Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag den 27. oktober 2011 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Afbud: Cheftræner - Niels Erik Hansen (NEH) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 22. september blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Økonomiredegørelse og budget CL fremlagde det reviderede budget for indeværende år. I forhold til bestyrelsesmødet den 1. september, er der følgende kommentarer til forventningerne til årets resultat: Forventninger til greenfee nedjusteres til kr Foreningsudgifter opjusteres med kr til medlemsundersøgelse Afskrivninger klubhus nedjusteres med kr som følge af lavere afdrag til Nykredit Renteudgifter til Nykredit opjusteres med kr som følge af højere rente ved rentetilpasning Forventet resultat efter ovenstående korrektioner er et underskud for året på kr Der forventes ikke yderligere justeringer resten af året. Budget 2012 Bestyrelsen diskuterede budget for 2012, og drøftede mulige besparelser og fastsættelse af kontingent, leje af lockerrum, greenfee mm. Bestyrelsen enedes om fastsættelse af kontingent for 2012 og om diverse besparelser på budgettet. Endvidere lagde bestyrelsen rammer for lønforhandlinger. Et medlem havde spurgt til indførelse af familierabat på kontingent. Dette afviste bestyrelsen. Bestyrelsen vil gennemgå den økonomiske situation samt præsentere de fastsatte kontingentsatser mm. på medlemsmødet den 15. november : Orientering om Kulturudvalgets beslutninger vedr. VG US orienterede om, at Kulturudvalget på sit møde den 6. oktober 2011 besluttede at fjerne pasningstilskuddet, som VG har modtaget siden klubben blev stiftet. Tilskuddet Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 udgør ca kr. årligt og nedtrappes over tre år. Endvidere fik klubben ret til at disponere over yderligere 2,8 ha jord til udvidelse af par 3 banen. Endelig besluttede Kulturudvalget at opsige brugskontrakten med VG med virkning fra FU bemyndigedes til at undersøge sagen nærmere : Medlemsstatus CL orienterede om medlemsstatus ultimo oktober. Der har i løbet af sommeren og tidlige efterår praktisk talt ikke været nogen nye indmeldelser. Pt. ligger antallet af seniormedlemmer 21 medlemmer lavere end samme tidspunkt i Dog er antallet af hverdagsmedlemmer 14 højere, og korrigerer vi for de passive medlemmer, og der fortsat 39 flere medlemmer end på samme tidspunkt sidste år. Nedenstående diagram viser indmeldelser fordelt på måneder i hhv og Diagrammet illustrerer hvorledes tilgangen af nye medlemmer er stoppet fra og med juli måned i forhold til Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning : Meddelelser fra FU, Chefgreenkeeper og Golfmanager FU FU kunne meddele at: FU har afholdt møde tirsdag den 18. oktober. Punkter på dagsordenen var medlemsundersøgelse og budget I forbindelse med medlemsundersøgelsen, var udviklingskonsulent KimUldahl fra DGU med på mødet. Det er Kim som kommer til at står for hele processen, og han orienterede omkring opstarten af medlemsundersøgelsen. Kim sørger for at fremsende første udkast til bestyrelsen hurtigst muligt. Første udkast vil i høj grad være bygget op på baggrund af erfaringer fra andre klubbers undersøgelser. Herefter er der rig mulighed for at komme med tilføjelser, korrektur m.m. inden undersøgelsen er klar til udsendelse til medlemmerne. Nærmere info følger under punkt Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 US informerede om regionalmøde med DGU som US og EC har deltaget i. Her kunne DGU blandt andet informere om, at der på landsplan nu er flere medlemmer i forhold til Desuden informerede DGU om følgende: o Nedgang i greenfee på landsplan o Nye golfregler fra 2012 o Halvdelen af landets klubber er med i greenfeeordninger som GolfHäftet og Teetime kortet o DGU anbefaler at rabat på greenfee kun bør gælde fuldtidsmedlemmer o Sag i EU mod 6 medlemslande, som omhandler at idrætsforeninger skal være momspligtige Der har været afholdt møder med forpagter af shoppen og Caféen ang. forpagtningsaftaler for den kommende sæson. Begge havde lyst til at forlænge aftalerne, og det var også bestyrelsens holdning Chefgreenkeeper PK kunne meddele at: Der spilles nu udelukkende til Combibane indtil foråret. Der