Bestyrelsesmedlemmers rettigheder, pligter og ansvar

Transkript

1 Bestyrelsesmedlemmers rettigheder, pligter og ansvar 8. august 2013 Esbjerg Forsyning A/S Ravnevej Esbjerg Ø Telefon Fax

2 Bestyrelsesmedlemmernes rettigheder, pligter og ansvar I forbindelse med forbrugernes valg af 2 bestyrelsesmedlemmer til Esbjerg Spildevand A/S og Esbjerg Vand A/S i efteråret 2013 og med indtrædelse i bestyrelserne på førstkommende generalforsamling i 2014, er nedenstående udarbejdet for at synliggøre bestyrelsesmedlemmernes rettigheder, pligter og ansvar. Indhold Bestyrelsesmedlemmernes rettigheder, pligter og ansvar At være i en bestyrelse: Bestyrelsernes sammensætning ved koncernen Esbjerg Forsyning Holding A/S og tilhørende datterselskaber Generelt om bestyrelserne for Esbjerg Forsyning Holding A/S, Esbjerg Forsyning A/S, Esbjerg Varme A/S, Esbjerg Spildevand A/S og Esbjerg Vand A/S (i henhold til vedtægter og forretningsordner for selskaberne) Kompetence- og rollefordeling Generalforsamlingen Bestyrelsen Direktionen Bestyrelsen Bestyrelsens ansvar og opgaver Bestyrelsesmedlemmernes rettigheder Bestyrelsesmedlemmernes forpligtelser og ansvar Erstatningsansvar Forretningsorden

3 1. At være i en bestyrelse: Arbejdet i en bestyrelse er en kollektiv opgave, uanset hvordan man er valgt eller udpeget. Bestyrelsesmedlemmet skal til enhver tid loyalt varetage selskabets interesser. Bestyrelsesmedlemmer må derfor ikke forfølge egne eller andre (eks. forbrugernes) særinteresser, ligesom bestyrelsesmedlemmerne ikke må tilgodese eks. leverandører, kunder, kreditorers eller debitorers særinteresse i bestyrelseshvervet. 2. Bestyrelsernes sammensætning ved koncernen Esbjerg Forsyning Holding A/S og tilhørende datterselskaber Bestyrelserne for de enkelte selskaber i koncernen Esbjerg Forsyning er sammensat på forskellig vis i henhold til selskabslovgivningen og de forskellige branchelovgivninger. Sammensætningen fremgår af de enkelte selskabers vedtægter, godkendt af generalforsamlingen og anmeldt til Erhvervsstyrelsen i henhold til gældende lov. Sammensætningen fremgår af figur 1. Fig. 1: Bestyrelsernes sammensætning ved Esbjerg Forsyning Holding A/S og tilhørende datterselskaber

4 3. Generelt om bestyrelserne for Esbjerg Forsyning Holding A/S, Esbjerg Forsyning A/S, Esbjerg Varme A/S, Esbjerg Spildevand A/S og Esbjerg Vand A/S (i henhold til vedtægter og forretningsordner for selskaberne) Den generalforsamlingsvalgte del af bestyrelsen, udgør 3-9 medlemmer (p.t. 5 medlemmer). Disse vælges på en ekstraordinær generalforsamling hvert 4. år, umiddelbart efter, at Byrådet i Esbjerg Kommune har konstitueret sig og inden 1. februar året efter valg af byrådet. For selskabernes Esbjerg Vand A/S og Esbjerg Spildevand A/S har forbrugerne (kunder og aftagere) herudover ret til at vælge 2 fælles forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer (+suppleanter) til bestyrelserne. Forbrugernes valg af bestyrelsesmedlemmer sker i henhold til valgregulativet som vedtages af bestyrelsen. Forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer er ligeledes valgt for 4 år, og valgperioden følger Byrådsperioden. Indtræden i bestyrelsen sker på samme ekstraordinære generalforsamling, som de generalforsamlingsvalgte medlemmer indtræder. Forbrugervalget sker i umiddelbar forlængelse af kommunalvalget og inden årsskiftet. For selskaberne Esbjerg Forsyning Holding A/S og Esbjerg Forsyning A/S har medarbejderne ret til at vælge 3 fælles bestyrelsesmedlemmer blandt de ansatte. De nærmere vilkår fremgår af selskabslovgivningen Valget sker umiddelbart inden valget til kommunalbestyrelsen, og medarbejderrepræsentanterne indtræder på samme tid som de generalforsamlingsvalgte- og de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen vælger formanden for bestyrelserne. Bestyrelsen vælger næstformand. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når over halvdelen af medlemmerne er tilstede og beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er underlagt forskellige love, herunder eks. - Lov om offentlighed i forvaltningen - Selskabloven - Årsregnskabsloven - Vandsektorloven - Love på natur og miljøbeskyttelsesområdet - O.m.a. 4. Kompetence- og rollefordeling 4.1 Generalforsamlingen Som udgangspunkt har generalforsamlingen beslutningskompetence om alt vedrørende et selskabs forhold. Der er dog visse undtagelser som findes i selskabsloven, eks. beslutninger om udbyttebetalinger, som skal indstilles af bestyrelsen. Generalforsamlingen må heller ikke fuldstændig overtage bestyrelsens opgaver

5 Omvendt tillægger selskabsloven enekompetencer til generalforsamlingen, fx godkendelse af årsrapporter, ændring af vedtægter og valg af revisor. 4.2 Bestyrelsen Selskabslovens 115 bestemmer, at bestyrelsen forestår den overordnede og strategiske ledelse af selskabet, og det er bestyrelsen, der træffer beslutninger af stor betydning eller af usædvanlig karakter. Se mere om bestyrelsens ansvar og opgaver under punkt Direktionen Selskabsloven bestemmer, at direktionen forestår den daglige ledelse af selskabet. Dette medfører, at direktionen ikke kan træffe dispositioner af usædvanlig art eller af stor betydning, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for selskabets virksomhed (i så fald skal bestyrelsen underrettes snarest muligt). Direktionens rolle og ansvar er reguleret i en direktionsinstruks. Begrebet daglig ledelse kan blandt andet beskrives med følgende: - Beslutninger vedrørende den normale og løbende drift af selskabet i overensstemmelse med bestyrelsens generelle, overordnede retningslinjer. - Afgørelsen af, om der konkret er tale om forhold af usædvanlig art eller stor betydning, vil variere fra selskab til selskab, og vil ikke kunne afgrænses entydigt med henvisning til fx sagens økonomiske værdi eller lign. Der vil derfor skulle foretages en konkret vurdering i det enkelte selskab efter forholdets karakter 5. Bestyrelsen 5.1 Bestyrelsens ansvar og opgaver Bestyrelsens rettigheder, opgaver, pligter og ansvar er fastsat i vedtægterne for Esbjerg Forsyning Holding A/S, Esbjerg Forsyning A/S, Esbjerg Varme A/S, Esbjerg Vand A/S og Esbjerg Spildevand A/S og i selskabslovgivningen. Bestyrelsesmedlemmerne skal - Varetage selskabets interesser - Varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation af selskabernes virksomhed - I det omfang det er i overensstemmelse med selskabsloven, kan bestyrelsen løbende orientere generalforsamlingen om forhold der er af væsentlig økonomisk eller politisk betydning - Påse, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen sker tilfredsstillende og fremlægge budgetter og regnskaber for generalforsamlingen - Påse, at der etableres procedurer for risikostyring og interne kontroller. - Påse, at bestyrelsen løbende modtager fornøden information om selskabets finansielle forhold - Påse, at direktionen udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer - 5 -

