Til Kulturministeriets statsinstitutioner 19. januar 2010

Transkript

1 NOTAT Til Kulturministeriets statsinstitutioner 19. januar 2010 Økonomistyrelsens vejledning om årsrapporten 2009 Problemstilling Dette notat indeholder departementets kommentarer og råd om, hvordan Kulturministeriets institutioner skal forstå og anvende Økonomistyrelsens vejledning om årsrapporten 2009 af 18. december Link til Økonomistyrelsens vejledning, klik her! Baggrund I forhold til vejledningen for årsrapport 2008 er der primært ændringer i beretnings- og målrapporteringsdelen. Formålet med dette notat er at give departementets kommentarer til Økonomistyrelsens vejledning, Notatet bidrager til at skære opgaven med udarbejdelse af årsrapporten til. Økonomistyrelsens krav fortolkes (hvad skal man have med i rapporten for at leve op til kravene i vejledningen) samtidig med, at departementet for nogle institutioners vedkommende i lighed med de seneste år tilføjer få supplerende krav (eksempelvis aktivitetsoplysninger). Beretningen (vejledningens kapitel 2 årsrapportens kapitel 1) Afsnit 2.1 Præsentation af virksomheden Afsnittet forfattes helst kort og præcist og skal indeholde: Hvad hedder institutionen, og hvilket ministerium hører den under Hvad er institutionens mission og vision Hvilke hovedopgaver har institutionen (finanslovens specifikation af opgaver) Henvisning til institutionens resultatkontrakt Oversigt over hvilke hovedkonti årsrapporten aflægges for Afsnit 2.2 Årets faglige resultater I dette afsnit har Økonomistyrelsen ændret markant i forhold til årsrapporterne for 2007 og Således skal institutionen nu give en kort faglig beretning (ca. en side), hvor der i bred forstand redegøres for årets resultater. Der kan eventuelt inddrages oplysninger fra målrapporteringen eller afsnittet med ressourcefordeling på opgaveniveau, men det er ikke et krav. NB: Afsnittet om faglige resultater vedrører kun driftsvirksomhed. Det faglige resultat for tilskudsordninger eller lignende skal beskrives i bilag 4 til årsrapporten. Afsnit 2.3 Årets økonomiske resultat J.Nr

2 Side 2 Dette afsnit anvendes til en kort sammenfatning af årets økonomiske resultat De fire figurer, der var med i årsrapporterne for 2007 og 2008, er ikke længere en del af årsrapporten. Til gengæld skal der udfyldes en tabel med økonomiske hoved- og nøgletal. Tallene, der skal indgå i tabellen, vil i videst mulige omfang være automatiserede i årstabellerne. Tabellen dækker årene , så i nogle tilfælde vil der være behov for at hente oplysninger fra de seneste to års årsrapporter. I tabelskabelonen i årstabellerne har departementet fjernet linien - Heraf eksterne indtægter under Ordinære driftsindtægter og tilføjet linjen - Heraf forbrugsomkostninger under Ordinære driftsomkostninger. Dette er gjort for at give et fuldstændigt billede af de ordinære driftsindtægter og omkostninger i tabellen med hoved- og nøgletal. Tabellen med økonomiske hoved- og nøgletal skal kort kommenteres, og det samlede økonomiske resultat skal vurderes. Herunder skal følgende indgå: Hvordan er det økonomiske resultat opnået, og hvilke væsentlige begivenheder har haft indflydelse herpå? Var det økonomiske resultat som forventet (se afsnit om forventninger til kommende år i 2008-årsrapporten)? Hvilke forventninger er der til det kommende år? Bilaget med økonomiske nøgletal udgår også af årets årsrapport. I stedet for indgår der forskellige nøgletal i beretningens økonomitabel. Disse nøgletal skal også kommenteres og vurderes som et led i den samlede vurdering af årets økonomiske resultat. Nøgletallene, der skal kommenteres, er: Udnyttelsesgrad af lånerammen, negativ udsvingsrate, overskudsgrad, bevillingsandel, årsværkspris og personaleomkostningsandel. De to sidstnævnte nøgletal afløser den obligatoriske note til resultatopgørelsen om personaleoplysninger. Antallet af årsværk omfatter alle institutionens årsværk også dem, der finansieres ved tilskudsmidler. Tallet findes eventuelt ved at dividere det totale timeantal ved institution med årsværksnormen, der er timer. Husk at de egentlige regnskabsmæssige forklaringer hører til i regnskabsafsnittet og ikke i dette afsnit. Afsnit 2.4 Opgaver og ressourcer Afsnittets omdrejningspunkt er en tabel, der beskriver det økonomiske resultat fordelt på institutionens opgaver (disse fremgår af finanslovens tabel 5 og 6). Tabellen skal vise indtægtsført bevilling, øvrige indtægter og det overførte overskud/den reserverede bevilling fordelt på de enkelte opgaver. Afsnit Opgaver og ressourcer: Skematisk oversigt Tabellen opstilles på baggrund af institutionens opgaver, der er afspejlet på finanslovens tabel 5 og 6. Fordelingen kan ske på baggrund af skøn, hvilket der i givet fald skal oplyses om i en fodnote til tabellen. Bemærk at GLA (Generel ledelse og administrati-

3 Side 3 on) i år indgår i tabellen, hvorfor bevillingen hertil ikke skal fordeles på de øvrige opgaver. Oplysningerne i tabellen om ressourceforbruget på de enkelte opgaver skal herefter kommenteres fyldestgørende. Afsnit Opgaver og ressourcer: Uddybende oplysninger Departementet vil i lighed med tidligere år bede en række institutioner om at udarbejde aktivitetsoplysninger til årsrapporten. Disse aktivitetsoplysninger indsættes i dette afsnit og kommenteres eventuelt. Ellers er dette afsnit som udgangspunkt frivilligt for institutionerne og tænkes anvendt, hvis institutionen har yderligere oplysninger om årets produktion uanset resultatkontrakten. Afsnit Redegørelse for reservation Institutionen skal for hver hovedkonto gøre op, hvad man har af reserveret bevilling ved regnskabsårets afslutning. Denne opgørelse er udarbejdet i forbindelse med bevillingsafregningen og kan hentes direkte herfra og indsættes i årsrapporten. Alle reservationer over 1,0 mio. kr. skal kommenteres. I forbindelse med denne kommentering skal det reelle forbrug holdes op imod det forbrug, der blev budgetteret med i finanslov Dvs. eventuelle afvigelser skal behandles. Desuden skal årsagen til reservation beskrives kort. Ligeledes skal eventuelt bortfald af reservation kommenteres. Afsnit 2.5 Administrerede udgifter og indtægter Her skal der udfyldes en tabel, der opgør institutionens administrerede udgifter og indtægter. Hvis der er betydelige forskelle mellem bevilling og regnskab, skal forskellen kort omtales (egentlige regnskabsmæssige forklaringer afgives i regnskabsafsnittet). Under administrerede tilskud oplyses om tilskudsordninger, der forvaltes af institutionen, dvs. hvor institutionen administrerer en reservationsbevilling, lovbunden bevilling eller anden bevilling med tilskud som formål (dvs. udbetalinger til 3. part, f.eks. borgere eller foreninger). Herudover skal institutionen oplyse om eventuelle øvrige administrerede udgifter og indtægter. Det kan her dreje sig om bevillinger af typen anden bevilling, eller anlægsbevilling.

4 Side 4 Egentlige regnskabsmæssige forklaringer vedr. ovennævnte ordninger optages i årsrapportens bilagsdel jf. afsnit 6.4 og 6.5 i vejledningen. Afsnit 2.6 Forventninger til kommende år Dette afsnit skal rumme en helt kort redegørelse for, hvilke udfordringer institutionen står over for i det kommende år. Her kan der samtidig redegøres for nye tiltag, der forventes at præge den kommende tid og om forventninger om eventuelle væsentlige eksterne påvirkninger. Målrapporteringen (vejledningens kapitel 3 årsrapportens kapitel 2) Kapitlet inddeles i to dele med skemaopstilling af resultatopfyldelsen og analyse og vurdering af udvalgte mål/resultatkrav. OBS: Hvis institutionen i 2009 ikke havde en resultatkontrakt men en rammeaftale efter den nye styringsmodel, aftaler institutionen med departementet, hvordan målrapporteringen skal udformes. Afsnit 3.1 Målrapporteringens første del: Skematisk oversigt I dette afsnit opstilles afrapporteringen af mål- og resultatkrav i skemaform efter skabelonen i årstabellerne. Graden er målopfyldelse opgøres, med mindre det er muligt at beregne en nøjagtig målopfyldelse, som 0, 25, 50, 75 eller 100 %. Hvis skemaet er meget omfattende, kan det overvejes at vedlægge det som bilag. Hvis der i resultatkontrakten er angivet vægtningsprocenter for de enkelte mål/resultatkrav skrives disse ind i skemaet. Der skal ikke foretages nogen egentlig udregning af målopfyldelsesprocenten. Herefter gives en kort sammenfatning af målopfyldelsen. Det bør fremgå, hvor mange mål/resultatkrav der er opfyldt, og hvor mange der ikke er opfyldt eller kun delvist opfyldt. Endvidere gives der en kort vurdering af den samlede målopfyldelse. Er den tilfredsstillende/ikke helt tilfredsstillende/ikke tilfredsstillende. Hvis der er reserveret bevilling til ikke-udførte mål/resultatkrav, skal der kort redegøres for dette. Afsnit 3.2 Målrapporteringens anden del: Uddybende analyser og vurderinger Her skal udvælges mål eller resultatkrav til uddybende analyse (typisk efter aftale med departementet og typisk ikke-opfyldte mål). I analysen bør følgende spørgsmål så vidt muligt besvares: 1. Hvad er det for et mål/resultatkrav man har udvalgt til analyse (hvad handler det om) 2. Hvad er gået godt/dårligt? 3. Hvad betyder resultatet for den samlede virksomhed giver det f.eks. problemer i forhold til opfyldelsen af resultatkontrakten på sigt, hvad betyder resultatet for opfyldelsen af institutionens mission og vision?

5 Side 5 4. Hvad har ressourceforbruget været? 5. Hvad har man lært? 6. Er resultatet tilfredsstillende? Regnskabet (vejledningens kapitel 4 årsrapportens kapitel 3) Der er i Økonomistyrelsens vejledning få krav til kommentering af tal og tabeller i regnskabsafsnittet i årsrapporten. Af Rigsrevisionens indkaldelsescirkulære af 10. november 2009 fremgår det: Ministeriet bør afgive regnskabsmæssige forklaringer ved væsentlige afvigelser mellem de opstillede mål og de opnåede resultater samt ved væsentlige afvigelser mellem bevillingstal og regnskabstal. Har man spørgsmål vedrørende regnskabsmæssige forklaringer, skal disse rettes til institutionens sagsbehandler i Ressourcer. Til regnskabet skal der knyttes en kort analyse og vurdering af årets resultat. Det skal i hvert afsnit i dette kapitel i årsrapporten opgøres, hvor institutionen har data fra. Såfremt institutionen kun anvender en kilde, kan dette anføres i starten af kapitlet. Eks: Der er i dette afsnit i årsrapporten anvendt uddata fra Statens Koncern System. Økonomistyrelsen har i den nye vejledning pointeret, at resultatdisponeringen (tabel 8) og egenkapitalforklaringen (tabel 10) skal baseres på data fra Statens Budgetsystem. Hvis der skulle være differencer mellem data i SKS og Statens Budgetsystem, der medfører uoverensstemmelser med de øvrige regnskabsafsnit, så skal differencerne oplyses og forklares. Afsnit 4.1 Anvendt regnskabspraksis Afsnittet skal kortfattet beskrive den anvendte regnskabspraksis, mens selve regnskabspraksisen kan medtages som bilag til årsrapporten. Herunder især fravigelser fra generelle regler. Eks: Regnskabspraksis tager udgangspunkt i de regnskabsregler og principper, som Økonomistyrelsen har opstillet for omkostningsregnskaber og -bevillinger. Årsrapporten for 2009 er opstillet efter Økonomistyrelsens regnskabsprincipper. Hvis institutionen har fået tilladelse til at afvige fra gældende regler, så beskrives dispensationen også her. Sådan en dispensation kan kun ophæves efter aftale med KUM og Økonomistyrelsen. (Obs. ØS vejledningsafsnit om anvendt regnskabspraksis er identisk med sidste års afsnit):

