Klubreglement for Soroptimist International Varde

Transkript

1 Klubreglement for Soroptimist International Varde Klubbens navn er Soroptimist International Varde, eller SI Varde. Klubben er oprettet i overensstemmelse med SI love 4 stk. 2 og fik sit charter overrakt den 6. september Klubben afholder generalforsamling på november mødet. 1. Opdeling af arbejdsområder inden for klubben: Klubbens bestyrelse består af 6 medlemmer: Præsident Vicepræsident Kasserer Klubbens programme director (KPD) Sekretær Suppleant (ikke stemmeberettiget), Til følgende andre poster vælges/genvælges på generalforsamlingen: 1 1 venskabsklubs korrespondent for Sverige 1 venskabsklubs korrespondent for England 1 venskabsklubs korrespondent for Rumænien 1 referent af The Link 1 revisor 1 revisorsuppleant 1 repræsentant samt 1 suppleant til Danmarksunionen vælges på generalforsamlingen 1 repræsentant og 1 suppleant udpeges af bestyrelsen. Repræsentanter til Danmarksunionen Klubben repræsenteres i Unionen (L& R mødet) af 2 medlemmer. Disse vælges for 2 år, én repræsentant hver år. Suppleanter vælges på samme måde. 1/7

2 Funktionsbeskrivelser: Præsident Præsidenten tegner klubben, leder møderne, træffer aftale med foredragsholdere eller uddelegerer. Indkalder til bestyrelsesmøder og leder disse. Udfærdiger og udsender dagsorden til hvert møde. Udarbejder helårsplan i samarbejde med KPD teamet. Indsender præsidentskema, deadline 1.dec. Se medlemsliste under huskeliste Vicepræsident Samme funktion som præsidenten ved dennes fravær. Vicepræsidenten er født medlem af extensionkomiteen. Tager imod til- og afbud fra klubmedlemmer, og tilmelder antallet til spisestedet. (Medlemmerne har deadline m.h.t. framelding kl mandag inden mødet). Ved for sent framelding hæfter/betaler medlemmet selv for maden. Hvis et medlem glemmer af framelde, skal kassereren betale for middagen, og opkræve medlemmet. Pulten har kode I pulten ligger bordmærkerne, banneret, dirigentklokken, og amerikansk lotteri. Sangbøgerne lægges på bordene. Kasserer Opkræver kontingent. Forvalter indtægter og udgifter. Betaler honorarer og øvrige udgifter i forbindelse med gæsteforedrag. Refunderer bilag udlagt i klubregi. Sender unionskontingent til Unionen. Betaler abonnement på SI. Sender indmeldelsesgebyr til Unionen efter optagelse af nyt medlem. (se vigtige datoer i medlemsbogen ). Indkøb af gaver i forbindelse med runde fødselsdage Hvor klubben er inviteret til fest, er beløbet kr. 100,00 pr. person. Ved runde fødselsdage, bryllup/sølv og guldbryllup, indlæggelse og sygdom el. lign. købes en buket blomster kr. 150,00 kr. 200,00 fra hele klubben. Opstiller regnskab, sørge for revision af regnskabet. Gennemgår regnskabet og det nye budget på generalforsamlingen. Ved optagelse af et nyt medlem. HUSK: lysestager, hvid lys, tændstikker. Lysestagerne opmagasineres for tiden hos kassereren. 2/7 Sekretær Refererer alt væsentligt fra alle klubmøder. Referatet godkendes af præsidenten, og es ud til alle medlemmer. I tilfælde af fravær sørger sekretæren selv for en afløser. Fører liste over mødedeltagere. Ny årsmødeplan opsættes og es til alle klubmedlemmer og lægges på hjemmesiden.

