Bilag. kommunale vejområde

Transkript

1 Bilag analyse AF Effekterne af konkurrence på det kommunale vejområde 2012

2 Bilagsrapport til Analyse af effekterne af konkurrence på vejområdet Bilag 1: Metode Bilag 2: Belægningscases Bilag 3: Vejservicecases Side 1

3 Bilag 1: Metode Indholdsfortegnelse 1. Analysedesign og datagrundlag 1.1 Analysedesign 1.2 Typer af effekt 1.3 Datagrundlag 2. Effektanalysens gennemførelse 2.1 Operationalisering af effekt 2.2 Valg af cases 2.3 Dataindsamling 2.4 Bearbejdning af data og afrapportering 3. Beregning af skadespoint Figurer Figur 1 - Illustration af analysetilgang... 3 Figur 2 Effektanalysens fire effekttyper... 5 Figur 3 Information om de udvalgte cases...22 Figur 4 - Proces for udvælgelse af cases...22 Figur 5 Udvælgelsesparametre for cases til effektanalysen...25 Figur 6 Før-situation og efter-situation i effektanalysen...26 Figur 7 - Geografisk spredning...27 Tabeller Tabel 1 Vægtfaktorer til beregning af skadespoint...32 Tabel 2 Eksempel på skadespointberegning...34 Side 2

4 1. Analysedesign og datagrundlag Effektanalysen bygger overordnet på en komparativ case-analysemetode, som baserer sig på interviews, indsamling af kvantitative data (regnskabs- og budgettal) samt relevante kvalitative data, herunder fx udbudsmateriale og aftalegrundlag. Effektanalysen er baseret på et traditionelt før- og efterstudie, hvor situationen forud for konkurrenceudsættelse sammenlignes med situationen efterfølgende dette er illustreret i nedenstående figur. Gennem en før- og efter analyse vurderes det, hvorvidt eventuelle effekter (forskelle) skyldes konkurrenceudsættelsen og/eller andre forhold. Figur 1 - Illustration af analysetilgang Inden udbud Efter udbud Udbud Før udbud Operationalisering af specifikke indikatorer for bl.a. økonomi, kvalitet, arbejdstagers organisation og innovation m.m. Etablering af baseline for de specifikke indikatorer med henblik på muliggøre sammenligning efter konkurrenceudsættelse Efter udbud Måling af resultater Evaluering af effekter Konklusioner vedrørende effekter Effektanalysen er todelt, hvor der skelnes mellem områderne belægning og vejservice. De to områder omfatter både væsentligt forskellige opgavetyper og er kendetegnet ved forskellige former og traditioner for konkurrenceudsættelse, hvorfor der er lavet en særskilt analyse for hvert af de to områder. På belægningsområdet er formålet med analysen at belyse effekterne ved en ændret organisering af opgaveløsningen, herunder effekterne ved overgangen fra indkøb via 1-årige licitationer til funktionsudbud. Belægningsområdet har gennem længere tid været kendetegnet ved et omfattende omfang af privat opgavevaretagelse, hvor kommunerne løbende indkøber ydelser efter behov og ønsker til tilstandsniveau. Analysen fokuserer på at afdække, hvilke effekter kan opnås ved at overgå fra en ad hoc indkøbspraksis til en længerevarende samarbejdsform i form af funktionsudbud. Formålet med delanalysen på vejserviceområdet er at afdække, hvilke effekter konkurrenceudsættelsen har sammenlignet med offentlig opgavevaretagelse dvs. en analyse af effekterne ved overgangen fra offentlig til privat opgavevaretagelse. 1 1 Se hertil rapportens Kapitel 3 for en detaljeret beskrivelse af henholdsvis belægningsområdet og vejserviceområdet. Side 3

5 Metodebilaget er struktureret således, først beskrives effektanalysens overordnede analysedesign og datagrundlag, og dernæst gøres der rede for, hvordan selve gennemførelsen af effektanalysen er tilrettelagt. Bilaget indeholder dermed følgende hovedelementer: Overordnet analysedesign og datagrundlag Effektanalysens gennemførelse, herunder: 1. Operationalisering af effekt (udarbejdelse af effektanalysens måleparametre) 2. Udvælgelse af kommunale cases 3. Dataindsamling 4. Bearbejdning af data og afrapportering 1.1 Analysedesign Det overordnede analysedesign består af to dele: En kvantitativ analyse og En kvalitativ analyse Den kvantitative del handler om at måle effekter, mens den kvalitative del handler om at forstå og forklare, hvorfor identificerede effekter er opstået. De to analyser er sammenflettede og finder sted sideløbende. I forbindelse med dataindsamlingen til den kvantitative del af analysen er der således foregået en løbende kvalitativ vurdering af årsagssammenhængene, herunder hvorfor og hvordan de identificerede effekter opstår. Hermed er det forsøgt at afdække og klarlægge årsagerne til de identificerede forskelle, fx at en overordnet økonomisk besparelse skyldes en mere effektiv opgaveløsning og mindre forbrug af arbejdskraft. Analysen af effekterne er operationaliseret igennem en række effektmål ( måleparametre ), som beskrives nedenfor i afsnit 2.1. Udformningen af de endelige effektmål er kvalitetssikret af Vejdirektoratet, Vejteknisk område (tidligere Vejteknisk Institut), som har et unikt teknisk sektorkendskab, herunder erfaring med kvalitetskontrol, dataindhentning om vejenes tilstand samt udvikling af ny viden om materialer og metoder på vejområdet. Desuden er ekspertviden inddraget igennem konsultation med udvalgte professionelle aktører på vejområdet (inden for både belægnings- og vejserviceområdet). Side 4

6 1.2 Typer af effekt Der skelnes imellem fire forskellige effekter - de fire effekter er både af kvantitativ og kvalitativ karakter (jf. Figur 2): Figur 2 Effektanalysens fire effekttyper Økonomi Arbejdstagers organisation Arbejdstagers tilfredshed Arbejdstagers forhold Økonomisk Bruttoeffekt Økonomisk Nettoeffekt Operationalisering Innovation Videndeling Ydelsens standard Brugertilfredshed Kvalitet Udvikling og samarbejde De grå bokse under hver effekt illustrerer de overordnede måleelementer, der er anvendt for at vurdere effekterne af konkurrenceudsættelsen. Hvert element består af en række konkrete måleparametre, som videre er operationaliseret i en række konkrete måleindikatorer. Der måles overordnet på de samme fire hovedtyper af effekter i de to delanalyser for henholdsvis vejserviceog belægningsområdet. De to delanalyser differentierer sig dog fra hinanden ved operationaliseringen af effekttyperne, hvor forskellige måleparametre og indikatorer for de to områder har fundet anvendelse. Dette skyldes den store forskel mellem arbejdsopgavernes karakter for henholdsvis vejservice og belægningsopgaver, som beskrevet i rapportens sammenfatning samt i Kapitel 2. De anvendte måleparametre og -indikatorer inden for vejservice- og belægningsområdet er beskrevet nedenfor under afsnit 2. Side 5

7 1.3 Datagrundlag Følgende datakilder er anvendt i effektanalysen: Datakilde Kommunale regnskabstal Kommunale oplysninger om udbud Kommunale vurderinger Leverandørens vurderinger Leverandørens udgifter Leverandørens oplysninger om opgavevaretagelse SAMKOM s vejbelægningsdata Økonomiske nøgletal fra Danmarks Statistik Prisindeks fra Danmarks Statistik Indhentede data Indhentet er kommunale regnskabstal i forbindelse med klarlægning af økonomiske effekter. Indhentet er (så vidt muligt) udbudsmateriale, timeforbrug i forbindelse med udbud, udførte vurderingsanalyser og andre relevante oplysninger. Der er gennemført interviews med kommunale medarbejdere, som har været opgaveansvarlige for udbuddet (alternativt medarbejdere, der er ansvarlige for arbejdsområdet i dag). Der er gennemført interviews med de relevante medarbejdere, der er opgaveansvarlige for kontrakten. Følgende leverandører har deltaget i effektanalysen: NCC Roads A/S HedeDanmark A/S (samt Skælskør Anlægsgartnere) Arkil A/S Munck Asfalt A/S Lemminkäinen A/S Pankas A/S Colas Danmark Vejbelægning: Indhentet er økonomiske udgifter afholdt til følgearbejder samt udgifter til slidlag og reparationsarbejder, Vejservice: Indhentet er størrelsen (pris) af eventuelt overtaget driftsmateriel i tilfælde, hvor der er sket virksomhedsoverdragelse af de tidligere kommunale aktiviteter. Vejservice: Indhentet er oplysninger om antallet af medarbejdere, der indgår i opgavevaretagelsen, antal ansatte på særlige vilkår, antal sygedage, mv. Datagrundlaget til vurdering af vejbelægningens kvalitet er indhentet fra SAMKOM med kommunernes tilladelse. Hvis SAMKOM-databasen ikke har vist sig tilstrækkelig, er data indhentet direkte fra kommunen via de kommunale planlægningssystemer (RoSy eller Vejman.dk). Til opgørelse af kommunale udgifter forbundet med udarbejdelsen af udbuddet (udbudsomkostninger) er lønbegrebet fra Danmarks Statistik anvendt ( LON42X ), hvor fire medarbejdertyper er udvalgt (1 Ledelsesarbejde, 2 Arbejde, der forudsætter viden på højeste niveau inden for pågældende område, 3 Arbejde, der forudsætter viden på mellemniveau, 4 Almindeligt kontor- og kundeservicearbejde). Kommunerne er blevet bedt om at estimere deres interne timeforbrug i forbindelse med udbuddet for de fire medarbejderprofiler, og den samlede udgift er beregnet. Til at kvalitetssikre de oplyste økonomiske data fra kommunerne har vi anvendt kommunernes regnskaber ( REGK31 ) for at få indblik i de samlede afholdte udgifter for vejbelægningsområdet i de konkrete cases. Alle udgifter indhentet til opgørelse af de økonomiske effekter er korrigeret for den faktiske prisudvikling for at skabe sammenlignelighed på tværs af år. De økonomiske effekter opgøres derfor i nutidsværdi (dvs. udgift i dag). Til indeksering af udgifter er anvendt de gængse indeks, som generelt benyttes i Side 6

8 kommunale funktionsudbud til regulering af den løbende betaling til leverandøren for henholdsvis vejservice- og vejbelægningsopgaver. Indeksering af vejservicekontrakter: Til at indeksere de indhentede udgifter anvendes et vægtet gennemsnit af prisindekserne: Lastvognskørsel ( BYG6 ) 15 %, Materiel og maskiner ( BYG6 ) 12 %, Diesel og motorolie ( PRIS6 ) 3 % og Vandforsyning og renovation ( ILON5 ) 70 % fra Danmarks Statistik. Det giver fx følgende indeksering med udgangspunkt i år 2008: 2008: : : 106 Indeksering af belægningskontrakter: Til at indeksere de indhentede udgifter anvendes Asfaltarbejde ( BYG6 ) fra Danmarks Statistik. Det giver fx følgende indeksering med udgangspunkt i år 2008: 2008: : : 115 Side 7

9 2. Effektanalysens gennemførelse I det følgende beskrives, hvordan effektanalysen er gennemført: 1. Operationalisering af effekt (uddybning af effektanalysens måleparametre) 2. Udvælgelse af kommunale cases 3. Dataindsamling 4. Bearbejdning af data og afrapportering Beskrivelsen af punkt 1 og punkt 2 i boksen ovenfor er opdelt i to separate dele for henholdsvis vejbelægning og vejservice. Derimod vil punkt 3 og 4 blive beskrevet samlet for de to områder, da der ikke har været væsentlige forskelle i anvendt metode i forhold til disse punkter. 2.1 Operationalisering af effekt Der skelnes, som tidligere nævnt, imellem fire effekter: Økonomi Kvalitet Arbejdstagers organisation Udvikling & samarbejde Måleparametre og operationaliseringen af disse er baseret på en ideel forestilling om, hvad der metodemæssigt ville være optimalt at basere effektvurderingen på. I praksis varierer datagrundlaget fra case til case pga. kontekstspecifikke forhold såsom medarbejderudskiftning og kommunernes økonomistyringssystemer. I gennemførelsen af case-analyserne har de deltagende kommuner således ikke altid kunnet levere samtlige efterspurgte data. Desuden har omfanget af data, som kommunerne har været i stand til at levere varieret betydeligt. Det fremgår af den enkelte case-beskrivelse, hvilke data har været tilgængelige for analysen. Det skal bemærkes, at der ikke er foretaget bilagskontrol i forbindelse med de økonomiske oplysninger, der er modtaget fra kommunerne, da det ikke har været muligt indenfor opgavens rammer. Der er i stedet udarbejdet en ensartet tilgang, som kommunerne er blevet bedt om at anvende til opgørelsen af de efterspurgte økonomiske data, hvilket bidrager til sammenlignelighed og solid datakvalitet. Endelig er en række af de økonomiske måleparametre kvalitetssikret af Vejdirektoratet, Vejteknisk område (tidligere Vejteknisk Institut), på baggrund af deres brancheindsigt og ekspertviden. Kvalificeringen og kvalitetssikringen af datagrundlaget forklares yderligere nedenfor, jf. afsnit Der vil i det følgende blive givet en kort forklaring af den anvendte metode til datatilvejebringelse af økonomiske udgifter samt en kort begrundelse for valg af datagrundlag til opgørelse af effekten kvalitet, inden selve operationaliseringenbeskrives. Side 8

10 2.1.1 Tilvejebringelse af økonomiske data Udfordringen ved tilvejebringelse af de økonomiske data er at sikre en ensartet opgørelse af de efterspurgte kommunale udgifter på tværs af de omfattede cases. En måde til at imødekomme denne udfordring er at anvende regnskabsdata og indhente de kommunale udgifter hos Danmark Statistik gennem datatabellerne for kommuner og regioners regnskaber. Denne metode er dog behæftet med betydelig usikkerhed, som primært skyldes, at kommunernes anvendelse af kontoplanerne kan variere i praksis. Et eksempel er konto ( Vejvedligeholdelse mv.), der har en meget bred anvendelse, og hvorpå kommunerne kan registrere udgifter og indtægter i forbindelse med drift og vedligeholdelse af færdselsarealer i bred forstand. 2 Set i lyset af at de analyserede cases ofte kun omfatter en andel af kommunens vejservice- eller vejbelægningsopgaver, er der betydelig usikkerhed ved at anvende denne tilgang. Nærværende analyse bygger derfor i stedet på kommunernes egne opgørelser og skøn over afholdte udgifter. Hertil er det igennem de gennemførte interviews søgt at sikre et ensartet grundlag for opgørelsen af det økonomiske datagrundlag for analysen. Grundet de væsentlige forskelle i strukturering af opgaveløsningen for henholdsvis vejservice- og vejbelægningsområdet har det været nødvendigt at 3 udarbejde forskellige tilgange til indhentningen af datagrundlaget for de to områder. Vejservice: Til at sikre et ensartet og retvisende datagrundlag for de økonomiske data er følgende bruttoliste udarbejdet, der ligger til grund for beregningen af de totale kommunale udgifter i før og efter udbud: Direkte kommunale udgifter relateret til udførelse af vejservice: Direkte udgifter omfatter: Bruttoløn til udførende medarbejdere af vejserviceopgaver (opgøres kun, hvis opgaven i situationen forud for udbud har været varetaget af kommunens egne medarbejdere). Bruttoløn skal forstås som løn, inkl. grundløn, pension, ferie og tillæg mm. Bruttoløn til medarbejdere, der foretager tilsyn, administration, afregning og opfølgning i forhold til vejserviceopgaver. Bruttoløn skal forstås som løn, inkl. grundløn, pension, ferie og tillæg mm. Befordring Forsikringer Andre direkte omkostninger relateret til den kommunale opgavevaretagelse Indirekte kommunale udgifter relateret til udførsel af vejservice: Indirekte udgifter omfatter (ikke-udtømmende liste): Andel af udgifter til husleje Andel af fælles administration (ledelse) Andel af fællesomkostninger til løn og personale (HR) Andel af bogholderi Andel af udgifter til centralt IT Andel af udgifter til fælles forsikringer Andel af udgifter til telefonomstilling mv. 2 Se hertil Indenrigs- og Sundhedsministeriets hjemmeside (BUDGET- OG REGNSKABSSYSTEM FOR KOMMUNER) under konteringsregler for transport og infrastruktur ( 33 Dette skyldes primært, at vejserviceopgaverne i flere cases har været udført i kommunalt regi af egne medarbejdere Side 9

11 Som nævnt er ovenstående kun en bruttoliste, der er anvendt i tilgangen til de gennemførte interviews, således at det sikres, at de oplyste totale kommunale udgifter indeholder de nævnte udgiftsposter. Belægning På belægningsområdet opgøres de årlige totale kommunale udgifter afholdt til private anlægskontrakter for udført belægningsarbejde før og efter udbud Tilvejebringelse af data til opgørelse af kvalitet Datagrundlaget, der er tilvejebragt for at belyse effekten kvalitet, varierer betydeligt på de to områder / delanalyser. I forhold til belægningsområdet rapporterer kommunerne løbende de kommunale vejes stand i et vejforvaltningssystem (enten RoSy eller Vejman.dk). Der findes således en forholdsvis god dokumentation af kvalitetsstandarden på området. På vejserviceområdet findes der ikke tilsvarende planlægningssystemer og historiske data om ydelsens kvalitet, hvorfor datagrundlaget til analyse af effekten kvalitet er tilvejebragt gennem større grad af kvalitative vurderinger, som beskrevet i Afsnit Vurderingen af vejbelægningens kvalitet er udarbejdet på baggrund af data fra Vejman.dk og SAMKOM. Vejman.dk udarbejder et såkaldt skadespoint, der er udtryk for vejbelægningens kvalitet. Hvis den pågældende case-kommune anvender Vejman.dk, er Vejman.dk s skadespoint anvendt som vurderingsparameter i analysen, da skadespoint opgøres for specifikke veje og ikke kun det samlede vejnet i kommunen. Hvis en kommune anvender vejforvaltningssystemet RoSy, er SAMKOMs belægningsindeks anvendt som opgørelse af belægningens tilstand. SAMKOM er et landsdækkende samarbejdsforum mellem Kommunalteknisk Chefforening (KTC) og Vejdirektoratet, der indsamler løbende data fra udvalgte kommuner til deres belægningsindeks. Belægningsindekset har til formål at skabe et overblik over belægningstilstanden på de kommunale veje, hvor både kommuner, der anvender Vejman.dk, og kommuner, der anvender RoSy, deltager. Belægningsindekset tildeler de kommunale vejnet en score, der er udtryk for vejbelægningens kvalitet. Side 10

12 2.1.3 Måleparametre - belægning Nedenstående operationalisering er anvendt for delanalysen på vejbelægningsområdet. Både udgangspunktet for operationaliseringen og eventuelle alternative tilgange er beskrevet under hver indikator. Økonomi Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Økonomisk bruttoeffekt: Opgjort som differencen i den årlige pris for ydelsen før udbuddet og den årlige pris for ydelsen efter udbud for det vindende tilbud. Økonomisk bruttoeffekt Den økonomiske før-pris er opgjort ved: De årlige totale kommunale udgifter for udført belægningsarbejde på de af udbuddet omfattede vejstrækninger er efterspurgt for de seneste fem år før udbudsstart. Det er tilstræbt, at før -prisen skal udgøre et normalår, dvs. et gennemsnitsår, og derfor er der efterspurgt en historik (så vidt muligt). Alternativ: Hvis kommunen ikke har været i stand til at give et præcist indblik i førprisen, har kommunen opgjort de årlige udgifter for anlægsarbejder omfattet af kontrakten ved at indhente de totale årlige udgifter for belægningsområdet og fordele disse proportionalt, fx: hvis det udbudte vejnet udgør 50% af kommunens totale vejnet, fordeles 50% af de totale udgifter til kontrakten. Den økonomiske efter-pris er opgjort ved: Indsamlet er de totale kommunale udgifter som fastsat i udbudskontrakten. Det er tilstræbt, at efter -prisen skal udgøre et normalår, dvs. et gennemsnitsår, og derfor er den samlede udgift i hht. kontrakten efterspurgt. Denne udgift fordeles over kontraktperiodens længde, så den årlige udgift estimeres. Den økonomiske bruttoeffekt er udtryk for forskellen i den årlige kommunale udgift før og efter udbud for følgearbejder samt slidlag og reparationsarbejder på vejnettet omfattet af udbuddet. Økonomisk nettoeffekt: Økonomisk nettoeffekt Opgjort som den årlige bruttoeffekt fratrukket de gennemsnitlige årlige udbudsomkostninger og følgeomkostninger. Udbudsomkostninger: Kommunerne er blevet bedt om at oplyse udgifter til ekstern rådgiver samt internt timeforbrug i forbindelse med forberedelse og udarbejdelse af selve udbuddet. Det interne timeforbrug til gennemførelse af udbuddet er blevet efterspurgt for fire følgende medarbejderprofiler: Overordnet offentlig ledelse (fx øverste ledelse i kommunen, ledelse af vejområdet, ledelse af juridisk og/eller økonomisk enhed i kommunen mv.) Samfundsvidenskabelig kandidat med højt kvalifikationsniveau (arbejde der forudsætter viden på højeste niveau inden for pågældende område, fx ingeniørarbejde, juridisk arbejde, økonomisk arbejde, arkitektarbejde mv.) Medarbejder med mellemhøjt kvalifikationsniveau (arbejde der forudsætter viden på mellemniveau, fx bogholderi, revisions- og regnskabsarbejde, administrationsarbejde mv.) Almindeligt kontorarbejde (fx sekretær, almindeligt kontorarbejde, arkivering, postarbejde, servicearbejde mv. ) * Det er valgt at anvende et estimat for medgået tid ved kommunernes forberedelse og udarbejdelse af udbuddet, da få kommuner har været i stand til at dokumentere de afholdte udgifter for internt anvendt tid. Følgeomkostninger: Omfatter ændringer i de kommunale udgifter til administration, tilsyn, kontraktopfølgning mv. som følge af gennemførelsen af udbuddet samt eventuelle andre omkostninger forbundet med udbuddet, fx omkostninger der ikke umiddelbart falder bort som følge af udbuddet. Den økonomiske nettoeffekt er udtryk for forskellen i den årlige kommunale udgift før og efter udbud (bruttoeffekt), hvor der er taget højde for den gennemsnitlige årlige udgift forbundet med kommunens forberedelse af udbuddet samt andre udgifter forbundet med eventuelle ændringer i interne arbejdsprocesser i kommunen. Side 11

13 Opgørelsen af følgeomkostninger er baseret på den enkelte kommunens skøn over eventuelle ændringer i anvendte ressourcer og afholdte udgifter fra før til efter udbud. Andre økonomiske effekter: Investeringsplanlægning og strukturering af vejbelægningsopgaver Opgjort ved at sammenligne udgifterne, der relaterer sig til henholdsvis følgearbejder samt slidlag og reparationsarbejder før og efter udbud for det af kontrakten omfattede vejnet. Udgift til følgearbejder: Udgifter til følgearbejde indeholder udbedrende vejbelægningsarbejder som fx opretning og bassinudskiftning, der udføres før udlægning af nyt slidlag. Opretning og hævning af kantsten er undtaget i opgørelsen. Udgift til slidlag og reparationsarbejder: Udgifter til slidlag og reparationsarbejder indeholder alle udgifter forbundet med udlægning af nyt slidlag (dvs. større belægningsarbejder), undtaget følgearbejder som defineret ovenfor. Situationen forud for udbuddet er belyst gennem det gennemførte interview med kommunen, hvor situationen efter udbud er belyst igennem interview med leverandøren. Denne effekt giver indblik i den valgte udbudsforms (økonomiske) konsekvens for struktureringen og den tidsmæssige planlægning af de udførte belægningsopgaver før og efter udbud. Side 12

14 Kvalitet Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Ydelsens standard: Opgjort ved at sammenligne kvaliteten af det udbudte vejnet før og efter udbuddet ved anvendelse af kvalitetsmål fra SAMKOM. Anvendt datagrundlag til opgørelsen af kvalitet: Der er anvendt data vedrørende det udbudte vejnets kvalitet fra SAMKOMs database. Kvalitetsmålet er som udgangspunkt opgjort med skadespoint, hvis kommunen har anvendt Vejman.dk som rapporterings- og planlægningssystem. Alternativ: Såfremt skadespoint ikke er tilgængeligt, er SAMKOMs belægningsindeks anvendt, der består af tre typer indeks, herunder det strukturelle indeks (SI) og det funktionelle indeks (FI) samt fornyelsesindekset (AI). Ydelsens standard Der udtrækkes så vidt muligt data fra op til fem år før udbuddet samt en årlig opgørelse for hvert år efter udbuddet. Forståelse af skadespoint: Skadespoint angives på en skala (0 til 32), der beregnes ud fra en fast metode, der er beskrevet i dette bilag under afsnit 3. Vejman.dk s skadespoint kan ud fra en generel tommelfingerregel tolkes som: 0-2: God tilstand 2-4: Acceptabel tilstand 4-9: Kritisk 9 og over: Uacceptabel tilstand. Denne tolkning anvendes i Vejman.dk på en enkelt vejstrækning, og derfor skal man være opmærksom på, at en gennemsnitlig tilstand for et helt vejnet på fx 2 typisk vil rumme en del vejstrækninger, der har en uacceptabel tilstand (score 9 og over). Forståelse af SAMKOMs belægningsindeks: Det strukturelle og funktionelle indeks: SI og FI angives på en skala fra 0 (kritisk) til 10 (perfekt) og beregnes af SAMKOM ved inddragelse af de mest væsentlige skadestyper. SAMKOM giver følgende eksempel på tolkning af SI- eller FI-værdi: Dette måleparametergiver indblik i vejbelægningens (dvs. den udbudte ydelses) kvalitet før og efter udbud, hvilket udtrykkes ved anvendelse af anerkendte kvalitetsmål fra SAMKOM, der baserer sig på datagrundlag fra kommunernes anvendte styrings- og rapporteringssystemer for vejbelægning. SI/FI Værdi Eksempel på skadesbilledet Et perfekt vejnet uden nogen form for revner, krakeleringer, slaghuller, sætninger og lapper. Et vejnet, hvor en stor del (ca %) af vejnettet er skadesfrit, mens en tilsvarende del (40-50%) er lidt skadet. Den resterende del af vejnettet (ca. 10%) er jævnt eller meget skadet. Et vejnet, hvor en del (ca %) af vejnettet er skadesfrit, mens en lidt større del (40-50%) er lidt skadet, og (20-30%) er jævnt skadet. Den resterende del af vejnettet (ca. 5%) er meget skadet. I tabellen ovenfor anvender SAMKOM følgende betegnelser for alvoren af skaderne: Side 13

15 Skadesfrit: ingen skader Lidt skadet: skader på 0-10% af vejnettet Jævnt skadet: skader på 10-50% af vejnettet Meget skadet: skader på % af vejnettet Fornyelsesindekset: AI er et mål for slidlagsfornyelsen i de sidste 10 år. Under forudsætning af at der har været en jævn udskiftning af slidlagene over de sidste 10 år, kan en AI-værdi på 4 opfattes som en fornyelse af slidlagene på ca. 4% af vejnettet hvert år. AI-indekset opgøres som et vægtet gennemsnit af de arealer, der har fået slidlagsfornyelse inden for den seneste 10-års periode, som procent af det samlede areal. *Der henvises til SAMKOMs hjemmeside for en detaljeret forklaring af metoden til opgørelse af belægningsindekset ( Kvalitetskrav for den efterspurgte ydelse Brugertilfredshed: Brugertilfredshed Endelig er ydelsens kvalitet efter udbud dokumenteret ved oplysning af eventuel manglende målopfyldelse af kontrakten fra leverandørens side (antal tilfælde). Vurdering af om der er sket systematiske ændringer i kvalitetskravene for den efterspurgte ydelse. Dokumentationen er indhentet gennem: Udbudskontra kten Kravspecifikati onen Desuden er dokumentation indhentet ved kvalitative vurderinger, hvor ydelsens kvalitet og ændring af kvalitetskravet er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Vurdering af om der er sket systematiske ændringer i brugertilfredsheden af det af udbuddet omfattede vejnet. Brugertilfredsheden er dels afdækket gennem indhentede data samt kvalitative vurderinger af systematiske ændringer i brugertilfredsheden. Datagrundlaget omfatter (så vidt muligt): Antal dage med vejarbejder (opgjort for et gennemsnitsår) Antal kommunale klagesager (opgjort for et gennemsnitsår) De kvalitative vurderinger har søgt at belyse, hvordan og hvorfor ændringer i brugertilfredshed er opstået, bl.a. igennem vurderinger af om der er sket ændringer i borgerinformationsniveauet vedrørende asfaltarbejde efter udbud. Den kvalitative vurdering af om der er sket systematiske ændringer i brugertilfredsheden er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Denne indikator belyser eventuelle ændringer i kommunens efterspurgte kvalitet i forbindelse med udbuddet. Denne indikator belyser eventuelle ændringer i brugertilfredsheden som følge af konkurrenceudsættelse af drift og vedligeholdelse af belægningsopgaver ved anvendelse af funktionskrav. Side 14

16 Arbejdstagers organisation Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Arbejdstagers forhold: Arbejdstagers forhold i kommunen Vurdering af hvilke konsekvenser udbud af opgaven i en længerevarende funktionskontrakt har haft for det berørte kommunale personale. Arbejdstagers forhold er afdækket gennem kommunens kvalitative vurdering af implikationerne for det berørte personale på følgende parametre: Antal medarbejdere før og efter udbud Omfang af medarbejderudskiftning Tab af kompetencer og eventuelle konsekvenser for senere udbud af opgaven Ændringer i arbejdsopgaver Ændringer i personaletyper Ressourceforb rug ift. kontraktstyring og -opfølgning Denne indikator belyser eventuelle ændringer i arbejdstagers forhold (dvs. kommunal opgavevaretagelse) som følge af konkurrenceudsættelse af drift og vedligeholdelse af belægningsopgaver ved anvendelse af funktionskrav. Arbejdstagers tilfredshed: Vurdering af om der er sket systematiske ændringer i arbejdstagers tilfredshed før og efter udbud for de medarbejdere, der beskæftiger sig med belægningsopgaver. Dokumentationen er indhentet gennem: Medarbejderti lfredshedsundersøgelser såfremt de har været tilgængelige. Arbejdstagers tilfredshed Alternativ: Hvis medarbejdertilfredshedsanalyser ikke er gennemført for de omfattede medarbejdere, er denne effekt afdækket gennem kommunens kvalitative vurdering af ændringer i medarbejdertilfredsheden på følgende parametre: Indflydelse på eget arbejde Lønvilkår Motivation Arbejdstempo /-pres Beslutningsha stighed Arbejdsmiljø Karrieremulig heder Lederskab Samarbejde og kolleger Denne indikator belyser eventuelle ændringer i arbejdstagers tilfredshed som følge af konkurrenceudsættelse af drift og vedligeholdelse af belægningsopgaver ved anvendelse af funktionskrav. Endvidere har den kvalitative vurdering søgt at belyse, hvorvidt eventuelle ændringer i medarbejdertilfredsheden skyldes, at opgaven er udbudt i et flerårigt funktionsudbud. Side 15

17 Udvikling og samarbejde Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Innovation: Innovation Videndeling: Videndeling Vurdering af om udbuddet har bidraget til en mere innovativ opgaveløsning sammenlignet med udgangspunktet i situationen forud for udbuddet. Vurderingen af, hvorvidt der er innovation som konsekvens af konkurrenceudsættelse af opgaven, er afdækket gennem kvalitative vurderinger af følgende parametre: Anvendelse af nye og innovative arbejdsprocesser Indretning og strukturering af materialevalg i leverandørens tilgang til opgaveløsningen (fx ved valg af belægningsmaterialer, rabatsammensætning, reparationsmetoder mv.) Vurdering af om udbuddet har medført forbedret trafiksikkerhed og fremkommelighed Andre innovative effekter (fx færre arbejdsskader grundet forbedrede arbejdsprocessor mv.) Den kvalitative vurdering af, hvorvidt udbuddet har medført innovative løsninger sammenlignet med situationen forud for udbuddet, er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Vurdering af om udbuddet har bidraget til en øget videndeling og/eller styrket samarbejde mellem kommune og leverandør. Vurderingen af, hvorvidt udbuddet har medført en øget videndeling mellem kommune og leverandør, er afdækket gennem kvalitative vurderinger i de gennemførte interviews med både kommunen og leverandøren. Denne indikator belyser, hvorvidt konkurrenceudsættelse af drift og vedligeholdelse af belægningsopgaver ved anvendelse af funktionskrav har medført en mere innovativ opgaveløsning. Denne indikator belyser, hvorvidt konkurrenceudsættelse af drift og vedligeholdelse af belægningsopgaver ved anvendelse af funktionskrav har medført en øget videndeling mellem kommune og leverandør. Side 16

18 2.1.4 Måleparametre - vejservice Følgende operationalisering er anvendt til effektanalysen af vejserviceområdet. Både udgangspunktet for operationaliseringen og eventuelle alternative tilgange er beskrevet under hver indikator. Økonomi Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Økonomisk bruttoeffekt: Opgjort som differencen i den årlige pris for ydelsen før udbuddet og den årlige pris for ydelsen efter udbud for det vindende tilbud. Den økonomiske før-pris er opgjort ved: De årlige totale kommunale udgifter for det af kontrakten omfattede arbejde opgøres på en af følgende to måder afhængig af opgavevaretagelsen før udbud: i. Opgavevaretagelse i kommunalt regi: I tilfælde, hvor opgavevaretagelsen forud for udbud har været varetaget internt i kommunal virksomhed, er førpris opgjort ved at efterspørge den samlede kommunale udgift, der indeholder: Direkte kommunale udgifter relateret til udførelse af vejserviceopgaver Indirekte kommunale udgifter relateret til udførelse af vejserviceopgaver Årlige udgifter til investeringer i materiel og maskiner (maskinpark) Økonomisk bruttoeffekt Det er tilstræbt, at før -prisen skal udgøre et normalår. Derfor er 5 års historiske regnskabsdata efterspurgt. ii. Opgavevaretagelse af privat leverandør: I dette tilfælde vil udbuddet, der analyseres, være et genudbud. Hermed har opgaven været varetaget af en privat leverandør, og førpris er dermed opgjort ved at efterspørge den samlede kommunale udgift, der indeholder: Kontraktbetal inger til privat leverandør (kontraktsum) Direkte kommunale udgifter relateret til kontraktstyring/-opfølgning (dvs. ekskl. lønudgifter til udførende personale) Indirekte kommunale udgifter relateret til udførelse af vejserviceopgaver Den økonomiske bruttoeffekt er udtryk for forskellen i den årlige kommunale udgift før og efter udbud for vejserviceopgaverne på det af kontrakten omfattede vejnet. Det er tilstræbt, at før -prisen skal udgøre et normalår. Derfor er 5 års historiske regnskabsdata efterspurgt. Alternativ: Hvis kommunen ikke har været i stand til at opgøre førprisen for arbejdsopgaverne omfattet af udbuddet, er de årlige udgifter i før-situationen opgjort ved at fordele de totale kommunale vejserviceudgifter proportionalt, fx hvis det udbudte vejnet udgør 50% af kommunens totale vejnet, fordeles 50% af de totale direkte og indirekte udgifter til kontrakten. Den økonomiske efter-pris er opgjort ved: Indsamlet er de totale kommunale udgifter som fastsat i aftalegrundlaget. Det er tilstræbt, at efter -prisen skal udgøre et normalår, dvs. et gennemsnitsår, og derfor er den samlede udgift i hht. kontrakten efterspurgt. Denne udgift fordeles over kontraktperiodens længde, så den årlige udgift kan estimeres. Side 17

19 I efterprisen er der herudover indeholdt kommunale udgifter til administration, tilsyn, kontraktopfølgning mv., der ikke umiddelbart falder bort som følge af udbuddet, herunder: Direkte kommunale udgifter relateret til kontraktstyring/-opfølgning Indirekte kommunale udgifter relateret til udførelse af vejserviceopgaver Økonomisk nettoeffekt: Økonomisk nettoeffekt Opgjort som den årlige bruttoeffekt fratrukket de gennemsnitlige årlige udbudsomkostninger og følgeomkostninger. Udbudsomkostninger: Kommunerne er blevet bedt om at oplyse udgifter til ekstern rådgiver samt internt timeforbrug i forbindelse med forberedelse og udarbejdelse af selve udbuddet. Det interne timeforbrug til gennemførelse af udbuddet er blevet efterspurgt for fire følgende medarbejderprofiler: Overordnet offentlig ledelse (fx øverste ledelse i kommunen, ledelse af vejområdet, ledelse af juridisk og/eller økonomisk enhed i kommunen mv.) Samfundsvidenskabelig kandidat med højt kvalifikationsniveau (arbejde der forudsætter viden på højeste niveau inden for pågældende område, fx ingeniørarbejde, juridisk arbejde, økonomisk arbejde, arkitektarbejde mv.) Medarbejder med mellemhøjt kvalifikationsniveau (arbejde der forudsætter viden på mellemniveau, fx bogholderi, revisions- og regnskabsarbejde, administrationsarbejde mv.) Almindeligt kontorarbejde (fx sekretær, almindeligt kontorarbejde, arkivering, postarbejde, servicearbejde mv. ) * Det er valgt at anvende et estimat for medgået tid ved kommunernes forberedelse og udarbejdelse af udbuddet, da få kommuner har været i stand til at dokumentere de afholdte udgifter for internt anvendt tid. Følgeomkostninger: Omfatter ændringer i de kommunale direkte og indirekte udgifter til administration, tilsyn, kontraktopfølgning mv. som følge af gennemførelsen af udbuddet samt eventuelle andre omkostninger forbundet med udbuddet, fx ventepenge til tjenestemænd (rådighedsløn). Opgørelsen af følgeomkostninger er baseret på den enkelte kommunens skøn over eventuelle ændringer i anvendte ressourcer og afholdte udgifter fra før til efter udbud. Den økonomiske nettoeffekt er udtryk for forskellen i den årlige kommunale udgift før og efter udbud (bruttoeffekt), hvor der er taget højde for den gennemsnitlige årlige udgift forbundet med kommunens forberedelse af udbuddet samt andre udgifter forbundet med eventuelle ændringer i interne arbejdsprocesser i kommunen (følgeomkostninger). Hvis vejserviceopgaverne i før-situationen har været varetaget af privat leverandør, så er der ligeledes taget højde for udbuds- og følgeomkostninger i før-situationen i opgørelsen af den økonomiske nettoeffekt. Andre økonomiske effekter: Virksomhedsoverdragelse Vurdering af den økonomiske betydning for udbuddet i tilfælde, hvor der er sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere og driftsmateriel som en del af udbudskontrakten. Igennem interview med leverandøren er det belyst, hvilken effekt en eventuel virksomhedsoverdragelse af henholdsvis kommunale medarbejdere og overtagelsen af driftsmateriel i forbindelse med udbuddet har haft på den tilbudte pris (kontraktstørrelsen). Denne effekt giver indblik i den økonomiske påvirkning for udbud, hvor der er sket virksomhedsoverdragelse af medarbejdere og driftsmateriel. Side 18

20 Kvalitet Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Ydelsens standard: Ydelsens standard Opgjort gennem vurdering af kvaliteten af den leverede serviceydelse før og efter udbuddet. Ydelsens standard er afdækket gennem kvalitative vurderinger af, hvorvidt der er sket en ændring i den oplevede kvalitet fra før til efter udbud for de af udbuddet omfattede serviceydelser. Endvidere er ydelsens kvalitet efter udbud dokumenteret ved oplysning af eventuel manglende målopfyldelse af kontrakten fra leverandørens side (antal tilfælde). Ydelsens standard er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Vurdering af om der er sket systematiske ændringer i kvalitetskravene for den efterspurgte ydelse. Denne indikator giver indblik i ændringen i den oplevede kvalitet af vejserviceopgaverne før og efter udbud. Kvalitetskrav for den efterspurgte ydelse Brugertilfredshed: Brugertilfredshed Dokumentationen er indhentet gennem: Udbudskontra kten Kravspecifikati onen En kvalitetsforbedring kan desuden udgøres af en førsituation, hvor kvalitetskravet ikke er defineret i kommunen. Herudover er dokumentation indhentet ved kvalitative vurderinger, hvor ydelsens kvalitet og ændring af kvalitetskravet er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Vurdering af om der er sket systematiske ændringer i brugertilfredsheden for de af udbuddet omfattede serviceydelser. Brugertilfredsheden er dels afdækket gennem indhentede data samt kvalitative vurderinger af systematiske ændringer i brugertilfredsheden. Datagrundlaget omfatter (så vidt muligt): Antal kommunale klagesager (opgjort for et gennemsnitsår) De kvalitative vurderinger har søgt at belyse, hvordan og hvorfor ændringer i brugertilfredshed er opstået, bl.a. igennem vurderinger af om der er sket ændringer i borgerinformationsniveauet vedrørende vejserviceopgaver efter udbud. Den kvalitative vurdering af, om der er sket systematiske ændringer i brugertilfredsheden, er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Denne indikator belyser eventuelle ændringer i kommunens efterspurgte kvalitet i forbindelse med udbuddet. Denne indikator belyser eventuelle ændringer i brugertilfredsheden som følge af konkurrenceudsættelse af vejserviceopgaverne ved anvendelse af tilstandskrav. Side 19

21 Arbejdstagers organisation Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Arbejdstagers forhold: Arbejdstagers forhold hos administrative kommunale medarbejdere Arbejdstagers forhold hos udførende personale Vurdering af hvilke konsekvenser udbud af opgaven har haft for det kommunale personale før og efter udbud. Arbejdstagers forhold er afdækket gennem kommunens kvalitative vurdering af implikationerne for det berørte personale på følgende parametre: Antal medarbejdere før og efter udbud Omfang af medarbejderudskiftning Tab af kompetencer og eventuelle konsekvenser for senere udbud af opgaven Ændringer i arbejdsopgaver - fx skift fra tilrettelæggelse af arbejdet til kontraktstyring Ændringer i personaletyper Ressourceforb rug ift. kontraktstyring og -opfølgning Vurdering af hvilke konsekvenser udbud af opgaven har haft for det udførende personale. Arbejdstagers forhold er afdækket gennem kvalitative vurderinger af implikationerne for det berørte personale på følgende parametre: Antal medarbejdere før og efter udbud dedikeret til kontrakten Antal medarbejdere ansat på særlige vilkår (fx ansættelse med løntilskud, fleksjob mv.) Antal sygedage pr. medarbejder (opgjort årligt) Ændringer i arbejdsprocesser- og opgaver Den kvalitative vurdering af, om der er sket systematiske ændringer i arbejdstagers forhold, er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Denne indikator belyser eventuelle ændringer i den kommunale /administrative arbejdstagers forhold som følge af konkurrenceudsættelse af vejserviceopgaven. Denne indikator belyser eventuelle ændringer i den udførende arbejdstagers forhold som følge af konkurrenceudsættelse af vejserviceopgaven. Arbejdstagers tilfredshed: Vurdering af om der er sket systematiske ændringer i arbejdstagers tilfredshed før og efter udbud for de medarbejdere, der beskæftiger sig med vejserviceopgaverne omfattet af udbuddet. Arbejdstagers tilfredshed Dokumentationen er indhentet gennem: Medarbejderti lfredshedsundersøgelser Alternativ: Hvis medarbejdertilfredshedsanalyser ikke er gennemført for de omfattede medarbejdere, er denne effekt afdækket gennem kommunens og leverandørens kvalitative vurdering af ændringer i medarbejdertilfredsheden på følgende parametre: Indflydelse på eget arbejde Lønvilkår Motivation Arbejdstempo /-pres Denne indikator belyser eventuelle ændringer i arbejdstagers tilfredshed som følge af konkurrenceudsættelse af vejserviceopgaven. Side 20

22 Beslutningsha stighed Arbejdsmiljø Karrieremulig heder Lederskab Samarbejde og kolleger Udvikling og samarbejde Endvidere har de kvalitative vurderinger søgt at belyse, hvorvidt en eventuel virksomhedsoverdragelse af medarbejdere har medført ændringer i ovenstående måleparametre. Indikator Operationalisering (metode) Output (resultat) Innovation: Innovation Videndeling: Videndeling Vurdering af om udbuddet har bidraget til en mere innovativ opgaveløsning sammenlignet med udgangspunktet i situationen forud for udbuddet. Vurderingen af, hvorvidt der er innovation som konsekvens af konkurrenceudsættelsen af opgaven, er afdækket gennem kvalitative vurderinger af følgende parametre: Anvendelse af nye og innovative arbejdsprocesser Indretning og anvendelse af arbejdsredskaber (fx anvendelse af nye maskiner, hjælpemidler mv.) Vurdering af om udbuddet har medført forbedret trafiksikkerhed og fremkommelighed Andre innovative effekter (fx færre arbejdsskader grundet forbedrede arbejdsprocessor mv.) Den kvalitative vurdering af, hvorvidt udbuddet har medført innovative løsninger sammenlignet med situationen forud for udbuddet, er belyst gennem interviews med både kommunen og leverandøren. Vurdering af om udbuddet har bidraget til en øget videndeling og/eller styrket samarbejde mellem kommune og leverandør. Vurderingen af, hvorvidt udbuddet har medført en øget videndeling mellem kommune og leverandør, er afdækket gennem kvalitative vurderinger i de gennemførte interviews med både kommunen og leverandøren. Denne indikator belyser, hvorvidt konkurrenceudsættelse af vejserviceopgaven har medført en mere innovativ opgaveløsning. Denne indikator belyser, hvorvidt konkurrenceudsættelse af vejserviceopgaven har bidraget til en øget videndeling mellem kommune og leverandør. Side 21

23 2.2 Valg af cases Der redegøres i det følgende for de anvendte parametre for case-valg, samt for hvordan casene er blevet identificeret (proces for case-valg) inden for henholdsvis vejservice- og vejbelægningsområdet. En kort oversigt af nøglekarakteristika for de udvalgte cases fremgår af nedenstående figur. Figur 3 Information om de udvalgte cases Kort om de valgte cases I alt 19 cases 10 cases vedr. belægning og 9 cases vedr. vejservice Alle de valgte cases på belægningsområdet er funktionsudbud De valgte cases på vejserviceområdet indeholder en blanding af tilstands- og udførelseskrav Casene på belægningsområdet er implementeret perioden Casene fra vejdriftsomr ådet er implementeret i perioden Der er spredning i bestillerkommuner nes indkøbsmodenhed, leverandørspr edning, samt spredning i udbuddenes størrelse. Case populationen består endvidere af cases, som omfatter både RoSy og vejman.dk som vejforvaltningssystemer. De cases, som er omfattet af analysen, blev identificeret med udgangspunkt i nedenstående proces illustreret i figuren. Figur 4 - Proces for udvælgelse af cases Bruttoliste med potentielle projekter Identifikation af cases baseret på udvælgelsesparametre samt dialog med bestillere og leverandører Udvælgelse af funktionskontrakter på belægningsområdet og vejservice-kontrakter indeholdende en blanding af tilstandsog udførelseskrav 10 funktionskontrakter og 9 vejservicekontrakter Analysensfundament (19 cases) Udvalgte cases Side 22

24 Der blev indledningsvist udarbejdet en bruttoliste over samtlige funktionsudbud på området. Dernæst blev de funktionsudbud, som bedst opfyldte de opstillede kriterier for case-valg udvalgt. De øvrige cases (primært vejservice-cases) blev identificeret på baggrund af en rundringning til et stort antal af landets kommuner (ca. ¼ af samtlige kommuner) samt alle førende leverandører på vejserviceområdet og case-screeningen afslørede, at der et begrænset antal udbudte kommunale vejservice-opgaver at vælge imellem Parametre for udvælgelse af cases De cases, som er omfattet af analysen, er udvalgt med udgangspunkt i otte centrale parametre for case-valg (jf. Side 23

25 Figur 5). Nogle af parametrene var givet på forhånd i det opdrag, som ligger til grund for analysen. De øvrige parametre er valgt på baggrund af metodemæssige overvejelser, herunder især til ønsket om at opnå et repræsentativt udsnit af cases samt et hensyn til analyseresultaternes generaliserbarhed. Det overordnede formål med case-udvælgelsen har været at sikre, at de valgte cases så vidt muligt afspejler effekterne ved konkurrenceudsættelse på vejområdet, og at de ikke fx kun dækker en snæver type udbud, en bestemt type kommuner eller andre forhold, som kan give anledning til bias i analyseresultaterne. På belægningsområdet er funktionsudbud anvendt i et betydeligt omfang, og der findes i dag i nærheden af funktionskontrakter, som er udbudt i kommunalt regi. Udvælgelsen af cases, der indgår i denne analyse, er derfor sket på baggrund af de opstillede udvælgelseskriterier. De 10 udvalgte cases består, som tidligere nævnt, udelukkende af funktionskontrakter, hvilket skyldes at ingen kommuner i nyere tid selv har varetaget større asfaltrelateret arbejde for derefter at udbyde opgaven. På vejserviceområdet har udvælgelsen, modsat belægningsområdet, i praksis været præget af store udfordringer forbundet med at identificere relevante opgaver. Det lave antal udbudte vejserviceopgaver medførte, at hensynet til at opfylde samtlige udvælgelseskriterier i sagens natur faldt i baggrunden. Et tungtvejende hensyn har været at inddrage sammenlignelige opgavetyper således, at et funktionsudbud kan sammenlignes med et traditionelt udbud på aktivitetskrav. Dette begrænsede antallet af potentielle cases yderligere, hvilket skyldes, at kun græsslåning, renhold, ukrudtsbekæmpelse og/eller beplantning egner sig til at blive udbudt på funktionskrav (tilstandskrav). Udvælgelsen af de 9 endelige cases er derfor sket uden at gå på kompromis med de tungtvejende udvælgelseskriterier. På grund af det lille antal relevante cases har det ikke været muligt at foretage en aktiv udvælgelse af cases ud fra fx kriterierne spredning i kontraktstørrelsen (kontrakssum) samt geografisk spredning dette har dog vist sig uproblematisk, da den endelige case population alligevel på en tilfredsstillende måde opfylder de ovennævnte kriterier. Side 24

26 Figur 5 Udvælgelsesparametre for cases til effektanalysen I nedenstående følger en detaljeret beskrivelse af hvert af de 8 udvælgelseskriterier, samt en kort beskrivelse af karakteristika for den endelige case population. Fordeling af cases: Et centralt parameter for case-valg har været en ligelig fordeling mellem udbud indenfor henholdsvis belægningsområdet og området for vejservice. Sammen med kriteriet om at minimum halvdelen af casene skal være baseret på funktionskrav, er dette et krav, som var fastlagt i opdraget til opgaven. Samtlige cases på belægningsområdet i nærværende analyse er funktionsudbud. 4 Det skyldes som nævnt, at udbudspraksis på belægningsområdet er kendetegnet ved næsten udelukkende privat opgavevaretagelse, og at det over en længere periode har været almindelig praksis at den type opgaver er blevet indkøbt på baggrund af 1-årige licitationer. Det har derfor ikke været muligt at etablere en ren konkurrenceudsættelsessituation, hvor en kommune går fra en kommunal opgavevaretagelse til privat opgavevaretagelse. Effektanalysen af belægningsområdet består derfor af en sammenligning af effekterne forbundet med at gå fra en 1-årig licitation, som før-situation, til at konkurrenceudsætte belægningsopgaven i en længerevarende funktionskontrakt i efter-situationen. På vejserviceområdet er udbuddene typisk baseret på en blanding af tilstandskrav (funktionskrav) og udførelseskrav (aktivitetskrav), hvilket også er tilfældet for otte ud af de ni cases, som er omfattet af analysen. En enkelt case er udelukkende baseret på udførelseskrav. Analysen indeholder således otte vejservicecases, som alle indeholder en blanding af tilstands- og udførelseskrav med undtagelse af en enkelt case, som udelukkende består af udførelseskrav. Et overblik over før- og efter-situationen i de analyserede cases fremgår af figuren nedenfor. 4 For en nærmere introduktion til funktionsudbud henvises til det nye værktøj til funktionsudbud på vejområdet, som er udarbejdet af Ernst & Young på vegne af Udbudsrådet: Værktøj til funktionsudbud på vejområdet Side 25

27 Figur 6 Før-situation og efter-situation i effektanalysen Før-situationen Efter-situationen Belægning Overvejende privat opgavevaretagelse (fx 1årige licitationer) 10 kontrakter på funktionskrav En langt overvejende andel af belægningsopgaverne bliver i dag udført af private aktører i kortvarige ad hoc kontraktforhold (fx lapning af belægning efter en hård vinter). Meget få kommuner varetager selv den type opgaver. Da de fleste kommuner over en årrække har udbudt opgaverne på den måde, er det svært at finde relativt nye cases, hvor før-situationen er kommunal opgavevaretagelse. Derfor vælges 10 cases baseret på funktionsudbud. Vejservice Området er kendetegnet ved en overvejende kommunal opgavevaretagelse. De få udbud, som er identificeret på området, er ofte genudbud af tidligere amtsudbud 8 udbud baseret på en blanding af tilstandskrav og udførelseskrav Et enkelt udbud baseret på udførelseskrav Inden for det kommunale vejservice sker konkurrenceudsættelse typisk med en blanding af tilstandskrav og udførelseskrav. Kun få udbud er identificeret på området. Tidsperiode: Casene er endvidere blevet udvalgt under hensyn til udbudstidspunktet. På grund af datatilgængelighed omfatter analysen fortrinsvis cases, som er udbudt i nyere tid. Belægningsområdet omfatter dog cases af lidt ældre dato end vejserviceområdet, idet opgavens karakter i funktionskontrakterne fordrer, at projekterne har været implementeret i en vis periode forud for analysetidspunktet. Ved funktionsudbud på belægningsområdet tager det ofte to år eller længere tid, før vejbelægningen er genoprettet til det aftalte kvalitetsniveau. For en meningsfuld vurdering af effekterne er det derfor hensigtsmæssigt, at casene på belægningsområdet som minimum har 2-3 år på bagen. Anvendelse af for nye cases kan indeholde en potentiel bias, idet der ikke opnås et retvisende billede af udviklingen i vejenes kvalitet. På vejserviceområdet stilles ikke de samme krav til udbuddenes alder, idet man på vejserviceområdet meningsfuldt kan vurdere eventuelle kvalitetsforbedringer eller forringelser på årsbasis. På vejserviceområdet omfatter analysen således cases, som alle blev implementeret i perioden Sammenlignelige opgavetyper: Analysen omfatter endvidere cases, der så vidt muligt er sammenlignelige, dvs. at fx vejservice-casene i overvejende grad omfatter de samme typer opgaver på tværs af udbud disse opgaver omfatter renhold og rengøring, græsslåning, beplantning og beplantningspleje og ukrudtsbekæmpelse, da opgaverne egner sig både til funktionskrav og aktivitetskrav. Det samme gælder for de valgte cases på belægningsområdet, hvor funktionsudbud primært egner sig til landområder og i mindre grad til byområder. Dette skyldes, at vedligeholdelsen af veje i landområder ofte er forbundet med en rimelig grad af forudsigelighed, hvilket de længerevarende kontrakter fordrer. Side 26

28 Spredning i indkøbsmodenhed, geografi og leverandører: Endelig er der sigtet mod en spredning i de omfattede kommuners indkøbsmodenhed, leverandørspredning og geografisk spredning for at opnå et bredt udsnit af den praktiske population af cases inden for vejområdet. Kommunerne anvender fx i varierende grad private leverandører i produktionen af deres serviceydelser. Målt ud fra Det Private Leverandør Indeks (PLI) varierer indkøbsmodenheden i de omfattede kommuner således fra 18,8% til 38%. 5 Den gennemsnitlige indikator for konkurrenceudsættelse (PLI) udgjorde på landsplan ca. 25,5% i Både på belægnings- og vejserviceområdet er der endvidere tale om leverandørspredning, hvor flere af de større aktører på markedet er repræsenteret. Endelig er der overordnet set også en betydelig geografisk spredning på begge områder: Figur 7 - Geografisk spredning Belægning Vejservice Belægning og vejservice Sidst har vi valgt cases af varierende størrelse. På belægningsområdet er der stor variation for kontraktsummerne fra ca. 28 mio. kr. til 165 mio. kr. med en gennemsnitsstørrelse på ca. 49,9 mio. kr. På vejserviceområdet er der en variation i kontraktstørrelse fra mellem 1,8 mio. kr. til 88 mio. kr., hvor gennemsnitsstørrelsen er ca. 18,7 mio. kr. Det er dermed vores vurdering, at både udvælgelseskriteriet geografisk spredning og varierende størrelse i væsentlig udtrækning er opfyldt for de udvalgte cases på vejserviceområdet. 5 Det Private LeverandørIndeks (PLI) viser andelen af kommunernes brug af private leverandører set i forhold til den andel af den samlede opgaveløsning, som i princippet kan varetages af private. PLI-indekset er derfor i princippet et mere præcis mål end udliciteringsgraden. 6 Side 27

29 Den systematiske tilgang til case valg tillader dermed en kvalificeret vurdering af, hvilken betydning forskellige baggrundsfaktorer har i forhold til de identificerede effekter (fx vejenes stand, udbuddets størrelse eller kommunens indkøbsmodenhed), og understøtter dermed den kvalitative del af analysen, hvor der vurderes hvordan og hvorfor de målte effekter opstår. Side 28

30 2.3 Dataindsamling Effektanalysens datagrundlag består af de nævnte datakilder beskrevet i afsnit 1.3. Der redegøres i det følgende for processen i forhold til dataindsamlingen Processen generelt Dataindsamlingen er foregået som beskrevet nedenfor: Interview med kommunale og private nøglepersoner (projektledere og andre nøgleaktører med indgående kendskab til den enkelte case). Input fra leverandører ift. opgaveløsningens kvalitet, organisering, organisation samt udvalgte økonomiske nøgletal Indsamling af relevant og tilgængeligt skriftligt materiale (fx udbudsmateriale, kontrakter, HR-data, tilfredshedsundersøgelser m.m.). Kvalitetssikring af indsamlet data (jf. nedenfor) Kvalitetssikring af indsamlet data For udvalgte måleparametre er det vurderet nødvendigt, at foretage en kvalitetssikring af de indhentede data oplyst af kommunen. Som tidligere nævnt, er der anvendt ensartede tilgange til indhentning af data, samt indhentet sparring med fageksperter for, at kvalitetssikre analysegrundlaget. Tabellen nedenfor indeholder en beskrivelse af, hvordan udvalgte data er blevet kvalitetssikret yderligere. Måleparameter Beskrivelse af kvalitetssikring af indsamlet data Effekt: Økonomisk bruttoeffekt Opgørelsen af de totale omkostninger i før-situationen krævede særlig opmærksomhed i forhold til at sikre forsvarlige resultater på tværs af de gennemførte case-analyser. Kvalitetssikringen er foretaget gennem følgende tiltag: Totale kommunale udgifter forud for udbud (før-situation) i. For at sikre et retvisende og metodisk pålideligt resultat af effektanalysen er der udarbejdet en ensartet tilgang, som kommunerne er blevet bedt om at anvende til opgørelsen af de efterspurgte økonomiske data (som beskrevet i afsnit Tilvejebringelse af økonomiske data2.1.1) ii. Nøgletal fra Danmarks Statistik (kommunernes regnskaber ( REGK31 )) er anvendt til at kvalitetssikre de af kommunen oplyste økonomiske data. Gennem kommunernes regnskaber er det muligt, at få indblik i de samlede afholdte udgifter for henholdsvis vejservice- og vejbelægningsområdet. Denne viden har vi i de konkrete cases anvendt til, at vurdere realismen i de oplyste udgifter ved, at sammenligne disse med kommunens samlede afholdte udgifter. Der er foretaget en inddeling af de kommunale konti i REGK31, så udgifterne opgjort så vidt muligt afspejler anlægsopgaver på belægningsområdet. iii. Kvalitetssikring af Vejteknisk Institut i tilfælde, hvor der har været særlige forhold, der har talt for at foretage et yderligere kvalitetstjek udover de Side 29

31 ovenstående tiltag. Effekt: Økonomisk nettoeffekt I forbindelse med selve udførelsen af interviewrunden og indsamling af datagrundlaget er det konstateret, at mange kommuner havde udfordringer i forhold til at opgøre afholdte udgifter forbundet med at forberede og udføre selve udbuddet i kommunen (udbudsomkostningen). Disse udfordringer skyldtes bl.a., at ansatte, der havde udarbejdet udbudsmaterialet ikke længere er ansat i kommunen. Udbudsomkostninger Som konsekvens af disse udfordringer, så blev de interne kommunale udgifter til forberedelse af udbuddet bestemt ved at kommunen gav et bud på medgået tid på de fire medarbejderprofiler, der blev specificeret i afsnit 1.3. Som realitetstjek på de af kommunen oplyste timer har Vejdirektoratet, Vejteknisk område (tidligere Vejteknisk Institut), fungeret som sparringspartner og ekspert. Til at opgøre de kommunale udgifter forbundet med udarbejdelsen af udbuddet har vi anvendt lønbegrebet fra Danmarks Statistik som beskrevet i afsnit 1.3, således at udbudsomkostningen kunne fastsættes. Endelig har Vejdirektoratet, Vejteknisk område (tidligere Vejteknisk Institut), vurderet størrelsen af et eventuelt rådgivningsvederlag til privat rådgiver (gennemsnitligt rådgivningshonorar), som dermed er anvendt som en standardstørrelse i tilfælde, hvor kommunen ikke har været i stand til at levere udbudsomkostningerne afholdt til rådgivning. 2.4 Bearbejdning af data og afrapportering Efter gennemførelse af alle interview samt indsamling af datagrundlaget er analysegrundlaget behandlet med afsæt i de enkelte cases inden for henholdsvis vejservice- og vejbelægningsområdet. Dermed er effektanalysens grundlag opbygget ved først at opgøre effekterne case for case. For hver case har fokus været rettet mod at definere og dokumentere, hvilke effekter (af de opstillede) der optræder og karakteriser den pågældende case. Herefter har fokus været rettet mod at sammenkoble de identificerede effekter og vurdere årsagssammenhængen mellem disse effekter? Endelig er analyseresultaterne sammenholdt på tværs af cases for at foretage den endelige vurdering og konklusion af at konkurrenceudsætte opgaver på vejområdet. Side 30

32 3. Beregning af skadespoint Ved anvendelse af skadespoint opgøres vejens tilstand gennem en tilstandsregistrering i henhold til vejreglen Vedligehold af færdselsarealet af november 2009, der foregår visuelt - dvs. en bil kører langsomt på vejen, mens de skader, revner, krakeleringer mm., der ses på vejen, tastes ind i vejman.dk. De registrerede skader vægtes dermed i forhold til, hvor alvorlige tegn på nedbrydning der er og regnes sammen til et enkelt tal: skadespoint. Jo mere skadet en vejstrækning er, des højere skadespoint. I det følgende beskrives opgørelsesmetoden til beregning af skadespoint. Skadespoint beregnes ved:,hvor: Skadespoint = Skadesomfang(%) ( Skadesvægt faktor) 100 Skadesomfang jf.*) = 0, 7, 35 eller 70 procent afhængig af, om skadesomfanget er registreret som 0, A, B eller C i hovedeftersynsskemaet. Hvis skadens omfang er beskrevet ved en procentværdi i stedet for 0, A, B eller C, benyttes denne værdi. Skadesvægt = angivet i skema 1. Faktor = 3,5 *) Feltet skadesomfang på hovedeftersynsskemaet kan udfyldes på tre forskellige måder: I. Benyttelse af de fire kategorier 0, A, B eller C. II. Angivelse af det skadede areal eller længde som procent af strækningens totale areal eller længde. Angivelse direkte i m 2 eller meter af det areal eller den længde, der er skadet. Vejman.dk omregner da til procent af parcellens areal eller længde. III. Middelskadespoint for fx et vedligeholdelsesniveau beregnes: Middelskadespoint = Sum af (Skadespoint for parcel Areal for parcel) / Sum af (Areal for parcel) Ved beregning af middeltal indgår parcel-værdien for skadespoint uanset årstal for hovedeftersyn (dvs. skadespoint bliver ikke opskrevet i denne forbindelse). Side 31

33 Tabel 1 Vægtfaktorer til beregning af skadespoint Observation Bedømmelse Alvorlighed Vægt Revner på langs, 0-1 m fra kant Bredde < 0,5 cm 0,500 Bredde 0,5-3 cm 1,000 Bredde > 3 cm 1,500 Revner på langs, > 1 m fra kant og revner på tværs Bredde < 0,5 cm 0,500 Bredde 0,5-3 cm 1,000 Bredde > 3 cm 1,500 Samlingsrevner Bredde < 0,5 cm 0,333 Bredde 0,5-3 cm 0,667 Bredde > 3 cm 1,000 Krakeleringer Små < 0,05 m2 3,000 Middelstore 0,05-0,5 m2 4,000 Store > 0,5 m2 4,000 Rivninger Udtørring 0,050 Mørteltab 0,700 Stentab 1,000 Stentab OB Spredt stentab 0,150 Sammenhæng < 100 m2 0,300 Sammenhæng > 100 m2 0,450 Afskalninger Små < 0,05 m2 2,500 Middelstore 0,05-0,5 m2 5,000 Store > 0,5 m2 7,500 Slaghuller Små < 0,05 m2 5,000 Side 32

34 Observation Bedømmelse Alvorlighed Vægt Middelstore 0,05-0,5 m2 7,500 Store > 0,5 m2 10,000 Lunker og sætninger Dybde < 2 cm 2,000 Dybde 2-4 cm 4,000 Dybde > 4 cm 6,000 Sporkøring Dybde < 5 mm 0,000 Dybde 5-15 mm 0,200 Dybde mm 0,400 Dybde > 25 mm 0,600 Instabilt slidlag Forskydning < 2 cm 1,000 Forskydning > 2 cm 2,000 Svedning Små < 0,05 m2 0,150 Middelstore 0,05-20 m2 0,300 Store > 20 m2 0,450 Lapper Pletvis 1,000 Sammenhæng < 100 m2 0,250 Sammenhæng > 100 m2 0,125 Revneforsegling Pletvis 0,111 Sammenhæng < 10 m2 0,222 Sammenhæng > 10 m2 0,333 Små skader, der ikke er nævnt i skemaet, har skadesvægt 0,000. Side 33

35 Eksempel på skadespointberegning Skemaet herunder viser resultatet fra et hovedeftersyn på en 80 m lang parcel med et areal på 400 m 2. Skadespointet beregnes til: 2,87. Tabel 2 Eksempel på skadespointberegning Betegnelse Alvorlighed % Skadesvægt Bidrag til skadespoint Revner på langs < 1 m fra kant 2 Bredde 0,5-3 cm 50 1,00 1,75 Krakeleringer 2 Middelstore 0,05-0,5 m 2 5 4,00 0,70 Rivninger 3 Stentab 7 1,00 0,25 Slaghuller 1 Små < 0,05 m 2 1 5,00 0,18 Samlet skadespoint 2,87 Side 34

36 Bilag 2: Belægningscases Indholdsfortegnelse 1. Case: Ringkøbing-Skjern Kommune (tidligere Videbæk Kommune) 2. Case: Holbæk Kommune (tidligere Tornved Kommune) 3. Case: Lemvig Kommune (Gamle Lemvig Kommune) 4. Case: Aalborg Kommune (tidligere Nibe Kommune) 5. Case: Lemvig Kommune (tidligere Thyborøn Kommune) 6. Case: Odder Kommune 7. Case: Næstved Kommune (tidligere Fladså Kommune) 8. Case: Mariagerfjord Kommune 9. Case: Slagelse Kommune (tidligere Korsør Kommune) 10. Case: Odsherred Kommune Side 35

37 1. Case: Ringkøbing-Skjern Kommune (tidligere Videbæk Kommune) Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Videbæk Et svagt efterslæb, som Skyldes primært kommuners ønske om at Bedre skadespoint Færre klager og Forklaringsfaktorer bl.a. skyldes manglende vedligeholdelse de seneste 3 år investere i de forfaldne veje for derved at udbedre det store efterslæb Indekseringsudfordringen udgør et potentielt skyldes større investeringer øget fremkommelighed og trafiksikkerhed problem Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Videbæk Ændret Et svagt efterslæb, som Arbejdsopgaver Faldende motivation Kontrakter lægger Flere møder og Forklarings- bl.a. skyldes manglende ændret grundet de nye op til innovation bedre samarbejde faktorer vedligeholdelse de seneste 3 år Fra bestiller til kontrollant arbejdsopgaver Dog ikke udnyttet 1.1 Indledning Videbæk Kommune udbød i januar 2003 ca. halvdelen af kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. marts Vejene omfattet af kontrakten bestod af kommunens primære veje, som skulle vedligeholdes efter krav defineret ved skadespoint. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebanebelægning, kørebaneafmærkning og rabatter i en 15-årig periode. Der var i udbuddet udtrykt ønske om at modtage tilbud på to entreprisestørrelser; Alternativ A og Alternativ B. Det første alternativ bestod af ca. 141 km, hvortil der i Alternativ B var tilføjet yderligere tre vejstrækninger, så dette alternativ omfattede ca. 152 km vej. Baggrunden for og formålet med udbuddet var at sikre Side 36

38 kvalitetsforbedringer samt holde politikerne fast til budgettet, idet der tidligere havde været problemer med at få bevilliget tilstrækkelige ressourcer til opretholdelse og vedligeholdelse af kommunens vejnet. Der var via et hovedeftersyn i oktober 2002 registreret en status for vejens tilstand i VEJOPS-databasen for hver enkelt vejstrækning. Der var desuden i kontrakten inkluderet, at der hvert år på entreprenørens foranledning skal foretages et visuelt hovedeftersyn på mindst 1/3 af vejnettet, således at hele vejnettet gennemkøres inden for tre år. Der blev i udbudsmaterialet stillet krav til, at entreprisens samlede vejnet på ethvert tidspunkt maksimalt på have et skadespoint på 1,30, mens det for enkeltparceller gælder, at skadespoint ikke må overstige 3,0. Entreprisen omfatter: Vedligeholdelse af asfalterede færdselsarealer, hvor der er registreret et hovedeftersyn Profilering af rabatter (påfyldning - afhøvling/affræsning) Vedligeholdelse af kørebaneafmærkning Dokumentation af tilstandskrav Entreprisen omfatter ikke: Vedligeholdelse af rørlagte afvandingsledninger og brønde "Daglige" renholdelsesarbejder på kørebanen i kontraktperioden Græsslåning af rabatter Ukrudtsbekæmpelse i vejarealer Oprensning af grøfter Vedligeholdelse af fortove og stier Tabel 3 Faktatabel om udbuddet Kommune: Ringkøbing-Skjern (Videbæk) Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 37,0 mio. Vejlængde: 152 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset offentligt Udbudsvinder: Lemminkäinen PLI: 22,8 Baggrund for valg af udbudsvinder: 1. Pris (70%) 2. Service over for kommunens borgere og kommunen i forbindelse med denne entreprise (15%) 3. Entreprenørvirksomhedens organisation tilknyttet denne entreprise (10%) 4. Entreprenørens erfaringsgrundlag i forhold til en sådan kontrakt (5%) Tabel 4 - Oversigt over identificerede effekter Økonomi Førsituation: Asfaltbudget Asfaltbudget (efter indeksering) Mio. DKK 3,00 4,62 Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter (hele kommunen) Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter (hele kommunen) efter indeksering 0,25 0,35 Side 37

39 Tabel 4 - Oversigt over identificerede effekter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter (udbudt vejnet) Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter (udbudt vejnet) efter indeksering 0,13 0,18 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 2,47 3,27 Bruttobesparelse (efter indeksering) Bruttobesparelse, pct. -3, % Udbuds- og følgeomkostninger: Udbudsomkostninger (fordelt årligt) Ændringer i følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,01 0,00 0,01 Nettobesparelse (efter indeksering) Nettobesparelse, pct. -3, % Fra et økonomisk perspektiv har funktionskontrakten på mange områder været fordelagtig. Man har nu fastlåst et beløb til vedligeholdelse af belægningen, hvilket sikrer, at politikerne kun til en vis grænse kan nedprioritere vejområdet. Der har dog også været mindre hensigtsmæssige forhold i kontrakten, idet den årlige ydelse er indekseret i forhold til asfaltindekset. Dette indeks er imidlertid steget voldsomt i kontraktperioden, hvilket har bevirket, at den årlige ydelse i dag er betydeligt højere end forventet. Skadespointet er på de berørte strækninger faldet fra 1,34 til 0,76. Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på Kvalitet den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed. Derudover er der i dag færre klager i forbindelse med slaghuller, hvilket indikerer, at borgerne også oplever en større grad af tilfredshed. Kommunen påpeger dog, at leverandørens mulighed for anvendelse af OB-belægning har ført til lidt flere støjklager. Et mindre problem, som kommunen vurderer, man kunne undgå, hvis dette ikke var tilladt i kontrakten. Arbejdstagers organisation Udvikling og samarbejde Kommunens medarbejdersammensætning er uændret. Der er sket en stor ændring i arbejdsopgaverne, hvor man i kommunen er gået fra at være bestiller af vejbelægningsydelser til i højere grad at indtage en kontrollerende rolle over for leverandøren. Funktionskontrakten har medført et øget samarbejde og videndeling med leverandøren. Derudover har man efterfølgende fået samme leverandør på kommunens resterende vejnet, idet leverandøren på disse strækninger har kunnet tilbyde en lavere pris, hvilket kommunen begrunder med Side 38

40 Tabel 4 - Oversigt over identificerede effekter leverandørens eksisterende tilstedeværelse i kommunen. Til trods for den generelle tilfredshed vil kommunen overveje i stedet at anvende en partnering-kontrakt, Andet idet denne sikrer større medindflydelse og samtidig vurderes at være mindre omkostningstung end funktionskontrakten, som i højere grad påvirkes af indekseringerne. Tabel 5 - Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview 1.2 Datagrundlag Da funktionskontrakten er et førstegangsudbud, har dette givet anledning til at analysere casen som en førefter-analyse, hvor effekterne ved udbuddet ønsket belyst og analyseret. Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Videbæk Kommune, Lemmikaïnen og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i både Videbæk Kommune og Lemmikaïnen. Kommunesammenlægningen har betydet, at registreringen af økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort og i visse tilfælde helt umuliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen samt at få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. Med udgangspunkt i den i metodeafsnittet præsenterede tilgang præsenteres i nedenstående tabel en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Videbæk Kommune bygger på. Side 39

41 Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten På trods af den manglende datatilgængelighed har Kommunen forsøgt at indhente den efterspurgte viden, idet der er taget kontakt til tidligere medarbejdere, som har hjulpet med at belyse aspekter i forhold til overvejelserne, der gik forud for kontraktindgåelsen. Det har dog ikke været muligt at præcisere udgifterne forud for udbuddet, udgifter i forbindelse med udbuddet og lignende data, der vedrører før-situationen. Igennem interviewet med Videbæk Kommune er det dog sikret, at der foreligger et fyldestgørende billede af før-situationen. 1.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et beløb svarende til 3,00 mio. kr. (før indeksering), som udgjorde en asfaltkonto. Dette svarer efter indeksering til et beløb på 4,62 mio. kr. Dette beløb skulle imidlertid dække alle udgifter til belægning af nye vejstrækninger samt vedligeholdelse af eksisterende vejbaner i hele kommunen. Da vejbelægningen i funktionskontrakten udgør ca. 50% af kommunens vejnet, er det fra kommunens side skønnet, at man burde have ca. 2,31 mio. kr. til den omfattede vejstrækning. Grundet etableringen af omfartsvej uden om Videbæk havde der i årene forud for kontrakten imidlertid kun været et yderst begrænset beløb til rådighed til vedligeholdelse af vejene i Videbæk Kommune. Det skønnes fra kommunens side, at dette beløb svarede til 0,385 mio. kr. samlet, eller 0,192 mio. kr. til de udbudte vejstrækninger. Ved at indgå funktionskontrakten i 2003 låste kommunen imidlertid 2,466 mio. fast til vedligeholdelse af vejbelægning. Herved sikrede man sig, at vejnettet omfattet af kontrakten som minimum ville blive vedligeholdt. Kommunen har dog haft den udfordring, at det resterende vejnet uden for kontrakten kun har haft begrænsede midler til rådighed efter kontraktindgåelsen. Denne problemstilling var dog kendt forud for kontrakten, men funktionskontrakten blev alligevel indgået, da alternativet kunne blive, at der kom flere større anlægsarbejder, som igen ville æde det meste af asfaltbudgettet. Generelt indikerer kommunen dog, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre en fastfrosset pulje til vedligeholdelse samtidig med, at kontrakten har fungeret som en form for bankordning, idet leverandøren de første år har kunnet hæve kvaliteten, hvilket ikke ville have været muligt for kommunen. Bruttofortjenesten i forbindelse med kontrakten er derfor opgjort til -2,375 mio., hvilket indikerer en markant fordyrelse af opgaveløsningen i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der vurderes fra kommunen ikke at være sket en ændring i følgeomkostningerne, idet det vurderes, at der trods ændringer i arbejdsopgaverne rent administrativt anvendes samme tid på funktionskontrakten, som man gjorde før. Der skal dog indregnes udbudsomkostninger, som er estimeret til 0,15 mio. kr. På baggrund af dette er nettoeffekten opgjort til -2,385 mio. Betalingsmekanisme Side 40