spilles fortsat til sommergreens når vejret tillader dette Banepersonalet er i gang med efterårsarbejdet, som blandt andet omfatter udtynding i træer Golfmanager CL kunne meddele at: Der har været endnu en rentestigning på klubbens kassekredit og lån i Sydbank. Denne gang med 0,5%, hvilket bringer den samlede rentestigning i 2011 op på 1,25%. Bestyrelsen tog dette til efterretning Teetime har lanceret et rabatkort i stil med GolfHäftet. Indehavere af kortet kan spille én gang greenfee til halv pris på de baner som har tilsluttet sig ordningen. Bestyrelsen besluttede at VG også skal tilslutte sig ordningen, men at der i fremtiden skal arbejdet for at lave en ordning klubberne imellem, som sikrer at indtægten ved salg af disse kort tilfalder klubberne direkte, og ikke en ekstern partner. CL kunne informere om, at der i øjeblikket arbejdes på sagen i Golfens Administrative forening med henblik på et færdigt produkt til sæsonstart 2013 Bestyrelsen besluttede at det fortsat kun er fuldgyldige medlemmer som kan gøre brug af GolfHäftet og Teetime kortet i VG : Meddelelser fra områdeansvarlige Baneansvarlig EC kunne meddele at: Der har været afholdt møde i baneudvalget. Referatet fra mødet ligger på klubbens hjemmeside Sportsansvarlig PB kunne meddele at: Der har været afholdt møde i ungdomsudvalget. På mødet blev det besluttet at mandagsturneringerne på ugens 18 huls bane fremover skal være tællende turneringer, såfremt dette kan godkendes i klubbens handicap- og turneringsudvalg Ungdomsudvalget melder i øvrigt om en tilfredsstillende sæson, med mange flotte resultater Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Turneringsansvarlig PS kunne meddele at: VG er blevet tildelt værtskabet for første afdeling af Royal Challenge i Turneringsudvalget vil blive indkaldt til møde i løbet af efteråret/vinteren Turneringskalenderen for 2012 er så småt ved at tage form : Medlemsmøde Indholdet til medlemsmødet blev gennemgået. US sørger for at lave udkast til dagsorden, som CL efterfølgende sender ud til medlemmerne via mail Medlemsmødet afholdes tirsdag den 15. november kl i Golf Caféen : Medlemsundersøgelse Bestyrelsen gennemgik tidsforløbet med medlemsundersøgelsen, som kommer til at se ud som nedenstående, dog med forbehold for ændringer: Indtil 15. november - Spørgeskemaet til undersøgelsen færdiggøres 15. november - Information på medlemsmøde v. Kim fra DGU ca. 17. november - Udsendelse af undersøgelse til medlemmerne ca. 11. december - Deadline for besvarelser ultimo december/primo januar - analyse af undersøgelse hos DGU Heldagsmøde i januar - gennemgang af resultat af medlemsundersøgelse Februar Præsentation af resultat på medlemsmøde v. Kim fra DGU Medlemsundersøgelsen foretages af DGU, og alle besvarelser af undersøgelsen går direkte og anonymt til DGU, som efterfølgende præsenterer resultatet for bestyrelsen og klubbens medlemmer : Breakbox Breakbox er et koncept, hvor nye golfspillere på én enkelt dag let og uforpligtende kan stifte bekendtskab med golfspillets herligheder. Det er en mulighed for potentielle medlemmer, at få en smagsprøve på det sus, det giver i maven, når golfbolden kommer op at flyve. De kan komme ud og opleve den hyggelige atmosfære i golfklubben, og prøve golfspillet i smukke omgivelser. Det er en dag, hvor folk kan teste, om golf kunne være deres fremtidige sport, og samtidig få en inspirerende og anderledes oplevelse med venner, familie eller kollegaer. Breakbox produktet forhandles og markedsføres gennem Dansk Supermarked via kæderne Bilka, Føtex og AZ, og består af: 1 lektion i en gruppe med klubbens træner Lån af udstyr Frokost i restauranten Spil på klubbens lille golfbane Fri afbenyttelse af træningsfaciliteterne Bestyrelsen besluttede at tilmelde sig konceptet. CL sørger for at afklare nogle sidste tvivlsspørgsmål hos DGU, samt orienterer og aftaler nærmere med Niels Erik og Tage, inden endelig tilmelding. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 11-083: Eventuelt Bestyrelsesmødet torsdag den 24. november flyttes til onsdag den 23. november EC foreslog at klubben skal forsøge med et tilbud via Sweetdeal. Bestyrelsen besluttede at lade CL undersøge nærmere Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub