Boligforeningen Fredensbo

Transkript

1 vedrørende Årsregnskab for 2015 STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB BEIERHOLM medlem af HLB International - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer og virksomhedsrådgivere Aalborg Voergaardvej Aalborg SV Tel.: CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse Konklusion på revision af årsregnskabet for Kommentarer til revisionen af årsregnskabet Øvrige forhold i tilknytning til revisionen 1211 Afslutning

3 Boligforeningen Fjordblink, Aalborg KONKLUSION PÅ REVISION AF ÅRSREGNSKABET FOR 2015 Revisionskonklusion Som boligorganisationens valgte revisor, har vi revideret årsregnskaberne for 2015 omfattende boligorganisationen med tilhørende afdelinger 1, 3, 5, 9, 11, 12, 16, 18, 19, 21, 22, 23 samt 24. Vi har forsynet årsregnskabet for boligorganisationen med følgende påtegninger: Til afdelingen og boligorganisationen Boligforeningen Fredensbo øverste myndighed Vi har revideret årsregnskabet for den almene boligorganisation Boligforeningen Fredensbo, afdeling 1, 3, 5, 9, 11, 12, 16, 18, 19, 21, 22, 23 og 24 for regnskabsåret 1. januar december 2015, der omfatter resultatopgørelse, balance, og noter. Årsregnskabet udarbejdes efter lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt god offentlig revisionsskik jfr. instruks om revision af almene boligorganisationer. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation. 1198

4 En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for boligorganisationens udarbejdelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede. Formålet hermed er at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af boligorganisationens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af afdelingernes og boligorganisationens aktiver, passiver og økonomiske stilling pr. 31. december 2015 samt af resultatet af afdelingernes og boligorganisationens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar 31. december 2015 i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen Afdelingerne og boligorganisationen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har ikke været underlagt revision. Den udførte revision Revisionen, der er udført efter gældende god revisionsskik for statsautoriserede revisorer, herunder i overensstemmelse med de af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters bekendtgørelse nr af anførte punkter, har ikke givet os anledning til at fremkomme med væsentlige bemærkninger udover det i nærværende protokollat anførte. 1199

5 Revision i årets løb Vi har i årets løb gennemgået bogføringen og bilagsmaterialet samt forretningsgange inden for udvalgte regnskabsmæssige områder, hvor vi har fundet det hensigtsmæssigt for revisionen af årsregnskabet. Vi henviser herom til revisionsprotokollat af

6 KOMMENTARER TIL REVISIONEN AF ÅRSREGNSKABET Regnskabsvæsenets tilstand og den interne kontrols effektivitet Vi har, som et led i revisionen, gennemgået udvalgte dele af organisationens registreringssystemer og de heri indlagte interne kontrolprocedurer. Under denne gennemgang har vi ikke konstateret mangler af betydning for regnskabsaflæggelsen. Forvaltningsrevision Angående forvaltningsrevision, skal vi anføre, at vi i forbindelse med revisionen er blevet forelagt boligforeningens målsætninger for følgende områder: Råderet, evalueret februar 2016 Udlejning, evalueret februar 2016 Indmeldelse samt markedsføring, evalueret februar 2016 Kapitalforvaltning, evalueret februar 2016 Dispositionsfond Afdelingsbestyrelsens arbejde Administrationsbidrag God almen ledelse Inkasso Generalforsamling Finansiering af nybyggeri Regnskab/budget Planlagt vedligeholdelse og henlæggelser hertil Egen trækningsret Markering af mærkedage. Som et element i forvaltningsrevisionen er der endvidere etableret forretningsgange for prokura- og fuldmagtsforhold, omfattende organisationsbestyrelsens formand, organisationsbestyrelsen og forretningsføreren. Ved vores gennemførelse af forvaltningsrevision for regnskabsåret 2015 har vi gennemgået udvalgte målsætninger og i den forbindelse bl.a. kontrolleret, om disse bliver efterlevet. De udvalgte målsætninger for regnskabsåret 2015, omfatter: Kapitalforvaltning Administrationsbidrag Indmeldelse samt markedsføring/profilering. 1201