42 Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Af kontrakten fremgår, at krav til friktion, jævnhed og sporkøring til enhver tid skal være opfyldt, samt at kommunen kan vælge en uvildig instans til dokumentation, såfremt det formodes, at kravene ikke overholdes. Betalingsmekanismen var konstrueret som vist i figuren. Der kan således årligt maksimalt udbetales 1/15 af den samlede kontraktsum. Således ville der i de første 10 år maksimalt kunne blive udbetalt et beløb svarende til de dokumenterede ydelser, hvilket dog højst kunne udgøre 1/15 af kontraktsummen multipliceret med det aktuelle antal år, som kontrakten har eksisteret. I kontraktens sidste fem år udbetales 1/15 af den samlede kontraktsum. I denne periode er resultatet af de årlige hovedeftersyn eneste påkrævede dokumentation. Såfremt krav til gennemsnitligt skadespoint ikke er overholdt, udskydes betaling af hele det årlige kontraktbeløb for det pågældende år, mens ydelserne først vil blive betalt det år, kravene til middelskadespoint opfyldes. Figur 8 Betalingsmekanisme /3 af kontraktperioden 30 Mill. Kr Ydelse Årlig betaling År De årlige kontraktbetalinger har udviklet sig som vist ovenfor. Kommunen har generelt oplevet en stigning i betalingerne, som skyldes, at man i forbindelse med denne entreprise benytter Danmarks Statistiks reguleringsindeks for asfaltarbejder, hvilket betyder, at de i tilbuddet angivne priser multipliceres med en faktor: I - I I1 2 1, hvor I 1 angiver indeks for basismåneden (tilbudsdagen), mens I 2 angiver september-indekset for det pågældende år. Denne regulering har imidlertid vist sig uhensigtsmæssigt, da indekset er steget markant siden indgåelsen af kontrakten. Den stigende kontraktsydelse har betydet, at funktionskontrakten rent faktisk har udhulet asfaltbudgettet. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været nedadgående. Dette skyldes først og fremmest, at alle asfaltpenge i årene forud for udbuddet gik til etableringen af Side 41

43 omfartsvejen uden om Videbæk, hvilket betød, at vedligeholdelse af vejene i en 3-årig periode var blevet forsømt. På udbudstidspunktet blev vejnettets skadespoint opgjort til 1,34. Det var imidlertid kommunens opfattelse, at dette tal var for højt, samt at der var en stor risiko for, at skadespointet ville stige yderligere med det daværende budget. Det var derfor i lige så høj grad et spørgsmål om i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. På udbudstidspunktet havde 47% af det udbudte vejnet et skadespoint under 1,0, mens henholdsvis 16% og 10% af vejnettet havde en score imellem 2,0-3,0 og 3,0-4,0. Siden kontraktindgåelsen har kommunen oplevet en klar forbedring af vejnettets kvalitet. Ved seneste opgørelse havde kun 9% af vejnettet et skadespoint over 2,0, hvilket på udbudstidspunktet gjaldt for 26% af vejnettet. Figur 9 Udvikling i skadespoint 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 68% 47% 28% 23% 16% 7% 10% 0-0,99 1-1,99 2-2,99 >3 2% Før udbud Efter Udbud Som det fremgår af nedenstående, har der været en konstant forbedring af skadespointet, hvorfra den største forbedring skete i kontraktens første år. Ved Vejdirektoratets seneste måling er vejnettets skadespoint opgjort til 0,76. Figur 10 Historisk udvikling i udgifter og kvalitet Udgifter i mil. 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, ,2 0,4 0,6 0,8 1 1,2 1,4 1,6 Skadespoint Årlige vedligeholdelses udgifter Skadespoint Brugertilfredsheden har på flere punkter ændret sig i forbindelse med funktionskontrakten. Først og fremmest er leverandøren nu igennem kontrakten påtvunget at oplyse borgerne om forestående asfaltarbejder via det lokale dagblad og leverandørens hjemmeside. Videbæk Kommune gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. Kommunen har dog oplyst, at der efter udbuddet opleves færre klager over slaghuller i vejen, mens der til gengæld opleves lidt flere klager over støjgener fra de berørte veje. Den generelle kvalitetsforbedring har desuden medført, at der i kommunen opleves øget fremkommelighed og forbedret trafiksikkerhed. Side 42

44 Leverandøren har på intet tidspunkt i løbet af kontrakten misligholdt sine forpligtelser, jf. de opstillede kravspecifikationer. Leverandøren begrunder dette med, at de igennem deres store ekspertise har mulighed for mere optimalt at planlægge det fornødne arbejde på kommunens vejstrækninger. Derudover er leverandøren ikke i samme grad begrænset af at skulle udføre arbejdet på specifikke tidspunkter, hvorfor det er muligt at sprede arbejde mere ligeligt ud over hele året. Afslutningsvist påpeges det, at leverandøren økonomisk er mindre begrænset end kommunen, hvilket muliggør store investeringer i kontraktens første år. Leverandøren kommer derved til at fungere som en form for bank, som sikrer, at kommunens efterslæb hurtigt udbedres. En løsning, som ikke ville være mulig uden funktionskontrakten. Den forbedrede kvalitet skyldes primært, at der i forbindelse med udbuddet er specificeret højere standarder, hvilket sikrer, at leverandøren er tvunget til at højne kvaliteten på de omfattede veje. Denne forbedrede kravspecifikation er derfor af kommunen vurderet som den primære faktor bag den hævede standard. Stigningen i klager over støj skyldes primært, at leverandøren i landområderne vælger at anvende en OBbelægning, som er betydeligt mere støjende end mange andre belægninger. Der er ikke noget i kontrakten, som forhindrer leverandørerne i at anvende denne metode, hvorfor leverandøren er i sin gode ret til at vælge denne metode, som er betydeligt billigere end andre metoder. De færre konstaterede klager i forbindelse med slaghuller skyldes primært de i kontrakten specificerede krav, hvoraf det fremgår, at kørebanebelægning, rabatter og kantgrus skal vedligeholdes af entreprenøren i hele kontraktperioden. Samtidig kan de flere støjklager forklares ud fra, at valget af materialer og ansvaret herfor alene påhviler entreprenøren under forudsætning af, at der ikke anvendes overfladebehandling på veje inden for byskilte, at der anvendes granitmaterialer som tilslag, samt at slidlag på de enkelte veje har et ensartet udseende på hele vejens længde for alle de slidlag, der udlægges i kontraktperioden. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Der er fortsat ansat samme antal personer som forud for kontrakten, hvilket vil sige en asfaltansvarlig og en vejformand. I forbindelse med kommunesammenlægningen er det kommunale vejnet gået fra ca. 300 km til 1500 km, hvilket selvfølgelig besværliggør en sammenligning med tidligere. Da der kun er tale om to medarbejdere, er det generelt svært at udtale sig om effekten på medarbejderudskiftning. Det er typisk den samme person, der sidder længe på samme post, hvorfor det oftest er grundet pension, at der sker medarbejderudskiftning. I forlængelse heraf gives der også udtryk for, at der rent tidsmæssigt ikke har været nogen ændring, idet det skønnes, at der fortsat anvendes samme tidsforbrug på den pågældende strækning. De berørte medarbejdere påpeger dog, at der har været en markant ændring i arbejdsopgaverne, idet man er gået fra en bestillerrolle til en mere kontrollerende rolle. Der gives i den forbindelse udtryk for, at det kan påvirke den daglige motivation, at Andre bestemmer, hvilke vejstrækninger der skal vedligeholdes. Dette kan medføre frustration, som eksempelvis kommer til udtryk via følgende kommentar: Nu tager de den vejstrækning, selvom jeg jo ved, at der er andre, der trænger meget mere. Samarbejdet kommune og leverandør imellem nævnes af begge parter som en af de primære årsager til den succesfulde kontrakt. De årlige opstarts-/evalueringsmøder anvendes konstruktivt til at forbedre samarbejdet. Side 43

45 Derudover roses leverandøren for sit store engagement, idet denne med jævne mellemrum kigger forbi kommunens lokale afdeling. Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger. Kommunen giver imidlertid udtryk for, at dette endnu ikke er sket. Udbuddet har heller ikke medført, at opgaveløsningen udføres anderledes end tidligere, hvilket dog ikke nævnes som en negativ faktor. Der er sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at der hvert år indkaldes til opstartsmøde i marts ved kommunen, hvilket skal sikre en koordinering af belægnings- og ledningsarbejder. Derudover skal entreprenøren arrangere årlige afslutningsmøder, hvorigennem samarbejdet løbende evalueres, så man sikrer et fortsat godt samarbejde i resten af kontraktperioden. Samarbejdet imellem kommune og leverandør har betydet, at man i forlængelse af udbuddet har fået samme leverandør på kommunens resterende vejstrækning (ca. 150 km). Dette er muliggjort af, at man har kunnet få en lavere pris hos den eksisterende leverandør, idet denne har vurderet, at man kunne tilbyde en lavere pris, da man allerede er til stede i kommunen. Det har i løbet af kontrakten været nødvendigt at ændre visse dele af kontrakten, idet kommunen opdagede, at visse dele af kontrakten var udformet uhensigtsmæssigt. Tidligere var kontrakten udformet således, at leverandøren i teorien var tvunget til at springe over enkelte vejstykker, idet der var sat begrænsninger på, hvor lange strækninger der måtte vedligeholdes ad gangen. Side 44

46 2. Case: Holbæk Kommune (tidligere Tornved Kommune) Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Bruttoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Tornved Et stort efterslæb, Bruger flere penge end tidligere Bedre skadespoint Færre klager Forklaringsfaktorer som primært skyldes manglende vedligeholdelse de Indeksering påvirker negativt forudgående år Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Tornved Ændret Et stort efterslæb, Arbejdsopgaver Uændret Føler ikke, at der er Flere møder, bedre Forklaringsfaktorer som primært skyldes manglende vedligeholdelse de forudgående år ændret, idet der nu er nye ansvarsområder kommet mere innovation i den fysiske udførelse af arbejdet samarbejde. Dog risiko for tab af ekspertise. 2.1 Indledning Tornved Kommune udbød medio ,3 km af kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. september Vejene omfattet af kontrakten bestod af kommunens primære veje, som skulle vedligeholdes efter krav defineret ved skadespoint. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebanebelægning, kørebaneafmærkning og rabatter i en periode på 14 år og fire måneder, som efter nærmere aftale kunne forlænges op til fire år ud over kontraktperioden. Der var i udbuddet udtrykt ønske om at modtage tilbud på to entreprisestørrelser; Alternativ A og Alternativ B. Det første alternativ bestod af vedligeholdelse af kørebanebelægninger, vedligeholdelse af kørebaneafmærkning og profilering af rabatter, hvortil der i Alternativ B var tilføjet, at også fortove og kantsten skulle vedligeholdes. Side 45

47 Baggrunden for og formålet med udbuddet var at sikre kvalitetsforbedringer samt fastholde budgettet, idet der tidligere havde været problemer med at få bevilliget tilstrækkelige ressourcer til opretholdelse og vedligeholdelse af kommunens vejnet. Ved kommunesammenlægningerne i 2007 blev Gamle Tornved Kommune, sammen med Jernløse, Tølløse og Svinninge Kommuner, lagt sammen med Gamle Holbæk Kommune. Gamle Holbæk Kommune lavede en funktionskontrakt på sit vejområde i 2003, Gamle Tornved lavede som nævnt sit funktionsudbud 2004, mens de øvrige kommuner, Jernløse, Tølløse og Svinninge, i forbindelse med kommunesammenlægning lavede et funktionsudbud umiddelbart inden strukturreformen. I forbindelse med strukturreformen overtog Holbæk Kommune amtsvejene og lavede et udbud i 2009, således at hele det kommunale vejnet i den nye Holbæk Kommune i dag er omfattet af funktionskontrakter. Funktionskontrakten fra Gamle Tornved Kommune fordeler sig med henholdsvis 35 km i bymæssig bebyggelse og 91 km i landområder. Kommunen valgte i udbuddet, at vejnettet skulle opdeles i følgende tre vedligeholdelsesniveauer. Tabel 6 Udbudte veje Vedligeholdelsesniveau Betegnelse Antal km 1 Trafikveje med busrute 46,8 2 Lokalveje med bus eller industriveje 28,2 3 Lokalveje uden bus samt boligveje 51,4 Entreprisen omfatter: Vedligeholdelse af kørebanebelægninger, hvor der er registreret et hovedeftersyn Vedligeholdelse af kørebaneafmærkning, herunder genetablering efter ny belægning Profilering af rabatter (påfyldning samt afhøvling/affræsning og efterfølgende græssåning) Dokumentation af at krav til skadespoint og lappeprocent overholdes (årligt hovedeftersyn) Entreprisen omfatter ikke: Vedligeholdelse af grøfter og rørlagte afvandingselementer "Daglige" renholdelsesarbejder på kørebanen Græsslåning af rabatter Generel ukrudtsbekæmpelse i vejarealer Tabel 7 Fakta om udbuddet Kommune: Holbæk (Tornved) Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 29,8 mio. Vejlængde: 126 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Offentligt udbud Udbudsvinder: Pankas PLI: 29,0 Side 46

48 Baggrund for valg af udbudsvinder: 1. Tildelingskriteriet laveste pris blev anvendt. Tilbudsgiveren med laveste tilbud på alternativ A er således vinderen. Hvis kommunens økonomiske ressourcer tillader at vælge alternativ B, vil kommunen vurdere, om den ekstra udgift modsvarer de ekstra ydelser. I så fald kan alternativ B blive valgt abel 8 - Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 1,17 1,66 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 2,08 2,76 Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. -1,11-67% Økonomi Udbuds- og følgeomkostninger: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,01 0,00 0,01 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -1,12-68% Anvendelse af en mangeårig funktionskontrakt indebærer, at et beløb til vedligeholdelse af belægningen er sikret mange år frem i tiden, og at markante vedligeholdelsesefterslæb undgås. Den årlige ydelse i henhold til kontrakten indekseres med asfaltindekset. Da asfaltindekset er steget voldsomt i kontraktperioden, er den årlige ydelse betydeligt højere end forventet. Skadespointet er på de berørte strækninger faldet fra 3,13 til 0,78. Kvalitet Kommunen udtrykker stor tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på den berørte vejstrækning har opnået en markant forbedret vejkvalitet, som medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed. Man skal have fokus på forandringer ift. kommunens organisation. Man skal i højere grad styrke Arbejdstagers organisation kontraktopfølgningsfunktionen, som man glemmer, skal bemandes. Det har krævet tilvænning af gå fra en mere faglig planlægnings- og tilrettelæggelsesrolle til en kontraktstyrings- og opfølgningsrolle. Udvikling og samarbejde Øget samarbejde med leverandøren som følgevirkning af kontrakten, idet man er nødt til i kontraktens første år at få afklaret eventuelle uklarheder. Begge parter har et incitament til sikre et godt og gnidningsfrit samarbejde pga. den længere tidshorisont. Side 47

49 Kommunen er generelt begejstret for de længerevarende kontrakter men vurderer dog, at det formentligt ville være mere hensigtsmæssigt kun at anvende funktionskontrakterne i landområderne, mens man kunne Andet overveje partnering i byområderne. Man skal have et korrekt og gennemarbejdet udbudsmateriale, idet det er meget vigtigt at have opdaterede og pålidelige data, hvilket betyder, at kommunens vejdatabase skal være opdateret i forhold til inkluderede strækninger og kvalitet. 2.2 Datagrundlag Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Holbæk Kommune, Pankas og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i både Holbæk Kommune og Pankas. Kommunesammenlægningen har betydet, at registreringen af økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort og i visse tilfælde helt umuliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det indebærer, at ikke alle spørgsmål, der relaterer sig til den tidligere organisering, kan besvares. I den konkrete case har stadsarkivaren i Holbæk været behjælpelig med at fremskaffe regnskaberne for den gamle Tornved Kommune. Disse kommunale tal er sammenholdt med informationen fra interviewene, som derved tilsammen danner grundlaget for den økonomiske analyse. Tabel 9 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 5 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten X Kommunen har ikke kunnet præcisere udgifterne til konsulentydelser i forbindelse med udbuddet. Opgørelsen er i stedet baseret på et ekspertbaseret skøn på en gennemsnitlig størrelse på denne type udgiftspost, jf. Bilag 1 (metodebilaget). Side 48

50 2.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i Tornved Kommune årligt afsat et beløb svarende til 1,66 mio. kr. (efter indeksering). Dette beløb skulle dække alle udgifter til vedligeholdelse af eksisterende vejbaner i hele kommunen. Da kommunen har oplyst, at det er hele det gamle vejnet i Tornved Kommune, der er omfattet af udbuddet, antages det her, at denne udgift repræsenterer før-prisen. Ved at indgå funktionskontrakten i 2004 låste kommunen 2,08 mio. (2004-priser) fast til vedligeholdelse af vejbelægning, hvilket i 2011 priser svarer til 2,76 mio. kr. Herved sikrede man sig en bedre tilstand på vejnettet (kvalitet). Indtil videre har kommunen registreret, at leverandøren i løbende priser samlet har lavet arbejder for lidt over 20 mio. Kommunen har derimod kun betalt udgifter på godt 15 mio. Hermed indikeres en fordel med funktionskontrakten, idet den muliggør en tidligere investering fra leverandørens side, end det ellers ville have været muligt hos kommunen. Bruttofortjenesten i forbindelse med kontrakten er derfor opgjort til -1,11 mio., hvilket indikerer en markant fordyrelse af opgaveløsningen i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der vurderes fra kommunen ikke at være sket nogen ændring i følgeomkostningerne, idet det vurderes, at der trods ændringer i arbejdsopgaverne rent administrativt anvendes samme tid på funktionskontrakten, som man gjorde før. Der skal dog indregnes udbudsomkostninger, som er estimeret til 0,15 mio. kr. På baggrund af disse tal har kommunen i forbindelse med kontrakten opnået en nettobesparelse på -1,12 mio. kr. Indekseringen har igennem kontraktens løbetid været støt stigende, hvilket har betydet, at man i Holbæk Kommune i år 8 af kontrakten (2011) i løbende priser har haft en total udgift på 2,9 mio. kr., hvoraf 0,83 mio. kr. er indekseringsudgifter. Derved udgør indekseringsudgifterne knap 29% af den seneste betaling. Dette skyldes, at der i forbindelse med kontrakten er udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at kommunen løbende modtager sin betaling, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Kontrakten løber 14 år og fire måneder, altså totalt 172 måneder. I slutningen af hvert kontraktår afregnes for det antal måneder, som kontrakten har løbet i indeværende år. I år 2004 afregnes således for fire måneder, mens der i kontraktens øvrige år afregnes for 12 måneder. I de sidste fem år kræves ikke dokumentation for det udførte arbejde. I denne periode er resultatet af de årlige hovedeftersyn eneste påkrævede dokumentation. Grafen vedrørende betalingsmekanismen viser, hvordan det for leverandøren er muligt i kontraktens første år at anvende et større beløb end de faktiske årlige betalinger. Herved muliggøres de store investeringer, som skal bringe vejnettet op på et acceptabelt niveau. Den stiplede linje i kontraktens sidste år illustrerer, hvorledes leverandøren kan ende med at have både større og mindre investeringer end den faktiske kontraktsum; en opgørelse, som først er mulig ved kontraktudløb. Side 49

51 Figur 11 Betalingsmekanisme /3 af kontraktperioden 30 Mill. Kr. 20 Ydelse 10 Årlig betaling År Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været nedadgående. På udbudstidspunktet blev vejnettets skadespoint opgjort til 3,13. Det var kommunens opfattelse, at dette tal var for højt, samt at der var stor risiko for, at skadespointet ville stige yderligere med det daværende budget. Indgåelsen af funktionskontrakten var derfor i høj grad et spørgsmål om i fremtiden at sikre kvaliteten af kommunens vejnet. På udbudstidspunktet havde 18% af det udbudte vejnet et skadespoint under 1,0, mens henholdsvis 24% og 41% af vejnettet havde en score imellem 2,0-2,99 og over 3. Siden kontraktindgåelsen har kommunen oplevet en klar forbedring af vejnettets kvalitet. Som det fremgår af nedenstående, har der været en konstant forbedring af skadespointet, hvoraf den største forbedring skete i kontraktens første år. Ved seneste opgørelse havde hele 72% af vejnettet et skadespoint under 0,99. Ved Vejdirektoratets seneste måling er vejnettets skadespoint opgjort til 0,78. Figur 12 Udvikling i skadespoint 80% 70% 72% 60% 50% 40% 41% Før udbud 30% 20% 18% 17% 20% 24% Efter Udbud 10% 5% 3% 0% 0-0,99 1-1,99 2-2,99 >3 Side 50

52 Figur 13 Historisk udvikling i udgifter og kvalitet Udgifter i mil. 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, ,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Skadespoint Årlige vedligeholdelses udgifter Skadespoint I forbindelse med udbuddet blev der som nævnt opstillet kvalitetskrav for de tre forskellige vedligeholdelsesniveauer. Nedenstående skema angiver krav til skadespoint som middelværdi for hvert vedligeholdelsesniveau samt et krav til maksimalt skadespoint, som en enkelt parcel må antage. Tabel 10 Krav til skadespoint Vedligeholdelsesniveau Middel Enkeltparcel Max. Max , Kvalitetsniveauet er i dag blevet hævet betydeligt. Kommunen fortæller således, at vejnettet omfattet af vedligeholdelsesniveau 1 i dag har et skadespoint på 0,6, hvilket er betydeligt under den aftalte middelværdi på 2,0. Det samme gælder for vedligeholdelsesniveau 2, som senest har fået registreret et skadespoint på 1,02, hvilket også er under de påkrævede 2,5. Afslutningsvist er niveau 3 blevet målt til 0,63. Kommunen konkluderer på baggrund af dette, at alt i alt har vi rigtig fine veje, hvorfor kommunen også indikerer, at denne overordnet set er tilfreds med kontrakten. Kommunen påpeger, at den store succes primært skyldes, at leverandøren indtil udgangen af 2011 har investeret 4,8 mio. mere end det, som man har betalt uden indeksering, hvilket er en indikation af, at leverandøren i de første syv år har investeret voldsomt for at indhente kommunens efterslæb. Kommunen Side 51

53 føler derfor, at denne konstruktion har svaret til, at man har lånt penge i banken, idet det ville have været langt dyrere, end budgettet tillader, at have foretaget lignende investeringer via den tidligere udbudsstrategi. Det er op til entreprenøren at minimere sine driftsomkostninger, hvorfor denne lægger meget asfalt ud i starten af kontrakten med forventning om, at de sidste par år kan indhente disse investeringer. Kommunen har ikke midler til at forhåndsinvestere på denne måde, så dette ville ikke have været muligt for kommunen. Hvis kommunen fik de samme penge som entreprenøren, vurderer denne imidlertid, at man kunne lave det ligeså godt selv via den gamle løsningsmodel som via funktionsudbuddet. Men som kommunen udtrykker det, er det dyrt at være fattig. Hermed indikeres, at funktionskontrakten i løbet af de 15 år potentielt kan være en fordyrelse, som man dog må acceptere, idet alternativet ville være, at man ikke fik foretaget forbedringerne løbende. Denne løsning ville dog være endnu mere fatal, da der fra et samfundsøkonomisk perspektiv kan være væsentlige totaløkonomiske gevinster forbundet med at vedligeholde vejnettet på en på kort sigt mere omkostningstung måde, idet det er langt dyrere efterfølgende at reparere vejnettet frem for løbende at vedligeholde det. 7 Kommunen påpeger dog, at ingen af de eksisterende funktionskontrakter endnu er udløbet, hvorfor man mener, at det kan være svært at fælde en endelig dom over denne type kontrakter, idet det først er på afslutningstidspunktet, at den endelige dom kan ske. Ud over den forbedrede kvalitet i form af lavere skadespoint har udbuddet også påvirket brugertilfredsheden, idet det er kommunens indtryk, at borgerne er mere tilfredse end tidligere. Generelt oplever kommunen kun meget få anmeldelser, typisk mellem 10 og 20 klager om året. Kommunen vurderer, at fremkommeligheden er blevet lidt bedre. Det er sværere at konkludere noget entydigt i forhold til trafiksikkerheden, da andre ting som eksempelvis trafikmængden også påvirker dette. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Det udførende arbejde blev også varetaget af private leverandører før funktionsudbuddet. Derimod har arbejdsopgaverne ændret sig, idet kommunens folk ikke længere har indflydelse på leverandørens valg af metode og belægning. Det er nu i stedet suverænt leverandøren, der bestemmer disse forhold. Kommunens rolle er i højere grad blevet en kontraktstyrings- og opfølgningsrolle snarere end en rolle, hvor fokus er på planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet på området. Kommunen påpeger, at der fra de ansattes side har været meget forskellige reaktioner på kontrakten. De ansatte har fået nye arbejdsopgaver, hvorved nogle føler, at de har mistet ansvaret for det, som de måske tidligere følte, at de var bedst til. Generelt vurderes det dog, at de ansatte trives med de nye kontrakter, og at det blot skal ses som en omstillingsproces, hvor man i højere grad skal vænne sig til, at man har én samarbejdspartner, som man skal samarbejde med igennem længere tid. Det er specificeret i kontrakten, at leverandøren skal informere Tornved Kommunes borgere om forestående asfaltarbejder. Som minimum skal den årlige plan for asfaltarbejderne offentliggøres på en hjemmeside og i lokalavisen senest 1. april. Desuden skal et telefonnummer til entreprenøren offentliggøres, sådan at borgerne kan henvende sig angående asfaltarbejder. Afslutningsvist er det specificeret i kontrakten, at der skal være et link fra Tornved Kommunes hjemmeside til entreprenørens elektroniske version af 7 Kilde: Grontmij: Side 52

54 annonceteksten. Disse tiltag har sikret en større grad af borgerinformation, som kommunens borgere vurderes at nyde godt af. Udvikling og samarbejde I forbindelse med funktionskontrakten er der sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, hvilket er nødvendigt, da der i kontrakterne er masser af gråzoner, som man bliver nødt til at lave principaftaler om efterfølgende. Derfor bliver den løbende kontakt vigtigere her end i de tidligere 1-årige kontrakter, da man parterne imellem ved, at man skal arbejde sammen i mange år. Kommunen føler derfor, at det tætte samarbejde med leverandøren er positivt, da mange kan langtidsplanlægge og konstant indgå i en dialog, så man derved sikrer den mest optimale opgavevaretagelse. Kommunen føler generelt ikke, at selve opgavevaretagelsen er ændret (anvendte metoder og materialer) og vurderer derfor ikke, at funktionskontrakten har medført innovation på den dimension. Den ændrede organisering af vedligeholdelsesarbejdet (fx fremrykning af investeringer / genopretning) kan dog i princippet siges at være en procesinnovation. Overordnet ser kommunen et potentielt problem i, at man mister viden i kommunen, da man ikke længere har mulighed for at bestemme metode- og belægningsvalget. Dog indikeres det, at den øgede kontakt med leverandøren opvejer dette problem, da man herigennem opretholder en god viden om det udbudte vejnet. Side 53

55 3. Case: Lemvig Kommune (Gamle Lemvig Kommune) Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Lemvig Svagt efterslæb, som Bruger flere penge end tidligere Uændret Der er ikke sket Forklarings- frygtes at blive større Indeksering er problematisk skadespoint skyldes primært markant ændringer i antallet af klager faktorer ønsket om et uændret kvalitetsniveau Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Lemvig Ændret Svagt efterslæb, som Arbejdsopgaver De ændrede Føler ikke, at der er Flere møder og frygtes at blive større ændret og nye opgaver påvirker kommet mere bedre samarbejde ansvarsområder ikke den daglige innovation i den Forklaringsfaktorer tilfredshed Kan være en udfordring, at leverandøren prioriterer andre kommuner højere fysiske udførelse af arbejdet 3.1 Indledning Ved kommunalreformen i 2007 opstod den nuværende Lemvig Kommune ved sammenlægning af henholdsvis Lemvig Kommune og Thyborøn-Harboøre Kommune. Gamle Lemvig Kommune udbød i starten af 2004 hele kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. juli Vejene omfattet af kontrakten bestod af boligveje, sekundære veje og veje i landområderne. Vejnettet skulle vedligeholdes efter krav defineret ved skadespoint. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebanebelægning, kørebaneafmærkning og rabatter i en periode på 14 år og seks måneder. Kommunen ønskede med kontrakten at sikre det eksisterende kvalitetsniveau på kommunens vejnet. Der var derfor ikke tale om en besparelse i forhold til tidligere men i højere grad et forsøg på at holde politikerne fast Side 54

56 på budgettet, idet der tidligere havde været problemer med at få bevilliget tilstrækkelige ressourcer til opretholdelse og vedligeholdelse af kommunens vejnet. Der var i udbuddet udtrykt ønske om at modtage tilbud på 375 km af kommunens i alt 380 km vejnet. Vejnettet i kontrakten bestod af henholdsvis 221 km boligveje og sekundære veje samt 153 km veje i landområder. Kommunen havde forud for udbuddet fået undersøgt, at det eksisterende årlige budget på 2,9 mio. ville svare til, at man kun hvert 26. år kunne få fornyet vejnettet. Da vejnettet typisk vurderes at skulle udskiftes hvert år, havde kommunen indset, at det ville kræve et årligt budget på henholdsvis 5,1 mio. og 3,8 mio., hvis vejnettet i gennemsnit skulle fornyes hvert 15. eller 20. år. Entreprisen omfatter: Vedligeholdelse af asfalterede færdselsarealer Profilering af rabatter (påfyldning - afhøvling/affræsning) Vedligeholdelse af kørebaneafmærkning Dokumentation af tilstandskrav Oprensning af grøfter Tabel 11 Fakta om udbuddet Kommune: Lemvig (Lemvig) Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 49,9 mio. Vejlængde: 375 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset offentligt Udbudsvinder: Colas Danmark PLI: 25,7 Tildelingskriterium: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud: 5. Pris (75%) 6. Driftstilsyn (15%) 7. Service over for kommunens borgere og kommunen i forbindelse med denne entreprise (5%) 8. Entreprenørvirksomhedens organisation tilknyttet denne entreprise (5%) Tabel 12 - Identificerede effekter Økonomi Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 2,90 3,85 Eftersituation: Side 55

57 Tabel 12 - Identificerede effekter Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 3,44 4,48 Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. -0,63-16% Udbuds- og følgeomkostninger: Udbudsomkostninger årligt (indekseret) Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,02 0,00 0,02 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -0,65-17% Lemvig Kommune har med kontrakten fået fastlåst et beløb til vedligeholdelse af belægningen. Derved kan kommunens politikere kun til en vis grænse nedprioritere vejområdet. Indekseringen af de årlige betalinger betyder, at over en fjerdedel af den årlige betaling ved sidste kontraktsbetaling bestod af indekseringsudgifter. Skadespointet er på de berørte strækninger faldet fra 1,51 til 1,39. Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten. Vejnettet er kun svagt forbedret, hvilket kan forklares med, at kommunen ikke har ønsket en stor Kvalitet kvalitetsforbedring men snarere en uændret kvalitet. Der er generelt ikke ændringer i klageniveauet, dog har de seneste to hårde vintre betydet flere klager og slaghuller. Kommunen oplever, at udbedring af slaghuller har taget længere tid end forventet. Kommunens medarbejdersammensætning er uændret, og der er fortsat afsat samme tid til det udbudte Arbejdstagers organisation vejnet. Der er sket en ændring i de administrative arbejdsopgaver, idet man ikke har de årlige licitationer men i stedet skal føre løbende opfølgning og dialog med leverandøren (frem for en årlig planlægning og faglig tilrettelæggelse af området). Udvikling og samarbejde Funktionskontrakten har medført et øget samarbejde og videndeling mellem leverandør og kommune. Mødes til 1-2 årlige møder, hvor kontrakten løbende diskuteres. Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med kontrakt og leverandør men oplever også udfordringer i Andet forhold til de hårde vintre, indeksering og byområder. Byområderne opleves som uhensigtsmæssige at have med i funktionskontrakten. Side 56

58 3.2 Datagrundlag Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i datamateriale, som er stillet til rådighed fra henholdsvis Lemvig Kommune, Colas og Vejdirektoratet. Derudover bygger analysen på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i både Lemvig Kommune og hos leverandøren. Kommunesammenlægningen vanskeliggør indhentning af økonomiske data. Der kan således være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme personer, der er tovholdere for opgaven i dag, som det var forud for kontrakten og kommunesammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen samt at få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. Med udgangspunkt i den i metodeafsnittet præsenterede tilgang præsenteres i nedenstående tabel en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Lemvig Kommune bygger på. Tabel 13- Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten X X 3.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et beløb svarende til 2,9 mio. kr., svarende til 3,85 mio. kr. (efter indeksering) til vedligeholdelse af eksisterende vejbaner i hele kommunen. Da vejbelægningen i funktionskontrakten omfatter hele kommunens vejnet, er det fra kommunens side skønnet, at man burde have ca. 3,85 mio. kr. til den omfattede vejstrækning. Ved at indgå funktionskontrakten i 2004 låste kommunen imidlertid 3,44 mio. kr. i 2004-priser fast til vedligeholdelse af vejbelægning. Med indeksering svarer dette til 4,48 mio. kr. Herved sikrede man sig, at vejnettet omfattet af kontrakten som minimum ville blive vedligeholdt på samme niveau som tidligere. Kommunen har dog haft den udfordring, at det resterende vejnet uden for kontrakten i den nye Lemvig Kommune kun har haft begrænsede midler til rådighed efter kontraktindgåelse. Denne problemstilling var dog kendt forud for kontrakten, men funktionskontrakten blev alligevel indgået, da alternativet kunne blive, at der kom flere større anlægsarbejder, som igen ville æde det meste af asfaltbudgettet. Generelt indikerer kommunen dog, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre en fastfrosset pulje til vedligeholdelse samtidig med, at kontrakten har fungeret som en form for bankordning, idet leverandøren de første år har kunnet hæve kvaliteten, hvilket ikke ville have været muligt for kommunen. Side 57

59 Bruttofortjenesten i forbindelse med kontrakten er derfor opgjort til -0,63 mio., hvilket indikerer en betydelig fordyrelse af opgaveløsningen i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der vurderes fra kommunen ikke at være sket nogen ændring i følgeomkostningerne, idet det vurderes, at der trods ændringer i arbejdsopgaverne rent administrativt anvendes samme tid på funktionskontrakten, som man anvendte på opgavevaretagelsen på området før funktionsudbuddet. Der har dog været omkostninger i forbindelse med udbuddet, som i den konkrete kommune har ligget højere end andre kommuner, da man først skulle have registreret vejnettet i en database, da man tidligere hverken havde registreret vejnettet i Vejman eller RoSy. På baggrund af dette er nettoeffekten opgjort til -0,65 mio. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været på det samme niveau igennem en længere periode. På udbudstidspunktet blev vejnettets skadespoint opgjort til 1,51. Det var kommunens opfattelse, at dette skadespoint i fremtiden skulle forblive det samme, men at der var stor risiko for, at skadespointet ville stige med det daværende budget. Det var derfor i høj grad et spørgsmål om i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. Ved seneste registrering fra Vejdirektoratet havde 38% af det udbudte vejnet et skadespoint under 1,0, mens henholdsvis 19% og 6% af vejnettet havde en score over 3,0. Det er derved kun 6% af kommunens vejnet, som er i meget kritisk stand, hvilket indikerer, at kommunen generelt har et vejnet, som er kendetegnet ved et højt niveau. Figur 14 Fordeling af skadespoint 50% 40% 38% 37% 30% 20% 19% 10% 0% 0-0,99 1-1,99 2-2,99 >3 6% Efter Udbud Som det fremgår af nedenstående, har der været et mindre fald i skadespointet i kontraktens første år, mens der i de senere år har været en stigning i skadespointet, hvilket af kommunen forklares med, at leverandøren bl.a. i forbindelse med de hårde vintre har valgt at udskyde forbedringerne, idet leverandøren oftest har prioriteret belægningsarbejder i kommuner med mere ad hoc-kontrakter. Kommunen begrunder denne prioritering med, at leverandøren formentligt ved, at man i mange år frem er bundet af kontrakten, hvilket betyder, at det for leverandøren er mere attraktivt at fokusere på at betjene nye kunder (kommuner) og ad hoc-opgaver, idet der her er mulighed for ekstra omsætning. Figur 15 Historisk udvikling i udgifter og kvalitet Side 58

60 Udgifter i mil ,5 1 1,5 2 2,5 3 Skadespoint Årlige vedligeholdelses udgifter Skadespoint Lemvig Kommune gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. Kommunen har dog oplyst, at brugertilfredsheden generelt ikke har ændret sig i forbindelse med funktionskontrakten. Dog har kommunen en opfattelse af, at der er flere klager over slaghuller. Leverandøren har på intet tidspunkt i løbet af kontrakten misligholdt sine forpligtelser, jf. de opstillede kravspecifikationer. Dette begrundes med, at leverandøren igennem deres store ekspertise har mulighed for mere optimalt at planlægge det fornødne arbejde på kommunens vejstrækninger. Derudover er leverandøren ikke i samme grad begrænset af at skulle udføre arbejdet på specifikke tidspunkter, hvorfor det er muligt at sprede arbejde mere ligeligt ud over hele året. Den forholdsvis uændrede kvalitet skyldes primært, at der i forbindelse med udbuddet er specificeret standarder, som svarer til tidligere standarder, hvilket sikrer, at kvaliteten på de omfattede veje bliver opretholdt. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Der er fortsat ansat samme antal personer som forud for kontrakten, hvilket vil sige to administrative personer. På nuværende tidspunkt er der dog kun en ansat, men da dette kun er en midlertidig løsning, anses dette ikke for at være det generelle udtryk for det administrative niveau. Selvom kommunen fortæller, at arbejdsopgaverne har ændret sig, er der fra et tidsmæssigt perspektiv samme ressourcebehov som før udbuddet. Dette skyldes primært det større behov for at holde møder og opfølgende arbejde, hvilket ifølge kommunen går lige op med den tid, som man sparer ved ikke årligt at skulle gennemføre licitationer. Da der kun er tale om to medarbejdere, er det generelt svært at udtale sig om effekten på medarbejderudskiftning. Det er typisk den samme person, der sidder længe på samme post, hvorfor det oftest er grundet pension, at der sker medarbejderudskiftning. I forlængelse heraf gives der også udtryk for, at der rent tidsmæssigt ikke har været nogen ændring, idet det skønnes, at der fortsat anvendes samme tidsforbrug på den pågældende strækning. De berørte medarbejdere påpeger dog, at der har været en markant ændring i arbejdsopgaverne, idet man er gået fra en bestillerrolle til en mere opfølgende og kontraktstyringsrolle. Der gives i den forbindelse udtryk for, at det har påvirket indflydelsen på eget arbejde, idet kommunen ikke længere selv kan bestemme, hvornår en strækning skal udbedres. En kommunal Side 59

