INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 29. april 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. maj 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi (kl ) a. Godkendelse af regnskab 2011 for Bo83 samt afdelinger (B) * b. Budget 2013 (B) nyt notat om mellemregning * c. Favrskov Kommunes godkendelse regnskab VesterBo (O) * d. Revisionsprotokollat byggeregnskab afdeling 72 Rønnevangen (B) * 2. Organisation ( ) a. Behandling af kommissorier for udvalg (D) * b. Repræsentantskabsmøde (B) * 1) Afvikling af repræsentantskabsmødet 2) Forretningsorden 3) Beretning 4) Indstilling til besættelse af udvalg m.m. 5) Udpegning af årets afdeling 6) Forslag 7) Vedtægtsændringer c. Kundeundersøgelse afdelingsbestyrelsesmedlemmer (O) * d. Husdyrreglement og husorden (O) * 3. Afdelinger ( ) a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * 4. Administration ( ) a. Orientering fra administrationen (O) * b. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse (O) * 5. Kommende møder ( ) a. Emner til næste møde, der holdes den 31. maj 2012 (B) b. Mødeplan (O) * 6. Eventuelt (O)

2 Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

3 Boligforeningen BO 83 Revisionsprotokollat af den vedrørende Årsregnskaberne for 2011 Udkast STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB BEIERHOLM medlem af HLB International - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer og virksomhedsrådgivere Aalborg Voergaardvej Aalborg SV Tel.: CVR-nr

4 Boligforeningen BO 83 Indholdsfortegnelse Den udførte revision Kommentarer til årsregnskabet Erklæringer 561 Udkast 545

5 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Årsregnskaberne for 2011 Som foreningens repræsentantskabsvalgte revisorer har vi foretaget den lovkrævede revision af boligorganisationens årsregnskaber for perioden Årsregnskaberne for boligorganisationen udviser følgende hovedtal: Boligorganisationen DKK DKK Resultat Samlede aktiver Egenkapital Byggefonden Byggefonden er jf. ny lov afviklet med virkning pr Sideaktivitet Resultat Samlede aktiver Egenkapital Udkast Afdelingernes årsregnskaber udviser følgende nettoresultat, aktiver og egenkapital: Samlede Resultat aktiver Henlæggelser Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling

6 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Samlede Resultat aktiver Henlæggelser Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Konklusion på det udførte revisionsarbejde samt revisionspåtegning Den udførte revision har ikke givet anledning til kritiske bemærkninger. Vi har forsynet boligorganisationens årsregnskab med følgende revisionspåtegning: Til beboerne i Boligforeningen Bo 83 Vi har revideret årsregnskaberne for Boligforeningen Bo 83 og afdelingerne for regnskabsåret omfattende ledelsespåtegning, ledelsesberetning, resultatopgørelse, balance og noter. Årsregnskaberne aflægges efter lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Revisionen har ikke omfattet de i årsregnskaberne anførte budgettal. Udkast Ledelsens ansvar for årsregnskaberne Boligforeningens ledelse har ansvaret for at udarbejde og aflægge årsregnskaberne, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med lovgivningen om almene boliger. Dette ansvar omfatter udformning, implementeringen og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge årsregnskaberne, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskaberne, er i overensstemmelse med lovgivningen og andre forskrifter samt i overensstemmelse med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 547

7 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Revisors ansvar og den udførte revision Vort ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskaberne på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik jf. Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse af 15. december 2009 samt internationale revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskaberne ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskaberne. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskaberne, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for boligorganisationens udarbejdelse og aflæggelse af årsregnskaberne, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af boligorganisationens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskaberne. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om de dispositioner, der er omfattet af årsregnskaberne, er i overensstemmelse med lovgivningen og andre forskrifter samt i overensstemmelse med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Konklusion Udkast Det er vores opfattelse, at årsregnskaberne giver et retvisende billede af boligorganisationens og afdelingernes aktiver, passiver og økonomiske stilling pr samt af resultatet af boligorganisationens og afdelingernes aktiviteter for regnskabsåret i overensstemmelse med lovgivningen om almene boliger. Supplerende oplysninger vedrørende forhold i regnskabet for afdeling 20 Uden at det har påvirket vor konklusion vedrørende afdeling 20, gør vi opmærksom på, at der er væsentlig usikkerhed om afdelingens evne til at fortsætte driften. Denne usikkerhed kommer som følge af konstaterede fugtproblemer i murværket. Det er endnu usikkert om afdelingen, som følge heraf skal renoveres eller nedrives og genopbygges. I denne forbindelse er der ligeledes usikkerhed om, hvorvidt der kan opnås tilsagn om støtte til renovering eller genopbygning af ejendommen fra Landsbyggefonden. Ledelsen bedømmer, at ansøgning om støtte delvist vil blive imødekommet. 548

8 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Det forventes, at et tilsagn om delvis støtte fra Landsbyggefonden vil være betinget af en ikke ubetydelig økonomisk medvirken fra selskabet. I konsekvens af ovenstående, aflægges regnskabet under forudsætning af afdelingens fortsatte drift. Erklæring om udført forvaltningsrevision I forbindelse med den finansielle revision af Boligforeningen Bo 83s årsregnskaber for 2011 har vi foretaget en vurdering af, hvorvidt der for udvalgte områder er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af Boligforeningen Bo 83 og tilhørende afdelinger. Ledelsens ansvar Boligforeningen Bo 83s ledelse har ansvaret for, at der etableres retningslinjer og procedurer, der sikrer, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved Boligforeningen Bo 83s og tilhørende afdelingers forvaltning. Revisors ansvar og den udførte forvaltningsrevision I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik jf. revisionsinstruksen for almene boligorganisationer har vi for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om boligorganisationen har etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af boligorganisationen og tilhørende afdelinger. Vores arbejde er udført med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at forvaltningen på de udvalgte områder er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Konklusion Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i 2011 på de områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Under henvisning til Aarhus Kommunes skrivelse af 29. oktober 1997 skal vi anføre, at at vi har påset, at kommunen får tildelt ledige lejemål i henhold til reglerne herfor, og der ikke efter vor opfattelse er væsentlige forhold, der efter reglerne kræver ændringer eller aktivt indgreb fra bestyrelsen. Revisionens formål Udkast Formålet med revisionen er, at revisor ved påtegning på årsregnskaberne udtaler sig om de af ledelsen udarbejdede årsregnskaber. Revisionen er ikke tilrettelagt og udført med henblik på at forhindre eller afsløre besvigelser eller andre uregelmæssigheder. Såfremt der under revisionen konstateres fejl og mangler, som vækker mistanke om uregelmæssigheder, vil revisionen blive udvidet med 549

9 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision henblik på afklaring heraf. Den foretagne revision af årsregnskaberne for 2011 har ikke givet anledning til særlige undersøgelser. Ansvar En statsautoriseret revisors påtegning på et regnskab anses, medmindre andet fremgår af påtegningen, som et udtryk for, at regnskabet er revideret af den pågældende, og at det er rigtigt opstillet på grundlag af bogføring og opgjort under hensyntagen til bestående værdier, rettigheder og forpligtelser og i overensstemmelse med lovgivningens og eventuelle vedtægters krav til regnskabsaflæggelsen. Vort ansvar omfatter ligeledes, at en eventuel årsberetning indeholder de krævede oplysninger, og at årsberetningen ikke er i strid med regnskabet. Vor påtegning på årsregnskabet afgives på grundlag af en begrundet overbevisning om regnskabets rigtighed, der er erhvervet gennem revisionen. Vi har herved påtaget os ansvaret for, at revisionen er udført i overensstemmelse med god revisionsskik, og for gennem revisionen at have kontrolleret, at regnskabet opfylder lovgivningens krav. Ansvaret for selve regnskabsaflæggelsen samt for bogføring og formueforvaltning påhviler boligorganisationens ledelse. Det er således ledelsen, der har det overordnede ansvar for, at regnskabet udarbejdes i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav til regnskabsaflæggelsen samt for, at bogføring og formueforvaltning kontrolleres på en tilfredsstillende måde. Det påhviler ligeledes ledelsen at tilrettelægge et registreringssystem, der sikrer en tilstrækkelig og pålidelig økonomirapportering. Vi har påset, at ledelsen overholder sine pligter i henhold til ovenstående samt, at en række lovkrævede dokumenter og bøger er oprettet og føres, herunder at der er udarbejdet forretningsorden for bestyrelsen. Udkast Ledelsen har pligt til at informere os om forhold, der må anses af betydning for bedømmelse af boligorganisationen og afdelingerne, herunder gøre os bekendt med tilføjelser til bestyrelsens forhandlingsprotokol. Idet vi har ret til - og hvis blot et medlem af bestyrelsen kræver det - pligt til at deltage i bestyrelsesmøder vedrørende behandling af regnskabet, der påtegnes af revisor, forudsættes det, at bestyrelsen i god tid informerer os om, at bestyrelsesmøder afholdes. Revisionens tilrettelæggelse og udførelse Revisionen af årsregnskaberne har været tilrettelagt og udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse af 15. december Revisionen skal sikre, at årsregnskaberne ikke indeholder væsentlige fejl og mangler og har primært omfattet væsentlige regnskabsposter og områder, hvor der er risiko for væsentlige fejl, herunder foretagne regnskabsmæssige skøn. 550

