Referat. Aalborg Byråd. Magistraten. Mødet den , kl. 09:00. Boulevarden 13 AALBORG BYRÅD

Transkript

1 Referat AALBORG BYRÅD Mødet den , Boulevarden 13

2 1. Godkendelse af dagsorden Elektroniske dagsordener til byråd, magistrat og udvalg Forslag til justeringer og ændringer i forskellige administrative procedurer og regler mv viceborgmester - vederlag Ansættelse af tjenestemænd Præsentation af Borgmesterens Forvaltnings hovedopgaver og organisation Eventuelt Godkendelse af referat Lukket 9. Analysearbejde

3 Referat AALBORG BYRÅD Tid Mødet den , Sted Boulevarden 13 Fraværende Tina French Nielsen (V) Til stede Jens Kristian Munk, Jørgen Litske Petersen Åben Punkt 1. Godkendelse af dagsorden. Godkendt. Møde den Side 1

4 Punkt 2. Elektroniske dagsordener til byråd, magistrat og udvalg Borgmesterens Forvaltning indstiller efter drøftelse i Direktørgruppen, at godkender, at muligheden for papirudgaver af dagsordener til byrådets, s og udvalgenes møder (model 2 og 3 herunder) ophører, således at man fra byrådsperiodens begyndelse i 2014 alene benytter dagsordenløsningen elektronisk. I mødet den 10. oktober 2011 besluttede at igangsætte edagsorden-løsningen på ipads. Formålet med dagsordenløsningen var at smidiggøre byrådets arbejde og at skabe effektivisering og besparelser via papirløse løsninger. Uddrag af beslutningsprotokollen fra mødet (punkt 2): Der vil i en overgangsperiode være mulighed for tre forskellige modeller for dagsordener til byråds- og magistratsmøder: 1. Alene på ipad 2. ipad og papir (dagsordener udsendes fortsat) 3. Alene papir (dagsordener udsendes fortsat). Efter nogle måneders drift tages der i 1. kvartal 2012 stilling til yderligere udbredelsestakt og til overgangsperiodens længde. Løsningen vil kunne bruges på både ipads og i browser til almindelig pc, og kan blive til nytte for alle, der bruger dagsordensystemet. Inden videre udbredelse skal der findes systemløsninger på brugeradministration og driftsopdatering af ipads. Der er ikke siden taget stilling til overgangsmodellerne. Godkendt. Møde den Side 2

5 Punkt 3. Forslag til justeringer og ændringer i forskellige administrative procedurer og regler mv Borgmesterens Forvaltning indstiller til, at de i sagsbeskrivelsen nævnte konkrete forslag i administrative procedurer og regler drøftes og godkendes, samt at Direktørgruppen inden udgangen af marts måned 2014 gennemgår samtlige administrative forskrifter og regler med eventuelle forslag til justeringer og ændringer til godkendelse i og byrådet. Sagsbeskrivelse Forslag 1. Udarbejdelse af en ejerstrategi for de kommunalt ejede sekslaber Der udarbejdes et forslag til en ejerstrategi for de kommunalt ejede selskaber bl.a. indeholdende: a) Forventninger og krav til selskabet fra kommunen omkring økonomi og planlægning, b) Drøftelse af eventuelle uddannelsesprogrammer for bestyrelsesmedlemmerne c) Kommunens deltagelse i generalforsamlingen d) Samarbejdet i øvrigt i løbet af kalenderåret, samt e) Udarbejdelse af et rapporteringssystem omkring økonomi, planer mv. til byrådet. Inden udgangen af april måned 2014 fremlægger Direktørgruppen et konkret forslag hertil for til drøftelse og senere behandling i byrådet. Forslag 2. Byrådets, udvalgenes og forvaltningernes møder og seminarer, der tilrettelægges af Aalborg Kommune og holdes uden for Aalborg Kommune Der udarbejdes et forslag til, hvordan det i givet fald kan gøres obligatorisk at indberette deltagere og omkostninger for alle Aalborg Kommunes møder, seminarer mv., der holdes uden for Aalborg Kommune med deltagelse af politikere og ansatte. Der udarbejdes forslag til, hvordan indberetning til og offentliggørelse på Aalborg Kommunes hjemmeside kan tilrettelægges. Offentliggørelsen skal i givet fald indeholde relevante bilag, og den pågældende forvaltning er selv forpligtet til at indberette alle møder for såvel politikere som ansatte, så snart afregningen for mødet er foretaget. Inden udgangen af marts måned 2014 fremlægger Direktørgruppen et konkret forslag hertil for til drøftelse. Møde den Side 3