61 repræsentant udtrykker det på følgende måde: Vi bestemmer ikke selv, hvilke og hvornår en bestemt strækning bliver udbedret. Det er derimod leverandøren, som planlægger og tilrettelægger arbejdet. Dette opleves til dels som en udfordring af kommunen, da leverandøren også skal passe arbejdet ind i forhold til arbejder i andre kommuner. Derved kan det påvirke fleksibiliteten hos leverandøren, idet leverandøren ikke nødvendigvis udfører arbejdet på det mest hensigtsmæssige tidspunkt, da man har en dagsorden, hvor flere kommuner skal tilgodeses. Samarbejdet kommune og leverandør imellem nævnes som en af de primære faktorer for at opnå en succesfuld kontrakt. De årlige opstarts-/evalueringsmøder anvendes konstruktivt til at forbedre samarbejdet. Derudover roses leverandøren for sit store engagement, idet denne med jævne mellemrum kigger forbi kommunens lokale afdeling. Udvikling og samarbejde Der er sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at der hvert år indkaldes til opstartsmøde i marts ved kommunen, hvilket skal sikre en koordinering af belægnings- og ledningsarbejder. Derudover skal entreprenøren arrangere årlige afslutningsmøder, hvorigennem samarbejdet løbende evalueres, så man sikrer et fortsat godt samarbejde i resten af kontraktperioden. Det har i løbet af kontrakten været nødvendigt at ændre visse dele af kontrakten, idet kommunen opdagede, at det var mere hensigtsmæssigt at foretage de årlige eftersyn i foråret i stedet for i efteråret. Denne ændring skyldes, at man fandt det uhensigtsmæssigt, at eventuelle mangler skulle udbedres i løbet af vinteren. Side 60

62 4. Case: Aalborg Kommune (tidligere Nibe Kommune) Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Aalborg Et stort efterslæb, som Bruger flere penge end tidligere grundet Bedre skadespoint Færre klager, bedre primært skyldes ønsket om et skyldes kravene fremkommelighed og Forklaringsfaktorer manglende vedligeholdelse de forudgående år Indekseringen en udfordring i forhold til budgettet specificeret i udbuddet og muligheden for store øget trafiksikkerhed investeringer i kontraktens første år Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Aalborg Uændret Et stort efterslæb, som Arbejdsopgaver Mere motiveret pga. Kontrakter lægger Flere møder, bedre Forklaringsfaktorer primært skyldes manglende vedligeholdelse de ændret det ændrede ansvarsområde og gode samarbejde op til innovation samarbejde og god personlig kontakt forudgående år 4.1 Indledning Aalborg Kommune udbød ultimo 2008 ca. 175 km af kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. januar Vejene omfattet af kontrakten bestod af den tidligere Nibe Kommunes vejnet, som skulle vedligeholdes efter krav defineret ved skadespoint (SP). Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebaner med asfaltbelægning samt visse vedligeholdelsesarbejder vedrørende rabatter og afvandingsanlæg i en 15-årig periode. Geografisk omfatter entreprisen kommunale vejanlæg i tidligere Nibe Kommune, betegnet som område 10 i Aalborg Kommune, mens veje i Nibe by dog ikke er omfattet af entreprisen. Ifølge kontrakten skulle arbejdet tilrettelægges ud fra, at der ikke ville blive ydet betaling for vinterforanstaltninger. Der var i udbuddet udtrykt ønske om at modtage tilbud på to kvalitetsniveauer, hvor der ønskedes afgivet pris på begge kvalitetsniveauer som sideordnede bud. Side 61

63 Tabel 14 Udbudte løsninger Forskellige kvalitetsniveauer Kvalitetsniveau 1 Vejklasse Gennemsnit 2008 Middel for vejklassen Max. SP Enkeltparcel Max. SP Overordnede trafikveje 1,39 1,3 2,5 Trafikveje 1,77 2,0 3,0 Lokalveje 4,42 3,0 6,0 Kvalitetsniveau 2 Vejklasse Gennemsnit 2008 Middel for vejklassen Max. SP Enkeltparcel Max. SP Overordnede trafikveje 1,39 1,5 3,0 Trafikveje 1,77 2,5 3,5 Lokalveje 4,42 4,0 7,5 Derudover blev vejnettet inddelt i tre vejtyper; Overordnede trafikveje, trafikveje og lokalveje. Denne klassificering betyder, at der stilles forskellige krav til, hvilket kvalitetsniveau der skal opretholdes på de forskellige vejtyper. Efter at have vurderet tilbuddene valgte kommunen, hvilken af de to sideordnede løsninger der skulle gennemføres. Efter denne beslutning foretages evaluering af tilbuddene for den valgte sideordnede løsning. Hermed opnår kommunen muligheden for at vælge imellem to kvalitetsniveauer i forhold til en opvejning af den økonomiske omkostningsstigning ved det niveau. Baggrunden for og formålet med udbuddet var primært at sikre, at man fik låst penge fast til at indhente det efterslæb som eksisterede i forhold til Nibe-områdets vejkapital. Den nye kommune stod over for den udfordring, at det gamle Nibe-område havde en af landets dårligste kvalitetsniveauer, idet cirka 45% af vejnettet var enten kritisk eller uacceptabelt, mens kun 8% af vejnettet i hele Aalborg Kommune kunne kategoriseres som kritisk eller uacceptabelt. Derudover lå der også et ønske om at sikre, at ikke alle penge gik til Aalborg by og nærområde i forlængelse af kommune-sammenlægningen. Entreprenøren skal løbende føre tilsyn med vejenes tilstand, således at vejene konstant vedligeholdes i en kvalitet, der opfylder tilstandskrav til kørebanebelægninger, rabatter og afvandingsanlæg. Entreprenøren skal på bestilling udføre: Reparationer eller fornyelse af afvandingsanlæg, kantsten og øvrige bestillings-opgaver. Tabel 15 - Fakta om udbuddet Kommune: Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: Side 62

64 Tabel 15 - Fakta om udbuddet Aalborg (Nibe) ,7 mio. kr. Vejlængde: 175 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset udbud Udbudsvinder: NCC Roads PLI: 24,1 Baggrund for valg af udbudsvinder: Entreprisen blev tildelt efter kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af en vurdering af nedenstående kriterier med den anførte vægt. 9. Pris (70%) 10. Handlingsplan (15%) 11. Driftsikkerhed og organisering (10%) 12. Miljøhensyn, arbejdsmiljø og sikkerhed for personalet (5%) Tabel 16 Identificerede effekter Økonomi Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 1,25 1,43 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 2,19 2,29 Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. -0,86-60% Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,01 0,00 0,01 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -0,87-61% Fra et økonomisk perspektiv har funktionskontrakten været fordelagtig, idet kommunen har fået mulighed for at indhente det voldsomme efterslæb i Nibeområdet. Man har desuden kunne drage fordel af tidligere funktionskontrakter, da man ikke i samme grad er blevet overrasket over den årlige indeksering af ydelsen. Selvom dette indeks er steget i kontraktperioden, har det ikke presset kommunen, da man har kendt til denne risiko. Side 63

65 Tabel 16 Identificerede effekter Skadespoint på de berørte strækninger var på udbudstidspunktet 4,42. Kontrakten har bidraget til, at man på den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed. Derudover har kontrakten medført, at der i dag er Kvalitet færre klager end før kontrakten. De primære årsager til den forbedrede kvalitet vurderes af kommunen at bygge på det gode samarbejde og erfaringerne fra tidligere funktionskontrakter samt entreprenørens evne til at forstå kontrakten. Hvor kommunen i tidligere funktionskontrakter har oplevet udfordringer med samarbejdet, er der i denne kontrakt stor åbenhed, til gavn for både leverandør og kommune. Der går ikke viden tabt, idet funktionskontrakten lægger op til øget videndeling. Arbejdstagers organisation Det er motiverende for kommunens folk at anvende funktionskontrakter, da det er spændende at prøve nye samarbejdsformer, og da det giver mulighed for at udvikle lederskab og evt. forbedre karrieremulighederne i kommunens administration. Kommunen har oplevet et godt og tæt samarbejde med leverandøren til trods for, at det ikke altid er Udvikling og samarbejde samme løsninger, leverandøren vælger, som kommunen ville vælge. Igennem en tæt og positiv dialog sikres dog, at kommunen har mulighed for at følge arbejdet tæt. Det tættere samarbejde muliggør samtidigt øget erfaringsudveksling og videndeling. Kontrakten tillader innovation og mulighed for anvendelse af nye belægningstyper. Den store erfaring fra tidligere funktionskontrakter i kommunen har betydet, at man har fokuseret på at Andet tage det bedste fra tidligere kontrakter for derved at sikre en optimal kontrakt. Byområderne er eksempelvis ikke inkluderet i kontrakten, da man via erfaringen fra tidligere ved, at leverandørerne forbinder disse områder med stor risiko, hvilket øger kompleksiteten og kan indebære fordyrende løsninger. 4.2 Datagrundlag Analysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Aalborg Kommune, NCC Roads og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i både Aalborg Kommune og NCC Roads. Der har generelt været udfordringer forbundet med registreringen af vejkvaliteten i årene forud for kontraktindgåelsen pga. kommunalreformen, Kommunesammenlægningen har desuden betydet, at indhentningen af økonomiske data forud for udbuddet er besværliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskeligt at opgøre. Da kontrakten først er indgået nogen tid efter sammenlægningen, er det dog muligt at få et billede af før-udgifterne. Med udgangspunkt i den i metodeafsnittet præsenterede tilgang præsenteres i nedenstående tabel en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Aalborg Kommune bygger på. Tabel 17 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 2 år forud for udbuddet X Side 64

66 Tabel 17 Datagrundlag Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten X Side 65

67 4.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i Nibe Kommune i året før (2007) afsat et beløb svarende til 1,25 mio. kr. til vedligeholdelse af det berørte areal. Dette beløb svarer indekseret til 1,43 mio. kr. Bruttoeffekten i forbindelse med kontrakten er derfor opgjort til -0,86 mio., hvilket indikerer en markant fordyrelse af opgaveløsningen sammenlignet med de afholdte udgifter forud for kontraktindgåelsen. Der vurderes fra kommunen ikke at være sket en ændring i følgeomkostningerne, idet det vurderes, at der trods ændringer i arbejdsopgaverne rent administrativt anvendes samme tid på funktionskontrakten, som man gjorde før. Der skal dog indregnes udbudsomkostninger, som er oplyst til 0,08 mio. kr. På baggrund af dette er nettoeffekten opgjort til -0,87 mio. kr. Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Betaling for standardopgaver sker en gang årligt. Kommunen betaler et fast årligt beløb for standardopgaver efter følgende plan: : betaling hvert år i april måned : betaling i januar 2023, dog først efter aflevering af entreprisen I kontraktperiodens første 10 år vil der dog maksimalt blive udbetalt beløb svarende til de på betalingstidspunktet dokumenterede akkumulerede ydelser over den forløbne kontraktperiode og maksimalt pr. år 1/14 af den samlede kontraktsum. Figur 16 Betalingsmekanisme /3 af kontraktperioden Mill. Kr Ydelse Årlig betaling År Grafen vedrørende betalingsmekanismen viser, hvordan det for leverandøren er muligt i kontraktens første år at anvende et større beløb end de faktiske årlige betalinger. Herved muliggøres de store investeringer, som skal bringe vejnettet op på et acceptabelt niveau. Den stiplede linje i kontraktens sidste år illustrerer, hvorledes leverandøren kan ende med at have både større og mindre investeringer end den faktiske kontraktsum; en opgørelse, som først er mulig ved kontraktudløb. De årlige kontraktbetalinger har udviklet sig som vist ovenfor. Kommunen har generelt oplevet en stigning i betalingerne, som skyldes, at man i forbindelse med denne entreprise benytter Danmarks Statistiks Side 66

68 reguleringsindeks for asfaltarbejder, hvilket betyder, at de i tilbuddet angivne priser multipliceres med en faktor: I - I I1 2 1, hvor I 1 angiver indeks for basismåneden (tilbudsdagen), mens I 2 angiver september-indekset for det pågældende år. Denne regulering opleves af kommunen som uhensigtsmæssigt, da indekset er steget markant siden indgåelsen af kontrakten. Den stigende ydelse har betydet, at funktionskontrakten rent faktisk har udhulet kommunens asfaltbudget. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet i den gamle Nibe Kommune forud for udbuddet var blandt de værste i landet, idet ca. 45% af vejnettet var i enten kritisk eller uacceptabel stand. Kommunen forklarer denne udvikling med, at man igennem flere år havde forsømt at afsætte et tilstrækkeligt beløb til vedligeholdelse af vejnettet. På udbudstidspunktet blev vejnettets skadespoint opgjort til 4,42. Det var imidlertid kommunens opfattelse, at dette tal var for højt, samt at der var stor risiko for, at skadespointet ville stige yderligere med det daværende budget. Det var derfor i lige så høj grad et spørgsmål om i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. Funktionskontrakten blev valgt, da det ellers ville være nødvendigt at afsætte et budget svarende til hele Aalborg Kommunes vedligeholdelsesbudget for at indhente det store efterslæb. Brugertilfredsheden har på flere punkter ændret sig i forbindelse med funktionskontrakten. Først og fremmest er leverandøren nu igennem kontrakten påtvunget at oplyse borgerne om forestående asfaltarbejder via det lokale dagblad og leverandørens hjemmeside. Kommunen har oplyst, at der efter udbuddet opleves væsentligt færre klager, idet kommunen vurderer, at der i dag kun er en fjerdedel af det antal klager, som man oplevede tidligere. Denne kvalitetsforbedring har desuden medført, at der i kommunen opleves øget fremkommelighed og forbedret trafiksikkerhed. Da kontrakten fortsat er forholdsvis ung, er det vigtigt at forstå, hvordan kontrakten er sammensat. Kommunen har ret til at udsætte udførelse af planlagte fulddækkende belægninger i indtil 2 år under hensyn til ønsket koordinering med andre arbejder. I så fald gøres kun krav til slaghuller, afskalninger og tilsyn med opgravninger gældende under udsættelsen. Som det fremgår af nedenstående tabel, er kontrakten konstrueret således, at der i de første fem år accepteres en gradvis indhentning af efterslæbet. Således stilles leverandøren ikke til regnskab for, at kommunens vejnet evt. er i dårligere kvalitet end antaget, da denne i så fald har en årrække til at forbedre dette, hvilket giver en øget fleksibilitet. Af tabellen fremgår den gradvise overgang i forhold til begge mulige løsningsforslag. Tabel 18 Udvikling i krav til skadespoint Årstal Vejklasse Middel for vejklassen Max. SP Enkeltparcel Max. SP 2009 Overordnede trafikveje 1,5 3,0 Side 67

69 Tabel 18 Udvikling i krav til skadespoint Årstal Vejklasse Middel for vejklassen Max. SP Enkeltparcel Max. SP Trafikveje 2,5 9,0 Lokalveje 4,3 12,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,5 9,0 Lokalveje 4,3 9,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,5 6,0 Lokalveje 4,3 9,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,5 3,0 Lokalveje 4,3 9,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,5 3,0 Lokalveje 4,0 6,0 Årstal Vejklasse Middel for vejklassen Max. SP Enkeltparcel Max. SP 2009 Overordnede trafikveje 1,6 3,0 Trafikveje 2,4 9,0 Lokalveje 4,3 12,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,5 9,0 Lokalveje 4,3 9,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,2 6,0 Lokalveje 4,0 9,0 Overordnede trafikveje 1,5 3, Trafikveje 2,0 3,0 Lokalveje 2,0 6,0 Overordnede trafikveje 1,3 2, Trafikveje 2,0 3,0 Lokalveje 3,0 6,0 Side 68

70 Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen i kommunen ved overgangen til funktionskontrakten. Dette skyldes primært, at Aalborg Kommune har et stort vejnet. Det har således betydet, at man har kunnet allokere det administrative personale til at udføre lignende opgaver og i stedet brugt ressourcerne på det resterende vejnet eller anvendt dem i forhold til tilsynsopgaven i forbindelse med funktionskontrakten. Kommunen føler desuden ikke, at der går viden tabt i forbindelse med udbuddet, idet funktionskontrakterne lægger op til øget videndeling imellem leverandør og kommune. Denne del hænger samme med det tættere samarbejde, jf. afsnittet Udvikling og Samarbejde. Kontrakten har også påvirket arbejdstagers tilfredshed, idet det indikeres som værende motiverende for kommunens folk at anvende funktionskontrakter, da det er spændende at prøve nye samarbejdsformer. Derudover giver denne type kontrakt kommunens administration mulighed for at udvikle lederskab og evt. forbedre karrieremulighederne. Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger. Kommunen giver imidlertid udtryk for, at kun er sket i begrænset omfang. Da kontrakten fortsat er forholdsvis ung, er dette dog noget man fra kommunens side forventer at se i fremtiden. Det vurderes derfor af kommunen, at denne type kontrakter er med til at sikre øget innovation. Kommunen giver ikke umiddelbart udtryk for, at udbuddet skulle have medført, at opgaveløsningen er anderledes end tidligere. Der er dog sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at man hvert år i november måned skal afholde årsmøde mellem leverandør og kommune. På møderne skal som minimum behandles følgende: Status for udførte fulddækkende belægninger, herunder kvalitet Status for øvrige drifts- og vedligeholdelsesarbejder Status vedrørende kvalitetskontrol Økonomi Entreprenørens redegørelse for specifikke planer for belægningsarbejder i det kommende år (strækninger, metode og materialer, tidsplan) samt overordnede planer for Side 69

71 de følgende tre år Koordinering af belægningsarbejder og ledningsarbejder Koordinering med Aalborg Kommunes øvrige planer i området Faglig drøftelse af metoder og materialer 5. Case: Lemvig Kommune (tidligere Thyborøn Kommune) Kommune Vejens stand Økonomi Kvalitet ved udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Thyborøn Svagt efterslæb Bruger flere penge end tidligere Uændret/ svagt Der er ikke sket de Forklaringsfaktorer som frygtes at blive større Kvalitet forud for udbuddet været på det samme niveau igennem Ønsker at bibeholde og sikre det nuværende niveau faldende skadespoint skyldes primært ønsket om et uændret kvalitetsniveau, samt problemer i forbindelse med hårde vintre markant ændring i antallet klager en længere periode Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Thyborøn Ændret Svagt efterslæb Arbejdsopgaver De ændrede opgaver Kommunen føler ikke Flere møder og bedre som frygtes at ændret og nye påvirker ikke den at der er kommet mere samarbejde blive større ansvarsområder daglige tilfredshed innovation i den Forklaringsfaktorer Kvalitet forud for udbuddet været på det samme Den sparede tid opvejes af flere møder o.l. Kan være en udfordring, at leverandøren fysiske udførelse af arbejdet niveau igennem prioriterer andre en længere kommuner højere periode Side 70

72 5.1 Indledning Ved Kommunalreformen i 2007 opstod den nuværende Lemvig Kommune ved sammenlægning af henholdsvis Lemvig Kommune og Thyborøn-Harboøre Kommune. Den nuværende Lemvig kommune udbød i slutningen af 2008 vejnettet i den gamle Thyborøn Kommune via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. januar Vejene omfattet af kontrakten bestod af 45 km vejnet i bymæssig bebyggelse og 97 km i landområder. Vejnettet skulle vedligeholdes efter krav defineret ved skadespoint. Funktionskontrakten omfatter vedligeholdelse af kørebanebelægning, kørebaneafmærkning og rabatter i en periode på 10 år. Kommunen ønskede med kontrakten at sikre det eksisterende kvalitetsniveau på kommunens vejnet. Der var derfor ikke tale om et ønske om besparelse i forhold til tidligere, men i højere grad et forsøg på at holde politikerne fast til budgettet, idet der tidligere havde været problemer med at få bevilliget tilstrækkelige ressourcer til opretholdelse og vedligeholdelse af kommunens vejnet. Derudover ønskede den nye Lemvig Kommune at sikre, at man havde samme kvalitetsniveau på tværs af kommunens vejnet. Af samme grund var der derfor opstillet samme krav, som i en eksisterende funktionskontrakt i den tidligere Lemvig Kommune. Entreprisen omfatter: Vedligeholdelse af asfalterede færdselsarealer Profilering af rabatter (påfyldning - afhøvling/affræsning) Vedligeholdelse af kørebaneafmærkning Dokumentation af tilstandskrav Oprensning af grøfter Tabel 19 - Fakta om udbuddet Kommune: Lemvig (Thyborøn) Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 37,6 mio. Vejlængde: 143 km Førstegangs udbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset offentligt Udbudsvinder: NCC Roads PLI: 25,7 Baggrund for valg af udbudsvinder: 13. Kriteriet laveste pris (pris 100 %) Har ændret baggrunden for valg af udbudsvinder i forhold til en lignende eksisterende kontrakt i den gamle Lemvig Kommune. Man vurderede, at det var svært at vurdere andet end tilbuddenes økonomiske styrke, da det andet ville blive en subjektiv vurdering, som i høj grad vil kunne betvivles i forbindelse med valget af udbudsvinder. Tabel 20 - Identificerede effekter Økonomi Før situation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK Ikke tilgængeligt Ikke tilgængeligt Side 71

73 Tabel 20 - Identificerede effekter Efter situation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 3,76 4,27 Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. Ikke tilgængeligt Ikke tilgængeligt Efter situation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,02 0,00 0,02 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. Ikke tilgængeligt Ikke tilgængeligt Lemvig Kommune har med kontrakten fået fastlåst et beløb til vedligeholdelse af belægningen. Derved er den planlagte vedligeholdelsesstand sikret i den omfattede aftaleperiode. Kommunen oplever, at der i kontrakten har været en mindre hensigtsmæssig indeksering af de årlige betalinger. Leverandøren har ikke udført arbejde i de første to år af kontrakten, hvorved indeksering rammer ekstra hård i det første år med udført arbejde. Det er igennem via interviewet med kommunen vurderet, at der har været en omkostningsstigning Skadespointet er på de berørte strækninger steget fra 1,35 til 1,40 Vejnettet har oplevet en svag kvalitetsnedgang, hvilket til dels kan forklares ud fra, at kommunen ikke har Kvalitet ønsket en stor kvalitetsforbedring Især de sidste to års hårde vintre har betydet flere klager og slaghuller Kommunen oplever, at det har taget leverandøren forholdsvis lang tid at få udbedret disse slaghuller Kommunens medarbejdersammensætning er uændret og der er fortsat afsat samme tid til det udbudte Arbejdstagers organisation vejnet Der er sket en ændring i de administrative arbejdsopgaver, idet man ikke har de årlige licitationer, men i stedet skal varetage kontraktopfølgning og dialog med leverandøren Udvikling og samarbejde Andet Funktionskontrakten har medført et øget samarbejde og vidensdeling med leverandøren Mødes til 1-2 årlige møder, hvor kontrakten løbende diskuteres Kommunen oplever udfordringer i forhold til de hårde vintre, indeksering og byområderne, som opleves som værende uhensigtsmæssige at have med i kontrakten. Side 72

74 5.2 Datagrundlag Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Lemvig Kommune, NCC og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i Lemvig Kommune. Tabel 21 - Datagrundlag Udbudsmateriale X Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet X Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten X Med udgangspunkt i den i metodebilaget præsenterede tilgang præsenteres i ovenstående tabel en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Lemvig Kommune bygger på. 5.3 Identificerede effekter Økonomi Det har ikke været muligt for kommune at indhente økonomisk data forud for udbuddet, hvorfor det derfor ikke er muligt at lave en analyse af brutto og nettoeffekterne. Ved at indgå funktionskontrakten i 2009 låste kommunen imidlertid 3,76 mio. fast til vedligeholdelse af vejbelægning, hvilket efter indeksering svarer til 4,27 mio. kr. Kommunen ønskede med denne fremgangsmåde at skabe en organisering af vedligeholdelsen på vejområdet, som kunne sikre, at man i fremtiden kunne sikre et uændret niveau på det udbudte vejnet. Kommunen har dog haft den udfordring, at det resterende vejnet udenfor kontrakten kun har haft begrænsede midler til rådighed efter kontraktindgåelse. Denne problemstilling var dog kendt forud for kontrakten, men funktionskontrakten alligevel blev indgået, da alternativet kunne blive, at der kom flere større anlægsarbejder, som igen ville æde det meste af asfaltbudgettet. Generelt indikerer kommunen, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre en fastfrosset pulje til vedligeholdelse. Der vurderes fra kommunen ikke at være sket en ændring i følgeomkostningerne, idet det vurderes, at der trods ændringer i arbejdsopgaverne rent administrativt anvendes samme tid på funktionskontrakten, som man gjorde før. Der skal dog indregnes udbudsomkostninger, som er estimeret til 0,15 mio. kr. Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Af kontrakten fremgår, at krav til friktion, jævnhed og sporkøring til enhver tid skal være opfyldt, samt at kommunen kan vælge en uvildig instans til dokumentation såfremt det formodes, at kravene ikke overholdes. Kvalitet Side 73

75 Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været på det samme niveau igennem en længere periode. På udbudstidspunktet blev vejnettets skadespoint opgjort til 1,51. Det var kommunens opfattelse, at dette skadespoint i fremtiden skulle forblive det samme, men at der var en stor risiko for, at skadespointet ville stige med det daværende budget. Det var derfor i høj grad et spørgsmål om, i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. Ved seneste registrering fra Vejdirektoratet havde 39 % af det udbudte vejnet et skadespoint under 1,0, mens henholdsvis 26 % og 5 % af vejnettet havde en score imellem 2,0-3,0 og over 3,0. Det er derved kun 5 % af kommunens vejnet, som er i en meget kritisk stand, hvilket indikerer, at kommunen generelt har et vejnet, som er kendetegnet ved et højt niveau. Det bør dog noteret, at hele 26 % ligger på et niveau imellem 2,0-2,99, hvilket på sigt kan blive kritisk. 8 Figuren nedenfor illustrerer fordelingen af skadespoint på kommunens vejnet. Figur 17 Fordeling af skadespoint 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 39% 30% 26% 5% 0-0,99 1-1,99 2-2,99 >3 Efter Udbud Der har været en lille stigning i skadespoint i kontraktens første år, mens der i det seneste år har været et fald i skadespointet, hvilket af kommunen forklares ved, at leverandøren bl.a. i forbindelse med de hårde vintre har valgt at udskyde forbedringerne, idet leverandøren oftest har prioriteret belægningsarbejder i kommuner med mere ad hoc kontrakter (jf. figuren nedenfor). Kommunen begrunder denne prioritering med, at leverandøren formentligt ved, at man i mange år frem er bundet af kontrakten, hvilket betyder at det for leverandøren er mere attraktivt at fokusere på at betjene nye kunder (kommuner) og ad hoc opgaver, idet der her er mulighed for ekstra omsætning. Det fremgår af interviewet med kommunen, at dette har været et større problem, idet der fra politisk hold er stor fokus på at sikre, at kommunens indbyggere ikke oplever en kvalitetsforringelse ved overgangen til funktionskontrakter. Det er derfor noget som kommunen er meget opmærksom på. Figur 18 Historisk udvikling kvalitet 8 Se Bilag 1 Metodebilag for beskrivelse af skadespoint Side 74

76 2,50 2,00 Skadespoint 1,50 1,00 0,50 0, Skadespoint Lemvig Kommune gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. Kommunen har dog oplyst, at brugertilfredsheden generelt ikke har ændret sig i forbindelse med funktionskontrakten. Dog har kommunen en opfattelse af, at der er flere klager over slaghuller. Dette giver sig ifølge kommunen bl.a. udslag i flere erstatningssager til leverandøren. Leverandøren har på intet tidspunkt i løbet af kontrakten ikke opfyldt sine forpligtelser jf. de opstillede kravspecifikationer. Dette begrundes med, at leverandøren igennem deres store ekspertise har mulighed for mere optimalt at planlægge det fornødne arbejde på kommunens vejstrækninger. Derudover så er leverandøren ikke i samme grad begrænset af, at skulle udføre arbejdet på specifikke tidspunkter, hvorfor det er muligt at sprede arbejde mere ligeligt ud over hele året. Den forholdsvis uændrede kvalitet skyldes primært, at der i forbindelsen med udbuddet er specificeret standarder, som svarer til tidligere standarder, hvilket sikrer, at leverandøren er opretholder kvaliteten på de omfattede veje. Afslutningsvist har kommunen oplevet problemer med kantafskalning og rabatter, hvilket man i dialog med leverandøren løbende forsøger at rette op på. Ifølge kommunen har leverandøren oplevet mange erstatningssager som følge af de nævnte problemer. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Der er fortsat ansat samme antal personer som forud for kontrakten, hvilket vil sige to administrative personer. På nuværende tidspunkt er der dog kun en ansat, men da dette kun er for en midlertidig løsning, så anses dette ikke for at være det generelle udtryk for det administrative niveau. Selvom kommunen fortæller, at arbejdsopgaverne har ændret sig, så er der fra et tidsmæssigt perspektiv samme behov som før udbuddet. Dette skyldes primært det større behov for at holde møder og opfølgende arbejde, hvilket ifølge kommunen går lige op med den tid, som man sparer ved ikke årligt at skulle lave licitationer. Da der kun er tale om 2 medarbejdere er det generelt svært at udtale sig om effekten på medarbejderudskiftning. Det er typisk den samme person, der sidder længe på samme post, hvorfor det oftest er grundet pension, at der sker medarbejderudskiftning. I forlængelse heraf gives der også udtryk for, at der rent tidsmæssigt ikke har været en ændring, idet det skønnes, at der fortsat anvendes samme tidsforbrug på den pågældende strækning. Side 75

77 De berørte medarbejdere påpeger dog, at der har været en markant ændring i arbejdsopgavernes karakter, idet man er gået fra en bestillerrolle til en mere opfølgende rolle. Der gives i den forbindelse udtryk for, at ændringen har påvirket indflydelsen på eget arbejde, idet Vi bestemmer ikke selv hvilke og hvornår en bestemt strækning bliver udbedret. Det er derimod leverandøren, som planlægger og tilrettelægger arbejdet. Dette opleves til dels som en udfordring af kommunen, da leverandøren også skal passe arbejdet ind i forhold til arbejder i andre kommuner. Derved kan det påvirke fleksibiliteten hos leverandøren, idet leverandøren ikke nødvendigvis udfører arbejdet på det mest hensigtsmæssige tidspunkt, da man har en dagsorden, hvor flere kommuner skal tilgodeses. Det har i løbet af kontrakten været nødvendigt at ændre visse dele af kontrakten, idet kommunen opdagede, at det var mere hensigtsmæssigt at foretage de årlige eftersyn i foråret i stedet for at gøre det i efteråret. Denne ændring skyldes, at man fandt det uhensigtsmæssigt, at eventuelle mangler skulle udbedres i løbet af vinteren. Udvikling og samarbejde Der er sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at der hvert år indkaldes til opstartsmøde i marts ved kommunen, hvilket skal sikre en koordinering af belægningsarbejder og ledningsarbejder. Derudover skal entreprenøren arrangere årlige afslutningsmøder, hvorigennem samarbejdet løbende evalueres, så man sikre et fortsat godt samarbejde i resten af kontraktperioden. Samarbejdet kommune og leverandør imellem nævnes som en af de primære faktorer for at opnå en succesfuld kontrakt. De årlige opstarts/evalueringsmøder anvendes til konstruktivt at forbedre samarbejdet. Afslutningsvist har kommunen oplevet problemer med kantafskalning og rabatter, hvilket man i dialog med leverandøren løbende forsøger at rette op på. Ifølge kommunen har leverandøren oplevet mange erstatningssager som følge af de nævnte problemer. Der har været en innovativ effekt, idet leverandøren ikke i samme grad begrænset af, at skulle udføre arbejdet på specifikke tidspunkter, hvorfor det er muligt at sprede arbejde mere ligeligt ud over hele året. Side 76

78 6. Case: Odder Kommune Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Odder Et stort efterslæb, Bruger flere penge end tidligere Det markant bedre Færre klager som primært skyldes manglende Indeksering påvirker negativt skadespoint skyldes primært sammenlignet med resterende vejnet Forklarings- vedligeholdelse de leverandørens faktorer forudgående år mulighed for at lave store investeringer samt de skarpere krav til skadespointet Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers tilfredshed Innovation Videndeling forhold Odder Uændret Et stort efterslæb, Arbejdsopgaver Ikke muligt at måle effekten Kontrakterne lægger Det forbedrede som primært uændret på medarbejdertilfredshed, op til innovation i samarbejde og Forklaringsfaktorer skyldes manglende vedligeholdelse de forudgående år da der har været stor udskiftning siden kontraktstart form af nye belægningstyper, hvilket dog ikke er videndeling skyldes primært flere møder, tillid og fælles udnyttet af interesser parterne leverandøren imellem 6.1 Indledning Odder Kommune udbød ultimo 2004 ca. halvdelen af kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. januar Vejene omfattet af kontrakten bestod kun af vejstrækninger i landområdet, som skulle vedligeholdes efter krav defineret ved skadespoint 9. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebanebelægning og rabatter i en 15-årig periode med afslutning den 31. december Der var i udbuddet givet mulighed for, at vedligeholdelsen efter nærmere aftale kunne forlænges op til tre år ud over kontraktperioden. 9 Det gennemsnitlige skadespointtal er et udtryk for vejenes tilstand Side 77

79 Odder Kommune har primært indgået funktionskontrakten på grund af et kraftigt efterslæb på asfalt- og slidlagsområdet. Det blev fra kommunens side vurderet, at pengene på kort sigt ikke ville være der til at indhente det store efterslæb. Ved at indgå kontrakten kunne man sikre en hurtig genopretningsplan for vejnettet inden for budgetrammerne. Leverandøren skulle i kontraktperioden vedligeholde vejnettet således, at tilstanden til enhver tid svarede til de krav, der var beskrevet i udbudsmaterialet. Vedligeholdelsen skulle gennemføres på entreprenørens egen foranledning, så de forud fastlagte tilstandskrav (skadespoint og øvrige krav) til enhver tid var overholdt. Kommunen giver udtryk for, at man ved at lade leverandøren udføre arbejdet opnåede, at det var muligt at brænde lidt flere penge af i starten af kontraktperioden for netop at afhjælpe efterslæbet. Rent politisk var der ikke udelt begejstring for kontrakten, men den blev valgt, da det blev vurderet, at det var den bedste måde at få mere kvalitet for pengene. Kommunen vurderede i forbindelse med udbuddet, at det kun var en del af kommunens vejnet, som skulle være omfattet af kontrakten, da det resterende vejnet var i for god stand. Kommunen udbød ca. 158 km af kommunens samlede vejnet på ca. 340 km. En skematisk fremstilling af forholdene vedr. vejnettet i Odder Kommune, som det er registreret i år (2004), fremgår af tabellen nedenfor. Tabel 22 Udbudte vejstrækninger Vejklasse nr. Vejklasser Antal km 2 Lokalveje i by, øvrige 0,8 3 Trafikveje på landet 23,2 4 Lokalveje på landet 133,9 Derudover opererer kommunen med tre forskellige vedligeholdelsesniveauer, der er karakteriseret ved krav til skadespoint og lappeprocent. Tabel 23 Udbudte vedligeholdelsesniveauer Vedligeholdelsesniveau Vejtype Km 1 Førsteprioritetsveje 11,8 2 Andenprioritetsveje 58,9 3 Tredjeprioritetsveje 87,2 Status for tilstanden for hver enkelt af de udbudte vejstrækninger (parceller) er registreret i VEJOPS 10 ved et hovedeftersyn i juni måned Entreprisen omfatter: Vedligeholdelse af de kommunale asfalterede kørebanebelægninger og pladser, hvor der er foretaget et hovedeftersyn, samt rabatterne og grøfterne mht. profil og afvandingsegenskaber 10 Vejvedligeholdelsesmodulet VEJOPS er en del af VEJMAN-systemet, som er udviklet til at give et bedre og mere differentieret billede af vejenes tilstand Side 78

80 Alle arbejder og leverancer til opnåelse af de beskrevne tilstandskrav At skader påført vejudstyr under og i forbindelse med arbejdets udførelse skal registreres og omgående meddeles kommunen for aftale om udbedring. Entreprenøren afholder alle udgifter i forbindelse med registrering og udbedring At eventuelle udgifter til rengøring i forbindelse med udlægning af asfaltmaterialer, fjernelse af ukrudt, græsbevoksning og eksisterende kørebaneafmærkning skal være indeholdt i entreprisen. Tabel 24 - Fakta om udbuddet Kommune: Odder Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 29,0 mio. Vejlængde: 158 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset licitation Udbudsvinder: Lemminkäinen PLI: 34,2 Baggrund for valg af udbudsvinder: 14. Tildelingskriteriet laveste pris blev anvendt. Tabel 25 - Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 1,55 2,06 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 1,93 2,51 Økonomi Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. -0,46-22% Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,01 0,00 0,01 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -0,47-23% Skadespointet er på de berørte strækninger faldet fra 3,34 til 0,75, hvilket er en markant forbedring af vejnettets stand. Kvalitet Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på den berørte vejstrækning har opnået en markant forbedret vejkvalitet, som medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed. Kommunen har generelt oplevet en lille stigning i antallet af klager inden for vejområdet, men det påpeges dog, at Side 79

81 Tabel 25 - Oversigt over identificerede effekter kommunen i dag har betydeligt færre klager på den del af vejnettet, som er omfattet af kontrakten sammenlignet med det resterende vejnet. Kommunen vurderer ikke, at der har været direkte konsekvenser af funktionskontrakten i forhold til Arbejdstagers organisation medarbejdersammensætningen. Kommunens ansatte kan i højere grad bruge deres tid på den del af vejnettet, som ikke er omfattet af kontrakten, og derved sikre en acceptabel kvalitet på denne del. Udvikling og samarbejde Kommunen har opnået et tæt samarbejde med leverandøren. Derudover opretholdes en mere konsistent dialog parterne imellem, da de ved, at de mange år fremad skal arbejde sammen om kontrakten. Det tættere samarbejde muliggør samtidig en øget erfaringsudveksling og videndeling. Kommunen påpeger, at det er vigtigt at få pointeret, at der er forskel på, hvornår leverandør og kommune kan Andet anvende pengene, idet leverandøren har mulighed for at foretage større investeringer i de første år. Kommunen omtaler kontrakten som en solstrålehistorie, som man i fremtiden ikke ville være bange for igen at benytte sig af. 6.2 Datagrundlag Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Odder Kommune, Lemmikaïnen og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktansvarlige i både Odder Kommune og Lemmikaïnen. Da kontrakten er indgået før kommunesammenlægningen, har det medført, at registreringen af økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort. Man har tidligere delt omkostningerne i kommunen op i slidlagsog vedligeholdskontoer, hvor nyt slidlag altid blev kørt under slidlagskontoen, mens der under vedligeholdskontoen sagtens kunne ligge mindre slidlagsopgaver. Kommunen har derfor indikeret, at dette gør det umuligt at sammenligne før- og efter-situationen. Billedet forvirres yderligere af, at man er gået fra Navision til Opus, hvorfor alt registreres på en anden måde end tidligere. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen samt at få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. Med udgangspunkt i den i metodeafsnittet præsenterede tilgang præsenteres i nedenstående tabel en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Odder Kommune bygger på. Tabel 26 - Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten Side 80

82 En række af de præsenterede tal er derfor behæftet med en vis usikkerhed, idet kommunen ikke har været i stand til at præcisere udgifterne forud for udbuddet, udgifter i forbindelse med udbuddet og lignende data, der vedrører før-situationen. Igennem interviewet med Odder Kommune er det dog sikret, at der foreligger et fyldestgørende billede af før-situationen, ligesom denne problematik opvejes af, at Vejdirektoratet har bidraget med generel viden om udgifter i forbindelse med udbud. 6.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et varierende beløb, som i 2004 lå omkring 3,1 mio. kr., hvilket i nutidspriser svarer til 4,1 mio. kr. Kommunen har oplyst, at beløbet det sidste år før kontraktindgåelsen lå lavere, idet der her kun var afsat 2 mio. kr., svarende til 2,65 mio. kr. efter indeksering. Det har imidlertid ikke været muligt for kommunen at finde grunden til dette forhold. De angivne beløb skulle dække alle udgifter til belægning af nye vejstrækninger samt vedligeholdelse af eksisterende vejbaner i hele kommunen. Da vejbelægningen i funktionskontrakten udgør omkring halvdelen af kommunens vejnet, er det fra kommunens side skønnet, at man havde ca. 1,55 mio. kr. (svarende til 2,06 mio. kr. efter indeksering) til den omfattede vejstrækning. Ved at indgå funktionskontrakten i 2005 låste kommunen imidlertid godt 1,93 mio. fast i 2005-priser til vedligeholdelse af vejbelægning. Herved sikrede man sig, at vejnettet omfattet af kontrakten kunne forbedres fra det daværende kvalitetsniveau. Den øgede omkostning i sig selv indikerer, at man fra kommunens side forventede, at kvaliteten ville kunne forbedres betydeligt. Derudover påpeger både kommunen og leverandøren, at funktionskontrakten muliggør store investeringer i starten af kontraktperioden, som derved sikrer, at vejkvaliteten hurtigere kan bringes tilbage på et acceptabelt niveau. Bruttoeffekten i forbindelse med kontrakten er derfor opgjort til -0,46 mio. kr., hvilket indikerer en markant fordyrelse af opgaveløsningen i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der vurderes fra kommunen ikke at være sket nogen ændring i følgeomkostningerne, idet det vurderes, at der trods ændringer i arbejdsopgaverne rent administrativt anvendes samme tid på funktionskontrakten, som man gjorde før, hvor man på årlig basis udbød via 1-årige licitationer. Der skal dog indregnes udbudsomkostninger, som er estimeret til 0,15 mio. kr. På baggrund af disse tal har kommunen i forbindelse med kontrakten opnået en nettobesparelse på -0,47 mio. Generelt indikerer kommunen dog, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre en fastfrosset pulje til vedligeholdelse samtidig med, at kontrakten har fungeret som en form for bankordning, idet leverandøren de første år har kunnet hæve kvaliteten. Dette ville ikke have været muligt på samme måde for kommunen pga. budgetbegrænsninger. Kommunen påpeger desuden, at en anden fordel ved kontrakten er, at man i udbuddet har valgt at udelade byområder, idet de indebærer et større risikoelement for leverandørerne og dermed en højere pris. Derudover muliggør egen drift af byområderne, at kommunen ikke får uventede omkostninger til eksempelvis fortovsarbejde i forbindelse med leverandørens arbejde. Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Der udbetales årligt max. 1/15 af den samlede kontraktsum. Dog vil der i de første 10 år maksimalt blive Side 81

83 udbetalt et beløb svarende til de dokumenterede ydelser. En eventuel manko mellem de dokumenterede ydelser og 1/15 af kontraktsummen multipliceret med det aktuelle antal år, kontrakten har løbet, udbetales, når dokumentation for levering af ydelser til udligning af mankoen foreligger. I de sidste fem år udbetales hvert år 1/15 af den samlede kontraktsum. I denne periode er resultatet af de årlige hovedeftersyn eneste påkrævede dokumentation. Figur 19 Betalingsmekanisme Grafen vedrørende betalingsmekanismen viser, hvordan det for leverandøren er muligt i kontraktens første år at anvende et større beløb end de faktiske årlige betalinger. Herved muliggøres de store investeringer, som skal bringe vejnettet op på et acceptabelt niveau. Den stiplede linje i kontraktens sidste år illustrerer, hvorledes leverandøren kan ende med at have både større og mindre investeringer end den faktiske kontraktsum; en opgørelse, som først er mulig ved kontraktudløb. I forlængelse af at kommunen har indgået funktionskontrakten, er det lykkedes at få bevilliget ekstra penge til området. Det har derfor ikke været et stort problem for kommunen, at der siden kontraktindgåelsen har været en stigning i de årlige kontraktbetalinger, som skyldes det stigende asfaltindeks. Man har fået bevilget flere penge til de kommende fire år (til den del som ikke er omfattet af kontrakten), hvilket bringer det op på niveau, så kommunen kan bruge det samme på deres halvdel, som de gør på den halvdel, der er omfattet af kontrakten. Politikerne håber derved, at man kan opretholde og indhente efterslæbet på den del af vejnettet, som ikke er med i kontrakten, men kommunen har fortsat det problem, at de ikke har den samme fleksibilitet som leverandøren i funktionskontrakten, hvor leverandøren bruger flere penge i de første år. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været stærkt nedadgående. På udbudstidspunktet blev vejnettets skadespoint opgjort til 3,34. Det var imidlertid kommunens opfattelse, at dette tal var for højt, samt at der var stor risiko for, at skadespointet ville stige yderligere med det daværende budget. Funktionskontrakten var derfor i høj grad et spørgsmål om i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. Amtsvejene var ikke med i funktionsudbuddet, idet disse først er lagt ind under kommunen efter kontraktindgåelsen (2007). Kommunen valgte desuden at udelade visse vejstrækninger, idet man ellers var bange for, at man fra politisk hold ville sige nej til kontrakten. Desuden vurderede man, at visse Side 82

84 vejstrækninger på daværende tidspunkt var i så god en kvalitet, at det ikke kunne betale sig at medtage disse i kontrakten. Kommunen påpeger dog i dag, at det sidste argument ikke holder, idet man bliver indhentet af det på et tidspunkt og derfor blot udskyder problematikken. Herved påpeger kommunen problematikken i at udskyde vedligeholdelse af vejnettet, idet flere undersøgelser har vist, at det på langt sigt er dyrere at udskyde vedligeholdelsen. 11 Man har ikke fra politisk hold specifikt sagt, at man ville hæve kvaliteten. Man havde tidligere ikke specifikke krav men havde en opfattelse af, at kvaliteten ikke længere var på et tilfredsstillende niveau. Så målet var i højere grad at bringe kvaliteten op på et niveau, som man følte var tilsvarende med det, man tidligere havde set. Kravene til leverandøren er derfor ikke umiddelbart anderledes end for resten af kommunens vejnet, men det er klart, at Lemminkäinen som leverandør har mulighed for at prioritere og organisere sig anderledes end kommunen, som er begrænset af økonomien. Skemaet nedenfor angiver den på udbudstidspunktet registrerede tilstand på de omfattede veje. Kommunen valgte i udbudsmaterialet at inddele vejnettet i tre vedligeholdelsesniveauer, som alle fremgår af tabellen nedenfor. Tabel 27 Kvalitetsniveau ved udbud opgjort i skadespoint Vedligeholdelsesniveau Middel Max. Enkeltparcel Max. 1 2,8 6,3 2 3,1 13,5 3 4,1 12,5 I udbuddet har kommunen og leverandøren opsat kvalitetsmål for alle tre vedligeholdelsesniveauer, som fremgår herunder. Skemaet angiver krav til skadespoint som middelværdi for hvert vedligeholdelsesniveau samt et krav til maksimalt skadespoint, som en enkelt parcel må antage. Tabel 28 Krav til skadespoint Vedligeholdelseniveau Middel Max. Enkeltparcel Max. 1 2,0 3,0 2 2,5 4,0 3 3,0 5,0 Hvert år skal der, på entreprenørens foranledning (og regning), foretages et visuelt eftersyn (hovedeftersyn) på min. 1/3 (ca. 53 km) af det af kontrakten omfattede vejnet, sådan at hele det asfalterede vejnet gennemkøres inden for tre år. Hovedeftersynet og inddateringen foretages af en objektiv tredjepart, hvor kommunen har valgt Vejdirektoratet. På udbudstidspunktet havde 47% af det udbudte vejnet et skadespoint over 3,0, mens kun 12% havde et skadespoint under 1. Siden kontraktindgåelsen har kommunen oplevet en klar forbedring af vejnettets 11 Kilde: Grontmij: Side 83

85 kvalitet. Af nedenstående graf ses, hvorledes hele 70% af vejnettet havde et skadespoint på under 1,0 ved seneste opgørelse fra Vejdirektoratet, mens kun 6% havde et skadespoint over 3,0. Figur 20 Udvikling i skadespoint 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 70% 47% 22% 19% 19% 12% 5% 6% 0-0,99 1-1,99 2-2,99 >3 Før udbud Efter Udbud Ud over de åbenlyse forbedringer i skadespointet har kontrakten også haft andre fordelagtige følgevirkninger. I forbindelse med kommunale klagesager har der således været innovative tiltag, så borgerne nu anmelder klager på Odder Kommunens hjemmeside og via Park & Vejs egen hjemmeside. Der er dog ikke nogen indikation af, at der skulle være sket en ændring i antallet af klagesager. Der er registreret en svag stigning, som kommunen dog vurderer skyldes den øgede brug af internettet, så flere i dag anmelder skader i forhold til tidligere, hvilket også kan ses af det stigende antal henvendelser på det grønne område. Kommunen påpeger dog, at der er væsentligt færre henvendelser på de veje, der er omfattet af i funktionsudbuddet sammenlignet med dem, som kommunen selv har ansvaret for. Derudover nævnes fleksibilitet og tillid som to nøgleparametre, idet det er essentielt, at man ikke konstant skal gå og kigge leverandøren over skulderen, da meget af ideen og besparelsen ved funktionskontrakten derved forsvinder. Samtidig nævner kommunen flere eksempler på, at der fra begge sider udvises stor fleksibilitet, som udmønter sig i, at begge parter ofte varetager små dele af den anden parts områder, hvis de alligevel kører rundt i nærområdet. Herved bliver det muligt at opnå en endnu større besparelse, idet det nu konstant bliver vurderet, hvad der i den givne situation vil være bedst. Dette var ikke altid tidligere tilfældet, da man her mere tænkte kontraktspecifikt og derfor så tilfælde, hvor man måske sprang over små vejstykker, da de ikke var en del af kontrakten, eller det var vurderet, at der ikke var råd til denne del. Der anvendes således en mere langsigtet tilgang med anvendelsen af funktionskontrakten. Som det fremgår af nedenstående, har der været en konstant forbedring af skadespointet, hvoraf den største forbedring skete i kontraktens første år. Ved Vejdirektoratets seneste måling er vejnettets skadespoint opgjort til 0,75. De årlige kontraktbetalinger er ligeledes inkluderet i grafen. Kommunen har generelt oplevet en stigning i betalingerne, som skyldes, at man i forbindelse med denne entreprise benytter Danmarks Statistiks reguleringsindeks for asfaltarbejder, hvilket betyder, at de i tilbuddet angivne priser multipliceres med en faktor: I - I1 I1 2, hvor I 1 angiver indeks for basismåneden (tilbudsdagen), mens I 2 angiver september-indekset for det pågældende år. Side 84

86 Figur 21 Historisk udvikling i udgifter og kvalitet Udgifter i mil. 3 2,5 2 1,5 1 0, ,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Skadespoint Årlige vedligeholdelses udgifter Skadespoint Arbejdstagers organisation Kommunen vurderer ikke, at der har været direkte konsekvenser af funktionskontrakten i forhold til medarbejdersammensætningen. På mandskabssiden anvendes samme antal medarbejde som før, idet de fortsat skal varetage den resterende halvdel af kommunens vejnet. På det administrative niveau besværliggøres denne vurdering af, at der i forbindelse med kommunesammenlægningen er blevet nedlagt en souschefstilling. Det vurderes dog, at dette formentligt også var sket uden funktionskontraktens eksistens, hvorfor dette ikke indregnes som en omkostningsbesparelse relateret til kontrakten. Kommunen giver udtryk for, at det kunne være en fordel, at en endnu større del af kommunens vejnet var omfattet af kontrakten, idet det kan være udfordrende at have halvdelen af vejnettet inkluderet i funktionskontrakten, mens den anden halvdel ikke er, idet dette kan give anledning til organisatoriske problemer. Ved kun at udbyde en del af vejnettet er det således fortsat nødvendigt at opretholde den gamle struktur i kommunen, hvorved det ikke bliver muligt i samme grad at opnå interne besparelser. Derudover er der den økonomiske udfordring, at det resterende budget kan blive påvirket af indekseringen fra funktionskontrakten. Det har ikke været muligt at behandle medarbejdertilfredsheden, idet der i forbindelse med kommunalsammenlægningen og mere generelt har været udskiftninger i årene siden kontraktindgåelsen. Det er dog inkluderet i kontrakten, at entreprenøren skal formulere en personalepolitik for de ansatte på den udbudte opgave. Personalepolitikken skal blandt andet beskrive virksomhedens politik på områderne sygdom, arbejdsmiljø og alkoholforbrug/misbrug. Personalepolitikken skal bevirke, at medarbejderne i videst mulig udstrækning bliver fastholdt i beskæftigelse hos entreprenøren eller opnår anden ordinær beskæftigelse. Entreprenøren skal på kommunens anmodning orientere om personalepolitikken og dens udmøntning. Da kommunen ved indgåelse af kontrakten ønskede at fastholde sine aktiveringsmuligheder i overensstemmelse med "Lov om aktiv socialpolitik", uanset at opgaverne løses af eksterne leverandører, blev entreprenøren bedt om at tilstræbe at stille et antal aktiveringspladser til rådighed i samarbejde med kommunen. Side 85

87 Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger. Kommunen giver imidlertid udtryk for, at dette endnu ikke er sket. Udbuddet har heller ikke medført, at opgaveløsningen udføres anderledes end tidligere. Der er dog eksempelvis sket innovation i form af ændret borgerinformationen og nye klagemuligheder. Vedrørende kommunale klagesager kan borgerne således nu anmelde klager på Odder Kommunens hjemmeside og via Park & Vejs egen hjemmeside. Der er sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at der hvert år indkaldes til koordineringsmøde, som skal sikre en koordinering af belægningsarbejder og ledningsarbejder samt løbende evaluering så man sikrer et fortsat godt samarbejde i resten af kontraktperioden. Derudover kigger leverandøren ofte forbi, hvilket sikrer en god løbende dialog. Kommunen betegner samarbejdet som en solstrålehistorie. Samarbejdet imellem kommune og leverandør har ikke betydet, at man i forlængelse af udbuddet har fået samme leverandør på kommunens resterende vejstrækning. Man gjorde tidligere det (hvilket man også gør på sin egen del i dag), at man på de enkelte projekter hørte 2-3 firmaer om, hvilken pris de kunne tilbyde. De billigste fik så lov til at lave det. Lemminkäinen har vundet visse mindre udbud men dog langt fra alle. Der er altså ikke nogen tydelig indikation af, at leverandørens nuværende tilstedeværelse kan presse priserne længere ned end deres konkurrenters. Generelt føler kommunen dog, at leverandøren lægger sig meget i selen for at løse opgaven inden for de givne rammer. Side 86

88 7. Case: Næstved Kommune (tidligere Fladså Kommune) Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Fladså Et stort efterslæb, som Bruger flere penge end tidligere pga. kvalietsløft Bedre kvalitet Færre klager, idet Forklaringsfaktorer primært skyldes manglende vedligeholdelse de Oplevede udfordringer in forbindelse med indeksering Positivt at budgettet nu er fastlåst skyldes muligheden for at lave større investeringer tidligt vejnettets kvalitet er blevet løftet forudgående år samt skærpede krav Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Fladså Ændret Et stort efterslæb, som Arbejdsopgaver Der er faktorer, der Kontrakterne Stor risiko for på primært skyldes ændret påvirker tilfredsheden lægger op til sigt at tabe Forklarings- manglende begge veje. innovation i forhold kompetencer faktorer vedligeholdelse de til organiseringen, forudgående år udførelsen og valget af materialer 7.1 Indledning Fladså Kommune udbød i km vej via et funktionsudbud. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebanebelægning, kørebaneafmærkning og rabatter i en 15-årig periode. Der var i udbuddet udtrykt ønske om at modtage tilbud på to forskellige løsningsmodeller med tre forskellige serviceniveauer, hvorfra kommunen endte med at vælge løsningen med det højeste serviceniveau. Baggrunden for og formålet med udbuddet var at sikre kvalitetsforbedringer samt holde politikerne fast på det daværende budget, idet der tidligere havde været problemer med at få bevilliget tilstrækkelige ressourcer til opretholdelse og vedligeholdelse af kommunens vejnet. Man havde fra kommunens side vurderet, at man ikke med det daværende budget havde råd til at indhente efterslæbet på vejnettet. Derudover så man funktionskontrakten som en mulighed for at få asfaltfirmaerne til at fungere som en form for bank, idet kommunen kun skulle betale en fast årlig kontraktsum, mens leverandøren havde mulighed for at disponere anderledes. Derudover peger kommunen i dag på, at der i forbindelse med udbuddet formentlig også har været andre dagsordner fra den gamle kommune, idet man i forbindelse med kommunesammenlægningen ønskede at sikre egne veje forud for en sammenlægning. Side 87

89 Vejnettet omfattet af funktionskontrakten var opdelt i følgende vejklasser: Klasse 1: Trafikveje - ca. 21 km. Klasse 2: Forbindelsesveje - ca. 25 km. Klasse 3: Adgangsveje - ca. 91 km. Klasse 4: Boligveje - ca. 20 km. Klasse 5: P-pladser - ca m2 Entreprisen omfattede: Vedligeholdelse af asfalterede kørebanebelægninger, kørebaner, holdepladser, buslommer og P-pladser Udskiftning og evt. regulering af brønd- og kloakdæksler samt rendestensbrønde og riste Genetablering af kørebaneafmærkning Regulering og afhøvling af rabatter Administration af gravetilladelser Reparation og vedligeholdelse af asfaltbelægninger på cykelstier, fortove og stier (regningsarbejder rekvireret af bygherren) Entreprisen omfattede ikke: Vedligeholdelse af kantbegrænsning, herunder regulering og udskiftning af kantsten, øvrige ydelser i forbindelse med belægningsarbejder, såsom kantstens-, fortovs-, sti-, afstribnings- og skiltearbejder Funktionsudbuddet omfattede følgende servicekategorier: Vejarealer med servicekategori Høj Serviceniveau 1: Kørebanearealer med højt trafikniveau, Æ10 20) Vejarealer med servicekategori Mellem Serviceniveau 2: Kørebanearealer med mellem trafikniveau, 20 > Æ10 1) Vejarealer med servicekategori Lav Serviceniveau 3: Kørebanearealer med lavt trafikniveau, Æ10 < 1) Tabel 29 - Opdeling af vejnet Servicekategori Længde i m Ca. areal i m2 Nej til OB i m Antal strækninger SUM Side 88

90 Tabel 30 Fakta om udbuddet Kommune: Næstved (Fladså) Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 37,1 mio. kr. Vejlængde: 157 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset offentligt Udbudsvinder: Munck Asfalt PLI: 22,3 Baggrund for valg af udbudsvinder: 1. Laveste pris, hvorefter kommunen vælger det serviceniveau, som man ønsker Entreprenøren skulle afgive to alternative tilbud svarende til afhjælpning af risikostrækninger inden for henholdsvis et og tre år: Tilbud TA svarende til at alle risikostrækninger afhjælpes inden for et år Tilbud TB svarende til at alle risikostrækninger afhjælpes inden for tre år Tabel 31 - Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 2,00 2,66 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 2,47 3,22 Økonomi Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. -0,57-21% Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,00-0,12-0,12 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -0,69-25% Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed. Kvalitet Derudover har kontrakten medført, at der i dag er færre klager end før udbuddet, hvilket indikerer, at borgerne også oplever en større grad af tilfredshed. Kommunen påpeger, at der også har været flere dage med vejarbejde efter kontraktindgåelsen, hvilket man ser som en naturlig ting, idet kommunen netop med funktionskontrakten har ønsket, at man de første Side 89

91 år fik en markant forbedring af det berørte vejnet. Der er sket en ændring i arbejdsopgaverne. Arbejdstagers organisation Overgangen fra bestiller til kontraktopfølger (fra faglig til mere administrativ rolle) har en negativ påvirkning på medarbejdertilfredsheden, idet tilrettelæggelsen af opgaveløsningen er overladt til leverandøren, og fagligheden internt bliver ringere. Visse af disse opvejes dog lidt af et mindre arbejdspres og en højere beslutningshastighed. Udvikling og samarbejde Der er sket en stor innovativ forbedring i forlængelse af kontrakten. Leverandøren anvender vejstrækningerne til at afprøve nye belægningstyper. Pga. kommunesammenlægningen havde man en formodning om, at den gamle kommune kun selv skulle Andet betale i nogle få år, hvilket skal ses som en af begrundelserne for at vælge funktionskontrakten. Generelt opfattes funktionskontrakter som en god ide, da vejsektoren ellers kan fungere som en ventil, som politikerne kan skrue på. 7.2 Datagrundlag Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Næstved Kommune, Munck Asfalt A/S, Grontmij 12 og Vejdirektoratet. Derudover bygger analysen på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i både Næstved Kommune og Munck Asfalt A/S. Tabel 32 - Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten X 13 Kvalitetsdata efter kontrakten X Kommunesammenlægningen har betydet, at registreringen af økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort og i visse tilfælde helt umuliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen samt at få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. Med udgangspunkt i den i metodeafsnittet præsenterede tilgang præsenteres i ovenstående tabel en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Næstved Kommune bygger på. 12 Udbudsmaterialet er stillet til rådighed af Grontmij efter accept fra Næstved Kommune 13 Kvalitetsdata er ikke til rådighed igennem SAMKOM Side 90

92 7.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et beløb svarende til 2,0 mio. kr. til vedligeholdelse af eksisterende vejbaner i hele kommunen. Da vejbelægningen i funktionskontrakten omfatter hele kommunens vejnet, er det fra kommunens side skønnet, at man burde have ca. 2,0 mio. kr. (2,66 mio. kr. efter indeksering) til den omfattede vejstrækning. Ved at indgå funktionskontrakten i 2004 låste kommunen imidlertid 2,47 mio. fast til vedligeholdelse af vejbelægningen, hvilket efter indeksering svarer til 3,22 mio. kr. Med denne stigning i omkostningsniveauet ønskede man at sikre, at vejnettet omfattet af kontrakten som minimum ville blive vedligeholdt til det eksisterende niveau. Kommunen oplyser, at man fra et økonomisk perspektiv har fundet funktionskontrakten fordelagtig. Man har nu fastlåst et beløb til vedligeholdelse af belægningen, hvilket sikrer, at politikerne kun til en vis grænse kan nedprioritere vejområdet. Derved kommer leverandøren til at fungere som bank, idet denne kan prioritere ressourcerne anderledes. Kommunen er dog blevet overrasket over den effekt, som indeksering på baggrund af Asfaltindekset har medført. Indekset er steget voldsomt i kontraktperioden, hvilket har bevirket, at den årlige ydelse i dag er betydeligt højere end forventet. Kommunen frygter, at dette på sigt kan skabe problemer for kommunen, da den årlige ydelse i teorien kan overstige kommunens asfaltbudget, hvorved kommunen kan tvinges til at afsætte flere midler til området for blot at kunne overholde kontrakten. Derudover risikerer den resterende halvdel af kommunens vejnet at blive forsømt grundet manglende midler. I interviewet fremgår dette af følgende udsagn: Det er interessant at se, hvordan kontraktens betalinger langsomt stiger og i sidste ende kan overstige den faste kontraktbetaling med 100%. Kommunen påpeger, at det ved kontraktindgåelse kostede 2,4 mio. kr., som i dag er steget til en årlig kontraktbetaling på 3,5 mio. kr., hvilket skyldes, at indekseringen ifølge kommunen er steget med ca. 7% om året siden kontraktindgåelsen. I forlængelse af samme problematik påpeger en repræsentant fra kommunen, at vejnettet er et af de områder, som politikerne kan skrue på. Det har derfor fra et økonomisk perspektiv været vigtigt, at man blev bundet i 15 år, så der ikke kan pilles ved det beløb. På det tidspunkt havde man dog ikke forstået omfanget og størrelsen af indekseringen, hvilket på sigt udhuler det resterende asfaltbudget. Betalingsmekanisme Ifølge kontraktens betalingsmekanisme sker fakturering for arbejder fire gange årligt efter hvert kvartals afslutning pr , 30.09, og Dokumentationen skal omfatte en opgørelse over årets arbejder, opgjort i henhold til resultatet af det årlige hovedeftersyn. For den del af entreprisen, der udføres inden for fastprisperioden, ydes der entreprenøren godtgørelse for ekstraordinære prisstigninger på et materiale, som i færdig form eller på sædvanlig måde indgår i arbejdet, eller på brændstof, der direkte benyttes til arbejdet. Godtgørelsen omfatter den prisstigning, der overstiger 10% af prisen på tilbudsdagen. Til denne procentsats lægges 0,50% for hver måned, der er forløbet mellem tilbudsdagen og indkøbstidspunktet. Prisstigninger, der Side 91

93 indtræder efter det tidspunkt, hvor materialet eller brændstoffet efter aftale eller sædvane skal indkøbes, kan ikke medregnes. Det er en betingelse for at kunne opnå godtgørelse, at summen af de beregnede godtgørelsesbeløb udgør mindst 0,50% af entreprisesummen. For den del af entreprisen, der udføres efter fastprisperiodens udløb, foretages prisregulering for prisændringer, der er indtrådt efter tilbudsdagen, efter nedenstående metode: Der benyttes Danmarks Statistiks Reguleringsprisindex for Asfaltarbejder. De i tilbuddet anførte enhedspriser multipliceres med følgende faktor: I - I I1 2 1, hvor I 1 angiver indeks for december kvartal året før, og I2 angiver indeks for december kvartal i det år, hvor reguleringen skal finde sted. Reguleringen er i øvrigt underkastet de begrænsninger, som prislovgivningen giver. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været nedadgående. Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed. Derudover har kontrakten medført, at der i dag er færre klager end før udbuddet, hvilket indikerer, at borgerne også oplever en større grad af tilfredshed. Kommunen påpeger, at der også har været flere dage med vejarbejde efter kontraktindgåelsen, hvilket man ser som en naturlig ting, idet kommunen netop med funktionskontrakten har ønsket, at man de første år fik en markant forbedring af det berørte vejnet. Brugertilfredsheden har på flere punkter ændret sig i forbindelse med funktionskontrakten. Først og fremmest er leverandøren nu igennem kontrakten påtvunget at oplyse borgerne om forestående asfaltarbejder via det lokale dagblad og leverandørens hjemmeside. Næstved Kommune gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. Kommunen har dog oplyst, at der efter udbuddet opleves færre klager. Den generelle kvalitetsforbedring har desuden medført, at der i kommunen opleves øget fremkommelighed og forbedret trafiksikkerhed. Generelt ser kommunen mange fordele ved funktionskontrakten. En af disse er, at man efter en hård vinter tidligere ikke havde midlerne til at udbedre de mange skader. Nu er det i højere grad blevet leverandørens ansvar, idet de kan tillade sig at tage en mere langsigtet løsning, hvor det ikke på samme måde er kritisk, at en enkelt vinter er overraskende dyr. I forlængelse af samme område gør kommunen dog også opmærksom på, at man ved ikke, før der er gået 15 år, hvem der vandt. Herved påpeges det, at det på kort sigt er meget fordelagtigt for kommunen, men at det kan være en fordyrende løsning på længere sigt. Kravet til mængden af risikostrækninger i entrepriseperioden er defineret som følgende to mulige alternativer, der prissættes hver for sig. Side 92

94 Tabel 33 - Risikostrækninger over 1 år Entrepriseperiode Accepteret mængde af risikostrækninger i km Fra start af entreprisen til og med år 1 30 Fra start af år 2 og resten af entrepriseperioden 0 Tabel 34 - Risikostrækninger over 3 år Entrepriseperiode Accepteret mængde af risikostrækninger i km Fra start af entreprisen til og med år 3 30 Fra start af år 4 og resten af entrepriseperioden 0 Kvalitetsniveauet er beskrevet i nedenstående tabel, som angiver krav (gennemsnit for den totale længde af tilstandsstrækningen) til tilstandsparametre som funktion af belægningernes servicekategori. Tabel 35 - Risikostrækninger over 3 år Grænseværdier (% af vejareal/-længde) Servicekategori Tilstandsparameter Måleenhed Revner < 5 mm Areal Revner 5 mm Lbm Krakeleringer Areal Udtørring Areal Afskalning/slaghuller Areal Sætninger Areal Sporkøring Areal Stentab Areal Lapper Areal Overskrides blot én af grænserne i ovenstående tabel for en tilstandsstrækning, kategoriseres den totale tilstandsstrækning som lavstandardstrækning eller risikostrækning. Mængden af risikostrækninger er estimeret til ca. 30 km på registreringstidspunktet. Side 93

95 Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Der er fortsat ansat samme antal personer som forud for kontrakten, hvilket vil sige to asfalthold. Igennem interviewet med kommunen påpeges det, at funktionskontrakten på sigt kan skabe udfordringer i forhold til tab af kompetencer. I takt med at kommunen får hele vejnettet i udbud i form af funktionskontrakter, vil man miste vigtig erfaring. Derved påpeges fordelen ved selv at gøre det, idet der her i højere grad er mulighed for at videregive viden inden for kommunen. I forhold til medarbejdertilfredsheden er det ikke noget, kommunen opgør. Der er derfor fokuseret på tilfredsheden i den administrative enhed. Igennem interviews er det kommet frem, at der i funktionskontrakten er elementer, som påvirker motivationen både positivt og negativt. Det nævnes bl.a., hvordan et mindre arbejdspres og en hurtigere beslutningsproces er med til at skabe en større motivation og dermed en højere tilfredshed. Disse positive effekter opvejes dog af, at arbejdsopgaverne til dels er blevet kedeligere, idet man ikke længere i samme grad kan bestemme, hvad og hvornår der skal udføres arbejde, da man nu i højere grad har en kontraktopfølgningsopgave, hvor valg af materialer og ansvaret herfor påhviler entreprenøren. På sigt kan dette samtidig betyde, at fagligheden iblandt kommunens ansatte kan risikere at blive ringere. I forhold til udførelsen af arbejdsopgaverne påpeges det i interviewet, at kommunen, hvis den fik de samme midler, som der er til funktionskontrakten hvert år, hellere ville udføre opgaven selv, idet man vurderer at kunne udføre arbejdet på et tilsvarende niveau som leverandøren.. Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger. Denne mulighed for nye innovative løsninger er blevet udnyttet, idet entreprenøren bruger vejnettet som forsøgskanin for nye belægningstyper. Funktionskontrakten har bidraget til nye arbejdsprocesser, idet arbejdet nu ligger i entreprenørens hænder. Entreprenøren kan vælge den dyre og bedre løsning. Dette står i skarp kontrast til kommunens varetagelse, hvor man ofte ender i en situation, hvor man i højere grad slukker ildebrande i stedet for den mest optimale opgaveløsning på langt sigt. Samtidig kan leverandøren planlægge sit arbejde fordelt ud over hele året, idet man allerede i maj kan begynde at anvende sine maskiner, hvilket ikke på samme måde er muligt for kommunen. Samarbejdet imellem kommune og leverandør har derudover betydet, at man i forlængelse af udbuddet har fået samme leverandør på nogle af kommunens resterende vejstrækninger. Dette er muliggjort af, at man har kunnet få en lavere pris hos den eksisterende leverandør, idet denne har vurderet, at kunne tilbyde en lavere pris pga. tilstedeværelsen i kommunen. Der er desuden sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at der skal påregnes afholdt kvartalsvise byggemøder. Entreprenøren skal forud for byggemøderne fremsende rapportering med en kvartalsrapport om arbejdets gennemførelse og fremdrift. Entreprenøren skal endvidere Side 94

96 én gang om året afgive en årsrapport om entreprisens samlede gennemførelse. Årsrapporten gennemgås på kvartalsmødet. Dette sikrer en koordinering af belægnings- og ledningsarbejder samt løbende evaluering, så man sikrer et fortsat godt samarbejde i resten af kontraktperioden. Side 95

97 8. Case: Mariagerfjord Kommune Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Mariagerfjord Et stort efterslæb, Bruger færre penge end tidligere, hvilket Kravene specificeret i Færre klager, bedre som primært primært skyldes, at man har valgt en udbudsmaterialet er borgerinformation, Forklarings- skyldes manglende løsning, hvor der fokuseres på den højere end tidligere samt marginalt øget faktorer vedligeholdelse de langsigtede forbedring af vejkapitalen kravspecifikationer fremkommelighed og forudgående år forbedret trafiksikkerhed Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Mariagerfjord Uændret Et stort efterslæb, Arbejdsopgaver Uændret Der er skabt et bedre Ingen ændring som primært uændret da man fundament for Forklarings- skyldes manglende også tidligere innovation i faktorer vedligeholdelse de udbød opgaverne, opgaveløsningen og forudgående år dog på kortere organiseringen, samt kontrakter borgerinformationen 8.1 Indledning Mariagerfjord Kommune udbød i 2009 kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. august Vejene omfattet af kontrakten bestod af kommunens veje i landområderne. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kørebanebelægning, kørebaneafmærkning og rabatter. Funktionskontrakten er ifølge Mariagerfjord Kommune den hidtil største af sin art i Danmark. Aftalen omfatter 766 km veje udenfor byområderne, herunder også cykelstier. Funktionskontrakten løber i 15 år og koster kommunen i omegnen af 11 mio. kroner årligt. Baggrunden for og formålet med udbuddet var, at kommunen kunne se, at vejenes kvalitet var faldende (faldende vejkapital). Den faldende kvalitet skyldtes bl.a., at budgettet til vejvedligeholdelse havde været faldende i en periode, og forventningen var at faldet ville fortsatte. Kommunen vurderede at den på baggrund af indgåelse af en funktionskontrakt kunne sikre en bedre vejvedligeholdelse af området. Funktionsudbuddet omfatter: Side 96

98 Asfaltbelægninger på kommunale veje, herunder kørebaner, cykelstier og buslommer. Retablering af afmærkning (striber mv.) i forbindelse med nye asfaltarbejder Regulering og afhøvling af rabatter og grøfteoprensning. Funktionsudbuddet omfatter ikke: Øvrige ydelser, så som græsslåning, ukrudtsbekæmpelse m.m. Vedligeholdelse af kantbegrænsning herunder regulering og udskiftning af kantsten Øvrige ydelser i forbindelse med belægningsarbejder såsom evt. hævning og udskiftning af karme, dæksler og riste, kantstens-, fortovs-, sti- og skiltearbejder Tabel 36 Fakta om udbuddet Kommune: Mariagerfjord Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 165,2 mio. Vejlængde: 776 km Førstegangs udbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset offentligt Udbudsvinder: Munck Asfalt A/S PLI: 25,0 Baggrund for valg af udbudsvinder: 1. Tilbudspris på Tilbudsarbejder (70 %) 2. Tilbudspris på Regningsarbejder (5 %) 3. Tilbudspris på Tillægsydelse 1, servicekategori 2 høj (10 %) 4. Tilbudspris på Tillægsydelse 2, servicekategori 3 høj (5 %) 5. Tilbudspris på Tillægsydelse 3, servicekategori 4 høj (5 %) 6. Tilbudspris på Tillægsydelse 4 (5 %) For hver tilbudsgiver beregnes en vurderingssum efter følgende formel: SUM = T x 70% + R x 5% + T1 x 10% + T2 x 5% + T3 x 5% + T4 x 5%. Tabel 37 - Identificerede effekter Før situation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 10,50 12,03 Økonomi Efter situation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 11,02 11,50 Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. 0,53 4 % Efter situation: Udbudsomkostninger 0,53 Side 97

99 Tabel 37 - Identificerede effekter Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering -0,90-0,86 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 1,39 12 % Fra et økonomisk perspektiv har funktionskontrakten på mange områder været fordelagtigt. Man har nu fastlåst et beløb til vedligeholdelse af belægningen, hvilket sikrer en hensigtsmæssig vedligeholdelse. Ved at inkludere hele kommunens vejnet i kontrakten sikres, at den årlige ydelse, som er indekseret i forhold til asfaltindekset, ikke risikerer at udhule budgetterne til det resterende vejnet. Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på Kvalitet den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som til dels medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed på kommunens veje. Kommunen oplever færre klager end tidligere Der sker en bedre planlægning af asfaltarbejdet, idet leverandøren kan fungere som en bank, da den kan Arbejdstagers organisation foretage store investeringer i kontraktens første år. Der er skabt et bedre fundament for innovation i opgaveløsningen og organiseringen, samt borgerinformationen Udvikling og samarbejde Der er ikke sket en øget videndeling i forbindelse med funktionskontrakten 8.2 Datagrundlag Analysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Mariagerfjord Kommune, Munck Asfalt A/S og Grontmij 14. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i både Mariagerfjord Kommune og Munck Asfalt A/S. Kommunesammenlægningen har betydet, at indhentning af data om de økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort og i visse tilfælde helt umuliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskelig at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen, samt derudover få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. Med udgangspunkt i den i metodeafsnittet præsenterede tilgang præsenteres i tabellen nedenfor en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Mariagerfjord Kommune bygger på. Tabel 38 - Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview 14 Udbudsmaterialet er stillet til rådighed af Grontmij efter accept fra Mariagerfjord Kommune Side 98

100 Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten X 15 Kvalitetsdata efter kontrakten 8.3 Identificerede effekter X Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et beløb svarende til 12,0 mio. kr. Ved at indgå funktionskontrakten i 2009 låste kommunen imidlertid 11,0 mio. fast til vedligeholdelse af vejbelægning, svarende til 11,5 mio. kr. efter indeksering. Trods den mindre årlige omkostning sikrede funktionskontrakten, at vejnettet omfattet af kontrakten kunne bringes op på et bedre niveau, idet der i kontraktens første år var mulighed for større investeringer. Generelt indikerer kommunen, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre en fastfrosset pulje til vedligeholdelse samtidig med, at kontrakten har fungeret som en form for bankordning, idet leverandøren de første år har kunnet hæve kvaliteten, hvilket ikke ville have været muligt for kommunen inden for egne budgetrammer. Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Den er delt op i kvartalsvise betalinger, fordelt med det samme beløb for alle årene. Den bliver indeksreguleret med asfaltprisindekset. Der betales kvartalsvis bagud, og der betales efter en betalingsplan, men kun for den mængde /ydelser der er lagt. Det udregnes efter vejsedler, da der ikke må betales for mere asfalt end der er lagt på. Hvis leverandøren et år lægger asfalt for mere end den årlige kontraktsum, så får denne stadig kun det aftalte beløb, mens det manglende beløb indgår i regnskabet året efter. Fra år 1 til 10 skal leverandøren dokumentere leverancer, mens der efter det 10. år er mere frihed, idet der derefter ikke skal leveres mere asfalt end kommunen betaler for. Kommunen beskriver, hvordan princippet bag kontrakten er, at leverandøren skal gøre det samme som kommunen ville gøre, hvis kommunen havde flere penge, hvilket leverandøren kan gøre på grund af den større økonomiske frihed. Figur 22 Betalingsmekanisme /3 af kontraktperioden 30 Mill. Kr Ydelse Årlig betaling År Kvalitet 15 Kvalitetsdata er ikke til rådighed igennem SAMKOM Side 99

