Houlkær Idrætsforening Stiftet 1982

Transkript

1 Houlkær Idrætsforening Stiftet 1982 Vedtægter & Retningslinjer Houlkær Idræts Forening er idræt på tværs af køn, alder, kultur og ambitioner med omsorg for hinanden og fælles engagement! Revideret

2 Indholdsfortegnelse: Indholdsfortegnelse:...2 Vedtægter Navn Formål Medlemmer Kontingent Generalforsamling Bestyrelsen...5 Retningslinjer for Afdelingsudvalg i Houlkær Idrætsforening Formål Sammensætning Valg Opgaver Økonomi Ansvar Bestyrelsens rettigheder

3 Vedtægter 1 Navn Foreningens navn er Houlkær Idrætsforening. Foreningens hjemsted er Viborg Kommune. Foreningen er tilsluttet Viborg Sport (De Samvirkende Idrætsklubber i Viborg), samt forbund og organisationer ud fra de idrætsgrene, der dyrkes inden for foreningen. 2 Formål Foreningens formål er at samle børn og voksne til gode og sunde fritidsinteresser. Dette søges opnået ved a) at fremme interessen for idræt b) at virke for praktiske foranstaltninger, der kan lette og fremme idrætten, samt c) at organisere og iværksætte idrætsaktiviteter 3 Medlemmer Optagelse: Foreningen optager såvel aktive som passive medlemmer. Indmeldelse sker ved henvendelse til bestyrelsen eller en af denne udpegede person. Optagelse af umyndige medlemmer kan kun ske ved skriftligt samtykke fra forældre/værge. Udmeldelse: Udmeldelse af foreningen bør ske skriftligt, men kan af bestyrelsen accepteres på anden måde En udmeldelse kan ikke accepteres før forfaldent kontingent er betalt. Eksklusion: Et medlem kan ekskluderes af foreningen, hvis medlemmet - er i ulovlig kontingentrestance eller anden økonomisk restance til foreningen, eller - har vist dårlig opførsel eller anden handling, der kan skade foreningens anseelse og omdømme, eller - overtræder foreningens love, eller - ikke har rettet sig efter/retter sig efter udpegede lederes anvisninger. 4 Kontingent Kontingentet betales for hver idrætsgren for sig og fastsættes for et år ad gangen af de for idrætsgrenene siddende udvalg. Den andel af kontingentet, der skal tilgå hovedforeningen til den fælles drift, fastsættes på den årlige generalforsamling. For aktive medlemmer opkræves kontingentet sæsonvis forud, mens det for passive medlemmer opkræves helårsvis. Kontingentet skal være betalt senest 14 dage efter forfald

4 5 Generalforsamling Generalforsamlingen har den højeste myndighed i alle foreningens anliggender. Den ordinære generalforsamling finder sted en gang om året inden udgangen af marts måned under ledelse af en af generalforsamlingen valgt dirigent. Indkaldelse til den ordinære generalforsamling finder sted med 14 dages varsel ved annoncering med angivelse af dagsorden. Over det på generalforsamlingen passerede føres en protokol, som underskrives af sekretær, dirigent og formand. På den ordinære generalforsamling skal følgende dagsorden behandles: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse 4. Fremlæggelse af budget for det kommende år 5. Fastsættelse af kontingent til Hovedforeningen 6. Indkomne forslag 7. Valg af a. formand b. næstformand c. kasserer d. 1 bestyrelsessuppleant 8. Godkendelse af afdelingernes repræsentanter og suppleanter til bestyrelsen 9. Valg af 2 revisorer og revisorsuppleanter 10. Eventuelt Ad pkt. 6. Forslag der tilsigter en generalforsamlingsbeslutning skal være bestyrelsen i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen. Ad pkt. 7. Valg. Formand, næstformand og kasserer vælges for en 2-årig periode, således at formanden afgår på lige årstal og de to andre på ulige årstal. Revisorer og revisorsuppleanter vælges for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Alle afgørelser sker ved simpelt flertal. Skriftlig afstemning benyttes, hvis et medlem ønsker det. Ingen beslutning, der tilsigter foreningens opløsning eller forandring i dens vedtægter kan finde sted uden at der er mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer til stede og deraf mindst 2/3 stemmer for

5 Er én af disse betingelser ikke til stede, men forslaget dog vedtages med simpel majoritet, indkaldes der til en ekstraordinær generalforsamling senest 14 dage efter den førnævnte, hvor samme forslag kan vedtages med simpel majoritet. Ekstraordinær generalforsamling kan finde sted, når bestyrelsen finder det påkrævet, eller når det skriftligt forlanges af mindst 1/5 af foreningens stemmeberettigede medlemmer. Indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling indvarsles senest 14 dage efter anmodning med samme varsel som til den ordinære generalforsamling. Der kan stemmes ved behørig fuldmagt af et andet stemmeberettiget medlem. Alle medlemmer over 16 år er stemmeberettigede. Alle medlemmer over 18 år er valgbare. Dog skal foreningen formand og kasserer være fyldt 20 år. 6 Bestyrelsen Bestyrelsen repræsenterer foreningen udadtil, forvalter dens midler og koordinerer den daglige drift. Bestyrelsen træffer afgørelse i alle forekommende spørgsmål, herunder dispositioner om fast ejendom. Foreningen tegnes udadtil af formand, næstformand, kasserer og mindst ét yderligere bestyrelsesmedlem i forening, også vedrørende dokumenter om lån i, samt køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Tegningen binder alene foreningen og ikke bestyrelsesmedlemmerne personligt. Bestyrelsen skal sørge for at der nedsættes et udvalg for hver idrætsgren. Disse udvalg er ansvarlige for den daglige drift af idrætsgrenen. Det er udvalgene der disponerer over kontingentet (fratrukket beløbet til fælles omkostninger). Udvalgene får hermed det økonomiske ansvar - dog stadig under ansvar over for bestyrelsen. Hvert udvalg for idrætsgrenene skal udpege en repræsentant samt en personlig suppleant til bestyrelsen. Disse skal være medlemmer af idrætsforeningen. Bestyrelsen har myndighed til at nedsætte andre udvalg og kan frit vælge om den skal være repræsenteret i disse. Bestyrelsen bemyndiges og er forpligtet til at udarbejde konkrete retningslinier for etablering af udvalgene, disses sammensætning og virke samt udpegning af repræsentant og suppleant til bestyrelsen. Hvis en udpeget repræsentant får forfald i utide, indtræder pågældendes suppleant. Bestyrelsesmøder afholdes så ofte, det findes påkrævet - dog mindst én gang i kvartalet. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede til et indkaldt møde. Alle afgørelser sker ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende

6 Over møderne føres protokol, som underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen udpeger foreningens repræsentanter til HoulkærHallens repræsentantskab. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Kassereren fører regnskabet og fremlægger dette i revideret stand til godkendelse på den ordinære generalforsamling. Regnskabet skal til enhver tid være tilgængeligt for bestyrelsen og revisorer. Alle formueeffekter, som foreningen ejer, skal så vidt muligt lyde på foreningens navn, og der kan ikke disponeres over disse midler uden kassererens underskrift. I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til idrætslige formål gennem Viborg Sport (De Samvirkende Idrætsklubber i Viborg). Vedtaget på den stiftende generalforsamling den 30. marts Ændringer vedtaget på ekstraordinære generalforsamlinger den 6. april 1983, den 16. april 1985, den 27. februar 1992, den 21. marts 2001,den 24. marts 2003 og den 31. marts Retningslinjer for Afdelingsudvalg i Houlkær Idrætsforening Disse retningslinjer er udarbejdet af HIF s bestyrelse i henhold til vedtægterne og gælder fra kalenderåret Formål Hver afdeling/idrætsgren ledes sportsligt og økonomisk af et udvalg, som er ansvarlig over for HIF s bestyrelse. 2 Sammensætning Udvalget skal bestå af mindst 4 personer, som vælges af medlemmerne i den pågældende afdeling. Hver afdeling stiller - efter valg - forslag om 1 repræsentant og 1 suppleant til bestyrelsen. Udvalget skal konstituere sig som følger: formand, sekretær, økonomiansvarlig, andre medlemmer. Posten som formand, sekretær og økonomiansvarlig kan ikke være sammenfaldende. Andre relevante udvalgsmedlemmer kan være: pr-ansvarlig, forældre- repræsentant, spillerrepræsentant, sponsoransvarlig - 6 -

7 3 Valg Udvalgsmedlemmer, repræsentant og suppleant til bestyrelsen vælges for et år ad gangen, og alle er på valg hvert år. Valget skal afholdes således, at udvalget kan konstituere sig inden udgangen af februar. Valget skal annonceres i HoulkærNyt (klubbladet), på foreningens hjemmeside og ved opslag i HoulkærHallen senest 14 dage forinden. Valgret har medlemmer af den pågældende afdeling som er fyldt 16 år, samt 1 forældre pr. medlem Vælges kan forældre til børnemedlemmer (under 16 år) og medlemmer af HIF, som er fyldt 16 år. Formand og økonomiansvarlig skal være fyldt 18 år. Valgets resultat skal meddeles bestyrelsen mindst 7 dage før generalforsamlingen 4 Opgaver Udvalget er pålagt følgende opgaver: 1. Organisering af udvalgsarbejdet 2. Varetagelse af den sportslige ledelse, som omfatter i. -rekruttering og uddannelse af ledere og trænere, ii. -planlægning af stævner og turneringer iii. -planlægning og afvikling af træning og kampe/stævner iv. -medlemspleje 2. Gøre en aktiv indsats for at skaffe sponsor- og reklameindtægter til foreningen. Arbejdet skal udføres sammen med klubbens sponsorudvalg. 3. Deltage i en effektiv medlemsregistrering (evt. ved den økonomiansvarlige) 4. Fastsætte kontingenter, udarbejde budgetter og aflægge regnskab. 5. Forvalte udvalgets økonomiske forhold inden for rammerne af det vedtagne årsbudget. 6. Afholde udvalgsmøder efter behov, dog mindst 4 gange årligt. 7. Udarbejde referater af møder, hvoraf 1 eksemplar arkiveres i klubhuset og 1 eksemplar sendes til HIF s bestyrelse ved formanden. 8. Udarbejde aktivitetskalender for sæsonen. 9. Gennem sit virke gøre en aktiv indsats for foreningen som helhed. 10. Disciplinære sanktionsmuligheder: - indstilling til bestyrelsen af eksklusion efter vedtægtens 3, - kompetence til midlertidig udelukkelse (højst i 6 uger), helt eller delvist. Bestyrelsen ved formanden skal straks orienteres

8 5 Økonomi Afdelingerne er økonomisk selvstændige og råder således over kontingentindtægterne, ligesom over-/underskud akkumuleres i den enkelte afdeling efter aftale med bestyrelsen. Sponsorindtægter tilfalder den enkelte afdeling, bortset fra skiltereklamer i Hallen som tilfalder foreningen i sin helhed. Det økonomiske selvstyre skal ske ansvarsbevidst inden for lovgivningens og vedtægternes rammer og formål. Afdelingerne skal udarbejde budget for det følgende kalenderår og forelægge dette til godkendelse i bestyrelsen senest den 1. februar. De nødvendige oplysninger for at udarbejde budgettet, så som priser for halleje og afdelingens kontingent til foreningen tilgår udvalgene senest den 15. januar. Oplysningerne er vejledende og bygger på bestyrelsens bedste skøn for det kommende år. Ansøgning om offentlige midler skal altid ske gennem bestyrelsen. Alle indkøb i foreningens navn skal ske med rekvisition, der attesteres af den økonomiansvarlige. Kun regninger med den økonomiansvarliges underskrift betales. 6 Ansvar Udvalget er direkte ansvarligt over for bestyrelsen. Handlinger og beslutninger, der efter bestyrelsens opfattelse er i strid med foreningens formål, vedtægter og interesser kan omstødes af foreningens bestyrelse. Aktiviteter uden for foreningens normale virkefelt skal forelægges bestyrelsen til godkendelse. 7 Bestyrelsens rettigheder Hvis der ikke nedsættes et lovligt udvalg rettidigt, kan bestyrelsen udpege et udvalg blandt medlemmer i den pågældende afdeling. Bestyrelsen kan - hvis et udvalg ikke løser sine opgaver eller administrerer sin økonomi efter foreningen formål, vedtægter og interesser - sætte udvalget under administration