale om bygningshjemfald, og på mødet blev der udleveret en økonomisk oversigt. Der var enighed om, at begge belyste hjemfaldet og at det var til fordel for Høje Gladsaxe. Der var forsat enighed om at finde den mest fordelagtige løsning for de enkelte beboere, og derved den mindst mulige huslejestigning. Der var også enighed om at ændre finansieringen således, at den sker ved optagelse af realkreditlånet. Den endelige beslutning skal træffes på Repræsentantskabsmødet den 16. marts Det endelige forslag, der skal udsendes 5. marts 2015, vil blive udsendt til Organisationsbestyrelsesmødet den 26. februar 2015 til godkendelse. Organisationsbestyrelsens møde den 20. februar 2015 Udkast til forslag til behandling på Repræsentantskabsmødet den 16. marts 2015 udsendtes med dagsordenen. Forslaget skal godkendes på mødet, således at det kan udsendes den 5. marts Med hensyn til Høje Gladsaxe kan det oplyses, at der fortsat arbejdes på den endelige særaftale med Gladsaxe Kommune. Endvidere kan det oplyses, at de øvrige 4 boligorganisationer i Høje Gladsaxe har godkendt hjemfaldsaftalen. Godkendt. 10

11 8551 Orientering fra administrationen a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 15. januar 2015 O-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 27. januar 2015 blev der udleveret et referat fra mødet. På mødet skal ske en endelig opfølgning herpå samt en afklaring af hvornår næste afdelingsbestyrelsesformandsmøde skal afholdes. Der var enighed om, at prøve at afholde næste møde primo juni efter afholdelse af alle afdelingsmøderne. Efter dette møde skal den fremtidige mødefrekvens afklares Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 19. februar Referat herfra blev udleveret på mødet. Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale efter Repræsentantskabsmødet Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 23. februar Referat herfra blev udleveret på mødet. Næste møde i udvalget afholdes den 30. marts På mødet gav Palle Nielsen en kort orientering om Fritidskonferencen, der blev afholdt den 25. februar

12 b. Evaluering Musik i bebyggelsen E-sag Med dagsordenen fremsendtes evaluering af 17. februar 2015 vedrørende Musik i bebyggelsen fra Peter Christiansen Kongshvileparken. På mødet var der en dialog herom. Organisationsbestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med Musik i bebyggelsen, og var kede af at høre, at Peter Christiansen ville holde en pause, som tovholder på arrangementet. Det blev aftalt, at Palle Nielsen afklarer med Fritidsudvalget, om de vil involvere sig heri. c. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 23. februar 2015 om en arbejdskapital på kr. til afvikling af AB-festen 2015, som afholdes lørdag den 11. april Godkendt Bowlingturnering B-sag Ejendomsfunktionærenes Klub har ved brev af 18. februar 2015 ansøgt om et tilskud på kr. til afholdelse af bowlingturnering, der afholdes den 27. marts 2015 i Gladsaxe Bowlinghal. Kopi af ansøgning udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Godkendt. 12

13 8555 BL-cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 4 af den 15. januar 2015 vedrørende Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar 2016 * BL informerer nr. 5 af den 26. januar 2015 vedrørende Nye regler for fratrædelsesgodtgørelse * BL informerer nr. 6 af den 16. februar 2015 vedrørende Ny udbudslov på vej * BL informerer nr. 7 af den 16. februar 2015 vedrørende Boligorganisationen skal betale medarbejdernes fartbøder * BL informerer nr. 8 af den 16. februar 2015 vedrørende Ny pjece om boligstøtten 2015 * BL informerer nr. 9 af den 16. februar 2015 vedrørende Beskæftigelse for unge under 18 år 8556 Eventuelt O-sag Der blev orienteret om, at bestyrelsens sommerskovtur påtænkes at blive afholdt lørdag den 30. maj Næste møde O-sag a. Ekstraordinært bestyrelsesmøde Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes den 16. marts 2015 kl

14 b. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 26. marts Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 26. februar 2015 er udsendt den 19. februar Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 26. februar 2015 udsendes den 5. marts 2015 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 12. marts Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 13. marts

15 Lukket del 8559 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 16