Referat fra bestyrelsesmøde i Vestergaardens Sportsrideklub Egedal

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i Vestergaardens Sportsrideklub Egedal Emne: Bestyrelsesmøde Referent: Kristina Grøndahl Larsen Dato: 14. april 2014 Tid og sted: Kl hos Pia Bach Tilstedeværende: Alle inviterede, med undtagelse af de fraværende Fraværende: Pernille Held-Hansen, Adeline Held- Hansen og Ida Nielsen Dagsordenpunkt: Notater: 1. Konstituering af bestyrelsen Bestyrelsen blev enig om følgende konstituering: Formand: Pia Bach Næstformand: Malene Tiedebøhl Kasserer: Jens Lindskov Jacobsen Sekretær: Jens Lindskov Jacobsen Distriktsrepræsentant: Pia Bach Øvrige bestyrelsesmedlem: Mette Pedersen, Pernille Held-Hansen Bestyrelsen kan fortsat kontaktes på mailen [email protected]. Kristina sørger for indberetning af den nye bestyrelse til rideforbundet. 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde og seneste generalforsamling 3. Dansk Ride Forbund og repræsentantskabsmøde Referaterne blev godkendt uden bemærkninger. DRF: Medlemsopkrævning til DRF for 2014 er modtaget. Stævnerne er godkendt af distriktet uden problemer. Alle propositionerne er lagt på DRF GO. Propositionerne for maj stævnet er ligeledes lagt på hjemmesiden. Repræsentantskabsmødet Pia og Malene vil repræsenterer klubben til repræsentantskabsmødet den 27. april Charlotte havde medtaget et par forslag til et nyt logo, som bygger på vores eksisterende logo. Bestyrelsen var positiv for de nye logoer. Charlotte tager kontakt til grafiker og får justeret i forhold til

2 bestyrelsens ønsker. 4. Status på gøremål fra sidste bestyrelsesmøde (Bestilling af gratis skilt fra Dansk Ride Forbund mv.) Klubben er blevet medlem af DRF GO. Kristina sørger for at bestille gratis skilt fra DRF. 5. Beretning om sket siden sidst Distriktsmøde Jens, Kristina og Pia var den 17. februar 2014 til stævnekoordineringsmøde i distrikt 2 hos Farasi Ridecenter i Fredensborg. Alle stævner skal godkendes af distriktet, senest 2 måneder før. Ansøgningsfristen for 2015-stævner er i oktober Så der skal planlægges i god tid. E-stævner, som vores stævner, er ikke underlagt nogen begrænsninger. D-stævner må ikke ligge for tæt op af hinanden i de nærliggende klubber. Fastelavnshygge Pæn tilslutning og folk gik op i det. Vi havde 3 tønder, og det bør vi også have næste år. Betalingsløsninger Vi har åbnet op for at vores arrangementer kan betales via smartphonen via MobilePay. Vi kan på nuværende tidspunkt ikke anvende hverken Swipp og Paii. Medlemspligt På seneste staldmøde fortalte Hans og Charlotte at der i fremtiden var medlemspligt for nye pensionærer og parter. Medlemsbevis Der er muligt at købe et medlemsbevis til DKK 25 i Dankortstørrelse, som kan være i pungen. Der var enighed om der på sigt skal indgås en række rabataftaler i forbindelse med medlemsbeviset. Charlotte hører Miniwrap og Rytterhjørnet, Jens hører Rytterriget og Jeanette hører Heri. Ridehjelm

3 Alle på stedet rider nu med hjelm. Det er vi glade for, for så har vedtagelsen af ridehusreglerne haft en effekt. Ridehusreglerne hænger i ridehuset. Ridehusreglerne bliver snarest lagt på hjemmesiden også. Velkomstbrev Kristina og Charlotte har udarbejdet et velkomstbrev til nye pensionærer og parter. Det blev besluttet, at fremover vil nye pensionærer modtaget velkomstbrev i forbindelse med udlevering af opstaldningskontakten. Charlotte får en mængde velkomstbrevene liggende, så hun kan dele ud til alle nye pensionærer og parter. 6. Beretning om økonomien Økonomi Kassereren berettede om økonomien, som ser rigtig fornuftig ud her i starten af Vi står dog overfor en række store investeringen i fremtiden i forbindelse med etableringen af rideklubben. Medlemmer Vi er pt. 55 medlemmer. 7. Orientering fra udvalgene (aktiviteter og stævner mv.) Aktivitet- og stævneudvalg (Kristina) Aktivitets- og stævneudvalget vil i år afholde 4 stk. banetræning i springning og 2 stk. banetræning i dressur. Klubmesterskabet rides til stævnerne i juli og august. Vinderen kåres til julefrokosten. Klubmesterskab afholdes over 2 afdelinger. Der skal kun rides den ene afdeling for at være med. Rides begge afdelinger, tæller den afdeling med bedst resultat. Til banetræningerne vil der være behov for indkøb af nye rosetter. Dette blev godkendt. Der afholdes arbejdsdag med fælles spisning søndag den 25. maj 2014, kl. 10. Kristina laver opslag. Der afholdes påskeridt søndag den 20. april 2014, kl 14. Der er 12 tilmeldte. Kristina laver spørgsmål, kort og holdinddeling. Pia køber påskeæg.

