Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Fredag, den 22. januar 2016 kl Fremmødte: Formand Niels Kiil (NK) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Turneringsansvarlig Jannik Wulff (JW) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Ny golfmanager Kjeld Rasmussen (KR) Afbud: Ingen Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 12. november 2015 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Årsafslutning 2015 samt medlemsstatus 2016 CL gennemgik udkast til årsrapport 2015 og oplyste bestyrelsen om de kommentarer, som er kommet fra den eksterne revisor. Årets resultat er et underskud på kr Som følge af CL s jobskifte med udgangen af januar 2016, har CL brugt ekstra tid i januar på at få gjort årsrapporten færdig, hvilket er lykkedes i samarbejde med revisor. Revisionsprotokollat, regnskabserklæring og ajourføringsprotokollat fra revisor blev gennemgået, hvorefter årsrapporten blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. CL kommenterede likviditetsoversigten, rentefastsættelsen på klubben kreditforeningslån samt oversigt over leasingforpligtelser, som alle blev taget til efterretning af bestyrelsen. CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Medlemstallet er faldet marginalt i forhold til samme tidspunkt sidste år. Medlemsstatus viste en total nedgang af antallet af medlemmer på 19 i forhold til samme tid sidste år. Heraf er de 13 dog passive, så den reelle nedgang er på 6 medlemmer i forhold til samme tid sidste år. Medlemsudviklingen er på nuværende tidspunkt lidt bedre end forventet i forhold til budgettet, men når kontingentopkrævningerne sendes ud, kommer der typisk nogle flere ændringer. Bestyrelsen tog medlemsstatus som fremlagt til efterretning : Orientering fra FU, ledelsesteam og områdeansvarlige - afrunding af 2015 samt drift 2016 FU Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 NK og CL har haft møde med formand og manager i Tange Sø Golfklub med henblik på udvidelse af klubbernes eksisterende samarbejde. FU har i december 2015 haft travlt med ansættelsessamtaler og ansættelse af Kjeld Rasmussen som ny golfmanager. Der var kommet i alt 32 ansøgninger, hvoraf 7 blev indkaldt til samtale. Det har været meget positivt med det store ansøgerfelt, og FU og bestyrelsen mener, at man har fundet den helt rigtige mand i Kjeld Rasmussen. NK har kontakt til kommunen med hensyn til klubbens brugsaftale, og forventer afklaring i starten af Golfmanger (CL) CL informerede om følgende: Klubben er blevet re-certificeret for en treårig periode under GEO Klubben har modtaget et påbud vedr. ny flugtvejsplan i forbindelse med brandeftersyn. Der var tale om manglende symbolforklaringer på flugtvejsplanen, som nu er udbedret Tilskudsmidler til energiforbedringer, hhv. pillefyr og solcelleanlæg er frigivet 6/1-16. Klubben har fået afslag fra Kulturstyrelsen på ansøgning om midler fra folkeoplysningspuljen skolesamarbejde (86 ansøgere på 10 mio. 2 mio. til rådighed) Der er indgået aftale med leverandør af solcelleanlæg. Der var udsendt udbudsmateriale til 6 leverandører. Der kom 3 tilbud. Klubben har haft en ekstern rådgiver fra Rambøll A/S til at kigge tilbuddene igennem. Rådgiveren har anbefalet, at der laves aftale med VI-KA Teknik. Der indsendes ansøgning om tilskud til forbedringstiltag i klubhuse. XL Golf har fået tilgang af Tange Sø Golfklub i På nuværende tidspunkt er der mere end dobbelt så mange tilmeldte til ordningen blandt klubbens medlemmer. CL har sendt ansøgning om miljøpris 2016 til DGU. Cheftræner (NEH) NEH informerede om følgende: Personalesammensætningen i shoppen og på trænersiden er uændret i 2016, med Niels Erik, Lars og Susanne Der er startet op på vintertræning i Tjelecentret i Ørum. Udendørs træning startes op igen den 5. marts. 