Standardvedtægter for museer der er godkendt som tilskudsberettigede i henhold til museumsloven

Transkript

1 Standardvedtægter for museer der er godkendt som tilskudsberettigede i henhold til museumsloven baseret på: Lov nr. 473 af 7. juni 2001, museumsloven med senere ændringer Bekendtgørelse nr. 952 af 27. november 2002 om museer Bekendtgørelse nr. 953 af 27. november 2002 om regnskab og revision af statsanerkendte museer Senest revideret 25. januar 2006

2 Indhold Side 1. Navn og ejerforhold, art og status 3 2. Formål og ansvarsområde 4 3. Samarbejde med andre museer og offentlige myndigheder 6 4. Museets bestyrelse, sammensætning og valgmåde samt eventuel museumsforenings generalforsamling 7 5. Ledelse og øvrige personale 9 6. Adresse Budget og arbejdsplan Regnskab og beretning m.v Udskillelse, kassation, sikring m.v Åbningstider og adgangsvilkår Vedtægtsgodkendelse og tilsyn Ophør 16 Dette er en vejledning til brug for udarbejdelse af vedtægter for et statsanerkendt museum. Afsnit markeret med stjerne (*) angiver, at en bestemmelse med dette indhold bør optages i museets vedtægter. Øvrige afsnit er af forklarende karakter. I vejledningen anvendes skrifttypen fed ved konkrete formuleringsforslag til de enkelte bestemmelser. 2

3 1. Navn og ejerforhold, art og status Bestemmelsen skal, ud over museets navn, angive, om museet er selvejende, foreningsejet eller kommunalt. Et foreningsejet museums overgang til selveje indebærer ud over en ændring af dets formelle status ikke i sig selv nogen ændring af museets driftsform og ledelsesforhold. Uanset ejerforholdet forestås museets drift af en bestyrelse, hvis sammensætning m.v. omtales nedenfor under punkt 4. Ved såvel selveje som foreningseje kan bestyrelsen (bortset fra kommunal repræsentation) i sin helhed udgå af en støtteforening, hvis (eneste) formål er museets drift. Museet og foreningen skal normalt have hver deres vedtægter. Bestemmelsen kan eksempelvis have en af følgende formuleringer: * (Selvejende:) X-købing Museum er en selvejende institution. (Hvem der i dette tilfælde "står bag" museet, skal fremgå af vedtægternes angivelse om sammensætningen af museets bestyrelse) (Foreningsejet:) X-købing Museum ejes og drives af Museumsforeningen for X-købing og Omegn (Kommunalt:) X-købing ejes og drives af X-købing Kommune. Derudover angives museets status som godkendt som tilskudsberettiget i henhold til museumsloven (statsanerkendt) og museets art: * X-købing Museum er et statsanerkendt kunstmuseum X-købing Museum er et statsanerkendt naturhistorisk museum X-købing Museum er et statsanerkendt kulturhistorisk museum. Det vil ofte være naturligt at sammenskrive 1.1. og 1.2. til en enkelt bestemmelse, eventuelt i sammenhæng med følgende afsnit om Museets formål og ansvarsområde. 3

4 2. Formål og ansvarsområde En overordnet angivelse af museets formål kan i overensstemmelse med museumslovens formålsbestemmelse formuleres således: * 2.1. Museet skal gennem indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling inden for sit ansvarsområde virke for sikringen af Danmarks kulturarv og belyse (det relevante afsnit vælges): (Kulturhistoriske museer:) forandring, variation og kontinuitet i menneskers livsvilkår fra de ældste tider til nu. (Kunstmuseer:) billedkunstens historie og aktuelle udtryk samt dens æstetiske og erkendelsesmæssige dimensioner. (Naturhistoriske museer:) naturen, dens udvikling, nutidige miljø og samspillet med mennesket. Museet skal gøre samlingerne tilgængelige for offentligheden og stille dem til rådighed for forskningen samt udbrede kendskabet til resultatet af såvel museets egen forskning som anden forskning baseret på museets samlinger. En sådan overordnet og generelt formuleret formålsbeskrivelse skal uddybes ved en konkretisering af ansvarsområdet eller denne konkretisering kan eventuelt indarbejdes i 2.1. *2.2. Bestemmelsen skal angive museets ansvarsområde: Det ansvar, som museet i overensstemmelse med museumslovens forudsætninger for det statslige tilskud skal påtage sig for en nærmere beskrevet del af Danmarks kulturarv. Ansvarsområdet skal være afgrænset emnemæssigt, tidsmæssigt og så vidt muligt geografisk. Den geografiske afgrænsning skal følge landets kommunale inddeling. I forbindelse med kommunalreformens ikrafttræden den 1. januar 2007 vil der efter nærmere aftale med Kulturarvsstyrelsen i særlige tilfælde kunne dispenseres herfra. Museet skal fastlægge og afgrænse sit ansvarsområde i samråd med de øvrige museer inden for området. Det ikke lokalt afgrænsede museumsarbejde skal koordineres med beslægtede museer såvel regionalt som nationalt. Det skal i den forbindelse understreges, at koordineringen af ansvarsområder er en forudsætning for, at Kulturarvsstyrelsen kan godkende et museums ansvarsområde. Ansvarsområdet skal i museets vedtægter beskrives på en sådan måde, at det opfattes informativt af såvel offentligheden og tilskudsmyndigheder som andre museer og samarbejdsparter. Det vil sige, at museets særkende og profil skal fremgå af vedtægterne. Det er med udgangspunkt i det vedtægtsbestemte ansvarsområde, at museet efterfølgende udarbejder sine arbejdsplaner. For museer, hvis ansvarsområde ikke er lokalt afgrænset, tilføjes i vedtægterne: Museets virksomhed i andre museers geografiske ansvarsområde skal ske i forståelse med disse. Til ansvarsområde-angivelsen tilføjes: 4

5 *2.3. Indsamling, registrering, forskning og formidling skal finde sted inden for den geografiske, tids- og emnemæssige afgrænsning af museets godkendte ansvarsområde Genstande, der savner naturlig tilknytning til museets ansvarsområde, bør ikke indlemmes i samlingerne, men søges henvist til et relevant museum. 5

6 3. Samarbejde med andre museer og offentlige myndigheder * 3.1. Museet er en del af Danmarks samlede offentlige museumsvæsen med deraf følgende forpligtelse til samarbejde og gensidig bistand. * 3.2. Museet samarbejder med andre museer inden for fælles arbejdsområder. Bestemmelsen 3.3. udelades, hvis den er uden sammenhæng med museets ansvarsområde: * 3.3. Museet samarbejder inden for sit ansvarsområde med de myndigheder, der varetager fredning og fysisk planlægning. * 3.4. Museet indberetter løbende sin indsamling (nytilvækst) til det kulturhistoriske centralregister og til det centrale register over kunstværker. * 3.5. Museet skal følge fælles nationale og internationale standarder og normer for museumsvirksomhed efter nærmere retningslinjer fra Kulturarvsstyrelsen. 6