10 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Revisionen er udført ved stikprøver med henblik på at efterprøve, hvorvidt årsregnskabernes oplysninger og beløbsangivelser er korrekte. Der er foretaget analyser, gennemgang og vurdering af forretningsgange og interne kontrolsystemer og kontrolprocedurer samt gennemgang og vurdering af bogholderiposteringer og dokumentation herfor. Revisionen har tillige omfattet en vurdering af, hvorvidt de udarbejdede årsregnskaber opfylder lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser. I forbindelse hermed har vi vurderet den valgte regnskabspraksis, ledelsens regnskabsmæssige skøn samt ledelsens afgivne oplysninger i øvrigt. Revisionen er udført dels i årets løb, dels i forbindelse med årsregnskabsudarbejdelsen. Under revisionen i årets løb har vi gennemgået bogføringen og bilagsmaterialet samt udvalgte forretningsgange inden for regnskabsmæssige områder i det omfang, vi har anset for nødvendigt for revisionen af årsregnskabet. Under vor gennemgang har vi ikke konstateret fejl og mangler af betydning for årsregnskabsaflæggelsen. Vi har den 9. december 2011 foretaget uanmeldt eftersyn af boligorganisationens likvide beholdninger m.v. Vi afstemte likvide beholdninger, huslejerestancer og værdipapirbeholdninger. For så vidt angår likvide beholdninger og værdipapirer blev de afstemt til eksternt dokumentation. Mht. til huslejerestance har vi påset at procedure mht. til rykning og overgivelse til inkasso blev overholdt. Konklusionen blev, at der ikke var nogle bemærkninger. Revisionen i forbindelse med årsregnskabsudarbejdelsen har været baseret på arbejdet i årets løb og har blandt andet omfattet en analyse af resultatopgørelsernes poster samt en sammenligning af resultatopgørelser med budgetter og tidligere års resultatopgørelser. Ved gennemgangen af balancerne har vi overbevist os om de opførte aktivers tilhørsforhold til boligorganisationen/afdelingerne, om deres tilstedeværelse samt om deres forsvarlige værdiansættelse. Vi har påset, at de forpligtelser, der os bekendt påhviler boligorganisationen og afdelingerne er rigtigt udtrykt i årsregnskaberne. Vi har endvidere påset, at reglerne i Lov om almene boliger med tilhørende bekendtgørelse og vejledning samt almindelig anerkendt regnskabspraksis er fulgt, samt at årsregnskaberne med de tilhørende oplysninger i noterne giver et retvisende billede af aktiver og passiver, den økonomiske stilling samt resultatet af årets drift. Udkast I overensstemmelse med god revisionsskik har vi indhentet en af administrationschefen underskrevet ledelseserklæring til bekræftelse af årsregnskabernes fuldstændighed. Vi har gennemlæst bestyrelsens forhandlingsprotokol samt heri referat af repræsentantskabsmøde frem til og med mødet den 15. november

11 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Vi har fra boligorganisationens advokatforbindelse fået bekræftet, at der med boligorganisationen som part ikke foreligger uafklarede tvister, som vurderes at kunne indebære væsentlige forpligtelser. I overensstemmelse med god revisionsskik har vi revideret begivenheder indtruffet efter regnskabsårets udløb. Formålet med revisionsarbejdet på dette område er at kontrollere, om væsentlige begivenheder efter regnskabsårets udløb er kommet til udtryk enten i selve regnskabsposterne eller i form af oplysninger i noter til årsregnskabet. FORVALTNINGSREVISION Baggrund Bo 83 er omfattet af reglerne om forvaltningsrevision. Det er en forudsætning for gennemførelse af forvaltningsrevision, at foreningen har skriftlige forretningsgange på alle væsentlige områder, og at der er opstillet målsætninger, handlingsplaner og målepunkter. Forvaltningen af boligorganisationen administreres af Boligkontoret Aarhus. Forvaltningsrevisionen foretages af den af Boligkontoret valgte revisor. Denne har foretaget en vurdering af forretningsførerorganisationens sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring. Opsummering af forvaltningsrevisionens stade Af kommentarer til forvaltningen skal her nævnes de mest væsentlige handlinger og konklusioner, som revisor for Boligkontoret har udført og er fremkommet med. Målsætninger Udkast Vi har konstateret, at administrationsorganisationens bestyrelse har opstillet en række målsætninger for forvaltningsrevisionen. Målsætningerne koncentrerer sig om servicering og informering af beboere. Vi har konstateret, at der er udarbejdet målsætninger for alle væsentlige områder, samt at der er udarbejdet handlingsplaner for målsætningernes opfyldelse. Administrationsorganisationen har påbegyndt måling på ovenstående områder af, hvorvidt der leves op til målsætningerne om sparsommelighed, effektivitet og produktivitet. 552

12 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision Forretningsgangsbeskrivelser Vi har konstateret, at administrationsorganisationen har udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser for alle væsentlige områder. Disse forretningsgange er i forbindelse med fusionen erstattet af et nyt og mere operationelt koncept samlet for Boligkontoret Aarhus. Rapportering Administrationsorganisationen vil for de ovenstående områder foretage rapportering på opfyldelsen af de fastsatte målsætninger. Afrapportering vil ske ved udarbejdelse af en intern rapport fra administrationen til bestyrelsen. Rapporteringen vil blive behandlet i administrationsorganisationens bestyrelse. Revisors redegørelse for den udførte forvaltningsrevision Vor revision af den af ledelsen udførte forvaltningsrevision er udført både som led i den finansielle revision og som selvstændige revisionshandlinger med henblik på forvaltningen. Revisionen har været tilrettelagt med henblik på vurdering af boligorganisationens sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Bestyrelsen har således endnu ikke været forelagt nogen rapportering vedrørende forvaltningsrevisionen. Revisors konklusion på forvaltningsrevisionen Det er vor vurdering, at de af ledelsen allerede foretagne tiltag på forvaltningsrevisionsområdet, bidrager til at administrationsorganisationen udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen. Arbejdet med forvaltningsrevisionen bør fortsættes i de kommende år. Udkast Den udførte forvaltningsrevision har i øvrigt ikke givet anledning til kommentarer. SPØRGESKEMAET Regnskabet omfatter et spørgeskema med 13 spørgsmål, som skal besvares med ja eller nej. I skemaet skal der gives supplerende oplysninger, såfremt der svares ja. I skemaet er der svaret ja til spørgsmål 5, 9b og 12a og boligorganisationens kommentarer hertil er anført. Vi har ikke yderligere kommentarer til de 3 ja er. 553

13 Boligforeningen BO 83 Kommentarer til årsregnskabet KOMMENTARER OG SUPPLERENDE SPECIFIKATIONER TIL ÅRSREGNSKA- BET Til årsregnskaberne skal vi knytte følgende kommentarer: AFDELINGERNE GENERELT Langtidsplanlægning Vi skal påse, at 10-års planerne hænger sammen økonomisk. For samtlige afdelinger foreligger der en 10-årsplan for periodisk vedligeholdelse og fornyelse udarbejdet på grundlag af en vedligeholdelsesrapport. Vi har konstateret, at flere af 10 årsplanerne alene hænger sammen under forudsætning af, at store renoveringsarbejder finansieres ved optagelse af eksterne lån. Vi er af den opfattelse, at 10 årsplanerne bør hænge sammen uden denne forudsætning. Låneoptagelse i øvrigt er udtryk for, at der ikke er tilstrækkelige midler til stede på konti for planlagt periodisk vedligeholdelse, når der skal udføres større istandsættelsesarbejder. Vi er af den opfattelse, at der kun undtagelsesvis bør opereres med egenfinansiering i 10-års-planerne. En forøgelse af henlæggelserne i de pågældende afdelinger vil være en nødvendighed. Noteapparatet til såvel afsluttede - som uafsluttede forbrugsregnskaber Vi har konstateret at el til vaskeri ikke altid fordeles efter bimåler. I det tilfælde man ikke anvender bimåler, så fordeler man el-omkostningen efter samme fordelingstal som vand. Ovenstående fremgangsmåde er ikke efter reglerne, men må betragtes som værende en pragmatisk løsning. Vi er opmærksomme på, at der sker udlejning af ejendomsfunktionærer. Når udleje sker mellem selvstændige boligorganisationer, så er denne ydelse momspligtig. Det skal dog bemærkes, at der er en bagatelgrænse på DKK pr. år. Vi vil henlede opmærksomheden herpå, idet det er en relativ ny problemstilling, der er opstået i forbindelse med BL-retssager omkring moms for boligorganisationer. Intern rentepolitik Udkast I overensstemmelse med de nye regler skal foreningens opnåede nettorente fordeles mellem midlerne i fællesforvaltningen og foreningens egenkapital. Fordelingen er ikke sket i forhold til indestående efter dag til dag princippet opgørelse at renteindtægten i afdelingsregnskaberne. Afdelingerne har fået tildelt en større renteindtægt i året, der vil bli- 554

14 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision ve korrigeret i regnskaberne for Korrektionen foretages først i 2012, da beløbet i det enkelte afdelingsregnskab anses for uvæsentligt for afdelingernes individuelle resultater. Renteudgiften til afdelingerne er korrigeret i årets regnskab for Bo83 og den rente afdelingerne har modtaget for meget er opført som et tilgodehavende. KOMMENTARER TIL ENKELTE AFDELINGER Forkert fordeling i afdeling 27 og 19 afdelinger i Højbo Der er ikke foretaget korrekt fordeling af fællesudgifter mellem afdelingerne afholdt af Ejerforeningen Solsikkegården. Fordelingen er sket i forholdet 50/50 og ikke efter kvadratmeter. Samlede omkostninger på DKK skulle være fordelt med DKK til afdeling 27 og DKK til afdeling 19. Supplerende oplysninger vedrørende afdeling 20 Vi har forsynet revisionspåtegningen med en supplerende oplysning vedrørende afdeling 20 i Norsgade. Da der endnu ikke foreligger en afklaring omkring afdelingens fremtidige drift, har vi oplyst om denne usikkerhed. Dette dog uden påvirkning af vor konklusion. Sagen Norsgade synes stadig uafklaret. I konklusion heraf har vi valgt at bibeholde enslydende forhold i vores revisionspåtegning i påtegning for Afdelingernes resultater og disponering heraf fremgår af nedenstående oversigt Udkast 555

15 Boligforeningen BO 83 Den udførte revision --- Anvendt til --- Resultat Afvikling af underfinansiering Opsamlet resultat Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Udkast

16 Boligforeningen BO 83 Kommentarer til årsregnskabet Bevægelserne i de akkumulerede underskud i 2011 har været således: Budget Underskud Underskud Underskud Afviklet (afvikling) Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Udkast Boligorganisationens resultatopgørelse Regnskabet udviser et resultat på t.dkk 67 mod et budgetteret resultat på DKK 0. Afvigelsen mellem årets resultat og det budgetterede resultat, t.dkk 67, kan i hovedtræk forklares således: Merindtægter/mindreudgifter t.dkk Bestyrelsesvederlag 6 Lovmæssige gebyr 3 Forretningsførelse 27 Kontorholdsudgifter 32 Kontorlokaleudgifter 7 Renterindtægter/kursgevinster Ekstra ordinære indtægter

17 Boligforeningen BO 83 Kommentarer til årsregnskabet Merudgifter/mindreindtægter Mødeudgifter, kontingenter m.v). -85 administrationsbidrag -40 Renteudgifter/kurstab Samlet afvigelse 67 Til resultatopgørelsens enkelte poster har vi følgende kommentarer: Administrationsbidrag I regnskabets noter til konto 601 og 603 er for et antal lejemålsenheder på beregnet: Nettoadministrationsudgift pr. lejemål Nettorenteindtægt pr. lejemål Det faktiske administrationsbidrag har været DKK Boligorganisationens balance Boligorganisationens balance omfatter såvel boligorganisationens egne midler som dispositionsfonden og afdelingernes henlæggelser. I henhold til Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse af 15. december 2009, skal afdelingsmidler modtaget i forvaltning og boligorganisationens øvrige kortfristede gæld samt dispositionsfondens midler i boligorganisationens balance til stadighed være fuldt ud modsvaret af likvide beholdninger, obligationer eller lignende samt eventuelt lån til afdelinger, som opfylder bestemmelserne i bekendtgørelsen. Likviditetskontrollen kan vises således: Udkast Mellemregning med afdelingerne udgør (gæld) Bankgæld 0 Øvrig kortfristet gæld Dispositionsfonden, disponibel del

18 Boligforeningen BO 83 Kommentarer til årsregnskabet der modsvares af: Likvide beholdninger Obligationer Tilgodehavender Mellemregning med afdelinger Overskydende likviditet Bestemmelserne er således fuldt ud overholdt. Enkelte af balancens poster kommenteres nedenfor: Andre anlægsaktiver Posten vedrører depositum for kontorleje Brendstrupgårdsvej. Kapitalindskud, sideaktivitet Under posten indgår aktier i Byfornyelsesselskabet Danmark A/S (Nom. DKK , optaget til DKK ) og aktier i BOLIND A/S (Nom. DKK 5.000, optaget til DKK ). Egenkapital DKK Boligorganisationens samlede egenkapital er pr og var pr Udkast Stigning kan forklares således: Formindskelse af boligforeningsandele -500 Ydelser udamortiserede lån til dispositionsfonden Pligtmæssige bidrag fra afdelinger 79 og Renter af egen trækningsret fra LBF Afdrag udlån afdeling Tilskud Tilskud tab ved lejeledighed Tilskud fra LBF til overførsel til afdelinger Indbetalt til Landsbyggefonden Årets resultat

19 Boligforeningen BO 83 Kommentarer til årsregnskabet Dispositionsfond I dispositionsfonden indgår udover de normale bidrag jf. Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse af 15. december 2009: 1. Likvide midler, der fremkommer i forbindelse med udamortiserede prioriteter i afdelinger, der har modtaget tilsagn om offentlig støtte før den 1. januar 1999 eller opført uden offentlig støtte. Heraf indbetales 2/3 til Landsdispositionsfonden. Jævnfør "Bekendtgørelsen om almene boliger m.v." 38 skal dispositionsfondens disponible del udgøre mindst DKK pr. lejemålsenhed. Dispositionsfonden udgør p.t. DKK På baggrund heraf er der ikke budgetteret med henlæggelser til dispositionsfonden i Dispositionsfonden skal minimum have sit mellemværende med selskabet forrentet med min. diskontoen 2%. For år 2011 var diskontoen gennemsnitlig 1%, hvorfor dispositionsfonden skulle være forrentet med minimum 0 %, hvilket er sket. Byggefonden Byggefonden er jf. ny lov afviklet med virkning pr Anvendt regnskabspraksis Værdipapirbeholdningen er værdiansat til statusdagens kurs. Øvrige arbejdsopgaver I det forløbne år har vi udover den normale revision: Afgivet følgende attester: Udkast BL Økonomistyrelsen Diverse attester m.v. Ungdomsboligbidrag. 560

20 Boligforeningen BO 83 Erklæringer AFSLUTNING Under henvisning til Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse af 15. december samt bekendtgørelse om statsautoriserede og registrerede revisorers erklæringer m.v. skal vi oplyse, at vi opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. at statslige og kommunale midler er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår og regler. Aarhus, den 24. april 2012 Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Klaus Kristiansen Statsaut. revisor Forelagt på bestyrelsesmødet den / 2012 Bestyrelse Olav Bertelsen (formand) Udkast Stig Ramløv Frandsen Jon B. Hansen Torben Kjølhede Keld Danielsen Grethe Rasmussen Ulla Nielsen. 561

21 ØKONOMISK BERETNING Boligorganisationen Det er det sidste regnskab for Bo83 på grund af fusionen mellem Højbo, Bo83 og Vesterbo der trådte i kraft pr. 1. januar Der var et overskud på kr. Der var underskud på administrationen på kr. primært på grund af mødeudgifter i forbindelse med fusionen. Der var en ekstraordinær indtægt på kr. Der var et renteoverskud på kr. Afdelingerne har fået en forrentning af mellemregning på 3,933 %. De skulle kun have haft 3,665 %. Det skyldes der blev foretaget en renteberegning på en byggesag efter renten på 3,933 % var bogført. Renteudgiften på 3,665 % er medtaget under renteudgifter. Merrenten modregnes i Afdelingerne fik kr. i rente mod budgetlagt kr. Obligationsrenterne blev lidt højere end budgetlagt. Der var kursgevinster på kr. Der var kurstab på kr. mod budgetlagt kr. Afdelingerne Der var underskud på kr. i afdelingen på Katrinebjergvej. Der er en negativ resultatkonto (underskud) i afdeling 10, 13, 16, 17, 18, 20, 21, 22 og 25 på i alt kr. I 2010 var saldoen kr., altså en væsentlig reduktion. Resultatkontoen, positiv eller negativ, skal afvikles løbende over max. 3 år. Saldoen bliver aldrig 0 da der enten er overskud eller underskud hvert år. Der er igangsat eller gennemført udskiftning af vinduer i Majdalen og Tamperdalsvej samt køkkener i Majdalen. Nybyggeri Afdelingen på Damgårdstoften i Mårslet blev indflyttet 15/ og 15/ Byggeriet blev færdig lidt før tiden. Opførelsen af byggeriet er forløbet planmæssigt. Muligheden for at opføre en etage med ungdomsboliger på Chokoladen undersøges. Det kræver en ny lokalplan og en kvote. Det skulle være muligt at få en kvote, da der er tale om ungdomsboliger. Det tager dog lang tid at udarbejde og få godkendt en lokalplan. Bestyrelsen

22 Rente mellemregning afdelinger Afd. Saldo Saldo pt. Budget 2013 Budget

23 I alt Afdeling 81 er beregnet som udlæg forbedringsarbejder fratrukket gæld til boligorganisation. Udlæg renteberegnes særskilt. Udover rente mellemregning afdelinger er der renteberegning af boligsociale aktiviteteter i Møllevangen, Frydenlund og Kalmargade og grundejerforening i Skæring.

