Organisationsbestyrelsens beretning for 2014

Transkript

1 Organisationsbestyrelsens beretning for 2014 Indledning Bestyrelsens årsberetning vil omhandle de vigtigste forhold og beslutninger for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014, samt enkelte sager efter denne dato. Bestyrelsen I løbet 2014 valgte Lars Bjørnstrup og Mitzi Hansen at trække sig fra organisationsbestyrelsen, ligesom at Jimmi Larsen trak sig som suppleant. Herefter indtrådte Klaus Jespersen og Jørgen Weng i bestyrelsen. Klaus Jespersen indtræder i valgperioden Jørgen Weng indtræder i valgperioden Vedtægter Organisationsbestyrelsen nedsatte i 2014 et udvalg og har den 14. januar 2015 afholdt en workshop med henblik på at revidere de nuværende vedtægter. Udvalget har forelagt deres udkast til vedtægtsændringer for organisationsbestyrelsen, der har godkendt dem til indstilling på det ordinære repræsentantskabsmøde den 19. maj Forvaltningsrevision Revisor er godt tilfreds med administrationens forvaltningsbeskrivelser. Der er fastsat målsætninger for alle væsentlige områder. Der er udarbejdet forvaltningsbeskrivelser for en række af administrationsområderne. Bestyrelsen har i løbet af året behandlet en række emner der ligger indenfor forvaltningsrevision. De vigtigste emner har været: 1

2 Placering af organisationens midler Lonni Hansen gennemgår boligorganisationens indeståender og hvordan de er placeret i dag. Herunder hvilke muligheder der er for almene boligorganisationer. Administrationen er ved at få udarbejdet analyser af boligorganisationens midler og vil i 2015 tage emnet op med BAB. Udlejningsregler og proces Administrationen har gennemgået hele udlejningsprocessen i BAB. Dette har medført, at der er fundet nye måder at varetage udlejningen på, der både kommer fraflytter og indflytter til gode. De overordnede punkter i processen er gennemgået med organisationsbestyrelsen, der efterfølgende har godkendt processen. Administrationen vil løbende evaluere processen og bestyrelsen vil blive orienteret hvis der mod forventning skulle opstå uhensigtsmæssigheder under vejs. Ansættelsespolitik I forbindelse med bestyrelsesmødet i oktober, blev det kort vendt om der var en egentlig ansættelsespolitik for BAB, herunder hvem der sidder i ansættelsesudvalg, når der skal ansættes nye medarbejdere i BAB. Organisationsbestyrelsen har besluttet, at det er administrationen, der har ansvaret for ansættelser, herunder etiske og moralske retningslinjer. Boligorganisationens formål Der har i organisationsbestyrelsen været enighed om, at det var en god idé at tage et punkt på dagsordenen, hvor bestyrelsen sammen med administrationen kunne gennemgå almenboliglovens formålsparagraf og få en dialog om, hvilke udfordringer der er for bestyrelsen i fremtiden og hvilke mål der skal arbejdes efter. Bestyrelsen har i årets løb haft drøftelser om bl.a.: nybyggeri, renovering, vedligeholdelse og almen ledelse generelt og besluttet: at den gerne ville have forelagt eventuelle muligheder for nybyggeri, hvis det var geografisk relevant for organisationen. at anbefale afdelingerne at få lavet en uvildig tilstandsrapport, der viser den aktuelle vedligeholdelsestilstand er i afdelingerne. 2

3 Samdrift afdeling 1 og 2 Fælles ejendomskontor Organisationsbestyrelsen har godkendt, i forbindelse med etablering af fælles ejendomskontor for afdeling 1 og 2, at bestyrelsen i afdeling 1 har besluttet at søge kommunen om at omdanne et lejemål til ejendomskontor. Samdriftsaftale Administrationen har udarbejdet en samdriftsaftale mellem afdeling 1 og 2, der er godkendt af både afdeling 1 og 2, samt organisationsbestyrelsen. Gavepolitik Det er tidligere aftalt, at gaveregulativet skal tages op på årets første organisationsbestyrelsesmøde, for en vurdering af om det skal revideres. I gaveregulativet er der indføjet følgende ændringer i Telefonpenge formand er ændret til Telefonpenge afdelingsbestyrelse og teksten er ændret til: Der kan ydes den skattefrie godtgørelse til tlf. / internet. Beløbet udbetales i december bagudrettet. Beløbet skal godkendes af afdelingsbestyrelsen og skal være indeholdt i afdelingens budget under bestyrelsens rådighedsbeløb. Godkendte telefonpenge skal meddeles administrationen. Gave efter frit valg kr. 250 ved fødsel. Manglende bestyrelse i afdeling 2 På det ordinære afdelingsmøde valgte afdelingsbestyrelsen at trække sig og det lykkedes ikke at få valgt en ny. Organisationsbestyrelsen afholdte derfor et ekstraordinær bestyrelsesmøde, hvor Lisbeth Jallbjørn, Alexander Johansen og Allan Rasmussen blev valgt til at varetage beboerne i afdeling 2s interesser. Lisbeth Jallbjørn blev valgt til at være administrationens primære kontaktperson. På et ekstraordinært afdelingsmøde afholdt i februar 2015, lykkedes det at få valgt en afdelingsbestyrelse igen. 3

4 Bestyrelse web Efter at administrationen havde undersøgt muligheden for om det var muligt at oprette to forskellige login til afdelingsbestyrelserne, således at formanden kan se det hele og resten af bestyrelsesmedlemmerne kan se udvalgte emner i bestyrelsesweb, har organisationsbestyrelsen besluttet at de respektive afdelinger selv kan bestemme om de vil have et eller to login. Personale Der er i årets løb ansat to nye medarbejdere i BAB. I afdeling 1 og 2 er Bo Eggertsen ansat som ejendomsmester I afdeling 3 er Kim Baun ansat som ejendomsmesterassistent. Byggesager Afdeling 1 Vand- og afløbsinstallationer Organisationsbestyrelsen har godkendt at der optages lån til byggesagen vedrørende vand- og afløbsinstallationer etape 2 og 4 på kr Ydelsen er indeholdt i det godkendte budget for 2015, hvor der er budgetteret med en ydelse på kr årligt. Afdeling 2 Udskiftning af vinduer Organisationsbestyrelsen har besluttet at indstille anlægsbudget med 2 lags-vinduer til godkendelse på et ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 2, herunder den efterfølgende låneoptagelse på ca. kr og en huslejeforhøjelse på ca. 5%. Afdeling 3 Kollektiv råderet Organisationsbestyrelsen har godkendt at der optages lån til finansiering af den kollektive råderet køkkenmoderniseringer fra på kr. ca Ydelsen betales af de lejere der har fået udført moderniseringerne. 4

5 Vinduer haveside, etape 1 og 2 Organisationsbestyrelsen har godkendt at der optages lån til byggesagen udskiftning af vinduer mod haveside etape 1 og 2 på kr Ydelsen er indeholdt i det godkendte budget for 2015, hvor der er budgetteret med en ydelse på kr årligt. Ud over denne finansiering, er der afsat på afdelingens DV-plan i 2015, således at det samlede anlægsbudget udgør kr Vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5 På det ordinære afdelingsmøde i 2014, blev det godkendt at igangsætte udskiftning af vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5. Der skal optages lån til byggesagen vedrørende vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5 på kr Ydelsen er indeholdt i det godkendte budget for 2015, hvor der er budgetteret med en ydelse på kr årligt. Afdelingen ansøger samtidig om brug af egen trækningsret til gennemførelse af sagen på kr Organisationsbestyrelsen har under forudsætning af landsbyggefonden og Brøndby Kommunes tilsagn godkendt låneoptagelsen og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede, samt brug af egen trækningsret på kr Udskiftning af vinduer og døre altanside 2015 På det ordinære afdelingsmøde i 2014, blev det godkendt at igangsætte udskiftning af udskiftning af vinduer og døre på altansiden. Der skal optages lån til byggesagen vedrørende udskiftning af vinduer og døre på altansiden på kr Der er en forventet ydelse på kr. ca årligt, hvilket svarer til en huslejestigning på kr. 2,38%. Organisationsbestyrelsen har, under forudsætning af Brøndby Kommunes tilsagn, godkendt at der optages lån og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. 5