101 Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet var nedadgående. Dette skyldes først og fremmest, at der i perioden forud for udbuddet blev afsat færre og færre penge til området, hvilket betød, at vedligeholdelse af vejene var blevet forsømt. På udbudstidspunktet blev vejnettets kvalitet opgjort igennem Pavement Management System, RoSy PMS. Det var kommunens opfattelse, at den registrerede kvalitet ikke var tilfredsstillende, samt at der var en stor risiko for, at det fortsat ville forværres. Anvendelse af funktionsudbud var derfor også et spørgsmål om, i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. Kommunen valgte i samarbejde med Grontmij at opdele vejnettet i fire servicekategorier som angivet nedenfor: Servicekategori 1 (Høj) Servicekategori 2 (Mellem) Servicekategori 3 - (Lav) Servicekategori 4 - (Lav), sekundære veje Opdelingen i de 4 servicekategorier er principielt baseret på trafikbelastning, med enkelte justeringer, hvor dette er fundet hensigtsmæssigt. Nedenfor fremgår en oversigt over omfanget af de fire serviceniveauer fordelt på længde, areal og antal strækninger Tabel 39 - Oversigt over servicekategorier Servicekategori Længde i m Ca. areal i m 2 Antal strækning Sum Entreprisen blev udbudt som både funktionskrav og udførelseskrav, hvor funktionskravene altid og til enhver tid skal være overholdt. Det påkrævede kvalitetsniveau er beskrevet i nedenstående tabel, som angiver krav (gennemsnit for den totale længde af tilstandsstrækningen) til tilstandsparametre som funktion af belægningernes servicekategori. Tabel 40 Kvalitetskrav i udbuddet Grænseværdier (% af vejareal/-længde) Servicekategori Tilstandsparameter Måleenhed Revner < 5 mm Areal Revner 5 mm Lbm Side 100

102 Tabel 40 Kvalitetskrav i udbuddet Grænseværdier (% af vejareal/-længde) Servicekategori Tilstandsparameter Måleenhed Krakeleringer Areal Udtørring Areal slaghuller Areal 0,5 1,0 1,0 3 Sætninger Areal Sporkøring Areal Stentab Areal Lapper Areal Afskalning Areal Vinterlapper Areal Det var i kontrakten specificeret, at funktionskravene i servicekategori 1, 2 og 3 først skulle være opfyldt inden 31. december 2013 (fire år efter kontraktindgåelse), idet leverandøren dermed fik en periode til at rette op på vejnettets efterslæb. Det var dog tydeliggjort i kontrakten, at tilstanden på de enkelte strækninger ikke måtte forværres i perioden fra entreprisestart og frem til 31. december De opstillede kvalitetskrav indebar en kvalitetsforbedring, idet kommunen lagde et højere kvalitetskrav ind ud fra den model, som Grontmij anvender, hvor der ses på vejkapital, herunder vurderer hvad der er den økonomisk mest optimale tilstand. På denne måde fik kommunen klargjort, at den havde et efterslæb, der androg sig til 23. mio. kr. Desuden kunne kommunen konstatere, at efterslæbet ville vokse betydeligt, hvis der ikke blev gjorde noget. Kommunen påpeger således, at det ikke er den mest ekstravagant eller kvalitetsmæssige perfekte løsning der er valgt, men i stedet den økonomisk mest optimale løsning, hvorved kommunen mange år frem kan sikre en hævning af vejnettets standard. Brugertilfredsheden har på flere punkter ændret sig i forbindelse med funktionskontrakten. Først og fremmest er leverandøren nu igennem kontrakten påtvunget at oplyse borgerne om forestående asfaltarbejder via det lokale dagblad og leverandørens hjemmeside. Mariagerfjord Kommuner gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. Kommunen har dog oplyst, at der efter udbuddet opleves færre klager, samt at der faktisk i flere tilfælde har været tilfredshedstilbagemeldinger, som ikke sås tidligere. Den generelle kvalitetsforbedring har desuden medført, at der i kommunen opleves en marginalt øget fremkommelighed og forbedret trafiksikkerhed. Kommunen påpeger, at man tidligere har haft nogle dårlige veje, og at det først og fremmest er disse som indtil videre er rettet op. Da huller repareres hurtigere og i større grad er dette med til at sikre bedre veje og derigennem forbedret trafiksikkerhed. Side 101

103 Den forbedrede kvalitet skyldes primært, at der i forbindelsen med udbuddet er specificeret højere standarder, hvilket sikrer, at leverandøren er tvunget til at højne kvaliteten på de omfattede veje. Denne forbedrede kravspecifikation vurderes af kommunen som den primære faktor for den hævede standard. Derudover så er leverandøren ikke i samme grad begrænset af, at skulle udføre arbejdet på specifikke tidspunkter, hvorfor det er muligt at sprede arbejde mere ligeligt ud over hele året. Afslutningsvist påpeges det, at leverandøren økonomisk er mindre begrænset end kommunen, hvilket muliggør store investeringer i kontraktens første år. Leverandøren kommer derved til at fungere som en form for bank, som sikrer, at kommunens efterslæb kan udbedres. En løsning som ikke ville være mulig uden funktionskontrakten. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til kommunens administrative medarbejdersammensætning ved overgangen til funktionskontrakten. Dog havde man fra en af de sammenlagte kommuner fået et asfalthold, som i forbindelse med dette udbud blev nedlagt (3 mand i alt ca. 1½ årsværk). Kommunen udarbejdede heller ikke tidligere selv asfaltarbejder, da det altid har været udbud både i forbindelse med vedligeholdelse af by- og landområderne. Kommunen varetager selv følgende vejserviceopgaver: rabatklipning, rensning af grøfte og klipning af træer og vedligeholdelse af rastepladser. Kommunen vedligeholder også selv fortov og omlægger og renoverer for det meste selv. Kommunen har ikke selv ansvaret for gadelys og drift af det, da det er udbudt i 4-årige kontrakter. De medarbejdere, der blev mest berørt i forbindelse med kontrakten, var vejformænd og ingeniørerne med ansvar for administrationen. De første par år i kontrakten var der mange uklare snitflader og til dels utilfredshed, da der var eksempler på områder, som ikke var klart definerede. Dette er dog ikke længere en udfordring, hvilket først og fremmest skyldes, at man fra kommunens side kan oplever, at entreprenøren ønsker samarbejdet. Dette påpeges desuden som en essentiel faktor i forhold til at en funktionskontrakt ender med at blive vellykket. Overordnet mener kommunen derfor, at tilfredsheden er vokset og bedre i dag sammenlignet med før udbuddet. Asfaltholdet blev nedlagt, hvilket der var utilfredshed med i starten, men disse medarbejdere er dog tilfreds med deres andre arbejdsopgaver i dag. Siden kontraktindgåelsen er kontrakttovholderen gået på efterløn. Den nye ansvarlige i kommunen er meget motiveret omkring kontraktstyring. Borgerinformationen er øget som følge af funktionsudbuddet. Borgerne er blevet mere involveret, vejvedligeholdelsen er beskrevet og en årlig vedligeholdelsesplan fra leverandøren er tilgængelig på kommunens hjemmeside. Digitalisering i kommunen kan også have været med til at øge borgerinformationen. Kommunen indikerer at grunden til, at man får de store positive effekter er, at det er entreprenøren, der anvender de teknologier han har lyst til, samt har risikoen for opgaveløsningen. Derudover så medfører funktionsudbuddet, at leverandøren får et laboratorium at prøve ting af i. Derudover kan denne investere større summer meget tidligt. Afslutningsvist angiver kommunen, at Opgaven entydigt er placeret bedst hos dem, der har bedst forstand på det både på udførelse og viden. Side 102

104 Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger. Kommunen giver imidlertid udtryk for, at den ikke har et overblik over, hvorvidt leverandøren har valgt at gøre brug af denne mulighed. Det påpeges dog, at man fra kommunens side er positiv overfor muligheden for, at entreprenøren kan vælge sin egen teknologiske løsning i form af tykkelsen, sammensætningen eller helt nye materialer. Kommunen beskriver det som et åbent laboratorium for leverandøren... Hvis det holder, så er det rigtig godt. Så har leverandøren fået et nyt produkt. Hvis ikke, så er det ærgerligt så må det jo bare laves om. Derved opnår man en mulighed for konstant at fremme innovation på asfaltområdet generelt. Kommunen vurderer ikke, at der i forbindelse med funktionskontrakten er sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør. Side 103

105 9. Case: Slagelse Kommune (tidligere Korsør Kommune) Kommune Vejens stand ved Økonomi Kvalitet udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Korsør Et stort efterslæb, Bruger færre penge end tidligere, Kravene specificeret i Færre klager og øget Forklaringsfaktorer som primært skyldes manglende vedligeholdelse de hvilket primært skyldes, at man har valgt en løsning, hvor der fokuseres på den langsigtede forbedring af udbudsmaterialet er højere end tidligere kravspecifikationer fremkommelighed og trafiksikkerhed forudgående år vejkapitalen Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Korsør Uændret Et stort efterslæb, Arbejdsopgaver Uændret Der er ikke sket den Skyldes primært flere som primært uændret forventede innovation i den møder og bedre Forklaringsfaktorer skyldes manglende vedligeholdelse de forudgående år konkrete udførelse i driftsfasen (fx ift materialevalg). samarbejde. Øget innovation ved planlægning af arbejdet 9.1 Indledning Korsør Kommune udbød i maj 2005 hele kommunens vejnet via et funktionsudbud til overtagelse pr. 1. juni Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af asfaltbelægninger på kørebaner og parkeringspladser samt udførelse af kørebaneafmærkning på fulddækkende belægninger i en 12½-årig periode. Derudover indgik udførelse af asfaltarbejder på stier som option. Geografisk omfattede entreprisen vejnettet i hele Korsør Kommune. Det samlede asfalterede vejnet, som er omfattet af funktionsudbuddet, er ca. 145 km veje og ca m2 parkeringspladser. Side 104

106 Tabel 41 - Opdeling af vejnet Vejklasse Længde i m Ca. areal i m 2 Klasse 1: Trafikveje Klasse 2: Forbindelsesveje Klasse 3: Lokal- og boligveje Sum Den gamle Korsør Kommune valgte at indgå funktionskontrakten, da kommunen ønskede at sikre en hensigtsmæssig vedligeholdelse af kommunens veje ved at låse budgetterne en række år frem. Derudover eksisterede der et stort efterslæb på kommunens vejnet, som man ønskede at indhente. Funktionskontrakten omfatter vedligeholdelse af asfaltbelægninger på kørebaner og parkeringspladser samt udførelse af kørebaneafmærkning på fulddækkende belægninger. Vedligeholdelse af stier er ikke omfattet af funktionskontraktens standardopgaver, idet disse udføres som bestillingsopgave til afregning efter enhedspriser. Derudover er det også muligt at anvende bestillingsopgaver, som kan omfatte: Udførelse af reparationer af asfaltbelægninger, der ikke indgår som standardopgave (især på stier) Udførelse af fulddækkende belægninger, der ikke indgår som standardopgave (især på stier) Frihugning og højderegulering af dæksel op til ø 60 cm og andre tilsvarende dæksler i forbindelse med belægningsarbejder uden for standardopgaver Udførelse af ny asfalt-opkørselsrampe Tabel 42 - Fakta om udbuddet Kommune: Slagelse (Korsør) Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 32,5 mio. kr. Vejlængde: 146 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset offentligt Udbudsvinder: NCC Roads PLI: 24,8 Baggrund for valg af udbudsvinder: Tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud blev anvendt på baggrund af en vurdering af nedenstående kriterier med den anførte vægt: 1. Økonomi, samlet tilbudssum for 13 år for standardarbejder og bestillingsarbejder (70%) 2. Entreprenørens handlingsplan for vedligeholdelse af belægninger på veje og parkeringspladser. Bedømmelsen baseres på handlingsplanens egnethed til at opfylde de opstillede tilstandskrav, herunder at vedligeholdelsen sker ved udlægning af fulddækkende belægninger i passende omfang set i forhold til vejenes nedslidning og omfanget af udførte reparationer (20%) 3. Organisation, herunder navn og kvalifikationer for leder af entreprisens gennemførelse og navne og kvalifikationer for nøglepersoner for de omfattede fagområder (5%) Side 105

107 4. Kvalitetsstyring og miljøhensyn ved opgavens udførelse (5%) Tabel 43 - Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 2,50 2,95 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 2,50 2,91 Økonomi Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. 0,04 1,0% Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,04-0,29-0,29 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 0,29 10,0% Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på Kvalitet den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som til dels medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed på kommunens veje. Kommunen oplever færre klager end tidligere Der er i forbindelse med kontrakten bestemt, at to medarbejdere skulle flyttes over i forbindelse med Arbejdstagers organisation virksomhedsoverdragelsen Der sker en bedre planlægning af asfaltarbejdet, idet leverandøren kan foretage store investeringer i kontraktens første år. Udvikling og samarbejde Forbedret samarbejde, flere møder og god opfølgning på kontrakten. 9.2 Datagrundlag Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er udleveret fra henholdsvis Slagelse Kommune, NCC Roads, Grontmij og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktsansvarlige i Slagelse Kommune. Kommunesammenlægningen har betydet, at registreringen af økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort og i visse tilfælde helt umuliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse Side 106

108 af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget er delvist vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen samt at få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. I nedenstående tabel præsenteres en oversigt over, hvilket datagrundlag analysen for Slagelse Kommune bygger på. Tabel 44 - Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten X Det har ikke været muligt at præcisere udgifterne forud for udbuddet, udgifter i forbindelse med udbuddet og lignende data, der vedrører førsituationen. Igennem interviewet med Slagelse Kommune er det dog sikret, at der foreligger et fyldestgørende billede af før-situationen. 9.3 Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et beløb på 2,5 mio. kr. før indeksering, svarende til 2,95 mio. kr. efter indeksering. Dette beløb skulle dække alle udgifter til vedligeholdelse af eksisterende vejbaner i hele kommunen. Ved at indgå funktionskontrakten i 2006 låste kommunen 2,5 mio. fast til vedligeholdelse af vejbelægningen. Herved sikrede man sig, at vedligeholdelsesniveauet på vejnettet omfattet af kontrakten som minimum ville blive fastholdt. Generelt indikerer kommunen, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre midler til vedligeholdelse samtidig med, at kontrakten har fungeret som en form for bankordning, idet leverandøren de første år har kunnet hæve kvaliteten, hvilket ikke ville have været muligt for indenfor kommunens rammer. Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling, samt løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Af kontrakten fremgår, at krav til friktion, jævnhed og sporkøring til enhver tid skal være opfyldt, samt at kommunen kan vælge en uvildig instans til dokumentation, såfremt det formodes, at kravene ikke overholdes. Side 107

109 Betalingsmekanismen var konstrueret som vist i figuren. Der kan således årligt maksimalt udbetales 1/15 af den samlede kontraktsum. Således ville der i de første 10 år maksimalt kunne blive udbetalt et beløb svarende til de dokumenterede ydelser, hvilket dog højst kunne udgøre 1/15 af kontraktsummen multipliceret med det aktuelle antal år, som kontrakten har eksisteret. I kontraktens sidste fem år udbetales 1/15 af den samlede kontraktsum. I denne periode er resultatet af de årlige hovedeftersyn eneste påkrævede dokumentation. Såfremt kravet til gennemsnitligt skadespoint ikke er overholdt, udskydes betalingen af hele det årlige kontraktbeløb for det pågældende år, mens ydelserne først vil blive betalt det år, kravene til middelskadespoint opfyldes. Figur 23 Betalingsmekanisme /3 af kontraktperioden 30 Mill. Kr Ydelse Årlig betaling År Grafen vedrørende betalingsmekanismen viser, hvordan det for leverandøren er muligt i kontraktens første år at anvende et større beløb end de faktiske årlige betalinger. Herved muliggøres de store investeringer, som skal bringe vejnettet op på et acceptabelt niveau. Den stiplede linje i kontraktens sidste år illustrerer, hvorledes leverandøren kan ende med at have både større og mindre investeringer end den faktiske kontraktsum; en opgørelse, som først er mulig ved kontraktudløb. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været nedadgående. Det var imidlertid kommunens opfattelse, at der skulle gøres noget, idet der ellers var stor risiko for, at skadespointet ville stige yderligere. Det var derfor i lige så høj grad et spørgsmål om i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. I forbindelse med udformningen af udbuddet blev der opstillet en række kvalitetsparametre, som funktionskontrakten skulle opfylde. Det påkrævede kvalitetsniveau er beskrevet i nedenstående tabel, som angiver krav (gennemsnit for den totale længde af tilstandsstrækningen) til tilstandsparametre gældende for de respektive vejklasser. Side 108

110 Tabel 45 - Kvalitetskrav i funktionskontrakten Grænseværdier (% af vejareal/-længde) Vejklasse Tilstandsparameter Måleenhed Revner < 5 mm Længde Revner 5 mm Længde Krakeleringer Areal Udtørring Areal 70% 70% 70% Slaghuller/Afskalninger Areal 0,5 0,5 1 Sætninger Areal Sporkøring Areal Lapper Areal For at sikre opfyldelse af disse krav fremgår det af udbuddet, at der løbende vil blive udført tilstandsvurdering af kommunens vejnet. Kommunen foretager hvert år bygherreeftersyn på en fraktion af vejnettet. Opdatering af vejnettets tilstand og omfang foretages årligt i RoSy, ved at kommunen registrerer entreprenørens oplysninger om udførte arbejder samt resultaterne af bygherreeftersynet. Slagelse Kommune gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. I forhold til om der er opnået en forbedret kvalitet i form af en øget borgertilfredshed påpeger kommunen, at det forbindelse med borgerinformationsniveauet fortsat er påkrævet, at leverandøren skal annoncere om planlagte arbejder på sin hjemmeside. I forhold til antallet af klagehenvendelser har der i forbindelse med funktionskontrakten været to modsatrettede effekter, idet man igennem et nyt tiltag kaldet Giv os et praj har fået flere borgere til at henvende sig i forbindelse med klager og lignende. Samtidig vurderes den forbedrede kvalitet at betyde, at der generelt er færre klager end tidligere. Selvom disse effekter umiddelbart indikerer modsat rettede effekter, er resultatet her dog med til at indikere, at der med tiltagene i funktionskontrakten sikres, at den samlede oplevelse hos borgerne forbedres. Som vigtigste forklaringsfaktor for den forbedrede kvalitet nævnes leverandørens mulighed for i starten af kontrakten at anvende en ordentlig pose penge, hvorved det bliver muligt hurtigere at indhente det tidligere efterslæb. Kommunens egne oplevelse er, at hvis den havde samme økonomiske råderum som leverandøren, så kunne den opnå de samme resultater selv. Side 109

111 Afslutningsvis giver kommunen udtryk for, at den bedre kvalitet har forbedret fremkommeligheden og trafiksikkerheden, idet en repræsentant fra kommunen udtaler, at vi havde tidligere veje, der var decideret livsfarlige. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Det var oprindeligt planlagt, at to medarbejdere skulle virksomhedsoverdrages, men da disse to stoppede af andre naturlige årsager oplevede man aldrig denne overdragelse. Disse to stillinger er dog ikke blevet genbesat i kommunen, hvorfor det ses som en besparelse i forbindelse med kontrakten. Fra et administrativt perspektiv er der fortsat ansat samme antal personer som forud for kontrakten (én asfaltansvarlig). Denne bruger generelt mindre tid på asfalten i kommunen, mens der til gengæld deltages i flere netværksaktiviteter. Derudover har den ansatte også fået et større ansvar for vintertjenesten. Det påpeges dog af denne medarbejder, at man med den ændrede arbejdsopgave har mistet en spændende del af sit arbejde, idet det udtales, at den sjove del har jeg ikke mere. Overordnet set er der dog ikke sket nogen ændring i dennes samlede medarbejdertilfredshed og arbejdsglæde, hvorfor dette ikke tillægges stor betydning. Funktionskontrakten har medført, at leverandøren skal informere Slagelse Kommunes borgere om asfaltarbejderne. Det fremgår af udbudsmaterialet, at som minimum skal den årlige plan for asfaltarbejderne offentliggøres på en hjemmeside og i lokalavisen (Korsør Posten) senest pr. 1. april. Slagelse Kommune har ret til at udsætte udførelsen af planlagte fulddækkende belægninger i indtil to år under hensyn til ønsket koordinering med andre arbejder. Samarbejdet kommune og leverandør imellem nævnes af kommunen som en af de primære årsager til den succesfulde kontrakt. De årlige opstarts-/evalueringsmøder anvendes konstruktivt til at forbedre samarbejdet. Derudover roses leverandøren for sit store engagement, idet denne med jævne mellemrum kigger forbi kommunens lokale afdeling. Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger, idet det af kontrakten fremgår, at valg af metoder og materialer er entreprenørens ansvar. Kommunen har dog set det udnyttet i et mindre omfang end forventet. Eksempelvis har leverandøren ikke forsøgt sig med støjreducerende slidlag i det omfang, som det var håbet og forventet fra kommunens side. Derudover er der fra et teknisk perspektiv ikke sket en forandring, mens der dog i planlægningen af arbejdet har været en høj grad af innovation, idet det er muligt at optimere og planlægge asfaltarbejdet bedre, da der nu er en mindre økonomisk begrænsning og derved et større råderum for leverandøren. Side 110

112 Der er sket en øget videndeling mellem kommune og leverandør, idet det af kontrakten fremgår, at der hvert år i januar måned afholdes projektgennemgangs- og koordineringsmøde mellem Teknisk Afdeling og leverandøren. På møderne behandles bl.a.: Entreprenørens redegørelse for specifikke planer for belægningsarbejder i indeværende år (strækninger, metode og materialer, tidsplan) samt overordnede planer for de følgende tre år i muligt omfang. Koordinering af belægnings- og ledningsarbejder. Koordinering med Slagelse Kommunes øvrige planer i området. Faglig drøftelse af metoder og materialer. Derudover skal der hvert år i november/december måned afholdes afslutningsmøde, hvor følgende skal drøftes: Status for udførte fulddækkende belægninger, herunder kvalitet Status for øvrige vedligeholdelsesarbejder Status vedrørende kvalitetskontrol Økonomi Drift og vedligeholdelse følgende år Udover disse møder fremgår det af udbuddet, at der skal afholdes driftsmøde mindst 1-2 gange om året; mellem projektgennemgang og årsafslutningsmøde, hvor bl.a. følgende punkter behandles: Arbejdernes stade Forhold vedrørende arbejdets udførelse Koordinering med andre arbejder, ledningsomlægninger mv. Kvalitetskontrol Forhold til grundejere, forretninger mv. Økonomi. Det har i løbet af kontrakten været nødvendigt at ændre visse dele af kontrakten, idet mindre arealændringer er blevet indføjet i kontrakten, hvilket dog ikke har givet anledning til ændringer i kontraktbetalingerne. Side 111

113 10. Case: Odsherred Kommune Kommune Vejens stand Økonomi Kvalitet ved udbud Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Odsherred Et stort efterslæb, Bruger lidt flere penge end tidligere, hvilket dog Bedre kvalitet, som Færre klager og som primært skyldes de strengere kvalitetskrav, som er skyldes at man har øget Forklaringsfaktorer skyldes manglende vedligeholdelse opstillet på baggrund af efterslæbet på kommunens vejnet fået lavet nogle større investeringer i kontraktens første år fremkommelighed og trafiksikkerhed de forudgående for at opfylde år kvalitetskrav Kommune Vejens stand ved Organisation Udvikling og samarbejde udbud Arbejdstagers Arbejdstagers Innovation Videndeling forhold tilfredshed Odsherred Uændret Et stort efterslæb, Arbejdsopgaver Arbejdet på området Der er ikke sket den Flere møder og et som primært uændret udgør en lille/mindre forventede bedre samarbejde skyldes del af arbejdsopgaver innovation i den Forklaringsfaktorer manglende vedligeholdelse de forudgående år (både før/efter). konkrete udførelse i driftsfasen (fx materialevalg). Øget innovation ved planlægningen af arbejdet 10.1 Indledning Odsherred Kommune udbød i 2007 dele af kommunens vejnet via et funktionsudbud. Funktionskontrakten omfattede vedligeholdelse af kommunens vejnet i en 15-årig periode. Baggrunden for udbuddet var, at kommunen ønskede budgetsikkerhed over en længere periode, hvilket ikke i samme grad var muligt med de tidligere anvendte 1-årige entrepriser. Kommunen valgte på baggrund af forslag fra Grontmij en løsning, hvor der kombineres tre forskellige løsninger: Side 112

114 1. 15-årigt funktionsudbud til vejnettet i landområder. Herved ønskede man at sikre sig, at man optimalt udnyttede de rationaliseringsgevinster, der findes ved, at leverandøren selv kan planlægge arbejdet. Disse vejstrækninger udgør ca. en tredjedel af kommunens samlede vejnet årig partneringaftale om vejnettet i større byer. 3. Bibeholdelse af de to eksisterende asfalthold, som kunne udføre mindre opgaver. Det generelle ønske i kommunen var, at vejnettet omfattet af funktionskontrakten igennem dette udbud ville kunne gennemgå en gradvis forbedring, hvor der især skulle ske en mærkbar forbedring i starten. Funktionsudbuddet omfattede asfaltbelægninger på kommunale veje, herunder: Kørebaner Buslommer Funktionsudbuddet omfattede følgende servicekategorier: Vejarealer med servicekategori Høj Serviceniveau 1: Kørebanearealer med højt trafikniveau, Æ10 _ 20), se Bilag til SAB. Vejarealer med servicekategori Mellem Serviceniveau 2: Kørebanearealer med mellem trafikniveau, 20 > Æ10 _1), se Bilag til SAB. Vejarealer med servicekategori Lav Serviceniveau 3: Kørebanearealer med lavt trafikniveau, Æ10 < 1), ikke indeholdt i dette tilbud. Mængden af asfalterede veje og vejstrækninger i udbuddet var opgjort som vist herunder: Tabel 46 - Opdeling af vejnet Servicekategori Længde i m Ca. areal i m2 Antal strækninger , ,75 55 SUM , Udover inddeling med hensyn til trafikbelastning er vejnettets ca. 216 km veje i Odsherred Kommune inddelt i 3 vejklasser: Tabel 47 - Opdeling af vejnet Vejklasse Betegnelse Beskrivelse Længde (m) 0 Landeveje Omfatter tidligere amtsveje på land (uden for by) Veje, som har betydning for den gennemgående 4 Trafikveje på land trafik samt gennemgående veje, der forbinder områder med hovedvejene Fordelingsveje Forbinder de lokale veje på land Side 113

115 Funktionsentreprisen omfatter: Vedligeholdelse af asfalterede kørebanebelægninger (kørebaner, holdepladser mv.) Udskiftning og evt. regulering af brønd- og kloakdæksler samt riste på rendestensbrønde Retablering af kørebaneafmærkning Administration af gravetilladelser Regningsarbejderne omfatter eksempelvis: Rodskæring og reparation/udbedring efter rodskæring og rodskader Lapning af slaghuller mm. på veje, der ikke er omfattet af funktionsentreprisen Reparation og vedligeholdelse af asfaltbelægninger på cykelstier, fortove og stier Tabel 48 - Fakta om udbuddet Kommune: Odsherred Kontraktperiode: Samlet kontraktværdi: 49,1 mio. kr. Vejlængde: 216 km Førstegangsudbud: Ja Kontroludbud anvendt: Nej Udbudsform: Begrænset udbud Udbudsvinder: Colas Danmark PLI: 29,4 Baggrund for valg af udbudsvinder: 1. Tildelingskriteriet er laveste pris 4 bud modtaget. Tabel 49 - Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter Gennemsnitlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter efter indeksering Mio. DKK 3,00 3,54 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Årlig kontraktsum efter indeksering 3,27 3,81 Økonomi Bruttobesparelse efter indeksering Bruttobesparelse, pct. -0,27-8,0% Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Omkostninger efter indeksering 0,04 0,00-0,04 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -0,27-8,0% Kvalitet Kommunen udtrykker en generel tilfredshed med funktionskontrakten, idet den har bidraget til, at man på Side 114

116 Tabel 49 - Oversigt over identificerede effekter den berørte vejstrækning har opnået en forbedret vejkvalitet, som til dels medfører en bedre fremkommelighed og øget sikkerhed på kommunens veje. Arbejdstagers organisation Udvikling og samarbejde Der oplyses fra kommunens side, at der generelt er en uændret medarbejdertilfredshed. Dette skyldes, at kommunen primært anvender rådgivere på området, og at arbejdet på området udgør en lille/mindre del af de kommunalt ansattes arbejdsopgaver (både før/efter funktionsudbuddet). Innovation i forhold til organisering af arbejdet, idet leverandøren nu i højere grad kan vælge en optimal langsigtet løsning. Selve valget af funktionskrav har sikret en indretning og organisation, der har medført en væsentlig forbedring af de 200 km større veje i kommunen. Dette har været et bevidst valg. Asfaltarbejder er blevet udført op til en vinter for at spare penge i forhold til at skulle udbedre vejen efter en hård vinter. En repræsentant fra kommunen vurderer, at kvaliteten af vejbelægningen er dårligere på Andet langt sigt ved at lægge asfalt, når vejret er koldere. Dermed skønner kommunen, at de ikke selv ville udføre arbejdet op til en vintersæson. Der er sket et kvalitetsfald på de mindre veje på grund af, at pengene er bundet til de større veje. Funktionsudbud fungerer bedst for landområder, hvor vejarbejdet ikke påvirker det strukturelle og infrastrukturelle i kommunen. Derfor ville kommunen anvende funktionsudbud igen for det pågældende vejområde Datagrundlag En oversigt over analysens datagrundlag fremgår af tabellen nedenfor. Tabel 50 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse 3 år forud for udbuddet Udviklingen i den årlige kontraktsum efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten X X Kvalitetsdata efter kontrakten X Effektanalysen er gennemført med udgangspunkt i det datamateriale, som er efterspurgt og senere stillet til rådighed eller rekvireret fra henholdsvis Odsherred Kommune, Colas Danmark, Grontmij og Vejdirektoratet. Derudover bygger analyserne på gennemførte interviews med de kontraktansvarlige i Odsherred Kommune. Kommunesammenlægningen har betydet, at registreringen af økonomiske udgifter forud for tilbuddet er besværliggjort og i visse tilfælde helt umuliggjort. Der kan derfor være metodiske udfordringer ved opgørelse af den økonomiske effekt, fordi før-grundlaget for analysen er delvist vanskeligt at opgøre. Derudover har sammenlægningen betydet, at det ikke er de samme, der i dag sidder med ansvaret, som det var forud for kontrakten og sammenlægningen. Det har derfor kun været muligt at tilgå budgettal hos kommunen samt at få indblik i kommunens udgifter igennem de kvalitative interviews. Side 115

117 Det har ikke været muligt at præcisere udgifterne forud for udbuddet, udgifter i forbindelse med udbuddet og lignende data, der vedrører før-situationen. Igennem interviewet med Odsherred Kommune er det dog sikret, at der foreligger et fyldestgørende billede af førsituationen Identificerede effekter Økonomi Forud for udbuddet var der i kommunen årligt afsat et beløb på 3,0 mio. kr. før indeksering, svarende til 3,54 mio. kr. efter indeksering. Ved at indgå funktionskontrakten i 2007 låste kommunen imidlertid 3,81 mio. fast til vedligeholdelse af vejbelægningen. Herved sikrede man sig, at det gældende vedligeholdelsesniveau på vejnettet omfattet af kontrakten som minimum ville blive fastholdt. Generelt indikerer kommunen, at kontrakten økonomisk har været fordelagtig, idet den opfylder det ønskede behov om at sikre midler til vedligeholdelse, samtidig med at kontrakten har fungeret som en form for bankordning, idet leverandøren de første år har kunnet hæve kvaliteten, hvilket ikke ville have været muligt for kommunen. Der er i forbindelse med kontrakten udformet en betalingsmekanisme, som skal sikre, at leverandøren løbende modtager sin betaling i overensstemmelse med performance, samt at leverandøren løbende har et incitament til at overholde kontrakten. Fakturering for tilbudsarbejder i henhold til funktionsentreprisen fremsendes til bygherren fire gange årligt. Fakturering skal ske senest den 20. i måneden efter hvert kvartals afslutning pr , 30.09, og Hver faktura omfatter 25 % af den samlede årlige betaling. For den del af entreprisen, der udføres inden for fastprisperioden, ydes der entreprenøren godtgørelse for ekstraordinære prisstigninger på et materiale, som i færdig form eller på sædvanlig måde indgår i arbejdet, eller på brændstof, der direkte benyttes til arbejdet, med mindre disse prisstigninger godtgøres. Der benyttes Danmarks Statistiks Omkostningsindex for Anlægsarbejder, underindex Asfaltarbejder. Kommunen har generelt oplevet en stigning i betalingerne, som skyldes, at man i forbindelse med denne entreprise benytter Danmarks Statistiks reguleringsindeks for asfaltarbejder, hvilket betyder, at de i tilbuddet angivne priser multipliceres med en faktor: I - I I1 2 1, hvor I 1 angiver indeks for basismåneden (tilbudsdagen), mens I 2 angiver juni-indekset for det pågældende år. Denne regulering opleves som en udfordring af kommunen, da indekset er steget markant siden indgåelsen af kontakten. Den stigende kontraktydelse har betydet, at funktionskontrakten udhuler kommunens asfaltbudget. Kvalitet Det fremgår af interviewet med kommunen, at vejens kvalitet forud for udbuddet har været nedadgående grundet kraftige budgetnedskæringer. Det var imidlertid kommunens opfattelse, at der skulle gøres noget, idet der ellers var stor risiko for, at skadespointet ville stige yderligere med det daværende budget. Det var derfor i lige så høj grad et spørgsmål om i fremtiden at kunne sikre kvaliteten af kommunens vejnet. Side 116

118 Det var i udbudsmaterialet specificeret, at der løbende skulle udføres tilstandsvurdering af kommunens vejnet. For ca. 43 km af de 216 km veje var der tale om, at seneste tilstandsvurdering var udført i 2004 eller 2005, mens de resterende 173 km alle var registreret inden for et år inden tilbuddet. Vejnettet er opdelt i servicekategorier som angivet nedenfor: Servicekategori 1 (Høj) Servicekategori 2 (Mellem) Servicekategori 3 (Lav) Opdelingen i de tre servicekategorier er principielt baseret på trafikbelastning med enkelte justeringer, hvor dette er fundet hensigtsmæssigt. Kvalitetsniveauet er beskrevet i nedenstående tabel, som angiver krav (gennemsnit for den totale længde af tilstandsstrækningen) til tilstandsparametre som funktion af belægningernes servicekategori. Tabel 51 Kvalitetskrav i funktionskontrakten Grænseværdier (% af vejareal/-længde) Vejklasse Tilstandsparameter Måleenhed Revner < 5 mm Areal Revner 5 mm Lbm Krakeleringer Areal Udtørring Areal 70% 70% 70% Slaghuller Areal 0,5 0,5 05 Sætninger Areal Sporkøring Areal Stentab Areal Lapper Areal Afskalninger Areal Vinterlapper Areal For at sikre opfyldelse af disse krav fremgår det af udbuddet, at der løbende vil blive udført tilstandsvurdering af kommunens vejnet. Kommunen foretager hvert år bygherreeftersyn på en fraktion af vejnettet. Opdatering af vejnettets tilstand og omfang foretages årligt i RoSy, ved at kommunen registrerer entreprenørens oplysninger om udførte arbejder samt resultaterne af bygherreeftersynet. Der har indtil nu kun været få tilfælde, hvor funktionskravene ikke er blevet opfyldt. Dette har dog ikke givet anledning til nedslag i betalingen eller uoverensstemmelser parterne imellem. Odsherred Kommune gennemfører ikke brugertilfredshedsundersøgelser. I forhold til om der er opnået en forbedret kvalitet i form af en øget borgertilfredshed, er det for kommunen svært at opgøre dette. Side 117

119 Afslutningsvist giver kommunen udtryk for, at den bedre kvalitet har forbedret fremkommeligheden og trafiksikkerheden. En afledt effekt af udbuddet har været, at kvaliteten på kommunens resterende vejnet i dag er faldet i kvalitet. Igennem interviewet påpeges det dog, at man fra start havde en formodning om, at der kunne ske et kvalitetsfald på de resterende veje, hvilket man dog til dels også håbede, ville fungere som et alarmsignal til politikerne, så man forholdte sig til denne problematik Borgerinformationsniveauet er generelt uændret, idet leverandøren indleverer en plan for det planlagte vejarbejde for det næste år. Kommunen informerer på deres hjemmeside, hvilke arbejder der er planlagt. Kvalitetskravene vurderes at være næsten uændrede (neutrale), hvis man kigger over en 15-årig periode. Kvalitetsløftet er primært relateret til den nutidige kvalitetsforbedring. Arbejdstagers organisation Der har generelt ikke været de store konsekvenser i forhold til medarbejdersammensætningen ved overgangen til funktionskontrakten. Der har således ikke været nogen ændring af medarbejdersammensætningen på driftsniveau. Det samme gør sig gældende på det administrative niveau, hvor man dog har konstateret, at ressourcerne bruges anderledes, idet den sparede tid i stedet bruges på opfølgning og løbende møder. Det oplyses fra kommunens side, at der generelt er en uændret medarbejdertilfredshed. Dette skyldes, at kommunen primært anvender ekstern rådgivning på området, og at arbejdet på området udgør en lille/mindre del af arbejdsopgaverne for de kommunalt ansatte (både før/efter). Funktionskontrakten har ikke medført ændringer i forhold til, hvorledes leverandøren skal informere Odsherred Kommunes borgere om asfaltarbejderne. Leverandøren indleverer således en plan for det planlagte vejarbejde for det næste år, mens kommunen informerer på deres hjemmeside, hvilke arbejder der er planlagt. I forhold til den løbede opdatering af vejnettets tilstand og omfang foretages denne nu årligt i kommunens Pavement Management System, RoSy PM, ved at kommunen registrerer entreprenørens oplysninger om udførte arbejder og udfører det årlige bygherreeftersyn. Udvikling og samarbejde Man har fra kommunens side forsøgt at udforme funktionskontrakten således, at der skulle være mulighed for at opnå innovative effekter. Der er eksempelvis i funktionskontrakten lagt op til, at der skal være mulighed for at afprøve alternative belægningsløsninger. Kommunen har dog ikke kunne vurdere, hvorvidt dette rent faktisk er sket. Af andre innovative effekter påpeges, at dialogen med leverandøren er ny, da kommunen før funktionsudbuddet selv bestemte, hvilke arbejder der skulle laves, samt hvordan dette skulle foregå. Nu har Odsherred Kommune i stedet dialog årligt med leverandøren, hvor strækninger evalueres med hensyn til, hvorvidt de lever op til funktionskravene. Herefter planlægges de fremtidige arbejder for det næste år. Dette underbygges af udbudsmaterialet, hvoraf det fremgår, at der skal påregnes afholdt kvartalsvise byggemøder. Entreprenøren skal forud for byggemøderne fremsende rapportering med en kvartalsrapport om arbejdets Side 118

120 gennemførelse og fremdrift. Entreprenøren skal endvidere én gang om året afgive en årsrapport om entreprisens samlede gennemførelse. Årsrapporten gennemgås på kvartalsmødet. Via disse møder sikres en øget videndeling og en nem og effektiv kommunikationsvej sammenlignet med førsituationen. Side 119

121 Bilag 3: Vejservicecases Indholdsfortegnelse 1. Case: Tønder Kommune 2. Case: Billund Kommune 3. Case: Hedensted Kommune (2 entrepriser) 4. Case: Ikast-Brande Kommune 5. Case: Odense Kommune (2 entrepriser) 6. Case: Sønderborg Kommune 7. Case: Aabenraa Kommune Side 120

122 1. Case: Tønder Kommune Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Tønder Forklaringsfaktorer Udbudsomkostninger fra førsituationen er ikke medtaget i analysen. Derved er den reelle økonomiske besparelse formentlig en anelse højere end 11%. Den nye leverandør, som vandt udbuddet, har vejserviceopgaver i nabokommunerne, hvilket kan bidrage til stordriftsfordele og dermed en lavere pris. Brugertilfredsheden vurderes at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Det skyldes de uændrede kravspecifikationer Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Tønder Ændret Forklarings- Medarbejdere blev Medarbejdertilfredsheden Kommunen Samme mængde planlagte faktorer virksomhedsoverdraget er uændret, da der ikke opfordrer ikke til driftsmøder og løbende dialog fra NCC A/S til Arkil A/S. sker væsentlige ændringer innovation i med genudbud Der er ikke identificeret i ansættelsesvilkår og kontrakter ændringer i den arbejdsopgaver ved kommunale organisation. genudbud. Forud for udbud var der dog usikkerhed omkring, hvilke konsekvenser virksomhedsoverdragelse ville have. 1.1 Indledning Tønder Kommune udbød i 2009 vejserviceopgaver på ca. 280 km tidligere amtsveje med overtagelse pr. 1. januar Vejserviceopgaverne blev udbudt i samarbejde med de to sønderjyske kommuner Sønderborg Kommune og Aabenraa Kommune, som ligeledes udbød vejserviceopgaverne på deres gamle amtsveje. Kommunerne udarbejdede i fællesskab udbudsmaterialet men med tildeling af tre separate kontrakter (tre enkeltstående entrepriser). Alle tre entrepriser blev vundet af den samme leverandør, Arkil A/S. Side 121

123 Udbudskontrakten for Tønder Kommune består af en kombination af tilstandskrav og udførelseskrav og omfatter vedligeholdelse af det færdselsfrie areal 16 langs vejnettet i en periode på 3 år fra 1. januar 2010 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse af opgavevaretagelsen. Tønder Kommune har valgt at udnytte optionen og forlænge kontrakten med et år. Vejserviceopgaverne omfattet af den nuværende kontrakt i Tønder Kommune har tidligere været udbudt i amtet, men det er første gang, Tønder Kommune selv står for at udbyde opgaven. Da vejserviceopgaverne blev udbudt af amtet i 2005, vandt NCC A/S kontrakten, og opgaven lå et år i amtet, inden udbuddet blev overdraget til de enkelte kommuner i forbindelse med kommunesammenlægningen, hvor amterne blev nedlagt. Efter amtskontraktens udløb fastholdt Tønder Kommune, at arbejdsopgaverne skulle i udbud. I forbindelse med at opgaven blev udbudt i kommunalt regi, valgte Tønder Kommunes egen driftsenhed at byde på opgaven men blev ikke valgt som leverandør, idet kommunens bud var højere end det vindende bud. Baggrunden for at udbyde opgaverne var den samme, som da amtet udbød opgaverne vejserviceopgaverne skulle så vidt muligt udføres bedst og billigst. Entreprisen omfatter: Græsslåning Beplantning Afvanding Renhold Inventar og udstyr (bænke, borde, affaldsstativer mv.) Reparation af brolægning Tavler, kant- og baggrundsafmærkning Autoværn og hegn Særlige arbejder Materialer, materiel og arbejdsløn Entreprisen omfatter ikke: Udlægning af kantgrus efter asfaltarbejder Nedfræsning af tællerspoler Trafiktællinger Større renoveringsarbejder og nyanlæg ud over TBL s mængder Tabel 1 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 52 Fakta om udbuddet Kommune: Tønder Kommune Kontraktperiode: 1. januar 2010 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse (har valgt at forlænge et år) Samlet årlig kontraktværdi: kr. pr. år (første tre år) Vejlængde: ca. 280 km 16 Færdelsfrit areal omfatter vejkanten samt midter- og skillerabatter og dele- og midterheller. Vejkant er en fælles betegnelse for alle de vejelementer, der ligger uden for det yderste befæstede areal. Side 122

124 Førstegangsudbud: Nej, hele serviceopgaven har været udbudt sammen med tilsvarende serviceopgaver i Aabenraa Kommune Kontroludbud anvendt: Ja, der blev afgivet kontrolbud, men kommunen vandt ikke opgaven og Haderslev Kommune i det gamle amt Udbudsform: Offentligt udbud med prækvalifikation Udbudsvinder: Arkil A/S PLI: 18,8 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Laveste pris 15. Pris (100%) 1.2 Opsummering Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 2. Tabel 53 Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK 5,45 6,66 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 5,89 5,89 Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. 0,78 12% Økonomi Førsituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,00 0,02 0,02 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,03 0,02 0,04 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 0,75 11% Kvalitet Der er ikke identificeret kvalitetsforskelle i den udførte vejservice mellem de to seneste udbud. Kommunens administrative stab er uændret mellem de to udbud, som løb fra hhv og Arbejdstagers organisation Blandt de udførende medarbejdere blev der overdraget medarbejdere fra NCC A/S, som varetog det forrige udbud, til Arkil A/S. Derudover er der ikke identificeret organisatoriske effekter forbundet med nærværende genudbud. Udvikling og samarbejde I de seneste to perioder med udbud oplyser Tønder Kommune, at samarbejdet med den private leverandør er gået rigtig godt. Leverandør og kommune samarbejder via et elektronisk system, som Side 123

125 Tabel 53 Oversigt over identificerede effekter både anvendes til registrering af fejl og mangler og til at følge arbejdet i marken. Der er ikke identificeret øvrige innovative eller samarbejdsrelaterede effekter. I den nuværende kontrakt indgår krav til leverandøren om socialt ansvar i form af ansættelse af Andet 1.3 Datagrundlag medarbejdere på særlige vilkår, som fx løntilskud eller flekstid. Den sociale klausul indebærer, at 10% af entreprenørens medarbejdere er ansat på særlige vilkår. Tabel 3 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Tønder Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 54 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for udbuddet Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen Kvalitetsdata efter kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen X 1.4 Identificerede effekter Økonomi Som konsekvens af at have gennemført udbuddet af vejserviceopgaverne har Tønder Kommune låst ca. 5,9 mio. kr. pr. år i 2009-priser til drift og vedligeholdelse af de færdselsfrie arealer i kommunen i kontraktperioden. Beløbet skal bruges til at opfylde kontrakten med Arkil A/S, der sikrer, at arealet omfattet af kontrakten bliver passet og vedligeholdt. Ved at låse beløbet til vejserviceopgaverne kender Tønder Kommune dermed budgettet med sikkerhed. Derudover vurderer Tønder Kommune, at udbuddene har bidraget til at mindske, og for visse opgavetyper fjernet, uforudsete omkostninger for faste arbejdsopgaver, da de nu er omfattet af udbuddet til en på forhånd aftalt pris. I forbindelse med genudbud af vejserviceopgaven i 2009 har Tønder Kommune oplevet en økonomisk besparelse på cirka 0,75 mio. kr. pr. år sammenlignet med det forrige udbud, hvis der tages højde for indeksering. Det skal bemærkes, at der i analysen ikke er medtaget udbudsomkostninger fra førsituationen, og derved er den reelle økonomiske besparelse formentlig en anelse højere. Kommunen påpeger, at besparelsen kan skyldes, at den nye leverandør har vundet udbud i nabokommunerne, hvilket kan være forbundet med en række stordriftsfordele. Side 124

126 Udover de årlige kontraktbetalingerne har Tønder Kommune afholdt en række øvrige omkostninger. I forbindelse med udbudsprocessen har Tønder Kommune haft omkostninger til en ekstern rådgiver, som opgøres til ca kr., samt internt timeforbrug, som vurderes at udgøre en måneds arbejde. Derudover har udbuddene medført en række følgeomkostningerne for kommunen, som tilsammen udgør ca. 1,5 dags arbejde om ugen. Kvalitet Tønder Kommune har overordnet være tilfreds med kvaliteten af den leverede vejservice i 2009-udbuddet, som blev vundet af Arkil. Det samme var tilfældet tidligere, da arbejdsopgaverne blev udført af NCC A/S i perioden På tværs af de to udbud vurderer Tønder Kommune, at der ikke har været en kvalitetsændring, hvilket heller ikke har været et formål med udbuddet. Det var også en af grundene til, at Tønder Kommune valgte at basere udbuddet i 2009 på det samme materiale, som amtet anvendte tilbage i Tønder Kommune har ikke gennemført brugertilfredshedsundersøgelser på de omfattede arealer, hvorfor de ikke entydigt kan sige, om brugertilfredsheden har været stigende eller faldende over de seneste to udbud. Da opgaverne blev udbudt af amtet, blev der gennemført enkelte brugertilfredshedsundersøgelser, som viste, at der blandt borgerne var en generelt høj tilfredshed med løsningen af arbejdsopgaverne. Tønder Kommune vurderer på baggrund af de få årlige klager, som de har modtaget i årene siden udbudsstart i 2010, at borgerne også har været tilfredse med serviceniveauet i udbuddet. De vurderer, at den stabile borgertilfredshed skyldes, at man har fastholdt samme kvalitetskrav, samt at leverandøren leverer den efterspurgte kvalitet, som er specificeret i udbudsmaterialet. I enkelte tilfælde har Arkil A/S ikke opfyldt sine kontraktlige forpligtelser, men der har udelukkende været tale om mindre foreteelser. De små mangler har ikke ført til reduktion i leverandørbetalingen i udbudsperioden, idet overtrædelserne blev rettet umiddelbart efter, at leverandøren blev gjort opmærksom herpå. Arbejdstagers organisation Der er sket en reduktion i medarbejderstaben siden det første udbud tilbage i slutningen af 1990erne. Reduktionen vurderes at skyldes naturlig afgang, samt at de private leverandører har effektiviseret arbejdsprocesserne, så der kræves en mindre medarbejderstab. Arkil A/S henter blandt andet sin effektivisering ved at bestille opgaver, som ligger uden for kerneopgaverne, hos et specialfirma. Mellem de seneste to udbud er der dog ikke sket nogen ændring i antallet af medarbejdere til løsning af vejserviceopgaver omfattet af kontrakten, hvilket skyldes, at Tønder Kommune i udbudsmaterialet har anvendt krav om virksomhedsoverdragelse. Der blev derfor overdraget seks medarbejdere samt en entrepriseleder fra NCC A/S til Arkil A/S til løsning af vejserviceopgaverne. Derudover er der ikke identificeret organisatoriske effekter forbundet med nærværende genudbud. Side 125

127 Udvikling og samarbejde Tønder Kommune har gennem udbuddet haft et tæt samarbejde med Arkil A/S med fælles drifts- og planlægningsmøder sammen med Sønderborg Kommune og Aabenraa Kommune. Yderligere har Tønder Kommune løbende været i dialog med Arkil A/S for at sikre en tilfredsstillende opgaveløsning og optimal planlægning af opgaverne. Samarbejdet mellem Tønder Kommune og Arkil A/S nævnes af begge parter som en af årsagerne til de positive erfaringer, som begge parter har haft med udbuddet. Det har blandt andet medført, at Tønder Kommune har brugt færre ressourcer i de seneste år på kontrol sammenlignet med de første år. Den løbende dialog med Arkil A/S foregår blandt andet gennem et elektronisk system, som ligeledes anvendes af Aabenraa Kommune og Sønderborg Kommune. Systemet gør det muligt for Tønder Kommune at følge Arkil A/S s arbejde i marken. Side 126

128 2. Case: Billund Kommune Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Billund Forklaringsfaktorer Udbudsomkostninger fra det forrige udbud i Gl. Billund Kommune er ikke medtaget i analysen. Derved er den reelle økonomiske meromkostning formentlig en anelse lavere end 21%. Har sigtet efter en harmonisering af serviceniveauet på tværs af Gl. Billund Kommune og Gl. Grindsted Kommune. Det har ført til en kvalitetsforbedring i Gl. Billund Kommune, hvilket kan have bidraget til et løft i omkostningsniveauet. Som konsekvens af udbuddet er serviceniveauet løftet i Gl. Billund Kommune, idet kommunen sigtede efter at harmonisere serviceniveauet på tværs af kommunen, således, at borgerne ikke oplevede en serviceforringelse. Brugertilfredsheden vurderes dog at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Billund Ændret Forklarings- Medarbejdere blev Medarbejdertilfredsheden Kommunen opfordrer ikke Mængden af samarbejde faktorer virksomhedsoverdraget er overordnet uændret, til innovation i kontrakten, og videndelingen er fra LMK Vejservice A/S til men annonceringen af men driftsenheden har uændret efter den kommunale udbuddet medførte meget fokus på hele tiden gennemførslen af driftsenhed. Der er ikke indledningsvist uvished og at optimere. totaludbuddet. Mængden af identificeret ændringer i utilfredshed blandt bureaukrati har gjort den kommunale medarbejdere i Gl. beslutningsprocesserne lidt organisation. Grindsted. Tildelingen af langsommere serviceopgaven har ført til sammenlignet med i Gl. øget motivation for at løse Grindsted. opgaven. 2.1 Indledning Billund Kommune, som består af Gl. Billund Kommune og Gl. Grindsted Kommune, udbød i 2008 vejserviceopgaver på 175 ha grønne områder og 715 km vej med overtagelse pr. 1. maj Håndteringen af vejserviceopgaverne omfattet af totaludbuddet blev vundet af Billund Kommunes interne driftsafdeling, Park og Vej. Udbudskontrakten for Billund Kommune indeholder en kombination af tilstandskrav og udførelseskrav og omfatter pleje af Billund Kommunes grønne områder, drift og vedligeholdelse af det kommunale vej- og stinet samt vintertjeneste over en periode på 4 år fra 1. maj 2009 til 30. april 2013 med option på 2 gange 1 års forlængelse af opgavevaretagelsen. Side 127

129 En del af vejserviceopgaverne omfattet af udbuddet fra 2008 har tidligere været udbudt i Gl. Billund Kommune, hvor vejserviceopgaverne har været varetaget af LMK Vejservice frem til den 30. april Vejserviceopgaverne i Gl. Grindsted Kommune er forud for udbuddet i 2008 blevet varetaget af egen park- og vejafdeling som selvstændig institution. Det er første gang, at Ny Billund Kommune udbyder vejserviceopgaverne. Formålet med udbuddet har været et politisk ønske om at få udført de omfattede vejserviceopgaver og grønne områder bedst og billigst. Derudover blev der i forbindelse med udbuddet foretaget en harmonisering af serviceniveauet for drift og vedligehold af grønne områder, veje og stier for de to gamle kommuner. Entreprisen omfatter følgende opgavetyper: Græsslåning Beplantning Afvanding Renhold Inventar og udstyr (bænke, borde, affaldsstativer mv.) Reparation af brolægning Tavler, kant- og baggrundsafmærkning Autoværn og hegn Særlige arbejder Tabel 4 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 55 Fakta om udbuddet Kommune: Billund Kommune Kontraktperiode: 1. maj 2009 til 30. april 2013 med option på 2 gange 1 års forlængelse Samlet årlig kontraktværdi: ca kr. pr. år. Førstegangsudbud: Nej, dele af serviceopgaven har været udbudt i Gl. Billund Kommune Udbudsform: Offentligt udbud med prækvalifikation Vejlængde: ca. 175 ha grønne områder, 715 km vej Kontroludbud anvendt: Ja, men det skal fungere som en ekstern enhed Udbudsvinder: Kommunal driftsenhed, Park og Vej PLI: 23,9 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Økonomisk mest fordelagtige tilbud 1. Pris (80%) 2. Rummelighed (10%) 3. Drifts- og leveringssikkerhed (10%) Side 128

130 2.2 Opsummering af identificerede effekter Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 5. Tabel 56 Identificerede effekter Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK 18,00 19,11 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 22,00 22,55 Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. -3,44-18% Økonomi Førsituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering - 0,58 0,57 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,25 0,92 1,09 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -3,96-21% Der er sket et kvalitetsløft på arealerne omfattet af den tidligere Gl. Billund Kommune, mens kvaliteten Kvalitet er uændret for arealerne omfattet af den tidligere Gl. Grindsted Kommune. Kvalitetsløftet skyldes ikke et løft i kvalitetsmål i udbud, men mangelfuld opfyldelse af kontrakten af den forrige leverandør i Gl. Billund Kommune. Kommunens administrative stab er som følge af udbuddet i 2009 vokset med et halvt årsværk grundet mere administrativt arbejde. Billund Kommune vurderer, at den udførende medarbejderstab, som blev Arbejdstagers organisation virksomhedsoverdraget fra LMK Vejservice, er uændret, og driftsenheden fra Gl. Grindsted Kommune forblev uændret i forbindelse med udbuddet. Der er ikke identificeret yderligere organisatoriske effekter forbundet med nærværende totaludbud. Udvikling og samarbejde Billund Kommune oplyser, at samarbejdet ikke er blevet styrket mellem administration og driftsenhed Side 129

131 Tabel 56 Identificerede effekter efter udbuddet. Der er kommet mere bureaukrati, og det har gjort samarbejdet internt i kommunen mindre personligt i forhold til, hvordan det var før i Gl. Grindsted Kommune. Billund Kommune oplyser, at der dog fortsat er et tæt samarbejde, hvor der konstant er fokus på optimering og innovation. Der er ikke identificeret øvrige innovative eller samarbejdsrelaterede effekter. Andet I den nuværende kontrakt er der krav til leverandøren om socialt ansvar i form af ansættelse af medarbejdere på særlige vilkår, som fx løntilskud eller flekstid. 2.3 Datagrundlag Tabel 6 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Billund Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 57 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for X udbuddet Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen Kvalitetsdata efter kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen 2.4 Identificerede effekter Økonomi Udbuddet af vejserviceopgaverne og de øvrige grønne opgaver betyder, at Billund Kommune har låst ca. 22,0 mio. kr. pr. år i 2009-priser til drift og vedligeholdelse af de omfattede arealer i kontrakten. giver udbuddet Billund Kommune en vis budgetsikkerhed, da de får et komplet overblik over økonomien forbundet med det omfattede areal. I forbindelse med udbuddet af vejserviceopgaverne i 2009 har Billund Kommune oplevet en meromkostning på 3,96 mio. kr. pr. år, når der er taget højde for indeksering. Billund Kommune påpeger, at meromkostningen kan skyldes, at man i forbindelse med udbuddet har harmoniseret serviceniveauet på tværs af Gl. Billund og Gl. Grindsted Kommuner, hvilket medførte et kvalitetsløft i Gl. Billund Kommune. Derudover har Billund Kommune afholdt omkostninger relateret til udbudsprocessen i form af omkostninger til ekstern rådgiver samt internt timeforbrug, som opgøres til i alt ca. 1,0 mio. kr. 17 Samtidig 17 Billund Kommune kan i henhold til udbudsmaterialet sænke de årlige betalinger med 15% mod at give afkald på en række services Side 130

132 Yderligere er der en række følgeomkostninger forbundet med udbuddet for kommunen, som tilsammen vurderes at udgøre 0,92 mio. kr. pr. år i 2011-priser. Følgeomkostninger omfatter omkostninger til tilsyn og administration af udbuddet mv. Billund Kommune oplyser, at gennemførelsen af udbuddet har øget det administrative arbejde forbundet med de omfattede arealer, hvilket har medført ansættelse af en ny medarbejder til en bestillerrolle på det grønne område. Kvalitet Billund Kommune har i forbindelse med udbuddet i 2009 valgt at harmonisere serviceniveauet på tværs af Gl. Billund og Gl. Grindsted Kommuner. Kommunen har oplevet, at kvaliteten er blevet løftet i Gl. Billund Kommune, mens serviceniveauet er uændret i Gl. Grindsted Kommune. Billund Kommune har ikke gennemført egentlige brugertilfredshedsundersøgelser på de omfattede arealer. Derfor kan kommunen ikke entydigt sige, om brugertilfredsheden er steget eller faldet som følge af totaludbuddet i På baggrund af antallet af indleverede klager fra borgerne vurderer kommunen, at brugertilfredsheden har været uændret. Den stabile borgertilfredshed skyldes blandt andet, at man fra kommunens side ikke gennemførte serviceforringelser i forbindelse med udbuddet men i stedet fastholdt og for visse områder løftede kvaliteten. Arbejdstagers organisation Overordnet har totaludbuddet i 2009 medført en ændring i den administrative stab i Billund Kommune. På baggrund af udbuddet voksede det administrative arbejde forbundet med de i kontrakten omfattede arealer, hvilket førte til ansættelse af en ny medarbejder. I forbindelse med udbuddet er der ikke sket nogen ændring i antallet af udførende medarbejdere til løsning af vejserviceopgaverne. Udførende medarbejdere fra det forrige udbud i Gl. Billund Kommune blev virksomhedsoverdraget til den interne kommunale driftsenhed, Park og Vej. Ligeledes fulgte medarbejderne tilknyttet driftsenheden i Gl. Grindsted Kommune med over i den nye kommunale driftsenhed. I udbudsmaterialet havde Billund Kommune indbygget sociale klausuler, i henhold til hvilke en del af den udførende stab skal være ansat på særlige ansættelsesvilkår. Blandt de udførende medarbejdere har der været en variation i medarbejdertilfredsheden over udbuddets løbetid. Særligt første år for udbuddet var hektisk. Det skyldtes blandt andet, at en række medarbejdere fra LMK Vejservice i Gl. Billund Kommune var utilfredse med, at de skulle virksomhedsdrages til en velfungerende kommunal driftsenhed. Det medførte, at enkelte valgte at sige op, da de ikke kunne tilpasse sig den nye organisation, mens de resterende medarbejdere over tid har tilpasset sig og nu er tilfredse med de nye forhold. Udbuddet medførte også krav om omstilling for de administrative medarbejdere fra Gl. Grindsted Kommune. Det skyldtes primært, at medarbejderne skulle vænne sig til, at de gik fra en aftaleordning til at være bestiller af ydelser fra en separat entreprenør. Udvikling og samarbejde Side 131

133 Gennem udbuddet har samarbejdet mellem kommune og driftsenhed været tæt og fungeret godt. Parterne holder et månedligt driftsmøde, hvor arbejdet planlægges og optimeres. Derudover er parterne også løbende i dialog, hvilket bidrager til en tilfredsstillende opgaveløsning. Både kommune og driftsenhed udtrykker, at udbuddet ikke har været med til at styrke samarbejdet. Det skyldes blandt andet, at udbuddet har medført, at en række retningslinjer for, hvorledes arbejdet skal og må udføres, har gjort opgaveløsningen mindre fleksibel sammenlignet med, hvordan vejserviceopgaverne blev udført i Gl. Grindsted Kommune. Side 132

134 3. Case: Hedensted Kommune (2 entrepriser) Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Hedensted 1 Hedensted 2 Forklaringsfaktorer Kan skyldes, at nogle af opgaverne er taget ud af udbuddet sammenlignet med det tidligere udbud, og at man lejer en udførende medarbejder hos den private leverandør til udførelse af mindre ad hoc-opgaver. Udbuddet har ikke medført ændringer i kvalitet / serviceniveau, hvilket formentlig skyldes, at de samme kvaliteteskrav blev anvendt ved forrige udbud. Brugertilfredsheden vurderes at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Hedensted 1 Uændret Hedensted 2 Uændret Forklaringsfaktorer HedeDanmark vandt genudbuddet, hvilket Medarbejdertilfredsheden er uændret, da der ikke Kommunen opfordrer ikke til innovation i kontrakter Samme mængde planlagte driftsmøder og betød, at der ikke blev sker væsentlige løbende dialog med virksomhedsoverdraget ændringer i genudbud medarbejdere ansættelsesvilkår og arbejdsopgaver ved genudbud. Forud for udbud var der dog usikkerhed omkring, hvilke konsekvenser virksomhedsoverdragelse ville have. 3.1 Indledning Hedensted Kommune udbød i 2008 i to delentrepriser en række af kommunens vejserviceopgaver med overtagelse i Udbudsmaterialet blev udarbejdet således, at det var muligt for samme leverandør at vinde begge entrepriser, hvilket dog ikke blev tilfældet. NCC A/S blev valgt som vinder af Entreprise 1, som omfattede ca. 102 km gamle amtsveje, inklusiv rabatklipning, rastepladser mv. Entreprise 2 blev vundet af HedeDanmark, og kontrakten omfattede ca. 290 gamle veje og alle grønne områder samt 10 idrætsanlæg og vintervedligehold i den gamle Tørring-Uldum Kommune. Side 133

135 Begge udbudskontrakter består af en kombination af tilstandskrav og udførelseskrav afhængigt af, hvad kommunen fandt opgaven mest egnet til. Arbejdsopgaverne omfatter vedligeholdelse af det færdselsfrie areal langs vejnettet i en periode fra 1. juni 2009 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse af opgavevaretagelsen. Vejserviceopgaverne omfattet af Entreprise 1, som varetages af NCC A/S, har ikke tidligere været i udbud, mens Entreprise 2, som varetages af HedeDanmark, tidligere har været i udbud tilbage i Forinden blev vejserviceopgaverne i Entreprise 2 udført af et offentligt interessentskab mellem blandt andet Vejle Kommune og Hedensted Kommune. Utilfredshed med udførelsen af vejserviceopgaverne medførte, at Hedensted Kommune trak sig ud af samarbejdet og udbød opgaven på egen hånd. I samme forbindelse afgav kommunen selv kontrolbud men vandt ikke selv. Formålet med udbuddene har været at få en bedre forståelse og overblik over arbejdsområdet og dermed være i stand til at strukturere området i fremtiden, fx i forhold til skellet mellem offentlig og privat opgavevaretagelse. Entrepriserne omfatter: Græsslåning Beplantning Afvanding Renhold Inventar og udstyr (bænke, borde, affaldsstativer mv.) Reparation af brolægning Tavler, kant- og baggrundsafmærkning Autoværn og hegn Særlige arbejder Materialer, materiel og arbejdsløn Entrepriserne omfatter ikke: Udlægning af kantgrus efter asfaltarbejder Nedfræsning af tællerspoler Trafiktællinger Tabel 7 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 58 Fakta om udbuddet Kommune: Hedensted Kommune Kontraktperiode: 1. juni 2009 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse Samlet årlig kontraktværdi: Entreprise 1: ca. 1,4 mio. kr. pr. år Entreprise 2: ca. 4,7 mio. kr. pr. år Vejlængde: Entreprise 1: ca. 102 km vej Entreprise 2: ca. 290 km vej Side 134

136 Tabel 58 Fakta om udbuddet Førstegangsudbud: Entreprise 1: Ja, serviceopgaven har ikke før været udbudt Kontroludbud anvendt: Ja, der blev afgivet kontrolbud, men det vandt ikke Entreprise 2: Nej, hele serviceopgaven har været udbudt fra 2004 til 2009 i Gammel Tørring-Uldum Kommune Udbudsform: Offentligt udbud med prækvalifikation Udbudsvinder: Entreprise 1: NCC A/S Entreprise 2: HedeDanmark A/S PLI: 26,5 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Laveste pris 1. Pris (100%) 3.2 Opsummering af identificerede effekter Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 8. Tabel 59 Identificerede effekter Hedensted 1 Hedensted 2 Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK 1,20 1,47 Mio. DKK 5,50 6,73 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 1,40 1,43 4,70 4,82 Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. 0,03 2% 1,91 28% Økonomi Førsituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,05 0,12 0,20 0,05 0,13 0,20 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,01 0,15 0,16 0,01 0,15 0,16 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 0,08 5% 1,96 29& Kvalitet Hedensted Kommune udtrykker tilfredshed med entreprenørernes kvalitet på den leverede vejservice, Side 135

137 Tabel 59 Identificerede effekter Hedensted 1 Hedensted 2 som lever fuldt ud op til de specificerede kvalitetskrav. Udbuddet af Entreprise 2 tilbage i 2005 medførte afskedigelse af en person blandt det udførende personale, mens de resterende blev virksomhedsoverdraget. Ved genudbud af opgaven i 2009 var der Arbejdstagers organisation ingen ændring i medarbejderstaben, idet medarbejderne blev i HedeDanmark, som også varetog det tidligere udbud. I forbindelse med udbuddet af Entreprise 1 blev ingen medarbejdere overdraget. Hedensted Kommune har som noget nyt i perioden fra 2009 til 2012 lejet en udførende medarbejder af HedeDanmark, som udfører små opgaver, inden de udvikler sig. Udvikling og samarbejde Andet Hedensted Kommune samarbejder med HedeDanmark og NCC A/S gennem driftsmøder og løbende dialog. Overordnet er både Hedensted og entreprenørerne tilfredse med samarbejdet. I kontrakten for Entreprise 2 er der indbygget sociale klausuler vedrørende medarbejdere på særlige ansættelsesvilkår. I Entreprise 1 er der ikke indbygget sociale klausuler i udbudsmaterialet. 3.3 Datagrundlag Tabel 9 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Hedensted Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 60 Datagrundlag Hedensted 1 Hedensted 2 Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview (Entreprise 1 og Entreprise 2) Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for udbuddet Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen Kvalitetsdata efter kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen 3.4 Identificerede effekter Økonomi Økonomisk set vurderer Hedensted Kommune, at der har været en række fordele ved at udbyde vejserviceopgaverne. Overordnet har Hedensted Kommune opnået en økonomisk nettobesparelse på 2,0 mio. kr. ved at udbyde opgaverne, hvis der korrigeres for indeksering. Yderligere har Hedensted Kommune fået et komplet indblik i, hvad den enkelte arbejdsopgave koster at få udført, hvilket de kan bruge fremadrettet i forbindelse med nye udbud eller hjemtagelse af opgaver. Side 136

138 Gennemførelsen af udbuddet tilbage i 2009 har betydet, at Hedensted Kommune har fastlåst 6,1 mio. kr. i 2009-priser, som skal sikre, at arealet omfattet af kontrakten bliver passet og vedligeholdt. Ved at udbyde serviceopgaverne har Hedensted Kommune opnået en vis budgetsikkerhed, idet de hele tiden har styr på økonomien forbundet med det omfattede areal. I forbindelse med udbuddet i 2009 har Hedensted Kommune yderligere afholdt en række engangsomkostninger til forberedelse og gennemførelse af udbudsprocessen i form af internt timeforbrug. De skønner, at der er blevet brugt cirka 2 måneders arbejde på forberedelse og gennemførelse af udbuddet. Det er markant lavere sammenlignet med, hvor mange ressourcer førstegangsudbuddet krævede tilbage i Hedensted Kommune estimerer, at de brugte et årsværk på forberedelse og gennemførelse af udbuddet tilbage i Ved ingen af udbuddene er der anvendt ekstern rådgiver. Derudover har udbuddene medført en række følgeomkostningerne for kommunen i form af medarbejderomkostninger til opfølgning på udbuddet og tilsyn med det udførte arbejde. Hedensted Kommune har ikke præcist kunnet opgøre følgeomkostningerne men vurderer, at de ca. udgør et halvt årsværk både for nuværende og forrige udbud. Kvalitet Hedensted Kommune har overordnet været meget tilfreds med den leverede vejservice i den seneste udbudskontrakt fra 2009, hvilket også har været tilfældet med den forrige kontrakt for Entreprise 2. På tværs af de to udbud for Entreprise 2 har Hedensted Kommune ikke ændret kvalitetskravene. Vejservicen har opfyldt kravspecifikationerne defineret i udbudsmaterialet i begge udbudsperioder. Derfor har kommunen ikke bemærket en ændring i kvaliteten på tværs af de to udbud. Kommunen fremhæver dog, at der har været et løft i kvaliteten sammenlignet med, da opgavevaretagelsen lå i det kommunale interessentskab. Det betyder, at Hedensted Kommune har oplevet en kvalitetsforbedring i forbindelse med førstegangsudbuddet af vejserviceopgaven. Hedensted Kommune vurderer, at løftet i kvaliteten hænger sammen med, at der manglede styring og organisation i interessentskabet, som tidligere håndterede opgaverne, hvilket der blev rettet op på, da opgaverne blev udbudt. Arbejdstagers organisation Første udbud af de omfattede vejserviceopgaver i Entreprise 2 ligger tilbage i 2005, og dengang blev der virksomhedsoverdraget 13 medarbejdere til HedeDanmark. I forbindelse med udbuddet afskedigede kommunen en person blandt det udførende personale. Overordnet set er den administrative medarbejderstab uændret på tværs af de to udbud fra og I samme periode har man set en reduktion i det udførende personale, som skyldes den private leverandørs effektivisering af arbejdsprocesser. I 2005 blev der virksomhedsoverdraget 13 medarbejdere i forbindelse med udbud af Entreprise 2, og ved seneste opgørelse oplyste HedeDanmark, at der nu anvendes 8 medarbejdere til løsning af de samme opgaver. Der skete ikke virksomhedsoverdragelse ved udbud af Entreprise 1. Som noget nyt har kommunen i kontrakterne fra 2009 til 2012 lejet en udførende medarbejder af leverandøren, som udfører små ad hoc-opgaver, inden de udvikler sig. Side 137

139 Udvikling og samarbejde Hedensted Kommune har haft et positivt samarbejde med både NCC A/S og HedeDanmark. Månedlige driftsmøder mellem Hedensted Kommune, NCC A/S og HedeDanmark har bidraget til løbende at planlægge arbejdet og optimere udførelsen af arbejdsopgaverne. Ligeledes bidrager den løbende dialog mellem Hedensted Kommune og HedeDanmark samt NCC A/S til at styrke samarbejdet og sikre en tilfredsstillende opgaveløsning. Det kommer blandt andet til udtryk ved, at små mangler i vejservicearbejdet løbende bliver drøftet med entreprenørerne, som derefter hurtigst muligt bringer arealet op på den ønskede kvalitet. Side 138

140 4. Case: Ikast-Brande Kommune Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Ikast-Brande Forklaringsfaktorer - Udbuddet har ikke medført ændringer i kvalitet / serviceniveau, hvilket formentlig skyldes, at de samme kvaliteteskrav blev anvendt ved forrige udbud. Brugertilfredsheden vurderes at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Ikast-Brande Ændret Forklaringsfaktorer Der blev ikke virksomhedsoverdraget Ikast-Brande Kommune kan ikke vurdere, om Der er udviklet nye materialer til kantfyldning Samme mængde planlagte driftsmøder og medarbejdere fra LMK medarbejdertilfredsheden løbende dialog med Vejservice A/S til NCC har ændret sig blandt det genudbud A/S, som vandt udførende personale, genudbuddet, hvilket idet opgaven aldrig er betyder, at det er en ny blevet varetaget organisation, som kommunalt. Blandt det varetager opgaven administrative personale i kommunen er medarbejdertilfredsheden uændret. 4.1 Indledning Ikast-Brande Kommune udbød i 2009 vejserviceopgaver på 120 km gamle amtsveje med tilhørende vige- og rasteplader med overtagelse pr. 1. juni Håndteringen af vejserviceopgaverne blev vundet af NCC Roads A/S. Udbudskontrakten består af en kombination af tilstandskrav og udførelseskrav afhængigt af, hvad kommunen fandt opgaven mest egnet til. Arbejdsopgaverne omfatter vedligeholdelse af det færdselsfrie areal18 langs vejnettet i en periode fra 1. juni 2009 til 31. december Færdelsfrit areal omfatter vejkanten samt midter- og skillerabatter og dele- og midterheller. Vejkant er en fælles betegnelse for alle de vejelementer, der ligger uden for det yderste befæstede areal. Side 139

141 Vejserviceopgaverne omfattet af kontrakten har tidligere været udbudt i Vejle Amt og Ringkøbing Amt, hvor opgaverne blev varetaget af LMK Vejservice. Det er første gang, kommunen selv står for at udbyde vejserviceopgaverne. Formålet med udbuddet har ikke været et ønske om at opnå en økonomisk gevinst gennem udbud men en politisk beslutning om at få en bedre forståelse og overblik over arbejdsområdet og dermed være i stand til at strukturere området i fremtiden. Entrepriserne omfatter: Renholdelse af veje, rastepladser og grønne arealer Græsslåning af rabatter Pleje af græsarealer Pleje af plantearealer Afvandingselementer Vedligehold af brolægning Færdsels- og vejvisningstavler Bygninger og inventar på rastepladser Reparation og vedligehold af asfaltbelægninger Tabel 10 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 61 Fakta om udbuddet Kommune: Ikast-Brande Kommune Kontraktperiode: 1. juni 2009 til 31. december 2012 Samlet årlig kontraktværdi: Ca. 5,4 mio. kr. pr. år Førstegangsudbud: Nej, hele serviceopgaven har tidligere været udbudt Udbudsform: Offentligt udbud med prækvalifikation Vejlængde: 120 km vej med tilhørende raste- og vigepladser Kontroludbud anvendt: Ja, der blev afgivet kontrolbud, men det vandt ikke Udbudsvinder: NCC Roads A/S PLI: 22,0 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Laveste pris 1. Pris (100%) 4.2 Opsummering af identificerede effekter Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 11. Tabel 62 Identificerede effekter Økonomi Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK 1,45 1,77 Eftersituation: Side 140

142 Tabel 62 Identificerede effekter Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 1,55 1,58 Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. 0,19 11% Førsituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,00 0,11 0,00 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,02 0,12 0,14 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 0,05 3% Kvalitet Der er ikke identificeret kvalitetsforskelle i den udførte vejservice mellem de to seneste udbud. Kommunens administrative stab er uændret mellem de to udbud, som løb fra hhv og Arbejdstagers organisation Der blev ikke anvendt virksomhedsoverdragelse i skiftet fra LMK Vejservice A/S til NCC A/S. Der er ikke identificeret yderligere organisatoriske effekter forbundet med nærværende genudbud. I de seneste to perioder med udbud oplyser Ikast-Brande Kommune, at samarbejdet med den private Udvikling og samarbejde leverandør er gået rigtig godt. Leverandør og kommune anvender et elektronisk system, som både benyttes til registrering af fejl og mangler og til at følge arbejdet i marken. Entreprisen har været med til at udvikle nye materialer til kantfyldning. Andet I den nuværende kontrakt indgår ikke krav til leverandøren om socialt ansvar i form af ansættelse af medarbejdere på særlige vilkår, som fx løntilskud eller flekstid. 4.3 Datagrundlag Tabel 12 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Ikast-Brande Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 63 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview X Side 141