3 1 Indsender besked om den nye bestyrelsessammensætning til Unionssekretæren straks efter generalforsamlingen. 2 Indsender besked om følgende til Unionssekretæren: 3 Ændringer til medlemslisten. 4 Indmeldelser. 5 Udmeldelser. 6 Overflytning til/fra andre klubber. 7 Dødsfald. 8 Bestiller emblemer til nye medlemmer 9 Ajourfører medlemskartoteket. 10 Ved optagelse af nye medlemmer sørges for: Unions- og klublove (er tilgængelige på hjemmesiden). a) Klubreglement. b) Mødeplan. c) Medlemsliste. d) Emblem/nål. e) Medlemsmappe (indeholdende ovennævnte fra a-c) og en gul rose Extensionudvalg Extensionudvalget består af 3 medlemmer, og det tilstræbes, at de to valgte medlemmer er valgt forskudt og så vidt muligt sammensættes med forskellig anciennitet (vælges for to år og kan genvælges en gang). Det tredje medlem er vicepræsidenten. Der afholdes minimum 3 årlige møder. Extensionudvalgets opgaver: Vælge en formand, kan ikke være vicepræsidenten. Hverve nye medlemmer. Modtage forslag til potentielle nye medlemmer og sørge for udsendelse af forslag(fortroligt) til samtlige medlemmer. Se på statistikkerne fra Landssekretæren m.h.t. medlemstal og alder, samt holde bestyrelsen løbende underrettet om professioner, som klubben mangler og evt. foreslå emner inden for disse grupper. Arbejde med integration og fastholdelse af medlemmer gennem klub- og medlemspleje. Invitere til og afholde inspirationsmøde (emner fra klubmedlemmer, aviser o.l.) for potentielle nye klubmedlemmer efter behov. Afholde et informationsmøde med foreslåede nye medlemmer og gudmødre, for derved at oplyse om Soroptimismen samt love og regler. Sammen med gudmødre og bestyrelsen at tilrettelægge optagelse, når det nye medlem føler sig parat. 3/7

4 Nye medlemmer inviteres til et evalueringsmøde med gudmødrene efter ca. 1 års optagelse vedr. godt/mindre godt i forbindelse med deres optagelse, modtagelse i klubben, afholdte klubmøder, igangværende og evt. nye projekter. Vedr. indsigelse mod et foreslået nyt medlem: En indsigelse mod et foreslået medlem skal være begrundet. Medlemmet, der har gjort indsigelse har ret til at være anonym, men kan vælge at orientere stillerne om indsigelsen. Dog skal extensionudvalget/bestyrelsen være bekendt med hendes identitet. Indsigelsen stiles til extensionudvalget. Klubbens Programme Director Team/udvalg I SI Varde består ovennævnte team af: En Klub Program Direktør ( KPD) Tre Klub Assistent Program Direktører ( KAPD) De fire teammedlemmer vælges for samme åremål, sådan at højst to af teamets medlemmer udskiftes ad gangen. KPD er en del af bestyrelsen KPD er født formand for teamet KPD teamet fordeler selv arbejdsopgaverne imellem sig. Formanden indkalder til møderne og aflægger beretning fra teamet på klubbens generalforsamling. Ansvarsområder 1. Planlægning af det nye årsprogram fra 1.oktober til 30.september. Det nye program udleveres til medlemmerne på mødet i september. 2. Videre maile KPD nyt til alle KAPD ér og formidle information fra KPD i SI/SIE, Danmarksunionen og RPD. 3. Igangsætte nye projekter efter fokusmålene 4. Udfylde og indsende Fokusrapporter. 5. Forberede KPD teamets beretning til klubbens generalforsamling. Repræsentanter til Danmarksunionen: Klubben repræsenteres i Unionen (L&R mødet) af 2 medlemmer. Disse vælges for 2 år, én repræsentant hver år. Suppleanter vælges på samme måde. 4/7

5 Valgbarhed til repræsentant er medlemmer, der er eller har været medlem af bestyrelsen. Hvert andet år (lige år) på klubbens ordinære generalforsamling vælges der en repræsentant og en suppleant. I de mellemliggende år (ulige år) udpeger bestyrelsen den anden repræsentant og den anden suppleant. Repræsentanternes opgaver ved Lands- og repræsentantskabsmødet. a. Mødepligt ved det årlige Lands- og repræsentantskabsmøde. Datoen oplyses i Soroptima et år i forvejen, samt på hjemmesiden. Repræsentanterne får dækket alle udgifter af klubben. b. Sætte sig ind i dagsorden til LR-mødet og gennemgå denne på et klubmøde i april. Her diskuteres valgene, der er på dagsordenen, og repræsentanterne stemmer efter anbefaling fra flertallet af klubmedlemmer. c. Medbringe klubbens banner til LR-mødet. d. Stemme på LR-mødet og fremføre eventuelle kommentarer fra klubben.. Øvrige møder 1. Regionalmødet afholdes hvert år lørdag i uge For-regionalmøde afholdes hvert år den 3.mandag i januar måned. Her drøftes bl.a. forslag til repræsentantskabsmøde). 3. På for-regionalmødet deltager både extensionmedlemmer, KDP-teamet og præsidenten. Der afholdes 3 møder på samme adresse. 4. Indkaldelse til møder i KPD Team, møder i udvalg og komiteér m.v. foretages af formanden for det pågældende udvalg/komité. 2 Fastlagte regler: 5/7 Klubben afholder 11 møder årligt. Klubbens 11 ordinære møder afholdes den 2. onsdag i hver måned., juli undtaget. Fast mødeprogram: Mødetid kl , evt. ændringer annonceres på hjemmesiden. Middag kl Mødestart kl Mødet har følgende indhold: (Rækkefølge efter behov). a) Sang og velkomst.

