Rådgivning om persondataret i Danske Medier

Transkript

1

2 Rådgivning om persondataret i Danske Medier Anvendelse af personoplysninger i journalistisk og redaktionelt øjemed: Redaktionelle- og offentligt tilgængelige informationsdatabaser Behandling af personoplysninger i forhold til reglerne om god presseskik Anvendelse af personoplysninger i kommercielt øjemed: Regler for brug af kunde- og bruger oplysninger Regler for brug af databehandler Cookie- og privatlivspolitikker Generel vejledning om reglerne i persondataloven Databeskyttelsesforordningen: Vejledning og rådgivning om de nye regler Vejledning og anbefalinger til hvordan man implementerer de nye regler i virksomheden

3 Den praktiske tilgang til databeskyttelsesforordningen Af konsulent, cand.jur. Rasmus Roed Borg

4 Hvad gør vi i Danske Medier? 1. Udpeger de/den ansvarlige for arbejdet med databeskyttelsesforordningen 2. Identificerer vores dataflow 3. Planlægger nye og fremtidige processer?

5 1. Den/de ansvarlige for arbejdet med Databeskyttelsesforordningen 1. Den/de overordnede ansvarlige: Rasmus (jura) Administrationschef 2. Repræsentanter fra underafdelinger Regnskab Kommunikation Juridisk Digital afdeling HR/Administration

6 Ansvarlig: Rasmus Administrationschef Passiv medansvarlig: Direktion Bestyrelse Kommunikation og uddannelse Digital afdeling Regnskab Administration Juridisk afdeling Repræsentant Repræsentant Repræsentant Repræsentant Repræsentant

7 2. Identifikation af dataflow Oplysninger om gæster Oplysninger om samarbejdspartnere Oplysninger om ansøgere Oplysninger fra kursus- og konkurrence virksomhed Oplysninger fra cookies Oplysninger fra medlemmer Medarbejderoplysninger Oplysninger ved tilmelding til nyhedsbrev

8 Identifikation af dataflow er nødvendigt! 1. Hvilke oplysninger man behandler? 2. Hvordan man behandler oplysningerne? 3. Hvorfor man behandler oplysningerne?

9 3 trin i Danske Medier 1. Udsending af spørgeskema til samtlige afdelinger og medarbejdere 2. Organisationsdiagram baseret på spørgeskemaet 3. Excel ark baseret på reglerne i databeskyttelsesforordningen

10 Direktionssekretær Direktion Arbejdsområder Medlemskommunikation Interessevaretagelse Lobbyarbejde Bestyrelseskontakt Ledelse Høj risiko Sekretær Kommunikation og uddannelse Digital Jura Administration Regnskab Arbejdsområder Arbejdsområder Arbejdsområder Arbejdsområder Arbejdsområder Medlemskommunikation Kurser og konferencer Prisuddelinger Nyhedsbrev Analyse og statistik Pressekort Medlemskommunikation Rådgivning Kurser og konferencer IAB Danmark Danske Medier Mobilprojekt Medlemskommunikation Rådgivning Kurser og konferencer Persondata compliance Kontakt til ekstern advokat Daglige drift IT Administration Persondata compliance Løn Regnskab Administration Medium risiko Lav risiko Lav risiko Høj risiko Høj risiko

11 Identifikation/vurdering af Behandlede oplysninger Følsomme oplysninger Kategorier af behandling Hvornår behandlingen sker Hvor eller hvordan behandlinger sker Formålsbeskrivelse Behandlingsgrundlag Berettiget interesse (Legitim interesse) hvis aktuelt Saglighed Nødvendighed Proportionalitet Formålsbestemthed Transparens og oplysningsforpligtelse Videregivelse Intern adgang Ekstern adgang Brug af databehandler Databehandleraftale Fysisk sikkerhed Teknisk sikkerhed Anvendte teknologier Mulighed for indsigt Mulighed for korrektion Mulighed for sletning Nødvendighed for anmeldelse Risiko Ansvarlig Status CPR-nummer, adresse, telefonnummer, , ansøgning, løn, bank oplysninger, skatteoplysninger information vedr. helbred, fravær, uddannelse Ja Registrering, opbevaring, sletning, videregivelse Ved ansættelsesstart samt løbende og efter endt ansættelse Ved , ved SKAT, mundligt. Identifikation af medarbejdere, udbetaling af løn, medarbejderens sikkerhed, betaling af mobil og internetabonnement samt andre almindelige ansættelsesretlige formål Samtykke, legitim interesse, overholdelse af arbejds- og ansættelsesretlig lovgivning, opfyldelse af kontrakt Medarbejderoplysninger om stilling og kontaktinfo fremgår af hjemmeside. Ja Ja - Oplysningerne er nødvendige for at organisationen og medarbejderen kan opfylde sine forpligtelser i forbindelse med ansættelsforholdet Ja - Mængden af behandlede oplysninger kan ikke reduceres. Oplysningerne behandles kun til arbedsrelaterede formål Medarbejderen er oplyst om behandlingen ved ansættelsesstart. Medarbejderen er bekendt med ovenstående behandlinger gennem organisationens interne privatlivspolitikker samt medarbejderhåndbog Videregivelse af oplysninger er nødvendigt i visse tilfælde for at medarbejderen kan udføre sit arbejde i henhold til ansættelseskontrakten. Organisationen har ligeledes en interesse i at visse oplysninger behandles for at virksomheden kan overholde anden dansk lovgivning. Bestyrelsen, Direktionen, Regnskab, Administration (ALLE) TDC, Lønsystem, SKAT, IT-konsulenter, Server hosting TDC, Lønsystem, SKAT, IT-konsulenter, Server hosting Se folder Databehandleraftaler Aflåste døre efter 17, overvågningskamera på gangene, adgang begrænset til organisationens medarbejdere og adgang kan kun ske gennem receptionen. Se IT- og Sikkerhedspolitik Se IT- og Sikkerhedspolitik Cloud, Internet, fysisk opbevaring Personaleadministration er anmeldt til Datatilsynet Høj Rasmus og administrationschef

12 3. Nye/fremtidige processer? Opdatering af IT- og sikkerhedspolitikker Interne procedurer for behandling af personoplysninger Opdatering af medarbejderhåndbog Opdatering af cookie- og privatlivspolitikker Opdatering af informationsskrivelser så vi overholder krav til samtykke Intern undervisning Lokalisering og opdatering af databehandleraftaler Møder med databehandlere overholder de loven? Møder med databehandlere hvordan kan vi sikre os at vi kan imødekomme de registreredes rettigheder?

13 Tak for jeres opmærksomhed Rasmus Roed Borg Konsulent, cand.jur

14 Danske Medier for alle seriøse medieudbydere Danske Medier