6 Forslag 3. Venskabsbyer På grundlag af det vedhæftede bilag med beskrivelse af status over relationerne med Aalborg Kommunes venskabsbyer gennem de sidste 2 år foreslås, at drøfter om - og i givet fald med hvilke hovedmål der skal udarbejdes et forslag med konkrete ændringer og justeringer i forhold til det nuværende formål og antal af venskabsbyer. Der vedhæftes bilag med status over venskabsbyer og relationerne Forslag 4. Analyse af kommunens indkøbsstrategi Der gennemføres en analyse af kommunens indkøbsstrategi, især med henblik på en nærmere beskrivelse af fordele og ulemper henholdsvis bindinger og frihedsgrader i forhold til gældende lovgivning af sociale klausuler mv. Inden udgangen af marts måned 2014 fremlægger Direktørgruppen et konkret forslag hertil for til drøftelse og senere behandling i byrådet. Forslag 5. Analyse af Kommunens udbudspolitik for byggeopgaver Der gennemføres en analyse af kommunens udbudspolitik for byggeopgaver, især med henblik på en nærmere beskrivelse af fordele og ulemper henholdsvis bindinger og frihedsgrader i forhold til gældende lovgivning og sociale klausuler mv. Inden udgangen af marts måned 2014 fremlægger Direktørgruppen et konkret forslag hertil for til drøftelse og senere behandling i byrådet. Forslag 6. Forslag til en Pressestrategi Der udarbejdes forslag til en pressestrategi gældende for Aalborg Kommune. Inden udgangen af marts måned 2014 fremlægger Direktørgruppen i samarbejde med Kommunikationsgruppen et konkret forslag hertil for til drøftelse og senere behandling i byrådet. Forslag 7. Informations- og uddannelsesprogram mv. for byrådets medlemmer samt budgetproceduren for budget Der er allerede igangsat en række informationsmøder for de nyvalgte byrådsmedlemmer i de enkelte forvaltninger med henblik på introduktion af de pågældende udvalgs opgaver og ansvar. Herudover er de nyvalgte medlemmer tilmeldt det af COK tilrettelagte kursus Kattegat Kommune. Det foreslås, at drøfter forslag til tværgående temamøder for hele byrådet, herunder tilrettelæggelsen af budgetarbejdet og eventuelle budgetseminarer med henblik på fremsendelse af et forslag til byrådet. Forslag 8. Gennemgang af kommunens repræsentationsudgifter Der gennemføres en samlet beskrivelse af kommunens udgifter til repræsentation, herunder en undersøgelse af, om der på en administrativ enkel måde kan ske indberetning til og offentliggørelse på Aalborg Kommunes hjemmeside af Aalborg Kommunes afholdte repræsentationsudgifter. Møde den Side 4

7 Inden udgangen af marts måned 2014 fremlægger Direktørgruppen et konkret forslag hertil for til drøftelse. Bilag: Notat om Aalborgs Venskabsbysamarbejde med aktivitetsoversigter for 2012 og Notat om Aalborgs Venskabsbysamarbejde med aktivitetsoversigter for 2012 og 2013 Indstillingerne blev godkendt. Vedr. forslag 3: Der udarbejdes en analyse af formål og indhold i samarbejdet med de enkelte venskabsbyer med henblik på udarbejdelse af en strategi for det internationale samarbejde til behandling i inden sommerferien Vedr. forslag 7: Der tilrettelægges en temadag for byrådet med orientering om forvaltningernes opgaver. Temadagen vil indeholde besøg på diverse institutioner. Der arrangeres temamøde for byrådet om byrådsmedlemmernes opgaver, ansvar mm. Der udarbejdes forslag til budgetprocedure med temamøder og budgetseminar til behandling i og byrådet i februar Møde den Side 5

8 Punkt viceborgmester - vederlag Borgmesterens Forvaltning indstiller, at byrådet godkender, at der for udført arbejde i 2013 ydes Aalborg Kommunes 2. viceborgmester Steen Royberg et vederlag på kr., og at udgiften afholdes over kontoen Vederlag til borgmester og viceborgmestre. Sagsbeskrivelse I byrådets møde den 11. december 1995 (punkt 10) vedtog byrådet, jf. bekendtgørelse om vederlag, diæter og efterløn 19, at 1. viceborgmester ydes et fast vederlag på 10% af borgmestervederlaget. Er der valgt flere viceborgmestre, kan vederlaget, ifølge bekendtgørelsen, kun ydes til 1. viceborgmester. Da 2. viceborgmester Steen Royberg har udført repræsentative opgaver 4 gange (3 enkeltarrangementer + besøg i venskabsby) indstilles, at der udbetales kr. til Steen Royberg, jf. 34, stk. 4 i Lov om kommunernes styrelse. Anbefales. Møde den Side 6