6 b) 3 minutter. c) Meddelelser fra præsident og bestyrelse, herunder godkendelse af referat. d) Klubbens Programme Director og Extensionudvalget orienterer. e) Referat fra The Link f) Referat fra repræsentanter, korrespondenter m.fl. g) Aftenens emne, foredrag, virksomhedsbesøg eller andet. h) Money-making projekter el. andre projekter i klubben. i) Eventuelt Afslutningssang. Projekter/Projektbeskrivelser: Skal godkendes af klubben. (på et klubmøde.) Ved alle projekter skal bestyrelsen/præsidenten løbende holdes underrettet. Uddeling af midler skal altid gå via bestyrelse/præsident. Projektgruppen kan låne startkapital fra Foreningskontoen. (aftales med bestyrelsen) Indsendte forslag til generalforsamling: Når de indsendte forslag er behandlet af bestyrelsen, skal forslagene i deres fulde ordlyd udsendes til samtlige medlemmer senest 14 dage før generalforsamlingen. Det samme gælder bestyrelsens egne forslag. 3 Nye medlemmer: 4 Klubbens økonomi: Klubbens tradition for nye medlemmer, jf. vedtægternes 5, stk. 2 sidste afsnit. Derefter får det nye medlem en rose, og der synges Soroptimisthymnen Medlemsoptagelsen sker på et ordinært klubmøde i eget regi, og må ikke overværes af gæster, der ikke er Soroptimister. Medlemskontingent fastsættes hvert år på generalforsamlingen. Kontingent forfalder til betaling den 15. september. Medlemmer, der fyldt 75 år, kan søge bestyrelsen om kontingentnedsættelse svaende til Unionsbidraget plus kr. 100,-. Ved orlov kan der søges om nedsættelse af kontingent. Bestyrelsen, der er ansvarlig over for klubbens tarv/økonomi, kan derfor aldrig sætte kontingent lavere end for medlemmer, der er fyldt 75 år. Ophør af medlemskab ved klubbens beslutning, jf. 8, stk. 2a. Forinden en sådan beslutning træffes, og inden der gives skriftlig advarsel, skal præsidenten og et bestyrelsesmedlem personligt kontakte klubmedlemmet. Unionen dækker kørslen for 1 bil til L&R møder. Ligeledes dækker klubben transportudgifter til for-regionalmøder, regionalmøder, pr. kørt kilometer for max. en bil. ( taksten følger Unionens bidrag pr kørt km. ) Klubben dækker udgifter til fotokopier med kr. 0,50 pr. kopi for medlemmer med fast definerede opgaver eks, extension, KPD, sekretær. 6/7

7 Præsidenten er forpligtet til, at bære kæden ved alle møder. Soroptimist emblemet skal bæres ved alle klubmøder. Forglemmelse heraf medfører en bøde på kr. 10,- der opkræves af kassereren. Der foretages lodtrækning hvert år, til dækning af halvdelen af udgiften til årets Lands- og Repræsentantskabsmøde. Medlemmer, der tidligere har vundet udgår af lodtrækningen. Hvis intet andet er anført på hjemmesiden, skal evt. afbud gives til vicepræsidenten senest mandag kl før ordinært møde. Se hjemmesiden. KUN VED AKUT OPSTÅET SYGDOM kan afbud gives direkte til restauranten frem til mødedagen kl Ved senere afbud betales middagen af medlemmet. 6 Hjemmeside: Klubben er koblet på Unionens hjemmeside og styres af klubbens webmaster Egen hjemmeside: 7 Klubreglement: Ændringer af enhver art i Klubreglementet skal godkendes på en generalforsamling. FORTEGNELSE OVER KLUBBENS EJENDOM/DELE 1. stk. charter Præsidentkæde Pult 1 dirigentklokke Broderede bordmærker Sangbøger 1 stk. banner SI Varde 1 stk. banner fra Holland Fotoalbums 4 lysestager til medlemsoptagelse 1 billede (Ironbridge, hos Gerda) 1 telefonbog fra England 1 regnskovscertifikat 1 krus fra England 1 Månedens Skulderklap dec videobånd 13. min. A Global Voice 2 stk. A-skilte til brug ved f.eks. Open Air etc. 1 Roll up SI Varde Past præsidentkæde 7/7