4 Kristina har undersøgt muligheden for afholdelse af ryttermærkekurser. Det kan sagtens lade sig gøre. Det koster ca. DKK 800 i opstartsomkostninger til bøger. Dernæst skal vi bare have fundet en person, som vil undervise, læse bøgerne og evt. lave en powerpoint. Der var stemning for afholdelse af dressur- og springkurser. Det blev besluttet at gemme kurserne til indendørssæsonen, da vi har mange stævner i år. Der var stemning for at få Leif Sørensen og Linda Linnemann ud til dressurkurser, samt Lone Kromann ud til springkurser. Derudover har vi også lavet en championatliste til klubbens medlemmer. En fald-af championatliste blev diskuteret. Hvis medlemmer ønsker det, kan vi oprette en sådan championatliste. Vinderen kåres til generalforsamlingen. Gaver til championatlisten og klubmesterskab kordineres med sponsorudvalget. Festudvalg (Majbritt, Kickan og Freja) Festudvalget har arrangeret påskefrokost på skærtorsdag. Hjemmesideudvalg (Kristina) Hjemmesiden bliver løbende opdateret med information. Det virker som at folk bruger hjemmesiden. Det skal i fremtiden arbejdes på at få lavet en markedsplads med køb og salg af rideudstyr. Ridelejreudvlag (Michelle og Julie) Michelle, Julie og Charlotte sætter sig sammen og laver et program og opslag til ridelejren. Sponsorudvalg (Jeanette og Nille) Vi vil prøve at få sponsoreret nogen af alle de ting, som vi mangler for at blive en klub. Pt. Har vi kun ridehus og baner. Sponsorudvalget har indledt dialog med Værebro Trælast.

5 Der er blevet besluttet at prøve at sende ansøgninger til:.1. Johannes Fog Fonden.2. Spar Nord Fonden.3. Davidsen Trælast Sponsorudvalget undersøger om der er muligt at sende ansøgninger til:.1. Egedal Kommune.2. Frisko.3. Stark Derudover blev det besluttet i fællesskab med Charlotte at vi fremover tilbyder skiltesponsorer i ridehuset. Kristina undersøger fremgangsmåde og priser hos de andre klubber, og laver en pakkeløsning klar. 8. Fremtidige bestyrelsesmøder Det blev besluttet at afholde fast bestyrelsesmøde den 2. mandag i lige måneder. I tilfælde af helligdag flyttes mødet til mandagen i ugen inden. Møderne afholdes kl. 19 på skift hos de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Fremover skal de inviterede kun give besked, hvis de ikke kan komme. Møderne afholdes med følgende faste dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 2. Status på gøremål fra sidste bestyrelsesmøde 3. Beretning om sket siden sidst 4. Beretning om økonomien 5. Orientering fra udvalgene 6. Næste bestyrelsesmøde 7. Eventuelt Eventuelle ekstra punkter meddeles til Pia i god tid. Indkaldelsen sendes ud senest 14 dage inden bestyrelsesmødet. Indkaldelsen lægges ligeledes på hjemmesiden, således at medlemmer kan se dagsorden.

6 Referat fra bestyrelsesmødet udsendes til de fremmødte senest søndag i den uge, hvor bestyrelsesmødet er afholdt. Eventuelle bemærkninger returneres på mail inden fredag i ugen efter bestyrelsesmødet. Referatet fra bestyrelsesmødet lægges på hjemmesiden i weekenden ugen efter mødet. 9. Næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde er fastsat til mandag den 2. juni 2014, da mandag den 9. juni 2014 er en helligdag. Mødet afholdes kl. 19 hos Pia. 10. Eventuelt Klubtøj Det blev besluttet at indkøbe ca. 30 stk. kasketter med logo til klubbens logo. Bestyrelsesseminar Bestyrelsen, inkl. suppleanter og juniorudvalg, afholder bestyrelsesseminar den 27. juni 2014, kl. 16 hos Charlotte og Hans.