6 Side 6 Afsnit 4.2 Resultatopgørelse Institutionen skal fremstille supplerende noter, hvis det er nødvendigt for forståelsen af regnskabet, eller hvis der er tale om særlige, væsentlige poster. En standardskabelon til supplerende noter kan findes i årstabellerne (se fane skabelon til supplerende noter ). De supplerende noter placeres sammen med de obligatoriske noter i bilag til årsrapporten. Hvad, der er væsentligt, vurderes af institutionen og departementet i fællesskab; det kan f.eks. være, når et tal er skønnet eller i øvrigt er behæftet med usikkerhed. Ekstraordinære poster samt foretagne nedskrivninger på over en million kroner skal altid forklares (og i øvrigt godkendes af Departementet, før de overhovedet foretages). Igen i år er der koblet en resultatdisponering til resultatopgørelsen, der viser fordelingen af årets resultat. Denne fordeling vil blive bestemt i forbindelse med udarbejdelsen af bevillingsafregningen. Tabellen skal ikke, men kan suppleres med en uddybende tekst f.eks. henvisning til anvendelse af reserveret bevilling i kapitel , forventet anvendelse af overført overskud samt begrundelse for bortfald. Eks. For en nærmere beskrivelse af reserveret bevilling se afsnit Det overførte overskud er budgetteret anvendt i 2010 til dækning af forventet underskud. Afsnit 4.3 Balance Balanceskabelonen er identisk med de sidste to års skabeloner. Markante ændringer i de forskellige poster på balancen skal som altid beskrives. Vær opmærksom på, at der skal udarbejdes obligatoriske noter til de materielle og immaterielle anlægsaktiviteter. Eventuelle hensatte forpligtelser skal altid forklares i en note til balancen. Afsnit 4.4 Egenkapitalforklaring Til balancen skal udarbejdes en egenkapitalforklaring i tabelform. Hvis årets underskud ultimo 2008 er større end egenkapitalen, skal institutionen redegøre for, hvordan underskuddet er opstået, samt hvordan det søges løst fremadrettet. Afsnit 4.5 Opfølgning på likviditetsordningen Institutionen skal kontrollere, at den overholder disponeringsreglerne, der er knyttet til de fire FF-konti. Afsnit Opfølgning på låneramme I dette underafsnit skal udfyldes en tabel, der viser udnyttelsen af lånerammen pr. 31. december Hvis lånerammen ikke er overskredet, kan institutionen nøjes med at erklære dette som kommentar til tabellen.

7 Side 7 Institutioner, der den 31. december 2009 har overskredet lånerammen, skal kortfattet beskrive, hvordan overskridelsen af lånerammen er opstået, og hvad institutionen vil gøre for at rette op på forholdet. Hvis institutionen har fået forhøjet lånerammen for at undgå en overskridelse ultimo 2009, skal det også beskrives her. Afsnit Opfølgning på øvrige likviditetsregler Hvis ingen øvrige disponeringsregler er overskredet, kan institutionen i dette afsnit nøjes med at erklære dette. Hvis øvrige disponeringsregler derimod er overskredet, skal der redegøres herfor. En nærmere beskrivelse af disponeringsreglerne kan findes i Økonomistyrelsens vejledning om selvstændig likviditet på Vær opmærksom på, at der ultimo 2008 blev udsendt et opdateret cirkulære om selvstændig likviditet med ændringer vedrørende lånerammen mm. Disse ændringer er gældende for årsrapporten for Afsnit 4.6 Opfølgning på lønsumsloft Institutionen skal i en tabel opgøre sit forbrug af lønmidler i 2009 i forhold til lønsumsloftet i finansloven (anmærkningernes tabel 8). Formålet er at vise, at institutionen ved opsparing fra tidligere års lønmidler kan dække evt. merforbrug i Opgørelsen foretages for hver driftsbevilling. Tabellen skal i alle tilfælde udfyldes, men har der ikke været et merforbrug af lønmidler, erklæres dette. Har der derimod været et merforbrug, og såfremt dette merforbrug ikke kan dækkes af opsparing, skal institutionen optage en regnskabsmæssig forklaring herom. Ifølge budgetvejledningens pkt skal lønudgifter under indtægtsdækket virksomhed (underkonto 90), tilskudsfinansierede aktiviteter (underkonto 95-98) samt lønudgifter til udlånte medarbejder med lønrefusion ikke tælles med i opgørelsen af årets lønudgifter. Dog skal udgifter til anlægsløn medtages. Afsnit 4.7 Bevillingsregnskab Afsnittet er identisk med sidste års afsnit. I denne tabel præsenteres kun bevillingsregnskab for institutionens indtægter og udgifter på hovedkontoniveau. Der er også her, man præsenterer de regnskabsmæssige forklaringer, der ikke naturligt finder plads andre steder i regnskabet jf. i øvrigt retningslinjerne i Rigsrevisionen indkaldelsescirkulære. Til tabellen skal der knyttes en kort analyse og vurdering af årets nettoudgifter herunder afvigelser imellem budget og regnskab. Analysen bør ikke fylde mere end en halv side, hvorfor det bør prioriteres, hvilke poster der analyseres. Dvs. institutionen bør i

