Forretningsorden for Danske Kreds

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer Konstituerende bestyrelsesmøde Ordinært bestyrelsesmøde Andre bestyrelsesmøder Mødeleder og ansvar for konklusioner Generelt om bestyrelsens arbejde Økonomi Sekretariatet Udtræden af kredsbestyrelsen... 6 Bilag A Introduktion til og afsked med kredsbestyrelsen... 7 Bilag B Principper og rammer for politisk ansvar og projekter i Danske Kreds Bilag C Erstatningsansvar Bilag D Besættelse af diverse poster og faste projekter Bilag E Regler og rammer for udgifter Danske Kreds bestyrelse Bilag F Regler og rammer for udgifter Områdetillidsmænd og Tillidsmænd Bilag G Regler og rammer for udgifter Medlemmer Bilag H Regler og rammer for udgifter Sekretariatets medarbejdere Bilag I Kurser og seminarer/konferencer for bestyrelsesmedlemmer Bilag J Regler for rejseudgifter og børns pleje Bilag K Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen Bilag L Æresmedlemmer i Danske Kreds Bilag M Samtaler med OTM Bilag N Kredsens projekter og funktioner... 29

2 1. Introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer Inden det konstituerende bestyrelsesmøde holder formand og/eller næstformand et møde med det nyvalgte KB-medlem, hvor gensidige forventninger drøftes, så dette kan indtænkes i forhold til bestyrelsens konstituering. Yderligere introduktion aftales mellem formandskabet og det nye KB-medlem og skal tage højde for det nye bestyrelsesmedlems konkrete behov (bilag A beskriver uddybende om introduktionen). 2. Konstituerende bestyrelsesmøde Konstituerende bestyrelsesmøde afholdes hurtigst muligt efter generalforsamlingen. Mødet indkaldes af formanden. Dagsorden for det konstituerende møde: 1) Formanden orienterer om bestyrelsens tavshedspligt, herunder erstatningsansvar (se bilag c). 2) Gennemgang og godkendelse af forretningsorden 3) Udpegning af næstformand/-mænd. 4) Udpegning af HB medlemmer 5) Fordeling af interne funktioner 6) Udpegning af repræsentanter til SU, EWC og Danske Unions 7) Udpegning af ansvarlige for tilbagevendende projekter 8) Udpegning til Koncernens arbejdsmiljøudvalg og fælles udvalg med banken 9) Udpegning af fondsbestyrelsesmedlemmer. 10) Udpegning af bestyrelsesmedlem og suppleant til Danske Banks Pensionskasse for førtidspensionister (ud af formandskabet jfr. fundats) 11) Udpegning af kontaktpersoner i forhold til OTM-områderne 12) Godkendelse af principper for udpegning af delegerede til Finansforbundets landsmøde og repræsentantskab 13) Fastsættelse af mødedatoer for kommende kalenderår: a) Bestyrelsesmøder b) Bestyrelsesseminarer c) Formøder til Repræsentantskabsmøder og Landsmøder d) OTM møder e) Forhandlingsdage i år med overenskomstforhandlinger 14) Fastlæggelse af dato for generalforsamling to år fra indeværende år 15) Information til medlemmer (konstituering, udvalg m.m.) 16) Eventuelt 3. Ordinært bestyrelsesmøde Der afholdes mindst 11 møder årligt. Det skal tilstræbes, at der ikke går mere end fire uger mellem møderne. Mødetidspunktet er normalt med begyndelse kl og afslutning senest kl Ved 2-dages møder der afholdes med overnatning er starttidspunktet på første-dagen kl. 10 og på anden-dagen kl

3 Det tilstræbes, at indkaldelse med dagsorden er offentliggjort for bestyrelsesmedlemmerne på Finansnet senest 7 dage før mødet. Dagsordenen skal tillige offentliggøres for OTM på Finansnet før mødet. Bestyrelsens medlemmer fremsender sager til behandling på møderne således, at de er sekretariatet i hænde senest 9 dage før mødet. Bilag og presserende spørgsmål kan udsendes med kortere varsel og bliver taget på dagsordenen ved mødets start. Afbud meddeles sekretariatet. Ønsker et fraværende medlem at tilkendegive sin stillingtagen til et eller flere punkter på dagsordenen, kan dette ske skriftligt eller mundtligt til formanden eller i dennes fravær til en næstformand, eller til et bestyrelsesmedlem. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og opfølgning af referat 3. Emner til drøftelse og beslutning 4. Emner til høring og debat 5. Emner til orientering 6. Information på baggrund af dagens møde 7. Eventuelt Sekretariatet har ansvaret for, at bestyrelsesmøderne refereres. Referatet skal indeholde problemstillinger, hovedsynspunkter og konklusion. Derudover udarbejdes en information om trufne beslutninger til OTM. Udkast til referat skal udsendes til kredsbestyrelsen til kommentarer og rettelser senest 8 dage efter bestyrelsesmødet. Herefter godkendes det tilrettede referat på førstkommende bestyrelsesmøde. Det endeligt godkendte referat offentliggøres herefter for kredsbestyrelsen og områdetillidsmændene. 4. Andre bestyrelsesmøder Ekstraordinære bestyrelsesmøder: Der kan undtagelsesvis indkaldes til bestyrelsesmøde med kortere varsel af formanden/næstformændene eller på foranledning af mindst 3 af bestyrelsens medlemmer. 2-dages bestyrelsesmøder: Det tilstræbes, at der to gange om året afholdes et bestyrelsesmøde over 2 dage, hvor mødet på dag 1 er uden dagsorden og mødet på dag 2 er med dagsorden. Bestyrelsen kan beslutte, at påbegynde mødet med dagsorden på dag 1, hvis der skulle vise sig ikke at være emner nok at diskutere uden dagsorden. Årligt strategiseminar 2

4 En gang om året (i august) holder kredsbestyrelsen strategiseminar. Her fastlægges kredsens strategi for det kommende år. Der tages udgangspunkt i situationen i Danske Bank, medlemmernes situation og Finansforbundets indsatsområder og strategier. 5. Mødeleder og ansvar for konklusioner Mødelederfunktionen varetages af næstformanden. Beskrivelse af mødelederens funktion: Disponere tiden så afslutningstidspunktet overholdes Være ordstyrer og eventuelt overdrage dette hverv på enkelte punkter af dagsordenen Afholde pauser Hvis dagsordenen skønnes ikke at kunne gennemføres på mødedatoen, skal der træffes beslutning om eventuel udskydelse af punkter eller aftales et nyt møde indenfor en uge. Ansvaret for at der konkluderes entydigt på dagsordenspunkterne varetages af formanden. Konklusionen kan enten drages af den, der indstiller et punkt eller af formanden. 6. Generelt om bestyrelsens arbejde Mødekalender og sygdomsregistrering: Bestyrelsen anvender elektronisk kalender. Kalenderen skal være åben for alle ansatte i koncernen samt ansatte i Finansforbundet med udstationering i Danske Kreds. Af hensyn til bestyrelsesmedlemmernes store mødeaktivitet, er det vigtigt med en høj grad af kalenderdisciplin. Det enkelte bestyrelsesmedlem skal derfor løbende opdatere kalenderen med møder (inkl. rejsetid hvor denne betyder, at man ikke er tilgængelig) og kendt fravær (ferie, hjemmearbejdsdage, mm.). Funktionen All day event benyttes ved ferie. Ved sygdom bruges kalenderens notice of sickness -funktion med notifikation til bestyrelse og sekretariat. Den sygemeldte kan enten ringe eller skrive til sekretariatet, der opretter notice of sickness eller den sygemeldte kan selv gøre det. Den sygemeldte opretter selv sygeperioden med start- og slutdato i PL-tid. Ved længere sygefravær er det dog sekretariatet eller en KB-kollega der opretter/starter sygdomsperioden i PL-tid. Information: Der er gensidig informationspligt i bestyrelsen. Information skal som udgangspunkt gives skriftligt. Årlige samtaler: Formandskabet afholder minimum 1 gang årligt en samtale med hvert kredsbestyrelsesmedlem. Her kan gensidige forventninger og samarbejdsrelationer diskuteres. Møder med Koncernen: Ved møder med koncernens ledelse deltager mindst 2 bestyrelsesmedlemmer. 3

5 Ansatte i sekretariatet kan gå alene til møder med HR vedr. sagsbehandling (inkl. fleksjobsamtaler). Kan sagen ikke løses på dette niveau overdrages sagen til formanden. Månedsmøder: Månedsmøderne er et forum for formandskabet og HR. Lønudvalget behandler evt. emner i forlængelse af månedsmøderne. Organisationsmøder med FA: Der er normalt 1 fra bestyrelsen tilstede ved organisationsmøder (det tilstræbes, at det er en fra formandskabet). HB-høringer: Der afholdes en HB-høring forud for hvert HB-møde. Mødedeltagere er formandskabet og HB medlemmerne. Funktioner og projekter i kredsbestyrelsen: Under bestyrelsens konstituering besluttes det, hvem af kredsbestyrelsens medlemmer, der varetager hvilke funktioner i det kommende år. Danske Kreds har en funktion som politisk ansvarlig for hver af de ansvarsområder, som Finansforbundet nedsætter og det er den politisk ansvarlige for det givne område, der repræsenterer Danske Kreds i Finansforbundets ansvarsområder. Derudover har bestyrelsen en række andre funktioner, som er relevante for kredsens arbejde. Det aftales ligeledes ved konstitueringen, hvem i kredsbestyrelsen der har ansvaret for hvilke af kredsens faste projekter. Konstitueringen tager udgangspunkt i et forslag fra formandskabet, som så vidt muligt tilgodeser ønsker fremsat ved de årssamtaler, som formandskabet har haft med de enkelte kredsbestyrelsesmedlemmer. Som ansvarlig for et politisk område, en funktion eller et projekt har man orienteringspligt overfor formandskabet og kredsbestyrelsen. Dette betyder, at man løbende holder formandskabet orienteret om proces og resultater og at man orienterer/inddrager kredsbestyrelsen med jævne mellemrum, så man sikrer sig mandat fra kredsbestyrelsen. Alle funktioner og projekter skal være beskrevet på Finansnet. Der kan altid nedsættes et udvalg eller besluttes et nyt projekt til en konkret opgave. Disse godkendes og bemandes ved kredsbestyrelsesmøde. 7. Økonomi Følgende opgaver er knyttet til Danske Kreds økonomi forvaltning af Danske Kreds midler depotpleje udarbejdelse af refusionsskema og gaveregulativ til det konstituerende bestyrelsesmøde kontrollere om vedtagne retningslinjer overholdes daglige betalinger/refusioner forsikringer kvartalsregnskab årsregnskab Danske Kreds 4

6 budgetlægning - herunder likviditetsbudget fondsregistret årsoplysninger til skattevæsen (selvangivelse for Danske Kreds) o Danske Kreds o foredragsholdere kørselsrefusion Finansforbundet betaling af kontingent for æresmedlemmer administration af firmaordning (Mastercard) og firmatelefoner løbende orientering til revisorer om diverse vedtagelser Kredsens økonomiansvarlige har det politiske ansvar for Danske Kreds økonomi. Sekretariatet varetager den daglige drift. Generalforsamlingen vælger ekstern revisor. Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingen vælger at benytte samme eksterne revisor som Finansforbundet. Kredsens økonomiansvarlige og kontorlederen disponerer over foreningens driftskonto. Øvrige dispositioner: Kredsens økonomiansvarlige+ formand eller næstformand eller formand/næstformand + 1 bestyrelsesmedlem. Formand samt næstformand underskriver fuldmagter til foreningens konti og depoter på Danske Kreds vegne. Alle udfylder udgiftsbilag på samtlige udgifter i forbindelse med møder m.m. (kun 1 møde pr. udgiftsbilag). Kørsel i egen bil afregnes på månedsopgørelse. 8. Sekretariatet Sekretariatet forestår Danske Kreds sagsbehandling og administration og understøtter kredsbestyrelsen i forhold til projekter, juridisk/faglig bistand og kommunikation. Sekretariatets bemanding Danske Kreds sekretariat er bemandet med en kontorleder, en politisk koordinator og et antal konsulenter og sekretariatsmedarbejdere. Faste driftsmæssige opgaver Sekretariatet varetager en række faste opgaver som: medlemssagsbehandling og rådgivning af tillidsmænd planlægning og afvikling af større arrangementer som generalforsamling, tillidsmandsseminar og faste medlemsmøder kommunikationsopgaver (kredsblad, hjemmeside, TM-informationer, mv.) administration af tillidsmandssystemet (herunder bistand til afvikling af TM- og AMR-valg) administration af medlemmers kontingentbetalinger andre administrative opgaver og drift af kontoret Kontorlederen fordeler ressourcer til de faste driftsmæssige opgaver. Større ændringer i disse opgaver aftales mellem formandskabet og kontorlederen. 5

7 Ønsker kredsbestyrelsen sekretariatets bistand til andet administrativt arbejde, fordeles bistanden i hvert enkelt tilfælde af kontorlederen. Projektbistand Der kan knyttes sekretariatsbistand til kredsbestyrelsens projekter. Det kan handle om administrativ, juridisk/faglig bistand og/eller anden konsulentbistand. Alle aftaler om sekretariatsbistand til projekter går via den politiske koordinator, som koordinerer bistanden med kontorlederen under hensyntagen til kredsbestyrelsens prioriteringer og sekretariatets ressourcer. Når projektbistanden er aftalt, planlægger den projektansvarlige i kredsbestyrelsen arbejdet direkte med sekretariatsmedarbejderen/-medarbejderne. Interne møder hvor sekretariatsmedarbejdere deltager, skal primært foregå på kredskontoret. Politisk koordinering Sekretariatet understøtter formandskabet og den politiske sekretær i forhold til det politiske og organisatoriske arbejde. Formandskab og politisk sekretær planlægger arbejdet med den politiske koordinator. Økonomi Kontorlederen og kredsens økonomiansvarlige disponerer over foreningens driftskonto. Kontorlederens ansvar indbefatter indkøb samt indgåelse af forpligtende kontrakter på vegne af Danske Kreds. Dette sker i samråd med kredsens økonomiansvarlige for så vidt angår økonomien. 9. Udtræden af kredsbestyrelsen Formandskabet for Danske Kreds har ansvar for at sikre, at et bestyrelsesmedlems udtræden af kredsbestyrelsen sker på en ordentlig måde, hvad enten det sker efter bestyrelsesmedlemmets eget ønske eller ved at bestyrelsesmedlemmet ikke opnår genvalg. Dette er yderligere beskrevet i bilag A og i notatet god dag og farvel. Forretningsorden med tilhørende bilag er vedtaget på kredsbestyrelsesmødet Den 6. juni 2013 (fordeling af faste projekter i bilag D er revideret efter Danske Kreds strategiseminar august 2013). 6

8 Bilag A Introduktion til og afsked med kredsbestyrelsen Både begyndelsen og afslutningen på en post i kredsbestyrelsen er meget anderledes end ved andre jobs i Danske Bank-koncernen. For eksempel er arbejdsopgaverne, rutinerne, strukturen og beslutningsprocesserne meget anderledes end i mere almindelige afdelinger i Danske Bank. Og det er generalforsamlingen, der beslutter, om en kandidat skal begynde/fortsætte i kredsbestyrelsen eller ej. Bliver man som kredsbestyrelsesmedlem ikke genvalgt ved generalforsamlingen, så slutter ens job fra den ene dag til den næste. Derfor er det vigtigt, at potentielle kandidater kan få information om arbejdet i kredsbestyrelsen, at nye kredsbestyrelsesmedlemmer får en god introduktion til arbejdet og at der tages hånd om bestyrelsesmedlemmer, der ikke måtte opnå genvalg ved en generalforsamling. Information til områdetillidsmandsniveauet Ofte kommer nye bestyrelsesmedlemmer fra gruppen af områdetillidsmænd. Forud for generalforsamlinger med valg til bestyrelsen informerer kredsbestyrelsen derfor områdetillidsmændene om, hvad arbejdet i kredsbestyrelsen indebærer (herunder om arbejdstider og ferieperioder). Efter mødet, men inden frist for opstilling af kandidater, orienteres TM om mødets indhold i en TM-information. Mulighed for møde med formandskabet Alle der overvejer at stille op som enten bestyrelsesmedlem eller suppleant har mulighed for at få et møde med formanden og/eller næstformanden. Dette gøres ved at kontakte formanden. Denne mulighed nævnes overfor alle tillidsmænd ligesom det fremgår af indkaldelsen til generalforsamlingen. Nye bestyrelsesmedlemmer Inden det konstituerende bestyrelsesmøde udleveres forretningsorden til nye bestyrelsesmedlemmer. Nye bestyrelsesmedlemmer har ligeledes drøftet deres interesseområder og faglige kompetencer med formandskabet inden det konstituerende møde. Yderligere introduktion gives efter det konstituerende møde og inden første ordinære bestyrelsesmøde (og så vidt muligt senest en uge efter valget). Denne introduktion gives af formanden (alternativt næstformand), samt det bestyrelsesmedlem, der bliver primær kontaktperson for det nye bestyrelsesmedlem i den første tid i kredsbestyrelsen (notatet god dag og farvel beskriver vigtige elementer i et nyt KB-medlems start). Formandskabet og den politiske koordinator har ansvaret for, at mødet bliver arrangeret. Den introduktion, der skal falde inden første ordinære bestyrelsesmøde, foregår i kredsens lokaler og er beskrevet videre i notatet god dag og farvel. Sekretariatet står for bestilling af diverse nødvendigheder herunder nøgler, PC, adgange og mobiltelefon samt tabletcomputer. Afsked med kredsbestyrelsen Der er meget stor forskel på om et afgående bestyrelsesmedlem selv har valgt at sige farvel til Danske Kreds (pensionering, andet job etc.), eller om bestyrelsesmedlemmet ikke bliver genvalgt. Det er formanden, der har ansvar for planlægningen af afskeden med et 7

9 bestyrelsesmedlem. Der skal tages stort hensyn til det individuelle bestyrelsesmedlems ønsker i planlægningen. En række overvejelser er beskrevet i notatet god dag og farvel. 8

10 Bilag B Principper og rammer for politisk ansvar og projekter i Danske Kreds. Bestyrelsen har besluttet en ansvarsfordeling mellem formandskabet og bestyrelsen. Målet med at uddelegere ansvar og kompetence til bestyrelsesmedlemmer, er at inddrage og gøre så mange af bestyrelsens medlemmer som muligt ansvarlige i det politiske arbejde, samtidig med, at der også ligger en initiativpligt i de politiske opgaver. Set i lyset af denne beslutning er det ønskeligt, at der er den størst mulige spredning i besættelse af funktioner og projektansvar. Der udfærdiges et totalbudget for hvert projekt for det kommende år. Derudover udarbejder de politisk ansvarlige et budget for deres område, hvis der er opgaver, hvor der er behov for økonomi. Hvis et projekt antages at koste over kroner, skal projektets enkelte udgiftsposter specificeres i projektbudgettet. KB godkender budgetterne. Ved første fremlæggelse for KB skal hvert projekt udover budgettet i lighed med de gældende regler som et minimum indeholde formål og projektbeskrivelse. Fornyet KB-behandling kræves hvis: En politisk ansvarligs totalbudget overskrides med minimum 10% / kroner Et projekt-budget overskrides med minimum 15%. En udgiftspost i et projekt øges med minimum 20% (uanset at beløbet evt. kan findes indenfor projektets totalbudget). Den politisk ansvarlige eller den projektansvarlige bærer ansvaret for, at budgetterne udarbejdes og fremlægges for KB. Den økonomiansvarlige sørger for den praktiske udarbejdelse af budgetterne efter input fra politisk ansvarlige og projektansvarlige. Sekretariatet varetager desuden, som tidligere aftalt, indhentning af tilbud, bestillinger osv. I denne proces overvåger sekretariatet og formanden for økonomiudvalget projektbudgetterne og adviserer det respektive kredsbestyrelsesmedlem i tilfælde af en (forventet) overskridelse. Er der en udvikling i et projekt, som gør, at det vil være formålstjenstligt at handle hurtigt eller opstår der en situation, hvor der akut er behov for et nyt projekt, men hvor det ikke vurderes, at der er behov for et ekstraordinært kredsbestyrelsesmøde, kan formandskabet godkende et nyt projekt og/eller bevilge en budgetudvidelse/et projektbudget på op til kr. Den projektansvarlige/initiativtageren til et nyt projekt skal overfor formandskabet beskrive budgetudvidelsen/projektet og de enkelte budgetposter og begrunde, hvorfor det ikke kan afvente næste kredsbestyrelsesmøde. Bevilges budgetudvidelsen/projektet har den projektansvarlige pligt til at orientere kredsbestyrelsen om budgetudvidelsen/projektet på førstkommende kredsbestyrelsesmøde. 9

11 Bilag C Erstatningsansvar Hvad sker der i tilfælde af, at et bestyrelsesmedlem eller en ansat begår en ansvarspådragende fejl, som medfører et økonomisk tab for den forurettede part? Det kan fx dreje sig om fejlagtig rådgivning eller en overskreden frist. Principielt bærer Danske Kreds ansvaret for kredsbestyrelsen og de Danske Bank-ansatte i sekretariatet. Finansforbundet bærer umiddelbart ansvaret for medarbejdere ansat i Finansforbundet og som er helt eller delvist udstationeret til at arbejde i Danske Kreds. Vedrørende behandling af klager og udbetaling af erstatning følger Danske Kreds de til enhver tid gældende regler i Finansforbundet, som kan findes på Finansforbundets hjemmeside - klageinstans 10

12 Bilag D Besættelse af diverse poster og faste projekter Næstformand (1 el. 2) Carsten Eilertsen HB-medlemmer (3) Politisk ansvarlig for BOV Politisk ansvarlig for kompetence Politisk ansvarlig for Arbejdsliv og Karriere Politisk ansvarlig for MOF Politisk ansvarlig for SFR Politisk ansvarlig for Pension Politisk ansvarlig for Løn og Job Politisk ansvarlig for jobvurdering (2) Politisk sekretær Politisk OK- og sagskoordinator Politisk ansvarlig for Forhandling Formanden har denne funktion Danske Unions-medlemmer (3) Formandskabet og politisk ansvarlig for SFR SU-medlemmer (6) Formandskabet besætter de første pladser. De øvrige pladser besættes af kredsbestyrelsesmedlemmer med aftalte politiske ansvarsfunktioner (politisk sekretær, politisk OK- og sagskoordinator, politisk ansvarlig for Arbejdsliv og Karriere og politisk ansvarlig for Kompetence). EWC-medlemmer (4) Formandskabet besætter de første pladser. De øvrige pladser besættes af kredsbestyrelsesmedlemmer med aftalte politiske ansvarsfunktioner (politisk ansvarlige for henholdsvis SFR, Arbejdsliv og Karriere og Kompetence). Økonomiansvarlig Diverse eksterne repræsentationer Steen Lund Olsen Knud Grøngaard René Holm Christian Hansen Kirsten Guntofte Susanne Arboe Sanne Lauridsen Peter Gaardsdal Sørensen René Holm Gerner Svendsen Dorte Bielefeldt Gerner Svendsen Peter Gaardsdal Sørensen Kirsten Ebbe Brich Steen Lund Olsen Steen Lund Olsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørensen Steen Lund Olsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørensen Susanne Arboe Kirsten Guntofte Kirsten Ebbe Brich Steen Lund Olsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørensen Susanne Arboe Dorte Bielefeldt Faste projekter TM-seminar 2014 Udviklingssamtalen 2014 Hvervning Dorte Bielefeldt Medlemsmøder 2014 OTM møder/seminar 2014 TM valg 2013 AMR valg 2013 Indflydelse på spørgsmål i MU (herunder APV-spørgsmål) Stressstatistikker og trivselsbarometer fra FF Susanne Arboe Sanne Lauridsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørense Steen Lund Olsen Sanne Lauridsen Kirsten Ebbe Brich Carsten Eilertsen 11

13 Udpegning til Finansforbundets IT-klub Finansforbundets IT-klub (1) Udpegning til Koncernens Arbejdsmiljøudvalg Koncernens Arbejdsmiljøudvalg (1 + 1 suppleant) den politisk ansvarlige for Arbejdsliv og Karriere og den politisk ansvarlige for BOV som suppleant Sanne Lauridsen Susanne Arboe Christian Hansen (suppleant) Fælles udvalg med koncernen Danske Kompetence (politisk ansvarlige for Kompetence, BOV og A&K) Fælles Jobvurderingsudvalg (politisk ansvarlig for løn og job og jobvurderingsperson samt en repræsentant for formandskabet) Fælles pensionsudvalg Politisk ansvarlige for pension og løn og job Inkluderer også Førtidspensionskassen for medarbejdere i Rødt tilsagn og kunderåd i Danica (2) Kirsten Guntofte Susanne Arboe Christian Hansen Gerner Svendsen Dorte Bielefeldt Carsten Eilertsen René Holm Gerner Svendsen Udpegning af fondsbestyrelsesmedlemmer Danske Kreds Jubilæumsfond Danske Kreds Jubilæumsfond (3) formanden for Danske Kreds skal deltage Steen Lund Olsen Sanne Lauridsen Dorte Bielefeldt Udpeget blandt medlemmerne: Søren Dankelev og Kirsten Kongsted Danske Banks Velfærdsfond af 1993 Danske Banks Velfærdsfond af 1993 (2) formanden for Danske Kreds skal deltage Steen Lund Olsen Christian Hansen Udpegning af bestyrelsesmedlem og suppleant til Danske Banks Pensionskasse for førtidspensionister Danske Banks Pensionskasse for Steen Lund Olsen førtidspensionister formanden for Danske Kreds Misbrugskorps Misbrugskorps (2 fra kredsbestyrelsen) Kirsten Ebbe Brich og Dorte Bielefeldt er udpeget hvis misbrugskopset fortsætter 12

14 Bikubens Personaleforening: Kredsbestyrelsen udpeger hvert år bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisorer til Bikubens Personaleforening. Udpegningen sker jfr. vedtægten for Bikubens Personaleforening 6 og 8. Udpegningen kan ske både blandt kredsbestyrelsesmedlemmer og andre interessenter. Udpegning af revisor vil altid være de generalforsamlingsvalgte revisorer for Danske Kreds. Bikubens Personaleforening Knud Grøngaard Hans Erik Rasmussen Anne Marie Mathiesen Ib Rene Holm Torben Pedersen Mona Beyer (suppleant) Dorte Bielefeldt (suppleant) Godkendelse af principper for udpegning af delegerede (reguleret i Danske Kreds vedtægter) Landsmøde: Der udpeges efter følgende principper: 1. Bestyrelsen minus HB medlemmer 2. Suppleanter til bestyrelsen 3. Medlemmer af repræsentantskabet 4. OTM og til sidst TM her står sekretariatet for at spørge først blandt OTM og hvis nødvendigt blandt TM. Først-til-mølle princippet gælder. Er der afbud fra OTM for området, opfordres til at man tager en TM fra området / regionen således, at området / regionen bliver repræsenteret. Repræsentantskab: Der udpeges efter følgende principper: 1. Bestyrelsen minus HB medlemmer 2. Suppleanter til bestyrelsen De resterende vælges af og blandt OTM ved det første møde efter generalforsamlingen eller ved en elektronisk afstemning efter bestyrelsens vurdering. Valget gælder fra 1/7 det år valget foretages til 30/6 året efter 13

