Bestyrelsesarbejdet. Ved partner Jens Jerslev Uddannelsesdagen 2014

Transkript

1 Bestyrelsesarbejdet Ved partner Jens Jerslev Uddannelsesdagen 2014

2 2 PROGRAM A. Indhold af bestyrelsesarbejde i bestyrelser B. Bestyrelsens 10 væsentligste fejl C. Retlige rammer for bestyrelsesarbejdet D. Effektive bestyrelser E. Dynamiske bestyrelser

3 3 A. Indhold af bestyrelsesarbejde i bestyrelse 1. De retlige rammer Bestyrelsen som ledelsesorgan Pligter og indsigt i virksomheden Ledelsesstruktur, bestyrelse/direktion Bestyrelsesansvar Bestyrelsesansvarsforsikring 2. Opgaver i forhold til selskabets økonomi Intern kontrol Budget Risikostyring Kapitalberedskab Kapitaltab Udbytte Årsrapport Rapportering løbende

4 4 A. Indhold af bestyrelsesarbejde i bestyrelse 3. Strategisk ledelse Bestyrelsen og strategi Strategiske modeller Implementering og opfølgning Fornyelse 4. Finansiering Egenkapital eller fremmedkapital Kapitalforhøjelse/-nedsættelse Hybridkapital Kapital på anden måde Sikkerhed, herunder virksomhedspant

5 5 A. Indhold af bestyrelsesarbejde i bestyrelse 5. Ekstern rolle Pengeinstitut Kunder Netværk Kommunikation 6. Effektive bestyrelser Planlægning af året dagsorden og møder Årshjul Gennemgang af forretningsorden Generalforsamling Formandens rolle Protokoller og referater Mellem møderne

6 6 A. Indhold af bestyrelsesarbejde i bestyrelse 7. Dynamiske bestyrelser Kompetencer i bestyrelsen Sammensætning Funktion som et team Evaluering

7 7 B. Bestyrelsens 10 væsentligste fejl 1. Konfliktsky 2. Manglende indsigt i virksomheden 3. Klikedannelse 4. Manglende samarbejde 5. Forkert ledelse 6. Uforberedt ekspansion 7. Overbelånt virksomhed 8. Overvågning svigter 9. Manglende kontrol med direktionen 10. Egenrådighed

8 8 C. Retlige rammer for bestyrelsesarbejdet Det juridiske udgangspunkt Bestyrelsens kompetencer og ansvar, jf. SEL 115 Forretningsorden, jf. SEL 130 Møder: indkaldelse, fravær og skriftlige beslutninger, jf. 123, 124, 125 Forhandlingsprotokol, jf. 128 Revisionsprotokol, jf. 129 Bestyrelsens kompetencer I kapitalselskaber skal ledelsen sørge for en forsvarlig organisation, herunder påse (SEL 115): Bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår tilfredsstillende Fornødne risikostyringsprocedurer og interne kontroller er til stede Løbende rapportering om kapitalselskabets finansielle forhold Direktionen udøver sit hverv behørigt og efter bestyrelsens retningslinjer Kapitalberedskabets forsvarlighed i forhold til selskabets drift Tilstrækkelig likviditet til at indfri nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder

9 9 C. Retlige rammer for bestyrelsesarbejdet Bestyrelse Direktion Den danske model SEL 115: Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabets anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. Direktionen varetager den daglige ledelse af selskabet og skal følge de retningslinjer og anvisninger, bestyrelsen har givet. SEL 111 (1): En direktør kan ikke vælges til formand for bestyrelsen. Flertallet af bestyrelsens medlemmer skal i aktieselskaber bestå af personer, der ikke er direktører i selskabet.

10 10 C. Retlige rammer for bestyrelsesarbejdet Bestyrelsesansvar Bestyrelsesmedlemmer skal have handlet uagtsomt (culpøst). Selskabslovens regelsæt er retningsgivende for, hvad bestyrelsen som minimum skal foretage sig Der er ikke tale om kollektivt ansvar Bestyrelsen har en ganske bred margin for fejlskøn De fleste erstatningssager opstår som følge af bestyrelsens manglende handling Særlige varsomhedsområder Aktionærlån og anden kapitalafgang Selskaber i vanskeligheder Retsstridige handlinger Sådan undgås ansvar Følg med / rettidig omhu Vær ikke bange for at stille spørgsmål Tal med de ansatte og revision og bed om udtalelser / undersøgelser Vær ikke bange for at dissentiere og sørg for, at der sker tilførsel til protokol med dissens Gennemlæs nøje protokol og vær ikke bange for at bede om rettelser Udtræd om nødvendigt af bestyrelsen

