Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag den 21. november 2013 kl.16:00 Fremmødte: Formand Næstformand Baneansvarlig Sportsansvarlig Golfmanager Chefgreenkeeper Honorær sekretær Uffe Steffensen (US) Marianne D. Jensen (MDJ) Egon Christensen (EC) Kai Jørgensen (KJ) Casper Lindenmayer (CL) Per Knudsen (PK) Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Turneringsansvarlig Niels Kiil (NK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Referat: Før mødet var der en fremvisning af betalingsløsning af CompuPartner v/henrik Veile i Inforummet. Bestyrelsen fortsatte diskussionen under punkt : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 22. oktober blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen Betalingsløsning til greenfee Fremvisningen af CompuPartner løsningen som fremvist tidligere blev diskuteret og bestyrelsen besluttede følgende: At anskaffe en stander til Greenfee gæster og andre som skal betale for at spille, samt at beholde den eksisterende touchskærm til egne medlemmer som kun skal bekræfte deres reservation og udskrive scorekort Løsningen fra CompuPartner foretrækkes på grund af pris og integration med GolfBox. En leasing løsning foretrækkes med indførelse senest ved sæsonstart Fremtidig varmeløsning i klubhus En undersøgelse af økonomien omkring det 23 år gamle oliefyr har været foretaget med assistance af en energirådgiver. Der er allerede opnået en væsentlig varmebesparelse efter udskiftning af vinduerne i Cafeen. CL ser en mulig besparelse ved at skifte det gamle oliefyr ud, uanset om det er til olie eller gas, og vil gerne undersøge nærmere. Det vil kræve en investering på minimum kr , men tilbagebetalingstiden er beregnet til at være forholdsvis kort, afhængig af den øvrige besparelse opnået ved de nye vinduer. CL bemyndiges til at arbejde videre med mulighederne om udskiftning af oliefyret. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 Regnskab og budget 2013 CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget pr. 31. oktober. Saldobalancen som fremlagt kræver ingen revision af budget Der forventes således fortsat et overskud på kr Der bliver med det forventede regnskab en likviditetsforbedring på kr Bestyrelsen havde ingen yderligere bemærkninger Budget 2014 Budgetforslag for 2014, udarbejdet af FU på baggrund af kendte nødvendige behov og retningslinjer, blev forelagt bestyrelsen. Alle indtægts- og udgiftskonti blev gennemgået. Der budgetteres blandt andet med følgende, i forhold til 2013: Øgede indtægt fra forpagtningsafgift for Cafeen ca kr. Øgede udgifter til lønninger og pension ca kr. Øgede udgifter til leasing af maskiner ca kr. Reducerede omkostninger til vedligeholdelse og drift af maskiner som følge af nyanskaffelser ca kr. Reducerede omkostninger til opsamling af bolde på driving range ca kr. Reducerede omkostninger til varme i Cafeen som følge af nye vinduer ca kr. Investering i anskaffelse af betalingsautomat samt infoskærm ca kr. Desuden diskuterede bestyrelsen om der skal investeres i nye gardiner til Cafeen. Beslutning herom blev udskudt til kommende bestyrelsesmøde. Kontingenter 2014 Kontingentet blev diskuteret og følgende blev fastlagt: Medlemskategori Senior (født i 1988 eller før) Yngling (født i ) Junior (født i 1996 eller senere) Fleks - Hverdag (skal være fyldt 60 år i 2013) Fleks - Basis Long Distance Pay & Play Senior Pay & Play Yngling Prøvemedlem Senior Prøvemedlem Yngling Prøvemedlem Junior Kontingentsats kr kr kr kr kr. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 Passiv 550 kr. Leje af lockerrum Prisen for leje af lockerrum er uændret 500 kr. for et almindeligt lockerrum og kr. for en elplads. Total budget 2014 Med udgangspunkt i ovenstående, vedtog bestyrelsen det endelige budget for Der budgetteres med et samlet overskud på kr. Budgettet er med udgangspunkt i det nuværende renteniveau. Bestyrelsen konstaterer samtidig, at klubben fortsat er sårbar over for en eventuel rentestigning på kreditforeningslånet, som pt. er meget lav. Derfor ønskes et styrket driftsresultatet. Ud over det budgetterede overskud, forventes en forbedring af likviditeten på yderligere knap kr Model for kontingentopkrævning, banetilladelser mm. i 2014 Kontingentet opkræves til betaling 1. februar De medlemmer som måtte ønske det, kan få kontingentet delt op i to lige store rater med betaling hhv. 1. februar og 1. april, under forudsætning af, at medlemmet er tilmeldt PBS. Medlemmer som ikke er tilmeldt PBS pålægges et gebyr på 25 kr. Leje af lockerrum opkræves til betaling i forbindelse med opkrævning af kontingent. Hvis et medlem ønsker at få opkrævet kontingentet i to rater, opkræves det fulde beløb for lejen af lockerrum i forbindelse med første opkrævning af kontingent. Prøvemedlemmer som får banetilladelse i løbet af sæsonen samt nye medlemmer som har banetilladelse fra anden klub, skal betale fuldt kontingent i årets første tre måneder og herefter forholdsmæssig kontingent efter hvor mange dage der er tilbage af året ved indmeldelse eller opnåelse af banetilladelse efter følgende formel: (Kontingent / 275) x antal dage tilbage af året). Dog betales maksimalt prisen for et normalt kontingent. Indskud ændres til et indmeldelsesgebyr på kr. Indmeldelsesgebyret skal betales af alle nye medlemmer som bliver meldt ind i kategorierne Senior, Fleks-Hverdag, Fleks-Basis og Long Distance. Tidligere medlemmer, som har været udmeldt i en kortere eller længere periode, skal betale indmeldelsesgebyr ved genindmeldelse. Prøvemedlemmer skal betale indmeldelsesgebyr ved opnåelse af banetilladelse. Passive medlemmer som bliver aktive igen, skal ikke betale indmeldelsesgebyr. Medlemmer som ændrer kategori fra yngling til senior på grund af alder, skal ikke betale indmeldelsesgebyr. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Medlemsstatus Medlemsstatus pr viser et samlet antal på medlemmer. Bestyrelsen tog den fremlagte medlemsstatus til efterretning Meddelelser fra FU, Golfmanager, Chefgreenkeeper og Cheftræner FU: US og MJ orienterede omkring møder med golftræner og cafeforpagter Golfmanager: Oplæg til møde omkring Erhvervsklub udsendes og lægges på hjemmesiden Klubben har haft brandeftersyn, og her var intet at bemærke. I den forbindelse har CL diskuteret krav med brandinspektøren vedr. udnyttelse af loftsrum over Cafeen. Orienterede om Golfhäftet og Teetime kortet og det blev besluttet at fortsætte med disse. Præsenterede et tilbud fra Spar Nord Bank. Sammen med PK og en medarbejderrepræsentant været på 3 dages arbejdsmiljøuddannelse afsluttet med diplom. Chefgreenkeeper: Banen er under klargøring til vintersæsonen. Vand og toiletter er lukket. MU samtaler er i gang med greenkeeperstaben. Orienterede omkring pasning af greens og fairways. Greens på KPF Combibane bliver topdresset for at forebygge mod udvikling af svampeangreb. Greens vil ikke blive fejet efter de er blevet topdresset. Cheftræner: Ingen information idet NEH havde meldt afbud Meddelelser fra områdeansvarlige Sportsansvarlig: Evaluerer 2013 sammen med Cheftræner og formand for Ungdomsudvalget. Arbejder videre med at lægge Talentgruppen ind under Eliten. Turneringsansvarlig: Ingen information idet NK havde meldt afbud. Baneansvarlig: Orienterede om de nye tiltag ved græsparkeringspladsen. Den afkørte jord lægges på hul 25 ved gravhøj for at markere afgrænsningen af fairway og rough. Greenkeepergården nærmer sig 5 år og PK og EC vil gennemgå den med henblik på garantierne som, hvis der ikke er bemærkninger, vil blive frigivet Planlægning af heldagsmøde i januar 2014 Forslag til dagsorden for heldagsmøde den 24. januar 2014 blev gennemgået. US havde enkelte forslag til punkter som blev inkluderet. CL arbejder videre med dagsordenen. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 Planlægning af generalforsamling 2014 Bestyrelsen noterede sig forslag til dagsorden og afventer tilsagn fra medlemmer på valg. CL afklarer dette Eventuelt Ingen emner blev diskuteret under dette punkt. Mødet sluttede kl. 21:50 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub