Arbejdsmiljøgruppens problemløsning

Transkript

1 Arbejdsmiljøgruppens problemløsning En systematisk fremgangsmåde for en arbejdsmiljøgruppe til løsning af arbejdsmiljøproblemer Indledning Fase 1. Problemformulering Fase 2. Konsekvenser af problemet Fase 3. Årsager til problemet Fase 4. Informationssøgning Fase 5. Løsningsmuligheder på kort og langt sigt Fase 6. Konsekvenser af løsningsmuligheder Fase 7. Valg af løsninger Fase 8. Gennemførelse af løsninger Fase 9. Opfølgning, kontrol

2 Arbejdsmiljøgruppens problemløsning Hvornår anvendes problemløsningsmodellen? Når noget er uafklaret, er der et problem. Nogle vil kalde det en opgave. Problem eller opgave: Begge skal løses og fremgangsmåden til at komme hen til løsningen kan være denne. Det er en generel metode, der er tilpasset de særlige vilkår, der kan være for en arbejdsmiljøgruppe. Arbejdslederen eller arbejdsmiljørepræsentanten kan blive opmærksom på problemer eller opgaver på mange måder: Du får en henvendelse Du taler med dine kolleger, din kollega i arbejdsmiljøgruppen eller andre arbejdsmiljøgrupper Du bemærker noget usædvanligt Der sker en ændring i arbejdsprocesser Ledelsen eller arbejdsmiljøudvalget giver jer en opgave Gennem fagblade, dagblade eller ad anden vej bliver der rejst et arbejdsmiljøspørgsmål Der er tilløb til en arbejdsulykke Du vil drøfte arbejdsmiljøgruppens forebyggende opgaver Eller der sker noget andet Arbejdsmiljøgruppen samarbejder Måske er der ikke noget problem. Løsningen er selvindlysende og måske let at gennemføre. Men lad os her forudsætte, at så let går det ikke. Du taler med din kollega i arbejdsmiljøgruppen. Sammen finder I ud af, at I gerne vil løse opgaven. Det bliver et mål for jer. Inden I beslutter jer, bør I dog være sikre på, om problemet hører ind under arbejdsmiljøgruppens område. Hvis det er andre, der skal arbejde med problemet, kan I kontakte dem og dermed fremme løsningen ad den vej. Hører problemet til hos jer, bør I også være sikre på, at I begge er enige om at løse opgaven, ellers standser problemløsningen. Men lad os her forudsætte, at det er I enige om.

3 Hvordan arbejdes der med problemløsningsmodellen? Det er en fremgangsmåde, hvor I skal arbejde grundigt med hvert enkelt trin. Forudsætningen for at få udbytte af metoden er at I: gennemgår alle trinene i den rækkefølge, de er angivet gør hvert trin helt færdigt, inden I begynder på næste trin indhenter viden ved indsamling af oplysninger, og gentager rækkefølgen, hvis I går tilbage til tidligere trin i metoden. Information og ideer hører sammen. På de fleste trin i metoden vil det fremme jeres arbejde, hvis I: bruger brainstorm, d.v.s. at I frit fremkommer med frie tanker og ideer uden at I hæmmer hinanden med: - det kan ikke lade sig gøre - det må vi ikke, og henter viden og information fra andre, både i jeres egen organisation og fra eksterne arbejdsmiljøaktører (Bedriftssundhedstjenesten, Arbejdstilsynet o.a.). Der er i metoden indlagt et helt trin til dette. Det kommer, før I skal finde løsninger. Men hent alligevel information på de øvrige trin. Det kan kun fremme kvaliteten af jeres problemløsning. Og nu til de enkelte faser:

4 Fase 1. Problemløsning I har nu i sikkerhedsgruppen valgt et problem at arbejde med. Det første I skal gøre er at formulere jeres problem. Det er en proces, som godt kan være lidt vanskelig, men hvis I tager hensyn til, at beskrivelsen skal være: konkret afgrænset forstået af alle, vil det lette jeres videre arbejde. Skriv jeres problemformulering ned.

5 Fase 2. Konsekvenser af problemet Nu, da I har formuleret problemet, skal I se på alle de konsekvenser (virkninger), som problemet har. Det kan være både negative og positive konsekvenser. Som nævnt er det en god idé, at I bruger brainstorming, d.v.s. at I kommer frem med alle de konsekvenser, som I kan forestille jer. Alle konsekvenserne skrives uden at diskutere, om det er rigtige konsekvenser. Derefter sorterer I konsekvenserne, da mange af dem formentlig dækker det samme. Skriv alle konsekvenserne ned.

6 Fase 3. Årsager til problemet Først nu skal I begynde at finde frem til hvilke årsager, der er til jeres problem. I skal se på problemformuleringen og konsekvenserne (som I har skrevet tydeligt ned) og derefter kigge på, hvad der kan være årsager til problemet. Der kan være mange årsager, og her skal I prøve at begrænse jer i forhold til problemet. Undervejs kan I komme i tvivl: Er det det rigtige problem, vi arbejder med? Eller er det et helt andet? Det kan være en kvalitet ved jeres proces, at I opdager det. Gå tilbage til fase 1. Skriv hvad I mener, er jeres problem. Fortsæt herefter med evt. andre konsekvenser i fase 2. Skriv jeres årsager ned.

7 Fase 4. Informationssøgning Er I sikre på, at I har tilstrækkelig information? Inden I kommer med forslag til løsninger, bør I indsamle oplysninger ved at: tale med personer på stedet, (følelser, meninger og kendsgerninger er alle sammen oplysninger) bruge håndbøger eller ringe til Bedriftssundhedstjenesten, Arbejdstilsynet eller andre læse etiketter og brugsanvisninger undersøge praksis og fremgangsmåder se på lokaler, materialer, maskiner og andre forhold af betydning

8 Fase 5. Løsningsmuligheder - på kort og langt sigt I er nu færdige med den første analyse. I har både konsekvenser og årsager. I har information, og I kan nu begynde at se på løsningsmuligheder. Gå ud fra, at det skal være realistiske løsninger. Nogle løsninger vil være på kort sigt altså her og nu. Andre løsninger vil først kunne bruges lidt ud i fremtiden. I skal komme med forslag til begge sider. Skriv løsningsmulighederne ned. Løsningsmuligheder på kort sigt: Løsningsmuligheder på langt sigt:

9 Fase 6. Konsekvenser af løsningsmuligheder Det er ofte sådan, at løsningen af ét problem kan føre til, at nye problemer kan opstå. Det kan I undgå ved at analysere konsekvenserne af de løsninger, I har foreslået. Skriv konsekvenserne ned.

10 Fase 7. Valg af løsninger Efter jeres konsekvensanalyse skulle det være forholdsvis let at vælge de endelige løsninger på kort og på langt sigt. Skriv løsningerne ned. Løsninger på kort sigt: Løsninger langt sigt:

11 Fase 8. Gennemførelse af løsninger Problemløsning vil altid kræve handling. I skal derfor opstille en handlingsplan for gennemførelsen af løsningerne af jeres problem. En handlingsplan indeholder eksempelvis: hvem gør hvad? hvordan? hvornår? Skriv handlingsplanen ned.

12 Fase 9. Opfølgning, kontrol Jeres viden om at løse problemer bliver bedre, hvis I følger handlingen op. Bliver der truffet en beslutning? Bliver den udført? Forsvinder evt. symptomer ved gennemførelsen? Er der løbende kontrolrutiner? Har alle fået den nødvendige instruktion. Var problemløsningen rigtig? Hvilke erfaringer har sikkerhedsgruppen fået ved at gennemføre problemløsningen?