24

25

26

27

28

29 NOTAT TIL PKT 2 b 3 Beretning Boligkontoret Århus DATO 29. april 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forr.udvalg/administration PROBLEMSTILLING 1. Det seneste år i Boligkontoret Århus Det har været et meget begivenhedsrigt år i Boligkontoret Århus såvel som Bo83, Højbo og VesterBo. Mest for det gode. Men der har også været svære og beklagelige begivenheder, selvfølgelig særlig Fagbos beslutning om at udtræde af samarbejdet. Vores første opgave efter repræsentantskabsmødet sidste år var at få Morten Homann klædt godt på til de udfordringer vi havde lagt i gryden til ham: At få styr på vores administrationsorganisation og ikke mindst at hjælpe os med at få fusionsprocessen godt i gang mellem vores boligorganisationer Fusion Først og fremmest har året været præget af den store beslutning den 15. november om at fusionere organisationerne sammen til det, der nu er boligorganisationen Boligkontoret Århus. Det var en spændende og kompliceret debat, som heldigvis endte med en ganske klar afgørelse. Men det er naturligvis også en beslutning forbundet med vemod for alle os, der har arbejdet mange år i det beboerdemokratiske i Bo83, Højbo eller VesterBo. Også derfor er det vigtigt, at vi husker også bekymringerne omkring fusionsprocessen og hen over de næste år viser, at de bliver gjort til skamme. Men det er grundlæggende en rigtig beslutning af skabe en større, enklere og mere effektiv organisation og høste dens fordele. Fusionen har selvfølgelig også sat sit store præg på bestyrelsens og administrationens arbejde siden nytår. Der har været rigtig mange beslutninger der har skullet tages, debatter der har skullet prioriteres og praktiske omlægningen der har skullet foretages. Det har været hektisk og selvfølgelig er der ting, vi i bagklogskabens lys kunne have gjort bedre eller hurtigere. Men når det er sagt, er vi nået rigtig langt her allerede få måneder inde i vores nye organisations levetid også sammenlignet med andre fusionsorganisationer i vores verden Fagbos udtræden Sidste år ved denne tid var debatten meget præget af Fagbos beslutning om at træde ud at Boligkontoret Århus. Det er stadig en beslutning, som bestyrelsen beklager dybt.

30 Situationen blev kun så meget desto mere alvorlig af dens konsekvenser for personalet. Ikke alene måtte medarbejderne leve i adskillige måneder med uvished og utryghed. Som det allerede stod klart sidste år, måtte det føre til en betydelig nedskæring i medarbejderstaben i administrationen. En del kunne håndteres ved at undlade at besætte ledige stillinger. Men det førte i sidste ende i august 2011 beklageligvis også til afskedigelse og virksomhedsoverdragelse af seks medarbejdere. Det er en ulykkelig situation for de mange, der ikke selv havde valgt den udgang. Men Boligkontoret Århus har forsøgt at bistå så godt som muligt med psykologbistand, rådgivningstilbud m.m., ligesom det er lykkedes at indgå aftale om job eller efterløn for alle de berørte. Selv om det aldrig kan blive andet end et lille plaster på såret. Boligkontoret Århus indgik aftale med Fagbo om de økonomiske betingelser for en udtræden til 1. januar 2012 frem for Det blev en udmærket aftale, der håndterer de fleste af de økonomiske problemer for Boligkontoret Århus på den korte bane. Det er efterfølgende også lykkedes at indgå en tilpasset lejeaftale på administrationskontoret på Brendstrupgårdsvej, som skaber fornuftige rammer om økonomien i en årrække. Og under alle omstændigheder var det hensigtsmæssigt både for personalet og for Fagbo ikke at skulle leve med usikkerhed helt frem til udgangen af Visionspapir og nyt strategipapir Repræsentantskabsmødet i Boligkontoret Århus den 5. maj 2011 vedtog et nyt strategisk grundlag for organisationen med visionspapiret med fem overordnede målsætninger: attraktive boliger til konkurrencemæssige priser byens bedste service lav flytteandel understøttelse og udvikling af beboerdemokratiet socialt og fagligt attraktive forhold for medarbejderne Siden har såvel bestyrelse som medarbejdere brugt ganske mange kræfter på at implementere strategien i bl.a. forvaltningsrevisionen, virksomhedsnævn, kommunikation, web, grafisk udtryk m.m. Et strategisk grundlag tager adskillige år at implementere, og visionspapiret pegede da også frem til 2020 med 2014 som første "mellemstation". Men vi er nået ganske langt allerede. Dette strategipapir blev skrevet til administrationsorganisationen. Med debatterne over sommer og efterår 2011 og med beslutningen den 15. november stod det klart, at Boligkontoret Århus skulle være en almen boligorganisation. Efter nytår besluttede bestyrelsen i den fusionerede organisation derfor at pudse strategigrundlaget af og igennem bestyrelsens arbejde på bl.a. et seminar primo marts valgte bestyrelsen af skærpe fokusset på energi og miljø i moderniseringen af boligerne, ligesom den valgte at fokusere strategien på kun tre indsatsområder for at sikre, at de fik den fornødne vægt: Byens bedste service Nytænkning af beboerdemokratiet Din fremtidssikrede bolig 1.4. Forvaltningsrevision Bestyrelsen for Boligkontoret Århus godkendte i august 2011 et nyt koncept for forvaltningsrevisionen. Forvaltningsrevisionen er et lovpligtigt system af mål og målepunkter, som giver bestyrelsen 2/18

31 et redskab til at sætte mål og følge op på de ikke-økonomiske dele af organisationens virksomhed, og brugen af forvaltningsrevisionen vurderes også af revisor i dennes gennemgang af regnskabet. For alle organisationers vedkommende har forvaltningsrevisionen i en årrække været underlagt kritik fra revisors side, men med det nye koncept har bestyrelsen fået et enkelt redskab, der lægger sig tæt op ad organisationens strategiske målsætninger. Målene ser således ud: Målsætning Målepunkt Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra administration Kundetilfredshed med information Andel klagesager pr. lejemål Hurtig genudlejning Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Din fremtidssikrede bolig Prioritering af renoveringsprojekter Kvalitet af nybyggeri Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Nytænkning af beboerdemokratiet Nye tiltag i beboerdemokratiet Høj deltagelse Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Medarbejdertilfredshed Attraktiv arbejdsplads Sygefravær God ledelse 3/18

32 Målsætning Målepunkt Høj og ensartet kvalitet Udarbejdelse af forretningsgange Overholdelse af forretningsgange Se nærmere om kundeundersøgelser, beboerpanel m.m. i afsnit BL Danmarks almene boliger BL Danmarks almene boliger. Det er som bekendt vores brancheorganisation. Her har der også været heftig aktivitet i 2011, både på landsplan og lokalt i 5. kreds som dækker Århus Kommune. Det var et valgår, så BL var også tunet ind på at udøve maksimal politisk indflydelse. Det har bl.a. givet os en boligaftale der giver boligorganisationerne lov til at bruge en masse af vores penge i Landsbyggefonden så vi kan få lavet tiltrængte renoveringen. Der er i virkeligheden tale om, at vi bruger fremtidens indbetalinger til Landsbyggefonden nu. Men så bliver pengene da brugt til det, de er beregnet til! Almene Boligdage i Bellacenteret var et stort arrangement og udstillingsvindue for boligbevægelsen. I 5. kreds har vi indgået driftsaftale med Århus Kommune og Det Boligsociale Fællessekretariat, så Fællessekretariatet nu er blivende. Vores andel i aftalen er 50 kr. pr lejemål. Vi har debatteret hvordan vi kan opruste det politiske arbejde i kredsen. Det starter en proces som kredsrepræsentantskabet skal arbejde med i den kommende tid. Desværre er der også malurt i bægeret. Det er nu ikke kredsens, men den kommunale økonomis skyld. Det står sløjt til med mulighed for at bygge boliger - hvis der ikke kommer hul på det, så får vi meget svært ved at kunne huse alle de mennesker kommunen mener, vil bo i Århus i Robert Thorsen som gennem mange år har været vores anker i forhold til BL som kredsens næstformand måtte ved det nys overståede kredsvalgmøde ud i kampvalg om næstformandsposten. Han fik desværre ikke stemmer nok til at fastholde posten. Den gik til Bendt Nielsen fra AAB. Vi ønsker Bendt tillykke med valget, men vi er da kede af, at vi ikke længere har Robert siddende der AarhusBo I lyset af etableringen af AARHUSbolig og fusionerne til Boligkontoret Århus og AlmenBo, er grundlaget for at opretholde det gamle opnoteringsssamarbejde i AarhusBo forsvundet. Organisationen blev derfor nedlagt på det ordinære repræsentantskabsmøde den 2. maj Beboerdemokrati Organisationen har strategisk fokus på at udvikle og styrke beboerdemokratiet. Det er ikke en opgave, der kan overstås eller færdiggøres, men noget, vi konstant skal arbejde med. Men vi hat taget hul på opgaven og igangsat initiativer i forhold til udvikling af beboerdemokratiet, i første omgang i forbindelse med afdelingsmøderne. 4/18