8 Side 8 analysen tage udgangspunkt i tal i Regnskab nettoudgiftsbevilling samt tallene i Differencekolonnen og i generelle træk forklare, hvordan forskel mellem budget og regnskab er opstået. Påtegning af det samlede regnskab (vejledningens kapitel 5 årsrapportens kapitel 4) Standardteksten for påtegning uden forbehold fra Økonomistyrelsens vejledning skal indsættes. Hvis der er forbehold i forbindelse med påtegningen, kan disse kun indføres efter udtrykkelig aftale med departementet. Bilagene De fleste af bilagene er relativt uproblematiske at udarbejde, og der er i forbindelse med opstillingen af de enkelte bilag hjælp at finde i årstabellerne. I dette afsnit gennemgås derfor kun de bilag, der forventes at volde vanskeligheder. Hvis vi i løbet af processen med årsrapporter konstaterer problemer ved de bilag, der ikke nævnes her, vil vi naturligvis tage hånd om det enten ved at sende supplerende retningslinjer ud, eller ved at rådgive de enkelte institutioner individuelt. Afsnit 6.1 Noter til resultatopgørelse og balance Der er i år ikke nogen obligatorisk note til resultatopgørelsen, men der skal udarbejdes supplerende noter, hvis der er noget relevant for læserens forståelse af årsrapporten, der ikke er behandlet andetsteds i årsrapporten. Til balancen er knyttet obligatoriske noter om materielle og immaterielle anlægsaktiver. Afsnit 6.4 Tilskudsfinansierede aktiviteter I bilag 3a og 3b er der i årstabellerne to tabeller til henholdsvis tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (ukt. 95) og andre tilskudsfinansieriede aktiviteter (ukt. 97). I Økonomistyrelsens vejledning findes kun én tabel. Departementet har valgt at fravige Økonomistyrelsens vejledning på dette punkt, i det Kulturministeriets institutioner er blevet instrueret i at sætte overskydende midler fra disse tilskudskonti over på beholdningskonti. Derved belastes statsregnskabet ikke med ikke-statslige aktiver (et tilskud er først et statsligt aktiv, når det anvendes af staten). Institutionen skal i bilaget tillige redegøre for indeståender på disse beholdningskonti, samt hvornår de ventes udlignet. Afsnit 6.5 Administrerede tilskudsordninger og lovbundne ordninger Til tilskudsregnskabet skal der knyttes en kort vurdering af årets resultat samt forklaring på afvigelser mellem budget og regnskab. Der skal laves en vurdering for hver tilskudsordning. Hvis ordningerne er nært beslægtede, kan institutionen med fordel komme med en samlet vurdering af, om målopfyldelsen samlet set er tilfredsstillende eller ej. Faktorer, som har spillet ind på målopfyldelsen, skal nævnes, ligesom eventuelle evalueringer skal omtales.

9 Side 9 God arbejdslyst! Kulturministeriet Thomas Kyed