Vejledning i brug af D6USU

Transkript

1 Vejledning i brug af D6USU Uddannelsesinstitution EASY-A v

2 1. Introduktion til D6USU Uddannelsesinstitutionens sagsbehandling af tilmeldinger... 3 A. Klargøring til modtagelse af ansøgninger fra Jobnet i forbindelse med idriftsættelse 30. Juni Baggrundsinformation D6USU-løsningen på Jobnet... 6 A. Overblik over D6USU-løsningen på Jobnet... 6 B. Borgeren udsøger og tilmelder sig et kursus under 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse... 7 C. A-kassen s behandling af borgerens ansøgning i henhold til ordningen 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse 16 D. Begreber i D6USU-løsningen på Jobnet

3 1. Introduktion til D6USU Digitaliseringsløsningen D6USU (Digitalisering af 6 ugers selvvalgt uddannelse) på Jobnet.dk indebærer, at ledige via Jobnet kan udsøge og tilmelde sig de samme erhvervsfaglige kurser, som beskæftigede kan tilmelde sig via EfterUddannelse.dk. Uddannelsesinstitutioner, som anvender EASY-A, vil derfor skulle modtage og behandle tilmeldinger, som kommer fra Jobnet. Alle ansøgninger om kursustilmelding, som kommer fra Jobnet vil altid være godkendt af den lediges a-kasse. Denne vejleding gennemgår den lediges digitale tilmelding via Jobnet til uddannelsesinstitutionernes systemer(easy-a). Endvidere indeholder vejledingen (som baggrundsinformation) en beskrivelse af den lediges udsøgning og ansøgning om deltagelse i 6 ugers selvvalgt uddannelse på Jobnet, herunder a-kassens godkendelse af ansøgning om kursusdeltagelse inden ansøgningen om kursustilmelding sendes fra Jobnet til Uddannelsesinstitutionen via EASY-A. 2. Uddannelsesinstitutionens sagsbehandling af tilmeldinger Kursustilmeldinger fra Jobnet vil tilgå EASY-A på samme måde som tilmeldinger fra EfterUddannelse.dk. Når ansøgningen har nået EASY-A vil uddannelsesinstitutionen kunne se den som en almindelig pladstildeling. Når D6USU-løsningen via Jobnet sender en ansøgning om tilmelding afsted til EASY-A sættes der en markering på pladstildelingen, så det i EASY-A er muligt for uddannelsesinstitutionens sagsbehandler via tekst i fritekst-felt ( Oprettet via web af JobnetD6U )at se, at ansøgning om tilmelding kommer fra Jobnet.dk 3

4 Figur 1a: Kursustilmelding fra Jobnet D6USU I EASY-A A. Klargøring til modtagelse af ansøgninger fra Jobnet i forbindelse med idriftsættelse 30. Juni 2014 Inden uddannelsesinstitutionen kan modtage ansøgninger fra borgerne under ordningen 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse, skal der åbnes op for modtagelse af disse ansøgninger i EASY-A. Uddannelsesinstitutionen åbner for modtagelse af ansøgninger i vinduet B936 Webservice autorisation. Der skal i dette vindue gives tilladelse til webservices W009, W027 og W034. Det er webservice-klienten 'DFDG-D6USU', der skal have lov til at anvende W009, W027 og W034. 4

5 Figur 1b: Web service autorisation i EASY-A 5

6 3. Baggrundsinformation D6USU-løsningen på Jobnet A. Overblik over D6USU-løsningen på Jobnet Nedenstående tilstandsdiagram viser hvordan en D6USU-kursussag kan bevæger sig igennem D6USUløsningen på Jobnet og ud til uddannelsesinstitutionen. Ansøgning indsendes Fase: Ansøgning Ansøgning modtaget Forsøg på træk på klippekort Afventer svar fra D6USU Klippekortservice Hævning afvist Afvist pga. manglende timer på klippekort Træk godkendt - Forespørgsel om D6USU kvalificering Afventer svar fra D6USU Tilmeldekvalifikationsservice Godkendes af a-kasse Godkendelse modtages Godkendt i D6USU Tilmeldekvalifikationsservice Afvisning modtages Afvist i D6USU Tilmeldekvalifikationsservice Afventer godkendelse af ansøgning fra a-kasse Godkendes af a-kasse Ansøgning afvist af a-kasse A-kasse afvisning modtaget A-kasse godkendelse modtages Ansøgning godkendt af a-kasse Ansøgning afsendes til UI Afventer svar fra UI Ansøgning afsendes til UI Afvist ansøgning godkendt af a-kasse Svar ikke modtaget fra UI på ansøgning Afvisning modtages Ansøgning afvist af UI Bekræftelse modtages Fase: Tilmelding Tilmelding bekræftet af UI Tilmelding annulleres af a-kasse Tilmelding annulleret af a-kasse Hold ændret af UI Genvalidering pga. ikke-triviel holdændring fejlet Hold igangsættes Hold ændret af UI Difference kunne ikke trækkes fra klippekort Hold nedlagt af UI Hold nedlagt Hold igangsat Fase: Deltagelse Deltagelse afbrudt af a-kasse Deltagelse afbrudt af a-kasse Fase: Afsluttet Hold nedlagt af UI Hold nedlagt Hold er gennemført Hold gennemført Figur 2 Proces for en kursussag under D6USU 6

