VEJLEDNING - Benyttelse af CPR-nummer

Transkript

1 NEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration VEJLEDNING - Benyttelse af CPR-nummer BOULEVARDEN 19E 7100 VEJLE LERSØ PARKALLE KØBENHAVN Ø TLF

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Registrering / opbevaring af CPR-nummer Sådan kommer man i gang... 5 Opsætning i Unik Bolig af 6

3 Registrering / opbevaring af CPR-nummer Da der har været en opfattelse af, at en udlejer ikke må få oplyst og benytte lejernes CPR-nummer, har Unik System Design stillet Datatilsynet nedenfor anførte spørgsmål: 1. Unik: Er et udlejer / lejer forhold at ligestille med Løbende mellemværende? Datatilsynet: Ja, det er det uden tvivl. Jf. Datatilsynets fortolkning af registrering af personnummer, som er angivet nedenfor: 3 af 6

4 2. Unik: Hvis ja Er det så okay, at få lejerens CPR-nummer i forbindelse med indgåelse af lejekontrakten? Datatilsynet: Ja, i henhold til Persondatalovens 11, stk. 2. Persondataloven 11. Offentlige myndigheder kan behandle oplysninger om personnummer med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer. Stk. 2. Private må behandle oplysninger om personnummer, når 1) det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, 2) den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke hertil eller 3) behandlingen alene finder sted til videnskabelige eller statistiske formål, eller hvis der er tale om videregivelse af oplysninger om personnummer, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af virksomheder m.v. af den pågældende art, og når videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede eller videregivelsen kræves af en offentlig myndighed. 3. Unik: Hvis ja Ved den handling at lejeren oplyser sit CPR-nummer, er det så at betragte som at registrerede har givet samtykke til registreringen uanset om nummeret er givet skriftligt eller mundtligt? Datatilsynet: Ifølge Persondatalovens 3, nr. 8, er et samtykke enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv gøres til genstand for behandling. For at udlejer kan dokumenterer informeret viljestilkendegivelse bør lejer underskrive en formular, hvoraf det fremgår hvad oplysningen (cpr-nummer) skal benyttes til. Det kunne f.eks. være entydig identifikation, PBS-tilmelding, NemKonto og e-boks. Hvis CPR-nummer oplyses mundtlig, bør man sende en bekræftelse på, at man har fået det og til hvilken brug (som ovenfor). 4. Unik: Skal der ske registrering i Datatilsynet, hvis udlejer gemmer lejeren CPR-nummer? Datatilsynet: Nej, ikke når der kun er tale om opbevaring af CPR-nummer. 5. Unik: Er der et relevant og sagligt formål, at lejerens CPR-nummer skal gøre det mere præcis at fremfinde lejeren ved opslag i lejerdatabasen? Datatilsynet: Ja, det er, da man opfylder ovenstående punkt 1. 4 af 6

5 6. Unik: Skal CPR-nummeret slettes igen ved fraflytning? Og her menes, når lejerforholdet er helt ophørt og ethvert krav er opgjort og udlignet. Datatilsynet: Da der ikke længere er tale om et løbende mellemværende, er det ikke tilladt at have CPR-nummeret registreret. Så der er ingen problemer i, at registre / opbevare lejerens CPR-nummer, hvis man blot oplyser lejeren om, hvorfor at man skal have det oplyst. Det skal pointeres overfor kunden, at Unik System Design as ikke kan garantere, at brugen af CPR-nummer er i overensstemmelse med lovgivningen hos den enkelte kunde, idet det er kundens eget ansvar hvordan programmet benyttes. Sådan kommer man i gang For at komme i gang med at benytte CPR-nummeret som f.eks. entydig identifikation i Unik Bolig 4, kunne man ved indgåelse af nye lejeaftaler indsætte nedenfor anførte afsnit i lejekontraktens 11 (privat) - 12 (almen): Ved underskrift af nærværende lejekontrakt gives samtidig samtykke til, at vi registrerer, opbevarer og benytter det af Dem oplyste CPR-nummer. CPR-nummeret benyttes til identifikation, eventuel elektroniske ind- og udbetalinger såsom NemKonto og Betalingsservice, samt elektronisk kommunikation såsom e-boks. Ved tilmelding til Betalingsservice benyttes tillige det af Dem oplyste kontonummer. Hvis man vil indhente CPR-nummeret på nuværende lejere, kunne man udarbejde en brevskabelon og benytte sig af udskriftsguide. Brevet kunne udarbejdes som et returbrev. På et sådan returbrev fra lejeren kunne teksten være: Ved underskrift af nærværende brev gives samtidig samtykke til, at vi registrerer, opbevarer og benytter det af Dem oplyste CPR-nummer. CPR-nummeret benyttes til identifikation, eventuel elektroniske ind- og udbetalinger såsom NemKonto og Betalingsservice, samt elektronisk kommunikation såsom e-boks. Får man oplyst CPR-nummeret mundtlig, bør man gøre et af to: o Have en brevskabelon, som man kan sende til lejeren. Teksten kunne være: For god ordens skyld gentages det, at De ved at have oplyst Deres CPR-nummer , samtidig har givet samtykke til, at vi registrerer, opbevarer og benytter det af Dem oplyste CPR-nummer. CPR-nummeret benyttes til identifikation, eventuel elektroniske 5 af 6

6 ind- og udbetalinger såsom NemKonto og Betalingsservice, samt elektronisk kommunikation såsom e-boks. o Lave en note på lejer, hvor man noter, hvordan at man har fået oplyst CPR-nummeret, datoen og at lejeren har givet sit samtykke, samt at lejeren har fået oplyst til hvilket formål, at CPR-nummeret skal benyttes. Formuleringen er forsøgt lavet tilpas generel, så den skulle være fremtidssikret. Brug af ovennævnte forslag til tekster, sker på kundens eget ansvar og Unik System Design as fralægger sig et hvert ansvar for, om teksterne kan anfægtes. Opsætning i Unik Bolig 4 Vil man gøre brug af CPR-nummer som entydig identifikation i Unik Bolig 4 bør man i Filer Indstillinger Generelt Kontakter have flueben i felterne Vis CPR-nr./CVR-nr. og Vis CPR-nr./CVR-nr. og fødselsdato før søgenavn. 6 af 6