33 2.1. Afdelingsmøder Afdelingerne idet det tidligere Bo83 og Højbo holdt ordinære afdelingsmøder i september, mens afdelingerne i det tidligere VesterBo holdt deres sidste ordinære afdelingsmøder i januar Alle afdelinger holder fremover ordinære afdelingsmøder i august-september. Afdelingerne 1 Jens Baggesensvej, 15 Helge Rodes Vej, 38 Visbjerg Hegn, 47Julsøvej, 50 Brendstrupvej, 53 Julsøvej, 54 Norsgade, 57 Åvænget og 67 Hørretløkken holder fortsat også ordinære forårsmøder Kursusaktiviteter I alle tre organisationer blev der i efteråret holdt kurser og konferencer om fusionen. Efter nytår holdt kursusudvalget i samarbejde med administrationen et introduktionskursus for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Der var meget stor tilslutning, og fine tilbagemeldinger Udvalg og bestyrelser Organisationsbestyrelsen kan konstatere, at der har været stor aktivitet i de udvalg, som blev nedsat ved fusionen til at udarbejde kommissorier for det fremtidige arbejde. Det er der kommet nogle gode kommissorier ud af, som lover godt for fremtidigt arbejde og aktiviteter. Begyndelsen på de mange udvalg markerede også afslutningen på bestyrelsesarbejdet i de tre gamle organisationer. En del fortsætter i den nye fælles organisationsbestyrelse, men andre har takket af efter en stor og konstruktiv indsats både i fusionsprocessen og førhen. Det gælder ikke mindst VesterBos og Boligkontoret Århus tidligere formand, Robert Thorsen, som ikke fortsatte med over i bestyrelsen for den nye organisation. De skal alle have en meget stor tak for indsatsen og mødes med en stærk forventning til, at vi fortsat må trække på deres holdninger, engagement og arbejdskraft i vores beboerdemokrati. 3. Økonomi Der var et overskud på kr. i Boligkontoret Århus i Det skyldes besparelser på personaleudgifter og afskrivninger. Honorar for byggesager og årsbonus var højere end budgetlagt. Vi fik refunderet lønsum. Der er en arbejdskapital på og en egenkapital på kr. Fusionen mellem Højbo, Bo83 og Vesterbo pr. 1. januar 2012 medførte aktiver og passiver blev slået sammen. Fagbo udtrådte af Boligkontoret og fusionerede med Statsbo pr. 1. januar 2012 under navnet Almenbo Aarhus. Fagbo har, efter aftale, betalt et beløb for at udtræde allerede 1/ Det var de sidste regnskaber for Højbo, Bo83 og Vesterbo på grund af fusionen. Der var et underskud på kr. i Højbo. Det skyldes udbetaling af bestyrelseshonorar og mødeudgifter på grund af fusionen. Underskuddet på administrationen blev på kr. Der var ekstraordinære indtægter på kr. og et renteoverskud på kr. 5/18

34 Renteindtægterne var højere end budgetlagt. Det betød afdelingerne fik 3,856 % i rente af mellemregningen mod budgetlagt 2,75 %. Der var tab ved lejeledighed for boliger og erhverv på kr. Den dækkes af dispositionsfonden. Der var underskud på kr. i afdelingen på Herningvej. Resultatkontoen i denne afdeling lyder på kr. Overskuddet i de øvrige afdelinger på kr. og resultatkontoen er i alt på kr. Resultatkontoen afvikles løbende over max. 3 år. Der var bogført tab ved fraflytning på kr. i Højbo og dækkes af afdelingens henlæggelser. I Bo83 var der overskud på kr. Der var underskud på administrationen på grund af mødeudgifter i forbindelse med fusionen. Der var en ekstraordinær indtægt på kr. og et renteoverskud på kr. Afdelingerne fik 3,933 % i rente men skulle kun have 3,665 %. Det reguleres i Der var budgetlagt 1,75 %. Afdelingerne fik kr. i rente af mellemregningen mod budgetlagt kr. Tab ved lejeledighed for boliger og erhverv på kr. dækkes af dispositionsfonden. Underskuddet i afdelingen på Katrinebjergvej blev kr. Der er en negativ resultatkonto i 9 afdelinger på kr. I 2010 var saldoen kr. Resultatkontoen afvikles løbende over max. 3 år. Tab ved fraflytning udgør kr. og dækkes af afdelingens henlæggelser. Regnskabet for Vesterbo dækker perioden 1/5-31/ Overskuddet udgør kr. Underskud på administrationen på kr. og et stort renteoverskud på kr. Under-skud på administration skyldes især honorar, revision og lavere administrationsbidrag. Der var kursgevinster på kr. Afdelingerne fik 9,719 % i rente mod budgetlagt 2,25 %. Tab ved lejeledighed af boliger og erhverv udgør kr. og dækkes af dispositionsfonden. Vesterbo havde et problem med periodisering af terminsydelser på grund af fusionen. Det blev løst ved at give tilskud fra dispositionsfonden til de afdelinger det var nødvendigt for at undgå et underskud. Det samlede tilskud udgør kr. Det er knap halvdelen af udgiften til periodisering. Der er overført midler fra arbejdskapitalen til dispositionsfonden for at opfylde kravet til om kr. pr. lejemålsenhed i fonden. Den høje forrentning medførte et overskud på kr. i 19 afdelinger og 0 i 10 afdelinger. Resultatet på 0 skyldes tilskud fra dispositionsfonden på grund af periodisering af terminsydelser. Der er bogført tab ved fraflytning på kr. Hovedparten dækkes af afdelingernes henlæggelser. 4. Personale og organisation Organisationen har været præget af arbejdet med at finde en fast form under den nye ledelse. Det har blandt andet betydet, at der omsider er etableret virksomhedsnævn som har fungeret siden sommeren 2011 og arbejdsmiljøorganisation. 6/18

35 Virksomhedsnævnene har bl.a. været omdrejningspunkt for iværksættelsen af de to virksomhedsdage den 14. september 2011 og den 10. maj Her mødtes alle medarbejdere på tværs af organisationen for at forbedre det interne samarbejde og med at udmønte og idéudvikle på repræsentantskabets og bestyrelsens målsætninger om bl.a. at yde byens bedste service. Dagene har begge været store successer, og det er meningen, at det skal være en årligt tilbagevendende begivenhed. I regi af virksomhedsnævnene er der også med nogen forsinkelse indgået lokalaftale med HK om indplacering af medarbejdere ift overenskomsten, samt med Ejendoms- og Serviceteknikernes Landssammenslutning ift overenskomsten. Sidstnævnte blev en fælles lokalaftale for ejendomsfunktionærer i både Bo83, Højbo og VesterBo. Arbejdsmiljøorganisationen er især etableret oven på et stort arbejde med sikkerhed og tryghed på arbejdspladsen, der støttet af Forebyggelsesfonden. Boligkontoret Århus og AAB fik i 2010 tildelt ca. 1,2 mio. kr., som skal anvendes til et projekt Tryghed og trivsel, hvor resultatet bliver et koncept indeholdende kursusforløb og konfliktløsningsværktøj til ejendomsfunktionæren. Udviklingen af dette sker i samarbejde med konsulentvirksomheden Alectia, og afsluttes pr. 31. december I sommeren 2012 skal der udarbejdes undervisningsmateriale i form af en DVD, som skal udbredes til andre almene boligorganisationer samt undervisningsinstitutioner for ejendomsserviceteknikere i Danmark Personale Siden repræsentantskabsmødet maj 2011 har vi som nævnt desværre måttet sige farvel til seks medarbejdere i administrationen Mette Christoffersen, Lene Gaardsted, Lene Hansen, Pia Lund, Mogens Truelsen og Henriette Vestergaard der har fået job i den nye organisation AlmenBo Aarhus. Det er sørgeligt, at Fagbos beslutning om at forlade organisationen har ført til, at gode kolleger har måttet igennem en træls og hård proces, som for de flestes vedkommende ikke har været deres eget ønske. Heldigvis forlyder det, at de alle er kommet godt på plads på deres nye arbejdsplads. De ønskes alt mulig held og lykke og tak for en stor og dygtig indsats i Boligkontoret Århus. Fagbos udtræden har desværre også medført, at Vibeke Andersen er opsagt med fratræden den 30. september 2012, hvorefter hun vil gå på efterløn. Også Vibeke skal have både tak for sin indsats, en stor beklagelse over situationen og de bedste ønsker for fremtiden. Jette Bøttern Laursen er ansat som ny teamleder i Udlejning fra 1. december Helle Ikkala er vendt tilbage fra barsel, mens både Josefine Kildahl og Winnie Valler pt. er på barselsorlov. Blandt ejendomsfunktionærer er Tommy Eriksen, Flemming Pedersen, Erik Lund og Allan Brønd fratrådt i årets løb. Til gengæld er Jacob Østergård fastansat i afdeling 34, 39 og 44 Hjulby Hegn, Carsten Sørensen i afdeling 48, 55 og 63 Skæring Parkvej samt Brian Nielsen i afdeling 27 Frydenlund. René K. Andersen, Tonny Vernersen og Claus Jacobsen er ansat som afløsere. Dennis Graversen er begyndt som lærling Medarbejdertilfredshed Som en del af forvaltningsrevisionens mere systematiske arbejde med målinger, er der i marts måned 2012 gennemført en tilfredshedsundersøgelse blandt alle medarbejdere i organisationen. Undersøgelsen viste bl.a. en meget høj medarbejdertilfredshed på 3,6 på en skala fra 0 til 4. Der vil også fremover være fokus på at fastholde og udvikle Boligkontoret Århus som en attraktiv arbejdsplads. 7/18