6 - Påse, at kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde selskabets nuværende og fremtidige forpligtelser - Afstå fra at deltage i behandling af sager, hvori vedkommende har en særinteresse (habilitet) - Iagttage tavshedspligt om sin viden fra bestyrelsesarbejdet Det enkelte bestyrelsesmedlem kan blive erstatningsansvarlig for tab, som bestyrelsens arbejde eller undladelser påfører selskabet eller andre, hvis bestyrelsen ikke varetager sine opgaver forsvarligt. Der er tegnet bestyrelsesansvarsforsikring for visse ansvarspådragende handlinger i bestyrelsen. 5.2 Bestyrelsesmedlemmernes rettigheder Alle bestyrelsesmedlemmer har samme rettigheder, herunder: - Ret til at indkalde, møde og tale på bestyrelsesmøder - Stemmeret på møderne - Ret til at få sin mening ført til referat - Adgang til at gennemgå internt materiale - Ret til at få samme honorar som andre bestyrelsesmedlemmer 5.3 Bestyrelsesmedlemmernes forpligtelser og ansvar Alle bestyrelsesmedlemmer har samme forpligtelser og ansvar, herunder: - Samme ansvar både i strafferetlig og erstatningsretlig forstand. - Der tages som udgangspunkt ikke hensyn til manglende sagkundskab eller bestyrelseserfaring i forhold til muligt ansvar - Samme tavshedspligt. - Tavshedspligten hindrer forbrugerrepræsentanter i at orientere forbrugerne om konkrete forhold vedrørende bestyrelsens arbejde i henhold til selskabslovens 132: Medlemmer af bestyrelsen og tilsynsrådet, direktører, vurderingsmænd og granskningsmænd samt disses medhjælpere og suppleanter må ikke uberettiget videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Bestyrelsesmøder er således fortrolige og foregår bag lukkede døre. Overtrædelse heraf kan medføre et erstatningsansvar hvis selskabet påføres et tab. - Forbrugerrepræsentanter kan kun videreformidle de oplysninger, der ikke er omfattet af tavshedspligten - Selskabsloven 131 indeholder en bestemmelse om inhabilitet, således at medlemmer af ledelsen ikke må deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem kapitalselskabet og den pågældende selv, i behandlingen af søgsmål mod den pågældende selv eller i behandlingen af aftaler mellem selskabet og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis vedkommende har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod selskabets. Overtrædelse af bestemmelsen kan straffes med bøde. Generalforsamlingsvalgte medlemmer kan afsættes af generalforsamlingen, mens forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer er valgt af forbrugerne og kan dermed - 6 -

7 ikke afsættes af generalforsamlingen. Forbrugerrepræsentanterne kan dog til enhver tid selv vælge at fratræde, men kan dog alene udskiftes af forbrugerne. 5.4 Erstatningsansvar Som bestyrelsesmedlem kan man stilles til ansvar for sine handlinger eller undladelser. Selskabslovens 361 bestemmer, at Stiftere og medlemmer af ledelsen, som under udførelsen af deres hverv forsætligt eller uagtsomt har tilføjet kapitalselskabet skade, er pligtige til at erstatte denne. Det samme gælder, når skaden er tilføjet kapitalejere eller tredjemand. Ansvaret knytter sig til udførelsen af hvervet, men der er ikke tale om et særligt ansvar. Man bliver ansvarlig i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler, idet man som nævnt skal have udvist uagtsomhed eller forsæt. 6. Forretningsorden Der er udarbejdet en forretningsorden for bestyrelserne i Esbjerg Forsyning Holding A/S, Esbjerg Forsyning A/S, Esbjerg Varme A/S, Esbjerg Spildevand A/S og Esbjerg Vand A/S. Forretningsordnen indeholder de nærmere og konkrete bestemmelser om: - Konstituering - Bestyrelse, formand og næstformand - Indkaldelse til møder mv. - Dagsorden - Beslutningsdygtighed - Afstemning - Forhandlingsprotokol, bøger og fortegnelser - Tavshedspligt - Ansættelse af direktør mv. - Inhabilitet - Selskabets ledelse (bestyrelsen) - Selskabets ledelse (direktionen) - Årsrapportens udarbejdelse - Godkendelse af årsrapporten - Revisionen - Ændringer i forretningsordnen - Tiltrædelse af forretningsordnen Forretningsorden kan findes på