Aftenskoler Roskilde. Revision 2012 opfølgning. notat af december 2013

Transkript

1 Aftenskoler Roskilde Revision 2012 opfølgning på 2014 notat af december 2013

2

3 Opfølgning på tidligere afgivet notat Nærværende notat er en opfølgning på vores tidligere fremsendte notat af 11. december 2013, hvor vi redegjorde for vores gennemgang af aftenskolerne, og herunder gav en række anbefalinger. I dette notat er status på vores anbefalinger/opfølgning anført nedenfor med rød/kursiv tekst. Alle åbenstående punkter i forhold til vores tidligere fremsendte notat betragtes som lukket. På baggrund af den revision vi har foretaget af LOF, AOF og ROSA aftenskoler for 2012, har vi nedenstående givet nogle forslag til, hvilke ændringer som efter vores opfattelse vil styrke forståelsen af kommunens overordnede retningslinjer/tilskudsregler. Det drejer som om punkt 1, 2 og 3.: (jf. kapitel 2 i dette notat har vi vedhæftet uddrag af Folkeoplysningslovens 29 stk. 4 hvor det fremgår at: "kommunalbestyrelsen kan fastsætte regler om formkrav til regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne. " Vi har endvidere vedhæftet uddrag af lovens 33 stk. 5 hvor det blandt andet fremgår: " Til brug for oplysning om virksomhed efter denne lov har kommunalbestyrelsen ret til at indhente alle nødvendige oplysninger hos den enkelte forening." 1) Deltagerbetaling/anbefaling I det tidligere fremsendte notat fremgik det, at vi havde 3 forslag til ændringer til de overordnede Ud over de efterfølgende 2 anbefalinger, anbefalede vi også, at procedurerne for deltagerbetalinger bør fremgå tydeligere af tilskudsreglerne. Denne anbefaling blev primært givet på baggrund af, at opgørelse af deltagerbetaling for ROSA afveg i forhold til AOF og LOF. AOF og LOF opgør deltagerbetalingen pr. hold og ROSA opgør deltagerbetalingen summarisk. Vi har efterfølgende gennemgået deltagerbetalingerne for ROSA og vurderet at opgørelsesmetoden er indenfor de gældende bestemmelser. Vi har derfor ikke -udfra de gældende retningslinjer - belæg for at anbefale, at deltagerbetalingerne skal opgøres pr. hold. 2) Handicaperklæringer/anbefaling Procedurerne for indhentelse af handicaperklæringer bør fremgå tydeligere af tilskudsreglerne, og præciseres overfor aftenskolerne, idet vi ved vores revision har konstateret, at der flere tilfælde manglede 3) Årsregnskaber fra Vi foreslå, at årsregnskabet (driftsregnskab og status) for foreningen også fremsendes til kommunen. Dette kunne eksempelvis ske stikprøvevis indenfor det aktuelle regnskabsår. Der er kun praksis for, at aftenskolerne indsender tilskudsregnskabet til kommunen.

4 Sammenfatning LOF, AOF og ROSA på vores revisionsmæssige gennemgang for 2012 punkt 4 til 10 i nedenstående: 4) Vi har anmodet om 16 handicaperklæringer fra LOF, men kun modtaget 9. I brev har LOF orienteret om, at de har rykket for de manglende handicaperklæringer. Det er dog ikke lykkes at fremskaffe disse. LOF skriver endvidere, at de fremover vil indhente den nødvendige dokumentation ved tilmeldningen af et hensyntagende hold. Punktet betragtes som lukket. 5) Vi har anmodet om 18 hancicaperklæringer fra AOF, men har kun modtaget 16. Handicaperklæringer: AOF har fremsendt 16 og har skriftligt redegjort for de manglende 2 handicaperklæringer. Punktet betragtes som lukket. 6) Vi har anmodet om 27 handicaperklæringer fra ROSA men kun modtaget 6. Rosa har efterfølgende fremsendt alle handicaperklæringerne betragtes som lukket. for de udvalgte hold. Punktet 7) LOF har modtaget tilskud over og skal derfor Jf. kommunens retningslinjer revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Regnskabet for 2012 er revideret af en generalforsamlingsvalgt revisor. Roskilde Kommune har modtaget revisionspåtegnet regnskab for fra en statsautoriseret revisor. Punktet betragtes som lukket. 8) Revisors påtegning på tilskudsregnskabet for ROSA er mangelfuld og ikke i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Rosa har efterfølgende femsendt et tilskudsregnskab for 2012, hvor det fremgår at revisionen er foretaget i overensstemmelse med revisionsbestemmelserne i Roskilde kommunes retningslinjer. Punktet betragtes som lukket. 9) For aftenskolen ROSA har det ikke været muligt at afstemme deltagerbetalingen til de udvalgte hold, idet ROSA afstemmer deltagerbetalingen summarisk, således at det samlet set - når året er gået - beregnes som 1/9 del af de samlede udgifter. Vi har efterfølgende gennemgået - i samarbejde med ROSA - det materiale der ligger til for deltagerbetalingerne, og det er på den baggrund vores opfattelse, at deltagerbetalingen er foretaget i overensstemmelse med gældende retningslinjer. Den af ROSA benyttede opgørelsesmetode vurderes, at være indenfor de gældende bestemmelser. Punktet betragtes som lukket.

5 10) Årsregnskab ROSA - Vi anbefalede at ROSA fremsendte årsregnskabet for 2012 Rosa har efterfølgende femsendt revisionsprotokol og revideret årsregnskab for Punktet betragtes som lukket. 2. Uddrag af regler om folkeoplysende foreningers regnskab og revision Folkeoplysningslovens 5, stk. 2, lyder således: "Bestyrelsen er ansvarlig over for kommunalbestyrelsen for anvendelsen af det modtagne tilskud, for anviste lokaler og for regnskab og dokumentation for virksomheden." Folkeoplysningslovens 29 lyder således: "Foreninger aflægger regnskab for tilskud lovens kapitel 4, 5 og 7, herunder dokumentation for deltagernes samlede egenbetaling ved virksomhed efter kapitel 4 og 5. Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen. Stk.2. Regnskabet skal dokumentere, at foreningen har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med loven og de regler, der er fastsat i medfør heraf. Stk.4. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte regler om formkrav til regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne." Folkeoplysningslovens 33, stk. 5, lyder således: "Til brug for oplysning om virksomhed efter denne lov har kommunalbestyrelsen ret til at indhente alle nødvendige oplysninger hos den enkelte forening. Kommunalbestyrelsen kan standse udbetalingerne eller tilbageholde disse, hvis en forening ikke overholder denne lovs tilskudsbetingelser, jf. dog stk. 6." Afslutning Ovenstående gennemgang har strakt sig over et længere forløb, og der har igennem forløbet været nogle kommunikationsmæssige misforståelser mellem forvaltningen - aftenskolerne og revisionen. Dette skal vi beklage, og vi vil selvfølgelig fremadrettet have mere fokus på, at procesforløbet afvikles så optimalt som muligt. København, den 10. juni 2014