36 5. Udlejning 5.1. AARHUSbolig I foråret 2011 indtrådte vi i AARHUSbolig, hvor vi sammen med de øvrige boligorganisationer i Århus udbyder til sammen boliger. Der er tilmeldt pr den 24. april Heraf er aktive og i bero. 91,5% af de aktive tilmeldte ønsker elektronisk tilbud. Kun 8,85% ønsker brevtilbud. Til sammenligning tilmeldte i april 2011, tilmeldte i september 2011 og tilmeldte i december Den 16. december sendte AARHUSbolig girokort ud adressater reagerede ikke og blev slettet fra systemet betalte for sent (900 én dag for sent). Ved forfaldsdatoerne og er blevet slettet som følge af manglende eller for sen betaling. I de samme måneder kom der hhv og nye tilmeldte. Set over året ligger de månedlige nytilmeldte til ventelisten på mellem (december) til personer (august) Udlejning i Boligkontoret Århus I Udlejning har vi været konfronteret med en del utilfredse personer som er blevet slettet, hvilket i en periode lagde et massivt pres på telefonerne. Dette håber vi næste år at være ude over, da det forventes at en stor del af ansøgerne tilmelder sig Betalingsservice. Generelt har genudlejninger samt udlejninger i forbindelse med nybyggeri af Damgårdstoften og Rønnevangen fungeret tilfredsstillende. Dog var indflytningsprocessen i Rønnevangen en udfordring for Udlejning på grund af totalentreprenørens konkurs (se afsnit 6). Situationen var heldigvis anderledes med nybyggeriet på Damgårdstoften, hvor indflytningen forløb uden problemer. Vi har bestræbt os på, at imødekomme ønske fra fraflyttere om genudlejning før frigørelsesdato, hvilket er lykkedes os i langt de fleste tilfælde. Fra 1. oktober 2010 er der indført fleksibel udlejning i den nuværende afdeling 27 i Frydenlund. Erhvervslejemål har været vanskelige at udleje, og lokalerne på Kalmargade 23 og Hammershusvej 78, st. er stadig ledige. Tamperdalsvej 1 blev pr. 1/ udlejet efter et års tomgang. Erhvervslokalet i Nydamsparken er nedlagt efter ønske fra afdelingsbestyrelsen. På Paludan Müllersvej har vi fået opsigelse fra Danske Bank, lokalet er annonceret ledigt. I starten af 2012, hvor vi skulle tage vores nye, fælles organisation Boligkontoret Århus i brug, har udlejningslokalet ændret indretning. Lokalet er delt op med ekspeditionsområde og område for telefonbetjening. Ekspeditionsområdet er blevet mere kundevenligt og indbydende. I kalenderåret 2011 har der i alt i det tidl. Bo83, Højbo og Vesterbo været 850 opsigelser. I det tidligere Fagbo var der i 2011 i alt 269 opsigelser. Opsigelserne er nedenfor opdelt i afdelingsvis med de nye afdelingsnumre for Boligkontoret Århus: Afdeling Lejemål 1 rum 2 rum 3 rum 4 rum Flytninger 2010 Flytninger /18

37 Afdeling Lejemål 1 rum 2 rum 3 rum 4 rum Flytninger 2010 Flytninger Jens Baggesensvej, Paludan Müllersvej 2 Haugesundsvej osv. 3 Viggo Stuckenbergsvej 4 Chr. Molbechs Vej, H.V. Kaalunds Vej 5 Otto Benzonsvej, Viggo Stuckenbergsvej 6 Bethesdavej, Risvang Allé , , ,0 0 0, , , ,8 11 9, ,7 8 12, ,0 1 5,6 7 Vestre Ringgade , ,2 8 Peter Fabersvej, Vilhelm Bergsøesvej , ,3 9 Trøjborgvej ,0 0 0,0 10 Dalstien osv ,2 2 4,4 11 Helge Rodes Vej , ,1 12 Majdalen ,1 7 10,0 13 Hammershusvej , ,9 14 Aldersrovej ,8 5 11,1 15 Otto Benzonsvej, Peter Fabersvej osv , ,6 16 Hammershusvej , ,2 17 Uffesvej, Rosenvangs Allé , ,9 18 Trøjborgvej ,5 2 4,3 19 Tamperdalsvej , ,2 20 Norgesparken ,1 10 8,9 9/18

38 Afdeling Lejemål 1 rum 2 rum 3 rum 4 rum Flytninger 2010 Flytninger Finlandsgade 2 0 0,0 0 0,0 22 Illerupvej , ,7 23 Nydamsparken , ,6 24 Kirkedammen ,7 9 15,0 25 Reginehøj , ,7 26 Gustav Wiedsvej, Vestre Ringgade 27 Fuglebakkevej, Høgevej ,3 3 9, ,1 16 8,1 28 Lindholmparken , ,9 29 Kalmargade , ,1 30 Nørreskovvej ,6 10 9,6 31 Rydevænget , ,8 32 Nørreskovvej , ,6 33 Gustav Wiedsvej, Vestre Ringgade ,0 3 6,0 34 Salonikivej , ,4 35 Skelagervej ,6 7 7,4 36 Hallssti ,5 3 18,8 37 Istedgade ,9 7 41,2 38 Visbjerg Hegn ,5 7 6,9 39 Attikavej , ,4 40 Fredensgade ,0 0 0,0 41 Virupvej , ,8 42 Hjelmagerparken , ,7 43 Mosevænget ,7 2 6,7 44 Hjulby Hegn ,1 5 15,6 10/18

39 Afdeling Lejemål 1 rum 2 rum 3 rum 4 rum Flytninger 2010 Flytninger Kappelvænget, Torpevænget , ,6 46 Vistoftparken , ,0 47 Julsøvej , ,4 48 Skæring Parkvej ,2 8 7,5 49 Fredensgade ,0 3 25,0 50 Brendstrupvej ,3 4 36,4 51 Fredericiagade ,5 1 12,5 52 Viborgvej ,2 3 27,3 53 Julsøvej ,1 2 7,4 54 Norsgade ,0 4 20,0 55 Skæring Parkvej , ,0 56 Katrinebjergvej , ,1 57 Åvænget , ,0 58 Ranunkelvej ,5 4 9,1 59 Høegh Guldbergsgade 60 Paludan Müllersvej , , , ,3 61 Chokoladen , ,3 62 Skejbyparken ,5 6 12,5 63 Skæring Parkvej ,1 2 14,3 64 Herningvej , ,0 65 Bethesdavej 6 0 0,0 0 0,0 66 Herningvej , ,8 67 Hørretløkken ,7 6 10,0 68 Østergade ,1 2 9,1 11/18

40 Afdeling Lejemål 1 rum 2 rum 3 rum 4 rum Flytninger 2010 Flytninger Ryttervej ,7 8 33,3 70 Ranunkelvej ,3 4 13,3 71 Damgårdstoften ,0 1 5,0 72 Rønnevangen ,0 2 8, , ,98 6. Nybyggeri og renovering Afdeling 1 er i gang med en vinduesudskiftning, der forventes afsluttet i maj måned. Afdeling 7 har efter en noget turbulent proces fået skiftet køkkener og der forestår nu udskiftning af vinduer. Afdeling 10 opstarter en gulventreprise i maj, hvor nuværende gulvtrækonstruktion over krybekælder fjernes. Krybekælder opfyldes bl.a. med isolering, og der støbes et nyt betongulv indeholdende gulvvarme. Der lægges et nyt trægulv. Afdeling 23 Nydamsparken på Vorregårds Allé er nu et skridt videre i forløbet i forhold til en kommende renovering af afdeling for ca. 140 mio. kr. Byrådet i Aarhus Kommune har nu bevilliget et kapitaltilførsel på kr., og i skrivende stund afholdes møde med Landsbyggefonden med henblik på fælles afklaring i forhold til opstart af processen. Afdeling 29 skal have udskiftet køkkenerne i lejemålene beliggende i stueetagen, 1.- og 2. sal samt etableret mekanisk udsugning fra køkken og bad. Projekteringen er i gang. Afdeling 38 er netop opstartet med en køkkenudskiftning i ca. 45 lejemål, der forventes afsluttet omkring sommerferien. Afdeling 41 på Virupvej i Hjortshøj består af 36 stk. ungdomsboliger er for tiden i gang med en tagudskiftning af alle tagene på de 4 bygninger samt en udskiftning af VVS installationerne for brugsvand i hovedbygningen Det gamle mejeri. Afdeling 48 er i gang med en udskiftning af tagbelægningen, der forventes til sommer. Afdeling 54 i Norsgade består af 20 ungdomsboliger, og er i skrivende stund omfattet af møde med Landsbyggefonden med henblik på at finde en fælles løsning i forhold til at komme videre med en totalrenovering af afdelingens bygninger, grundet dårlige konstruktionsforhold relateret tilbage til opførelsestidspunktet. Afdeling 57 skal have udskiftet vinduer samt beklædningen på den lette ydervægs-konstruktion projekteringen er opstartet. Afdeling 71 på Damgårdstoften i Mårslet består af 20 stk. familieboliger, og blev ibrugtaget i etape 1 den 15. december 2011, hvor der var indflytning i 7 stk. boliger og indflytning i sidste etape 2 den 12/18