7 4. Museets bestyrelse, sammensætning og valgmåde samt eventuel museumsforenings generalforsamling * 4.1. Bestyrelsens sammensætning og valgmåde skal fremgå af museets vedtægter. Indholdet af disse bestemmelser vil afhænge af museets tilhørsforhold. Er museet kommunalt, vil bestyrelsen normalt være kommunens kulturudvalg, men den kan også være valgt af kommunalbestyrelsen/kulturudvalget. Er museet foreningsejet, vil bestyrelsen normalt være identisk med foreningens bestyrelse (suppleret med kommunal repræsentation, jf. nedenfor), som vælges på den årlige generalforsamling. Vedtægterne skal da også redegøre for tidspunktet (måneden eller før en bestemt dato) for den ordinære generalforsamlings afholdelse, form og frist for indkaldelse, eventuel angivelse af dagsordenens indhold bl.a. om valg (og valgperiode) til bestyrelsen samt for eventuel ekstraordinær generalforsamling. Af hensyn til forberedelsen af det nye budget og afslutningen af årsregnskabet vil marts måned formentlig være et hensigtsmæssigt tidspunkt for afholdelse af generalforsamlingen. Dagsorden for den ordinære generalforsamling bør indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af beretning 3. Aflæggelse af regnskab 4. Forelæggelse af budget og arbejdsplan 5. Forslag fra medlemmerne 6. Fastsættelse af kontingent 7. Valg til bestyrelsen, inklusive suppleanter 8. Eventuelt Er museet selvejende fastsættes bestyrelsens sammensætning m.v. umiddelbart af den kreds, der stifter museet. Typisk vil sammensætningen i dette tilfælde ske ved udpegning fra en række institutioner, der ønskes repræsenteret i museets bestyrelse. I praksis kan der ved foreningsejede, og især selvejende museers bestyrelser være tale om sammensætninger, der kombinerer foreningsvalgte (venneforening) og institutionsudpegede medlemmer. Ved fastsættelse af bestemmelserne om sammensætningen af museets bestyrelse skal det i alle tilfælde sikres: at at at at at at bestyrelsen skal bestå af mindst 5 medlemmer, bestyrelsen ikke kan være selvsupplerende, bestyrelsen skal omfatte mindst én repræsentant for de (eventuelle) lokale tilskudsgivende myndigheder, bestyrelsens medlemmer skal vælges eller udpeges på åremål, maksimalt for fire år ad gangen (genvalg kan finde sted), museets personale ikke kan være medlemmer af bestyrelsen, med mindre der er tale om valgt personalerepræsentation, og såfremt hvervet som museets kasserer er lønnet, kan den pågældende ikke være medlem af bestyrelsen. * 4.2. Bestemmelse om bestyrelsens konstituering med formand og næstformand. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. 7

8 Der skal normalt afholdes fire bestyrelsesmøder om året. Bestyrelsen kan nedsætte et forretningsudvalg og kan i øvrigt selv fastsætte sin forretningsorden, der skal godkendes af den samlede bestyrelse. Forretningsordenen kan for eksempel angive antallet og eventuelle terminer for bestyrelsens møder, indkaldelsesfrister og adgang til indkaldelse af ekstraordinære møder samt forretningsudvalgets kompetence i forhold til den samlede bestyrelse. Såfremt der i museets struktur er indbygget andre ledende organer, herunder medarbejderudvalg, der er tillagt (afgrænset) besluttende myndighed, skal der redegøres her for disse organers sammensætning, valgmåde, valgperiode, ansvarsområde og bemyndigelse. * 4.3. Bestyrelsen er ansvarlig for museets drift. * 4.4. Museets virksomhed er underlagt den gældende museumslov og tilhørende ministerielle bekendtgørelser. 8

9 5. Ledelse og øvrige personale * 5.1. Museet skal have et personale, der i omfang og sammensætning står i et rimeligt forhold til museets størrelse, økonomi, ansvarsområde og arbejdsplan. * Bestyrelsen skal til at forestå museets daglige drift ansætte en leder i en heltidsstilling. * Museets leder skal have en relevant museumsfaglig baggrund. Museet skal have faguddannet personale, der modsvarer museets hovedansvarsområde. *5.3. Museet leder har inden for den af bestyrelsen vedtagne arbejdsplan med tilhørende budget det museumsfaglige og ledelsesmæssige ansvar for museets samlede virksomhed. *5.4. Det påhviler bestyrelsen at holde Kulturarvsstyrelsen underrettet om, hvem der varetager den daglige ledelse af museet. *5.5. Museets leder kan ikke være medlem af bestyrelsen, men fungerer som bestyrelsens sekretær (det vil sige forberede bestyrelsens møder, optage referat af beslutningerne og gennemføre disse) Museets øvrige personale ansættes af museets leder inden for rammerne af de godkendte arbejdsplaner og budgetter. *5.7. Museet personale skal have mulighed for at efter- og videreuddanne sig Museets personale skal følge statens regler om afgang på grund af alder. 9