15 Bilag E Regler og rammer for udgifter Danske Kreds bestyrelse Arrangement Bemærkninger Beløb Jubilæer 25 & 40 års Gave. Kr ,- Kredsbestyrelsesmedlemmet kan vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle inviteres med) eller en reception der afholdes i kredsens lokaler. Koncernens jubilæumsarrangement indgår i kredsens arrangement. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Runde fødselsdage 50 & 60 Gave Kr ,- Bryllup & sølvbryllup Gave Kr ,- Længerevarende sygdom/hospital Afskedsgave bestyrelsen Mastercard Tivolikort Uddannelse/kurser/ Konferencer Internetabonnement Mobiltelefoner Buket Kr. 300,- Pr. år inkl. afgangsår. Kredsbestyrelsesmedlemmet kan vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle til det afgående kredsbestyrelsesmedlem inviteres med), en reception eller deltagelse i kredsens årlige sociale arrangement. Formanden og kredsens økonomiansvarlige kan træffe andre beslutninger, der ikke medfører øgede udgifter for kredsen for eksempel hvis flere afgående bestyrelsesmedlemmer slår sig sammen om reception eller middag. Alle bestyrelsesmedlemmer udstyres med et Mastercard, til betaling af udlæg i kredsens tjeneste. Alle i bestyrelsen kan få et Tivolikort. Alle ansøgninger om kurser, temadage eller seminarer skal bevilges af formandskabet (bilag I) Bestyrelsesmedlemmer med en Danske Bank bærbar PC med mulighed for adgang til bankens netværk hjemmefra får refunderet op til kr. 250 pr. måned til internetabonnement. Alle bestyrelsesmedlemmer udstyres med en mobiltelefon. Private samtaler til og fra udlandet betales af bestyrelsesmedlemmet selv (dog ikke hvis foretaget i forbindelse med tjenesterejse). Kr. 500,- Økonomiudvalget fastsætter beløb. 14

16 Transport Fortæring Ved bestyrelsesmedlemmets fratræden kan mobiltelefonen inkl. abonnementet (inkl. sim-kort) overtages af det fratrædende medlem for kr Kredsen følger Finansforbundets regler. (bilag J). Fortæring i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende refunderes efter regning med deltagers navne samt anledning på bilag. Hvis overnatning i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende sker ved privat indlogering, kan der udbetales diæter efter skatterådets regler (2009: kr. 195,- pr. døgn). Hvis bespisning i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende sker privat, kan der udbetales diæter efter skatterådets regler (2009: kr. 455,- pr. døgn). (Beløbet reguleres nedadgående såfremt der indgår forudbetalt forplejning i arrangementet). Et døgn defineres fra kl. 15 til kl. 15. Møder flere dage Hotel Taske/mappe/kuffert Avis Edb-kaskoforsikring Forsikring ved rejser i udlandet P-afgifter PC og printer Ordningen kan maksimalt bruges i 12 måneder. Bestyrelsesmedlemmer kan i forbindelse med møder flere dage i træk få refunderet biograf-/ teaterbilletter og billetter til koncerter og udstillinger og lignende. Kredsen følger koncernens rabat ordning. Refunderes efter regning. Bestyrelsesmedlemmer kan købe taske/mappe/kuffert for max. kr ,- pr. valgperiode. Bestyrelsesmedlemmer kan tegne et abonnement på avis efter eget ønske Koncernens indboforsikring dækker alt på kontoret. Alle der får lønseddel fra koncernen er omfattet af koncernens rejseforsikring. P-afgifter honoreres mod kvittering. Kredsbestyrelsesmedlemmer modtager ved første valg en bærbar PC fra Danske Bank. Hvis kredsbestyrelsesmedlemmet har behov for at kunne printe eksternt fra bærbar PC, kan der indkøbes en printer efter aftale med kontorlederen. Kredsbestyrelsesmedlemmer kan 15

17 Tabletcomputere og tilhørende hardware benytte MasterCard eller få refunderet udgifter til toner til arbejdsmæssig brug. Bestyrelsesmedlemmer og ansatte kan efter behov udstyres med en tabletcomputer og evt. ekstra hardware til arbejdsmæssig brug. Hvis tabletcomputeren benyttes privat, betaler brugeren selv for den merudgift det medfører ift. det af Danske Kreds tegnede abonnement. Ved fratræden fra kredsen kan det fratrædende bestyrelsesmedlem/ansatte overtage tabletcomputeren. Er tabletcomputeren mindre end 3 år gammel på fratrædelsestidspunktet, kan bestyrelsesmedlemmet overtage tabletcomputeren (inkl. dataabonnement med tilhørende sim-kort) og inkl. ekstra hardware. Overtagelsesprisen fastsættes ift. tablet/hardwares alder: Mellem 0 og 1 år: 2/3 af anskaffelsesprisen Mellem 1 og 2 år: 1/3 af anskaffelsesprisen Mellem 2 og 3 år: 500 kr. totalt (dog maks. 1/3 af anskaffelsesprisen) Mere end 3 år: 100 kr. totalt Anskaffer kredsen nye tabletcomputere/hardware kan bestyrelsesmedlemmerne overtage de gamle tabletcomputere/hardware for 100 kr. totalt Børnepasning Eksterne receptioner Danske Kreds følger Finansforbundets regler (bilag J). Gaver til receptioner som Danske Kreds er indbudt til kan gives efter forud godkendelse af formandskabet. Der gives ikke gaver til receptioner hvor invitationen er sendt personligt til bestyrelsesmedlemmer eller ansatte i Danske Kreds Ved tvivlsspørgsmål kontaktes formandskabet. Udgifter, som afholdes af kredsbestyrelsesmedlemmer, men som ikke er nævnt i ovenstående gennemgang, kan som udgangspunkt ikke refunderes af Kredsen. Formandskabet kan i særlige tilfælde dispensere herfra. 16

18 Bilag F Regler og rammer for udgifter Områdetillidsmænd og Tillidsmænd Arrangement Bemærkninger Beløb 25 & 40 års jubilæum Der udsendes en gave fra kredsen. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Tillidsmandsmøder Mødet afholdes så vidt muligt i Koncernens egne lokaler. Bespisning holdes indenfor en ramme på kr. 325,-. Lokaleleje indenfor en ramme på kr. 175,- pr. person Hvis mødet opgøres som dagsmøde skal dagsmødeprisen holdes inden for en ramme på kr. 500,- pr. person Overnatning dækkes kun efter særskilt aftale med kontorlederen. Blanketten udgiftsbilag (findes på kredsens hjemmeside og Finansnet) SKAL altid benyttes. Blanketten påføres alle udgifter også kantineudgifter som trækkes på kredsens konto Blanketten skal påføres deltagernavne og skal vedlægges kvitteringer. Delegeretmøder v. generalforsamling Transport Børnepasning Afgående tillidsvalgte Brug af telefon Lokale tillidsmandsseminarer Aftales via med kontorlederen senest 5 uger før generalforsamlingen. Følger Finansforbundets regler (bilag J). Flyrejser godkendes kun i særlige tilfælde og skal aftales forudgående medkontorlederen. Danske Kreds følger Finansforbundets regler (bilag J). Afgåede tillidsmænd modtager gave fra kredsen. Arbejdsmiljørepræsentanter såfremt de kun har en rolle. Hvis OTM/TM i perioder har haft et ekstraordinært behov for brug af telefon, der ikke kan dækkes af telefonen på arbejdspladsen, kan der indgås aftale med kredsen om refusion efter regning. Grupper af OTM/TM, der har behov for at afholde seminarer eller lignende, hvori der er fagligt indhold, f.eks. Økonomiudvalget fastsætter beløb. 17

19 samarbejdsvanskeligheder, organisationsændringer, geografiske ændringer samt faglig opkvalificering, har mulighed herfor. Det er påkrævet, at der er deltagelse fra Kredsbestyrelsen. Varigheden af seminaret må maksimalt være to dage med en overnatning og der kan makismalt godkendes et seminar årligt. For bevilling skal ansøgningsskemaet på Finansnet indsendes til kontorlederen, der vil se på godkendelse af ansøgningen evt. i samråd med den politisk ansvarlige for MOF og/eller kontaktpersonerne for området. Ansøgningsskemaet bedes udfyldt med formål, behov, fagligt indhold og budget over udgifterne. Skemaet indsendes til R3908. Aftaler og evaluering Alle aftaler med arrangører og samarbejdspartnere går via kredsens sekretariat eller i samarbejde med sekretariatet. Der skal efter seminarets afholdelse indsendes skriftlig evaluering til Danske Kreds R3908. Medlemsmøder Tillidsmænd kan efter behov arrangere lokale medlemsmøder. Møderne sker på tillidsmandens initiativ og med tillidsmanden som arrangør. Mødet skal have et fagpolitisk indhold og relevant(e) kredsbestyrelsesmedlemmer skal inviteres. Økonomi Bespisning: max 325,- kr. pr. deltagende medlem Foredragsholder: max 100,- kr. pr. deltagende medlem Der kan inviteres en dyrere foredragsholder, hvis bespisningsprisen er tilsvarende lavere. Sekretariatet i Danske Kreds skal inddrages i forbindelse med: Bestilling af lokaler og forplejning, hvis ikke mødet kan holdes i koncernens lokaler. Bestilling af foredragsholder samt godkendelse og underskrivelse af kontrakter 18

20 Godkendelser Lokale medlemsmøder (dog ikke korte orienteringsmøder) skal godkendes af tillidsmandens kontaktperson(er) i kredsbestyrelsen. Er der udgifter forbundet med medlemsmødet skal det tillige godkendes af kontorlederen. Hvervemøder og andre særlige medlemsmøder skal derudover godkendes af formandskabet. For alle medlemsmøder med udgifter skal ansøgningsskema (findes på Finansnet) udfyldes og indsendes til Danske Kreds R3908 i god tid før forventet afholdelse af medlemsmødet. Kredsens udgiftsbilag (findes på Finansnet) SKAL altid benyttes. Blanketten påføres alle udgifter også kantineudgifter som trækkes på kredsens konto Blanketten skal påføres deltagernavne og skal vedlægges kvitteringer. Retningslinjer for lokale medlemsmøder er yderligere beskrevet på Finansnet. Ved tvivlspørgsmål kontaktes kontorlederen i Danske Kreds. 19

21 Bilag G Regler og rammer for udgifter Medlemmer Arrangement Bemærkninger Beløb 25 & 40 års jubilæum Der udsendes gave fra kredsen. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Transport Medlemmer der ønsker at deltage i kredsens generalforsamling, får refusion af transportudgifter som tillidsvalgte og delegerede, men kørselsgodtgørelse i egen bil er skattepligtig og indberettes til SKAT som B-indkomst. 20

22 Bilag H Regler og rammer for udgifter Sekretariatets medarbejdere Arrangement Bemærkninger Beløb Transport Transportudgifter i forbindelse med deltagelse i arbejdsmæssige aktiviteter udenfor kredskontoret afholdes af Kredsen / Finansforbundet, på samme måde som for kredsbestyrelsesmedlemmer. Fortæring Tivolikort Mastercard Mobiltelefoner Internetabonnement Børns pleje / pasning Fortæring i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende efter regning med deltagers navne samt anledning på bilag. Alle ansatte kan få et Tivolikort. Sekretariatets medarbejdere udstyres efter behov og godkendelse af kontorlederen med et Mastercard, til betaling af udlæg i kredsens tjeneste. Finansforbundet udstyrer udstationerede konsulenter, politisk koordinator og kontorleder med mobiltelefon. Danske Kreds sørger for opkobling til bankens system. Danske Kreds udstyrer øvrige konsulenter med en mobiltelefon. Private samtaler til og fra udlandet betales af medarbejderen selv (dog ikke hvis foretaget i forbindelse med tjenesterejse). Ved medarbejderens fratræden kan mobiltelefonen (inkl. abonnement med tilhørende simkort), hvis den er stillet til rådighed af Danske Kreds, overtages for kr Kontorleder og politisk koordinator med en Danske Bank bærbar PC med mulighed for adgang til bankens netværk hjemmefra får refunderet op til kr. 250 pr. måned til internetabonnement. I tilfælde, hvor ansatte deltager i arbejdsmæssige rejser eller arrangementer, der strækker sig ud over normal arbejdstid yder Danske 21

23 Kreds betaling for børns pleje / pasning, hvis det ikke er muligt at få barnet passet af den nærmeste familie. Regler og satser følger Finansforbundets regler (bilag J). Bilag I Kurser og seminarer/konferencer for bestyrelsesmedlemmer Alle ansøgninger om kurser, temadage eller seminarer, som Danske Kreds betaler, skal bevilges af formandskabet. Formandskabet er med til at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne får et kvalificeret efteruddannelsestilbud, således at de matcher ledelsens repræsentanter, og får den kompetenceudvikling, der skal til, for at være attraktive på arbejdsmarkedet. Bestyrelsesmedlemmer ansøger formandskabet skriftligt. Ansøgningen skal indeholde Kursus- /uddannelsesnavn, indhold og arrangør Pris Afholdelsessted og tidspunkt Formål med deltagelse 22