41 15. januar 2012, hvor de sidste 13 stk. flyttede ind. Totalentreprenøren Dansk Boligbyg afleverede et rigtig flot og rimelig vedligeholdelsesfrit byggeri, og alting er forløbet til alles tilfredsstillelse. Afdeling 72 på Rønnevangen i Sabro består af 23 stk. familieboliger, og blev ibrugtaget i etape 1 den 15. juli 2011, hvor der var indflytning i 11 stk. boliger, 10 indflytninger pr. 1. august 2011 og de sidste 2 pr. 15. august Totalentreprenøren Teglhuse gik desværre konkurs den 11. august 2011 midt under indflytningerne. Først i slutningen af september 2011 blev den af totalentreprenør stillede garanti udbetalt. Efterfølgende viste det sig, at der kun var stillet en garanti på 10 %, og ikke 15 % som lovgivningen foreskriver. Dette suppleret med at bygherrerådgiveren havde godkendt udbetalinger, som i forhold til byggeriets stade var til totalentreprenørens fordel, nødvendiggjorde et tilskud fra dispositionsfonden i den tidligere Vesterbo på kr. 1.1 mio. kr. til færdiggørelsen af byggeriet primære de udvendige arbejder. Status pr. 23. april 2012 er, at de udvendige arbejder er 98 % færdige, og de indvendige efterreparationer efter diverse arbejder er tæt på sin afslutning. Afdeling 73 på Virup Skovvej i Hjortshøj opstartede 15. december 2011, og er nu godt i gang, efter en forsinkelse som skyldes et arkæologisk fund fra middelalderen. Der opføres 65 familieboliger i 5 byggefelter. Hvis den reviderede tidsplan følges, vil der være indflytning i de første 7 stk. boliger den 1. januar 2013, 20 stk. boliger den 1. marts 2013 og i de sidste 38 stk. den 1. juni [OVERSIGT OVER RENOVERINGSPROJEKTER INDSÆTTES HER] 6.1. Ejendomsfunktionærers arbejdsvilkår Der er oprettet adgang til et IT værktøj Gruppeplan, hvori ejendomsfunktionærerne skal anmode om ferie og afspadsering. Denne nye funktion giver et bedre overblik over ejendomsfunktionernes ferier m.m. Som det fremgår af afsnit 0, er der også sket en række andre forandringer og forbedringer i ejendomsfunktionærernes kommunikation og digitale arbejdsredskaber. Ejendomsfunktionærerne skal have stor ros for en stor omstillingsparathed og en meget positiv tilgang til personlig- og faglig udvikling. De er nu godt i gang med elektronisk rekvisition og andre nye tiltag indenfor IT. I Teknisk afdeling arbejdes der løbende på, at gøre arbejdsprocesserne mere ensartede og udarbejdelse af diverse forretningsgange. Der er siden konkursen på afdeling 72 i Rønnevangen, arbejdet på udvikling af en forretningsgang for nybyggeri, der blev vedtaget på bestyrelsesmøde i februar I den forbindelse er der oprettet en intern arbejdsgruppe, der mødes en gang om måneden, og drøfter fremdriften af byggeriet. Det er desuden besluttet, at de ejendomsfunktionærer der ønsker at foretage fraflytningssyn, kan tage disse, og at ejendomsfunktionæren, afdelingsbestyrelsen og inspektøren i enighed kan beslutte at flytte ejendomsfunktionærens kontortid, så det passer bedst muligt med afdelingens behov. Der er foretaget en organisatorisk ændring i teknisk afdeling, hvor der nu kun er en medarbejder, der varetager projektmedarbejderrollen, hvor der før var to medarbejdere, der hver fungerede som halv inspektør og halv projektmedarbejder. Medarbejderne i teknisk afdeling skal også have anerkendelse med på vejen, da de hver især, har bidraget i en eller anden form i forhold til implementering af elektroniske rekvisitioner og diverse andre IT værktøjer. 13/18

42 7. Kommunikation 7.1. BKÅ Portalen BKÅ portalen er stadig den primære kommunikationskanal til nyheder og fællesbeskeder - fra Boligkontoret Århus og ud til folkevalgte generelt. Herudover er der fortsat mulighed for dialog debat på tværs, ligesom udvalg og bestyrelsen har et talerør ud i den samlede organisation Efter fusionen har vi ryddet op på siden og der er nu færre fora og grupper. Vi har målrettet informationer mere direkte mod folkevalgte, herunder opbygget en nyttig værktøjskasse for bestyrelser. BKÅ Portalen udbygges løbende på baggrund af behov, efterspørgsel og gode ideer. Fra og med april 2012 udsender Boligkontoret Århus desuden et månedsligt nyhedsbrev med relevante informationer til folkevalgte. Det kommer også på BKÅ Portalen Afdelingshjemmesider Der kommer løbende flere afdelingshjemmesider op at køre. Det er fortsat afdelingen, der har ansvaret for at vedligeholde og opdatere siderne med relevant information fra afdelingen. Det er dog meget varieret, hvor aktive de er. Nogle afdelinger bruger dem alene til at offentliggøre referater fra afdelingsbestyrelsesmøder. Systemet bag siderne har fået kritik for dårlig brugervenlighed. En del af kritikken er relateret til de første redaktørkurser. De foregik på store hold, og kursisterne fik generelt et dårligt udbytte af disse kurser. Siden er vi begyndt at undervise 1 til 1, og reaktionerne har indtil videre været anderledes positive i forhold til både udbytte og generel forståelse for systemet Nyt beboerblad Efter forskellige tilløb fik vi i løbet af sommeren 2011 konceptet på plads for det fælles beboerblad. Det udkom første gang september Det har siden fået navnet Kvarteret og udkommer fire gang om året til alle beboere i Boligkontoret Århus. Bladets indhold udarbejdes af en redaktion med folkevalgte og medarbejdere. Og kommunikationsafdelingen i Boligkontoret Århus er tovholder på bladets produktion. Bladet er først og fremmest et beboerblad for, til, fra og om beboerne. Samtidig er bladet et talerør fra Boligkontoret Århus og ud til beboerne. Der er med andre ord plads i bladet til en mangfoldighed af stemmer på tværs af den samlede boligorganisation. Beboerbladet fået en meget god modtagelse, og der er en klar fornemmelse af, at bladet læses af rigtig mange beboere Fusionskommunikation I efteråret havde vi et større kommunikationsprojekt i forbindelse med fusionen. Der blev informeret både internt og eksternt om beslutningen, herunder de umiddelbare konsekvenser i form af ny bestyrelse, ensartning af regler, fortrinsret, nye afdelingsnumre mv. Da fusionen 1. januar 2012 formelt trådte i kraft skulle meget kommunikationsmateriale tilrettes, herunder hjemmesider, beboermapper, brevpapir, skabeloner osv. 14/18

43 Efter fusionen er der arbejdet med branding af den nye organisation på flere planer lige fra internt i organisationen med øget servicefokus over Butler-figuren som ny kommunikator for Boligkontoret Århus til beboere og omverden med især morgenbrød-eventen 4. marts Kommunikation ind i organisationen Kommunikation går i modsætning til information i to retninger, og 2011 har været året, hvor Boligkontoret Århus aktivt har vendt sit lyttende øre ud mod de vigtigste grupper for organisationen: Beboere og folkevalgte har hver især haft mulighed for at svare på spørgeskemaer om tilfredsheden med Boligkontoret Århus herunder organisationens service i særdeleshed. Samtidig har vi etableret et bredt sammensat beboerpanel, til kvalitative undersøgelser, interviews, test af nye tiltag og ideudveksling. Med beboerpanelet har vi fået et redskab til at inddrage en bred kreds af beboere i den løbende udvikling af ideer og service, således at vi bedre kan tage udgangspunkt i hvad der er beboerbehov i Beslutningerne tages selvfølgelig stadig i bestyrelsen, repræsentantskabet og på afdelingsmøderne Medarbejderkommunikation Der har været stor fokus på at løfte kommunikationen mellem administration og ejendomsfunktionærer, herunder styrke samarbejdet og skabe fælles forståelse for retning og nye tiltag. Konkret udgiver administrationen nu et månedligt nyhedsbrev til ejendomsfunktionærer, der spænder fra ledelsesinformationer til praktiske procedurer mv. Samtidig har vi flyttet ejendomsfunktionærer fra BKÅ Portalen og ind på intranettet, hvor man ud over nyheder finder generelle informationer og værktøjer. Det giver også en langt bedre videndeling i den samlede organisation. Ejendomsfunktionærerne er også kommet på samme mail- og kalendersystem som administrationen herunder fået forståelige mailadresser, som også kommer beboere til gavn. Ejendomsfunktionærerne har fået adgang til de samme forretningssystemer som administrationen, som båder letter arbejdsgange og deler viden bedre. Og endelig er vi begyndt at bruge sms til at nå hurtigt ud til alle ejendomsfunktionærer med vigtige nyheder og beskeder. Internt i administrationen er intranettet fortsat den primære informationskanal sammen med ugentlige medarbejdermøder. 8. Boligsocialt arbejde 8.1. Kalmargade I 2011 blev der lavet en tilbygning til beboerhuset. Den er finansieret af Landsbyggefonden, og indeholder et sy-værksted, hvor remedierne er finansieret af Aarhus Kommunes boligsociale aktivitetspulje. Værkstedet holder p.t. åbent mandag torsdag fra og en aften i ugen. Der er flere forskellige frivillige, som har hjulpet med få værkstedet op at køre, og som nu hjælper beboere med at sy har også budt på mange forskellige nye medarbejdere i beboerhuset. I foråret var der to praktikanter fra den Sociale Højskole i praktik i 5 måneder, og deres opgaver bestod bl.a. i at assisterer de forskellige børne- & ungeaktiviteter samt stå for rådgivning. I samarbejde med Fritidscenter Randersvej er der desuden oprettet en løntilskudsstilling i det boligsociale projekt. Det resulte- 15/18