10 * 6. Adresse Af vedtægterne skal det fremgå, hvor museet er hjemmehørende (museets hovedadresse). 10

11 7. Budget og arbejdsplan * 7.1. Museets regnskabsår følger kalenderåret. * Museets leder skal årligt udarbejde forslag til budget med tilhørende budgetkommentarer efter retningslinjer fastsat af Kulturarvsstyrelsen. Ønsker museet at foretage en årlig arbejdsplanlægning, ændres formulering til: forslag til arbejdsplan med tilhørende budget. Den videre budgetprocedure bør angives, i sit indhold svarende til: * Budget med budgetkommentarer skal behandles (godkendes) af bestyrelsen og derefter sendes til de relevante tilskudsgivende myndigheder inden for de af disse fastsatte frister for kommuner almindeligvis den 1. april. (Kommunernes budgetter skal være færdigbehandlede og vedtagne inden den 1. oktober. Museets budget for det følgende år vil da på dette tidspunkt være endeligt godkendt (fastlagt) af både bestyrelsen og de lokale tilskudsgivende myndigheder). * 7.3. Budgettet med tilhørende budgetkommentarer skal sendes til Kulturarvsstyrelsen inden den 31. januar i budgetåret. * 7.4. I det første år i hver ny kommunal valgperiode udarbejder museets leder forslag til arbejdsplan efter retningslinjer fastsat af Kulturarvsstyrelsen. Arbejdsplanforslaget skal behandles (godkendes) af bestyrelsen. Den godkendte arbejdsplan skal sendes til Kulturarvsstyrelsen og museets hovedtilskudsyder senest den 15. december Det skal af planen fremgå, hvilke nærmere bestemte opgaver inden for museets ansvarsområde, museet påregner at udføre de pågældende år. *7.6.1 Museet skal inden for det ansvarsområde, der er fastsat i dets vedtægter, foretage indsamling, registrering og forskning. * Museet skal drage omsorg for samlingernes forsvarlige opbevaring og nødvendige konservering. * Museet skal ved et aktivt formidlingsarbejde gøre sin samling og sin viden tilgængelig for alle befolkningsgrupper. 11

12 8. Regnskab og beretning m.v Museets regnskab skal føres i overensstemmelse med den af Kulturarvsstyrelsen udarbejdede vejledende kontoplan. *8.2. Museets leder er ansvarlig for forvaltningen af museets indtægter og udgifter. Inden for det godkendte budget med tilhørende arbejdsplan/budgetkommentarer har museets leder dispositionsret (dvs. kan indgå aftaler, foretage anskaffelser m.v.). Museets leder, eller den dertil bemyndigede, skal godkende udgifts- og indtægtsbilag (attestere). *8.3. Årsregnskabet skal afgives efter retningslinjer fastsat af Kulturarvsstyrelsen. *8.4. Regnskabet skal være påtegnet af museets samlede bestyrelse, museets daglige leder og af museets revision. Revisionspåtegningen skal angive, at revisionen er udført i overensstemmelse med den af Kulturministeriet fastsatte revisionsinstruks for museer, der modtager statstilskud efter museumsloven. *8.5. Museets leder skal årligt udarbejde en beretning efter retningslinjer fra Kulturarvsstyrelsen. Beretningen skal godkendes af bestyrelsen. *8.6. Regnskab og beretning indsendes årligt til museets hovedtilskudsyder til godkendelse. Det af hovedtilskudsyder godkendte regnskab og beretning indsendes til Kulturarvsstyrelsen inden den 15. juni det efterfølgende år. (For kommunale museer er fristen for indsendelse imidlertid den 15. oktober det efterfølgende år). Angivelse af museets revision; det relevante vælges: *8.7. Såfremt museets regnskab ikke revideres af Kommunernes Revisionsafdeling eller af andre kommunale revisionsorganer, skal det revideres af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret eller registreret revisor. *8.8. Bestyrelsen er ansvarlig for forvaltningen af museets formue. *8.9. Væsentlig nedbringelse af museets formue kan kun ske med tilslutning fra museets hovedtilskudsgiver (normalt den tilskudsydende kommune). *8.10. Ejer museet fast ejendom, skal der tinglyses deklaration om, at der ikke kan disponeres over ejendommen ved pantsætning eller salg uden samtykke fra museets hovedtilskudsgiver. 12