7 B. Borgeren udsøger og tilmelder sig et kursus under 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse Følgende afsnit beskriver de trin, borgeren skal igennem for at udsøge og tilmelde sig et kursus under 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse via Jobnet. D6USU statussiden D6USU statussiden er borgerens indgang til 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse på Jobnet.dk. Når borgeren har logget på Jobnet.dk, og i øvrigt opfylder kravene for at kunne benytte ordningen (borgeren skal være ledig dagpengemodtager, bl.a.), kan borgeren at enten navigere til D6USU statussiden via menuen til højre eller via notifikationen på Min Side, som vist i Figur 2. Figur 3: Min Side, med notifikation fra D6USU 7

8 En borger, der ikke tidligere har ansøgt om kurser på Jobnet.dk vil blive mødt af en statusside uden kursussager, som vist i figur 4. D6USU statussiden indeholder i stedet information om ordningen, herunder kravene for deltagelse, ordningens rammer, samt hvortil borgeren kan kontakte, såfremt borgeren har yderligere spørgsmål til ordningen (a-kassen). En borger, der har eksisterende kursussager (ansøgninger, tilmeldinger, deltagelse), vil få vist en liste over disse sager på D6USU statussiden (se senere). Figur 4: D6USU statusside uden kursussager 8

9 Fra D6USU statussiden er det muligt for borgeren at klikke videre og læse mere om ordningen. Figur 5: Siden for mere information om D6USU 9

10 Udsøgning af kursus Fra D6USU statussiden kan borgeren gå til kursuskataloget. Det er her borgeren kan udsøge aktuelle kurser at deltage på. Udsøgning af kurser i kursuskataloget sker på en enkelt side, som hvor søgeresultatet (de tilgængelige kurser) tilpasser sig efterhånden som borgeren angiver flere og flere kriterier. Der er følgende kriterier, som kan angives: Figur 6: Søgning i kursuskatalog Periode Angiver perioden, som kurset skal afholdes inden for. Fritekst Enten Kursusbeskrivelse, titel, eller andre data på kurset skal indeholde de angivne ord. Geografi Kurset skal ligge i angivne region eller postnummer / by. Kategori Kurset skal være kategoriseret under valgte kategorier Jo flere kriterier, der angives, jo mere snævert bliver søgeresultatet. 10

11 Hvert element i søgeresultatet indeholder overordnede informationer om kurset, herunder navn, antal hold, adresse hvor kurset afholdes, dato for næste holds påbegyndelse, kursets forbrug på ordningen, samt antal ledige pladser. Når borgeren har fundet et kursus af interesse, kan borgeren klikke videre til en detaljevisning af kurset og kommende hold. Figur 7: Kursus og kommende hold (testdata) På denne side kan ses mere information om kurset, herunder beskrivelse af kurset, forudsætninger, fag. Til højre ses kommende hold i kronologisk rækkefølge. Ved hvert hold ses periode for afholdelse, antal ledige pladser, tilmeldefrist og forbrug af timer under ordningen. Når borgeren har valgt hvilket hold, der ønskes deltagelse på, klikkes på Udfyld Ansøgning. 11

12 Ansøgning Fra kursussiden kommer borgeren til kursusansøgningssiden for D6USU. Figur 8: Ansøgningside 12

13 Det er på ansøgningssiden borgeren indtaster de nødvendige informationer, som bruges af a-kassen senere i forløbet til at vurdere, om borgerens ansøgning til kursusdeltagelse kan godkendes af a-kassen. Borgeren skal indtaste sit nuværende uddannelsesniveau, navn på uddannelse, samt, såfremt nuværende uddannelsesniveau er videregående, bekræftelse på at uddannelsen ikke er brugt i løbet af de seneste 5 år. Dertil skal borgeren supplere med en adresse til ansøgningen. Sidst skal borgeren bekræfte fuld ledighed og at informationerne er korrekte. Det er et krav, at borgeren indtaster alle ovenstående informationer for at kunne indsende ansøgningen. Borgeren indsender ansøgningen ved at klikke Ansøg og får vist kvittering for indsendt ansøgning. Figur 9: Kvittering for indsendt ansøgning Kvitteringssiden fungerer som en visuel bekræftelse på at ansøgningen er indsendt. 13

14 D6USU statussiden med kursussager Når borgeren har indsendt en eller flere ansøgninger, vil de fremgå på D6USU statussiden på Jobnet. Figur 10: D6USU statusside med kursussager I listen af sager er det muligt at se de overordnede informationer om kursussagen: status, kursets navn og kursets (holdets) periode. Ved hver sag er det muligt at klikke sig videre til Yderligere detaljer. Her kan 14