24 Bilag J Regler for rejseudgifter og børns pleje Danske Kreds følger Finansforbundets regler (jf. håndbog for kredskasserere). Herunder de væsentligste elementer. De nuværende refusionsregler for rejseudgifter Hovedformålet med at refundere rejseudgifter i kredsene er at dække den del af udgifterne, der hovedsageligt påvirkes af kredsenes forskellige geografiske udbredelse, og som ikke alene afhænger af kredsens medlemstal. De nuværende refusionsregler omfatter: Kredsbestyrelsen, som får refusion af udgifter til rejser med tog, fly, kørsel i egen bil efter Ligningsrådets satser og brug af taxa i nødvendigt omfang. Der refunderes for rejser i forbindelse med bestyrelsesmøder, møder i de politiske ansvarsområder, møder, kurser og seminarer for bestyrelsen, møder, kurser og seminarer for tillidsvalgte, møder med andre organisationer, medlemsmøder og alle andre opgaver på kredsens kontor. Bestyrelsen er omfattet af skattelovens 60 dages regel om skattefri kørselsgodtgørelse. Det betyder at honorering af kørsel i egen bil til kredsens kontor ud over 60 dage inden for en periode på 12 måneder, er skattepligtig og skal beskattes med fradrag af skat og AMbidrag. Al afregning af kørselsgodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer i egen bil sker via Bluegarden. Afregning vil ske mindst en gang om måneden. Øvrig transport i egen bil til aktiviteter udenfor kontoret honoreres fortsat skattefrit. Tillidsvalgte, eksempelvis tillidsmænd, områdetillidsmænd eller arbejdsmiljørepræsentanter, får refusion af udgifter til rejser med tog. Kørsel i egen bil efter Ligningsrådets satser, når tog ikke kan benyttes, eller når samkørsel giver lavere omkostninger. Der refunderes for rejser i forbindelse med møder, kurser og seminarer for tillidsvalgte, medlemsmøder, kredsens generalforsamling. Der refunderes skattefrit uden indberetning til SKAT for tillidsvalgte til møder og generalforsamling. Der refunderes skattefrit med indberetning til SKAT for tillidsvalgte til kurser og seminarer. Til medlemmer ydes der alene refusion af transportudgifter ved deltagelse i Danske Kreds generalforsamling. Medlemmers kørsel i egen bil til generalforsamling er skattepligtig B- indkomst og indberettes til SKAT. (Dette er via Finansforbundet kommet til vores kendskab, så det er gældende fra 1. juli 2011) Anmodning om refusion skal ske senest 30 dage efter begivenhedens afholdelse. Anmodning om refusion sker ved indsendelse af udgiftsbilag til Danske Kreds med original underskrift. 23

25 Børns pleje Finansforbundet yder efter aftale med sekretariatet betaling for børns pleje, hvis det ikke er muligt at få barnet passet af ægtefællen. Satserne for børnepleje reguleres løbende efter gældende satser i Finansforbundet. Der er tale om en skattepligtig indkomst, og modtagerens navn, adresse og personnummer skal oplyses. Beløbet udbetales og indberettes til SKAT som B-indkomst.. Reglerne er godkendt i Budget- og Finansudvalget i Finansforbundet, den 22. oktober 1998 og senere. 24

26 Bilag K Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen om lønvilkår m.v. for medarbejdere i Danske Kreds bestyrelse Aftalen Hvervene som bestyrelsesmedlem i Danske Kreds er som andre job i Koncernen jobvurderet og indplaceret på følgende niveauer Formand Niveau 10 Næstformand Niveau 8 Bestyrelsesmedlem Niveau 6 Tillæg Det individuelle tillæg er politisk fastsat til 10 %. Løn i alt Den samlede løn udgør pr. 1. april 2012: Niveau Grundløn Individuelt Samlet løn tillæg 10 % Formand , ,70 Næstformand , ,50 Bestyrelsesmedlem , ,30 Lønningerne reguleres med samme procentsats som lønningerne i Danske Bank koncernen. Indplacering Den samlede løn kan dog ikke være lavere end den løn som bestyrelsesmedlemmet havde før indtræden i bestyrelsen. Differencen indgår som et specielt tillæg, Overarbejde/merarbejde Bestyrelsesmedlemmer har selvstændig arbejdstilrettelæggelse, hvorfor der uanset jobniveau - ikke honoreres for merarbejde, ligesom timebanken ikke finder anvendelse for medlemmer af kredsbestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer har 6 ugers ferie og 5 omsorgsdage. Pensionsbidrag Der betales pensionsbidrag efter bestemmelserne i Virksomhedsoverenskomstens 48. Udtræden af bestyrelsen Når et medlem udtræder af bestyrelsen, sikres der mulighed for at tiltræde andet job i koncernen gennem en oplæring på op til 12 måneder afhængig af den periode den pågældende har været engageret i bestyrelsesarbejdet. Koncernen ser Danske Kreds som et led i et godt og konstruktivt samarbejde. Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer sker naturligt gennem tillidsmandsorganisation, hvor koncernen har tilkendegivet at dette hverv kan ses som en del af en karriereudvikling. En bestyrelsespost i Danske Kreds er derfor naturligt også et led i den personlige og faglige udvikling. 25

27 Koncernen anerkender derfor også at det er en gensidig forpligtelse at finde et nyt job til et bestyrelsesmedlem, når dette ønsker at udtræde af bestyrelsen i Danske Kreds eller ikke opnår genvalg. Der er derfor aftalt følgende retningslinier for placering i et andet job i koncernen. Medlem af bestyrelsen i op til 5 år Den pågældende medarbejder returnerer normalt til det område og den jobfunktion vedkommende bestred før medarbejderen indtrådte i bestyrelsen. Koncern HR formidler kontakten til den stedlige HR-chef/partner, der straks inviterer den pågældende medarbejder til et møde. Der sikres gennem en individuelt tilrettelagt uddannelsesplan, at det faglige niveau bringes ajour. Dette sker gennem jobtræning, kurser og sidemandsoplæring. Koncernen betaler fra centralt hold lønnen i oplæringsperioden, normalt op til 6 måneder, således at området ikke belastes i denne periode. Medlem af bestyrelsen i over 5 år Bestyrelsesmedlemmer der efter mere end 5 år i bestyrelsen ikke skal fortsætte inviteres umiddelbart efter at bestyrelsesarbejdet ophører til et møde i Koncern HR. Under dette møde drøftes kompetencer faglige og personlige ønsker fra medarbejderens side behovet fra koncernens side Til at hjælpe i afklaringen kan anvendes de værktøjer som koncernen råder over i form af test og værktøjer til kompetenceafklaring og udvikling. Det er væsentligt at begge parter har øje for, at der skal findes en tilfredsstillende løsning, som tilgodeser såvel medarbejderens som koncernens behov. Når det fremtidige mål er fastlagt finder Koncern HR et område, der påtager sig at tilrettelægge en målrettet uddannelsesplan, der sigter mod at medarbejderen kan tiltræde det job, som er målet. Koncernen betaler fra centralt hold lønnen i oplæringsperioden, normalt op til 12 måneder, således at området ikke er belastet i denne periode. Lønforhold I uddannelsesperioden opretholder kredsbestyrelsesmedlemmet uændret løn. Ved tiltrædelse af det nye job indplaceres medarbejderen efter lønmodellen for det nye job. En nedgang i lønnen sker med respekt af virksomhedsoverenskomstens regler om garantier ved jobskifte og regler om nedtrapning, idet uddannelsesperioden indgår som første periode i varslingsperioden. Opsigelse Aftalen træder i kraft 1. april 2012 og kan opsiges med 3 måneders varsel til udløb til en 1. april, dog tidligst 1. april Den 23. april

