D.s.i. Hedehuset Havnevej Mariager tlf: mail:

Transkript

1 D.s.i. Hedehuset Havnevej Mariager tlf: mail: [email protected] F O R R E T N I N G S O R D E N for Bestyrelsen i D.s.i. Hedehuset. 1. Konstituering 1.1 På første møde efter 1.januar konstituerer bestyrelsen sig med en formand og en næstformand, der i formandens forfald varetager de denne påhvilende pligter og har de denne tilkommende beføjelser. Forstanderen fungerer som bestyrelsens sekretær. 2. Mødeindkaldelse 2.1 Bestyrelsen holder møde efter følgende retningslinjer: 2.2 Der afholdes ordinært bestyrelsesmøde én gang pr. kvartal. 2.3 Indkaldelse sker med 10 dages varsel. 2.4 To medlemmer af bestyrelsen, forstander, et flertal af medarbejdere eller revisor kan overfor formanden forlange, at bestyrelsen indkaldes ekstraordinært. Fremkommer et sådant forlangende, påhviler det formanden at indkalde bestyrelsen ekstraordinært. 2.5 Skønner forstander eller bestyrelsesformand i øvrigt, at der er behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde, idet førstkommende ordinære møde ikke kan afventes, kan et sådant indkaldes. Dette er eksempelvis, men ikke udelukkende, tilfældet, hvis der skal træffes sådanne beslutninger eller i øvrigt foreligger sådanne omstændigheder, at forstander og/eller formand rimeligvis må forvente, at bestyrelsen vil nære ønske om at være orienteret om sagen eller gribe ind i denne. 2.6 Bestyrelsens møder kan overværes af ansatte efter formandens og forstanderens bestemmelse. 2.7 Fondens revisor har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandlingen af regnskaber m.v., der påtegnes af revisor. Revisor har pligt til at deltage, såfremt blot eet medlem af bestyrelsen anmoder herom. 2.8 Bestyrelsen kan efter behov indkalde øvrige ledere eller medarbejdere til bestyrelsesmøderne. D.s.i. Hedehuset består af: Opholdsstedet Hedehuset (Alstrupvej 6, 9550 Mariager; tlf ) Fællesskolen (Klostervej 1, 9550 Mariager; tlf ) Udslusningen Bækkelund og De eksterne Unge (Skovvej 1, 9550 Mariager; tlf ) Dagbeskæftigelsen Harlekin (Rosengade 9, 9550 Mariager, tlf ) Botilbuddene Fuglsang (Fuglsangsgade 5, 9550 Mariager, tlf ) og Opgangsbofællesskabet Harlekin (Rosengade 9 B, 9550 Mariager; tlf )

2 3. Bestyrelsesmøder 3.1. Bestyrelsens møder indeholder efter behov: a. Kort gennemgang af referat fra seneste møde. b. Opfølgning på referat. c. Forstanders gennemgang af fondens drift siden sidste bestyrelsesmøde. d. status fra de forskellige afdelingers arbejde e. seneste kvartalsperioderegnskab med balance, f. budget med eventuelle korrektioner/ændrede budgetforudsætninger. g. løbende sager, hvori fonden er part, h. ændringer i/omlægning af fondens økonomiske engagement De under dagsordenen optagne punkter skal foreligge skriftligt belyst i nødvendigt omfang fortrinsvist før bestyrelsesmødet På ordinært bestyrelsesmøde i august, fremlægger forstanderen en status over fondens drift samt perspektiver på videre udvikling. Ud fra denne status deltager bestyrelsen i budgetlægningen for det kommende regnskabsår. 4. Beslutningsdygtighed, stemmeflerhed 4.1 Formanden leder møderne. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af 7 medlemmer er til stede, herunder enten formanden eller næstformanden. 4.2 De i bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal, med mindre andet fremgår af vedtægterne. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 4.3 Hvis særlige forhold taler derfor, kan et bestyrelsesmøde ved formandens foranstaltning etableres som telefonmøde, særligt hvis en hastende beslutning er fornøden, eller hvis det findes særligt vigtigt, at bestyrelsesmedlemmer, der ellers ikke ville kunne være til stede, deltager i mødet. Mødet skal føres til protokol som alle andre møder Er alle bestyrelsesmedlemmer enige derom og findes det hensigtsmæssigt, kan der ved formandens foranstaltning træffes beslutninger i form af skriftlig cirkulationsbeslutning. Det materiale, som i så fald har cirkuleret som beslutningsgrundlag blandt bestyrelsesmedlemmerne, skal indhæftes som bilag i forhandlingsprotokollen. 5. Inhabilitet 5.1 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af eller beslutningen om ansættelser af forstander eller udførelse af projekter, hvor vedkommende er eller kan være 2