7 Kapitalforvaltning Det i regnskabsåret opnåede renteafkast af midler i fællesforvaltning kan opgøres således (beløb i DKK): Afkast af bankbeholdning Afkast af værdipapirer: Rente/afkast af værdipapirer Realiseret kursgevinst m.v Urealiseret kurstab Kurtage Renteafkast for regnskabsåret Dette skal ses i forhold til de gennemsnitlige midler i fællesforvaltningen, der for regnskabsåret 2015 har udgjort følgende: Gennemsnitlig Rente Beløb i DKK Afkast beholdning procent Obligationer: Renter af obligationer Kursregulering Kurtage Afkast i alt, obligationer ,3% Investeringsbeviser: Afkast for Kursregulering Afkast i alt, investeringsbeviser ,0% Bankindestående: Rente af driftskonto Rente af likvider i alt ,5% Afkast i alt ,5% Det er boligforeningens målsætning, at der skal opnås et renteafkast af investeringer svarende til markedsniveauet, defineret som EFFAS 1-3. Dette benchmark har i 2015 opnået et afkast på 0,28%. Boligforeningen har således for 2015, med det opnåede afkast på 0,5%, opnået et afkast bedre end hvad dette benchmark har opnået. 1202

8 Det er endvidere boligforeningens målsætning, at afdelingernes midler i fællesforvaltning mindst skal forrentes med et afkast, svarende til afkastet af den samlede beholdning med fradrag af indtil 4,0%. Baseret på det opnåede renteafkast på 0,5% set i sammenhæng med, at afdelingerne har opnået en forrentning på 0,5% af midler i fælles forvaltning, er der sket opfyldelse af denne målsætning for regnskabsåret Forrentningen af afdelingens midler i fællesforvaltning er endvidere sket i overensstemmelse med de i vejledningen fastsatte regler for forrentning, som kræver, at afdelingernes midler forrentes med en sats, der modsvarer afkastsatsen for midler i fælles forvaltning. Det er herudover boligforeningens målsætning, at udlån til afdelinger sker til samme rente, som rente af midler i fælles forvaltning. Idet vi kan konstatere, at forrentning af udlån til afdelinger sker til 0,5%, hvilket er den samme rentesats, som afdelingerne opnår af midler i fællesforvaltning, er denne målsætning opfyldt. Afkast af midler fra dispositionsfonden forrentes ifølge målsætningen med satsen for afdelingsmidler med fradrag af indtil 4,0%. Idet forrentningen af dispositionsfonden har udgjort 0,0% for regnskabsåret, er denne målsætning ikke opfyldt. Forrentningen af dispositionsfondens midler er dog sket i overensstemmelse med de i vejledningen fastsatte regler for forrentning. Som led i målsætningskomplekset omkring kapitalforvaltning er det endvidere besluttet, at forretningsføreren pr og pr skal udarbejde afkastrapporter. Ved en gennemgang af forhandlingsprotokollen for 2015 kan vi konstatere, at der har været udarbejdet sådanne afkastrapporter, som har været forevist bestyrelsen. Administrationsbidrag Der er for administrationsbidraget fastsat en målsætning om, at alle afdelinger skal betale administrationsbidrag efter antal lejemålsenheder. Ved vores gennemgang af afdelingsregnskaberne har vi konstateret, at dette også er tilfældet. Endvidere er der fastsat to målsætninger for såvel udviklingen i som niveauet for administrationsbidraget. Således skal det tilstræbes, at administrationsbidraget følger den almindelige udvikling for varer og tjenesteydelser, ligesom administrationsbidraget skal være på niveau med sammenlignelige organisationer. Til sikring af at ovenstående målsætning om udviklingen i administrationsbidraget overholdes, skal der ske sammenligning med i KL s skøn over udviklingen i tjenesteydelser. KL skønnede da, at udviklingen fra 2015 til 2016 vil være på 1,6%. Boligforeningens administrationsbidrag er for 2016 budgetteret til DKK 3.495, mod DKK for 2015, svarende til en stigning på 3,8%. Målsætningen er således desangående ikke opfyldt. 1203

9 Til sikring af at ovenstående målsætning om niveauet for administrationsbidraget overholdes, skal der ske en sammenligning med 5 sammenlignelige boligorganisationer. Vi er blevet forevist en sammenstilling af boligforeningens regnskabsmæssige administrationsbidrag for 2014 med 6 sammenlignelige boligorganisationer (ca. samme størrelse). Boligforeningens regnskabsmæssige administrationsbidrag for 2014 udgjorde DKK De sammenlignelige boligorganisationers regnskabsmæssige gnsn. administrationsbidrag for 2014 udgjorde DKK 3.957, med en spredning i intervallet DKK DKK På denne baggrund må denne målsætning anses for delvist opfyldt. Indmeldelse samt markedsføring/profilering Målsætning Ved markedsføring m.v. skal sikres, at der hvert år opnoteres mindst samme antal medlemmer, som udgår fra opnoteringslisten. Der ønskes til enhver tid 220 opnoterede på ventelisten. Nye medlemmer skal ved indmeldelsen have udleveret oplysninger om vores lejemål, der kan give boligsøgende et godt overblik over vores udbud samt have information om vores hjemmeside. Handlingsplan Der annonceres i lokale telefonbøger under såvel fag som navnerubrikker. Hvor der annonceres med særlig indrykning i fagregisteret, skal der også være logo sammen med navn. Annoncer skal indeholde -adresse og webadresse. Gebyret for opnotering skal fastsættes til et niveau der ikke virker hæmmende for optagelse af nye medlemmer. For tiden er det fastsat til DKK 150. Taksten tages op ved budgetlægningen hvert år. Medlemmer skal forsynes med følgende materiale ved indmeldelsen: Medlemsbevis, der udskrives ved indmeldelsen Oversigt over lejemål, der bl.a. skal indeholde oplysninger om adresser, antal lejemål, type, opførelsesår og renoveringsår for køkken/bad m.v. Oplysning om vores hjemmeside. Der skal afsættes et beløb i boligorganisationens budget til markedsføringsaktiviteter. 1204

10 Evaluering - rapportering På bestyrelsesmøde hvert år i februar måned orienteres bestyrelsen om nettotilgang af opnoteringer samt venteliste pr. afdeling. For at sikre maksimalt udbytte af udgifterne til markedsføring vurderes udgifterne fra de foregående regnskabsår hvert år i februar måned, og det afgøres, om aktiviteten skal fortsættes. Evaluering - nettotilgang og nye medlemmer pr Antal opnoterede medlemmer, ej på venteliste Antal opnoterede medlemmer, på venteliste Målsætningen på området er således opfyldt. Der er ikke sket evaluering af udgifter til markedsføring som fastsat i målsætningen. Målsætningen er ikke på det punkt opfyldt. Konto 112. Bidrag til boligorganisationen De enkelte afdelinger har bidraget til administrationens drift i forhold til de enkelte afdelingers antal lejemålsenhed, idet der er regnet med et administrationsbidrag pr. lejemålsenhed på DKK Herudover er der beregnet et bidrag til dispositionsfonden på DKK 554 pr. lejemålsenhed. Konto 113. Pligtmæssigt bidrag til Landsbyggefonden Beløbet omfatter trækningsret og fællesfond. Konto 120. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Ved en gennemgang af de udarbejdede vedligeholdelsesplan har vi konstateret, at der budgetteres med den fornødne henlæggelse, til at kunne gennemføre den planlagte vedligeholdelse. Konto 140. Årets overskud Idet afdelingernes budgetter skal balancere, vil konto 140 (årets overskud) udgøre årets nettobudgetafvigelser for afdelingerne. De samlede overskud i afdelingerne udgør for regnskabsåret DKK For en nærmere specifikation heraf henvises til side 1208 i nærværende revisionsprotokollat. 1205

11 Konto 201. Boligafgift og lejer Lejeindtægterne i samtlige afdelinger udgør den totale leje ved fuld udlejning. I tilfælde af tab ved lejeledighed er dette tab udgiftsført på konto 129. Konto 202. Renter De enkelte afdelingers mellemregninger med boligorganisationen er forrentet med 0,50% (dag til dag renteberegning). Konto 303. Forbedringsarbejder Der er i en række afdelinger afholdt omkostninger til udarbejdelse af helhedsplaner, til brug for ansøgning til Landsbyggefonden om økonomisk støtte til etablering af samlede helhedsløsninger for de berørte afdelinger. De afholdte omkostninger henstår, uden afskrivning, indtil der er sket en endelig afklaring af, om der kan opnås økonomisk støtte fra Landsbyggefonden til de enkelte afdelinger. I det omfang der opnås støtte, forudsættes de afholdte omkostninger at indgå i budgettet for den samlede renoveringsplan for den enkelte afdeling. I det omfang der ikke opnås støtte, forudsættes de afholdte omkostninger at blive helt eller delvist inddækket af dispositionsfonden. De afholdte omkostninger, fordeler sig således på de enkelte afdelinger: DKK Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling I alt Der er i 2016 modtaget skrivelser fra Landsbyggefonden om, at afdelingerne fortsat indgår på Landsbyggefondens liste over prioriterede sager, men at endelig tilbagemelding først kan forventes i

12 Konto 401. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse De samlede henlæggelser pr til fremtidig planlagte og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgør DKK For en nærmere specifikation heraf henvises til side 1208 i nærværende revisionsprotokollat. Konto 402. Henlagt til istandsættelse ved fraflytning De samlede henlæggelser pr til fremtidige istandsættelser ved fraflytninger udgør DKK For en nærmere specifikation heraf henvises til side 1208 i nærværende revisionsprotokollat. Konto 405. Henlagt til tab ved lejeledighed og fraflytning De samlede henlæggelser pr til fremtidige tab ved lejeledighed og fraflytning udgør DKK For en nærmere specifikation heraf henvises til side 1208 i nærværende revisionsprotokol. Konto 407. Opsamlet resultat De samlede opsamlede resultater udgør pr DKK For en nærmere specifikation heraf henvises til side 1208 i nærværende revisionsprotokol. 1207

13 Afdelingerne Vi har ingen kommentarer til regnskaberne for afdelingerne ud over det under supplerende oplysninger generelt anførte. Fra afdelingernes regnskaber skal vil til bestyrelsens orientering fremhæve følgende oplysninger: Henlagt til Henlagt til istandsæt- Henlagt til hovedistand- telse ved tab ved Opsamlet Beløb i DKK Resultat sættelse fraflytning fraflytning resultat Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling I alt I alt I alt For yderligere specifikationer af de i årsregnskaberne opførte talmæssige oplysninger, skal vi henvise til administrationen. 1208