28 Bilag L Æresmedlemmer i Danske Kreds Kredsen udnævner ikke længere æresmedlemmer. Nuværende æresmedlemmer er udnævnt efter følgende principper: man skal have været kredsbestyrelsesmedlem man skal have udført en særlig indsats for Danske Kreds / medlemmerne Æresmedlemmer oppebærer følgende rettigheder fra Danske Kreds: man får et æresdiplom Danske Kreds betaler medlemskontingentet man inviteres til Danske Kreds generalforsamlinger Æresmedlemmerne er: Rigmor Poulsen John Agerholm Anna-Marie Halvorsen Peter Michaelsen 27

29 Bilag M Samtaler med OTM Forretningsorden for Danske Kreds Samtlige OTM inviteres til en årlig samtale. Samtalerne kan afholdes med den enkelte OTM eller samlet for alle OTM i området, alt afhængig af hvad OTM er ønsker. Det påhviler den/de enkelte kontaktperson/er i kredsbestyrelsen at indkalde OTM til en samtale og at gennemføre samtalerne. Samtaleskemaet medsendes til OTM i mødeindkaldelsen. Samtalerne skal tilbydes OTM umiddelbart efter det konstituerende kredsbestyrelsesmøde og være afholdt inden udgangen af oktober måned. Samtalen kan finde sted i Kredsbestyrelsens lokaler eller i områdetillidsmandens afdeling/område. Samtalen afholdes én gang årligt. Kontaktpersonen udfærdiger referatet, som efterfølgende godkendes af områdetillidsmanden. Det udfærdigede konklusionsreferat sendes med kopi til områdetillidsmanden. Referatet opbevares i OTM samtale mappen på I-drevet. Samtaleskema, som kun skal ses som vejledende og som hjælp til afholdelse af samtalen, findes på Finansnet. 28

30 Bilag N Kredsens projekter og funktioner A. Projekter En stor del af kredsens politiske arbejde foregår i projekter. Der er faste projekter, som vender regelmæssigt tilbage og der er enkeltstående projekter, som har til formål at fremme et bestemt formål eller imødekomme en bestemt udfordring. Start (godkendelse), status og slut (evaluering) i kredsbestyrelsen Alle projekter skal godkendes af kredsbestyrelsen uanset om de er tilbagevendende eller enkeltstående. Når et projekt indstilles til godkendelse i kredsbestyrelsen, skal der være gjort overvejelser om en række forhold. Blandet andet: o Formål o Hvordan projektet skaber værdi for medlemmerne o Hvilke af kredsens strategiske indsatsområder projektet medvirker til at indfri o Start- og slutdato o Økonomiske og tidsmæssige ressourcer forbundet med projektet o Bemanding af projektet Den projektansvarlige har pligt til at holde kredsbestyrelsen orienteret om projektets fremdrift som minimum ved de faste statusser (se herunder), men også løbende ved KB-møder eller via mails, når der er væsentlig udvikling/milepæle/aktiviteter i projektet. Når et projekt afsluttes, skal det evalueres i kredsbestyrelsen. Forud for evalueringen har den/de projektansvarlige gjort sig overvejelser om projektets indfrielse af formålene. Opfølgning og evalueringer og den politiske sekretærs rolle Hvert kvartal følger den politiske sekretær op på projekterne og drøfter den overordnede fremdrift i forhold til strategien med formandskabet. Hvert halve år evaluerer kredsbestyrelsen på, hvordan projekter har medvirket til at indfri kredsens samlede strategi. I første kvartal tages en halvvejs-evaluering og i tredje kvartal i forbindelse med strategiseminaret tages en samlet evaluering. Dette gøres ved, at den politiske sekretær fremlægger en samlet oversigt over afsluttede projekter set i forhold til kredsens samlede strategi og at kredsbestyrelsen på baggrund af denne evaluerer og tager stilling til om der skal sættes ekstra ind i forhold til specifikke strategiske indsatsområder. Kredsens politiske sekretær har et overblik over projekterne og koordinerer løbende statusser og evalueringer i kredsbestyrelsen. Den politiske sekretær kan endvidere bruges som sparring på udvikling af projektet og løbende undervejs i projektet. Sponsor i formandskabet Alle projekter har en sponsor i formandskabet. Sponsoren er projektets forankring i formandskabet og den der kan tage et projekt op overfor ledelsen i Danske Bank. Den projektansvarlige kan endvidere bruge sponsoren til sparring/coaching vedrørende projektet ligesom den projektansvarlige har ansvar for at holde sponsoren orienteret om udviklingen. Bistand fra sekretariatet 29

31 Hvis et projekt har behov for bistand fra sekretariatet skal dette drøftes med den politiske koordinator, der i samråd med kontorlederen og under hensyntagen til kredsbestyrelsens prioriteringer og sekretariatets ressourcer tildeler bistand til projektet. Kontakt til Danske Bank og/eller Finansforbundet Et projekt, der har behov for kontakt til Danske Bank, skal via formandskabet drøftes med banken ved månedsmøde. Her kan der laves aftale om eventuelle kontaktpersoner i Danske Bank, men det er også muligt at ledelsen ikke kan/ønsker at afsætte ressourcer til at bidrage til projektet. Et projekt, der har behov for assistance fra Finansforbundets sekretariat, skal drøftes af den politiske koordinator med kredsservice i Finansforbundet. Her laves der eventuelt aftaler om ressourcepersoner i Finansforbundet, men det er også muligt, at Finansforbundet ikke kan afse ressourcer til projektet. Faste og ad hoc-projekter: samme fremgangsmåde For tilbagevendende (eller faste) projekter gælder samme procedurer, som for enkeltstående (eller ad hoc) projekter. Det vil sige, at de skal beskrives fra bunden, før arbejdet med projektet går i gang. Det betyder for eksempel, at det er den samlede kredsbestyrelse, der tager stilling til de overordnede rammer (herunder formål, værdiskabelse og økonomi) for årets tillidsmandsseminar. Også med hensyn til opfølgning og evaluering følger de tilbagevendende projekter samme proces. B. Kredsbestyrelsens funktioner En anden central del af kredsens politiske arbejde foregår via de funktioner, som kredsbestyrelsen har vedtaget skal varetages. Det er funktioner som politisk ansvarlig for de af Finansforbundet nedsatte ansvarsområder, funktionen som HB-medlem, SUmedlem, næstformand, formand m.fl. Disse funktioner er beskrevet i enten deciderede jobbeskrivelser eller i kortere funktionsbeskrivelser, som findes (pt. under udarbejdelse) på Finansnet. 30