9 Punkt 5. Ansættelse af tjenestemænd Borgmesterens Forvaltning indstiller, at godkender, at ansættelser som udgangspunkt ikke sker som tjenestemand, men i øvrigt efter en konkret vurdering og efter forhandling med den faglige organisation. Sagsbeskrivelse Aalborg Kommune har for tiden 559 aktive tjenestemænd. Heraf udgør tjenestemandsansatte folkeskolelærere/-ledere i den lukkede gruppe ca. 330 personer, hvor staten dækker hovedparten af af pensionsudgifterne, mens 19 er ansat i forsyningsvirksomheder og er brugerfinansieret. Kommende tjenestemandspension til resten ca. 240 personer skal finansieres af kommunekassen, idet Aalborg Kommune ikke er genforsikret. Pt. udbetaler Aalborg Kommune tjenestemandspension til ca pensionerede tjenestemænd inkl. tidligere folkevalgte borgmestre og rådmænd m.fl. svarende til i alt ca. 155 mio. kr. netto i Aalborg Kommunes holdning til at ansætte tjenestemænd har i de sidste år flere gange været behandlet af byrådet. På baggrund af disse behandlinger har praksis igennem flere år været den, at der af flere årsager kun undtagelsesvis ansættes tjenestemænd. De primære årsager hertil er tjenestemandspensionsforpligtelserne og tjenestemandsrettighederne, som gør det ekstra vanskeligt og dyrt at afskedige en tjenestemand i utide. Inden for ganske få stillingskategorier sker ansættelsen på tjenestemandsvilkår, jf. indgåede aftaler mellem KL og de faglige organisationer, med mindre man med den pågældendes organisation kan aftale andre vilkår, f.eks. overenskomstansættelse. I chefaftalen er det angivet, at kommunaldirektør og øvrige direktører skal ansættes på 1. tjenestemandsvilkår, eller 2. åremålsvilkår, eller 3. kontraktvilkår efter kommunalbestyrelsens beslutning. Hvis en direktør selv ønskede ansættelse på overenskomstvilkår, har det dog været muligt at aftale dette med den faglige organisation. Møde den Side 7

10 I skolelederoverenskomsten er det angivet, at skoleledere (skoleinspektører/forstandere) ansættes på 1. tjenestemandsvilkår, eller 2. åremålsvilkår, eller 3. kontraktvilkår. efter ansættelsesmyndighedens beslutning. Indtil dato er alle nyansatte skoleledere blevet ansat på tjenestemandsvilkår. Åremålsansættelser eller kontraktansættelser har ikke været praksis i Aalborg Kommune i de seneste år - primært grundet de store løntillæg, som disse aftaler indeholder bestemmelser om, samt de store omkostninger ved fratrædelse/ophør. Praksis ved alle nyansættelser i Aalborg Kommune har gennem mange år været den, at man ikke ansætter på tjenestemandsvilkår med mindre der er tale om en person med eksempelvis 10 eller flere års pensionsalder, hvor der er behov for - eller et stort ønske om - netop at ansætte denne person, hvor den pågældende og dennes faglige organisation forlanger fortsat tjenestemandsansættelse, og hvor de pensionsmæssige vilkår ved en ikke-tjenestemandsansættelse bliver væsentligt forringede. Det er opfattelsen, at ovenstående praksis har givet ganske få tjenestemandsansættelser, men dette har ikke haft betydning i forhold til at få kvalificerede ansøgere til de ledige stillinger i kommunen. Direktørgruppen beskriver konsekvenserne vedrørende ansættelse af skoleledere til drøftelse i. Møde den Side 8

11 Punkt 6. Præsentation af Borgmesterens Forvaltnings hovedopgaver og organisation Forvaltningsledelsen orienterer: Kommunaldirektør Jens Kristian Munk Borgmesterkontoret Vicekommunaldirektør Jørgen Litske Petersen Økonomisk Afdeling Afdelingschef Hanne Dahl Serviceafdelingen Kst. afdelingschef Tonny Thorup - Erhvervsafdelingen Afdelingschef Jens Hammer AaK Bygninger Afdelingschef Birgitta Sloth Christiansen HR og Personale. Til orientering. Møde den Side 9

12 Punkt 7. Eventuelt. Borgmester Thomas Kastrup-Larsen repræsenterer Aalborg Kommune som ejer ved den ekstraordinære generalforsamling i Aalborg Havn A/S den 15. januar Møde den Side 10

13 Punkt 8. Godkendelse af referat. Godkendt. Mødet hævet kl Møde den Side 11