REFERAT. Øvrige deltagere på mødet:

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Nordsjælland Anne Mertz (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Centerchef BUC Anne-Rose Wang Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Klinikchef PC Hvidovre René Sjælland Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 6. oktober 2015 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Implementeringskoordinator, KUA, Birgitte Kruse (punkt 3) Målstyrings- og patientinformationschef, ØPA, Hans Anton Nygaard (punkt 5) Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Leder af psykoterapeutisk amb PC Ballerup Ann Colleen Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Brugerrepræsentant: Kim Bach Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Overlæge PC København Jeanett Østerby Bauer Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen

2 Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst ( ) 2. Porteføljestatus ( ) 3. Sundhedsplatform: Planlægning af introduktionsmøder i maj 2016 ( ) 4. PLIS Udviklingsplan ( ) 5. Retspsykiatrisk visitation: Beslutning om næste skridt ( ) 6. Feedback på RHPs 3 års strategi fokus på arbejdsgange ( ) 7. Mødeevaluering ( ) 8. Evt. ( ) Til orientering: Punktet om behandlingsplan forventes at være på næste mødes dagsorden (3.11). Her planlægges også en demonstration af Sundhedsplatformen. Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst ( ) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra forrige møde (8.sept.) Kommentarer Referatet blev godkendt uden kommentarer. Referat er sendt ud til forummets medlemmer Punkt 2 Porteføljestatus ( ) Det indstilles, at forummet tager orienteringen om status til efterretning. Status taget til efterretning. Workshoppen om implementeringen af patientforløbsbeskrivelser ligger primo 2016 (1 dag med evt. ½ opfølgningsdag efter ca. 2 måneder). Fokus er brugen af patientforløbsbeskrivelser. Alle projekter er på nuværende tidspunkt i grøn. René Sjælland og Louise Bangsgaard orienterer kort om forberedelserne af workshop om implementering af patientforløbsbeskrivelser 1a. Portefølje Status Sept '15 Forum for Standardiserede og effektive arbejdsgange 1b. Portefølje Oversigt over faser Sept '15 Forum for Standardiserede og effektive arbejdsgange Side 2

3 Punkt 3 Sundhedsplatform: Planlægning af introduktionsmøder i maj 2016 ( ) Form Præsentation af planerne for introduktionsmøder til maj v. implementeringskoordinator Birgitte Kruse, efterfulgt af runde på om hvad der er vigtigst at have med på sådanne møder set fra forumdeltagernes stol. Det indstilles, at forummet godkender den overordnet plan for introduktionsarrangementer i maj 2016 ifm. opstart af implementeringsåret for Sundhedsplatformen Birgitte introducerede planerne for introduktionsmøderne. Forummet godkendte planen og gav følgende input til indholdet og afholdelsen af disse møder: I RHP har vi mulighed for at udvide tiden, der bruges på systemdemonstration Da medarbejdere fra klinikken skal kunne deltage, kan flere møder være nødvendigt, da nogle medarbejdere skal blive i klinikken. Indbydelsen til møderne skal signalere hvor vigtige disse møder er, hvorfor det er vigtigt at komme til mødet ét år inden go-live og hvilke muligheder der er, hvis man ikke kan deltage? Idé om både at videooptage og live-transmittere møderne til dem der ikke kan deltage Afprøv indholdet af møderne på medarbejdere. Undgå at for stor en del handler om proces Brug case med andet stort projekt som i dag er velintegreret i RHP Pas på glansbilleder, de øger ikke troværdigheden. Konstruktive negative erfaringer er gode at have med. Godt med kliniker-til-kliniker formidling: evt. bruge film (vise almindelig mennesker, der arbejder i/med EPIC). Brug hollandske og danske erfaringer. Herlev går dog først live samtidigt med disse introduktionsmøder. Derudover blev andre forhold nævnt: Mere kommunikation om Sundhedsplatformen: Fortæl fx, at det ikke er muligt at holde ferie marts-juni 2017 pga. Sundhedsplatformen Lav gerne lokale præsentationer som centrene kan bruge (film?) Vi skal være sikre på, at den tilstrækkelige hardware er på plads Den overordnede plan for introduktionsmøder indstilles til godkendelse allerede nu iflg. aftale med Peter Treufeldt, idet det er nødvendigt at reservere tid i direktions- og centerledelses kalenderne, af hensyn til mulige Side 3