14 Boligorganisationen Resultatet for boligorganisationen udgør DKK for 2015, mens egenkapitalen pr udgør DKK Til regnskabet for boligorganisationen skal vi fremkomme med følgende yderligere kommentarer: Konto 501. Bestyrelsesvederlag, DKK Til bestyrelsesformand Bjarne Jørgensen er der udbetalt et bestyrelseshonorar på DKK Foranstående bestyrelsesvederlag vedr. afdelinger i drift må, jf. Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse nr af , udgøre følgende: 100 lejemål a DKK 75, lejemål a DKK 45, Fordobling af vederlag, jf. nedenfor I alt Brønderslev Kommune har ved brev af godkendt, at vederlaget må udbetales med det dobbelte af vederlaget beregnet efter Indenrigs- og Socialministeriets bestemmelser. Konto 502. Mødeudgifter, kontingenter m.v., DKK I beløbet indgår skattefrie godtgørelser på i alt DKK 9.200, der er udbetalt til de organisationsbestyrelsesmedlemmer, som ikke modtager bestyrelsesvederlag. Godtgørelserne, der er udbetalt i overensstemmelse med de skattemæssige regler herfor, er udbetalt som kompensation for udokumenterede udgifter til kontorholds- og telefonomkostninger. Konto 532/603. Renteudgifter/renteindtægter, netto, DKK Der henvises til det under forvaltningsrevisionen vedr. kapitalforvaltning anførte. Konto 601.2/ Administrationsbidrag, sideaktiviteter, DKK Heri indgår et beløb på DKK der kan henføres til administration af sideaktivitetsafdelingen for intern håndværkervirksomhed. Endelig vedrører DKK administration af kommunalt ejet serviceareal i tilknytning til afdeling 21 og

15 Konto 725. Varelagre, DKK Beløbet kan specificeres således (beløb i DKK): Løfesække til molokker, brevindkast mv El-pærer og kontakter m.v. 168 Rengøringsartikler Kontaktur, postkasse, fliser og parketgulv m.v I alt Vi har ikke kontrolleret det ovenfor anførte varelagers tilstedeværelse, men vi har stikprøvevis eftertalt de foreviste lagerlister. Konto 803. Dispositionsfond, DKK Beløbet udgør DKK pr. lejemålsenhed ultimo året, hvoraf DKK pr. lejemål er disponibelt. Minimumsbeløbet for den disponible del af dispositionsfonden udgør for 2015 DKK (pristalsreguleret) pr. lejemålsenhed. Som følge af at det disponible beløb pr. lejemål overstiger det lovfastsatte minimumsbeløb er boligorganisationen ikke pligtig til at foretage opkrævning af bidrag til dispositionsfonden fra afdelingerne. Der er dog i budgettet for 2016 indregnet en indbetaling til dispositionsfonden på DKK 560 pr. lejemålsenhed. Boligorganisationens samlede likviditet I henhold til driftsbekendtgørelsens 49 skal den disponible del af dispositionsfondens midler samt afdelingens midler i forvaltningen være anbragt sikkert og så likvidt, så de til enhver tid kan gøres likvidt til anvendelse efter dens formål. Dette kan nærmere opgøres således (beløb i DKK): Værdipapirer Bankindestående Kassebeholdning Likviditet til rådgiver i alt Diverse andre tilgodehavender Tilgodehavende, renter Leverandøromkostninger og feriepengeforpligtelser Anden kortfristet gæld Mellemregning, afdelinger I alt

16 Det er på ovenstående baggrund vores opfattelse, at reglerne i driftsbekendtgørelsens 49 er overholdt. ØVRIGE FORHOLD I TILKNYTNING TIL REVISIONEN Ud over vores revision af årsregnskabet, har vi efter aftale med forretningsføreren, ydet organisationen assistance med følgende opgaver: Erklæring vedr. edb-indberetninger af årsregnskabet til Landsbyggefonden Erklæring vedr. edb-indberetninger af låneoplysninger til Landsbyggefonden Løbende konsultativ og regnskabsmæssig assistance. AFSLUTNING I henhold til revisorloven skal vi oplyse: at vi opfylder lovgivningens krav til revisors uafhængighed (habilitet) at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger med hensyn til om statslige og kommunale midler er anvendt og opgjort i overensstemmelse med de givne vilkår og regler. Aalborg, den 11. april 2016 Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Søren V. Pedersen Statsaut. revisor Forelagt for bestyrelsen, den 11. april