Vedtægter, Forretningsorden. samt valgprocedure for Folkeoplysningsudvalget I Hvidovre Kommune

Transkript

1 Vedtægter, Forretningsorden samt valgprocedure for Folkeoplysningsudvalget I Hvidovre Kommune Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen Marts 2014

2 Retsgrundlag. Ifølge Folkeoplysningsloven 34 og 35 fastsætter Kommunalbestyrelsen de nærmere regler om Folkeoplysningsudvalgets sammensætning, om valg af udvalgsmedlemmer og om udøvelse af udvalgets virksomhed. 1. Folkeoplysningsudvalget udfører de opgaver, der er tillagt udvalget i henhold til lov om støtte til Folkeoplysning, indenfor de økonomiske rammer og de retningslinier, som fastsættes af Kommunalbestyrelsen. Folkeoplysningsudvalgets størrelse. 2. Folkeoplysningsudvalget består af (13) medlemmer. (4) medlemmer vælges af Kommunalbestyrelsen blandt dennes medlemmer. (4) medlemmer udpeges af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra oplysningsforbundene og andre foreninger, hvis virksomhed hovedsagelig omfatter undervisning, studiekreds og foredragsvirksomhed for voksne. (4) medlemmer udpeges af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra foreninger, fritids- og ungdomsklubber mv. Stk. 5. (1) medlem udpeges af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra de lokale handicapforeninger, der hovedsageligt tilbyder folkeoplysende virksomhed for handicappede. Hvis der ingen er, eller de ikke ønsker sig repræsenteret, reduceres repræsentationen fra Kommunalbestyrelsen med 1 medlem, således at udvalget vil bestå af 11 medlemmer. Stk. 6. for hvert medlem, der er valgt direkte af og blandt Kommunalbestyrelsen medlemmer, vælges en stedfortræder. Stk. 7. For hvert af de øvrige medlemmer vælges en stedfortræder. Stedfortræderen skal komme fra samme hovedområde som medlemmet.

3 Tilforordnede repræsentanter for ledere, lærere og medarbejdere ved virksomhed indenfor de i 2 stk. 3 og 4, nævnte områder deltager i Folkeoplysningsudvalgets møder uden stemmeret, således at de 2 områder er repræsenteret med hver sin repræsentant. For hver tilforordnede udpeges 1, eller i prioriteret rækkefølge flere stedfortrædere. 1 repræsentant for ungdomsskolebestyrelsen deltager i Folkeoplysningsudvalgets møder uden stemmeret. Repræsentation for den kommunale forvaltning. En eller flere medarbejdere fra kultur- og fritidsafdelingen deltager i Folkeoplysningsudvalgets møder uden stemmeret, idet Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen stiller sekretærbistand til rådighed for Folkeoplysningsudvalget. Stk.4. Folkeoplysningsudvalget kan tilkalde andre kommunale medarbejdere til drøftelse af særlige spørgsmål. Stk. 5. De i stykke 1 nævnte repræsentanter fungerer i samme periode som de valgte udvalgsmedlemmer. De nævnte repræsentanter indstilles af de respektive områder i Hvidovre Kommune. Medlemskab. Medlemmer af Folkeoplysningsudvalget udpeges for en 4-årig periode, svarende til den kommunale valgperiode. Medlemmerne fortsætter indtil nyvalg har fundet sted, idet dette skal afholdes inden udgangen af marts måned. Hvis et medlem af Folkeoplysningsudvalget udtræder i løbet af valgperioden eller er inhabil i forhold til en bestemt sag, indtræder stedfortræderen Stedfortræderen for et medlem af Folkeoplysningsudvalget indkaldes ved medlemmets forfald af de grunde, der er nævnt i styrelseslovens 15, stk. 2, uanset om hindringen har en kortere varighed end en måned

4 Er der ved et medlems udtræden af Folkeoplysningsudvalget ingen stedfortræder, foretages suppleringsvalg for resten af valgperioden. 6. De i 3. stk. 1-3, nævnte repræsentanter skal have tilsendt indkaldelse og dagsorden til møderne samt beretningen fra møderne i Folkeoplysningsudvalget. De kan fremsætte forslag og deltage i øvrigt i udvalgets forhandlinger indtil sagens afgørelse. De er berettiget til kort at få deres meninger indført i beslutningsprotokollen og medtages ved beslutningers meddelelse til andre myndigheder. Ved hvert mødes slutning underskrives protokollen af alle mødets deltagere. 7. Folkeoplysningsudvalget vælger selv sin formand og næstformand. Forretningsorden. 8. Folkeoplysningsudvalgets møder holdes for lukkede døre. Folkeoplysningsudvalget afholder møder så ofte formanden eller 3 af medlemmerne finder det nødvendigt. Der afholdes dog møde mindst 1 gang i kvartalet. Formanden bestemmer tid og sted for møderne og indkalder de i 3 stk. 1-3 nævnte repræsentanter iflg. en årlig mødeplan for udvalget udarbejdet i samarbejde med forvaltningen. Formanden fastsætter dagsordenen for møderne. Dagsorden med eventuelle bilag udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden mødet. Såfremt et medlem ønsker et punkt optaget på dagsordenen, skal det meddeles formanden og sendes til Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen senest 14 dage før mødets afholdelse. Punkterne kan i særlige tilfælde efter aftale med forvaltningen/formanden udsendes ekstraordinært eller medtages til mødet, idet punktet kun kan gøres til genstand for behandling, såfremt et enigt udvalg kan gå ind for det. Stk. 5.