143 Tabel 63 Datagrundlag Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for udbuddet Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen Kvalitetsdata efter kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen 4.4 Identificerede effekter Økonomi Ved at udbyde vejserviceopgaverne har Ikast-Brande Kommune låst ca. 1,5 mio. kr. pr. år i 2009-priser til drift og vedligehold af det omfattede areal i en periode på 3½ år. Ikast-Brande Kommune opnår en vis budgetsikkerhed, idet de årlige betalinger er fastlagt, og enhedspriserne på ekstra ydelser, som kan bestilles løbende, kendes. Det betyder, at Ikast-Brande Kommune har fået et overblik over, hvad den enkelte arbejdsopgave koster at få udført, hvilket kan bruges fremadrettet i forbindelse med et genudbud eller en hjemtagelse af opgaverne. Overordnet har Ikast-Brande Kommune opnået en mindre økonomisk nettobesparelse på 0,1 mio. kr. ved at genudbyde vejserviceopgaverne, når der er korrigeret for indeksering. I forbindelse med udbuddet i 2009 har Ikast-Brande Kommune afholdt en række engangsomkostninger til forberedelse og gennemførelse af udbudsprocessen til internt timeforbrug, som opgøres til ca kr. Ved genudbuddet blev der ikke anvendt ekstern rådgivning. Ikast-Brande Kommune havde ingen omkostninger ved det forrige udbud, idet entreprisen blev overtaget fra amterne. Yderligere har udbuddet medført en række følgeomkostninger til administration og tilsyn af udbuddene. Ikast- Brande Kommune oplyser, at tidsforbruget til løbende tilsyn og administration er uændret mellem de to udbud. Årligt bruges der ca. 10,5 uger på arbejde relateret til udbuddet, hvilket svarer til ca. 0,1 mio. kr. pr. år i 2009-priser. Kvalitet Overordnet har Ikast-Brande været tilfreds med den leverede vejservice i den seneste udbudskontrakt fra 2009, hvilket også har været tilfældet med den forrige kontrakt arvet fra amtet. På tværs af de to udbud har Ikast-Brande Kommune skærpet kvalitetskravene på visse områder og lempet på andre områder. Overordnet ligner kvalitetskravene hinanden i de to udbud, og der er derfor ikke sket nogen nævneværdig ændring i kvaliteten mellem de to udbud. Ikast-Brande Kommune har ikke foretaget brugertilfredshedsundersøgelser på de omfattede arealer, hvorfor de ikke entydigt kan sige, om brugertilfredsheden er steget eller faldet. På baggrund af indleverede klager fra borgerne vurderes brugertilfredsheden at være uændret mellem de to udbud. I forbindelse med genudbuddet Side 142

144 har Ikast-Brande Kommune indført et driftshenvendelsesprogram, som borgerne kan benytte til at indrapportere skader. Programmet har resulteret i, at skader bliver udbedret hurtigere. Der har været enkelte tilfælde, hvor NCC A/S ikke har levet op til sine forpligtigelser, men der har udelukkende været tale om mindre foreteelser. Tilfældene har ikke ført til reduktion i leverandørbetalingen, idet overtrædelser er blevet rettet umiddelbart efter, at NCC A/S er blevet gjort opmærksom herpå. Arbejdstagers organisation Overordnet set er den administrative medarbejderstab i Ikast-Brande Kommune uændret på tværs af de to udbud fra og Ikast-Brande Kommune har ikke indblik i, om antallet af udførende medarbejdere har ændret sig mellem de to udbud, idet opgaven aldrig har været en kommunal opgave. I forbindelse med genudbuddet skete der ikke virksomhedsoverdragelse fra LMK Vejservice A/S til NCC A/S, hvilket betyder, at det er en ny personalestab, som udfører arbejdet. Det er derfor ikke muligt at vurdere ændringer i medarbejdertilfredsheden blandt det udførende personale. Udvikling og samarbejde Ikast-Brande har haft et positivt samarbejde med både LMK Vejservice A/S og den nuværende entreprenør, NCC A/S. Et månedligt driftsmøde med repræsentanter fra Ikast-Brande Kommune og NCC A/S bruges til at planlægge og optimere udførelsen af arbejdsopgaverne. Derudover er kommunen og entreprenøren i løbende dialog for at sikre en tilfredsstillende opgaveløsning. Det kommer blandt andet til udtryk ved, at små mangler i vejservicearbejdet løbende bliver drøftet med entreprenøren, som derefter hurtigst muligt bringer arealet op på den ønskede kvalitet. Derudover har entreprisen bidraget til at udvikle nye materialer til kantfyldning. Side 143

145 5. Case: Odense Kommune (2 entrepriser) Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Odense 1 Odense 2 Data ikke tilgængelige Data ikke tilgængelige Forklaringsfaktorer Serviceniveauet er uændret (i dialog med lederen af den kommunale driftsenhed for at høre, hvordan græsslåning var udført tidligere, hvorefter udførelseskrav blev udarbejdet på baggrund heraf. For ukrudtsbekæmpelse anvendte man samme kvalitetskrav som i det forrige udbud). Brugertilfredsheden vurderes at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Odense 1 Uændret Odense 2 Ændret Forklaringsfaktorer Ingen virksomhedsoverdragelser i Odense 1, Medarbejdertilfredsheden er uændret, da der ikke Kommunen opfordrer ikke til innovation i kontrakter Samme mængde planlagte driftsmøder og hvilket skyldes, at græs- sker væsentlige ændringer løbende dialog med slåning er sæsonarbejde. I i ansættelsesvilkår og genudbud Odense 2 blev arbejdsopgaver ved medarbejderne virk- genudbud. Forud for somhedsoverdraget fra udbud var der dog kommunen til Skælskør usikkerhed omkring, hvilke Anlægsgartnere. konsekvenser virksomhedsoverdragelse ville have. 5.1 Indledning Odense Kommune udbød i 2009 i to delentrepriser vejserviceopgaver bestående af henholdsvis græsslåning af rabatter og ukrudtsbekæmpelse. Entreprisen med græsslåning af rabatter omfattede 330 km vej, mens entreprisen indeholdende ukrudtsbekæmpelse omfattede 660 km vej, 210 km cykelsti og 130 km fortov samt kvadratmeter parkeringsplads. Side 144

146 Delentrepriserne blev vundet af den samme entreprenør, Skælskør Anlægsgartnere19, på baggrund af et tildelingskriterium om laveste pris. Tilbuddet fra Skælskør Anlægsgartnere på entreprisen med ukrudtbekæmpelse indeholdt ikke laveste pris, idet en anden entreprenør havde præsenteret et tilbud med en lavere pris. Odense Kommune fandt dog prisen usædvanligt lav, hvilket medførte, at de gik i dialog med entreprenøren for at sikre sig, at opgaven var korrekt forstået. Efter dialogen valgte entreprenøren at trække sit tilbud tilbage, hvilket medførte, at entreprisen overgik til Skælskør Anlægsgartnere, da de havde afgivet tilbuddet med den næstlaveste pris. Kontrakten indeholdende græsslåning er udbudt udelukkende på udførelseskrav og omfatter opgavevaretagelsen i en periode fra 1. april 2009 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse. Kontrakten indeholdende ukrudtsbekæmpelse er udbudt på tilstandskrav og omfatter opgavevaretagelsen i en periode fra 1. april 2009 til 31. december 2010 med option på 2 gange 1 års forlængelse. Odense Kommune har valgt at udnytte optionen på ukrudtsbekæmpelse og forlænge den med 2 gange 1 år. Entreprisen, som omfatter græsslåning af vejrabatter, har ikke tidligere været i udbud men er tidligere blevet varetaget af Odense Kommunes egen driftsenhed. Modsat har en del af entreprisen med ukrudtsbekæmpelse (2 af 4 delområder) tidligere været udbudt sammen med renhold på de samme arealer. En politisk beslutning om at lukke Odense Kommunes egen driftsenhed har gjort det nødvendigt at udbyde serviceopgaven, og det er derfor også den primære baggrund for at gennemføre udbud af serviceopgaverne. Udbuddet af opgaverne skyldes derfor ikke utilfredshed med den tidligere udførelse af serviceopgaverne, som Odense Kommune generelt har været meget tilfreds med. Entrepriserne omfatter følgende opgavetyper: Græsslåning Ukrudtsbekæmpelse Tabel 13 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 64 Fakta om udbuddet Kommune: Odense Kommune Kontraktperiode: Græsslåning: 1. april 2009 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse Ukrudtsbekæmpelse: 1. april 2009 til 31. december 2010 med option på 2 gange 1 års forlængelse Samlet årlig kontraktværdi: Græsslåning: 0,6 mio. kr. pr. år Ukrudtsbekæmpelse: 4,1 mio. kr. pr. år Vejlængde: Græsslåning: 330 km vej Ukrudtsbekæmpelse: 660 km vej, 210 km cykelsti, 130 km fortov og kvadratmeter parkeringsplads Førstegangsudbud: Græsslåning. Har ikke været i udbud før Ukrudtsbekæmpelse: 2 af 4 delområder i kontrakten har tidligere Kontroludbud anvendt: Nej, der er ikke afgivet kontrolbud, idet der var en politisk beslutning om at nedlægge den kommunale driftsenhed været udbudt med renhold af samme områder 19 Under udarbejdelsen af effektanalysen er Skælskør Anlægsgartnere blevet erhvervet af HedeDanmark Side 145

147 Tabel 64 Fakta om udbuddet Udbudsform: Offentligt udbud Udbudsvinder: Skælskør Anlægsgartnere (nu en del af HedeDanmark) PLI: 24,9 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Laveste pris 1. Pris (100%) 5.2 Opsummering af identificerede effekter Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 14. Tabel 65 Identificerede effekter Odense 1 Odense 2 Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK Data ikke tilgængelige Data ikke tilgængelige Mio. DKK Data ikke tilgængelige Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. 0,60 0, ,10 4, Økonomi Førsituation: 0,00 Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering ,04 0,04 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 0,06 0,02 0,08.. 0,18 0,05 0, Kvalitet Der er ikke observeret nogen forskel i kvaliteten af de færdselsfrie arealer. Odense Kommune har sigtet efter at fastholde samme kvalitet som før udbuddet i Kommunens administrative stab er uændret sammenlignet med før udbuddet i I entreprisen for Arbejdstagers organisation ukrudtsbekæmpelse blev der anvendt virksomhedsoverdragelse, så medarbejderstaben er uændret. Modsat blev der ikke anvendt virksomhedsoverdragelse i entreprisen for græsslåning, så Odense Kommune kan ikke oplyse, om medarbejderstaben har ændret sig. Side 146

148 Tabel 65 Identificerede effekter Odense 1 Odense 2 Odense Kommune har haft et positivt samarbejde med Skælskør Anlægsgartnere. Odense Kommune Udvikling og samarbejde og Skælskør Anlægsgartnere holder løbende driftsmøder, hvor den fremtidige opgaveløsning planlægges. Derudover er de også i løbende dialog. Der er ikke identificeret øvrige innovative eller samarbejdsrelaterede effekter. I den nuværende kontrakt indgår ikke krav til leverandøren om socialt ansvar i form af ansættelse af Andet medarbejdere på særlige vilkår, som fx løntilskud eller flekstid, men det er et område, som Skælskør Anlægsgartnere generelt har fokus på. 5.3 Datagrundlag Tabel 15 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Odense Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 66 Datagrundlag Odense 1 Odense 2 Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview (entreprise 1 og entreprise 2) X X Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for udbuddet X X Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen Kvalitetsdata efter kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen 5.4 Identificerede effekter Økonomi Odense Kommunes udbud af vejserviceopgaverne medfører, at der er låst ca. 4,7 mio. kr. pr. år i 2009-priser til drift og vedligeholdelse af arealerne omfattet af de to kontrakter. Derudover har Odense Kommune en vis budgetsikkerhed, idet de faste betalinger i entrepriserne er fastlagt i hele kontraktperioden. Yderligere har Odense Kommune fået et overblik over økonomien forbundet med de omfattede arealer og fået kendskab til ekstraopgavers enhedspriser. Odense Kommune har ikke været i stand til at opgøre de samlede før-omkostninger for vejserviceopgaverne omfattet af kontrakterne, hvorfor det ikke er muligt at opgøre de økonomiske effekter. Odense Kommune vurderer, at der har været en økonomisk meromkostning ved genudbud af ukrudtsbekæmpelse men oplyser samtidig, at den forrige leverandør af ukrudtsbekæmpelse arbejdede med et stort underskud, hvilket kan betyde, at ukrudtsbekæmpelsesopgaven tidligere var prissat forkert for lavt. Odense Kommune kan ikke Side 147

149 oplyse, om omkostninger til græsslåning er steget eller faldet som konsekvens af udbuddet, da de som nævnt tidligere ikke har været i stand til at tilvejebringe før-omkostningerne. I forbindelse med udbud af vejserviceopgaverne har Odense Kommune afholdt en række engangsomkostninger til ekstern rådgiver og internt timeforbrug til forberedelse og gennemførelse af udbuddet. Odense Kommune oplyser, at der blev afholdt omkostninger til ekstern rådgiver svarende til kr. ( kr. pr. udbud) i 2009-priser, og internt brugte Odense Kommune 1 medarbejder i 3 måneder på forberedelse og gennemførelse af begge udbud. Odense Kommune skønner, at der blev brugt tilsvarende omkostninger til ekstern rådgiver og internt timeforbrug i forbindelse med det forrige udbud af ukrudtsbekæmpelse. Derudover har udbuddene medført en række følgeomkostningerne for Odense Kommunen, som tilsammen udgør cirka om året i 2009-priser. Følgeomkostninger er blandt andet omkostninger til tilsyn med og administration af udbuddet mv. Kvalitet Odense Kommune har gennem kontrakternes løbetid været tilfreds med den leverede vejservice, som har levet op til de i kontrakterne specificerede kvalitetskrav. Odense Kommune har ikke observeret nogen ændring i kvaliteten på de færdelsfrie arealer sammenlignet med årene forinden. Det skyldes især, at kontrakten med ukrudtsbekæmpelse bygger på det samme materiale, som blev udarbejdet i forbindelse med det forrige udbud, hvor entreprenøren leverede den specificerede kvalitet. Ligeledes sigtede Odense Kommune efter at bevare samme serviceniveau for græsslåning, som blev leveret forud for udbuddet. Under udarbejdelsen af udbudsmaterialet var de udbudsansvarlige derfor gentagne gange i kontakt med kommunens egen driftsenhed for at drøfte, hvordan de organiserede arbejdet, og hvilke interne kvalitetskrav de arbejdede efter. Odense Kommune har ikke gennemført brugertilfredshedsundersøgelser på de omfattede arealer, hvilket bevirker, at de ikke entydigt kan sige, om brugertilfredsheden er steget eller faldet efter gennemførelsen af udbuddet. Odense Kommunen vurderer på baggrund af antallet af indleverede klager fra borgerne, at brugertilfredsheden har været uændret efter udbud af serviceopgaverne i Den stabile borgertilfredshed skyldes primært, at man har sigtet efter at fastholde serviceniveauet, samt at leverandøren leverer den efterspurgte kvalitet. Der har været enkelte tilfælde, hvor Skælskør Anlægsgartnere ikke har levet op til sine forpligtelser, men der har blot været tale om mindre foreteelser. Tilfældene har ikke medført reduktioner i leverandørbetalingen, idet Skælskør Anlægsgartnere umiddelbart efter at være blevet gjort opmærksom på overtrædelserne har rettet op på kvaliteten. Arbejdstagers organisation I entreprisen med ukrudtsbekæmpelse var der i udbudsmaterialet krav om overdragelse, så mængden af udførende personale var uændret på tværs af udbuddene. I entreprisen med græsslåning var der ikke krav om virksomhedsoverdragelse fra Odense Kommunes side, hvilket skyldes, at græsslåning var sæsonarbejde, hvorfor personalet havde andre arbejdsopgaver i kommunen, som udgjorde en større andel af deres samlede arbejdsopgaver. Side 148

150 Odense Kommunes administrative stab er uændret sammenlignet med før udbuddet i Sammenfattende ses der derfor ikke nævneværdige organisatoriske effekter ved dette udbud. Udvikling og samarbejde Odense Kommune har haft et positivt samarbejde med Skælskør Anlægsgartnere på begge udbud. Odense Kommune og Skælskør Anlægsgartnere har gennem kontraktperioden været i løbende dialog og holdt driftsmøder, hvor de har drøftet planlæggelsen af arbejdet med henblik på at optimere udførelsen af arbejdsopgaverne. Det gode samarbejde har været med til at opretholde en tilfredsstillende opgaveløsning. Det kommer blandt andet til udtryk ved, at små mangler i vejservicearbejdet løbende bliver drøftet med entreprenørerne, som derefter hurtigst muligt bringer arealet op på den ønskede kvalitet. Side 149

151 6. Case: Sønderborg Kommune Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Sønderborg Forklaringsfaktorer Meromkostningen sammenlignet med det tidligere amtsudbud kan skyldes, at vejserviceopgaverne er blevet splittet i to dele mellem Aabenraa Kommune og Sønderborg Kommune. Meromkostningen skyldes ikke et løftet serviceniveau, idet genudbuddet bygger på det udbudsmateriale, som blev anvendt ved forrige udbud. Serviceniveauet er uændret mellem de to udbud, idet det seneste udbudsmateriale bygger på det samme, som blev anvendt i forrige udbud. Brugertilfredsheden vurderes at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Sønderborg Ændret Forklarings- Der er ikke sket Medarbejdertilfredsheden Kommunen opfordrer ikke Samme mængde faktorer virksomhedsoverdragelse i er uændret, da der ikke til innovation i kontrakter planlagte driftsmøder og det Arkil A/S også havde sker væsentlige ændringer løbende dialog med forrige udbud. Ændringen i ansættelsesvilkår og genudbud består i at arbejdsopgaver ved vejserviceopgaven er genudbud. Forud for splittet i to sammenlignet udbud var der dog med forrige udbud. usikkerhed omkring, hvilke konsekvenser virksomhedsoverdragelse ville have. 6.1 Indledning Sønderborg Kommune udbød i 2009 vejserviceopgaver på ca. 102 km tidligere amtsveje med overtagelse pr. 1. januar Opgaverne blev udbudt i samarbejde med de to sønderjyske kommuner Tønder Kommune og Aabenraa Kommune, som ligeledes udbød vejserviceopgaverne på deres gamle amtsveje. Kommunerne udarbejdede et fælles udbudsmateriale men med tildeling af tre separate kontrakter (tre enkeltstående entrepriser). Alle tre entrepriser blev vundet af den samme leverandør, Arkil A/S. Side 150

152 Udbudskontrakten for Sønderborg Kommune indeholder en kombination af tilstandskrav og udførelseskrav og omfatter vedligeholdelse af det færdselsfrie areal20 langs vejnettet i en periode på 3 år fra 1. januar 2010 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse af opgavevaretagelsen. Vejserviceopgaverne omfattet af udbuddet fra 2009 har tidligere været udbudt i det gamle amt, men det er første gang, kommunen selv står for at udbyde opgaven. Forud for udbuddene i amtsregi blev vejserviceopgaverne varetaget af amtets egen driftsenhed, der var delt fra den øvrige organisation som en selvstændig enhed. Efter opsplitningen skulle der afgives priser på de enkelte opgaver, hvilket betød, at amtet havde en periode til at finde ud af, hvad opgaverne kostede. Derefter fulgte en periode, hvor arbejdsopgaverne blev delt op i egentlige entrepriser, og der skulle gives faste enhedspriser. Efter et par år med arbejdsopgaverne i entrepriser indledte amtet forhandlinger om salg af entreprenørvirksomheden. I midten af 1990erne solgte amtet 50% af driftsvirksomheden til Arkil A/S, og ved udgangen af 1990erne købte Arkil A/S de resterende 50 % af virksomheden. Sønderborg Kommune vurderer, at det har været en fordel, at amtet tilbage i 1990erne undersøgte mulighederne for at udbyde vejserviceopgaverne, da der på daværende tidspunkt ikke tidligere var set udbud af denne størrelse, og da den øvelse var med til at kortlægge opgaveporteføljen og prisniveauer. Det har været til fordel for efterfølgende udbud og udbudsproces, at der forinden udbuddet var en privatleverandør involveret i opgaveløsningen, da det gav amtet en god mulighed for at forstå arbejdsopgaverne og omkostningerne forbundet med opgaveløsningen. I forbindelse med kommunesammenlægningen blev amterne nedlagt, og Sønderborg Kommune overtog arbejdsopgaverne på de gamle amtsveje, som på daværende tidspunkt var udbudt til Arkil. Sønderborg Kommune fastholdt, at arbejdsopgaverne skulle genudbydes, og baggrunden for at udbyde opgaverne var ligeledes den samme - vejserviceopgaverne skulle så vidt muligt udføres bedst og billigst. Entreprisen omfatter følgende opgavetyper: Græsslåning Beplantning Afvanding Renhold Inventar og udstyr (bænke, borde, affaldsstativer mv.) Reparation af brolægning Tavler, kant- og baggrundsafmærkning Autoværn og hegn Særlige arbejder Materialer, materiel og arbejdsløn Entreprisen omfatter ikke: Udlægning af kantgrus efter asfaltarbejder Nedfræsning af tællerspoler Trafiktællinger Større renoveringsarbejder og nyanlæg ud over tilbudslistens mængder 20 Færdelsfrit areal omfatter vejkanten samt midter- og skillerabatter og dele- og midterheller. Vejkant er en fælles betegnelse for alle de vejelementer, der ligger uden for det yderste befæstede areal. Side 151

153 Tabel 16 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 67 Fakta om udbuddet Kommune: Sønderborg Kommune Kontraktperiode: 1. januar 2010 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse Samlet årlig kontraktværdi: ,23 kr. pr. år. Førstegangsudbud: Nej, hele serviceopgaven har været udbudt Vejlængde: ca. 102 km Kontroludbud anvendt: Nej, der er ikke afgivet kontrolbud sammen med tilsvarende serviceopgaver i Aabenraa i det gamle amt Udbudsform: Offentligt udbud med prækvalifikation Udbudsvinder: Arkil A/S PLI: 22,0 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Laveste pris 1. Pris (100%) 6.2 Opsummering af identificerede effekter Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 17. Tabel 68 Identificerede effekter Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK 2,54 3,10 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 3,76 3,76 Økonomi Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. Førsituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering -0,66-21% 0,00 0,40 0,47 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,04 0,40 0,42 Side 152

154 Tabel 68 Identificerede effekter Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. -0,61-20% Kvalitet Der er ikke identificeret kvalitetsforskelle i den udførte vejservice mellem de to seneste udbud. Kommunens administrative stab er uændret mellem de to udbud, som løb fra hhv og Arbejdstagers organisation 2012, og leverandørens medarbejderstab er ligeledes uændret. Der er dermed ikke identificeret organisatoriske effekter forbundet med nærværende genudbud. I de seneste to perioder med udbud oplyser Sønderborg Kommune, at samarbejdet med den private Udvikling og samarbejde leverandør er gået rigtig godt. Leverandør og kommune anvender et elektronisk system, som både benyttes til registrering af fejl og mangler og til at følge arbejdet i marken. Der er ikke identificeret øvrige innovative eller samarbejdsrelaterede effekter. I den nuværende kontrakt indgår ikke krav til leverandøren om socialt ansvar i form af ansættelse af Andet medarbejdere på særlige vilkår, som fx løntilskud eller flekstid. Det vil Sønderborg Kommune indarbejde i næste udbud. 6.3 Datagrundlag Tabel 18 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Sønderborg Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 69 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for udbuddet Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen Kvalitetsdata efter kontrakten i form af en subjektiv vurdering fra kommunen 6.4 Identificerede effekter Økonomi Ved at gennemføre udbuddet af vejserviceopgaverne har Sønderborg Kommune låst cirka 3,7 mio. kr. pr. år i 2009-priser til drift og vedligeholdelse af de færdselsfrie arealer i kommunen. Yderligere opnår Sønderborg Kommune en vis budgetsikkerhed, idet de får et overblik over økonomien forbundet med det omfattede areal. Ved at udbyde vejserviceopgaven vurderer Sønderborg Kommune, at de har reduceret, og for visse Side 153

155 opgavetyper fjernet, uforudsete omkostninger for faste arbejdsopgaver, da de nu er omfattet af udbuddet til en på forhånd aftalt pris. I forbindelse med genudbud af vejserviceopgaven i 2009 har Sønderborg Kommune oplevet en økonomisk meromkostning sammenlignet med det forrige udbud på cirka 0,61 mio. kr. pr. år, hvis der tages højde for indeksering. Sønderborg Kommune vurderer, at det kan skyldes, at opgaven i det seneste udbud er blevet splittet i to dele mellem Aabenraa Kommune og Sønderborg Kommune i forhold til, da opgaven lå i amtet, hvor opgaven gik på tværs af kommunerne. Derudover har Sønderborg Kommune afholdt omkostninger i forbindelse med udbudsprocessen i form af udgifter til ekstern rådgiver, som opgøres til ca kr., samt internt timeforbrug svarende til 350 timer. Sønderborg Kommune skønner, at der blev brugt tilsvarende omkostninger til ekstern rådgiver og internt timeforbrug i forbindelse med, at de overtog det forrige udbud fra amtet. Derudover har udbuddene medført en række følgeomkostningerne for kommunen, som tilsammen udgør ca kr. om året i 2011-priser. Følgeomkostninger er blandt andet omkostninger til tilsyn med og administration af udbuddet mv. Kvalitet Sønderborg Kommune har i det seneste udbud fra 2009 valgt at anvende samme kvalitetskrav som ved forrige udbud i 2005, som de overtog fra amtet. De har oplevet, at den udførte vejservice gennem de seneste to udbud har levet op til de i kontrakten præciserede krav, hvorfor de ikke har oplevet en ændring i kvaliteten. Sønderborg Kommune har ikke gennemført egentlige brugertilfredshedsundersøgelser på omfattede arealer. Derfor kan de ikke entydigt sige, om brugertilfredsheden har været stigende eller faldende over de seneste to udbud. På baggrund af antallet af indleverede klager fra borgerne vurderer de, at brugertilfredsheden har været uændret set over de seneste to udbud. De forklarer den stabile borgertilfredshed med, at man har fastholdt samme kvalitetskrav, samt at leverandøren leverer den efterspurgte kvalitet, som er specificeret i udbudsmaterialet. Der har været enkelte mindre tilfælde, hvor Arkil ikke har opfyldt sine forpligtelser, men der har blot været tale om mindre foreteelser, som ikke har medført en reduktion i leverandørbetalingen. Overtrædelserne blev rettet umiddelbart efter, at leverandøren blev gjort opmærksom herpå. Arbejdstagers organisation Første udbud af de omfattede vejserviceopgaver i Sønderborg Kommune ligger tilbage i slutningen af 1990erne, og da overdragelsen af opgaver er sket i forskellige tempi, er det svært at sige, hvor meget der er blevet ændret i arbejdsopgaverne for både den administrative og den udførende stab. Overordnet set er medarbejderstaben for det udførende personale blevet reduceret, hvilket skyldes naturlig tilbagetrækning, samt at den private leverandør har effektiviseret arbejdsprocesser, så der kræves en mindre udførende medarbejderstab. Arkil henter blandt andet sin effektivisering ved, at opgaver, som ligger uden for kerneopgaverne, bestilles hos et specialfirma. Det gælder for eksempel rengøring af toiletter. Mellem de seneste to udbud er der ikke sket nogen ændring i antallet af medarbejdere til løsning af vejserviceopgaverne omfattet af kontrakten. I udbudsmaterialet har Sønderborg Kommune anvendt krav om virksomhedsoverdragelse, hvilket har været tilfældet i alle udbuddene siden første gang, opgaven blev Side 154

156 udbudt i amtet. Ifølge Sønderborg Kommune og Arkil A/S benyttes der ca. 4 årsværk til løsning af vejserviceopgaverne, hvoraf ingen er ansat på særlige ansættelsesvilkår, som fx fleksjob eller ansættelse med løntilskud. Sønderborg Kommune regner dog med at indbygge sociale klausuler i udbudsmaterialet ved genudbud af vejserviceopgaverne. Sammenfattende ses der ikke nævneværdige organisatoriske effekter ved dette 4. generationsudbud. Udvikling og samarbejde Gennem de seneste to udbud ( og ) har Sønderborg Kommune haft et tæt samarbejde med Arkil A/S. Samarbejdet imellem Sønderborg Kommune og Arkil nævnes af begge parter som en af de primære årsager til den succesfulde kontrakt. Ifølge kommunen har samarbejdet medvirket til at styrke tilliden mellem parterne, og det har medført, at der i de seneste år er blevet brugt færre ressourcer på kontrol sammenlignet med de første år. Månedlige driftsmøder mellem Sønderborg Kommune og Arkil samt med deltagelse fra nabokommunerne Tønder Kommune og Aabenraa Kommune anvendes til løbende at planlægge arbejdet og optimere udførelsen af arbejdsopgaverne. Ligeledes bidrager den løbende dialog mellem Sønderborg Kommune og Arkil til at sikre en tilfredsstillende opgaveløsning. Fra Sønderborg Kommunes side har man set en ændring i måden, man tilrettelægger opgaveløsningen på, sammenlignet med da vejserviceopgaverne ikke var udbudt. Det skyldes blandt andet, at man i udbudsmaterialet har specificeret vejstrækninger, som Arkil ikke må køre på i myldretid, hvilket vurderes at have en positiv effekt på den givne vejstræknings trafiksikkerhed samt fremkommelighed. Derudover påpeger Sønderborg Kommune, at Arkil primært klipper græs om aftenen, da der i det tidsrum er færre forstyrrelser til at sænke arbejdshastigheden. Sønderborg Kommune vurderer, at det ikke vil være muligt at organisere arbejdsudførelsen på samme måde i kommunalt regi, da det vil være forbundet med for mange omkostninger. Derudover opnår Arkil effektivisering gennem udelukkende at udføre kerneopgaver, mens de køber udførelsen af specialopgaver som for eksempel renhold af toiletter hos andre entreprenører. Side 155

157 7. Case: Aabenraa Kommune Kommune Økonomi Kvalitet Bruttoeffekt Nettoeffekt Ydelsens standard Brugertilfredshed Aabenraa Forklaringsfaktorer Udbudsomkostninger fra førsituationen er ikke medtaget i analysen. Den reelle økonomiske besparelse er formentlig en anelse lavere end 6%. Den nye leverandør, som vandt udbuddet, har vejserviceopgaver i nabokommunerne, hvilket kan bidrage til stordriftsfordele og dermed en lavere pris. Brugertilfredsheden vurderes at være uændret baseret på antallet af borgerklager. Det skyldes formentlig de uændrede kravspecifikationer. Kommune Organisation Udvikling og samarbejde Medarbejderforhold Medarbejdertilfredshed Innovation Videndeling Aabenraa Ændret Forklarings- Medarbejdere blev Medarbejdertilfredsheden Der ses ikke et Samme mængde planlagte faktorer virksomhedsoverdraget er uændret, da der ikke væsentligt omfang driftsmøder og løbende dialog fra NCC A/S til Arkil A/S. sker væsentlige ændringer af innovation ifm. med genudbud i ansættelsesvilkår og genudbuddet. arbejdsopgaver ved Kommunen genudbud. Forud for opfordrer ikke til udbud var der dog innovation i usikkerhed omkring, hvilke kontrakten konsekvenser virksomhedsoverdragelse ville have. 7.1 Indledning Aabenraa Kommune udbød i 2009 kommunens vejserviceopgaver på ca. 285 km primært gamle amtsveje med overtagelse pr. 1. januar Vejserviceopgaverne blev udbudt i samarbejde med de to sønderjyske nabokommuner Tønder Kommune og Sønderborg Kommune, som ligeledes udbød vejserviceopgaverne på deres gamle amtsveje. Kommunerne udarbejdede således et fælles udbudsmateriale men med tildeling af tre separate kontrakter. Alle tre entrepriser blev vundet af Arkil A/S. Udbudskontrakten i Aabenraa Kommune består af en kombination af funktionskrav og udførelseskrav og omfatter vedligeholdelse af det færdselsfrie areal langs vejnettet i en periode på 3 år fra 1. januar 2010 til 31. december 2012 med option på 2 gange 1 års forlængelse af opgavevaretagelsen. Side 156

158 Vejserviceopgaverne omfattet af den nuværende kontrakt i Aabenraa Kommune har tidligere været udbudt. I de foregående udbud var det nuværende udbud splittet i to dele, mellem delområder i det amt. Den ene del af det nye udbud omfattede dele af Tønder Kommune, Haderslev Kommune og Aabenraa Kommune, og entreprisen var udbudt til NCC A/S. Den anden del af udbuddet lå i Sønderborg Kommune og Aabenraa Kommune og blev varetaget af Arkil A/S. Begge udbud kørte et år i amtsregi, inden udbuddene blev overdraget og splittet mellem de omfattede kommuner i forbindelse med kommunesammenlægningen i 2007, hvor amterne blev nedlagt. Det er derfor første gang, Aabenraa Kommune selv står for at udbyde opgaven. Efter amtskontrakternes udløb fastholdt Aabenraa Kommune, at vejserviceopgaverne skulle i udbud på baggrund af en målsætning om, at vejserviceopgaverne skulle udføres bedst og billigst. Entreprisen omfatter: Græsslåning, herunder rabatslåning. Slåning af parkområder ol. Beplantning, herunder solitærtræer, allétræer mm. Levende hegn Afvanding Renhold Vandarealer Stivedligehold Inventar og udstyr (bænke, borde, affaldsstativer mv.) Reparation af brolægning Skilte, bl.a.: Tavler, kant- og baggrundsafmærkning Autoværn og hegn Særlige arbejder, herunder mindesten Materialer, materiel og arbejdsløn Entreprisen omfatter ikke: Nedfræsning af tællerspoler Trafiktællinger Større renoveringsarbejder21 og nyanlæg ud over TBL s mængder Tabel 19 indeholder en række faktuelle informationer om udbuddet. Tabel 70 Fakta om udbuddet Kommune: Aabenraa Kommune Kontraktperiode: 1. januar 2010 til 31. december 2012 med option på 2 gange1 års forlængelse Samlet årlig kontraktværdi: 6,96 mio. kr. pr. år Vejlængde: ca. 285 km 21 Større renoveringsarbejder er defineret således: Ved sammenhængende arbejder mellem kr. anmodes om et tilbud fra driftsentreprenøren. Dersom dette tilbud forekommer for højt, anmodes om yderligere tilbud fra anden entreprenør. Ved sammenhængende arbejder over kr. udbydes i licitation, men driftsentreprenøren indbydes til at deltage i licitationen. Side 157

159 Tabel 70 Fakta om udbuddet Førstegangsudbud: Nej, hele serviceopgaven har tidligere Kontroludbud anvendt: Nej, der er ikke afgivet kontrolbud været udbudt i to entrepriser: 1. Tøn der og Haderslev 2. Søn derborg Udbudsform: Offentligt udbud med prækvalifikation Udbudsvinder: Arkil A/S PLI: 23,2 (2010) Baggrund for valg af udbudsvinder: Laveste pris 1. Pris (100%) 7.2 Opsummering Resultaterne fra effektanalysen af nærværende case er opsummeret i Tabel 20. Tabel 71 Oversigt over identificerede effekter Førsituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering Mio. DKK 6,23 7,85 Eftersituation: Årlig kontraktsum (første år) Korrektion for indeksering 6,96 7,36 Bruttobesparelse Bruttobesparelse, pct. 0,49 6% Økonomi Førsituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,00 0,02 0,02 Eftersituation: Udbudsomkostninger Følgeomkostninger Korrektion for indeksering 0,03 0,02 0,04 Nettobesparelse Nettobesparelse, pct. 0,47 6% Kvalitet Aabenraa Kommune er fuldt ud tilfreds med kvaliteten af den leverede vejservice, som lever fuldt ud op til de specificerede kvalitetskrav. Der er ikke identificeret kvalitetsforskelle i den udførte vejservice Side 158

160 Tabel 71 Oversigt over identificerede effekter mellem de to seneste udbud. Kommunens administrative stab er uændret mellem de to udbud, som løb fra hhv og I forbindelse med genudbuddet i kommunalt regi (2009) blev der virksomhedsoverdraget Arbejdstagers organisation medarbejdere fra NCC A/S til Arkil A/S fra det gamle udbud mellem Aabenraa, Tønder og Haderslev Kommuner. I det gamle udbud mellem Aabenraa og Sønderborg Kommuner blev der ikke virksomhedsoverdraget medarbejdere, idet Arkil A/S genvandt udbuddet. I de seneste to perioder med udbud oplyser Aabenraa Kommune, at samarbejdet med den private Udvikling og samarbejde leverandør er gået rigtig godt. Leverandør og kommune samarbejder via et elektronisk system, som både anvendes til registrering af fejl og mangler og til at følge arbejdet i marken. I den nuværende kontrakt indgår krav til leverandøren om socialt ansvar i form af ansættelse af Andet medarbejdere på særlige vilkår, som fx løntilskud eller flekstid. Det vil Aabenraa Kommune også indarbejde i næste udbud. 7.3 Datagrundlag Tabel 21 indeholder en oversigt over det datagrundlag, som analysen for Aabenraa Kommune bygger på. Et flueben indikerer, at materialet er blevet anvendt. Et kryds indikerer, at pågældende materiale ikke har været tilgængeligt. Tabel 72 Datagrundlag Udbudsmateriale Kommuneinterview Leverandørinterview Udgifter til drift og vedligeholdelse af det færdselsfrie areal omfattet af udbudskontrakten 3 år forud for udbuddet Årlig pris for at vedligeholde det vejnet, der er omfattet af kontrakten efter udbuddet Omkostninger afholdt i forbindelse med gennemførelse af udbuddet Kvalitetsdata forud for kontrakten Kvalitetsdata efter kontrakten X 7.4 Identificerede effekter Økonomi Aabenraa Kommune har låst 6,96 mio. kr. pr. år i 2009-priser som konsekvens af at have udbudt vejserviceopgaverne på ca. 285 km vej. Udbuddet af vejserviceopgaverne medfører, at Aabenraa Kommune kender budgettet til sikring af drift og vedligehold af det omfattede areal. Aabenraa Kommune vurderer, at udbuddet og dermed fastlåsning af budgettet har bidraget til at mindske, og for visse opgavetyper fjernet, Side 159

161 uforudsete omkostninger for faste arbejdsopgaver, da de nu er omfattet af udbuddet til en på forhånd aftalt pris. Genudbuddet af vejserviceopgaven i 2009 har medført en økonomisk besparelse på 0,47 mio. kr. pr. år for Aabenraa Kommune, hvis der korrigeres for indeksering. Det skal bemærkes, at der i analysen ikke er medtaget udbudsomkostninger fra førsituationen, og derved er den reelle økonomiske besparelse formentlig en anelse lavere. Det skyldes, at de gamle amter har afholdt udbudsomkostningerne i forbindelse med det forrige udbud. Side 160