11 11 C. Retlige rammer for bestyrelsesarbejdet Bestyrelsens beslutninger skal protokolleres og det skal af protokollen fremgå på hvilket grundlag, beslutningen er taget Der bør altid tegnes bestyrelsesansvarsforsikring Simpel uagtsomhed Overholdelse af lovgivningen Visse garantistillelser De seneste bestyrelsesansvarssager God selskabsledelse Anbefalingerne er rettet til børsnoterede selskaber Soft law eller best practice Frivillighed Følg eller forklar -princippet Uddrag af anbefalinger Selskabets kommunikation og samspil med selskabets investorer og øvrige interessenter Dialog mellem selskab, aktionærer og øvrige interessenter Generalforsamling Overtagelsesforsøg

12 12 C. Retlige rammer for bestyrelsesarbejdet Bestyrelsens opgaver og ansvar Overordnede opgaver og ansvar Samfundsansvar Formanden og næstformanden for bestyrelsen Bestyrelsens sammensætning og organisering Sammensætningen Bestyrelsens uafhængighed Bestyrelsesmedlemmer og antallet af andre ledelseshverv Ledelsesudvalg (eller komitéer) Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og i direktionen Ledelsens vederlag Vederlagspolitikkens form og indhold Oplysning om vederlagspolitikken Regnskabsaflæggelse, risikostyring og revision Identifikation af risici og åbenhed om yderligere relevante oplysninger Whistleblower-ordning Kontakt til revisor

13 13 D. Effektive bestyrelser Bestyrelsesmødet/dagsordenen Hyppighed af møderne Længde heldagsmøde Årshjul (i) budget, (ii) årsregnskab, (iii) strategi, (iv) risikostyring og (v) vigtige emner så som HR, R&D eller compliance Standarddagsorden med bestyrelsens eget punkt Materialet til brug for mødet - opbevaring Næste ledelseslag med til specifikke emner Forretningsordenen Stadigt et hensygnende liv uden daglig brug Men ikke-overholdelse kan være problematisk Nyere og mere gennemtænkt/relevant Længere med nye emner som pensionsalder, komiteer og Corporate Govenance-issues, såsom uafhængighed, risikovurdering og bestyrelsens væsentligste arbejdsopgaver

14 14 D. Effektive bestyrelser Bestyrelsens referater Vigtighed stigende Indhold beslutninger eller forhandlinger, jfr. SEL 128 Brugbart instrument, men for hvem? Udarbejdes hurtigt, men af hvem Processen omkring udarbejdelsen Godkendelsesprocedurer og dissens Generalforsamlingen Indkaldelse, jf. SEL 93, 94, 95, 96, 97 Kapitaltab, jf. SEL 119 Decharge, jf. SEL 364 (2) Alle bestyrelsesmedlemmer opfordres til at være tilstede på selskabets generalforsamlinger

15 15 D. Effektive bestyrelser Formandens rolle Formandens samarbejder med den administrerende direktør Forståelse for de enkelte bestyrelsesmedlemmers kompetencer og kendskab til samme God allround kommunikator God til at lytte Indgående kendskab til virksomheden Bestyrelsens honorar Vederlagspolitik og ændringer heri godkendes på generalforsamlingen Størrelse - formand næstformand og menige medlemmer - medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer samme honorar til alle menige bestyrelsesmedlemmer næstformand ofte + 50% formand ofte + 100% formand 1/12 af CEO Endeligt eller a conto Fastsat på forhånd eller i forbindelse med godkendelse af årsregnskabet Andre honorarer

16 16 E. Dynamiske bestyrelser Kompetencer i bestyrelsen Skal kunne varetage strategiske, ledelsesmæssige og kontrolmæssige opgaver Opgaverne skal kunne varetages effektivt Mangfoldighed øger kvaliteten Uafhængighed afgørende Sammensætning Hvilke kompetencer skal bestyrelsen råde over Specialkompetencer Travle bestyrelsesmedlemmer Indstilling af kandidater gennem åben proces Behovet for fornyelse Kvinder/mænd Antallet af bestyrelsens medlemmer Medarbejderrepræsentanter

17 17 E. Dynamiske bestyrelser Funktion som et team Det er en tillidspost at være bestyrelsesmedlem Høj grad af etik, tilgængelighed, evne til at kommunikere og samarbejde, god dømmekraft Underkommiteer, ex. revisionsudvalg Mangfoldighed Intern strid og konkurrence

18 18 E. Dynamiske bestyrelser Bestyrelsens evaluering Kontinuerlig forbedring af bestyrelsen Sikre den rette sammensætning fremad Sikre løbende fornyelse Evalueringsprocedure Sammensætningen Størrelsen Arbejdet i bestyrelsen Resultaterne Arbejdets tilrettelæggelse Materialets kvalitet Spørgeskema Individuel vurdering af de enkelte medlemmer bør være anonyme vurderinger fra øvrige medlemmer Samtale med formanden

19 19 E. Dynamiske bestyrelser Forelæggelse af konklusionerne Evaluering af direktionen

20 20 Kontakt Jens Jerslev Partner Aarhus M&A Corporate T M E [email protected] København Langelinie Allé København Ø Danmark Aarhus Frue Kirkeplads Aarhus C Danmark Shanghai, rep.kontor 83 Loushanguan Road, Suite 2635, 26/F Shanghai, Kina T F E [email protected]