Referat af Bestyrelsesmøde: Dato:

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde: Dato: Sted: Farum tennisklub. Dato: Tid: kl Deltagere fra bestyrelsen: Mark Gibson MaG Formand Jens Haase JeH Jens Fokdal JeF Claus Gosvig ClG Afbud Morten Sørensen MoS Referent Øvrige tilstedeværende: Morten Plougmann MoP Cheftræner (Afbud) Peter Galtt PeG Sponsorudvalget Henrik Fehrn HeF EDB ansvarlig Charlotte Jessen Gallina ChG Klubadministrator Referat: Møde var indkaldt med følgende agenda: 1. Projekt status: A. Implementering af klubmodul (Henrik Fehrn kommer) B. Vedligeholdelsesplan for udendørsanlæg (MoS, JeF) C. Forhandlingerne med kommunen ang. indendørsbanerne (MaG) D. Energi optimering (MoS) 2. Kommunikation og samarbejde i FTK mellem ansatte og frivillige Charlotte(klubadministrator) 3. SLTU dumme bøder et opgør på vej fra klubberne. FTK holdning?(mag) 4. Så gik det galt igen alkohol politik MaG) 5. Orientering omkring selvforvaltningsaftale (ClG, MaG) 6. Prioritering af indendørs kapacitet møde i turneringsudvalg! (JeH) 7. Forespørgsel fra SLTU - SM inde 2014 vil vi stå som arrangør? (MaG) 8. Kort referat fra mødet den 8. august i forretningsudvalget (JeH, MaG) 9. Sidste nyt fra ungdomsudvalget (JeH) 10. Grill aften lørdag den 14. september hvem melder sig til grilludvalg? (charlotte) Side 1 af 6

2 11. Tommy ny ansættelseskontakt(jef) 12. Kreditbunken er der smartere måder at gøre tingene på? (Charlotte, ClG,MaG) 13. Orientering omkring overgang til digital postkasse hvad betyder det?(mag) 14. Status for ansøgninger hos diverse fonde?(jef) 15. Nyt projekt 2013: Rekruttering og fastholdelse af medlemmer. Projekt skal forankres bredt i klubben med deltagelse fra flere udvalg(mag) 16. Fastlæggelse af dato for næste bestyrelsesmøde september hvor fokus bliver på: Ny struktur for bestyrelsesarbejdet. JeF vil komme med et oplæg. 1. Projekt status: A. Implementering af klubmodul Henrik Fehrn gav bestyrelsen en status. Implementeringen af klubmodul er en meget stor opgave og selvom man efterhånden har fået et godt overblik over opgaverne, var status at man ikke bliver klar til at gå i luften inden indendørssæsonen. Vi beholder derfor vores eksisterende banebooking system endnu en sæson mere. Ambitionen er nu at få klubmodul startet op i forbindelse med udendørs sæsonen B. Vedligeholdelsesplan for udendørsanlæg Mos fortalte kort om opbygningen af vedligeholdelsesplanen. Vedligeholdelsesplanen kan være udført ultimo september. Vedligeholdelsesplanen forelægges vedligeholdelsesudvalget. C. Forhandlingerne med kommunen ang. indendørsbanerne Afventer møde mellem FTK, FCN & Furesø Kommune. D. Energi optimering MoS har aftalt møde med Scanenergi ultimo september. 2. Kommunikation og samarbejde i FTK mellem ansatte og frivillige ChG talte om omgangsformen mellem ansatte og frivillige i klubben. Se Bilag SLTU dumme bøder et opgør på vej fra klubberne. FTK holdning? FTK er blevet kontakten af en anden tennisklub med henblik på at få stoppet en nyere SLTU praksis med at uddele dummebøder ved for sen eller mangelfuld indberetninger. FTK besluttede at støtte den pågældende klub i sin kritik af gældende praksis. Når alle klubber har meldt tilbage, vil den pågældende klub sende resultaterne videre til SLTU. Side 2 af 6

3 4. Så gik det galt igen alkohol politik Der har igen været et par episoder med alkohol. En politik på området vil blive forelagt på næste generalforsamling. 5. Orientering omkring selvforvaltningsaftale ClG har (før BM) oplyst at selvforvaltningsbudgettet for 1 halvår er fremsendt til Furesø Kommune. 6. Prioritering af indendørs kapacitet møde i turneringsudvalg! Bestyrelsen har den øverste beslutning omkring banefordelingen. Der skal nedfældes en procedure for hvem der, udover bestyrelsen, har ansvaret for banefordelingen. 7. Forespørgsel fra SLTU - SM inde 2014 vil vi stå som arrangør? Der er en positiv for arrangementet. Der afventes svar på forskellige spørgsmål fra SLTU. 8. Kort referat fra mødet den 8. august i forretningsudvalget Hvad angår referater fra forretningsudvalget vil de fremadrettet blive offentliggjort på hjemmesiden. 9. Sidste nyt fra ungdomsudvalget Hvad angår referater fra ungdomsudvalget vil de fremadrettet blive offentliggjort på hjemmesiden. 10. Grill aften lørdag den 14. september hvem melder sig til grilludvalg? ChG oplyste, at flere havde meldt sig. MaG & PeG meldte sig som Grillmaster. 11. Tommy ny ansættelseskontakt Der er udarbejdet en ny ansættelseskontrakt for Tommy. Kontrakten sendes rundt til bestyrelsesmedlemmerne samt PeG for eventuelle bemærkninger. 12. Kreditbunken er der smartere måder at gøre tingene på? Punktet udskydes til næste BM. 13. Orientering omkring overgang til digital postkasse hvad betyder det? JeF undersøger punktet til næste BM. 14. Status for ansøgninger hos diverse fonde? Jens F. vil sørge for at handicap elevator samt nyt køkken vil blive fuld finansieret via fonde. Fremadrettet vil ansøgninger til fonde ske i sponsor- og elite udvalget. Side 3 af 6

4 15. Nyt projekt 2013: Rekruttering og fastholdelse af medlemmer. Projekt skal forankres bredt i klubben med deltagelse fra flere udvalg Punktet blev ændret til: Udvalgskultur. Onsdag d. 11. september afholdes der møde omkring hvordan de enkelte udvalg forankres og hvordan de skal samarbejde. Ved mødet deltager bestyrelsen, PeG & ChG. 16. Fastlæggelse af dato for næste bestyrelsesmøde 25. september 2013, kl. 20;00 22;00 Kopi af referatet lagt ind på FTK s hjemmeside. Morten Sørensen Side 4 af 6

5 Bilag 1 Side 5 af 6

6 1. Fokus på sagen - opgaveorienteret, holde sig til sagen 2. Sige vi - skabe teamånd, tænke og agere i fælles ansvar 3. Fastsætte mål - i alt arbejde og i alle projekter, så vi har konkrete mål at samarbejde omkring. 4. Vi er en forretning - Erkendelse af at selvom vi er en forening, så er vi en forretning, der skal tjene penge uanset om vi arbejder i foreningen som frivillige eller ansatte. 5. Stille spørgsmål. - Skaber bevidsthed hos hinanden omkring ovenstående fire punkter ved at stille spørgsmål I kraft af denne professionelle tilgang skaber vi en organisationskultur i tråd med vores professionelle træningskoncept. (som i øvrigt også skal beskrives). Modellen skal erindre os om de styrker og forskelligheder, der ligger i de tre begreber; privat, personlig og professionel: Privat: Passionsdrive, følelsesorienteret, omdrejningspunkt hjemmefronten Personlig: Egodrive, Mig, mig og Mit, Dig, dig og dit og du gør og din skyld. Professionel: Fokus på sagen, Vi, Ansvar, målsætning, penge, forretning, stille spørgsmål. I FTK ønsker vi i vores samarbejde mellem ansatte og frivillige at fremme en professionel tilgang til arbejdet. Dette gør vi netop gennem følgende fem punkter: Side 6 af 6