44 rede i en unge-medarbejder i løntilskud fra slutningen af foråret og frem til august. Hans opgave var bl.a. at stå for sommerferieaktiviteter i området, og Jakob er nu frivillig i beboerhuset, hvor han står for en drengeklub. I efteråret har Cæcilie Støttrup været i 3 mdr. virksomhedspraktik, hvor hun har stået for rådgivning. Cæcilie er nu frivillig i huset hver torsdag. En ny aktivitet i 2011 er drengeklubben tirsdag aften. Tidligere har der kun været én drengeklub, men efterhånden som aldersspredningen er blevet for stor, er klubben blevet delt op, så der hhv. er klub for 15+ om tirsdagen og for årige om søndagen. Dette er bl.a. gjort for at fastholde de store drenges tilknytning til beboerhuset. Tirsdagsklubben er også oplysende ift. uddannelse, samfundsrelaterede emner m.m. I 2011 blev der med positivt resultat søgt penge hos Børnekulturhuset & Kulturforvaltningen i Århus Kommune til at dække udgifterne for et kunst projekt på genbrugscontaineren i Kalmargade. Containeren blev efterfølgende malet af kunstneren Nicolai Juhler hjulpet af en håndfuld unge fra området. Motivet var udarbejdet i et samarbejde mellem kunstneren og de unge. Motivet er inspireret af Århus, og viser bygninger, vi kender fra området dog stadig efter Nicolai og de unges fri fortolkning. I 2011 blev Kalmargades værdi-sæt offentliggjort. Processen med at få udarbejdet værdierne har været lang, og skyldes, at der er efterstræbt så stor beboerinddragelse som mulig. Et andet nyt tiltag i 2011 har været Nyhedsbrevet, som nu udkommer hvert halve år. Nyhedsbrevet husomdeles til alle beboere, og i nyhedsbrevet kan man læse om de forskellige aktiviteter i beboerhuset, nyt fra afdelings bestyrelsen samt små positive historier fra området var også året, hvor Jobvækst opsagde deres lejemål i Kalmargade. Der er bl.a. derfor blevet søgt penge hos Realdania til at omskabe udeområdet samt lokalet til et torvecafé-miljø. Vi har modtaget kr. fra Realdania og vi har opstartet en proces omkring fremtidig udnyttelse af lokalt/udeområdet Møllevang Efter et par år med uro blandt nogle unge (15 20 årige) er der igen faldet ro på kvarteret, takket være Værestedsfunktionen der har været kraftigt involveret heri. DUI Charlottehøj afdeling har udtrykt ønske om at være tilstede i Møllevang, og dette realiseredes i efteråret 2010, og afdelingen der nu kalder sig DUI Charlottehøj-Møllevang, laver nu aktiviteter for børn på onsdage fra kl Der er etableret en dartklub tirsdag aften, som gerne skal finde andre egnede lokaler i nærmeste fremtid. Med støtte fra EGV-fonden har læseforeningen i Århus startet en læseklub for 58+ læsere. Læseforeningens koncept er guidet højtlæsning. Der deltager pt. 8 ældre i læseklubben. Læseforeningen tager også initiativ til en læsegruppe for unge teenagere. Der blev i 2011 lavet en ansøgning til Realdania om støtte til en omlægning af legepladsen og et nyt hus. Ansøgningen har desværre ikke båret frugt. Det nære samarbejde med den lokale fritids- og ungdomsklub, med skoledistriktet og derigennem med bl.a. politi og socialforvaltning kører gnidningsfrit. Der er fælles interesse som at fastholde et godt og trygt børne- og ungeliv i kvarteret. Det er og bliver en hjørnesten i et velfungerende boligområde. 16/18

45 Nyt er en markedsdag i september for hele kvarteret - Ikke blot for børn og unge, ligesom der også er opstartet lektielæsning et par eftermiddage i klubben. De tilbagevendende aktiviteter (Høstfest, Udflugt, Fastelavn, Grusstock) kørte som sædvanlig. De giver samlet et godt input til det sociale liv i kvarteret og engagerer frivillige, og Grusstock trækker stadig flere almindelige beboere til. I 2011 var der fortsat stor efterspørgsel på fælleshuset som selskabslokale. Det er glædeligt, men det slider også meget på huset, og inden for en overskuelig tidshorisont bliver der forhåbentlig mulighed for at bygge nyt til glæde og gavn for Møllevangens beboere, voksne, unge som børn Frydenlund Frydenlund er stadig et roligt område, selvom der var et par episoder med 3 ungersvende omkring jul/nytår. De forårsagede en del arbejde, men er nu taget hånd om af politi og sociale myndigheder. Herudover kører aktiviteterne som planlagt, og målsætninger holder for de fleste af dem. Et par stykker har været svære at få ordentligt i gang, men der arbejdes stadig på det. Trivselsmedarbejderen holdte med udgangen af 2011, og hendes funktion har været en stor succes. Hun har fået koblet nogle af projekterne sammen, og har kunnet starte ting op, som ikke havde været muligt med en mand som tovholder. Job og uddannelseskonsulenten har ligeledes haft en del unge og nogle gamle igennem systemet, så de har fået enten arbejde, læreplads eller er kommet i anden uddannelse. Der blev lavet en brugerundersøgelse via Naboskabet i februar måned. Desværre var svarprocenten kun på 5%. På børnesiden er der flere områder, der ikke har fået svar nok til at kunne bruges. Undersøgelsen har været evalueret i styregruppen, og en del af bemærkningerne har været brugbare for afdelingsbestyrelserne. Der blev bl.a. spurgt om beboerne var interesserede i at holde en samlet sommerfest for Frydenlund. Det var god opbakning, men da det kneb med at få frivillige til festen (over to omgange), kneb det rigtig gevaldigt, hvilket desværre resulterede i, at sommerfesten i 2011 ikke blev til noget. Undersøgelsen viser området som et stabilt område på de fixpunkter, som den har - det er meget få der er utilfredse, en del tilfredse og en del som er godt tilfredse. Der er et markant problem i "Ressourcer i boligområdet" for de 6-11 årige. Der er simpelthen ikke nok aktiviteter for dem i området. Det er svært at gennemskue, om der er et reelt problem på området "Trygheden i boligområdet" for de adspurgte kvinder. Beboerundersøgelsen er printet ud, så man kan tage et eksemplar i beboerhuset, sendt til lokale aktører og lagt til afhentning på aarhusvest.dk. ABCD modellen er udsat til 2012, da der har været "rod" i styregruppen og da vores ledelsesgruppe ikke har været helt på plads. Der har været store udskiftninger i Afdelingsbestyrelserne, ligesom der en afdeling, der har været uden bestyrelse i et års tid. 17/18

46 8.4. Herredsvang Aktivitetsniveauet stiger stadigt i Kulturhus Herredsvang, fortæller projektleder Susanne Bøgelund. På en enkelt dag har ca. 800 voksne deres gang i kulturhuset, hvor de benytter biblioteket, spiser i caféen, arbejder på tekstilværkstedet eller deltager i andre aktiviteter m.m. En ny tendens er under opsejling, hvor unge med masser af kompetencer, og som ikke kan komme ud på jobmarkedet, henvender sig fordi de gerne vil arbejde frivilligt i beboerhuset. Eksempelvis en kvinde der har læst mellemøststudier, som hjælper med at skrive ansøgninger til fonde og puljer; en ung matematiker som hjælper til i lektiehjælpen og tegner plakater/opslag. I beboerhuset er der i alt ca. 50 faste medarbejdere både frivillige, projektansatte og faste medarbejder udover de mange løst tilknyttede. Der arbejdes med udvikling af samarbejdet på tværs i den mangfoldige medarbejdergruppe, hvor de mange medarbejderes forskellighed er med til at give projekterne et løft. Samarbejdet med lokale institutioner omkring børn og unge såvel som med de kommunale myndigheder er særdeles positivt, da alle udviser stor velvilje til handling, når der er problemer der skal løses. I forhold til børn og unge er der også udviklet et godt samarbejde med unge fra de udsatte grupper i området. Det er en stor hjælp i forhold til ro og orden i området. Der er aktiviteter for børn og unge alle ugens dage og alle aftener på nær én. I oktober 2011 indviede man det nyrenoverede torv, og alle er glade for den ansigtsløftning, torvet har fået. Forårets komme må så vise, om det også fører til en bedre adfærd. Den nuværende helhedsplan løber til og med 2013, og efter sommerferien opstartes i forhold til en prækvalificering til ny helhedsplan Det Boligsociale Fællessekretariat Det Boligsociale Fællessekretariat blev etableret af de århusianske boligorganisationer i 2007 med støtte fra Landsbyggefonden og Århus Kommune. Der er fire faste medarbejdere på Saralyst Allé samt en række projektledere og medarbejdere i de bydækkende projekter. Fællessekretariatet fik fra starten fire hovedopgaver: Samarbejde med Århus Kommune, Analyse, faglig udvikling og fundraising. Fællessekretariatet har i de sidste tre år gjort sig en lang række erfaringer, og derfor er tiden inde til lægge en ny strategi for arbejdet i fase 2 perioden Hvor skal fokus være i de kommende år, og hvor kan ressourcerne i Fællessekretariatet bruges bedst muligt til gavn for boligområderne? Endnu en årsag til den nye strategi er, at boligorganisationerne i Århus og Århus Kommune har indgået en aftale om en permanent driftsfinansiering af Fællessekretariatet, når den nuværende bevilling udløber i Fællessekretariatet vil fremover fokusere på: analyse, område- og projektstøtte, netværk samt to tværgående indsatsområder: interessevaretagelse og kommunikation. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender beretningen. 18/18