15 borgeren se detaljeret information om, hvad der er sket med kursussagen, samt mere information om kurset. Figur 11: Kursussagsdetaljeside (kursussag godkendt og efterfølgende annulleret) 15

16 C. A-kassen s behandling af borgerens ansøgning i henhold til ordningen 6 Ugers Selvvalgt Uddannelse Når borgeren har afsendt sin ansøgning på Jobnet, validerer Jobnet om den ledige har ret til at deltage i ordningen 6 ugers selvvalgt uddannelse og a-kassen godkender herefter ansøgningen om kursustilmelding. Herefter afsendes ansøgning fra Jobnet til uddannelsesinstitutionen om tilmelding til kursus. Ansøgningen fremsendes af eksisterende, elektroniske kommunikationskanaler, og vil fremgå som en almindelig pladstildeling i EASY-A. Ved tildeling af plads i EASY-A anskues kursussagen i D6USU ikke længere som en ansøgning, men som en tilmelding. A-kassen s kvalificering og sagsbehandling involverer ikke uddannelsesinstitutionen. Såfremt a-kassen vurderer, at borgeren ikke har ret til at deltage under ordningen, vil ansøgningen blive afvist og borgeren vil blive meddelt herom på Jobnet. Der afsendes derfor ingen ansøgning fra Jobnet og Uddannelsesinstitutionen involveres ikke i a-kassens afvisning af ansøgningen. D. Begreber i D6USU-løsningen på Jobnet I det følgende berøres kort nogle udvalgte begreber, som er gode at kende til under D6USU. Kursussager En kursussag er det centrale element, som lever hele vejen fra det tidspunkt, hvor borgeren indsender sin ansøgning på Jobnet.dk, til borgeren har gennemført sin deltagelse på holdet. Det er på kursussagen, hvorpå alle informationer bindes op, herunder kvalifikationer, godkendelser eller afvisninger, mv. En kursussag kan gå igennem 4 faser (Ansøgning, Tilmelding, Deltagelse, Afsluttet), samt et antal detaljetilstande (se tilstandsdiagram forrest i denne vejledning). Nyledige / Gammelledige I D6USU skelner vi imellem nyledige og gammelledige. Ved idriftsættelse af D6USU beregnes der for alle aktuelle, ledige dagpengemodtagere en uddannelsesaktivitetsperiode og der tildeles et klippekort med 0 timer. Disse borgere kalder vi i D6USUprojektet for gammelledige, da de påbegyndte deres ledighed før idriftsættelsen. Den beregnede uddannelsesaktivitetsperiode kan være udløbet, men behøver ikke at være det (hvis borgeren blev ledig for nyligt). Inden disse borgere dog kan ansøge via Jobnet.dk, skal de aktiveres af a-kassen. Nyledige i regi af D6USU handler om, at borgerne er blevet ledige efter idriftsættelsen af D6USU. Disse borgere vil få tildelt 222 / 180 timer på et nyt klippekort, når information om deres nyledighed når D6USU systemet. Der kræves ingen aktivering fra a-kassens side for at disse borgere skal kunne ansøge via Jobnet.dk. D6USU skæringsdato D6USU skæringsdatoen er 30/ Dato, som afgør fra hvornår nyledige vil få tildelt klippekort med 180 / 222 timer til brug under D6USU ordningen. 16

17 Maskinel kvalifikation / genkvalifikation Maskinel kvalifikation af en ansøgning består af en samling enkeltkvalifikationer, som udføres når ansøgningen indsendes af borgeren på Jobnet.dk. Hvis en af disse enkeltkvalifikationer ikke består, bliver det samlede resultat for kvalifikationen negativ, og borgerens ansøgning stoppes og den ledige henvises til a-kassen. Hvis en ansøgning maskinelt godkendes, og efterfølgende bliver godkendt af a-kassen, sendes ansøgningen videre til uddannelsesinstitutionen. Såfremt ansøgningen bliver godkendt af uddannelsesinstitutionen, betragtes ansøgningen nu som værende en tilmelding. I perioden frem til igangsættelse af holdet kan der ske ikke-trivielle ændringer til holdet. Ikke-trivielle ændringer defineres som ændringer til enten holdets afholdelsesperiode eller det nominerede antal timer. Hvis disse ændres af uddannelsesinstitutionen, udføres der genkvalifikation på alle kursussagerne, der er oprettet på holdet. Hvis resultatet af en genkvalifikation er positiv (perioden er fortsat inden for rammerne og / eller differencen af timer kunne trækkes fra klippekortet), vil borgeren fortsat være tilmeldt til holdet. Hvis resultatet af en genkvalifikation er negativt, stoppes kursussagen, en annullering af tilmeldingen fremsendes til uddannelsesinstitutionen, og borgeren notificeres på Jobnet.dk (dette negative resultat kan ikke overstyres af a-kassen). 17