13 9. Udskillelse, kassation, sikring m.v. *9.1. Udskillelse (herunder kassation) af genstande fra samlingerne til andre end statslige og statsstøttede museer kan kun ske efter godkendelse fra Kulturarvsstyrelsen (jf. bekendtgørelsen om museer). *9.2. Deponering af genstande til andre end offentlige institutioner kan kun ske efter forelæggelse for Kulturarvsstyrelsen. *9.3. Genstande eller samlinger, der er behæftede med klausuler, må ikke modtages uden forelæggelse for Kulturarvsstyrelsen. *9.4. Museet skal træffe nødvendige foranstaltninger til beskyttelse af samlingerne mod brand, tyveri og hærværk. *9.5. Skade på samlingerne samt tyveri fra samlingerne skal snarest indberettes til Kulturarvsstyrelsen. 13

14 10. Åbningstider og adgangsvilkår *10.1. Museet skal være tilgængeligt for offentligheden på forud bekendtgjorte åbningstider, og åbningstidens omfang skal stå i rimeligt forhold til museets størrelse Ud over museets udstillinger er dets samlinger, herunder registre, arkiver, magasinerede genstande m.v. offentligt tilgængelige efter forudgående aftale. (Hvor relevant kan tilføjes:) Hvor hensynet til museets meddelere taler derfor, kan optegnelser, fotos m.v. imidlertid undergives begrænsninger i forhold til offentlighedens adgang og brug. (Bestemmelserne om begrænsning af adgang til oplysninger fremgår af bl.a. offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven.) 14

15 11. Vedtægtsgodkendelse og tilsyn *11.1. Det skal fremgå af vedtægterne, hvorledes de kan ændres. Vedtægtsændringer godkendes af museets egen kompetente myndighed samt af museets hovedtilskudsyder. Såfremt ændringerne omfatter ændring af museets ansvarsområde, kræver det Kulturarvsstyrelsens godkendelse. Vedtægtsændringer tilsendes under alle omstændigheder Kulturarvsstyrelsen til orientering. Er museet kommunalt, vil den kompetente myndighed være kommunalbestyrelsen. Er museet foreningsejet, skal foreningens generalforsamling godkende vedtægtsændringerne, eventuelt med en given majoritet. Er museet selvejende, er det normalt bestyrelsen selv, der, med en given majoritet, skal godkende vedtægtsændringer. *11.2. Museets vedtægter såvel som senere ændringer heri skal godkendes af museets hovedtilskudsyder. Museets ansvarsområde såvel som ændringer heri skal godkendes af Kulturarvsstyrelsen. *11.3. Museets virksomhed, herunder samlingernes konserverings- og registreringsmæssige tilstand og opbevaringsforhold, er undergivet tilsyn af Kulturarvsstyrelsen. *11.4. Samlingerne er underlagt revision i henhold til bestemmelserne i bekendtgørelse om regnskab og revision af statsanerkendte museer. 15

16 *12. Ophør Museets vedtægter skal indeholde bestemmelser om, hvorledes der skal forholdes med museets samling og øvrige værdier i tilfælde af museets ophør Såfremt museet må ophøre, afgør kulturministeren efter forhandling med museets hovedtilskudsyder, hvorledes der skal forholdes med museets samling. 16