1. division for herrer er kommet i en skrap pulje i 2016, og målsætningen er derfor at blive i divisionen. For herrernes hold i 4. division er målsætningen oprykning, mens det for de sidste hold er målsætningen at blive i rækkerne. Der er en del udskiftning i elite- og talentudvalget, som dermed får nye medlemmer i 2016 Der er også en del udskiftning i ungdomsudvalget, som dermed også får nye medlemmer. Der er fokus på mandagsturneringen, som i 2015 har haft nogle udfordringer som følge af den nye skolereform Der afholdes åbent hus den 19. marts og 10. april. Derudover er klubben med på Golfens Dag den 17. april Der afholdes muligvis et mesterskab på Pay & Play banen for ikke-golfere i 2016 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 Chefgreenkeeper (PK) PK informerede om følgende: Indberetningen af sprøjtemiddelforbrug i 2015 til Miljøstyrelsen viser kun grønne tal. Det har været en væsentlig nedgang i forbruget i forhold til året før. Det er primært forsøget med bekæmpelse af gåsebiller, som har sparet på klubbens forbrug af Merit Turf, som har en stor miljøbelastning. Forsøget med bekæmpelse af gåsebiller gentages i 2016 Der fortsættes med at blive tromlet på greens i Det har vist sig at have en stor effekt i 2015, og ny forskning viser, at det kan have en positiv effekt med endnu mere tromling Klubbens vandpumper og brønd skal have eftersyn, og det overvejes at lave en serviceaftale på pumperne med fast årlig eftersyn Baneansvarlig SB informerede om følgende: Klubben har fået en fast plads i brugerrådet i Viborg Naturpark. Der har været afholdt informationsmøde i december, hvor der blev valgt en ny formand for brugerrådet. Der har været en stor interesse i Naturparken, og man har valgt at udvide rådet med to ekstra pladser, hvoraf den ene altså er øremærket Viborg Golfklub. Kommunen har møde med friluftsrådet for at få afklaring omkring opfyldelse af kriterierne, for at være berettiget til midler fra den nationale pulje. Sportsansvarlig KJ informerede om følgende: Der er tilmeldt et ekstra hold i kvalifikationsrækken for herrer. Tidligere måtte klubber maks. have 3 hold i herrerækkerne. Det er udvidet til 4. Det ekstra hold er tilmeldt for at give et tilbud til spillere udenfor elitens bruttotrup om at komme ud og spille turneringsgolf. Der er tilmeldt 8 hold til Regionsgolf Danmark. Det er fortsat stor tilslutning, men der er desværre for få damer tilmeldt. KJ mener dog, at alle 8 hold kan blive fuldt besat med både damer og herrer. Turneringsansvarlig JW informerede om følgende: Der blev afholdt møde i turneringsudvalget den 8. december. Referatet fra mødet ligger på hjemmesiden. Turneringskalenderen er på plads med datoer, sponsorer og turneringsledere. Der mangler kun en enkelt sponsor at få på plads. Turneringskalenderen vil blive offentliggjort på hjemmesiden. Turneringsbetingelserne for klubmesterskaberne vil blive taget op til revidering i løbet af foråret : Masterplan for udvikling af Viborg Golfklub, herunder langtidsbudget Masterplanen for udviklingen af Viborg Golfklub blev gennemgået. Projektet omkring renovering/tilbygning til varegården er sat i værk. Projektet omkring ankomstområde og mødelokale på 1. sal i klubhuset indgår i ansøgning om forbedringstiltag i klubhuse, som Viborg Kommune har sat midler af til. Samtidig bliver der i øjeblikket undersøgt muligheder for at søge forskellige fonde om midler. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Langtidsbudgettet blev gennemgået. Over de seneste 7 år har klubben tilpasset driften efter de kommunale nedskæringer, øget ejendomsskat, færre medlemmer og færre sponsorer. Alt i alt har vi fået reduceret indtægterne med ca kr. Det er lykkedes at reducere udgifterne tilsvarende. Suppleret med investeringer i driftsbesparende tiltag på varme og el, som kommer til at slå igennem efter ganske få år, samt sidste afdrag på klubbens banklån i 2016, ses fortrøstningsfuldt på økonomien de kommende år : Begynderforløb/banetilladelse 2016 På baggrund af begynderworkshop den 9. december 2015, hvor 25 medlemmer var mødt op for at give deres input til fremtidens begynderforløb, diskuterede bestyrelsen begynderforløbet i Viborg Golfklub samt regler for opnåelse af banetilladelse. Det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, som skal arbejde videre med sagen i starten af februar, når KR er tiltrådt som golfmanager. Arbejdsgruppen består af KJ, KR, NEH samt klubsekretær Søren Petersen og medlem Ib Møller Pedersen : Golfspilleren i Centrum Bestyrelses- og managerrapport for Golfspilleren i Centrum for 2015 blev gennemgået : Strategiplan for Viborg Golfklub Strategi- og Visionsplanen blev gennemgået. NK og KR fortsætter arbejdet med planen til bestyrelsens videre behandling på kommende bestyrelsesmøde : DM i kort trailløb - september 2016 Viborg Atletik og Motion har henvendt sig til klubben for at høre om DM i kort trailløb (ca. 25 km.), som Viborg AM er blevet værter for, kan have løberuten til at gå igennem Viborg Golfklubs område. Løbet finder sted lørdag d. 10. september CL har haft møde med en repræsentant fra Viborg AM, og drøftet forskellige løberuter. Følgende rute foreslås. Ad Kjeldvej løbes på stien bag om green på hul 8 og op ved teestedet på hul 9. Så løbes op af hul 9 og videre ad hul 1. For enden af hul 1 løbes over på træningsområdet mod hul 26. For enden af træningsområdet krydses til venstre langs skoven ud mod hul 25 og gravhøjen (hvor der ofte rider heste). På den måde skal der ikke krydses nogle golfhuller, og løberne skal kun i kontakt med huller på gul sløjfe. Hvis man så vælger at lade gul sløjfe være ugens 9-huls bane den pågældende dag, så kræver det kun lukning frem til ca. kl. 13, før alle løbere er igennem, og sløjfen kan åbnes. Ugens 18-huls bane (rød/blå) vil kunne spilles som normalt. Bestyrelsen var enig i at bakke op om projektet, og accepterede den foreslåede rute samt at lukke ugens 9-huls bane den pågældende dag : Opdatering af Ordens- og Etiketteregler Ordens- og Etikettereglerne blev gennemgået af bestyrelsen, hvorefter de blev godkendt uden ændringer : Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder 1. halvår 2016 Bestyrelsen fastlagde følgende mødedatoer for første halvår 2016: Tirsdag d. 23. februar kl (uge 6) Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 Onsdag d. 9. marts kl (forud for generalforsamlingen) (uge 10) Torsdag d. 7. april kl (uge 14) Torsdag d. 12. maj kl (uge 19) Tirsdag d. 21. juni kl (uge 25) BestMan Golf/spisning Fredag d. 17. juni kl (uge 24) : Planlægning af generalforsamling 2016 Afvikling af Generalforsamling 2016 blev gennemgået, herunder udkast til vedtægtsændringer, som udelukkende omfatter formuleringsændring af baneudvalg til bane- og miljøudvalg. Bestyrelsen arbejder videre med planlæggelse af generalforsamlingen, med henblik på endelig godkendelse af dagsorden mm. på bestyrelsesmødet d. 23. februar, med efterfølgende indkaldelse til generalforsamlingen : Eventuelt Der var ingen punkter under eventuelt Mødet sluttede kl Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub