Orientering om beslutning om Sportsevent

Transkript

1 Pkt. 95 Orientering om beslutning om Sportsevent Sagsnr Byrådet Lukket punkt Resume I sagen beskrives 3 forskellige modeller for at afvikle et årligt gaderacerløb i Roskilde, som knytter an til Roskilde Rings historie. Sagen kan åbnes når samarbejdspartner er valgt og presselancering er aftalt. Indstilling Forvaltningen indstiller, at der indgås en samarbejdsaftale med Landsholdet ApS, som juridisk part, om et gademotorløb afviklet den maj i år, som en markering af Roskilde Ringens jubilæum. Der skal afsættes en maksimal ramme på kr. fra Økonomiudvalgets pulje til større events til gennemførelse af arrangementet. Beslutningskompetence Økonomiudvalget Sagsfremstilling Roskilde Kommune har i dyb fortrolighed været i kontakt med arrangørerne bag Aarhus udgave af Classic Race og Copenhagen Historic Grand Prix. De ser et stort potentiale i at lave et gadeløb på de mest eksklusive vejstrækninger i Roskilde ved Frederiksborgvej og havneområdet. Der er tale om en event, der kan afvikles årligt eller hvert andet år henover en weekend, hvor der køres i forskellige klasser. Det vil kræve, at vejene lukkes af en weekend. Som det ligeledes fremgår, vil det kræve, at Roskilde Kommune understøtter økonomisk med kr. årligt i tre år for at løbe arrangementet i gang. Herefter vil det være økonomisk selvbærende. Til sammenligning gav Roskilde Kommune et tilskud på 2.1 mio kr. til Racing Festivalen. Denne samarbejdspartner vil ikke være i stand til at stable et arrangement på benene til i år. Alternativt til en fondsoprettelse kunne der indgås et samarbejde med Automobil Sports Klubben Hedeland, som i sin tid stod for arrangementerne på Roskilde Ring. Denne klub samarbejder med Landsholdet ApS, som kommerciel professionel partner og flerårig afvikler af motorløb i København (Copenhagen Historic Grand Prix). Udover motorsport i forskellige klasser vil der være kørsel i sportsvogne med kendte motorsportskørere. Der vil også være en e-sportsklasse. Denne del af arrangementet vil indsamle omkring kr. til velgørende formål i Roskilde. Klubben vil være i stand til sammen med firmaet Landsholdet ApS at gennemføre et arrangement i Roskilde den maj som en markering af 60 års jubilæet for Roskilde Ringen. De vil være interesseret i at gøre løbet til en årlig tilbagevendende begivenhed. Dette initiativ vil også kræve et mindre økonomisk engagement fra kommunen til bane (rundkørsel), afskærmning og skiltning på maksimalt kr. Landsholdet ApS vil være økonomisk ansvarlig for gennemførelse, økonomi m.v. Endelig har Thorkild Thyrring beskrevet en vision for en markering af jubilæet. I forbindelse med arrangementet udarbejdes: Beboerinformation og møder med berørte parter Plan for trafikomlægning og skiltning,

2 Ændring af trafikseparation og sikring af vejarealer i samarbejde med By, Kultur og Miljø, Beredskabsplan, Afspærringsplan for tilskuere og bane, Plan for tribuner, toiletter og øvrige tilskuerfaciliteter, Mediedækning og transmission, Løbsafvikling Økonomi Alle forslagsstillere har vedlagt beskrivelse af deres forslag til event. Til sagen er endvidere vedhæftet et bilag fra vejafdelingen, som uddyber praktiske forhold vedr. arrangementet herunder en beskrivelse af omfang m.v. Økonomi Økonomiudvalget har afsat en pulje til større events på kr. På dette møde i Økonomiudvalget er medtaget en anden sag Støtte til made by Kids sag nr. 102, som også foreslås finansieret ( kr.) af puljen til større arrangementer. I forvejen er bevilget kr. til afvikling af Stjerneløbet. Hvis der gives støtte til Made by Kids af puljen til større events, resterer der således kun kr. til dette arrangement. Da beslutning om gaderacerløbet skal tages nu og ikke kan afvente byrådsmødet, såfremt det skal afvikles den maj, foreslås det i givet fald, at bevillingen til dette gaderacerløb bevilges af puljen til større events, mens beløbet til Made by Kids delvis gives som en tillægsbevilling af kassen ( kr.) Sagen Made by Kids skal dermed videresendes til byrådet. Der vil herefter ikke restere flere penge i puljen til større events i Økonomiudvalget, , pkt. 141 Godkendt, således at der indgås en aftale med Landsholdet ApS om gennemførelse af et løb i maj måned med inddragelse af ASK som beskrevet. I løbsafholdelsen vil der blive kørt med biler på klimavenligt brændstof. Efter arrangementet foretages en evaluering med henblik på at vurdere om der skal indgås en længerevarende aftale med Landsholdet ApS, heri skal indgå drøftelser om fremme af e-motorløb, en fondskonstruktion med inddragelse af frivillige og overskud til trafiksikkerhedsfremmende foranstaltninger og klimavenlig transport. De indkørte velgørenhedspenge fra dette års arrangement skal Roskilde Kommune være enige om fordeling for i samarbejde med ASK. Henrik Stougaard (Ø) kan ikke godkende med henvisning til tidligere bemærkninger. Fraværende: Birgit Pedersen. Byrådet, , pkt. 95 Fraværende. Birgit Pedersen.

3 !"# $%&'( )*+,*! " # " $ "% &" ' (" ' )( ""* +," % $( ( ( ( " % &")(("-(" ( (. ".""*.-((.. % "(..$ " "( (". $ " " $ " " "" "* " ". ".!

4 " & " ", * " " " "* "" (" / )( *.0." " (" "( )(("" "- (1 2 """ " 3)( 4" " 5.(-* """" " (" % " "* " ( )( " , 3)((" 8.+8+" """ ( (" " "" * "" ( #(" * ( " - " - / 0.)( - 9$:; ((" " * # "( " $ - )(( 9" "

5 - " 3)( -"" &67" (<86 ( (&677* ",7777 * 0.)(=/ " -= - " 0.$ ". "!"# $%&'()*+, -. / 011 Denne mail er blevet scannet for virus af TDC Mailfilter.

6 Roskilde Ring Revival (RRR) 30. & 31. maj En lokalhistorisk hyldest til Danmarks bedst kendte racebanes 60 års fødselsdag Den 5. juni 1955 blev Roskilde Ring indviet. Det var en stor begivenhed for motorsporten og Roskilde, da det var den første permanente motorbane i Skandinavien. I 14 sæsoner blev Roskilde Ring internationalt kendt som stedet, hvor alle med oktan i blodet måtte hen, enten som kører, official, hjælper eller blot tilskuer. For at markere 60 års dagen for åbningsløbet og for at fejre Roskilde Ring, planlægges det at afholde Roskilde Ring Revival i weekenden 30. og 31. maj 2015 i centrum af Roskilde, ca. 1 km. fra stedet hvor Roskilde Ring i sin tid var placeret. Arrangementet tænkes gennemført på en 1,2 km. rundbane på Sankt Clara Vej, Frederiksborgvej og Sankt Ibs Vej. Havnens parkeringsareal vil kunne benyttes som ryttergård og udstilling af de deltagende biler. Tribuner og tilskuerarealer vil kunne etableres langs Sankt Claras Vej og i Byparken, samt arealer ved Frederiksborgvej, Strandengen og Fjordvej. Der etableres bro for tilkørsel til Strandengen/Fjordvej under afholdelsen, alternativt åbnes for trafik med 30 min. Interval. En del af beboerne på strækningen vil have begrænset adgang til deres hus med bil. Arrangementet tænkes afviklet af Automobil Sports Klubben Hedeland, som i sin tid stod for arrangementerne på Roskilde Ring, i samarbejde med Landsholdet aps, som kommerciel partner og flerårig afvikler af motorløb i København. Med nødvendig hjælp til etablering af baneafspærring, kan billetprisen holdes under 100 kr. og børn have gratis adgang ifølge med en voksen. En stor del af Roskildes befolkning vil få gratis adgang. Udover motorsport i 4 klasser, vil der være kørsel i to timer med betalende passagerer i sportsvogne med kendte motorsports kørere. Denne del af arrangementet vil indsamle omkring kr. til velgørende formål i Roskilde. Der udarbejdes: Beboerinformation og møder med berørte parter. Plan for trafikomlægning og skiltning. Ændring af trafikseparation og sikring af vejarealer i samarbejde med T&M. Beredskabsplan. Afspærringsplan for tilskuere og bane. Plan for tribuner, toiletter og øvrige tilskuerfaciliteter. Mediedækning og transmission. Løbsafvikling. Økonomi.

7

8

9 Veje- og Grønne områder Sagsnr Brevid Ref. Bo Johnsen Dir. tlf Mail: Notat Sportsevent 16. marts 2015 Forvaltningen har på baggrund af samtale med Jac Nellemann med flere vurderet de umiddelbare konsekvenser af afholdelse af et motorløb på den foreslåede strækning i dagene maj. Årsdøgnstrafikken på Sct. Claras vej er ca køretøjer. Der skal derfor etableres forskellige omkørselsmuligheder i området. Det vil, i samarbejde med politiet, være nødvendigt at udarbejde en trafikplan for hele den nordlige del af Roskilde by. Trafik: Frederiksborgvej, Sankt Clara Vej og Sankt Ibs Vej afspærres i forbindelse med arrangementet. Det er et ønske fra arrangørens side, at vejene bliver spærret fra torsdag til mandag grundet klargøring af bane med mere. Der køres løb mellem kl og begge dage. Dette har konsekvenser for trafikken i området, og der er en del borgere, der vil få deres adgang til ejendommen begrænset i hele perioden. Når banen er aktiv, vil de berørte beboere på (Strandengen, Fjordvej, Sct. Ibs vej og en del af Frederiksborgvej) kun vanskeligt kunne komme til og fra deres ejendomme (ca. 20 ejendomme). Det er forvaltningens vurdering, at arrangementet derudover vil berøre omkring ejendomme. Når der ikke køres på banen vil der kunne etableres en sluse hvor Strandengen krydser Sankt Clara Vej så borgerne i det aflukket område kan komme til og fra deres ejendom. Havnen og Vikingeskibsmuseet Under arrangementet vil parkeringspladsen (bananen) blive afspærret og den vil blive inddraget til ryttergård, og adgangen til Vikingeskibsmuseet vil blive stærkt begrænset. Arrangørerne vil gå i dialog med museet og det forventes, at der kan blive synergi. Andre arangementer i byen i denne weekend: Stafet for Livet i Byparken, (Kræftens Bekæmpelse) DM i sprint (orienteringsløb i bymidten) Parkering: I forbindelse med arrangementerne foreslås det, at der etableres en parkeringsplads på et egnet sted, hvorfra der indsættes busser, som kan fragte gæsterne til arrangementsområdet ved havnen. Under sidste års Racing Festival blev denne metode afprøvet med stor tilfredshed, da dette bevirkede en reduktion af trafikken i arrangementsområdet, omkostningerne var ca ,- kr.

10 Side2/2 Banen: For at banen kan etableres er det nødvendigt, at ombygge hellerne i rundkørslen ved Sankt Ibs Vej og Sankt Clara Vej til flytbare heller lig med dem på Møllehusvej. Det vil betyde at hellerne vil være konstrueret i granit og beton, i stedet for græs som det er i dag. Omkostningerne forventes af være ca kr. for 2. Arrangementet skal, hvis det ønskes gennemført, planlægges i tæt samarbejde mellem arrangørerne, forvaltningen og øvrige myndigheder (blandt andet beredskab og politi.)

11

12

13 !" #