5 I særlige tilfælde kan formanden indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet. Stk. 6. Formanden leder forhandlingerne og afstemningerne og drager omsorg for, at beslutningerne indføres i en beslutningsprotokol. Stk. 7. Formanden drager omsorg for udførelsen af beslutningerne. 9. Folkeoplysningsudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 10. Udgifter til Folkeoplysningsudvalget afholdes af Hvidovre Kommune. For deltagelse i møder i Folkeoplysningsudvalget ydes medlemmerne diæter, erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og befordringsgodtgørelse mv. i overensstemmelse med regler i lov om kommunens styrelse. Der ydes ikke diæter mv. til de tilforordnede i Folkeoplysningsudvalget. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at yde vederlag til Folkeoplysningsudvalgets formand med op til 10 % af Borgmestervederlaget i Kommunen. 11. Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen fungerer som Folkeoplysningsudvalgets sekretariat. Valg til Folkeoplysningsudvalget 12. Valget til Folkeoplysningsudvalget finder sted snarest muligt efter hvert kommunalvalg og inden udgangen af marts måned. Valgprocedure. 13

6 Repræsentanter for de i 2 stk. 3, 4 og 5 nævnte områder vælges efter følgende regler: Kommunalbestyrelsen indkalder med mindst 14 dages varsel til et eller flere møder, hvortil der indbydes op til 2 repræsentanter for hver af de i kommunen værende 1. oplysningsforbund og andre foreninger, hvis virksomhed hovedsagelig omfatter undervisning, studiekredse og foredragsvirksomhed for voksne 2. foreninger samt fritids- og ungdomsklubber mv. og 3. lokale handicapforeninger. Det er en betingelse for at blive indkaldt til de i stk. 1. nævnte møder, at man har modtaget tilskud fra Folkeoplysningsudvalget eller fået anvist lokaler i det seneste kalenderår. Valghandling. 14. Deltagerne samles gruppevis indenfor hvert hovedområde i separate lokaler. Kandidater til medlemmer og stedfortrædere foreslås indenfor hvert hovedområde. Opnås der enighed om valg af medlemmer og stedfortrædere til Folkeoplysningsudvalget anses de pågældende for valgt. Hvis der ikke kan opnås enighed indenfor et hovedområde foretages der skriftlig afstemning. Alle foreninger, der er berettigede til at foreslå kandidater, har stemmeret. Hver forening har 1 stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Først stemmes der om medlemmerne. Den kandidat (eller de kandidater, hvis der skal vælges flere end 1), der får flest stemmer er valgt. Herefter foretages en selvstændig og ligeledes skriftlig afstemning om stedfortræderne. Der vælges jf. 2, stk. 7 en stedfortræder pr. medlem. Opnås der på mødet ikke enighed om valg af medlemmer og stedfortrædere, vælger Kommunalbestyrelsen medlemmer og stedfortrædere til Folkeoplysningsudvalget på grundlag af de på møder, eller senest 7 dage efter dette, fremkomne indstillinger fra de i 13 stk. 1. nævnte organisationer mv. Hvis der ikke findes nogle organisationer mv. der kan indstille medlemmerne til Folkeoplysningsudvalget, eller der ikke ved fristens udløb er fremkommet nogen indstilling, vælger Kommunalbestyrelsen medlemmerne og deres stedfortrædere.

7 Hvis der inden fristens udløb kun er indstillet et ikke tilstrækkeligt antal medlemmer og stedfortrædere, vælger Kommunalbestyrelsen dem, der er indstillet og dem der herudover kan vælges. Forslag om kandidater. 15. Kun repræsentanter for foreninger, nævnt i 13 stk. 1, der det seneste år inden valget har gennemført folkeoplysende virksomhed fra Folkeoplysningslovens kap. 4 den folkeoplysende voksenundervisning og kap. 5 det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde, eller har fået anvist lokaler til folkeoplysende virksomhed, kan foreslå kandidater til Folkeoplysningsudvalget. Valgbarhed. 16. Alle er valgbare til Folkeoplysningsudvalget, blot de er indstillet af en forening, der er berettiget hertil jf. 15. Personer der har bopæl i Hvidovre Kommune, har pligt til at modtage valg (borgerligt ombud). Personer der ikke er bosat i Hvidovre Kommune, har ret, men ikke pligt til at modtage valg. Personer der har været medlem af Hvidovre Kommunes Folkeoplysningsudvalg i 2 hele sammenhængende valgperioder, har ikke pligt til at modtage valg. 17. Eventuelle ændringer skal forelægges Kommunalbestyrelsen til godkendelse Vedtægterne vedtaget første gang den 16. december 1997, revideret og godkendt anden gang den 26. februar, 2002, revideret og godkendt 24. november 2009