(4) Valg af medlemmer til bestyrelsen Election of members of the board of directors

Transkript

1 Indkaldelse til ordinær generalforsamling Zealand Pharma A/S (CVR-nr ) Notice to convene the annual general meeting Zealand Pharma A/S (CVR no ) Selskabets bestyrelse indkalder hermed til ordinær generalforsamling i selskabet, der afholdes The board of directors of the Company hereby convenes the annual general meeting in the Company which will be held on Tirsdag den 30. april 2013 kl. 14 Tuesday 30 April 2013 at 2 p.m. på selskabets adresse, Smedeland 36, 2600 Glostrup, Danmark. at the Company's offices, Smedeland 36, 2600 Glostrup, Denmark. Dagsorden: Agenda: (1) Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår A report from the board of directors on the Company's activities in the past financial year (2) Godkendelse af den reviderede årsrapport Approval of the audited annual report (3) Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport A resolution on the distribution of profit or the cover of loss in accordance with the annual report adopted (4) Valg af medlemmer til bestyrelsen Election of members of the board of directors (5) Valg af revisor Appointment of auditor (6) Bemyndigelse til erhvervelse af egne aktier Authorisation to acquire the Company's own shares (7) Forslag fra bestyrelsen om godkendelse af vederlagspolitik Proposal from the board of directors to approve the remuneration policy 1

2 (8) Forslag fra bestyrelsen om godkendelse af bestyrelsens vederlag for regnskabsåret 2013 Proposal from the board of directors to approve the fee to the board of directors for the financial year 2013 (9) Forslag fra bestyrelsen om etablering af en aktionærnomineringskomité og tilføjelse af bestemmelse herom i vedtægterne Proposal from the board of directors to set up a shareholder nomination committee and to incorporate a provision to such effect into the Articles of Association (10) Forslag fra bestyrelsen om vedtagelse af forretningsorden for nomineringskomitéen Proposal from the board of directors to adopt the rules of procedure of the Nomination Committee (11) Forslag fra aktionærerne Proposals by the shareholders (12) Eventuelt Any other business Fuldstændige forslag: Complete proposals: Ad punkt 2: Re item 2: Bestyrelsen foreslår, at årsrapporten godkendes. The board of directors proposes that the annual report be approved. Ad punkt 3: Re item 3: Bestyrelsen foreslår årets resultat bestående af et konsolideret overskud på DKK ,15 overført til næste år. The board of directors proposes that the result of the year, i.e. a consolidated profit of DKK 36,372, be carried forward to next year. Ad punkt 4: Re item 4: Alle de af generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer er på valg. All board members elected by the general meeting are up for election. Bestyrelsen foreslår genvalg af: The board of directors proposes the reelection of: 2

3 Peter Benson Daniël Jan Ellens Jørgen Lindegaard Alain Munoz Michael J. Owen Florian Reinaud Jutta af Rosenborg Peter Benson Daniël Jan Ellens Jørgen Lindegaard Alain Munoz Michael J. Owen Florian Reinaud Jutta af Rosenborg For en beskrivelse af de opstillede kandidaters baggrund se Bilag 1 til indkaldelsen. For a description of the nominated candidates see Exhibit 1 to the notice to convene the general meeting. Ad punkt 5: Re item 5: Bestyrelsen foreslår genvalg af PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. The board of directors proposes the reelection of PricewaterhouseCoopers Incorporated State Authorized Public Accountants. Ad punkt 6: Re item 6: Bestyrelsen anmoder om generalforsamlingens bemyndigelse til, at selskabet i tiden indtil næste ordinære generalforsamling kan erhverve egne aktier inden for en samlet pålydende værdi af i alt 10 pct. af selskabets til enhver tid værende aktiekapital, forudsat at erhvervelsen i henhold til selskabsloven 197 kan finansieres med de midler, der kan anvendes til ekstraordinært udbytte. Vederlaget må ikke afvige fra den på erhvervelsestidspunktet på NASDAQ OMX Copenhagen A/S noterede børskurs med mere end 10 pct. The board of directors requests the general meeting to grant an authorisation until the next annual general meeting for the Company to acquire the Company's own shares for up to 10 per cent of the Company's share capital at any time provided that the acquisition, pursuant to the Danish Companies Act section 197, can be financed by the funds that may be distributed as extraordinary dividends. The payment may not deviate from the share price at NASDAQ OMX Copenhagen A/S with more than 10 per cent at the time of purchase. Ad punkt 7: Re item 7: Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingen godkender vederlagspolitikken for bestyrelsen og direktionen. Indholdet af ve- The board of directors proposes that the general meeting approve the remuneration policy for the board of directors and the ex- 3

4 derlagspolitikken er uændret i forhold til sidste år, men enkelte redaktionelle ændringer er foretaget, således at politikken ikke skal opdateres hvert år. ecutive management. The contents of the remuneration policy are unchanged compared to last year, however, a few editorial amendments have been made so that the policy does not have to be updated every year. Forslag til den reviderede vederlagspolitik (ændringsmarkeret version) er fra den 4. april 2013 tilgængelig på selskabets hjemmeside, The proposal for the revised remuneration policy (track-changes version) will be available from 4 April 2013 on the website of the Company, Ad punkt 8: Re item 8: Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingen godkender bestyrelsens vederlag for regnskabsåret The board of directors proposes that the general meeting approve the fee to the board of directors for the financial year Bestyrelsen foreslår, i lighed med sidste år, at bestyrelsesmedlemmer modtager et fast kontant honorar på DKK , bestyrelsesformanden modtager DKK , bestyrelsens næstformand modtager DKK , og formanden for revisionsudvalget modtager DKK pr. år. The board of directors proposes that, as last year, board members receive a fixed cash amount of DKK 150,000, the Chairman receives DKK 450,000, the Vice Chairman receives DKK 300,000 and the Chairman of the Audit Committee receives DKK 300,000 per year. På nuværende tidspunkt deltager næstformanden for bestyrelsen og de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer i incitamentsprogrammer baseret på udviklingen af selskabets aktiekurs, som beskrevet i note 13 i årsrapporten for Currently, the Vice Chairman of the board of directors and the employee elected board members participate in incentive programs, based on the development of the Company s share price, as described in note 13 in the 2012 annual report. Ingen andre bestyrelsesmedlemmer modtager på nuværende tidspunkt aktiebaseret incitamentsaflønning. No other board members are currently included in any share based incentive programs. 4

5 Ad punkt 9: Re item 9: Bestyrelsen foreslår, at der etableres en aktionærnomineringskomité i selskabet, der har til formål at vurdere bestyrelsens sammensætning, og at forelægge generalforsamlingen anbefalinger om valg af generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer. Det forudsættes i denne forbindelse, at der ved en forretningsorden for nomineringskomitéen træffes nærmere bestemmelser om nomineringskomitéens sammensætning og virke. The board of directors proposes that a shareholder nomination committee be set up in the Company. The purpose of the committee is to assess the composition of the board of directors and to present the recommendations to the general meeting about the election of the board members elected by the general meeting. It is assumed in that connection that the Rules of Procedure of the Nomination Committee will lay down the details of the composition and the work of the nomination committee. I overensstemmelse hermed foreslås indsat en ny 15 i selskabets vedtægter, og udkast til bestemmelsens ordlyd er vedlagt som Bilag 2 til denne indkaldelse. Accordingly, it is proposed to incorporate a new Article 15 into the Company's Articles of Association and a draft wording of the Article is attached as Exhibit 2 to this notice to convene the general meeting. Ad punkt 10: Re item 10: Under forudsætning af, at generalforsamlingen godkender forslaget om etablering af en nomineringskomité, foreslår bestyrelsen, at generalforsamlingen vedtager bestyrelsens udkast til forretningsorden for nomineringskomitéen, som er tilgængelig på selskabets hjemmeside, On the condition that the general meeting passes the resolution to set up a nomination committee, the board of directors proposes that the general meeting adopt the board of directors' draft Rules of Procedure of the Nomination Committee, which are available on the Company's website at Bestyrelsens udkast til forretningsorden for nomineringskomitéen indeholder regler angående komitéens formål, sammensætning og valg af medlemmer. The board of director's draft Rules of Procedure of the Nomination Committee contain rules on the object, composition and the election of the members of the nomination Committee. 5

6 Ad punkt 11: Re item 11: Aktionær Eva Steiness har fremlagt forslagene, der er vedlagt som Bilag 3 til denne indkaldelse. Shareholder Eva Steiness has submitted the proposals that are attached as Exhibit 3 to this notice to convene the general meeting. Bestyrelsen støtter ikke forslagene, og forslagene kan således ikke vedtages som The board of directors does not support the proposals and consequently the proposals fremsat, henset til (i) at cannot be passed as proposed given that (i) generalforsamlingen ikke må beslutte the general meeting cannot decide on a højere udbytte end foreslået eller tiltrådt af bestyrelsen, jf. Selskabslovens 180, stk. 1, og (ii) at generalforsamlingen ikke kan træffe beslutning om anvendelse af et kapitalnedsættelsesbeløb til udbetaling til kapitalejerne, medmindre bestyrelsen stiller higher dividend than the dividend proposed or accepted by the board of directors (section 180(1) of the Danish Companies Act) and (ii) the general meeting cannot decide on the distribution of a capital reduction amount to the shareholders unless the board eller godkender forslag herom, jf. of directors submits or approves such proposal Selskabslovens 189, stk. 1. (section 189(1) of the Danish Compa- nies Act) Sprog: Generalforsamlingen afholdes på engelsk uden tolkning til dansk. Language: The general meeting is held in English without any translation into Danish. Vedtagelseskrav: Der gælder følgende vedtagelseskrav for forslagene, der alle skal være opfyldte, for, at forslagene kan anses som vedtaget: Resolution requirements: The following requirements apply to pass the resolutions which must all be fulfilled in order for the proposals to be adopted: Vedtagelse af forslag om ændring af selskabets vedtægter omhandlet i dagsordenens punkt 9 kræver, at forslaget tiltrædes af mindst 2/3 såvel af de stemmer, som er afgivet, som af den del af selskabskapitalen, som er repræsenteret på generalforsamlingen. The adoption of the proposal to amend the Company's Articles of Association contained in item 9 on the agenda requires a majority in favour of the proposed resolution of at least two-thirds of the votes cast as well as at least two-thirds of the share capital represented at the general meeting. 6

7 Forslagene i henhold til dagsordens punkter 2-8 og 10 kan vedtages med simpelt stemmeflertal. The proposals set out in the agenda's items 2-8 and 10 must be adopted by a simple majority of votes Generelle oplysninger Selskabets aktiekapital er på nominelt DKK Hver akties pålydende er DKK 1. På generalforsamlingen giver hvert aktiebeløb på DKK 1 en stemme. General information The share capital of the Company is nominally DKK 23,193,047. The nominal amount of each share is DKK 1. Each share of DKK 1 has one vote at the general meeting. Aktionærer kan udøve deres finansielle rettigheder gennem egen depotbank. The shareholders may exercise their financial rights through their own depositary bank. Selskabets hjemmeside Der vil i perioden fra den 4. april 2013 til den 30. april 2013 på selskabets hjemmeside, kunne findes yderligere oplysninger om generalforsamlingen, herunder det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, indkaldelsen med dagsorden og de fuldstændige forslag, fuldmagtsblanket, brevstemmeblanket og tilmeldingsblanket samt de øvrige dokumenter, der skal fremlægges på generalforsamlingen, herunder årsrapporten, forslag til revideret vederlagspolitik, udkast til reviderede vedtægter samt udkast til forretningsorden for nomineringskomitéen. The website of the Company Further information will be available from 4 April 2013 to 30 April 2013 on the website of the Company, concerning the general meeting, including the total number of shares and voting rights on the date of the notice, the notice with the agenda and the complete proposals, a proxy form, a postal vote form and a registration form to be used when ordering an admission card as well as the other documents to be presented at the general meeting, including the annual report, a proposal to revise the remuneration policy, draft revised Articles of Association and draft Rules of Procedure of the Nomination Committee. Fremsendelse af indkaldelse Denne indkaldelse er ligeledes offentliggjort via Erhvervsstyrelsens it-system, sendt til Publication of notice The notice has also been made public via the electronic system of the Danish Business 7

8 de i selskabets ejerbog noterede aktionærer, der har fremsat anmodning herom, samt offentliggjort på selskabets hjemmeside. Authority, been forwarded to the shareholders registered in the register of shareholders of the Company who have made such request and been made public on the Company's website. Spørgsmål Aktionærer har mulighed for at stille spørgsmål til dagsordenen samt til det øvrige materiale til brug for generalforsamlingen både før og på selve generalforsamlingen. Questions Shareholders may ask questions concerning the agenda and the other material for the purpose of the general meeting both before and during the actual general meeting For at kunne deltage på generalforsamlingen og afgive stemme gælder følgende: In order to attend the general meeting and to vote the following apply: Registreringsdato Aktionærernes ret til at møde og afgive stemme på generalforsamlingen, eller afgive brevstemme, fastsættes i forhold til de aktier, som aktionærer besidder på registreringsdatoen. Date of registration The shareholders' right to attend and vote at the general meeting, or to vote by post, is determined based on the shares which the shareholders hold at the date of registration. Registreringsdatoen er tirsdag den 23. april The date of registration is Tuesday 23 April Kun personer, der på registreringsdatoen er aktionærer i selskabet, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen, jf. dog umiddelbart nedenfor om aktionærernes rettidige anmodning om adgangskort. Only persons, who are shareholders in the Company at the date of registration, may attend and vote at the general meeting, however, see below regarding the shareholders' request for admission cards in due time. Ved udløb af registreringsdatoen opgøres de aktier, som hver aktionær besidder. Opgørelsen sker på baggrund af notering af aktier i ejerbogen samt meddelelser om When the date of registration expires, the shares held by each shareholder will be calculated. The calculation is based on the registration of shares in the register of share- 8

9 ejerforhold, som selskabet har modtaget inden udløb af registreringsdatoen med henblik på notering i ejerbogen, men som endnu ikke er indført i ejerbogen. holders as well as notifications of ownership which have been received by the Company before the expiry of the date of registration for the purpose of registration in the register of shareholders, but which have not yet been registered in the register of shareholders. Adgangskort For at kunne møde på generalforsamlingen skal aktionæren senest den 29. april 2013 kl. 12 have bestilt adgangskort. Adgangskort kan bestilles hos Computershare A/S, Kongevejen 418, 2840 Holte, fax nr eller via til gf@computershare.dk. Tilmeldingsblanket til brug for bestilling af adgangskort er vedhæftet indkaldelsen og kan findes på selskabets hjemmeside, Adgangskort kan endvidere bestilles elektronisk via selskabets hjemmeside, Admission card In order to attend the general meeting the shareholder must order an admission card no later than on 29 April 2013 at noon. Admission cards can be acquired by contacting Computershare A/S, Kongevejen 418, 2840 Holte, Denmark, fax no or by to gf@computershare.dk. The registration form to be used when ordering admission cards is attached to the notice and is also available on the website of the Company, In addition, admission cards can be ordered electronically on the website of the Company, Fuldmagt En aktionær kan møde ved fuldmægtig. Fuldmagtsblanket skal være Computershare A/S i hænde senest 29. april 2013 kl. 12 enten ved returnering til Computershare A/S, Kongevejen 418, 2840 Holte, Danmark, fax nr eller via til gf@computershare.dk. Fuldmagtsblanket er vedhæftet indkaldelsen og kan findes på selskabets hjemmeside, Det er ligeledes muligt at afgive elektronisk fuldmagt på Proxy A shareholder may be represented by proxy. Computershare A/S must receive the proxy form no later than on 29 April 2013 at noon either by sending the form to Computershare A/S, Kongevejen 418, 2840 Holte, Denmark, fax no or by to gf@computershare.dk. The proxy form is attached to the notice and is available on the website of the Company, It is also possible to submit an electronic proxy by visiting Brevstemme Postal vote 9

10 Aktionærer kan, i stedet for at stemme på selve generalforsamlingen, vælge at brevstemme, dvs. at stemme skriftligt, inden generalforsamlingen afholdes. Aktionærer, der vælger at stemme pr. brev skal sende deres brevstemme således, at den er modtaget senest den 29. april 2013 kl. 12 til Computershare A/S, Kongevejen 418, 2840 Holte, Danmark, fax nr eller via til gf@computershare.dk. Brevstemmeblanket er vedhæftet indkaldelsen og kan findes på selskabets hjemmeside, Det er ligeledes muligt at brevstemme elektronisk på En brevstemme, som er modtaget, kan ikke tilbagekaldes. Instead of casting one's vote at the actual general meeting, the shareholders may vote by post, i.e. vote in writing before the general meeting is held. The shareholders who decide to vote by post are to submit their vote by post so that it has been received no later than on 29 April 2013 at noon to Computershare A/S, Kongevejen 418, 2840 Holte, Denmark, fax no or by to gf@computershare.dk. The form to be used when voting by post is attached to the notice and is available on the website of the Company, It is also possible to vote by post electronically by visiting A vote by post that has been received cannot be revoked Dato/Date: 4. april 2013/4 April 2013 Med venlig hilsen/best regards Bestyrelsen i Zealand Pharma A/S/The board of directors of Zealand Pharma A/S 10