3 interesseforbunden. Han må heller ikke deltage i behandlingen af eller beslutningen om aftaler mellem fonden og trediemand, hvis han deri har en væsentlig interesse Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette hinanden om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af habilitet. 6. Ledelsen af fonden 6.1. Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede ledelse af fondens anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig ledelse af fondens virksomhed. Dette sker via delegering af forstander til en af bestyrelsen ansat forstander. Forstanderen ansætter det fornødne personale Forstanderen varetager den daglige drift af fonden og skal derved følge de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen har givet, herunder anvisningerne i ledelsesinstruksen Bestyrelsens tilslutning kræves til beslutning om pantsætning og kaution og til køb af driftsmateriel og inventar eller fast ejendom, i alle tilfælde forudsat at der er tale om et beløb over 1,0 % af det årlige driftsbudget og i overensstemmelse med ledelsesinstruksen Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter fondens forhold tilfredsstillende måde. Forstanderen skal sørge for, at fondens bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde og i overensstemmelse med gældende lovgivning herom I forhold til offentligheden kan alene bestyrelsesformanden udtale sig på bestyrelsens vegne. Forstanderen er ansvarlig for den løbende kontakt til offentligheden og informerer og viderebringer de synspunkter, som fonden repræsenterer Forstander har pligt til at orientere bestyrelsen om godkendende myndigheds vilkår for fondens drift, i et omfang så bestyrelsen har et kvalificeret beslutningsgrundlag. 7 Referat af bestyrelsesmøder 7.1. Over forhandlingerne og beslutningerne i bestyrelsen skal der føres referat, der underskrive af de deltagende medlemmer Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. 8. Årsregnskabet 8.1. Forstander udsender udkast til årsregnskab med status til bestyrelsens medlemmer inden endelig godkendelse finder sted på et bestyrelsesmøde Forstander er ansvarlig for, at årsregnskabet opgøres, således som god regnskabsskik tilsiger, 3

4 såvel med hensyn til vurderingen af posterne i status som vedrørende regnskabets specifikation og opstilling samt posternes benævnelse samt i det hele i overensstemmelse med lovgivningens krav derom, således at der fremkommer et retvisende regnskab. Årsregnskab og årsberetning skal underskrives af forstander og bestyrelsen Mener et bestyrelsesmedlem eller forstander, at årsregnskabet ikke bør godkendes, eller har han andre indvendinger mod dette, skal det fremgå af påtegningen på regnskabet, og en redegørelse herfor skal gives i årsberetningen Ethvert bestyrelsesmedlem, der nærer nogen tvivl om en post på status eller resultatopgørelse, er pligtig af egen drift at søge tvivlen opklaret senest i det møde, hvor bestyrelsen og forstander gennemgår regnskabsudkastet Regnskabets enkelte poster sammenlignes med de tilsvarende poster på forrige regnskab, og forskydningerne belyses nærmere. 9. Revision 9.1. Bestyrelsen og forstander skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af fonden. Bestyrelsen og forstander skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv Revisor skal til brug for bestyrelsen føre en revisionsprotokol. Enhver protokoltilførsel underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af forstander Det påhviler revisor umiddelbart efter udfærdigelse af et revisionsprotokollat at fremsende en kopi heraf til hvert bestyrelsesmedlem. 10. Vedtægter, forretningsorden og ledelsesinstruks Alle bestyrelsesmedlemmer, revisor og forstanderen skal have udleveret et eksemplar af gældende vedtægter, forretningsorden samt ledelsesinstruks Forretningsordenen kan ændres af et flertal af bestyrelsens medlemmer. Den ændrede forretningsorden underskrives af den siddende bestyrelse. 11. Bestyrelsesmedlemmers ligestilling Bortset fra de særlige pligter og rettigheder, der udtrykkeligt måtte være tillagt formanden, har alle bestyrelsesmedlemmer samme rettigheder, pligter og ansvar som ethvert andet medlem af bestyrelsen. 4

5 12. Fortrolighed Bestyrelsens forhandlinger og sagspapirer er normalt åbne og offentligt tilgængelige med undtagelse af de sager som defineres som fortrolige. Sådanne sager er f.eks. personsager og økonomisager Det skal af udsendt forslag til dagsorden for bestyrelsesmøde tydeligt fremgå, såfremt enkelte punkter betragtes som fortrolige o 0 o Nærværende forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen på bestyrelsesmødet den