Det gode sprog i SKAT om Skatteministeriets sprogpolitik Island Oktober 2011

Transkript

1 Det gode sprog i SKAT om Skatteministeriets sprogpolitik Island Oktober 2011

2 Program Hvad er det gode sprog i SKAT? Hvordan har vi ændret sproget? Sådan har vi fået sprogpolitikken til at leve. Sådan holder vi fast.

3 Skatteministeriet i Danmark Skat Moms Told Afgifter Ejendomsvurdering Køretøjsregistrering Inddrivelse af offentlige krav Spillekontrol Koncerncentret (Departement) SKAT (Drift og forretning)

4 En typisk tekst fra SKAT og dens afløser Tilbagebetaling Deres konto over personlig skat mv. er opgjort pr. 2/ Alle registrerede rater er betalt. Derudover er der et overskydende beløb på kr ,00 som indsættes på Deres Nemkonto. Beløbet er til disposition den 17/ Er De tilsluttet betalingsservice, bør De undersøge, om der er foretaget indbetaling på anden måde. Med venlig hilsen SKAT Du får penge tilbage Vi har opgjort dine betalinger af personlig skat den 2. november Der er indbetalt kr. for meget. Vi sætter pengene ind på din Nemkonto, så du har dem den 17. november Med venlig hilsen SKAT

5 Skatteministeriets sprogpolitik Skriv med modtageren i centrum. Skriv korrekt og forståeligt. Skriv imødekommende.

6 De syv skriveregler 1. Skriv det vigtigste først. 2. Skriv, hvem der gør hvad. 3. Skriv forståeligt. 4. Skriv mundtligt. 5. Skriv korrekt. 6. Skriv overskueligt. 7. Skriv konkret.

7 Projekter Projekt Godt sprog i SKAT - omskriver alle standardbreve Vejledningsprojekt - omskriver alle juridiske vejledninger

8 Før og efter omskrivning FØR SKAT har opgjort told og afgifter af varer, du havde med ved hjemkomst fra rejse Du har ikke angivet varer over for SKAT og skal derfor betale told og afgifter af varerne. Hændelsesforløb Du ankom den 25. maj 2010 til Københavns Lufthavn fra New York med SK 569. Ved ankomsten oplyste du ikke, at du havde varer med, som der skal betales told og afgifter af. EFTER Du skal betale told og afgifter af varer, du har taget med til Danmark Da du kom hjem fra New York den 25. maj 2010 med SK 569, blev du kontrolleret i den grønne udgang i Københavns Lufthavn. Du havde disse varer med, som du skal betale told og afgifter af:

9 Eksempler på hvordan vi skriver til borgerne og til os selv Du må have varer med til dig selv Når du rejser til Danmark fra et andet EUland, kan du tage varer med til dig selv uden at betale afgift. At varerne er til dig selv betyder, at det kun er dig, medlemmer af din husstand eller dine gæster, der bruger varerne. Sælger du varerne, eller tager du varer med for andre, er varerne ikke til dig selv, og så skal du betale afgift af dem. Cigaretter og spiritus Når det gælder cigaretter og spiritus, har SKAT nogle retningslinjer for, hvor meget du kan have med til dig selv. Fælles regler for rejsegods Der kan gives told- og/eller afgiftsfritagelse for til varer til privat brug, som rejsende medtager, når de rejser ind i Danmark. Se under afsnittet Afgiftsfri indførsel om værdigrænse og mængdemæssige begrænsninger. Betingelserne for at få fritagelse er, at varerne ved indrejsen medbringes på personen eller i håndbagagen, så varerne kan frembydes[til samtidig toldbehandling på indrejsestedet, den bagage som den rejsende senere frembyder for SKAT, kan dokumenteres som indskrevet bagage ved afrejsen hos det selskab, der har foretaget befordringen af bagagen her i landet, indførslen ikke har erhvervsmæssig karakter.

10 Godt sprog i SKAT handler om meget andet end sproget Direktionen Den daglige drift Organisationens mål og strategi Det gode sprog Pressen Borgere og virksomheder Medarbejderne Mellemlederne

11 Hvad motiverer ledelsen til det gode sprog? Få sproget koblet sammen med organisationens mål, strategi og forretning. Spar penge husk hvor meget man kan gøre selv. Vis ledelsen, at det virker effektmålinger. Gør sprogpolitikken enkel for alle. Find den rigtige timing.

12 Godt sprog ikke kun for feinschmeckere! Godt sprog forbedrer kundetilfredsheden. Godt sprog understøtter SKATs bærende strategi. Godt sprog understøtter kanalstrategi. Sproget er en del af Skatteministeriets ansigt udadtil. Forståelige tekster giver retssikkerhed.

13 Det virker! Modtagere af det nye brev Modtagere af det traditionelle brev Jeg har svært ved at forstå brevet Jeg brugte tre minutter eller derover på at læse brevet Jeg opfatter brevet som en høflig påmindelse Jeg kontaktede SKAT på baggrund af brevet 10 procent 17 procent 46 procent 61 procent 68 procent 56 procent 12,9 procent 14,1 procent

14 Hvordan bliver medarbejderne motiverede til det gode sprog? Sørg for forskellige fagligheder i projektgruppen. Inddrag medarbejderne i skrivearbejdet. Tal med medarbejderne, og lyt til både faglige input og beklagelser. Vis medarbejderne, hvordan modtagerne reagerer på organisationens tekster.

15 Bliver sproget for simpelt? En medarbejder i SKAT, der har deltaget i kurset Skriv godt tænk på modtageren : Vi skal undgå lange ord, ord med bestemte endelser og de fleste forkortelser. Dette rystede mig. Jeg er forstående over for, at set snævert for den umiddelbare kommunikation fra SKAT til borger, kan det være en fordel, at "skrive ned" til folk, men jeg er alvorligt bange for, at hvis vi tillader hinanden at være uvidende og udeltagende i samfundet, mister vi som danskere vores markedsværdi både inden for landets grænser, men også i internationale forhold. Det skræmmer mig.

16 Tal med medarbejderne og lyt! Modtagerne sagde: Thisted Hjørring Ålborg Rønne Det er et kvantespring Struer Herning Viborg Randers Århus Grenå Det er pisseligemeget, hvad man skriver de forstår ingenting Fredensborg Horsens Frederikssund Billund Nærum Holbæk Roskilde København Esbjerg Fredericia Høje Taastrup Odense Korsør Køge Haderslev Næstved Svendborg Tønder Maribo Det er blevet meget, meget bedre Jamen skal man da virkelig servere det hele på et sølvfad?

17 Fremtiden sådan holder vi fast Uddannelse Kurser for medarbejderne. Vedligeholdelse Vedligeholdelsesgrupper, som har ansvaret for at videreføre både sprog og faglighed, når tekster og vejledninger er skrevet om. Markedsføring Oplæg og artikler til Skatteministeriets interne medier.

18 Spørgsmål og kommentarer