6 Regnskab 2014 Boligorganisationen Regnskabet udviser et overskud på kr Overskuddet skyldes primært, at der har været afholdt færre udgifter til mødeudgifter mv. end budgetteret (8.000), færre kontorholdsudgifter (26.000) og ej budgettet lovmæssige gebyrer (17.000), som er antenneregnskabsgebyr. Disse besparelser modsvares delvist af merudgift til personaleudgifter (25.000). Ultimo 2014 udgør arbejdskapitalen kr og dispositionsfonden kr , hvoraf den disponible del udgør kr Afdeling 1 Regnskabet udviser et overskud på kr Overskuddet er anvendt til ekstraordinær afskrivning på ufinansierede forbedringsarbejder. Overskuddet skyldes primært, et mindre forbrug på offentlige og andre faste udgifter ( ), ud af det beløb er kr. mindre udgift til vand. Yderligere er der et mindre forbrug på ekstraordinære udgifter ( ), da man fik omlagt to lån i Samlet merindtægt (64.000) grundet højere renter og korrektioner tidligere år. Disse besparelser modsvares delvist af merudgifter til de variable udgifter (32.000). Ultimo 2014 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr , og der er et opsamlet resultat på kr , som budgetteres afviklet i Afdeling 2 Regnskabet udviser et overskud på kr Overskuddet på kr , er overført til resultatkontoen. Overskuddet skyldes primært, et mindre forbrug på offentlige og andre faste udgifter ( ), ud af det beløb er kr. mindre udgift til vand. Mindre udgifter på de variable udgifter (9.000), færre henlæggelser (35.000) da afdelingen har nok henlæggelser, efter ny lov. En samlet merindtægt (81.000) grundet højere renter, højere indtægt for individuelle modernisering og korrektioner tidligere år. Disse besparelser modsvares delvist af merudgift til ekstraordinære udgifter (92.000) grundet højere afskrivning på individuelle moderniseringer og korrektioner tidligere år, hvor der blandt andet har været forsikringssager som ikke har kunne blive dækket. 6

7 Ultimo 2014 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr , og der er et opsamlet resultat på kr , som budgetteres afviklet over de kommende 3 år. Afdeling 3 Regnskabet udviser et overskud på kr Overskuddet er anvendt til ekstraordinær afskrivning på ufinansierede forbedringsarbejder. Overskuddet skyldes primært besparelse på kapitaludgifter ( ) grundet låneomlægning, et mindre forbrug til offentlige og faste udgifter ( ) primært grundet mindre udgift på vand og billigere forsikringer, besparelse på de variable udgifter ( ) hvor der har været et mindre forbrug på konto 115 ( ) Derudover merindtægt ( ) grundet højere renteindtægter, individuelle moderniseringer mv. Disse besparelser modsvares delvist af merudgifter til henlæggelser (4.000) og ekstraordinære udgifter ( ) grundet korrektioner tidligere år, da der blandt andet har været forsikringssager som ikke har kunne blive dækket. Ultimo 2014 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Prognose for dispositionsfond og trækningsret. Dispositionsfond Dispositionsfondens disponible andel udgør primo 2015 kr Der er givet følgende tilskud fra dispositionsfonden i 2014: Tab ved fraflytning kr. Opsigelse af ejendomsfunktionær kr. Trækningsret Trækningsretten udgør primo 2015 kr Der er givet tilskud fra trækningsretten til følgende afdelinger i 2014: Afdeling kr. Afdeling kr. 7

8 FA09 På nuværende tidspunkt er følgende medlemmer af FA09: PAB, HvidovreBo, BAB, Hjem, Øresundskollegiet og FSB Gladsaxe. PAB administrerer endvidere Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening (GAA). GAA har valgt at indtræde som medlem i FA09 pr. 1. oktober Det bliver til knap boliger i administration. I FA09 har bestyrelsen besluttet, at FA09 fra 1. januar 2014 skal være 100% non-profit. Det betyder, at hvis der er overskud i FA09 tilbageføres det for meget betalte administrationshonorar til vores arbejdskapital. Herfra kan midlerne på sigt komme tilbage til afdelingerne og hjælpe med til at sikre gode boliger. BL har blandet sig i, om administrationsorganisationer kan være momsfrie. Sagen behandles nu i Skatterådet. Rygterne siger, at vi ikke kan fastholde momsfriheden. Der vil derfor igen blive opkrævet moms af administrationshonoraret i Det overskud der er i FA09 i 2014 vil blive vist i 2015 regnskabet. Det samlede overskud er estimeret til kr , hvoraf kr bliver reserveret til afregning af moms. Det øvrige overskud fordeles til medlemsorganisationerne. Her kan BAB forvente at få et medlemsoverskud på godt kr Der har været afholdt bestyrelsesmøde og ekstraordinært repræsentantskabsmøde i FA09 i juni og december På mødet i december blev ydelseskataloget gennemgået og godkendt. Referat fra FA09s bestyrelsesmøde kan læses på FA09s hjemmeside Med venlig hilsen Organisationsbestyrelsen 8