4 snitflader til øvrige arrangementer i RHP i foråret 2016, samt tidlig reservation af mødelokaliteter. Implementeringskonceptet og planerne for introduktionsmøderne præsenteres på mødet og er yderligere beskrevet i notatet. 2. Notat om introduktionsarrangementer i maj Introduktionsmøder Sundhedsplatform på Herlev-Gentofte 2015 Punkt 4 PLIS Udviklingsplan ( ) Form Præsentation af udviklingsplanen for PLIS, samt hvad der er i pipeline af målstyrings- og ledelsesinformationschef Hans Anton Nygaard. Plenumdrøftelse af input til fremtidig udvikling af PLIS ud fra spørgsmålene: - Ud fra gennemgang, hvad skal udviklingsmæssigt prioriteres op/ned i jeres perspektiv? - Hvad er det absolut vigtigste ud fra et styringsmæssigt/ledelsesmæssigt perspektiv i vores ledelsesinformation Forumdeltagerne bedes orienterer sig i PLIS forinden mødet, samt evt. drøfte ovenstående spørgsmål med kollegaer. Det indstilles, at forummet: Godkender udviklingsplanen evt. med ændringer pba. plenumdrøftelse Bidrager med input til fremtidig udviklingsplan for PLIS gerne løbende til undertegnede Hans præsenterede udviklingsplanerne for PLIS2. Forummet godkendte planen og kom med følgende input til planen for 2015: Mangler mulighed for at se data på afdelingsniveau nogle steder Rapport på Øvrige tvangsformer : Er der mulighed for data på tvang i somatikken? Det laves i dag håndholdt. Rapport om Behandlingsplaner : Hvilken datakilde vil blive brugt? Audits. Hvis der skal bruges GS-data, må det være med en ny kode. Forummets input til de fremtidige rapporter i 2016: Tal på akuthenvendelser laves i dag håndholdt, meget gerne i PLIS2 Er der mulighed for at se mere differentielt på genindlæggelser? I dag må man gå journalerne igennem Der er ikke økonomidata med i PLIS2 nu. Data ligger andre steder. BUC vil gerne kunne se hvor langt de er med implementeringen af ny registrering (fx SKS-koder). Hans fortæller, at det var det der var Side 4

5 tænkt i ift. den fremtidige rapport Registreringsfejl, som derfor i stedet måske bør hedde Inkomplet registrering el. lign. Er der mulighed for at samle aktivitet pr. medarbejder på en mere overskuelig måde? PCN sender forslag til rapportlayout til Hans. Forslag: Undervisning af datafolk på centrene i nye rapporter? Hans fortæller, at de vil komme mere rundt til alle centrene og gerne vil afholde afsnitslederkurser (evt. via superbrugere) Der forventes en stor tidsbesparelse i at kunne trække alle målstyringsrapporter i PLIS2 Ledelsesinformationssystemet PLIS 2.0 hører til under Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange. PLIS udvikles løbende og udviklingsplanen revideres hvert trimester (ved hvert 120 dages rul). 4. Udkast til opdateret udviklingsplan (eftersendes) Punkt 5 Retspsykiatrisk visitation: Beslutning om næste skridt ( ) Form Forummet drøfter oplægget fra forrige møde: Hvilke løsningsmodeller blev foreslået og vil disse afhjælpe problematikkerne? Anne Mertz forestår drøftelsen. Forummet konkretiserer eventuelle bestillinger og eventuelle indstillinger til hospitalsledelsen. Det indstilles, at forummet: tager stilling til næste skridt ift. den beskrevne problematik omkring retspsykiatrisk visitation. Drøftelse af forslag om at flytte ikke-retslige patienter, der er aggressive/voldelige til i retspsykiatrien: - Udover at der ikke er plads i de retspsykiatriske senge, er der også en række andre problemer forbundet med at flytte ikke-retslige patienter til retspsykiatrien. - Vi er blevet bedre til at lave lokale løsninger og ikke opgive på de alment psykiatriske afsnit. - Det er en meget lille gruppe indlagte, hvor alle muligheder på det almene afsnit er afprøvet, som vi taler om at kunne flytte til retspsykiatrien. Disse få patienter giver en meget utryg behandlergruppe. - På Skt. Hans flytter vi ofrene for vold, ikke udøveren. Herved undgår man informationstab om den aggressive patient. - Registrerer alle centrene de aggressive episoder i SOAS? Uden denne information kan det være svært at gøre noget for patienter- Side 5

6 ne. Via SOAS registreringerne ved man hvornår aggressionerne oftest sker. Dette overblik er nødvendigt for at afhjælpe situationerne og give tilstrækkelige ressourcer til de tidspunkter. Når det er afprøvet, kan man rette henvendelse til retspsykiatrisk visitation Drøftelse af kontakt mellem almenpsykiatriske afdelinger og Kriminalforsorgen: - De almenpsykiatriske afdelinger kan blive bedre til at underrette Kriminalforsorgen, når (surrogatfængslede) patienter, der ikke er så syge, kan vende tilbage til fængslerne. Drøftelse af gode råd om hvad der skal gøres i situationer med patienter, der har været voldelige mod personale eller medpatienter: - Det kan være en hjælp for de almenpsykiatriske centre, hvor man kan blive bedre til at SOAS-registrere og nogle steder lære af logikken om at flytte offeret og ikke udøveren af vold Revision af visitationsmeddelelsen: - Der ønskes en præcisering af den retspsykiatriske visitations rolle/mandat og at dette kommunikeres ud Andre kommentarer: - Hvordan kan vi brede disse drøftelser ud? Konklusion: Visitationsinstruksen kigges igennem og kommunikeres ud (KUA) Antallet af særlige patienter estimeres inden næste møde (ØPA) Udarbejde flashcards/kriterier for hvad der skal være forsøgt i almenpsykiatrien, før de ringer til retspsykiatrisk visitation Stillingtagen til, om alle centre skal bruge SOAS registrering (oplæg fra KUA) For de få helt særlige patienter hvor alle muligheder er udtømt på det almenpsykiatriske afsnit: tage en diskussion om at flytte ikkeretslige patienter til retspsykiatrien (forum) Af referatet fra sidste møde fremgår det, at drøftelsen på baggrund af oplæg fra klinikchef Mette Brandt-Christensen, mundede ud i følgende forslag: - Gode råd fra retspsykiatrien om, hvad der skal gøres i situationer, hvor patienter ønskes overført til et retspsykiatriske afsnit pga. vold mod personale eller medpatienter - fx en liste med kriterier, der skal opfyldes inden vedkommende kan flyttes fra et afsnit/center - Gode råd fra retspsykiatrien mhp. at styrke almenpsykiatriens kontakt til kriminalforsorgen mhp. at få flyttet retspsykiatriske patienter, der viser sig ikke at være syge, tilbage til fængslerne, herunder råd om, hvad der bør stå i sådanne lægeerklæringer - Drøftelse af om den specialiserede retspsykiatri skal have den opgave at tage patienter fra almenpsykiatrien, der ikke nødvendigvis har retlige foranstaltninger, men har været voldelige og truende over personale eller medpatienter. I givet fald skal de indskrives i Side 6

7 retspsykiatriens målgruppe i RHP. - Den seneste version af den reviderede visitationsmeddelelse skal gøres tilgængelig elektronisk Disse forslag bør drøftes: Vil dette afhjælpe de oplevede problematikker? Er der andet, der vil kunne afhjælpe dem? Ud fra forummets drøftelse kan forummet foretage bestillinger og lave eventuelle indstillinger til hospitalsledelsen. -- Punkt 6 RHPs 3 års strategi ( ) Form Drøftelse og feedback på strategipapiret med fokus på målsætningerne om effektive arbejdsgange. Martin Lund er tovholder på diskussionen, og vi benytter feedbackskemaet til at strukturere diskussionen: Hvad virker og hvorfor? Hvad vil vi gerne have ændret og til hvad? Er der noget, som ikke giver mening/man ikke forstår (eksempler)? Andet? Det indstilles, at forummet: bidrager med input til 3 års strategioplægget Forummets input til strategioplægget (sendes til SKA): Pas på med skønmalerier. Kald det det det er. Fx at mere tid til patientkontakt skal bruges til at tage flere patienter. Patientindflydelse på egen behandling vs. brug af pakker, det virker som modsatrettede visioner. Forslag: Skriv, at vi vil bruge den tid vi sparer ved at undgå spild på at lave forbedringsarbejde/udviklingsarbejde Kommuniker nemt og simpelt: Hvad prioriteres hvornår (fx år 1)? At komme så meget tekst på V et gør det uforståeligt/uklart På s. 22, 2. bullet: Forslag om at slette nødvendige i det nødvendige kliniske råderum. Det kan - som det står nu - læses som et ønske om at begrænse skønnet til det mest nødvendige (selvom intentionen var det stik modsatte). Tjek om formuleringen står flere steder i dokumentet. Hvis målgruppen for slide s.23 er medarbejderne kan vi give dem Side 7

8 cadeau for, at vi ligger godt ift. udredning- og behandlingsret ved at skrive Vi arbejder på at fastholde den gode udvikling / Vi arbejder forsat på at ligge i top el. lign. Omvendt kan dette dokument blive meget stort, hvis alle punkter skal rumme status og vision. Der kommer mere om hvordan målene opnås i det endelige produkt På centerchefseminaret er det besluttet, at alle fora skal drøfte udkastet til 3 års strategien med hver deres særlige fokus. Her skal vi derfor drøfte og kommenterer udkastet til 3 års-strategien, og særligt se på målsætningerne vedr. effektive arbejdsgange (se især de 4 sidste slides, side 20-23). 5: Udkast til målsætninger - RHPs 3 årsplan (powerpoints) 6: Skema til feedback på udkast til målsætninger-treårsplan Punkt 7 Mødeevaluering ( ) Hvordan fungerede dette møde? Forberedelsen? Afholdelsen? Referaterne? Punkt 8 Eventuelt ( ) Nye problemstillinger til forummets katalog: Somatikken henviser elektive ambulante tilsyn til CVI som sender en tilsynspatient til et center, som skal indkalde patienten til et tilsyn. Denne arbejdsgang by-passer dermed den alm. fremgangmåde, hvor patient henvises til egen læge som vurdere om det hører hjemme i hospitalspsykiatrien og så henviser til udredning eller behandling. Hvor stort er problemet? Tal fra CVI. Sættes i problemkataloget Problematikker i kataloget som vi gerne vil tage op snarest: Opfølgning på akkreditering: CAVE 3 steder, dobbeltidentifikation med armbånd og spørgsmål om CPR, samt KISO prøvesvarshåndtering (KUA følger op) Snitflader i trekanten mellem HR-HRU-centre Dette tages med i forberedelsen af næste møde. Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 8